Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình. 4 1.1.1.Lịch sử hình thành 4 1.1.2.Chức năng 4 1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu cấu tổ chức của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ. 8 1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ. 11 2.1.2. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ 12 2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 13 2.2.2. Thu thập bổ sung tài liệu 14 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 16 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 16 2.2.5. Công tác thống kê tài liệu 17 2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 18 2.2.7. Công tác bảo quản tài liệu 18 2.2.8. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 19 Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20 3.1. Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được 20 3.1.1. Vệ sinh tài liệu 20 3.1.2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20 3.1.3. Một số công việc khác 20 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 21 3.2.1. Ưu điểm 21 3.2.2. Nhược điểm 21 3.3.3. Giải pháp 21 3.3.3.1. Hoạt động quản lý 22 3.3.3.2. Hoạt động nghiệp vụ 22 3.3. Một số khuyến nghị 23 3.3.1. Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ 23 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 23 3.3.2.1. Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ 23 3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ và trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 C. KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình .4 1.1.1.Lịch sử hình thành 1.1.2.Chức .4 1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức .6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu cấu tổ chức phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ 1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.2 Cơ cấu tổ chức .9 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn hướng dẫn công tác lưu trữ 11 2.1.2 Quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ 12 2.1.3 Kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định công tác lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .13 2.2.1 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 13 2.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu 14 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 16 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 16 2.2.5 Công tác thống kê tài liệu 17 2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu .18 2.2.7 Công tác bảo quản tài liệu 18 2.2.8 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu .19 Chương BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20 3.1 Báo cáo công việc làm thời gian thực tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ kết đạt 20 3.1.1 Vệ sinh tài liệu 20 3.1.2 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20 3.1.3 Một số công việc khác 20 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ 21 3.2.1 Ưu điểm .21 3.2.2 Nhược điểm .21 3.3.3 Giải pháp 21 3.3.3.1 Hoạt động quản lý 22 3.3.3.2 Hoạt động nghiệp vụ .22 3.3 Một số khuyến nghị 23 3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ 23 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường 23 3.3.2.1 Đối với môn Văn thư – Lưu trữ 23 3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 C KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt UBND UBHC HĐND Chữ đầy đủ Ủy ban nhân dân Ủỷ ban hành Hội đồng nhân dân A PHẦN MỞ ĐẦU Bước sang kỷ 21 kỷ thời đại công nghệ thông tin, thời đại cơng nghiệp hố đại hố đất nước, việc trao đổi thơng tin khơng thể thiếu Có nhiều cách để trao đổi thông tin việc trao đổi thông tin văn coi phương tiện quan trọng chứng có độ tin cậy xác hiệu lực pháp lý cao tài liệu văn có giá trị làm pháp lý để truy cứu trách nhiệm, từ lâu văn gắp liền với công tác văn thư khâu quan trọng quan, tổ chức nhà nước từ thời xa xưa Ngày xã hội phàt triển tư người ngày phong phú hình thức phản ánh tư văn đa dạng Vì vậy, việc quản lý văn tài liệu sử dụng tài liệu văn cần thiết nhu cầu đòi hỏi người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ Tài liệu văn công tác văn thư có ý nghĩa to lớn tất hoạt động xã hội lồi người, có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hố khoa học lịch sử di sản văn hoá dân tộc, làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác Lưu trữ Hiểu giá trị tầm quan trọng công tác văn thư nên công tác ngày ý quan tâm phục vụ thiết thực hoạt động quản lý quan, đơn vị Nhằm trang bị kiến thức bản, giúp sinh viên nắm vững lý thuyết học trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập cho sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện them ý thức làm việc với phương châm mà nhà trường đề ra: “Học thật đôi với Làm thật” “Học đôi với Hành” Được đồng ý Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, em tiếp nhận phòng lưu trữ để giúp cán lưu trữ Cục nghiệp vụ công tác Lưu trữ, thực nghiệp vụ chun mơn khác mà đào tạo số công việc khác hướng dẫn cán chuyên viên Cục Trong khoảng thời gian tháng thực tập, thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình của cán Cục Là cán Văn phòng tương lai đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Lưu trữ phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ cuả hệ cán trẻ chúng em lớn Trong trình thực tập em tiếp xúc thực tế vào công việc em quan tâm bảo giúp đỡ nhiệt tình chú,các anh chị quan Được tin tưởng giao cho công việc quan.Tuy nhiên bên cạnh thuận lợi gặp khơng khó khăn lý thuyết học nhà trường áp dụng vào thực tế trìu tượng dẫn đến giải công việc chưa hiệu Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo em xin trình bày vấn đề chung công tác lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội Vụ sau: Báo cáo gồm 03 chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Ninh Bình Chương 2: Thực trạng cơng tác lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Chương 3: Báo cáo kết thực tập Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đề xuất, khuyến nghị Dưới báo cáo kiến thực tập em có nhiều cố gắng song sinh viên thực tập kinh nghiệm thực tế cịn thiếu, trình độ vốn kiến thức cịn có hạn chế định, báo cáo em khơng tránh khỏi có thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính vậy, để báo cáo hoàn thiện hơn, em mong nhận thơng cảm ý kiến đóng góp quý báu thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ để Báo cáo em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hoàng Ngân Hạnh B PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình 1.1.1.Lịch sử hình thành Căn Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Nghị định số 83/2006/NĐ-CP ngày 17 tháng năm 2006 Chính phủ quy định trình tự, thủ tục thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức hành chính, tổ chức nghiệp nhà nước;Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chéc tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp; xét đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình đưa Quyết định số 930/QĐUBND việc thành lập Chi cụ Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình sở hợp Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình (Phụ lục số 1) 1.1.2.Chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức có tư cách pháp nhân, dấu, có tài khoản riêng, kinh phí hoạt động Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật Địa điểm làm việc trước mắt đặt trụ sở Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật 1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình quy định Quyết định số 31/2015/QĐ-UBND ngày 27 tháng năm 2015 Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình sau: Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh: a) Ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; b) Công tác quản lý lưu trữ thông tin số quan, đơn vị nhà nước địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật; c) Phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử ; định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; d) Ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; e) Quy hoạch, kế hoạch năm, dài hạn, chương trình, đề án, dự án chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ tỉnh văn thư, lưu trữ Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, định: a) Ban hành văn quản lý, hướng dẫn văn thư, lưu trữ; b) Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu trữ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; c) Hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử theo quy định pháp luật; d) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; giải theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; e) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chủ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện theo quy định pháp luật; f) Công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ: a) Tổ chức thực văn Trung ương, tỉnh quan chủ quản nội dung có liên quan phê duyệt; b) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; c) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; d) Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; e) Hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; f) Quản lý tổ chức máy, biên chế, tài chính, tài sản giao theo quy định pháp luật gia đình; g) Thực chế độ sách công chức, viên chức người lao động thuộc quyền quản lý theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh; h) Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Giám đốc Sở Nội vụ giao (Phụ lục số 2) 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Chi cục: có Chi cục trưởng khơng q 02 Phó Chi cục trưởng a) Chi cục trưởng người đứng đầu Chi cục, lãnh đạo thực mặt công tác chuyên môn Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, Phó Sở Nội vụ phụ trách trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục; b) Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi đạo số lĩnh vực công tác Chi cục trưởng phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Phó Chi cục trưởng Chi cục trưởng ủy nhiệm điều hành hoạt động Chi cục c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu thực chế độ, sách khác Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo quản lý thuộc, trực thuộc Chi cục thực theo quy định pháp luật phân cấp quản lý Ủy ban nhân dân tỉnh Cơ cấu tổ chức máy: a) Các phịng chun mơn thuộc Chi cục - Phịng Hành – Tổng hợp - Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ b) Đơn vị nghiệp công lập trực thuộc - Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Việc thành lập, sát nhập, giải thể tổ chức thuộc, trực thuộc Chi cục Chi cục trưởng đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ xem xét trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, định Việc thành lập, sát nhập, giải thể phòng nghiệp vụ thuộc Trung tâm Chi cục trưởng đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, định Lãnh đạo phòng lãnh đạo Trung tâm a) Phịng có Trưởng phịng 01 Phó trưởng phịng - Trưởng phịng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng phụ trách trước pháp luật tồn hoạt động phịng - Phó trưởng phịng giúp Trưởng phịng phụ trách, theo dõi đạo số lĩnh vực công tác Trưởng phịng phân cơng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng trước pháp luật lĩnh vực cơng tác phân cơng Khi Trưởng phịng vắng mặt, Phó Trưởng phòng Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động phịng b) Trung tâm có Giám đốc 01 Phó Giám đốc - Giám đốc chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng phục trách trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm - Phó Giám đốc giúp Giám đốc phụ trách, theo dõi đạo số kĩnh vực công tác Giám đốc phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công Khi Giám đốc vắng mặt, Phó Giám đốc Giám đốc ủy nhiệm điều hành hoạt động Trung tâm c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu thực chế độ, sách khác Trưởng phịng, Phó trưởng phịng thuộc Chi cục Giám đốc, Phó Giám đốc trực thuộc Chi cục thực theo quy định pháp luật phân cấp quản lý Ủy ban nhân dân tỉnh Công chức, viên chức người lao động a) Công chức, viên chức người lao động thuộc Chi cục chịu trách nhiệm trước lãnh đạo trực tiếp trước pháp luật thực nhiệm vụ không tổ chức chỉnh lý tài liệu Chi cục mà tổ chức thực chỉnh lý quan, tổ chức địa bàn tỉnh Trong năm qua công tác chỉnh lý tài liệu Chi cục quan tâm thực tốt với đội ngũ cơng chức, viên chức có kinh nghiệm Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình thực Chỉnh lý cho nhiều Sở , ban, ngành Hàng năm Sở, ban, ngành, huyện, thành phố mời Chi cục đến để tiến hành Chỉnh lý tài liệu cho quan Vừa qua Chi cục có tham gia chỉnh lý khối xây dựng cho UBND tỉnh Ninh Bình Tính đến ngày 7/1/2017, chỉnh lý hoàn chỉnh 124 hộp hồ sơ tương đương với 15 mét giá khối tài liệu Khen thưởng thuộc phông Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình - Thực chỉnh lý khoa học 58.5 mét giá tài liệu Sở Y tế theo lộ trình Đề án chỉnh lý bảo quản liệu lưu trữ tồn đọng quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 - 2024 UBND tỉnh Có thể nói Chi cục quan đầu việc chỉnh lý, đảm bảo yêu cầu quy định pháp luật 2.2.5 Công tác thống kê tài liệu Thống kê tài liệu áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ để ghi vào sổ sách thống kê Công tác thống kê giúp cho Chi cục văn thư lưu trữ nói riêng Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình nói chung nắm số lượng, thành phần nội dung tài liệu, tình hình phương tiện bảo quản chúng Đồng thời gúp cho việc tra tìm thuận lợi xác Các cơng cụ thống kê chủ yếu sử dụng Chi cục mục lục hồ sơ; sổ thống kê mục lục hồ sơ; hồ sơ phông Công tác thống kê Chi cục quan tâm giúp cho việc quản lý tra tìm nhanh chóng, xác 17 2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu Công cụ tra cứu tài liệu phương diện tra cứu tài liệu thông tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm nhanh chóng, xác, rút ngắn thời gian tra cứu Để giúp cho độc nhà nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng Chi cục có xây dựng loại cơng cụ như: mục lục hồ sơ; thẻ tra tìm tài liệu; sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ, ứng dụng cơng nghệ thơng tin để tra tìm tài liệu 2.2.7 Công tác bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ công tác tổ chức tài liệu công tác tổ chức thực biện pháp kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu tương lai Tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ, hồ sơ sau lập bảo quản phịng, sau đưa vào Kho lưu trữ Chi cục (Phụ lục số 5) Kho lưu trữ tài liệu Chi cục đặt tầng với diện tích với mét giá Giá kho bố trí khoa học để thuận lợi cho việc lại tra tìm tài liệu Hồ sơ xếp trật tự tủ ( Phụ lục số 6) Hiện nay, kho lưu trữ Chi cục tầng Sở Nội vụ, kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đặt tầng 5, trụ sở Văn phịng UBND tỉnh Ninh Bình 01 kho tầng Sở Nội vụ, với tổng diện tích ngồi kho khoảng 520m Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ kho: có 75 giá sắt, 220 hộp caston, nhiều bìa hồ sơ quy định chuẩn ngành; kho có bố trí máy điều hồ, hút ẩm, quạt thơng gió, bình cứu hoả Cơng tác vệ sinh kho thực định kỳ lần/năm theo quy định Trên thực tế nhiều tài liệu có giá trị không bảo quản tốt nên bị hư hỏng làm giảm giá trị hẳn giá trị tài liệu 18 Bên cạnh đó, để phịng ngừa tác động côn trùng, mối mọt yếu tố môi trường xâm nhập làm hư hỏng, rách nát tài liệu lưu trữ, hàng năm xây dựng dự trù kinh phí thực việc bảo quản toàn tài liệu lưu giữ kho Lưu trữ theo định kỳ Thực nhiệm vụ cơng tác lưu trữ hồ sơ hành nay, kho lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh gồm tài liệu hồ sơ: tài liệu hành chính; tài liệu lịch sử hình thành quan 2.2.8 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Tại lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu hình thức truyền thống ứng dụng cơng nghệ thông tin, công khai Nội quy khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc Chi cục, bước giới thiệu tài liệu kho công chúng thơng qua kênh thơng tin truyền hình, mạng internet Tổ chức thực phục vụ độc giả ngồi tỉnh có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu phịng đọc, phơ tơ, chứng thực, phát huy giá trị tài liệu phục vụ hoạt động trị, kinh tế, xã hội nghiên cứu khoa học, phục vụ tra, kiểm tra viết lịch sử truyền thống đơn vị; bố trí phịng đọc phục vụ độc giả đến tra cứu tài liệu Chi cục hướng dẫn, giải tra cứu thông tin phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ cho 101 lượt độc giả bao gồm: 06 tổ chức 58 cá nhân theo quy định tương ứng 262 văn Thực chứng thực tài liệu lưu trữ cho 133 độc giả tổ chức cá nhân tỉnh 19 Chương BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo công việc làm thời gian thực tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ kết đạt 3.1.1 Vệ sinh tài liệu Vệ sinh tài liệu Chi cục thực thường xuyên Cứ vào thứ đầu tuần viên chức Chi cục lại thực vệ sinh kho tài liệu Trong thời gian thực tập em thực vệ sinh tài liệu với viên chức quan Công việc vệ sinh diễn tỉ mỉ, cẩn thận phần đa tài liệu kho tài liệu giấy dễ bị hư hỏng Các tài liệu mang xuống theo thứ tự từ trái qua phải, từ xuống Mở cặp dây để kiểm tra xem tài liệu có bị nấm mốc hay có kí sinh tài liệu, bọ ba đuôi Các vỏ cặp hộp lau chùi sau hộp tài liệu lại xếp lại gọn gàng cũ Việc vệ sinh tài liệu công việc thiết thực để tài liệu không bị hư hỏng sử dụng lâu dài 3.1.2 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trong q trình thực tập có độc giả muốn đến lưu trữ lịch sử tỉnh để khai thác tài liệu để viết Cơ quan giao cho em viên chức quan hướng dẫn độc giả làm thủ tục mượn tài liệu quy chế nội quy khai thác tài liệu Chi cục Hình thức khai thác chủ yếu Chi cục khai thác tài liệu phịng đọc 3.1.3 Một số cơng việc khác Ngồi cơng việc liên quan đến cơng tác lưu trữ, em cịn giao số cơng việc khác liên quan đến cơng tác văn phịng Soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn chuyển giao văn bản, Từ giúp em nâng cao kỹ để thực công việc tốt 20 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ 3.2.1 Ưu điểm - Căn chức năng, nhiệm vụ giao, tập thể công chức, viên chức người lao động Chi cục đoàn kết, khắc phục khó khăn, nêu cao tinh thần trách nhiệm, dám nghĩ, dám làm, chủ động tham mưu với Sở Nội vụ cụ thể hóa chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với quan, đơn vị tổ chức, triển khai, hoàn thành tốt kế hoạch đề - Công tác kiểm tra, đánh gái tiến hành kịp thời chấn chỉnh, khắc phục thiếu sót chun mơn, nghiệp vụ chưa làm Nhờ mà cán Chi cục ln có ý thức công việc, làm tốt nhiệm vụ giao 3.2.2 Nhược điểm - Phòng kho tương đối nhỏ so với khối tài liệu Chi cục - Tài liệu lưu trữ kho Lưu trữ chưa tổ chức bảo quản điều kiện phù hợp; - Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin lưu trữ cịn hạn chế tài liệu chưa số hóa, việc ứng dụng đề tài khoa học giai đoạn thử nghiệm nên chưa phát huy giá trị tài liệu cách hiệu - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Chi cục chưa đảm bảo yêu cầu đề Khối tài liệu kho lưu trữ lịch sử hạn chế, chưa đáp ứng hết nhu cầu khai thác sử dụng tổ chức công dân - Về trang thiết bị làm việc bên cạnh việc trang bị trang thiết bị đại cịn nhiều trang bị cũ như: Tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu chủ yếu cặp ba dây nên gây nhiều khó khăn cho việc cất giữ tài liệu - Việc quản lý văn máy tính chưa thực theo cơng tác đại hóa văn phịng 3.3.3 Giải pháp Qua báo cáo thu hoạch thực tập cơng tác lưu trữ thư em xin đóng 21 góp số ý kiến cơng tác lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội vụ sau: 3.3.3.1 Hoạt động quản lý - Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ tỉnh; đôn đốc, hướng dẫn quan, đơn vị triển khai thực - Đôn đốc quan, đơn vị thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ; ban hành Danh mục hồ sơ theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ - Báo cáo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước số liệu thống kê sở công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2016 - Xây dựng kế hoạch thực Đề án chỉnh lý bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình năm 2017 - Tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ - Tiến hành thanh, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị địa bàn tỉnh - Tiếp tục triển khai thực Đề án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh 3.3.3.2 Hoạt động nghiệp vụ - Tổ chức, thực công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tài liệu lưu trữ thuộc phông bảo quản kho Lưu trữ lịch sử - Tổ chức bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ kho lư trữ lịch sử (như công tác tu bổ, phục chế bồi nên tài liệu, vệ sinh, khử trùng kho, tài liệu ) - Tiếp tục thực công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ - Thực chỉnh lý tài liệu theo lộ trình Đề án chỉnh lý bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho Lưu trữ lịch sử 22 tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 - 2024 Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt - Xây dựng ban hành Nội quy sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Thực tốt công tác phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ - Đề nghị lãnh đạo Chi cục trang bị 01 máy photocopy, 02 máy vi tính phục vụ nhu cầu số nghiệp vụ; - Đề nghị lãnh đạo Chi cục tạo điều kiện cho viên chức, người lao động tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo quản lý nhà nước, trị, nghiệp vụ cơng tác lưu trữ để nâng cao trình độ quản lý chuyên môn lực công tác; - Đề nghị lãnh đạo Chi cục quan tâm, trang bị bảo hộ lao động cho đội ngũ viên chức người lao động có chế độ khen thưởng, động viên kịp thời viên chức, người lao động tham gia thực gói dịch vụ cơng 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường Qua thời gian thực tế em thấy kiến thức học trường lớp sát với thực tế nhiên khả vận dụng cịn yếu Chính em mong nhà trường thầy, tạo điều kiện cho chúng em thực hành nhiều để trường làm viêc hồn thành cơng việc hiệu Cụ thể: 3.3.2.1 Đối với môn Văn thư – Lưu trữ - Thường xuyên cập nhật văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư – lưu trữ để áp dụng giảng dạy; - Tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin công tác giảng dạy sử dụng phần mềm power point,…; - Đẩymạnh xuất nhiều giáo trình, tài liệu bổ ích cho sinh viên cán cơng chức, nhân viên văn phịng quan, tổ chức để tham khảo 3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thường xuyên tổ chức đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên 23 tiếp xúc với mơi trường bên ngồi nhiều hơn, trau dồi kinh nghiệm, khả thực công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau trường - Hướng dẫn sinh viên sâu thực tiễn công tác văn thư, tổ chức buổi thực tập để sinh viên nắm bắt sâu ngành - Bổ sung vào giảng rõ hơn, cụ thể mảng kiến thức bên Nhà nước kiến thức bên Đảng pháp hoạt động quan - Tổ chức thực buổi tham gia học tập rút kinh nghiệm đến quan điển hình phong cách kỹ làm việc, việc bố trí phịng làm việc, cách xếp tài liệu lưu trữ kho…để sinh viên nắm cách khái quát bước áp dụng thực công tác văn thư sau - Tổ chức buổi tọa đàm chuyên đề để sinh viên trao đổi trực tiếp với chuyên gia ngành 24 C KẾT LUẬN Qua tìm hiểu thực tế công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình giúp em củng cố lại lý thuyết học nhà trường vận dụng vào thực tế hướng dẫn nhiệt tình cán Chi cục cán hướng dẫn giúp em hoàn thành tốt phần việc em làm học hỏi nhiều kiến thức từ thực tế Có thể nói cơng tác lưu trữ chiếm phần quan trọng xã hội nay, khơng cho mà cịn điều kiện để hình thành phát triển đất nước giai đoạn Những thông tin tài liệu lưu trữ phương tiện truyền tải thông tin, truyền tải định Đảng Nhà nước Thực tập tốt nghiệp việc quan trọng với nhận thức vậy, thời gian qua em thực tập Chi cụ Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình em học hỏi nhiều kinh nghiệm từ giúp em vững vàng để bước vào môi trường mới, môi trường công sở 25 PHỤ LỤC Phụ lục số 1: Quyết định số 930/QĐ-UBND ngày 21 tháng 11 năm 2012 Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Phụ lục số 2: Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình (Ban hành kèm theo Quyết định sơ 31/QĐ-UBND ngày 27 tháng 19 năm 2015 Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình) Phụ lục số 3: Quyết định số 08/QĐ-CCVTLT ngày 08/11/2013 việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ Ninh Bình Phụ lục số 4: Quyết định số 02/QĐ-CCVTLT ngày 11/7/2013 việc ban hành Quy chế làm việc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình Phụ lục số 5: Hồ sơ tài liệu bảo quản phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ Phụ lục số 5: Tình trạng bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình ... chung công tác lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội Vụ sau: Báo cáo gồm 03 chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Ninh Bình Chương 2: Thực trạng cơng tác. .. cơng tác lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Chương 3: Báo cáo kết thực tập Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đề xuất, khuyến nghị Dưới báo cáo kiến thực tập... Tỉnh Ninh Bình đưa Quyết định số 930/QĐUBND việc thành lập Chi cụ Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình sở hợp Phịng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Trung