tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại đạo học nội vụ hà nội cơ sở thành phố hồ chí minh

PHẦN MỞ ĐẦU Trong công đổi đất nước tiến trình hội nhập máy quyền Nhà nước, quan, xí nghiệp ngày cố kiện toàn để phù hợp với xu đất nước Để phù hợp với tiến trình đó, quan, tổ chức cần có phận nghiệp vụ Văn thư Lưu Trữ Hiểu vấn đề cho phép Bộ Nội Vụ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thành lập đào tạo chuyên ngành Văn thư -Lưu Trữ Nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên có đủ trình độ chun mơn nghiệp vụ khã năng, lực để đảm nhiệm tốt công tác công văn giấy tờ cho máy quyền, Đảng, Khối đồn thể quan Trong suốt thời gian học tập, qua giảng thầy, cơ, qua tài liệu tìm hiểu thư viện nhà trường, cho lĩnh hội kiến thức để chuẩn bị cho hành trang bước vào đời Góp phần xây dựng đất nước giàu mạnh, lý thuyết chưa đủ mà phải thực phương châm “học đôi với hành” “lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Đó u cầu khơng thể thiếu khóa học Vì vậy, nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập để cọ sát với thực tế, giúp cho vận dụng lý thuyết học vào thực tế để nắm kiến thức học Không làm cho sinh viên ngỡ ngàng, lúng túng, môi trường công việc Chình lẽ vào đợt cuối tháng Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức kỳ kiến tập dành cho sinh viên năm ba kiến tập nghề nghiệp Đây hội để sinh viên chúng tơi hiểu biết thêm ngành nghề học thể tiếp thu năm học Trường Tôi chọn Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh để thực đợt kiến tập Được chấp nhận Giám đốc Cơ sở Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh Phòng Hành chính- Quản trị-Tổ chức, tơi có đợt kiến quy định thời gian thực hành tốt nội dung đề cương kiến tập đề Trong trình kiến tập phòng Hành - Quản trị -Tổng hợp nhận hướng dẫn, dạy nhiệt tình, cụ thể viên chức chun mơn phòng Hành - Quản trị - Tổ chức giúp đỡ Thầy Đào Thế Dũng từ thắc mắc nghiệp vụ chuyên môn giải đáp giúp nắm vững củng cố kiến thức học Tôi làm việc môi trường văn phòng đại với đầy đủ trang thiết bị giúp học phong cách làm việc thời đại Tôi hướng dẫn thực tập sát với chuyên ngành tạo điều kiện để phát huy tốt lực nghiệp vụ Nhưng q trình kiến tập tơi gặp khó khăn chun mơn nghiệp vụ chưa hồn thiện Do tiếp xúc với cơng việc thực tế nên số khâu nghiệp vụ chậm chạp, lúng túng chưa thật thực tốt cơng việc giao bỡ ngỡ trước trang thiết bị đại Tôi xin cam đoan báo cáo kiến tập: “Công tác văn thư - lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong bài báo cáo kiến tập có sử dụng một số đánh giá, nhận xét của tác giả khác, quan hay tổ chức có liên quan đã được trích ng̀n Để hồn thành tốt báo, tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Hồn thành đợt kiến tập xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy cô khoa Văn thư –Lưu trữ tạo điều kiện cho tiếp cần với môn học chuyên nghành , từ có tảng kiến thức vững để hồn thành q trình kiếp tập viết báo cáo kiến tập Và xin cảm ơn tới Ban Giám đốc Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh Phòng Hành – Quản trị - Tổ chức tạo điều kiện tiếp nhận vào kiến tập Tôi xin cảm ơn viên chức chun mơn Phòng Hành – Quản trị - Tổ chức, đặc biệt Văn thư- Lưu trữ quan nhiệt tình giúp đỡ dẫn tơi q trình kiến tập Tơi xin chân thành cảm ơn Thầy Đào Thế Dũng hướng dẫn tơi q trình kiến tập truyền đạt kiến thức thực tiễn để tơi áp dụng vào thực tế sau Tơi xin chân thành cảm ơn kính chúc sức khỏe quý thầy cô viên chức Trường Hà Nội, Ngày 19 tháng năm 2017 Sinh viên kiến tập Nguyễn Thị Hằng PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU, TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI HỒ CHÍ MINH 1.1 Lịch sử hình thành, chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn , cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.1 Lịch sử hình thành: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trải qua giai đoạn : - Giai đoạn từ năm 1971-2005 (Trường Trung cấp): + Năm 1971, Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng + Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng , Trưởng ban Tổ chức cán Chính phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I + Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn Thư Lưu trữ Trung ương I - Giai đoạn từ năm 2005- 2011 (Trường Cao đẳng): +Ngày 15/6/2015 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo,Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng - Giai đoạn từ tháng 11/2011 (Trường Đại học): +Ngày 14/11/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số216/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 347/QĐ-BNV quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đứng trước u cầu, đòi hỏi tình hình đất nước , thực trạng nguồn nhận lực Nghành Nội vụ Miền Nam nhiều hạn chế số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi tình hình mới.Cơng tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn , đào tạo gặp nhiều khó khăn nên chưa đạt kết mong muốn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định thành lập phân hiệu trường Thành phố Hồ Chí Minh + Vào ngày 17/10/2012 theo định số :879/QĐ-ĐHNV Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định Thành lập Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh chịu quản lí trước tiếp Ban Giám hiệu, có Trưởng Văn phòng Đại diện,biến chế nhận không người +Vào ngày 18/12/2015, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1877/QĐ-BNV thành lập Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại Thành phố Hồ Chí Minh.Quy định chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quyết định số 499/QĐ-ĐHNV, ngày 25/3/2016 1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn (Trích Điều 1,Điều Quyết định 499/QĐ-BNV,ngày 25/3/2016 quy định chức ,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh) 1.1.2.1 Vị trí chức - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh(sau gọi Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh) đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực;hợp tác quốc tế ;nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế-xã hội theo chức năng,nhiệm vụ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có dấu,tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng - Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở đặt Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Căn quy hoạch , kế hoạch chung Trường, lập quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn,,ngắn hạn,hàng năm xây dựng phát triển sở phụ hợp với yêu cầu đào tạo,bồi dưỡng trình Hiệu Trưởng phê duyệt tổ chức thực sau phê duyệt - Tổ chức đào tạo ,bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học thuộc nghành ,lĩnh vực trường Đại học Nội vụ Hà Nội phép đào tạo sau có ý kiến cho phép Hiệu trưởng - Phối hợp với Phòng chức Trường tổ chức tuyển sinh , khai giảng, bế giảng trao tốt nghiệp, cấp bảng điểm tồn khóa cho sinh viên; tổ chức thi, quản lý thi kết thi kết thúc học phần cho lớp thuộc quan thành phố Hồ Chí Minh quản lí - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn,nghiệp vụ theo nhiệm vụ giao - Đề xuất thay đổi cấu tổ chức , nhân sự,quản lý viên chức,người lao động người thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh Thực ký hợp đồng lao đồng vụ việc theo phân cấp Hiệu trưởng - Huy động, quản lí, sử dụng nguồn lực theo quy định phạp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động đào tạo dịch vụ để đầu tư xây dựng sở vật chất Cơ sở thành phố Hồ Chí Minhvà chi cho hoạt động đào tạo theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Chủ trì, tìm kiến phối hợp với đối tác xây dựng thực chương trình liên kết đào tạo bậc,hệ đào tạo - Quản lý nội dung ,phương pháp ,chất lượng đào tạo, quản lý chất lương hoạt động khoa học công nghệ viên chức người học thuộc thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức,cá nhân hoạt động đào tạo - Tham gia quy trình tự đánh giá chất lượng đào tạo Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh chịu kiểm định chất lượng đào tạo quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục , gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế- xã hội,bổ sung nguồn tài cho Cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh - Tham gia hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ;tham gia giải vấn đề kinh tế-xã hội địa phương đất nước;thực dịch vụ khoa học theo quy định pháp luật - Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ viên chức; kế hoạch trang bị sở vật chất theo hướng chuẩn hóa; kế hoạch tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực công tác giáo dục trị tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức người học; tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ,cho giảng vien cán nhân viên thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh - Tổ chức đánh giá viên chức người học thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh; tham gia đánh giá cán quản lý cấp trên, cán quản lý ngang cấp theo quy định Nhà trường - Tổ chức cho viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với nghành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn ,giảm thuế,vay tín dụng theo quy định pháp luật - Thực chế độ báo cáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức - Ban Giám đốc: + Giám đốc + Phó Giám đốc - Tổ chức Đảng ,Đoàn thể : + Đảng + Cơng đồn + Đồn niên - Các đơn vị chức năng: + Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức + Phòng Tài chính- Kế tốn +Phòng Quản lý đào tạo Cơng tác sinh viên +Phòng Khoa học ,công nghệ thông tin thư viện - Các tổ giảng viên chuyên nghành: +Tổ giảng viên + Tổ giảng viên chuyên nghành 1.2 Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn phận Văn thư Lưu trữ Phòng Hành -Quản trị -Kế hoạch 1.2.1 Chức nhiệm vụ phòng Hành chính- Quản trị -Kế hoạch Phòng Hành chính –Quản trị - Kế hoạch giúp Ban Giám đốc thực chức năng, nhiệm vụ sau: - Sắp xếp tổ chức bộ máy, quản lý và bồi dưỡng giáo viên, cán bộ công chức, nhân viên - Thực công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, đối ngoại Sưu tầm và quản lý tư liệu truyền thống nhà trường - Tổ chức thực chế độ, chính sách đối với giáo viên, cán bộ công chức; quản lý bổ sung lý lịch cán bộ công chức và lập, ghi bổ sung sổ bảo hiểm - Cơng tác bảo vệ nợi bợ, q́c phòng và an ninh - Công tác lao động tiền lương - Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật - Công tác pháp chế, giải khiếu tố, khiếu nại cán bộ công chức, sinh viên - Thực nhiệm vụ khác được Ban Giám đốc phân công SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC: TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH -QUẢN TRỊ -TỔ CHỨC Tổ chức cán Hành chín h tổ chức Thi đua khen thưởn g Văn thư lưu trữ Tổ Bảo vệ Phòn g cháy chữa cháy Xe ô tô 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn thư Lưu trữ Phòng Hành chính- Quản trị -Kế hoạch - Nhà Trường đã bớ trí viên chức có trình đợ và kinh nghiệm đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ trữ, phát sai sót công tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản để từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời sai sót xảy Công tác kiểm tra trường được tiến hành theo chế độ kiểm tra định kỳ Qua công tác kiểm tra cán văn thư có thể nắm được số lượng, trạng thái thực tế tài liệu của phòng, kho lưu trữ, phát sai sót công tác chỉnh lý, xác định giá trị thống kê Sau thực công tác kiểm tra kết quả cho thấy tình hình tài liệu đã ghi sở sách thớng kê với tình hình tài liệu thực có phòng là trùng khớp với CHƯƠNG : SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Những ưu điểm ,hạn chế nguyên nhân công tác văn thư-lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh 3.1.3 Ưu điểm - Công tác văn thư lưu trữ có tầm quan trọng tất cả quan hành chính Nhà nước, chính mà được lãnh đạo cấp quan tâm Đối với Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh , công tác văn thư lưu trữ xác định là một khâu nghiệp vụ quan trọng q trình hoạt đợng của Trường - Qua thời gian kiến tập công tác văn thư lưu trữ bợ phận Văn thư Lưu trữ của phòng Hành chính -Quản trị- Tổ chức Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh và lý thuyết đã được học Nhìn chung công tác văn thư lưu trữ Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh đã được Ban Giám đốc thường xuyên quan tâm, đôn đốc kiểm tra , bồi dưỡng,tập huấn lớp ngắn hạn + Công tác văn thư lưu trữ áp dụng quy chế , quy định của nhà nước ban hành : Về Quản lí và sử dụng dấu cứ và nghị số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ;Thể Thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cứ vào thông tư 01/2011.TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ ;Quản lí văn bản , lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ quan cứ thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ và Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Văn thư lưu trữ quan thực chức nhiệm vụ được giao +Công tác đăng kí, tiếp nhận chuyển giao văn bản , đến được thực đầy đủ, chính xác và nhanh chóng +Tất văn quan phải qua phận văn thư Sau đơn vị cá nhân soạn thảo xong văn văn thư đóng dấu, việc quản lý văn quan thực hiên đầy đủ, chặt chẽ + Công tác quản lý văn bản đến của bộ phận văn thư được tổ chức tương đối chặt chẽ Tất cả văn bản đến quan dược đăng ký vào sổ và đăng ký vào máy tính, chuyển đối tượng, nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tuân thủ quy định của Nhà nước và quan công tác bảo mật văn bản + Văn thư quan thực toàn bộ dấu của quan và trực tiếp đóng dấu lên văn bản + Đối với việc tạo lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan.Đã có quy trình lập hờ sơ, đã lập được hồ sơ sơ bộ + Các loại công văn , tài liệu, giấy tờ được xếp gọn gàng , ngắn và được phân theo loại, thời gian thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu sử dụng 3.1.2 Hạn chế - Bên cạnh ưu điểm có điểm hạn chế sau: + Việc soạn thảo văn bản là công việc của nhiều đơn vị cá nhân có liên quan có nhiều văn bản thành phần thể thức chưa thống với quy định chung của Nhà nước, hình thức văn bản rườm rà, mợt sớ văn bản nhiều sớ và ký hiệu, trích yếu nợi dung dài dòng + Việc lập hờ sơ đã được triển khai đến đơn vị, cá nhân Tuy nhiên, việc lập hồ sơ một số đơn vị và cá nhân chưa đạt yêu cầu và chưa hoàn chỉnh theo quy định + Việc quản lý công tác lưu trữ của Nhà Trường chủ yếu sử dụng công cụ quản lý thủ công truyền thống chưa áp dụng công cụ quản lý đại + Viên chức văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, khới lượng công việc lớn nên ít có thời gian dành cho công tác lưu trữ 3.1.3 Nguyên nhân - Chưa nhận thức vai trò, vị trí và tầm quan của công tác văn thư lưu trữ - Chưa áp dụng công nghệ quản lý đại - Viên chức văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, khới lượng công việc lớn nên ít có thời gian dành cho công tác lưu trữ 3.2 Những điểm giống khác lý luận thực tiễn áp dụng công tác văn thư lưu trữ phận văn thư phòng Hành chính-Quản trị-Tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh 3.2.1 Những điểm giống - Công tác văn thư lưu trữ áp dụng quy chế , quy định của nhà nước ban hành : Về Quản lí và sử dụng dấu cứ và nghị số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ;Thể Thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cứ vào thông tư 01/2011.TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ ;Quản lí văn bản , lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ quan cứ thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ và Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cách đăng kí văn bản ,đến áp dụng mẫu lý thuyết đã học - Các văn bản phần cuối ‘Nơi nhận’ cuối nơi nhận có dấu chấm phẩy theo quy định -Hàng năm, Trường xây dựng kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Nhìn chung, thực tiễn công tác văn thư lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh giống với lý thuyết 3.2.2 Những điểm khác - Có nhiều khâu công tác văn thư được rút ngắn lại để áp dụng với thực tiễn lại không với quy định - Kho lưu trữ chưa trang bị thiết bị phù hợp, nhiều tài liệu chưa được chỉnh lý,chất nhiều kho, - Việc chỉnh lý tài liệu chưa được trọng và chưa lập danh lục tài liệu hết giá trị 3.3 Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh Qua q trình kiến tập công tác văn thư lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh,Tôi có một số đề xuất để nâng cao hiểu quả chất lượng của công tác văn thư lưu trữ: 3.3.1.Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác Văn thư - Thứ nhất, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, vai trò, vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư Để đảm bảo chất lượng tham mưu nội dung thể thức văn - Thứ hai, tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến cơng tác văn thư để tồn thể cán công chức quan nắm cách hệ thống công tác văn thư, việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao - Thứ ba, nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho công chức văn thư quan; rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư: Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; rèn luyện cho kỹ cần thiết để đảm bảo thực tốt yêu cầu công tác văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc - Thứ tư, văn thư quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn chặt chẽ hơn, cương khơng đóng dấu văn thức, kỹ thuật trình bày văn 3.3.2.Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác Lưu trữ - Một là, cần có quy định rõ ràng việc lập Danh mục hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, đánh giá, chấn chỉnh Đẩy mạnh việc tuyên truyền, giáo dục để nâng cao nhận thức tinh thần trách nhiệm công chức viên chức người lao động ý nghĩa tầm quan trọng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan - Hai là, tăng cường công tác đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho Lãnh đạo công chức, viên chức chất lượng, công tác lưu trữ - Ba là, hàng năm phải ưu tiên bố trí đầy đủ kinh phí để đáp ứng nhu cầu trang thiết bị, phương tiện làm việc cho công tác lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Có chế độ bồi dưỡng thỏa đáng cho viên chức lưu trữ thời điểm thu nhận, chỉnh lý khối lượng tài liệu lớn - Bớn là, Bố trí kho lưu trữ trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ cho Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức nhu cầu cấp thiết nay, để quản toàn vẹn tài liệu lưu trữ khai thác tài liệu nhanh chóng kịp thời phục vụ nhu cầu chung cho hoạt động quản lý điều hành PHẦN KẾT LUẬN Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo Công tác văn thư - lưu trữ phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh nói chung Phòng Hành chính- Quản trị-Tổ chức nói riêng u cầu cơng tác văn thư - lưu trữ phải có cung cấp đủ thơng tin cần kịp thời, đẩy đủ, xác thơng tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện tốt cho việc lưu trữ cung cấp nguồn nộp lưu cho Trung tâm Lưu trữ theo quy định Có thể cho ,Nhìn chung cơng tác văn thư lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh thực tương đối tốt đầy đủ Nhưng công tác văn thư lưu trữ Trường có nhược điểm định Tôi nêu nhược điểm ,các điểm khác lý thuyết thực tiễn đề xuất nhằm để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Thời gian Kiến tập Cơ sở Đại học Nội vu Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh khơng nhiều tơi học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế hướng dẫn tận tình đồng nghiệp trước, qua rèn luyện thêm ý thức cơng việc mình, có trách nhiệm với công việc sau trường cố gắng để cống hiến cho quan, cho ngành Lưu trữ kiến thức học sau năm trường đại học khả cao Một lần ,Tơi xin cảm ơn Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh , viên chức chuyên mơn Phòng Hành – Quản trị - Tổ chức, đặc biệt Văn thư- Lưu trữ quan nhiệt tình giúp đỡ dẫn tơi q trình kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Đào Thế Dũng hướng dẫn tơi q trình kiến tập truyền đạt kiến thức thực tiễn để tơi áp dụng vào thực tế sau PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ I GIAO DIỆN BIỂU MẪU ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN, ĐI PHỤ LỤC SỐ II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CƠ SỞ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày ……….đến ngày……… Từ số………….đến số………… Quyển số:… ... Loại khơng bóc bì: Các loại văn đóng dấu Chữ ký hiệu độ mật theo quy định thông tư số 12/2012/TT-BCA ngày13/9/2002 công an hướng dẫn thực nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 chình phủ quy