Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 9. Bố cục của Khóa luận 5 Chương 1. GIỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 7 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 7 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 7 1.1.2.1. Vị trí, chức năng 7 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 10 1.2.1. Loại hình tài liệu 10 1.2.2. Thể loại và nội dung tài liệu 11 1.2.2.1. Về tổ chức bộ máy 11 1.2.2.2. Về công tác quản lý công chức – viên chức 12 1.2.2.3. Về cải cách hành chính 12 1.2.2.4. Về đào tạo, bồi dưỡng 13 1.2.2.5. Về xây dựng chính quyền 13 1.2.2.6. Về công tác thanh niên 14 1.2.2.7. Về công tác văn thư – lưu trữ 15 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 16 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 18 2.1 Tình hình công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 18 2.1.1 Hoạt động quản lý 18 2.1.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 18 2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 20 2.1.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 20 2.1.1.4. Tổ chức bộ phậnnhân sự làm công tác văn thư 22 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ 23 2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 23 2.1.2.2. Quản lý văn bản 26 2.1.2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 30 2.1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 33 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 35 2.2.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 35 2.2.2. Giới thiệu về Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT – iOffice 37 2.2.2.1. Giao diện đăng nhập và sử dụng phần mềm 37 2.2.2.2. Các mục trong hệ thống 38 2.2.3. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 38 2.2.3.1. Soạn thảo văn bản 38 2.2.3.2. Quản lý văn bản 39 2.2.3.3. Quản lý hồ sơ công việc 47 2.2.3.4. Thống kê văn bản 50 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 55 3.1. Nhận xét, đánh giá về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 55 3.1.1. Ưu điểm 55 3.1.1.1. Đối với hoạt động quản lý 55 3.1.1.2. Đối với hoạt động nghiệp vụ 56 3.1.1.3. Đáp ứng các yêu cầu khác về công nghệ thông tin 58 3.1.2. Hạn chế và nguyên nhân 59 3.1.3. Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 61 3.1.4.1. Thuận lợi 61 3.1.4.2. Khó khăn 62 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 62 3.2.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý 63 3.2.1.1. Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư nói chung và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình nói riêng. 63 3.2.1.2. Xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 64 3.2.2. Nhóm giải pháp về con người 65 3.2.3. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất 66 3.2.3.1. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan. 66 3.2.3.2. Nâng cấp hệ thống máy chủ và chương trình ứng dụng trong thông tin điều hành của Sở 67 3.2.3.3. Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 68 KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu .2 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .4 Bố cục Khóa luận Chương GIỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 1.1.2.1 Vị trí, chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình .10 1.2.1 Loại hình tài liệu 10 1.2.2 Thể loại nội dung tài liệu 11 1.2.2.1 Về tổ chức máy 11 1.2.2.2 Về công tác quản lý công chức – viên chức .12 1.2.2.3 Về cải cách hành .12 1.2.2.4 Về đào tạo, bồi dưỡng 13 1.2.2.5 Về xây dựng quyền 13 1.2.2.6 Về công tác niên .14 1.2.2.7 Về công tác văn thư – lưu trữ 15 1.3 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư hoạt động quản lý Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 16 Chương 18 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH .18 2.1 Tình hình cơng tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình .18 2.1.1 Hoạt động quản lý 18 2.1.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực văn QPPL hướng dẫn việc thực công tác văn thư 18 2.1.1.2 Các văn hướng dẫn nghiệp vụ 20 2.1.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết công tác văn thư 20 2.1.1.4 Tổ chức phận/nhân làm công tác văn thư .22 2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ 23 2.1.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 23 2.1.2.2 Quản lý văn 26 2.1.2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 30 2.1.2.4 Quản lý sử dụng dấu .33 2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình .35 2.2.1 Văn đạo, hướng dẫn Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thư 35 2.2.2 Giới thiệu Chương trình phần mềm Quản lý văn điều hành VNPT – iOffice .37 2.2.2.1 Giao diện đăng nhập sử dụng phần mềm .37 2.2.2.2 Các mục hệ thống 38 2.2.3 Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .38 2.2.3.1 Soạn thảo văn .38 2.2.3.2 Quản lý văn 39 2.2.3.3 Quản lý hồ sơ công việc 47 2.2.3.4 Thống kê văn .50 Chương 3: .55 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 55 3.1 Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 55 3.1.1 Ưu điểm .55 3.1.1.1 Đối với hoạt động quản lý 55 3.1.1.2 Đối với hoạt động nghiệp vụ 56 3.1.1.3 Đáp ứng yêu cầu khác công nghệ thông tin 58 3.1.2 Hạn chế nguyên nhân .59 3.1.3 Thuận lợi khó khăn ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình .61 3.1.4.1 Thuận lợi 61 3.1.4.2 Khó khăn 62 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 62 3.2.1 Nhóm giải pháp hoạt động quản lý 63 3.2.1.1 Hoàn thiện văn hướng dẫn, đạo cơng tác văn thư nói chung việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình nói riêng 63 3.2.1.2 Xây dựng kế hoạch cụ thể thực chương trình ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác văn thư 64 3.2.2 Nhóm giải pháp người .65 3.2.3 Nhóm giải pháp sở vật chất .66 3.2.3.1 Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm quản lý văn quan 66 3.2.3.2 Nâng cấp hệ thống máy chủ chương trình ứng dụng thơng tin điều hành Sở 67 3.2.3.3 Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 68 KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 PHỤ LỤC .74 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) giữ vai trò quan trọng quốc gia giới, đặc biệt Việt Nam, công nghệ thông tin coi tảng vững phục vụ cho tiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến quốc gia có kinh tế, an ninh, trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổn định, tốt Đông Nam Á giới Hơn nữa, việc ứng dụng phát triển công nghệ thông tin nhằm thúc đẩy công đổi mới, phát triển nhanh đại hóa ngành kinh tế, tăng cường lực cạnh tranh doanh nghiệp, nâng cao chất lượng sống nhân dân … tạo khả tắt để đón đầu để thực thắng lợi nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Đây vấn đề quan, tổ chức, cá nhân nhà nước quan tâm sâu sắc, đặc biệt việc quản lý hành Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác hành văn phịng Đối với cơng tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt phải đổi hợp lý hóa khâu nghiệp vụ Bởi vì, cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý Do đó, cơng tác văn thư ngày thể vai trị quan trọng hoạt động chung quan, việc đưa công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tạo cải tiến phương thức hoạt động khâu nghiệp vụ, tiền đề để công tác lưu trữ phát triển Nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT), Đảng Nhà nước ta ban hành văn quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 BCHTW Đảng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa, Đảng ta xác định: “Cơng nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển” [5;1]; đặc biệt Nghị Đại hội Đảng lần thứ VIII nhấn mạnh: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực quản lý hành Nhà nước ưu tiên hàng đầu công tác văn thư cơng việc mang tính chất hành xác minh lĩnh vực hàng đầu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin” Thêm vào số văn Chính phủ việc ứng dụng công nghệ thông tin như: Luật Giao dịch điện tử đuợc Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước… Trước tình hình thực tế đó, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình - quan thực chức quản lý nhà nước nội vụ, quan nhà nước ứng dụng tốt công nghệ thơng tin vào việc quản lý hành Đặc biệt, Sở áp dụng phần mềm vào công tác văn thư, việc áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư góp phần nâng cao suất hiệu công việc phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý quan, tổ chức nói chung Sở nói riêng Xuất phát từ lý nêu trên, chọn: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình” đề tài khóa luận tốt nghiệp 2.Lịch sử nghiên cứu Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư đề tài mới, có nhiều tác giả viết đề tài này, kể đến như: - Luận văn Thạc sĩ tác giả Lê Tuấn Hùng với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn – giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bộ Khoa học – Công nghệ” Với nôi dung khẳng định ứng dụng CNTT quản lý văn giải pháp quan trọng để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Đồng thời xác định rõ mục tiêu việc ứng dụng CNTT yêu cầu chức phần mềm ứng dụng công tác quản lý văn bản… - Khóa luận tốt nghiệp có đề tài liên quan như: “Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND thành phố Hà Nội” sinh viên Phạm Thị Bích Thảo, tương tự với chủ đề UBND tỉnh Hà Tây sinh viên Nguyễn Thúy Hường, hay UBND tỉnh Bắc Giang sinh viên Trần Thị Kim Linh,… Các đề tài trình bày mô tả nội dung thao tác nghiệp vụ văn thư ứng dụng công nghệ thông tin quan - Ngồi ra, cịn có Báo cáo khoa học sinh viên đề cập đến vai trò việc ứng dụng phần mềm quản lý văn số Bộ địa bàn thành phố Hà Nội, tiêu biểu “Ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn quan Bộ Khoa học Công nghệ” sinh viên Lê Thị Minh - Tạp chí ngành, đề tài viết tác giả Kiều Mai “Vài nét Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ vụ việc Văn phịng Chính phủ” “Đề án 112 với việc quản lý văn quản lý hồ sơ vụ việc Văn phịng Chính phủ” đề cập đến phần nội dung Ứng dụng CNTT công tác văn thư - Cuốn sách “Tin học đổi quản lý công tác văn thư – lưu trữ” TS Dương Văn Khảm, nhà xuất Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm 1994 đề cập đến vấn đề vai trị CNTT cơng tác văn thư số hoạt động quản lý văn Nhìn chung, đề tài khảo sát, mơ tả lại bước quy trình Ứng dụng CNTT vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… quan, đề số giải pháp quan cụ thể Với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình” đề tài việc ứng dụng công nghệ thông tin có kế thừa cơng trình trước Bởi cơng nghệ thơng tin ln ln thay đổi tiến hơn, quan lại áp dụng phần mềm quản lý khác Vì vậy, với đề tài góp phần vào việc làm phát triển công nghệ thông tin quản lý hành chính, cụ thể việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Mục tiêu nghiên cứu Đề tài hướng đến mục tiêu sau: Một là, qua khảo sát thực tiễn lý luận trang bị để đánh giá tình hình cơng tác văn thư thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình; Hai từ sở đánh giá thực trạng công tác văn thư thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình để đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm xây dựng hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu đề ra, khóa luận tập trung giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, tình hình cơng tác văn thư Sở; - Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình - Đánh giá đề xuất giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 5.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu khóa luận nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, bao gồm ứng dụng công nghệ thông tin tất khâu nghiệp vụ từ soạn thảovà ban hành văn bản, quản lý văn – đến, tra tìm văn đến quản lý hồ sơ công việc… Với chuyên đề này, thời gian thực tập chuyên môn kết hợp khảo sát chuyên đề từ 10/01 đến 10/3/2017 nên tập trung nghiên cứu tình hình giải pháp mang tính khái qt chung cho ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác văn thư, bước đầu tham mưu Văn phòng cho lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, từ nâng cao nhận thức công tác văn thư đây.) Giả thuyết nghiên cứu Nếu việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư thực cách khoa học, chuẩn xác, hiệu góp phần định chất lượng làm việc phận văn thư nói riêng tồn Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình nói chung Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài, thực phương pháp sau: - Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp này, trực tiếp quan sát công việc, thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn công việc cán Sở - Phương pháp khảo sát thực tế: Căn vào tình hình thực tế quan, sử dụng phương pháp để khảo sát tình hình ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn q trình giải cơng việc phòng, ban quan - Phương pháp vấn, thực hầu hết phòng, ban Sở Việc vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể vấn đề q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn thư Sở - Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm tìm ưu điểm để kế thừa, phát triển; hạn chế nguyên nhân hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư quan - Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Căn vào tình hình thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn quan, so sánh với tình hình ứng dụng công nghệ thông tin quan khác Bố cục Khóa luận Ngồi phần mở đầu, kết luận phụ lục, phần nội dung đề tài bao gồm 03 chương sau đây: Chương 1: Giới thiệu vài nét Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Nội dung chương giới thiệu khái quát Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình thành phần, nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động Sở vai trị, vị trí công tác văn thư hoạt động quản lý Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Nội dung chương bao gồm tình hình cơng tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Nội dung chương bao gồm nhận xét, đánh giá đề xuất giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Trong q trình thực đề tài khóa luận, tác giả nhận giúp đỡ tận tình củaSở Nội vụ tỉnh Ninh Bình cung cấp thông tin, số liệu thực tiễn phản ánh việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Qua đây, tác giả xin trân trọng cảm ơn thầy cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ Trường ĐHNVHN truyền thụ kiến thức khoa học công tác văn thư để tác giả có kiến thức lý luận chung tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh người hướng dẫn khoa học giúp tác giả lựa chọn tổ chức thực đề tài Bên cạnh thuận lợi, tác giả gặp khó khăn định q trình khảo sát, thu thập thơng tin trình độ nhận thức thời gian khảo sát hạn chế nên chưa tiếp cận sâu rộng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Với khó khăn nêu khóa luận khơng thể tránh khỏi số thiếu sót định Vì vậy, tác giả kính mong nhận bảo, góp ý thầy, giáo để khóa luận hồn thiện Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Sinh viên Phan Thị Hải Ninh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư giúp thuận tiện việc quản lý văn – đến, q trình chuyển giao văn bản, giải cơng việc, nhanh chóng việc tra tìm thống kê, đảm bảo việc quản lý chặt chẽ xác số lượng văn bản, phục vụ thông tin kịp thời cho lãnh đạo q trình quản lý hành Sở Nội vụ Thứ ba, bên cạnh thuận lợi trên, áp dụng thời gian gần nên q trình sử dụng cịn gặp nhiều khó khăn trình độ tin học tất cán quan không đều, áp dụng quản lý văn đến, văn lập hồ sơ điện tử chưa phổ biến, thực theo phương pháp truyền thống Do vậy, để khắc phục khó khăn đó, Lãnh đạo Sở cần có quan tâm nhân lực trang thiết bị phục vụ ứng dụng phần mềm quản lý văn quan Tóm lại, giai đoạn hội nhập kinh tế nay, với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin có tác động lớn phát triển xã hội sinh viên trường cần trang bị kiến thức định công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý văn phịng nói riêng quản lý hành nói chung để làm chủ cơng việc, góp phần xây dựng, phát triển đất nước 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Công an (2012), Thông tư số 21/2012/TT-BCA Quy định dấu quan tổ chức, chức danh Nhà nước Bộ Nội vụ (2008),Thông tư số 04/2008/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17/10/2000 Chỉ thị Bộ Chính trị Về việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT nghiệp cơng nghiệp hố đại hố Chính phủ (2006), Nghị định số 57/2006/NĐ-CP Về thương mại điện tử Chính phủ (2000), Nghị số 07/2000/NQ-CP “Xây dựng phát triển công nghệ phần mềm giai đoạn 2000 – 2005” Chính phủ (2001), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Chính phủ (2004), Nghị định 110 /2004/NĐ-CP Về cơng tác văn thư 10 Chính phủ (2007), Nghị định số 26/2007/NĐ-CP Về chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số 11.Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP Về ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước 12 Chính phủ (2007), Nghị định số 71/2007/NĐ-CP quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Cơng nghệ thơng tin 13 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ 14 Chính phủ (2016), Nghị định 99/2016/ NĐ-CP Về quản lý sử dụng dấu 15 Học viện Hành Quốc gia (2000), Các giải pháp thúc đẩy cải cách 71 hành Việt Nam,NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 16 Học viện Hành Quốc gia (2007), Giáo trình quản lý hành nhà nước (4 tập) NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 17 Lê Tuấn Hùng (2004), Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn – giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học – Công nghệ, Luận văn thạc sỹ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòngTrường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 18 PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động, Hà Nội 19 Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 20 Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin số 67/200 21 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 22 Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình (2013), Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐ-SNV ngày 15/10/2013 việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ) 23 Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình (2016), Quy định sử dụng quản trị chương trình phần mềm Quản lý văn điều hành (VNPT-iOffice) (Ban hành kèm theo Quyết định số 251/QĐ-SNV ngày 08/7/2016 Giám đốc Sở Nội vụ) 24 Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình (2017), Kế hoạch số 08/KH-SNV kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2017 25 Sue McKemmish (2005), Mối quan hệ công tác lưu trữ công tác văn thư 26 Thủ tướng Chính Phủ (2000),Quyết định số 128/2000/QĐ-TTg “Một số sách biện pháp khuyến khích đầu tư vào phát triển cơng nghệ phần mềm” 27 Thủ tướng Chính Phủ (2001), Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg việc phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chỉ thị số 58-CT/TW Bộ Chính trị 28 TS Nguyễn Đăng Khoa (2008), Giáo trình Tin học ứng dụng quản lý hành chính, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 72 29 TS Nguyễn Đăng Khoa (2008), Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 30 TS Dương Văn Khảm (1995), Tin học đổi quản lý công tác văn thư –lưu trữ thư viện, NXB Chính Trị 31 Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình (2015), Quyết định số 25/QĐ-UBND việc ban hành quy định, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 73 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quyết định số 25/QĐ-UBND việc ban hành quy định, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình) Phụ lục 2: Sơ đồ tổ chức máy Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình BAN GIÁM ĐỐC CHI CỤC VĂN THƯ CƠ QUAN SỞ BAN TĐKT BAN TƠN GIÁO LƯU TRỮ VĂN PHỊNG SỞ THANH TRA SỞ CÔNG CHỨC VIÊN CHỨC TỔ CHỨC BC VÀ TCPCP XDCQ VÀ CTTN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH VÀ ĐT Phụ lục 3: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình (Ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐ-SNV ngày 15/10/2013 việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ) Phụ lục 4: Kế hoạch số 08/KH-SNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 Sở Nội vụ kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2017 Phụ lục 5: Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 27/4/2016 Sở Nội vụ việc lập hồ sơ công việc Phụ lục 6: Quy định sử dụng quản trị chương trình phần mềm Quản lý văn điều hành (VNPT-iOffice) Sở Nội vụ (Ban hành kèm theo Quyết định số 251/QĐ-SNV ngày 08/7/2016 Giám đốc Sở Nội vụ) Phụ lục 7: Phiếu khảo sát việc ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Phụ lục 8: Ảnh giao diện “Văn nội nhận” Phụ lục 9: Ảnh giao diện “Gửi văn nội bộ” Phụ lục 10: Ảnh giao diện “Văn nội gửi Phụ lục 11: Ảnh giao diện “Mới nhận” Phụ lục 12: Ảnh giao diện “Danh sách nhận” Phụ lục 13: Ảnh giao diện “Gửi thông tin – điều hành” Phụ lục 14: Ảnh giao diện “Danh sách gửi” ... trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Nội dung chương bao gồm tình hình cơng tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh. .. 2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 2.2.1 Văn đạo, hướng dẫn Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thư Công nghệ thông tin. .. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 55 3.1 Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình