MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 2 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cao Lộc….. 3 1.1.1. Chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Cao Lộc. 5 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 5 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Cao lộc. 6 1.2.2.1. Chức năng 6 1.2.2.2. Nhiệm vụ 6 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức 7 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. ……………………………………………………………………….8 1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm 8 1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 9 Phần II: “TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC TỈNH LẠNG SƠN 21 2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND huyện Cao Lộc 21 2.2. Công tác tổ chức và quản lý văn bản tại cơ quan 23 2.2.1. Công tác soạn thảo văn bản: 23 2.2.2. Quản lí văn bản: 25 2.2.2.1 Quản lý văn bản đi: 25 2.2.2.2. Quản lý văn bản đến: 29 2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 32 2.4. Lập hồ sơ hiện hành 33 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 3.1. Đánh giá chung 37 3.1.1. Ưu điểm. 37 3.1.2. Hạn chế 39 3.1.3. Nguyên nhân 40 3.2. Đề xuất, kiến nghị. 41 LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC 44
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ TẤN HANH BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B KHÓA HỌC (2012 – 2016) Tên quan: Ủy Ban Nhân Dân Huyện Cao Lộc Địa chỉ: Khối 6, Thị trấn Cao Lộc – Huyện Cao Lộc – Tỉnh Lạng Sơn Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Lê Thị Tân Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng Hà Nội - 2016 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .2 Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .2 Phần I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Cao Lộc 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Cao Lộc 1.2.3.Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng.8 1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm 1.2.3.2 Xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng .9 2.1 Quản lý, đạo công tác văn thư UBND huyện Cao Lộc .21 3.1 Đánh giá chung .37 3.1.1 Ưu điểm 37 3.1.2 Hạn chế 39 3.1.3 Nguyên nhân 40 3.2 Đề xuất, kiến nghị 41 LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC 44 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức, sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin tài liệu quan Là khâu trung gian kết nối đơn vị, phận UBND, phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp công việc, đầu mối tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải công việc nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải thẩm quyền Trong thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa đất nước với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan, đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà trước, công tác văn thư trở thành yêu cầu có tính cấp thiết Đứng trước thách thức thời đại mới, với phát triển lên đất nước, đạo ban lãnh đạo UBND huyện Cao Lộc, quản lý công tác văn thư không ngừng tăng cường, áp dụng biện pháp mới, nhằm hoàn thiện mặt công tác quản lý cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao lực trình độ chuyên môn đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức làm công tác văn thư Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, sinh viên khoa Quản trị Văn phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trình thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn, em định lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” UBND huyện Cao Lộc Mục tiêu đề tài Khảo sát công tác văn phòng quan Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa công tác văn thư, đặc điểm, nội dung công tác văn thư Phản ánh thực trạng công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Cao lộc Thấy điểm mạnh, điểm yếu cấu hoạt động phòng văn thư Hà Tấn Hanh Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập UBND huyện Cao Lộc để tìm giải pháp thiết thực, phù hợp với tình hình hoạt động UBND nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là: Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn - Phạm vi nghiên cứu: Ủy Ban Nhân Dân huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn Nguồn tài liệu tham khảo - Một số báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa trước - Các văn Nhà nước quy định công tác văn thư - Quy chế Văn thư-Lưu trữ UBND huyện Cao Lộc Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu công tác văn thư Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu cụ thể công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn Do vậy, em xin kế thừa kết đề tài nghiên cứu trước để làm sáng tỏ vấn đề Phương pháp nghiên cứu Trong trình viết đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu như: + Phương pháp Quan sát, vấn + Phương pháp thống kê, bảng hỏi + Phương pháp so sánh, đối chiếu + Phương pháp phân tích , tổng hợp Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết cấu đề tài gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Cao Lộc Phần II: Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư UBND huyện Cao Lộc Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Hà Tấn Hanh Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAO LỘC Cao lộc huyện miền núi biên giới nằm phía Đông Bắc tỉnh Lạng Sơn, phía Bắc - Đông bắc giáp Cộng hòa nhân dân Trung Hoa với đường biên giới dài 83 km, phía Tây - Tây Bắc giáp huyện Văn Lãng, Tràng Định, phía Tây Tây Nam giáp huyện Văn Quan, Chi Lăng, phía Đông - Đông Nam giáp với Lộc Bình, Chi Lăng Huyện Cao Lộc bao bọc quanh thành phố Lạng Sơn Huyện Cao Lộc trung tâm kinh tế trị xã hội, vùng kinh tế đặc quyền tỉnh Lạng Sơn Vì huyện Cao Lộc có lợi lớn để phát triển kinh tế - xã hội có tầm quan trọng an ninh - quốc phòng địa bàn tỉnh Lạng Sơn 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Cao Lộc UBND huyện Cao Lộc có chức nhiệm vụ quyền hạn sau: 1.1.1 Chức UBND huyện Cao Lộc quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật Nhà nước văn Luật Nghị Quyết đạo phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh địa bàn huyện 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Huyện quan quản lý Nhà nước địa phương với chức nhiệm vụ quyền hạn sau: Theo Điều 43 Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2013 UBND huyện Cao Lộc có nhiệm vụ, quyền hạn việc thực quản lý Nhà nước: - Uỷ ban nhân dân huyện Cao Lộc có nhiệm vụ Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình, lĩnh vực xã hội khác, Quản lý Nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý thực Hà Tấn Hanh Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá - Bảo đảm an ninh, trị, trật tự, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý cư trú người nước địa phương - Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định Pháp luật - Uỷ ban nhân dân huyện Cao Lộc chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cấp UBND cấp trên… - Triển khai thực Chỉ thị, Nghị Quyết Đảng, Pháp Luật Nhà nước đạo điều hành quan Nhà nước cấp trên, quy hoạch xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội ,quốc phòng - an ninh địa phương 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Cao Lộc hoạt động sở luật tổ chức HĐND UBND ban hành ngày 26/11/2003 quy chế hoạt động UBND huyện Để hoàn thành tốt chức nhiệm vụ mình, UBND huyện Cao Lộc xếp tổ chức máy làm việc sau: UBND huyện Cao Lộc có 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch phòng ban khác gồm có 13 phòng chuyên môn sau: - Văn phòng HĐND UBND; - Phòng Nội vụ; - Phòng Lao động - Thương binh Xã hội; - Phòng Tài - Kế hoạch; - Thanh tra huyện; - Phòng Kinh tế hạ tầng; - Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn; - Phòng Tư pháp; - Phòng Văn hoá Thông tin; - Phòng Giáo dục đào tạo; - Phòng Y tế; Hà Tấn Hanh Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập - Phòng Tài nguyên Môi trường; - Phòng Dân tộc; UBND huyện Cao Lộc ngày ổn định tổ chức biên chế Hiện UBND huyện cán có trình độ chuyên nghiệp, Cao đẳng, Đại học trở lên (Phụ lục 01 – Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Cao Lộc) 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Cao Lộc 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Văn phòng đơn vị tổ chức quan Văn phòng với đơn vị tổ chức hoàn chỉnh quan Có quan có văn phòng Văn phòng máy giúp việc Thủ trưởng quan, “tai mắt” Thủ trưởng quan Văn phòng giúp Thủ trưởng quan xác định chương trình công tác chung quan, xác định biện pháp để thủ trưởng quan tổ chức đạo, điều hành máy thuộc quyền quản lý để thực chương trình công tác đề Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho quan hoạt động Văn phòng nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường xuyên phục vụ nhu cầu quản lý, đạo, điều hành Thủ trưởng quan Văn phòng nơi giao tiếp quan với quan, tổ chức công dân Với ý nghĩa văn phòng trụ sở làm việc quan thông qua văn phòng, quan thể tính chất trang nghiêm công sở Công tác văn phòng có vị trí quan trong trình hoạt động quan, làm tốt công tác văn phòng góp phần quan trọng vào kết hoạt động chung quan Tại UBND huyện Cao Lộc mô hình tổ chức văn phòng UBND huyện bố trí theo kiểu tập trung Với mô hình thuận tiện cho việc điều hành công việc lãnh đạo văn phòng phối hợp làm việc phận văn phòng Hà Tấn Hanh Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Văn phòng bố trí tầng gần cửa vào, tiện cho việc giải công việc hàng ngày Vừa thuận tiện cho việc giao dịch với đơn vị, tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác, vừa thuận lợi cho công tác phục vụ lãnh đạo UBND huyện 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Cao lộc 1.2.2.1 Chức Văn phòng HĐND UBND huyện phận giúp việc, tham mưu phục vụ tổng cho hoạt động điều hành HĐND UBND huyện việc quản lý Nhà nước Văn phòng HĐND UBND huyện có chức sau: - Văn phòng quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND UBND huyện tập chung thống - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo quan thường xuyên liên tục có hiệu - Đồng thời thực chức Quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ đảm bảo an toàn hiệu 1.2.2.2 Nhiệm vụ a) Tham mưu tổng hợp: - Xây dựng chương trình công tác quan, chuẩn bị báo cáo hoạt động HĐND UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ biên kỳ họp HĐND UBND huyện, phối hợp ngành chức nắng soạn thảo hoàn chỉnh đề án, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND UBND huyện để ban hành Thống việc ban hành văn HĐND UBND, Chủ tịch UBND - Theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn việc chuẩn bị đề án phân công để trình cấp có thẩm quyền Tổ chức thực truyền đạt cấp HĐND UBND huyện đến ngành, cấp đôn đốc thực - Thường xuyên cung cấp sử lý thông tin kịp thời, xác phục vụ cho công tác lãnh đạo HĐND UBND huyện, giúp lãnh đạo quan thực chế độ thông tin báo lên cấp Hà Tấn Hanh Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập - Thực tốt mối quan hệ làm việc UBND huyện, Chủ tịch UBND với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, Ban HĐND, MTTQ đoàn thể nhân dân huyện b) Công tác hành tổ chức: - Tổ chức, công tác quản lý Văn thư (công văn, giấy tờ, tài liệu ) lưu hồ sơ quan theo quy định nhà nước c) Công tác quản trị tài vụ: - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho lãnh đạo cán quan - Quản lí tài sản công dân, ngân sách quan theo chế độ tài nhà nước - Các hoạt động dịch vụ công: Lễ tân, nhà khách, ô tô, điện thoại 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện đơn vị giúp việc cho HĐND UBND huyện, văn phòng cầu nối HĐND UBND với phòng, Ban xã, thị trấn thuộc huyện huyện, tỉnh bạn Văn phòng HĐND UBND nơi tổng hợp thông tin truyền đạt thông tin đến nơi cần thiết để giải công việc hành ngày quan đơn vị huyện Văn phòng HĐND UBND huyện Cao Lộc làm việc theo chế độ thủ trưởng, gồm có Lãnh đạo văn phòng gồm Chánh văn phòng (02) Phó Chánh văn phòng phận, đơn vị chức văn phòng giúp cho Chánh văn phòng sau: - Bộ phận Văn thư – Lưu trữ - Bộ phận chuyên viên - Bộ phận kế toán - Bộ phận cửa - Bộ phận quản trị (Bảo vệ, lái xe, điện nước) - Bộ phận tạp vụ (Phụ lục 02 – Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Cao Lộc) Hà Tấn Hanh Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập lượng văn bản, tài liệu nhiều 200 tờ nên chia thành tập, tập đơn vị bảo quản Khi phân chia đơn vị bảo quản dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia hợp lý + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản: Là xếp văn theo trật tự hợp lý Sắp xếp văn đợc tiến hành sau thu thập đầy đủ văn hồ sơ nhằm đảm bảo mối liên hệ văn với phục vụ cho việc tra tìm, nghiên cứu Tuỳ theo hồ sơ mà lựa chọn cách xếp cho phù hợp, các cách xếp sau: Sắp xếp theo thứ tự thời gian, xếp theo số văn bản, xếp theo trình giải công việc, xếp theo mức độ quan trọng văn mức độ quan trọng tác giả, xếp theo vần chữ - Biên mục hồ sơ: Nội dung biên mục gồm: + Đánh số tờ: Mục đích để cố định trật tự văn bản, giấy tờ hồ sơ sau xếp đồng thời để phục vụ cho việc tra tìm nhanh thuận lợi Tại Văn phòng HĐND UBND huyện, việc đánh số tờ thực hiện: Mỗi tờ văn bản, tài liệu hồ sơ đợc đánh số vào góc bên phải phía từ văn chữ số ả rập, bút chì đen, mềm Trường hợp đánh sót số đánh thêm số phụ, đánh nhảy số ghi chứng từ kết thúc tờ đó; Một tờ to gấp đôi đóng coi hai tờ đánh hai số; Một tờ giấy có dán nhiều ảnh hay nhiều báo coi từ đánh số; Trường hợp có ảnh cho vào phong bì đánh số bì sau ảnh - Viết mục lục văn bản: Mục lục văn kê văn tài liệu hồ sơ Mục đích để quản lý văn tránh mát, thất lạc đồng thời phục vụ cho việc tra tìm cách nhanh chóng Mục lục văn dùng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài vĩnh viễn Tại Văn phòng HĐND UBND huyện Cao Lộc, tờ mục lục văn đánh máy khổ giấy A4 theo mẫu quy định - Viết tờ chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc nhận xét số lượng, Hà Tấn Hanh 35 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập chất lượng văn hồ sơ, để vào cuối hồ sơ Mục đích chứng từ kết thúc để kiểm tra, quản lý văn tài liệu hồ sơ, tránh mát, đánh tráo đồng thời để theo dõi trạng thái vật lý văn Trên sở có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời Tại Văn phòng HĐND UBND huyện, tờ chứng từ kết thúc đánh máy khổ giấy A4 theo mẫu quy định - Viết bìa hồ sơ: Mục đích để giới thiệu cách tổng quát thông tin cần thiết phục vụ cho việc tra tìm, quản lý thuận tiện Tại Văn phòng HĐND UBND huyện, Bìa hồ sơ viết theo Mẫu trình bày bìa hồ sơ liệu quản lý nhà nước "Quy định Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 Cục Lưu trữ Nhà nước * Nhận xét: Qua trình khảo sát thực tế UBND huyện Cao Lộc em thấy công tác lập hồ sơ hành thực tốt Cán Văn thư lập danh mục hồ sơ trước đưa vào Lưu trữ quan Hà Tấn Hanh 36 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Trong thời gian thực tập (03) tháng quan, với việc tìm hiểu thực tế công việc làm, em có số ý kiến nhận xét sau: Trong năm qua, Đảng Nhà nước ta quan tâm đến công tác văn phòng, thực biện pháp cải thiện công tác văn phòng cách hiệu Là văn phòng quản lý nhiều lĩnh vực, thời gian qua văn phòng HĐNDUBND huyện Cao Lộc cố gắng thực nhiều biện pháp nhằm xây dựng hoàn thiện công tác với mục đích phục vụ tốt cho hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức, cá nhân liên quan Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng nghiệp vụ khác thực theo quy trình chuyên nghiệp hiệu hoạt động quản lý Em nhận thấy công tác văn phòng HĐND-UBND huyện bên cạnh kết đạt số ưu điểm, nhược điểm cần khắc phục sau: 3.1.1 Ưu điểm Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước tạo thành hành lang pháp lý vững để cán bộ, công chức, viên chức công tác thực quy định đặc biệt công tác văn thư Đội ngũ cán thực công tác văn phòng có chuyên môn cao, kỹ làm việc chuyên nghiệp đồng thời nhận thức trách nhiệm thực công việc mà họ đảm nhận nâng cao nên hiệu công việc cao Các trang thiết bị kỹ thuật đại phục vụ cho công tác văn phòng đầu tư như: máy in, máy photo, máy fax, máy chiếu…góp phần nâng cao suất, chất lượng công việc Công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình tính minh bạch với yêu cầu công việc, trình độ chuyên môn, kỹ làm việc, đạo đức tác phong ứng viên tuyển dụng Hà Tấn Hanh 37 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Công tác tham mưu tổng hợp xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo…đã lãnh đạo văn phòng, chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy chế làm việc quan biết cách xử lý tình công việc xảy đột xuất Các quy trình soạn thảo văn cán chuyên môn soạn thảo có kỹ chuyên nghiệp, từ việc thu thập thông tin, lấy ý kiến dự thảo, tổng hợp thông tin liên quan trình lãnh đạo văn phòng xin ý kiến trước soạn thảo văn Cán văn thư đào tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo điều hành hoạt động quản lý lãnh đạo quan Văn thư theo dõi văn gửi đến nhận chưa hay tiến độ thực văn bản, xử lý văn Với cách làm văn xử lý xác hơn, tìm kiếm văn dễ dàng thuận tiện không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, thất lạc văn Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, kiểm tra thể thức trình bày văn bản, chữ ký trực tiếp lãnh đạo đồng thời không để tồn đọng văn chưa đóng dấu xếp công việc nề nếp, khoa học ý thức trách nhiệm có phương hướng giải công việc logic, cán bộ, công nhân viên hoàn thành nhiệm vụ giao Công tác văn phòng lãnh đạo UBND huyện quan tâm, đạo sâu sát, cán văn phòng UBND huyện thường xuyên cử đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn Việc phân công chức năng, nhiệm vụ phận văn phòng rõ ràng quy định văn Các cán bộ, nhân viên văn phòng nêu cao tinh thần trách nhiệm để hoàn thành nhiệm vụ phân công công việc Việc chuyển từ phần mềm quản lý văn mạng LAN sang phần mềm chương trình quản lý văn Office đạt hiệu cao giúp cho việc tiếp nhận xử lý, chuyển giao văn nhanh xác Tạo điều kiện cho Hà Tấn Hanh 38 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập việc tìm kiếm văn đến văn nhanh chóng thuận tiện 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm mà công tác văn phòng HĐND-UBND đạt tồn nhiều nhược điểm cần điều chỉnh khắc phục sau: Lãnh đạo văn phòng thường xuyên công tác, tập huấn công tác kiểm tra, theo dõi công việc hạn chế, dẫn đến công việc tồn đọng, tiến độ giải chậm Mối quan hệ lãnh đạo văn phòng nhân viên cấp trình giải công việc chưa chặt chẽ, bị gián đoạn, tiến độ công việc chậm Do khối lượng công việc phòng văn thư UBND huyện Cao Lộc tương đối nhiều nên trình giải công việc có thiếu sót việc ban hành chuyển giao văn đến nơi nhận Nhiều văn gửi đến không qua phận văn thư mà chuyển trực tiếp đến phòng ban, cá nhân theo địa sau chuyển lại văn thư tạo quản lý văn chưa chặt chẽ Quá trình xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo chậm Nhân quan thiếu cán có trình độ chuyên môn cao đáp ứng cho lĩnh vực Vấn đề giải văn tài liệu trình lãnh đạo quan chưa thống đơn vị thể thức văn Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ chưa thực quy trình thời gian quy định Một số nghiệp vụ văn thư chưa tiến hành đồng hiệu Trong công tác truyền tải văn đến phòng ban có chức giải chậm trễ Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác hành chưa thực hết trách nhiệm trình xử lý văn giúp lãnh đạo quan Chưa phát huy hết lực chuyên môn thân chưa góp phần hiệu vào công tác hành Hà Tấn Hanh 39 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập 3.1.3 Nguyên nhân Về khách quan: - Quá trình cải cách hành nước ta thực chưa có kinh nghiệm, sai sót điều tránh khỏi - Hệ thống văn quy phạm pháp luật chưa hoàn thiện, chồng chéo việc quy định chức năng, thẩm quyền quan - Đội ngũ cán công chức thiếu yếu - Thu nhập công chức thấp, không đủ thúc người công chức gắn bó nhiệt tình với công việc - Quy chế làm việc ban hành chế tài chưa đủ mạnh, việc thực chưa có hiệu Về chủ quan: - Phía văn phòng UBND huyện: + Văn phòng nể nang, không mạnh dạn đề xuất, trả lại hồ sơ, tờ trình đơn vị chưa thực đầy đủ quy định theo Quy chế làm việc Ủy ban, việc phối hợp lấy ý kiến phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện liên quan trước trình UBND huyện, dẫn đến phối hợp lấy ý kiến phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện chưa sát, dẫn đến việc phải tổ chức họp lấy ý kiến phòng ban dồn việc nhiều, gây thời gian, chậm trễ + Chuyên viên văn phòng khảo sát sở, có số chuyên viên gắn bó với đơn vị phân công, theo dõi Vì vậy, thông tin thu thập phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện chưa sát, dẫn đến ý kiến tham mưu thiếu thực tế, không xuất phát từ thực tiễn công việc + Lãnh đạo văn phòng có lúc quan tâm theo dõi việc thực Quy chế làm việc Ủy ban, chậm cải tiến quy trình tham mưu, xử lý công việc văn phòng cho phù hợp, tình trạng công việc tồn đọng điều không tránh khỏi + Thiếu đội ngũ cán công chức vừa có trình độ tin học, vừa am hiểu công tác văn phòng để đẩy mạnh việc thực học hóa công tác đầu vào “một cửa” văn phòng Do đó, việc tiếp nhận xử lý văn thông tin, báo cáo từ phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện gửi đến chậm trễ Hà Tấn Hanh 40 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập - Phía phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện: + Tâm lý xem văn phòng “siêu phòng” tồn tại, báo cáo, thông tin gửi đến văn phòng chưa tinh lọc cho văn phòng nơi tổng hợp tất việc + Một số lãnh đạo phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện chưa quan tâm đến việc thực quy chế làm việc UBND huyện, dẫn đến tình trạng nộp báo cáo trễ hạn + Trình độ đội ngũ cán công chức phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện hạn chế 3.2 Đề xuất, kiến nghị - Văn phòng lĩnh vực quan trọng HĐND-UBND huyện Cao Lộc Đây phận tham mưu, tổng hợp cho trình hoạt động quản lý lĩnh vực quan UBND huyện Vì để công tác văn phòng HĐND-UBND huyện hoạt động ngày tốt hơn, phát triển ngày vững mạnh hơn, phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế tồn tại, em có số đề xuất, kiến nghị sau: + Có phân công công việc rõ ràng, minh bạch với cán bộ, công chức, viên chức toàn UBND huyện nói chung văn phòng nói riêng + Duy trì tốt mối quan hệ lãnh đạo nhân viên + Đầu tư việc trang bị loại trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn phòng + cần tổ chức kiểm tra, rà soát chất lượng công việc, lực làm việc nhân viên để có hướng xử lý kịp thời tránh làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc + thường xuyên nâng cao trình độ đội ngũ cán văn phòng việc cho cán bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ - Trong công tác văn thư: + Tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư + Xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rõ ràng Hà Tấn Hanh 41 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập + Có phân công công việc rõ ràng, khoa học + Phát huy khả nhân viên phòng, đặc biệt kỹ giao tiếp + Theo dõi, kiểm tra việc xử lý nghiệp vụ văn thư từ đơn giản cán bộ, công chức đơn vị việc trình bày văn thể thức quy định + Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng văn gửi việc gửi văn không địa - Trong hoạt động khác: Văn phòng phải trước bước hàng năm phải cử cán văn phòng đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nữa, không ngừng trẻ hóa đội ngũ văn phòng công việc hành văn phòng đòi hỏi động, nhanh nhẹn, tiếp thu công nghệ cao cách nhanh để phù hợp với bước thay đổi xã hội ngày áp dụng việc thực mô hình “Văn phòng xanh” Để UBND huyện Cao Lộc thực quan có mô hình làm việc chuẩn tất hoạt động, đặc biệt hoạt động văn phòng xuyên suốt hiệu hơn, đòi hỏi phải có kết hợp chặt chẽ phòng (ban) quan, đạo sâu sắc quan cấp Hà Tấn Hanh 42 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập LỜI CẢM ƠN Thời gian khảo sát thực tập Văn phòng UBND huyện Cao Lộc giúp em nhận thức đắn vị trí công tác Hành văn phòng, văn thư – lưu trữ, tạo sở cho việc áp dụng kiến thức học vào thực tiễn Thông qua công việc làm thời gian giúp em tiếp thu kinh nghiệm cần thiết cho thân sau thực tế môi trường công sở, làm quen tác phong công tác nhân viên văn phòng đồng thời bổ sung nâng cao kỹ công việc Thông qua trình thực tập, bảo tận tình lãnh đạo nhân viên văn phòng giúp em nâng cao trình độ chuyên môn học hỏi thêm kinh nghiệm, đức tính quý báu người nhân viên văn phòng tương lai Có kết ngày hôm nay, trước hết em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến nhà trường, đến thầy, cô trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thầy, cô trang bị cho em kiến thức, kỹ để trở thành nhân viên văn phòng tương lai Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Lâm Thu Hằng – Cô giáo hướng dẫn thực tập tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em thời gian thực tập viết báo cáo thực tập tốt nghiệp Và thật thiếu sót không nhắc tới Văn phòng UBND huyện, đến anh Đàm Văn Hải – Chánh Văn phòng, cô, chú, anh chị công tác Văn phòng UBND huyện Cao Lộc, em nhận quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn, bạo tận tình người, đây, quan người cho em hội, tạo điều kiện cho em làm công việc thực tập sinh Qua cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới anh Đàm Văn Hải – Chánh Văn phòng toàn thể cô, chú, anh, chị công tác Văn phòng UBND huyện Cao Lộc Trong khuôn khổ báo cáo này, kinh nghiệm thực tế thân hạn chế, đồng thời chuyên ngành mở rộng, chắn không tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy, cô giáo toàn thể cán bộ, công chức quan đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Cao Lộc, ngày 11 tháng năm 2016 Sinh viên Hà Tấn Hanh Hà Tấn Hanh 43 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập PHỤ LỤC (Phụ lục 01 – Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Cao Lộc) Chủ tịch UBND huyện Phó Chủ tịch Kinh tế P Kinh Tế Hạ Tầng P Dân Tộc Phó Chủ tịch Nông-Lâm Phó chủ tịch Văn hóa-xã hội P Nông nghiệp & PTNT P Văn hóaThông tin P Tài nguyên-Môi trường P Giáo dụcĐào tạo P Nội Vụ P Y Tế P Thanh Tra Huyện P LĐTB&XH P Tư Pháp Văn phòng HĐND &UBND Hà Tấn Hanh 44 P Tài Chính-Kế Hoạch Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập (Phụ lục 02 – Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Cao Lộc) Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Phụ trách VH - XH Phụ trách Kinh tế Bộ phận Bộ phận Bộ phận Văn thư Lưu trữ Một cửa Chuyên viên Hà Tấn Hanh Bộ phận Tài kế toán 45 Bộ phận Tạp vụ Bộ phận Quản trị Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập (Phụ lục số 03: Quy chế Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Cao Lộc) Hà Tấn Hanh 46 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập ( Phụ lục 04: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn UBND huyện Cao Lộc) Văn - Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày - Ghi số, ngày - Nhân - Đóng dấu quan - Đóng dấu độ mật, độ khẩn Đăng ký văn - Làm thủ tục phát hành văn - Chuyển fax văn - Theo dõi chuyển fax văn Lưu văn Hà Tấn Hanh 47 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập ( Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến UBND huyện Cao Lộc) Tiếp nhận Phân loại sơ bộ, bóc bì Tiếp nhận, đăng ký văn đến Đóng dấu đến, ghi số, ngày, đến Đăng ký văn đến Trình chuyển giao văn Trình văn Chuyển giao Văn Theo dõi, đôn đốc giải văn Giải văn Theo dõi, đôn đốc, giải văn Hà Tấn Hanh 48 Lớp: QTVP K1B Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Phụ lục số 06 Một số văn soạn thảo thời gian thực tập Hà Tấn Hanh 49 Lớp: QTVP K1B