MỤC LỤC
+ Chức năng tham mưu, tổng hợp: Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của cơ quan, tổ chức, chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng được coi là chức năng cơ bản nhất của Văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp.
+ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan, tổ chức trong việc thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối giữa các cơ quan với nhau. + Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, mua sắm trang thiết bị cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất – kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan tổ chức.
Khi xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm sẽ góp phần đảm bảo tính ổn định, giảm thiểu sự chồng chéo, lãng phí khi hoạt động của Văn phòng UBND huyện Văn Bàn. - Bước 5: Khi Lãnh đạo duyệt thể thức xong thì ban hành, sao gửi các cơ quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy định.
- Văn phòng lập kế hoạch cho chuyến đi công tác, xác định mục đích, nội dung, thành phần, thời gian làm việc và liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác. Văn phòng làm các công việc sau: Thu thập giấy tờ, tài liệu; báo cáo tình hình cơ quan; tổ chức các cuộc họp mở rộng hoặc nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi công tác và triển khai công việc; gửi thư cảm ơn tới nơi tiếp nhận chuyến đi công tác.
- Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND huyện; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện. Văn phòng UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ, quyền hạn
Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.
Xác định vị trí việc làm
+ Phẩm chất: Là Đảng viên Đảng cộng sản Việt Nam, là người có trình độ khái quát cao đặc biệt về chuyên môn nghiệp vụ; có quan điểm khoa học, luôn luôn đổi mới tư duy, đổi mới công việc, chịu khó học hỏi, đổi mới nâng cao trình độ bắt kịp thời đại nâng cao hiệu quả công việc; có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm, sẵn sàng đảm nhiệm mọi công việc được giao và hoàn thành đúng thời gian. + Giúp Chánh văn phòng điều hành công tác hành chính văn phòng, trực tiếp phụ trách các bộ phận: tạp vụ, nhà ăn, nhà khách, bảo vệ, lái xe; điều phối hoạt động của các bộ phận này đảm bảo các điều kiện, phục vụ hoạt động của HĐND, UBND huyện, các phòng ban chức năng, bảo vệ và quản lý tài sản trong cơ quan. Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Cả hai cán bộ đều có trình độ chuyên môn và nắm vững nghiệp vụ với nhiều năm công tác trong nghề.
- Số, ký hiệu của văn bản: Được đánh từ số 01 đến hết cuối năm đối với từng loại văn bản. QUYẾT ĐỊNH Về việc bổ nhiệm cán bộ - Nội dung văn bản: thành phẩn chủ yếu của văn bản. - Dấu chỉ mức độ khẩn mật (đối với những văn bản ở mức độ khẩn, mật) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ Văn phòng UBND huyện Văn Bàn; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
- Đánh máy, nhân bản: Bản thảo sau khi duyệt được chuyển đến nhân viên đánh máy và phải được thực hiện ngay tại cơ quan, tuyệt đối không được đánh máy, nhân bản ngoài cơ quan. - Kiểm tra, ký văn bản, đóng dấu và ban hành văn bản: Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan và ký văn bản, trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng thì Phó Chánh Văn phòng ký thay. Chánh Văn phòng hoặc nhân viên soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của văn bản.
+ Các yêu cầu khi bóc bì văn bản: Cán bộ văn thư tại Văn phòng UBND huyện Văn Bàn thực hiện đúng theo các văn bản quản lý của Nhà nước về công tác văn thư: Bóc những bì có dóng dấu chỉ mức độ khẩn trước; không làm hỏng văn bản; kiểm tra kỹ văn bản về số và ký hiệu; đối với đơn thư thì cán bộ văn thư luôn giữ lại phong bì và ghim cùng với đơn; đối với giấy mời cán bộ văn thư xem thời gian của giấy mời để đảm bảo giấy mời sẽ tới tay người nhận đúng thời gian. - Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính và được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm. - Trình, chuyển giao văn bản đến: cán bộ văn thư sau khi đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính, sau đó trình cho Chánh Văn phòng xem xét giải quyết.
Đóng dấu cơ quan phải ngay ngắn đúng chiều, đúng mực dấu theo quy định, khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mỗi văn bản phát hành phải lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư của Văn phòng và một bản lưu trong hồ sơ soạn thảo văn bản. Cỏn bộ văn thư cú trỏch nhiệm theo dừi việc chuyển phát văn bản đi bằng cách lập phiếu gửi; đối với bì văn bản gửi đi nhưng Bưu điện trả lại thì chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo xem xét.
Ưu điểm: Tất cả các văn bản lưu được bảo quản và sắp xếp cẩn thận tạo cho việc giải quyết và tìm văn bản một cách nhanh chóng. Các con dấu phải được để tại trụ sở của Văn phòng UBND huyện và Chánh Văn phòng giao cho cán bộ văn thư lưu trữ và đóng dấu, việc bảo quản và sử dụng con dấu phải chặt chẽ và tuân theo quy định. Khi phát hiện mất con dấu, phải trình báo ngay cơ quan Công an, cấp có thẩm quyền biết về nơi xảy ra mất dấu, thời gian mất dấu, đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho cấp có thẩm quyền và làm thủ tục cần thiết để xin lại con dấu.
Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản được bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc. Công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Văn Bàn được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Cán bộ văn thư xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm, lịch làm việc của cơ quan.
Công tác văn thư được thực hiện theo đúng quy định, nhanh chóng và chính xác. Việc quản lý và sử dụng con dấu luôn tuân tủ các quy định của Nhà nước. Dấu được cán bộ Văn thư lau chùi sạch sẽ và bảo quản cẩn thận.
Nguyên nhân
- Trong thời đại phát triển nhanh chóng của điều kiện khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin như hiện nay thì Văn phòng cần phải ứng dụng nhanh những thành tựu mà nó mang lại vào quá trình hoạt động của cơ quan,nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc đồng thời tiết kiệm tối đa nhân lực và vật lực. Đẩy mạnh các phong trào thi đua trong nội bộ Văn phòng UBND huyện Văn Bàn như: phong trào văn nghệ, thể dục thể thao; công tác thăm hỏi động viên cán bộ, công chức,… tạo sự gắn bó giữa các cán bộ, công chức trong văn phòng và với cán bộ, công chức của UBND huyện nói chung. Thường xuyên tổ chức các cuộc gặp gỡ và tiếp xúc với nhân dân để lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân vào quá trình hoạt động của Văn phòng, lắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân dân về những thái độ làm việc của đội ngũ cán bộ công chức, loại bỏ hách dịch, cửa.