TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC TỈNH LẠNG SƠN

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 2 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cao Lộc….. 3 1.1.1. Chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Cao Lộc. 5 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 5 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Cao lộc. 6 1.2.2.1. Chức năng 6 1.2.2.2. Nhiệm vụ 6 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức 7 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. ……………………………………………………………………….8 1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm 8 1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 9 Phần II: “TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC TỈNH LẠNG SƠN 21 2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND huyện Cao Lộc 21 2.2. Công tác tổ chức và quản lý văn bản tại cơ quan 23 2.2.1. Công tác soạn thảo văn bản: 23 2.2.2. Quản lí văn bản: 25 2.2.2.1 Quản lý văn bản đi: 25 2.2.2.2. Quản lý văn bản đến: 29 2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 32 2.4. Lập hồ sơ hiện hành 33 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 3.1. Đánh giá chung 37 3.1.1. Ưu điểm. 37 3.1.2. Hạn chế 39 3.1.3. Nguyên nhân 40 3.2. Đề xuất, kiến nghị. 41 LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC 44

Trang 1

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ TẤN HANH

BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B KHÓA HỌC (2012 – 2016)

Tên cơ quan: Ủy Ban Nhân Dân Huyện Cao Lộc

Địa chỉ: Khối 6, Thị trấn Cao Lộc – Huyện Cao Lộc – Tỉnh Lạng Sơn Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Thị Tân

Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng

Hà Nội - 2016

Trang 2

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục của đề tài 2

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC 3

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cao Lộc… 3

1.1.1 Chức năng 3

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 4

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Cao Lộc 5

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Cao lộc 6

1.2.2.1 Chức năng 6

1.2.2.2 Nhiệm vụ 6

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 7

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.……….8

1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm 8

1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 9

Trang 3

NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC TỈNH LẠNG SƠN 21

2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND huyện Cao Lộc 21

2.2 Công tác tổ chức và quản lý văn bản tại cơ quan 23

2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản: 23

2.2.2 Quản lí văn bản: 25

2.2.2.1 Quản lý văn bản đi: 25

2.2.2.2 Quản lý văn bản đến: 29

2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 32

2.4 Lập hồ sơ hiện hành 33

Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37

3.1 Đánh giá chung 37

3.1.1 Ưu điểm 37

3.1.2 Hạn chế 39

3.1.3 Nguyên nhân 40

3.2 Đề xuất, kiến nghị 41

LỜI CẢM ƠN 43

PHỤ LỤC 44

Trang 4

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc, lưutrữ thông tin và tài liệu của một cơ quan Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn

vị, các bộ phận trong và ngoài UBND, bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắnkết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý,sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chínhxác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền

Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay cùng vớichủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhàtrước, công tác văn thư trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết Đứngtrước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, dưới sựchỉ đạo của ban lãnh đạo UBND huyện Cao Lộc, quản lý công tác văn thư khôngngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới, nhằm hoàn thiện về mọimặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nângcao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chứclàm công tác văn thư

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, là sinh viên khoaQuản trị Văn phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trong quá trình thực tập tạiVăn phòng HĐND-UBND huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn, em đã quyết định lựa

chọn đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư” tại UBND huyện Cao Lộc.

2 Mục tiêu của đề tài

Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, đặc điểm, nội dung công tácvăn thư

Phản ánh thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Cao lộc.Thấy được điểm mạnh, điểm yếu trong cơ cấu hoạt động của phòng văn thư tại

Trang 5

UBND huyện Cao Lộc để tìm ra giải pháp thiết thực, phù hợp với tình hình hoạtđộng của UBND nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là: Tìm hiểu về tổ chức công tác

văn thư tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn

- Phạm vi nghiên cứu: Ủy Ban Nhân Dân huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn.

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Một số báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa trước.

- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư.

- Quy chế Văn thư-Lưu trữ UBND huyện Cao Lộc.

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác văn thư Tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu cụ thể về công tác văn thư tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn Do vậy, em xin kế thừa kết quả những đề tài nghiên cứu trước

để làm sáng tỏ vấn đề này

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình viết đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứunhư:

+ Phương pháp Quan sát, phỏng vấn

+ Phương pháp thống kê, bảng hỏi

+ Phương pháp so sánh, đối chiếu

+ Phương pháp phân tích , tổng hợp

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết cấu của đề tài gồm 3 phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Cao Lộc

Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Cao LộcPhần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trang 6

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

CAO LỘC

Cao lộc là một huyện miền núi biên giới nằm ở phía Đông Bắc tỉnh LạngSơn, phía Bắc - Đông bắc giáp Cộng hòa nhân dân Trung Hoa với đường biên giớidài 83 km, phía Tây - Tây Bắc giáp các huyện Văn Lãng, Tràng Định, phía Tây vàTây Nam giáp huyện Văn Quan, Chi Lăng, phía Đông - Đông Nam giáp với LộcBình, Chi Lăng Huyện Cao Lộc bao bọc quanh thành phố Lạng Sơn Huyện CaoLộc là trung tâm kinh tế chính trị xã hội, là vùng kinh tế đặc quyền của tỉnh LạngSơn Vì vậy huyện Cao Lộc có lợi thế lớn để phát triển kinh tế - xã hội và có tầmquan trọng về an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cao Lộc

UBND huyện Cao Lộc có chức năng nhiệm vụ quyền hạn sau:

1.1.1 Chức năng

UBND huyện Cao Lộc là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước và các văn bản dướiLuật và Nghị Quyết chỉ đạo sự phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninhtrên địa bàn huyện

- Uỷ ban nhân dân huyện Cao Lộc có nhiệm vụ Quản lý Nhà nước ở địa

phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, môi trường, thểdục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình, và các lĩnh vực xã hội khác, Quản lýNhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý thực hiện

Trang 7

tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá.

- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây

dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộtịch ở địa phương, quản lý cư trú của người nước ngoài ở địa phương

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương đào tạo đội ngũ

viên chức Nhà nước Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theoquy định của Pháp luật

- Uỷ ban nhân dân huyện Cao Lộc chịu trách nhiệm và báo cáo công tác

trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên…

- Triển khai và thực hiện các Chỉ thị, Nghị Quyết của Đảng, Pháp Luật của

Nhà nước và sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, quy hoạch vàxây dựng kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội ,quốc phòng - an ninh ở địa phương

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Cao Lộc hoạt động trên cơ sở luật tổ chức HĐND và UBNDban hành ngày 26/11/2003 và quy chế hoạt động của UBND huyện Để hoàn thànhtốt các chức năng nhiệm vụ của mình, UBND huyện Cao Lộc đã sắp xếp tổ chức

bộ máy làm việc của mình như sau:

UBND huyện Cao Lộc có 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch và các phòng bankhác gồm có 13 phòng chuyên môn như sau:

- Phòng Văn hoá và Thông tin;

- Phòng Giáo dục và đào tạo;

- Phòng Y tế;

Trang 8

- Phòng Tài nguyên và Môi trường;

- Phòng Dân tộc;

UBND huyện Cao Lộc đang ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế Hiệnnay tại UBND huyện các cán bộ đều có trình độ chuyên nghiệp, Cao đẳng, Đại họctrở lên

(Phụ lục 01 – Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Cao Lộc) 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Cao Lộc.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan Văn phòng cùng với các đơn

vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan Có cơ quan là có văn phòng

Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “tai mắt” củaThủ trưởng cơ quan

Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chungcủa cơ quan, xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điềuhành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã

đề ra

Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động

Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thườngxuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quan

Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức vàcông dân Với ý nghĩa văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua vănphòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở

Công tác văn phòng có vị trí quan trong trong quá trình hoạt động của cơquan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt độngchung của cơ quan

Tại UBND huyện Cao Lộc mô hình tổ chức của văn phòng UBND huyệnđược bố trí theo kiểu tập trung Với mô hình này rất thuận tiện cho việc điều hànhcông việc của lãnh đạo văn phòng cũng như sự phối hợp làm việc giữa các bộ phậntrong văn phòng

Trang 9

Văn phòng được bố trí ở tầng 1 gần cửa ra vào, rất tiện cho việc giải quyếtcông việc hàng ngày Vừa thuận tiện cho việc giao dịch với các đơn vị, tổ chức, cánhân đến liên hệ công tác, vừa thuận lợi cho công tác phục vụ lãnh đạo UBNDhuyện.

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Cao lộc.

1.2.2.1 Chức năng

Văn phòng HĐND và UBND huyện là bộ phận giúp việc, tham mưu phục

vụ tổng cho mọi hoạt động điều hành của HĐND và UBND huyện trong việc quản

lý Nhà nước Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng sau:

- Văn phòng là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ

đạo, điều hành của HĐND và UBND huyện được tập chung thống nhất

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo và cơ quan được

thường xuyên liên tục và có hiệu quả

- Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ đảm

bảo an toàn hiệu quả

1.2.2.2 Nhiệm vụ

a) Tham mưu tổng hợp:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, chuẩn bị các báo cáo về hoạt

động của HĐND và UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ biên bản các kỳ họp củaHĐND và UBND huyện, phối hợp cùng các ngành chức nắng soạn thảo và hoànchỉnh các đề án, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND và UBND huyện đểban hành Thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND và UBND, Chủ tịchUBND

- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn trong việc chuẩn bị các đề án

được phân công để trình cấp có thẩm quyền Tổ chức thực hiện truyền đạt của cấptrên của HĐND và UBND huyện đến các ngành, các cấp và đôn đốc thực hiện

- Thường xuyên cung cấp và sử lý thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho

công tác của lãnh đạo của HĐND và UBND huyện, giúp lãnh đạo cơ quan thựchiện các chế độ thông tin báo các lên cấp trên

Trang 10

- Thực hiện tốt mối quan hệ làm việc giữa UBND huyện, Chủ tịch UBND

với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, MTTQ vàcác đoàn thể nhân dân huyện

b) Công tác hành chính tổ chức:

- Tổ chức, công tác quản lý Văn thư (công văn, giấy tờ, tài liệu ) và lưu hồ

sơ của cơ quan theo quy định của nhà nước

c) Công tác quản trị tài vụ:

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho lãnh

đạo và cán bộ của cơ quan

- Quản lí tài sản công dân, ngân sách của cơ quan theo chế độ về tài chính nhà

Văn phòng HĐND và UBND huyện Cao Lộc làm việc theo chế độ thủtrưởng, gồm có Lãnh đạo văn phòng gồm Chánh văn phòng và (02) Phó Chánh vănphòng và các bộ phận, đơn vị chức năng trong văn phòng giúp cho Chánh văn

Trang 11

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.

1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm

Xác định vị trí việc làm là xem xét trong một cơ quan, đơn vị có bao nhiêu

vị trí việc làm và cần bao nhiêu người để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của cơquan, đơn vị đó Điều này sẽ giúp tuyển đúng người cho công việc

Qua quá trình khảo sát thực tế, em thấy ở văn phòng HĐND-UBND huyệnCao lộc hiện tại có 21 vị trí việc làm gắn với từng công việc cụ thể, trong đó:

- Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành có 03 vị trí: + Chánh Văn phòng: 01 (Chỉ đạo chung)

+ Phó Chánh Văn phòng: 02 (Gồm Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối văn hóa-xã hội, Phó Chánh văn phòng phụ trách khối kinh tế)

- Vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động chuyên môn, nghề nghiệp có

05 vị trí:

+ Chuyên viên tổng hợp, theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội: 01 người

+ Chuyên viên theo dõi lĩnh vực kinh tế- Nông lâm- Thủy lợi: 01 người+ Chuyên viên theo công tác HĐND; lĩnh vực công nghệ thông tin, quản trịmạng : 01 người

+ Chuyện viên theo dõi lĩnh vực Tài chính, Xây dựng cơ bản, Tài nguyên

&MT, Giải phóng mặt bằng: 01 người

+ Chuyên viên tiếp công dân: 01 người

- Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ có 13 vị trí:

+ Một cửa: 02 người

+ Văn thư: 02 người;

+ Photo - Đánh máy: 01 người;

+ Kế toán - thủ quỹ : 01 người;

+ Tạp vụ - Lao công: 02 người;

+ Bảo vệ: 02 người;

+ Lái xe: 03 người

Trang 12

1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

* Lãnh đạo Văn Phòng:

- Đơn vị: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc

- Chức danh: Chánh văn phòng UBND huyện Cao Lộc

- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

+ Điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND huyện, chịu tráchnhiệm trước HĐND, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ hoạt độngcủa Văn phòng HĐND & UBND huyện Tham mưu cho Chủ tịch, các Phó chủ tịchHĐND, UBND huyện theo chức năng nhiệm vụ được giao Trực tiếp phụ tráchcông tác tổ chức, tài chính, thi đua khen thưởng và kỷ luật của Văn phòng

+ Xây dựng chương trình công tác của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịchUBND

+ Chỉ đạo Văn phòng chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các hội nghịUBND

+ Thừa lệnh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản giao dịchhành chính thông thường, văn bản truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, PhóChủ tịch UBND đến các đối tượng thực hiện

+ Hướng dẫn cán bộ phụ trách hành chính các cơ quan chuyên môn cấphuyện, cán bộ văn phòng UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính, tin họchóa quản lý hành chính theo quy định của pháp luật thường xuyên giữ mối liên hệchặt chẽ với cấp ủy, các tổ chức đoàn thể cơ quan trong công tác lãnh đạo chỉ đạothực hiện nhiệm vụ

+ Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các Phó Chánh Văn phòng Thực hiện cácnhiệm vụ khác do Thường trực HĐND&UBND, Chủ tịch UBND huyện giao

Trang 13

 Có khả năng điều hành, chỉ đạo công việc chung trong cơ quan, đơn vị

 Có khả năng đề xuất với lãnh đạo về công tác tổ chức bố trí nhân sự và cácgiải pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công việc

 Có khả năng bố trí sắp xếp công việc cho phù hợp với từng người

 Có mối quan hệ và giao tiếp tốt Liên kết thuyết phục và tạo dựng mốiquan hệ, đoàn kết trong cơ quan

+ Kinh nghiệm: có kinh nghiệm trong công tác văn phòng và công tác tổchức nhân sự

+ Tính cách: vui vẻ, hòa đồng với mọi người; trung thực thẳng thắn, có nhìnnhận và đánh giá khách quan trước mọi tình huống

* Phó Chánh Văn phòng:

- Chức danh: Phó Chánh văn phòng UBND huyện Cao Lộc

- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng UBND huyện Cao Lộc

+ Các Phó Văn phòng có trách nhiệm tham gia vào việc quản lý chung cácmặt công tác của Văn phòng Đồng thời mỗi Phó văn phòng giúp Chánh Vănphòng quản lý một số công việc chủ yếu thuộc các lĩnh vực riêng biệt theo sựphân công của Chánh văn phòng

+ Phó Văn phòng phụ trách về công tác tổng hợp:

 Phụ trách công tác tổng hợp; Theo dõi tình hình giải quyết đơn thư, khiếunại tố cáo; công tác tiếp dân của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; Tham mưutriển khai thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia về Xây dựng nông thôn mới

 Trực tiếp phụ trách công tác văn thư lưu trữ; đảm bảo in ấn văn bản, tailiệu kịp thời, chính xác, lưu trữ, đầy đủ, khoa học, an toàn và bí mật Quản lý vật tưphương tiện đảm bảo hoạt động của bộ phận văn thư

 Soạn thảo các văn bản của UBND huyện khi được phân công; soát xét bảnthảo các văn bản do UBND ký trước khi đánh máy

 Thay mặt Chánh văn phòng ký các văn bản được Chánh văn phòng ủynhiệm Trao đổi ý kiến giữa các Phó văn phòng để giải quyết các công việc chung

Trang 14

của Văn phòng ; thực hiện một số chức năng của Chánh Văn phòng khi Chánh Vănphòng vắng mặt theo sự ủy nhiệm.

 Dự các phiên họp UBND các cuộc họp chuyên đề có nội dung liên quan,các hội nghị hành chính của huyện

+ Phó văn phòng phụ trách phụ trách hành chính, quản trị, xây dựng

cơ sở vật chất:

 Phụ trách công tác hành chính quản trị, xây dựng cơ sở vật chất của Vănphòng HĐND & UBND huyện Trực tiếp chỉ đạo hoạt động bộ phận bảo vệ, lao côngchăm sóc cây cảnh, sửa chữa, thay thế hệ thống điện, nước, thiết bị phòng cháy chữacháy trong khu vực cơ quan; Tham mưu giúp việc cho HĐND huyện, Thường trựcHĐND huyện Tham mưu triển khai công tác đối ngoại, công tác biên giới

 Tổ chức đảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND, vàhoạt động của cơ quan, phục vụ các cuộc họp do UBND huyện triệu tập theo đúngchế độ

 Tổ chức quản lý tài sản của cơ quan, sửa chữa nhà cửa, phương tiện làmviệc trong cơ quan, ký các văn bản về quản lý nội vụ

 Duy trì thực hiện định mức chi phí sinh hoạt đúng quy định Tổ chức vàđiều hành công tác đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh công cộng và xây dựng cảnh trítrong cơ quan

 Thay mặt Chánh Văn phòng giải quyết một số công việc khi Chánh Vănphòng đi vắng hoặc được ủy quyền

- Yêu cầu:

+ Trình độ: Đại học (chuyên ngành hành chính, luật…)

+ Kỹ năng:

 Nắm vững các văn bản QPPL về công tác chuyên môn

 Tổng hợp, soạn thảo thành thạo các loại văn bản

+ Kinh nghiệm: có kinh nghiệm trong công tác văn phòng ; có kinh nghiệmtổng hợp, dự bảo, kinh nghiệm về cải cách hành chính; kinh nghiệm về xây dựng,kiểm tra, rà soát thể chế

+ Tính cách: vui vẻ, hòa đồng với mọi người; trung thực thẳng thắn, có nhìn

Trang 15

nhận và đánh giá khách quan trước mọi tình huống.

* Chuyên viên Văn Phòng:

- Chức danh: Chuyên viên văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc

- Cán bộ quản lí trực tiếp: Chánh Văn phòng.

+ Chuyên viên tổng hợp, theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội:

Tổng hợp các báo cáo, văn bản trình phiên họp thường kỳ của UBND huyện.Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản, đôn đốc

công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Lao động - Thương binh và Xã hội, Bảo hiểm

XH, Giáo dục và Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Y tế, Trung tâm y tế, Trung tâm DSKHHGĐ, Trung tâm văn hoá thể thao, Hội Đông y, Hội Chữ thập đỏ, Đài TTTH, các tổ chức xã hội nghề nghiệp.

- Yêu cầu:

 Trình độ: Đại học Hành chính, văn hóa

 Kỹ năng: Có khả năng quan sát, tổng hợp, nhạy bén khi làm việc; có khảnăng phân tích, tổng hợp, xử lý tình huống; có kỹ năng giao tiếp, nghiên cứu, cậpnhật những văn bản mới ban hành liên quan đến nhiệm vụ được giao

 Kinh nghiệm: Đã làm những công việc liên quan đến công tác văn phòng

 Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cẩn thận

và có tinh thần trách nhiệm trong công việc

+ Chuyên viên theo dõi lĩnh vực kinh tế- Nông lâm- Thủy lợi:

 Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản,

đôn đốc công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Tài chính – Kế hoạch; Nội vụ; Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Hạt kiểm lâm, Trạm thuỷ nông, trạm bảo vệ thực vật, trạm khuyến nông, xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi, Ngân hàng CSXH, Trung tâm dạy nghề…

 Trực tiếp tổng hợp soạn báo cáo định kỳ, các văn bản Văn phòng HĐND &UBND và Chi bộ Văn phòng HĐND & UBND

- Yêu cầu:

Trang 16

 Trình độ: Đại học chuyên ngành kinh tế, địa chính, nông nghiệp.

+ Chuyên viên theo công tác HĐND; lĩnh vực công nghệ thông tin, quản trị mạng:

 Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng triển khai thực hiện công tác cải cáchhành, ứng dụng công nghệ thông tin, ngoại vụ; Phụ trách quản trị mạng Thammưu hoàn chỉnh các báo cáo, tài liệu trình kỳ họp HĐND huyện

 Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản

HĐND, TT HĐND huyện, đôn đốc công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Thanh tra huỵên; Tư pháp; Chi Cục thuế; Kho bạc nhà nước huyện.

- Yêu cầu:

 Trình độ: Đại học chuyên ngành công nghệ thông tin trở lên

+ Chuyên viên theo dõi lĩnh vực Tài chính, Xây dựng cơ bản, Tài nguyên & MT, Giải phóng mặt bằng:

 Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng triển khai thực hiện công tác giảiquyết đơn thư, khiếu nại tố cáo; công tác tiếp dân; Chương trình mục tiêu quốc gia

về Xây dựng nông thôn mới

 Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản,

đôn đốc công việc thuộc các đơn vị, lĩnh vực: Kinh Tế và Hạ tầng, Tài nguyên và

Trang 17

Môi trường, Dân tộc, Văn phòng HĐND và UBND, Trung tâm phát triển quỹ đất, Bưu điện, Viễn thông, Ngân hàng,…

- Yêu cầu:

 Trình độ: Đại học chuyên ngành quản lý đất đai

* Nhân viên Văn Phòng:

- Chức danh: Nhân viên văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc

+ Nắm rõ chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, các văn bản quyphạm pháp luật của UBND, Nghị quyết của Huyện ủy

+ Dự thảo các báo cáo, các văn bản theo sự phân công của Chánh, Phó Vănphòng, Soát xét lại bản đánh máy các văn bản trước khi in nhân bản; hướng dẫnđôn đốc việc phát hành đảm bảo đúng đối tượng, đúng thời gian Chịu trách nhiệm

về nội dung các yếu tố về thể thức các văn bản do mình soạn thảo hoặc tham giasoạn thảo

+ Dự và ghi chép nội dung các phiên họp của UBND, các cuộc họp theochuyên đề do UBND triệu tập Thực hiện phân công của Chánh, Phó Văn phòng,

dự và soạn thảo thông báo kết quả các buổi làm việc của UBND với các đơn vị

+ Thực hiện công việc theo sự phân công của cấp trên theo đúng chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn

- Yêu cầu:

 Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng Văn Thư Lưu trữ, quản trị văn phòng trởlên

Trang 18

 Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp tốt, xử lý tình huốngkhéo léo.

 Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời

 Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cận thận

* Nhân viên kế toán:

- Chức danh: Nhân viên kế toán văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc

+ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng quản lý sử dụng nguồn kinh phí doNSNN cấp Xây dựng dự toán thu chi hàng năm, chấp hành dự toán đảm bảonguyên tắc chính xác, kịp thời tiết kiệm và hiệu quả Chấp hành tốt luật Ngân sáchnhà nước hiện hành, xử lý nghiệp vụ kế toán chính xác, đầy đủ Theo dõi cáckhoản tạm ứng, hoàn ứng của cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan Báo cáođịnh kỳ tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất theo nhiệm vụ cụ thể do Chủ tàikhoản phân công Kiểm quỹ tiền mặt thường xuyên hàng tháng hoặc đột xuất theoyêu cầu nhiệm vụ công tác

+ Lập sổ đối chiếu, theo dõi các khoản chi phí như: xăng, dầu, điện, nước,văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cơ quan, tiếp khách, mua sắm TSCĐ.Báo cáo thường xuyên với Chủ tài khoản để đảm bảo chi tiết kiệm hiệu quả Phụtrách công tác điện, nước, phòng cháy chữa cháy để phát hiện kịp thời và đề xuấtphương án xử lý với Chánh văn phòng

- Yêu cầu:

+ Trình độ: Có trình độ chuyên môn từ đại học ngành Kế toán trở lên + Kỹ năng: Hiểu biết công việc đang làm, tạo mối quan hệ với các đơn vịliên quan như: Sở Tài chính, Cục thuế tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh và một số cơquan khác có liên quan Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trên máy tính vàmột số phần mềm khác có liên quan

+ Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời

Trang 19

+ Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và cậnthận.

* Nhân viên văn thư:

- Chức danh: Nhân viên văn thư văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc

+ Văn thư quản lý văn bản đi:

 Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về công tác văn thư đi của UBNDhuyện Thực hiện công tác về văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu và công tác bảo vệ bímật Nhà nước Kiểm tra văn bản trước khi ban hành về thể thức, thẩm quyền và xácđịnh số lượng văn bản theo nơi nhận Gửi Văn bản kịp thời đến các cơ quan đơn vị

 Sử dụng phần mềm EOffice vào sổ sách văn thư theo quy định Tổ chứcsắp xếp bản lưu khoa học, chính xác, kịp thời

 Tham mưu giúp cho Chánh văn phòng quản lý việc sử dụng văn phòngphẩm, công cụ dụng cụ tiết kiệm, hiệu quả

+ Văn thư quản lý văn bản đến:

 Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về công tác văn thư đến củaUBND huỵên Thực hiện công tác về văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu và công tácbảo vệ bí mật Nhà nước

 Tiếp nhận và xử lý văn bản đến, photo, Scan và chuyển bằng phần mềm

Trang 20

EOffice và trên bản giấy thông thường Gửi Văn bản kịp thời đến các cơ quan đơn vị

 Tham mưu giúp cho Chánh Văn phòng quản lý việc sử dụng tem thư,phong bì, cước phí báo chí, điện thoại đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả

* Nhân viên tạp vụ bộ phận “Một cửa”:

- Chức danh: Nhân viên bộ phận một cửa

Thực hiện nhiệm vụ theo quy trình tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính theo

cơ chế “Một cửa” của UBND huyện, tổng hợp số liệu hàng tháng theo quy định Báocáo kịp thời với Chánh Văn phòng khi có vấn đề vướng mắc không thể giải quyếtđược

- Yêu cầu:

 Trình độ: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành hành chính

 Kỹ năng: Có khả năng quan sát, có khả năng soạn thảo văn bản, xử lý vănbản kịp thời; nghiên cứu, cập nhật những văn bản mới ban hành liên quan đếnnhiệm vụ được giao

Trang 21

* Nhân viên tạp vụ:

- Chức danh: Nhân viên tạp vụ văn phòng HĐND&UBND huyện Cao Lộc

+ Thường xuyên vệ sinh phòng làm việc của Lãnh đạo HĐND, UBND và lãnhđạo Văn phòng HĐND & UBND huyện đảm bảo đầy đủ ngăn nắp, sạch sẽ Chủ động

vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại các hội trường, phòng khách của UBND huyện Phốihợp với Kế toán đơn vị mua sắm vật dụng theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng đảmbảo công tác chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND huyện Chủ động hoàn chỉnhchứng từ thanh quyết toán và hoàn ứng theo quy định

+ Theo dõi lịch công tác của UBND huyện chủ động công tác phục vụ và thammưu với lãnh đạo Văn phòng trong công tác lễ tân, ngoại giao

- Yêu cầu:

+ Có sức khỏe tốt

+ Cần cù, chịu khó, siêng năng

+ Cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc

* Nhân viên lái xe:

- Chức danh: Nhân viên lái xe

+ Lái xe đảm bảo an toàn, chủ động đề xuất phương án sửa chữa thay thế theođịnh kỳ và khi cần thiết Có trách nhiệm giữ xe tốt dùng xe bền luôn đảm bảo cácthiết bị an toàn khi vận hành, vệ sinh sạch sẽ Theo dõi lịch công tác và ý kiến chỉđạo của lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo HĐND, UBND huyện để bố trí xe chờ đưađón kịp thời

+ Đóng dấu công tác phí cho lãnh đạo HĐND, UBND huyện, ghi rõ ngày đi,điểm đến trước khi xin dấu Ghi chép lịch trình xe đi công tác, dự kiến xác định số

km đã đi, cập nhật vào sổ theo dõi để đối chiếu sổ xăng với kế toán khi cuối tháng

Trang 22

Chủ động đối chiếu giấy công tác và lịch trình chạy xe, trừ đi số xăng do các đơn

vị khác mượn xe phải chi trả, liên hệ với kế toán đơn vị để đối chiếu sổ xăng vàocuối tháng và lấy chứng từ trình Chánh Văn phòng duyệt thanh toán

+ Nâng cao ý thức trách nhiệm, kỹ năng nghề nghiệp đảm bảo công tác phục

vụ tốt nhất cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo HĐND, UBND và lãnh đạo Vănphòng Tuỳ trường hợp cụ thể do yêu cầu công tác Lãnh đạo Văn phòng có thể phâncông giao trách nhiệm cho nhân viên lái xe điều khiển các xe ô tô theo quy định

- Yêu cầu:

+ Có bằng lái xe theo yêu cầu cụ thể đối với loại xe được giao

+ Có kinh nghiệm lái loại xe cùng loại, tương đương ít nhất 2 năm

+ Trung thực, nhanh nhẹn, khỏe mạnh

* Nhân viên bảo vệ:

- Chức danh: Nhân viên bảo vệ

+ Đảm bảo trực cơ quan 24/24 giờ an toàn, thường xuyên làm việc tại phòngtrực quan sát khách ra vào cơ quan đề phòng kẻ gian có cơ hội trộm cắp tài sản

+ Ứng xử có văn hóa đối với tổ chức và cá nhân đến liện hệ công tác, phátngôn chuẩn mực và có thái độ ân cần niềm nở hướng dẫn chu đáo cho khách đếncông tác Những vụ việc vượt quá thẩm quyền cần phải liên hệ với lãnh đạo Vănphòng xin ý kiến chỉ đạo

+ Không được phép bỏ vị trí làm việc quá 30 phút, nếu có công việc cầnthiết phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến Nếu công việc gấp khôngthể xin ý kiến của lãnh đạo Văn phòng được thì cần phải để số máy liên lạc tạicổng, nhưng không được đi quá 1 giờ đồng hồ Hai nhân viên bảo vệ được phépchủ động đổi ca trực nếu thấy cần thiết

+ Chú ý chăm sóc cây cảnh trong khu vực cơ quan, kiểm tra đường cấp,thoát nước của UBND huyện, lưu ý sử dụng nước tiết kiệm, chống lãng phí, ghichép lịch trình ô tô ngoài giờ hành chính, nếu phát hiện ra hiện tượng bất thường

Trang 23

cần phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng HĐND & UBND để xử lý

+ Hết giờ làm việc có trách nhiệm kiểm tra hệ thống điện chiếu sáng bảo vệ,kiểm tra khóa cửa và hệ thống chiếu sáng tại các phòng làm việc của CBCC, nhânviên Nếu phát hiện sai sót cần thông báo ngay cho người đó để xử lý hoặc báo chotạp vụ cơ quan đến xử lý

+ Phối hợp với cán bộ Kế toán trong việc kiểm tra, sửa chữa, thay thế hệthống điện, nước, thiết bị phòng cháy chữa cháy

- Yêu cầu:

+ Kiến thức: Tốt nghiệp trung học phổ thông trở lên

+ Có kinh nghiệm lái loại xe cùng loại, tương đương ít nhất 2 năm

+ Phẩm chất đạo đức: Tháo vát, nhanh nhẹn, vui vẻ, hòa nhã với mọi thànhviên trong, ngoài cơ quan

Trang 24

Phần II

“TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN HUYỆN CAO LỘC TỈNH LẠNG SƠN

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơquan một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng chính

vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức ngày càng được quantâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tácvăn thư là một trong những nhiệm vụ trọng tâm được tập trung đổi mới

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc có liên quan đến việc soạn thảo,ban hành văn bản, bảo quản văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức và sử dụngcon dấu trong các cơ quan nên có vai trò rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đếnhọat động, quản lý điều hành của các cơ quan Kết quả của công tác Văn thư là sựkhởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề của công tác Lưu trữ.Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã hội

Công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Cao Lộc đóng vaitrò hết sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:

Công tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảmbảo hiệu lực pháp lý của Văn bản

Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quantrọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng HĐND vàUBND huyện Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việccủa cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật

2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND huyện Cao Lộc

Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đíchnâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đápứng nhu cầu thực tế của UBND huyện là cơ quan quản lý Nhà nước ở dịa phương,công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốccủa lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này

Để tổ chức tốt công tác văn thư của cơ quan UBND huyện đã chỉ đạo áp

Trang 25

dụng các văn bản quy định của Nhà nước về công tác văn thư như:

+ Luật Ban hành Văn bản Quy phạm pháp luật của HĐND&UBND ngày 03tháng 12 năm 2004 của Quốc hội khóa XI;

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ

về công tác văn thư;

+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn trình bày thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan

Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng luôn quan tâm đến công việc đưaCán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh, để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộtại Uỷ ban nhân dân huyện vào cuối mỗi năm hoạt động, văn phòng thường tổchức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện, đề

ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một

đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơquan

Bên cạnh đó UBND huyện Cao Lộc đã ban hành các văn bản chỉ đạo vềcông tác Văn thư như sau:

+ Quyết định số 03/2007/QĐ-UBND ngày 12/7/2007 ban hành quy định vềcông tác Văn thư và công tác lưu trữ, hồ sơ tài liệu lưu trữ;

+ Quyết định số 10/QĐ-UBND ngày 08/01/2009 ban hành danh mục các cơquan là nguồn thu nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ huyện Cao Lộc;

+ Quyết định số 22/QĐ-UBND ngày 11/01/2009 về việc ban hành danhmục, thành phần tài liệu thuộc diện nộp và lưu vào Lưu trữ huyện;

+ Công văn số 80/UBND-NV ngày 19/02/2009 về việc thực hiện nhiệm vụcông tác Văn thư, Lưu trữ năm 2009

Trang 26

+ Quyết định 01/2013/QĐ-UBND ngày 04/10/2013 về việc ban hành quychế công tác Văn thư, Lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Cao Lộc.

(Phụ lục số 03: Quy chế Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Cao Lộc)

* Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện CaoLộc đã được tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên, để công tác Văn thư cơ quan đượcvận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán

bộ Văn thư nhiều hơn

2.2 Công tác tổ chức và quản lý văn bản tại cơ quan

2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản:

Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu Nghiệp vụ quantrọng Do đó, công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan

Tại UBND huyện Cao Lộc, công tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiếnhành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản Văn bản được ban hành đúngđảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giảiquyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước

a) Quy trình soạn thảo:

- Công tác soạn thảo, ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách

ở Văn phòng HĐND và UBND đảm nhận

- Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:

+ Văn bản sau khi được chuyên viên soạn thảo đánh máy xong được chuyểnđến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra, sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủtịch UBND huyện ký ban hành

+ Sau khi ký, văn bản được tập trung tại văn phòng để kiểm tra lại lần nữa.Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì, nhân viên Văn thư tiến hành đánh số, ghingày, tháng, năm, ban hành văn bản và ban hành văn bản bằng bản điện tử trênphần mềm Eoffice, sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tụcgửi văn bản đi một cách nhanh chóng chính xác, văn phòng giữ lại hai bản: 01 bản

lưu ở bộ phận Văn thư (Bản gốc); 01 bản lưu ở bộ phận soạn thảo (Bản phô tô).

+ Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lývăn bản, tài liệu Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải quyết

Định dạng
Số trang	52
Dung lượng	832,5 KB