Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 2 5. Bố cục của đề tài 3 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 4 1. Lịch sử hình thành 4 2. Cơ cấu tổ chức 4 3. Chức năng nhiệm vụ 6 3.1. Chức năng 6 3.2. Nhiệm vụ 6 4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 10 4.1. Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành 10 4.2. Nhóm công việc hoạt động gắn với chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc thông tin thư viện 11 4.3. Nhóm hỗ trợ, phục vụ 11 5. Những quy định chung về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 12 5.1. Trách nhiệm tổ chức, quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ 12 5.2. Bộ máy tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Đại học Quốc gia và các đơn vị 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 17 1. Công tác văn thư 17 1.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản 17 1.2. Quản lý văn bản 21 1.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 25 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư 27 2. Công tác lưu trữ 29 2.1. Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 29 2.2. Thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ 32 2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu công tác văn thư lưu trữ 33 2.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 34 3. Về trang thiết bị và các phần mềm văn phòng phục vụ công tác tổ chức văn thư, lưu trữ 36 3.1. Tình hình sử dụng các trang thiết bị văn phòng 36 3.2. Các phần mềm ứng dụng 36 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 38 1. Nhận xét, đánh giá 38 1.1. Ưu điểm 38 1.2. Nhược điểm 38 2. Nguyên nhân 39 3. Các giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức hội họp 39 3.1. Về phía Trung tâm Thông tin –Thư viện ĐHQGHN 39 3.2. Về phía cá nhân 40 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC 44

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Nguyễn Thị Thanh Xuân

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Cơ quan thực tập: Trung tâm Thông tin - Thư viện,

Đại học Quốc gia Hà Nội Địa chỉ: Số 144, đường Xuân Thủy, quận Cầu giấy, Hà Nội Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng

Hà Nội - 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này trước hết tôi xin gửi lời cảm

ơn đến Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa Quản trị vănphòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy, hướng dẫn và định hướngphát triển đề tài này

Trong qúa trình khảo sát và thu nhập thông tin để thực hiện báo cáo thựctập này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, các cô chú, anhchị của Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã tạo điều kiện, tận tìnhhướng dẫn và cung cấp cho tôi những thông tin cần thiết để tôi có thể hoànthành đề tài này

Từ những kiến thức mà thầy cô Đại học Nội Vụ đã giảng dạy cho tôi cùngthời gian thực tập tại cơ quan Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, bảnthân tôi đã rút ra nhiều kinh nghiệm để giúp ích cho công việc sau này của bảnthân Tuy nhiên, do sự hạn chế về thời gian và kiến thức của bản thân nên bàibáo cáo thực tập không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhậnđược ý kiến nhận xét của các thầy cô và cơ quan thực tập Những góp ý quý báu

ấy em sẽ cố gắng tiếp thu và tiếp tục khắc phục trên con đường học tập và làmviệc sau này

Cuối cùng, tôi kính chúc quý thầy, cô và toàn thể cơ quan dồi dào sức khỏe,thành công trong cuộc sống

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâmThông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” là do tôi nghiên cứu và soạnthảo Các nội dung nghiên cứu trình bày chưa từng được công bố ở các nghiêncứu khác Các nội dung tham khảo đều được trích dẫn nguồn gốc Tôi xin chịutrách nhiệm về nghiên cứu của mình

Hà Nội, ngày 20 tháng 9 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thanh Xuân

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục của đề tài 3

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 4

1 Lịch sử hình thành 4

2 Cơ cấu tổ chức 4

3 Chức năng nhiệm vụ 6

3.1 Chức năng 6

3.2 Nhiệm vụ 6

4 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 10

4.1 Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành 10

4.2 Nhóm công việc hoạt động gắn với chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc thông tin thư viện 11

4.3 Nhóm hỗ trợ, phục vụ 11

5 Những quy định chung về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 12

5.1 Trách nhiệm tổ chức, quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ .12 5.2 Bộ máy tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Đại học Quốc gia và các đơn vị 12

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC

GIA HÀ NỘI 17

1 Công tác văn thư 17

1.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản 17

1.2 Quản lý văn bản 21

1.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 25

1.4 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư 27

2 Công tác lưu trữ 29

2.1 Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 29

2.2 Thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ 32

2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu công tác văn thư lưu trữ 33

2.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 34

3 Về trang thiết bị và các phần mềm văn phòng phục vụ công tác tổ chức văn thư, lưu trữ 36

3.1 Tình hình sử dụng các trang thiết bị văn phòng 36

3.2 Các phần mềm ứng dụng 36

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 38

1 Nhận xét, đánh giá 38

1.1 Ưu điểm 38

1.2 Nhược điểm 38

2 Nguyên nhân 39

3 Các giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức hội họp 39

3.1 Về phía Trung tâm Thông tin –Thư viện ĐHQGHN 39

3.2 Về phía cá nhân 40

KẾT LUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

PHỤ LỤC 44

BẢNG KÊ CÁC TỪ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt

1 ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong nghiệp vụ văn phòng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì tổchức công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo thông tinvăn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Đó là cácviệc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư Đồng thời góp phầnlựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêucầu khai thác, sử dụng của cơ quan Việc lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, đơn vị

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, đơn vị; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sửdụng con dấu trong văn thư Còn công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thuthập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà

có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sựliên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiệnhành và đưa vào lưu trữ lịch sử Thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ gópphần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơhiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Cóthể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưutrữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điềukiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị củatài liệu lưu trữ

Sau quá trình học tập về các công tác quản trị văn phòng tại Khoa Quan trịvăn phòng trường Đại học Nội Vụ được tiếp xúc, nghiên cứu, tìm tòi các tài liệu

để hiểu biết sâu rộng hơn về chuyên ngành của mình Cùng một thời gian làm

việc, tìm hiểu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN, tôi nhận thấy đượctầm quan trọng của việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trong công tác vănphòng Do đó, tôi đã nghiên cứu vào đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữtại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

2 Mục tiêu của đề tài

- Nghiên cứu làm rõ vai trò của bộ phận văn phòng trong công tác tổ chứcvăn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Phân tích, đánh giá thực trạng việc tổ chức văn thư, lưu trữ tại cơ quan

Từ đó, đưa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tạiTrung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGH

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin –Thư viện ĐHQGHN

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Đề tài tập trung nghiên cứu về tổ chức, quản lý và các nghiệp vụ của côngtác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia HàNội (ĐHQGHN)

4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

- Cơ sở lý luận: các nghiên cứu, đánh giá của đề tài dựa trên cơ sở lý luậncủa ngành quản trị văn phòng

- Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin: lựa chọn vấn đề từ việc quan sát

và tiếp cận đối tượng nghiên cứu thông qua nhiều hình thức

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phân tích các tài liệu của những người đitrước, những công trình nghiên cứu đã thực hiện để tránh trùng lặp Đồng thờitổng hợp thông tin cho đề tài

- Phương pháp phi thực nghiệm: thu thập thông tin dựa trên sự quan sát trựctiếp nhưng không ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu như phỏng vấn lãnh đạo,điều tra nhân viên bằng bảng hỏi,…tại cơ quan Điều này giúp đem lại thông tincập nhật hơn, xác thực hơn mà không có trong tài liệu khác

- Phương pháp phân tích, đối chiếu, so sánh tìm ra những điểm cần lưu ý

trong giải quyết vấn đề.

5 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài báo cáo thực tập gồm 3 chương:

- Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốcgia Hà Nội

- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâmThông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức vănthư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học quốc gia Hà Nội

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN –

THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1 Lịch sử hình thành

Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội có tên tiếng Anh

là Library and Information Center Vietnam National University, Hanoi Tên giaodịch viết tắt là LIC

Trung tâm Thông tin - Thư viện được thành lập theo quyết định số66/TCCBngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN)trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN vàQuyết định số: 4016/QĐ-ĐHQGHN ngày 19/10/2015 Quy định về tổ chức vàhoạt động của trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN

2 Cơ cấu tổ chức

- Ban Giám đốc Trung tâm: gồm Giám đốc Trung tâm và các Phó Giám đốcTrung tâm

+ Giám đốc Trung tâm là đại diện theo pháp luật của Trung tâm trong quan

hệ với ĐHQGHN và các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước; chịu trách nhiệmtrước pháp luật và trước Giám đốc ĐHQGHN về các hoạt động của Trung tâm.+ Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho Giám đốc Trung tâm, thay mặtGiám đốc Trung tâm chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm viđược phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về các lĩnh vựccông tác đó

- Hội đồng thư viện

+ Hội đồng thư viện của Trung tâm là cơ quan tư vấn cho Giám đốc Trungtâm về công tác thông tin thư viện và các công tác khác thuộc chức năng, nhiệm

vụ của Trung tâm Giám đốc Trung tâm quyết định thành lập Hội đồng Thư việncủa Trung tâm Nhiệm kỳ của Hội đồng Thư viện theo nhiệm kỳ của Giám đốcTrung tâm

+ Hội đồng Thư viện gồm: Ban Giám đốc, một số trưởng, phó trưởngphòng chức năng, nghiệp vụ, dịch vụ thông tin trực thuộc Trung tâm và các nhàkhoa học có uy tín, kinh nghiệm về lĩnh vực thông tin – thư viện trong và ngoàiĐHQGHN

Giám đốc Trung tâm ra quyết định bổ nhiệm Chủ tịch, Thư ký và các thành

viên Hội đồng Thư viện của Trung tâm.

Hội đồng thư viện họp định kỳ sáu tháng một lần và họp bất thường do chủtịch Hội đồng triệu tập; cuộc họp được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/3 số thànhviên Hội đồng tham dự; kết luận của cuộc họp có hiệu lực khi có trên 50% tổng

số thành viên tham dự biểu quyết tán thành; biên bản của cuộc họp phải trình lênGiám đốc Trung tâm chậm nhất là sau 10 ngày kể từ ngày họp Hội đồng

+ Các đơn vị trực thuộc

Các đơn vị trực thuộc trung tâm gồm các phòng chức năng, nghiệp vụ vàdịch vụ thông tin có nhiệm vụ tham mưu và giúp Giám đốc Trung tâm trong việcquản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc theo chứcnăng, nhiệm vụ được Giám đốc Trung tâm giao

+ Các phòng chức năng gồm phòng Hành chính – Tổ chức và phòng Kếhoạch – Tài chính

+ Các phòng nghiệp vụ gồm: phòng Bổ sung – Trao đổi, phòng Phân loại –Biên mục, phòng Quản trị công nghệ thông tin, phòng Phát triển tài nguyên số

và phòng Thông tin trực tuyến

+ Các phòng phục vụ người dùng tin bao gồm: phòng Dịch vụ thông tintổng hợp, phòng Dịch vụ thông tin Khoa học tự nhiên – Xã hội nhân văn, phòngDịch vụ thông tin Mễ Trì, phòng Dịch vụ thông tin Ngoại ngữ

- Về nhân sự của Trung tâm

Nhân sự của Trung tâm bao gồm đội ngũ CCVC và người lao động theo chỉtiêu nhân lực do ĐHQGHN giao Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

và nguồn tài chính của Trung tâm, trên cơ sở xác định vị trí việc làm và mô tảcông việc, Giám đốc Trung tâm xây dựng Đề án vị trí việc làm và kế hoạchtuyển dụng hàng năm, trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt

Căn cứ nhu cầu hoạt động và nguồn thu bổ sung từ các hoạt động bồidưỡng, nghiên cứu và triển khai cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của Trung tâm,Giám đốc Trung tâm ký hợp đồng thuê, khoán đối với những công việc không

bố trí biên chế thường xuyên; ký hợp đồng lao động đối với các cá nhân kháctheo quy định của pháp luật và của ĐHQGHN Việc tuyển dụng, quản lý và sửdụng CCVC, người lao động của Trung tâm thực hiện theo quy định hiện hànhcủa Nhà nước và của ĐHQGHN

3 Chức năng nhiệm vụ

3.1 Chức năng

Tham mưu và giúp Ban Giám đốc thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; hànhchính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, đối ngoại; thi đua khen thưởng kỷ luật; thanhtra, kiểm tra, giám sát theo quy định hiện hành; công tác bảo vệ chính trị nội bộ;quản trị, quản lý tài sản chung, cung ứng trang thiết bị, đảm bảo cơ sở vật chấtcho mọi hoạt động các phòng trong Trung tâm Đầu mối triển khai các dự án,hợp tác đối tác trong và ngoài nước

3.2 Nhiệm vụ

- Về công tác tổ chức

+ Xây dựng bộ máy tổ chức của đơn vị phù hợp với sự phát triển của Trungtâm theo từng giai đoạn, theo chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định Đồngthời quy hoạch đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ theo từng giai đoạn trung hạn,ngắn hạn, hàng năm

+ Xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng,quản lý, sử dụng đội ngũ cán bộ hiệu quả Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều độngcán bộ của đơn vị phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển củaTrung tâm, đề xuất, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp

+ Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức của Trung tâm Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ

sơ, lý lịch và sổ bảo hiểm của xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng laođộng trong Trung tâm

+ Giúp Ban Giám đốc giải quyết các chế độ chính sách cho nguời lao độngnhư: Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, nghỉ thai sản và phụ cấp khác theo quyđịnh

+ Thực hiện công tác chính trị, tư tưởng làm đầu mối trong việc phổ biến,tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nướcđến cán bộ, viên chức, hợp đồng lao động trong trung tâm

+ Xây dựng các văn bản về nội quy, quy chế của đơn vị

+ Thống kê và báo cáo về công tác nhân sự theo định kỳ và đột xuất

+ Quản lý cơ sở dữ liệu cán bộ toàn Trung tâm

- Công tác hành chính, tổng hợp, đối ngoại và kiểm định

+ Quản lý các loại con dấu của Trung tâm, sử dụng các con dấu theo quyđịnh của Nhà nước (Trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể…)

+ Xây dựng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn của đơn vị Tổng hợp tình

hình hoạt động của Trung tâm hàng tháng, quý, năm;

+ Đầu mối trong việc tổ chức công tác hiếu, hỷ, lễ tân, tiếp tân, giao tiếpđối nội – đối ngoại của Trung tâm

+ Xây dựng kế hoạch đoàn vào, đoàn ra Phối hợp với các đơn vị trong việcthực hiện kế hoạch đoàn vào, đoàn ra Làm thủ tục, chuẩn bị nội dung và cácđiều kiện cần thiết khác cho Ban Giám đốc đi công tác nước ngoài Tiếp đón cácđoàn khách trong và ngoài nước đến tham quan và làm việc

+ Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đóc việc thực hiện các quyđịnh về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư lưu trữ theo quy định củaNhà nước

+ Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận các côngvăn, tài liệu trong phạm vi quyền hạn và quy định của công tác văn thư; lưu trữcác tài liệu, bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước

+ Tham mưu đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản; tư vấn, thẩm định cơ

sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của Trung tâm trước khi banhành

+ Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ Soạn thảo vàban hành văn bản thuộc lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính

+ Tham mưu, xây dựng, ban hành các văn bản thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ

+ Tổng hợp, xây dựng chương trình, lịch công tác của Trung tâm Sắp xếpchương trình, lịch công tác tuần, quý, năm của Ban Giám đốc Hướng dẫn vàđôn đốc các phòng, đơn vị phối hợp thực hiện theo chương trình của Ban Giámđốc

+ Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo định kỳ hàng năm.+ Xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu của toàn Trung tâm

+ Đầu mối công tác kiểm định và phối hợp kiểm định theo định kỳ

+ Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo

+ Quản lý xe ô tô phục vụ công tác của lãnh đạo và các hoạt động củaTrung tâm

+ Đầu mối thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu, văn phòng phẩm, thưbáo, thông tin liên lạc… phục vụ các hoạt động của Trung tâm theo quy định củaGiám đốc

+ Trưởng/phó phòng được ký một số loại văn bản, giấy tờ theo thừa lệnhcủa Giám đốc

+ Đầu mối thực hiện các thủ tục đấu thầu, mua sắm tài sản, bảo dưỡng, bảotrì CSVC, trang thiết bị phục vụ hoạt động Trung tâm.

+ Chuẩn bị hồ sơ về đầu tư xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa cơ sở vậtchất và các trang thiết bị khác trình Giám đốc phê duyệt Giám sát thi công cáccông trình xây dựng, cải tạo, sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị Tổ chức nghiệmthu, thanh quyết toán, bàn giao cơ sở vật chất, thiết bị, công trình, hạng mục đãhoàn thành đưa vào sử dụng

+ Đầu mối xây dựng, triển khai, tiếp nhận các dự án đầu tư

+ Duy trì trật tự trị an trong khu vực Trung tâm Đề xuất việc xây dựng kếhoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinhdịch tễ

+ Phối hợp các phòng Tài vụ quản lý các hợp đồng dịch vụ tại Trung tâm,đầu mối quản lý dịch vụ dung chung của các đơn vị tại nhà C1T

+ Phối hợp với phòng Tài vụ trong việc theo dõi, xác nhận chi trả các kinhphí, điện nước, vệ sinh… cho các đơn vị, trường tại các khu vực phục vụ củaTrung tâm

- Về công tác thi đua khen thưởng

+ Thực hiện và quản lý công tác thi đua khen thưởng hàng năm bao gồmbình xét các danh hiệu thi đua tập thể và cá nhân của Trung tâm theo quy địnhhiện hành

+ Xét, giới thiệu và làm hồ sơ thủ tục đề nghị cấp bằng khen, huân chương,

+ Đề xuất thành lập các hội đồng tư vấn, tham mưu, tham gia các hội đồngnhư: Hội đồng tuyển dụng; Hội đồng Thi đua – Khen thưởng; Hội đồng xét nângngạch, nâng lương; Hội đồng kỷ luật…

- Về công tác thanh tra

+ Theo dõi việc thực hiện các kế hoạch, các chỉ đạo, các kết luận của Giámđốc trong công tác giao ban

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện về công tác thanh tra của Trung tâm theonăm học, thực hiện các công tác thanh tra theo quy định hiện hành và đề xuấtgiải quyết các vụ việc khi có dấu hiệu vi phạm

+ Trực tiếp giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo cuả cán bộ, học sinh,sinh viên liên quan đến hoạt động của Trung tâm theo quy định hiện hành

+ Đầu mối tiếp nhận, xử lý thông tin tại các hòm thư góp ý và mục góp ýtrên cổng thông tin Trung tâm

+ Phối hợp với các tổ chức kiểm tra khác như: thanh tra nhân dân, kiểm traĐảng ủy… trong việc thực hiện các nội dung thanh tra, kiểm tra theo quy định.+ Phối hợp với các phòng, bộ phận Trung tâm thực hiện việc in, phát thẻ đanăng, theo dõi việc chuyển chi trả kinh phí theo nhiệm vụ

+ Phối hợp với phòng Tài vụ tổ chức thanh lý tài sản theo quy định

+ Quản lý nhân lực, bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuậtthuộc phạm vi Phòng quản lý

4 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

Theo chức năng, nhiệm vụ công việc, vị trí việc làm tại văn phòng tại Trung tâm – Thông tin thư viện ĐHQGHN bao gồm 3 nhóm công việc lớn với

sự phân chia các công việc như sau:

4.1 Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành

- Các công việc trong nhóm được phân chia theo chức danh của Ban Giám đốc và các Trưởng, phó văn phòng vì đây là lực lượng nhân sự chủ chốt của văn phòng đảm nhiệm việc lãnh đạo, quản lý, điều hành văn phòng

- Các chức danh được chia làm 3 loại theo cấp bậc lần lượt như sau:

(1) Ban Giám đốc: Giám đốc, Phó Giám đốc (Phụ trách Nghiệp vụ), Phó Giám đốc (Phụ trách Phục vụ bạn đọc) và Phó Giám đốc (Phụ trách Hành chính,

(2) Trưởng, phó phòng chuyên môn nghiệp vụ

(3) Trưởng, phó phòng phục vụ bạn đọc

(4) Trưởng, phó phòng hỗ trợ chuyên môn, phục vụ

- Trong loại chức danh (1), Giám đôc là người đứng đầu nên có ssoos lượngcông việc nhiều nhất và trọng trách nặng nề nhất Còn các Phó giá đốc đều có 3 công việc theo ngành của mình

- Đối với loại chức danh (2), công việc điều hành, quản lý tập trung tại các phòng Tin học, phòngThông tin-Nghiệp vụ, phòng Bổ sung-Trao đổi: 6 công việc, phòng Phát triển Tài nguyên số và phòng Phân loại

- Đối với loại chức danh (3), công việc điều hành, quản lý tại phòng Phục

vụ bạn đọc Chung, phòng Phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ, phòng Phục vụ bạn đọc Thượng Đình và phòng Phục vụ bạn đọc Mễ Trì

- Đối với loại chức danh (4), công việc lãnh đạo, quản lý của phòng hỗ trợ chuyên môn, phục vụ là phòng Hành chính - Tổng hợp và phòng Kế hoạch - Tài chính Tuy nhiên, đối với Phó trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp có sự phân biệt giữa phụ trách TCCB phụ trách công tác Văn phòng và phụ trách công tác Thanh tra- Pháp chế

4.2 Nhóm công việc hoạt động gắn với chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ bạn

đọc thông tin thư viện

- Theo từng hoạt động sẽ có các công tác riêng gắn với những công việc tương ứng Điều này thể hiện việc xác định vị trí làm việc của Trung tâm là vô cùng cụthể cho mỗi công tác văn phòng

- Công việc hoạt động gắn với chuyên môn nghiệp vụ thông tin thư viện bao gồm các công tác là: Bổ sung-Trao đổi tài liệu, Phân loại-Biên mục tài liệu, phát triển Tài nguyên số, Thông tin - Thư mục- Nghiệp vụ và Tin học

- Công việc gắn với phục vụ bạn đọc/người dùng tin gồm việc tổ chức PVBĐ/người dùng tin tại các phòng mượn, tổ chức PVBĐ tại các phòng đọc, vệ sinh, tu bổ tài liệu tại các phòng đọc và thường trực, bảo vệ tại các phòng đọc

- Trong các hoạt động được phân chia kể trên được quy định số lượng

công việc từ 3 đến 14 công việc Đó là công tác Tin học với 14 công việc và vệ sinh, tu bổ tài liệu tại các phòng đọc với 3 công việc

4.3 Nhóm hỗ trợ, phục vụ

- Công việc của nhóm hỗ trợ, phục vụ không đòi hỏi cao về chuyên môn nhưng lại cần kỹ năng tốt để đảm bảo từ những công việc cơ bản nhất Các công việc này gắn liền với việc phát triển trong toàn bộ cơ quan Cơ quan có kỷ luật tốt, văn hóa tốt là thể hiện đội ngũ hỗ trợ, phục vụ chuyên nghiệp

- Nhóm hỗ trợ, phục vụ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN bao gồm việc tổ chức nhân sự, hành chính – đối ngoại, xây dựng, quản trị, lái xe 31a- 4795, thường trực, bảo vệ, lao công nhà c1t, thanh tra pháp chế, kế hoạch tài chính Trong đó, số lượng các công việc được quy định cho mỗi việc là từ 3 đến 13 công việc Hành chính – đối ngoại có 13 công việc Riêng về kế hoạch tài chính được chia thành 4 nhóm là công tác kế hoạch, kế toán viên tổng hợp,

kế toán giao dịch ngân hàng, kho bạc, kế toán thanh toán phí, các loại phí, các loại thuế; kế toán quỹ: kế toán tài sản

5 Những quy định chung về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

5.1 Trách nhiệm tổ chức, quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ

- Trách nhiệm của Giám đốc ĐHQGHN trong việc quản lý công tác vănthư và lưu trữ cụ thể như sau: Tổ chức ban hành và hướng dẫn thực hiện chế độ,quy định về công tác văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư và lưutrữ đối với các đơn vị; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật vềcông tác văn thư và lưu trữ theo thẩm quyền; Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu,ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ; Tổ chức đàotạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết và quản lýcông tác thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ

- Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc ĐHQGHN tổchức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của ĐHQGHN và trực tiếp tổ chức thựchiện công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng ĐHQGHN

- Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện công

tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình.

- Mọi cán bộ, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc cóliên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh Quy địnhnày và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

5.2 Bộ máy tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Đại học Quốc

Tham mưu giúp lãnh đạo Trung tâm thực hiện công tác thi đua khenthưởng, quản lý công tác kế toán, tài chính, tài sản cuả Trung tâm theo quy địnhcủa Nhà nước đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, đúng chế độ; lập kế hoạch kinh phíhoạt động hàng năm trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét;

Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm và làm việc; trang trí khánh tiết, phục

vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho các hội nghị, cuộc họp củaTrung tâm;

Quản lý công văn đến, công văn đi, hồ sơ, tài liệu, văn bằng, chứng chỉquản lý và sử dụng con dấu… theo quy định của công tác văn thư lưu trữ;

Tổ chức thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh, phòng gian bảo mật,phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường Trung tâm;

Phối hợp với các tổ chức Công đoàn, Đoàn thanh niên chăm lo đời sống vậtchất, tinh thần và các chế độ khác cho cán bộ viên chức trong Trung tâm

(2) Phó phòng

Hỗ trợ trưởng phòng trong công việc, được Lãnh đạo và trưởng phòng phân

công phụ trách chỉ đạo thực hiện một hoặc một số lĩnh vực công tác Phó phòngchủ động xử lý các công việc thuộc phạm vi được phân công Trong nhữngtrường hợp cần thiết thì phó phòng trao đổi, bàn bạc với Trưởng phòng để cùngxem xét và đưa ra quyết định cuối cùng.

(3) Các bộ phận chuyên môn

- Bộ phận hành chính văn thư: có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp

nhận, xử lý bảo quản,chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức côngtác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹthuật phục vụ cho hoạt động của văn thư

+ Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụnghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyênmôn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạtđộng, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời chothủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết

+ Bộ phận quản trị: cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vậtchất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phươngtiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả

+ Bộ phận Kế hoạch –Tài chính: dự trù kinh phí cho hoạt động của cơquan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộphận trong cơ quan

+ Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện cáchoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theodõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ

sơ nhân dự

+ Bộ phận bảo vệ: bảo vệ tài sản của Trung tâm, bảo đảm an ninh trật tự trị

an trong toàn Trung tâm Hướng dẫn, kiểm tra khách và cán bộ nhân viên khivào cổng, phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc

Tại các đơn vị có Phòng Hành chính tổng hợp hoặc Phòng Hành chính

-Tổ chức thành lập bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc cácphòng này Tại các đơn vị còn lại bố trí ít nhất 01 cán bộ chuyên trách hoặc kiêmnhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ

5.2.2 Chức năng

- Phòng Hành chính Tổng hợp thuộc Văn phòng ĐHQGHN có chức nănggiúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Giám đốc ĐHQGHN tổ chức quản lý vàthực hiện công tác văn thư, lưu trữ của ĐHQGHN; thực hiện công tác văn thư,lưu trữ của Văn phòng.

- Bộ phận, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc các đơn vị có tráchnhiệm tham mưu và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.5.2.3 Nhiệm vụ

- Phòng Hành chính Tổng hợp thuộc Văn phòng có nhiệm vụ:

+ Giúp Chánh Văn phòng xây dựng các văn bản của ĐHQGHN quy định

và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đúngquy định của pháp luật Kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Giám đốcĐHQGHN phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ,quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức trực thuộcĐHQGHN Kế hoạch trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt để chỉ đạo việcnghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phốihợp với các đơn vị trong ĐHQGHN và các cơ quan hữu quan hàng năm tổ chứcđào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, viênchức Đồng thời phối hợp với Ban Thanh tra trong việc giải quyết khiếu nại, tốcáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

+ Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật.+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan/đơn vị như: tiếpnhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cánhân; giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng; đóngdấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển và theodõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sửdụng bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làmthủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức; bảo quản, sửdụng con dấu theo quy định của pháp luật; lập hồ sơ văn bản lưu để nộp vào lưutrữ theo quy định hiện hành

+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành: hàng năm tiếnhành thu thập, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

+ Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tronghoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của ĐHQGHN

- Nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ của các đơn vị: thực hiện cácnhiệm vụ và theo quy định cụ thể của Thủ trưởng đơn vị

5.3 Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

- Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ củangạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật Tùy thuộc vàokhối lượng công việc, tại Văn phòng ĐHQGHN và các trường đại học thànhviên phải có ít nhất 01 cán bộ làm công tác văn thư và 01 cán bộ làm công táclưu trữ; ít nhất 01 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị còn lại

- Cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ phải có trình độ đại học chính quytrở lên, được đào tạo đúng chuyên ngành về công tác văn thư, lưu trữ Cán bộkiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải có giấy chứng nhận đã qua lớpbồi dưỡng kiến thức ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền cấp

4.4 Kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư và lưu trữ

- Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ quản

lý công tác văn thư, lưu trữ trong toàn ĐHQGHN, tổ chức các hoạt động nghiệp

vụ và trang bị các thiết bị chuyên dùng cho công tác văn thư lưu trữ của Vănphòng theo đề nghị của Chánh Văn phòng

- Thủ trưởng các đơn vị phê duyệt kinh phí thực hiện các hoạt động nghiệp

vụ và trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị theo đềnghị của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp, Trưởng phòng Hành chính - Tổchức (sau đây gọi chung là Trưởng phòng Hành chính)

5.5 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của ĐHQGHN và cácđơn vị phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bímật nhà nước và của ĐHQGHN

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC

QUỐC GIA HÀ NỘI

1 Công tác văn thư

1.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản

1.1.1 Hình thức và thể thức văn bản

- Các văn bản hành chính do ĐHQGHN ban hành bao gồm: Quyết định (cábiệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờtrình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời,giấy triệu tập, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ

sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển và các loại khác

- Thể thức văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và được

cụ thể hoá bằng các mẫu văn bản (Phụ lục 3), bảng phông chữ, cỡ chữ, mẫutrình bày văn bản

1.1.2 Soạn thảo văn bản

- Giám đốc ĐHQGHN hoặc Thủ trưởng đơn vị giao cho một đơn vị soạnthảo hoặc chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan soạn thảo

- Người được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện cáccông việc: xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cầnsoạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; trongtrường hợp cần thiết, đề xuất với giám đốc đhqghn hoặc thủ trưởng đơn vị việctham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ýkiến để hoàn chỉnh bản thảo; trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu cóliên quan, có ý kiến đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý

của lãnh đạo đhqghn hay lãnh đạo đơn vị ghi rõ trong phiếu trình.

- Căn cứ vào đối tượng nhận, người soạn thảo văn bản dự kiến số lượngvăn bản cần nhân bản để người ký văn bản quyết định Bản thảo phải theo mẫuquy định, rõ ràng, sạch đẹp, đúng thể thức văn bản

1.1.3 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Trườnghợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người ký duyệtxem xét, quyết định

1.1.4 Đánh máy, nhân bản

- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, theo đúng quy định về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện thấy có sự sai sót hoặc không

rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo hoặc người duyệt bản thảo đó

- Người đánh máy phải chịu trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn bản

và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng số lượng và thời gian quy định; ghi tênmình bằng chữ cái viết tắt và số lượng văn bản sau ký hiệu đơn vị nhận lưu vănbản

- Việc đánh máy, in, nhân bản tài liệu mật phải tiến hành ở nơi đảm bảo bímật, an toàn và do lãnh đạo ĐHQGHN, lãnh đạo các đơn vị trực tiếp quản lý tàiliệu quy định

- Văn bản mật giao cho người có năng lực và phẩm chất tin cậy đánh máy.Người đánh máy chỉ in và nhân bản đúng số bản đã được quy định Sau khi in

ấn, nhân bản phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa và những bản in, chụphỏng Phải thực hiện chế độ bảo mật tài liệu cả văn bản trình ký và bản thảobằng giấy cũng như văn bản điện tử lưu trong máy

1.1.5 Thẩm định, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Đối với văn bản của ĐHQGHN

+ Trưởng ban chức năng/cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản Trước khi trình lãnh đạoĐHQGHN ký chính thức, lãnh đạo ban chức năng phải ký nháy vào ngay sau

dấu chấm hết "./.".

+ Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹthuật trình bày văn bản của ĐHQGHN Trước khi trình lãnh đạo ĐHQGHN kýchính thức, Chánh Văn phòng phải ký nháy vào bên phải sát với chức danhngười ký văn bản

+ Bộ phận pháp chế thuộc Văn phòng ĐHQGHN chịu trách nhiệm thẩmđịnh về mặt pháp lý đối với các văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toànĐHQGHN và những văn bản quan trọng Dự thảo văn bản do các đơn vị soạnthảo và tài liệu có liên quan (nếu có) đều phải gửi về Văn phòng chậm nhất là 05ngày để thẩm định trước khi trình Giám đốc ĐHQGHN ký ban hành Văn bảnđược thẩm định về mặt pháp lý phải có chữ ký nháy của phụ trách bộ phận pháp

chế, được trình bày bên phải cạnh "Nơi nhận:".

+ Văn bản được thừa uỷ quyền của Giám đốc ĐHQGHN, do lãnh đạo các ban

ký thừa lệnh (TL.) hay thừa uỷ quyền (TUQ.) phải có chữ ký nháy của TrưởngPhòng Hành chính Tổng hợp thuộc Văn phòng để đảm bảo về hình thức, thể thức

và kỹ thuật trình bày của văn bản

- Đối với văn bản của các đơn vị

+ Lãnh đạo đơn vị chuyên môn (phòng, ban chức năng) phải chịu tráchnhiệm trước luật pháp và Thủ trưởng đơn vị về độ chính xác của nội dung vănbản và ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết "./." của phần nội dung văn bản.+ Lãnh đạo phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểmtra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của đơn

vị Trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký văn bản, lãnh đạo Phòng Hành chính phải

ký nháy vào bên phải sát với chức danh Thủ trưởng đơn vị

1.1.6 Ký văn bản

- Thẩm quyền ký

+ Giám đốc ĐHQGHN có thẩm quyền ký tất cả các văn bản củaĐHQGHN Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc ký thay (KT.) các vănbản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Trong trường hợp đặc biệt, khi Giám đốc và các Phó Giám đốc đều đi

vắng, Giám đốc có thể uỷ quyền cho cán bộ lãnh đạo dưới một cấp (Chánh Vănphòng, Trưởng các Ban) ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản Việc giao kýthừa uỷ quyền phải được thể hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời giannhất định Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.+ Chánh Văn phòng được thừa lệnh (TL.) Giám đốc ĐHQGHN ký các vănbản, giấy tờ giao dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính; thông báo vềnhững vấn đề chung trong toàn ĐHQGHN, bản sao văn bản.

+ Trưởng các ban chức được thừa lệnh (TL.) ký các văn bản, giấy tờ, cácbản sao thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao và một số loại văn bảntheo uỷ quyền cụ thể của Giám đốc ĐHQGHN

+ Các văn bản sao dịch ra tiếng nước ngoài do Giám đốc ĐHQGHN uỷquyền cho Trưởng (Phó trưởng) ban Quan hệ quốc tế ký

+ Phó Chánh Văn phòng, Phó Trưởng các Ban chức năng ký các văn bảnthuộc chức năng của đơn vị mình do Chánh Văn phòng, Trưởng các Ban phâncông

+ Thủ trưởng các đơn vị ký toàn bộ văn bản của đơn vị ban hành Cấptrưởng đơn vị có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực đượcphụ trách Dưới dòng "KT CHÁNH VĂN PHÒNG" hoặc "KT HIỆUTRƯỞNG …" ghi rõ chức danh "PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG" hoặc "PHÓHIỆU TRƯỞNG …" Các văn bản, giấy tờ giao dịch sự vụ có thể uỷ quyền choTrưởng (hoặc phó) phòng ban chức năng ký thừa lệnh (TL.)

+ Chữ ký của người có thẩm quyền không nên dài hay ngắn quá Chữ kýnháy cần nhỏ, gọn

- Trách nhiệm của người ký văn bản

+ Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản và nội dung kèmtheo văn bản (nếu có)

+ Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút dạ, không dùng mực đỏ và cácthứ mực dễ phai

1.1.7 Bản sao văn bản

- Các hình thức bản sao gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao

- Thể thức bản sao được quy định như sau:

+ Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục;

+ Thể thức sao văn bản: Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bảnsao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người cóthẩm quyền, dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản; nơi nhận (Phụ lục V)

- Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theođúng quy định tại Quy định này có giá trị pháp lý như bản chính

- Bản sao chụp không thực hiện đúng thể thức quy định tại khoản 2 củaĐiều này, chỉ có giá trị thông tin tham khảo

- Các đơn vị, cá nhân khi sao văn bản phải xuất trình bản chính, không tựphotocopy tài liệu mang đến, người ký sao văn bản chỉ ký văn bản do bộ phậnvăn thư, lưu trữ sao chụp và phải kiểm tra nội dung bản sao trước khi ký

- Văn thư cơ quan sau khi kiểm tra nội dung của bản sao đúng với nội dungcủa bản chính rồi mới làm thủ tục sao và đóng dấu sao văn bản

1.2 Quản lý văn bản

1.2.1 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của ĐHQGHN hay các đơn vị đều phảiđược quản lý tập trung, thống nhất tại bộ phận văn thư của ĐHQGHN hay vănthư các đơn vị

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhhoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Vănbản đến có đóng các độ khẩn: "Hoả tốc" (kể cả "Hoả tốc" hẹn giờ), "Thượngkhẩn" và "Khẩn" (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình

và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật)được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mậtnhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Quy định này

- Việc quản lý văn bản tại ĐHQGHN và các đơn vị thực hiện theo Côngvăn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 và các văn bản khác của Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan quản lý khác của nhà nước về việchướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

1.2.2 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại bộ phận vănthư của ĐHQGHN hoặc đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

- Văn bản, tài liệu mật đến phải được đăng ký vào sổ riêng Giám đốcĐHQGHN, lãnh đạo các đơn vị giao cho người tin cậy về phẩm chất chính trị,đạo đức chịu trách nhiệm vào sổ, trình chuyển, theo dõi và quản lý tài liệu mật

- Văn bản có mức độ khẩn đến ngoài giờ hành chính, ngày lễ, ngày tết,ngày nghỉ thì bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay vớingười có trách nhiệm để xử lý Tại tổ bảo vệ có sổ giao nhận công văn đến

1.2.3 Trình, chuyển giao văn bản đến

- Sau khi làm thủ tục đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn bản đến, PhòngHành chính - Tổng hợp có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Chánh Vănphòng; Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Trưởng phòngHành chính xem xét, dự kiến cho đơn vị hay cá nhân sẽ xử lý văn bản và ký vàophía dưới dấu đến

- Những văn bản quan trọng, sau khi Chánh Văn phòng, Trưởng phòngHành chính xem xong phải trình ngay Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng đơn vị

- Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân hoặc đề rõ

"Chỉ người có tên mới được bóc bì", cán bộ văn thư của các đơn vị có tráchnhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao nguyên

cả bì cho đơn vị hay cá nhân

- Đối với văn bản mật, sau khi Chánh Văn phòng xem xét, văn thư trực tiếptrình Giám đốc ĐHQGHN cho ý kiến giải quyết; văn thư đơn vị vào sổ đăng ký

và trình Thủ trưởng cho ý kiến xử lý Đơn vị hay cá nhân nhận được văn bản,sau khi xem và xử lý công việc chuyển trả lại Phòng Hành chính để lưu và bảoquản theo chế độ lưu trữ văn bản mật

- Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và tuyệt đối giữ bí mậtnội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận Người nhận phải ký nhận vào sổ

chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời

1.2.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giảiquyết kịp thời văn bản đến Cấp phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bảnđến theo sự uỷ nhiệm của cấp trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vựcđược phân công phụ trách

- Căn cứ nội dung văn bản đến, lãnh đạo xem xét, ký và cho ý kiến giảiquyết vào phiếu giải quyết văn bản đến (Phụ lục VI) Phòng Hành chính có tráchnhiệm chuyển giao kịp thời cho đơn vị, cá nhân giải quyết Nếu văn bản đếnkhông thuộc chức năng đơn vị mình thì phải trả lại Phòng Hành chính để chuyểntới ĐHQGHN, các đơn vị khác đúng địa chỉ do người gửi chỉ định trong thờigian sớm nhất

- Giám đốc ĐHQGHN có thể giao cho Chánh Văn phòng, Thủ trưởng cácđơn vị có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao tráchnhiệm thực hiện những công việc sau:

+ Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng,khẩn cấp cho Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng đơn vị hay người có tráchnhiệm

+ Chỉ đạo đưa văn bản lên mạng điều hành tác nghiệp sau khi đã có ý kiếnphê công văn của lãnh đạo Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính

+ Phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết Chuyển bảngốc tới đơn vị xử lý chính, Văn phòng, Phòng Hành chính sao y bản chính đểlưu

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Đối với văn bản đến cần có sự phối hợp giải quyết của các đơn vị, lãnhđạo ghi ý kiến vào phiếu chuyển, giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết chính;đơn vị hoặc cá nhân đó có trách nhiệm thông báo, chủ trì cùng với các đơn vịbàn bạc thống nhất việc xử lý công việc Nếu có vướng mắc cần kịp thời báo cáolãnh đạo ĐHQGHN, đơn vị xem xét quyết định

1.2.5 Kiểm tra, đăng ký văn bản đi