TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Viện 3 1.1.1. Chức năng: 3 1.1.2. Nhiệm vụ: 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 5 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 8 2.1. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 8 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp – Hành chính – Quản trị 8 2.1.2. Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách 9 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 10 2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.1.1. Văn bản do phòng Chức năng soạn thảo: 10 2.2.1.2. Văn bản do các đơn vị trực thuộc soạn thảo: 11 2.2.2. Quản lý văn bản đi và đến 12 2.2.2.1. Quản lý văn bản đi 12 2.2.2.2. Quản lý văn bản đến 12 2.2.3. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 15 2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 16 2.3.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ 16 2.3.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam. 17 2.3.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 18 2.3.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định: 18 2.3.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu : 18 2.3.6. Tình hình bảo quản tài liệu 19 2.3.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 19 2.4. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 20 2.4.1. Những thành tựu và hạn chế trong công tác văn thư 20 2.4.1.1. Những thành tựu đã đạt được 20 2.4.1.2. Những hạn chế cần được khắc phục 21 2.4.2. Những thành tựu và hạn chế trong công tác lưu trữ 22 2.4.2.1. Về công tác tổ chức, chỉ đạo 22 2.4.2.2.Về mặt nghiệp vụ 22 2.4.2.3.Những tồn tại cần được khắc phục 23 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 26 3.1. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 26 3.2. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 26 3.2.1. Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ 26 3.2.2. Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 26 3.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 26 3.2.4. Công tác kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 27 3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 27 KẾT LUẬN 28 LỜI CẢM ƠN 29 C. PHỤ LỤC 30

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

CỦA VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Lê

Hà Nội, tháng 02 năm 2017

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM.3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Viện 3

1.1.1 Chức năng: 3

1.1.2 Nhiệm vụ: 4

1.2 Cơ cấu tổ chức 5

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 8

2.1 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 8

2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp – Hành chính – Quản trị 8

2.1.2 Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách 9

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 10

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 10

2.2.1.1 Văn bản do phòng Chức năng soạn thảo: 10

2.2.1.2 Văn bản do các đơn vị trực thuộc soạn thảo: 11

2.2.2 Quản lý văn bản đi và đến 12

2.2.2.1 Quản lý văn bản đi 12

2.2.2.2 Quản lý văn bản đến 12

2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 15

2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 16

2.3.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ 16

2.3.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam 17

2.3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 18

2.3.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu : 18

2.3.6 Tình hình bảo quản tài liệu 19

2.3.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 19

2.4 NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 20

2.4.1 Những thành tựu và hạn chế trong công tác văn thư 20

2.4.1.1 Những thành tựu đã đạt được 20

2.4.1.2 Những hạn chế cần được khắc phục 21

2.4.2 Những thành tựu và hạn chế trong công tác lưu trữ 22

2.4.2.1 Về công tác tổ chức, chỉ đạo 22

2.4.2.2.Về mặt nghiệp vụ 22

2.4.2.3.Những tồn tại cần được khắc phục 23

Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 26

3.1 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 26

3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 26

3.2.1 Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ 26

3.2.2 Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 26

3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 26

3.2.4 Công tác kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 27

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 27

KẾT LUẬN 28

LỜI CẢM ƠN 29

C PHỤ LỤC 30

A PHẦN MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ranhững chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đơn vị hành chính sựnghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do nhữngyêu cầu phát sinh, trong đó có những khó khăn về công tác văn thư - lưu trữ Đểhoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể xem nhẹ côngtác này Bởi vì hoạt động văn thư - lưu trữ không chỉ là phương tiện cần thiết đểghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơquan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốtcông việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đượcgiao và theo đúng pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy

đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quảcao hơn

Có thể nói, cùng với việc đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nước và cảicách hành chính, đến nay công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Khoa học Giáo dụcViệt Nam đã có những bước tiến tích cực, nhận thức của Lãnh đạo Viện và tậpthể cán bộ viên chức nói chung, cán bộ văn thư - lưu trữ nói riêng về vai trò, ýnghĩa tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ được nâng cao; Cơ sở vậtchất được trang bị khá đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ công tác vănthư: máy tính, máy fax, máy photocopy, scan, điện thoại Nhờ vậy mà chấtlượng công tác văn thư – lưu trữ được nâng lên rõ rệt Việc quản lý văn bản đến

và đi đi vào nề nếp do cán bộ phụ trách văn thư đã nhận thức được tầm quantrọng của công tác văn thư lưu trữ

Sau quá trình thực tập tại Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, tôi chọn

chuyên đề “Tìm hiểu về công tác văn thư – lưu trữ của Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.

Bằng các kiến thức đã được trang bị trên ghế nhà trường, đồng thời nhậnđược sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể cán bộ Phòng Tổng hợp - Hành chính -

tập cũng như trong quá trình hoàn thành báo cáo thực tập này Tuy nhiên, trongquá trình viết báo cáo không thể tránh được những hạn chế, tôi rất mong nhậnđược sự nhận xét, góp ý của các thầy cô để báo cáo được hoàn thiện hơn.

Hà Nội, ngày 22 tháng 02 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Lê

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1:

GIỚI THIỆU VỀ VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM

Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam hiện nay được thành lập và phát triểntrên nền tảng của các cơ quan nghiên cứu thuộc Bộ Giáo dục, Tổng cục Côngnhân kỹ thuật và Bộ Đại học, Trung học chuyên nghiệp và Dạy nghề (từ năm1961-1994) và được tổ chức lại thành Viện Chiến lược và Chương trình Giáodục năm 2003 Từ tháng 5 năm 2008, theo Quyết định số 2506/QĐ-BGDĐT,Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam một lần nữa được tổ chức lại trên cơ sở sápnhập một số cơ quan nghiên cứu của Bộ Giáo dục và Đào tạo: Viện Chiến lược

và Chương trình giáo dục - Trung tâm Công nghệ giáo dục - Trung tâm Nghiêncứu giáo dục Dân tộc

Trải qua hơn 50 năm thành lập và phát triển, qua những giai đoạn đổi tên,sáp nhập và bổ sung chức năng, nhiệm vụ, mặc dù còn gặp những khó khăn,nhưng tập thể cán bộ, viên chức Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam đã phấn đấuhoàn thành nhiều trọng trách được giao, đạt được nhiều thành tựu to lớn trongcông tác nghiên cứu khoa học giáo dục, được Đảng và Nhà Nước trao tặngnhiều phần thưởng cao quý như: Huân chương Lao động hạng Hai, Huânchương Độc lập hạng Nhất, và nhiều Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ,

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Viện

Theo Quyết định số 191/QĐ-BGDĐT ngày 09/01/2009 của Bộ trưởng BộGiáo dục và Đào tạo, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có những chức năng vànhiệm vụ dưới đây:

1.1.1 Chức năng:

- Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học giáo dục; về quản lý giáodục; về chương trình và nội dung, phương pháp giáo dục, về chính sách giáo dục;

- Xây dựng chiến lược phát triển giáo dục;

- Đào tạo trình độ thạc sỹ và tiến sỹ về khoa học giáo dục và các ngànhliên quan;

- Thông tin về khoa học giáo dục; xuất bản các loại sách, tạp chí về khoahọc giáo dục

1.1.2 Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học giáo dục:

o Triết học của giáo dục;

o Kinh tế học giáo dục;

o Lý luận dạy học;

o Kinh nghiệm phát triển giáo dục của các nước khác và của Việt Nam;

o Tâm lý học và sinh lý học.

- Nghiên cứu những vấn đề về quản lý giáo dục:

o Nghiên cứu những mô hình và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý

giáo dục;

o Tổ chức hệ thống số liệu thống kê dự báo trong giáo dục và đào tạo;

o Phương pháp luận đánh giá chất lượng giáo dục;

o Nghiên cứu phân tích thị trường lao động;

o Dự báo nhu cầu đào tạo nhân lực;

o Xây dựng chuẩn quốc gia trong lĩnh vực giáo dục đào tạo;

o Tham gia xây dựng các luật về giáo dục và đào tạo.

- Nghiên cứu chương trình và nội dung, phương pháp giáo dục:

o Nghiên cứu mục tiêu của hệ thống giáo dục;

o Xây dựng chương trình giáo dục của các cấp học, các đối tượng, các

vùng miền;

o Đổi mới phương pháp giáo dục trong hệ thống giáo dục;

o Ứng dụng công nghệ hiện đại vào dạy học;

o Các điều kiện đảm bảo chất lượng giáo dục.

- Nghiên cứu Chính sách giáo dục:

o Chính sách quản lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo;

o Công bằng trong giáo dục.

- Đào tạo trình độ thạc sỹ và tiến sỹ các chuyên ngành:

o Quản lý giáo dục;

o Tâm lý học;

o Giáo dục học;

o Phương pháp giảng dạy;

o Thực hiện các khóa đào tạo phù hợp theo nhu cầu của xã hội.

- Thông tin khoa học giáo dục:

o Thu thập và xử lý thông tin về khoa học giáo dục;

o Phổ biến thông tin khoa học giáo dục;

o Xuất bản các ấn phẩm, tạp chí thông báo kết quả nghiên cứu;

o Thực hiện các hoạt động dịch vụ thông tin khoa học theo nhu cầu xã

hội;

o Xây dựng lý luận về nội dung phương pháp giáo dục.

1.2 Cơ cấu tổ chức

- Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam có cơ cấu tổ chức bộ máy gồm :

+ Viện trưởng và 2 Phó Viện trưởng

+ Các đơn vị nghiên cứu và triển khai:

1 Trung tâm Phân tích và Dự báo nhu cầu đào tạo nhân lực;

2 Trung tâm nghiên cứu Tâm lý học và Giáo dục học;

3 Trung tâm nghiên cứu Quản lý Giáo dục;

4 Trung tâm nghiên cứu Giáo dục Mầm non;

5 Trung tâm nghiên cứu Giáo dục phổ thông;

6 Trung tâm nghiên cứu Giáo dục Đại học và Nghề nghiệp;

7 Trung tâm nghiên cứu Giáo dục Không chính quy;

8 Trung tâm nghiên cứu Giáo dục đặc biệt

9 Trung tâm nghiên cứu Cơ sở vật chất, Thiết bị dạy học, Đồ chơi trẻ em;

10 Trung tâm nghiên cứu Giáo dục Dân tộc;

11 Trung tâm nghiên cứu Công nghệ giáo dục;

12 Trung tâm Đào tạo và Bồi dưỡng;

13 Trung tâm nghiên cứu Đánh giá kết quả giáo dục

+ Các đơn vị Thông tin khoa học:

1 Tạp chí Khoa học giáo dục;

2 Trung tâm Thông tin - Thư viện

+ Đơn vị Thực nghiệm giáo dục:

1 Trường PTCS Thực nghiệm;

2 Trường THPT Bán công Liễu Giai

Ngoài các trung tâm nghiên cứu, các phòng chức năng Viện Khoa họcGiáo dục Việt nam còn có các tổ chức chính trị xã hội khác:

Tổ chức Đảng:

Đảng bộ Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam là tổ chức chính trị cao nhấtcủa Viện, trực thuộc Đảng bộ Bộ Giáo dục và Đào tạo Tổ chức và hoạt độngcủa Đảng bộ Viện tuân thủ theo Điều lệ Đảng cộng sản Việt nam, Nghị quyếtcủa Đảng bộ Bộ Giáo dục và Đào tạo và Đảng bộ cấp trên

Tổ chức Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh:

Chi đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh của Viện Khoa học Giáo dụcViệt Nam trực thuộc Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Bộ Giáo dục và Đàotạo Tổ chức và hoạt động của Chi đoàn tuân thủ theo Điều lệ của Đoàn Thanh

niên cộng sản Hồ Chí Minh, Nghị quyết của Đảng bộ Viện Khoa học Giáo dụcViệt Nam và Nghị quyết của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Bộ Giáodục và Đào tạo.

Các Hội đồng tư vấn hoạt động theo Luật pháp hiện hành và Quy chế tổchức và hoạt động của Viện

Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam hiện nay có 266 cán bộ viên chức trong

đó có 264 cán bộ trong biên chế chính thức và 2 cán bộ hợp đồng dự tuyển, ngoài

ra còn có 11 cán bộ hợp đồng lao động theo công việc như thường trực, bảo vệ,tạp vụ

Về cơ cấu lực lượng lao động tính trên tổng số nhân lực của Viện:

Nữ công chức : 140 người chiếm 52,63%

Đảng viên : 158 người chiếm 59,39%

Cán bộ nghiên cứu và Thông tin: 215 người chiếm 80,83%

Cán bộ phục vụ nghiên cứu : 51 người chiếm 19,17%

Cơ cấu cán bộ nghiên cứu phân theo trình độ:

Giáo sư: 02 người (0,75%)Phó giáo sư: 16 người(6,01%)

Tiến sĩ: 66 người (24,81%)Thạc sĩ : 73 người (27,44%)

Cử nhân: 100 người (37,59%)

Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TẠI VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 2.1 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM

2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp – Hành chính – Quản trị

Công tác Văn thư - Lưu trữ của Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam doPhòng Tổng hợp – Hành chính – Quản trị đảm nhiệm theo chức năng nhiệm vụquyền hạn được qui định tại Quyết định số 111/2008/QĐ-TCCB ngày 26 tháng

3 năm 2008 của Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam như sau :

 Chức năng:

Phòng Tổng hợp - Hành chính - Quản trị là đơn vị thực hiện chức năngtham mưu, giám sát và tư vấn cho Lãnh đạo Viện thực hiện nhiệm vụ quản lýNhà nước về: Theo dõi, giám sát, tổng hợp, điều phối các hoạt động của Việntheo kế hoạch; Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, quản trị đối với cáchoạt động của Viện và các đơn vị thuộc Viện

 Nhiệm vụ:

- Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Viện; Tổchức theo dõi, đôn đốc và giám sát các đơn vị thuộc Viện thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý và cả năm;

- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáotình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biệnpháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Viện;

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Lãnh đạo Viện và chịu tráchnhiệm về pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;

- Thực hiện nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, tổ chức theo dõi việc giải quyếtcác văn thư;

- Giữ vai trò là cầu nối giữa Viện với các cơ quan, tổ chức khác, cũng nhưnhân dân nói chung;

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vậtchất kĩ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạtđộng và công tác của cơ quan;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, antoàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếpkhách một cách khoa học và văn minh;

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trongphòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo và hướngdẫn nghiệp vụ văn phòng cho các đơn vị chuyên môn khi cần thiết

 Tình hình đội ngũ cán bộ trong phòng Tổng hợp - Hành chính - Quản

trị

Phòng Tổng hợp - Hành chính - Quản trị hiện 17 cán bộ trong biên chế Phòng được chia thành các bộ phận: Tổng hợp, Hành chính và Quản trị

Lãnh đạo Phòng gồm Trưởng phòng và 01 Phó Trưởng phòng:

- Trưởng phòng là Thạc sỹ Quản lý giáo dục Trưởng phòng phụ tráchchung đối với cả 3 hoạt động Tổng hợp, Hành chính và Quản trị

- Phó Trưởng phòng phụ trách Hành chính có trình độ Cử nhân Lưu trữhọc và Quản trị văn phòng

Bộ phận Tổng hợp : 3 cán bộ

Bộ phận Hành chính: 2 cán bộ

Bộ phận Quản trị: 12 cán bộ

Ngoài ra, các đơn vị trực thuộc Viện đều bố trí cán bộ làm nhiệm vụ Thư

ký hành chính tổng hợp làm nhiệm vụ văn thư của mình

Do nhận thức được tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng công táccủa đội ngũ cán bộ nên Lãnh đạo Viện đều tạo điều kiện thuận lợi cho nhữngcán bộ, viên chức có năng lực phát triển khả năng bằng cách đào tạo chuyên sâuhoặc đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn

2.1.2 Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách

Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam là cơ quan nghiên cứu khoa học nênngoài văn thư - lưu trữ chung của Viện, mỗi trung tâm nghiên cứu và phòngchức năng đều có thư ký 01 tổng hợp Cán bộ văn thư của Viện có trình độ Đạihọc, hàng ngày có nhiệm vụ trực điện thoại, đóng dấu, vào sổ và lưu các loạicông văn đi, công văn đến

Do đặc thù của Viện không có cán bộ chuyên trách về lưu trữ nên văn thư

cơ quan kiêm nhiệm luôn phần lưu trữ do đó các văn bản tài liệu của lãnh đạoViện, các công văn đi, công văn đến hàng ngày được bảo quản đầy đủ và không

bị thất lạc, nhầm lẫn Tổ chức thực hiện khâu văn thư rất tốt, từ việc quản lý condấu đến việc thực hiện công tác hành chính như cấp các loại giấy giới thiệu, giấycông lệnh, phân phối báo chí, thư từ đều nhanh chóng và kịp thời, việc tiếpkhách, trao đổi, liên hệ công tác với các bộ phận có liên quan đều được hướngdẫn tận tình chu đáo

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1.1 Văn bản do phòng Chức năng soạn thảo:

- Soạn thảo văn bản: Do các chuyên viên của các phòng thực hiện nhiệm

vụ thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến nội dung văn bản cần soạn; Chịutrách nhiệm về nội dung văn bản do mình chuẩn bị Soạn thảo và trình bày vănbản theo đúng thể thức mà nhà nước quy định Văn phong của văn bản phù hợpvới tên gọi của văn bản

- Duyệt văn bản: Lãnh đạo phòng sẽ duyệt văn bản, kiểm tra nội dung,cho in ít nhất 03 bản (sau khi hoàn thiện văn bản 01 sẽ được chuyển đi, 01 bảnlưu tại văn thư cơ quan, 01 bản lưu tại nơi soạn thảo văn bản) và ký nháy vào 01bản (Chữ ký chịu trách nhiệm nội dung), sau đó chuyển đến Văn thư cơ quan đểxin chữ Lãnh đạo Viện phụ trách

- Văn thư cơ quan sẽ kiểm tra thể thức văn bản; trình Lãnh đạo Phòng kýnháy vào văn bản (Chữ ký chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày) saukhi Lãnh đạo Viện ký, Văn thư vào sổ công văn đi (lưu văn bản có chữ ký củatrưởng phòng, lãnh đạo Viện); Sao lưu văn bản theo yêu cầu và làm thủ tục vào

phong bì - ghi địa chỉ và giao cho cán bộ phụ trách giao liên gửi văn bản đi; theodõi quá trình chuyển văn bản đi (nếu có vướng mắc thì đề xuất lãnh đạo Phòng

để xử lý kịp thời)

2.2.1.2 Văn bản do các đơn vị trực thuộc soạn thảo:

- Soạn thảo văn bản: Nội dung văn bản thường liên quan đến nội dungnghiên cứu, công việc chuyên môn mà đơn vị có nhiệm vụ thực hiện; công việcnày thường do các nghiên cứu viên, thư ký hành chính cơ quan đảm nhiệm

- Duyệt văn bản: Nếu nội dung văn bản đơn giản thì lãnh đạo đơn vị sẽ kýnháy vào 01 bản (chịu trách nhiệm nội dung) Nhưng nếu văn bản là Chươngtrình, Đề án, Kế hoạch… quan trọng thì Hội đồng khoa học, Ban Giám đốc củađơn vị sẽ tổ chức góp ý để hoàn thiện văn bản Thủ trưởng đơn vị ký nháy vàvăn bản được chuyển xuống Văn thư Viện trình lãnh đạo Phòng kiểm tra thểthức, kỹ thuật trình bầy (ký nháy của Lãnh đạo Phòng) sau khi đầy đủ chữ kýchịu trách nhiệm sẽ xin chữ ký Lãnh đạo Viện phụ trách đơn vị Văn thư vào sổ,đóng dấu, lưu văn bản gốc và trả lại đơn vị soạn thảo văn bản 01 bản để lưu vàThư ký hành chính đơn vị tổ chức gửi văn bản và theo dõi giải quyết văn bản đi

Cán bộ phụ trách Văn thư của Viện có nhiệm vụ:

- Rà soát lại văn bản: Tên gọi văn bản có đúng với yêu cầu của văn phongkhông; Kiểm tra tính hoàn thiện của văn bản Trình Lãnh đạo Phòng ký nháy, vàxin chữ ký Lãnh đạo Viện Đơn vị nào tổ chức tốt hoạt động này thì văn bản sẽkhông mắc những sai sót như: sai thể thức văn bản, ký không đúng thẩmquyền

- Vào sổ đăng ký văn bản đi

+ Ghi số của văn bản: Hằng năm Viện ban hành số lượng văn bản khôngnhiều (khoảng 1000 văn bản/ năm), nên Văn thư cơ quan tách làm 2 sổ: 01 sổđăng ký văn bản hành chính; 01 sổ đăng ký Quyết định cá biệt Số văn bản đượcghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗinăm; Hết năm đóng sổ

+ Việc ghi ngày, tháng của văn bản: Nguyên tắc chung văn bản gửi đingày nào gửi đi ngày ấy

+ Vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm cần thiết củavăn bản đi Nhưng hiện nay, vẫn còn một số trường hợp phải lấy số trùng, số a,

b thể hiện việc xử lý một số văn bản ở một số đơn vị còn chưa kịp thời, chínhxác Đối với những văn bản như Quyết định, công văn đều được vào sổ riêngtương ứng với từng loại

+ Sao lưu văn bản: đúng số lượng văn bản cần gửi, bản in đẹp, khôngnhàu nát

2.2.2 Quản lý văn bản đi và đến

2.2.2.1 Quản lý văn bản đi

Tất cả công văn đi của Viện đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ vàlàm thủ tục phát hành, chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạt yêu cầu nộidung và hình thức

- Chuyển giao công văn đi: Khi công văn đã hoàn thiện các thủ tục thì vănthư vào bì thư, ghi địa chỉ đầy đủ, không viết tắt Giao cho cán bộ phụ trách giaoliên chuyển đi kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đối với công văn đi

- Lưu công văn đi: Mỗi công văn đi phải lưu ít nhất 2 bản 01 bản đượclưu Văn thư cơ quan (bản có ít nhất 3 chữ ký của những người có trách nhiệm)

để phục vụ tra cứu và được sắp xếp theo từng loại và theo thời gian, 01 bản đượclưu tại đơn vị soạn thảo

Khi tổ chức lưu công văn, Văn thư cơ quan sẽ tiến hành phân loại văn bản

và đưa vào các cặp hồ sơ đã được đặt tên theo các tiêu chí: tên gọi của công văn,tên hoạt động đang thực hiện, tên cơ quan soạn thảo công văn… để thuận tiệncho công tác lập hồ sơ cuối năm

Mẫu sổ đăng ký công văn đi :

Nơi nhận

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

2.2.2.2 Quản lý văn bản đến

Tất cả các loại văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản mật,đơn thư được gửi bằng bất kỳ hình thức nào đến Viện Khoa học Giáo dục ViệtNam được gọi chung là công văn đến

Việc giải quyết và quản lý công văn đến được thực hiện trên nguyên tắc:công văn đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan

để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; Nguyên tắc chuyển văn bản đến cho Lãnh đạotrước khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải quyết; Nguyên tắc giao nhận vànguyên tắc giải quyết văn bản đến: nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật

Quy trình giải quyết và quản lý công văn đến tại Văn thư gồm 8 bước:Bước 1: Nhận công văn đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản

Bước 2: Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản được chia thành 2 loại:+ Loại không phải bóc bì: Thường báo tin, sách báo, thư đích danh, vănbản của đảng, đoàn thể, văn bản mật

+ Loại phải bóc bì: Các văn bản còn lại

Bước 3: Bóc bì văn bản: Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóctrước để giải quyết kịp thời Khi bóc bì phải bảo đảm sự nguyên vẹn của vănbản; Đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bìa và phiếu gửi; Đốivới những văn bản không đúng thể thức, văn thư gửi lại nơi gửi kèm theo lý dogửi trả lại văn bản; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cầnđược kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cáchquá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làmbằng chứng

Bước 4: Đóng dấu đến, số đến ngày đến: Tất cả các văn bản đến thuộcloại đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến Đóng dưới số ký hiệu hoặckhoảng trống giữa tác giả và tiêu đề

Bước 5: Đăng ký công văn đến: Văn bản phải được đăng ký vào sổ đăng

ký văn bản và cơ sở dữ liệu quản lý, theo dõi văn bản trên máy vi tính Vào sổ rõràng chính xác, không dùng bút đỏ, bút chì, không viết tắt những cụm từ khôngthông dụng