Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của văn phòng UBND huyện văn bàn, tỉnh lào cai

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĂN BÀN 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Bàn 4 1.1.1. Chức năng 4 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Bàn 5 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của huyện Văn Bàn 5 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 1.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 6 1.2.1.2. Vai trò của Văn phòng trong cơ quan, tổ chức. 7 1.2.1.3. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn 8 1.2.1.4. Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác 8 1.2.1.5. Nội dung quy trình tổ chức hội nghị 9 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 10 1.2.2.1. Chức năng 10 1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn 11 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12 1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm 12 1.2.3.2. Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12 Phần II. CHUYÊN ĐỀ TỰCHỌN 24 Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn 24 2.1. Soạn thảo, ban hành văn bản 24 2.1.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 24 2.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 24 2.1.3. Các bước soạn thảo, ban hành văn bản 26 1.3. Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến 27 1.4. Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi 29 1.5. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng và con dấu 31 1.6. Nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn 32 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 3.1. Đánh giá chung 35 3.1.1. Ưu điểm 35 3.1.2. Hạn chế 36 3.1.3. Nguyên nhân 37 3.2. Đề xuất, kiến nghị 37 3.2.1. Đề xuất giải pháp 37 3.2.1.1. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của Văn phòng làm công tác văn thư 37 3.2.1.2. Nâng cao và hoàn thiện công tác văn thư 37 3.2.1.3. Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của cán bộ, công chức văn phòng. 38 3.2.1.4. Thường xuyên theo dõi kiểm tra các máy móc, thiết bị trong cơ quan 39 3.2.1.5. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng 39 3.2.2. Kiến nghị 40 3.2.2.1. Kiến nghị với cấp trên 40 3.2.2.2. Kiến nghị tại cơ quan thực tập 40 C. KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC 44

Trang 1

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 3

B PHẦN NỘI DUNG 4

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĂN BÀN 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Bàn 4

1.1.1 Chức năng 4

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Bàn 5

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của huyện Văn Bàn 5

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5

1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 6

1.2.1.2 Vai trò của Văn phòng trong cơ quan, tổ chức 7

1.2.1.3 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn 8

1.2.1.4 Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác 8

1.2.1.5 Nội dung quy trình tổ chức hội nghị 9

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 10

Trang 2

1.2.2.1 Chức năng 10

1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn 11

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12

1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm 12

1.2.3.2 Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰCHỌN 24

Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn .24 2.1 Soạn thảo, ban hành văn bản 24

2.1.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan .24 2.1.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 24

2.1.3 Các bước soạn thảo, ban hành văn bản 26

1.3 Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến 27

1.4 Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi 29

1.5 Nghiệp vụ quản lý và sử dụng và con dấu 31

1.6 Nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn 32

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35

3.1 Đánh giá chung 35

3.1.1 Ưu điểm 35

3.1.2 Hạn chế 36

3.1.3 Nguyên nhân 37

3.2 Đề xuất, kiến nghị 37

3.2.1 Đề xuất giải pháp 37

3.2.1.1 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của Văn phòng làm công tác văn thư 37

3.2.1.2 Nâng cao và hoàn thiện công tác văn thư 37

Trang 3

3.2.1.3 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng

sáng tạo của cán bộ, công chức văn phòng 38

3.2.1.4 Thường xuyên theo dõi kiểm tra các máy móc, thiết bị trong cơ quan 39

3.2.1.5 Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng 39

3.2.2 Kiến nghị 40

3.2.2.1 Kiến nghị với cấp trên 40

3.2.2.2 Kiến nghị tại cơ quan thực tập 40

C KẾT LUẬN 42

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

PHỤ LỤC 44

Trang 4

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Trang 5

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trong trường Đại học Nội

vụ Hà Nội nói chung và quý thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng nói riêng đãtận tình giảng dạy, truyền đạt cho tôi những kiến thức, những bài học kinh nghiệmquý báu trong suốt bốn năm qua để tôi có thể vững bước hơn trên con đường họctập cũng như cho công việc sau này Nhờ có quý thầy cô mà tôi đã được trang bịnhững kiến thức rất hay và hữu ích về ngành Quản trị văn phòng

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Lâm Thu Hằng – giảngviên đã hướng dẫn tôi trong thời gian thực tập vừa qua Tôi cảm nhận được sựtận tâm của cô đối với mỗi sinh viên chúng tôi, cô không chỉ làm tốt vai tròngười hướng dẫn mà còn luôn giải đáp những băn khoăn để giúp bài báo cáo củamỗi sinh viên được hoàn thiện hơn

Tôi có thể hoàn thành chương trình thực tập tốt nghiệp vừa qua cũng lànhờ sự chỉ bảo, tận tâm, tận tình, giúp đỡ rất lớn từ các cán bộ đang công tác vàlàm việc tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn Tôi xin cảm ơn Ban Lãnh đạoUBND huyện cùng các cô chú, anh chị trong Văn phòng đã tạo điều kiện cho tôiđược thực tập tại cơ quan

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè đã động viên và góp ý để tôi cóthể hoàn thành bài báo cáo thực tập này

Mặc dù rất cố gắng, tuy nhiên do vốn kiến thức của bản thân còn hạn chếnên bài báo cáo của tôi không thể tránh khỏi những sai sót Kính mong nhậnđược sự thông cảm, góp ý, nhận xét xác đáng, chân thực nhất từ phía các thầy côtrong khoa Quản trị Văn phòng

Tôi xin chân thành cảm ơn! Văn Bàn, ngày 11 tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Hứa Văn Toàn

Trang 6

A LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Toàn cầu hóa đang là xu thế tác động một cách trực tiếp sâu rộng tới cáclĩnh vực đời sống xã hội của các quốc gia trong đó bao gồm cả Việt Nam Bướcvào thế kỷ 21, Việt Nam đang từng bước hội nhập với khu vực và quốc tế, từ đóđứng trước những cơ hội và thách thức mới Vấn đề cải cách hành chính Nhànước là một tất yếu khách quan, cần được thực hiện thường xuyên về cả chiềurộng và chiều sâu.Cùng với quá trình cải cách hành chính Nhà nước thì vấn đềcông tác văn thư là một yêu cầu cần được quan tâm Công tác văn thư là một bộphận gắn liền với hoạt động điều hành, chỉ đạo công việc của các cơ quan, tổchức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộcvào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Thực hiện tốt công tác văn thư sẽcung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả công việc củacác cơ quan, tổ chức; phòng chống được tệ quan liêu, giấy tờ; đảm bảo được bímật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

Qua thời gian thực tập tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn, nhận thứcđược vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư ở Văn phòng cũng như gắn

với chương trình học thực tế tại nhà trường nên em mạnh dạn chọn đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai”, với mong muốn tìm hiểu và đóng góp những giải pháp có tính

khả thi nhằm làm tốt công tác văn thư của Văn phòng UBND huyện

2 Mục tiêu của đề tài

- Một là, khảo sát về công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân huyệnVăn Bàn

- Hai là, tìm hiểu về công tác văn thư

- Ba là, giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu:

 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện

Trang 7

Văn Bàn

 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

 Công tác văn thư của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn

- Về phạm vi nghiên cứu: Ở Văn phòng UBND huyện Văn Bàn từ04/01/2016 – 11/3/2016

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chínhphủ về Quản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội

vụ về Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổchức;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Quyết định số 24/QĐ-VPUBND ngày 18 tháng 02 năm 2016 của Vănphòng UBND huyện Văn Bàn về việc phân công nhiệm vụ cán bộ công chức,viên chức, nhân viên;

- Quyết định số 98/QĐ-VPUBND ngày 20 tháng 10 năm 2015 của Vănphòng UBND huyện Văn Bàn về ban hành Quy chế làm việc của Văn phòngUBND huyện Văn Bàn;

- Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 26 tháng 12 năm 2014 củaUBND huyện Văn Bàn về ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trênđịa bàn huyện Văn Bàn

- http://vanthuluutru.com/

- Cuốn giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS,Nhà giáo Ưu tú Vương Đình Quyền

Trang 8

- Cuốn sách Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri

- Các đề tài, khóa luận,báo cáo thực tập tốt nghiệp trên thư viện

- Các trang mạng điện tử

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều các bài viết, đề tài, khóa luận, luận án nghiên cứu về côngtác văn thư Tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết về công tác văn thưtại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn Chính vì vậy, trên cơ sở kế thừa nhữngbài đã nghiên cứu về công tác văn thư ,tôi đã tham khảo các bài viết để tìm hiểusâu về công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo chủ yếu sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp thu thập, xử lý số liệu

- Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để tìm ra ưuđiểm, hạn chế của vấn đề nghiên cứu, tìm hiểu

- Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp thông tin

Trang 9

B PHẦN NỘI DUNG

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN VĂN BÀN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Bàn

- UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Văn Bàn được quy định cụ thể

và rõ ràng trong Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.UBND huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được xácđịnh trong các lĩnh vực cụ thể:

- Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao

- Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai

- Lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

- Lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

- Lĩnh vực kinh tế

- Lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội trong việc thực

Trang 10

hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựngchính quyền và quản lý địa giới hành chính.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Bàn

(Phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện Văn Bàn)

Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Văn Bàn gồm:

- 01 Chủ tịch

- 03 Phó Chủ tịch

- 13 phòng ban:

 Văn phòng UBND huyện

 Phòng Giáo Dục và Đào tạo

 Phòng Văn hóa và thông tin

 Phòng Tài nguyên Môi trường

 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

 Phòng Dân tộc

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của huyện Văn Bàn

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

- Văn phòng UBND huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng (cấp dướiphải chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cấp trên), đồng thời phát huy dân chủ,nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ động phối hợp, thống nhất trong thực hiệnnhiệm vụ Các chuyên viên tham mưu trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịchUBND huyện theo từng lĩnh vực, nội dung công việc được phân công, chấp

Trang 11

hành nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo kết quả với Lãnh đạo Văn phòng phụtrách biết để chỉ đạo, tham gia ý kiến khi cần thiết.

- Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trướcUBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt độngcủa Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định; chủtài khoản cơ quan; giúp việc cho Chánh Văn phòng có Phó Chánh Văn phòng

- Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từngkhối công việc và các cơ quan, đơn vị; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công Phó Chánh Vănphòng giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo việc xây dựng, đôn đốc, kiểm tra và đánhgiá kết quả thực hiện phần chương trình công tác thuộc lĩnh vực, cơ quan, đơn vịmình phụ trách

1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

- Chức năng:

+ Chức năng tham mưu, tổng hợp: Cùng với quá trình cải cách hànhchính, đổi mới hoạt động của cơ quan, tổ chức, chức năng tham mưu, tổng hợpcủa Văn phòng được coi là chức năng cơ bản nhất của Văn phòng, đây là hoạtđộng cần thiết cho công tác quản lý Muốn có được những quyết định đúng đắn,khoa học, người thủ trưởng không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà cònphải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý,của những người trợ giúp Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đóthông thường và phần lớn được thực hiện bởi Văn phòng Hoạt động này rất cầnthiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tínhchuyên sâu, vừa mang tính phục vụ và mang tính chuyên nghiệp

+ Chức năng hậu cần: Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện,trang thiết bị, tài chính… là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vậnhành bình thường công việc của mọi cơ quan, tổ chức Chúng phải được quản lýsắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời đầy đủcho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó Đó chính là chức năng hậu

Trang 12

cần của Văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng caohiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

- Nhiệm vụ của Văn phòng:

+ Xây dựng và trình lãnh đạo chương trình làm việc, kế hoạch công táchằng tháng, hằng quý , 6 tháng và cả năm của cơ quan, tổ chức

+ Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin

+ Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản

+ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan, tổ chức trong việcthư từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối giữa các cơ quan với nhau

+ Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của

cơ quan, mua sắm trang thiết bị cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất – kỹthuật, phương tiện làm việc của cơ quan tổ chức

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao

1.2.1.2 Vai trò của Văn phòng trong cơ quan, tổ chức.

Hoạt động của Văn phòng là một khâu rất quan trọng, là trung tâm thựchiện quá trình quản lý điều hành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nếu Vănphòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động Văn phòng làmtrung gian giữa Lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan tổ chức và

là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, tổ chứcmang đến cho Lãnh đạo

Văn phòng được ví như là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức bởi trongmỗi cơ quan, tổ chức luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệthống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ Mặt khác, mọi vấn đề về hậu cần chỉ cóVăn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, mua sắm máy móc, trang thiết bị đều

do Văn phòng đảm nhiệm

Văn phòng là nơi cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hànhQuyết định quản lý, đảm bảo cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơquan, tổ chức theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Bêncạnh đó Văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan

Trang 13

hệ đối ngoại của cơ quan, tổ chức.

1.2.1.3 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn

(Phụ lục 02: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn)

Chương trình là các định hướng, các biện pháp để thực hiện mục tiêu.Khi xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm sẽgóp phần đảm bảo tính ổn định, giảm thiểu sự chồng chéo, lãng phí khi hoạtđộng của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn Qua đó sẽ giúp Lãnh đạo xác địnhtiêu chuẩn để từ đó tiến hành đánh giá kết quả, kiểm tra và giám sát

Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòngUBND huyện Văn Bàn diễn ra như sau:

- Bước 1: Văn phòng gửi văn bản đến các phòng ban để đăng ký nộidung công việc

- Bước 2: Sau khi đăng ký nội dung công việc xong thì cán bộ văn phòngtổng hợp xây dựng bản thảo

- Bước 3: Tiếp đến Văn phòng gửi bản thảo đến các phòng, ban xin ýkiến đóng góp

- Bước 4: Sau khi các phòng, ban đóng góp ý kiến xong thì tiến hànhtrình Lãnh đạo xem xét nội dung công việc

- Bước 5: Khi Lãnh đạo duyệt thể thức xong thì ban hành, sao gửi các cơquan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy định

1.2.1.4 Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác

(Phụ lục 03 : Sơ đồ nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác)

Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo là hoạt động diễn ra thườngxuyên và không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng,nhiệm vụ củaVăn phòng UBND huyện Văn Bàn

Trang 14

a, Trước khi lãnh đạo đi công tác

- Văn phòng lập kế hoạch cho chuyến đi công tác, xác định mục đích, nộidung, thành phần, thời gian làm việc và liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi côngtác

- Chuẩn bị tư liệu, tài liệu, lịch làm việc, giấy giới thiệu, giấy đi đường,giấy tờ tùy thân cho lãnh đạo

- Chuẩn bị kinh phí và phương tiện đi lại

b, Trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Nếu cán bộ không đi cùng lãnh đạo thì giữ liên lạc với lãnh đạo trongthời gian lãnh đạo đi công tác và thực hiện các công việc được giao

- Nếu cán bộ đi cùng lãnh đạo thì lưu giữ các văn bản, giấy tờ, ghi nhật

ký công tác

c, Sau chuyến đi công tác

Văn phòng làm các công việc sau: Thu thập giấy tờ, tài liệu; báo cáo tìnhhình cơ quan; tổ chức các cuộc họp mở rộng hoặc nội bộ để thông báo kết quảchuyến đi công tác và triển khai công việc; gửi thư cảm ơn tới nơi tiếp nhậnchuyến đi công tác

1.2.1.5 Nội dung quy trình tổ chức hội nghị

(Phụ lục 04: Sơ đồ nội dung quy trình tổ chức hội nghị)

- Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời: Sau khi biết số lượng đạibiểu tham dự hội nghị thì soạn thảo giấy mời, giấy mời cần đảm bảo thể thức vàtính trang trọng

- Chuẩn bị địa điểm hội nghị: Không gian rộng lớn

Trang 15

- Chuẩn bị thời gian hội nghị: Là quỹ thời gian dự phòng cho những nộidung phát sinh, không tổ chức hội nghị khi một số đại biểu chủ chốt không tham

dự được

- Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị: Kiểm tra lại chỗ ngồi của đại biểu; xin

ý kiến thủ trưởng về hình thức biên bản và chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu vàphương tiện ghi biên bản

b, Khi hội nghị diễn ra

- Đón đại biểu: Tùy theo quy mô cũng như vị trí của từng đại biểu màcán bộ văn phòng đón tiếp sao cho hợp lý

- Điểm danh đại biểu: có thể theo thẻ đại biểu, sơ đồ vị trí chỗ ngồi

- Ghi biên bản: Đúng kỹ thuật, thể thức và kỹ thuật trình bày

c, Sau hội nghị

Cán bộ văn phòng thu thập tài liệu, hồ sơ để quyết toán và soạn thư cảm ơn

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 1.2.2.1 Chức năng

Được quy định trong Quyết định số 08/2012/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8năm 2012 của UBND huyện Văn Bàn cụ thể như sau:

- Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động củaUBND huyện; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủtịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các

cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngcủa UBND huyện

- Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần bảođảm sự quản lý thống nhất bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương tới cơsở

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm của huyện, xãtrình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên phê duyệt

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền

Trang 16

thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu.

Văn phòng UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoảnriêng; chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND huyện đồngthời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụcủa cơ quan chuyên môn cấp tỉnh theo quy định của pháp luật

1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn căn cứ vàoNghị định số 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ về “Quy định tổ chức các cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”

Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, tháng,quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo với cấp trên và phục vụ sựlãnh đạo, chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy địnhcủa pháp luật

Giúp UBND, Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tácvới Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc và các đoàn thểcùng cấp, cơ quan, tổ chức có liên quan

Chuẩn bị các điều kiện để UBND, Chủ tịch UBND huyện tổ chức cácphiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND, Chủ tịchUBND huyện

Tổ chức tiếp, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trongphạm vi quản lý của đơn vị theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBNDhuyện

Quản lý cán bộ, công chức, viên chức; tài sản hoạt động tài chính của đơn

vị theo quy định của pháp luật

Phối hợp với Thanh tra huyện giúp UBND, Chủ tịch UBND huyện thựchiện nhiệm vụ tiếp công dân theo quy định của pháp luật

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn

Văn phòng UBND huyện Văn Bàn gồm 01 Chánh Văn phòng; 02 phó

Trang 17

Chánh Văn phòng và các bộ phận chuyên môn

(Phụ lục 05: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn)

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

+ Chuyên viên lĩnh vực văn hóa – xã hội: 01

+ Chuyên viên lĩnh vực Tài chính ngân sách, XDCB: 01

+ Chuyên viên Công nghệ thông tin: 01

+ Chuyên viên lĩnh vực Nội chính: 01

+ Chuyên viên theo dõi hoạt động của HĐND các cấp: 01

+ Chuyên viên lĩnh vực Nông lâm nghiệp, Tài nguyên – Môi trường: 01

- Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ có 11 vị trí:

Trang 18

- Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Văn Bàn

- Người quản lý trực tiếp: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch

- Nhiệm vụ, quyền hạn:

 Phụ trách điều hành chung các hoạt động của Văn phòng UBND huyện

và chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ kếtquả hoạt động của Văn phòng

 Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản hành chính theo Quychế làm việc của UBND huyện; ký sao gửi các văn bản mật; thông báo kết luậnhội nghị của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; ký văn bản mời hội nghị, sao gửi cácvăn bản quản lý Nhà nước theo quy định

 Tham mưu Thường trực UBND huyện xây dựng và quản lý chươngtrình công tác của Thường trực UBND huyện và Văn phòng UBND huyện Làchủ tài khoản của cơ quan

 Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp giúp Thường trực UBND huyệntrong chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước ở địa phương Giúp UBND huyện,Chủ tịch UBND huyện thực hiện quy chế phối hợp với UBMTTQ và các đoànthể

 Trực tiếp phụ trách, chỉ đạo: Lĩnh vực Nội chính; nội vụ; ngoại vụ; nộichính; kinh tế; công tác, phòng chống tham nhũng, lãng phí; công tác bảo vệ bímật nhà nước; công tác phân, giao văn bản Công tác tổ chức, cán bộ; công tácthi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác tài chính – kế hoạch

 Phụ trách Tổ Tổng hợp; phụ trách việc xây dựng các loại báo cáo phục

vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện vàtheo yêu cầu của cấp trên (Huyện uỷ; UBND tỉnh; các sở, ban, ngành của tỉnh)

 Phối hợp với Thanh tra huyện tham mưu Chủ tịch UBND huyện giảiquyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của Pháp luật Tham gia Ban tiếpcông dân của UBND huyện

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện, Chủ tịch UBND huyệnphân công

Trang 19

- Các yêu cầu công việc:

 Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, ngoại ngữ, tin học trình

độ B trở lên

 Trình độ chuyên môn: Có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng

 Kỹ năng: Có đầy đủ kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự và kỹ năng tưduy

 Phẩm chất: Là Đảng viên Đảng cộng sản Việt Nam, là người có trình

độ khái quát cao đặc biệt về chuyên môn nghiệp vụ; có quan điểm khoa học,luôn luôn đổi mới tư duy, đổi mới công việc, chịu khó học hỏi, đổi mới nâng caotrình độ bắt kịp thời đại nâng cao hiệu quả công việc; có khả năng làm việc độclập và theo nhóm, sẵn sàng đảm nhiệm mọi công việc được giao và hoàn thànhđúng thời gian

 Tính cách: vui vẻ, hòa đồng, trung thực, thẳng thắn, siêng năng, linhhoạt trước mọi tình huống

b, Phó Chánh Văn phòng

- Chức danh: Phó Chánh Văn phòng

- Người quản lý trực tiếp: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng

 Giúp Chánh văn phòng tham mưu cho UBND huyện, Chủ tịch, các PhóChủ tịch UBND huyện trong điều hành, chỉ đạo các lĩnh vực nội chính, thanhtra, xây dựng – đô thị, đất đai, tài nguyên môi trường, văn hóa, giáo dục – đàotạo, y tế, dân số - kế hoạch hóa gia đình

Trang 20

 Giúp Chánh văn phòng điều hành công tác hành chính văn phòng, trựctiếp phụ trách các bộ phận: tạp vụ, nhà ăn, nhà khách, bảo vệ, lái xe; điều phốihoạt động của các bộ phận này đảm bảo các điều kiện, phục vụ hoạt động củaHĐND, UBND huyện, các phòng ban chức năng, bảo vệ và quản lý tài sản trong

cơ quan

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, ChánhVăn

phòng phân công hoặc ủy nhiệm

* Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính

 Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện, Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch UBND huyện trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động thuộclĩnh vực kinh tế, nông – lâm – ngư nghiệp, khoa học công nghệ

 Trực tiếp ký duyệt các phiếu giao nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hànhchính; trực tiếp phụ trách bộ phận vệ sinh

 Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện trong việc thựchiện công tác cải cách hành chính, xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chấtlượng ISO 9001 – 2008 trong các phòng ban của UBND huyện

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tich, ChánhVăn phòng phân công hoặc ủy nhiệm

 Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tiếng Anh B,chứng chỉ tin học B trở lên

 Trình độ chuyên môn: Là chuyên viên trong lĩnh vực quản trị vănphòng

 Kinh nghiệm: Có ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị vănphòng

 Kỹ năng:kỹ năng kiểm tra giám sát; có khả năng hòa nhập, thuyết phục,khả năng xây dựng môi trường hợp tác trong hoạt động; có khả năng phân tích,tổng hợp, khả năng phán đoán, tầm nhìn chiến lược

Trang 21

 Tính cách: vui vẻ, hòa đồng, trung thực, thẳng thắn, siêng năng, linhhoạt trước mọi tình huống.

c, Vị trí chuyên viên Văn thư

- Chức danh công việc: Chuyên viên Văn thư

- Người quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng

+ Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến vào văn bản đến và đăng kývào phần mềm hệ thống quản lý văn bản

+ Quản lý con dấu của UBND huyện, Lãnh đạo UBND huyện

+ Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng trang thiết bị, tài sản trong phòngvăn thư, lưu trữ, phòng máy photo theo quy định

+ Giải quyết văn bản đi, đến

+ Soạn thảo văn bản

 Trình độ học vấn: từ trung cấp trở lên

 Trình độ chuyên môn: Chuyên ngành Văn thư ; Quản trị văn phòng

 Về chuyên môn nghiệp vụ: Vững vàng, đảm nhận và thực hiện tốt côngtác văn thư, lưu trữ

 Về phẩm chất: Có lòng trung thành, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối,chính sách của Đảng và Nhà nước, luôn chấp hành pháp luật

 Tính cách: Yêu công việc và có trách nhiệm với công việc được giao,trung thực, thẳng thắn, thận trọng, tỉ mỉ, gọn gàng, nguyên tắc, tế nhị; có ý thứcgiữ gìn bí mật cơ quan, Nhà nước

d, Vị trí chuyên viên Lưu trữ

- Chức danh công việc: Chuyên viên Lưu trữ

Trang 22

 Thực hiện nghiệp vụ về công tác lưu trữ

 Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng trang thiết bị, tài sản trong kho lưutrữ theo quy định

 Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện và Chánh Văn phòng phân công

 Trình độ chuyên môn: Chuyên ngành lưu trữ ; Quản trị văn phòng

 Về chuyên môn nghiệp vụ: Vững vàng, đảm nhận và thực hiện tốt côngtác văn thư, lưu trữ

 Về phẩm chất: Có lòng trung thành, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối,chính sách của Đảng và Nhà nước, luôn chấp hành pháp luật

 Tính cách: Yêu công việc và có trách nhiệm với công việc được giao,trung thực, thẳng thắn, thận trọng, tỉ mỉ, gọn gàng, nguyên tắc, tế nhị; có ý thứcgiữ gìn bí mật cơ quan

e, Vị trí chuyên viên lĩnh vực văn hóa – xã hội

- Chức danh công việc: Chuyên viên

 Tham mưu, tổng hợp và đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ lĩnhvực dân tộc, tôn giáo, giáo dục và đào tạo, y tế, lao động thương binh và xã hội

 Đôn đốc thực hiện rà soát thủ tục hành chính

 Trình độ học vấn: từ Đại học trở lên

 Về chuyên môn nghiệp vụ: Vững vàng, đảm nhận và thực hiện tốt cácnhiệm vụ được giao

Trang 23

 Phẩm chất: Trung thực, nhanh nhẹn và tế nhị, khéo léo trong giao tiếp.

f, Vị trí chuyên viên lĩnh vực Tài chính ngân sách, XDCB

 Phẩm chất: Trung thực, nhanh nhẹn và tế nhị, khéo léo trong giao tiếp

g, Vị trí chuyên viên lĩnh vực Công nghệ thông tin

 Quản lý và khai thác sử dụng hệ thống thiết bị mạng Internet, mạngLAN, thiết bị kỹ thuật phục vụ họp giao ban trực tuyến Theo dõi, tiếp nhận,biên tập, xử lý kỹ thuật in bài để cung cấp lên cổng giao tiếp điện tử

 Tham mưu, tổng hợp lĩnh vực văn hóa, thông tin, thể thao

 Xây dựng dự thảo kết luận các cuộc họp liên quan lĩnh vực được phân

Trang 24

công theo dõi.

 Trình độ học vấn: Có trình độ chuyên môn từ Cao đẳng ngành CNTTtrở lên

 Phẩm chất: Trung thực, nhanh nhẹn và tế nhị, khéo léo trong công việc

h, Vị trí chuyên viên lĩnh vực Nội chính

 Tham mưu, theo dõi, tổng hợp lĩnh vực Nội chính

 Tham mưu giải quyết, xử lý các vụ việc liên quan đến công tác Nộichính, giải quyết đơn thư khiếu nai, tố cáo

 Trình độ học vấn: từ Đại học trở lên

i, Vị trí chuyên viên theo dõi hoạt động của HĐND các cấp

Trang 25

 Trình độ học vấn: từ Đại học ngành Quản lý nhà nước trở lên

j, Vị trí chuyên viên lĩnh vực Nông lâm nghiệp, Tài nguyên – Môi trường

Trang 26

 Trình độ học vấn: từ Đại học ngành Tài nguyên – Môi trường trở lên

k, Vị trí việc làm kế toán

- Chức danh công việc: nhân viên

- Người quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòngNhiệm vụ, quyền hạn:

 Phụ trách tổ Hành chính – Quản trị, tham mưu, thực hiện nghiệp vụ kếtoán văn phòng

 Theo dõi, tham mưu giải quyết các chế độ chính sách của CBCC

 Trình độ chuyên môn: Chuyên ngành kế toán

 Về chuyên môn nghiệp vụ: sử dụng thành thạo máy tính, phần mềm kếtoán

l, Vị trí việc làm phục vụ, lễ tân

- Chức danh công việc: Nhân viên

Trang 27

 Quản lý, sử dụng tài sản phục vụ Lễ tân các cuộc họp tại phòng họp số I,II; phòng chờ đón tiếp khách đến thăm và giao dịch công tác.

 Làm tạp vụ các phòng Lãnh đạo UBND huyện, LĐVP; phòng ở công

vụ của Bí thư Huyện ủy, Phó chủ tịch UBND huyện

 Vệ sinh cơ quan

 Quản lý tài sản và phục vụ nhà ăn UBND huyện

 Vệ sinh khu vực nhà ăn, sân nhà trụ sở UBND huyện; quản lý, chămsóc đồi cây khu vực sau nhà trụ sở, tạp vụ, nấu ăn

 Tốt nghiệp THPT trở lên, có kỹ năng thực hiện và đảm nhận tốt côngtác lễ tân, phục vụ

m, Vị trí việc làm lái xe

- Chức danh công việc: Nhân viên lái xe

 Nhân viên lái xe chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn xe sạch sẽ, bảodưỡng định kỳ, đảm bảo chất lượng xe tốt, phục vụ kịp thời mọi hoạt động củaUBND huyện; đề xuất, lập dự trù việc bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa xe khi có

hư hỏng

 Đảm bảo thời gian làm việc hằng ngày và đi công tác theo sự điều độngcủa lãnh đạo Văn phòng, trường hợp vắng mặt phải báo cáo và được sự đồng ýcủa lãnh đạo Văn phòng; nghiêm cấm lái xe uống rượu, bia trước và trong khilái xe; nghiêm cấm việc sử dụng xe khi không có sự điều động của lãnh đạo cóthẩm quyền

 Tốt nghiệp THPT trở lên; có sức khỏe; có kỹ năng lái xe ô tô

Trang 28

 Tính cách: vui vẻ, hòa đồng, trung thực, thẳng thắn, siêng năng, linhhoạt trước mọi tình huống.

n, Vị trí việc làm bảo vệ

- Chức danh công việc: Nhân viên bảo vệ

 Bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, tài sản của cơ quan, đơnvị

 Kiểm soát việc khách, công dân vào trụ sở; hướng dẫn khách đến liên

hệ công tác, dự họp để phương tiện đúng nơi quy định

 Tốt nghiệp THPT trở lên; có sức khỏe, có tinh thần trách nhiệm; có thể

xử lý các sự cố thông thường về điện, nước

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰCHỌN Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn

Trang 29

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,

tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong cơquan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách,pháp luật của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, cácngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Hiện tại, ở Văn phòng UBND huyện Văn Bàn thì cán bộ chuyên trách làmcông tác văn thư gồm 02 cán bộ được biên chế tại phòng Văn thư Cả hai cán bộđều có trình độ chuyên môn và nắm vững nghiệp vụ với nhiều năm công táctrong nghề Cụ thể: 01 cán bộ chuyên sâu văn bản đi và 01 cán bộ chuyên sâuvăn bản đến

Tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn công tác văn thư được diễn ra nhưsau:

2.1 Soạn thảo, ban hành văn bản

2.1.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

Chánh Văn phòng có thẩm quyền ký, ban hành tất cả các văn bản của Vănphòng UBND huyện như: Quyết định, nội quy, tờ trình, công văn, báo cáo,thông báo, kế hoạch, giấy mời; chương trình công tác tháng, quý, năm; các hồ sơchứng từ liên quan trách nhiệm của Chủ tài khoản Giao 02 Phó Chánh Vănphòng ký các văn bản thuộc phạm vi công việc được phân công phụ trách; cácvăn bản được Chánh Văn phòng ủy quyền ký thay sau khi đã có ý kiến phâncông của Chánh Văn phòng

2.1.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng

02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

Trang 30

ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trangvăn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ vàcác chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vitính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phươngtiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụngđối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩmkhác

Nhìn chung các văn bản tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn được trìnhbày đúng thể thức và kỹ thuật theo Thông tư số 01/2011/TT - BNV do Bộ Nội

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

+ Nếu là Văn bản của UBND thì tác giả được trình bày như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĂN BÀN + Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày như sau:

UBND HUYỆN VĂN BÀN

VĂN PHÒNG

- Số, ký hiệu của văn bản: Được đánh từ số 01 đến hết cuối năm đối vớitừng loại văn bản

Ví dụ: Số và ký hiệu của văn bản có tên loại: Số: 24/QĐ-UBND

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: đúng theo Thông tư số01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011

Ví dụ: Văn Bàn, ngày 22 tháng 02 năm 2016

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: trình bày đúng theo Thông

tư số 01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011

Trang 31

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm cán bộ

- Nội dung văn bản: thành phẩn chủ yếu của văn bản

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Phạm Bình Minh

- Dấu của cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận: Được trình bày dưới nội dung văn bản

- Dấu chỉ mức độ khẩn mật (đối với những văn bản ở mức độ khẩn, mật)Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địachỉ Văn phòng UBND huyện Văn Bàn; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điệnthoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website)

2.1.3 Các bước soạn thảo, ban hành văn bản

Soạn thảo và ban hành văn bản là bước đầu trong hoạt động quản lý Nhànước, rất quan trọng và không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Vì vậy,việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn tuântheo 1 trình tự nhất định:

(Phụ lục 06: Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản)

- Trước hết nhân viên Văn phòng xác định mục đích, nội dung và tên loạivăn bản cần soạn thảo, xác định độ mật, độ khẩn của văn bản, xác định đối

Định dạng
Số trang	62
Dung lượng	449,5 KB