MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Viện 3 1.1.1. Chức năng: 3 1.1.2. Nhiệm vụ: 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 5 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 8 2.1. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 8 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp – Hành chính – Quản trị 8 2.1.2. Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách 9 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 10 2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.1.1. Văn bản do phòng Chức năng soạn thảo: 10 2.2.1.2. Văn bản do các đơn vị trực thuộc soạn thảo: 11 2.2.2. Quản lý văn bản đi và đến 12 2.2.2.1. Quản lý văn bản đi 12 2.2.2.2. Quản lý văn bản đến 12 2.2.3. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 15 2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 16 2.3.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ 16 2.3.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam. 17 2.3.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 18 2.3.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định: 18 2.3.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu : 18 2.3.6. Tình hình bảo quản tài liệu 19 2.3.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 19 2.4. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 20 2.4.1. Những thành tựu và hạn chế trong công tác văn thư 20 2.4.1.1. Những thành tựu đã đạt được 20 2.4.1.2. Những hạn chế cần được khắc phục 21 2.4.2. Những thành tựu và hạn chế trong công tác lưu trữ 22 2.4.2.1. Về công tác tổ chức, chỉ đạo 22 2.4.2.2.Về mặt nghiệp vụ 22 2.4.2.3.Những tồn tại cần được khắc phục 23 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 26 3.1. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 26 3.2. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 26 3.2.1. Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ 26 3.2.2. Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 26 3.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 26 3.2.4. Công tác kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 27 3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 27 KẾT LUẬN 28 LỜI CẢM ƠN 29 C. PHỤ LỤC 30
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM Sinh viên thực : Nguyễn Thị Lê MSV : 1407 LTHA 021 Lớp : ĐHLT Lưu trữ học 14A Hà Nội, tháng 02 năm 2017 MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Viện 1.1.1 Chức năng: 1.1.2 Nhiệm vụ: 1.2 Cơ cấu tổ chức Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 2.1 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM .8 2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Phịng Tổng hợp – Hành – Quản trị 2.1.2 Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 10 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn .10 2.2.1.1 Văn phòng Chức soạn thảo: .10 2.2.1.2 Văn đơn vị trực thuộc soạn thảo: 11 2.2.2 Quản lý văn đến .12 2.2.2.1 Quản lý văn 12 2.2.2.2 Quản lý văn đến .12 2.2.3 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ .15 2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 16 2.3.1 Tổ chức đạo công tác lưu trữ 16 2.3.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam 17 2.3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 18 2.3.4 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định: 18 2.3.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu : 18 2.3.6 Tình hình bảo quản tài liệu 19 2.3.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 19 2.4 NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 20 2.4.1 Những thành tựu hạn chế công tác văn thư .20 2.4.1.1 Những thành tựu đạt .20 2.4.1.2 Những hạn chế cần khắc phục .21 2.4.2 Những thành tựu hạn chế công tác lưu trữ 22 2.4.2.1 Về công tác tổ chức, đạo 22 2.4.2.2.Về mặt nghiệp vụ 22 2.4.2.3.Những tồn cần khắc phục 23 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 26 3.1 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 26 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 26 3.2.1 Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ 26 3.2.2 Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ 26 3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 26 3.2.4 Công tác kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 27 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 27 KẾT LUẬN 28 LỜI CẢM ƠN 29 C PHỤ LỤC 30 A PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hoá, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp khơng khó khăn, vướng mắc yêu cầu phát sinh, có khó khăn cơng tác văn thư - lưu trữ Để hoạt động có hiệu quan khơng thể xem nhẹ cơng tác Bởi hoạt động văn thư - lưu trữ không phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thơng tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Có thể nói, với việc đẩy mạnh công đổi đất nước cải cách hành chính, đến cơng tác văn thư – lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có bước tiến tích cực, nhận thức Lãnh đạo Viện tập thể cán viên chức nói chung, cán văn thư - lưu trữ nói riêng vai trị, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư - lưu trữ nâng cao; Cơ sở vật chất trang bị đầy đủ, đặc biệt phương tiện phục vụ công tác văn thư: máy tính, máy fax, máy photocopy, scan, điện thoại Nhờ mà chất lượng công tác văn thư – lưu trữ nâng lên rõ rệt Việc quản lý văn đến đi vào nề nếp cán phụ trách văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ Sau trình thực tập Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, tơi chọn chun đề “Tìm hiểu công tác văn thư – lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Bằng kiến thức trang bị ghế nhà trường, đồng thời nhận giúp đỡ nhiệt tình tồn thể cán Phịng Tổng hợp - Hành Quản trị Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam giúp trình thực tập trình hoàn thành báo cáo thực tập Tuy nhiên, q trình viết báo cáo khơng thể tránh hạn chế, mong nhận nhận xét, góp ý thầy để báo cáo hoàn thiện Hà Nội, ngày 22 tháng 02 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Lê B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam thành lập phát triển tảng quan nghiên cứu thuộc Bộ Giáo dục, Tổng cục Công nhân kỹ thuật Bộ Đại học, Trung học chuyên nghiệp Dạy nghề (từ năm 1961-1994) tổ chức lại thành Viện Chiến lược Chương trình Giáo dục năm 2003 Từ tháng năm 2008, theo Quyết định số 2506/QĐ-BGDĐT, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam lần tổ chức lại sở sáp nhập số quan nghiên cứu Bộ Giáo dục Đào tạo: Viện Chiến lược Chương trình giáo dục - Trung tâm Công nghệ giáo dục - Trung tâm Nghiên cứu giáo dục Dân tộc Trải qua 50 năm thành lập phát triển, qua giai đoạn đổi tên, sáp nhập bổ sung chức năng, nhiệm vụ, cịn gặp khó khăn, tập thể cán bộ, viên chức Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam phấn đấu hoàn thành nhiều trọng trách giao, đạt nhiều thành tựu to lớn công tác nghiên cứu khoa học giáo dục, Đảng Nhà Nước trao tặng nhiều phần thưởng cao quý như: Huân chương Lao động hạng Hai, Huân chương Độc lập hạng Nhất, nhiều Bằng khen Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Viện Theo Quyết định số 191/QĐ-BGDĐT ngày 09/01/2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có chức nhiệm vụ đây: 1.1.1 Chức năng: - Nghiên cứu vấn đề khoa học giáo dục; quản lý giáo dục; chương trình nội dung, phương pháp giáo dục, sách giáo dục; - Xây dựng chiến lược phát triển giáo dục; - Đào tạo trình độ thạc sỹ tiến sỹ khoa học giáo dục ngành liên quan; - Thông tin khoa học giáo dục; xuất loại sách, tạp chí khoa học giáo dục 1.1.2 Nhiệm vụ: - Nghiên cứu vấn đề khoa học giáo dục: o Triết học giáo dục; o Kinh tế học giáo dục; o Lý luận dạy học; o Kinh nghiệm phát triển giáo dục nước khác Việt Nam; o Tâm lý học sinh lý học - Nghiên cứu vấn đề quản lý giáo dục: o Nghiên cứu mơ hình giải pháp nâng cao hiệu quản lý giáo dục; o Tổ chức hệ thống số liệu thống kê dự báo giáo dục đào tạo; o Phương pháp luận đánh giá chất lượng giáo dục; o Nghiên cứu phân tích thị trường lao động; o Dự báo nhu cầu đào tạo nhân lực; o Xây dựng chuẩn quốc gia lĩnh vực giáo dục đào tạo; o Tham gia xây dựng luật giáo dục đào tạo - Nghiên cứu chương trình nội dung, phương pháp giáo dục: o Nghiên cứu mục tiêu hệ thống giáo dục; o Xây dựng chương trình giáo dục cấp học, đối tượng, vùng miền; o Đổi phương pháp giáo dục hệ thống giáo dục; o Ứng dụng công nghệ đại vào dạy học; o Các điều kiện đảm bảo chất lượng giáo dục - Nghiên cứu Chính sách giáo dục: o Chính sách quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo; o Công giáo dục - Đào tạo trình độ thạc sỹ tiến sỹ chuyên ngành: o Quản lý giáo dục; o Tâm lý học; o Giáo dục học; o Phương pháp giảng dạy; o Thực khóa đào tạo phù hợp theo nhu cầu xã hội - Thông tin khoa học giáo dục: o Thu thập xử lý thông tin khoa học giáo dục; o Phổ biến thông tin khoa học giáo dục; o Xuất ấn phẩm, tạp chí thơng báo kết nghiên cứu; o Thực hoạt động dịch vụ thông tin khoa học theo nhu cầu xã hội; o Xây dựng lý luận nội dung phương pháp giáo dục 1.2 Cơ cấu tổ chức - Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có cấu tổ chức máy gồm : + Viện trưởng Phó Viện trưởng + phịng chức : Phịng Tổng hợp - Hành - Quản trị; Phòng Tổ chức cán bộ; Phòng Quản lý khoa học; Phòng Hợp tác quốc tế; Phịng Kế tốn tài vụ + Các đơn vị nghiên cứu triển khai: Trung tâm Phân tích Dự báo nhu cầu đào tạo nhân lực; Trung tâm nghiên cứu Tâm lý học Giáo dục học; Trung tâm nghiên cứu Quản lý Giáo dục; Trung tâm nghiên cứu Giáo dục Mầm non; Trung tâm nghiên cứu Giáo dục phổ thông; Trung tâm nghiên cứu Giáo dục Đại học Nghề nghiệp; Trung tâm nghiên cứu Giáo dục Khơng quy; Trung tâm nghiên cứu Giáo dục đặc biệt Trung tâm nghiên cứu Cơ sở vật chất, Thiết bị dạy học, Đồ chơi trẻ em; 10 Trung tâm nghiên cứu Giáo dục Dân tộc; 11 Trung tâm nghiên cứu Công nghệ giáo dục; 12 Trung tâm Đào tạo Bồi dưỡng; 13 Trung tâm nghiên cứu Đánh giá kết giáo dục + Các đơn vị Thông tin khoa học: Tạp chí Khoa học giáo dục; Trung tâm Thông tin - Thư viện + Đơn vị Thực nghiệm giáo dục: Trường PTCS Thực nghiệm; Trường THPT Bán cơng Liễu Giai Ngồi trung tâm nghiên cứu, phòng chức Viện Khoa học Giáo dục Việt nam cịn có tổ chức trị xã hội khác: Tổ chức Đảng: Đảng Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam tổ chức trị cao Viện, trực thuộc Đảng Bộ Giáo dục Đào tạo Tổ chức hoạt động Đảng Viện tuân thủ theo Điều lệ Đảng cộng sản Việt nam, Nghị Đảng Bộ Giáo dục Đào tạo Đảng cấp Tổ chức Cơng đồn: Cơng đồn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam Cơng đồn sở trực thuộc Cơng đồn giáo dục Việt Nam Hoạt động Cơng đồn Viện bảo vệ quyền lợi ích đáng, hợp pháp tinh thần, vật chất cán - viên chức Tổ chức phương thức hoạt động Cơng đồn tn thủ theo Luật Cơng đồn Nghị Cơng đồn Giáo dục Việt Nam Đảng Viện Tổ chức Đoàn niên cộng sản Hồ Chí Minh: Chi đồn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam trực thuộc Đồn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Bộ Giáo dục Đào tạo Tổ chức hoạt động Chi đoàn tuân thủ theo Điều lệ Đồn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Nghị Đảng Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam Nghị Đoàn niên Cộng sản Hồ Chí Minh Bộ Giáo dục Đào tạo Các Hội đồng tư vấn hoạt động theo Luật pháp hành Quy chế tổ chức hoạt động Viện Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có 266 cán viên chức có 264 cán biên chế thức cán hợp đồng dự tuyển, ngồi cịn có 11 cán hợp đồng lao động theo công việc thường trực, bảo vệ, tạp vụ Về cấu lực lượng lao động tính tổng số nhân lực Viện: Nữ công chức : 140 người chiếm 52,63% Đảng viên : 158 người chiếm 59,39% Cán nghiên cứu Thông tin: 215 người chiếm 80,83% Cán phục vụ nghiên cứu : 51 người chiếm 19,17% Cơ cấu cán nghiên cứu phân theo trình độ: Giáo sư: 02 người (0,75%)Phó giáo sư: 16 người(6,01%) Tiến sĩ: 66 người (24,81%)Thạc sĩ : 73 người (27,44%) Cử nhân: 100 người (37,59%) có lưu trữ riêng để nộp vào mà đơn vị cất giữ bảo quản tài liệu theo chức nhiệm vụ đơn vị giao 2.3 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam coi trọng việc lưu trữ tài liệu để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học Với chức năng, nhiệm vụ trên, hàng năm Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam hình thành nên khối lượng tài liệu có ý nghĩa khoa học, ý nghĩa lịch sử ý nghĩa khác Đây nguồn thông tin khứ quan trọng công tác nghiên cứu lý luận thực tiễn khoa học giáo dục Việt Nam Để sử dụng tốt khối tài liệu lưu trữ địi hỏi cấp thiết đặt Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam phải tổ chức lưu trữ hoàn chỉnh khoa học khối tài liệu 2.3.1 Tổ chức đạo cơng tác lưu trữ Như trình bày Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam khơng thành lập phịng tổ lưu trữ riêng biệt mà có cán văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ chung Viện tài liệu lưu trữ đơn vị thư ký hành phải chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu đơn vị Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam quan nghiên cứu, đội ngũ cán Viện có trình độ cao, trải qua thực tế nhiều hàng năm với ngân sách đào tạo lại nhà nước cấp, Lãnh đạo Viện có cử cán học lớp Hành trung cao cấp (3 tháng), cử thư ký tổng hợp đơn vị dự lớp ngắn ngày công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phịng (1 tháng) Thơng qua lớp ngắn hạn giúp cho việc quản lý hồ sơ tài liệu trung tâm thuận lợi vào nề nếp Được quan tâm lãnh đạo Viện thông qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn nhiệt tình chịu khó học tập cán nên công tác lưu trữ trung tâm đạt yêu cầu Thư viện nơi lưu trữ tài liệu nghiên cứu bước cải thiện nên tài liệu bảo quản tốt cho công tác khai thác sử dụng tài liệu 16 2.3.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam Tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam sản sinh trình hoạt động Viện, chủ yếu tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu chiến lược chương trình giáo dục, luận văn thạc sĩ, tiến sĩ Hiện Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam chưa xây dựng phông lưu trữ cho toàn Viện mà tài liệu lưu trữ bảo quản theo hai hệ thống lưu trữ : a) Những văn thuộc hệ thống Luật cần phổ biến sản phẩm nghiên cứu lưu giữ thư viện, phịng đọc để người có nhu cầu đến phịng đọc khai thác sử dụng b) Các văn pháp quy, quản lí nhà nước văn hướng dẫn thực lưu trữ kho theo chức năng, nhiệm vụ phòng : - Phòng Tổng hợp - Hành - Quản trị lưu cơng văn chung Viện kế hoạch cụ thể hàng năm báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết, phương hướng hoạt động - Phòng Tổ chức cán lưu loại : định nâng lương, định bổ nhiệm cán bộ, định thành lập hội đồng loại hồ sơ cán Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam - Phòng Quản lý khoa học lưu danh mục hệ thống đề tài, thuyết minh đề tài, loại hồ sơ nghiên cứu khoa học - Phịng Hợp tác quốc tế lưu cơng văn tài liệu đoàn ra, đoàn vào, hồ sơ cá nhân đoàn khách nước hàng năm đến thăm làm việc với Viện - Phòng Kế toán - Tài vụ lưu tài liệu thu chi ngân sách, nguồn kinh phí đề tài, loại chứng từ Khối lượng tài liệu bảo quản kho lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam không nhiều tài liệu nói chung chưa chỉnh lý Trong kho lưu trữ Viện, phòng chức có khu vực riêng để thùng tơn lưu trữ tài liệu, tài liệu lưu trữ đơn vị đơn vị 17 tự đưa vào cần tự tìm lấy Kho lưu trữ cán văn thư thuộc tổ hành quản lý Riêng khối tài liệu nghiên cứu kết nghiên cứu lưu trữ thư viện để tiện khai thác sử dụng 2.3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu Nhu cầu sử dụng thông tin khứ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam không nhiều Tài liệu lưu trữ kho phân loại bảo quản theo phòng chức Mỗi phịng có sổ theo dõi để vào cặp ba dây theo năm, không phân loại Khi đưa tài liệu lưu trữ vào kho tài liệu phịng đặt vào vị trí phịng đó, khơng có biên hay sổ giao nhận Do tình hình thực tế Viện chưa có phận lưu trữ chuyên trách nên việc tổ chức khoa học tài liệu cịn gặp nhiều khó khăn 2.3.4 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định: Tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam không thuộc diện giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ thành phố Hà Nội lưu trữ Bộ Giáo dục Đào tạo mà tài liệu lưu trữ để bảo quản cố định Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam 2.3.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu : Như trình bày Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có hai hệ thống lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu: Các văn pháp quy, quản lí nhà nước văn hướng dẫn thực lưu kho theo chức năng, nhiệm vụ phòng, loại tài liệu tra tìm nghiên cứu sử dụng Những văn thuộc hệ thống Luật, sản phẩm nghiên cứu lưu giữ thư viện, việc tra tìm nhanh phịng đọc có mục lục hồ sơ, có thẻ chuyên đề, thẻ hệ thống cán thư viện đào tạo có nên người có nhu cầu đến phịng đọc khai thác sử dụng tài liệu nhanh hơn, lúc nghiên cứu nhiều văn cần thiết có nội dung liên quan với lúc nghiên cứu nhiều vấn đề Cán đến phòng đọc nghiên cứu tài liệu thường cán nghiên cứu Viện, học viên cao học, nghiên cứu sinh Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam đào tạo 18 quản lý có số cán quan giới thiệu đến để nghiên cứu sử dụng tài liệu Khi bổ sung tài liệu phịng đọc ghi thơng báo bảng trước cửa phòng đọc để độc giả tiện theo dõi đến khai thác, sử dụng tài liệu Trong năm gần thư viện đầu tư trang thiết bị đầy đủ để phục vụ tốt cho việc nghiên cứu sử tài liệu Cùng với việc đầu tư trang thiết bị đầy đủ đội ngũ cán thư viện nhiệt tình cơng việc phục vụ độc giả có u cầu, từ góp phần tích cực q trình khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ cách thiết thực thể qua hàng nghìn lượt người đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu trăm hồ sơ tài liệu đưa phục vụ năm 2.3.6 Tình hình bảo quản tài liệu Kho lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam bố trí phịng tầng khu nhà tầng, kho lưu trữ chuyên dụng nên trần thấp chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật nhà nước đề Các phương tiện đựng tài liệu kho giá, tủ, cặp, hộp thiếu nhiều, thiết bị máy hút ẩm, hút bụi, máy điều hoà nhiệt độ chưa trang bị, kho bố trí chưa thuận tiện Tuy nhiên Viện quan tâm đến trang bị phương tiện phòng cháy chữa cháy, hệ thống quạt thơng gió, hệ thống đèn chiếu sáng kho bên ngồi kho lưu trữ 2.3.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ Việc ứng dụng tin học vào việc quản lý hệ thống văn hành vấn đề thực cần thiết hệ thống quản lý hồ sơ công việc, công văn đi, công văn đến điều kiện Mặc dù Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có hệ thống máy tính hoạt động tốt đạt hiệu việc nghiên cứu chiến lược chương trình giáo dục việc ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lại chưa thực Hiện công văn đi, công văn đến chưa phận cập nhật máy tính mà ghi vào sổ công văn công văn đến Việc ứng dụng tin học phận hành chủ yếu dùng để soạn thảo văn 19 2.4 NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 2.4.1 Những thành tựu hạn chế công tác văn thư 2.4.1.1 Những thành tựu đạt 2.4.1.1.1 Về công tác tổ chức, đạo: Để quản lý thống nghiệp vụ văn thư Lãnh đạo Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ban hành: - Ban hành Quy chế làm việc quy định lề lối làm việc, mối quan hệ công tác trách nhiệm đơn vị, cá nhân hoạt động quản lý, nghiên cứu Viện - Ban hành Quy chế - chức năng, nhiệm vụ phịng Đây sở để đánh giá chất lượng, hiệu hoạt động Phịng tồn thể cán bộ, nhân viên phòng - Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư năm 2009 Quyết định ban hành Quy chế công tác lưu trữ năm 2014 - Tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ Văn thư cho toàn thể cán làm cơng tác hành mời Lãnh đạo đơn vị tham gia Nội dung lớp tập huấn nhằm nâng cao nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư quan nghiên cứu; Trang bị kiến thức, kỹ công tác văn thư - Đưa mẫu văn hành Viện lên trang Web Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam (http://www.niesac.edu.vn) để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế tệ quan liêu giấy tờ - Định kỳ theo q, Phịng Tổng hợp - Hành - Quản trị họp với Thư ký tổng hợp đơn vị trực thuộc để rà soát, kiểm tra việc thực văn thư trao đổi khó khăn, vướng mắc thực nhiệm vụ 2.4.1.1.2.Về đội ngũ cán Văn thư Đã đáp ứng nhu cầu khối lượng công việc ngày quan Cán bộ, nhân viên người có trách nhiệm nhiệt tình cơng việc Lãnh đạo Phịng người có trình độ quản lý cao, có nhiều kinh nghiệm cơng việc Bố trí phịng làm việc khoa học, hợp lý tạo khơng 20 gian làm việc thuận lợi cho cán hành Mặt khác cịn đảm bảo giữ gìn bí mật loại văn bản, giấy tờ hình thành hoạt động quan 2.4.1.1.3 Trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư Cho đến nay, trang thiết bị phục vụ cho công việc ngày Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam trang bị đầy đủ cho cán bộ, nhân viên Những trang thiết bị giúp cho cán bộ, nhân viên hành giảm bớt thời gian cơng sức thực công việc, đảm bảo chất lượng hiệu công việc 2.4.1.1.4 Công tác nghiệp vụ Văn thư: Trong năm gần đây, hệ thống văn Viện ban hành đảm bảo mặt nội dung hình thức Về văn phong cách trình bày rõ ràng, theo quy định Nhà nước Năm 2012, Bộ Giáo dục Đào tạo tổ chức buổi kiểm tra, đánh giá chéo đơn vị trực thuộc công tác văn thư - lưu trữ Đoàn kiểm tra Bộ đánh giá cao công tác văn thư - lưu trữ Viện, số đơn vị thực nghiêm túc, quy trình nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 2.4.1.2 Những hạn chế cần khắc phục Bên cạnh kết đạt được, công tác Văn thư Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam cịn tồn số khó khăn nhược điểm sau: - Đầu tiên phải kể đến khó khăn phía đội ngũ cán làm cơng tác văn thư cịn “mỏng” Cịn dựa vào kinh nghiệm thực tế tham khảo tài liệu quan cấp có liên quan; Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phận cán làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc chưa theo kịp yêu cầu cơng việc đề ra; Cịn tình trạng chủ quan công tác soạn thảo văn bản, chất lượng văn chưa đạt yêu cầu - Bên cạnh đó, số lãnh đạo đơn vị trực thuộc chưa nhận thức đầy đủ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm, đầu tư u cầu cơng tác - Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc vừa tồn tại, 21 đồng thời nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng, chưa kịp thời xử lý theo quy trình cơng tác văn thư lưu trữ, gây tốn kém, lãng phí công tác chỉnh lý sau - Các đơn vị trực thuộc chưa cung cấp đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ cơng tác văn phịng như: máy fax, scan, fotocopy, máy in nên hiệu công việc chưa cao 2.4.2 Những thành tựu hạn chế công tác lưu trữ 2.4.2.1 Về công tác tổ chức, đạo Để quản lý thống nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, Lãnh đạo Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có đạo công tác văn thư - lưu trữ, cụ thể ban hành Quy định mẫu văn hành quy định tiếp nhận, chuyển giao cơng văn, trình ký văn bản, đóng dấu Viện Mặt khác bố trí kho lưu trữ tầng trụ sở làm việc Viện 2.4.2.2.Về mặt nghiệp vụ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam thành lập sở sáp nhập số đơn vị nghiên cứu thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo, việc thay đổi tên gọi, thay đổi chức nhiệm vụ cấu tổ chức nên hình thành khối lượng tài liệu phong phú nội dung lớn khối lượng Khi có định thành lập Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, Lãnh đạo Viện đạo phịng Tổng hợp - Hành - Quản trị mà trực tiếp trưởng phịng phải có kế hoạch thu thập đầy đủ phân loại nhanh chóng khối tài liệu lưu trữ đơn vị sáp nhập vào Viện, giải pháp đắn nhằm khắc phục tình trạng lộn xộn mát tài liệu Cụ thể khối tài liệu lưu trữ phông trước đưa vào kho phân loại theo thời gian sau cho vào thùng tôn đánh số thứ tự Như vậy, tài liệu lưu trữ Viện phân loại bước đầu Mặc dù khối tài liệu lưu trữ chưa tổ chức cách khoa học phục vụ phần nhu cầu sử dụng tài liệu cán Viện Tuy nhiên, thời gian tới khối lượng tài liệu hình thành hoạt động Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam ngày gia tăng việc khai thác sử dụng tài liệu lưu 22 trữ trở thành thách thức lớn Thách thức yêu cầu cần có cải tiến công tác lưu trữ Viện 2.4.2.3.Những tồn cần khắc phục 2.4.2.3.1.Về công tác tổ chức, đạo - Tính đến thời điểm Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam chưa thành lập Phòng lưu trữ - Từ thành lập đến Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam chưa ban hành văn đạo công tác lưu trữ 2.4.2.3.2.Về mặt nghiệp vụ - Hiện nay, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam chưa có đủ điều kiện sở vật chất để lưu giữ, bảo quản tập trung tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ bảo quản hai địa điểm: + Những văn quy phạm pháp luật cần phổ biến sản phẩm nghiên cứu lưu giữ thư viện, phịng đọc để người có nhu cầu đến phịng đọc khai thác sử dụng + Các văn hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ Viện lưu trữ kho Nhìn chung tài liệu kho lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam văn sản sinh trình hoạt động Viện Để đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý hoạt động Viện, địi hỏi Viện phải làm tốt cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ đặc biệt tài liệu phải chỉnh lý, phân loại lập hồ sơ tránh tình trạng tài liệu lưu trữ bó gói cất vào thùng tôn - Công tác thu thập tài liệu lưu trữ từ phòng chức trung tâm nghiên cứu chưa thực được, tài liệu lưu trữ thu cịn rời lẻ, bó gói, chí cán đơn vị cịn cho tài liệu tài sản riêng nên không để vào cặp, hộp giá để tài liệu phòng mà cất vào tủ cá nhân phịng làm việc Việc thu thập tài liệu không đầy đủ tài liệu không lập hồ sơ gây nhiều khó khăn cho việc phục vụ khai thác bảo quản tài liệu nên cần tìm nhiều thời gian 23 - Cơng tác phân loại tài liệu lưu trữ, đặc điểm sáp nhập đơn vị, nên tài liệu phông Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam chưa xác định phương án phân loại tối ưu, điều ảnh hưởng không nhỏ đến công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Công tác xác định giá trị tài liệu: Tài liệu đơn vị đưa vào lưu trữ chưa qua lựa chọn, có tài liệu có giá trị tài liệu khơng có giá trị Hơn nữa, việc xác định giá trị tài liệu gặp khó khăn khối lượng tài liệu đưa vào kho ngày lớn, nhiều tài liệu trùng lặp thơng tin, khơng cịn giá trị phục vụ nghiên cứu - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ đựng tủ, hịm tơn tình trạng bó gói, khơng thành hồ sơ, chưa chỉnh lý, nhiều tài liệu bị mờ chữ khơng đọc Cịn thiếu số thiết bị máy hút ẩm, máy hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ Trong kho lưu trữ lưu trữ bố trí chưa hợp lí, chưa thuận tiện Đây kho lưu trữ chuyên dụng nên trần thấp chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật nhà nước đề Các phương tiện đựng tài liệu kho giá, tủ, cặp, hộp thiếu nhiều, thiết bị máy hút ẩm, hút bụi, máy điều hoà nhiệt độ chưa trang bị, kho bố trí chưa thuận tiện Tuy nhiên Viện quan tâm đến trang bị phương tiện phịng cháy chữa cháy, hệ thống quạt thơng gió, hệ thống đèn chiếu sáng kho bên kho lưu trữ Đối với khối tài liệu bảo quản kho lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam chưa chỉnh lý, bao gồm tài liệu đơn vị sáp nhập Viện Trong kho lưu trữ phòng chức có khu vực riêng để lưu trữ tài liệu, tài liệu lưu trữ đơn vị đơn vị tự đưa vào cần tự tìm lấy Riêng khối tài liệu nghiên cứu kết nghiên cứu lưu trữ thư viện để tiện khai thác sử dụng - Phần lớn tài liệu sau hết giá trị hành giữ nguyên không chỉnh lý cất kho lưu trữ, tài liệu có thời hạn sớm năm 1965, thời gian muộn tháng 12 năm 2012 24 Những tồn xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, có nguyên nhân : - Ngành lưu trữ chưa có quan tâm, đạo sát cơng tác lưu trữ ngành nói chung Viện nghiên cứu nói riêng Bộ Giáo dục Đào tạo chưa có quy định thống tổ chức lưu trữ nghiệp vụ lưu trữ cho đơn vị trực thuộc Bộ nói chung Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam nói riêng - Cơng tác tuyên truyền tầm quan trọng tài liệu lưu trữ yếu nên nhiều người chưa nhận thức sâu sắc tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ cần thiết - Viện chưa có phận lưu trữ chuyên trách nên việc tổ chức khoa học tài liệu cịn gặp nhiều khó khăn Mặc dù cịn khó khăn, hạn chế định gần quan tâm Lãnh đạo Viện, thời gian tới, cơng tác lưu trữ có chuyển biến tích cực, thực nghiệp vụ lưu trữ, khắc phục mặt chưa làm để đưa công tác lưu trữ phục vụ tốt cho nhu cầu nghiên cứu khoa học Viện 25 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP Sau học liên thơng hệ Đại học quy trường Đại học Nội vụ Hà Nội, phân công đến thực tập công tác Văn thư - Lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam từ ngày 01/02 đến 01/3/2017 Qua thời gian tháng thực tập bước đầu vận dụng kiến thức lý luận học vào tình hình thực tiễn quan nghiên cứu, củng cố nâng cao nhận thức nghề nghiệp; thực hành số khâu nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ nhằm nâng cao tay nghề, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phòng 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 3.2.1 Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ - Bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, kỹ soạn thảo văn dành cho cán làm cơng tác hành Viện; - Tổ chức lớp tập huấn lập hồ sơ công việc cho cán bộ, viên chức Yêu cầu đơn vị, cá nhân thực việc lập hồ sơ cơng việc, đưa vào làm tiêu chí đánh giá cơng chức, bình xét thi đua cuối năm; 3.2.2 Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ - Ban hành quy chế công tác lưu trữ quan; - Danh mục hồ sơ quan; - Danh mục đơn vị trực thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quan 3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ - Đưa phần mềm quản lý văn đến tới đơn vị trực thuộc để tạo điều kiện cho cán hành thực nghiệp vụ đơn vị qua nắm bắt quy trình cơng tác văn thư - lưu trữ - Bổ sung dần trang thiết bị phục vụ cơng tác hành cho phịng chức năng, đơn vị chun mơn để nâng cao hiệu cơng việc cán hành 26 3.2.4 Công tác kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Thành lập tổ, nhóm Phịng Tổng hợp - Hành - quản trị phụ trách tổ chức kiểm tra định hình thực công tác văn thư, lưu trữ đơn vị; - Duy trì họp định kỳ Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phịng Tổng hợp - Hành - Quản trị với cán phụ trách hành để nắm bắt tâm tư, nguyện vọng kịp thời giải khó khăn, đề xuất mà đơn vị gặp phải 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ - Các quan có thẩm quyền cần tập trung xây dựng ban hành sớm văn nhằm hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Trong cần nhấn mạnh vấn đề mang tính giải pháp tránh hướng dẫn nghiệp vụ chung chung, khó triển khai thực tế; - Nâng cao nhận thức cán lãnh đạo cán thừa hành xây dựng chế trách nhiệm rõ ràng - Sớm ổn định hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ Viện; - Tăng cường tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ địa phương; - Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư - lưu trữ; Cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư - lưu trữ, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu công việc giao 27 KẾT LUẬN Có thể nói rằng, qua q trình khảo sát, thực tập công tác Văn thư Lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, có cách nhìn tồn diện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức tình hình thực mặt cơng tác Viện Bên cạnh kiến thức học tập giúp tơi thực tốt cơng việc giao; Có so sánh đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực hành, làm phong phú thêm kiến thức lí luận thân Trên số kết thực tập, khảo sát giải pháp kiến nghị với Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam việc nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ thời gian tới Với đề xuất trên, hy vọng giúp cho công tác Văn thư - Lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam thời gian tới đạt kết tốt hơn, góp phần quan trọng vào nghiệp phát triển giáo dục nước nhà Đợt thực tập củng cố cho tơi lịng tin nghề nghiệp mà lựa chọn, giúp tơi thêm u nghề có ý thức phấn đấu vươn lên nghề nghiệp, xố bỏ định kiến khơng tốt nghề văn thư – lưu trữ 28 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, thời gian dành cho công tác thực tập không nhiều với giúp đỡ tận tình thầy, giáo khoa Văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Lãnh đạo Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, đặc biệt tận tình giúp đỡ anh chị em Phịng Tổng hợp - Hành - Quản trị tạo điều kiện thuận lợi cho hồn thành tốt chương trình thực tập Trong q trình thực tập tơi chấp hành đầy đủ qui định Viện, ln giữ gìn mối quan hệ tốt với cán bộ, công nhân viên đơn vị Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Viện, anh chị em Phịng Tổng hợp - Hành - Quản trị Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cảm ơn đặc biệt đến thầy cô giáo Khoa Văn thư – lưu trữ giúp hồn thành chương trình thực tập quan trọng khố học Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2017 NGƯỜI VIẾT Nguyễn Thị Lê 29 C PHỤ LỤC 30 ... với Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam việc nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ thời gian tới Với đề xuất trên, hy vọng giúp cho công tác Văn thư - Lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam thời... tựu hạn chế công tác lưu trữ 2.4.2.1 Về công tác tổ chức, đạo Để quản lý thống nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, Lãnh đạo Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có đạo công tác văn thư - lưu trữ, cụ thể... học Giáo dục Việt Nam chưa thành lập Phòng lưu trữ - Từ thành lập đến Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam chưa ban hành văn đạo công tác lưu trữ 2.4.2.3.2 .Về mặt nghiệp vụ - Hiện nay, Viện Khoa học