Công tác TT -TV trong ĐHQGHN do Trung tâm TT -TV ĐHQGHN Vcà 24 Thư viện - Tư liệu (TV-TL) Khoa đảm nhận. Theo quy chế về hoạt động cua Trung tâm, Trung tâm TT -TV ĐHQGHN chịu trách nhiệm tổ chức và điều phối công tác TT -TV trong toàn ĐHQGHN.
Nhưng cho đến nay chỉ mói tổ chức được Trung tâm T r -TV ĐHQGHN như phần (1.3) đã trình bày. Mô hình Trung tâm hiện nay nếu xét theo khía cạnh quản lý hành chíiih thì chỉ là 1 cấp, còn theo khía cạnh quản lí TTTL và phục vụ TTTL thì là mô hình 2 cấp: cấp ĐHQGHN và cấp trường thành viên/khu vực. Thực tế 3 năm qua đã chứng tỏ điểm mạnh của mô hình quản lý tập trung này. Trung tâm TT -TV ĐHQG hoạt động như một cơ quan độc lập trong ĐHQGÍIN là điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo tính thống nhất trong các hoạt động của Trung tâm. Do việc xử lý tài liệu tập trung, nên các tiêu chuẩn nghiệp vụ được áp dụng thống nhất, tạo điều kiện cho áp dụng CNTT một cách thuận tiện [36]. Tuy vậy, hiện nay các TV -TL Khoa trong ĐHQGHN còn hoạt động mang tính chất "tự phát" do không có sự chỉ đạo chung về chuyên môn nghiệp vụ, mỗi TV -TL xử lý và phục vụ TT -TV theo cách riêng của mình. Điều đó phần nào tạo sự thuận lợi cho NDT vì các TV -TL này thường nằm ở các cơ sở ĐT&NCKH. Nhưng chính điều này lại gây khó khăn cho việc kiểm soát thông tin trong các đơn vị ở ĐHQGHN, nhất là các thông tin về nguồn tài liệu "xám" thương đồn trú ở đây. Do vậy cần nghiên cứu xây dựng mò hình hộ thống TT-TV ĐHQGHN sao cho phù hợp.
Khi xây dựng mô hình hệ thông TT-TV trong ĐHQGHN cần tuân thủ một số nguyên tắc dưới đây:
1/ Tính nhất quán trong hoạt động TT -TV của ĐHQGHN. Đó là sự nhất quán về quản lý, điều hành; v ề áp dụng các tiêu chuẩn, các quy tắc nghiệp vụ trong toàn bộ dây chuyền TT-TV của toàn hệ thống. Đây cũng là một trong những yêu cầu cao của việc áp dụng công nghệ mới công tác TT -TV.
2/ Đảm bảo sự đa. dạng và linh hoạt của các SP&DV TT -TV. Do sự phân bô
ở nhỉều lĩnh vực / ngành và nhiều khu vực địa lý khác nhau của các hộ dùng tin cá nhân / tập thể trong ĐHQGHN cho nên yếu tố này giúp cho NDT sử dung các SP&DV TT -TV một cách thuận tiện và hiệu quả.
3/ Hộ thống phải có khả năng kiểm soát và phát huy được được hầu hết các nguồn tin hiện có, đặc biệt là các nguồn tin nội sinh trong ĐHQGHN, như các luận văn, các tài liệu hội nghị, các báo cáo kết quả NCKH, . .. Đây là nguồn tin quan trọng thể hiện tiềm năng ĐT&NCKH của một trường đại học, nhất là với ĐHQGHN.
Thiết kê mô hình hệ thông TT -TV ĐHQGHN
Cấp 3
Quan hệ hành chính ^ Quan hệ nghiệp vụ
Nếu xét theo khía cạnh quan hệ nghiệp vụ thì hệ thống chỉ có 2 cấp: cấp Trung tâm TT -TV ĐHQGHN và cac TV-TL Klios. Con thso khíti Cíinh CỊunn ly TTTL và phục vụ TTTL thì hệ thống có 3 cấp:
C ấpl' Trung tâm TT-TV trung tâm: Phục vụ chung cho mọi đối tượng trong ĐHQGHN.
Cấp 2: Trung tâm TT-TV (phòng Phục vụ bạn đọc) khu vực: Phục vụ chủ yếu cho NDT là cán bộ, sinh viên các trường/ các khu vực;
Cấp 3: TV -TL Khoa phục vụ chủ yếu cho NDT trong Khoa, Bộ môn
Dưới sự hỗ trợ của CNTT, các TV -TL Khoa sẽ được Iiối mạng máy tính với Trang tâm và nếu các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ được thực hiện nghiêm ngặt thì việc kiểm soát và chia sẻ nguồn lực thông tin được thực hiện một cách dễ dàng. Cần nhấn mạnh rằng việc Trung tâm (cấp 1+2) không quản lí các TV-TL Khoa (cấp 3) về mặt hành chính, mà chỉ quản lí về mặt chuyên mồn nghiệp vụ sẽ có cả thuận lợi và không thuận lợi. Điểm thuận lợi là, không làm tăng biên chế của Trung tâm, tránh được những phức tạp trong khâu quản li hành chính; Điều không thuận lợi là, có thể có sự trì trệ trong chấp hành các quy đmh cùa Trung tâm về quản lí nghiệp vụ. Tuy vậy, trong điều kiện hiện nay của ĐHQGHN, mô hình hệ thống TT-TV này có tính khả tlii cao.