MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử ngiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của để tài 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 6 1.1.1 Vị trí, chức năng: 6 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 14 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 16 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở 16 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Tỉnh Ninh Bình 22 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng Sở 25 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH”. 28 2.1 Khái quát chung về Công tác văn thư 28 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 28 2.1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư 28 2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 28 2.2 Nội dung cơ bản của công tác văn thư 29 2.3 Khảo sát về công tác văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 29 2.3.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 29 2.3.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Sở 30 2.2.3 Hoạt động tổ chức công tác văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 31 2.3.4 Nhận xét: 37 PHẦN III: KẾT LUẬN VẢ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Sở Nội Vụ Ninh Bình 40 3.3.1 Ưu điểm 40 3.3.2 Nhược điểm 41 3.3.3 Nguyên nhân 42 3.2 Đề xuất, kiến nghị 42 KẾT LUẬN 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 PHẦN PHỤ LỤC 47
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài .3 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử ngiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục để tài .5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 1.1.1 Vị trí, chức năng: .6 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 1.1.3Cơ cấu tổ chức 14 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 15 1.2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng Sở 16 1.2.2Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Sở Tỉnh Ninh Bình 21 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí Văn phòng Sở 24 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH” 28 2.1 Khái quát chung Công tác văn thư .28 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 28 Sinh viên: Lê Thị Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng 2.1.2 Ý nghĩa công tác văn thư 28 2.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 28 2.2 Nội dung công tác văn thư .29 2.3 Khảo sát công tác văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình .29 2.3.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình .29 2.3.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư Sở 30 2.2.3 Hoạt động tổ chức công tác văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 31 2.3.4 Nhận xét: 36 PHẦN III: KẾT LUẬN VẢ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Sở Nội Vụ Ninh Bình 39 3.3.1 Ưu điểm 39 3.3.2 Nhược điểm 40 3.3.3 Nguyên nhân 41 3.2Đề xuất, kiến nghị 41 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHẦN PHỤ LỤC .46 Sinh viên: Lê Thị Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng LỜI CẢM ƠN “Bài báo cáo thực tập” sử dụng để nêu lên kết hoạt động thực tập kiến thức chuyên ngành Quản trị văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình Để hoàn thành báo cáo có trình làm việc, học hỏi kiến thức ngành trực tiếp Sở Tuy nhiên hoàn thành cách chỉnh chu giúp đỡ cô giáo hướng dẫn cán quan ban ngành Sở Qua đây, xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Ths.Lâm Thu Hằng-người hướng dẫn, động viên, góp ý bảo tận tình để hoàn thành báo cáo này! Và đồng kính gửi lời cảm ơn tới cán ban ngành Sở Nội Vụ Ninh Bình Trong trình tổng kết làm báo cáo trình độ, khả thời gian có hạn nên chắn không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận cảm thông, góp ý xây dựng quý thầy cô để báo cáo hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội 3/2016 Sinh viên Lê Thu Thủy Sinh viên: Lê Thu Thủy trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân Sinh viên: Lê Thu Thủy trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý Nhà nước nội vụ, gồm: Tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; quản lý nhà nước niên; tôn giáo; thi đua, khen thưởng địa bàn tỉnh Ninh Bình Mục tiêu đề tài Đề tài nghiên cứu nhằm đạt mục tiêu sau: - Nghiên cứu, khảo sát hoạt động Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Nình - Tìm hiểu vấn đề tổ chức công tác văn thư Sở + Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư Sở +Chỉ rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt đông công tác văn thư Sở Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Nghiên cứu lịch sử hình thành Sở - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Sở Nội Vụ, đặc biệt công tác tổ chức văn thư quan - Thực trạng hoạt động văn phòng Sở công tác tổ chức văn thư - Đánh giá hiệu hoạt động văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư - Phạm vi nghiên cứu: Do mở rộng đề tài nên báo cáo thực tập tập trung vào công tác tổ chức, điều hành Văn phòng Sở tổ chức công tác văn thư Nguồn tài liệu tham khảo Trong nghiên cứu thực đề tài, có sử dụng số tài liệu tham khảo sau: Sinh viên: Lê Thu Thủy trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng - Giáo trình Quản trị văn phòng, trường Đại học kinh tế Quốc dân xuất năm 2012; - Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội; - Một số giảng môn Nghi thức nhà nước; - Một số văn quy phạm pháp luật Chính phủ như: + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; + Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; + Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Ngoài trình thực đề tài tham khảo thêm số báo cáo sinh viên khóa trước công tác văn phòng, đặc biệt công tác văn thư quan Lịch sử ngiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu Văn phòng, công tác Quản trị văn phòng Nhưng có đề tài nghiên cứu sâu công tác văn thư quan : Tạp chí văn thư-lưu trữ, báo cáo, tham luận sinh viên khóa trước… Từ sở trên, kế thừa phát triển thêm để đem đến cho người nhìn đầy đủ công tác văn thư quan mà thực tập “ Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình’’ Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu thực hiên tốt đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp điều tra, quan sát; - Phương pháp thống kê; Sinh viên: Lê Thu Thủy trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng - Phương pháp so sánh, đối chiếu; - Phương pháp phân tích, tổng hợp; - Phương pháp vấn Bố cục để tài Ngoài phần mở đầu, mục lục, tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo chia thành phần sau: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình Phần II: Chuyên đề tự chọn “ Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình ” Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Sinh viên: Lê Thu Thủy trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình 1.1.1 Vị trí, chức năng: Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ, gồm: tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Nội vụ Trụ sở làm việc Sở Nội vụ tại: Km số 2, đường Trần Hưng Đạo, phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình Hình ảnh 1: Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình Sinh viên: Lê Thu Thủy trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, cụ thể: - Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở địa bàn tỉnh - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự an, chương trình phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao - Về tổ chức máy: Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh định việc phân cấp quản lý tổ chức máy quan chuyên môn, đơn vị nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện Thẩm định trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan chuyên môn, chi cục thuộc quan chuyên môn đơn vị nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể đơn vị nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh để Uỷ ban nhân dân tỉnh định theo quy định; Thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định việc thành lập, giải thể, sáp nhập tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định pháp luật Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo quy định để Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh định theo thẩm quyền Phối hợp với quan chuyên môn cấp hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng Sinh viên: Lê Thu Thủy trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện Chủ trì, phối hợp với quan chức liên quan tỉnh hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực phân loại, xếp hạng quan hành chính, đơn vị nghiệp tỉnh theo quy định pháp luật - Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: Xây dựng báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch biên chế địa phương để trình Hội đồng nhân dân tỉnh định tổng biên chế nghiệp địa phương thông qua tổng biên chế hành địa phương trước trình cấp có thẩm quyền định Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định giao tiêu biên chế hành chính, nghiệp nhà nước Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện đơn vị nghiệp nhà nước theo quy định pháp luật - Về tổ chức quyền: Hướng dẫn tổ chức hoạt động máy quyền địa phương cấp địa bàn Tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; phối hợp với quan hữu quan tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội theo quy định pháp luật; tổng hợp kết bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp Thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kết bầu cử Chủ tịch, Phó Chủ tịch thành viên khác Uỷ ban hân dân cấp huyện Giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn chức danh bầu cử theo quy định pháp luật Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh công tác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; thống kê số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân thành viên Uỷ ban nhân dân cấp để tổng hợp, báo cáo theo quy định - Về công tác địa giới hành phân loại đơn vị hành chính: Sinh viên: Lê Thu Thủy trị Văn phòng K1A Lớp: Quản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 3: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Trước lãnh đạo công tác Văn phòng chuẩn bị cho chuyến (phương tiện, kinh phí, bố trí thời gian, chuẩn bị nội dung, tài liệu cần thiết) Cử cán lãnh đạo (nếu cần) Sinh viên: Lê Thu Thủy Trong lãnh đạo công tác Văn phòng thực công việc giao phạm vi Theo dõi tiến độ cá nhân, ban ngành Ghi nhật ký công việc Sau lãnh đạo công tác Bàn giao tài liệu thời gian công tác cho lãnh đạo Giúp lãnh đạo triển khai nội dung chuyến Thanh toán kinh phí yêu cầu Lưu lại sách báo, tạp chí, thư riêng lãnh đạo Soạn thảo thư cảm ơn cho lãnh đạo Giữ liên lạc thường xuyên với lãnh đạo Hoàn thiện hồ sơ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 4: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Kế toán Văn thư – lưu trữ Chuyên Quản trị mạng Bảo vệ viên Chú giải: Quan hệ bước thực Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Lái xe Nhân viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 5: Bản mô tả công việc Chánh Văn phòng Họ tên Chức danh Ông Chánh văn phòng PHẠM ĐĂNG KHOA Vị trí, trách nhiệm, nhiệm vụ quyền hạn yêu cầu Vị trí chức trách: Là lãnh đạo Văn phòng, thủ trưởng trực tiếp Văn phòng, giúp Chánh Thanh tra quản lý, điều hành tổ chức thực nhiệm vụ Chánh Thanh tra giao cho Văn phòng Trách nhiệm: Chánh Văn phòng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Thanh tra TP, Phó Chánh Thanh tra phụ trách trước pháp luật toàn hoạt động Văn phòng việc thực nhiệm vụ giao Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Chánh Thanh tra thực công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin nhiệm vụ khác Chánh Thanh tra giao Quyền hạn Được Chánh Thanh tra ủy quyền làm chủ tài khoản Ký chứng từ thu (nếu có) chứng từ chi theo ủy quyền Chánh tra; xác nhận chi phụ cấp làm việc giờ, ngày lễ, ngày nghỉ công việc mang tính đột xuất, cấp bách có thời gian định; duyệt chi tạm ứng; duyệt cấp phát văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động;…cho Phòng tra, Phòng chuyên môn nghiệp vụ Được Chánh Thanh tra ủy quyền ký thừa lệnh số văn thuộc thẩm quyền Chánh Thanh tra (theo quy định Khoản Điều 17 Quy chế làm việc Thanh tra thành phố ban hành kèm Quyết định số 17/QĐ-TTTP ngày 29/01/2010) Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Đề xuất danh sách cán công chức tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định quan Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với công chức phòng, ban thuộc Thanh tra thành phố Giải chế độ nghỉ việc vòng buổi làm việc cho công chức, nhân viên Văn phòng Yêu cầu: Trình độ: đại học quy Kỹ năng: - Nắm vững đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà nước, phương hướng chủ trương ngành để vận dụng vào thực nhiệm vụ giao - Hiểu biết công việc làm, có kỹ đánh giá, phân tích tổng hợp báo cáo; soạn thảo tốt văn QPPL liên quan đến công tác quản lý nhà nước văn địa bàn tỉnh; phối hợp với phòng, đơn vị thuộc Sở tham mưu xây dựng dự thảo văn QPPL Có kỹ giao tiếp tốt - Kinh nhiệm: có kinh nhiệm công tác chuyên môn, nghiệp vụ, quản lý, điều hành trông công tác từ năm trở lên Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 6: Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn Phòng Họ tên Chức danh Vị trí, tránh nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn yêu cầu Ông Nguyễn Việt Phó Chánh Văn Hà Phòng Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh Văn phòng điều hành số mặt công tác theo phân công Chánh Văn phòng Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ Chánh Văn phòng phòng giao, Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Thanh tra phụ trách trước pháp luật về toàn kết hoạt động giao Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực công tác nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp nhiệm vụ khác Chánh Văn phòng giao Quyền hạn: Thay mặt Chánh Văn phòng đạo, giải công việc Văn phòng Chánh Văn phòng giao Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách cán công chức tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định quan Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng nhân sự, phương tiện, sở vật chất phục vụ công tác; giải pháp nâng cao suất, chất lượng hiệu công tác chuyên môn quyền lợi đáng công chức, nhân viên Văn Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng phòng Yêu cầu: Trình độ: đại học quy Kỹ năng: - Nắm vững đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà nước, phương hướng chủ trương ngành để vận dụng vào thực nhiệm vụ giao - Hiểu biết công việc làm, có kỹ đánh giá, phân tích tổng hợp báo cáo; soạn thảo tốt văn QPPL liên quan đến công tác quản lý nhà nước văn địa bàn tỉnh; phối hợp với phòng, đơn vị thuộc Sở tham mưu xây dựng dự thảo văn QPPL Có kỹ giao tiếp tốt Kinh nhiệm: có kinh nhiệm công tác chuyên môn, nghiệp vụ, quản lý, điều hành trông công tác từ năm trở lên Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 7: Bản mô tả công việc chuyên viên văn phòng Họ tên Bà Nguyễn Thị Lan Phương Chức danh Chuyên viên Vị trí, tránh nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn yêu cầu Chức trách: Chuyên viên công chức chuyên môn nghiệp vụ Thanh tra thành phố, thực công tác Văn phòng nhiệm vụ khác theo phân công Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ giao, chuyên viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng , Phó Chánh Văn phòng phụ trách trước pháp luật ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng, hiệu thực công việc giao, hình thức, thể thức, trình tự, thủ tục ban hành văn quy trình giải công việc phân công Nhiệm vụ: thực số mặt công tác thuộc nhiệm vụ Văn phòng nhiệm vụ khác Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng phụ trách giao Quyền hạn: Đề xuất ý kiến với Phó Chánh Văn phòng phụ trách, Chánh Văn phòng vấn đề liên quan đến việc thực chức trách nhiệm vụ giao Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo quan nhân sự, phương tiện, sở vật chất phục vụ công tác; giải pháp nâng cao suất, chất lượng hiệu công tác chuyên môn quyền lợi đáng công chức, nhân viên Văn phòng Yêu cầu: Trình độ: Tốt nghiệp đại học Kỹ năng: - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ tổ chức giám sát công việc - Kỹ phân tích, tổng hợp, làm báo cáo - Kỹ giao tiếp tốt Phẩm chất cá nhân: - Có khả chịu áp lực cao công việc - Trung thực, nhiệt tình công tác - Sáng tạo công việc Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 8: Bản mô tả công việc Văn thư – Lưu trữ Họ tên Bà Hà Bích Liên Chức Vị trí, tránh nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn yêu danh cầu Văn thư – Vị trí: Lưu trư Văn thư – lưu trữ bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Lựa chọn, giữ lại văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ giao, chuyên viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng , Phó Chánh Văn phòng phụ trách trước pháp luật ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng, hiệu thực công việc giao, hình thức, thể thức, trình tự, thủ tục ban hành văn quy trình giải công việc phân công Nhiệm vụ, quyền hạn: - Tiếp nhận văn bản, thư đi, thư đến công ty - Lưu, xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ - Trình ký văn cho Giám đốc - Đánh máy văn - Các công việc khác phân công Ban giám đốc Công ty Yêu cầu: Trình độ kinh nghiệm: - Trung thực, nhiệt tình, yêu nghề - Tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên trường: Cao đẳng, đại học nội vụ, ĐH KHXH&NV, Học viện hành quốc gia với chuyên ngànhvề văn thư, lưu trữ, thư ký hành văn, thư ký văn phòng - Có 01 năm kinh nghiệm trở lên vị trí dự tuyển Kĩ năng: - Kỹ soạn thảo văn bản, Word, Excel tốt - Kỹ quản lý hồ sơ, liệu - Chăm chỉ, cẩn thận công việc Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 9: Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu Tên quan chủ quản Tên quan Số…/ML CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU Năm… STT Số ký Số lượng hiệu hồ ĐVBQ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày Số lượng tháng bắt đầu kết thúc Ghi Tổng cộng bán mục có… hồ sơ ( bao gồm… đơn vị bảo quản) có… Hồ sơ (…đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, hồ sơ (…đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài Ngày… tháng … năm Ngày… tháng…năm… Họ tên, chức vụ, chữ ký người Họ tên, chức vụ, chữ ký người phụ trách LTCQ nhận HS nộp lưu phụ trách đơn vị có hồ sơ Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 10: Mẫu DẤU “ĐẾN” (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) a Mẫu dấu “Đến” 35 mm 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số: ……………… Ngày: ………… Chuyển: …………………… Lưu hồ sơ số: …………… b Hình dạng kích thước Dấu “Đến” phải khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm c Mẫu trình bày Mẫu dấu “Đến” trình bày minh họa hình vẽ Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 11: Mẫu “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN” (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa hình vẽ ………….(1)………… ………….(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Việc ký đóng dấu thực khoảng giấy trống Từ số đến số Quyển số Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 12: PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu phiếu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -………., ngày … tháng … năm 20… PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ……………………………(1) ………………………… ………………………… Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức: (2) Ý kiến lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất người giải quyết: (4) Hướng dẫn ghi (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan (tổ chức) ban hành trích yếu nội dung văn đến (2): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải (3): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày, tháng, năm cho ý kiến (4): Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./ Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 13 : SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) I Sổ chuyển giao văn đến (loại thường) Mẫu số Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đến” dòng chữ “Từ số đến số ” b) Phần chuyển giao văn đến Phần chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết (bản sao, số lượng ) II Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan, tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến tương tự sổ chuyển giao văn đến (loại thường), phần đăng ký chuyển giao văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Số đến” (cột 2) Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường) theo hướng dẫn khoản 2, Mục I Phụ lục này, riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến./ Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 14: SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ theo dõi giải văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ theo dõi giải văn đến” b) Phần theo dõi giải văn đến Phần theo dõi giải văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau: Số Tên loại, số ký Đơn vị Thời hạn Tiến độ Số, ký Ghi đến hiệu, ngày tháng người giải giải hiệu văn tác giả văn nhận trả lời (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi theo số đến ghi dấu “Đến” sổ đăng ký văn đến Cột 2: Ghi tên loại văn quan, tổ chức gửi đến, đơn thư khiếu nại, tố cáo đơn, thư; nội dung khác ghi theo hướng dẫn khoản Phụ lục II Thông tư Côt 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ghi thời hạn giải văn đến theo quy định pháp luật, quy định quan, tổ chức theo ý kiến người có thẩm quyền Cột 5: Ghi tiến độ giải văn đến đơn vị, cá nhân so với thời hạn quy định, ví dụ: giải quyết, chưa giải v.v Cột 6: Ghi số ký hiệu văn trả lời văn đến (nếu có) Cột 7: Ghi điểm cần thiết khác./ Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng MỘT SỐ VĂN BẢN HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN Sinh viên: Lê Thu Thủy Lớp: Quản trị Văn phòng K1A