Đây là cơ hội để sinh viên chúng tôi hiểu biết thêm về ngành nghề của mình đang học và thể hiện những gì đã tiếp thu được trong 3 năm học ở Trường.Tôi đã chọn Cơ sở trường Đại học Nội vụ
Trang 1PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới đất nước và tiến trình hội nhập như hiện nay bộ máy chính quyền Nhà nước, các cơ quan, xí nghiệp ngày được cũng cố và kiện toàn để phù hợp với xu thế của đất nước Để phù hợp với tiến trình đó, mỗi cơ quan, các tổ chức đều cần có một bộ phận nghiệp vụ Văn thư Lưu Trữ Hiểu được vấn đề
và được sự cho phép của Bộ Nội Vụ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
đã thành lập đào tạo chuyên ngành Văn thư -Lưu Trữ Nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên có đủ trình độ chuyên môn nghiệp
vụ cũng như khã năng, năng lực để đảm nhiệm tốt công tác công văn giấy tờ cho các bộ máy của chính quyền, Đảng, Khối đoàn thể
và các cơ quan
Trong suốt thời gian học tập, qua những bài giảng của thầy, cô, cũng như qua tài liệu tìm hiểu trong thư viện của nhà trường, đã cho chúng tôi lĩnh hội được những kiến thức để chuẩn bị cho hành trang bước vào đời Góp phần xây dựng đất nước giàu mạnh,
nhưng mới chỉ là lý thuyết thì chưa đủ mà phải thực hiện phương châm “học đi đôi với hành” “lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Đó làmột yêu cầu không thể thiếu trong mỗi khóa học Vì vậy, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập để cọ sát với thực tế, giúp cho chúng tôi vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế để có thể nắm chắc hơn những kiến thức đã học Không làm cho sinh viên ngỡ ngàng, lúng túng, khi ra môi trường công việc
Chình vì lẽ đó vào đợt cuối tháng 5 này là Khoa Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức kỳ kiến tập dành chosinh viên năm ba đi kiến tập nghề nghiệp Đây là cơ hội để sinh viên chúng tôi hiểu biết thêm về ngành nghề của mình đang học
và thể hiện những gì đã tiếp thu được trong 3 năm học ở Trường.Tôi đã chọn Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh để thực hiện đợt kiến tập này Được sự chấp nhận của Giám đốc Cơ sở Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh và Phòng Hành chính- Quản trị-Tổ chức, tôi đã có đợt
Trang 2kiến đúng quy định về thời gian cũng như thực hành tốt các nội dung bản đề cương kiến tập đề ra.
Trong quá trình kiến tập tại phòng Hành chính - Quản trị -Tổng hợptôi đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ dạy nhiệt tình, cụ thể của các viên chức chuyên môn phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức và
sự giúp đỡ của Thầy Đào Thế Dũng từ đó mọi thắc mắc về nghiệp
vụ chuyên môn đều được giải đáp giúp tôi nắm vững và củng cố kiến thức đã học Tôi được làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại với đầy đủ trang thiết bị giúp tôi học phong cách làm việc của thời đại mới Tôi được hướng dẫn thực tập sát với chuyên ngành tạo điều kiện để tôi phát huy tốt năng lực nghiệp vụ Nhưngtrong quá trình kiến tập tôi cũng gặp ít khó khăn về chuyên môn
và nghiệp vụ chưa hoàn thiện Do ít được tiếp xúc với công việc thực tế nên một số khâu nghiệp vụ tôi còn chậm chạp, lúng túng cũng như chưa thật sự thực hiện tốt những công việc được giao và còn khá bỡ ngỡ trước những trang thiết bị hiện đại
Tôi xin cam đoan báo cáo kiến tập: “Công tác văn thư - lưu trữ tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh” là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong bài báo
cáo kiến tập tôi có sử dụng một số đánh giá, nhận xét của các tác giả khác, cơ quan hay tổ chức có liên quan đã được trích nguồn Để hoàn thành tốt bài báo, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến:
Hoàn thành đợt kiến tập này tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô khoa Văn thư –Lưu trữ đã tạo điều kiện hết sức cho chúng tôi tiếp cần với các môn học cơ bản và chuyên nghành , từ đó có nền tảng kiến thức vững chắc để hoàn thành quá trình kiếp tập và viết bài báo cáo kiến tập này Và tôi cũng xin cảm ơn tới Ban Giám đốc Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh và Phòng Hành chính – Quản trị - Tổ chức đã tạo điều kiện và tiếp nhận tôi vào kiến tập
Trang 3Tôi xin cảm ơn các viên chức chuyên môn Phòng Hành chính – Quản trị - Tổ chức, đặc biệt là Văn thư- Lưu trữ cơ quan đã nhiệt tình giúp đỡ chỉ dẫn tôi trong quá trình kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Đào Thế Dũng đã hướng dẫn tôi trong quá trình kiến tập và đã truyền đạt những kiến thức thực tiễn để tôi cóthể áp dụng vào thực tế sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn và kính chúc sức khỏe quý thầy cô và các viên chức trong Trường
Hà Nội, Ngày 19 tháng 6 năm 2017 Sinh viên kiến tập Nguyễn Thị Hằng
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU,
TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trải qua 3 giai đoạn :
- Giai đoạn từ năm 1971-2005 (Trường Trung cấp):
+ Năm 1971, Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởngPhủ Thủ tướng
Trang 4+ Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng , Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I.
+ Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành quyết định
số 64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ
và Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn Thư Lưu trữ Trung ương I
- Giai đoạn từ năm 2005- 2011 (Trường Cao đẳng):
+Ngày 15/6/2015 Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Caođẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ,chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo,Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng
- Giai đoạn từ tháng 11/2011 (Trường Đại học):
+Ngày 14/11/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số216/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội
+Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định
số 347/QĐ-BNV về quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước , thực trạng nguồn nhận lực Nghành Nội vụ tại Miền Nam còn nhiều hạn chế về số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới.Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn , đào tạo gặp nhiều khó khăn nên chưa đạt những kết quả như mong muốn Trường Đại học Nội
Trang 5vụ Hà Nội đã quyết định thành lập phân hiệu của trường tại Thành phố Hồ Chí Minh
+ Vào ngày 17/10/2012 theo quyết định số :879/QĐ-ĐHNV của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã Quyết định Thành lập Văn phòng Đại diện của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh chịu sự quản lí trước tiếp của Ban Giám hiệu, có Trưởng Văn phòng Đại diện,biến chế nhận sự không quá 7 người
+Vào ngày 18/12/2015, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1877/QĐ-BNV về thành lập Cơ sở trường Đại học Nội
vụ Hà Nội Tại Thành phố Hồ Chí Minh.Quy định chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh được Hiệu
trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành trong Quyết định số 499/QĐ-ĐHNV, ngày 25/3/2016
1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn.
(Trích trong Điều 1,Điều 2 trong Quyết định 499/QĐ-BNV,ngày 25/3/2016 quy định chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố
Hồ Chí Minh)
1.1.2.1 Vị trí và chức năng.
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ ChíMinh(sau đây gọi là Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh) là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực;hợp tác quốc tế ;nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế-xã hội theo chức năng,nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trang 6- Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có con dấu,tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
- Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở đặt tại Thành phố
Hồ Chí Minh
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Căn cứ quy hoạch , kế hoạch chung của Trường, lập quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn,,ngắn hạn,hàng năm về xây dựng và phát triển cơ sở phụ hợp với yêu cầu về đào
tạo,bồi dưỡng trình Hiệu Trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt
- Tổ chức đào tạo ,bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học thuộc các nghành ,lĩnh vực trường Đại học Nội vụ Hà Nội được phép đào tạo sau khi có ý kiến cho phép của Hiệu trưởng
- Phối hợp với các Phòng chức năng của Trường tổ chức tuyển sinh , khai giảng, bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh viên; tổ chức thi, quản lý bài thi
và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp thuộc cơ quan thành phố Hồ Chí Minh quản lí
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng
chuyên môn,nghiệp vụ theo nhiệm vụ được giao
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức , nhân sự,quản lý viên chức,người lao động và người thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh Thực hiện ký hợp đồng lao đồng vụ việc theo phân cấp của Hiệu trưởng
- Huy động, quản lí, sử dụng các nguồn lực theo quy định của phạp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động đào tạo và dịch vụ để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của Cơ sở thành phố Hồ Chí Minhvà chi cho các hoạt động đào tạo theo quy định của pháp luật
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa
Trang 7- Chủ trì, tìm kiến và phối hợp với các đối tác xây dựng và thực hiện các chương trình liên kết về đào tạo các bậc,hệ đào tạo.
- Quản lý nội dung ,phương pháp ,chất lượng đào tạo, quản lý chất lương hoạt động khoa học và công nghệ của viênchức và người học thuộc thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức,cá nhân trong hoạt động đào tạo
- Tham gia quy trình tự đánh giá chất lượng đào tạo của
Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh và chịu sự kiểm định chất lượng đào tạo của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển
hệ thống đảm bảo chất lượng của Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục , gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội,bổ sung nguồn tài chính cho Cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh
- Tham gia hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ;tham gia giải quyết
những vấn đề về kinh tế-xã hội của địa phương và đất
nước;thực hiện dịch vụ khoa học theo quy định của pháp luật
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ viên chức; kế
hoạch trang bị cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa; kế
hoạch tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo
nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ,cho giảng vien và cán bộ nhân viên thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh
Trang 8- Tổ chức đánh giá viên chức và người học thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh; tham gia đánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường.
- Tổ chức cho viên chức và người học tham gia các hoạt động xã hội phù hợp với nghành nghề đào tạo và nhu cầu của
- Thực hiện chế độ báo cáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động của Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh theo quy định của pháp luật
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao
Trang 9+ Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức.
+ Phòng Tài chính- Kế toán
+Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên
+Phòng Khoa học ,công nghệ và thông tin thư viện
- Các tổ giảng viên chuyên nghành:
+Tổ giảng viên cơ bản
+ Tổ giảng viên chuyên nghành
1.2 Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của bộ phận Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính - Quản trị -Kế hoạch.
1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính- Quản trị -Kế hoạch
Phòng Hành chính –Quản trị - Kế hoạch giúp Ban Giám đốc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:
- Sắp xếp tổ chức bộ máy, quản lý và bồi dưỡng giáo viên, cán bộ công chức, nhân viên
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách,đối ngoại Sưu tầm và quản lý tư liệu truyền thống nhà trường
- Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với giáo viên, cán bộ công chức; quản lý bổ sung lý lịch cán bộ công chức và lập, ghi bổ sung sổ bảo hiểm
- Công tác bảo vệ nội bộ, quốc phòng và an ninh
- Công tác lao động tiền lương
- Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật
Trang 10- Công tác pháp chế, giải quyết khiếu tố, khiếu nại trong cán bộ công chức, sinh viên.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác khi được Ban Giám đốc phân công.
h tổ chức
Thi đua khen thưởng
Văn
thư
lưu trữ
Tổ Bảo vệ
Phòn
g cháy
chữa
cháy
Xe
ô tô
Trang 11- Văn thư có nhiệm vụ và chức năng soạn thảo,ban hành văn bản; quản lý ăn bản đi và tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của Trường;Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ Trường; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
- Lưu trữ có nhiệm vụ và chức năng thu thập ,chỉnh lý ,xã định giá trị,bảo quản,thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt độngcủa trường
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ
NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.
2.1 Thực tiễn công tác văn thư.
2.1.1 Số lượng từng loại văn bản đi của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh ban hành hàng năm.
- Tổng số văn bản đi ban hành trong năm 2016 của Cơ sở Trường Đại học Nộivụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là: 1337 văn bản, cụ thể các loại văn bản:
Tên loại văn bản Số lượng
Các loại văn bản khác 207
- Tổng số văn bản đi ban hành trong 6 tháng đầu năm 2017 là: 564 văn bản, cụ thể các loại văn bản:
Trang 12Tên loại văn bản
Các loại văn bản khác 53
2.1.2 Soạn thảo và ban hành văn bản của Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh:
Quyết định số 345/QĐ-VTLTNN ngày 27/10/2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản Quy định về công tác văn thư, lưu trữđã quy định rất rõ việc biên soạn và ban hành văn bản Việc soạn thảo và banhành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đều được thực hiện theođúng thể thức và kỹ thuật trình bày (theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/04/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư và Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà NộiQuyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội Và văn bản kèm theo Quyết định này là Quy chế Công tácvăn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)
Mỗi văn bản của Trường trước khi ban hành được kiểm tra lại một cách chătchẽ cả về hình thức và nội dung Vì thế văn bản do Trường ban hành ra ngàycàng đạt chất lượng cao, đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự thủ tục và đảmbảo đủ các yêu cầu về nội dung và hình thức Phòng Hành chính -Quản trị-Tổchức Trường thực hiện tốt chức năng tổng hợp thông tin, xử lý thông, quản lý
Trang 13thông tin và đảm bảo mọi hoạt động của Trường theo qui định của Nhà nướcnhư: xây dựng và ban hành văn bản; soát xét các bản trước khi trình ký, cáckhâu đều được thực hiện nghiêm túc, hạn chế thấp nhất những sai sót BanGiám đốc cơ quan chỉ ký vào văn bản khi đã đầy đủ về thể thức văn bản Vănbản khi đã có chữ ký của Ban Giám đốc cơ quan thì được chuyển trở lạiphòng văn thư để đóng dấu, ghi số, ngày tháng của văn bản, đăng ký vào sổ,và văn bản lúc này được chính thức ban hành.
- Thẩm quyền ban hành văn bản: Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố
Hồ Chí Minh có thẩm quyền ban hành các văn bản thông thường như: Quyếtđịnh, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, tờ trình,kế hoạch,chương trình,quyđịnh,hướng dẫn,dự án,hợp đồng,giấy giới thiệu
Nhìn chung các văn bản của Trường từ khâu soạn thảo đến khi ban hành đềuđược quản lý chặt chẽ, theo đúng quy định của nhà nước
- Nội dung văn bản: Một văn bản khi được ban hành không chỉ đầy đủ về thể
thức mà phải chính xác, đầy đủ về mặt nội dung Văn bản đầy đủ cả hai yếu tốthể thức và nội dung thì mới đảm bảo tính pháp lý Đây là mặt Trường đặcbiệt quan tâm hàng đầu và thường xuyên, khi văn bản được trình ký thì phảicó chữ ký nháy của chuyên viên soạn thảo văn bản (chữ ký nháy dùng để quytrách nhiệm)
- Thể thức văn bản: Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Trường được Ban Giám đốc hết sức quan tâm, chỉ đạo, càng ngày càng đi vào
nề nếp Các văn bản do Trường ban hành chất lượng ngày càng cao, ít sai sót,đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục chặt chẽ đúng quy định; bảo đảmcác yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày Phòng Hành chính-Quảntrị-Tổ chức thực hiện khá tốt chức năng kiểm tra giám sát việc xây dựng và banhành văn bản của Trường; việc soát xét văn bản trước khi trình ký ban hành đượcthực hiện nghiêm túc
Trang 14-Soạn thảo văn bản: Đơn vị cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽthực hiện các công việc: Xác định hình thức,nội dung và độ mật khẩn,độkhẩn,nơi nhận văn bản;Thu thập xử lý thông tin liên quan; Trường hợp cần thiếtcó thể xin ý kiến của Ban giám đốc,tổ chức hoặc các nhân có liên quan; Trìnhduyệt dự thảo văn bản.
-Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
-Thẩm quyền ký văn bản,quy trình ký văn bản: Thẩm quyền ký văn bản của BanGiám đốc và trưởng đơn vị thực hiện theo Điều 53 Quy chế tổ chức và hoạtđộng của Trường Ban hành kèm theo Quyết định số 1016/QĐ-ĐHNV ngày14/11/2012 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bản sao văn bản: Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbay văn bản.Việc sao y bản chính ,sao lục và trích sao văn bản do Lãnh đạoTrường ,Trưởng Phòng Hành chính-Quản Trị-Tổ chức quyết định.Bản sao y bảnchính,sao lục,trích sao văn bản đều được thực hiện đúng quy định pháp luật cógiá trị pháp lý như bản chính.Các văn bản không được sao,chụp chuyển phát rangoài Trường những ý kiến ghi bên lề.Trường hợp các ý kiến của Ban Giám đốcghi trong văn bản cần thiết cho việc trao đổi công tác phải thể chế hóa bằng vănbản hành chính
01/2011/TT-2.1.3 Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến
- Quy trình quản lý văn bản đến của Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Và văn bản kèm theo Quyết định này là Quy chế Công tác văn thư,lưu trữ củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quy trình quản lý văn bản đến tại Phòng Hành
chính- Quản trị -Tổ chức được thể hiện như sau:
và đôn đốc
B2 Trình và chuyển giao văn bản đến
B1 Tiếp nhận
và đăng ký văn
bản đến
Trang 15- Kiểm tra văn đến: Cán bộ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra
hồ sơ về số lượng phong bì, tình trạng bì, số ký hiệu bản trên
bì, nơi nhận, nơi gửi văn bản dối chiếu sổ giao nhận nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng hay nhầm lẫn trước khi ký nhận để kịp thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với người có trách nhiệm xem xét để giải quyết
- Phân loại văn bản: Sau khi tiếp nhận văn bản đến xong thì văn thư tiến hành phân loại văn bản Tại cơ quan văn bản được phân ra làm hai loại: loại bóc bì, loại không bóc bì
+ Loại được bóc bì: Gồm tất cả các văn bản, giấy tờ bên ngoài
bì có ghi nhận tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức Văn thư được giao nhiệm vụ bóc
tính hay viết
Đăng ký văn bản bằng máy tính hay viết tay
Đăng ký văn bản bằng máy
tính hay viết
Trang 16bì, đăng ký các lạo văn bản có đóng dấu chữ ký “Mật” và “ Tốimật”.
+ Loại không bóc bì: Các loại văn bản trên đóng dấu Chữ ký hiệu các độ mật theo quy định thông tư số 12/2012/TT-BCA ngày13/9/2002 bộ công an hướng dẫn thực hiện nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của chình phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụthể của cơ quan tổ chức, Văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản
- Những văn bản ngoài bì có ghi tên đơn vị, cá nhân hoặc đíchdanh của nhân viên trong cơ quan và thư riêng, sách báo Cácvăn bản của đoàn thể Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ thì phải chuyển về cho người phụ trách
- Bóc bì văn bản: Khi bóc bì văn bản thì những văn bản có đóng dấu chữ ký hiệu: Khẩn, hỏa tốc cần được bóc bì trước đểgiải quyết kịp thời Khi bóc bì tránh làm rách địa chỉ cơ quan gửi, tránh làm mất bấu của bưu điện, nếu phát hiện có nhầm lẫn hoặc sai sót thì phải hỏi lại nơi gửi để xem xét và giải
quyết
- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Dấu đến là một dấu hiệuquy ước để đóng lên văn bản nhằm quản lý và đăng ký văn bản và không có tính pháp lý Sau khi kiểm tra, phân loại , bóc bì các văn bản đến của cơ quan đều được đăng ký tại Vănthư và đóng dấu đến
- Mẫu dấu đến của Phòng Hành chính - Quản trị -Tổ chức tại
Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh:
CÔNG VĂN ĐẾN Số:
Ngày… tháng……
năm
Trang 17-Đăng ký văn bản đến:Tất cả các văn bản đến tại Phòng Hànhchính- Quản trị- Tổ chức đều được đăng ký vào máy tính trên phần mềm quản lý hồ sơ công việc và đăng ký vào sổ đối với các văn bản mật.(PHỤ LỤC I)
+ Ưu điểm của phương pháp bảo quản này là: Sử dụng máy vitính đăng ký giúp ta tìm nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm và
dễ dàng thuận tiện hơn Theo dõi được tiến độ giải quyết côngviệc để đôn đốc nhắc nhỡ những công việc tới thời hạn giải quyết nhưng chuyên viên chưa hoàn thành
+ Nhược điểm: Hiện nay đường truyền mạng không ổn định, tốc độ xử lý hồ sơ và công việc của phầm mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc không ổn định, còn nhiều tính năng chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính như: tính tự động cảnh báo công việc được phân công hết thời hạn hoặc trễ hạngiải quyết để chuyên viên, lãnh đạo các phòng theo dõi đôn đốc; bổ sung tính năng lãnh đạo các phòng có thể kiểm tra, truy xuất danh mục các công việc đã giao cho chuyên viên nhưng chưa thực hiện xong
-Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến của Phòng Hành chính- Quản trị -Tổ chức được chuyển giao cho các cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến phân phối của Trưởng Phòng
-Giải quyết và theo dõi , đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Sau khi nhận được văn bản đến ,trưởng Phòng Hành chính- Quản trị -Tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu Của Ban Giám đốc Văn thư có trách nhiệm tổng hợp tài liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn
Trang 18nhưng chưa giải quyết để báo cáo Trưởng phòng Hành chính- Quản trị -Tổ chức và báo cáo Ban giám đốc.Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi” , Văn thư có trách nhiệm theo dõi,thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
2.1.4 Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi
- Quy trình quản lý văn bản đi tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Và Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Và văn bản kèm theo Quyết định này là Quy chế Công tác văn thư,lưu trữ củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội Quy trình quản lý văn bản đi gồm có các công việc như sau:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;ghi số ngày tháng,năm văn bản
+ Đăng kí văn bản đi
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
+ Làm thủ túc phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+ Lưu văn bản đi
* Các công việc được thực hiện cụ thể như sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, và ngày, tháng năm của Cơ
sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
Trang 19+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:Trước khi phát hành văn bản, văn thư trường kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
+ Cán sự Văn thư kiểm tra các thành phần thể thức văn bản như: Quốc hiệu; tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; nơi nhận được trình bày đủ chưa, đúng vị trí chưa.Kiểm tra xem hình thức văn bản đẹp hay xấu, cân đối với khổ giấy hay không? Kiểm tra kỹ thuật trình bày như: khổ giấy; kiểu trình bày; định lề văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức; phông chữ; cỡ chữ; kiểu chữ; chính tả; đã đúng chưa Sau khi kiểm tra xong nếu có phát hiện sai sót thì cán sự Văn thư báo cáo Trưởng Phòng Hành chính -Quản trị - Tổ chức xem xét, giải quyết Sau khi cán sự Văn thư trực tiếp kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, kiểm tra trên văn bản có chữ ký nháy của Trưởng phòng Hành chính
- Quản trị- Tổ chức của Trưởng, Phó các đơn vị soạn thảo văn bản chưa, nếu có thì cán sự Văn thư thực hiện việc ghi số, ngày, tháng, năm lên văn bản Nếu chưa thì báo Trưởng phòng Hành chính-Quản trị-Tổ chức của Trưởng, Phó các đơn vị soạn thảo văn bản biết, có hướng xử lý
+ Văn bản đi của Trường được đánh số liên tục theo hệ thống số chung của Trường do Văn thư thống nhất quản lý Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; văn bản có số nhỏ hơn 10 phải thêm 0 phía trước
+ Ngày, tháng, năm của văn bản:Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ; chỉ ngày, tháng, năm, dùng bằng chữ số Ả-rập, không dùng dấu gạch ngang, gạch chéo, dấu chấm thay cho chữ tháng, năm Đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 thêm 0 phía trước
Với nội dung kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày tháng văn bản thì Cơ sở Trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại
Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện đúng với Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
- Đăng ký văn bản đi: