Công tác mô tả biên mục tại trung tâm thông tin thư viện, đại học quốc gia hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- HOÀNG YẾN CÔNG TÁC MÔ TẢ BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ KH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

HOÀNG YẾN

CÔNG TÁC MÔ TẢ BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƯ VIỆN

Hà Nội – 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN HUY CHƯƠNG

Hà Nội - 2014

GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN

Luận văn đã được chỉnh sửa theo ý kiến của Hội đồng

Chủ tịch Hội đồng

PGS.TS Trần Thị Quý

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, để tài: “Công tác mô tả biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” là công trình nghiên cứu khoa học của

riêng tôi Các kết quả về số liệu được nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng

Hà Nội, ngày ……tháng …… năm 2014

Tác giả luận văn

Hoàng Yến

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp cao học ngành thông tin - thư viện, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của rất nhiều người

Tôi xin chân thành cảm ơn:

TS Nguyễn Huy Chương đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong suốt thời gian theo học cao học cũng như trong thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài

Quý thầy cô đã tham gia giảng dạy như: PGS.TS Trần Thị Quý, PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt, TS Nguyễn Viết Nghĩa, TS Lê Văn Viết, TS.Chu Ngọc Lâm, TS Mai Hà, ThS Cao Minh Kiểm, đã cung cấp cho cho chúng tôi những kiến kiến thức quý báu về lĩnh vực thông tin – thư viện cũng như các kiến thức liên quan khác trong suốt 2 năm học vừa qua

Quý thầy cô khoa Thông tin – Thư viện, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội, đặc biệt là cô Trần Thị Thanh Vân đã hỗ trợ tận tình trong suốt quá trình theo học tại trường

Phòng đào tạo sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Đại học quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành tốt khóa học của mình

Lãnh đạo Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐQHGHN đã tạo điều kiện cho tôi theo học chương trình đảm bảo thời gian Cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp, đã hỗ trợ công việc cũng như chia sẻ kinh nghiệm, cung cấp tài liệu,

hỗ trợ thực hiện phiếu điều tra khảo sát giúp tôi giúp tôi hoàn thiện luận văn

Sau cùng tôi xin chân thành cảm ơn gia đình tôi đã luôn ủng hộ, động viên và tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành chương trình học và thực hiện đề tài

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

HỌC VIÊN THỰC HIỆN LUẬN VĂN

HOÀNG YẾN

ISBD International Standard Bibliographic Description (Tiêu chuẩn

quốc tế về mô tả thư mục)

MARC Marchine Readable Cataloguing (Khổ mẫu biên mục có thể đọc

DANH MỤC BIỂU ĐỒ, BẢNG, SƠ ĐỒ

Bảng 1.1: Trình độ học vấn của cán bộ Trung tâm

Bảng 2.1: Mức độ sử dụng thành thạo của các công cụ biên mục

Bảng 2.2: Mức độ phù hợp của các công cụ biên mục

Bảng 2.3: Mức độ phù hợp của quy trình biên mục

Bảng 2.4: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm thông tin của các sản phẩm thông tin tại Trung tâm (Tổng số ý kiến đánh giá: 765 ý kiến/phiếu)

Bảng 2.5: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm tài liệu trong các kho mở (phòng đọc tự chọn) của Trung tâm (Tổng số ý kiến đánh giá: 765 ý kiến/phiếu) Biểu đồ 1.1: Trình độ học vấn của cán bộ Trung tâm

Biểu đồ 2.1: Mức độ sử dụng thành thạo của các công cụ biên mục

Biểu đồ 2.2: Mức độ phù hợp của các công cụ biên mục

Biểu đồ 2.3: Mức độ phù hợp của quy trình biên mục

Biểu đồ 2.4: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm thông tin của các sản phẩm thông tin tại Trung tâm

Biểu đồ 2.5: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm tài liệu trong các kho mở (phòng đọc tự chọn) của Trung tâm (Tổng số ý kiến đánh giá: 765 ý kiến/phiếu) Hình 2.1: Biểu ghi được biên mục sao chép qua cổng Z39.50

Hình 2.2: Biểu ghi được biên mục gốc hoàn chỉnh

Hình 2.3: Biểu ghi thư mục liên kết với biểu ghi vốn tư liệu, có các holdings

Hình 2.4: Biểu ghi vốn tư liệu được sinh ra từ biểu ghi thư mục

Hình 2.5: Hiển thị kết quả liên kết giữa biểu ghi thư mục và biểu ghi vốn tư liệu trên OPAC

Hình 2.6: Biểu ghi tạo kí hiệu xếp giá

Sơ đồ 1.1: Công tác biên mục

Sơ đồ 1.2: Quy trình biên mục mô tả

Sơ đồ 1.3: Thành phần MARC 21

Sơ đồ 1.4 : Mô hình cơ cấu tổ chức Trung tâm

Sơ đồ 2.1: Quy trình biên mục sao chép

Sơ đồ 2.2: Quy trình biên mục gốc

Sơ đồ 2.3: Quy trình xuất bản tài liệu đối với biểu ghi đã có trong cơ sở dữ liệu

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN, ĐHQGHN VỚI CÔNG TÁC BIÊN MỤC 18

1.1 Tổng quan về biên mục 18 1.1.1.Khái niệm biên mục 18

1.1.2 Yêu cầu đối với các công cụ biên mục Error! Bookmark not defined 1.1.3 Giới thiệu một số công cụ biên mục chính Error! Bookmark not defined 1.2.Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHNError! Bookmark not defined

1.2.1.Sơ lược về lịch sự ra đời và phát triển của Trung tâmError! Bookmark not defined

1.2.2.Cơ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined 1.2.3.Đặc điểm vốn tài liệu Error! Bookmark not defined 1.2.4.Đội ngũ cán bộ Error! Bookmark not defined 1.2.5.Cơ sở vật chất của Trung tâm Error! Bookmark not defined 1.2.6 Phương hướng phát triển của Trung tâm đến năm 2020Error! Bookmark not defined

1.3 Vai trò của công tác biên mục với hoạt động thông tin – thư viện Error! Bookmark not defined

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘIError! Bookmark not defined

2.1 Quy trình tổ chức công tác biên mục tại Trung tâmError! Bookmark not defined

2.2 Các công cụ ứng dụng trong công tác biên mục tại Trung tâm Error! Bookmark not defined

2.2.1.Khổ mẫu MARC 21 Error! Bookmark not defined

2.2.2 Quy tắc Biên mục Anh – Mỹ (AACR2) Error! Bookmark not defined 2.2.3 Khung phân loại thập phân Dewey Error! Bookmark not defined 2.2.4 Bộ từ khóa Error! Bookmark not defined 2.3 Phần mềm ứng dụng trong công tác biên mục tại Trung tâmError! Bookmark not defined

2.3.1 Phần mềm Libol Error! Bookmark not defined 2.3.2 Phần mềm Virtua: Error! Bookmark not defined 2.3.3 Phần mềm ContentPro Error! Bookmark not defined 2.4 Các sản phẩm, dịch vụ nổi bật của công tác biên mục tại Trung tâm Error! Bookmark not defined

2.4.1 Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPACS)Error! Bookmark not defined

2.4.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn Error! Bookmark not defined 2.4.3 Thư mục Error! Bookmark not defined 2.4.4 Xây dựng ký hiệu xếp giá tổ chức kho mở Error! Bookmark not defined 2.5 Đánh giá kết quả công tác biên mục tại Trung tâmError! Bookmark not defined

2.5.1 Đối với các công cụ biên mục Error! Bookmark not defined 2.5.3 Đối với sản phẩm và dịch vụ Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN Error! Bookmark not defined 3.1 Nhóm giải pháp về tổ chức, quản lý Error! Bookmark not defined 3.1.1 Xây dựng chính sách chỉ đạo thống nhất cho hệ thốngError! Bookmark not defined

3.1.2 Chú trọng phát triển nguồn nhân lực chuyên sâuError! Bookmark not defined

3.1.3 Tăng cường quan hệ hợp tác trao đổi trong và ngoài nướcError! Bookmark not defined

3.2 Nhóm giải pháp về chuyên môn Error! Bookmark not defined

3.2.1 Hoàn thiện các tài liệu hướng dẫn thực hành các chuẩn biên mục Error!

Bookmark not defined.

3.2.2 Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu số ……… 110

3.2.3 Đầu tư công cụ biên mục bổ trợ và ứng dụng công nghệ thông tin Error!

Bookmark not defined

3.2.4 Nghiên cứu áp dụng các chuẩn biên mục mới Error! Bookmark not defined

KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thế kỷ 21, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với

xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành thông tin thư viện nói chung và cho thư viện đại học nói riêng cần phải có những đổi mới trong hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Tổ chức và cung cấp thông tin luôn được xác định là một trong những nhiệm vụ hàng đầu có tính chất quyết định chất lượng đào tạo đội ngũ tri thức ở các trường đại học

Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những cơ sở đào tạo và nghiên cứu trọng điểm trong hệ thống các trường đại học ở Việt Nam hiện nay Để phục vụ cho chương trình đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của ĐHQGHN, Trung tâm Thông tin – Thư viện được giao nhiệm vụ phát triển nguồn lực thông tin phục

vụ nhiệm vụ chiến lược 16 + 23 và đào tạo tín chỉ của ĐHQGHN, đã luôn bám sát chương trình đào tạo để bổ sung số lượng tài liệu trong năm học sau luôn tăng gấp 2 đến 3 lần năm học trước Làm thế nào để giúp cho cán bộ, giảng viên, sinh viên của trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các nguồn tin do thư viện quản lý? Điều đó đòi hỏi Trung tâm phải làm tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong việc xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá Đó chính là bài toán đặt ra đối với công tác xử lý tài liệu trong các cơ quan thông tin thư viện nói chung và của Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN nói riêng

ĐHQGHN là một đại học đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao; trong quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trường đã tạo ra một khối lượng tài liệu

có giá trị gọi là nguồn tin nội sinh, bao gồm các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học … Đây là nguồn thông tin rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên Do đó, việc tổ chức, quản lý, khai thác nguồn tin nội sinh này đã được Ban lãnh đạo ĐHQGHN đặc biệt quan tâm

và đã xây dựng thành các dự án Trong đó, việc xây dựng các bộ sưu tập số đã và đang được tiến hành và nhận được sự quan tâm đặc biệt của Ban giám đốc ĐHQHHN Việc xây dựng các bộ sưu tập số không chỉ là phương tiện cung cấp các tài liệu học tập, nghiên cứu trong không gian số - phù hợp với xu thế của thời đại,

nó còn là một trong những tiêu chí để xếp hạng Website ĐHQGHN qua chỉ số Webometrics – Webometrics là một cách thức đánh giá các website của đại học do nhóm nghiên cứu Cybermetrics Lab thuộc tổ chức Spanish National Research Council (CSIC) có trụ sở tại Madrid đề xuất và được thừa nhận rộng rãi, được các

tổ chức đảm bảo chất lượng sử dụng Đến nay, tổ chức này đã thực hiện xếp hạng cho hơn 20.000 đại học trên thế giới Một trong những chỉ số mà Webometrics tính điểm đó là chỉ số thư tịch khoa học Sc (viết tắt của từ Scholar), đo số tài liệu khoa học số hóa định dạng html hay pdf có cấu trúc chuẩn của một tài liệu khoa học Nhờ

đó mà Google scholar mới có thể nhận diện được tài liệu thông qua phân tích cấu trúc chuẩn của tài liệu khoa học này

Để xây dựng và phát triển các bộ sưu tập số của ĐHQGHN một cách hiệu quả và bền vững nhất thiết phải nghiên cứu xây dựng kiến trúc tổng thể và kế hoạch phát triển, xử lý tài liệu số theo các chuẩn quốc tế, sử dụng phần mềm tương thích

Nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn biên mục trong công tác biên mục nhằm xây dựng những CSDL thư mục, các CSDL toàn văn, tạo lập các tham chiếu qua lại và mối liên kết với các tư liệu khác, thiết lập những đường liên kết hữu ích trong tài liệu số, mang tới sự nhất quán khi mô tả tài liệu khoa học, tích hợp tra cứu liên thư viện, chia sẻ thông tin trong những hệ thống mục

lục liên hợp tác giả luận văn chọn đề tài: “Công tác mô tả biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” với mong muốn làm sảng tỏ

những nội dung của công tác biên mục và khảo sát mức độ áp dụng các chuẩn biên mục, trên cơ sở có những giải pháp nâng cao hiệu công tác biên mục, hoàn thiện công tác xử lý thông tin tư liệu, phục vụ ngày càng tốt hơn sự nghiệp giáo dục đào tạo của Đại học Quốc gia Hà Nội, góp phần quảng bá uy tín và thương hiệu ĐHQGHN trong giai đoạn hiện nay là vấn đề có tính cấp thiết

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trong công tác biên mục, có rất nhiều các công cụ biên mục được sử dụng phổ biên rộng rãi cho các thư viện trên thế giới và trong nước như: Tiêu chuẩn Mô

tả thư mục quốc tế ISBD, Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, mô tả dữ liệu XML, Dublin Core; Khung phân loại Thập phân Dewey (DDC), Khung Phân loại của Thư viện Quốc hội (LCC), Khung Phân loại BBK; Bảng tiêu đề chủ đề của Thư viện Quốc hội (LCSH), Bảng tiêu đề chủ đề Sears; Từ điển từ chuẩn của UNESCO; Khổ mẫu MARC 21; Tra cứu liên thư viện Z39.50, mượn liên thư viện ISO 10161,

Trước những năm 1980, thực tiễn biên mục ở Việt Nam chịu rất nhiều ảnh hưởng của Liên Xô cũ Khi ISBD được phổ biến thì hầu hết các thư viện ở Việt Nam đều áp dụng mô tả tài liệu dựa trên tiêu chuẩn này

AACR đã được lưu hành ở Miền Nam Việt Nam từ trước năm 1975 với nhan đề “Quy tắc tổng kê Anh -Mỹ”; như vậy có thể nói AACR không xa lạ với thực tế biên mục ở Việt Nam AACR2 tiếp tục được nghiên cứu, phát triển và đã được dịch sang 18 thứ tiếng khác nhau và được xuất bản dưới 2 dạng: ấn phẩm và điện tử Năm 2009 AACR2 đã được dịch sang tiếng Việt và xuất bản dưới dạng ấn phẩm; tạo ra một công cụ hữu ích cho công tác biên mục ở Việt Nam

Khung Phân loại thập phân Dewey đã được dịch sang tiếng Việt, được sử dung bởi 200.000 thư viện tại hơn 138 quốc gia và trong 62 thư mục quốc gia

Tháng 3 năm 1995, Hội thảo đầu tiên về siêu dữ liệu Dublin Core được tổ chức tại Dublin, Ohio, Mỹ Dublin Core đã được áp dụng trên 20 ngôn ngữ Được

Ủy ban Châu Âu về tiêu chuẩn hóa/Hệ thống tiêu chuẩn hóa Xã hội thông tin công nhận làm tiêu chuẩn Việt Nam đang đề nghị chọn Dublin Core là khổ mẫu siêu dữ liệu trên các Website hoặc Portal của cơ quan nhà nước

Năm 1997, MARC 21 ra đời trên cơ sở kết hợp hai khổ mẫu USMARC và

CANMARC MARC 21 là sự hoàn thiện của MARC II, do vậy nó kế thừa và phát huy cấu trúc của MARC II MARC 21 không ngừng mở rộng phạm vi ứng dụng và liên kết Trong đó, khổ mẫu thư mục MARC 21 giữ vai trò chủ đạo, với một cấu trúc hoàn thiện, có những ưu điểm và đặc điểm nổi bật, vì vậy nó thu hút được sự

quan tâm của ngành thư viện thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói riêng Khổ mẫu MARC là công cụ không thể thiếu của quá trình biên mục tự động, cho phép các thư viện chuẩn hoá các dữ liệu biên mục, tích hợp trao dổi dữ liệu, mở rộng các phương thức tiếp cận và tra tìm tài liệu thuận tiện

Có khá nhiều các tài liệu, các bài báo đã được công bố, các luận văn đã được bảo vệ đề cập đến DDC, AACR2, MARC21, cụ thể như:

- Các bài báo đã được đăng trên các tạp chí gần đây: bài “Tổng kết hội nghị -

hội thảo sơ kết 3 năm áp dụng DDC trong ngành thư viện Việt Nam” của tác giả

Phạm Thế Khang đăng trong tạp chí Thư viện Việt Nam, số 1-2010; bài “Thực tiễn

công tác phân loại tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số vấn đề đặt ra” của tác giả Vũ

Dương Thúy Ngà đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam, số Số 3-2012; bài “Một số vấn

đề về áp dụng AACR2 trong biên mục mô tả tại các thư viện Việt Nam” của tác giả

Nguyễn Văn Hành đăng trên Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số Số 1/2009; “Về vấn

đề áp dụng thống nhất AACR2 trong giảng dạy và trong công tác biên mục” của tác giả Nguyễn Thị Đào đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam, số Số 4-2012; bài “Áp dụng MARC21 ở một số thư viện đại học Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hành

đăng trên Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số số 2-2006; bài “Ứng dụng MARC21 tại

Thư viện Quốc gia Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Vân đăng trên tạp chí Thư

viện Việt Nam, số Số 1-2010

- Các luận văn: “Nghiên cứu áp dụng các chuẩn trong xử lý thông tin tại thư

viện Trường đại học Hà Nội” của tác giả Lê Thị Thành Huế (năm 2010); “Công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2” của tác giả Ngô Thị Linh (năm 2013); “Ứng dụng Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội thực trạng và giải pháp” của tác giả Phạm Ngọc Hương (năm 2013)

- Một số công trình nghiên cứu về Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học

Quốc gia Hà Nội, như: Luận văn: “Hoàn thiện công tác Thông tin - Thư viện Đại

học Quốc gia Hà nội”, của tác giả Nguyễn Văn Hành, bảo vệ năm 2000; Luận văn

“Phân loại và tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Trung tâm Thông tin