Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

PHẦN MỞ ĐẦU

Giáo dục và đào tạo Đại học là quá trình chuyển giao tri thức và nghiên cứukhoa học ở mức độ tương đối cao Vì vậy, mà nhiệm vụ trọng tâm của bất kỳtrường Đại học nào cũng được xác định là đào tạo đội ngũ tri thức có trình độ đẻphục vụ cho công cuộc phát triển kinh tế xã hội của đất nước

Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những trường trọng điểm trong hệthống Đại học ở Việt Nam Đào tạo đa nghành đa lĩnh vực nhằm đào tạo cho đấtnước đội ngũ những nhà khoa học, cán bộ, những nhà quản lý, doanh nghiệp cótrình độ cao Để thực hiện tốt nhiệm vụ này Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đãxác dịnh khả năng cung cấp nguồn tin để thúc đẩy việc tự học, tự nghiên cứu chosinh viên là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng giáo dục.Bởi vậy ngay từ những ngày đầu mới thành lập, Ban Giám đốc Đại học Quốc gia

Hà Nội đã quan tâm xây dựng và phát triển Trung tâm Thông tin Thư viện theo môhình một Trung tâm thông tin thư viện hiện đại nhằm năng cao chất lượng giáo dụccủa nhà trường Đặc biệt là đối với công tác phục vụ quá trình học tập và nghiêncứu của sinh viên Theo quyết định số 66/TCCB ngày 14/2/1997 trên cơ sở hợpnhất các thư viện thành viên của các trường đại học thuộc Đại học Quốc gia HàNội, Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã ký quyết định thành lập Trung tâmThông tin Thư viện với nhiệm vụ tổ chức phục vụ tài liệu kịp thời, cập nhật và đầy

đủ cho công tác đào taọ giáo dục của trường

Trong chu trình hoạt động của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốcgia Hà Nội bao gồm rất nhiều công đoạn khác nhau, nhằm đảm bảo tốt nhất côngtác phục vụ bạn đọc mà đối tượng chủ yếu ở đây là sinh viên Trong đó công tácphục vụ tra cứu tài liệu của sinh viên giữ một vai trò đặc biệt quan trọng Để thựchiện tốt công tác này cũng như các Trung tâm Thông tin Thư viện khác,Trung tâmThông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã sử dụng các biện pháp, phươngtiện truyền thống như các loại sổ và phích biên mục vốn tài liệu hiện có trong khotài liệu cuả trung tâm Trung tâm để sinh viên tra tìm trong quá trình học tập và

nghiên cứu Tuy nhiên việc tra tìm bằng các loại sổ và phích thủ công như vậytrong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay đã không còn phù hợp và khiến chosinh viên đặc biệt là những sinh viên năm thứ nhất lần đầu tiên tiếp cận với khốilượng tài liệu đồ sộ gặp rất nhiều khó khăn trong việc tra tìm và sử dụng tài liệuhiện có của Trung tâm Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trongcông tác thông tin thư viện, việc ứng dụng đó bước đầu đã đạt được những hiệu quảthiết thực trong đó quan trọng nhất là đã giúp cho sinh viên tra tìm và sử dụng tàiliệu có hiệu quả Nhưng xã hội ngày càng phát triển, nguồn thông tin, tri thức ngàycàng nhiều do vậy khối lượng tài liệu, sách báo, tạp trí, báo cáo khoa học, luận án,luận văn …, ngày càng lớn về số lượng và đa dạng về nội dung, cho nên nhu cầutra cứu và sử dụng tài liệu, đặc biệt là đối với sinh viên thì ngày càng cần cụ thể vàchính xác hơn Vì vậy nghiên cứu một cách hệ thống về hiệu quả của việc ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác phục vụ nhu cầu tra cứu và sử dụng tàiliệu của sinh viên của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội làmột nội dung khoa học có ý nghĩa hết sức thiết thực trong công tác phục vụ bạn đọc

và sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động phục vụsinh viên của Trung tâm Chính vì những điều đó mà chúng tôi đã lựa chọn đề tài

để làm báo cáo khoa học của mình là “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội”.

Chúng tôi nghiên cứu đề tài này nhằm mục đích chỉ ra những hiệu quả củaviệc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện, đặc biệt là trong côngtác phục vụ sinh viên tra tìm và sử dụng tài liệu của Trung tâm Thông tin Thư việnĐại học Quốc gia Hà Nội Từ đó đưa ra những khuyến nghị của bản thân nhằm gópphần nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin Vấn đềứng dụng công nghệ thông tin không còn là một đề tài mới mẻ, nó đã có rất nhiềucông trình nghiên cứu của các nhà khoa học, các báo cáo khoa học của sinh viên,các khoá luận tốt nghiệp cũng như các luận án tiến sĩ Nhưng nghiên cứu hiệu quả

việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phục vụ sinh viên tra tìm tài và

sử dụng tài liệu là một vấn đề mang tính thực tế, một mặt nó góp phần chỉ ra hiệuquả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, mặt khác nó chỉ ra những hạn chế củaviệc ứng dụng này để từ đó có những biện pháp, phương pháp ứng dụng có hiệuqủa hơn

Trong quá trình nghiên cứu đề tài này chúng tôi đã sử dụng các phươngpháp nghiên cứu cụ thể như; phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp lịch

sử và logic, nghiên cứu và khảo sát thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác thư viện của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia HàNội; nghiên cứu và phân tích các tài liệu có liên quan đến nội dung đề tài; phươngpháp phỏng vấn, thu thập ý kiến của sinh viên về hiệu qủa của việc ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác thư viện đặc biệt là trong công tác trực tiếp phục vụsinh viên tra tìm và sử dụng tài liệu

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình chúng tôi đã sử dụng nguồn tàiliệu tham khảo sau:

- Những bài viết, liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác thông tin thư viện;

- Khoá luận tốt nghiệp cử nhân, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ liên quan đếnviệc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện:

- Sách về tin học hoá

- Trang Web cuả Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

- Cùng một số tài liệu có liên quan khác

Đề tài về ứng dụng công nghệ thông tin là một đề tài tương đối khó Đối vớinhững sinh viên năm thứ hai khi chưa có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghiêncứu khoa học còn ít thì đây là một khó khăn lớn.Nhưng được sự ủng hộ, động viên

và hướng dẫn nhiệt tình của PGS Nguyễn Văn Hàm, và các cán bộ của Trung tâmchúng tôi đã hoàn thành được đề tài nghiên cứu của mình với những nội dung chínhsau đây

Ngoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo bao gồm 3 phần sau:

1 Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội với vai trò phục

vụ sinh viên tra tìm tài liệu

2 Ứng dụng công nghệ thông tin, hiệu quả đạt được trong công tác phục vụsinh viên tra tìm tài liệu

- Khi phát bảng hỏi thì có một số sinh viên đã không nhiệt tình giúp đỡ trongviệc trả lời các câu hỏi khiến cho phiếu thu về ít hơn số phiếu phát ra

Tuy vậy trong quá trình thực hiện báo cáo chúng tôi đã nhận được sự giúp

đỡ, chỉ bảo, động viên tận tình của thầy cô giáo trong khoa Lưu trữ học và Quản trịvăn phòng, đặc biệt là người thầy trực tiếp hướng dẫn chúng tôi thực hiện đề tàinày

Qua đây chúng tôi xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các cô,chú,các anh,chị cán bộ của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội nóichung và Trung tâm Thông tin Thư viện trụ sở phòng đọc Thượng Đình nói riêng

đã giúp đỡ chúng tôi hoàn thành tốt bài báo cáo khoa học này

Chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các bạn sinh viên của 2 trường Đại họcKhoa học Tự Nhiên và Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn đã nhiệt tình trả lờibảng hỏi của chúng tôi giúp chúng tôi có thể hoàn thành được báo cáo của mìnhmôt cách khách quan nhất để tham gia hội nghị nghiên cứu khoa học lần này

Một lần nữa, chúng tôi xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của quý thầy - cô,cán bộ công nhân viên Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà nộicùng các bạn sinh viên

đi lên sánh vai cùng các cường quốc trên thế giới Để hoàn thành tốt nhiệm vụ đàotạo của mình thì các trường đại học nói chung và Đại học Quốc gia Hà Nội nóiriêng thì việc cung cấp tốt nguồn thông tin , tư liệu để phục vụ cho sinh viên trongquá trình học tập và nghiên cứu, nâng cao trình độ hiểu biết của là một nhiệm vụđược đặt lên hàng đầu Nhận thức rõ điều đó nên các trường đại học nói chung vàĐại học Quốc gia Hà Nội nói riêng đã chú trọng đầu tư phát triển và ngày cànghoàn thiện hơn nữa hệ thống thư viện để phục vụ ngày càng tốt hơn:

Ngày 14/2/1997, Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã ký quyết định số 6/TCCB thành lập Trung tâm Thông tin Thư viện Trung tâm được thành lập trên cơ

sở hợp nhất các thư viện: Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại Học TổngHợp; Thư viện trường Đại Học Sư Phạm Hà Nội 1; Thư viện Đại Học Ngoại Ngữ

Hà Nội; có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng và có tên giao dịch quốc tế

là LIBRARY AND IMFORMATION CENTER, VIETNAMNATIONNALUNIVERSITY, HANOI và tên viết tắt là LIC, có trang Web riêng là:

LIC@VNU.EDU.VN(11)

Trong những ngày đầu thành lập trung tâm đã gặp rất nhiều khó khăn về cơ

sở vật chất cũng như nguồn nhân lực Việc ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động của trung tâm hầu như chưa có gì Công tác kỹ thuật nghiệp vụ thư viện

1 Trang web của Đại học Quốc gia Hà Nội.

của các trường thành viên còn có nhiều điểm chưa tương đồng Đặc biệt là khâu xử

lý tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu cho bạn đọc mà đối tượng đông đảo là sinh viên.Đặc biệt là những sinh viên năm đầu và năm thứ hai mới bước đầu tiếp cận với thưviện ở môi trường đại học với khối lượng tài liệu thông tin đa dạng và phong phú

Để khắc phục tình trạng này, thì Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia

Hà nội đã bước đầu đưa công nghệ thông tin vào trong công tác thư viện nhằmphục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc và đã đạt được những hiệu quảbước đầu

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Tri thức là nguồn tài nguyên của nhân loại; biểu hiện của trí tuệ con người

và công nghệ Tri thức cũng là nguồn tài nguyên quan trọng để giúp đem lại sựthịnh vượng của quốc gia vì nó tạo ra động lực để thúc đẩy kinh tế và đổi mới côngnghệ mang tính xuyên nghành và xuyên quốc gia Vậy ta có thể lấy tri thức từ đâu,

có rất nhiều con đường khác nhau, tri thức từ kinh nghiệm thực tế của cuộc sống, từnhững sách báo, bài viết của các nhà nghiên cứu, từ những bài giảng của thầy côtrên giảng đường trong mỗi buổi học…, nhưng chúng ta chỉ có thể có được tri thức

đó khi chúng ta tìm tòi và nghiên cứu nó Và thư viện là nơi tốt nhất để chúng ta cóthể tìm và bổ sung cho mình một lượng tri thức lớn, bởi ở đây nó đã tập trung đầy

đủ nhất nguồn tri thức của nhân loại từ những kinh nghiệm thực tế cuộc sống đượcviết lên thành sách để lưu truyền tới muôn đời;

Đại học Quốc gia Hà nội là một trong những trung tâm đào tạo và nghiêncứu khoa học, đa nghành đa lĩnh vực, là nơi mà trí tuệ của con người được toảsáng nên nó mang phần trách nhiệm rất nặng nề trong sự nghiệp phát triển nguồnlực của con người của quốc gia;

Là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, Trung tâmThông tin Thư viện là một đơn vị hoạt động độc lập có tư cách pháp nhân, có condấu và tài khoản riêng cụ thể là:

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ

Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác đào tạogiáo dục đại học của trường, trong đó quan trọng nhất là chức năng phục vụ việchọc tập và nghiên cứu của sinh viên Để thực hiện được chức năng của mình trungtâm có nhiệm vụ là nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp thông tin, tưliệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cho công tác đào tạo,học tập và nghiên cứu của cán bộ, sinh viên trong trường cụ thể là:

- Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về tổ chức và hoạt động thông tin

tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trongĐại học Quốc gia Hà Nội

- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển, tổ chức và điều phốitoàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội

- Thu thập, bổ sung, trao đổi phân tích xử lý tài liệu tin, tổ chức sắp xếp, lưutrữ, bảo quản kho tư liệu Đại học Quốc gia Hà Nội bao gồm các loại hình ấn phẩm

và vật mang tin

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy cập

và tìm kiếm thông tin tự động hoá, tổ chức cho toàn thể bạn đọc Đại học Quốc gia

Hà Nội khai thác, sử dụng thuận lợi có hiệu quả kho tin tài liệu của trung tâm vàcác nguồn tin bên ngoài

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

Bộ máy tổ chức của Trung tâm gồm Ban Giám đốc, các phòng chuyên môn

và chức năng

- Ban Giám đốc gồm Giám đốc và Phó Giám đốc

- Các phòng chức năng gồm: Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng Tài vụ

- Các phòng chuyên môn bao gồm:

+ Phòng bổ sung- trao đổi

+ Phòng phân loại biên mục

+ Phòng thông tin- thư mục- nghiệp vụ

+ Phòng đọc phục vụ Đại học Ngoại ngữ.

1.2.3 Đội ngũ cán bộ- nhân viên

Đội ngũ cán của trung tâm bao gồm 98 người: trong đó có 01 tiến sỹ, 06 thạc

sỹ, 69 cử nhân, 22 trung cấp

1.2.4 Tiềm lực của trung tâm

- Các trụ sở trực thuộc Trung tâm Thông tin Thư việnĐại học Quốc gia HàNội:

+ Trụ sở chính: 144 Xuân Thuỷ- Cầu Giấy- Hà Nội

+ Trường Đại học Ngoại ngữ: số 1 Phạm Văn Đồng- Cầu Giây:

+ Khu đọc thượng đình 336 Nguyễn Trãi –Thanh Xuân – Hà Nội:

+ Kí túc xá Mễ Trì: 182 Lương Thế Vinh- Thanh Xuân – Hà Nội:

+ Khoa hoá trường Đại học Tự nhiên: 19 Lê Thánh Tông – Hà nội:

- Vốn tài liệu của trung tâm gồm có

+ các loại sách báo, tạp chí bằng tiếng việt và nhiều loại tiếng nước ngoàikhác

+ Bộ sửutập tài liệu điện tử gồm 6 cơ sở dữ liệu bài đăng tạp chí khoa học

nước ngoài trên CD-ROM

+ Nguồn tin online gồm 3 cơ sở dữ liệu sách, báo, tạp chí, luận văn (50.000biểu ghi), 8 cơ sở dữ liệu do trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệQuốc Gia (NACESTID) cung cấp, gồm cơ sở dữ liệu sách của thư viện Quốc Gia,

cơ sở dữ liệu sinh học, Năng lượng - Điện tử – Tin học… và một số các cơ sở dữliệu khác như bài trích về khoa học công nghệ, các đề tài nghiên cứu khoa học đangtiến hành hoặc đã kết thúc ở Việt Nam

- Hệ thống tin học hoá:

+ Mạng LAN hoàn chỉnh được kết nối mạng internet

+ Mạng LAN ở khu vực Thượng Đình được kết nối internet

+ Mạng LAN ở khu vực Mễ Trì

+ Sử dụng phần mềm thư viện điện tử Libol 5.0

+ Gồm 05 máy chủ và hơn 100 máy trạm

+ Tủ quang 76 giá đĩa mỗi đĩa 9,1 GB

1.3 Đặc điểm vốn tài liệu và đối tượng tra tìm tài liệu của Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

1.3.1 Đặc điểm vốn tài liệu

Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội được hình thànhtrên cơ sở hợp nhất của thư viện các trường Đại học thành viên như Đại học Tổnghợp Hà Nội, Đại học Ngoại ngữ, Đại học Sư phạm I Hà Nội nên đã được thừahưởng nguồn tài liệu đồ sộ của các trường thành viên với các loại tài liệu thuộc cácngành, các lĩnh vực khác nhau đúng như nhiệm vụ chức năng đào tạo của trường làđào tạo, nghiên cứu đa ngành, đa lĩnh vực…

Hiện nay theo thống kê chưa đầy đủ thì trung tâm có khoảng:

- Sách: 200.000 tên sách với gần 1.000.000 bản

- Tạp chí: 3.4000 tên tạp chí với 450.000 bản

- Thác bản văn bia: gần 2.000 bản

- Băng hình, băng tiếng, đĩa CD: gần 300 băng và đĩa

Trong đó, số lượng tài liệu đã được sử lý và xây dựng cơ sở dữ liệu chỉchiếm tỷ lệ rất nhỏ:

- Cơ sở dữ liệu sách (hồi cố và bản mới) có khoảng 37.898 biểu ghi

- Cơ sở dữ liệu luận án tiến sỹ và luận văn thạc sỹ được bảo vệ tại hội đồngcủa trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là

387 biểu ghi

- Cơ sở dữ liệu luận án tiến sỹ và luận văn thạc sỹ được bảo vệ tại Đại học

Sư phạm I Hà Nội là 2.025 biểu ghi

- Cơ sở dữ liệu tạp chí là 1.657 biểu ghi

Để nhằm đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu thông tin, tài liệu trong công tácđào tạo, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên trong trường, trungtâm đã không ngừng bổ sung nguồn tài liệu bằng nhiều con đường khác nhau vìvậy vốn tài liệu của trung tâm không ngừng được nâng cao cả về số lượng và nộidung

Qua đó, ta thấy rằng đặc điểm quan trọng nhất của nguồn vốn tài liệu hiện cócủa trung tâm là rất đa dạng và phong phú về môn loại, chuyên sâu và chuyên

ngành Vì vậy, để nhằm giúp cho bạn đọc đặc biệt là đối tương sinh viên có thểkhai thác triệt để được đặc điểm này và cũng là thế mạnh của Trung tâm thì nhàtrường và Tung tâm cần phải có những phương pháp tối ưu nhất nhằm phục vụ tốtnhất việc tra tìm tài liệu của sinh viên Biện pháp đó chỉ có thể là việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác thư viện trong đó công tác phục vụ việc tra cứutài liệu của sinh viên.

1.3.2 Đặc điểm đối tượng tra tìm tài liệu

Đại học Quốc gia Hà Nội là một trung tâm đào tạo lớn nhất trong cả nướcvới chức năng đào tạo và nghiên cứu đa ngành, đa lĩnh vực nhằm đào tạo cho đấtnước một nguồn nhân lực có trình độ Đại học, trên Đại học thuộc các lĩnh vực khoahọc, công nghệ kinh tế khoa học xã hội và nhân văn với chất lượng cao về năng lựcphẩm chất và kiến thức, có đủ khả năng tự học tập, nghiên cứu để vươn lên trongcuộc sống Là nơi thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu công nghệmũi nhọn, tham gia nghiên cứu để giải quyết các vấn để do yêu cầu kinh tế, xã hộinước ta đặt ra, tham gia thẩm định về mặt khoa học và công nghệ các dự án, cáccông trình lớn của quốc gia, góp phần đưa ra các kết quả nghiên cứu khoa học vàcông nghệ tiế tiến vào thực tiễn sản xuất, đời sống (2) Cho nên đối tượng tra tìm tàiliệu tại trung tâm rất đông đảo, đa dạng và phong phú Đối tượng này bao gồm cácđối tượng:cán bộ giảng dạy; cán bộ nghiên cứu; cán bộ quản lý và phục vụ; nghiêncứu sinh; học viên cao học, sinh viên chính quy; sinh viên hệ tại chức… nhưngtrong phạm vi nghiên cứu của đề tài thì đối tượng chủ yếu được chúng tôi đề cậpđến là sinh viên hệ chính quy

Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội có 29 khoa thuộc các trường Đại họcthành viên và 05 khoa trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội với hàng trăm bộ môntham gia đào tạo với 42 chương trình ngành học đào tạo cử nhân Số lượng sinhviên hệ chính quy lên tớu 17.180 sinh viên Nhu cầu tìm tài liệu do vậy mà rất lớn.Sinh viên tìm tài liệu không những để phục vụ cho chính môn học, ngành học đượcđào tạo, giảng dạy (được giáo viên cho biết tên sách, loại sách mà mình cần đọc)

tầm hiểu biết của sinh viên thì không chỉ bó hẹp trong những kiến thức ở sách vở

ma hầu hết sinh viên còn có nhu cầu nâng cao hiểu biết của mình nên họ còn muồntìm đọc, tham khảo những tài liệu khác Tuy nhiên, một khó khăn đối với các sinhviên khi tra tìm tài liệu là phương pháp tra cứu như thế nào, bằng cách nào đối với

cả một khối lượng sách đồ sộ như hiện nay đặc biệt trong khi lại không đươc tracứu trực tiếp Một câu hỏi được đặt ra là họ tìm tài liệu bằng cách nào và trung tâm

đã làm gì để cho việc tìm tài liệu của họ được nhanh chóng và chính xác nhất

1.4 Công tác phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu

Đại học Quốc gia Hà Nội là cái nôi của hầu hết các ngành khoa học cơ bảncủa nước ta Là trung tâm đào tạo và nghiên cứu đa ngành, thuộc nhiều lĩnh vựckhác nhau với số lượng sinh viên rất đông đảo Vì vậy mà công tác phục vụ cho đốitượng này tra tìm tài liệu cũng gặp rất nhiều khó khăn nhưng đây lại là một giaiđoạn rất quan trọng của công tác thông tin- thư viện Nó có vai trò định hướng chosinh viên cần tìm và đọc những loại tài liệu nào để phục vụ hiệu quả nhất trong quátrình học tập, nghiên cứu và nâng cao tầm nhìn, nâng cao sự hiểu biết của sinh viênkhi mà những tài liệu sinh viên cần tìm đọc không có trong danh mục sách củachương trình đào tạo hay chưa được giảng viên hướng dẫn, giới thiệu cho nhữngloại tài liệu đó Trong khi đó, Trung tâm lạo có khối lượng sách đồ sộ thuộc nhiềuhình thức khác nhau như sách chuyên khảo, tạp chí chuyên ngành, luận án tiến sỹ,luận văn thạc sỹ, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học, báo cáo thực tập… cácsách về văn hoá, khoa học, truyện… của nhiều ngành khoa học khác nhau Trongmỗi ngành, lĩnh vực lại có những thông tin, tài liệu, nghiên cứu, đánh giá khácnhau Vậy làm thế nào để cho sinh viên không những tìm được những tài liệu đúngvới chuyên ngành của mình mà còn có thể tìm và đọc được nhiều tài liệu hay đểnâng cao sự hiểu biết và tầm nhìn của mình, trong khi Trung tâm Thông tin Thưviện Đại học Quốc gia Hà nội không phải là một Trung tâm Thư viện mở hoàn toàn

ở mọi trụ sở Điều đó được giải đáp bằng câu hỏi là làm thế nào để hướng họ tớiloại tài liệu mà họ cần tìm (đã được xác định trước), rồi tiếp đó hướng họ tới các tài

liệu mà có thể phục vụ cho quá trình học tập và nghiên cứu của họ Đồng thời cũngchỉ cho họ thấy rằng trong Trung tâm hiện có rất nhiều loại sách khác nhau để họ

có thể tìm đọc và nghiên cứu nếu như họ là những sinh viên năng động ham hiểubiết

Qua đó thấy rằng công tác phục vụ sinh viên tìm tài liệu của trung tâm là mộtcông tác có vai trò quan trọng Đòi hỏi nhà trường và Trung tâm phải có nhữngbiện pháp tối ưu để công tác này ngày càng có hiệu quả cao hơn

2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ PHỤC VỤ SINH VIÊN TRA TÌM TÀI LIỆU

2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trông công tác thư viện

Công nghệ thông tin có thể coi là tập hợp các phương pháp khoa học, cácphương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại- chủ yếu là máy tính điện tử và các mạngviễn thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để xử lý, tổ chức, khai thác và sửdụng có hiệu qủa các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọilĩnh vực hoạt động của con người

Công nghệ thông tin cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương phápkhoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là cácmáy vi tính và các phương tiện truyền thông nhằm tổ chức khai thác có hiệu quảcác nguồn tài nguyên trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hoá, chínhtrị của con người

Vì vặy ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện nói chung vàđối với thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng được xem là một giải phápquan trọng để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin-thư viện

Ngay từ năm 1993, thư viện Đại học Tổng hợp Hà Nội đã bắt đầu sử dụngmáy tính PC vào xây dựng cơ sở dữ liệu kho sách, phần mềm quản trị dữ liệu được

áp dụng là CDS/ISIS 3.0 do Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học và công nghệquốc gia chuyển giao Đến cuối năm 1995, Thư viện Đại học Tổng hợp Hà Nội đã

có cơ sở dữ liệu với khoảng 10.000 biểu ghi Bước đầu chỉ dừng ở việc mô tả cơ

sở dữ liệu và chưa có máy tính phục vụ bạn đọc tra cứu Nhưng cũng trong năm

1995, Thư viện Đại học Tổng hợp Hà Nội và Thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội I

đã tiến hành nối mạng IDNET (sau này là mạng VISTA) của trung tâm thông tin tưliệu khoa học và công nghệ Quốc gia thông qua 01 máy tính, modem, điện thoại vàbước đầu đưa máy tính vào phục vụ bạn đọc tra cứu

Để phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu tra tìm tài liệu phục vụ công việc họctập, nghiên cứu, nâng cao tầm hiểu biết của sinh viên trong trường Nhà trường vàTrung tâm đã không ngừng đầu tư nguồn vốn khá lớn để mua sắm, nâng cao trangthiết bị máy móc cho công tác thư viện đặc biệt là công tác phục vụ sinh viên tratìm tài liệu

Hiện nay, toàn bộ trung tâm có khoảng 200 máy, trong số máy phục vụ chointernet là 50 máy và số máy phục vụ cho sinh viên tra cứu tài liệu là gần 40 máy

Số máy phục vụ cho sinh viên tra cứu này đực phân bổ đều dến 04 trung tâm thưviện của Đại học Quốc gia Hà Nội

- Trụ sở chính: 04 máy

- Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ: 9 máy

- Trung tâm Thông tin- Thư viện Thượng Đình: 15 máy

- Trung tâm Thông tin- Thư viện kí túc xá Mễ Trì: 04 máy

- Trung tâm Thông tin- Thư viện khoa hoá trường Đại học Tự nhiên: 08 máy

Hệ thống máy này được nối với nhau theo mạng diện rộng (liên kết các trungtâm) thuộc Trung tâm thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Đây có thể coi là là mộtbiến đổi rất quan trong trong công tác thư viện của trường nó đảm bảo cho việcphục vụ sinh viên tìm kiếm tài liệu ngày càng tốt hơn

2.2 Tình hình sinh viên tra cứu tài liệu trước khi trung tâm đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng

Bước chân vào giảng đường đại học, ngay từ những môn học đầu tiên, sinhviên đã được giảng viên giới thiệu và hướng dẫn cho sinh viên tìm đọc rất nhiều

sách giáo trình, tham khảo, các loại tài liệu khác nhau để phục vụ tốt hơn cho mônhọc của mình mà do các giảng viên đó trực tiếp giảng dạy Ngay sau khi đượcgiảng viên giới thiệu giáo trình, sách và tài liệu tham khảo, sinh viên đã xuốngphòng tra tìm tài liệu của Trung tâm Thông tin- Thư viện trường để tra tìm tài liệu,tìm kiếm ký hiệu sách, ghi lại để đăng ký mượn sách với thủ thư.

Khi chưa có máy tính thì sinh viên phải tra tìm ký hiệu sách bằng cách là tìmtrong sổ đăng ký danh mục sách hoặc phích đăng ký danh mục sách, điều đó khiếncho sinh viên rất tốn rất nhiều thời gian để tra được mã số của một cuốn sách.Nhưng khi tra được mã số của cuốn sách đó rồi đăng ký mượn chưa chắc sinh viên

đã mượn được cuốn sách mà mình cần vì do rất nhiều nguyên nhân khách quan nhưsách bận, không có xếp trên giá, ở trung tâm khác, không có trong sổ đăng ký hayphích tra… Điều đó rất dễ gây nên sự chán nản, ngại ngần mỗi khi phải tìm kiếmthông tin bằng cách thủ công như vậy

Qua đó thấy rằng, phương pháp tra cứu thủ công như vậy có rất nhiều hạnchế như tốn thời gian, nội dung không chính xác, kết quả thu thập tài liệu khôngcao Mặt khác có thể gây tâm lý chán nản, ngại tìm tòi của sinh viên Đây chính làmột trong những nguyên nhân khiến cho ít sinh viên tìm tài liệu để đọc và thamkhảo

2.3 Vai trò của công nghệ thông tin đối với việc tra cứu tài liệu của sinh viên

Từ khi nhà trường và Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia HàNội đưa công nghệ thông tin vào phục vụ cho hoạt động thư viện nói chung vàcông tác phục vụ sinh viên tra cứu tài liệu nói riêng đã đạt được những hiệu quảquan trọng, thể hiện được tính ưu việt của công nghệ thông tin trong công tác hoạtđộng thư viện nói chung và phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu nói riêng

Trước tiên là nó đã giúp cho sinh viên có thể tra cứu một cách nhanh chóng,chính xác thông tin của cuốn sách, biết sách đó hiện trong tình trạng nào (rỗi haybận) có thể tìm ở trung tâm thư viện nào, những trung tâm nào có cuốn sách đó…