Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ ở Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông

ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN NỘI DUNG 1. Lý do chọn đề tài 2. Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5. Phương pháp nghiên cứu 6. Đóng góp của đề tài 7. Kết cấu của bài tiểu luận CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Khái niệm công tác văn phòng 1.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 1.2.1. Chức năng của văn phòng 1.2.2 Nhiệm vụ của phòng 2 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 2.1. Công tác văn thư 2.1.1. Khái niệm công tác văn thư 2.1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 2.1.3. Tổ chức công tác văn thư 2.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 2.1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 2.2.Công tác lưu trữ 2.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 2.2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮVÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 1. Khái quát chung của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 2. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam 2.1. Văn bản đến và quản lý văn bản đến 2.2. Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi 2.3. Tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 3. Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân 3.1. Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản 3.2. Về soạn thảo, ban hành văn bản CHƯƠNG 3 :MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ: 1. Nhận xét. 2. Kiến nghị. KẾT LUẬN CHUNG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 2005. 2. PGS.TS Đào Xuân Chúc, Tập bài giảng Quản trị hành chính văn phòng 3. Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận và thực tiễn, Hà Nội, tháng 12 2004. 4. Một số văn bản nội bộ cơ quan PHỤ LỤC  

ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNHVIỄN THÔNG

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5 Phương pháp nghiên cứu

6 Đóng góp của đề tài

7 Kết cấu của bài tiểu luận

CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Khái niệm công tác văn phòng

1.2 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng

1.2.1 Chức năng của văn phòng

1.2.2 Nhiệm vụ của phòng

2 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

2.1 Công tác văn thư

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư

2.1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

2.1.3 Tổ chức công tác văn thư

2.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

2.1.5 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư

2.2.Công tác lưu trữ

2.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ

2.2.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

1 Khái quát chung của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

2 Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam

2.1 Văn bản đến và quản lý văn bản đến

2.2 Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi

2.3 Tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

3 Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân

3.1 Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản

3.2 Về soạn thảo, ban hành văn bản

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ:

1 Nhận xét

2 Kiến nghị

KẾT LUẬN CHUNG

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 2005

2 PGS.TS Đào Xuân Chúc, Tập bài giảng Quản trị hành chính văn phòng

3 Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận và thực tiễn, Hà Nội, tháng12- 2004

4 Một số văn bản nội bộ cơ quan

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài:

Trong thời gian thực tập ở Tập đòan Bưu chính Viễn Thông được tiếp xúcvới công việc như một công chức em đã có điều kiện để tìm hiểu hoạt động củaTập đoàn, với sự hướng dẫn của các thầy, cô cùng với sự nghiên cứu và thu thập tàiliệu em đã quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ ở Vănphòng Tập đoàn”

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt độngquản lý của Nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cầnphải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết Mặt khác, công việc của một

cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do côngvăn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận haykhông, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý vàlãnh đạo Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật vềchính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉchú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việcđánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ Đây là nhiệm vụ rấtquan trọng của các cơ quan tổ chức Đó cũng là những lý do để em chọn đề tài này

Mặc dù cố gắng hết sức và được sự giúp đỡ tận tình của cô hướng dẫn song

do điều kiện về thời gian, trình độ của người viết còn hạn chế, đề tài nghiên cứurộng nên bài viết của em không tránh khỏi những hạn chế

Rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô nhằm cho bài viết của emđược hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

2 Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài:

Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiên về công tác Văn thư lưu trữ Tìmhiểu thực trạng công tác Văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông ViệtNam, phân tích những nguyên nhân, hạn chế của công tác

3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chứctài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành họat động trong công tácquản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máyquản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước,quản lý xã hội, công tác Văn thư lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu đảmbảo thông tin cho họat động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là lọaithông tin có dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có

độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằngchứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng: Nhận xét và đánh giá về công tác Văn thư – Lưu trữ của Vănphòng Tập đòan Bưu chính viễn thông Việt Nam

Phạm vi: Nghiên cứu về công tác điều hành, quản lý văn bản đi đến và Vănthư lưu trữ tại Văn phòng Tập đòan

5 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp quan sát: Tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn tại Văn phòngTập đòan

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: qua các trang web, tài liệu

Phương pháp phân tích, tổng hợp

6 Đóng góp của đề tài:

Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư – lưutrữ tài liệu tại Tập đòan Bưu chính Viễn thông Việt Nam Kết quả đạt được của đềtài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ làm công tác lưu trữ

7 Cấu trúc đề tài:

Gồm 3 phần:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư – lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại tâp đòanBưu chính Viễn thông Việt Nam

Chương 3 : Một số nhận xét và kiến nghị

CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Công tác văn thư:

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư :

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ,bắt đầu từ khi thảo văn bản ( đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận ( đối với tàiliệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ vào Lưu trữ

cơ quan

1.1.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư:

Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơquan Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đòan thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụcủa mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương,chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghilại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày

Đặc biệt đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy tổchức điều hành bộ máy, đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo

1.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư:

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:

1 Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức

và thời gian của các cơ quan

2 Chính xác:

 Chính xác về nội dung của văn bản:

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp vớithực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …

+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

 Chính xác về mặt thể thức văn bản:

+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tênloại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành

 Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ

+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản …

+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế

độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

3 Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việclựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ quốc hội

4 Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất,chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư

1.1.4 Nội dung công tác văn thư:

 Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị là trách nhiệm của chuyênviên, cán bộ

 Sửa và duyệt thảo: Chuyên viên, thủ trưởng

 Đánh máy, in: Nhân viên đánh máy

 Trình ký: Văn thư

 Ký: Thủ trưởng

 Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định: Văn thư

 Vào sổ và làm thủ tục gửi đi: Văn thư

 Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu: Văn thư

 Nhận, vào sổ công văn đến: Văn thư

 Phân phối, giao công văn đến: Thủ trưởng

 Chuyển giao công văn đến: Văn thư

 Theo dõi giải quyết công văn đến:

- Theo dõi giải quyết về nội dung: Thủ trưởng

- Theo dõi thời gian giải quyết: Văn thư

 Lập hồ sơ: Tất cả những người liên quan đến công văn, giấy tờ

 Nộp lưu trữ hồ sơ vào cơ quan: Tất cả những người có hồ sơ.

1.2.Công tác lưu trữ:

1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tácquản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác củacác cơ quan, tổ chức, cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ởtất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhànước quan tâm

1.2.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:

- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ;

- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;

- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ

Tiểu kết

Công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn haynhỏ Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải

sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tìnhhình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiệntượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, vănphòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổchức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợpphục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trítrọng yếu trong công tác văn phòng Để hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ,

em đã tìm hiểu và nghiên cứu tại Văn phòng tập đòan Bưu chính Viễn thông ViệtNam ở chương 2

CHƯƠNG 2 : HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ

CÔNG TÁC VĂN THƯ

“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đếnsoạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệnhành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổchức” ( Lý luận và phương pháp công tác văn thư – PGS.TS Vương Đình Quyền)

Qua quá trình thực tập tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, tôi đãđược trực tiếp quan sát và thực hành các nghiệp vụ của công tác văn thư, qua đó,tôi xin đưa ra thực trạng công tác văn thư tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông ViệtNam

1 Khảo sát về công tác văn phòng và Quản trị văn phòng:

Văn phòng không phải là một khái niệm mới, song không phải ai cũng quanniệm đúng về bản chất của khái niệm này Trước đây, ở các cơ quan Nhà Nước vẫntồn tại quan điểm cho rằng văn phòng chỉ là bộ phận đảm nhiệm các công việc hậucần hoặc công tác hành chính tạp vụ Cách hiểu này đã trở nên lạc hậu vì cùng với

sự phát triển của công nghệ thông tin, thông tin liên lạc nên việc tiệp nhận và xử lýcác các đầu mối thông tin trở thành một trong những công việc nóng bỏng nhất màkhông một bộ phận nào có thể đảm nhiệm thay thế được Văn phòng Đặc biệt, ởmột doanh ngiệp lớn như Tập đoàn Bưu chính viễn thông, công tác văn phòng đượccoi trọng hơn bao giờ hết

1.1 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn VNPT:

- Với vị trí là cơ quan đầu não của cơ quan, Văn phòng Tập đoàn có nhữngchức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:

+ Tổ chức việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Tậpđoàn, và lịch làm việc hàng tuần của Lãnh đạo Tập đoàn

+ Theo dõi đôn đốc việc triển khai, thực hiện chương trình, kế hoạch công táccủa cơ quan, thực hiện các Chỉ thị, nghị quyết, Quyết định của HĐQT và của Tổnggiám đốc Tổ chức phối hợp công tác giữa các Ban chuyên môn, nghiệp vụ và cácđơn vị thành viên của Tập đoàn để thực hiện nhiệm vụ được giao

+ Tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin để báo cáo nhanh chóng kịp thời chínhxác cho Lãnh đạo Tập đoàn, chuẩn bị nội dung tài liệu để Lãnh đạo Tập đoàn làmviệc tại hội nghị với cấp trên, với các cơ quan đơn vị cá nhân trong và ngoài nước;đồng thời cung cấp các thông tin cho các Ban chức năng khi cần thiết; được uỷquyền truyền đạt các thông báo kết luận của Lãnh đạo Tập đoàn đến các đơn vị cóliên quan và theo dõi kết quả thực hiện

+ Rà soát về thể thức văn bản và thủ tục hành chính của các văn bản trước khitrình lãnh đạo Tập đoàn ký; thu nhận các luồng công văn đến, và kiểm tra thể thứcvăn bản các luồng công văn của Tập đoàn phát hành đi

+ Tổ chức thực hiện công tác pháp chế của Tập đoàn, tổ chức xây dựng quychế làm việc của Văn phòng Tập đoàn

+ Quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, công tác hành chính,quản trị, kế toán thống kê, bảo vệ, y tế, phương tiện đi lại của Tập đoàn

+ Quản lý toàn bộ tài sản, các nguồn kính phí được giao đảm cơ sở vật chấtcho các hoạt động của cơ quan Tập đoàn, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm dểtrình Lãnh đạo phê duyệt

+ Hướng dẫn và phối hợp với Văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh vềphương hướng, nhiệm vụ, chủ trương nghiệp vụ công tác Văn phòng trong việcthực hiện nhiệm vụ của Tập đoàn

+ Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được Lãnh đạọ Tập đoàn giao

Như vậy ta thấy Văn phòng chính là cơ quan tham mưu, tổng hợp các đầu mốithông tin về tình hình hoạt động của Tập đoàn; xử lý các thông tin giúp Lãnh đạoVăn phòng giải quyết công việc được chính xác hiệu quả; đồng thời cũng là đầumối phối hợp hoạt động giữa các Ban chức năng và các đơn vị để thực hiện chươngtrình, kế hoạch của Tập đoàn

Văn phòng gồm 137 cán bộ công nhân viên được biên chế: 2 Tổ chuyên viêngiúp việc, 9: Phòng, Đội, Trạm.Đây là những đơn vị chức năng tham mưu giúpLãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện và quản lý thống nhất các nội dung thuộclĩnh vực hoạt động của Văn phòng VNPT (xem phụ lục)

+ Tổ chuyên viên 1 và 2: giúp việc cho Lãnh đạo Tập đoàn và Lãnh đạo Vănphòng VNPT trong việc xử lý thông tin, tham mưu giúp Lãnh đạo trong công tácquản lý điều hành hoạt động của Tập đoàn

+ Phòng Tổng hợp- Pháp chế: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiệncôngtác tổng hợp , công tác pháp chế của Tập đoàn

+ Phòng Hành chính : Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công táchành chính và công tác đời sống của cán bộ nhân viên

+ Phòng quản trị: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác quảntrị Văn phòng Tập đoàn

+ Phòng Kế hoạch- kế toán tài chính : Giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng kếhoạch hàng năm của Tập đoàn, công tác kế toán thống kê và đầu tư phát triển củaVăn phòng Tập đoàn

+ Phòng Văn thư – Lưu trữ: Giúp Lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện côngtác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Tập đoàn

+ Phòng Tin học văn phòng : Xây dựng phương hướng mục tiêu, nhiệm vụcông tác tin học của Tập đoàn; là đầu mối tổ chức, quản lý, khai thác hệ thốngmạng máy tính Tập đoàn; đề xuất các biện pháp tổ chức quản lý, khai thác, pháttriển có hiệu quả các hệ thống mạng của cơ quan

+ Đội bảo vệ: Hoạt động trên các lĩnh vực bảo vệ bí mật, bảo vệ an toàn cơquan và phòng chống cháy nổ

+ Đội xe văn phòng: Giúp lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý điều hànhđội xe hoạt động phục vụ công tác của cơ quan

+ Trạm Y tế: có nhiệm vụ quản lý, chăm sóc sức khoẻ cán bộ, công nhân viêntrong cơ quan

Cơ cấu Văn phòng được tổ chức như trên tương đối lớn và chặt chẽ, chứcnăng, nhiệm vụ của các phòng ban được phân công khá cụ thể tạo điều kiện chovăn phòng có thể đảm nhiệm công việc ở nhiều lĩnh vực mà lại không bị chồngchéo

1.2 Đội ngũ cán bộ Văn phòng:

Văn phòng Tập đoàn BCVT là cơ quan tham mưu giúp việc cho một tổ chứckinh tế lớn, do vậy đội ngũ cán bộ văn phòng là những người thực sự có năng lực

và được lãnh đạo cơ quan lựa chọn theo những tiêu chuẩn nhất định nhằm mục đíchgiải quyết tốt những nhiệm vụ mà văn phòng được đảm nhận

Hiện nay đội ngũ cán bộ văn phòng có số lượng là 137 người Đây là 1 con số khá lớn mà không phải bất kì văn phòng của cơ quan nào cũng có được Tuynhiên, do thời gian có hạn và số luợng cán bộ văn phòng đông nên tôi không cóđiều kiện thống kê một cách chính xác trình độ của các cán bộ Các cán bộ chuyênmôn hầu như đều có trình độ đại học và trên đại học ở nhiều chuyên ngành khácnhau ứng với từng lĩnh vực của văn phòng Trong 137 cán bộ có khoảng 85% cótrình độ đại học và trong số đó có khá nhiều cán bộ tốt nghiệp 2 văn bằng (như đ/cTruởng phòng Văn thư- lưu trữ tốt nghiệp bằng Luật và Kinh tế ), ngoài ra có khoảnVăn phòng Tập đoàn BCVT là cơ quan tham mưu giúp việc cho một tổ chứckinh tế lớn, do vậy đội ngũ cán bộ văn phòng là những người thực sự có năng lực

và được lãnh đạo cơ quan lựa chọn theo những tiêu chuẩn nhất định nhằm mục đíchgiải quyết tốt những nhiệm vụ mà văcũng có được Tuy nhiên, do thời gian có hạn

và số luợng cán bộ văn phòng đông nên tôi không có điều kiện thống kê một cáchchính xác trình độ của các cán bộ Các cán bộ chuyên môn hầu như đều có trình độđại học và trên đại học ở nhiều chuyên ngành khác nhau ứng với từng lĩnh vực củavăn phòng Trong 137 cán bộ có khoảng 85% có trình độ đại học và trong số đó cókhá nhiều cán bộ tốt nghiệp 2 văn bằng (như đ/c Truởng phòng Văn thư- lưu trữtốt nghiệp bằng Luật và Kinh n phòng được đảm nhận

Hiện nay đội ngũ cán bộ văn phòng có số lượng là 137 người Đây là 1 con số khá lớn mà không phải bất kì văn phòng của cơ quan nào g 5% trình độ trung cấp,còn lại là các cán bộ đảm nhiệm công tác bảo vệ, lái xe có trình độ dưới trung cấpnhưng đều có kinh nghiệm lâu năm trong nghề Hiện nay hầu hết các cán bộ trênđều được kí hợp đồng không thời hạn

Trong những năm gần đây, lực lượng cán bộ văn phòng được bổ sung khánhiều, chủ yếu là cán bộ trẻ Đội ngũ cán bộ, nhân viên được tuyển từ nhiều nguồnkhác nhau với nhiều cách thức khác nhau Thông thường,Văn phòng tuyển dụngbằng hình thức khi Lãnh đạo Tập đoàn có nhu cầu thì Ban Tổ chức cán bộ sẽ thực

hiện công tác tuyển dụng bằng cách tuyển dụng trực tiếp từ các đơn vị thành viêncủa Tập đoàn Một số ít thực hiện chế độ tuyển dụng do ban tổ chức thi tuyển căn

cứ đề xuất công tác Văn phòng trình lên, thi tuyển ở các lĩnh vực để bố trí nhân sự.Hội đồng thi tuyển, tuỳ từng trường hợp mà do: 1 lãnh đạo Tập đoàn làm trưởngban tổ chức cán bộ lao động, chủ tịch công đoàn cơ quan, đoàn thanh niên, đảng uỷđơn vị có nhu cầu tuyển dụng Hội đồng thi tuyển lại có tổ giúp việc riêng chomình do ban tổ chức đề xuất

Bên cạnh đó, Văn phòng cũng thường xuyên cử cán bộ đi tập huấn, công tác

do Ban Đầu tư và phát triển nguồn nhân lực tổ chức theo từng lĩnh vực cụ thể củaVăn phòng Các đợt tập huấn, công tác ngắn ngày, dài ngày, trong nước, ngoàinước của cán bộ được diễn ra hàng năm tuỳ theo yêu cầu và tính chất của côngviệc Có thể nói công tác đào tạo cán bộ văn phòng đã được cơ quan hết sức quantâm và tạo mọi điều kiện thuận lợi để các cán bộ vừa hoàn thành công việc vừahoàn thành chương trình đào tạo của mình.Đây chính là cơ sở để các công việc vănphòng luôn được đảm bảo thực hiện tốt

Như vậy, ở Văn phòng Tập đoàn tình hình cán bộ được tuyển dụng, đào tạorất bài bản và được Văn phòng Tập đoàn coi trọng bởi nó là nguồn chất xám quyếtđịnh sự đứng vững và phát triển của Tập đoàn trong môi trường cạnh tranh khốcliệt

2 Khảo sát về công tác văn thư:

* Ưu điểm:

- Công tác văn thư được tổ chức theo mô hình hỗn hợp là phù hợp với mô hình tổchức và khối lượng công việc của Cơ quan Tập đoàn Các cán bộ văn thư đều lànhững người có trình độ chuyên môn, có năng lực, có kinh nghiệm và ham họchỏi

- Lãnh đạo cơ quan có nhận thức đúng đắn về công tác văn thư, luôn quan tâm,chú trọng, chỉ đạo và có sự đầu tư thích đáng vào công tác văn thư

- Các cán bộ cũng luôn có ý thức cao và khẳng định tầm quan trọng của công tácvăn thư

- Các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư luôn được kịp thời ban hành và mangtính khả thi

- Việc tổ chức các lớp tập huấn được thực hiện thường xuyên nhằm nâng caotrình độ nghiệp vụ cũng như cập nhật các kiến thức mới, các quy định mới vềcông tác văn thư

- Đầu tư những trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư nhằm nâng caonăng suất, tạo hiệu quả lao động cao hơn

- Việc tổ chức quản lý văn bản đi đến được thực hiện chặt chẽ, quy củ

- Văn bản được quản lý trên cả hai hệ thống: văn bản giấy và văn bản điện tử

* Nhược điểm:

- Tổ chức biên chế chưa đồng nhất, ở một số ít đơn vị vẫn còn tình trạng bố tríluân phiên những người làm công tác văn thư, lưu trữ đã làm ảnh hưởng đếnchất lượng công tác và hoàn thành nhiệm vụ được giao.

- Một bộ phận cán bộ chưa nắm rõ được quy trình tiếp nhận hoặc phát hành vănbản

- Vẫn còn những lỗi về thể thức văn bản như: ký hiệu văn bản, nơi gửi, tên đơn

vị soạn thảo,

- Trong quản lý văn bản vẫn còn xảy ra hiện tượng lấy sai số, trùng số văn bản,điều đó sẽ gây nên khó khăn cho các cán bộ trong việc giải quyết công việc vàtra tìm văn bản

- Việc lập hồ sơ hiện hành được thực hiện khá đầy đủ và nghiêm túc, tuy nhiênchất lượng hồ sơ còn chưa cao, thể hiện ở việc một số hồ sơ chưa đảm bảo mốiliên hệ khách quan giữa các văn bản, một số hồ sơ chỉ gồm những văn bản rời

lẻ và hồ sơ chưa được biên mục chính xác

Trong một phạm vi lớn, công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiếnhành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công tác công văn giấy tờ cólàm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu được cẩn thận hay không

Công tác văn thư tại văn phòng Tập đoàn bao gồm toàn bộ các công việc liênquan đến soạn thảo, ban hành, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệnhành nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ nhanh chóng và chính xác cho côngtác quản lý và các hoạt động khác của Tập đoàn

Trong qua trình khảo sát tôi nhận thấy hiếm có cơ quan nào, công tác văn thưlại được coi trọng và tổ chức quy mô, chặt chẽ như ở Tập đoàn Bưu chính Viễnthông Mặc dù trong giai đoạn hiện nay nhìn nhận của xã hội với công tác này đã

có phần thay đổi xong về cơ bản ở nhiều cơ quan nhà nước nó vẫn chưa được đầu

tư một cách thích đáng Riêng ở Tập đoàn, công tác văn thư được Lãnh đạo vănphòng coi trọng và dành những điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất cũng như cácyếu tố khác Bởi chính trong hoạt động hàng ngày của mình Phòng Văn thư- Lưutrữ cũng đã thể hiện rất rõ vai trò của mình là trung tâm đầu mối cập nhật và phổbiến thông tin của cơ quan Vai trò này được thể hiện ở một số khía cạnh sau:

+ Tổ chức thực hiện hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ và quy trình xử lý vănbản trong Tập đoàn Căn cứ các văn bản của nhà nước và của Tập đoàn, xây dựngcác văn bản chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ trong Tập đoàn, báo cáo lãnh đạo Vănphòng xem xét, trình cấp có thẩm quyền ban hành

+ Quản lý, sử dụng các loại con dấu hành chính của Tập đoàn và Văn phòngtheo đúng quy định Lập kế hoạch, đề xuất tổ chức đào tạo, bồi dưỡng các bộ làmcông tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Tập đoàn

+ Quản lý sổ sách, công văn giấy tờ đi đến; cấp phát giấy giới thiệu, giấy điđường theo yêu cầu của cán bộ

Nhận, gửi công văn thường xuyên, đột xuất chuyển phát nhanh theo yêu cầulãnh đạo Tập đoàn và lãnh đạo văn phòng; nhận, quản lý và gửi điện mật cho Tậpđoàn theo đường ngoại giao.

+ Tổng hợp văn bản đến, trình lãnh đạo Tập đoàn phân hướng, phối hợp vớicác ban chức năng và tổ chuyên viên, theo dõi hành trình của văn bản đi, đến Tậpđoàn

+ Lưu trữ công văn tài liệu của Tập đoàn; định ký hoặc đột xuất báo cáo vềcông tác văn thư; là đầu mối đặt mua, phân chia báo chí, phục vụ lãnh đạo Tậpđoàn, lãnh đạo Văn phòng và các ban chức năng

2.1 Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách

Hoạt động của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần đến công tác vănthư Hiện nay hầu hết ở các cơ quan, công tác văn thư lưu trữ thường được tổ chứcdưới dạng là một bộ phận thuộc Văn phòng

Tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông, văn thư lưu trữ được tổ chức thành mộtphòng riêng biệt trực thuộc trực tiếp Văn phòng Nó là một bộ phận tạo nên cơ cấu

tổ chức của Văn phòng và có vai trò, vị trí tương đương với các Phòng ban khácnhư: Phòng Hành chính, Phòng kế toán-kế hoạch, Phòng Tin học

Tổ chức của phòng văn thư lưu trữ gồm: 12 người Bao gồm:

01 đ/c Trưởng phòng - phụ trách chung

01 đ/c Phó trưởng phòng - phụ trách về văn thư

Tổ văn thư lưu trữ: 08 người

Tổ chế bản đánh máy: 02 người

Phần lớn cán bộ đều là cán bộ trẻ, độ tuổi phổ biến từ 25 đến 45 tuổi là 09người, dưới 25 tuổi 01 người và từ 46 đến 55 là 02 người Trong số đó có 5 cán bộtốt nghiệp trình độ đại học (chính quy & tại chức) theo đúng chuyên ngành đào tạo.Hai cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ phụ trách về mảng tin họccủa Phòng văn thư như: kiểm soát văn bản đi- đến, scanner văn bản vào máy Việctốt nghiệp không đúng chuyên ngành ở một khía cạnh nào đó cũng có ảnh hưởngnhất định đến công việc mà họ đảm nhận, tuy nhiên trong qua trình công tác họcũng đã tích luỹ được những kinh nghiệm nhất định để xử lí những tình huốngtrong phạm vi công việc của mình Ngoài ra có 2 cán bộ phụ trách trực tiếp việcđóng dấu, phát hành công văn đi và kiểm soát công văn đến đều đã tốt nghiệp trungcấp văn thư lưu trữ

Phòng văn thư là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của văn phòng vàLãnh đạo văn phòng

2.2 Sự chỉ đạo của cơ quan với công tác văn thư

Trong hoạt động của các cơ quan thì công tác văn thư luôn đảm bảo thông tincho hoạt động quản lý của các cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng

công tác của cơ quan, đồng thời công tác này còn chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ vàgóp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.

Bên cạnh việc ban hành hệ thống các văn bản trên, thì các cấp Lãnh đạo đãđầu tư cơ sở vật chất thích đáng cho công tác văn thư

Phòng văn thư- lưu trữ được tổ chức theo mô hình văn phòng mở Các hoạtđộng liên quan đến công tác văn thư và chế bản đều tập trung tại Phòng Riêng vịtrí làm việc của Trưởng phòng được tách biệt bằng một vách ngăn để đảm bảo sựyên tĩnh Hiện nay, do điều kiện mặt bằng mà tổ chức văn thư lưu trữ của cơ quantạm thời bị phân tán Ngoài trụ sở chính ở số1 - Đào Duy Anh còn có một bộ phậnkhác đảm nhận về văn thư ở 23 Phan Chu Trinh và một bộ phận về lưu trữ ở 34Phan Kế Bính Tuy nhiên ở cả 3 vị trí trên, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thưlưu trữ đều được đầu tư khá đầy đủ Phòng văn thư lưu trữ ở số 1 Đào Duy Anhđược đặt ở 1 phòng có diện tích rộng để đảm bảo cho mọi hoạt động đựơc diễn rathuận lợi Trong phòng, máy tính, máy fax, máy Phoyocopy đều đựơc trang bịđầy đủ Cụ thể:

+ 06 Máy tính sử dụng chương trình WINWORD, phông chữ UNICOS đểsoạn thảo văn bản; dùng hệ thống quản lý thông tin điều hành AIS để quản lý côngvăn, tài liệu

+ 06 máy điện thoại đảm bảo liên lạc thông tin với Lãnh đạo, với các Phòng,ban và khách liên hệ công tác

+ 01 máy Fax để nhận và chuyển giao công văn khi cần thiết

+ 04 máy Photocopy dùng để in tài liệu với số lượng lớn

Ngoài ra có rất nhiều tủ, giá đựng tài liệu, dụng cụ văn phòng phẩm và cácloại bàn ghế ….đảm bảo cho cán bộ làm việc tốt nhất

2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại văn phòng Tập đoàn

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của

cơ quan, cho nên công tác văn thư luôn gắn với thông tin, thông tin văn bản luôn làđối tượng mà những người làm công tác công văn giấy tờ phải xử lý Chính vì vậyviệc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một yêu cầu mang tínhtất yếu để tiến tới tin học hoá công tác văn phòng Việc ứng dụng công nghệ thôngtin giúp cho hoạt động quản lý và công tác văn thư lưu trữ của cơ quan sẽ đượcnâng cao, điều kiện lao động của cán bộ làm công tác công văn giấy tờ sẽ được cảithiện, giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, đồng thời góp phần tạo nênphong cách làm việc khoa học và hiện đại trong đội ngũ cán bộ viên chức, đáp ứngyêu cầu phát triển của xã hội trong thời đại khoa học công nghệ như hiện nay Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và công tác vănthư được lãnh đạo cơ quan rất chú ý Văn phòng Tập đoàn đã xây dựng và triểnkhai hệ thống quản lý thông tin điều hành nhằm mục đích :

+ Đẩy mạnh triển khai ứng dụng CNTT, tin học hoá công tác văn phòng, hiệnđại hoá công tác chỉ đạo điều hành tại cơ quan Tập đoàn

+ Quản lý toàn bộ công văn đến và phát sinh trong quá trình hoạt động củalãnh đạo Tập đoàn, các ban chức năng, văn phòng Tập đoàn

+ Đảm bảo an toàn bí mật thông tin, phân luồng, phân cấp, phân quyền, xử lývăn bản

Hệ thống thông tin điều hành là hệ thống quản lý, theo dõi công văn tài liệuphục vụ cho hoạt động của cơ quan Hệ thống thông tin điều hành ( có tên gọi tắt làAIS ) là kết quả của quá trình xây dựng và phát triển, với nhiều tính năng nổi bậtđáp ứng được các đòi hỏi khắt khe trong công tác quản trị văn phòng AIS là một

bộ phận của hệ thống thông tin cơ quan Tập đoàn, một hệ thống quản lý công văntài liệu một cách an toàn, thuận tiện Hệ thống cung cấp một loạt các các công cụ

hỗ trợ người sử dụng nắm bắt, xử lý và chuyển giao thông tin một cách nhanhchóng Được xây dựng với mục đích tạo ra luồng xử lý thông tin chuẩn, AIS cungcấp một nền tảng vững chắc trong công tác lưu trữ, khai thác thông tin dưới dạng sốhoá

Sử dụng hệ thống AIS Văn phòng Tập đoàn đã đạt được những tiêu chí nổi bậtsau:

Là một cơ sở dữ liệu tập trung: thống nhát được vấn đề lưư trữ, quản lý; phânluồng toàn bộ công văn, theo dõi được tiến trình xử lý công văn liên quanđến từng văn bản quản lý

Đảm bảo đúng người, đúng việc: mọi yêu cầu, chỉ thị, nhiệm vụ lãnh đạogiao đều được hệ thống chuyển đến đúng địa chỉ xử lý ngay lập tức; đồngthời được hệ thống theo dõi, ghi lại tiến trình xử lý hoàn toàn một cách tựđộng

Tính dễ dùng, dễ triển khai: chỉ với 10-15 phút giới thiệu và hướng dẫn, mộtnhân viên văn thư đã có thể thao tác sử dụng các chức năng của hệ thống

để nhập thông tin về văn bản, gắn file, theo dõi quản lý việc cấp số , kíhiệu, nhắc việc hay in ấn báo cáo thống kê

Khả năng nhập báo cáo nhanh gọn và chính xác: việc tìm kiếm, phân loại,thống kê, báo cáo công văn, hoặc các công việc được thực hiện dễ dàng

Hệ thống thông tin điều hành được xây dựng với 7 chức năng cơ bản tươngứng với các phần cấu trúc của hệ thống như sau:

Phần 1: Quản lý thông tin cá nhân

Hỗ trợ người sử dụng cập nhật thông tin cá nhân liên quan đến hệ thống nhưtên người sử dụng, đơn vị làm việc, mật khẩu truy nhập hệ thống, địa chỉ thư điện

tử Ngoài ra chức năng quản lý thông tin cá nhân còn cho phép đơn vị quản lý hệthống theo dõi, quản lý quá trình cập nhật, khai thác thông tin của các cá nhân liênquan khi tham gia hệ thống

Phần 2: Quản lý cấp số công văn