III.2.1 Đổi mới chính sách phát triển vốn tài liệu
Công tác phát triển vốn tài liệu phát triển vốn tài liệu là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của cơ quan TT -TV. Công tác này nhằm tạo nguồn lực thông tin cho cơ quan TT -TV và cuối cùng là làm thoa mãn nhu cầu tin của NDT.
Cho đến nay, clriih sách phát triển vốn tài liệu của Trung tâm TT -TV ĐHQGHN về cơ bản vẫn là chính sách phát triển vốn tài liệu của thư viện truyền thống. Đó là cố gắng bổ sung đầy đủ tài liệu trong phạm vi ngân sách của minh nhằm tiến tới sở hữu được tư liệu tại chỗ càng nhiều càng tốt - tức là chính sách "có sẵn để phục vụ".
Do sự phát triển nhanh chóng của CNTT trong công tác TT -TV, quan niệm về sự đầy đủ thông tin của một cơ quan TT -TV đã khác đi, việc hình thành vốn
tài liệu riêng rẽ và tách biệt là không hợp lý, vì thông tin có thể đến với NDT từ nhiều nguồn tin khác nhau, ở những địa điểm khác nhau . Với việc áp dụng CNTT trong công tác của mình, Trung tâm đã có nhữiig điều kiện ban đầu để với tới các nguồn tin từ các cơ quan TT -TV khác trong nước và quốc tế. Vì vậy khả năng truy nhập tới các nguồn tin khác đã có trên thực tê và là xu hướng phát triển mạnh của Trung tâm.
Đó là điều kiện vật chất, để Trung tâm chuyển hướng dần từ chính sách phát triển vốn tài liêu theo kiểu"có sẵn để phục vụ" sang chính sách ' có sẵn để phục vụ và chỉ phục vụ khi có yêu cầu". Tức là kết hợp giữa sở hữu tư liệu tại chỗ và tiếp cận đến các nguồn tin của nơi khác, chuyển từ phương châm phát triển vốn tư liệu theo kiểu dự phòng sang những phương châm linh hoạt: khi cần thì có, tiếp cận nhiều hơn nữa tới; các nguồn tin ở bất cứ nơi nào [48].
Chỉ có chuyển hướng chính sách phát triển vốn tài liệu theo hướng này, mới giải quyết được mâu thuẫn giữa nguồn ngân sách hạn hẹp với sự mong muốn mua đầy đủ tất cả các tài liệu thuộc diện bổ sung của thư viện mình. Mâu thuẫn mà nếu chỉ bằng chính sách cũ thì không một cơ quan TT -TV nào có đu khà năng tài chính để giải quyết.
III.2.2 Công tác thanh lọc tài liệu
Bổ sung không chỉ là quá trình tăng cường cho vốn tài liệu cả về sô lượng và về chất lượng mà còn là quá trình tăng cường cho vốn tài liệu thư viện luôn luôn ở trạng thái hoạt động. Như vậy công tác bổ sung bao gồm cả 2 hoạt động thu thập tài liệu mới có giá trị, đồng thời giải phóng những tài liệu không còn giá trị - đó là công tác thanh lọc tài liêu
Đây là một trong những công việc trọng tâm của công tác bổ sung của Trung tâm trong những năm tới vì có làm tốt công tác này thì mới tổ chức được kho
sách một cách khoa học và khai thác hết được thông tin phục vụ NDT / bạn đọc. Cần tập trung vào giải quyết thanh lọc lượng sách tổn đọng lâu nay ở các thư viện đại học thành viên, sau đó đưa cống tác thanh lọc vào làm thường xuyên theo định kỳ.
Để công tác thanh lọc tài liệu đảm bảo đúng yêu cầu và khoa học, việc xây dựng tiêu chí chung cho các tài liệu cần phải thanh loc là cần thiết. Để đánh giá được tài liệu cần thanh lọc, người ta thường dựa vào 3 yếu tố sau của tài liệu:
l.Giá trị sử dụng (về hình thức): tốt hay cũ nát; 2. Giá trị chất lượng (vê nội dung): còn giá trị khoa học hay lỗi thời; 3. Giá trị số lượng: có trùng bản hay không? trùng bao nhiêu bản?. Có thể đề xuất một số tiêu chí chung để thanh lọc tài liệu của Trung tâm như sau:
-Tài liệu trùng bản trên 5 bản (trừ giáo trình)
-Tài liệu đã tái bản, chỉ giữ lại 1 - 2 bản cũ để tham khảo -Tài liệu lạc hậu về mặt khoa học
'Tài liệu cũ nát không đọc được
III.2.3 Đánh gỉá vốn tàỉ liệu
Đánh giá vốn tài liệu về mặt chất lượng và số lượng là một việc khó, nhưng rất cần thiết cho điều chỉnh kế hoạch bổ sung. Muốn đánh giá đúng vốn tài liệu của Trung tâm, cần thường xuyèn thu thập và xử lý thông tin phản hồi từ NDT. Như thống kê phiếu yêu cầu bị từ chối - một việc làm lâu nay không đuợc nêu trong các báo cáo tổng kết; Điều tra NDT theo định kỳ 1- 2 năm một lần.
Để đánh giá vốn tài liệu của Trung tâm một cách khách quan, cán tiến tới xây đựng các tiêu chí để đánh giá như:
- Mức độ đầy đủ của vốn tài liệu cân đối theo diện bổ sung. - Mức độ đáp ứng yêu cầu của NDT.
- Khả năng truy cập thông tin đến và đi. - Giá thành dịch vụ TT -TV nếu có.
III.3 Áp dụng bảng phân loại thích hợp với điểu kiện củaTrung tâm TT-TV ĐHQGHN