Hoàn thiện công tác Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội

Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin -thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội 52 m .l Xây dựng hệ thống TT-TV thống nhất trong ĐHQGHN 52 m .3 Áp dụng bảng phân loại thích hợp

BỘ VĂN HOÁ - THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

***

NGUYỀN VĂN HÀNH

HOÀN THIỆN CỐNG TÁC THÔNG TIN - IHƯVIỆN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC

Chuyên ngành Thư viện M ã sô: 51003

Người hướng dân khoa học : TS TẠ BÁ HƯNG

ĐẠI HỌC C ' r ' GI H A N‘

T R U Í!G TÂMTHŨNGTÍ1'! ! I L ■'!

Hà nội - 2000

MỤC LỤC

Chươngl Trung tâm TT-TV ĐHQGHN trong việc phục vụ

thông tin tư liệu cho cống tác ĐT&NCKH của ĐHQGHN 4

1.1 Đại học Quốc gia Hà Nội một trung tâm ĐT&NCKH đa ngành 41.2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vạ của các thư viện trường đại học

trong ĐHQGHN trước khi thành lập Trung tâm TT-TV 71.3 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT-TV

Chương II Thực trạng công tác thông tin - thư viện ĐHQGHN 14

II 1 Vốn tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN 14n.2 Ấp dụng công nghệ thông tin trong công tác TT-TV 1911.3 Nghiên cứu nhu cầu tin và đào tạo người dùng tin 24n.4 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện 32n.5 Công tác đào tạo và bổi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ TT-TV 41

Chương III Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin

-thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội 52

m l Xây dựng hệ thống TT-TV thống nhất trong ĐHQGHN 52

m 3 Áp dụng bảng phân loại thích hợp với điều kiện của Trung tâm 58

m 4 Đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện 62HI.5 Bổi dưỡng và đào tạo cán bộ TT-TV nhằm đáp ứng yêu cầu

in.6 Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nước 69

LỜI NÓI ĐẦU

l.T ín h cấp thiết của đề tài

Đại bọc Quốc gia Hà nội (ĐHQGHN; được thành lập năm 1993 là một trong những trung tâm đại học đa ngành, đa lĩnh vực hàng đầu của cả nước Với mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học (ĐT&NCKH) chất lượng cao, ĐHQGHN là nơi đào tạo nhân tài và nguồn nhân lực có trình độ cao nhầm đap ứng thi trường lao động đa dạng trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá của đất nước Để thực hiện được các mục tiêu trên, được sự đầu tư tập trung của nhà nước, ĐHQGHN đã chú trọng phát triển các cơ sở phục vụ ĐT&NCKH, trong đó có Tmng tâm Thông tin - Thư viện (TT-TV) Được thành lập từ tháng 2 năm 1997, Trung tâmTT-TV ĐHQGHN đã có điều kiện và mỏi trường hoạt động mói nhằm đáp ứng yêu cầu đảm bảo thông tin, tư liệu cho công tác ĐT& NCKH của ĐHQGHN Thêm vào đó, sự phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ vào tất cả các ngành, các lĩnh vực, trong đó có ngành TT-TV Trung tâm TT-TV ĐHQGHN cũng tiêp thu và vận dụng những thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác cua mình, nhằm tiến dần đến một Trung tâm TT-TV hiện đại trong một tương lai gần

Trong một thời gian gần 3 năm hoạt động theo cơ chế mới, Trung tâm T ĩ-

TV ĐHQGHN đã đạt được một số thành qủa quan trọng, nhưng cũng xuất hiện những vấn đề mới cần tổng kết, nghiên cứu để đề ra các giải pháp thích hợp góp phần nâng cao chất lượng công tác TT-TV trong ĐHQGHN Mặt khác việc nghiên cứu và hoàn thiẽn mô hình hoạt động của Trung tám TT-TVĐHQGHN còn góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn công tác thư viện trường đai học ở nước ta

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đé tài

Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác TT-TVĐHQGHN, mà chủ yếu

là các hoạt động của Trung tâm TT-TVĐHQGHN Trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này ở ĐHQGHN và nâng cao hơn nữa hiệu qủa phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học chất lượng cao của ĐHQGHN Liên quan đến đề tài này chúng tôi đã có một số nghiên cứu được cổng bố trong các cuộc hội thảo ở ĐHQGHN và trên tạp chí chuyên ngành [33 -37]

3 Đối tươĩig và phạm vỉ nghiên cứu

Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động cửa ĐHQGHN với

tư cách là một chủ thể cấp trên trực tiếp của Trung tâm TT-TV

Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và những hoạt động của Trung tám TT-TV ĐHQGHN trong khoảng thời gian từ ngày thành lộp đến nay ( từ tháng 2 nám 1997)

Nghiên cứu mối liên hệ và khả năng của các đối tác chủ yếu có ảnh hưởng tới hoạt động của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN, như các thư viện đại học và các

cơ quan TT-TV trên khu vực Hà nội

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận của Chu nghĩa Duy vật Lịch sử và Chủ nghĩa Duy vật Biện chứng của triết học Mác -Lênin

- Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu

- Phương pháp quan sát, thống kê và điều tra xã hội hoc

5.Bô cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có 3 chương :

Chương 1 Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội trong

việc phục vụ thông tin tư liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Đại học Quốc gia Hà Nội

Chương 2 Thực trạng công tác thông tin - thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin - thư viện Đại

học Quốc gia Hà Nội

Cuối cùng là phần phụ lục và tài liệu tham khảo

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng vì khả năng của cá nhân còn hạn chế, chắc chắn luận văn còn nhiều thiếu sót, tác giả rất mong được sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo và sự góp ý của các đổng nghiệp

Tác giả xin chân thành cám ơn Tiến sỹ Ta Bá Hưng, người hướng dẫn khoa học, đã có những chỉ dẫn quý báu trong quá trình thực hiện và hoàn thành luận văn Tác giả cũng xin chân thành cám ơn: Cãc Thầy, Cô giáo đã tham gia giảng dạy lófp Cao học Thư viện khoá 4 (1997-2000); Khoa Sau Đại học Trường Đại học Văn hóa Hà Nội; Ban Giám đốc và Cán bộ, Công nhân viên Trung tâm TT-

TV Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ nhiệt tình để luận văn được hoàn thành

Hà Nội, tháng 8 năm 2000

CHƯƠNG I

TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRONG VIỆC PHỤC v ụ THÔNG TIN T ư LIỆU CHO CÔNG TÁC ĐÀO TẠO

VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1.1 Đại học Quốc gia Hà Nội một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học đa ngành, đa lĩnh vực, chất luọng cao

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội

Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) được thành lập theo Nghị định 93/CP ngày 10 tháng 12 năm 1993 của Chính phủ [1] và tiếp theo là Quy chê về tổ chức

và hoạt động của ĐHQGHN (Ban hành theo QĐ số 477/TTg ngày 5 tháng 9 nãm 1994) do Thủ tướng phê duyệt [3] là một sự kiện đánh dấu bước đổi mới quan trọng đối với quá trình xây dựng và phát triển nền giáo duc đại học Việt nam trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, phù hợp với xu hướng phát triển đại học của các nước tiên tiến trên thế giới ĐHQGHN được thành lập trên cơ sở sắp xếp và tổ chức lại một số trường đại bọc ở khu vực Hà nội, trước mắt là ba trường: Đại học Tổng hợp Hà nội (ĐHTHHN), Đai học Sư phạm Hà nội I (ĐHSPHNI), Đại học Sư phạm Ngoai Ngữ Hà nội (ĐHSPNNIIN) ĐHQGHN là một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học (ĐT&NCKH) đa ngành và liên ngành lớn của cả nước, có chức năng đào tạo chuyên gia chất lượng cao thuộc các ngành khoa học và công nghệ (KH&CN), nghiên cứu và triển khai KH&CN nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước

ĐHQGHN có những nhiệm vụ chính sau: 1/ Đào tạo chuyên gia các ngành khoa học và công nghệ theo các trình độ đại học, cao học và tiên sĩ; 2/ Nghiên cứu khoa học, công nghệ gắn với giảng dạy đào tạo, thông tin khoa học và triển

các trường đại học và cao đẳng khác trong việc nâng cao chất lưựng ĐT&NCKH.

Cơ cấu tổ chức của ĐHQGHN bao gồm: 1/ Các tổ chức ĐT&NCKH: Các trường đại học chuyên ngành, các viện và các trung tâm nghiên cứu khoa học; 2/ Các đơn vị phục vụ cho ĐT&NCKH: Tạp chí khoa học, Trung táin TT-TV, Nhà Xdất bản, nhà in, phòng thí nghiệm, ; 3/ Các Ban chức năng giúp việc cho Ban Giám đốc và các phòng chức năng giúp việc cho Ban Giám hiệu các trường đại học thành viên

ĐHQGHN là một đơn vị hoạt động theo quy chế liêng do Thủ tướng Chính phủ ban hành ĐHQGHN là đơn vị dự toán và hạch toán tài chính cấp I, được quản lí tài chính độc lập, được bảo vệ và nhận kế hoạch, ngân sách trước Bộ Tài chính và các cơ quan khác có liẽn quan Trong mối quan hệ với các cơ quan, các tổ chức trong và ngoai nước, ĐHQGHN cũng được trực tiếp quan hệ với các

Bộ, cơ quan ngang Bộ, để giải quyết những vấn đề liên quan đến ĐHQGHN Giám đốc ĐHQGHN được quyẻn kí các thoả ước họp tác với các trường đại học

cơ quan tổ chức NC&ĐT nước ngoài, mời các chuyên gia nước ngoài đến giảng dạy trong phạm vi luật pháp của nhà nước Đặc biệt ĐHQGHN được trực tiếp quan hệ với các cơ quan quản lí nhà nước để làm thủ tục xuất nhập cảnh cho cán

bộ, sinh viên thuộc ĐHQGHN và khách nước ngoài do ĐHQGHN mời

Với nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức mới, hoạt động theo rnột cơ chế đặc biệt,

lần đầu tiên vận dụng ở các trường đại học Việt nam, kể từ khi thành lập năm

1993 đến nay ĐHQGHN đã từng bước tru thành một trong những trung tâm đại học hàng đầu của cả nước

1.1.2 Công tác đào tạo và nghicn cứu khoa học của ĐHQGHN

Sau 5 năm xây dựng (1993-1998) ĐHQGHN đã hình thành 5 trường đại học thành viên và 10 khoa, trung tâm, viện nghiên cứu trực thuộc Các đơn vị này thực hiện hầu hết các nhiệm vụ ĐT&NCKH ở hầu hết các ngành và các lĩnh vực

khoa hục cơ bản và công nghệ mũi nhọn Đến cuối năm 1999, theo Quyết định

số 201/1999/QĐ TTg của Thủ tướng Chính phủ, trường ĐHSP tách ra khỏi

ĐHQGHN để xây dựng ĐHSP trọng điểm Hiện nay ở ĐHQGHN có 3 truồng

đại học thành viên và 5 khoa trực thuộc, đó là trường Đại học Khoa học tự

nhiên (ĐHKHTN), trường Đại học Khoa học xã hôi và Nhân văn (ĐHKHXH&NV), trường Đại học Ngoại ngừ (ĐHNN), khoa Quản trị Kinh doanh, khoa Công nghệ, khoa Luật, khoa Kinh tế, khoa Sư phạm

Hiện nay (1996-2000) đã có 16.821 sinh viên hệ chinh quy theo học ở ĐHQGHN với 42 ngành đào tạo cử nhân bậc đại học ; Trên 1820 học viên cao học và nghiên cứu sinh với 122 chuyên ngành Thạc sĩ, 106 chuyên ngành Tiến

sĩ được đào tạo ở ĐHQGHN Nhiều ngành đào tạo mới đã được mở nhầm đáp

ứng yêu cầu của xã hội như, Điện tử - viễn thông, Công nghệ Thông tin, Toán - Tin ứng dụng, Khoa học Vật liệu, Công nghệ Sinh học, Công nghệ Hoá học, Địa chính, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế đối ngoại, Ọuản lí xã hội, Thông tin - Thư viện, Tiếng Đức, Nhật, Hàn Quốc, Ảrập[21]

Nghiên cứu khoa học là một trong hai nhiệm vụ chính của ĐHQGHN ĐHQGHN đã thành lập 9 trung tâm, viện nghiên cứu trực thuộc trên cơ sở tổ chức lại các trung tâm NCKH của các trường thành viên nhằm gắn kết các hoạt động NCKH của các trung tâm với công tác đào tạo của các trường chuyên ngành Trong giai đoạn 1996-2000 ĐHQGIiN được giao nhiều nhiệm vụ NCKH cấp nhà nươc: 6 đề tài về khoa học công nghệ, 2 đề tài KHXH&NV, 95 đề tài nghiên cứu cơ bản trong KHTN, chiếm 1/3 kinh phí dành cho rình vực nghiên cứu cơ bản của cả nước ĐHQGHN còn là nơi tổ chức nhiều cuộc hội thảo, hội nghị quy mô quốc gia và quốc tế, như Hội nghị quốc tế về Việt nam học lần I, Hội thảo quốc tế về giaó dục đại học thế kỷ 21, hội thảo quốc gia về l ừng ngập mặn, .[21]

Cho đến nay ĐHQGHN đã là một trong những trung tâm đại học đa ngành,

đa linh vực lớn của cả nước và đang phấn đấu để thực hiện sứ mệnh trở thành một trung tâm hàng đầu quốc gia trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, nghiên cứu khoa học, từng bước tiếp cận với trình độ phát triển của nền giáo dục đại học tiên tiến trong khu vực và trên thế giới

Đf đảm bảo cho cồng tác ĐT&NCKH có chất lượng cao, ĐHQGHN cũng rất chú trọng đẩu tư xây dựng các đơn vị phục vụ cho ĐT&NCKH.Trong số các đơn

vị có những đóng góp và ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng ĐT&NCKH của ĐHQGHN là Trung tâm Thông tin -Thư viện Trong tâm TT-TVĐHQGHN được thành lập trên cơ sở hợp nhất các thư viện trường đại học thành viên thành một đơn vị trực thuộc ĐHQGHN và làm nhiệm vụ đảm bảo thông tin tư liệu chú công tác ĐT&NCKH của cả ĐHQGHN

1.2 Cơ Cấu tổ chức và nhiệm vụ của các thu viện truừng đại hộc trong ĐHQGHN trước khi thành lập Trung tâmTT-TVĐHQGHN

ĐHQGHN được thành lập tháng 12 năm 1993, nhưng đen tháng 2 nam 1997 Trung tâm TT-TV ĐHQGHN mới được thành lập Trong thời gian từ 1994 đến đầu năm 1997 công tác TT-TV trong ĐHQGHN vẫn do các thư viện ở các trường đại học thành viên đảrti nhận, đó là Thư viện ĐHTHHN (từ 1994 giao cho trường ĐHKHXH&NV quản lí va phục vụ cho cả trường ĐHKHTN), Thư Viện trường ĐHSPHNI, Thư viện trường ĐHSPNNHN Các thư viện này là một

bộ phận của các trường đại học thành viên trong ĐHQGHN, do vậy pnụ thuộc các trường này về nhân sự, ngân sách, cơ sở vật chất, Các thu' viện vẫn hoạt động độc lập với nhau, mặc dù cùng nằm trong ĐHQGIIN Thu' viện ĐHTHHN, Thư viện ĐHSPHNI đều là nhưng thư viện đại học được thành lập khá sớm có bề

dày lịch sử trên 40 năm và là một trong những thư viện dại học lớn nhất cua khu vực Hà nội và cả nước.

Nhiệm vụ chủ yếu của các thư viện này là phục vụ thông tin và tư liệu sát

với diện / lĩnh vực ĐT&NCKH của các trường đại học thành viên trong ĐHQGHN mà nó trực thuòc Thư viện ĐHTHHN là một trong những thư viện đại học lớn phục vụ vụ tài liệu khoa học cơ bản về KHTN và KHXH&NV Thu' viện ĐHSPHNI, bèn cạnh việc phục vụ tài liệu về khoa học cơ bản còn là một thư viện có tiềm năng 1Ớ11 về phục vụ tài liệu về khoa học Giáo dục Thư viện ĐHSPNN chú yếu phục vụ tài liệu về văn hoá và ngôn ngữ nước ngoài Ngoài ra các thư viện này còn đảm nhận mọt số nhiệm vụ như nghiên cứu khoa học và đào tạo, bồi dưỡng về thông tin-thư viện như ở Thư viện ĐHTHHN [39]; Đảm

bảo cung cấp học liệu cho quá trình dạy học như ở Thư viện ĐHSPNNHN;

Hướng dẫn sinh viên chuyên ngành TT-TV thực tập, Thư viện ĐHTHHN và thư viện ĐHSPHNI đều là những thư viện đại học có kho sách lớn cỡ từ 600.000 đến 700.000 bản, riêng thư viện ĐHTHHN có kho tạp chí với 3000 tên còn thu' viện ĐHSPNN có kho sách trên 100.000 bản [15] v á n tài liệu của các thư viện này là nguồn thông tin rất quý cho công tác ĐT&NCKH trong lĩnh vưc khoa học

cơ bản về KHTN, KHXH&NV và KHGD cho ĐHQGHN hiện nay

Vê co cấu tô chức, các thư viện này đều là đơn vị độc lập trực thuộc Ban

Giám hiệu các trường đại học, ngang hàng với các phòng ban / khoa trong trường Trong từng thư viện đều tổ chức các bộ phận theo các quy trình nghiệp

vụ thư viện, bao gồm hai khối chính: Khối kĩ íhuật nghiệp vụ và khối tổ chức phục vụ bạn đọc

Tuỳ theo quy mô mà các thư viện chia các bộ phận trong thư viện thành các

tổ / nhóm làm việc khác nhau và lãnh đạo các thư viện là Ban Giám đốc / trưởng thư viện Thư viện ĐHTHHN, đã thành lập các tổ: Tổ Bổ sung - Trao đổi, tố

viện ĐHSPHN và thư viện ĐHSPNNHN chỉ thành lập các tổ: Tổ Kĩ thuật - Nghiệp vụ, tổ phục vụ đọc và tổ phục vụ mượn Đặc biệt trong các tổ phục vụ mượn đều có nhóm phục vụ giáo trình riêng, đây là đặc thù của thư viện trường đại học Để tư vấn cho giám đốc thư viện về các lĩnh vực chuyên môn từ năm

1995, thư viện ĐHTHHN còn được thành lập Hội đông khoa học của thư viện, hội đổng này do Hiệu trưởng trường đại học 1'a quyết định, giám đốc thư viện còn là thành viên của Hội đồng khoa học trường Đây là một trong những yếu tỗ rất quan trọng trong việc hoàn thành nhiệm vụ phục vụ ĐT&NCKH của nha trường và cho sự phát triển của thư viện ĐHTHHN Khi ngươi lãnh đạo thư viện được tham gia Hội đồng khoa học trường đại học sẽ tiếp cận nhanh chóng các định hướng về ĐT&NCKH của nhà trường để có kế hoạch đúng đắn và kịp thời cho thư viện của mình và đồng thời cũng thể hiện vai trò của thông tin khoa học trong phục vụ ĐT&NCKH ở trường đại học

Tuy nhiên các thư viện đại học trường thành viên ĐHQGHN cũng gặp không

ít khó khăn trong việc được đầu tư kinh phí tập trung cho việc giải quyết một số công tác nghiệp vụ cần thiết, ví dụ như, tin học hóa công tác thư viện, tiong đó

có việc xậy dựng CSDL hồi cố các kho tài liệu; Cải tiến và mở rộng các hình thức phục vụ kho mở, Bởi vì các thư viện không được phcĩn cấp quản lí ngân sách hàng năm, nên ngoài các khoản như lương cán bộ r v , kinh phí bổ sung tài liệu được cấp thường kỳ, còn kinh phí cho các việc khác được cấp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào quan niệm về công tác thư viện của lãnh đạo trường và môt phần vào mối quan hệ của người phụ trách thư viện với các phòng ban trong trường đại học ở thư viện ĐHTHHN, đến cuối năm 1996 có một CSDL hơn 10.000 biểu ghi, trong đc 7000 biểu ghi là do kinh phí của Trung tâm

1 1 1LKH&CNQG cấp thông qua hai hợp đồng xây dựng và cung cấp CSDL Ngay cả kinh phí bổ sung tài liệu cũng rất hạn hẹp, trong các năm 1995, 1996, cả

3 thư viện chỉ được cấp khoảng 250-300 triệu VND cho công tác này

Nhìn chung cho chu đến thời điểm trước khi thành lập Trung tám TT-TV ĐHQGHN, các thư viện trường đại học thành viên đã hoàn thành sứ mệnh của mình Trong điều kiện khó khăn về kinh phí, sự ràng buộc bởi cơ chế quan lý, các thư viện đã đáp ứng được nhu cầu tin cho cỏng tác đào tạo và một phán nào cho nhu cầu tin về NCKH của các trường đại học trong E’HQGHN Nhưng để đảm bảo thông tin cho một ĐHQG đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao thì cần thiết phải tổ chức lại các thư viện đại học trong ĐHQGHN thành một cơ cấu thống nhất và có một cơ chế hoạt động thích hợp - đó cũng là lý do cho sự m đời của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN.

1.3 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN

Trung tâm TT-TV ĐHQGHN được thành lập tháng 2 năm 1997 theo Quyết định số 66/TCCB của Giám đốc ĐHQGHN [5] Trung tâm được thành lập trên

cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN, đó là các thư viện trường ĐH KHXH&NV (Thư viện ĐHTHHN trước đây), thư viện trường ĐHSP (Thư viện ĐHSPHNI) và thư viện trường ĐHNN (Thư viện ĐHSPNNHN) Trung tâm TT-TV ĐHQGHN là một đơn vị trực thuộc ĐHQGHN, nằm trong khối các đơn vị phục vụ ĐT&NCKH cua ĐHỌGHN Trung tàm hoạt động theo một quy chế riêng do Giám đốc ĐHQGHN ban hành tháng 4 năm 1998 [4]

Vê chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm TT-TVĐHQCiHN trong quy chê

chỉ rõ: " Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí của ĐHQGHN Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp tin, tài liệu khoa học phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN " (điều5).Các nhiệm vụ cụ thể của Trung tâm được thể hiện ở điều 6 của quy chế, có thể tóm lược như sau:

1 Tham mưu cho lãnh đạo ĐHQGHN về phương hướng tổ chức và hoạt động TT-TV trong ĐHQGHN Xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn pnát triển hệ thống TT-TV trong ĐHQGHN Tổ chức và điều phối hệ thống TI -TV trong ĐHQGHN.

2 Thu thập, xử lí, lưu trữ, bảo quản và tổ chức phục vụ thông tin cho cán bộ

và sinh viên ĐHQGHN bằng các phương tiện và hình thức phù hợp và tiện lợi nhất

3 Nghiên cứu khoa học TT-TV để ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ mới vào vào công tác TT-TV Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện và đào tạo người dùng tin trong ĐHQGHN-

4 Phát triển quan hệ hợp tác, trao đổi với các cơ quan TT-TV trong và ngoài nước nhằm tăng cường nguồn tài liệu, kinh nghiêm tiên tiến và nâng cao trình

độ cán bộ của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN

Cơ cấu tổ chức và cơ chê hoạt động của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN

Bộ máy tổ chức của Trung tâm gồm: Ban Giám đốc; Các phòng chuyên môn và chức năr.g [ xem sơ đổ: Phụ lục 1]

Bơn Giám đốc gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc Giám đốc và các phó

Giám đốc Trung tâm thuộc diện cán bô do ĐHQGHN quản lí, nghĩa là các chức danh này do Giám đốc ĐHQGHN bổ nhiệm và miễn nhiệm Các phòng chức năng và chuyên môn của Trung tâm gồm:

Khối các phòng chức năng: 1 Phòng Hành chính (gồm các chức năng:

Tổng hợp, tổ chức cán bộ, đối ngoại, thiết bị); 2 Phòng Tài vụ

Khối các phòng chuyên môn: 1 Phòng Bổ sung -Trao đổi; 2 Phòng Biên

mục (Xử lí kỹ thuật); 3 Phòng Thông tin - Thư mục và nghiệp vụ; 4 Phòng Máy tính và Mạng; 5 Phòng Phục vụ bạn đọc Chung (Nhà trung tâm 7 tầng); 6

Phòng phục vụ bạn đọc trường ĐHKHTN; 7 Phòng phục vu bạn đọc trường ĐHKHXH&NV (gồm cả bộ phận đọc Mễ trì); 8 Phòng Phục vụ bạn đọc trường ĐHNN; 9 Phòng Phục vụ bạn đọc trường ĐHSP.

Các phòng của Trung tâm được thành láp theo nguyên tắc không làm xáo trộn các hoạt động thường xuyên của các thư viện đại học thành viên đã có, do vậy về cơ bản các phòng phục vụ bạn đọc là các thư viện đại học đã có và vẫn ở nguyên vị trí địa lí cũ Các phòng chuyên môn về kĩ thuật nghiệp vụ TT-TV được thành lập trên cơ sở sát nhập các tổ xử lí kỹ thuật của các thư viện đại học thành viên lại nhưng có chọn lựa cán bộ cho phù hợp với yêu cầu công việc của Trung tâm Chỉ trong một thời gian ngắn Trung tâm đã đi vào ổn định và hoạt động theo cơ chế mới Đến cuối năm 1999 Phòng phục vụ bạn đọc trường ĐHSP tách

ra và chuyển về trường ĐHSPHN theo Quyết định số: 13292/TCCB của Giám đốc ĐHQGHN về việc bàn giao một số đơn vị về trường ĐHSPHN

Trung tâmTT-TV là một đơn vị trực thuộc ĐHQGHN Trung tâm là đơn vị

sự nghiệp phục vụ cho công tác ĐT&NCKH, có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng và là đơn vị dự toán cấp III Hàng năm, Trung tâm lập kế hoạch, dự trù ngân sách, bảo vệ và nhận kế hoạch trước giám đốc ĐHQGHN Đếi với các đơn vị trong ĐHQGHN, Trung tâm có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ mọi mặt trong việc bổ sung, xử lí, cung cấp thông tin và tài liệu cho người dùng tin trong toàn ĐHQGHN Trung tâm được nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm do

ĐHQGHN xuất bản, các luận án Sau đại học bảo vệ ở ĐHQGHN hoặc người viết

là cán bộ, sinh viên ĐHQGHN Trung tâm được trực tiếp quan hệ với các trường đại học, các cơ quan nghiên cú i, các cơ quan TT-TV trong và ngoài nước trong phạm vi pháp luật của nhà nưóc và các quy định của ĐHQGHN để giải quyết các còng việc liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của mình

Với chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như trên, Trung tâm TT-TV ĐHỌGHN là một mô hình mới trong thư viện các trường đại học ở nước ta Mô

hình mới này thể hiện ở một số điểm sau:

1/ Nhiêm vụ của Trung tâm nặng nề hơn là phải đảm bảo thông tin tư liệu cho công tác ĐT&NCKH chất lượng cao của một ĐHQG đa ngành, đa lình vực,

có quy mô lớn gồm nhiều trưòng, khoa, viện, trung tâm nằm trên địa bàn rộng Nhiệm vụ này quy định cho định hướng xây dựng và phát triển của Trung tâm

2/ Quy mô của Trung tâm khá lớn, có đầy đủ các phòng ban chức năng và chuyên môn và hoạt động như một Trung tâm TT-TV độc lập, theo một quy chế riêng do Giám Đốc ĐHQGHN ban hành

3/ Trung tâm được hoạt động trong một cơ chê mang tính tự chủ cao mà

chưa một thư viện trường đại học thành viên nào trước kia có được, đây là một trong những điều kiện thuận lợi mang tính chất quyết định cho qua trình phát triển của Trung tâm sau này Đồng thời íính tự chủ cao này đi liền với tính tự chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước và các quy định của ĐHQGHN.Trải qua gần 3 năm hoạt động theo cơ chế mới, cộng với việc phát huy những thế rnạnh vốn có của các thư viện đại học thành viên trước kia, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã có những bước phát triển đáng kể Thời gian 3 năm chưa phái là dài, nhưng cũng cần thiết cho việc nghiên cứu, xem xét để rút ra những đánh giá ban đầu về những điểm mạnh, yếu của công tác TT-TV ĐHQGHN, từ đó đề xuất

những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này ờ ĐHQGHN.

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÔNG TIN - THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘIII.l Vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin -Thư viện ĐIIQGHN

II l.l Vốn tài liệu của các thư viện trường thành viên trước khi sáp nhập

Cả 3 thư viện trường ĐHTHHN, ĐHSPHN, ĐHSPNN có hơn 1,4 triệu bản sách với hơn 190.000 tên loại; hơn 3000 tên tạp chí, trong đó có đến hơn 2500 tên tạp chí nưóc ngoài tập trung chủ yếu ở thư viện ĐHTHHN.Đây là vốn tài liệu khá lớn về khoa học cơ bản về Khoa học Tự nhiên, Khoa học Xã hội và Nhân văn, Khoa học Giáo dục và Ngoại ngữ và là kho tài liệu rất quan trọng cho Trung tãm TT-TV ĐHQGHN sau này Tuy vậy, trong những năm giữa của thập kỷ 90, kinh phí bổ sung của các thư viện này hết sức hạn hẹp Ví dụ, năm 1995, ở Thư viện ĐHTHHN, chỉ được cấp khoảng 50 triệu VND cho bổ sung sách; ở Thư viện ĐHSPHN có khá hơn, khoảng 150 triệuVND [19] Số kinh phí chỉ để mua giáo trìnhvà sách tham kháo trong nước Nguồn tài liệu mua từ nước ngoài hâu như bị ngừng trệ Một trong những nguyên nhân quan ti ọng, là sau năm 1991, Liên Xô và hệ thống XHCN Đông Âu sụp đổ, nguồn tài liệu mà các thư viện mua và nhận tặng biếu ở các nước này lâu nay với giá 1'ẻ đả bị ngừng' hẳn Còn ở Thư viện ĐHTH HN, sau 1979, nguồn tạp chí ngoại bằng Tiếng Anh mua qua sao chụp từ Trung Quốc cũng không còn nữa trong khi đó kinh phí để mua tài liệu nước ngoài theo cơ chế thị trường lại không được đáp ứng kip thời

Nguồn tài liệu của Thư viện ĐHTHHN, và Thư viện ĐHSPHN1 có đến 1/3 là tài liệu tiếng Nga, xuất bản từ trước năm ] 990, đã lạc hậu về nội dung nhất là một số tài liệu về công nghệ đã lâu nay không được tharh lọc do vậy chiếm khá lớn điện tích kho sách, ở Thư viện ĐHTHHN, đo tình trạng phải di chuyển nhiều địa điểm nôn số lượng sách nằm tổn đọng dưới nền kho và trên giá khá lớn (ước

tính đến hàng trăm ngàn bản) là một trong những vấn đề nan giải cho công tác thống kê và thanh lọc tài liệu của Trung tâm sau này.

Những điều đáng quan tâm nhất là vốn tài liệu của các thư viên đại học thành viên trước đây đã không đáp ứng được yêu cầu đổi mới của công tác ĐT & NCKH của một trường đại học đa ngàiứi, đa lĩnh vực Ìihư ĐHQGHN Công tác phát triển vốn tài liệu của Trung tâm phải được đẩu tư tập trung và đặt trong một

cơ chế chủ động cao, mới đáp ứng được nhu cầu về thông tin tư liệu cho công tác ĐT&NCKH của ĐHQG HN trong thời kỳ mới

II.1.2 Công tác phát triển vốn tài liệu của Trung tâm TT -TV ĐHQGHN

Trong thời gian 3 năm, từ khi thành lập Trung tâm, công tác phát triển vốn tài liệu đã có những bước tiến đáng kể v ề cơ chế có thuận lợi cơ ban Trung tâm được ĐHQGHN cho phép thu nhận lưu chiểu những xuất ban phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luân án Sau đại học được bảo vệ ở ĐHỌG HN Các tài liệu hội thảo, họi nghị khoa học do ĐHQGHN tổ chức, cấc báo cáo kết quá NCKH của cán bộ trong ĐHQGHN chủ trì hoậc tham gia Dạc biệt, do là môt đơn vị có tài khoản riêng, nên khoản ngân sách cho bổ sung tài liệu mới được tăng lên đáng kể và được cấp phát kịp thời Hàng năm khoảng 1 tỉ VND được dành cho việc mua tài liệu số tiền này bằng 1/3 ngân sách hàng năm của Trung tâm Mặt khác, là môt đơn vị có tư cách pháp nhân trong quan hệ đối ngoại (trong và ngoài nước) nên Trong tâm có điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi tài liệu với các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước Do vậy sô tài liệu nhận được từ nguồn này cũng tăng lên đáng kể Do những điều kiện thuận lợi mới, nên vốn tài liệu của Trung tâm trong 3 năm qua đã gia tăng về số lượng, nội dung và loại hình:

a) Tài hêu mua bằng ngân sách: Bảng I

Loại hình Tiếng Việt Tiếng nước ngoài

KHUD

Họcngữ

Tracứu

Thamkhảo

Giáotrình

657 11.131 39.944 1411 4064 547 18909 35545

Tỷ lệ % 1,15 19,48 69,92 2,47 7,11 1,0 33,1 62,2

Phối hợp với 3ộ môn Hán - Nôm trường Đại học KHXH&NV, Trung tâm đã

bổ sung được một loại tài liệu đặc biệt, đó là các thác bản văn bia sưu tập ở khu vực phía Bắc nước ta với số lượng là: 2000 bản Nguồn tài liệu mới này sẽ phục

vụ cho cóng tác ĐT&NCKH trong lĩnh vực nghiên cứu văn học và lịch sử cổ trung đại Việt nam

Loại hình tài liệu ngoài tàí liệu in như băng tiếng.băng hình, đ k CD, là loại tài liệu lần đầu tiên được bổ sung Bởi vì, Trung tâm được trang bị các phòng Multimedia nên mới có điều kiện để xây dựng kho tài liệu này và đưa vào phục

vụ bạn đọc Đặc biệt trong sô này có các đĩa CD CSDL về KHTN, KHXH&NV, công nghệ, khoa học giáo dục được bổ sung thường xuyên Đây là nguồn tài liệu điện tủ đầu tiên của Trung tâm được mua từ nước ngoài Phân tích nhưng số liệu trên cho thấy một số điểm đáng lưu ý sau:

Một là, số lượng tài liệu mua từ nước ngoài còn quá ít so với số lượng tài liệu mua trong nước (bảng 1) Nguyên nhân chính là do kinh phí Trung tâmTT - TV ĐHQGHN chưa phải là đơn vi được cấp ngoại tệ để mua tài liệu nước ngoài, mặc

dù kinh phí bổ sung một năm khoảng 1 tỷ VND, nhưng chưa phải là nhiéu để có thể mua tài liệu nước ngoài nhiều hơn Mặt khác giá tiền mua tài liệu nước ngoài

là khá cao Tổng số 476 cuốn sách Tiếng Aiih mua được trong 3 năm tù 1997 đến 1999 đã phải chi hết trên 140 triệu VND, còn với 45 tên báo và tạp chí ngoại

đã mua hết 12.784 USD (tương đương 180 triệu VND) Nêu so sánh với số tài liệu nưởc ngoài nhận được qua biếu tặng, thì thấy số tài liệu này về sô lượng còn quá ít, tuy nhiên về chất lưẹrng sẽ hơn hẳn tài liệu nhận qua biếu tặng Bởi vì đây

là tài liệu Trung tâm chủ động đặt mua, dựa theo yêu cầu của các trường và các khoa và là tài liệu mới, giá trị thông tin cao

Hai là, phân tích theo nội dung tài liệu cho thấy, chiếm tỷ lệ cao vẫn là tài liệu về khoa học cơ bản về KHTN và KHXH&NV trong đó KHXH&NV chiếm

tỷ lệ cao nhất, đến 69,92% còn khoa học ứng đụng và công nghệ còn đạt ở mức

ở mức thấp 2,47% Điều này có lý do khổch quan là loại tài liệu KHCN trong

nước thường xuất bản ít hơn loại tài liệu về KHXH&NV

Ba là, nếu theo mục đích sử dụng gồm tài liệu tra cứu, tài liệu tham kháo và

giáo trình thì thấy tỷ lệ giáo trình chiếm khá cao (bảng 3): 62,2%, sau đó đến

sách tham khảolà 31,1% Đây là đac thù của thư viện trường đại học, trong việc đảm bảo tài liệu cho quá trình dạy và học của thầy giáo và sinh viên theo các môn học và năm học

Đánh giá chung công tác phát triển vốn tài liệu

Công tác phát triển vốn tài liệu của Trung tâm 3 năm qua đã có nhũng tiên

bộ đáng kể Số lượng tài liệu được bổ sung tàng khá nhanh, đã bắt đầu mua được tài liệu của nước ngoài, các dạng tài liệu nghe nhìn và các tài liệu điện tử Vốn tài liệu mới này đã phần nào đáp ứng được nhu cầu về thông tin tư liệu cho công tác ĐT& NCKH của ĐHQGHN Sở dĩ đạt được những kết quả trên, là do những điều kiện thuận lợi về cơ chế hoạt động, nhất là được đầu tư tạp trung và tự chủ

về ngân sách, một trong những điéu kiện tiên quyết cho việc bổ sung tai liệu đúng yêu cầu và kịp thời

Tuy nhiên vốn tài liệu của Trung tâm vẫn còn thiên nhiều về khoa học co bản, các tài liệu về các ngành khoa học công nghệ mũi nhọn mới bổ sung được

ít, nguồn tài liệu nhận qua trao đổi hầu hết lạc hậu do Trung tâm chưa chủ động được trong việc đặt yêu cầu cho phía bạn trong việc trao đổi tư liệu Công tác thanh lọc tài liệu cũ tồn đọng lâu nay chưa thực hiện được, do vậy công tác tổ

chức kho và thống kê gặp nhiều khó khăn do thiếu diện tích, nhất là ở kho sách

Thượng đình

II.2 Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác TT- TV

Từ năm 1993, Thư viện ĐHTHHN đã bắt đầu sử dụng máy tính PC vào xây dựng CSDL kho sách Phần mềm quản trị dữ liệu được áp dụng là CDS/ISIS 3.0

do Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia (TTTLKH&CNQG) chuyển giao Đến cuối năm 1995, Thư viện ĐHTHHN đã có một CSDL với khoảng 10.000 Kểu ghi Công việc chỉ dừng ở in fiche mô ta từ CSDL này, chưa có máy tính để cho bạn đọc tra cứu[35] Ớ các T ta viện ĐHSPHN I, Thư viện ĐHSPNN cũng tiếp cận với phần mém xây dựng CSDL CDS/ISIS, xong số biểu ghi có được chưa đáng kể Cùng năm 1995, Thư viện ĐHTHHN và Thư viện ĐHSPHN I, đã tiễn hành nối với mạng IDNET (sau này

là mạng VISTA) của Trung tâm TTTLKH & CNQG thông qua 1 máy tính, niodem, điện thoại Những kết quả bước đầu áp dụng CNTT của các thư viện đại học thành viên thời kỳ này cũng là những kinh nghiệm có ích cho việc triển khai mạnh mẽ việc áp dụng CNTT của Trung tâm TT - TV ĐHQGHN sau này

II.2.1 Phát triển hạ tầng cơ sở thông tin

Ngay từ năm đầu thành lập, Trung tâm TT - TV ĐHQGHN đã được đầu tư tập trung để trang bị mới toàn bộ máy tính PC cho các công đoạn của các chu trình thư viện, ở khu vực Thượng Đình (Thư viện ĐHTHHN - trụ sở tạm thời của TT) đã xây dựng một mạng LAN gồm một máy chủ HP Netserver và 20 máy trạm Các máy tính của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, phòng phục vụ bạn đọc đều được kết nối với máy chủ theo sơ đồ mạng phân cấp ở các khu vực khác, do chưa có mạng cục bộ, nên các máv ở đây thường được làm việc theo kiểu nhóm làm việc [26]

Mỗi khu vực chưa có mạng được trang bị từ 3 đến 6 máy PC, trong đó thường có 2 đến 3 chiếc cho bạn đọc tra cứu tìm tin ở phòng Đa phương tiện

(multimedia), các máy tính cổ đầu đọc CD- ROM để sinh viên sử dụng đĩa CD, ngoài việc tra cứu như các máy tính khác.

Đến cuối năm 1999, Trung tâm đâ có 40 máy PC và một máy chủ cùng các thiết bị ngoại vi khác Như vậy, về phần cứng (Hard ware) trong CNTT, Trung tâm đã có một bước nhẩy vọt từ một vài máy tính đưn lẻ của các thư viện đại học thành viên đến một hệ thống máy tính tương đối hiện đại và đồng bộ và một số lớn được nối mạng cục bộ Những yếu tố biến đổi về lượng này, là rất quan trọng đảm bảo cho những biến đổi rất cơ bản về chất trong lĩnh vực CNTT, trong công tác TT - TV của Trung tâm Khi mạng Intranet/Intemet ĐHQGHN (tên giao dịch VNU.NET) khai trương tháng 3/2000 trực tiếp khai thác thổng tin và cung cáp dịch vụ trên mạng (phụ lục 2) thì mạng máy tính của Trung tám TT - TV lại có điều kiện phát triển hơa nữa, bằng việc khai thác thóng tin qua Internet và bằng chính sự đóng góp thông tin tư liệu của mình cho mạng

11,2.2 Xây dựng và phát triển các phần mềm ứng dụng

a Nghiên cứu xây dựng hệ chương trình quản trị TT - TV tổng hợp

Một hệ thống máy tính chỉ vận hành có hiệu quả khi có một phần mềm hay một hệ chương trình hoàn chỉnh Hiện nay các cơ quan TT -TV đầu ngành trong nước chưa có một hệ chương trình quản trị TT - TV hoàn chỉnh nào được thương mại hoá Việc mua chương trình từ nước ngoài thì giá thành cao quá khả năng rài chính của Trung tâm Đứng trước thực trạng như vậy, Trung tâm đã chọn một giải pháp khả thi là hợp tác với công ty Hỗ trợ và Phát triển Tin học (HiPT) để nghiên cứu xây dựng một hệ chương trình cho Trung tâm Năm 1988 phiên bản đầu tiên của hệ chương trình dịch vụ TT - TV tổng hợp đã hoàn thành đưa vào chạy thử nghiệm Hệ chương tr>nh gồm có các Module sau: Cấp thẻ đọc; Phục

vụ phòng đọc; Phục vụ phòng mượn; Bố sung - Trao đổi; Phân loại - Biên mục; Tra cứu tư liệu (phụ lục 3)

Lần đầu tiên ý tưởng thiết kế một hệ chương trình TT - TV tổng hợp đã được thực hiện tại Trung tâm Trong qúa trình thiết kẽ xây dựng hệ chương trình, các cán bộ tin học đã bám sát các chu trình của công tác TT - TV để giải quyết các bài toán đặt ra Các tác giả của hệ chương trình đã thực hiện được nguyên tắc hàng đầu của việc áp dụng CNTT trong công tác TT - TV là "dữ liệu được tạo lập một lần và được sử dụng nhiều lần", đã loại bỏ được những khâu trùng lặp mà gặp phải khi thực hiện các công việc của Thư viện bằng phương pháp thú công hoặc bằng máy tính với các hệ quản trị CSDL riêng rẽ Ví dụ như module Phán loại - Biên mục sẽ dựa trên những tư liệu đã được cập nhạt bằng moduỉe Bô sung

- Trao đổi để tiếp tục hoàn chỉnh chi tiết về tư liệu và những thông 1 1 1 1 này sẽ được sử dụng trong các module tra cứu, phục vụ đọc, mượn [23]

Hệ chương trình đich vụ TT TV tổng hợp đã được đưa vào sử dụng một thời gian, tuy nhiôn nó chỉ thực sự phát huy tác dụng, khi có một mạng máy tính đổng bộ, đồng thời nó cũng bộc lộ một số nhược điểm mà các nhà thiết kế chưa lường thấy hết được Chẳng hạn, như vấn đề sửa, chèn dữ liệu khi bổ sung hoàn

bị kho tài liệu; khi làm hổi cố kho tài liệu cũ Hệ chương trình này đang được theo dõi và tiếp tục hoàn chỉnh

b Xây dựng chưưng trình " Xử lý và chuyển dạng CSDL kiểu MARC "

Sang năm 1999, Trung tâm đã cùng với công ty HiPT xúc tiến nghiên cứu và xây dựng một chương trình nhằm xử lý tài liệu và chuyển đổi cãu trúc CSDL đang sử dụng sang cấu trúc kiểu UNIMARC, gọi tắt là "Chương trình xử lý kiểu MARC" Lý do chính để xây dựng chương trình này là do cấu trúc CSDL hiện nay của Trung tâm không phù hợp với íormat UNIMARC (ISO 2709) do IFLA xuất bản lần đầu tiên năml977 Hiện nay nhiều thư viện các nước trên thế giới

sử dụng rộng rãi UNIMARC làm íormat trao đổi thư mục quốc gia và quốc tế Nếu áp dụng được UNIMARC, Trung tâm sẽ có điều kiện để trao đổi thư mục

với các thư viện có sử dụng dữ liệu kiểu MARC và có thể biên mục trên các biêu ghi lấy từ bên ngoài (qua đĩa hoặc qua mạng) để bổ sung vào CSDL của mình.

Chương trình xử lý kiểu MARC đẫ được nghiêm thu và đưa vào chạy thử từ tháng 11 năm 1999[14] Chương trình gồm: Phần mềm chuyển đổi cấu trúc và

dữ liệu hiện tại sang cấu trúc kiểu UNIMARC; Viết mới các giao diện Bo sung, Biên mục để nhập dữ liệu theo kiểu MARC, cũng có cả chức năng nhập các tệp

dữ liệu kiểu MARC từ các nguồn khác cũng như xuất các bản ghi đã được lựa chọn thành các tệp dữ liệu kiểu MARC; Viết mới các giao diện tra cứu; Tích hợp các phần được bổ sung, sứa đổi vào hệ thống (Hệ quản trị CSDL MS SQL Server6.5) của Trung tâm (phụ lục 4)

II.2.3 Mộl số kết quả áp dụng CNTT trong công tác TT- TV của Trung tâm

Do được trang bị khá tốt về cơ sở hạ tầng thông tin và có một hệ chương trinh thích hợp vào giai đoạn chuyển tiếp, nên trong 3 năm qua công tác ấp elụng CNTT của Trung tâm đã có bước tiến đáng kể

Thứ nhất, đã xây dựng dược một cơ sớ dữ liệu tích họp dựa trên hệ quản trị

CSDL tiêu chuẩn Cho đến nay CSDL của trung tâm đã cỏ số lượng hơn 37.000 biểu ghi sách; 1650 tên tạp chí, 400 tên luận án Sau đại học Đây là kết quả cua việc xử ]ý tập trung tài liệu ở các khâu Bổ sung - Trao đổi và Phân loại - Biên mục và xử lý hồi cố kho tài liệu cũ Các biểu ghi của CSDL này được lưu trữ và quản lý bằng phần mềm CDS/ISIS 3.0 Để tiện lợi cho bạn đọc tra cứu trên máy tính lẻ và máy tính nối mạng Trung tâm đã chọn hệ quản trị CSDL MS SQL Server 6.5 làm cơ sở cho các chương trình ứng dụng trong giai đoạn trước mắt [26] Về cấu trúc dữ liệu, vẫn giữ cấu trúc của CDS/ISIS, nhưng có một chương trình chuyến đổi sang MS SQL và ngược lại Làm như vậy, để tận dụng được những kết quả xây dựng CSDL đã có từ nhiều năm trước và đảm bảo tính liên tục, trong khi một cấu trúc dữ liệu mới chưa được xác lập CSDL này còn được

tích họp với máy chủ Web, cho phép tra cứu từ xa Đổng thừi đã mạnh dạn nghiên cứu áp dụng thí điểm "Chương trình xử lý và chuyển dạng CSDL sang ƯNIMARC" là một bước tiến quan trọng của Trung tâm trong việc áp dụng những công nghệ tiên tiến vào công tác của mình.

Thứ hai, đã xây dựng được một trang web của trung tâm TT - TV

ĐHQGHN Một bản tin điện tử của Trung tâm sử dụng cống nghệ w w w đã được đưa vào hoạt động Bản tin cập nhật tin tức hàng tháng vào mạng và được

in ra giấy với số bản thích hợp nhằm cung áp thông tin cho một số người diìng tin chưa có điều kiện nối với mạng máy tính của Trung tâm

Thứ ba, qua việc áp dụng CNTT, trình độ của cán bộ thư viện trong Trung

tâm đã được nâng cao lẻn một bước Hầu hết, cán bộ trong Trung tâm đã quen

với việc sử dụng máy tính trong các công việc chuyên môn, nghiệp vụ hàngngày Một số đáng kể cán bộ đã thông thạo trong việc xử lý tài liệu xây dựngCSDL nhờ vào việc xây dựng CSDL hói cố các kho tài liệu cũ của Trung tâm

là được đào tạo chính quy về CNTT

Thứ tư, đã thây rỗ phương hướng và các bước đi cửơ của quá trình áp dung

CNTT trong một thư viện, để tiến tứi xây dựng một trung tâm TT-TV đcỊÌ học

hiện đại Đó là đã xây dựng được một dự án [16] tổng thê nhám hiện đại hoá cơ

sở hạ tầng thông tin cùa Trung tâm TT-TV, mà trọng tâm là mạng máy tính ở toà nhà Trung tâm Điều hành và phòng Phục vụ bạn đọc Chung mới tiếp nhận với nhiều máy chủ thực hiện các chức năng cung cấp dịch vụ CSDL về TTTL, dịch

vụ E-mail và Web cho người dùng tin Mạng máy tính này sẽ làm đầu mối liên kết với các mạng LAN ở các khu vực khác của Trung tâm và nối với mạng

VNU.NET và INTERNET (phụ lục 5) Đồng thời trong dự án cũng sẽ áp dụng các công nghệ tự động hoá trong quản lí và phục vụ ngưòi dùng tin mà các thư viện hiện đại trên thế giới đã áp dụng lâu nay, như công nghệ mã vạch và hệ thống bảo vệ tự động.

II.3 Nghiên cứu nhu cầu tin và đào tạo nguời dùng tin

II.3.1 Hoạt động nghiên cứu nhu cầu tin ở Trung tâmTT-TV f>HQGHN

Xuất phát từ nhận thức, người dùng tin (NDT) với nhu cầu tin (NCT) của họ

là một bộ phân cấu thành của một hệ thống TT-TV Những kết quả nghiên cứu NCT sẽ góp phần xây dựng đinh hướng phát triển của cơ quan TT-TV Tuy nhiên việc nghiên cứu NCT bao giờ cũng tốn kém công sức, kinh phí và đòi hỏi sự kiên trì Trung tâm đã tiến hành nghiên cứu NCT của NDT trong ĐHQGHN thông qua nhiều hình thức khác nhau Đó là đề tài NCKH cấp cơ sở nghiệm thu năm 1998[33]; Đề tài luận văn tốt nghiệp của sinh viên chuyên ngành TT-TV do Bộ môn TT-TV trường ĐHKHXH&NV đào tạo năm 1999 [47]; Nghiên cứu NCT của NDT nhân tổ chức Hội nghị rút kinh nghiệm phục vụ bạn đọc năm tháng 5 năml999[20]; Nghiên cứu NCT của NDT là cán bộ đầu năm 2000 Trong các đợt nghiên cứu NCT trên, tác giả tham gia với tư cách là chủ nhiệm đề tài, người hướng dẫn luận văn và tham gia chỉ đạo và trực tiếp khảo sát

Đổi tưựng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của các đợt nghiên cứu trên là cán bộ và sinh viên trong ĐHQGHN với tư cách là NDT của Trung tâm Số lượng NDT và đơn vị, nơi họ học tập và công tác được chọn để khảo sát qua bảng hỏi được thể hiện như sau:

Các phương pháp nghiên cứu được áp dụng để nghiên cứu NCT

Điểu tra NDT bằng phiếu hỏi Phiếu hỏi được thiết kế theo 3 nhóm câu hỏi Nhóm 1: là những câu hỏi về bản thân NDT, nhằm mục đích thu thập các thông tin về thành phần NDT; Nhóm 2: Khai thác tình hình sư dụng nguồn tin của NDT trong các cơ quan TT-TV trong và ngoài ĐHỌGHN, trong đó chủ yếu là tình hình sử dụng nguồn tin của TTTT-TV ĐHQGHN; Nhóm 3: Tìm hiểu sự đánh giá của NDT với các dịch vụ TT-TV cua Trung tâm và lấy các ý kiến của NDT, nhất là của cán bộ

Phân tích tài liêu và quan sát thống kẽ các số liệu phục vụ NDT ở cấc phòng

PVBĐ của Trung tâm Phương pháp phân tích tài liệu, nhằm tìm ra các đặc điểm của NDT với nhu cầu tin tiềm năng của họ Phương pháp quan sát thống kê có thể cho biết ĩiội dung thôp.g tin mà NDT thường sử dụng và mức độ đáp ứng nhu cầu tin của cơ quan TT-TV

Một số kết quả nghiên cứu chính được thể hiện ở phụ lục 6 Dưới đây là cãc

kết luận được rút ra từ các đợt nghiên cứu trên

ĩĩ.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin trong ĐHQGHN

a Đặc điểm chung của người dùng tin trong ĐHQGHN

a l Đội ngũ người dừng tin rất đông đảo, đa dạng và có trình độ cao

Đội ngũ này bao gồm các hộ dùng tĩn tập thể và cá nhân Hộ dùng tin tập thế

là tập thể các cá nhân cùng tham gia một đề tài NCKH nào đó hoặc các tập thể Khoa,Bộ môn cùng làm công tác ĐT và NCKH về một chuyên ngành hay liên ngành Nếu theo tiêu chí này, cho đến nay ở ĐHQGHN có 29 Khoa thuộc các trường đại học thành viên và 5 khoa trực thuộc ĐHQG, với hàng trăm bộ môn

tham gia đào tạo 42 chương trình ngành học đào tạo cử nhân Theo nghề niỊhiệp

có thể phân chia NDT trong ĐHQGHN thành các lớp như cán bộ giảng dạy vn cán bộ nghiên cứu (1.497 người); cán bộ quản ]ý và phục vụ (486 người); nghiên cứu sinh (191 người); cao học (1.629 người); sinh viên chính quy (16.821 người); sinh viên đại học các loại hình khác (20.210 người)

Còn theo trình độ có thể phân chia thành: Tiến sỳ khoa học (51 người); Tiến

sỹ (426 người); Thạc sỹ (310 người) trong số này có 58 GS và 179 PGS [21] Qua nghiên cứu 4 (phụ lục 6a) với 93 đối tượng được khảo sát đã có 35,5% TSKH,TS; 25,8% GS,PGS Hầu hết các đối tượng này đều là người chủ trì hoặc tham gia đề tài nghiên cứu khoa học các cấp: Cấp nhà nước 34,4%; Cấp Bộ 44,1%; Cấp cơ sở 43,0%.Sự phân chia này mang tính chất tương đối, vì một cán

bộ giảng dạy trong trường đại học thường có nhiệm vụ chính là giảng dạy, ngoài

ra còn tham gia NCKH và có thể làm công tác quản lý Tuy nhiên việc phân chia này có ích cho công tác phục vụ thông tin có chọn lọc của Trung tâm

a.2 Nhu cầu tin của NDT trong ĐHQGHN có thay đổi do mục tiêu ĐT&

NCKH đa ngành và chất lượng cao của ĐHQGHN quy định Bên cạnh những nhu cầu tin vể khoa học cơ bản về KHTN, KHXH & NV đã xuất hiện nhu cầu tin về các ngành khoa học công nghệ mũi nhọn, các ngành KHXH & NV mói được đưa vào chương trình đào tạo và các diện đề tài NCKH các cấp Trong 5

năm qua, ở ĐHQGHN đã có 7 ngành về KHCN và 11 ngành về KHXH & N V mói Từ 1996 - 1999, đã có 430 đề tài NCKH cấp bộ và cấp nhà nước được thực hiện ở ĐHQGHN, có 6 đề tài khoa học công nghệ cấp nhà nước; 2 đề tài về ]ý luận KHXH & NV cấp nhà nước, 95 đề tài nghiên cứu cơ bản trong KHTN Ngoài ra còn nhiều đề tài về khoa học giáo dục cũng được nghiên cứu, nhím phuc vụ cho việc quản lí giáo dục trong mọt đại học đa ngành, đa lĩnh vực như ĐHQGHN Cũng qua nghiên cứu 4 (phụ lục 6a) cho thấy tỷ lệ các lĩnh vực khoa học và công nghệ mà NDT là cán bộ đã và đang nghiên cứu nttư sau: Nghiên cứu

về Khoa học cơ bản là 77,4%; v ề Khoa học ứng dụng là 46,2% Như vậy tỷ lệ nghiên cứu về Khoa học ứng dụng đã thể hiện rõ sự chuyển hướng nhu cầu tin của NDT trong ĐHQGHN từ thiên vổ Khoa học cơ bản sang cả Khoa học ứng dụng

b Đặc điểm riêng của NDT trong ĐHQGHN

b.l Nhu cầu tin của sinh viẽn

Kết quả rút ra từ nghiên cứu 3 (phụ lục 6b)

Điều kiện tiếp cận nguồn tin của s v trước khi vào đại học qua các nghiên

cứu cho thấy hơn một nửa sinh viên (56,6%) trước khi vào đại học chưa được sử dụng thư viện - một trong những hình thức phục vụ thông tin truyền thống có hiệu quả

Mục đích sử dụng nguồn tin của cơ quan TT-TV của 5V là để học tập theo

chương trình, nghiên cứu khoa học, viết khoá luận tốt nghiệp và giải trí, tự nâng cao trình độ văn hoá chung Do nhiệm vụ chính là học tập, nên tỷ lệ sử dụng thông tin cho học tập đến trên 80%; nhu câu tin cho NCKH và làm khoá luận trên dưới 20% (phụ lục 6b), tập trung chủ yếu vào s v năm cuối

Nguồn tin được sinh viên sử dụng nhiều nk ứ Nếu xem xét nguồn tin theo

loại hÌTih, như nguồn tin bậc 1 (Sáuh giáo khoa; Giáo trình; Sách tham khảo), nguồn tin bậc 2 (Thư mục, mac lục, CSDL) thì thấy s v chủ yếu vẫn dùng ngu ơn tin bậc 1 là chính trong đó giáo trình và sách giáo khoa chiếm tý lệ khá cao, trên 70% Đặc biệt s v đã bắt đầu sử dụng nguồn tin bậc 2 từ các CSDL của Trung tâm, đã có 30% sinh viên sử dụng CSDL của Trung tâm (phụ lục 6b)

Kênh tiếp cận thông tin của sinh viên

Sinh viên tiếp cận thông tin chủ yếu qua các hình thức phục vụ của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN, các TV-TL khoa và các cơ quan TT TV khác Các dịch

vụ đọc tại chỗ và mượn về nhả được đánh giá cao và sử dụng nhiều nhất Có đến trên 80% sinh viên được hỏi đã sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ và gần 66% sử dụng dịch vụ mượn về nhà (phụ lục 6b)

b.2 Nhu cẩu tin của cán bộ ĐHQGHN

b.2.1 Các đặc điểm vé thòi gian, phương pháp và phưong tiện thu thập thông tin khoa học của cán bộ

Trên cơ sở các kết quả thu được trong đợt khảo sát nhu cầu tin của NDT là cán bộ trong ĐHQGHN năm 2000 , nghiên cứu 4 (phụ lục 6a), có thể lút ra một

số đặc điểm quan trọng dưói đây:

Quỹ thời gian đ ể thu thập thông tin khoa học cho NCKH Hoạt động NCK.H

là hoạt động thu thập và chế biến thông tin khoa học (gọi tắt là thông tin) và sáng tạo những thông tin mới Người NCKH thường mất nhiều thời gian để thu thập thông tin cho đề tài NCKH của mìiih Khảo sát 93 đối tượng, có 30 người (32,3%) dùng từ 20% -30% quỹ thời gian hoàn thành một đề tài NCKH cho việc thu thập thông tin và có đến 17 người đã dùng đến 40%-50% quỹ thời gian trên cho công việc này

Phương thức thu thập thông tin của NDT NDT có thể có những phương

thức thu thập thông tin khác nhau, như họ tự thu thập thông tin ở các cơ quan TT-TV hoặc các kênh khác; Họ đặt hàng cho các cơ quan TT-TV cung cấp thông tin Việc nghiên cứu thói quen này của NDT có thể bước đầu đánh giá được mức

độ phục vụ thông tin của cơ quan TT-TV Qua nghiên cứu cho thấy có 29% người được hỏi đã thu thập thông tin bằng cách đặt hàng qua các cơ quan T I-

TV, còn 70,9% thì tự tìm kiếm thông tin qua các kênh khác nhau Như vậy, số NDT sử dụng dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu đặt trước chưa cao

Phương tiện thu thập và xử lý TT cứa NDT ngày một hiện đai, đã có 78

người được hỏi (83,8%) đã có máy vi tính (PC), hoặc của Khoa/Bộ môn, hoặc của cá nhân để sử dụng cho NCKH Trong đó 74,3% máy tinh có đầu đọc CD và 29,6% máy tính đã được nối mạng của ĐHQG và các mạng khác Đâv là một trong những điều kiện thuận lợi cho Trung tâm TT-TV ĐHQGHN trong việc cung cấp thôngtin điện tử cho NDT theo phương thức on-line hoặc off-line

b.2.2 Nhu cẩu sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của các co quan TT-TV

Nhu cầu sử dụng các SP&DV thông tin của các cơ quan TT-TV nói chung

Cán bộ nghiên cứu và giảng dạy trong ĐHQGHN cũng đồng thời là người dùng tin của các cơ quan TT-TV khác, ngoài Trung tâm TT-TV ĐHQGHN Phân tích kết quả điều tra cho thấy có 56,9% cán bộ đã sử dụng các SP&DV thông tin cua Trung tâm TT-TV ĐHQGHN; 68,8% sử dụng TV-TL Khoa trong ĐHQCiHN;

và đến 16,3% sử dụng ở các cơ quan TT-TV trung ương còn ở các thư viện đại

học khác là 48,4% Như vậy tỷ lệ NDT là cán bộ của ĐHQGHN đến Trung tâm TT-TV ĐHQGHN chưa cao bằng đến các Cơ quan TT-TV ở trung ương Đáng chú ỷ là tỷ lệ đến sử dụng TV-TL Khoa cũng khá cao, điều này cho thấy sự cần thiết của các TV-TL Khoa trong hệ thống TT-TV trường đại học

Nhu câu sử dụng các SP&DV tlìôỉtg tin cụ thể của Trung tám 77 -71' ĐHQGHN.

Cán bộ trong ĐHQGHN đã sử dụng các SP&DV thông tin của Trung tâm, như đọc tại chỗ, mượn về nhà, cung cấp bản sao tài liệu gốc, ấn phẩm thông tin (như Bản tin Điện tử) Qua nghiên cứu cho thấy, đa sô' cán bộ thích sử dụng dịch

vụ mượn về nhà (55,9%) hơn là đọc tại chỗ (45,5%); Dịch vụ cung cấp ấn phẩm thông tin được nhiều người sử dụng nhất (61,3%) vì ấn phẩm thông tin được cung cấp đến tận khoa, bộ môn và một số cá nhân NDT trong ĐHQGHN Dịch

vụ cung cấp bán sao tài liệu gốc đã được chấp nhận và sử dụng, có 38,7% người được hỏi đã sử dụng dịch vụ này

Nhu cẩu sử dụng nguồn tin của Trưng tầm TT-TV ĐHQGHN Các nguồn tỉn

truyền thống như sách tham khảo, tạp chí, sách tra cứu được NDT sử dụng ở mức

độ cao, từ trên 40% đến trên 50% số người được hỏi Các nguồn tin khác như thư mục, CSDL, vật mang tin khác được sử dụng mức độ chưa cao: 33,3% sử dụng thư mục; 9% đã sử đụng CSDL và chỉ có 6% sử dụng các vật mang tin khác Điểu này cho thấy các sản phẩm thông tin mới của Trung tâm chưa được NDT là

cán bộ sử dụng nhiều, cần thiết phải tổ chức hình thức dịch vụ này cho thuận tiện với đối tượng này

Tóm lại, NDT là cán bộ của ĐHQGHN có những đặc điếm riêng về nhu cáu tin như sau: 1 Có phương pháp thu thập TT riêng cho công tác NCKH và giang dạy của mình vì họ là những nhà NCKH có kinh nghiệm Họ có khá đầy đu các phương tiện hiện đại để thu thập và xử lí thông tin; 2 Họ có thể với tới các nguồn tin từ các cơ quan TT-TV hoặc các nguồn tin khác trong và ngoài nước; 3

Họ vẫn ưa thích sử dụng các SP&DV thông tin truyền thống, như sách, tạp chí Các nguồn tin bậc 2 như thư mục, CSDL được su dụng như một công cụ chỉ dân đến nguồn tin bậc 1 Các SP&DV thông tin của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN mới đáp ứng được phần nào nhu cầu tin của NDT là cán bộ trong ĐHQGHN

11.3*5 Đào tạo người dùng tin

Đối tượng đào tạo chủ yếu là sinh viên năm thứ nhất Đây là NDT mới của

Trung tâm Qua điều tra có đến gần một nửa sinh viên mới vào trường chưa đưọc tiếp xúc với thư viện, nhất là học sinh ở nông thôn Do vậy việc đào tạo huấn luyện đối tượng này lại càng cần thiết

Hình thức đào tạo, thường tổ chức thành lớp khoảng 70 - 100 sinh viên và sử

dụng ngay các phòng Đọc của Trung tâm làm lóp học và gọi là các lớp Hướng dẫn sử dụng Thư viện cho Sinh viên năm thứ nhất Thời gian tổ chức thường vào Iháng 10, tháng 11 hàng năm - thời gian bắt đầu năm học mới Tất cả các lớp huấn luyện NDT này là do Tmng tâm chủ động đứng ra tô chức, xuất phát từ yêu cầu phục vụ thông tin tiện lọi cho NDT là sinh viên

Nội dung đào tạo NDT:

Mục tiêu cung cấp cho NDT kiến thức sơ bộ và kỹ năng khai thác thông tin

phục vụ cho việc học tập trong trường đại học

Nội dungchủ yếucủa chương trình đào tạo NDT:

+ Những khái niệm cơ bản về Trung tâm TT-TV, vật mang tin; Giới thiệu

về Trung tâm TT-TV ĐHQGHN

+ Bộ máy tra cứu truyền thống (mục lục phiếu) hiện đại (mục lục điện tử)

+ Phương pháp tra cứu tìm tin trên các bộ máy tra cứu này

4- Nội quy sử dụng các SP & DVTT của Trung tâm

Người hướng dẫn thưòng là các cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn vững của Trung tâm thực hiện Đã sử dụng công cụ trực quan để minh hoạ như Overhead, Projector nối máy tính, nên buổi hướng dẫn thường lôi cuốn người nghe

Ưu điểm của phương pháp bổi dưỡng NDT này là giúp cho s v năm thứ nhất không bị ngỡ ngàng khi sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm Giải quyết khó khăn trước mắt khi chưa có chương trình đào tcỊO NDT chính thức dược đưa vào kế hoạch đào tạo của các trường đại hoc

Nhược điểm, thời gian lên lớp ít do vậy sinh viên không được thực hành, lớp lại đông, nên hiệu quả chưa cao Các sinh viên năm cuối chưa được hướng dán phương pháp khai thác và xử lý thông tin để NCKH và làm khoá luận tốt nghiệpnên rất lúng túng trong khâu thu thập tài liệu tham khảo và sắp xếp thư mục tàiliệu này cho công trình của mình

II.4 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thu viện

Các thư viện đại học thành viên trước đây mói chỉ phục vụ bạn đọc dưứi hai hình thức đọc tại chỗ và mượn về nhà Tài liệu cung cấp cho bạn đọc dưới dạng tài liệu gốc (cấp 1) bao gồm sách, báo, tạp chí Thư viện ĐHTHHN đã có một số

sản phẩm thông tin như thư mục thông báo sách mới, thư mục các công trình NCKH của cán bộ trường xuất bản nhân kỷ niệm năm chẵn ngày thành lạp trường Tiếp tục các hoạt động phục vụ bạn đọc của các thư viện đại học thành viên, Trung tâm TT - TV ĐHQGHN đã có những đổi mới mạnh mẽ trong việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ TT - TV cho NDT/ Bạn đọc trong ĐHQGHN.

II.4.1 Các san phẩm thông tin - thư viện

Sản phẩm TT- TV là kết quả cíia hàng loại các hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin tư liệu của một cơ quan TT -TV Ở Trungtâm TT -TV ĐHQGHN, các sản phẩm 1T-TV do các phòng Bổ sung - Trao đổi, phòng Phân loại -Biên mục và phòng Thông tin - Thư mục và Máy tính đảm nhiệm

a Hệ thông mục lục phiếu

Hệ thống mục lnc phiếu (gọi tắt là hệ thống mục lục) cua Trung tâm vẫn được duy trì và hầu hết đã đưọc làm lại, do có sự tổ chức lại kho sách theo yêu cầu mới Hệ thống mục lục là sản phẩm của quá trình xử tập trung tài liệu và được in ra từ CSDL sách, tạp chí, luận án của Trung tâm Riêng hệ thống mục lục sách tiếng việt, Anh, Pháp đã có hơn 74.000 nghìn phiếu Xét theo cấu tạo,

hệ thống mục lục của Trung tâm có 2 loại: mục lục chữ cái (MLCC) và mục lục phân loại (MLPL) Còn theo ý nghĩa sử dụng, hệ thống bao gồm: mục lục phòng đọc, mục lục phòng mượn Các phiếu mô tả của mục lục đều theo quy tắc mô tả ISBD và được in ra từ CSDL chính Hệ thống MLCC được trình bầy sang sủa trong các tủ phích mới, nên bạn đọc sử dụng rất tiện lợi

Hệ thống MLPL được cấu tạo trên cơ sở cấu trúc của 3 bảng phân loại đang dùng hiện nay ở Trung tâm Bảng BBK cho kho sách Thư viện ĐHTHHN cũ; Bảng phân loại thập tiến tổng hợp 17 lớp của Thư viên Quốc gia Việt nam (gọi tắt là PTB), cho kho sách Thư viện ĐHNN; và bảng DDC rút gọn 3 câp cho kho

tài liệu tra cứu - kho sách mở của Trung tâm Đây là một thực tế do lịch sử để lại Bảng phân loại của các của các thư viện đại học thánh viên áp dụng khác nhau, nếu thay đổi chỉ áp dụng một bảng phân loại nào đó thì toàn bộ các kho sách cũ (hàng trăm ngàn bản)phải phân loại lại gây rất nhiều tốn kém Do vậy Trung tâm đã dùng biện pháp tình thế là các kho sách phuc vụ theo kiểu kho kín

đã có từ trước vẫn phân loại theo bảng phân loại lâu nay đã sử dụng Chi phân loại theo bảng DDC rút gọn cho kho phục vụ kiểu mở, trước mắt là các kho tài liệu tra cứu Biện pháp này đã không làm gián đoạn việc tổ chức và đưa vào khai thác hệ thống MLPL phiếu truyền thống

Tuy nhiên do sử dung 3 bảng phân loại trong một thư viện nmr vậy, nên khi

xử lý tài liệu trên máy tính, cán bộ biên mục phải đưa 3 ký hiệu phân loại khác nhau vào các trường ký hiệu phân loại của bản ghi, đối với tài liệu đưực phân ở tất cả các kho Do vậy trong hệ thống tra cứu trốn máy tính (mục lục điện tử) có đến 3 điểm tiếp cận đến tài liệu từ 3 ký hiệu phân loại khác nhau Những vấn đề này gây phức tạp cho cán bộ biên mục và khó khăn cho bạn đọc Chính vì vậy vấn đề nghiẽn cứu để sử dụng một bảng phân loại tài liệu cho Trung tâm đã được đạt ra

Hệ thống mục lục phiếu của Trung tâm vản phát huy tác dụng trong điều kiện tin học hoá hiện nay Hệ thống này hỗ trợ đắc lực cho hệ thống mục lục điện tử đang có ở Trung tâm Qua một cuộc điều tra năm 1999, trong số 200 ban đọc được hỏi có đến 52% ý kiến trả lời là vẫn sử dụng hệ thống mục lục phiếu [20]

b Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ ỉiệu do Trung tâm xây dưng gồm: CSDL sách 37.000 biếu ghi,

CSDL tên tạp chí: 1656 biểu ghi CSDL luận án SĐH: 400 biểu ghi Như đã nói, CSDL được tạo lập từ kết quả của việc xư lý tập trung tài liệu và xử lý hổi cố các

kho tài liệu thư viện các trường đại học cũ theo quy trình mới CSDL này có cấu trúc theo CDS/ISIS Version 3.0 và đã được chuyển đổi sang SQL Server 6.5 để tiện sử dụng cho tra cứu trên mạng và máy tính đơn lẻ.

CSDL này đã phát huy tác dụng cho việc tra cứu, khai thác nguồn tin của Trung tâm Việc tra cứu tư liệu trên máy tíiửi của NDT/Bạn đọc trong Trung tâm

TT - TV ĐHQGHN đã trở thành phổ biến Có đến 30% số bạn đọc (trong tổng số

200 người được hỏi) đã sử dụng CSDL của Trung tâm [20] Đồng thời, các cán

bộ phòng Thông tin - ìTiư mục cũng từ CSDL này khai thác, biên tập và xuất bản các thư mục khác theo yêu cầu

Một số nhược điểm cua CSDL đã thể hiện trong quá trình sử dụng Độ chính xác khi tra cứu chưa cao, nhất là khi sử dụng từ khoá (key words) đế tìm tin Lý

do chính là Trung tâm chưa có bộ từ khoá được kiểm soát để sử dụng mà "đánh"

từ khoá tự do Số biểu ghi trùng trong CSDL do phải xử lý hổi cố kho tài liệu cũ nằm ở nhiều khu vực chưa được chỉnh lý cũng gây nhiễu cho việc tra cứu Mặt khác, của CSDL vẫn là cấu trúc của CDS/ISIS không phù hợp với chuẩn UNI MARC - khổ mẫu trao đổi thống nhất quốc tế dùng cho máy đọc, do IFLA soạn thảo từ năm 1975 đến năm 1977, khổ mẫu này thường được dùng trao đổi thư mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế [29],[57] Trung tâm đã tiến hành nghiên cứu và đưa vào thử nghiệm chương trình chuyển đổi từ CSDL hiện tại sang cấu trúc UNIMARC

Các cơ sở dữ liệu nhập từ nước ngoài: Từ năm 1999, Trung tâm đã nhập 5

CSDL trên đĩa CD - ROM từ công ty INFO ACCESS, Singapore Đây là CSDL

về các lĩnh vực KHTN, KHXH&NV, Công nghệ và Khoa học Giáo dục Các thông tin trong CSDL này chủ yếu là ở dạng thư mục tóm tắt và có một số ở dạng toàn văn (full text)

Nguồn tin từ CSDL này có giá thị thông tin cao, nhưng giá thành khá cao so với khả năng kinh phí của Trung tâm Ví dụ, CSDL Wilson Applied Science & Technology Abstrats giá mua một năm (12 đĩa CD) là 3.345 USD.

c Bản tin điện tử

Nhờ công nghệ web, Trung tâm đã có một sản phẩm thông tin mới đó là Bần

tin điện tử Bản tin này ra hàng tháng, bát đầu từ 1997, đến nay đã được 34 số

Bản tin có địa chỉ trên mạng: http: /Hic.vnuh.edu.vn Thông tin được cộp nhật

hàng tháng bao gồm các thông tin vể tin tức hoạt động của ĐHQGHN và các đơn vị trực thuộc; Tin hoạt động của Trung tâm TT - TV; Điểm tin khoa học, công nghệ, môi trường và giáo dục qua các nguồn tin trong nước và quốc tế, tìm hiểu về TT - TV và CNTT; Đặc biệt thư mục sách mới nhập vào Trung tâm là công cụ tra cứu cần thiết cho bạn đọc tiong ĐHQGHN

Ngoài việc phục vụ trên mạng, bản tin còn được in ra giấv với số lượng từ

500 đến 700 bản / số để phục vụ những cá nhân và tập thể NDT chưa có điền kiện nối mạng của ĐHQGHN

II.4.2 Các dịch vụ thông tin - thư viện

Các dịch vụ TT - TV của Trung tâm do các phòng Phục vụ bạn đọc và phòng Thông tin - Thư mục đảm nhiệm Các phòng phòng Phục vụ bạn đọc nằm ở các

vị trí địa lý khác nhau, đó là các phòng Phục vụ bạn đọc ở Thượng Đình, Mễ Trì (phục vạ 2 trường ĐHKHTN và ĐHHKHXH&NV), các phong Phục vụ bạn đoc

b Cầu giấy (gồm phòng Phục vụ bạn đọc chung nhà 7 tầng, phòng Phục vụ bạn

đọc ĐHNN) Các dịch vụ TT - TV do các phòng Phục vụ bạn đọc thực hiện nhằm thoả mãn nhu cầu tin của NDT / Bạn đọc trong ĐHQGHN Các hoạt động dịch vụ này thể hiện kết quả của hàng loạt các hoạt động khác của Trung tâm

a Cung cấp tài liệu gốc

a l Đọc tài liệu tại chỗ

Trung tâm có tổng diện tích các phòng đọc là 2700m2 trong đó các phòng đọc ở các khu vực Thượng Đinh, Mễ trì, ĐHNN là 1300 m2 chứa được 650 chồ ngồi; Phòng đọc Chung nhà 7 tầng ở Cầu giấy có diện tích khoảng 1400 m2 với

hơn 600 chỗ ngồi Hầu hết các phòng đọc ở khu vực Thượng Đình, Mễ Trì,

ĐHNN đã được nâng cấp về ánh sáng, thông gió và trang thiết bị nội thất Chỗ ngồi đọc sách của bạn đọc đã khang trang và thoáng mát hơn

Có hai phương thức phục vụ đọc tại chỗ:

Mượn đọc tại chỗ qua thủ thư (kho kín): phương thức này áp dụng cho các

kho sách tham khảo quá lớn, không có điều kiện cơ sở vật chất dể triển khai kho

mở Ví dụ, kho sách đọc ở Mễ Trì có gần 30.000 cuốn mà diện tích kho chỉ có khoảng 100m2 phương thức phục vụ này đã có từ khá lâu, có ưu điểm Là hao quản tốt tài liệu, nhưng thời gian chờ đợi đáp ứng yêu cầu bạn đọc thường lớn

Mượn đọc tại chỗ theo phương thức tự phục vụ (kho mở - open stack):

phương thức này mới được áp đụng tại Trung tâm và mới crii cho các kho sách

có số lượng từ 1.000 đến 2.000 bản, như các kho tài liệu tra cứu, kho báo và tạp chí mới, bộ sưu tập nghiên cứu Hoa Kỳ Ưu điểm của phương thức phục vụ này

là tạo được điều kiện dễ dàng cho bạn đọc sử dụng tài liệu, nhưng lại khó khăn cho cán bộ thư viện trong khâu bảo quản tài liệu nhất là trong khi chưa có trang thiết bị bảo vệ ĩự động

Việc phục vụ theo phương thức kho mở không phải là phương thức mới lạ đối với thư viện các nước tiên tiến và các nước trong khu vực, thậm trí cả với một số thư viện đại học ở Thành phố Hồ Chí Minh, nhulig đối với Trung tâm

TT -TV ĐHQGIĨN phương thức này có ý nghĩa hết sức quan trọng, vì đây là giai đoạn thử nghiệm và tập dượt cho cán bộ thư viện làm quen với phương thức tổ

chức và phục vụ kho mở và cả cho bạn đọc nữa Trong thời kỳ sàp tới, khu phòng đọc Chung ở nhà 7 tầng, sẽ là nơi tổ chức và phục vụ hoàn toàn theo phương thức kho mở.

a.2 Mượn tài liệu về nhà

Dịch vụ mượn tài liệu về nhà được tổ chức cho 2 loại tài liệu chính là sách tham khảo và giáo trình Trung tâm có 3 nơi phục vụ việc mượn về nhà đó là phòng Phục vụ bạn đọc Thượng Đình, ĐHNN và phòng Phục vụ bạn đọc Chung Các kho sách mượn về nhà của Trung tâm hiện nay chiếm số lượng lớn nhất, kho

mượn về ở phòng Phục vụ bạn đọcThượng Đình có tới 109.554 cuốn (chưa kể

giáo trình là 20.155 cuốn)

Hình thức mượn về nhà còn có phục vụ mượn giáo trình cho sinh viên Đây

là hình thức phục vụ đặc thù mà chỉ thư viện trường đại học mới có Kho giáo trình được tổ chức thành một kho riêng và chịu sự quản lý của phòng Phục vụ bạn đọc Chỉ riêng 3 năm từ 1997 đến 1999, số giáo trình bồ sung của Trung tâm

là 35.545 bản (bằng 298 tên sách) chiếm hon 62% tổng số bản sách được bổ sung Việc cho mượn sách tham khảo và giáo trình được tuân theo quy chế riêng

và cho các đối tượng bạn đọc khác nhau (sinh vièn, cán bộ giảng dạy cán bộ nghiên cứu)

Kếr quả của việc cung cấp tài liệu gốc qua 2 hình íhức phục vụ đọc tại chỗ và mượn về Iihà đã có chuyển biến rõ rệt So sánh số lượng bạn đọc đến sử dụng thư viện trong 2 tháng 4 của năm 1998 và 1999 thấy rõ điều đó [20]