Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ ở Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông

ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN NỘI DUNG 1. Lý do chọn đề tài 2. Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5. Phương pháp nghiên cứu 6. Đóng góp của đề tài 7. Kết cấu của bài tiểu luận CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Khái niệm công tác văn phòng 1.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 1.2.1. Chức năng của văn phòng 1.2.2 Nhiệm vụ của phòng 2 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 2.1. Công tác văn thư 2.1.1. Khái niệm công tác văn thư 2.1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 2.1.3. Tổ chức công tác văn thư 2.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 2.1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 2.2.Công tác lưu trữ 2.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 2.2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮVÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 1. Khái quát chung của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 2. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam 2.1. Văn bản đến và quản lý văn bản đến 2.2. Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi 2.3. Tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 3. Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân 3.1. Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản 3.2. Về soạn thảo, ban hành văn bản CHƯƠNG 3 :MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ: 1. Nhận xét. 2. Kiến nghị. KẾT LUẬN CHUNG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 2005. 2. PGS.TS Đào Xuân Chúc, Tập bài giảng Quản trị hành chính văn phòng 3. Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận và thực tiễn, Hà Nội, tháng 12 2004. 4. Một số văn bản nội bộ cơ quan PHỤ LỤC  

ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN NỘI DUNG Lý chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu tiểu luận CHƯƠNG : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm cơng tác văn phòng 1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 1.2.1 Chức văn phòng 1.2.2 Nhiệm vụ phòng : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 2.1 Công tác văn thư 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 2.1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư 2.1.3 Tổ chức công tác văn thư 2.1.4 Yêu cầu công tác văn thư 2.1.5 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư 2.2.Công tác lưu trữ 2.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 2.2.2 Nội dung nhiệm vụ cơng tác lưu trữ CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM Khái qt chung Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành quản lý văn Tập đoàn Bưu Viễn Thơng Việt Nam 2.1 Văn đến quản lý văn đến 2.2 Văn việc xử lý, quản lý văn 2.3 Tình hình lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân 3.1 Về tình hình tiếp nhận xử lý văn 3.2 Về soạn thảo, ban hành văn CHƯƠNG : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ: Nhận xét Kiến nghị KẾT LUẬN CHUNG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 2005 PGS.TS Đào Xuân Chúc, Tập giảng Quản trị hành văn phòng Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận thực tiễn, Hà Nội, tháng 12- 2004 Một số văn nội quan PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài: Trong thời gian thực tập Tập đòan Bưu Viễn Thơng tiếp xúc với cơng việc cơng chức em có điều kiện để tìm hiểu hoạt động Tập đồn, với hướng dẫn thầy, cô với nghiên cứu thu thập tài liệu em định chọn đề tài: “Tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ Văn phòng Tập đồn” Cơng văn giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động quan cần phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Mặt khác, công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu công tác quản lý lãnh đạo Mặt khác thông tin tài liệu chứa đựng thông tin bí mật trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu phá hoại tài liệu lưu trữ Đây nhiệm vụ quan trọng quan tổ chức Đó lý để em chọn đề tài Mặc dù cố gắng giúp đỡ tận tình hướng dẫn song điều kiện thời gian, trình độ người viết hạn chế, đề tài nghiên cứu rộng nên viết em không tránh khỏi hạn chế Rất mong đóng góp ý kiến thầy, nhằm cho viết em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài: Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiên công tác Văn thư lưu trữ Tìm hiểu thực trạng cơng tác Văn thư lưu trữ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, phân tích ngun nhân, hạn chế cơng tác Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành họat động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác Văn thư lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu đảm bảo thông tin cho họat động quản lý, thông tin tài liệu lưu trữ lọai thơng tin có dự báo cao, dạng thông tin cấp một, thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng: Nhận xét đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Tập đòan Bưu viễn thơng Việt Nam Phạm vi: Nghiên cứu công tác điều hành, quản lý văn đến Văn thư lưu trữ Văn phòng Tập đòan Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát: Tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn Văn phòng Tập đòan Phương pháp nghiên cứu tài liệu: qua trang web, tài liệu Phương pháp phân tích, tổng hợp Đóng góp đề tài: Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư – lưu trữ tài liệu Tập đòan Bưu Viễn thơng Việt Nam Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác lưu trữ Cấu trúc đề tài: Gồm phần: Chương 1: Lý luận chung công tác văn thư – lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ quản trị văn phòng tâp đòan Bưu Viễn thông Việt Nam Chương : Một số nhận xét kiến nghị CHƯƠNG : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Công tác văn thư: 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư : Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến cơng văn, giấy tờ, bắt đầu từ thảo văn ( tài liệu đi) từ tiếp nhận ( tài liệu đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ vào Lưu trữ quan 1.1.2 Vị trí và ý nghĩa công tác văn thư: Công tác văn thư công tác quan trọng hoạt động tất quan Các quan Đảng, Nhà nước, đòan thể muốn thực chức năng, nhiệm vụ cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt văn phòng cấp ủy quan trực tiếp giúp cấp ủy tổ chức điều hành máy, đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư: Trong q trình thực nội dung cơng việc, công tác văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu đây: Nhanh chóng: Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải nhanh chóng công việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc quan, giảm ý nghĩa việc đề cập văn Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức thời gian quan Chính xác:  Chính xác nội dung văn bản: + Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, tức phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật văn quy định quan nhà nước cấp + Dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu thật … + Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng  Chính xác mặt thể thức văn bản: + Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, dấu quan; Nơi nhận văn yếu tố thơng tin nêu phải trình bày vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ + Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành  Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ + Yêu cầu xác phải quán triệt cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn … + u cầu xác phải thể thực với chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư Bí mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phòng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Ủy ban thường vụ quốc hội Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Vì vậy, u cầu đại hóa cơng tác văn thư trở thành tiền đề đảm bảo cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hóa cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học cơng nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu công tác văn thư 1.1.4 Nội dung công tác văn thư:  Thảo văn bản, ghi biên họp, hội nghị trách nhiệm chuyên viên, cán  Sửa duyệt thảo: Chuyên viên, thủ trưởng  Đánh máy, in: Nhân viên đánh máy  Trình ký: Văn thư  Ký: Thủ trưởng  Quản lý dấu chặt chẽ, sử dụng dấu quy định: Văn thư  Vào sổ làm thủ tục gửi đi: Văn thư  Cấp phát giấy đường, giấy giới thiệu: Văn thư  Nhận, vào sổ công văn đến: Văn thư  Phân phối, giao công văn đến: Thủ trưởng  Chuyển giao công văn đến: Văn thư  Theo dõi giải công văn đến: - Theo dõi giải nội dung: Thủ trưởng - Theo dõi thời gian giải quyết: Văn thư  Lập hồ sơ: Tất người liên quan đến công văn, giấy tờ  Nộp lưu trữ hồ sơ vào quan: Tất người có hồ sơ 1.2.Cơng tác lưu trữ: 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, cơng tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm 1.2.2 Nội dung và nhiệm vụ công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ bao gồm vấn đề sau: - Nghiên cứu, triển khai thực biện pháp quản lý nhà nước lưu trữ; - Thực nghiệp vụ lưu trữ; - Nghiên cứu khoa học lưu trữ Tiểu kết Công tác Văn thư – Lưu trữ thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng Để hiểu rõ công tác Văn thư – Lưu trữ, em tìm hiểu nghiên cứu Văn phòng tập đòan Bưu Viễn thơng Việt Nam chương CHƯƠNG : HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN THƯ “Cơng tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức” ( Lý luận phương pháp công tác văn thư – PGS.TS Vương Đình Quyền) Qua trình thực tập Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, tơi trực tiếp quan sát thực hành nghiệp vụ cơng tác văn thư, qua đó, tơi xin đưa thực trạng công tác văn thư Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Khảo sát cơng tác văn phòng Quản trị văn phòng: Văn phòng khơng phải khái niệm mới, song quan niệm chất khái niệm Trước đây, quan Nhà Nước tồn quan điểm cho văn phòng phận đảm nhiệm cơng việc hậu cần cơng tác hành tạp vụ Cách hiểu trở nên lạc hậu với phát triển công nghệ thông tin, thông tin liên lạc nên việc tiệp nhận xử lý các đầu mối thông tin trở thành cơng việc nóng bỏng mà khơng phận đảm nhiệm thay Văn phòng Đặc biệt, doanh ngiệp lớn Tập đoàn Bưu viễn thơng, cơng tác văn phòng coi trọng hết 1.1 Chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Tập đoàn VNPT: - Với vị trí quan đầu não quan, Văn phòng Tập đồn có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau: + Tổ chức việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hàng năm Tập đoàn, lịch làm việc hàng tuần Lãnh đạo Tập đồn + Theo dõi đơn đốc việc triển khai, thực chương trình, kế hoạch cơng tác quan, thực Chỉ thị, nghị quyết, Quyết định HĐQT Tổng giám đốc Tổ chức phối hợp công tác Ban chuyên môn, nghiệp vụ đơn vị thành viên Tập đoàn để thực nhiệm vụ giao + Tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin để báo cáo nhanh chóng kịp thời xác cho Lãnh đạo Tập đồn, chuẩn bị nội dung tài liệu để Lãnh đạo Tập đoàn làm việc hội nghị với cấp trên, với quan đơn vị cá nhân nước; đồng thời cung cấp thông tin cho Ban chức cần thiết; uỷ quyền truyền đạt thông báo kết luận Lãnh đạo Tập đồn đến đơn vị có liên quan theo dõi kết thực + Rà soát thể thức văn thủ tục hành văn trước trình lãnh đạo Tập đồn ký; thu nhận luồng công văn đến, kiểm tra thể thức văn luồng công văn Tập đoàn phát hành :phê duyệt thiết kế kĩ thuật thi cơng dự tốn cơng trình xây dựng bản, nâng bậc lương cho cán … người soạn thảo chọn tên loại văn “quyết định “ Trường hợp, Tổng Giám đốc cần ban hành chủ trương, biện pháp đạo, đôn đốc công tác với đơn vị dùng loại văn “chỉ thị” Khâu chọn tên loại văn quan tiến hành tốt Trên sở ý kiến đạo HĐQT, Tổng Giám đốc, văn ban hành có phù hợp nội dung, tính chất với tên loại văn thẩm quyền ban hành Thu thập và xử lý thông tin Thu thập xử lý thông tin phục vụ công tác soạn thảo có vai trò quan trọng Thơng tin thu thập đầy đủ xử lý xác giúp cho nội dung văn ban hành đạt chất lượng cao Tuỳ theo phạm vi nội dung văn đề cập mà bước thu thập xử lý thông tin tiến hành với mức độ khác Thông thường, nguồn tin cần thu thập để soạn thảo văn bao gồm thông tin pháp lý thông tin thực tế Phần lớn văn soạn thảo cần hai nguồn thông tin với văn mang tính chất định, quy định, có số văn cần thu thập thông tin thực tế mà không cần thông tin pháp lý như: thông báo công văn mang tính hướng dẫn, đạo cơng việc đơn giản Thông tin pháp lý thường xuyên sử dụng văn mang tính định, quy định quan Điều lệ Tổ chức hoạt động Tập đoàn BCVT ban hành kèm theo định số 265/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Điều lệ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Tập đoàn, vậy, pháp lý thiếu Tiểu kết Qua trình khảo sát thực tế Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, tơi trực tiếp quan sát thực hành nghiệp vụ cơng tác văn thư Qua q trình khảo sát, nhận thấy công tác văn thư thực quy củ, đặc biệt công nghệ thông tin ứng dụng mạnh cơng tác văn phòng, văn thư, góp phần vào phát triển chung Tập đòan CHƯƠNG :MỢT SỚ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ: Nhận xét Qua thời gian khảo sát thực tế, bước đầu tơi tiếp cận tìm hiểu cơng tác quản trị văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ taị Tập đồn Bưu viễn thơng Thời gian khảo sát tơi có nhận thức ban đầu thực tiễn cơng tác quản trị văn phòng cơng tác văn thư Qua tơi xin đưa số nhận xét ưu điểm hạn chế hai mảng công tác Đồng thời tinh thần xây dựng, xin đề xuất số kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện cơng tác Quản trị hành văn phòng cơng tác văn thư quan 1.1 Ưu điểm Về công tác quản trị văn phòng: + Với cách bố trí mặt làm việc tương đối hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho phòng, đơn vị q trình hoạt động, thực chức nhiệm vụ công tác Các Phòng, Ban bố trí theo kiểu truyền thống tách từng phòng riêng biệt nên tạo không gian làm việc thuận lợi cho cán văn phòng đảm bảo giữ gìn bí mật cho loại văn giấy tờ Mặt khác, tách từng phòng riêng biệt cách bố trí lại hợp lý phòng Văn thư lưu trữ xếp tầng 10 11 gần với phòng Lãnh đạo quan Chánh văn phòng đảm bảo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp nhanh chóng, kịp thời thơng tin cho lãnh đạo đồng thời cần xin ý kiến Chánh (phó) văn phòng việc giải cơng việc tiến hành nhanh chóng + Bộ máy văn phòng tổ chức cách khoa học, gồm nhiều phòng đon vị, đơn vị quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ Do văn phòng có khả giải nhiều công việc lĩnh vực khác mà nhiệm vụ lại không bị chồng chéo + Đội ngũ cán văn phòng : Với số lượng đông, chất lượng cao tuổi đời trẻ ưu điểm lớn văn phòng Tập đồn Về đội ngũ cán văn phòng có trình độ đáp ứng yêu cầu giải công việc hàng ngày quan Đội ngũ cán trẻ tốt nghiệp trình độ Đại học đại học nên có đủ lực trình độ đảm nhiệm cơng việc giao Còn cán trung cấp người có kinh nghiệm lâu năm nghề thường xuyên cử tham gia vào lớp huấn luyện nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Đặc biệt đồng chí lãnh đạo văn phòng trẻ lại am hiểu sâu sắc chuyên môn hiểu biết Quản lý Nhà nước nên đảm nhiệm tốt vai trò người quản trị văn phòng Hàng năm cán thường xuyên cử tham gia lớp tập huấn , lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nên trình độ chun mơn ngày vững vàng Trong năm gần Văn phòng trọng đến việc tuyển chọn cán trẻ có tay nghề, trình độ chun mơn tạo điều kiện cho họ có trao đổi, học hỏi kinh nghiệm hệ trước nên chất lượng đội ngũ đội ngũ văn phòng ngày nâng cao rõ rệt Các cán văn phòng làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cố gắng hồn thành thật tốt nhiệm vụ cơng tác Đòng thời, phân cơng cán tương đối hợp lý giúp cho công việc phối hợp với nhịp nhàng, không bị chồng chéo + Tại đây, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng trang bị đâỳ đủ, đại, kết hợp với yếu tố người nhằm phục vụ có hiệu quẩ cho hoạt động Tập đồn Tất Phòng, đơn vị trực thuộc văn phòng trang bị máy điều hồ trang thiết bị khác phục vụ đắc lực cho cơng việc : máy tính, máy fax, máy điện thoại, máy photo…Đặc biệt việc trang bị hệ thống máy tính đầy đủ áp dụng phần mềm quản lý văn tạo điều kiện thuận lợi cho cán thực nhiệm vụ công tác mình, khiến cho cơng việc thực nhanh chóng hiệu Bên cạnh thủ tục xin cấp trang thiết bị cũng đơn giản nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán nhân viên làm việc Như vậy, phận văn phòng thực phát huy vai trò hoạt động tổ chức quan Văn phòng hồn thành chức tham mưu, tổng hợp hậu cần Văn phòng cấu quan trọng giúp việc tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo không hoạt động văn phòng mà phát huy vai trò tích cực công tác khác đối nội, đối ngoại, tiếp nhận, giải khiếu nại, tố cáo tổ chức cơng dân Đồng thời văn phòng hồn thành tốt nhiệm vụ với tư cách đầu mối giao tiếp quan sợi dây liên hệ lãnh đạo với phòng, ban , đơn vị với Trong trình hoạt động văn phòng ln đảm bảo thơng tin nhiều chiều cho hoạt động quản lý nói riêng hoạt động chung quan Từ việc thể định quản lý, ý kiến đạo lãnh đạo …thành văn đến việc nắm bắt tổng hợp thông tin hoạt động kết hoạt động phòng, đơn vị chun mơn văn phòng thực tương đối tốt Về cơng tác văn thư Trong q trình khảo sát Tập đồn, tơi thấy công tác văn thư điểm sáng hoạt động thường nhật Văn phòng Cơng tác văn thư vào nề nếp tỏ chức khoa học Việc tiếp nhận , xử lý thông tin, cung cấp thông tin cho Lãnh đạo cán phòng văn thư giải nhanh chóng kịp thời + Sự đạo quan công tác văn thư : Công tác văn thư nhận quan tâm lãnh đạo Do vậy, cơng tác văn thư văn phòng tập đồn tham mưu ban hành nhiều văn pháp quy có liên quan tới quy định triển khai thực công tác quản lý công văn giấy tờ : Quyết định số 267/QĐ-VP-HĐQT việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động văn thư lưu trữ TCTBCVT; Quyết định số 1246/ QĐ- Ban hành Quy chế Quản lý văn quan Tập đoàn BCVT…Ngồi ra, quan ban hành nhiều văn liên quan đến công tác văn thư nhằm làm cho cơng tác văn thư vào nề nếp có hiệu +Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách : Cán văn thư Văn phòng đào tạo bản, quy nghiêm túc sở đào tạo có chất lượng Họ người có chun mơn, lực, biết phát huy khả vào công tác nghiệp vụ thường xuyên cử học để nâng cao trình độ nên tay nghề ngày củng cố + Tình hình soạn thảo ban hành văn : Công tác soạn thảo ban hành văn Tập đoàn thống đạt kết định Về mặt thẩm quyền: Thẩm quyền phân công rõ ràng cho từng vị trí.Trong đó, quy định cụ thể văn thuộc thẩm quyền ban hành Chánh văn phòng, Tổng giám đốc, HĐQT Việc quy định thẩm quyền từng loại văn nhằm đảm bảo thống nhất, tính kỉ cương đồng thời góp phần nâng cao hiệu lực pháp lý văn Về mặt thể thức : Nhờ hệ thống văn mẫu hố nên hầu hết văn Tập đồn ban hành đảm bảo mặt thể thức, cách trình bày khoa học có thống toàn quan Các văn sau chuyên viên soạn thảo Chánh văn phòng kiểm tra mặt thể thức, kỹ thuật trình bày; đến văn ký ban hành tập trung văn thư để làm thủ tục phát hành (lấy dấu đóng dấu ) Trước đóng dấu văn thư kiểm tra lại mặt thể thức lần nữa, nế có sai sót gửi lại quan soạn thảo sữa chữa cho đóng dấu ban hành Việc quy định cách chặt chẽ, quy củ góp phần quan trọng việc hình thành văn có chất lượng, đáp ứng yêu cầu quan lãnh đạo quan Việc quản lý văn đi- đến: Hàng năm Tập đoàn phải tiếp nhận ban hành khối lượng văn lớn nên việc quản lý lượng văn cách khoa học, chặt chẽ, thống vấn đề cần quan tâm Nhưng Tập đoàn việc quản lý văn đến tiến hành theo nhiều bước chặt chẽ Bên cạnh việc đăng kí văn phương pháp thủ cơng, văn đăng kí máy tính Việc đăng kí có ưu điểm đảm bảo xác, khoa học, hạn chế tình trạng thiếu sót văn bản, mặt khác giúp cho việc lưu giữ , tra tìm thơng tin nhanh chóng, xác, phục vụ kịp thời cho hoạt động quản lý Ứng dụng công nghệ thông tin: Việc ứng dụng CNTT với việc sử dụng hệ điều hành ais vào công tác văn thư quan mang lại hiệu định q trình giải cơng việc hàng ngày Việc áp dụng mạng thông tin nội vào hoạt động văn phòng giúp cho việc trao đổi thơng tin phòng, đơn vị, cá nhân với thuận lợi, tiết kiệm thời gian; việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan khác nhanh chóng, việc quản lý thông tin chặt chẽ Việc kết nối mạng thơng tin diện rộng ( mạng internet) góp phần khơng nhỏ hoạt động quan giúp cho cán phận quan trao đổi thơng tin với quan khác cập thông tin kinh tế, trị, xã hội … đăng tải mạng hàng ngày bổ sung vào vốn kiến thức thân giúp ích cho cơng việc 1.2 Hạn chế Về cơng tác quản trị văn phòng: + Hiện nay, ván đề mặt xúc lớn Tập đoàn Hiện Tập đoàn phải phải thuê từ tầng 10 đến tầng 14 nhà ocean park sau tách khỏi Bộ Bưu Viễn thơng tập trung phòng Lãnh đạo cấp cao số phòng ban khác : Ban đầu tư, ban Kế tốn Thống kê tài chính… Còn lại số lượng lớn phòng ban khác đặt 23 Phan Chu Trinh Do không tổ chức tập trung nên giải công việc gấp phòng ban gặp nhiều khó khăn vấn đề giao thông lai + Từ vấn đề mặt bằng, đội ngũ lao động bị phân tán theo địa điểm nơi làm việc nên khó khăn cho việc theo dõi hoạt động cán nhân viên.Và ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc + Việc tổ chức lao động khoa học văn phòng chưa thực tốt Vẫn có trường hợp cán nhân viên làm trái ngành, đảm nhận công việc không chuyên môn đào tạo Mặc dù tình trạng tương đối phổ biến, song để giải công việc mà chưa đào tạo cách khía cạnh gây ảnh hưởng định đến hiệu công việc Về công tác văn thư + Cũng xuất phát từ vấn đề mặt bằng, phòng ban khơng bố trí tập trung nên để giải cơng việc phải có cơng văn từ Phan Chu Trinh đến Đào Duy Anh ngược lại Do chuyển qua nhiều khâu nên đơi tình trạng nhầm lẫn làm chậm thời gian giải văn xuất + Văn phòng Tập đồn ban hành số văn công tác văn thư lưu trữ lưu hành nội Tập đoàn, Tập đồn có quy mơ q lớn nên phạm vi văn phòng Tập đồn quy định áp dụng tốt, với đơn vị thành viên khối công ty cổ phần, liên doanh ….nhiều tuỳ tiện chưa thực cách triệt để + Công tác soạn thảo ban hành văn Văn phòng đạt kết định song không tránh khỏi thiếu sót Mặc dù có hệ thống văn mẫu hoá số văn soạn thảo thiếu khoa học khơng quy định + Việc in ấn, photo tài liệu chưa thực quản lý chặt chẽ dẫn đến tình trạng in ấn, photo thừa tài liệu gây lãng phí + Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư : bên cạnh thành tựu đạt được, cơng tác văn thư Tập đồn vãn chưa khai thác, tận dụng hết khả hệ thống AIS Vấn đề quản lý cấp số công văn: Mặc dù xây dựng hệ thống cấp số tự động thơng qua mạng máy tính hệ thống AIS chưa có quy định ban hành văn quan Tập đoàn nên việc quản lý cấp số nhiều vướng mắc thực tế công tác cấp số văn ban hành quan Tập đoàn phải thực thủ công Vấn đề tiếp nhận xử lý văn phận văn thư chuyên trách Văn phòng VNPT: Mặc dù có phân cơng cơng việc nội phòng văn thư- lưu trữ, phân công từng cán bộ, nhân viên phòng Văn thư – Lưu trữ chưa xác định rõ quan hệ trách nhiệm từng cán bộ, nhân viên trình tiếp nhận xử lý văn nên sai sót, nhầm lẫn khó xác định nguyên nhân biện pháp xử lý Việc phân cơng cơng việc phòng văn thư – lưu trữ hệ thống quản lý AIS quan chưa đồng gây khó khăn quản lý phân công công việc cụ thể tới từng cán nhân viên phòng Văn thư – Lưu trữ Vấn đề chuyển giao văn : Văn quan Tập đồn VNPT Văn phòng VNPT cấp số, quản lý, theo dõi cập nhật thơng tin liên quan đến qúa trình xử lý văn hệ thống AIS, việc chuyển giao văn đầu mối văn thư chuyên trách văn phòng VNPT với phận khác quan hực ghi sổ thủ công Việc làm vừa khơng tận dụng thơng tin quản lý có sẵn hệ thống, vừa làm cho khối lượng công việc phận văn thư chuyên trách tăng lên cách khơng đáng có, giảm suất lao động nhân viên văn thư chuyên trách Ngoài việc ghi sổ giao nhận công văn không đồng với hệ thống quản lý mạng máy tính gây khó khăn việc tra cứu, tìm kiếm cân thiết phận liên quan, dễ dẫn đến sai sót thao tác nghiệp vụ ghi sổ + Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực triệt để điêu gây khó khăn cho cán lưu trữ Vì đơi tài liệu khơng phòng, ban lập hồ sơ tốt, buộc cán lưu trữ phải đảm nhiệm Nhưng phần lớn tài liệu tài liệu chuyên ngành kế toán, cơng trình xây dựng … Nên cán lưu trữ phải nhiều thời gian để lập lại hồ sơ Và tình trạng khơng lập hồ sơ gây khó khăn nhiều cho cơng tác tìm kiếm Kiến nghị Với cơng tác văn phòng - Văn phòng VNPT cần phải có trụ sở riêng để thống phòng ban thuận tiện cho cơng việc quan - Văn phòng phải cải tiến phương pháp làm việc để rút ngắn trình giải cơng việc (theo quy trình khép kín) để đạt hiệu cao - Để tổ chức khoa học nguồn lao động văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng phân tích cụ thể nhiệm vụ văn phòng Trên sở tiến hành phân cơng hợp lí cho phận phụ trách cần ý ngành nghề, trình độ đào tạo cán với chức trách nhiệm vụ giao nhằm khai thác tối đa trình độ, khả cán Bên cạnh ln phải gắn liền cơng tác giao nhiệm vụ với công tác kiểm tra Đẩy mạnh công tác đào tạo bồi dưỡng cán Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát kết hợp với hình thức thi đua khen thưởng nhằm tạo động lực làm việc cho cán bộ, chuyên viên Tập đoàn Tiếp tục đưa chương trình ứng dụng phát triển cơng nghệ thơng tin vào hoạt động quản lý văn phòng Nếu công tác tiếp tục ứng dụng tốt giúp cho việc trao đổi thơng tin, liên thơng lãnh đạo với phòng, ban với thuận lợi, suất lao động tăng, thời gian lại rút ngắn Công tác văn thư:  Xây dựng, hoàn thiện bổ sung thêm số quy chế quản lý, công tác văn thư Để công tác văn thư hoạt động vào cách có nề nếp hiệu  Nâng cao nhận thức cán quan cơng tác văn thư: quan thường xuyên liên hệ với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ để mở lớp tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn lập hồ sơ cho cán bộ, chuyên viên…  Đối với cán văn thư_ người nắm, hiểu rõ nghiệp vụ công tác văn thư cần kiểm tra kỹ trước đóng dấu, có nhắc nhở kịp thời văn sai sót Riêng lãnh đạo quan cần có quan tâm, kiểm tra trước ký ban hành văn bản, không nên quan tâm đến nội dung văn mà quên đI yếu tố thể thức khác văn  Đối với việc lập hồ sơ hành cần nhanh chóng có kế hoạch phổ bién cho phòng, ban quan nghiệp vụ lập hồ sơ hành Cơ quan cần có văn quy định rõ, hướng dẫn cách thức lập hồ sơ để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lộp lưu hồ sơ  Đối với việc xây dựng danh mục hồ sơ cần có quy định cụ thể Hàng năm phòng, ban cần tự lập danh mục hồ sơ năm cho đơn vị dựa chức năng, nhiệm vụ đợn vị Sau dó nộp xuống phòng văn thư lưu trữ để cán văn thư bổ sung, điều chỉnh tổng hợp thành danh mục hồ sơ cho toàn quan  Tiếp tục hoàn thiện văn quy định, hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn đồng thời tiến hành phổ biến nhanh chóng kịp thời văn quy định, hướng dẫn nhà nước quan công tác soạn thảo ban hành văn ; thực chế tài với trường hợp vi phạm  Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư: + Nên hồn thiện quy trình ban hành, tiếp nhận, xử lý chuyển giao văn quan Tập đồn phòng Văn thư – Lưu trữ làm tiền đề cho việc triển khai ứng dụng hệ thống AIS phân công lao động hợp lý cán bộ, nhân viên văn thư chuyên trách Văn phòng VNPT Quy trình ban hành, tiếp nhận, xử lý chuyển giao văn quan Tập đoàn cần lưu tâm đến: * Mơ tả rõ ràng quy trình xây dựng, ban hành văn phận quan Tập đồn Quy trình vừa đảm bảo tn thủ quy định nhà nước xây dựng, ban hành văn ; đồng thời phù hợp với tính chất điều kiện công tác văn thư quan Tập đồn * Quy trình khẳng định vị trí trung tâm đầu mối chức Văn thư- Lưu trữ văn phòng VNPT việc tiếp nhận , chuyển giao văn Mọi văn chuyển đi, chuyển đến phải thực thủ tục hành phận Văn thư-Lưu trữ Quy trình hướng tới việc tập trung hoá cách hợp lý số nghiệp vụ công tác văn thư tiếp nhận, xử lý sơ văn đến, làm thủ tục gửi văn đi, đăng ký kiểm tra thi hành văn bản, đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan VNPT * Việc giao nhận văn nên thực quản lý chặt chẽ sở thực thơng tin hệ thống AIS Phòng văn thư- lưu trữ cần phối hợp với phận tin học khảo sát lại hệ thống AIS đáp ứng tốt yêu cầu cấp số quản lý chuyển giao văn nội quan VNPT thay việc ghi sổ giao nhận thủ công + Đối với cơng tác văn thư chun trách phòng Văn thư-Lưu trữ Văn phòng VNPT nên xem xét thực chun mơn hố phân cơng cơng việc, việc giao cho người phụ trách chịu trách nhiệm chính; xác định rõ quan hệ trách nhiệm từng cán bộ, nhân viên cơng việc giao liên quan đến q trình tiếp nhận, xử lý chuyển giao văn Cán bộ, nhân viên phụ trách nên tăng cường theo dõi, hỗ trợ cán bộ, nhân viên có liên quan để xử lý cơng việc Để thuận lợi cho việc phân công công việc theo hướng chuyên mơn hố, phòng văn thư cần nghiên cứu đề xuất với phận Tin học Văn phòng phối hợp điều chỉnh chức quản lý người sử dụng phù hợp với yêu cầu phân công, quản lý công việc văn phòng TIỂU KẾT Trong chương 3, em nêu ưu điểm, nhược điểm giải pháp Công tác Văn thư – Lưu trữ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Một số hình ảnh Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Tập đòan: Kho lưu trữ TĐ KẾT LUẬN Qua trình khảo sát thực tế Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, tơi trực tiếp quan sát thực hành nghiệp vụ cơng tác văn thư Qua q trình khảo sát, nhận thấy công tác văn thư thực quy củ, đặc biệt công nghệ thông tin ứng dụng mạnh cơng tác văn phòng, văn thư, góp phần vào phát triển chung Tập đòan Đây điểm mạnh mà quan khác cần học hỏi để hồn thiện cơng tác văn phòng, cơng tác văn thư quan Tuy nhiên, bên cạnh cơng tác văn phòng, cơng tác văn thư Tập đồn có số hạn chế cần khắc phục để cơng tác văn phòng cơng tác văn thư Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam đạt hiệu cao ... Phương pháp nghiên cứu tài liệu: qua trang web, tài liệu Phương pháp phân tích, tổng hợp Đóng góp đề tài: Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư – lưu trữ tài liệu Tập đòan Bưu... ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ khơng ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu phá hoại tài liệu lưu trữ Đây nhiệm vụ quan... vụ quan trọng quan tổ chức Đó lý để em chọn đề tài Mặc dù cố gắng giúp đỡ tận tình hướng dẫn song điều kiện thời gian, trình độ người viết hạn chế, đề tài nghiên cứu rộng nên viết em không tránh