Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của sở nội vụ tỉnh ninh bình

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử ngiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của để tài 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 6 1.1.1 Vị trí, chức năng: 6 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 14 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 16 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở 16 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Tỉnh Ninh Bình 22 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng Sở 25 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH”. 28 2.1 Khái quát chung về Công tác văn thư 28 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 28 2.1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư 28 2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 28 2.2 Nội dung cơ bản của công tác văn thư 29 2.3 Khảo sát về công tác văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 29 2.3.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 29 2.3.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Sở 30 2.2.3 Hoạt động tổ chức công tác văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 31 2.3.4 Nhận xét: 37 PHẦN III: KẾT LUẬN VẢ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Sở Nội Vụ Ninh Bình 40 3.3.1 Ưu điểm 40 3.3.2 Nhược điểm 41 3.3.3 Nguyên nhân 42 3.2 Đề xuất, kiến nghị 42 KẾT LUẬN 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 PHẦN PHỤ LỤC 47

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử ngiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục của để tài 5

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 6

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 6

1.1.1 Vị trí, chức năng: 6

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 14

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 16

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở 16

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Tỉnh Ninh Bình 22

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng Sở 25

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH” 28

2.1 Khái quát chung về Công tác văn thư 28

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 28

2.1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư 28

2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 28

2.2 Nội dung cơ bản của công tác văn thư 29

2.3 Khảo sát về công tác văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 29

2.3.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình .29

2.3.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Sở 30

2.2.3 Hoạt động tổ chức công tác văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 31

2.3.4 Nhận xét: 37

PHẦN III: KẾT LUẬN VẢ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40

3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Sở Nội Vụ Ninh Bình 40

3.3.1 Ưu điểm 40

3.3.2 Nhược điểm 41

3.3.3 Nguyên nhân 42

3.2 Đề xuất, kiến nghị 42

KẾT LUẬN 45

TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

PHẦN PHỤ LỤC 47

LỜI CẢM ƠN

“Bài báo cáo thực tập” là bài được sử dụng để nêu lên các kết quả của

hoạt động thực tập về kiến thức chuyên ngành Quản trị văn phòng tại Sở Nội VụTỉnh Ninh Bình Để hoàn thành bài báo cáo này tôi đã có quá trình làm việc, họchỏi các kiến thức ngành trực tiếp tại Sở Tuy nhiên tôi sẽ không thể hoàn thànhmột cách chỉnh chu nếu không có sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn và các cán

bộ của cơ quan ban ngành Sở Qua đây, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới

cô giáo hướng dẫn Ths.Lâm Thu Hằng-người đã hướng dẫn, động viên, góp ý vàchỉ bảo tận tình để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo này!

Và đồng kính gửi lời cảm ơn tới các cán bộ của các ban ngành Sở Nội VụNinh Bình

Trong quá trình tổng kết làm báo cáo vì trình độ, khả năng và thời gian cóhạn nên chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sựcảm thông, góp ý xây dựng của quý thầy cô để bài báo cáo này được hoàn thiệnhơn

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội 3/2016

Sinh viên

Lê Thu Thủy

BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chứcnăng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhànước về nội vụ, gồm: Tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sựnghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hànhchính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thịtrấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; quản lý nhànước về thanh niên; tôn giáo; thi đua, khen thưởng trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài nghiên cứu nhằm đạt được những mục tiêu sau:

- Nghiên cứu, khảo sát hoạt động của Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Nình

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác văn thư tại Sở

+ Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Sở

+Chỉ rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt đông của công tác văn thư trong Sở

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Nghiên cứu lịch sử hình thành của Sở

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội Vụ, đặc biệt là công tác tổ chức văn thư tại cơ quan

- Thực trạng các hoạt động của văn phòng Sở về công tác tổ chức văn thư

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư tại Sở Nội Vụ Tỉnh về ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư

- Phạm vi nghiên cứu: Do sự mở rộng của đề tài nên trong bài báo cáo thực tập này tôi chỉ tập trung vào công tác tổ chức, điều hành của Văn phòng Sở trong tổ chức công tác văn thư

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong khi nghiên cứu và thực hiện đề tài, tôi có sử dụng một số tài liệu tham khảo sau:

- Giáo trình Quản trị văn phòng, trường Đại học kinh tế Quốc dân xuất bản năm 2012;

- Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội;

- Một số bài giảng về môn Nghi thức nhà nước;

- Một số văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ như:

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu;

- Ngoài ra trong quá trình thực hiện đề tài tôi còn tham khảo thêm một số báo cáo của sinh viên khóa trước về công tác văn phòng, đặc biệt là công tác vănthư trong cơ quan

5 Lịch sử ngiên cứu

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về Văn phòng, công tác Quản trị văn phòng Nhưng có rất ít những đề tài nghiên cứu sâu về công tác văn thư trong cơquan như : Tạp chí văn thư-lưu trữ, các bài báo cáo, tham luận của các sinh viên khóa trước…

Từ những cơ sở trên, tôi sẽ kế thừa và phát triển thêm để đem đến cho mọi người một cái nhìn đầy đủ về công tác văn thư tại cơ quan mà tôi thực tập “

Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình’’

6 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu và thực hiên tốt đề tài này tôi đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

- Phương pháp điều tra, quan sát;

- Phương pháp thống kê;

- Phương pháp so sánh, đối chiếu;

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình

1.1.1 Vị trí, chức năng:

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chứcnăng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhànước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệpnhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn;

tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác thanh niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sửcủa tỉnh theo quy định của pháp luật

Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sựchỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh,đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của

Bộ Nội vụ

Trụ sở làm việc của Sở Nội vụ tại: Km số 2, đường Trần Hưng Đạo,phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình

Hình ảnh 1: Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Thông tư

số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụthuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, cụ thể:

- Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế

hoạch, đề án, dự an, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm viquản lý nhà nước được giao

- Về tổ chức bộ máy:

Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộmáy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ bannhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện

Thẩm định và trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các chi cục thuộc cơ quanchuyên môn và đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh; đề ánthành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhândân tỉnh để Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định theo quy định;

Thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc thànhlập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật

Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng đề án thành lập, sápnhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ bannhân dân cấp huyện theo quy định để Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh trình Hội đồngnhân dân tỉnh quyết định theo thẩm quyền

Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Uỷ ban nhândân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các phòng

chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh hướngdẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng cơ quan hành chính,đơn vị sự nghiệp của tỉnh theo quy định của pháp luật

- Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

Xây dựng và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch biên chế của địaphương để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định tổng biên chế sự nghiệp ởđịa phương và thông qua tổng biên chế hành chính của địa phương trước khitrình cấp có thẩm quyền quyết định

Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biên chếhành chính, sự nghiệp nhà nước

Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên mônthuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị sựnghiệp nhà nước theo quy định của pháp luật

Thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kết quả bầu cử Chủtịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban hân dân cấp huyện Giúp Hộiđồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủtướng Chính phủ phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật

Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trong côngtác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê số lượng,chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân và thành viên Uỷ ban nhân dân các cấp

để tổng hợp, báo cáo theo quy định

- Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:

Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chuẩn bị các đề án, thủ ục liên quantới việc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hànhchính, nâng cấp đô thị trong đại bàn tỉnh để trình cấp có thẩm quyền xem xét,quyết định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi có quyết định phê chuẩn cảu

cơ quan có thẩm quyền Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện, hướngdẫn và quản lý việc phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định của phápluật

Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chính củatỉnh theo hướng dẫn và quy định của Bộ Nội vụ

Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố theo

quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ

Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Quy chế dân chủ

tại xã, phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nướctrên địa bản tỉnh theo quy định của pháp luật

Thống nhất quản lý và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,công chức, viên chức nhà nước ở tỏng và ngoài nước sau khi được Uỷ ban nhândân tỉnh phê duyệt Hướng dẫn, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng vàviệc thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức trongtỉnh

Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết định theothẩm quyền việc tuyển dụng, đánh giá, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luânchuyển, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ,

công chức, viên chức nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý.

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức danh

và cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tuyển dụng, quản lý và sửdụng công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức cấp xã thuộc tỉnh theoquy định của pháp luật và của Bộ Nội Vụ; việc phân cấp quản ý hồ sơ cán bộ,công chức, viên chức theo quy định của pháp luật

- Về cải cách hành chính:

Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định phân công các cơ quan chuyênmôn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách các nội dung, công việc của cải cáchhành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xâydựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đạihoá nền hành chính; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện theoquyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định các chủtrương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quảquản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì, phối hợp các cơquan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triển khai cải cách hànhchính

Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ bannhân dân tỉnh và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã triển khai công tác cải cáchhành chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh đã đượcphê duyệt; việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan cấptỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định củapháp luật và chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh tổng hợp chung việc thực hiện các quy định vềchế độ tự chủ và tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế đối với cơ quan nhà nước

và quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biênchế đối với các đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

Xây dựng báo cáo công tác cải cách hành chính trình phiên họp hàng thángcủa Uỷ ban nhân dân tỉnh; giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng báo cáo với Thủ

tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ về công tác cải cách hành chính theo quy định.

- Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ:

Thẩm định và trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định cho phépthành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ của hội, tổ chức phi chính phủ trên địa bàntheo quy định của pháp luật

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Điều lệ đối với hội, tổ chức phi chínhphủ trong tỉnh Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý theo thẩm quyền đối với các hội,

tổ chức phi Chính phủ vi pạm các quy định của pháp luật, Điều lệ hội

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trình Uỷ bannhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hỗ trợ định xuất và cácchế độ, chính sách khác đối với tổ chức hội theo quy định của pháp luật

- Về công tác văn thư, lưu trữ:

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp và doanhnghiệp nhà nước trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về vănthư, lưu trữ

Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn

và Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt “Danh mụcnguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh”; thẩmtra “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các cơ quan thuộcDanh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện

- Về công tác thanh niên:

Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự

án liên quan đến thanh niên và công tác thanh niên; dự thảo các quyết định, chỉthị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm thuộc phạm vi quản lý nhànước về công tác thanh niên trên đại bàn

Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về thanhniên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt

Phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan của

tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên; giải quyếtnhững vấn đề quan trọng, liên ngành về thanh niên và công tác thanh niên.

Phối hợp với Ban Tổ chức Tỉnh uỷ, các cơ quan liên quan, Tỉnh Đoàn vàcác tổ chức khác của thanh niên trong việc thực hiện cơ chế, chính sách đối vớithanh niên và công tác thanh niên

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về thanhniên và công tác thanh niên; việc thực hiện chính sách, chế độ trong tổ chức vàquản lý thanh niên, công tác thanh niên của tỉnh

Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế về thanh niên được giao do Uỷban ghnhân dân tỉnh giao theo quy định của pháp luật

Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo liênquan đến thanh niên và công tác thanh niên được Uỷ ban nhân dân tỉnh giaotheo quy định của pháp luật

Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thanh niên đối với các sở,

cơ quan ngang sở, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấpxã

Hàng năm báo cáo tình hình hoạt động công tác thanh niên về Uỷ bannhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ

- Về công tác tôn giáo:

Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thựchiện các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo

và công tác tôn giáo trên địa bản tỉnh

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụquản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật

Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác tôn giáo

Làm đầu mối liên hệ giữa chính quyền địa phương với các tổ chức tôngiáo trên địa bàn tỉnh

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnhchỉ đạo, thống nhất quản lý nhà nước công tác thi đua, khen thưởng; cụ thể hoá

chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước về thi đua, khenthưởng phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh; làm nhiệm vụ thường trực củaHội đồng Thi đua-Khen thưởng cấp tỉnh.

Tham mưu giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và Hội đồng Thi đua Khen thưởng tỉnh tổ chức các phong trào thi đua; sơ kết, tổng kết thi đua; phốihợp với các cơ quan liên quan tuyên truyền, phổ biến, nhân rộng các điển hìnhtiên tiến; tổ chức thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước;hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trênđịa bàn tỉnh; thực hiện việc tổ chức và trao tặng các hình thức khen thưởng theoquy định của pháp luật

Xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy địnhcủa pháp luật; quản lý, cấp phát, thu hồi, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo phâncấp và theo quy định của pháp luật

Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thi đua, khen thưởng

- Thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được giao

theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh

- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết

khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí

và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dântỉnh giao theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực

khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Uỷban nhân dân cấp huyện, cấp xã Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chứccủa các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh

- Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quan

hành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã,thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức Nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ Nhànước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng và các lĩnh vực khác

được giao.

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thống

thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn, nghiệp vụđược giao

- Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh

vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội

vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính

sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên mônnghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định

- Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân

cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

- Xây dựng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ

máy, mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ chứcthuộc Sở theo quy định của pháp luật để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết địnhhoặc quyết định theo thẩm quyền

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ

tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

b Cơ cấu tổ chức và biên chế:

- Sở Nội vụ có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Chủ tịch UBND tỉnh

bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật Giám đốc là người đứng đầu

Sở, chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ Nội vụ và trướcpháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được giao Các Phó Giám đốc giúp Giám đốc Sở chỉ đạo một số mặt côngtác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ đượcphân công Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc uỷnhiệm điều hành các hoạt động của Sở

- Cơ cấu tổ chức của Sở gồm:

Các phòng chuyên môn thuộc Sở:

Phòng Quản lý công tác thanh niên

Các Ban, Chi cục thuộc Sở:

Ban Thi đua, khen thưởng

Ban Tôn giáo

Chi cục văn thư, lưu trữ

Căn cứ vào tình hình thực tế của địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ trình

Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành lập các tổ chức sự nghiệp thuộc Sởtheo quy định của pháp luật

- Biên chế:

Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm cụ thể công tácquản lý ngành, lĩnh vực, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dântỉnh quyết định biên chế của Sở Nội vụ

chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức, viên chức nhà nước theoquy định

( Phụ lục 1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình )

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở

a Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng Sở

Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổnghợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan:

Trong công tác Văn phòng, chức năng tham mưu tổng hợp là một trongnhững chức năng đặc biệt và không thể thiếu trong hoạt động quản lý Các thôngtin được tổng hợp lại, xử lý, rút ra những nội dung cơ bản, cần thiết tham mưucho lãnh đạo để đưa ra những quyết định đứng đắn trong xử lý công việc: Thammưu cho Giám đốc Sở và các Phó giám đốc Sở về chỉ đạo, điều hành của Chủtịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Tỉnh; cung cấp thông tin phục vụ quản

lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương.Ngoài ra, văn phòng còn đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBNDhoạt động Sau khi có ý kiến chỉ đạo, điều hành của UBND, vai trò của chứcnăng tham mưu tổng hợp tiếp tục phát huy tầm quan trọng thông qua hoạt độngtheo dõi, đôn đốc việc tổ chức thực hiện để kịp thời phản ánh với UBND Tỉnhchỉ đạo, và có các chỉ đạo điều hành tiếp theo

Hình 2: Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình

Chức năng đảm bảo hậu cẩn: Làm việc đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật

và các yếu như: Y tế, vệ sinh môi trường, bảo vệ lễ nghi…để phục vụ hoạt độngquản lý cho tỉnh; giúp việc trong các cuộc họp, giao ban Trong điều kiện làmviệc của Sở không thể thiếu được cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, máymóc, thiết bị, tài chính…Vì vậy, văn phòng đảm bảo cung cấp, đáp ứng kịp thờimọi lúc mọi nơi.

Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình đã hoàn thành tốt và đạt hiệu quảđúng với yêu cầu đã đề ra Nhưng bên cạnh những mặt tích cực thì chức năngtham mưu, tổng hợp và đảm bảo công tác hậu cần của cơ quan cũng có một sốhạn chế như:

- Một số cán bộ văn phòng chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp

vụ của mình

- Có sự chồng chéo, trùng lập về phân công chức năng, nhiệm vụ điềunày ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cũng nhưcông tác hậu cần cho cơ quan

Cần có sự chuẩn hóa trong công tác đào đạo, bồi dưỡng để các cán bộ cònthiếu sót về mặt chuyên môn nhiệp vụ có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩnmực và hiện đại

Tóm lại, chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần thì văn phòngchính là đầu mối đối với mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND Tỉnh, giúphoạt động của UBND được triển khai nhịp nhàng từ cấp chỉ đạo, điều hành tới cơ sở

b Một số hoạt động của Văn phòng Sở Tỉnh Ninh Bình

 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

Đi công tác là hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơquan Các chuyến đi công tác đều có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéomục đích với các chuyến đi khác

Thực hiện nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh nghiệmcủa các đối tác trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết cáchợp đồng trong lĩnh vực chuyển giao công nghệ…

Mỗi chuyến đi công tác văn phòng đều chuẩn bị quy trình diễn ra 04 giai đoạn:lập kế hoạch, công tác chuẩn bị trước khi lãnh đạo đi công tác, trong quá trình

lãnh đạo đang đi công tác, sau khi lãnh đạo đi công tác về:

Bước 1: Lập kế hoạch

Văn phòng lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi, xác định mục tiêu, nộidung công việc, địa điểm đến, tài liệu cần thiết, thời gian thành phần và kinh phíchuyến đi

Văn phòng đề xuất ý kiến vào kế hoạch trước khi trình Phó Bí thư phêduyệt

Bước 2: Chuẩn bị cụ thể

Liên hệ với nơi công tác

Chuẩn bị nội dung, tài liệu nghiên cứu, tham khảo;

Chuẩn bị giấy tờ và các phương tiện vật chất như: giấy giới thiệu, giấy đi đường, vé, hộ chiếu,…và kinh phí chuyến đi

Chuẩn bị phương tiện giao thông

Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà: thông báo thời gian thủ trưởng đi vắng, sắp xếp lại các công việc, có thể điều chỉnh hoạc hủy các

chương trình trong thời gian thủ trưởng vắng mặt

Kiểm tra chuyến đị phút chót: cần phải kiểm tra lại toàn bộ công việc chuẩn bị chuyến đi công tác

Bước 3: Trong thời gian thủ trưởng đi công tác

Văn phòng phải liên lạc với thủ trưởng cơ quan, thông báo tình hình của

cơ quan cho thủ trưởng và nhận sự chỉ đạo từ thủ trưởng

Văn phòng thông báo bằng văn bản về sự phân công lao động trong cơquan khi thủ trưởng đi công tác

Văn phòng hỗ trợ, tham mưu cho người được ủy quyền giải quyết cáccông việc của cơ quan thay lãnh đạo

Văn phòng theo dõi, đôn đốc các đơn vị về tình hình thực hiện các côngviệc của cơ quan

Bước 4: Sau chuyến đi công tác

Văn phòng báo cáo tóm tắt tình hình công tác của cơ quan trong thời gianthủ trưởng đi công tác

Văn phòng thông báo kết quả chuyến đi công tác của lãnh đạo tới cácphòng, ban khác trong Sở

Lập hồ sơ chuyến đi công tác

Văn phòng quyết toán kinh phí

Đưa kết quả chuyến đi công tác vào chương trình công tác tiếp theo của

cơ quan

Phụ lục 2: Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.

Công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan

Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình côngtác cơ quan Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơ quan cónhững cuộc họp khác nhau như: Hội nghị, hội thảo, đại hội, họp kín, họp báo,họp giao ban nhằm phục vụ cho điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm,khuyến khích tích chủ động, sáng tạo trong công việc

Để tổ chức một hội nghị (hội thảo, cuộc họp) thành công Sở Nội Vụchuẩn bị những công việc như: Lập kế hoạch; tổ chức hội nghị; chuẩn bị tài liệu,văn bản; thời gian, địa điểm; kinh phí tổ chức cơ sở vật chất(loa đài, điệnnước )

Khi hội nghị (hội thảo, cuộc họp) bắt đầu cần thực hiện các công việcnhư: Đón tiếp đại biểu; phát tài liệu; triển khai hội nghị; ghi biên bản cuộc họp

Khi hội nghị bế mạc thực hiện các công việc sau: Lập hồ sơ hội nghị;thanh quyết toán

HỒ SƠ HỘI NGHỊ

lưu

Phụ lục 3: Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan

 Hoạt động triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công

sở của Sở Nội Vụ

Văn hóa công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ vănhóa của mỗi người Để bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động củacác cơ quan hành chính nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quy chếvăn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, có hiệu lực thi hành từngày 5 – 9 – 2007

Là cơ quan Hành chính thực hiện chế độ một cửa, cán bộ tiếp dân có cửchỉ rất mềm mỏng, nắm vững các quy chế, nguyên tắc, thủ tục, hướng dẫn cặn

kẽ để khách đỡ mất công sức và thời gian đi lại nhiều lần, nhất là cán bộ đi làmđúng giờ quy định, có trách nhiệm với công việc

Trong môi trường văn hóa công sở của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình, vănhóa công sở luôn được thể hiện trên tất cả mọi phương diện từ trang phục củacán bộ công nhân viên chức trong cơ quan, cách giao tiếp cũng như các mốiquan hệ giữa các cán bộ công chức với lãnh đạo và nhân dân

Các cán bộ ở quận ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp Nhiều nơitrong quận đã có nội quy, có bảng “ Cấm hút thuốc lá” gắn trên tường và hiệntượng hút thuốc trong khi làm việc là không còn

Giờ giấc làm việc nghiêm túc không còn tình trạng các anh chị các côngồi nói chuyện gẫu, nói xấu nhau gây mất đoàn kết

Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 thang 8 năm 2007của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn háo công sở tại các cơ quanHành chính nhà nước Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình nghiêm túc triển khai, xâydựng quy chế văn hóa công sở

Thực hiện việc sử dụng trang phục trên cơ sở các quy định yêu cầu đồngthời phù hợp với ngoại hình và khả năng chi tiêu

Tuyên truyền sâu rộng mục đích, ý nghĩa tầm quan trọng của việc xâydựng quy chế văn háo công sở đến toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viênchức và lao động trong cơ quan, xây dựng quy chế văn háo công sở tại quận đơn

vị gồm các nội dụng về trang phục, đeo thẻ công chức, viên chức, giao tiếp ứng

xử, về bài trí công sở…

Việc thực hiện lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, việc chấphành kỷ luật lao động, quy chế làm việc được thực hiện nghiêm túc hơn, cónhiều tiến bộ Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hànhcông vụ được quan tâm hơn và trở thành một trong những nội dung tiêu chuẩnrất quan trọng trong rèn luyện của cán bộ, công chức, viện chức tại cơ quan Đại

bộ phận cán bộ, công chức viên, viên chức giao tiếp, ứng xử đúng mực với nhândân, với đồng nghiệp, khắc phục được tình trạng quan liêu, hách dịch, cửaquyền, ứng xử thiếu văn hóa…Văn hóa giao tiếp khi sử dụng điện thoại cóchuyển biến tích cực Hiện tượng cán bộ, công chức, viên chức lạm dụng rượu,bia làm mất tư cách, ảnh hưởng đến uy tín, gây mất trật tự xã hội đã giảm nhiều,hầu như không còn

Tác phong, ứng xử giao tiếp với nhân dân khi giải quyết công việc, vớiđồng nghiệp khi trao đổi, hợp tác làm việc được đưa thành nội dung cho mỗi cán

bộ, đảng viên, công chức, viên chức phấn đáu học tập làm theo tấm gương đạođức Hồ Chí Minh, góp phần không nhỏ trong việc đổi mới phong cách, lề lốilàm việc của Sở Nội Vụ Tỉnh

Trang phục khi thi hành công vụ của cán bộ, công chức, viên chức cơ bảntốt, đảm bảo gọn gàng, lịch sự phù hợp với bản sắc văn hóa dân tộc và việc đeothẻ đã dần vào nề nếp

Các hoạt động khác như treo Quốc huy, Quốc kỳ tại quận và trong cácbuổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ trang trong cơ quan, bài trí khuôn viêncông sở được thực hiện theo quy định, nơi để phương tiện giao thông được quyđịnh cụ thể, thuận tiện và an toàn Việc bài trí phòng làm việc khá gọn gàng, hợplý

Mặc dù còn những hạn chế, yếu kém nhưng nhìn chung Sở Nội Vụ Tỉnhtriển khai thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg đã đạt kết quả khá toàndiện góp phần nâng cao hiệu quả, triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước vềvăn hóa công sở phù hợp với truyền thống và bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam

Tạo dựng một nền văn hóa riêng biệt mang đặc thù công sở Mang lại sự hàilòng cho nhân dân đối với Sở Nội Vụ Tỉnh.

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

- Chủ trì tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ:

Công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá cán bộ; tổ chức bộ máy

và nhân sự; tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động đối với cán bộ công chức, viênchức thuộc thẩm quyền quản lý của Sở; các chế độ chính sách tiền lương, bảohiểm xã hội, hưu trí, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật; giải quyết khiếu nại, tốcáo đối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan theo đúng quy định phápluật

Tổng hợp chương trình công tác, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụcủa cơ quan theo định kỳ; báo cáo công tác thi đua, khen thưởng, cải cách hànhchính, thực hiện Quy chế dân chủ tại cơ quan; sơ kết, tổng kết và các báo cáokhác theo phân công

Tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc, quy trình

xử lý công việc, chương trình, kế hoạch hoạt động của Sở đã được ban hành

Lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm, quản lý sử dụng, bảo trì, sửachữa tài sản, đảm bảo vật tư, văn phòng phẩm, cơ sở vật chất, trang thiết bị,phương tiện phục vụ công tác theo tiêu chuẩn, định mức và các quy định củaNhà nước

Đảm bảo công tác bảo vệ cơ quan, an ninh nội bộ, bảo mật, công tác dân

quân, tự vệ; phòng cháy chữa cháy; phòng chống lụt bão, vệ sinh môi trường.

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tàiliệu lưu trữ chung và hồ sơ lý lịch cán bộ, công chức, viên chức theo đúng quyđịnh của pháp luật

Tổ chức bố trí, phục vụ hội nghị, họp, tiếp khách trong nước, khánh tiết,nghi lễ trong cơ quan

Lập dự toán thu, chi, quyết toán tài chính hàng năm, hàng quý phục vụcho hoạt động của cơ quan, giao dự toán thu, chi cho đơn vị sự nghiệp trựcthuộc; dự trù kinh phí cho việc chi tiêu thường xuyên và đột xuất đáp ứng yêucầu nhiệm vụ của Sở; hướng dẫn, thẩm định, quyết toán tài chính của cácchương trình, đề án, đề tài nghiên cứu theo đúng quy định của Nhà nước

Quản lý, tổ chức cập nhật thông tin, đảm bảo an ninh mạng cho Cổngthông tin điện tử của Sở ; thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin

Xây dựng, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, báo cáo về tình hình thực hiệncông tác cải cách hành chính; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO tại Sở

Thường trực về công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật; thư ký của Hộiđồng sơ tuyển công chức

Thông báo triệu tập các cuộc họp giao ban, họp toàn thể cơ quan; thôngbáo ý kiến của Giám đốc Sở và kết luận phiên họp của lãnh đạo Sở theo uỷquyền

Xây dựng công sở văn hoá; là đầu mối giúp Giám đốc Sở giữ mối liên hệcông tác với các đoàn thể nhân dân tại cơ quan

Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ do Sở tổchức

- Tham gia, phối hợp với các phòng, đơn vị:

Phối hợp thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát tình hình thựchiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị

- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Sở giao

c.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Lãnh đạo Văn phòng gồm Chánh văn phòng và 01 Phó Chánh văn phòng

và các công chức chuyên môn, lao động hợp đồng thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của Văn phòng:

- Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của Sở; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về việc thực hiện cácnhiệm vụ

- Phó Chánh văn phòng:

Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn giúp Chánh Văn phòng về một hoặcmột số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và lãnh đạo Sở

về nhiệm vụ được phân công

Được thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản thông báo các ý kiến chỉ đạo,điều hành của lãnh đạo Sở, giấy giới thiệu công chức, viên chức của Sở đi liên

 Tổ chức nhân sự của Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình:

2 Nguyễn Việt Hà P.Chánh văn phòng

7 Nguyễn Phương Thanh Nhân viên

(Phụ lục 4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình)

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng Sở

a Xác định vị trí việc làm các vị trí trong Văn Phòng Sở

Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình

Xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng trình Giám đốc

Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình ban hành

Chánh văn phòng có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện chươngtrình và kế hoạch công tác của Phòng; quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện

có kết quả công việc của phòng;

Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ, viên chức trong PhòngĐại diện cho văn phòng quan hệ với các phòng chức năng, cá nhân có liênquan khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thực hiện các nhiệm vụkhác khi được lãnh đạo Sở giao

Đề xuất chế độ chính sách đối với cán bộ công chức theo quy định

Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc đượcphân công phụ trách

Cán bộ kỹ thuật là người mua sắm, sửa chữa các sự cố thường xuyên sảy

ra tại các trụ sở do văn phòng quản lý (như sửa chữa điều hòa nhiệt độ, bóngđèn, máy tính…)

Thực hiện các công việc khác do Chánh phòng giao

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao

- Kế toán:

Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:

Công tác tài chính

Công tác kế toán tài vụ

Công tác kiểm toán nội bộ

Công tác quản lý tài sản

Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế

Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty

Quản lý vốn, tài sản của Sở, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toànSở

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

- Văn thư-lưu trữ:

Tiếp nhận văn bản đến, phân loại văn bản đến, bóc bì, đóng dấu đến, đăng

ký văn bản đến vào sổ, trình văn bản đến lên Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo.Chuyển văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tơi các phòng chức năng theo

sự chỉ đạo của lãnh đạo để giải quyết, và quản lý theo dõi văn bản đến (nêutrong văn bản đến có yêu cầu trả lời thì văn thư là người đôn đốc việc trả lời vănbản đến theo đúng yêu cầu ghi trong văn bản đến), Lưu văn bản đến

Bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định của nhà nước.

Tiếp nhận văn bản đi, kiểm tra thể thức, thẩm quyền ban hành, đăng kývăn bản đi vào sổ, đóng dấu, đóng dán phong bì, ghi nơi nhận, phát hành vănbản đi qua đường bưu điện, fax hoặc chuyển trực tiếp đến đơn vị nhận văn bản.Lưu bản gốc văn bản đi (cùng các bản phụ lục nếu có)

Sắp xếp tập lưu văn bản đi, văn bản đến và đưa vào lưu trữ hiện hành,phục vụ sử dụng văn bản đi, đến

Văn thư là người trực tiếp soạn thảo, kiểm tra thể thức văn bản đi, và làngười trực tiếp phát hành văn bản đi qua đường bưu điện, fax hoặc gửi quađường công văn

Văn thư là người thực hiện việc thu thập và bảo quản hồ sơ, tài liệu củacác đơn vị trong Sở

Văn thư là người chịu trách nhiệm về mua sắm và phân phối Văn phòngphẩm, và thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo giao

Thực hiện các công việc khác do Chánh văn phòng giao

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao

- Nhân viên:

Quản lý và phụ trách hội trường, phòng họp Nhận các kế hoạch về côngtác lễ tân, chuẩn bị đồ phục vụ cuộc họp (như nước, hoa…)

Thực hiện các công việc khác do Chánh văn phòng giao

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao

- Lái xe:

Thực hiện nhiệm vụ lái xe đưa đón lãnh đạo

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh phòng giao

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao

(Phụ lục 5,6,7: Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng Sở Tỉnh)

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH”.

2.1 Khái quát chung về Công tác văn thư

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư thì công tác thì công tâc văn thư bao gồm: các công việc

về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấutrong công tác văn thư

Các công tác văn thư được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp,

tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác

2.1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư

Hiệu quả của hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiểu quả hoạtđộng quản lý của các công tác tổ chức:

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tincần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành

- Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động cảu tổchức vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản

- Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của tổchức một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt độngcủa tổ chức Nội dung của mọi tài liệu hình thành và được nhận trong quá trìnhgiải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của tổ chức

- Công tác văn thư có nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạođiều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu và lưu trữ chủ yếu từgiai đoạn văn thư

2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư

Nhanh chóng: xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhanh, kịp thời

sẽ góp phần vào giải quyết nhanh chóng các công việc cơ quan.

Chính xác: nội dung văn bản ban hành không trái với các văn bản quyphạm pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên; phải được soạn thảo đúngthể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật; các quy trình nghiệp

vụ, công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật

Bí mật: bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí mật nội dung cácvawb bản đến, giải quyết văn bản, hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đếnviệc lưu văn bản

Hiện đại: hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư bằng việc ứngdụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phòng hiện đại

2.2 Nội dung cơ bản của công tác văn thư

Quản lý và sử dụng con dấu

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.3 Khảo sát về công tác văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình

2.3.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình

Bộ phận Văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển của cơ quan vì đó

là đầu mối của giao tiếp, là bộ phận đảm bảo thông tin băng văn bản phục vụcho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan Chính vì vậy, bất cứ một cơquan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể không có bộ phận văn thư Cáchình thức này bao gồm:

+ Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệpchuyên môn văn thư được tập chung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn Hìnhthức này được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ítphức tạp, số lượng văn bản ít

+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu

nghiệp vụ công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị cơ sở, tổchức trực thuộc Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổchức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở cách xa nhau.

+ Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó cómột số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: đánh máy, in, đăng kývăn bản được tổ chức chung ở một nơi Có khâu nghiệp vụ khác như: theo dõigiải quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ.Hình thức văn bản hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thốnghành pháp và quản lý hành chính Nhà nước

Hình ảnh 3: Sổ đăng ký công văn đi đến

Văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình được tổ chức theo mô hình Vănthư tập trung Tất cả văn bản đi, đến của cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư

để quản lý tập trung thống nhất.Mô hình văn thư tập trung giúp cho việc giảiquyết công việc và quản lý văn bản chặt chẽ hơn, không thất thoát văn bản, tàiliệu

2.3.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Sở

Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp cho Giám đốc Sở tổ chức thựchiện các nhiệm vụ của Sở và trực tiếp chỉ đạo các khâu nghiệp vụ về công tác

văn thư Là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra nhân viên của mìnhthực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu và các khâu nghiệp vụ thuộcnhiệm vụ của cán bộ văn thư Tổ chức giải quyết các văn bản thuộc thẩm quyền,soạn thảo các văn bản trong phạm vi quản lý, kết hợp với cán bộ văn thư tổ chứchướng dẫn về thể thức cho các đơn vị, phòng ban khác và thực hiện một sốnhiệm vụ do lãnh đạo cơ quan phân công.

Chánh văn phòng có thể giao cho cấp dưới của mình thực hiện một sốnhiệm vụ cụ thể trong phạm vi, quyền hạn của mình Chánh văn phòng trực tiếp

tổ chức tham mưu cho Giám đốc Sở ban hành văn bản chỉ đạo về công tác vănthư như: Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; quản lý con dấu; lập hồ

sơ hiện hành

2.2.3 Hoạt động tổ chức công tác văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình

a Xây dựng và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản

+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản

+ Chọn thể loại văn bản

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo

- Đánh máy, nhân bản văn bản

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Ký văn bản

- Ban hành văn bản

b Tổ chức quản lý văn bản đến của Sở

Khái niệm: Văn bản đến là tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành ( kể cả bản fax, vănbản chuyển qua mạng và văn bản mật ) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

Nguyên tắc quản lý văn bản đến: