Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 2 5. Bố cục của đề tài 3 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 4 1. Lịch sử hình thành 4 2. Cơ cấu tổ chức 4 3. Chức năng nhiệm vụ 6 3.1. Chức năng 6 3.2. Nhiệm vụ 6 4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 10 4.1. Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành 10 4.2. Nhóm công việc hoạt động gắn với chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc thông tin thư viện 11 4.3. Nhóm hỗ trợ, phục vụ 11 5. Những quy định chung về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 12 5.1. Trách nhiệm tổ chức, quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ 12 5.2. Bộ máy tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Đại học Quốc gia và các đơn vị 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 17 1. Công tác văn thư 17 1.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản 17 1.2. Quản lý văn bản 21 1.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 25 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư 27 2. Công tác lưu trữ 29 2.1. Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 29 2.2. Thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ 32 2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu công tác văn thư lưu trữ 33 2.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 34 3. Về trang thiết bị và các phần mềm văn phòng phục vụ công tác tổ chức văn thư, lưu trữ 36 3.1. Tình hình sử dụng các trang thiết bị văn phòng 36 3.2. Các phần mềm ứng dụng 36 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 38 1. Nhận xét, đánh giá 38 1.1. Ưu điểm 38 1.2. Nhược điểm 38 2. Nguyên nhân 39 3. Các giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức hội họp 39 3.1. Về phía Trung tâm Thông tin –Thư viện ĐHQGHN 39 3.2. Về phía cá nhân 40 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC 44

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Nguyễn Thị Thanh Xuân BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA (2015-2017) Cơ quan thực tập: Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội Địa chỉ: Số 144, đường Xuân Thủy, quận Cầu giấy, Hà Nội Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng Hà Nội - 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập trước hết xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy, hướng dẫn định hướng phát triển đề tài Trong qúa trình khảo sát thu nhập thông tin để thực báo cáo thực tập này, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, cô chú, anh chị Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN tạo điều kiện, tận tình hướng dẫn cung cấp cho tơi thơng tin cần thiết để tơi hồn thành đề tài Từ kiến thức mà thầy cô Đại học Nội Vụ giảng dạy cho thời gian thực tập quan Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, thân rút nhiều kinh nghiệm để giúp ích cho cơng việc sau thân Tuy nhiên, hạn chế thời gian kiến thức thân nên báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến nhận xét thầy cô quan thực tập Những góp ý quý báu em cố gắng tiếp thu tiếp tục khắc phục đường học tập làm việc sau Cuối cùng, tơi kính chúc q thầy, tồn thể quan dồi sức khỏe, thành công sống Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” nghiên cứu soạn thảo Các nội dung nghiên cứu trình bày chưa cơng bố nghiên cứu khác Các nội dung tham khảo trích dẫn nguồn gốc Tơi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Thị Thanh Xuân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI .4 Lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức Chức nhiệm vụ 3.1 Chức 3.2 Nhiệm vụ Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc vị trí văn phòng 10 4.1 Nhóm cơng việc lãnh đạo, quản lý, điều hành 10 4.2 Nhóm cơng việc hoạt động gắn với chun mơn nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc thông tin thư viện 11 4.3 Nhóm hỗ trợ, phục vụ 11 Những quy định chung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan 12 5.1 Trách nhiệm tổ chức, quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ .12 5.2 Bộ máy tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Đại học Quốc gia đơn vị .12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 17 Công tác văn thư 17 1.1 Về soạn thảo ban hành văn 17 1.2 Quản lý văn 21 1.3 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 25 1.4 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư .27 Công tác lưu trữ .29 2.1 Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 29 2.2 Thống kê bảo quản tài liệu lưu trữ 32 2.3 Xây dựng sở liệu công tác văn thư lưu trữ 33 2.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .34 Về trang thiết bị phần mềm văn phòng phục vụ công tác tổ chức văn thư, lưu trữ 36 3.1 Tình hình sử dụng trang thiết bị văn phòng .36 3.2 Các phần mềm ứng dụng 36 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI .38 Nhận xét, đánh giá 38 1.1 Ưu điểm 38 1.2 Nhược điểm 38 Nguyên nhân 39 Các giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức hội họp 39 3.1 Về phía Trung tâm Thông tin –Thư viện ĐHQGHN .39 3.2 Về phía cá nhân 40 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC 44 BẢNG KÊ CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt ĐHQGHN CSVC CCVC TCCB Tên cụm từ viết tắt Đại học Quốc gia Hà Nội Cơ sở vật chất Công chức viên chức Tổ chức cán MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong nghiệp vụ văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Đó việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Đồng thời góp phần lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan Việc lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu văn thư Còn công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Sau q trình học tập cơng tác quản trị văn phòng Khoa Quan trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ tiếp xúc, nghiên cứu, tìm tòi tài liệu để hiểu biết sâu rộng chuyên ngành Cùng thời gian làm việc, tìm hiểu Trung tâm Thơng tin - Thư viện ĐHQGHN, nhận thấy tầm quan trọng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cơng tác văn phòng Do đó, tơi nghiên cứu vào đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Mục tiêu đề tài - Nghiên cứu làm rõ vai trò phận văn phòng cơng tác tổ chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp - Phân tích, đánh giá thực trạng việc tổ chức văn thư, lưu trữ quan Từ đó, đưa giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGH Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN - Phạm vi nghiên cứu đề tài: Đề tài tập trung nghiên cứu tổ chức, quản lý nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu - Cơ sở lý luận: nghiên cứu, đánh giá đề tài dựa sở lý luận ngành quản trị văn phòng - Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin: lựa chọn vấn đề từ việc quan sát tiếp cận đối tượng nghiên cứu thơng qua nhiều hình thức - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phân tích tài liệu người trước, cơng trình nghiên cứu thực để tránh trùng lặp Đồng thời tổng hợp thông tin cho đề tài - Phương pháp phi thực nghiệm: thu thập thông tin dựa quan sát trực tiếp không ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu vấn lãnh đạo, điều tra nhân viên bảng hỏi,…tại quan Điều giúp đem lại thông tin cập nhật hơn, xác thực mà khơng có tài liệu khác - Phương pháp phân tích, đối chiếu, so sánh tìm điểm cần lưu ý giải vấn đề Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, báo cáo thực tập gồm chương: - Chương 1: Khái quát Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội - Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội - Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học quốc gia Hà Nội CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Lịch sử hình thành Trung tâm Thơng tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội có tên tiếng Anh Library and Information Center Vietnam National University, Hanoi Tên giao dịch viết tắt LIC Trung tâm Thông tin - Thư viện thành lập theo định số66/TCCB ngày 14 tháng năm 1997 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) sở hợp thư viện trường đại học thuộc ĐHQGHN Quyết định số: 4016/QĐ-ĐHQGHN ngày 19/10/2015 Quy định tổ chức hoạt động trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN Cơ cấu tổ chức - Ban Giám đốc Trung tâm: gồm Giám đốc Trung tâm Phó Giám đốc Trung tâm + Giám đốc Trung tâm đại diện theo pháp luật Trung tâm quan hệ với ĐHQGHN tổ chức, cá nhân nước; chịu trách nhiệm trước pháp luật trước Giám đốc ĐHQGHN hoạt động Trung tâm + Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho Giám đốc Trung tâm, thay mặt Giám đốc Trung tâm đạo, điều hành lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi phân công chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm lĩnh vực cơng tác - Hội đồng thư viện + Hội đồng thư viện Trung tâm quan tư vấn cho Giám đốc Trung tâm công tác thông tin thư viện công tác khác thuộc chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Giám đốc Trung tâm định thành lập Hội đồng Thư viện Trung tâm Nhiệm kỳ Hội đồng Thư viện theo nhiệm kỳ Giám đốc Trung tâm + Hội đồng Thư viện gồm: Ban Giám đốc, số trưởng, phó trưởng phòng chức năng, nghiệp vụ, dịch vụ thông tin trực thuộc Trung tâm nhà khoa học có uy tín, kinh nghiệm lĩnh vực thơng tin – thư viện ngồi ĐHQGHN Giám đốc Trung tâm định bổ nhiệm Chủ tịch, Thư ký thành CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Nhận xét, đánh giá 1.1 Ưu điểm Việc soạn thảo ban hành văn Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN cán nhân viên có chun mơn phòng Hành Tổ chức thực nghiêm túc theo quy định công tác văn thư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội quy định Nhà nước ban hành Việc quản lý giải văn đến thực nghiêm túc, xác nhanh chóng Quy trình giải xử lý văn cán chuyên môn (cán văn thư) tuân thủ theo quy định Nhà nước Việc quản lý sử dụng dấu Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN thực nghiêm túc quy định Nhà nước Việc bố trí kho lưu trữ, tài liệu xếp, chỉnh lý hợp lý thuận lợi việc tra cứu, khai thác, sử dụng Có quy định giá trị thời hạn bảo quản tài liệu Công tác bảo mật tài liệu quan tâm mức Đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ có chun mơn nghiệp vụ thực tốt công việc liên quan Trung tâm nói riêng phận khác Đại học Quốc gia Hà Nội có đầu tư định trang thiết bị trình thực công tác văn thư, lưu trữ 1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm, công tác tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN tồn số nhược điểm sau: - Trong trình làm việc xảy số vi phạm tài liệu Việc kiểm tra, giám sát, kỷ luật cán nhân viên vi phạm gặp nhiều hạn chế, hiệu chưa cao 37 - Nguồn nhân lực văn phòng chưa đáp ứng tốt số lượng chất lượng cao - Các văn quy định công tác văn thư, lưu trữ chưa rõ ràng, cụ thể gây số khó khăn cho cơng nhân viên làm việc Nguyên nhân Nguyên nhân dẫn đến việc tồn mặt hạn công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN gồm nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan - Nguyên nhân khách quan + Cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung quan, tổ chức chưa trọng phát triển mực + Do điều kiện tài quan hạn chế cần phải ưu tiên đầu tư vấn đề cần thiết Vì vây, cơng tác văn thư, lưu trữ phải cẩn thận, tỉ mỉ, gây sai sót khơng đáng có - Ngun nhân chủ quan + Bộ phận văn phòng chưa có kế hoạch cụ thể để phát huy vai trò công tác tổ chức hoạt động văn thư, lưu trữ + Nhà quản trị tốn nhiều thời gian bước đầu lập kế hoạch, mục tiêu cụ thể vào phương pháp hồn thành cơng việc lúc đầu Những cơng việc cần làm nhanh có độ xác cao linh hoạt + Cán nhân viên giao trách nhiệm chủ quan việc thực nên dễ dẫn đến sai sót khơng đáng có Qua q trình tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, tơi trình bày thực tế trình tổ chức văn thư, lưu trữ Trung tâm đưa mặt ưu, nhược điểm công tác tổ chức Từ nhìn nhận rõ tình hình để đưa giải pháp khắc phục tương lai Các giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức hội họp 3.1 Về phía Trung tâm Thơng tin –Thư viện ĐHQGHN - Các nhà quản trị văn phòng phải có kế hoạch chiến lược đắn cho hoạt động văn phòng nói chung cơng tác tổ chức văn thư, lưu trữ nói riêng Đó hoạt động mang tính ứng dụng cao, mang lại hiệu 38 thực - Tập trung rà sốt lại cơng tác phòng văn thư, lưu trữ tất mặt Từ đó, có báo cáo tồn diện tình hình điểm chưa công tác văn thư, lưu trữ Đây sở quan trọng để đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế nhanh chóng hiệu - Về việc tổ chức quản lý nguồn nhân lực quan Bộ máy hoạt động không cồng kềnh mà phải hoạt động hiệu cáo Điều góp phần giảm chi phí dễ dàng quản lý Có nghĩa số lượng chất lượng nhân lực phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ Hoạch định nhân để nâng cao hiệu suất lao động - Về hệ thống quy định công tác tổ chức văn thư, lưu trữ Tiếp tục cập nhật vấn đề sửa đổi quy định khơng phù hợp trình hoạt động Ban hành thêm văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm nhằm nâng cao tối đa hiệu hạn chế rủi ro mức thấp Các quy định phải có nghiên cứu kỹ lưỡng có khả ứng dụng thực tiễn, đem lại hiệu thiết thực Tuyệt đối khơng nên máy móc, cứng nhắc giám sát thực hiện, tuân thủ quy định phải linh hoạt 3.2 Về phía cá nhân - Trước hết không ngừng tự trau dồi kiến thức chun mơn Có thể nhiều hình thức khác tự học kinh nghiệm người trước, giới, học chương trình đào tạo uy tín nghiệp vụ văn phòng cơng tác văn thư, lưu trữ - Trong trình làm việc nghiêm túc thực quy định chung mà Trung tâm đề cơng việc, hồn thành cơng việc phân công cấp Tập trung cao độ trình làm việc, hạn chế tối đa sai sót khơng đáng có - Việc phản ánh, đề xuất, góp ý vấn đề quan cần thiết Điều để cấp đồng nghiệp kịp thời nhìn nhận đưa ý kiến nhằm nâng cao hiệu công việc cho quan - Kỹ yếu tố quan trọng để cá nhân nhanh chóng thích ứng với cơng việc, giải tốt vấn đề xảy bất ngờ Đồng thời, kỹ giao tiếp, quản lý thời gian,…cũng đem lại hiệu tốt cho 39 thân Góp phần tạo khơng khí hòa đồng, văn minh, văn hóa công sở - Vấn đề đạo đức nghề nghiệp trở thành mục tiêu hàng đầu mà người phải hướng đến Bởi ngày nay, người sống nhanh, sống thực dụng nhiều lòng tham vật chất ngày lớn làm xảy tiêu cực khơng nên có Đặc biệt, cơng tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải kiểm sốt gắt gao Số lượng thơng tin nguồn tài ngun khổng lồ làm thay đổi nhiều điều theo hướng tích cực lẫn tiêu cực Lại đặc biệt với thông tin bảo mật cần quản lý chặt chẽ Những người làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đạo đức nghề nghiệp cao, tuyệt đối làm quyền nghĩa vụ quan quy định theo pháp luật nhà nước hành Đồng thời, thân khơng ngừng rèn luyện ý chí lập trường vững không để bị lôi kéo, lợi dụng làm chuyện tiêu cực lợi trước mắt 40 KẾT LUẬN Sau thời gian học tập lý thuyết hoạt động thực tiễn trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, đặc biệt q trình thực báo cáo tơi nhận thấy cơng tác tổ chức văn thư, lưu trữ văn phòng có vai trò quan trọng máy văn phòng quan Công tác văn thư, lưu trữ phận có nhiệm vụ đặc biệt tính chất lưu trữ tài liệu đem lại nguồn thơng tin thống nhiều vấn đề quan Các tài liệu lưu trữ văn quan trọng làm tảng để xây dựng chiến lược phát triển cho quan Trong thời đại ngày nay, giới ngày phát triển mạnh mẽ với bước tiến đột phá công nghệ số, đòi hỏi cá nhân nhà quản trị phải có chiến lược để theo kịp thời đại mà đảm bảo phát triển phát triển bền vững Cơng tác văn thư, lưu trữ bị ảnh hưởng khơng nhỏ nên văn thư, lưu trữ nhìn chung chưa trọng mực, hiệu hoạt động khơng cao Thực tế có thay đổi chưa mang tính bước ngoặt Bản thân tơi nhận thấy phải cố gắng hồn thiện thân Học tập kiến thức để áp dụng vào thực tiễn thực đích cuối Bài báo cáo cơng trình nghiên cứu nghiêm túc mà thân thực thời gian qua Vì vậy, hy vọng khơng báo cáo đơn cho ngành học mà nguồn tài liệu tham khảo cho cá nhân, quan, tổ chức quan tâm đến tổ chức công tác văn thư, lưu trữ nói chung Trung tâm Thơng tin – Thư viện, DDaHQGHN nói riêng Một lần tơi xin trân trọng cảm ơn tất quý thầy cô, anh chị, đồng nghiệp giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo thực tập 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Các tài liệu tham khảo Thông tư hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức năm 2013 Quyết định việc ban hành Quy định Công tác văn thư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2010 Quy định Công tác văn thư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2010 Tài liệu Nghiệp vụ công tác văn thư (Đại học Nội vụ Hà Nội, 2014) - Nguồn tham khảo từ internet www.vnu.edu.vn/ http://www.lic.vnu.edu.vn/ https://thuvienphapluat.vn/ 42 PHỤ LỤC Sơ đồ tổ chức máy Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN PHỤ LỤC Hình ảnh nơi lưu trữ Trung tâm thơng tin - Thư viện Đại học QGHN PHỤ LỤC Hình ảnh sổ đăng ký cơng văn cơng văn đến PHỤ LỤC Các mẫu văn quy định gồm: Mẫu số 1: Quyết định Đại học Quốc gia Hà Nội Mẫu số 2: Quyết định đơn vị Mẫu số 3: Tờ trình Đại học Quốc gia Hà Nội Mẫu số 4: Báo cáo Đại học Quốc gia Hà Nội Mẫu số 5: Hợp đồng Đại học Quốc gia Hà Nội Mẫu số 6: Biên Đại học Quốc gia Hà Nội Mẫu số 7: Công văn Đại học Quốc gia Hà Nội Mẫu số 8: Công văn đơn vị PHỤ LỤC Quy trình xử lý cơng văn phòng hành tổng hợp thuộc văn phòng đại học quốc gia hà nội QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ CƠNG VIỆC QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI DO LÃNH ĐẠO CÁC BAN CHỨC NĂNG KÝ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI – BAN GIÁM ĐỐC KÝ\