Công tác lưu trữ trong Uỷ ban dân tộc là một lĩnh vực hoạt động khoa học nghiệp vụ, bao gồm toàn bộ các công việc về thu nhập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả, phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành các hoạt động nghiệp vụ nâng cao hiệu quả.
3.2.1 Hoạt động thực tiễn của công tác lưu trữ
- Cơ cấu tổ chức lưu trữ nằm trong phòng Hành chính thuộc văn phòng. - Nhân sự có 2 người
- Chỉ đạo chung từ người đứng đầu, cấp Bộ trưởng, thứ trưởng, Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, phó trưởng phòng hành chính, phụ trách cán bộ lưu trữ.
3.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc
Nghiệp vụ thu thập quản lý bảo quản tài liệu của toàn cơ quan, khi công việc đã hoàn thành xong. Sau một năm chỉnh lý thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, sau đó lựa chọn hồ sơ tài liệu theo thời hạn bảo quản, 20 năm, 10 năm, 5 năm (lâu dài, vĩnh viễn, tạm thời) , lựa chọn các tài liệu có giá trị lâu dài để bảo quản và chuyển giao cho lưu trữ quốc gia và tài liệu có thời hạn bảo quản ngắn
(tạm thời) đã hết thời hạn. Đề xuất lên lãnh đạo để thành lập đối tượng xác định giá trị tiêu huỷ theo đúng quy định của nhà nước.
Tổ chức soạn thảo các báo cáo trình lãnh đạo văn phòng về công tác lưu trữ, nghiệp vụ do ngành dọc (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước) chỉ đạo và công tác khác liên quan đến lưu trữ như kiểm tra chéo v.v.
- Tổ chức khai thác tài liệu của cơ quan uỷ ban dân tộc.
- Nếu cán bộ trong cơ quan Uỷ ban dân tộc khai thác tài liệu không thuộc tài liệu của các vụ đơn vị thì phải xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị, lãnh đạo văn phòng phê duyệt thì mới được mượn tài liệu lưu trữ.
- Đối với tài liệu mật, tối mật và tuyệt mật phải có ý kiến đồng ý của người đứng đầu cơ quan.
- Đối với người nước ngoài muốn khai thác mượn tài liệu phải qua Đại sứ quán người nước đó và sự đồng ý của Vụ hợp tác quốc tế cơ quan Uỷ ban dân tộc.
- Công tác văn thư lưu trữ nó có mối quan hệ mật thiết với công tác văn phòng nói chung và có các quan hệ khác vào các quan hệ khác liên quan đến văn bản, giấy tờ, hồ sơ v.v...
-Đẩy mạnh công tác văn thư lưu trữ là đẩy mạnh cải cách hành chính.
3.2.3. Ưu điểm và hạn chế.
* Ưu điểm.
Nhìn chung cơ bản của công tác lưu trữ cơ quan Uỷ ban dân tộc là tốt, tài liệu được bảo quản trong kho thư viện sắp xếp gọn gàng và sạch sẽ, có khoá học phục vụ cho việc tra cứu, lưu trữ bảo quản tài liệu lâu dài cho lợi ích của đồng bào dân tộc thiểu số của cả nước.
Kho tàng vệ sinh, sạch sẽ, chống được côn trùng phá hoại. Đảm bảo bí mật của tài liệu lưu trữ
* Nhược điểm.
- Chưa có chính sách đãi ngộ cho người làm công tác lưu trữ. - Trong lưu trữ chưa có quy chế khai thác chi tiết.
- Chưa có phần mềm trong công tác lưu trữ.
- Việc nộp lưu tài liệu của các đơn vị trong tình trạng bó gói chưa hình thành hồ sơ.
- Nguồn kinh phí bố trí cho lưu trữ ít.
KẾT LUẬN
Do quá trình tìm hiểu, hoà nhập với cơ quan nơi thực tập không có nhiều, báo cáo thực tập này vẫn chưa giải quyết được một số vấn đề thực tế trong hoạt động của Uỷ ban Dân tộc mà chỉ dừng lại ở vấn đề lý thuyết nhiều hơn. Do vậy em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các cô chú tại Uỷ ban dân tộc.
Sau cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS. Thiều Thu Hương giáo viên hướng dẫn cùng các anh chị cán bộ trong Uỷ ban dân tộc - những người đã giúp đỡ em hoàn thành quá trình thực tập, cũng như báo cáo thực tập một cách tốt nhất.