Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc

Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc

Đề tài: Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Uỷ ban dân tộc LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời gian thực tập (từ 2/3/2009 đến 3/5/2009) UBDT tiếp xúc với cơng việc cơng chức em có điều kiện để tìm hiểu hoạt động UBDT, với hướng dẫn thầy, cô với nghiên cứu thu thập tài liệu em định chọn đề tài: “Tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ văn phòng Uỷ ban dân tộc” Công văn giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động quan cần phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Mặt khác, công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu công tác quản lý lãnh đạo Mặt khác thông tin tài liệu chứa đựng thơng tin bí mật trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ khơng ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu phá hoại tài liệu lưu trữ Đây nhiệm vụ quan trọng quan tổ chức Đó lý để em chọn đề tài Mặc dù cố gắng giúp đỡ tận tình hướng dẫn song điều kiện thời gian, trình độ người viết hạn chế, đề tài nghiên cứu rộng nên viết em không tránh khỏi hạn chế Rất mong đóng góp ý kiến thầy, cô nhằm cho viết em hồn thiện Thơng qua đợt thực tập em xin chân thành cảm ơn văn phòng Uỷ ban dân tộc, phịng tổng hợp thầy, bè bạn Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 23 tháng04 năm 2009 Sinh viên AnouKeo Phouthakayalath Chương I: Giới thiệu chung Văn phòng Uỷ ban dân tộc Giới thiệu khái quát Uỷ ban dân tộc 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Uỷ ban Dân tộc quan ngang Bộ phủ, thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc phạm vi nước, quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý Uỷ ban Dân tộc theo quy định pháp luật Uỷ ban dân tộc thực nhiệm vụ quyền hạn quy định Nghị định số 178/2007/NĐ – CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Trình Chính phủ dự án luật dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Uỷ ban thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị quyết, nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Uỷ ban dân tộc phê duyệt dự án, đề án theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng phủ Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án công tác dân tộc, dự thảo định, thị công tác dân tộc thuộc thẩm quyền đạo, điều hành Thủ tướng Chính phủ Ban hành định, thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước Uỷ ban dân tộc hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn Chủ trì phối hợp với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ quan, tổ chức liên quan xây dựng chiến lược, sách, đề án, dự án, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình hành động, quy hoạch, kế hoạch tổng thể, kế hoạch vùng phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh quốc phịng vùng dân tộc để trình Chính phủ, thủ tướng Chính phủ phê duyệt ban hành, đạo, kiểm tra hướng dẫn thực chiến lược, sách, đề án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch Chủ trì phối hợp với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ tổ chức trị - xã hội sơ kết, tổng kết, đánh giá việc tổ chức thực chủ trương đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước liên quan đến công tác dân tộc, báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ định kỳ đột xuất theo quy định Chủ trì xây dựng ban hành theo thẩm quyền trình cấp có thẩm quyền ban hành tổ chức thực sách đặc thù, chương trình, dự án, đề án phát triển vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, sách đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống vùng biên giới, vùng sâu, vùng xa, vùng núi cao, vùng đầu nguồn sông, suối thường xuyên phải chịu ảnh hưởng thiên tai Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền trình cấp có thẩm quyền ban hành tiêu chí xác định thành phần dân tộc thiểu số, tiêu chí phân định khu vực vùng dân tộc theo trình độ phát triển, quy định việc xác định lại thành phần dân tộc theo yêu cầu công dân theo quy định pháp luật Điều tra, nghiên cứu, xây dựng liệu dân tộc thiểu số Việt Nam Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền trình cấp có thẩm quyền ban hành sách đặc thù cán bộ, công chức hệ thống quan làm cơng tác dân tộc, sách thu hút, tăng cường cán bộ, công chức, viên chức công tác vùng dân tộc 10 Phối hợp với Bộ, quan ngagn Bộ, quan thuộc Chính phủ quan, tổ chức có liên quan xây dựng, ban hành theo thẩm quyền trình cấp có thẩm quyền ban hành sách đào tạo nguồn nhân lực, đào tạo nghề, nâng cao dân trí vùng dân tộc, tiêu chí đói, nghèo vùng đồng bào dân tộc, sách bảo tồn phát huy sắc, văn hoá truyền thống dân tộc, đảm bảo việc thực quyền dùng tiếng nói, chữ viết đồng bào dân tộc 11 Tham gia ý kiến dự thảo văn quy phạm pháp luật Bộ trưởng, thủ trưởng quan ngang Bộ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương liên quan đến công tác dân tộc, kiểm tra việc thực chủ trương, đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà nước liên quan đến công tác dân tộc Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc phủ địa phương 12 Chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc tổ chức thực chương trình, sách phát triển kinh tế - xã hội vùng dân tộc, sách đầu tư, hỗ trợ ổn định sống cho đồng bào dân tộc thiểu số, sách, dự án bảo tồn phát triển dân tộc người 13 Chủ trì, phối hợp với Bộ tư pháp, quan thông tin đại chúng địa phương tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước Uỷ ban dân tộc cho đồng bào dân tộc thiểu số, vận động đồng bào dân tộc thiểu số thực chủ trương, đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước 14 Tham gia thẩm định dự án, đề án, chương trình Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ quan, tổ chức có liên quan chủ trì xây dựng liên quan đến đồng bào dân tộc thiểu số; tham gia quản lý, đạo việc thực chương trình, dự án nước ngoài, tổ chức quốc tế tài trợ, đầu tư vào vùng dân tộc thiểu số theo quy định pháp luật 15 Tiếp đón, thăm hỏi phối hợp với Bộ, ngành, địa phương giải nguyện vọng đồng bào dân tộc thiểu số theo chế độ, sách quy định pháp luật 16 Định kỳ tổ chức hội nghị, đại hội đại biểu tồn quốc dân tộc thiểu số Việt Nam có thành tích xuất sắc phong trào thi đua địa phương, tổ chức cáchoạt động giao lưu, trao đổi kinh nghiệm đại biểu dân tộc thiểu số vùng nhằm tăng cường khối đại đoàn kết dân tộc Việt Nam 17 Chủ trì, phối hợp với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc phủ việc xây dựng, ban hành theo thẩm quyền trình cấp có thẩm quyền ban hành tổ chức thực sách người có uy tín đồng bào dân tộc thiểu số, khen thưởng theo thẩm quyền đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng tập thể cá nhân tiêu biểu người dân tộc thiểu số có thành tích xuất sắc lao động, sản xuất xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, giữ gìn an ninh, trật tự gương mẫu thực chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước 18 Chỉ đạo tổ chức thực kế hoạch cải cách hành uỷ ban dân tộc theo chương trình cải cách hành nhà nước Thủ tướng phủ phê duyệt 19 Tổ chức, đạo thực hoạt động nghiên cứu khoa học, công nghệ, môi trường lĩnh vực công tác dân tộc địa bàn vùng dân tộc 20 Hợp tác quốc tế lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Uỷ ban dân tộc theo quy định pháp luật 21 Thanh tra, kiểm tra việc thực sách dân tộc, giải khiếu nại, tố cáo, kiến nghị cơng dân,thực phịng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền Uỷ ban dân tộc 22 Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý uỷ ban dân tộc, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức người làm công tác dân tộc, xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ ngạch công chức thuộc ngành, lĩnh vực Uỷ ban dân tộc phân công phân cấp quản lý để Bộ Nội vụ ban hành; ban hành tiêu chuẩn chức danh người đứng đầu quan làm công tác dân tộc thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 23 Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm, phối hợp với Bộ tài lập, tổng hợp dự tốn thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi để trình Chính phủ, quản lý, tổ chức thực toán ngân sách nhà nước thực nhiệm vụ ngân sách nhà nước, tài chính, tài sản theo quy định pháp luật 24 Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao theo quy định pháp luật 1.2 Cơ cấu tổ chức máy CHỦ NHIỆM UBDT Vụ kế hoạch tài Vụ tuyên truyền Vụ tổ chức cán Vụ địa phương I Vụ pháp chế Vụ địa phương II Vụ hợp tác quốc tế Vụ địa phương III Thanh tra Viện dân tộc Trường cán dân tộc Văn phịng Trung tâm thơng tin Vụ tổng hợp Tạp chí dân tộc Vụ sách dân tộc Báo dân tộc phát triển Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Uỷ ban dân tộc 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng đơn vị Uỷ ban dân tộc (sau gọi tắt uỷ ban) có chức giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban dân tộc (sau gọi tắt Bộ trưởng, chủ nhiệm) theo dõi, đôn đốc Vụ, đơn vị trực thuộc thực chương trình, kế hoạch công tác Uỷ ban Tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện làm việc, điều kiện làm việc, phục vụ chung cho hoạt động Uỷ ban Văn phịng có dấu riêng để giao dịch mở tài khoản theo quy định pháp luật Tổng hợp, tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác tuần, tháng lãnh đạo Uỷ ban; đôn đốc, theo dõi, đánh giá báo cáo kết thực chương trình, kế hoạch công tác lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt Thực công tác thư ký, giúp việc lãnh đạo Uỷ ban, kiểm tra thể thức thủ tục việc trình lãnh đạo Uỷ ban duyệt, ký ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hành theo quy định Ban hành thơng báo, ghi chép biên hội nghị, họp lãnh đạo Uỷ ban, theo dõi, đôn đốc việc thực định, ý kiến kết luận nhiệm vụ lãnh đạo Uỷ ban giao cho Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban Chủ trì, phối hợp với Vụ, đơn vị trực thuộc, Uỷ ban chuẩn bị nội dung họp lãnh đạo, Ban cán Đảng thành viên Uỷ ban Là đầu mối giúp lãnh đạo Uỷ ban quan hệ công tác thực quy c hế phối hợp với văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phịng phủ, Bộ, ban ngành Trung ương, đồn thể, tỏo chức trị - xã hội địa phương Là đầu mối cung cấp thông tin thực nhiệm vụ Người phát ngôn Uỷ ban theo quy định Xây dựng báo cáo kết đạo, điều hành định kỳ tháng, quý, năm lãnh đạo Uỷ ban theo quy định, đầu mối tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri đại biểu Quốc hội Uỷ ban Tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ cung cấp thông tin, tài liệu Uỷ ban, thực quy định bảo vệ bí mật nhà nước quan Uỷ ban Là đầu mối tiếp nhận, xử lý, phân loại chuyển phát văn đến, Uỷ ban, thực in ấn, chụp, đánh máy tài liệu phát hành văn Uỷ ban, quản lý, sử dụng dấu Uỷ ban văn phòng theo quy định Thường trực tham gia giúp lãnh đạo Uỷ ban thực nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính, chủ trì việc rà sốt, đơn giản hóa thủ tục hành chính, theo dõi việc chấp hành cán bộ, công chức, viên chức Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban nội quy, quy chế làm việc, quy chế văn thư quy chế khác Uỷ ban; chủ trì nghiên cứu xây dựng tổ chức thực việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO hoạt động quan Uỷ ban Quản lý nguồn kinh phí hành chính, nghiệp phân bổ cho văn phịng nguồn kinh phí khác lãnh đạo Uỷ ban giao, lập dự toán tổ chức thực dự toán, toán thu chi ngân sách giao; giải thủ tục cấp phát kinh phí phục vụ cho hoạt động thường xuyên, đột xuất Uỷ ban theo quy định Chủ trì, phối hợp với Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban xây dựng quy định, quy chế quản lý tài theo chức năng, nhiệm vụ giao theo phân công lãnh đạo Uỷ ban Quản lý đảm bảo sở vật chất, tài sản, phương tiện lại, trang thiết bị điều kiện làm việc quan Uỷ ban Lập kế hoạch năm tổ chức thực việc mua sắm, sửa chữa phương tiện, vật tư kỹ thuật trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động Uỷ ban 10 Thực nhiệm vụ xây dựng sửa chữa, tu bổ trụ sở làm việc Uỷ ban theo chủ trương đại hố cơng sở quan hành 11 Tổ chức thực cơng tác thường trực, bảo vệ, phịng cháy chữa cháy, cơng tác quân địa phương dân quân tự vệ, thực nhiệm vụ huy trưởng ban huy quân quan uỷ ban Uỷ ban theo quy định, công tác y tế, vệ sinh môi trường bảo đảm cảnh quan quan ủy ban 12 Thực nhiệm vụ Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng uỷ ban Chủ trì, phối hợp với Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban, quan làm công tác dân tộc địa phương quan có liên quan tổ chức thực cơng tác thi đua, khen thưởng theo quy chế thi đua, khen thưởng Uỷ ban quy định pháp luật 13 Chủ trì, phối hợp với Vụ, đơn vị tổ chức, phục vụ: a) Các hội nghị, đại hội đại biểu toàn quốc dân tộc thiểu số Việt Nam có thành tích xuất sắc phong trào thi đua địa phương; b) Đón tiếp đồn đại biểu đồng bào dân tộc thiểu số đến thăm làm việc với Ủy ban c) Các hội nghị, họp, lễ kỷ niệm Uỷ ban theo quy định Thưc nhiệm vụ hậu cần, đón, đưa đồn khách nước ngồi nước, đồn cơng tác lãnh đạo Uỷ ban; d) Lễ tang cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Ủy ban; tổ chức thăm viếng gia đình thân nhân cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Uỷ ban từ trần theo quy định Nhà nước Quy chế Uỷ ban 14 Phối hợp với cơng đồn Uỷ ban chăm lo đời sống, vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Uỷ ban theo chế độ, sách nhà nước Uỷ ban 15 Quản lý, phân công, nhận xét, đánh giá, theo dõi việc chấp hành nội quy, quy chế hiệu công tác cán bộ, công chức, người lao động thuộc văn phòng Đề xuất việc thực chế độ, sách cán bộ, cơng chức thuộc biên chế văn phịng trình Bộ trưởng, chủ nhiệm định; ký kết hợp đồng lao động thuộc văn phòng theo quy định 16 Quản lý nhà khách dân tộc Bộ trưởng, chủ nhiệm phê duyệt Đề án tổ chức hoạt động nhà khách theo quy định tổ chức nghiệp công lập 17 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng, chủ nhiệm giao 10 * Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi, bổ sung số điều lệ Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002, Nghị định số 161/2003/NĐ – CP ngày 27/12/2005 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Luật sửa đổi, bổ sung, số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Quy chế thẩm định dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật ban hành kèm theo Quyết định số 05/2007/QĐ – TTg ngày 10/1/2007 Thủ tướng Chính phủ Quy chế soạn thảo, ban hành văn quy phạm pháp luật Uỷ ban dân tộc Việc soạn thảo văn khác quy định sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo Uỷ ban giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo b) Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cấnoạn thảo; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thành thảo; - Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan (hồ sơ trình) * Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt - Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt - Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định 19 * Đánh máy, nhân văn Việc đánh máy, nhân văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo đó; - Nhân số lượng quy định; - Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định * Kiểm tra văn trước ký ban hành - Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn - Đối với văn trình lãnh đạo Uỷ ban ký, Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn ký tắt vào cuối dịng cuối văn bản, sau chuyển tồn hồ sơ trình đến phịng Tổng hợp, Văn phịng Uỷ ban, Phòng tổng hợp giúp Chánh văn phòng Uỷ ban thực trách nhiệm giao * Ký văn - Đối với văn Thủ trưởng đơn vị thuộc Uỷ ban ký thừa lệnh Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm trình lãnh đạo Uỷ ban duyệt nội dung có ý kiến đồng ý cho phép ký - Khi ký văn khơng dùng bút chì, không dùng mực đỏ loại mực dễ phai - Văn sau lãnh đạo Uỷ ban ký, phòng Tổng hợp tiếp nhận, vào sổ theo dõi chuyển đến phịng hành - quản trị để làm thủ tục phát hành văn Không trả văn lãnh đạo Uỷ ban ký cho đơn vị chủ trì soạn thảo tự phát hành Tồn hồ sơ trình lãnh đạo Uỷ ban ký (trừ hồ sơ liên quan đến tổ chức cán bộ), sau phát hành văn Phịng Hành - Qủan trị có 20 ... chức tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Uỷ ban dân tộc 3.1 Công tác văn thư Công tác văn thư Uỷ ban dân tộc là: ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu... hoạt động Uỷ ban Dân tộc; quản lý sử dụng dấu công tác lưu trữ 3.1.1 Các nghiệp vụ công tác văn thư Văn phòng Uỷ ban dân tộc * Trách nhiệm công tác văn thư: - Lãnh đạo Uỷ ban, Thủ trưởng đơn vị... cấu tổ chức Văn phòng Uỷ ban dân tộc 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng đơn vị Uỷ ban dân tộc (sau gọi tắt uỷ ban) có chức giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban dân tộc (sau gọi tắt Bộ trưởng, chủ nhiệm)