Công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ

PHẦN MỞ ĐẦU Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn có sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và khám phá những điều mới mẻ luôn tồn tại trong xã hội. Trong công cuộc đổi mới hiện nay, xã hội càng phát triển nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càng lớn, việc lưu giữ lại những tài liệu quí giá là một điều rất cần thiết. Điều đó đòi hỏi chúng ta đăc biệt quan tâm đến tài liệu lưu trữ. Ra đời nhu một quy luật tất yếu của xã hội – Công tác lưu trữ là một nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trong bất kì lĩnh vực, bộ phận, cơ quan hay tổ chức cá nhân nào. Làm tốt công tác Lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Công tác lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng để lưu giữ, bảo quản tài liệu để đưa vào tổ chức khai thác sử dụng. Ngoài ra còn góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia. Điều đó được chứng minh bằng những tư liệu lịch sử, các hình ảnh, bản đồ, phim ảnh… đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược. Đây là cơ sở cung cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là một trong những vũ khí quan trọng trong việc bảo vệ Tổ quốc trong thời kì hiện nay. Nhận thức được điều đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – một cơ sở đào tạo đi đầu trong lĩnh vực văn thư lưu trữ của cả nước. Với phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tế” để nâng cao chất lượng đào tạo sinh viên sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết tại trường. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập tốt nghiệp, giúp cho sinh viên có điều kiện vận dụng lý luận vào thực tiễn, củng cố và bổ sung kiến thức còn thiếu nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời rèn luyện cho sinh viên một phong cách làm việc trước khi ra trường làm việc. Được sự đồng ý của Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, em đã được tìm hiểu và tiếp xúc với công việc thực tế của cơ quan. Thời gian thực tập tại cơ quan từ ngày 10012017 đến 1032017 tại cơ quan giúp em có điều kiện đối chiếu vận dụng lý thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường mới môi trường làm việc trong một cơ quan, rèn luyện các tác phong làm việc; quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời rút ra nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Qua học tập, tìm hiểu và nghiên cứu, em đã chọn chuyên đề “Công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ” làm chuyên đề cho bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.

BẢNG CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT HĐND UBND & CHỮ ĐẦY ĐỦ Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân Và PHẦN MỞ ĐẦU Trong thời đại lịch sử thơng tin đóng vai trò quan trọng cho phát triển xã hội người Theo dòng chảy thời gian, giới ln có vận động phát triển khơng ngừng Nhu cầu tìm lại q khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tồn xã hội Trong công đổi nay, xã hội phát triển nhu cầu trao đổi thông tin người ngày lớn, việc lưu giữ lại tài liệu quí giá điều cần thiết Điều đòi hỏi đăc biệt quan tâm đến tài liệu lưu trữ Ra đời nhu quy luật tất yếu xã hội – Công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng khơng thể thiếu lĩnh vực, phận, quan hay tổ chức cá nhân Làm tốt công tác Lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng để lưu giữ, bảo quản tài liệu để đưa vào tổ chức khai thác sử dụng Ngồi góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh tư liệu lịch sử, hình ảnh, đồ, phim ảnh… phản ánh thật lịch sử qua thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược Đây sở cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, vũ khí quan trọng việc bảo vệ Tổ quốc thời kì Nhận thức điều đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – sở đào tạo đầu lĩnh vực văn thư - lưu trữ nước Với phương châm “học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tế” để nâng cao chất lượng đào tạo sinh viên sau hoàn thành chương trình lý thuyết trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập tốt nghiệp, giúp cho sinh viên có điều kiện vận dụng lý luận vào thực tiễn, củng cố bổ sung kiến thức thiếu nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đồng thời rèn luyện cho sinh viên phong cách làm việc trước trường làm việc Được đồng ý Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, em tìm hiểu tiếp xúc với cơng việc thực tế quan Thời gian thực tập quan từ ngày 10/01/2017 đến 10/3/2017 quan giúp em có điều kiện đối chiếu vận dụng lý thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường - môi trường làm việc quan, rèn luyện tác phong làm việc; quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời rút nhiều học kinh nghiệm trình làm việc Qua học tập, tìm hiểu nghiên cứu, em chọn chuyên đề “Công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ” làm chuyên đề cho báo cáo thực tập tốt nghiệp Qua trình thực tập em rút cho điểm mạnh điểm yếu thân, từ giúp em tiếp tục phát huy điểm mạnh khắc phục hạn chế mà thân chưa đạt, chưa nắm vững Dưới phần báo cáo tổng kết trình thực tập em Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm chưa làm Qua cho em gửi lời cảm ơn, lời chúc sức khoẻ đến cán Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, thầy cô Khoa Văn thư – lưu trữ Nhà trường nhiệt tình giúp đỡ em hồn thành nhiệm vụ đợt thực tập Mặc dù có nhiều cố gắng, thực tế công việc nên áp dụng lý thuyết vào thực tiễn q trình thực tập có nhiều bỡ ngỡ thời gian thực tập có hạn, trình độ lý luận non hiểu biết thực tế chưa nhiều Do hồn thành báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu xót Em mong nhận giúp đỡ, đóng góp ý kiến từ thầy, cô giáo, cán Khoa Văn thư – lưu trữ bạn để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 14 tháng năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Mai Hương CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ 1.1.1 Lịch sử hình thành Quận Tây Hồ quận nằm phía bắc nội thành thủ Hà Nội, Việt Nam Phía đơng giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giáp quận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh Quận thành lập theo Nghị định số 69/CP 28 tháng 10 năm 1995 Chính phủ Việt Nam, sở tách phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm Khi thành lập, Quyết định số 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng, ban chun mơn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chun mơn, 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức năng, nhiệm vụ Theo định hướng phát triển thủ Hà Nội đến năm 2020, tồn quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố trung tâm có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ để thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế – xã hội quận nói riêng Hà Nội nói chung Quận Tây Hồ có điều kiện mơi trường thiên nhiên ưu đãi Nổi bật với Hồ Tây rộng khoảng 526 coi "lá phổi Thành phố" Từ xa xưa, Hồ Tây giữ vị trí quan trọng du lịch nhờ vào vị trí giao thơng thuận lợi Tây Hồ quận lớn thứ diện tích đất tự nhiên sau quận Hà Đơng, Long Biên Hồng Mai) Quận có khoảng 2.401 tổng số 17.878 (chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội 1.1.2 Chức UBND quận Tây Hồ UBND Quận Tây Hồ Cơ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND Quận Cơ quan cấp lĩnh vực: Kinh tê, Chính trị, UBND Quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND Cùng cấp quan Nhà nước cấp An ninh, Xã hội, Quốc phòng Cụ thể sau: - Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế Dịch vụ: - Về thu chi ngân sách địa phương; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn Thư khiếu nại UBND Quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể Lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, Chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn Phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ Theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, quốc phòng, Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơng trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thơng qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Thơng qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán Theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch 12 phòng, ban chun mơn Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân Quận chịu trách nhiệm cá nhân công việc phân công trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động Uỷ ban nhân dân Quận trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận uỷ, Hội đồng nhân dân Quận Tây Hồ Cơ quan Nhà nước cấp * Sơ đồ tổ chức: CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Phụ trách kinh tế) PHÓ CHỦ TỊCH (Phụ trách văn – xã) Văn phòng HĐND&UBND Trung tâm TDTT Phòng VH - TT Phòng TC - KH Trung tâm Văn hóa Phòng VH - TT Phòng kinh tế Trung tâm dạy nghề Phòng GD - ĐT PHĨ CHỦ TỊCH (Phụ trách địa chính) Phòng NộiPhòng vụ Tài nguyên – Mội trườn Phòng Tư pháp Phòng quản lý đô thị Thanh tra Nhà nước Ban BT - GPMB Cơng an Ban QLDA XDHTKTHT Trung tâm Y tế Phòng Y tế Ban quản lý dự án Ban huy quân Ban Quản lý chợ Trung quận tâm DS - KHHGĐPhòng LĐTB & XH Trung tâm PTQ & LĐTHT Ban quản lý Hồ Tây Đội tra GTVT Chi cục Thuế • Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận : Chủ tịch Uỷ ban nhân dân người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều hành chịu trách nhiệm toàn diện mặt hoạt động Uỷ ban nhân dân Quận trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận uỷ Hội đồng nhân dân Quận thực nhiệm vụ theo Quy chế làm việc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ; - Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch thực nhiệm vụ, tiêu phát triển kinh tế - xã hội Quận; Chỉ đạo chung cơng tác lập dự tốn ngân sách, bổ sung ngân sách cho đơn vị, Uỷ ban nhân dân Phường để thực nhiệm vụ phát sinh; - Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng dự án địa bàn Quận; - Đảm bảo mối quan hệ phối hợp Uỷ ban nhân dân Quận với Quận uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân Quận; • Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận Giúp việc cho Chủ tịch 03 phó chủ tịch, phó chủ tịch giao nhiệm vụ quản lý lĩnh vực định  Phó chủ tịch quản lý Kinh tế Uỷ ban nhân dân Quận - Trực tiếp phụ trách đơn vị: Phòng Tài - Kế hoạch, phòng Kinh tế, Văn phòng HĐND & UBND Quận, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý chợ; - Xử lý công việc liên quan đến ngành: Thống kê, Chi cục thuế, Kho bạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y  Phó chủ tịch quản lý Văn xã Uỷ ban nhân dân Quận - Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch tập thể Uỷ ban nhân dân quận, Hội đồng nhân dân Quận công tác quản lý Nhà nước lĩnh vực: Y tế, Giáo dục - Đào tạo, Văn hố - Thơng tin, Thể dục - Thể thao, Lao động Thương binh Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, phòng chống tệ nạn xã hội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo vấn đề xã hội khác; - Trực tiếp phụ trách quản lý đơn vị: Phòng Văn hóa - Thơng tin, Phòng Giáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh Xã hội, Trung tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hố gia đình, Trung tâm Thể dục - thể thao, Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ; - Xử lý công việc liên quan đến ngành: Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng sách xã hội quận, Hội người mù  Phó chủ tịch quản lý lĩnh vực Đất đai Ủy ban nhân dân Quận - Trực tiếp phụ trách lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyên môi trường, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giải phóng mặt để thực dự án đầu tư xây dựng địa bàn quận ( trừ dự án UBND quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây dự án nâng cấp, cải tạo đường Lạc Long Quân), Tiếp dân giải đơn thư khiếu nại - tố cáo có liên quan đến lĩnh vực công tác phân công phụ trách; - Trực tiếp phụ trách quản lý đơn vị: Phòng Tài nguyên Môi trường, Thanh tra xây dựng, Ban quản lý dự án quận.Thanh tra Giao thông vận tải, Điện lực Tây Hồ, Thanh tra xây dựng • Các phòng ban chun mơn thuộc quận Giúp việc cho Chủ tịch phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận có 12 phòng, ban chun mơn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thực chức nhiệm vụ theo quy hoạt động Uỷ ban nhân dân 12 phòng, ban chun mơn Uỷ ban nhân dân quận gồm: - 12 phòng chun mơn UBND quận Tây Hồ: Với quan lớn UBND quận Tây Hồ, cơng việc hàng ngày nhiều có liên quan đến văn nộp lưu Các cán bộ, đơn vị thường muốn khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu để giải công việc Vì cơng tác tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu tra cứu người diễn thường xuyên Cán Lưu trữ sử dụng công cụ tra cứu như: Mục lục văn bản, Danh mục hồ sơ, sổ thống kê đăng ký văn để tra tìm Hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu phòng Cán Lưu trữ tự tay tìm tài liệu cho độc giả mượn nghiên cứu phòng Trong trường hợp theo yêu cầu cán mượn tài liệu khỏi phòng để giải cơng việc cán lưu trữ phải ghi biên cho mượn tài liệu rõ ràng quy định Ngoài việc phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu cho Thủ trưởng đơn vị, cá nhân quan, Lưu trữ phục vụ phường, đơn vị khác đến yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu với mục đích đáng Nhìn chung, cơng tác lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ tổ chức thực quy định Nhà nước Cán làm việc nhiệt tình, có hiệu Các quy trình nghiệp vụ thực nghiêm túc, trật tự khoa học Tuy nhiên, kho lưu trữ chưa đầy đủ loại tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng ngày nhiều độc giả 2.2.6 Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị Qua kiểm tra thẩm tra tài liệu, tài liệu hết giá trị phương diện, Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải lập hồ sơ đề nghị tiêu hủy trình lên Chủ tịch UBND quận định Hồ sơ gồm có: Biên họp xác định giá trị tài liệu, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, danh mục tài liệu loại hủy văn thẩm định Trung tâm Lưu trữ Thành phố Sau có định văn Chủ tịch UBND quận hồ sơ tiêu hủy hình thức hủy, phận lưu trữ tiến hành tiêu hủy hồ sơ với chứng kiến phòng/ đơn vị có hồ sơ Biên hủy, danh mục tài liệu hủy, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, văn thấm định Trung tâm lưu trữ thành phố văn bản, tài liệu liên quan đến việc tiêu hủy lưu phận lưu trữ phòng/đơn vị có hồ sơ tiêu hủy 20 năm kể từ ngày tiến hành việc tiêu hủy hồ sơ Hiện số lượng tài liệu trùng thừa tài liệu bảo quản hết giá trị chiến diện tích tương đối lớn kho, mặt khác hàng năm đơn vị thuộc nguồn phải nộp tài liệu hồ sơ lưu trữ UBND quận, không xử lý tiêu hủy với số tài liệu trùng thừa, hồ sơ tài liệu hết giá trị bảo quản kho lưu trữ quận khơng thể đảm bảo diện tích CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập UBND quận Tây Hồ giúp đỡ cán quan em tham gia thực công việc như: đánh máy, soạn thảo văn bản; chuyển giao văn phòng ban; photo, in ấn văn bản; viết mục lục văn bản; phục vụ cán việc khai thác sử dụng tài liệu; tra tìm, xếp tài liệu kho… Được thực tập nội dung chủ yếu công tác Lưu trữ qua giúp đỡ, hướng dẫn cán Văn phòng HĐND & UBND quận Em có hội học hỏi nhiều điều bổ ích, bổ sung kiến thức lý thuyết rèn luyện kỷ thực hành cho Qua đúc rút kinh nghiệm thực tế công việc, tư cách cán Lưu trữ quan - Quá trình làm việc, tiếp xúc với công việc thực tế, cụ thể giúp em củng cố lại kiến thức học Tìm hiểu, tiếp thu điều mẻ bên ngồi Cho em có thêm vốn lý thuyết nâng cao tay nghề Thấy rõ điều giống lý thuyết mà học với thực tế quan Từ rút kinh nghiệm riêng cho mình, tạo sở chun mơn vững trước trường làm - Thời gian thực tập đào tạo cho em tác phong làm việc linh hoạt, khéo léo nghiêm túc Làm quen chấp hành quy định, nội quy làm việc mà quan đề Giúp em nắm rõ trách nhiệm cán Lưu trữ, thực nhiệm vụ thời hạn giao có hiệu - Khơng giúp em hiểu biết thêm điều quý giá kiến thức mà giúp em có tác phong nhanh nhẹn, em học hỏi thái độ giao tiếp nơi cơng sở - Qua giúp em thấy cần thiết tinh thần đoàn kết tập thể Mọi người giúp đỡ công việc tạo điều kiện cho quan phát triển vững mạnh Sau nhận xét khách quan em công tác Lưu trữ UBND quận Tây Hồ: * Ưu điểm: - Công tác lưu trữ quận vào nề nếp, chặt chẽ, khoa học, giúp cho việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu - Với việc áp dụng phương án phân loại tài liệu “ Thời gian – Mặt hoạt động” việc xác định phương án phân loại dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, tình hình hoạt động Văn phòng HĐND & UBND Căn vào thực trạng, đặc điểm, khối lượng thành phần tài liệu, việc áp dụng phương án hoàn toàn hợp lý, tạo điều kiện cho việc bổ sung, hồn thiện phơng lưu trữ UBND quận - Cán lưu trữ trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ bảo quản, tra tìm, chỉnh lý tài liệu, xếp tài liệu khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan tâm hơn… Đặc biệt trang bị máy vi tính, đưa hệ thống phần mềm vào công tác lưu trữ Thuận tiện việc nhập liệu, bảo quản tài liệu tốt tra tìm nhanh chóng * Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm nêu trên, công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ tồn số nhược điểm sau: - Công tác quản lý, kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa tâm vào công việc Trình độ cán làm cơng tác lưu trữ mức Trung cấp nên cách làm chưa khoa học nhanh chóng, trình độ tin học chưa thành thạo… - Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng công tác lưu trữ, việc quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ máy vi tính chưa áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu cơng việc chưa cao Việc giao nộp hồ sơ hành vào lưu trữ quan chưa tiến hành triệt để, có nhắc nhở cán lưu trữ Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Một số trang thiết bị văn phòng cũ chưa thay giá tủ đựng tài liệu hạn chế… dẫn đến tình trạng chồng chất giấy tờ 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ Sau khoảng thời gian thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, tận tay thực nghiệp vụ mà học, khảo sát tận mắt tình hình hoạt động thực cơng tác văn thư lưu trữ em xin đề xuất số giải pháp sau: - Cần trang bị sở vật chất đầy đủ phục vô công tác Lưu trữ Cần trọng việc bảo quản tài liệu qua việc sử dụng phương tiện cất giữ bảo vệ tài liệu, chống mối mọt, côn trùng tác hại khác - Nên bố trí kho lưu trữ phòng khác tránh ánh nắng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu Tách phòng đọc riêng, không để độc giả ngồi đọc kho lưu trữ để đảm bảo tính bí mật tài liệu lưu trữ - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho cần quan tâm thực nhiều hơn, đầy đủ tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác người Xây dựng thêm mét số cơng cụ tra tìm tài liệu - Cán Lưu trữ cần phải cập nhật đầy đủ mẻ, vận dụng vào cơng tác theo quy định Nhà nước vừa ban hành Để có phương pháp làm việc khoa học, thống - Cần có phối hợp chặt chẽ cơng tác Lưu trữ với cơng tác Văn thư, với phòng, ban việc bảo quản tài liệu suốt trình giải cơng việc Tránh tình trạng thiếu tài liệu nép vào lưu trữ - Thường xuyên cử cán bộ, công chức tham gia lớp tập huấn đào tạo quy trình nghiệp vụ cơng tác ban hành, kỹ thuật soạn thảo văn bản; quy trình quản lí văn đơn vị, quan, công tác lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, văn bản… Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, chun mơn cho cán cơng chức cần phải làm thường xun, có chương trình, kế hoạch cụ thể, cần có quan tâm, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán công chức 3.3 Một số khuyến nghị * Đối với quan, tổ chức - Lãnh đạo UBND quận cần xây dựng ban hành quy chế công tác Văn thư Lưu trữ quận để hoạt động Lưu trữ hoạt động quy trình, thủ tục đạt hiệu cao - Hằng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ cơng việc phòng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa cơng tác lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu - Lãnh đạo UBND quận cần quan tâm sát đến công tác lưu trữ quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể sâu sắc Tổ chức đua cán tập huấn cấp đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán lưu trữ, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác - Lãnh đạo UBND quận đôn đốc kiểm tra thường xun phòng ban lập hồ sơ cơng việc giải xong đưa vào lưu trữ tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ - Ngồi lãnh đạo UBND quận tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn đọng phòng, ban đưa vào lưu trữ quan; cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu nhà nước - Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán lưu trữ tiến hành phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội * Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, Trường: Chương trình đào tạo hệ Đại học khoa văn thư – lưu trữ, nhà trường cần tạo điều kiện để học viên tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc văn phòng nhiều Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tế nhiều hơn, quan sát công việc để trau dồi kiến thức lý thuyết học lớp, từ người học nắm rõ chất cơng việc tránh lúng túng bước vào công việc thực tế sau KẾT LUẬN Có thể nói sống tìm hiểu, khám phá khơng ngừng học hỏi để phát mới, quy luật Việc học hỏi không ghế nhà trường mà ngồi xã hội, có hồn thiện phát triển cách toàn diện Ở Trường, em thầy giảng dạy, truyền đạt kiến thức giúp em có hiểu biết văn phòng, cơng tác văn thư – lưu trữ kiến thức xã hội Còn quan em thực hành, bắt tay vào làm việc, dựa sở học Cùng với hướng dẫn nhiệt tình cô chú, anh chị quan Nhờ mà em phần nâng cao kiến thức, rèn luyện ý thức làm việc, hiểu mối quan hệ quan, phong cách làm việc, tương trợ hỗ trợ lẫn lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên Đặc biệt kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc trường có nhận thức rõ ràng vai trò cơng tác văn phòng quan Qua hai tháng thực tập dù thời gian không dài ngắn thân qua em vô biết ơn giúp đỡ; giới thiệu; định hướng nhà trường Khoa Văn thư – Lưu trữ, em Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ tiếp nhận vào Thực tập Sau thời gian thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, thân em học hỏi nhiều học, kinh nghiệm quý báu, trau dồi phẩm chất đạo đức kiến thức chun mơn Với giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên quan em nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ quan, tổ chức Chính nhận biết giúp cho em có hành trang đầy đủ để bước tiếp đường chọn Dù làm việc sở lý thuyết áp dụng vào công việc quan nhà nước, dù nhận giúp đỡ, hướng dẫn thực tập nhiệt tình người phụ trách cán phòng, em khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế cơng việc báo cáo thực tập Em mong nhận góp ý nhận xét, đạo nhà trường, Khoa Văn thư – lưu trữ, thầy để báo cáo em hồn thiện Qua đây, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo cô chú, anh, chị Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, đặc biệt cảm ơn chị Đặng Thanh Hằng người hướng dẫn thực tập giúp đỡ em tận tình thời gian qua quan để em có hội vận dụng kiến thức học vào công tác văn phòng quan cơng tác làm việc sau Trên nội dung công việc thực tập em tiếp cận, quan sát, tổng hợp sau đợt thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình truyền dạy kiến thức cho em với giúp đỡ tập thể lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện giúp em hoàn thành báo cáo Thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, ngày 14 tháng 03 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Mai Hương PHỤ LỤC Phụ lục 01 Kho Lưu trữ HĐND - UBND quận Tây Hồ Phụ lục 02 Vị trí làm việc cán lưu trữ HĐND - UBND quận Tây Hồ Phụ lục 03 Khối lượng tài liệu chưa chỉnh lý UBND quận Tây Hồ Phụ lục 04 Một số văn quy định nghiệp vụ công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ ... cho báo cáo thực tập tốt nghiệp Qua trình thực tập em rút cho điểm mạnh điểm yếu thân, từ giúp em tiếp tục phát huy điểm mạnh khắc phục hạn chế mà thân chưa đạt, chưa nắm vững Dưới phần báo cáo. .. Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND Cùng cấp quan Nhà nước cấp An ninh, Xã hội, Quốc phòng Cụ thể sau: - Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn... quản kho lưu trữ quận khơng thể đảm bảo diện tích CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt