Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBND phường Phú Đô

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Khó khăn thuận lợi khi thực hiên chuyên đề 3 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN 4 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ 4 1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn: 6 1.2. CƠ CẤU VÀ SỐ LƯỢNG 11 1.3. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ 11 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HINH CÔNG TÁC VĂN THƯ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ 17 I. CÔNG TÁC VĂN THƯ 17 1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư 17 2. Công tác soạn thảo văn bản 18 3.Quản lí văn bản 21 3.1 Quản lý văn bản đi 21 3.2 Quản lý văn bản đến : 25 4. Quản lý và sử dụng con dấu. 29 5. Lập hồ sơ hiện hành 30 III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ. 31 1. Sự chỉ đạo về công tác Lưu trữ: 31 2. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Lưu trữ: 31 II. NHẬN XÉT , KIẾN NGHỊ. 36 1.Nhận xét : 36 2. Một số đề xuất kiến nghị: 39 C. KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC 43

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng, phát triển và hội nhập nền Công nghiệp hóa,Hiện đại hóa đất nước như nước ta hiện nay thì việc ứng dụng các lý luận vàothực tiễn là điều tất yếu, để tạo nên những bước đà phát triển một cách vữngchắc Mặt khác lý luận và thực tiễn là 2 yếu tố có tác động qua lại hỗ trợ lẫnnhau, lý luận luôn đi đôi với thực tiễn Chính vì quy luật đó một chương trìnhđào tạo bao giờ cũng phối kết hợp giữ lý thuyết và thực hành

Để trang bị cũng như củng cố những kiên thức đã được học, đồng thờinâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làmviệc cho một sinh viên trước khi rời ghế nhà trường là một phần quan trọngkhông thể thiếu

Việc thực tập tốt nghiệp trong và ngoài cơ quan sẽ giúp cho sinh viên cóthể vận dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào thực tiễn nhằm củng cốkiến thức, đồng thời tạo lập dần tác phong làm việc cũng như những va chạmvào công việc thực tế mà sau khi sinh viên ra trường sẽ đảm nhiệm

Công tác văn phòng gồm:Điều hành hoạt động của văn phòng;công tácquản trịsử dụng trang thiết bị văn phòng và đặc biệtcông tác Văn thư – Lưu trữlàcông tác nghiệp vụkhông thể thiếu trong quá trình hoạt động, hình thành và pháttriển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan, tổ chức củaĐảng và Nhà nước.Là công tác quan trọng trong việc đảm bảo mọi hoạt độnggiữ gìn bảo quản thông tin lâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng vàNhà nước trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, đảm bảo ……

Công tác Văn thư-Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây đựng

và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều đó đã được chứngminh qua những cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinhđộng về phim ảnh, qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc

Mỹ xâm lược, là cơ sở để cũng cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tưliệu lịch sử cho thế hệ hôm nay và mai sau

Nhận thức được tầm nhìn quan trọng của công tác Văn thư-Lưu trữ củaĐảng và Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành

hành chính học với các đợt thực tập, thực tế Mỗi năm Khoa và Nhà trường đều

tổ chức cho sinh viên được đi thực tập tại các cơ quan để hiểu rõ hơn về công tácvăn phòng Văn thư- Lưu trữ Vì vậy đợt thực tập này em xin vận dụng hếtnhững kiến thức mà mình đã được học ở trên ghế nhà trường đối chiếu với thực

tế tại UBND phường Xuân Tảo, nhằm củng cố thêm kiến thức đã học, kết hợpvới thực tiễn của công tác Văn thư- Lưu trữ mà các thế hệ đi trước để lại nhằmđúc kết thêm nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện

kỹ năng nghề nghiệp

Được sự giới thiệu của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đã được đồng

ý tiếp nhận thực tập tại UBND phường Phú Đô,Quận Nam Từ Liêm,Thành phố

Hà Nội từ ngày 29/02/2016 đến 29/4/2016

1 Lý do chọn đề tài

Nhận thức được tầm quan trọng của thực tập tốt nghiệp đối với mỗi sinhviên Đặc biệt, UBND phường Phú Đô là nơi có điều kiện tốt,địa điểm gầntrường ,thuận lợi cho quá trình thực tập, học tập và phát triển Vì vậy, việc thựctập tốt nghiệp tại UBND phường Phú Đô sẽ giúp bản thân hiểu thêm về lịch sửhình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cũng như những công việcchuyên môn của UBND phường Qua đó, giúp em củng cố, nâng cao kiến thức

đã được trang bị trong quá trình học tập tại trường, hệ thống hóa được nhữngkiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành; từng bước gắn liền học với thực hành; lýluận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận và thâm nhập với thực tế; bước đầu vậndụng các kiến thức được học vào thực tế.Giúp sinh viên làm quen và tăng cườngcác kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo

2 Mục tiêu của đề tài

Nắm được tổng quan sơ lược về UBND phường Phú Đô, Quận Nam TừLiêm, thành phố Hà Nội

Khảo sát công tác Văn phòng tại UBND phường Phú Đô, nắm đượcchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phườngPhú Đô;

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn

phòng của cơ quan UBND phường Phú Đô, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơcấu tổ chức của văn phòng;

Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBNDphường Phú Đô;

3 Khó khăn thuận lợi khi thực hiên chuyên đề

Trong qúa trình thực tập tôi đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nộidung mà đợt thực tập đề ra và đã thực hiện báo cáo này Để hoàn thành được đợtthực tập và báo cáo của mình, ngoài kiến thức kỹ năng nghiệp vụ mà bản thân

có được, tôi đã nhận đượ sự giúp đỡ, quan tâm tạo mọi điều kiện thuận lợi củacán bộ trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình, của cán bộ Văn thư – Lưutrữ Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế

B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN

1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ

Phường Phú Đô được thành lập ngày 27 tháng 12 năm 2013 thuộc QuậnNam Từ Liêm - Thành phố Hà Nội trên cơ sở chia tách từ Xã Mễ Trì cũ Với vịtrí địa lý nằm ở phía Tây nam Thành phố, nơi có con sông Nhuệ chảy qua Tổngdiện tích đất tự nhiên là 239 ha, dân số: 13.856 người

Phía Đông giáp: Phường Mễ Trì

Phía Tây giáp: Phường Đại Mỗ, Phường Tây Mỗ

Phía Nam giáp: Phường Trung Văn

Phía Bắc giáp: Phường Mỹ Đình I

Trong những năm qua Phường Phú Đô đã phát triển theo hướng đô thị hóahòa nhịp với sự tiến bộ của xã hội, nhưng vẫn luôn giữ được nét văn hóa truyềnthống, nhiều di tích vẫn tồn tại vững trãi cho tới ngày nay như: Đình Làng, Đền

Xa Đôi, Quán Hai Bà…v.v

Người dân Phú Đô hiền hòa nhân hậu trong đời sống sinh hoạt, cần cùsáng tạo trong lao động sản xuất Năm 2010 nhân kỷ niệm 1000 năm ThăngLong Hà Nội, “Bún Phú Đô” đã chính thức trở thành thương hiệu được Cục sởhữu trí tuệ Thành Phố Hà Nội công nhận Đến nay Làng nghề truyền thống Phú

Đô (Phường Phú Đô) có khoảng 400 hộ sản xuất kinh doanh Bún, cung cấp rathị trường gần 60 tấn Bún mỗi ngày “Bún Phú Đô” đang trở thành món ăn quenthuộc mang đến cho người dân trên mọi miền Tổ Quốc thứ ẩm thực đậm đà bảnsắc kinh kỳ

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và xã hội của Thủ Đô và đất nước,Phú Đô đang ngày càng phát triển trở thành một vùng đô thị văn minh giàu đẹp

và hiện đại kiểu mẫu trong tương lai

Danh sách cán bộ Phường Phú Đô:

STT Họ và tên Chức vụ

1 Trần Đắc Minh Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch HĐND

5 Nguyễn Thị Hường Phó bí thư ĐU - Chủ tịch UBND

7 Nguyễn Phùng Hưng Phó chủ tịch UBND

9 Nghiêm Đức Dũng Chỉ huy trưởng BCH quân sự

10 Nguyễn Hồng Cảnh Chủ tịch UBMTTQ

11 Lê Thị Phượng Chủ tịch Hội phụ nữ

12 Ngô Văn Lịch Chủ tịch Hội nông dân

13 Nguyễn Thuỵ Phúc Chủ Tịch Hội CCB

14 Nguyễn Quang Tùng Bí thư đoàn thanh niên

16 Nguyễn Văn Lịch Chủ tịch Hội NCT

17 Nguyễn Văn Luyện Chủ nhiệm HTX Phú Đô

Uỷ ban nhân dânUBND phường Phú Đô do Hội đồng nhân dân phườngbầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước

ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân phường và cơ quannhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ Trung ương tới cơ sở

và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng nămtrình Hội đồng địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân phường quyết định và báo cáo Uỷban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra xây dựng

và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường

về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

b) Trong lĩnh vực nông nghiệp,sản xuất và đất đai, Uỷ ban nhân dânphường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp,làng nghề, nhà ở địa phương và tổ chứcthực hiện các chương trình đó;

Chỉ đạo các cơ quan liên quan thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơcấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ đô thị;

Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia

đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của của từng tổ

c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dânphường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tham gia với Uỷ ban nhân dân Quận trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn ;

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân Quận

e) Trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dânphường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn phường;

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn phường và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chứccác trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chếthi cử;

Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ bannhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất và

lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.

i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ bannhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ phường;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân phường vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

k) Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân phường có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của Quận đối với các tổ,khu vực chưa phát triển

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

l) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường thực hiệnnhững nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường;

Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phường,thị trấn thực hiệncác biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xãhội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cácquyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ;

m) Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của phường; Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính

ở địa phương trình Hội đồng nhân dân phường thông qua để trình cấp trên xemxét, quyết định

Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của phường trình Hội đồng nhândân phường thông qua để trình cấp trên phê duyệt;

Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thểxây dựng và phát triển đô thị của phường trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạchxây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng,giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biệnpháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;

Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhànước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyếtđịnh xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của phápluật;

Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng đượcgiao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xâydựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giaothông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;

Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của tổ khu dânphố, phường thuộc Quận; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - vănhoá và danh lam thắng cảnh do phường quản lý

1.2 CƠ CẤU VÀ SỐ LƯỢNG

- Thường trực UBND phường: 03 người (01 Chủ tịch và 02 Phó chủ tịch)

- Thành viên UBND phường: 02 người (01 quân sự và 01 Công an)

- Cán bộ, công chức chuyên môn hiện có: 10 người (trong đó có 01 làthành viên UBND phường)

1.3 PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND phường

1 Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra công tác của các bộ phận chuyên môn, cácTrưởng khu vực thuộc UBND phường, trong việc thực hiện Hiến pháp, Phápluật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND vàQuyết định UBND phường

2 Quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của UBND, trừnhững vấn đề được qui định tại điều 3 quy chế này

3 Áp dụng các biện pháp nhằm đẩy mạnh hơn nữa việc thực hiện cải cách

hành chính, thực hiện Pháp lệnh dân chủở xã, phường; Ngăn ngừa, xử lý cácbiểu hiện quan liêu, hách dịch, tham nhũng, lãng phí và các biểu hiện tiêu cựckhác trong cơ quan, cán bộ, viên chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.

4 Tổ chức tiếp dân, xét và giải quyết các đơn thư khiếu nại – tố cáo donhân dân và các tổ chức gửi đến theo qui định của Pháp luật

5 Triệu tập và chủ tọa các phiên họp của UBND phường

6 Đình chỉ, điều động công tác, khen thưởng kỷ luật cán bộ, viên chứcthuộc quyền theo sự phân cấp quản lý Thực hiện việc đánh giá cán bộ, côngchức hàng năm theo qui định

7 Đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những văn bản trái pháp luật củaUBND phường và các kết quả giải quyết sai trái của bộ phận chuyên môn

8 Chỉ đạo trực tiếp hoạt động của các ngành: Công an, Quân sự, Bảo vệdân phố, Tài chính, Thuế, Địa chính – Xây dựng, Tư pháp – Hộ tịch, Thanh tranhân dân, Thi đua khen thưởng và 4 khu vực Chịu trách nhiệm cá nhân về kếtquả hoạt động của các ngành, khu vực nêu trên

9 Xem xét và duyệt chi các khoản chi thường xuyên, đột xuất của UBNDcũng như của các đoàn thể theo Nghị quyết của HĐND và theo qui định củaPháp luật

10 Trong trường hợp đột xuất, phải vắng mặt trong thời gian 7 ngày trởlên, Chủ tịch UBND phường phải ủy quyền cho Phó chủ tịch UBND hoặc thànhviên UBND phường giải quyết một phần hoặc toàn bộ công việc của Chủ tịchUBND phường Nội dung ủy quyền phải được thể hiện cụ thể bằng văn bản

11 Trong hoạt động của mình, Chủ tịch UBND thường xuyên giữ mốiquan hệ với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UB.MTTQ phườngcùng người đứng đầu các đoàn thể, tổ chức chính trị xã hội ở địa phương

12 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại – tố cáo của công dân vào thứ 5hàng tuần

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách văn hóa xã hội

Chủ tịch UBND phường ủy quyền Phó chủ tịch UBND phường phụ trách

Văn hóa xã hội (gọi tắt là khối Văn xã) trực tiếp phụ trách các bộ phận, lĩnh vựcnhư: Giáo dục, Y tế, xã hộ – Thương binh xã hội, VHTT - TDTT - Đài truyềnthanh - Nhà văn hóa và các lĩnh vực xã hội khác như: Quản lý khối Văn phòngUBND, bộ phận cải cách hành chính “một cửa” liên thông, quản lý đối tượngdân số - kế hoạch hóa gia đình, Ủy ban bảo vệ chăm sóc trẻ em, tổ công tác Tôngiáo, xóa đói giảm nghèo, khuyến học, Phổ cập giáo dục, và chịu trách nhiệm

cá nhân khi giải quyết các công việc được ủy quyền

Với vai trò giúp việc cho Chủ tịch và chịu trách nhiệm trước Chủ tịchUBND, Phó chủ tịch UBND phụ trách văn xã có những nhiệm vụ quyền hạnsau:

1 Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động chuyên môn của các bộ phậnthuộc lĩnh vực được ủy quyền

2 Giúp Chủ tịch UBND phường theo dõi và điều hành các hoạt độnghàng ngày của Văn phòng UBND như: Tiếp dân, giải quyết hồ sơ hành chínhcủa nhân dân (trừ những hồ sơ liên quan đến lĩnh vực địa chính, ngân sách)

Đôn đốc các ngành, khu vực, các Ban chỉ đạo, các Đội liên ngành thựchiện Nghị quyết của HĐND phường, các văn bản Pháp luật của UBND phường

và các cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên Đề xuất Chủ tịch UBND giải quyếtcác vấn đề về tổ chức cán bộ

3 Thay mặt Chủ tịch UBND phường giải quyết các vấn đề phát sinhthuộc lĩnh vực được phân công, chủ động xử lý và chịu trách nhiệm trước Chủtịch UBND phường về kết quả xử lý công việc Lập kế hoạch chi kinh phí hoạtđộng thường xuyên, đột xuất của Khối với mức chi theo qui định của Pháp luậttrình Chủ tịch UBND phê duyệt

4 Trong trường hợp Chủ tịch UBND phường vắng mặt, nếu có ủy quyền

cụ thể, thì PCT.UBND phường được quyền giải quyết toàn bộ những vấn đềthuộc nội dung ủy quyền Đồng thời chủ trì các phiên hợp của UBND phường.Sau đó báo cáo kết quả giải quyết cho Chủ tịch UBND phường và chịu tráchnhiệm về kết quả giải quyết đó

5 Cùng với Chủ tịch UBND phường thường xuyên giữ mối liên hệ chặt

chẽ với Đảng ủy – Hội đồng nhân dân, ủy ban MTTQ và người đứng đầu cácđoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách Khối quản lý đô thị

Chủ tịch UBND phường ủy quyền Phó chủ tịch phụ trách khối quản lý đôthị (gọi tắt là khối Đô thị ) và chịu trách nhiệm cá nhân khi gải quyết các côngviệc thuộc lĩnh vực được giao như: Địa chính xây dựng - môi trường - Quản lý

đô thị - Kiến thiết đô thị, kiểm tra đề xuất xử lý các vi phạm trong lĩnh vực xâydựng, đội tình nguyện xã hội, công tác PCCC - PCLB và Công đoàn phường

Với vai trò giúp việc cho Chủ tịch và chịu trách nhiệm trước Chủ tịchUBND, Phó chủ tịch UBND phụ trách khối quản lý đô thị có những nhiệm vụquyền hạn sau:

1 Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động chuyên môn của các bộ phậnthuộc lĩnh vực được ủy quyền

2 Giúp Chủ tịch UBND phường theo dõi và điều hành các hoạt độnghàng ngày của Văn phòng UBND như: tiếp dân, giải quyết các hồ sơ hành chínhcủa nhân dân (trừ những hồ sơ liên quan đến lĩnh vực ngân sách) Đôn đốc cácngành, khu vực, các đội liên ngành thực hiện Nghị quyết của Đảng ủy phường,

kế hoạch của UBND phường, văn bản Pháp luật của UBND phường và cơ quanquản lý Nhà nước cấp trên Đề xuất Chủ tịch giải quyết các vấn đề về tổ chứccán bộ

3 Thay mặt Chủ tịch phường giải quyết các vấn đề nảy sinh thuộc lĩnhvực được phân công, chủ động xử lý và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBNDphường về kết quả xử lý công việc Lập kế hoạch chi kinh phí hoạt động thườngxuyên, đột xuất của khối với mức chi theo qui định của Pháp luật, trình Chủ tịchUBND phường phê duyệt

4 Trong trường hợp Chủ tịch UBND phường vắng mặt, nếu có ủy quyền

cụ thể, thì Phó CT.UBND phường được quyền giải quyết toàn bộ những vấn đềthuộc nội dung được ủy quyền Đồng thời chủ trì các phiên họp của UBNDphường, sau đó báo cáo kết quả giải quyết cho Chủ tịch UBND phường và chịu

trách nhiệm về kết quả giải quyết đó.

5 Cùng với Chủ tịch UBND phường thường xuyên giữ mối liên hệ chặtchẽ với Đảng ủy - Hội đồng nhân dân, Ủy ban MTTQ và người đứng đầu các

đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương

* Các Ủy viên UBND phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau

1 Tham dự đầy đủ các kỳ họp của UBND, được quyền thảo luận và biểuquyết các vấn đề được qui định tại Điều 3 của quy chế này

2 Làm tham mưu cho Chủ tịch UBND phường về lĩnh vực chuyên mônđược phân công và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Chủ tịch UBND phường và

cơ quan chuyên môn cấp trên về kết quả thực hiện nhiệm vụ

* Đối với những vấn đề vượt quá chức năng, quyền hạn thì phải xin ý kiếncủa Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phường

3 Các ủy viên là đại biểu Hội đồng Nhân dân phường phải có trách nhiệm

tổ chức thực hiện nhiệm vụ của người đại biểu theo qui định của Luật tổ chức

Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân

* Văn phòng UBND có nhiệm vụ tổ chức điều phối các hoạt động thường xuyên của UBND phường; tham mưu và giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND và UBND phường cụ thể

1 Giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND phường nắm toàn bộ tình hình hoạtđộng của UBND về lĩnh vực kinh tế - xã hội, Quốc phòng an ninh, khu vực vàcác ngành chuyên môn

2 Đề xuất các biện pháp cải tiến lề lối làm việc và cải cách hành chínhcủa địa phương

3 Lập và trình Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch phường thông qua cácchương trình công tác, các dự thảo báo cáo của UBND phường Theo dõi vàđịnh kỳ hàng tháng, quý báo cáo tình hình thực hiện quy chế cho UBNDphường

4 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBNDphường theo đúng nội dung, thể thức được qui định Tổ chức việc thông báo,truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước

cấp trên của UBND phường đối với các ngành, khu vực trong phường Đảm bảotốt chế độ thông tin báo cáo định kỳ và đột xuất theo qui định.

5 Giúp Chủ tịch, Phó CT.UBND phường thực hiện tốt mối quan hệ giữaUBND phường với Đảng ủy – Hội đồng nhân dân - Ủy ban Mặt trận tổ quốc,các đoàn thể trong phường và với UBND quận./

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HINH CÔNG TÁC VĂN THƯ, CÔNG

TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ

I CÔNG TÁC VĂN THƯ

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản

lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả của tácVăn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề củacông tác Lưu trữ Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xãhội

Công tác Văn thư tại phòng UBND phường Phú Đô đóng vai trò hết sứcquan trọng và được thẻ hiện ở những điểm sau:

- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quầnchúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau Công tác Văn thư góp phần nângcao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của Văn bản

- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt xích quantrọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng UBNDPhường Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của

cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật

1 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư

Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đíchnâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc,đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND phường– là cơ quan quản lý Nhà nước ở dịaphương , công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giámsát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này

- Trong quá trình hoạt động Văn phòng HĐND và UBND phường banhành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là banhành các Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyêntrách lĩnh vực này Thực hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCPngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản (Quy phạmpháp luật), Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị

định 09/2010/NĐ-CP về công tác Văn thư Văn phòng Uỷ ban cũng luôn quantâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh , đểnhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại UBND phường vào cuối mỗi năm hoạtđộng , văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưutrữ, đề ra phương hướng nhiệm vụ nămtới tạo điều kiện cho công tác Văn thưngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạtđộng của cơ quan

- Nhìn chung việc quản lí , chỉ đạo công tác Văn thư của UBND phường

đã được tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vậnhành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra , đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán

bộ Văn thư nhiều hơn

2 Công tác soạn thảo văn bản

Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu Nghiệpvụ quantrọng Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan

Tại UBND phường Phú Đô , công tác soạn thảo , ban hành Văn bản đượctiến hành đúng qui trình thủ tục ban hành một Văn bản Văn bản được ban hànhđúng đảm bảo đúng qui định ,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý cao, giúpgiải quyết công việc một cách nhanh chóng , đảm bảo đúng quy định của Nhànước

a Quy trình soạn thảo

Công tác soạn thảo –Ban hành Văn bản được giao cho cán bộ chuyêntrách ở Văn phòng HĐND và UBND đảm nhận

Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:

Văn bản sau khi được cán bộ chuyên trách soạn thảo đánh máy xong đượcchuyển đến Chánh văn phòng xem xét , kiểm tra,sau đó trình lên Chủ tịch hoặcPhó chủ tịch UBND phường ký ban hành

Sau khi ký văn bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa.Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì , Nhân viên Văn thư tiến hành đánh số,ghi ngày, tháng năm ban hành Văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi ”sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một

cách nhanh chóng chính xác , Văn phòng giữ lại hai bản.

01 bản lưu ở bộ phận soạn thảo

01 bản lưu ở bộ phận Văn thư

Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản líVăn bản, tài liệu Đồng thời Văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giảiquyết tốt công việc khi có sự cố xẩy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng lienquan đến Văn bản

Thẩm quyền ban hành : UBND phường Phú Đô có thẩm quyền ban hànhcác Văn bản như: Quyết định , Tờ trình, Báo cáo,Công văn, Giấy mời các vănbản ban hành luôn dược đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý

Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên

cùng của Văn bản, dòng “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM”

được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ VnTimeH đậm, cỡ chữ 13 nét đậm,

dòng “Độc Lập -Tự do- Hạnh phúc” phông chữ VnTime đậm có gạch chân, từ

đầu dòng đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải văn bản:

“CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

hiệu được trình bày ở dưới tác giả của văn bản Số văn bản được trình bày bằngphông chữ VnTime ký hiệu VnTimeH cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng:

“Số: 01/QĐ-UBND”

Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày ở phần địa danh và ngàytháng năm ban hành Văn bản Tên loại được trình bày bằngphông chữVnTimeH, cỡ chữ 14 nét đứng đậm Trích yếu nội dung là một câu văn ngắn gọn

ở dưới phần tên loại, phông chữ VNnTime, cỡ chữ 14 nét đậm

QUYẾT ĐỊNH V/v Bổ nhiệm cán bộ

Nội dung văn bản trình bày dười tên loại và trích yếu nội dung , nội dungvăn bản cần trình bày chĩnh xác, ngắn gọn dễ hiểu

Thể thức đề ký và chữ kỹ được trình bày ở dưới nội dung góc bên phảicủa Văn bản bằng chữ VnTimeH, cỡ chữ 13

Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý của Văn bản dấuđược đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch về bên trái Dấu đóng rõ ràng , đúng chiều

Nơi nhận là tên cơ quan đơn vị cá nhân mà văn bản được gửi đến , nơinhận được trình bày ở phía dưới góc bên trái của Văn bản , trình bày bằng phôngVnTime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm

• Nhận xét : Qua khảo sát thực tế tôi thấy thể thức của Văn bản UBND huyệnVĩnh Tường trình bày theo đúng thể thức Văn bản do Nhà nước quy định Vănbản ban hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý

• Ví dụ : Quyết định của UBND huyện Vĩnh Tường có thể như sau:

UỶ BAN NHÂN DÂN

3.1 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là Văn bản , tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tạiUBND phường Phú Đô có các loại Văn bản , tài liệu gửi như Quyết định , Chỉthị , Công văn

Trong hoạt động hàng năm của cơ quan UBND phường Phú Đô Văn bảnhình thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí Văn bản đi được tổ chứcrất tốt , đúng quy định của Nhà nước Công tác quản lí Văn bản được tổ chức tốt

ở tất cả các khâu

a Đánh máy in văn bản:

Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND phườngPhú Đô đã trang bị 02 máy tính và một máy in Cơ quan cũng đã có một nhânviên đánh máy chuyên trách Trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh máy riêng.

Nhân viên đánh máy , nhận Văn bản , kiểm tra lỗi chính tả , rà soát lại bảnthảo tay với người soạn thảo , khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy nguyênVăn bản đã viết tay và in văn bản Văn bản khi đã được đánh máy xong và kiểmtra chặt chẽư về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòngban (đối với văn bản ban hanh nội bộ ) và gửi đi các cơ quan khác (đối với Vănbản gửi đi ngoài cơ quan )

Tại UBND phường Phú Đô việc ký văn bản được tiến hành theo nguyênvăn bản sau khi đã đánh máy, in xong thìtrưởng bộ phận văn phòng kiểm tra vểthể thức, nội dung văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ tịchhoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui định trong qui chế hoạt độngcủa cơ quan

• Nhận xét:

UBND phường Phú Đô bên cạnh việc thực hiện đúng đầy đủ các quy định

về trình ký theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về ký văn bản nên

đã giúp cho trưởng bộ phận văn phòng sắp xếp văn bản cần trình ký một cách

nhanh chóng, trình ký đúng thẩm quyền , tạo điều kiện cho Văn bản được banhành đúng quy định

c Công tác đóng dấu Văn bản :

Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành

Qua khảo sát, tôi thấy việc đóng dấu ban hành văn bản ở UBND phườngPhú Đô được tiến hành khá tốt

Dấu được giao cho một cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóngdấu , dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể thức , ký đúng thẩmquyền ,dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ ký

UBND phường Phú Đô sử dụng các loại dấu sau:

-Dấu quốc huy (dấu tròn ) của HĐND và UBND

-Dấu chức danh: Dấu chủ tịch , phó chủ tịch , dấu tên chủ tịch, Dấu tênphó chủ tịch

-Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến

*Nhận xét:

Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giẵ và đóng dấu nêndấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ và việc đóng dấu cũng đúng quy định,đóng dấu rõ ràng , đúng chiều

d Đăng ký văn bản đi:

Đăng ký Văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một Văn bản đinhư số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung Văn bản vào trong nhữngphương tiện đăng kýVăn bản như sổ, máy tính nhằm quản lý chặt chẽ và tratìm Văn bản được nhanh chóng

Tất cả các công văn đi của UBND phường Phú Đô, sau khi đã có chữ ký

và đóng dấu xong thì được đăng ký vào “ số đăng ký công văn đi ” của cơ quan.Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác

Văn bản sau khi dược kiểm tra về thể thức, Nhân viên văn thư ghi số kýhiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ Văn bản được lấytheo năm và theo tên loại Văn bản

Do số lượng Văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập hai sổ là: