MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu 1 3.Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Giả thuyết nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7.Đóng góp của đề tài 4 8.Cấu trúc đề tài 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ 5 1.1.Cơ sở lí luận về công tác lưu trữ 5 1.1.1.Khái niệm về công tác lưu trữ 5 1.1.2.Vai trò , ý nghĩa của công tác lưu trữ 5 1.1.3. Nhiệm vụ công tác lưu trữ 6 1.1.4.Nội dung công tác lưu trữ 6 Tiểu kết 12 CHƯƠNG 2. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HOA LƯ 13 2.1. Khái quát về UBND huyện Hoa Lư 13 2.1.1.Tổ chức bộ máy 13 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 14 2.1.3.Vị trí và chức năng của công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư 15 2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn 16 2.1.3.1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau: 16 2.1.3.2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan: 16 2.2.Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư 17 2.2.1. Tổ chức tuyên truyền , phổ biến luật lưu trữ 17 2.2.2.Công tác tổ chức , bố trí cán bộ 18 2.2.3. Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ 18 2.2.4. Cơ sở vật chất , kho tàng và trang thiết bị 19 2.2.5. Lập hồ sơ hiện hành 20 2.2.6. Công tác kiểm tra , đánh giá 20 2.2.7. Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 20 2.3.Đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoa Lư 23 2.3.1. Ưu điểm 23 2.3.2. Hạn chế , tồn tại 23 2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 24 Tiểu kết 25 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HOA LƯ 26 3.1. Tiếp tục triển khai thực hiện Luật Lưu trữ 26 3.2.Chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, công chức làm VTLT 27 3.3. Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất ,thiết bị phụ trợ 28 3.4. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động lưu trữ 28 3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin 29 3.6.Lưu trữ , tập trung theo hướng hiệnn đại hóa 29 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHU LUC 34
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi hướng dẫn khoa học Ts Lê Thị Hiền Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, nghiên cứu cịn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc.Nếu phát có gian lận tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm nội dung tập Ký tên LỜI CẢM ƠN Hồn thành nghiên cứu xin chân thành cảm ơn Ts Lê Thị Hiền người hướng dẫn, bảo tận tình đóng góp nhiều ý kiến quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND ban ngành đoàn thể huyện Hoa Lư ,tỉnh Ninh Bình tạo điều kiện cung cấp số liệu thông tin cần thiết địa phương, giúp tơi hồn thành nghiên cứu Tơi xin chân thành cảm ơn! BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân ĐTBD Đào tạo – bồi dưỡng VTLT Văn thư – lưu trữ CBCCVC Cán bộ, Công chức, Viên chức MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Đối tượng phương pháp nghiên cứu .1 3.Mục tiêu nghiên cứu .2 Giả thuyết nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .4 7.Đóng góp đề tài 8.Cấu trúc đề tài CHƯƠNG .4 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ 1.1.Cơ sở lí luận cơng tác lưu trữ 1.1.1.Khái niệm công tác lưu trữ 1.1.2.Vai trò , ý nghĩa công tác lưu trữ .5 1.1.2.1 Vai trị cơng tác lưu trữ 1.1.2.2.Ý nghĩa công tác lưu trữ 1.1.3 Nhiệm vụ công tác lưu trữ .6 1.1.4.Nội dung công tác lưu trữ 1.1.4.1 Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ 1.1.4.2 Ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn công tác lưu trữ 1.1.4.3 Thực nghiệp vụ lưu trữ 10 1.1.4.4 Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ .11 Tiểu kết 12 CHƯƠNG 13 KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN HOA LƯ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HOA LƯ 13 2.1 Khái quát UBND huyện Hoa Lư 13 2.1.1.Tổ chức máy .13 2.1.2 Cơ cấu tổ chức .14 2.1.3.Vị trí chức cơng tác lưu trữ UBND huyện Hoa Lư .14 2.1.4 Nhiệm vụ quyền hạn 16 2.1.3.1 Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực quyền hạn sau: 16 2.1.3.2 Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ Lưu trữ quan: 16 2.2.Thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện Hoa Lư 16 2.2.1 Tổ chức tuyên truyền , phổ biến luật lưu trữ 17 2.2.2.Công tác tổ chức , bố trí cán 18 2.2.3 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ 18 2.2.4 Cơ sở vật chất , kho tàng trang thiết bị 19 2.2.5 Lập hồ sơ hành .19 2.2.6 Công tác kiểm tra , đánh giá 20 2.2.7 Thực nghiệp vụ lưu trữ 20 2.3.Đánh giá hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Hoa Lư 22 2.3.1 Ưu điểm 22 2.3.2 Hạn chế , tồn .23 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 24 Tiểu kết 24 CHƯƠNG 26 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 26 TẠI UBND HUYỆN HOA LƯ .26 3.1 Tiếp tục triển khai thực Luật Lưu trữ 26 3.2.Chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, cơng chức làm VTLT 27 3.3 Đảm bảo điều kiện sở vật chất ,thiết bị phụ trợ 28 3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ 28 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin 29 3.6.Lưu trữ , tập trung theo hướng hiệnn đại hóa 29 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHU LUC 34 MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Ở nước ta công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Mỗi quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Hoa Lư huyện nằm trung tâm tinh Ninh Bình,với nhiều cảnh quan đẹp trở thành di sản giới di tích quốc gia đặc biệt , mang giá trị lịch sử , văn hóa du lịch.Trong năm gần , công tác lưu trữ huyện bước đạt kết đáng quan tâm.Tuy nhiên,trong trình triển khai nhiệm vụ cịn bộc lộ nhiều thiếu sót yếu Nhận thức rõ cần thiết việc đổi , nâng cao hiệu công tác Lưu trữ địa bàn huyện, định chon nội dung công tác lưu trữ làm đề tài nghiên cứu với tên gọi :“ Nâng cao , hiệu công tác lưu trữ ủy ban nhân dân huyện Hoa Lư” Đối tượng phương pháp nghiên cứu 2.1 : Đối tượng nghiên cứu Công tác lưu trữ ủy ban nhân dân huyện Hoa Lư 2.2 : Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu : 2014-2015 - Không gian nghiên cứu : Khảo sát công tác lưu trữ tổ chức bảo quản tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liêu , chỉnh lí tài liệu, UBND huyện Hoa Lư 3.Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác lưu trữ - Tìm hiểu thực trạng cơng tác lưu trữ huyện Hoa Lư thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý lưu trữ UBND huyện Hoa Lư Giả thuyết nghiên cứu - Để hoạt động có hiệu có nhiều biện pháp song biện pháp phải phù hợp với thực tiễn văn phòng đồng với - Hoạt động văn phòng HĐND UBND huyện Hoa Lư cầnđược tiếp tục đổi để góp phần thiết thực hiệu vào hoạt động quản lý hành Nhà nước UBND huyện - Nếu đội ngũ cán nhân lực UBND huyện Hoa Lư nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ tốt Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định cơng tác lưu trữ hoạt động khó khăn phức tạp địi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chuyên môn, cách quản lý, tổ chức bảo quản tài liệu Nói đến cơng tác lưu trữ, có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập vấn đề lưu trữ không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác lưu trữ nêu sau: - Năm 2011, đề tài “Phương pháp tổ chức khoa học Phông lưu trữ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh)” ThS Đỗ Văn Học làm chủ nhiệm Đề tài góp phần thúc đẩy bước cơng việc văn phịng, văn thư, lưu trữ trường tài liệu để tham khảo giảng dạy nghiệp vụ công tác lưu trữ Bộ môn - Năm 2009, đề tài “Lịch sử lưu trữ Chính quyền Việt Nam Cộng hòa (1955- 1967)” ThS Nguyễn Văn Báu làm chủ nhiệm Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, tồn diện về cơng tác lưu trữ Việt Nam Cộng hịa nói riêng lịch sử lưu trữ Việt Nam nói chung, góp phần quan trọng để biên soạn sách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II - 35 năm đưởng phát triển (1976-2011), kỷ niệm 35 năm thành lập Trung tâm - Năm 2013, đề tài “Tổ chức thực sản phẩm khoa học hướng dẫn khoa học công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công ty Điện lực Long An” ThS Đỗ Văn Học thực giúp Công ty Điện lực Long An tổ chức chỉnh lý khoa học tồn Phơng Lưu trữ Công ty Đồng thời, đề tài giúp Tổng cơng ty Điện lực miền Nam nhân rộng mơ hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho toàn hệ thống công ty Điện lực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Nam - Đề tài : “Nghiên cứu đề xuất mơ hình tổ chức, quản lí tài liệu lưu trữ địa phương để thực quy định luật lưu trữ” ( 2014) Chủ nhiệm đề tài : Ths.Nguyễn Thị Hà - Đề tài : Nghiên cứu đề xuất giải pháp ứng dụng hiệu công nghệ Leafcasting công tác tu bổ tài liệu lưu trữ (2014) Chủ nhiệm đề tài : Ths.Vũ Thị Thanh Thủy Thông qua báo cáo năm , cơng tác lưu trữ địa bàn huyện nói riêng tồn thành phố nói chung , cho thấy năm qua huyện đạt hiệu tích cực chuyển biến rõ rệt Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo , kế thừa giúp tơi hồn thành đề tài nghiên cứu : “ Nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Hoa Lư” Phương pháp nghiên cứu +Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; +Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet; + Thông tin từ báo cáo định kỳ Ủy ban nhân dân huyện Hoa Lư 7.Đóng góp đề tài - Có thể áp dụng vào thực tiễn, giúp nâng cao hiệu công tác lưu trữ - Đề tài nghiên cứu góp phần thực tế hóa , nâng cao hiệu lực, hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Hoa Lư - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác lưu trữ UBND huyện 8.Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương: CHƯƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ CHƯƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOA LƯ 1.1.Cơ sở lí luận cơng tác lưu trữ 1.1.1.Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lí luận , thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học , bảo quản tổ chức khai thác , sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác quản lí , công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng quan , tổ chức , cá nhân 1.1.2.Vai trò , ý nghĩa cơng tác lưu trữ 1.1.2.1 Vai trị cơng tác lưu trữ Công tác lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung quan trọng hoạt động văn phịng Trong văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phịng mắt xích tong guồng máy hoạt động quản lý quan, đơn vị Như vậy, công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước 1.1.2.2.Ý nghĩa công tác lưu trữ Công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp tổ chức tốt có nhiều ý nghĩa, tác dụng quốc gia, địa phương, quan toàn xã hội Trước hết, công tác lưu trữ tổ chức tốt giúp quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán q trình thực cơng việc Nội dung nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng học kinh nghiệm quý báu trình phát triển quốc gia, quan, tổ chức Vì vậy, công tác lưu trữ giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 2.2.6 Công tác kiểm tra , đánh giá Kiểm tra , đánh giá khâu đánh giá then chốt giúp quan tổ chức nắm tình hình thực quy định nhà nước nghành , lĩnh vực định Kiểm tra , đánh giá bước cuối quy trình cơng việc xem xét thời gian hoàn thành định Kiểm tra đánh giá lưu trữ tiến hành kiểm tra vă quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ quan , tổ chức theo thời gian thực định Trong năm 2015 , UBND huyện tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ quan , trình độ số lượng cán làm cơng tác lưu trữ , trang thiết bị bảo quản tài liệu việc thực nghiệp vụ lưu trữ theo quy định hướng dẫn nhà nước Từ đưa đánh giá xác cơng tác lưu trữ , xây dựng phương án , kế hoạch khắc phục tồn hạn chế 2.2.7 Thực nghiệp vụ lưu trữ Thứ nhất, chỉnh lí tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 UBND huyện Hoa Lư thực theo quy trình chỉnh lí tài liệu mà Cục VTLT ban hành, cụ thể theo bước sau : - b1 : Giao , nhận tài liệu - b2 : Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản địa điểm chỉnh lí - b3 : Vệ sinh sơ tài liệu - b4 : Khảo sát biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lí - b5 : Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại - b6 : Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định 20 giá trị tài liệu theo hướng dẫn lập hồ sơ - b7 : Biên mục phiếu tin - b8 : Kiểm tra , chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin - b9 : Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại - b10: Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin - b11 :Biên mục hồ sơ - b12 : Xử lí tài liệu loại - b13 : Kết thúc chỉnh lí Thứ hai , tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ Để tài liệu lưu trữ phát huy giá trị, năm qua UBND Huyện trọng đến công tác tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu với nhiều hình thức khác : - Cung cấp chứng thực lưu trữ - Thông báo tài liệu lưu trữ - Công bố , giới thiệu tài liệu - Biên soạn xuất sách chuyên đề Với nhiều hình thức khai thác tổ chức , tài liệu lưu trữ khai thác thường xuyên , rộng rãi thiết thực, góp phần tuyên truyền ý nghĩa vai trị , vị trí cơng tác lưu trữ , tài liệu lưu trữ xã hội Tuy nhiên kết đạt khiêm tốn so với tiềm thông tin chứa tài liệu lưu trữ Để phát huy nhiều thời gian tới công tác tổ chức , khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần tiếp tục tăng cường quan tâm Thứ ba , ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lí tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện quan tâm triển khai , bước thực ứng dụng công nghệ thơng tin hoạt động sau : - Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu : UBND xây dựng cơng cụ tra 21 tìm tài liệu mục lục hồ sơ macro excel với bước sau : nhập liệu thông tin hồ sơ gồm : hộp số , tiêu đề hồ sơ , ngày tháng bắt đầu kết thúc , thời hạn bảo quản Số hóa tài liệu phục vụ công tác khai thác tổ chức sử dụng tài liệu : - Nhận thấy tầm quan trọng , lợi ích việc số hóa tài liệu , thực ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ UBND huyện tổ chức nghiên cứu , tham quan , học hỏi kinh nghiệm số huyệnvà tỉnh khác Sau thời gian chuẩn bị , huyện thực xây dựng đề án : số hóa liệu ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác quản lí khai thác tài liệu lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Phần mềm quản lí tài liệu lưu trữ : Phầm mềm quản lí tài liệu lưu trữ - Giao diện hồn tồn tiếng việt thiết kế thân thiện người sử dụng Tiêu chí phần mềm đưa đến cho người sử dụng tiện ích internet với cách tiếp cận tự nhiên , dễ dàng tiếp cận với ứng dụng công nghệ thông tin Việc xây dựng triển khai ứng dụng phần mềm huyện nhằm mục đích tạo mơi trường điện tử phục vụ cơng tác quản lí trao đổi phục vụ việc đạo , điều hành lãnh đạo hoạt động chuyên môn chuyên viên , xây dựng nhiều ứng dụng công cụ trợ giúp công chức , viên chức hoạt động đạo điều hành Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ huyện tạo sở liệu hệ thống quản lí chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu nhằm nâng cao suất lao động trình độ kĩ thuật người Phát huy vai trò tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thơng tin ngày cao xã hội , góp phần xây dựng hành đại 2.3.Đánh giá hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Hoa Lư 2.3.1 Ưu điểm - Kế hoạch công tác lưu trữ năm 2015 huyện triển khai gắn với việc thực có hiệu Luật lưu trữ , kế hoạch xây dựng bám sát 22 mục tiêu, thực nghiêm túc quy định pháp luật sát thực với tình hình huyện - Về công tác tổ chức , cán : bố trí cán , cơng chức chun trách kiêm nhiệm thực cơng tác lưu trữ, bố trí biên chế, lao động hợp đồng - Về công tác kiểm tra , hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ : thực kế hoạch số 01/KH-SNV năm 2015 Giam đốc Sở nội vụ kịp thời sai sót việc phát hành , lưu văn , việc thực công tác lưu trữ quan - Công tác lưu trữ thể chế luật sở pháp lí cao để việc quản lí đạo thực thống nhất, tài liệu lưu trữ tăng cường bảo vệ phát huy tối đa giá trị đích thực vốn có Trong việc giao nộp bảo quản hồ sơ tài liệu quan trọng , lập kế hoạch thực thu thập hồ sơ, tài liệu theo kế hoạch Huyện quan tâm bố trí kho để bảo quản tài liệu chủ động thu thập khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu lưu trữ đưa vào tập trung bảo quản , nhằm tránh việc thất thoát tài liệu 2.3.2 Hạn chế , tồn -Trình độ chun mơn nghiệp vụ cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị không đồng đều, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác chuyên môn; chất lượng báo cáo công tác văn thư, lưu trữ cịn thấp chưa phản ánh tình hình thực tế quan, địa phương -Hầu hết quan, địa phương chưa xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ dẫn đến việc thực nhiệm vụ chuyên môn quan, địa phương chưa thống cụ thể - Công tác lập hồ sơ công việc chưa vào nề nếp có chuyển biến cách tích cực cụ thể Cơng tác lưu trữ chưa tổ chức quản lý thống theo quy định chung nhà nước - Kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư, lưu trữ cịn ít, nên chưa đổi 23 nâng cấp điều kiện sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ, chưa xây dựng phòng, kho lưu trữ để bảo quản an tồn tài liệu - Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa triển khai đồng đều, rộng khắp thống quan, địa phương chưa có chế phối hợp ngành 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế +Lãnh đạo quan chưa thấy tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên thiếu quan tâm, đạo phân bổ nguồn kinh phí cho cơng tác này; việc kiểm tra quan quản lý nhà nước quan, địa phương chủ quản mảng công tác văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên để giúp đơn vị nhận thấy thiếu sót, từ có biện pháp khắc phục kịp thời; kho lưu trữ tài liệu + Huyện chưa bố trí xây dựng nên không thu thập tài liệu đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, từ khơng giải phóng kho lưu trữ hành huyện + Dù kết đạt chưa nhiều, cịn khó khăn, thách thức chờ phía trước hy vọng tin tưởng với quan tâm lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo quan, địa phương, với đạo, điều hành kịp thời lãnh đạo Sở Nội vụ, chung tay góp sức, nỗ lực “cùng làm tốt” tồn thể đội ngũ cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ cơng tác văn thư, lưu trữ huyện Hoa Lư ngày tiến xa khẳng định vị trí, vai trị lĩnh vực đời sống xã hội Tiểu kết Với thực trạng cho thấy tình hình cơng tác lưu trữ UBND huyện Hoa Lư có chuyển biến tích cực Các ưu điểm ngày nhiều công tác lưu trữ UBND huyện Hoa Lư thực tốt Thực trạng hạn chế nêu làm tiền đề 24 để đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữ UBND huyện Hoa Lư chương 25 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HOA LƯ Công tác VTLT hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính kỹ thuật, nghiệp vụ cao quản lý, đồng thời mắt xích khơng thể thiếu q trình tổng thể cải cách hành nước ta Mọi công việc quan, địa phương giải nhanh hay chậm, hiệu hay không hiệu phụ thuộc vào việc quản lý công tác VTLT có khoa học, hợp lý hay khơng Chính vậy, yêu cầu đặt phải cải cách công tác VTLT nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc đồng thời để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tỉnh thời gian tới, cần phải đồng thực giải pháp: 3.1 Tiếp tục triển khai thực Luật Lưu trữ Với hình thức tuyên truyền sâu rộng nhằm nâng cao nhận thức Luật Lưu trữ, vai trị cơng tác lưu trữ cho Thủ trưởng, cán bộ, công chức trực tiếp quản lý làm cơng tácVTLT; tiến tới hồn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn cụ thể để quan, địa phương thực thống quy định pháp luật công tác VTLT Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác VTLT tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác VTLT quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ cơng tác VTLT; Thơng tư 01/2011/TTBNV nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cục văn thư lưu trữ nhà nước văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND định 34/2012/QĐ-UBND 26 Tiếp tục thực công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng cơng tác văn thư, lưu trữ (2013 – 2017) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thơng báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng Đẩy mạnh tun truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao nhận thức công tác 3.2.Chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, cơng chức làm VTLT Thông qua việc tuyển dụng, thường xuyên mở lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng mở lớp bồi dưỡng ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chuyên mơn cho cán bộ, cơng chứcVTLT; kiện tồn tổ chức, biên chếVTLT; quan tâm chế độ sách cán bộVTLT Người cán lưu trữ phải có đủ u cầu phẩm chất trị trình độ chun mơn nghiệp vụ : u cầu chuyên môn nghiệp vụ cán lưu trữ phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: Người cán lưu trữ nắm vững lý luận nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chun mơn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn u cầu quan trọng đặt người cán lưu trữ không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà cịn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt q trình cơng tác, bước rèn luyện, hồn thiện thân với hồn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán lưu trữ không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà cịn phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán lưu trữ cách trung thực, thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành 27 với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, nơi cán lưu trữ công tác Người cán lưu trữ phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình nào.Quá trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà cịn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Mọi giải pháp dù hay có tính khả thi tới đâu khơng có nỗ lực tâm ý chí phấn đấu cán khơng mang lại hiệu mong muốn Sự nỗ lực cán chìa khóa thành cơng Với khả kiến thức sẵn có, với nỗ lực tâm , lịng u nghề , tâm huyết với cơng việc mà làm chắn họ ln tìm cách , phương pháp, hình thức để học hỏi , trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc Đây điều kiện tiên để việc thực giải pháp mang lại hiệu 3.3 Đảm bảo điều kiện sở vật chất ,thiết bị phụ trợ Tăng cường đầu tư sở vật chất kinh phí phục vụ cơng tác VTLT hồn thiện kho lưu trữ đơn vị cấp huyện tỉnh để thu thập bảo quản tài liệu quan, địa phương: máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ,… theo tiêu chuẩn ngành lưu trữ Tổ chức rà sốt lại hệ thống phịng lưu trữ sở cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư sở vật chất trang, thiết bị cần thiết phòng lưu trữ phục vụ hoạt động lưu trữ UBND huyện Hoa Lư Tăng cường cơng tác phịng, chống cháy, nổ bảo đảm an tồn tuyệt đối phịng lưu trữ 3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ Tồn lớn hoạt động UBND huyện Hoa Lư tình trạng trơng chờ , ỷ lại , trốn tránh trách nhiệm , làm việc cầm chừng không đem lại 28 hiệu Hoạt động văn thư có ý nghĩa quan trọng đối việc tổ chức hoạt động máy ủy ban huyện nên cần phải thường xuyên kiểm tra giám sát tránh tình trạng nhân viên trốn việc , bỏ việc Ngồi với sách khen thưởng nhân viên cịn hưởng lơị ích đáng với cống hiến họ nên họ có trách nhiệm với cơng việc giao.Bên cạnh có hình thức xử phạt kiểm điểm với CBCNV không chấp hành đùng nội quy Đánh giá, xếp hạng công tác VTLT quan, tổ chức địa bàn tỉnh, vừa hình thức kiểm tra vừa để tạo thi đua “cùng làm tốt” đơn vị; hàng năm có hình thức khen thưởng cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc cơng tác Hồn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ; trước mắt, tập trung vào văn như: quy định công tác lưu trữ quan; văn hướng dẫn lập hồ sơ hành; văn quy định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; tổng hợp vướng mắc trình thực đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin Đổi phương thức quản lý tài liệu thông qua việc đẩy mạnh ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý bảo quản tài liệu địa phương quản lý tài liệu có điều kiện giới thiệu, nâng cao nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ, làm cho tài liệu phục vụ đông đảo nhân dân Theo tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận lưu trữ 3.6.Lưu trữ , tập trung theo hướng hiệnn đại hóa Theo quy định Cục lưu trữ Quốc gia giátrị tài liệu 29 quan phải lưu giữ tập trung địa điểm quan để thuận tiện cho việc tra cứu Thực tốt dự án Nâng cấp hệ thống lưu trữ, đại hố cơng tác lưu trữ thuận lợi cho công tác khai thác sử dụng tài liệu 30 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu UBND huyện Hoa Lư , nhận thấy công tác lưu trữ có vị trí khơng thể thiếu cơng tác quản lí điều hành hoạt động quan lãnh đạo Văn , giấy tờ cơng cụ đắc lực hì sai, làm sai gây lãng phí cơng sức tài sản Để đảm bảo tính trung thực , xác kịp thời văn giấy tờ cấp lãnh đạo cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng , áp dụng thành tựu khoa học , kĩ thuật vào công tác lưu trữ cách linh hoạt , khéo léo phù hợp với hoàn cảnh điều kiện huyện Đối với cán cán làm công tác lưu trữ cần phải tự học hỏi , trau dồi kiến thức chun mơn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, cơng tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng các lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Công tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng tài liệu lưu trữ thể định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu chủ trương, đường 31 lối Đảng liên quan đến vấn đề thơng qua tài liệu lưu trữ kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế hành nhà nước Như vậy, làm tốt khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hố pháp điển hố) tốt, góp phần loại bỏ quy phạm lỗi thời, làm giảm chồng chéo văn quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu cho hệ thống thể chế hành nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn quy phạm pháp luật nói riêng văn quản lý nhà nước nói chung Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành chính, văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động Qua chuyến nghiên cứu UBND huyện Hoa Lư , tiếp xúc cấu máy tình hình hoạt động huyện Qua tơi có kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lí thuyết mà học trường 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình lưu trữ - NXB Văn hóa thơng tin Cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác Văn thư – Lưu trữ - Nhà xuất Quốc gia Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ 33 PHU LUC Hình ảnh thực tế UBND huyện Hoa Lư 34