MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 9. Bố cục của Khóa luận 5 Chương 1. GIỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 7 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 7 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 7 1.1.2.1. Vị trí, chức năng 7 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 10 1.2.1. Loại hình tài liệu 10 1.2.2. Thể loại và nội dung tài liệu 11 1.2.2.1. Về tổ chức bộ máy 11 1.2.2.2. Về công tác quản lý công chức – viên chức 12 1.2.2.3. Về cải cách hành chính 12 1.2.2.4. Về đào tạo, bồi dưỡng 13 1.2.2.5. Về xây dựng chính quyền 13 1.2.2.6. Về công tác thanh niên 14 1.2.2.7. Về công tác văn thư – lưu trữ 15 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 16 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 18 2.1 Tình hình công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 18 2.1.1 Hoạt động quản lý 18 2.1.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 18 2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 20 2.1.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 20 2.1.1.4. Tổ chức bộ phậnnhân sự làm công tác văn thư 22 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ 23 2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 23 2.1.2.2. Quản lý văn bản 26 2.1.2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 30 2.1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 33 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 35 2.2.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 35 2.2.2. Giới thiệu về Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT – iOffice 37 2.2.2.1. Giao diện đăng nhập và sử dụng phần mềm 37 2.2.2.2. Các mục trong hệ thống 38 2.2.3. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 38 2.2.3.1. Soạn thảo văn bản 38 2.2.3.2. Quản lý văn bản 39 2.2.3.3. Quản lý hồ sơ công việc 47 2.2.3.4. Thống kê văn bản 50 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 55 3.1. Nhận xét, đánh giá về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 55 3.1.1. Ưu điểm 55 3.1.1.1. Đối với hoạt động quản lý 55 3.1.1.2. Đối với hoạt động nghiệp vụ 56 3.1.1.3. Đáp ứng các yêu cầu khác về công nghệ thông tin 58 3.1.2. Hạn chế và nguyên nhân 59 3.1.3. Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 61 3.1.4.1. Thuận lợi 61 3.1.4.2. Khó khăn 62 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 62 3.2.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý 63 3.2.1.1. Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư nói chung và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình nói riêng. 63 3.2.1.2. Xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 64 3.2.2. Nhóm giải pháp về con người 65 3.2.3. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất 66 3.2.3.1. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan. 66 3.2.3.2. Nâng cấp hệ thống máy chủ và chương trình ứng dụng trong thông tin điều hành của Sở 67 3.2.3.3. Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 68 KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2.Lịch sử nghiên cứu 2
3 Mục tiêu nghiên cứu 3
4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3
5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4
6 Giả thuyết nghiên cứu 4
7 Phương pháp nghiên cứu 4
9 Bố cục của Khóa luận 5
Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 7
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 7
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 7
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 7
1.1.2.1 Vị trí, chức năng 7
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 8
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 9
1.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 10
1.2.1 Loại hình tài liệu 10
1.2.2 Thể loại và nội dung tài liệu 11
1.2.2.1 Về tổ chức bộ máy 11
1.2.2.2 Về công tác quản lý công chức – viên chức 12
1.2.2.3 Về cải cách hành chính 12
1.2.2.4 Về đào tạo, bồi dưỡng 13
Trang 21.2.2.5 Về xây dựng chính quyền 13
1.2.2.6 Về công tác thanh niên 14
1.2.2.7 Về công tác văn thư – lưu trữ 15
1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 16
Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 18 2.1 Tình hình công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 18
2.1.1 Hoạt động quản lý 18
2.1.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 18
2.1.1.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 20
2.1.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 20
2.1.1.4 Tổ chức bộ phận/nhân sự làm công tác văn thư 22
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ 23
2.1.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 23
2.1.2.2 Quản lý văn bản 26
2.1.2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 30
2.1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 33
2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 35
2.2.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 35
2.2.2 Giới thiệu về Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT – iOffice 37
2.2.2.1 Giao diện đăng nhập và sử dụng phần mềm 37
2.2.2.2 Các mục trong hệ thống 38
Trang 32.2.3 Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 38
2.2.3.1 Soạn thảo văn bản 38
2.2.3.2 Quản lý văn bản 39
2.2.3.3 Quản lý hồ sơ công việc 47
2.2.3.4 Thống kê văn bản 50
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 55
3.1 Nhận xét, đánh giá về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 55
3.1.1 Ưu điểm 55
3.1.1.1 Đối với hoạt động quản lý 55
3.1.1.2 Đối với hoạt động nghiệp vụ 56
3.1.1.3 Đáp ứng các yêu cầu khác về công nghệ thông tin 58
3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân 59
3.1.3 Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 61
3.1.4.1 Thuận lợi 61
3.1.4.2 Khó khăn 62
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 62
3.2.1 Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý 63
3.2.1.1 Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư nói chung và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình nói riêng 63
3.2.1.2 Xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 64
3.2.2 Nhóm giải pháp về con người 65
Trang 43.2.3 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất 66 3.2.3.1 Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan 66 3.2.3.2 Nâng cấp hệ thống máy chủ và chương trình ứng dụng trong thông tin điều hành của Sở 67 3.2.3.3 Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 68
KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 PHỤ LỤC
Trang 5PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang giữ vai trò quan trọng tại cácquốc gia trên thế giới, đặc biệt tại Việt Nam, công nghệ thông tin được coi là nềntảng vững chắc phục vụ cho tiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến mộttrong những quốc gia có nền kinh tế, an ninh, chính trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổnđịnh, tốt nhất Đông Nam Á và thế giới Hơn nữa, việc ứng dụng và phát triển côngnghệ thông tin nhằm thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóacác ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, nâng caochất lượng cuộc sống nhân dân … và tạo khả năng đi tắt để đón đầu để thực hiệnthắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Đây là vấn đề đangđược các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nhà nước quan tâm sâu sắc, đặcbiệt là trong việc quản lý hành chính
Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng là một yêu cầu mang tính tấtyếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng Đối với công tác vănthư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ Bởi
vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt độngquản lý Do đó, công tác văn thư hiện nay ngày càng thể hiện vai trò quan trọng củamình đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, và việc đưa công nghệ thông tinvào công tác lưu trữ sẽ tạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt động của cáckhâu nghiệp vụ, và là tiền đề để công tác lưu trữ phát triển
Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin(CNTT), Đảng và Nhà nước ta đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật như:Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệthông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Đảng ta đã xác định:
“Công nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọng nhất của sự pháttriển” [5;1]; và đặc biệt trong Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VIII đã nhấn mạnh:
“Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước là
ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chínhcũng đã được xác minh là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ
Trang 6thông tin” Thêm vào đó là một số văn bản của Chính phủ về việc ứng dụng côngnghệ thông tin như: Luật Giao dịch điện tử đuợc Quốc hội thông qua ngày 29 tháng
11 năm 2005; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chínhphủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước…
Trước tình hình thực tế đó, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình - cơ quan thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về nội vụ, là một trong những cơ quan nhà nước ứngdụng tốt công nghệ thông tin vào việc quản lý hành chính Đặc biệt, Sở đã và đang
áp dụng phần mềm vào công tác văn thư, việc áp dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn thư nó góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc và phục vụđắc lực cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức nói chung và Sở nói riêng
Xuất phát từ lý do nêu trên, tôi chọn: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình” đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình 2.Lịch sử nghiên cứu
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một trong những đềtài mới, hiện nay và đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, có thể kể đến như:
- Luận văn Thạc sĩ của tác giả Lê Tuấn Hùng với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học – Công nghệ” Với nôi dung khẳng định ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thốngthông tin quản lý Đồng thời xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng CNTT và yêucầu về các chức năng của phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý văn bản…
- Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài liên quan như: “Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND thành phố Hà Nội” của sinh viên Phạm Thị Bích Thảo,
tương tự với chủ đề đó tại UBND tỉnh Hà Tây của sinh viên Nguyễn Thúy Hường,hay UBND tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh,… Các đề tài này đãtrình bày và mô tả được nội dung về các thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụngcông nghệ thông tin tại cơ quan
- Ngoài ra, còn có các Báo cáo khoa học của sinh viên đề cập đến vai trò củaviệc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản của một số Bộ trên địa bàn thành phố Hà
Nội, tiêu biểu là “Ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan Bộ
Trang 7Khoa học và Công nghệ” của sinh viên Lê Thị Minh.
- Tạp chí ngành, và các đề tài viết của tác giả Kiều Mai như “Vài nét về Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” và “Đề án 112 với việc quản lý văn bản và quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” đã đề cập
đến một phần nội dung của Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
- Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư – lưu trữ” của TS
Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm 1994 đã đề cập đến các vấn đề như vai trò của CNTT trong công tác văn thư và một số hoạt động quản lý văn bản
Nhìn chung, các đề tài trên đều khảo sát, mô tả lại các bước của quy trìnhỨng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ công tác văn thư như Soạn thảo văn bản,quản lý văn bản… tại một cơ quan, và đề ra một số giải pháp tại một cơ quan cụ thể
Với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình” cũng là một đề tài về việc ứng dụng công nghệ thông tin
nhưng có kế thừa các công trình trước đó Bởi vì công nghệ thông tin luôn luôn thayđổi và tiến bộ hơn, và mỗi cơ quan lại áp dụng một phần mềm quản lý khác nhau
Vì vậy, với đề tài này sẽ góp phần vào việc làm phát triển của công nghệ thông tintrong quản lý hành chính, cụ thể là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn thư của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
3 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài của chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:
Một là, qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để đánh giá tìnhhình công tác văn thư cũng như thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình;
Hai là từ cơ sở đánh giá thực trạng công tác văn thư và thực trạng ứng dụngcông nghệ thông tin tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình của để đề xuất, kiến nghị nhữnggiải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện hơn việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư tại đây
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được những mục tiêu đề ra, khóa luận sẽ tập trung giải quyết
Trang 8những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình, tình hình công tác văn thư tại Sở;
- Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưtại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
- Đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
5.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
5.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của khóa luận là nghiên cứu ứng dụng công nghệ thôngtin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, bao gồm ứng dụng côngnghệ thông tin trong tất cả các khâu nghiệp vụ từ soạn thảovà ban hành văn bản,quản lý văn bản đi – đến, tra tìm văn bản đến quản lý hồ sơ công việc…
Với chuyên đề này, trong thời gian thực tập chuyên môn kết hợp khảo sátchuyên đề từ 10/01 đến 10/3/2017 nên tôi chỉ tập trung nghiên cứu tình hình và cácgiải pháp mang tính khái quát chung cho ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư, bước đầu tham mưu của Văn phòng cho lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh NinhBình, từ đó nâng cao nhận thức về công tác văn thư tại đây.)
6 Giả thuyết nghiên cứu
Nếu việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưđược thực hiện một cách khoa học, chuẩn xác, hiệu quả thì sẽ góp phần quyết địnhchất lượng làm việc của bộ phận văn thư nói riêng và của toàn bộ Sở Nội vụ tỉnhNinh Bình nói chung
7 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, tôi đã thực hiện các phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp này, tôi đã trực tiếp quan sátcông việc, thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản trong công việc
Trang 9của các cán bộ tại Sở.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, tôi sửdụng phương pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai thác phần mềm quản lývăn bản trong quá trình giải quyết công việc của các phòng, ban của cơ quan
- Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các phòng, ban của
Sở Việc phỏng vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quátrình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của Sở
- Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa,phát triển; hạn chế và nguyên nhân hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư tại cơ quan
- Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Căn cứ vào tình hình thực tế ứngdụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan, so sánh với tình hình ứngdụng công nghệ thông tin của các cơ quan khác
9 Bố cục của Khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài baogồm 03 chương chính sau đây:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Nội dung chương này giới thiệu khái quát về Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình vàthành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở cũng nhưvai trò, vị trí của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại đây
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Nội dung chương này bao gồm tình hình công tác văn thư và việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Nội dung chương này bao gồm những nhận xét, đánh giá và đề xuất giảipháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại SởNội vụ tỉnh Ninh Bình
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ
Trang 10hết sức tận tình củaSở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã cung cấp thông tin, số liệu thựctiễn phản ánh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Quađây, tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư - Lưutrữ Trường ĐHNVHN đã truyền thụ kiến thức khoa học về công tác văn thư để tácgiả có kiến thức lý luận chung nhất về côn tác văn thư cũng như việc ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác này Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm ơn sâu sắctới Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh là người hướng dẫn khoa học đã giúp tác giả lựachọn và tổ chức thực hiện đề tài Bên cạnh những thuận lợi, tác giả đã gặp nhữngkhó khăn nhất định trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin như trình độ nhận thức vàthời gian khảo sát còn hạn chế nên chưa tiếp cận được sâu rộng về việc ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn thư Với những khó khăn nêu trên khóa luận không thểtránh khỏi một số thiếu sót nhất định Vì vậy, tác giả kính mong nhận được sự chỉ bảo,góp ý của các thầy, cô giáo để khóa luận hoàn thiện hơn
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên Phan Thị Hải Ninh
Trang 11Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Từ năm 1975 trở về trước, xuất phát từ tình hình thực tế của chiến trườngtrong 2 cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ, công tác tổ chức cán bộ củatỉnh Ninh Bình dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Tỉnh ủy, Khu ủy đã động viên,khuyến khích mọi tầng lớp nhân dân tham gia vào lực lượng cách mạng lập nênnhiều chiến công hiển hách, giải phóng Ninh Bình vào ngày 30/6/1954
Sau chiến thắng lịch sử 30/4/1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, nướcnhà hoàn toàn thống nhất, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ công chức thuộc khuvực Nhà nước được chuyển giao từng bước từ sự lãnh đạo trực tiếp của Tỉnh ủy quaUBND tỉnh
Cùng với sự phát triển chung của tỉnh, trước yêu cầu thực tế đòi hỏi về côngtác tổ chức nhà nước ở địa phương và thực hiện hướng dẫn của Ban Tổ chức - Cán
bộ của Chính phủ về công tác tổ chức nhà nước,Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình đãđưa ra Quyết định số 25/QĐ-UBND về việc ban hành quy định, chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Quyết định đó được căn
cứ bởi Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Nghịđịnh số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư
số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dântỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; và xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
(Phụ lục 1: Quyết định số 25/QĐ-UBND về việc ban hành quy định, chứcnăng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình)
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
1.1.2.1 Vị trí, chức năng
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức năng
Trang 12tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nội
vụ, gồm: Tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổchức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; quản lý nhà nước về thanh niên; tôngiáo; thi đua, khen thưởng trên địa bàn tỉnh Ninh Bình
Sở Nội vụ chịu sự quản lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉđạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ,Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Những nhiệm vụ cụ thể về:
Thứ nhất, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quyhoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh
Thứ hai, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướngdẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lýnhà nước được giao
Thứ ba, các vấn đề như về tổ chức bộ máy; về quản lý, sử dụng biên chếhành chính, sự nghiệp; về tổ chức chính quyền; về công tác địa giới hành chính vàphân loại đơn vị hành chính; về cán bộ, công chức, viên chức; về cải cách hànhchính; về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ; về công tác văn thư, lưutrữ; về công tác thanh niên; về công tác tôn giáo; về công tác thi đua, khen thưởng.Đặc biệt, trong công tác văn thư, lưu trữ, nhiệm vụ bao gồm:
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp và doanhnghiệp nhà nước trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư,lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn và Trung
Trang 13tâm Lưu trữ tỉnh;
- Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt “Danh mụcnguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh”; thẩmtra “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các cơ quan thuộcDanh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện
Thứ ba, thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực đượcgiao theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Thứ tư, thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyếtkhiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí và
xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dân tỉnhgiao theo quy định của pháp luật
Thứ năm, Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnhvực khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh,
Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chức củacác Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Sở Nội vụ có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Chủ tịch UBND tỉnh bổnhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật Giám đốc là người đứng đầu Sở,chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ Nội vụ và trước pháp luật
về toàn bộ hoạt động của Sở về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đượcgiao Các Phó Giám đốc giúp Giám đốc Sở chỉ đạo một số mặt công tác và chịutrách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc uỷ nhiệm điều hànhcác hoạt động của Sở
Cơ cấu tổ chức của Sở gồm:
a Các phòng chuyên môn thuộc Sở:
- Văn phòng Sở;
- Thanh tra Sở;
- Phòng Tổ chức biên chế và tổ chức phi chính phủ;
Trang 14- Phòng Quản lý công chức, viên chức;
- Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
- Phòng Cải cách hành chính và Đào tạo;
b Các Ban, Chi cục thuộc Sở:
- Ban Thi đua, khen thưởng;
- Ban Tôn giáo
- Chi cục văn thư, lưu trữ
(Phụ lục 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình)
Căn cứ vào tình hình thực tế của địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ trình Uỷban nhân dân tỉnh quyết định việc thành lập các tổ chức sự nghiệp thuộc Sở theoquy định của pháp luật
Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm cụ thể công tác quản lýngành, lĩnh vực, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyếtđịnh biên chế của Sở Nội vụ
Việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức của Sở phải căn cứ vào vị trí việclàm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức, viên chức nhà nước theoquy định
1.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Như trên đã đề cập, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình có chức năng tham mưu, giúp
Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nội vụ, gồm: Tổchức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hànhchính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chứcnhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chínhphủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; quản lý nhà nước về thanh niên; tôn giáo; thi đua,khen thưởng trên địa bàn tỉnh Ninh Bình Trong quá trình hoạt động và phát triển,
Sở Nội vụ tỉnh đã hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn với thành phần, nộidung hết sức đa dạng và phong phú Cụ thể như sau:
1.2.1 Loại hình tài liệu
Trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ đã hình thành tài liệu giấy và tài
Trang 15liệu nghe nhìn (băng từ, phim, ảnh) tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử Tronggiới hạn của bài khóa luận này, tác giả tập trung vào khối tài liệu hành chính đây làkhối tài liệu chủ yếu hình thành và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của Sở.
1.2.2 Thể loại và nội dung tài liệu
vị có liên quan
- Xây dựng kế hoạch biên chế hành chính, sự nghiệp và lao động :
Ngày 12 tháng 5 năm 2014 Phòng Tổ chức bộ máy Sở Nội vụ đã ban hànhvăn bản số 363/SNV-TCBM về việc xây dựng kế hoạch biên chế hành chính, sựnghiệp và lao động năm 2015 gửi các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; UBNDcác huyện, thành phố, thị xã Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ đã đăng tải toàn
bộ nội dung Công văn số 363/SNV-TCBM đến các tổ chức, cá nhân và các đơn
vị có liên quan
- Báo cáo về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, số lượng người làm việctrong đơn vị sự nghiệp công lập và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chứchàng năm như:
Ngày 21/4/2014 phòng Tổ chức bộ máy Sở Nội vụ đã có công văn số298/SNV-TCBM về việc báo cáo về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, sốlượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập và chất lượng đội ngũ cán
bộ, công chức, viên chức gửi các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh; các đơn vị sự nghiệpthuộc tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã; các Hội và các tổ chức đượcgiao chỉ tiêu biên chế
Trang 161.2.2.2 Về công tác quản lý công chức – viên chức
Trong những năm gần đây, công tác quản lý công chức – viên chức đangđược Sở Nội vụ tỉnh thực hiện một cách nghiêm túc bằng các văn bản như:
- Ngày 17 tháng 2 năm 2017 UBND tỉnh Ninh Bình đã ban hành văn bản số52/UBND-VP7 về việc hợp đồng chuyên môn nghiệp vụ tại các cơ quan, đơn vị;
- Ngày 24/11/2015 Sở Nội vụ đã ban hành văn bản số: 1315/SNV-QLCCVC
về việc đánh giá xếp loại cán bộ, công chức, viên chức;
- Ngày 16/10/2015 phòng Quản lý công chức viên chức, Sở Nội vụ đã banhành văn bản số 1177/SNV-QLCCVC Về việc chuyển xếp lương cho giáo viênmầm non theo Thông tư liên tịch số 09/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC;
- Ngày 21 tháng 9 năm 2016, Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số967/SNV-CCVC về việc rà soát và báo cáo số lượng cấp phó trong cơ quan, tổchức đến các Sở, Ban, Ngành; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh;UBND huyện, thành phố
1.2.2.3 Về cải cách hành chính
Để tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính trong giai đoạn mới theo tinh thầnĐại hội XI của Đảng, trong những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã thựchiện bằng một số văn bản cụ thể sau:
- Công văn số 18/SNV-CCHC&ĐT về việc Hướng dẫn thực hiện tựđánh giá, chấm điểm để xác định chỉ số cải cách hành chính của Sở, Ban,Ngành năm 2016;
- Công văn số 15/SNV-CCHC&ĐT về việc Hướng dẫn thực hiện tự đánhgiá, chấm điểm để xác định chỉ số cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân cấphuyện năm 2016;
- Dự thảo Kế hoạch cải cách hành chính năm 2017;
- Thực hiện Quyết định số 1423/QĐ-UBND ngày 24/12/2015 của Uỷ bannhân dân tỉnh ban hành Chỉ số cải cách hành chính của các sở, ban, ngành, Uỷ bannhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, Sở Nội
vụ đã xây dựng dự thảo hướng dẫn báo cáo tự đánh giá, chấm điểm để xác định Chỉ
số cải cách hành chính năm 2016 của các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp
Trang 17huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên cơ sở bám sát Bộ chỉ số cải cách hành chính
Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành, các văn bản chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh vềcải cách hành chính và tình hình triển khai các nhiệm vụ thực tế trong năm 2016;
- Hướng dẫn số 06/HD-SNV ngày 02/10/2015 của Sở Nội vụ về việc thực hiện
cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Ninh Bình;
- Thực hiện Quyết định số 1423/QĐ-UBND ngày 24/12/2015 của Uỷ bannhân dân tỉnh ban hành Chỉ số cải cách hành chính của các sở, ban, ngành, Uỷ bannhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, Kếhoạch số 98/KH-UBND ngày 28/12/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình vềcải cách hành chính năm 2016, Sở Nội vụ ban hành kế hoạch điều tra xã hội họcphục vụ đánh giá, chấm điểm chỉ số cải cách hành chính năm 2016 của các sở, ban,ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện;
1.2.2.4 Về đào tạo, bồi dưỡng
Để xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạođức tốt, có bản lĩnh chính trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy phục
vụ nhân dân, bên cạnh các khía cạnh khác nhau của công tác tổ chức cán bộ còn cầnphải có các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp, hiệu quả Trước tình hình đó,trong những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh đã ban hành một số văn bản sau:
- Ngày 30 tháng 9 năm 2014, Sở Nội vụ tỉnh ban hành văn bản số SNV về việc tuyển sinh lớp Đại học Kinh tế hệ vừa làm vừa học năm 2014;
203/TB Ngày 18 tháng 02 năm 2014, Sở Nội vụ tỉnh ban hành văn bản số 33/TB203/TB SNV về việc tuyển sinh lớp Đại học Luật hệ vừa làm vừa học năm 2014;
33/TB Thực hiện Công văn số 26933/TB CV/BTCTU ngày 11/5/2016 của Ban Tổ chứcTỉnh uỷ về việc báo cáo kết quả công tác đào tạo, bồi dưỡng, Sở Nội vụ đề nghị các
sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố xây dựng báo cáo kết quả đào tạo, bồidưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý giai đoạn 2011-20151.2.2.5 Về xây dựng chính quyền
Chính quyền cơ sở là nơi trực tiếp triển khai, tổ chức thực hiện các đườnglối, chủ trương, chính sách và pháp luật của Đảng và Nhà nước, là cầu nối giữa Nhànước với nhân dân.Vì thế, yêu cầu đặt ra đối với chính quyền cơ sở vừa phải thực
Trang 18hiện đầy đủ quyền lực trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, đồng thời phải mềmdẻo, linh hoạt trong tiếp xúc, làm việc với nhân dân Xây dựng bộ máy chính quyền
cơ sở vững mạnh, đủ năng lực tổ chức thực hiện các nhiệm vụ là cơ sở để phát triểnkinh tế - xã hội, thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội XVI Đảng bộ tỉnh.Trongnhững năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã ban hành một số văn bản sau:
- Ngày 12 tháng 1 năm 2017 Ban chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ đề nghịcông nhận xã An toàn khu, vùng an toàn khu đã ban hành Hướng dẫn số 05/HD-BCĐ về việc lập hồ sơ khoa học đề nghị công nhận xã An toàn khu, vùng An toànkhu trên địa bàn tỉnh Ninh Bình;
- Ngày 04 tháng 11 năm 2014, phòng Xây dựng chính quyền thuộc Sở Nội
vụ tỉnh đã ban hành văn bản số 1167/SNV-XDCQ về việc báo cáo kết quả thực hiệncông tác xây dựng chính quyền năm 2014;
- Hướng dẫn số 06/HD-SNV về thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên đối vớitrưởng công an xã
1.2.2.6 Về công tác thanh niên
Trong quá trình lãnh đạo đất nước, Đảng ta luôn đề cao vai trò, vị trí củathanh niên, xác định thanh niên là lực lượng xung kích cách mạng Trước yêu cầucủa thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, quá trình hội nhậpquốc tế ngày càng sâu rộng và sự biến đổi nhanh chóng của tình hình thanh niên,đòi hỏi phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác thanh niên nhằmchăm lo, bồi dưỡng và phát huy cao nhất vai trò, sức mạnh của thanh niên trongcông cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Điều này cũngđược Sở Nội vụ tỉnh tiếp thu và ban hành một số văn bản về công tác thanh niêntrong những năm gần đây như sau:
- Báo cáo sơ kết chương trình phát triển thanh niên tỉnh Ninh Bình năm 2014;
- Báo cáo sơ kết triển khai thực hiện Nghị quyết số 45/NQ-CP của Chính phủ;
- Công văn số 1019/SNV-CTTN ngày 24 tháng 9 năm 2014 của Sở Nội vụ
về việc góp ý dự thảo Đề án chỉ số đánh giá phát triển của thanh niên và Đề án cơ
sở dữ liệu quốc gia về thanh niên;
- Thông báo số 188/TB-HDTC ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Hội đồng
Trang 19tuyển chọn Sở Nội vụ thông báo kết quả tuyển chọn Đội viên trí thức trẻ tìnhnguyện về các xã tham gia phát triển nông thôn, miền núi giai đoạn 2013-2020;
- Ngày 07/4/2014 Phòng Công tác thanh niên Sở Nội vụ đã có công văn số245/SNV-CTTN gửi các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; Tỉnh đoàn Ninh Bình;UBND các huyện, thành phố, thị xã về việc xây dựng báo cáo kết quả thực hiện cácnhiệm vụ trọng tâm thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về thanh niên;
- Công văn số 31/SNV-CNTT về việc phối hợp thực hiện dự thảo báo cáoUBND tỉnh về kết quả thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về thanh niên năm
2012 và lập danh sách tổ chức và cá nhân được phân công thực hiện quản lý nhànước về thanh niên
1.2.2.7 Về công tác văn thư – lưu trữ
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối vớitất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt làChủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưutrữ và tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình cũng đã nhận thức được tầm quantrọng của công tác văn thư, lưu trữ bằng cách ban hành một số văn bản sau:
- Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số636/QĐ-SNV ngày 15/10/2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữcủa Sở Nội vụ);
- Công văn số 861/SNV-CCVTLT ngày 24/8/2016 về việc quy định đơn giátiền lương; định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm trong quytrình chỉnh lý tài liệu giấy;
- Quyết định số 01/QĐ-CCVTLT ngày 04/01/2017 về việc ban hành Danhmục hồ sơ năm 2017;
- Công văn số 152/SNV-CCVTLT về việc báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồnđọng, tích đống
- Kế hoạch số 08/KH-SNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 về việc kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2017
Tóm lại, trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, Sở Nội vụ tỉnhNinh Bình đã sản sinh một khối lượng lớn với nhiều loại văn bản khác nhau để phục
Trang 20vụ công tác tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhànước về nội vụ Tài liệu của Sở Nội vụ phong phú về mặt nội dung, đa dạng vềthành phần, chiếm khối lượng lớn và có ý nghĩa nhiều mặt đối với đất nước cũngnhư đối với tỉnh Ninh Bình Vì vậy, khối tài liệu đó cần được lập hồ sơ, bảo quản antoàn và đặc biệt là đưa ra khai thác sử dụng có hiệu quả, phục vụ hoạt động quản lý,điều hành của Sở và các yêu cầu khác nhau của xã hội Như vậy mới có thể thấyrằng khối tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của Sở có vai trò vô cùng quantrọng để phục vụ các nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của Nhà nước, cơ quan,
hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặcbiệt, đối với văn phòng các cơ quan nhà nước như Sở Nội vụ thì công tác văn thư –lưu trữ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng
Có thể nói, vị trí và ý nghĩa của văn bản trong hoạt động quản lý của Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình chiếm một vị trí quan trọng và là một mắt xích không thể thiếu.Cùng với các cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nước nói chung và các đơn vịtrong ngành nói riêng, Sở Nội vụ tỉnh đã và đang làm tốt công tác Văn thư – Lưutrữ Những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữsong song với hệ thống văn bản điện tử để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây lànhững bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lýrất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản antoàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng đóng vài trò vô cùng quan trọng
Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, mật thiết với nhau.Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành,quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử
Trang 21Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước
đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ lànguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất chongười soạn thảo văn bản
Trong quá trình hoạt động, Sở không thể rút ngắn thời gian ban hành cácquyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không cóđầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Hoạt động quản lý, điều hành của Sởđược tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ cólàm tốt hay không, việc quản lý hồ sơ, tài liệu khoa học hay không Như vậy, thựchiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác lưu trữ
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốtcông tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnhhưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập
hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lậpkhoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưutrữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Theo giáo sư SueMcKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “Lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục
vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai”[25;58]
Có thể thấy rằng, công tác văn thư, công tác lưu trữ là một bộ phận khôngthể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Để đưa công tác này đi vào
nề nếp và phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bìnhcần phải có sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Sở và tập thể, cán bộ nhân viêntrong toàn cơ quan
Trang 22Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 2.1 Tình hình công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
2.1.1 Hoạt động quản lý
Để thực hiện hoạt động quản lý trong công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh NinhBình đã triển khai thực hiện một số biện pháp như: Tổ chức triển khai thực hiện cácvăn bản QPPL và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư; các văn bản hướng dẫnnghiệp vụ; việc quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống
kê, sơ kết, tổng kết; tổ chức bộ phận/nhân sự làm công tác văn thư Cụ thể như sau:2.1.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫnviệc thực hiện công tác văn thư
a Ban hành Quy chế văn thư – lưu trữ
Để quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã ban hànhQuy chế về công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐ-SNV ngày 15/10/2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của SởNội vụ)
Quy chế này quy định về công tác văn thư - lưu trữ, áp dụng đối với Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình Quy chế bao gồm 03 chương cụ thể như sau:
Chương 1: Quy định chung; Chương 2: Công tác văn thư; Chương 3: Công tác lưutrữ Trong đó, công tác văn thư quy định trong Quy chế này bao gồm các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trongquá trình hoạt động của Sở Nội vụ; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưutrữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu Công tác lưu trữ quy định trong Quy chếnày bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở
(Phụ lục 3: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnhNinh Bình)
Nhìn chung, Quy chế văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình banhành đã đầy đủ các vấn đề liên quan và phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan
Trang 23b Ban hành văn bản chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư
Song song cùng với việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ thìhàng năm Sở Nội vụ đã ban hành văn bản chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tácvăn thư, lưu trữ Đây là một trong những khâu quan trọng trong việc thực hiệnchức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, trong đó có lĩnh vực văn thư, lưutrữ Văn bản chỉ đạo, kiểm tra về việc thực hiện công tác văn thư trong những nămgần đây của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình có thể kể đến như: Kế hoạch số 08/KH-SNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 của Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưutrữ tài liệu lưu trữ năm 2017 với các nội dung chủ yếu sau:
- Tình hình phổ biến, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn của Trungương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Việc ban hành, sửa đổi các văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn thực hiệncông tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức: Quy chế công tác văn thư, lưutrữ; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Văn bản chỉ đạo lập hồ
sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; Kiểm tra, hướng dẫn côngtác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý
- Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư: Quản lý văn bản đi, đến; quản lý
và sử dụng con dấu; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; công tác lập hồ sơcông việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
- Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ: Công tác thu thập, bảo quản tài liệuphục vụ khai thác, sử dụng tài liệu văn thư tại cơ quan, tổ chức; công tác chỉnh lý;tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ
- Việc bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức,đơn vị và địa phương
- Thực trạng tài liệu lưu trữ, việc bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị bảoquản tài liệu theo quy định
(Phụ lục số 4: Kế hoạch số 08/KH-SNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 của Sở
Trang 24Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2017)
2.1.1.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh được thực hiện theo các văn bảncủa cơ quan cấp trên như: Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính;
01/2011/TT-Ngoài ra, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình còn ban hành văn bản chỉ đạo, hướngdẫn nghiệp vụ như Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 27/4/2016 của Sở Nội vụ vềviệc lập hồ sơ công việc Hướng dẫn này bao gồm 04 phần:
Yêu cầu của việc lập hồ sơ; Quy trình lập hồ sơ; Trách nhiệm đối với công tác lập
hồ sơ; Tổ chưc thực hiện
Trong đó, Yêu cầu của việc lập hồ sơ đó là: phản ánh đúng chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; đảm bảo mối liên hệ khách quangiữa các văn bản; các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị; phản ánh đúng thểthức văn bản; hồ sơ cần được biên mục và chính xác; hồ sơ phải thuận lợi cho việc
sử dụng và bảo quản Quy trình lập hồ sơ bao gồm 03 bước đó là Lập Danh mục
hồ sơ; Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu; Kết thúc hồ sơ; Nộp lưu hồ
sơ vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị
(Phụ lục 5: Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 27/4/2016 của Sở Nội vụ vềviệc lập hồ sơ công việc)
Nhìn chung, số lượng các văn bản được ban hành nhằm chỉ đạo, kiểm tracũng như hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ chiếm số lượng chưa nhiều.Nhưng văn thư cơ quan đã thực hiện tương đối tốt các khâu nghiệp vụ văn thư, tuynhiên, nội dung lập hồ sơ công việc là khâu nghiệp vụ mà cán bộ, công chức của
Sở còn thực hiện chưa tốt nên Sở đã ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về côngtác này
2.1.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơkết, tổng kết về công tác văn thư
Về hoạt động nghiên cứu khoa học, Sở Nội vụ tỉnh đã phối hợp với Sở
Trang 25Thông tin và Truyền thông nghiên cứu, dự thảo văn bản hướng dẫn ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơquan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Trước tình hình là trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, các cơquan, tổ chức chưa chú trọng thực hiện hoạt động ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác văn thư, lưu trữ, việc đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thôngtin phục vụ quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử chưa được quan tâmđúng mức, Sở Nội vụ đã triển khai một số đề tài, trong đó đề tài “Sử dụng hiệu quảphần mềm quản lý văn bản và điều hành tỉnh Ninh Bình” đã và đang được tổ chức
Sau 01 năm tổ chức triển khai, Đề tài đã đạt được những kết quả chính sau:
- Áp dụng thành công Phần mềm quản lý văn bản điều hành và quản lý tỉnhNinh Bình (Phần mềm giúp xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu tỉnh NinhBình, Phần mềm được xây dựng với mã nguồn mở có thể cải tiến và áp dụng trongviệc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan,đơn vị trên địa bàn tỉnh Ninh Bình)
- Cơ sở dữ liệu tài liệu tỉnh Ninh Bình: Nhập dữ liệu thông tin đầu vào đốivới 1.302 hồ sơ, 2.868 văn bản, 300 toàn văn bản (bản scan file PDF) thuộc cácphông lưu trữ đang được bảo quản tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh
Về hoạt động đào tạo bồi dưỡng, Sở Nội vụ tỉnh đã ban hành các văn bảnnhư Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức khối Nhà nước hàngnăm như: Thông báo số 62/TB-SNV ngày 09/03/2016 của Sở Nội vụ về Kế hoạchđào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức khối Nhà nước năm 2016
Về hoạt động thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư được Sở Nội vụtỉnh thực hiện bằng các giao cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đôn đốc, hướngdẫn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện chế độ báo cáo thống kê vềcông tác văn thư, lưu trữ và tổng hợp số liệu, báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước theo đúng nội dung và thời gian yêu cầu
Ngoài ra, Chi cục cũng đã thực hiện tốt chế độ báo cáo đột xuất các nộidung về công tác văn thư, lưu trữ theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước như: Tình hình tổ chức, nhân sự và quản lý tài liệu lưu trữ tại Chi cục; tìnhhình quản lý, thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp
Trang 26lưu về Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung, xây dựng mới vănbản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ;cung cấp thông tin về tình hình quản lý tài liệu lưu trữ số tại Chi cục, Ví dụ như:Báo cáo ánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 và đề raphương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2017.
Công tác sơ kết, tổng kết về công tác văn thư được Sở Nội vụ tỉnh tổ chứchội nghị hằng năm và yêu cầu các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, các phòng,ban chuyện môn, thuộc Sở báo cáo định kỳ
2.1.1.4 Tổ chức bộ phận/nhân sự làm công tác văn thư
Hệ thống tổ chức thực hiện công tác văn thư của Sở Nội vụ tỉnh hiện naygồm 02 bộ phận: Văn thư chuyên trách của Sở (Văn phòng Sở), chuyên viên kiêmnhiệm công tác văn thư, lưu trữ của các phòng chuyên môn, đơn vị, ban thuộc Sở.Trong đó:
Về văn thư chuyên trách tại Sở: Là một phòng chuyên môn thuộc Sở, Vănphòng thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật thông tin của Sở theoquy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và quản lýcon dấu Hiện nay,Văn phòng Sở có 14 chuyên viên, người lao động trong đó 05chuyên viên, 01 lưu trữ viên và 02 hợp đồng lao động (theo Nghị định 68/NĐ-CP),
02 Thạc sỹ, 06 cử nhân Phòng có Trưởng phòng và 01 Phó trưởng phòng; bên cạnhviệc thực hiện các nghiệp vụ văn thư và lưu trữ còn kiêm nhiệm công tác hànhchính (tổng hợp, báo cáo, cán bộ, khen thưởng, kỷ luật, cải cách hành chính, ISO )của Văn phòng
Trong thực tế, đội ngũ chuyên viên của Văn phòng Sở đã đáp ứng công việcđược giao trong những năm qua Tuy nhiên, một số cán bộ không đúng chuyênngành đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (chỉ có 03/08 vị trí được đào tạo đúngchuyên ngành) nên cũng gặp khó khăn trong việc tổ chức thực hiện
Về văn thư kiêm nhiệm tại các phòng chuyên môn, ban, Chi cục thuộc Sở:Đối với các vụ, đơn vị quản lý nhà nước, mỗi đơn vị cử 01 chuyên viên kiêm nhiệmlàm công tác văn thư, lưu trữ Những vị trí này chủ yếu mới được trang bị nghiệp vụqua một số lớp bồi dưỡng, đào tạo ngắn ngày do Ủy ban tổ chức hàng năm, thường
Trang 27là cán bộ mới được nhận công tác và cũng thường xuyên thay đổi do yêu cầu côngtác Đây là một khó khăn trong việc duy trì tính ổn định nghiệp vụ và tổ chức đàotạo, bồi dưỡng.
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ
Nghiệp vụ công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh cơ bản gồm các nội dung:soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trongquá trình hoạt động của Sở Nội vụ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưutrữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu Tất cả những nghiệp vụ đó đều được cáccán bộ văn thư thực hiện theo Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ(ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐ-SNV ngày 15 tháng 10 năm 2013 củaGiám đốc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình)
Cụ thể như sau:
2.1.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Sở Nội vụ tỉnh được thực hiệntheo đúng quy định tại các văn bản pháp luật như: Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính và các văn bản pháp luật có liên quan khác
Theo báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2016, Sở Nội vụtỉnh đã ban hành 3379 văn bản bao gồm các thể loại như Quyết định, Thông báo,Báo cáo, Công văn,… Công tác soạn thảo đều đúng thể thức và đúng trình tự theoquy định của pháp luật Trong đó:
- Về thể thức: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnhđược căn cứ vào Thông tư 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Theo Thông tư trên, văn bản hành chính của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình cóđầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành vănbản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại
và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Quyền hạn, chức vụ, họ tên vàchữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Các thànhphần khác
Trang 28- Về quy trình ban hành văn bản:
Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Sở Nội vụ chỉ trình Uỷ ban nhân dântỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm
và các đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địabàn tỉnh
Đối với văn bản hành chính: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của SởNội vụ tỉnh Ninh Bình căn cứ vào Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004của Chính phủ về Công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV về Hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và một số văn bản quy phạm phápluật khác cũng như Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Ban hànhkèm theo Quyết định số 636/QĐ-SNV ngày 15 tháng 10 năm 2013 của Giám đốc sởNội vụ tỉnh Ninh Bình) Theo đó, quy trình được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Phòng chuyên môn, công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản cótrách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản bằng chương trình Microsoft Word hoặc MicrosoftExcel, sau đó lưu văn bản vào file nhất định trong máy tính
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Giám đốc Sở tham khảo ý kiến của các
cơ quan khác hoặc cá nhân có liên quan; rồi nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoànchỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản: Việc trình duyệt được tiến hành bằng cách Bước 2: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản
- Trong trường hợp dự thảo đã được người có thẩm quyền phê duyệt, nhưngthấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm và dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân đượcgiao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyếtđịnh việc sửa chữa, bổ sung; Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phứctạp có nhiều vấn đề cần trình thì phải kèm theo hồ sơ trình ký
Trang 29Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản phải đám bảo các yêu cầu sau:
- Đánh máy văn bản theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bảy văn bản;
- Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng quy định;
- Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo Sở quyết định theo quy định về bảo
vệ bí mật Nhà nước
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Trưởng các phòng chuyên môn hoặc công chức chủ trì soạn thảo văn bảnphải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuấtmức độ khẩn, mật, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, xácđịnh việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định;
- Chuyên viên pháp chế thuộc Thanh tra Sở kiểm tra về thể thức, kỹ thuậttrình bày văn bản, chịu trách nhiệm về việc kiểm tra văn bản của Sở trước khi kýban hành phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”
Bước 6: Ký văn bản
Theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh NinhBình, Giám đốc Sở có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan ban hành Cáctrường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền(phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.) Giám đốc Sở có thể giao cho ChánhVăn phòng Sở ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản
Nhìn chung, chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản tại Chi cục ngày càngđược nâng cao, đáp ứng tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Chi cục Việc ứng dụngcông nghệ thông tin bằn cách sử dụng máy tính và chương trình soạn thảo văn bảnMicrosoft đã tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản, giúp việc ban hành văn bản nhanhchóng, kịp thời Các văn bản được ban hành đều đảm bảo đúng căn cứ pháp lý, đúngthẩm quyền ban hành, nội dung văn bản đều hợp pháp và thống nhất; thể thức, kỹthuật trình bày đúng quy định
Trang 302.1.2.2 Quản lý văn bản
a Quản lý văn bản đi
Công tác quản lý văn bản đi tại Sở Nội vụ tỉnh được thực hiện theo đúng quyđịnh tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tácvăn thư, Thông tư 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và một số văn bản quy phạm pháp luật kháccũng như Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Ban hành kèm theoQuyết định số 636/QĐ-SNV ngày 15 tháng 10 năm 2013 của Giám đốc sở Nội vụtỉnh Ninh Bình)
Theo báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm, cụ thểnăm 2016, số lượng văn bản đi của Sở Nội vụ năm 2016 là 3379 văn bản (tính đếnngày 17/11/2016) chủ yếu là các thể loại như Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Côngvăn,… Cụ thể được trình bày ở bảng 1.2
Bảng 2.1: Bảng thống kê số lượng văn bản đi của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình năm 2016
STT Hình thức gửi văn bản Tổng số văn bản đi Ghi chú
1 Hoàn toàn trên môi trường mạng
Tất cả văn bản do Sở phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Chuyên viên pháp chế kiểm tra thể thức và kỹthuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xemxét, giải quyết
- Đăng ký văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản
Tất cả văn bản đi đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, ghi ngày, thángtheo hệ thống chung của đơn vị do văn thư thống nhất quản lý và không cấp số vănbản trước
Trang 31- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);
Về việc nhân bản: Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác địnhtrên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bảnkhông liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo đểlưu ở Văn thư;
Về việc đóng dầu cơ quan: Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái Việc đóng dầu lên các phụ lục kèm theo văn bảnhành chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lênmột phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục;
Về việc đóng dấu các độ khẩn được quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15Thông tư số 01/2011/TT-BNV; đóng dấu các độ mật và dấu thu hồi được khắc sẵntheo quy định tại Mục 2, Thông tư số 02/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiếtthi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
Về thủ tục phát hành, văn thư phải tiến hành các công việc: Lựa chọn bì,Viết bì, Vào bì và dán bì, Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên
bì (nếu có)
Về việc chuyển phát văn bản đi: Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tụchành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậmnhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản QPPL có thể phát hành sau 03ngày, kể từ ngày ký văn bản
Về việc theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõiviệc chuyển phát văn bản đi và thực hiện các công việc chuyển phát như: Lập Phiếugửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản, xử lý văn bản được đóng các loại dấu khácnhau…
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Vănthư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc Bản lưu tại văn thư là bản cóchữ kỹ trực tiếp của người có thẩm quyền
- Riêng đối với các văn bản của các Ban mà đống chí Phó Giám đốc kiêm
Trang 32trưởng ban ký thay liên quan đến lĩnh vực của Ban thì văn thư Sở chỉ có trách nhiệmvào sổ, đóng dấu và lưu trữ Các khâu còn lại của quy trình như in ấn, làm thủ tụcchuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản do văn thư các ban chịu tráchnhiệm.
Hiện nay, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đang triển khai, áp dụng thử nghiệmchương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT- iOffice theo kếhoạch của UBND tỉnh Trong phần mềm, các bước đăng ký văn bản, số lượng vănbản cần nhân bản, mức độ của văn bản đều được hiển thị tổng hợp trong phần
“Đăng ký văn bản” trong mục “Văn bản đi” của phần mềm.
Chỉ với các thao tác đơn giản là điền đầy đủ các thông tin cần thiết của vănbản cần ban hành thì văn bản đó sẽ được ban hành kịp thời, gửi đi nhanh chóng, sốlượng văn bản cần nhân bản chính xác… Đến cuối năm, cán bộ văn thư sẽ sử dụngtài khoản của mình để in sổ văn bản đến bằng cách điền đầy đủ thông tin vào phần
“In sổ văn bản đi” trong mục “Báo cáo thống kê” của phần mềm quản lý văn bản
và điều hành, sau đó đặt lệnh in Từ đó, lãnh đạo Sở có cơ sở để có thể quản lý toàn
bộ văn bản đi của cơ quan
b Quản lý và giải quyết văn bản đến
Công tác quản lý văn bản đến tại Sở Nội vụ tỉnh được thực hiện theo đúng quyđịnh tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tácvăn thư, Thông tư 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và một số văn bản quy phạm pháp luật kháccũng như Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Ban hành kèm theoQuyết định số 636/QĐ-SNV ngày 15 tháng 10 năm 2013 của Giám đốc sở Nội vụtỉnh Ninh Bình)
Theo báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm, cụ thểnăm 2016, số lượng văn bản đến của Sở Nội vụ năm 2016: 6130 văn bản (tínhđến ngày 17/11/2016) chủ yếu là các thể loại như Quyết định, Thông báo, Báocáo, Công văn,…
Trang 33Bảng 2.2: Bảng thống kê số lượng văn bản đến của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình năm 2016
STT Hình thức nhận văn bản Tổng số văn bản đến Ghi chú
1 Hoàn toàn trên môi trường mạng
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
Về việc tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn,trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc đều phải được tập trung tại bộ phận văn thư đểlàm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Khi tiếp nhận, văn thư phải kiểm tra đối chiếu vềnơi gửi, nơi nhận, số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có),… sau đó mới
ký nhận vào sổ Kịp thời xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình tiếp nhận vàcác hình thức văn bản đến như qua fax hay qua mạng
Về việc phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
Thứ nhất là phân loại các loại bì văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” (chữ
“A”, chữ “B” hoặc chữ “C”), cán bộ văn thư chuyển cả bì thư có dấu niêm phong
đó đến cho người có tên được nhận Trường hợp loại bì văn bản gửi đến cho tổ chứcĐảng, các đoàn thể trong Sở và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, đượcchuyển tiếp cho nơi nhận
Thứ hai là khi bóc bì, văn thư cần lưu ý một số điều như: Những bì có đóngdấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối vớivăn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấubưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản,…
Thứ ba là việc đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến, văn thư đã thực hiệnđúng các công việc như đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống của tất
cả văn bản đến (kể cả văn bản không bóc bì) và xử lý văn bản gửi qua các hình thức
Trang 34khác như qua fax, qua mạng.
Thứ tư là việc đăng ký văn bản đến được văn thư thực hiện vào các sổ, baogồm: Sổ đăng ký văn bản đến của Bộ, ngành Trung ương; Sổ đăng ký văn bản đếncủa Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh; Sổ đăng ký văn bản của các cơ quan, tổ chứctrong và ngoài tỉnh; Sổ đăng ký văn bản mật đến; Sổ đăng ký đơn thư
- Trình, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Văn thư Sở đã thực hiện nghiêm quy trình quản lý văn bản đến Tất cả vănbản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được đóng dấu “Đến”, đăng ký và trìnhlãnh đạo Chi cục cho ý kiến phân công giải quyết kịp thời Việc chuyển giao vănbản đến các phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết được thực hiện chínhxác, chặt chẽ, đúng đối tượng
Hiện nay, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đang triển khai, áp dụng thử nghiệmchương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT- iOffice theo kếhoạch của UBND tỉnh Trong phần mềm, các bước như tiếp nhận văn bản, chuyển
giaovăn bản đến,… đều được hiển thị tổng hợp trong phần trong mục “Văn bản đi”
của phần mềm Trong đó, khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ chỉ cần vào phần “Xem văn bản đến” Và khi muốn chuyển giao văn bản đến các đối tượng khác thì chỉ cần
nhấn vào văn bản nhất định rồi nhấn “Chuyển tiếp văn bản”
Chỉ với các thao tác đơn giản là điền đầy đủ các thông tin cần thiết của vănbản cần ban hành thì văn bản đó sẽ được gửi đến các đối tượng kịp thời, nhanhchóng, chính xác…
Ngoài ra, cán bộ có thể theo dõi tình hình xử lý, giải quyết văn bản đến bằng
cách nhấn vào phần “Tình hình xử lý văn bản” trong mục “Báo cáo thống kê” để
kịp thời báo cáo lãnh đạo có biện pháp nhắc nhở đôn đốc việc xử lý văn bản của cácphòng ban đúng tiến độ Đồng thời, lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo đơn vị cũng cóthể theo dõi tình hình xử lý văn bản bằng cách này
2.1.2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Văn bản hình thành trong hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh NinhBình, sau khi đã giải quyết xong đều phải được lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng
Trang 35phục vụ cho hoạt động của cơ quan Theo Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày27/4/2016 của Sở Nội vụ về việc lập hồ sơ công việc, nội dung việc lập hồ sơcông việc bao gồm:
Bước 1: Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ
sơ, như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và intheo mẫu/tiêu chuẩn về bìa hồ sơ TCVN 9251:2012
- Mỗi cán bộ chuyên môn khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm
mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổchức chưa có Danh mục hồ sơ)
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Mỗi cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản,tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tươngứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm
- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnhđạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy
đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, người lập hồ sơ cótrách nhiệm:
+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần
bổ sung cho đủ
+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bảnchính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Vănphòng hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ
sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy khôngcần phải lưu giữ
+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việchoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản Trường hợp trong hồ sơ có tàiliệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp
Trang 36xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày quá 03 cm thì tách thành các đơn vị bảo quảnkhác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng + Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ vàthực tế tài liệu trong, hồ sơ).
+ Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong
hồ sơ (nếu cần)
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kếtthúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau
Về thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu:
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quanđược quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ,tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình đượcquyết toán
- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tàiliệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tàiliệu sau:
+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khivăn bản hết hiệu lực thi hành
+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn
Trang 37lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan) Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và cán bộ
văn thư, lưu trữ của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh giữ mỗi loại một bản
Thực tế cho thấy việc lập hồ sơ tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình chưa được thựchiện tốt Xuất phát từ cách hiểu chưa đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đến côngtác lập hồ sơ công việc của các đơn vị, cá nhân xem đây là nhiệm vụ của cán bộ vănthư, lưu trữ Vì vậy, việc lập hồ sơ công việc chưa được các cán bộ chuyên mônthực hiện một cách đầy đủ theo quy định
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư của Văn phòng SởNội vụ tỉnh, được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đã giảiquyết xong Lập hồ sơ công việc không được thực hiện tốt ở bộ phận văn thư sẽ cóảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và thời gian giải quyết công việc cũng như côngtác thu thập, bảo quản tài liệu có giá trị để phục vụ cho công tác lưu trữ
Hiện nay, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đang triển khai, áp dụng thử nghiệmchương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT- iOffice theo kếhoạch của UBND tỉnh Trong phần mềm, các bước để lập hồ sơ công việc đều được
hiển thị tổng hợp trong phần “Lưu hồ sơ công việc mới” trong mục “Công việc”
của phần mềm Chỉ với các thao tác đơn giản là điền đầy đủ các thông tin cần thiếtcủa hồ sơ công việc cần lập thì hồ sơ công việc đó sẽ được tạo ra một cách nhanhchóng, chính xác
2.1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Việc sử dụng và quản lý con dấu được cán bộ văn thư thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 về quản lý và sử dụng con dấu;Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an Quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016của Chính phủ : Về quản lý và sử dụng con dấu cũng như Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ (Ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐ-SNV ngày
15 tháng 10 năm 2013 của Giám đốc sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình)
Về việc quản lý con dấu được thực hiện như sau:
Trang 38- Các con dấu của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh được giao cho cán bộ văn thưquản lý và sử dụng, cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịutrách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng việc quản lý và sử dụng con dấu, có tráchnhiệm thực hiện những quy định sau:
+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ văn thư.Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi Văn phòng phải được sự đồng ý của ngườiđứng đầu cơ quan và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu Condấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản củangười có thẩm quyền
- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo ngườiđứng đầu Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh làm thủ tục đổi con dấu Trường hợp con dấu
bị mất, người đứng đầu Văn phòng phải báo cáo cơ quan Công an, nơi xảy ra mấtcon dấu, lập biên bản
Về việc sử dụng con dấu được thực hiện như sau:
- Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của Văn phòng Sở vàchỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ kýcủa người có thẩm quyền
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không
có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lêncác văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền
Văn phòng đã thực hiện quản lý con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệmcủa mình Con dấu được bảo quản hợp lý trong tủ gỗ tại nơi thoáng mát Khi sửdụng xong phải để đúng vị trí, khoá tủ và bảo quản tại phòng Văn thư Các con dấuđược bố trí theo từng ngăn hợp lý, tiện cho việc sử dụng, con dấu được cán bộ vănthư giữ gìn bảo quản cẩn thận, sạch sẽ
Hiện nay, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đang triển khai, áp dụng thử nghiệmchương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT- iOffice theo kếhoạch của UBND tỉnh Tuy nhiên, ở khâu nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấuchưa được áp dụng vì không có một hành lang pháp lý hoàn chỉnh về việc quản lý
Trang 39Vấn đề này đã được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm và cụ thể hoábằng những văn bản pháp luật như Chỉ thị 58 của BCH TW Đảng về ứng dụng côngnghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước: “Ứngdụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần… thúc đẩy côngcuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, hỗ trợ có hiệu quảquá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống củanhân dân” [5;1] và “Tin học hóa các hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước
là bộ phận hữu cơ quan trọng của nên cải cách hành chính quốc gia, là nhiệm vụthường xuyên của các cơ quan nhằm tăng vường năng lực quản lý, nâng cao năngsuất, chất lượng hiệu quả”[5;1]
Nhà nước ta cũng có ban hành một số văn bản khác như : Nghị quyết số07/2000/NQ-CP ngày 05 tháng 6 năm 2000 của Chính phủ về xây dựng và pháttriển công nghệ phần mềm giai đoạn 2000 – 2005 với quan điểm: “Công nghệ phần
mềm là một ngành kinh tế mới, có giá trị gia tăng cao, có nhiều triển vọng Nhà
nước tạo mọi điều kiện thuận lợi để khuyến khích các tổ chức và cá nhân thuộc mọithành phần kinh tế tham gia đầu tư và phát triển ngành công nghiệp này” [7;1]; hay
Trang 40Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứngdụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước bao gồmnhững vấn đề như: Nội dung và điều kiện đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tintrong hoạt động của cơ quan nhà nước; Hoạt động của cơ quan nhà nước trong môitrường mạng
Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin và hiệu quả của việcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính nhà nước, đồng thời thựchiện sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về vấn đề này, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đãquan tâm và có nhiều chỉ đạo tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đểnâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc
Sự quan tâm đó được thể hiện bằng việc ban hành văn bản chỉ đạo về việcứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Đó là Quyđịnh sử dụng và quản trị chương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành(VNPT-iOffice) của Sở Nội vụ (Ban hành kèm theo Quyết định số 251/QĐ-SNVngày 08/7/2016 của Giám đốc Sở Nội vụ) Quy định này được căn cứ vào các vănbản: Kế hoạch số 12/KH-UBND ngày 04/02/2016 của UBND tỉnh Ninh Bình vềviệc triển khai thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ
về Chính phủ điện tử của tỉnh Ninh Bình; Kế hoạch số 18/KH-UBND ngày04/02/2016 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc Ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2016-2020
Quy định này quy định việc sử dụng chương trình phần mềm Quản lý vănbản và điều hành (VNPT-iOffice) nhằm hỗ trợ công tác tiếp nhận, luân chuyển, xử
lý văn bản đến, soạn thảo, phát hành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc áp dụngđối với công chức, viên chức thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình
(Phụ lục 6: Quy định sử dụng và quản trị chương trình phần mềm Quản lývăn bản và điều hành (VNPT-iOffice) của Sở Nội vụ (Ban hành kèm theo Quyếtđịnh số 251/QĐ-SNV ngày 08/7/2016 của Giám đốc Sở Nội vụ)