MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Khái quát về mục đích ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp. 1 2. Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp 2 3. Khó khăn thuận lợi trong quá trình thực tập. 3 4. Lời cảm ơn 3 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN TÂY HỒ 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ. 5 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ 5 1.1.2. Chức năng của UBND Quận Tây Hồ. 6 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ. 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ: 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ. 9 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND quận Tây Hồ. 9 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ UBND quận Tây Hồ. 9 1.2.4. Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ UBND quận tây hồ. 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ. 12 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của UBND quận Tây Hồ. 12 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ. 13 2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ. 14 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ. 14 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 15 3.2. Khảo sát thực trạng họat động nghiệp vụ. 15 3.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 15 3.2.2. Xác định giá trị taì liệu 16 3.2.3. Chỉnh lý tài liệu. 17 3.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 3.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 20 3.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 21 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ. 23 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 23 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức. 23 3.3. Một số khuyến nghị. 24 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 24 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư lưu trữ của khoa, trường. 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 27 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Khái quát mục đích ý nghĩa đợt thực tập tốt nghiệp Công tác lưu trữ công tác nghiệp vụ quan trọng khơng thể thiếu hình thành phát triển đơn vị ghi nhận hoạt động quan Đảng Nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thơng tin lâu dài, nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.Cơng tác lưu trữ nghiệp vụ thiếu quan, tổ chức Làm tốt công tác Lưu trữ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng để lưu giữ, bảo quản tài liệu để đưa vào tổ chức khai thác sử dụng Ngồi góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh tư liệu lịch sử, hình ảnh, đồ, phim ảnh… phản ánh thật lịch sử qua thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược Đây sở cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, học tư liệu quý báu để giáo dục truyền thống hôm mai sau Thực phương châm “học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tiễn ” sau hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên nghành Văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa văn thư lưu trữ tạo điều kiện cho em tất bạn lớp tiếp xúc với thực tế Qua thời gian thực tập từ ngày 20/3/2017 đến ngày 16/4/2017, thời gian thực tập ngắn ngủi em học nhiều học quý giá kinh nghiệm thực tế, củng cố bổ sung kiến thức thiếu nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời rèn luyện cho sinh viên phong cách làm việc trước trường làm việc Qua đợt thực tập giúp em tìm hiểu hoạt động quan nhiệm vụ cá nhân cụ thể tổ chức Từ sinh viên chúng em bổ sung kiến thức chuên nghành sau Ngoài việc áp dụng kiến thức thực tiễn giúp em có nhiều kiến thức học, hiểu biết chuyên nghành theo học có tư tưởng đắn cho cơng việc Thực tập giúp em quen dần với phong cách làm việc nhân viên Văn thư - lưu trữ tương lai, tảng vững giúp em tự tin trước thức bước vào nghề, thời gian thực tập vừa qua ngắn ngủi giúp em nhận biết điểm mạnh điểm yếu thân cần trang bị thêm kiến thức kỹ để đáp úng nhu cầu công việc Lý chọn nội dung thực tập tốt nghiệp Từ ngày đầu nước ta giành lại độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh rõ “ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiện thiết quốc gia” đánh giá “ tài liệu lưu trữ tài sản quý báu có tác dụng việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" Chính tầm quan trọng lưu trữ mang lại mà quan hành nhà nước quan tâm đến công tác lưu trữ quan Mỗi quan thực chức nhiệm vụ riêng ngồi họ phải thực cơng tác lưu trữ cho quan Bên cạnh công tác soạn thảo văn có liên quan, cơng tác lưu trữ văn trọng nhằm triển khai có kết nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy cơng việc quan Bên cạnh cơng tác lưu trữ đóng vai trò vơ quan trọng quan đơn vị, phần lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm nội dung như: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng quan tổ chức, cá nhân Cơng tác Lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động xã hội, thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ giúp hiểu hết giá trị tài liệu khứ tương lai 3 Khó khăn thuận lợi q trình thực tập Là sinh viên năm trước thực tập, năm em kiến tập quan, đơn vị Nhưng em thấy xa lạ bỡ ngỡ, lẽ chưa quen với mơi trường rụt rè giao tiếp làm việc, lần em làm việc môi trường chuyên nghiệp, tiếp xúc với khối lượng tài liệu lớn nên em nhiều bỡ ngỡ lung túng cơng việc, nhiều sai sót chưa xử lý nhanh nhạy lý thuyết thực hành Trong thời gian thực tập gần 01 tháng em gặp nhiều khó khăn thuận lợi, nhiên quan tâm giúp đỡ bảo hướng dẫn thầy cô Khoa anh chị quan từ em dần làm quen với môi trường làm việc công sở, vận dụng tốt kiến thức thực tế, Hồn thành tốt cơng việc giao hồn thành tốt cơng việc báo cáo thực tập Đặc biệt trình thực tập em chị phòng lưu trữ hướng dẫn số khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm thực tế, quan trọng em học hỏi làm khâu nghiệp vụ lưu trữ mà em học năm qua Lời cảm ơn Lời em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ tiếp nhận tạo điều kiện cho em có quan để thực tập.Trong q trình thực tập hồn thành báo cáo em nhận quan tâm giúp đỡ tận tình từ phía quan góp ý Thầy, Cơ khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà nội Em xin gửi lời cảm ơn đến Anh , Chị Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ giúp đỡ tận tình, đặc biệt Chị Nguyễn Thị Nếp – Cán lưu trữ Quận bảo nhiệt tình trình em thực tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu sâu vào thực tế vào cơng việc từ em vững tin có tinh thần yêu nghề hơn.Và lần em xin gửi lời cảm ơn đến Qúy Thầy Cô Khoa tạo điều kiện giúp đỡ cho em bạn sinh viên Khoa có hội làm việc môi trường thực tế, để có hiểu biết rõ cơng việc Lưu trữ Trong trình thực tập, q trình làm báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cơ anh chị cán UBND quận Tây Hồ bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp từ q thầy UBND để em học thêm nhiều kinh nghiệm làm hành trang cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ,ngày 01 tháng năm 2017 Sinh viên Cao Thị Hồng Vân B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển UBND Quận Tây Hồ Thực đường lối Đảng, năm 1990 kỉ XX, với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ thị hóa địa bàn Hà Nội diễn ngày nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ thời kì cơng nghiệp hóa - đại hóa Đảng Nhà nước chủ động mở rộng nội thành – Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995 Chính phủ nghị định số 69/CP việc thành lập Quận Tây Hồ Tổ chức máy Quận thức vào hoạt động từ tháng 01/1996, đến máy kiện toàn đầy đủ vững vàng hoạt động - Quận Tây Hồ nằm phía Tây Bắc thành phố Hà Nội, phía Nam giáp quận Ba Đình phía đơng bắc đông nam giáp huyện Đông Anh huyện Gia Lâm Phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm quận Cầu Giấy Trên địa bàn có di tích dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa góp phần, góp phần bồi đắp tinh hoa văn hóa Thăng Long Hà Nội tỏa sáng trở thành khu di tích tiếng Thủ Sau 15 năm xây dựng phát triển, quận Tây Hồ có bước phát triển mạnh với thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực trở thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch Văn hóa Thủ đô Hà Nội 1.1.2 Chức UBND Quận Tây Hồ UBND Quận Tây Hồ Cơ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND Quận Cơ quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị UBND Quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND Cùng cấp quan Nhà nước cấp An ninh, Xã hội, Quốc phòng Cụ thể sau: - Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế Dịch vụ: - Về thu chi ngân sách địa phương; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn Thư khiếu nại UBND Quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể Lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, Chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn Phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ Theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 cụ thể - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, quốc phòng, Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơng trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thơng qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Thơng qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán Theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ: Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng 06 ban tham mưu giúp việc Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ (xem phần phụ lục 1) UBND quận Tây Hồ Cơ quan quản lý Hành Nhà nước, thực nhiệm vụ quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ toàn hệ thống thành viên, phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến Mỗi thành viên UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác phân công trước HĐND, UBND Chủ tịch UBND quận; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND quận trước Thành ủy, HĐND UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ quan Nhà nước cấp Giúp việc cho Chủ tịch phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận có 12 phòng, ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thực chức nhiệm vụ theo quy hoạt động Uỷ ban nhân dân 12 phòng, ban chuyên môn Uỷ ban nhân dân quận gồm: - 12 phòng chun mơn UBND quận Tây Hồ: • Văn phòng HĐND-UBND quận; • Phòng Nội vụ; • Phòng Thanh tra; • Phòng Lao động Thương binh Xã hội; • Phòng Văn hố Thơng tin - Thể dục thể thao • Phòng Kinh tế; • Phòng Giáo dục Đào tạo; • Phòng Quản lý thị; • Phòng Tư pháp; • Phòng Tài - Kế hoạch; • Phòng Y tế; • Phòng Tài ngun Mơi trường - 06 ban chuyên môn UBND quận Tây Hồ: + Ban QLDA XDHTKT Hồ Tây; + Ban quản lý dự án quận; + Ban quản lý chợ quận; + Ban quản lý Hồ Tây; + Ban BT-GPMB; + Ban huy quân quận 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Lưu trữ UBND quận Tây Hồ 1.2.1 Tình hình tổ chức cơng tác Lưu trữ UBND quận Tây Hồ Ủy ban Nhân dân quận Tây Hồ thực quản lý công tác Văn thư- Lưu trữ theo quy định Chính phủ, Bộ Ngồi Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực theo quy định quan cấp đồng thời ban hành, thực theo văn Tình hình tổ chức cơng tác văn thư – lưu trữ UBND quận thực sau: - Được quan tâm UBND, Văn phòng HĐND & UBND quận cơng tác văn thư lưu trữ thực đảm bảo - Theo quy chế làm việc Văn phòng HĐND & UBND quận văn thư tổ chức làm việc theo quy chế “một cửa” Vì văn giấy tờ đến UBND dù nguồn tập trung phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận đăng kí chuyển giao Với văn đến khơng đăng kí phòng tiếp nhận hồ sơ văn thư chuyển cho chủ tịch, phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải Tất văn UBND đơn vị thuộc UBND quận làm phải tổng hợp vưn thư để làm thủ tục ban hành Bộ phận lưu trữ gồm cán thuộc đạo, điều hành trực tiếp Chánh văn phòng Được UBND Văn phòng quận quan tâm hoạt động có vai trò quan trọng văn phòng Cũng mà bắt dầu từ năm 2005 UBND Quận đưa hệ thống phần mềm quản lý văn vào công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lưu giữ trình hoạt động UBND cung cấp tài liệu phục vụ giải công việc hàng ngày đơn vị cá nhân quận - Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận có chức lưu giữ hồ sơ tài liệu cho UBND cấp quận 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận lưu trữ UBND quận Tây Hồ - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 10 hạn bảo quản (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời) Những tài liệu Chính phủ gửi đến phần lớn để thời hạn bảo quản lâu dài, tài liệu có nội dung đạo, hướng dẫn trực tiếp UBND Thành phố thời hạn bảo quản vĩnh viễn với tài liệu gửi đến để nghiên cứu bảo quản tạm thời Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ lựa chọn, chuẩn bị chuyển giao tài liệu vào phòng kho lưu trữ theo quền hạn phạm vi Nhà nước quy định Việc bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ thực theo công việc song song với văn thư nên tài liệu văn thư chuyển đến lưu trữ chưa biên mục lưu trữ hàng tháng để chỉnh lý làm khiến tài liệu không bị ứ đọng nhiều, công việc giải tạo điều kiện tốt cho người tra tìm tài liệu, ngược lại có hạn chế không kiểm tài liệu để bổ sung dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu bỏ sót Nhìn chung cơng tác xác định giá trị tài liệu Kho lưu trữ UBND Quận Tây Hồ tiến hành nghiệp vụ Tuy nhiên việc xác định gí trị cho hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, dừng lại mức: Vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Trong việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa có quy định rõ năm cho hồ sơ tạm thời năm để loại bỏ với hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Ngồi q trình chỉnh lý tài liệu khơng có giá trị, bao hàm trùng thừa, hết giá trị thống kê lập danh mục đề nghị Trung tâm Lưu trữ Thành phố thẩm tra cho ý kiến tiêu hủy theo qui định Điều 12 NĐ 111/2004/NĐ-CP Chính phủ 3.2.3 Chỉnh lý tài liệu Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ liệu hết giá trị, bảo quản tài liệu quan trọng Ngày 30/8/2006, UBND quận ban hành định số 1023/QĐUBND việc ban hành danh mục hồ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ Ngày 22/12/2011, Văn phòng HĐND - UBND quận có Cơng văn 181/VP việc khảo 18 sát tài liệu lưu trữ, theo Văn phòng HĐND - UBND quận mời Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng tiến hành khảo sát số lượng tài liệu lưu trữ đơn vị để Văn phòng HĐND&UBND quận lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu Hai năm lần vào quý III năm thứ 2, Bộ phận Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Lưu trữ thành phố xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu (đối với hồ sơ chưa hoàn thành, hồ sơ lưu phận Văn thư chuyển lên, hồ sơ phòng, ban qua khảo sát trùng thừa): - Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh - Xác định sơ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời ) lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ - Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ đơn vị/ chuyên viên chuyển đến (phông số, cặp số, hộp số ) - Làm nhán dán Kết thúc đợt chỉnh lý, phận lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý nêu kết đạt được, nhận xét, đánh giá rút kinh nghiệm Trong năm 2015, kho UBND quận Tây Hồ thực chỉnh lý lưu trữ 46.157 hồ sơ, quy 802 mét giá tài liệu, bao gồm tài liệu phòng, ban, đơn vị nghiệp thuộc quận như: Quản lý Đô thị, Tài ngun- Mơi trường, Thanh tra, Tài chính- Kế hoạch, Lao động- Thương binh & Xã hội, Kinh tế, Văn hóa – Thơng tin, Giáo dục & Đào tạo, Văn phòng HĐND&UBND quận, Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa gia đình… Nhìn chung, cơng tác chỉnh lý tài liệu UBND quận Tây Hồ thực sơ phận văn thư Các hồ sơ tài liệu lưu trữ dạng tập lưu văn có tên loại Quyết định, tờ trình, cơng văn xếp theo số văn Sau đưa vào lưu trữ cán lưu trữ kiểm tra lại đưa vào bảo quản kho lưu trữ khơng qua q trình chỉnh lý lại tài liệu Cơng tác chỉnh lí cán Lưu trữ thực theo qui định UBND quận qui định hành Nhà nước qui định Bên cạnh đó, 19 quan lưu trữ cấp cần đưa sách cụ thể quan tâm nhiều nhằm khuyến khích quan làm tốt cơng tác Đặc biệt đầu tư kinh phí 3.2.4 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Công tác thống kê công việc diễn thường kho lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản công cụ tra cứu Công tác thống kê công việc diễn thường xuyên Kho lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản theo định kì quý, năm công cụ tra cứu Kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ bao gồm tài liệu lưu trữ thống kê chủ yếu mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ vừa công cụ dùng để thống kê, vừa công cụ dùng để tra tìm tài liệu Ở mục lục hồ sơ xây dựng theo năm theo Phông lưu trữ cụ thể Những công cụ để thống kê tài liệu Phòng lưu trữ UBND quận với mục đích để hệ thống hồ sơ, thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối, tài liệu định Từ mục lục hồ sơ để biết rõ nguồn gốc hồ sơ tra cứu tài liệu cung cấp số liệu xác cụ thể số lượng thành phần, nội dung tình hình bảo quản khía cạnh khác tài liệu Tài liệu sau chỉnh lý hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp xếp gọn gàng, ngăn nắp lên giá Với quy mô cách tổ chức thống kê tài liệu Phòng Lưu trữ UBND quận Tây Hồ đánh giá khoa học hợp lí Với cơng cụ mà Phòng Lưu trữ dùng để thống kê tài liệu góp phần phục vụ tốt cho việc sử dụng tài liệu hoạt động quản lí hành Nhà nước nói chung, đồng thời tạo điều kiện cho cá nhân đến nghiên cứu tài liệu UBND Quận nói riêng Các loại sổ sách thống kê bao gồm: Sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu, Danh sách phông, Phiếu phông, Mục lục hồ sơ, Mục lục văn bản, Biên bàn giao tài liệu, Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, Hồ sơ tiêu hủy tài liệu, Báo cáo thống kê định kỳ Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng Phòng, Kho lưu trữ, đặc biệt phục vụ cơng tác khai thác sử dụng tài liệu, công cụ tra cứu 20 UBND quận Tây Hồ chủ yếu mục lục hồ sơ 3.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện UBND quận bố trí 01 Cán làm công tác Lưu trữ Bộ phận Lưu trữ văn phòng vào hoạt động từ cuối năm 1996 đó, tài liệu, hồ sơ bảo quản lưu trữ tủ sắt có cán kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ Đến năm 2004 kho lưu trữ quận bố trí tầng trụ sở UBND quận gồm 04 kho lưu trữ với diện tích 140m2, 11 bình chữa cháy, 05 điều hồ 08 hệ thống báo cháy tự động Các trang thiết bị bảo quản trang bị đầy đủ như: Máy tính tra tìm tài liệu, giá đựng tài liệu, máy điều hòa, thuốc chống mối trùng, quạt thơng gió phương tiện khác Cơng tác bảo quản thực tốt, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, ln đảm bảo an tồn bí mật hồ sơ, tài liệu Ngoài ra, hàng năm quan có hợp đồng với Trung tâm xử lý trùng tổ chức xông trừ mối, mọt kho lưu trữ nhằm ngăn chặn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hồ sơ, tài liệu kho Tài liệu kho lưu trữ UBND quận xếp cách khoa học theo tiêu chuẩn 3D “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy” cần thiết Tài liệu bảo quản tốt không bị rách Thường xuyên, kiểm tra thực việc bảo trì, sửa chữa trang bị trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu như: Phòng cháy, chữa cháy; chống đột nhập; máy điều hòa khơng khí, máy hút ẩm; hệ thống thơng gió, giá, hộp, cặp tài liệu, hồ sơ… Công tác lưu trữ đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin tài liệu đảm bảo thơng tin an tồn bí mật theo quy định nhà nước 21 3.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Mục đích cuối công tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội Vì vậy, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu nội dung công tác lưu trữ Dựa vào kết công tác lưu trữ mà người ta đánh giá cách khách quan, xác đóng góp ngành lưu trữ vai trò, vị trí, ý nghĩa cơng tác lưu trữ Để đảm bảo công tác tổ sử dụng tài liệu có hiệu cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phân loại đối tượng độc giả, nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Điều đòi hỏi nhà nước cần có qui định cụ thể khai thác sử dụng tài liệu, trình độ cán lưu trữ việc ứng dụng khoa học đai vào công tác lưu trữ Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phong phú chủ yếu áp dụng hình thức sau: Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo UBND quận, đồng thời đáp ứng nhu 22 cầu nhân dân cần tìm kiếm tài liệu quan liên quan đến vấn đề dân Tổ chức sử dụng phòng đọc áp dụng phổ biến UBND Quận Tây Hồ Với vị trí thiết kế phòng đọc phòng lưu trữ giúp cho cán dễ dàng tiếp cận với tài liệu Phòng lưu trữ thống mát có rèm che ánh sáng tốt để phục vụ cho cán sử dụng nghiên cứu tài liệu Bên cạnh đó, phòng lưu trữ chưa có điều kiện nên chưa thể tổ chức triển lãm Phòng lưu trữ xây dựng quy chế sử dụng tài liệu nội quy mượn tài liệu kho lưu trữ Trong qui định rõ quyền người sử dụng tài liệu người cung cấp tài liệu Công cụ tra cứu chủ yếu mục lục hồ sơ, mục lục văn kiện Từ mục lục cán lưu trữ giới thiệu khái quát cho người đến tra cứu tài liệu thành phần lẫn nội dung tài liệu Ngồi cố định trật tự hồ sơ hệ thống hóa, thống kê hồ sơ phơng để từ cán lưu trữ thuận tiên tra cứu tài liệu Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận thực thường xuyên hiệu Theo Báo cáo Tổng kết cơng tác năm 2016 có 50 lượt cán công chức khai thác 125 hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác chuyên môn thực theo quy trình cơng tác, có phiếu đăng kí khai thác tài liệu xác nhận thủ trưởng đơn vị Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận 23 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập vừa qua gần 01tháng UBND quận Tây Hồ em cán lưu trữ phân công công việc sau : Viết mục lục hồ sơ, tra cứu hồ sơ máy tính, phân loại, xếp tài liệu, … Thời gian thực tập em làm quen với công việc quan Qúa trình thực tập, giúp em học hỏi công việc Chuyên môn, Nghiệp vụ, cách ứng xử, giao tiếp công sở, tạo điều kiện cho em sinh viên trường tự tin bước vào công tác Qua thời gian thực tập cho em thấy lý luận thực tiễn có khác nhau, ln bổ sung cho nhau, để làm tốt công tasc lưu trữ không cần sở lý luận vững mà cần kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế quan tổ chức, áp dụng lý luận cách sáng tạo, linh hoạt khơng rập khn, có cơng tác lưu trữ tổ chức tốt hiệu Tất giao, em với tất tinh thần, trách nhiệm cao Vừa làm, vừa học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm từ vốn hiểu biết rộng lớn cán lâu năm ngành Dưới đạo tận tình cán thuộc Văn phòng, em thấy lớn lên nhiều công việc Đây học đầu đời bổ ích giúp em có hành trang vững trường, làm, tự trải nghiệm học vào thực tế công việc 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan tổ chức Sau khoảng thời gian thực tập UBND quận Tây Hồ, tận tay thực nghiệp vụ mà học, khảo sát tận mắt tình hình hoạt động thực công tác văn thư lưu trữ em xin đề xuất số giải pháp sau: 24 - Lãnh đạo cần quan tâm đến công tác Lưu trữ, xây dựng ban hành quy chế công tác Văn thư lưu trữ quận để hoạt động Lưu trữ hoạt động quy trình, thủ tục đạt hiệu cao Cần có sách tun dương, khen thưởng kịp thời nhầm động viên, khích lệ tinh thần làm việc cán làm công tác lưu trữ - Cần đầutư kinh phí để sửa chữa, bảo dưỡng thay trang thiết bị bảo quản tài liệu kho phòng lưu trữ để làm việc cách hiệu - UBND quận cần phải có lệnh đơn đốc, nhắc nhở phòng, ban thu thập giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan - UBND quận Tây Hồ cần phải tăng cường công tác kiểm tra, rà soát giám sát để phát sai sót kịp thời sửa chữa, rút kinh nghiệm để đảm bảo cho hoạt động văn thư lưu trữ quan tâm đến khơng cơng việc mà quan tâm đến đời sống cán bộ, nhân viên - Trên số ý kiến đề xuất cá nhân em với cương vị sinh viên chuyên nghành Văn thư lưu trữ Thực tập quan Em mong ý kiến vị lãnh đạo UBND quận Tây Hồ quan tâm xem xét, góp chút vốn kiến thức nâng cao chất lượng công tác hành nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng quan, tạo điều kiện cho công tác quản lý quan đạt hiệu cao 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Qua khảo sát thực tế em thấy công tác lưu trữ UBND Quận Tây Hồ cần thực thêm số công việc sau: - Lãnh đạo huyện cần quan tâm sát công tác lưu trữ quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trọng đào tạo bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán lưu trữ, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực cán lưu trữ, 25 kiểm tra công việc việc lập hồ sơ công việc phòng ban,trong quan cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc nhằm xây dựng đề án nhằm đưa cơng tác lưu trữ choạt động có hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, công tác lưu trữ để rút kinh nghiệm đánh giá việc làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khăc phục hình thức xử lí nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán Lãnh đạo UBND quận đôn đốc kiểm tra thường xun phòng ban lập hồsơ cơng việc giải xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện cơng tác lưu trữ Ngồi lãnh đạo UBND quận tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng ban đưa vào lưu trữ lịch sử quậ có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy photo, máy fax…để phục vụ cho công tác lưu trữ 3.3.2 Đối với môn văn thư lưu trữ khoa, trường - Qua đợt thực tập vừa qua UBND quận Tây Hồ em học hỏi thêm nên em có số góp ý với mơn văn thư lưu trữ với khoa, trường sau: - Khoa cần xuất thêm số giáo trình mơn văn thư lưu trữ, học theo học chế tín tinh thần tự học chủ yếu nên cần thêm nhiều giáo trình để sinh viên đào sâu chuyên nghành mà cá nhân sinh viên theo đuổi, hiểu rộng trình mơn học - Cần nhiều thực hành tiết học, lý thuyết suông mà cần áp dụng vào thực tế lý thuyết ln phải với thực hành hiểu sâu xa vấn đề hiểu cặn kẽ học 26 - Cần xuất thêm số tạp chí bổ trợ cho mơn học để sinh viên hiểu sâu môn học tạp chí liên quan đến chương trình ngoại khóa hướng tới cơng việc sau để sinh viên có định hướng đắn cơng việc sau bước chân khỏi cánh cổng nhà trường 27 C PHẦN KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực hành Bộ giáo dục Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận UBND quận Tây Hồ em có thời gian thực tập 04 tuần Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ giúp em có thêm nhiều kiến thức cơng tác hành nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng quan, đơn vị nghiệp Nhà nước Tuy thời gian đầu em gặp nhiều khó khăn mơi trường làm việc nên khơng tránh khỏi thiếu sót nhờ có giúp đỡ bảo tận tình cán hướng dẫn với cố gắng nỗ lực học hỏi thân em bước đầu thích nghi cảm thấy hứng thú với mơi trường làm việc quan Với kiến thức thầy cô dạy lớp trình quan sát, học hỏi quan giúp em phần hình dung cơng việc mà người cán Văn phòng tương lai em làm Từ đó, em có động lực học tập tốt hơn, có ý chí cao hơn, lập trường vững vàng hơn, đồng thời tạo điều kiện cho em tiếp cận với tác phong làm việc để nâng cao ý thức, tính tự giác làm việc thân Sau đợt thực tập này, thời gian không lâu em rút nhiều kinh nghiệm cho thân để bổ trợ cho công việc sau sở giúp em phấn đấu trở thành cán Văn phòng có đầy đủ kiến thức nghiệp vụ có tâm với nghề Trên tất em tổng hợp lại thành báo cáo cá nhân em trình thực tập UBND quận Tây Hồ Thơng qua báo cáo em mong góp phần phản ảnh lại thực trạng công tác văn thư lưu trữ quan từ có biện pháp giúp hồn thiện cơng tác góp phần phục vụ tốt nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ giai đoạn Một lần em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám Hiệu nhà trường, thầy giáo Khoa, Phòng trang bị cho em kiến thức 28 chuyên ngành Em xin gửi lời cảm ơn đến ban Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, Chị Nguyễn Thị Nếp - Cán phòng Lưu trữ tạo điều kiện tốt cho em thời gian thực tập Bài báo cáo thực tập em kiến thức nghiệp vụ chun mơn chưa cao thời gian thực tập hạn chế nên chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận bảo giúp đỡ đóng góp cán lưu trữ UBND quận Tây Hồ thầy, cô để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, ngày 15 tháng năm 2017 Sinh viên Cao Thị Hồng Vân 29 D PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01: Sơ đồ tổ chức máy HĐND & UBND quận Tây Hồ PHỤ LỤC 02: Sơ đồ phòng làm việc lưu trữ PHỤ LỤC 3: NHỮNG TẬP VĂN BẢN ĐẾN HÀNG NĂM CỦA CƠ QUAN ... trang cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ,ngày 01 tháng năm 2017 Sinh viên Cao Thị Hồng Vân B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử... trữ 10 - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Tổ chức, khai thác sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ - Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc phận cá nhân đơn vị lập hồ sơ giao nộp hò sơ tài liệu vào lưu trữ - Thu... hạn nộp lưu - Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ thống kê tra cứu - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Phục vụ việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ - Thực báo