Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám

1. Lý do chọn đề tài. Văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm, vì đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Làm tốt công tác này công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp với tiến triển đó. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan. Các văn bản hành chính trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của ngành văn thư, lưu trữ. Khi nghiên cứu tìm hiểu tại lớp em dã chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám làm đề tài nghiên cứu. Đây là một kiểu đề tài mà trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu và chính vì vậy em đã tìm hiểu và nghiên cứu đi đến quyết định chọn đề tài làm đề tài cho mình, em muốn góp phần vào bước đầu nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ. Nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại đơn vị và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám. 2. Mục đích nghiên cứu. - Hiểu rõ về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị sự nghiệp. - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám. - Nắm rõ được quy trình công tác văn thư, lưu trữ - Đề xuất giải pháp cải thiện các mặt hạn chế còn tồn tại và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 3.1. Đối tượng nghiên cứu. Công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám 3.2. Phạm vi nghiên cứu Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám thuộc Cục Viễn thám Quốc gia. 4. Lịch sử nghiên cứu Có thể nói công tác văn thư, lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám mới thành công, Nhà nước ta đã có một số quy định cụ thể về công tác này, tuy nhiên, cũng có một thời công tác này chưa được hiểu đầy đủ, nhất là trong những năm chiến tranh. Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống về các nội dung cụ thể của nó là trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử đất nước, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ đã được ban hành thay cho Nghị định số 142/CP, đó là Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan ngày càng được củng cố. 5. Phương pháp nghiên cứu. Để thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp tổng hợp và thống kê - Phương pháp phân tích minh họa lý luận bằng các số liệu - Phương pháp quan sát thực tế quá trình nghiên cứu khảo sát hoạt động tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám. 6. Đóng góp của đề tài. Góp phần nâng cao hiệu quả công tác hành chính và đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ Kết quả của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ các bạn đang học về văn thư tại trường. 7. Cấu trúc của đề tài. Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục đề tài đước chia làm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và khái quát về Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám. Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác văn, lưu trữ thư tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU VIỄN THÁM HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Sinh viên thực : Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp : Quản trị Văn phòng 2016 - 2018 HÀ NỘI - 2016 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư, lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng cơng tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp với tiến triển Với vai trò quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Các văn hành cơng tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành văn thư, lưu trữ Khi nghiên cứu tìm hiểu lớp em dã chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám làm đề tài nghiên cứu Đây kiểu đề tài mà trước tới có nhiều cơng trình nghiên cứu em tìm hiểu nghiên cứu đến định chọn đề tài làm đề tài cho mình, em muốn góp phần vào bước đầu nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ Nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám nhằm đánh giá thực trạng hoạt động đơn vị đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Mục đích nghiên cứu - Hiểu rõ công tác văn thư, lưu trữ đơn vị nghiệp - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám - Nắm rõ quy trình công tác văn thư, lưu trữ - Đề xuất giải pháp cải thiện mặt hạn chế tồn kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám 3.2 Phạm vi nghiên cứu Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám thuộc Cục Viễn thám Quốc gia Lịch sử nghiên cứu Có thể nói cơng tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Ngay từ cách mạng tháng Tám thành cơng, Nhà nước ta có số quy định cụ thể công tác này, nhiên, có thời cơng tác chưa hiểu đầy đủ, năm chiến tranh Sau thời gian xây dựng máy nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ lần đề cập cách có hệ thống nội dung cụ thể Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ Sau 40 năm áp dụng qua nhiều biến động lịch sử đất nước, năm 2004, Nghị định cơng tác văn thư Chính phủ ban hành thay cho Nghị định số 142/CP, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư, lưu trữ quan ngày củng cố Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp tổng hợp thống kê - Phương pháp phân tích minh họa lý luận số liệu - Phương pháp quan sát thực tế trình nghiên cứu khảo sát hoạt động Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Đóng góp đề tài Góp phần nâng cao hiệu cơng tác hành đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ Kết đề tài làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ bạn học văn thư trường Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục đề tài đước chia làm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ khái quát Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Chương 3: Giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao công tác văn, lưu trữ thư Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU VIỄN THÁM I Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ 1.1 Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.3 Nội dung công tác văn thư Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám 1.2 Công tác lưu trữ 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám 1.2.3 Khái quát Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám 1.2.3.1 Sự hình thành phát triển Trung tâm Thơng tin Dữ liệu Viễn Thám 1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám 1.2.3.2.1 Chức 1.2.3.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn: 1.2.3.2.3.Cơ cấu tổ chức trung tâm : Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU VIỄN THÁM 2.1 Công tác văn thư 2.1.1 Tiếp nhận giải văn đến: 2.1.2.Tổ chức quản lý giải văn 2.1.3 Tổ chức quản lý giải văn mật Trung tâm Tin học 2.1.4 Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ Trung tâm 2.1.5.Tổ chức sử dụng dấu 2.2 Công tác lưu trữ 2.2.1 Tổ chức đạo công tác lưu trữ quan 2.2.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan 2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 2.2.4 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định 2.2.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu 2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ Chương KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU VIỄN THÁM 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám 3.1.1 Ưu điểm: 3.1.2 Hạn chế: 3.1.3 Giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám KẾT LUẬN Công tác văn thư Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám vị nghiệp góp phần vào việc cải cách hành đất nước, ngành cán lãnh đạo cần có quan tâm đạo đạo thiết thực công tác Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thỏa đáng Nó đòi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Qua đánh giá hoạt động cơng tác văn thư, lưu trữ cần có quan tâm đặc biệt nhiệm vụ quan trọng Đó việc xây dựng hồn chỉnh hệ thống văn đạo hướng dẫn công tác đổi nghiên cứu lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị phù hợp với phát triển kinh tế đất nước thời kỳ đổi mạnh mẽ Tóm lại, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng trình hoạt động đơn vị nghiệp nhà nước Giúp cho việc quản lý văn bản, tra tìm văn xác, nhanh chóng, kịp thời  ... cao công tác văn, lưu trữ thư Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU VIỄN THÁM I Cơ sở lý luận công. .. Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ khái quát Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Chương 3: Giải... cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin Dữ liệu Viễn Thám 3.2