MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4 4. Đối tượng nghiên cứu 4 5. Phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Kết cấu khóa luận 7 PHẦN NỘI DUNG 9 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG TỈNH LẠNG SƠN 9 1.1 Cơ sở lý luận 9 1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 9 1.1.2 Nội dung công tác lưu trữ 10 1.1.2.1 Hoạt động quản lý 10 1.1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 1.2. Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 15 1.2.1 Khái quát chung về UBND huyện Hữu Lũng 15 1.2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Hữu Lũng 15 1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng 15 1.2.2 Điều kiện thành lập Phông Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng 17 1.2.3 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện Hữu Lũng 19 1.2.3.1 Thành phần tài liệu 19 1.2.3.2 Nội dung tài liệu 20 1.2.3.3 Giá trị của tài liệu 22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG TỈNH LẠNG SƠN 25 2.1 Tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 25 2.1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ 25 2.1.2 Xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ 27 2.1.3 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ 29 2.1.4 Tổ chức kho lưu trữ 30 2.2 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 31 2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 31 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 33 2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 36 2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 38 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 38 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 41 2.2.7 Công tác thống kê lưu trữ. 42 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG TỈNH LẠNG SƠN 43 3.1 Nhận xét về công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 43 3.1.1 Ưu điểm: 43 3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân: 44 3.2 Các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 48 3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức trong cơ quan về công tác lưu trữ 48 3.2.2 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ 50 3.2.3 Tổ chức kho và đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ 51 3.2.4 Bổ sung số lượng, nâng cao chất lượng người làm công tác lưu trữ 52 3.2.5 Nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 53 3.2.6 Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác lưu trữ 56 PHẦN KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHẦN PHỤ LỤC
Trang 1BỘ NỘI VỤTRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN HỮU LŨNG, TỈNH LẠNG SƠN
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Sinh viên thực hiện : PHAN THỊ THẢO
HÀ NỘI - 2017
Trang 2MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2
3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4
4 Đối tượng nghiên cứu 4
5 Phạm vi nghiên cứu 4
6 Giả thuyết nghiên cứu 5
7 Phương pháp nghiên cứu 5
8 Kết cấu khóa luận 7
PHẦN NỘI DUNG 9
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG TỈNH LẠNG SƠN 9
1.1 Cơ sở lý luận 9
1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 9
1.1.2 Nội dung công tác lưu trữ 10
1.1.2.1 Hoạt động quản lý 10
1.1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12
1.2 Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 15
1.2.1 Khái quát chung về UBND huyện Hữu Lũng 15
1.2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Hữu Lũng 15
1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng 15
1.2.2 Điều kiện thành lập Phông Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng 17
1.2.3 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện Hữu Lũng 19
1.2.3.1 Thành phần tài liệu 19
1.2.3.2 Nội dung tài liệu 20
1.2.3.3 Giá trị của tài liệu 22
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG TỈNH LẠNG SƠN 25
Trang 32.1 Tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu
Lũng 25
2.1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ 25
2.1.2 Xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ 27
2.1.3 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ 29
2.1.4 Tổ chức kho lưu trữ 30
2.2 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 31
2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 31
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 33
2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 36
2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 38
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 38
2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 41
2.2.7 Công tác thống kê lưu trữ 42
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG TỈNH LẠNG SƠN 43
3.1 Nhận xét về công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 43
3.1.1 Ưu điểm: 43
3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân: 44
3.2 Các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 48
3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức trong cơ quan về công tác lưu trữ 48
3.2.2 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ 50
3.2.3 Tổ chức kho và đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ 51
3.2.4 Bổ sung số lượng, nâng cao chất lượng người làm công tác lưu trữ 52
3.2.5 Nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 53
3.2.6 Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác lưu trữ 56
PHẦN KẾT LUẬN 57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHẦN PHỤ LỤC
Trang 5DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
02 HĐND – UBND Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân
Trang 6A PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài.
Trong quá trình hoạt động, với cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính Nhànước, UBND huyện Hữu Lũng đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn, phongphú về hình thức, đa dạng về nội dung và có giá trị về nhiều mặt Khối lượng tàiliệu này là sản phẩm ghi lại và phản ánh hoạt động của UBND huyện Hữu Lũngtrong công tác quản lý hành chính Nhà nước, thực thi các quy định do HĐND cùngcấp và cơ quan hành chính cấp trên ban hành Tài liệu của UBND các quận huyệntrong cả nước nói chung và UBND huyện Hữu Lũng nói riêng có ý nghĩa rất quantrọng trong việc cung cấp những căn cứ, bằng chứng pháp lý chính xác phục vụ chohoạt động quản lý của Nhà nước, phục vụ việc xác minh sự việc, hiện tượng xảy ratrong quá khứ và phục vụ nhu cầu chính đáng của lãnh đạo, cán bộ, công chức củaUBND huyện Tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng góp phần thể hiện rõ hơn chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước về các vấn đề liên quan tới hành chính,quản lý Nhà nước, quản lý xã hội Theo Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệu lưu trữ
“là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổquốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa…” Tài liệu lưu trữ không chỉ có ý nghĩa chính trị,kinh tế, văn hóa mà còn có ý nghĩa lịch sử, chứa đựng những thông tin chân thực về
sự kiện, hoạt động của cơ quan, tổ chức hay một cá nhân tiêu biểu Những tài liệunày bao gồm cả tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện HữuLũng Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng là một bộ phận của Phông Lưutrữ Quốc gia Việt Nam, là một di sản văn hóa không thể thiếu trong kho tàng vănhóa Việt Nam
Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo UBND huyệnHữu Lũng và lãnh đạo Phòng Nội vụ, công tác lưu trữ tại UBND Huyện đã dần đivào nề nếp và góp phần tích cực vào việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơquan, đơn vị Tuy nhiên qua quá trình khảo sát, tác giả nhận thấy công tác lưu trữcủa UBND huyện Hữu Lũng vẫn đang còn tồn tại nhiều hạn chế nhất định gây ảnhhưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của cơ quan Để đi sâu tìm hiểu, làm rõnhững nguyên nhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao nhận thức thực tiễn về
Trang 7công tác lưu trữ của cán bộ, công chức, viên chức trong UBND Huyện, bổ sung
kiến thức lý luận và thực tiễn cho bản thân, tác giả đã chọn đề tài: “Công tác lưu
trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn” làm đề tài cho khoá
* Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp Nhà nước
+ “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do tác
giả Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu Công trình đã khái quát được thực trạngcông tác lưu trữ các cấp và đề xuất dự án xây dựng hệ thống cơ quan lưu trữ ở ViệtNam, bao gồm cả lưu trữ huyện trên cơ sở những luận chứng khoa học và minhchứng thực tiễn
+ Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”
(Mã 99-98-030) do tác giả Dương Văn Khảm là chủ nhiệm đề tài Nội dung đề tàigồm 02 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành Lưu trữ Việt Nam
và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành Lưu trữ Việt Nam
* Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn:
+ Luận văn thạc sĩ “Các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp
huyện của thành phố Hà Nội”: tác giả Phạm Thị Diệu Linh (năm 2009)
+ Luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng
công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền Nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”: tác giả Kim Thị Huyền Trang (năm 2014)
+ Khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu xây dựng phương án phân loại phông
lưu trữ UBND cấp huyện”: tác giả Nguyễn Thị Thu Hương (năm 2007)
Trang 8+ Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ UBND
huyện Cát Bà – Hải Phòng: thực trạng và giải pháp”: tác giả Nguyễn Thùy Diễm
năm (2007)
+ Khóa luận tốt nghiệp “Công tác lưu trữ các quận tại thành phố Hà Nội
thực trạng và giải pháp”: tác giả Đỗ Vũ Kim Anh (năm 2013).
*Nhóm các công trình là bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, hội thảo khoa học, sách chuyên khảo:
+ Cuốn “Quá trình phát triển và trưởng thành” của Cục Lưu trữ Nhà nước
do Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002
+ Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường pháp triển” của hai tác giả
PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS Nghiêm Kỳ Hồng năm 2001
+ Cuốn “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam”: tác giả Nguyễn Văn Thâm – Vương
Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng do Nxb Đại học Quốc gia thànhphố Hồ Chí Minh phát hành năm 2010…
Về Nội dung:
Các công trình bài viết đã trình bày ở trên chủ yếu đề cập đến các hướngnghiên cứu cơ bản như: nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn để thiết lập các kholưu trữ; đánh giá tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạtđộng của hệ thống lưu trữ các cấp…
Liên quan trực tiếp đến đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tác giả có thể kể đến
các công trình chủ yếu: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp
huyện của thành phố Hà Nội” (tác giả Phạm Thị Diệu Linh); “Nghiên cứu và xây dựng phương án phân loại phông lưu trữ UBND cấp huyện” (tác giả Nguyễn Thị
Thu Hương); “Công tác lưu trữ các quận tại thành phố Hà Nội thực trạng và giải
pháp” ( tác giả Đỗ Vũ Kim Anh); “Nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền Nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”: (tác giả Kim Thị Huyền Trang).
Qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu trên, tác giả có thể học tập được cáchtiếp cận, phương pháp nghiên cứu để từ đó nghiên cứu, thực hiện đề tài khóa luậncủa mình
Trang 93 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện dựa trên ba mục tiêu cơ bản:
Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác lưu trữ;
Hai là, khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác tại UBND huyệnHữu Lũng;
Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữtại UBND huyện Hữu Lũng
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu đề tài đặt ra, tác giả đã thực hiện một
- Nghiên cứu đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện HữuLũng, trên cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ đốivới chính cơ quan này
4 Đối tượng nghiên cứu
- Hệ thống tổ chức bộ máy UBND huyện Hữu Lũng;
- Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng;
- Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện hữu Lũng
5 Phạm vi nghiên cứu
Thời gian nghiên cứu
Kể từ khi Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số40/1998/TT-TCCP ngày 24/1/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ cơ quan Nhà nước
Trang 10các cấp thì lưu trữ cấp huyện mới bắt đầu được nhắc đến trong quy định của Nhànước với chức năng cụ thể là: Cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện có chức năng giúpChánh Văn phòng và giúp UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về công táclưu trữ trong phạm vi huyện; trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu lưutrữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND huyện Đến khi Thông
tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơquan thuộc Chính phủ và UBND các cấp ra đời thì lưu trữ cấp huyện hoạt động vớichức năng cơ bản của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, sau khi Thông
tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp và Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2thông qua ngày 11/11/2011 thì lưu trữ cấp huyện chỉ còn lại chức năng lưu trữ hiệnhành Bởi vậy đề tài khóa luận này tác giả chỉ tập trung chủ yếu nghiên cứu thựctrạng công tác lưu trữ tại cơ quan UBND huyện Hữu Lũng từ năm 2011 đến nay
Không gian nghiên cứu
Đề tài khóa luận này, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu thực trạng công tác lưutrữ và trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữđối với UBND huyện Hữu Lũng
6 Giả thuyết nghiên cứu
- Dựa vào thực tế khảo sát điều kiện công tác lưu trữ tại UBND huyện HữuLũng (cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, điều kiện làm việc,…);
- Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBNDhuyện Hữu lũng, tỉnh Lạng Sơn
7 Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này trước hết tác giả vận dụng cơ sở phươngpháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lênin và một số phương pháp thông dụng như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Tác giả đã tiến hành điều tra,khảo sát đặc biệt kết hợp với phỏng vấn ban lãnh đạo Phòng Nội vụ và lãnh đạo
Trang 11Văn phòng đạo HĐND - UBND Huyện, cán bộ lưu trữ tại các phòng chuyên mônthuộc UBND huyện Hữu Lũng.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Tác giả dùng phương phápnày để nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng thànhtừng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về từng định nghĩa công tác lưu trữ
- Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này, tác giả đã
đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyệnHữu Lũng, xác định nguồn gốc hình thành và những nội dung cơ bản tài liệu lưu trữ
ở cấp huyện
- Phương pháp logic: Được áp dụng vào việc mô tả quy trình nghiệp vụ: Thuthập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổchức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, thống kê lưu trữ
- Phương pháp phân tích, tổng hợp thực tiễn: Trên cơ sở những thông tin thuthập được tác giả đã tiến hành phân tích thực trạng công tác lưu trữ tại UBNDhuyện Hữu Lũng Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về công tác này một cáchkhách quan và đầy đủ hơn
- Phương pháp so sánh: So sánh thực trạng thực hiện công tác lưu trữ củaUBND huyện Hữu Lũng so với các quy định của Nhà nước
Ngoài những phương pháp nêu trên tác giả còn sử dụng phương pháp truyềnthống quan trọng là việc nghiên cứu các nguồn tài liệu Để phục vụ cho đề tàinghiên cứu tôi đã nghiên cứu các nguồn tư liệu khác nhau như các tư liệu lý luận, hệthống văn bản quy phạm pháp luật trong công tác lưu trữ, báo cáo tổng kết về côngtác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng trong một số năm gần đây Đặc biệt, tác giảcòn khai thác hồ sơ lưu trữ về công tác lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng đang đượcbảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan như: Quyết định thành lập UBND huyện,Quyết định ban hành quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt độngcủa UBND huyện, quy chế hoạt động của UBND, quy chế hoạt động của Vănphòng HĐND – UBND, Quy chế công tác văn thư – lưu trữ, các bản báo cáo tìnhhình nghiệp vụ lưu trữ cơ quan
Trang 128 Kết cấu khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục nội dung chính của bài khóa luậngồm có 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ UBND huyện Hữu
Chương 3: Nhận xét và một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng sơn
Trên cơ sở thực trạng đã nêu ở Chương 2, nhận xét ưu điểm, hạn chế và đưa
ra nguyên nhân dẫn đến những hạn chế, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệuquả công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng
Mặc dù trong quá trình thực hiện đề tài khóa tốt nghiệp này, tác giả luôn cốgắng vận dụng tất cả các kiến thức đã được học, kết hợp với các kĩ năng và phươngpháp để khai thác thông tin Nhưng vì thời gian hạn hẹp, thêm vào đó kinh nghiệmthực tiễn thiếu sót, vẫn còn nhiều khó khăn khăn khi áp dụng lý thuyết vào thựctiễn, khó khăn tiếp xúc với nội dung tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng nên khóaluận nghiên cứu của tác giả vẫn không tránh khỏi những sai sót, khuyếm khuyết.Tác giả kính mong nhận được sự góp ý từ phía các Thầy (cô) trong khoa Văn Thư –Lưu trữ, cũng như các bộ lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng
Qua đây, tác giả cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội, các Thầy (cô) Khoa Văn thư – Lưu trữ và các cán bộ trong
Trang 13UBND huyện Hữu Lũng Đặc biệt, tác giả xin trân trọng cảm ơn Ths Phạm ThịHồng Quyên đã tận tình hướng dẫn, đưa ra những chỉ bảo quý báu và giúp đỡ tácgiả hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Xin chân thành cảm ơn!
Hữu Lũng, ngày 23 tháng 4 năm 2017
SINH VIÊN
Phan Thị Thảo
Trang 14PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG
TỈNH LẠNG SƠN 1.1 Cơ sở lý luận
Để có cơ sở thực hiện đề tài này, tác giả làm rõ một số vấn đề về công táclưu trữ - đối tượng nghiên cứu chủ yếu của khoá luận này
1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ
Hiện nay, theo tìm hiểu của tác giả trong các văn bản quy định của các cơ
quan quản lý Nhà nước về lưu trữ, và tài liệu giảng dạy của các cơ sở giáo dục, đàotạo về chuyên ngành lưu trữ có một số định nghĩa như sau:
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồmtất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ [23, 15]
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả những vấn đề
lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổchức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, côngtác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổchức, cá nhân [39, 14]
Công tác lưu trữ là một hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chứ chính trị, xã hội – nghề nghiệp, tổ chức
xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhântrong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan tới thu thập, xác địnhgiá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông Lưu trữquốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác [28, 06]
Theo quan điểm của tác giả, khái niệm thứ ba tương đối đầy đủ và chính xác
vì nó đã phản ánh hết được nội dung công tác lưu trữ bao gồm cả hai phương diệnchính là hoạt động quản lý Nhà nước về lưu trữ và hoạt động nghiệp vụ cơ bản của :
- Các hoạt động quản lý Nhà nước đối với công tác lưu trữ bao gồm: biênsoạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Nhà nước ban hành; tổ
Trang 15chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước vềcông tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học – công nghệ và hợp tác quốc tế tronglưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ
- Các nghiệp vụ cơ bản bao gồm: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác địnhgiá trị tài liệu, phân loại tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ,
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, thống kê lưu trữ
1.1.2 Nội dung công tác lưu trữ
sở kế thừa và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 làm nền tảng cơ sở xây dựngLuật, đánh dấu bước phát triển mới của ngành lưu trữ Việt Nam, là tiền đề cơ bản
để thực hiện những chuyển biến của ngành lưu trữ trong giai đoạn cải cách nềnhành chính Nhà nước
Tiếp đó Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước ban hành quyđịnh về Quy trình tao lập hồ sơ cơ sở dữ liệu cho tài liệu lưu trữ; Thông tư 10/2012/
Trang 16TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 14/12/2012 Quy định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tàiliệu hết giá trị; Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17/8/2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn về triển khai thi hành Luật Lưu trữ; Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nội dùng đề án “sưu tầm TLLT quý,hiếm của Việt Nam và về Việt Nam; Những văn bản này là phương tiện chủ yếu
có tác động trực tiếp và sâu sắc tới hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước về công táclưu trữ
b Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ
- Để các quy định của Nhà nước về lưu trữ được thực hiện chuẩn chỉnh, đạthiệu quả cao, các cơ quan cần tổ chức hướng dẫn thực hiện các quy định này mộtcách cụ thể hóa Hình thức hướng dẫn như soạn và ban hành các văn bản hướngthực hiện, hoặc tổ chức lớp tập huấn phổ biến về nội dung của các văn bản quy định
về công tác lưu trữ,
- Để đảm bảo việc thực hiện các pháp luật lưu trữ được tiến hành nghiêm túc,đồng thời tạo cơ sở cho việc điều chỉnh các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữhướng tới hoàn thiện và nâng cao hiệu lực pháp luật lưu trữ các cơ quan, tổ chứccần thường xuyên tổ chức tiến hành thanh tra, kiểm tra Thanh tra, kiểm tra là cơ sở
để điều chỉnh các văn bản pháp luật về lĩnh vực lưu trữ; để phát huy những điểmtích cực, kịp thời phát hiện những điểm sai lệnh, từ đó tìm biện pháp khắc phục chophù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vi Thực hiện các hình thức thanh trakiểm tra thường xuyên theo chương trình, kế hoạch hoặc đột xuất Nội dung củacông tác thanh tra, kiểm tra bao gồm: Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo hướngdẫn nghiệp vụ; Công tác tổ chức cán bộ; kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ; tài liệulưu trữ; phòng kho, trang thiết bị bảo quản;…
c Tổ chức nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế trong lưu trữ
Nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữ nhằm khám phá ra những kiếnthức mới, học thuyết mới,… Để từ đó góp phần hoàn thiện hơn, nâng cao hiệu quả
về công tác lưu trữ nói riêng và góp phần thúc đẩy sự phát triển của toàn xã hội nóichung
Trang 17Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủquyền, chủ quyền bình đẳng, các bên cùng có lợi.
Nội dung của hợp tác quốc tế bao gồm: Ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiệnđiều ước quốc tế về lưu trữ; gia nhập tổ chức quốc tế về lưu trữ; Thực hiện chươngtrình, dự án hợp tác quốc tế; Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữvới nước ngoài, tổ chức quốc tế; Tổ chức hội nghị hội thảo khoa học, triển lãm quốc
tế, sưu tầm tài liệu lưu trữ, biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ,… Hợp tác quốc tếgiúp lưu trữ Việt Nam có dịp tiếp cận, trao đổi và học hỏi nhiều kinh nghiệm nghiệp
vụ về lưu trữ với các đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thông qua việctham gia các hội nghị và hội thảo khoa học do các tổ chức Lưu trữ quốc tế tổ chức
d Quản lý và đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ đóng vai trò cốt lỗi, là hạt nhân quan trọng trongcông tác lưu trữ tại cơ quan tổ chức, bởi họ là người trực tiếp thực hiện các nghiệp
vụ lưu trữ đồng thời là người tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về công tác lưu trữ
Trình độ của cán bộ lưu trữ là yếu tố quyết định phương pháp thực hiệnnghiệp vụ, có tác động trực tiếp tới hiệu quả công tác lưu trữ tại cơ quan Bởi vậy,việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ là vô cùng cần thiết
Đối với UBND cấp huyện, Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách thammưu cho UBND huyện về quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Công chứclàm lưu trữ phải có đủ điều kiện tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ
Hàng năm cần phải tiến hành bồi dưỡng nâng cao trình độ, chuyên mônnghiệp vụ, cử cán bộ lưu trữ tham gia các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưutrữ tỉnh, Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước tổ chức
1.1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Thu thập tài liệu vào lưu trữ:
Thu thập bổ sung tài liệu là vào lưu trữ quá trình thực hiện các biện pháp cóliên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan vàphông lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữtheo quyền hạn và phạm vi được Nhà nước quy định [28, 114]
Thu thập tài liệu lưu trữ để triển khai những quy định luật pháp của Nhà
Trang 18Để đưa vào phông những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quảnnhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất cácnhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả
Việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông tốt sẽ làm hoàn chỉnh vàphong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan, tổ chức nói riêng và Phông lưutrữ Quốc gia Việt Nam nói chung
Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩngiá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọnchúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam [28,153]
Xác định giá trị tài liệu tốt giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặtchẽ Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hoáPhông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu lưu trữ Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu Việc xácđịnh giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện.Mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu là để lựa chọn những tài liệu có giá trị
để đưa vào bảo quản, việc loại ra khỏi phông những tài liệu không có giá trị, hết giátrị và đem tiêu hủy chỉ là hệ quả của công tác xác định giá trị tài liệu chứ khôngphải là mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu
Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc phận loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lậpcông cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân[25, 2 ]
Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích giải quyết các tài liệu tồn đọng, giúp chocông tác bảo quản tài liệu lưu trữ được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạođiều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quảnhất
Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Trang 19Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài liệu lưutrữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự độnghóa, trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quantương hỗ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục đích phụ
vụ việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả [28, 165]
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài
liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìmtài liệu nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ.Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một trong những phương tiện tra tìm tài liệukhông thể thiếu ở bất cứ cơ quan lưu trữ nào
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéodài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt yêu cầu khaithác, sử dụng tài liệu [28, 211]
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt góp bảo tồn nguồn disản văn hóa của dân tộc, di sản tư liệu của thế giới Qua đó giúp cho người nhânnhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưutrữ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thácthông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứugiải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức cá nhân [28, 239]
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công táclưu trữ, nhằm đưa tài liệu ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhànghiên cứu và các nhu cầu chính đáng của công dân
Thống kê công tác lưu trữ
Công tác thống kê trong lưu trữ là việc áp dụng các công cụ thống kê để nắmđược chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hình cán bộ
và hệ thống bảo quản tài liệu lưu trữ
Số liệu trong thống kê phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý và hoạt động
Trang 20nghiệp vụ Đối với hoạt động quản lý dựa vào những số liệu đó cơ quan, tổ chức sẽphát hiện ra những vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề sai lệch của cơ sở, nhữngkhó khăn, vướng mắc trong nội dung quản lý để xây dựng ban hành các văn bảngiúp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được quản lý một cách chặt chẽ, để xâydựng kế hoạch đào tạo tuyển dụng nhân sự kịp thời hợp lý Ngoài ra nó còn giúptiêu chuẩn hóa kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản Trên cơ sở số liệu thống kê để
cơ quan lưu trữ làm căn cứ để triển khai các hoạt động nghiệp vụ như: thu thập tàiliệu vào lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, tu bổ phục chế những tàiliệu bị hư hỏng, cải tiến công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.2 Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng
1.2.1 Khái quát chung về UBND huyện Hữu Lũng
1.2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Hữu LũngUBND huyện Hữu Lũng được thành lập bởi Quyết định số 56/QĐ-CP ngày
24 tháng 4 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ ủy nhiệm cho Bộ Nội vụ phê chuẩnvạch địa giới có liên quan đến các đơn vị hành chính để thành lập UBND huyệnHữu Lũng
Hữu Lũng là một huyện miền núi nằm ở cửa ngõ phía Nam của tỉnh LạngSơn, phía Đông giáp hai huyện Chi Lăng và huyện Bắc Sơn, phía Tây giáp huyện
Võ Nhai của tỉnh Thái Nguyên, phía Đông Nam và Tây Nam giáp huyện Lục Ngạn,Lục Nam, Yên Thế, Lạng Giang của tỉnh Bắc Giang Với tổng diện tích là 806,74
km2 huyện được chia làm 2 vùng địa hình khác nhau vùng núi đá chiếm 2/3 diệntích, vùng thung lũng ruộng chiếm 1/3 diện tích Dân số huyện Hữu Lũng năm 2016
có trên 155.203 người, với mật độ dân số: 192 người/km2
1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyệnHữu Lũng
a Chức năng
UBND huyện Hữu Lũng do HĐND huyện Hữu Lũng bầu, là cơ quan chấphành của HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ
Trang 21quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thựchiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh
và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần bảođảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trungương tới cơ sở
b Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Luật Tổ chính quyền địa phương năm 2015, UBND huyện Hữu Lũng
có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình HĐND huyện quyết định các nội dung quy định tại cácđiểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này và tổ chức thựchiện các nghị quyết của HĐND huyện
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện
- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh
tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nôngnghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cưnông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tàinguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môitrường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp vàpháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoahọc, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xãhội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tưpháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan Nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền
- Phân cấp, ủy quyền cho UBND cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện cácnhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện
UBND thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, Luật và các
Trang 22văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăngcường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, háchdịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cựckhác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
c Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng gồm có:
- Chủ tịch UBND huyện: Long Văn Sơn
- Phó Chủ tịch (văn - xã) UBND huyện: Trần Quốc Phong
- Phó Chủ tịch (kinh tế) UBND huyện: Hoàng Văn Hùng
Và 13 cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức phụ lục số 02)
Như vậy, UBND huyện Hữu Lũng là một cơ quan hành chính Nhà nước ởđịa phương, có chức năng, nhiệm vụ độc lập đó là cơ sở thực hiện mọi hoạt độngcủa UBND huyện Hữu Lũng Bên cạnh đó theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày
28 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơquan thuộc Chính phủ và UBND các cấp, thì UBND huyện Hữu Lũng là một cơquan có chức năng tổ chức công tác lưu trữ ở cấp huyện
1.2.2 Điều kiện thành lập Phông Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng
Theo khoản 6 Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011 thì:
“Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghềnghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sựnghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác đượchình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan, tổchức, cá nhân.”
Theo quy định này của Luật Lưu trữ 2011, thì mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân
Trang 23tiêu biểu sẽ có một phông lưu trữ - là bộ phận của Phông Lưu trữ Nhà nước ViệtNam Phông lưu trữ này sẽ chứa đựng nhưng tài liệu lưu trữ hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan, tổ chức cá nhân được hình thành qua các thời kỳ lịch
sử khác nhau
Theo giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của PGS.TS Đào
Xuân Chúc, PGS.TS Nguyễn Văn Hàm, PGS.TS Vương Đình Quyền và PGS.TSNguyễn Văn Thâm, điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan là:
“- Cơ quan được thành lập bằng văn bản của cơ quan cấp trên có thẩmquyền, trong đó quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn;
- Có tổ chức, biên chế riêng, được quyền tuyển dụng các bộ, nhân viên;
- Có tài khoản riêng;
- Có văn thư và con dấu riêng.”
Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan còn bao gồm hai điều kiện khác:-Tài liệu của cơ quan phải có giá trị, cần được bổ sung vào Phông Lưu trữquốc gia Việt Nam;
- Tài liệu phải hoàn chỉnh và đối tượng hoàn chỉnh phản ánh đầy đủ quá trìnhhoạt động của đơn vị hình thành phông
Căn cứ vào các yếu tố trên và các quy định của Nhà nước về điều kiện tổchức công tác lưu trữ và thành lập Phông Lưu trữ thì UBND huyện Hữu Lũng hoàntoàn có đủ điều kiện để tổ chức công tác lưu trữ và thành lập một Phông Lưu trữ cơquan:
Thứ nhất, UBND huyện Hữu Lũng được thành lập bởi Quyết định số
56/QĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ ủy nhiệm cho Bộ Nội vụphê chuẩn vạch địa giới có liên quan đến các đơn vị hành chính để thành lập UBNDhuyện Hữu Lũng
Thứ hai, UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh Lạng Sơn, là cơ quan hành pháptrực tiếp của HĐND cùng cấp, từ đó thực hiện những hoạt động thể hiện rõ chứcnăng, nhiệm vụ UBND huyện Hữu Lũng có quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm vềthực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính trong cơ quan mình
Trang 24Thứ ba, UBND huyện Hữu Lũng có tài khoản đăng ký tại kho bạc Nhà nước,
được quản lý tài khoản độc lập, giao dịch, thanh toán, quyết toán với các cơ quan tàichính, ngân hàng và các cơ quan khác có liên quan
Thứ tư, UBND huyện Hữu Lũng đều có văn thư và sử dụng con dấu riêng
theo quy định của Nhà nước
Như vậy, UBND huyện Hữu Lũng được cơ quan Nhà nước có thẩm quyềnthành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ Từ đó là nền tảng cho mọi hoạt độngcủa UBND Huyện Trong quá trình hình thành UBND huyện Hữu Lũng đã sản sinh
ra một khối lượng tài liệu phản ánh các mặt hoạt động như: tài liệu phán ảnh đầy đủthực hiện các chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương, UBND tỉnh, quản
lý hành chính Nhà nước, phát triển kinh tế, đảm bảo trật tư an toàn xã hội, tổ chứccán bộ, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên,… Toàn bộ tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của UBND Huyện tạo thành Phông Lưu trữ độc lập (Phông Lưutrữ cơ quan), cho nên tài liệu cần được chọn lọc và đưa vào bảo quan ở kho lưu trữ.Kho lưu trữ của UBND Huyện là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, quản lýtoàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND Huyện
Chính là sự đa dạng trong quá trình hoạt động của UBND huyện Hữu Lũng
là yếu tố quan trọng quy định thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lưu trữHuyện
1.2.3 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện Hữu Lũng
1.2.3.1 Thành phần tài liệu
Với hơn 50 năm hoạt động và cơ cấu tổ chức khá quy mô, UBND huyện HữuLũng là đơn vị có nhiều tài liệu được hình thành mang nhiều giá trị và ý nghĩa quantrọng
Bên cạnh những khối tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ, những tài liệuliệu quan đến sở hữu đất đai của các gia đình định cư lâu dài trong địa bàn Huyện.Những tài liệu của các gia đình có công với cách mạng, các tài liệu liên quan tới quátrình xây dựng đất nước, bảo vệ xã hội chủ nghĩa, thời kì đổi mới…
Bên cạnh những khối tài liệu nói trên là khối tài liệu quan trọng của các cơ
Trang 25quan trong bộ máy chính quyền trong huyện Hữu Lũng Đây là khối tài liệu quantrọng và chủ yếu được các cơ quan lưu trữ chú ý thu thập, bảo quản Mặc dù cónhững thay đổi về nhiệm vụ, tên gọi và địa giới hành chính, song hầu hết các cơquan trong Huyện đều chưa có sự thay đổi thực sự rõ nét về chức năng hoạt động.
Dựa trên tiến trình hình thành và hoạt động của UBND Huyện Hữu Lũng cóthành phần như sau:
- Khối Tổng hợp
- Khối Nội chính
- Khối Kinh tế - Công nghiệp - Xây dựng cơ bản
- Khối Tài chính - Thương mại
- Khối Văn hóa - Xã hội
- Văn phòng HĐND - UBND
1.2.3.2 Nội dung tài liệu
Được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân trên địa bàntrong các giai đoạn khác nhau, tài liệu lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng phảnánh đầy đủ các mặt hoạt động của chính quyền Cụ thể:
a Phán ánh đầy đủ việc thực hiện các chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương, UBND tỉnh về các lĩnh vực khác nhau
Nhìn chung, UBND huyện Hữu Lũng đã luôn thực hiện tốt các chỉ đạo củaChỉnh phủ, các Bộ, ngành trung ương và UBND tỉnh về các vĩnh vực khác nhau củađời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh – quốc phòng…
Trong giai đoạn từ năm 1986 đến nay, tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa ởnước ta có nhiều thay đổi Phải kể đến việc Đảng và Nhà nước ta đã có những chủtrương và thực hiện chính sách đổi mới, từ đó dẫn đến sự thay đổi trong hoạt độngkinh tế, xã hội của nhiều cơ quan được thể hiện ngày càng rõ nét
Có thể thấy rằng, UBND huyện Hữu Lũng đã trải qua nhiều giai đoạn lịch sửkhác nhau, sự thay đổi theo nhịp độ của xã hội làm cho các hoạt động ngày càng trởnên phức tạp, đòi hỏi phải có sự thay nhạy bén và toàn diện của chính quyền UBNDHuyện dưới sự chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ, ngành trung ương và UBND tỉnh
Do vậy, nội dung tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng trở nên phong phú và đa
Trang 26dạng hơn Đặc biệt là trong việc thể chế hóa các văn bản quy phạm pháp luật, cácquy định của Nhà nước trong công tác lưu trữ Tuy nhiên, nội dung này chỉ chiếmmột khối lượng nhỏ của tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng.
b Phán ánh hoạt động, tổ chức và quản lý hành chính của UBND Huyện
Đây là phần nội dung đóng vai trò quan trọng nhất trong khối tài liệu thuộcPhông Lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng
Như đã trình bày ở trên, trải qua những giai đoạn đất nước có nhiều động,UBND huyện Hữu Lũng đã liên tục thực hiện những chỉ đạo của Chính phủ, Bộ,ngành địa phương và UBND tỉnh nhằm hoàn thiện cơ cấu, tổ chức, chức năng,nhiệm vụ và các hoạt động của cơ quan mình Đặc biệt, đó là những tài liệu hoạtđộng liên quan tới tổ chức và quản lý hành chính của UBND Huyện Cụ thể:
Tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng phản ánh quá trình thành lập và
tổ chức bộ máy chính quyền ở địa phương, việc thành lập, xác nhập, giải thể của các
cơ quan thuộc bộ máy chính quyền, công tác chỉ đạo của UBND, chính sách tuyểndụng của cơ quan, sử dụng, quy hoạch, đào tạo, bổ nhiệm,… đối với cán bộ, việcthực hiện chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, chế độ nghỉ lao động theo quy địnhcủa Nhà nước, chế độ ưu đãi với các cán bộ đã đóng góp trong chiến tranh…; phảnánh chính sách của địa phương và thực hiện các chính sách, chủ trương của cấp trêncũng như của địa phương về an ninh chính trị, đảm bảo hoạt động quân sự, dự bịđộng viên, dân quân tự vệ, tổ chức và quản lý hoạt động của các đội tự vệ tại cơ sở,
tổ chức hội thảo, các hoạt động kỉ niệm ngày truyền thống Quân đội Nhân dân ViệtNam và Quốc phòng toàn dân, tuyên truyền và triển khai các nhiệm vụ phóng chốngcháy nổ, giữ gìn an ninh – trật tự các dịp nghỉ lễ, tết…; tài liệu phản ánh công tácthanh tra kiểm tra của chính quyền, hoạt động của Viện kiểm sát và Tòa án nhândân trong việc giám sát, tổ chức công tác điều tra, xét xử; tài liệu thi đua, khenthưởng, kỉ luật;… Đáng chú ý trong khối tài liệu được hình thành những năm gầnđây là nội dung về cải cách, thực hiện cơ chế mở cửa tại UBND huyện Hữu Lũng…
c Phản ánh các hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau
Bên cạnh việc phán ánh hoạt động tổ chức và quản lý hành chính, khối tàiliệu thuộc Phông Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng không chỉ phán ánh các hoạt
Trang 27động của chính cơ quan mà còn phán ánh các hoạt động của của cơ quan hành chínhcấp dưới qua các lĩnh vực khác nhau như:
- Lĩnh vực Kinh tế - Công nghiệp – Xây dựng cơ bản
- Lĩnh vực Tài chính – Thương mại
- Lĩnh vực Văn hóa – Xã hội
1.2.3.3 Giá trị của tài liệu
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng có giá trị hết sức thiết thực trênnhiều phương diện đối với các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu và người dân có thểkhai thác sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau Xét một cách khái quát tài liệu lưutrữ UBND huyện Hữu Lũng có hai giá trị cơ bản: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử
a Giá trị thực tiễn
Là giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu Giá trị thực tiễn của tài liệu lưutrữ trong kho lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng được xét dưới các khía cạnh sau:
- Đối với hoạt động quản lý điều hành của UBND huyện Hữu Lũng
Tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của UBND huyện HữuLũng, phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND, các cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện và quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ Dovậy, nó chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm căn cứ để lãnh đạo cơquan đưa ra các quyết định phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của các đơn vị,phòng ban trên các lĩnh vực như: nội chính, kinh tế, văn hoá - giáo dục, lao động,thương binh - xã hội, Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu, các cán bộlãnh đạo, cán bộ quản lý sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạchđịnh các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp.Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan trong việc thanhtra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động
- Đối với việc nghiên cứu và xây dựng chính sách:
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng phản ánh các chính sách củaĐảng và Nhà nước đối với các từng lĩnh vực cụ thể như: Tài liệu của Phòng tàichính - kế hoạch phản ánh hoạt động quản lý nhà nước về: Tài chính; kế hoạch vàđầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh
Trang 28nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân Tài liệu của Phòng Nội vụ phản ánh quá trìnhthành lập và tổ chức bộ máy chính quyền địa phương; phản ánh chính sách quản lý
và sử dụng biên chế hành chính; chính sách quy hoạch, tuyển dụng, bổ nhiệm cánbộ; công tác văn thư - lưu trữ, Như vậy, tài liệu lưu trữ của UBND huyện HữuLũng giúp cho những nhà nghiên cứu và xây dựng chính sách có thể nhìn nhận mộtcách khách quan nhất về các chính sách trong các giai đoạn trước, từ đó rút ranhững bài học kinh nghiệm để xây dựng được những chính sách mới phù hợp đốivới từng lĩnh vực của huyện trong giai đoạn hiện nay
- Đối với việc quản lý lãnh thổ:
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng là một kho kinh nghiệm quản lýqúy giá để phục vụ cho hoạt động quản lý lãnh thổ trong từng giai đoạn lịch sử nhấtđịnh Đồng thời, thông qua nguồn tài liệu này các nhà quản lý và người nghiên cứu cóthể hiểu rõ được chính sách của chính quyền trung ương đối với cấp huyện
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng cũng là căn cứ quan trọng đểcác cơ quan nhà nước và cán bộ, công chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý Thôngqua các hồ sơ như hồ sơ địa chính là căn cứ để tiến hành các thủ tục cấp mới,chuyển quyền sử hữu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thực hiện các thủ tụcthừa kế đất đai, nhà ở, giải quyết các tranh chấp liên quan đến đất đai, quy hoạch vàquản lý việc sử dụng quỹ đất Thông qua các hồ sơ quản lý cán bộ của Ban chỉ huyquân sự huyện Hữu Lũng, tài liệu về quản lý nhân khẩu, lý lịch công dân các xã, hồ
sơ giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ của các Phòng Lao động, Thương binh
và Xã hội, là cơ sở giải quyết chế độ cho các thương, bệnh binh, gia đình có côngvới cách mạng Mặt khác thông qua tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ UBND huyệnHữu Lũng, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể kiểm tra tình hình quản lýtại địa phương, giám sát, thanh tra hoạt động và tuân thủ pháp luật của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân trên địa bàn Huyện
b Giá trị lịch sử:
Giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ là giá trị của những thông tin chứa đựngtrọng tài liệu để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử Những tài liệu có giá trị lịch sửchiếm tỷ lệ thấp hơn trong tổng số tài liệu được hình thành, là chứng tích của lịch sử
Trang 29và được bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử.
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện mang dấu ấn của thời đại chúng được hìnhthành, là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử cấp huyện
Nó phản ánh một cách sinh động, chân thực tiến trình lịch sử của từng địa phương quacác thời kỳ lịch sử khác nhau Qua việc nghiên cứu tài liệu ở từng thời kỳ các nhànghiên cứu, nhà sử học có thể tái hiện đầy đủ, chính xác hoạt động các ngành như:chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, của UBND huyện Hữu Lũng
Tài liệu lưu trữ hình thành tại huyện Hữu Lũng liên quan đến chính sách củaĐảng và Nhà nước trên các lĩnh vực, vì nó chứa đựng những thông tin có độ tin cậycao và là nguồn sử liệu chân thực nhất phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử củahuyện Hữu Lũng (biên soạn lịch sử cấp huyện), lịch sử phát triển các ngành ởHuyện Hiện nay, với tốc độ đô thị hóa nhanh trên địa bàn Huyện và cùng với sựkhắc nghiệt của thời gian đang dần làm mờ, xóa dần các dấu tích trên các di sản vậtchất thì việc lưu trữ và tái hiện các dấu tích đó thông qua việc khai thác tài liệu lưutrữ là một giải pháp quan trọng cho các nhà nghiên cứu lịch sử và văn hóa
Bên cạnh đó, qua nghiên cứu tài liệu lưu trữ của Phông Lưu trữ của UBNDhuyện Hữu Lũng giúp tôi nghiên cứu thấy sự nhất quán của Đảng và Nhà nướctrong việc xây dựng và thực hiện các chính sách như nông nghiệp, công nghiệp, vănhoá - giáo dục, đối với từng lĩnh vực qua các giai đoạn lịch sử Điều này phản ánh
sự thống nhất của Đảng và Nhà nước ta qua các giai đoạn lịch sử trong việc điềuhành, quản lý đất nước nói chung và đối với từng lĩnh vực của Huyện nói riêng
Từ những nội dung trên, có thể thấy rằng công tác lưu trữ rất quan trọngtrong hoạt động của mỗi cơ quan Nếu làm tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấpđầy đủ thông tin khi một cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng.Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND huyện Hữu Lũng nói riêng vàtoàn xã hội nói chung Vì vậy lãnh đạo cơ quan cần có sự quan tâm đúng đắn, kịpthời về vai trò của công tác lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằmđưa công tác lưu trữ của cơ quan mình đi vào nếp, góp phần tích cực nâng cao hiệuquả mọi hoạt động của cơ quan
Trang 30CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN HỮU LŨNG TỈNH LẠNG SƠN
2.1 Tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng
2.1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ
Ý thức được tầm quan trọng của việc lưu giữ tốt các loại văn bản, giấy tờhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan mình, UBND huyện Hữu Lũng đã
bố trí cán bộ đảm nhiệm tất cả các công việc liên quan đến công tác quản lý văn bản
đi đến của cơ quan Đến khi Thông tư số 40/TT-TCCP, tiếp đó là Thông tư số21/2005/TT-BNV, và hiện nay là Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư - lưu trữ Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp Thực hiện theo Khoản 1Điều 7 tại Thông tư 02/2010/TT-BNV thì Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyêntrách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyệnquản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Huyện với các nhiệm vụ sau:
“- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng tronghoạt động văn thư, lưu trữ;
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ…”
Nghĩa là theo quy định của Thông tư này, bộ phận quản lý công tác lưu trữtại UBND huyện Hữu Lũng sẽ thuộc cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ, chịu sựquản lý, giám sát, kiểm tra đôn đốc của Trưởng phòng Nội vụ
Theo khảo sát thực tế tại UBND huyện Hữu Lũng, tôi nhận thấy lãnh đạođây đã có sự quan tâm đúng mức đến việc tổ chức của công tác lưu trữ Việc Tổchức bộ phận quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng được đặt trong
Trang 31cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ được thể hiện bằng Quyết định của Chủ tịchUBND Huyện, trong Quyết định về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ, giữ vai trò tham mưu, giúp UBND Huyện thựchiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực khác nhau, trong đó có lĩnh vựcvăn thư – lưu trữ nhà nước Phòng Nội vụ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý côngtác lưu trữ của UBND Huyện bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xâydựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiệncác nghiệp vụ lưu trữ đối với các cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan; lập báocáo, kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan Phòng Nội vụ chịu sự chỉ đạokiểm tra, hướng dẫn về chuyện môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ Trưởng phòng Nội
vụ chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao liên quan tới công tác lưu trữ.Trong quá trình hoạt động Phòng Nội vụ phối hợp chặt chẽ với Văn phòng HĐND –UBND huyện để thực tiếp tốt công tác lưu trữ của cơ quan Bởi lẽ, Văn phòng làđầu mối thu thập thông tin, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến củaUBND nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưutrữ để lưu trữ và tổ chức khoa khối lượng công văn giấy tờ đó Hơn nữa, Văn phòng
có chức năng xử lý thông tin tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo.Lưu trữ là bộ phận giữ gìn và xử lý các thông tin quá khứ, một trong những nguồnthông tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo Vì vậy, công tác lưu trữ làmột trong những nội dung cơ bản của công tác Văn phòng
Cụ thể tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ:
- Trách nhiệm của Phòng Nội vụ đối với công tác lưu trữ:
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ trên địa bàn huyện Phối hợp với Văn phòng HĐND – UBNDhuyện và các cơ quan có liên quan tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạmpháp luật về lưu trữ; thực hiện công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; tổchức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ cho các phòng chuyên môn, đơn vị
sự nghiệp thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện
- Trách nhiệm của Văn phòng HĐND - UBND huyện:
Trang 32Văn phòng HĐND - UBND huyện giúp Chủ tịch UBND huyện trực tiếpquản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; báo cáo thống
kê công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, soạn thảo kế hoạch lưu trữ năm tới tại UBNDhuyện Hữu Lũng…
2.1.2 Xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ
Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn
về công tác lưu trữ thì công tác lưu trữ là một hoạt động quản lý của Nhà nước Đểthực hiện tốt công tác này, cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy địnhnhững vấn đề quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi quốc gia Cho đến nay, Nhànước đã ban hành một hệ thống văn bản quy pham pháp luật khá đầy đủ từ LuậtLưu trữ, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia hệ thống các văn bản như Nghị định, Quyếtđịnh, Thông tư, Quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý Nhà nước vềvăn thư - lưu trữ Tuy nhiên, trên thực tế, trong quá trình hoạt động, tại UBNDhuyện Hữu Lũng phát sinh ra nhiều vấn đề liên quan tới công tác lưu trữ nói riêng
và công tác văn thư – lưu trữ nói chung, tạo nên sự mâu thuẫn giữa lý thuyết và thựctiễn Đúc kết những kinh nghiệm từ những tình huống cụ thể liên quan đến tài liệulưu trữ, công tác lưu trữ, lãnh đạo UBND huyện Hữu Lũng đã xây dựng và banhành văn bản quản lý công tác văn thư – lưu trữ, nhằm đáp ứng nhu cầu của côngtác lưu trữ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình
Nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ và dựa trên
cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các văn bản chỉ đạo của SởNội vụ và các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Chi cục Văn thư –Lưu trữ, UBND Huyện đã xây dựng được quy chế công tác văn thư – lưu trữ
Cụ thể, theo khảo sát thực tế tôi thu thập được những văn bản sau:
Khi có Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, ngày
01 tháng 4 năm 2014, UBND huyện Hữu Lũng đã ban hành Quyết định số1357/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBNDhuyện Hữu Lũng và các cơ quan, đơn vị trực thuộc
Quyết định số 5588/QĐ-UBND ngày 04 tháng 11 năm 2016 của UBND
Trang 33huyện Hữu Lũng về việc Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạtđộng của UBND Huyện.
Quyết định 5490/QĐ-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2016 quyết định củaChủ tịch UBND huyện Hữu Lũng về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tàiliệu
Quyết định số 204/QĐ-UBND ngày 02 tháng 02 năm 2017 quyết định củaChủ tịch UBND huyện Hữu Lũng về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Thực hiện Kế hoạch số 152/KH-UBND ngày 26/12/2016 của UBND tỉnhLạng Sơn về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; UBND huyện Hữu Lũng xâydựng Kế hoạch số 17/KH-UBND ngày 24 tháng 01 năm 2017 Kế hoạch công tácvăn thư – lưu trữ năm 2017
Thực hiện Văn bản số 2241/SNV-CCVTLT ngày 15/12/2016 của Sở Nội vụtỉnh Lạng Sơn về việc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm2016; UBND huyện Hữu Lũng đã ban hành Công văn số 40/UBND-NV ngày 24tháng 01 năm 2017 về việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưutrữ năm 2016
Ngoài ra, còn một số các quy định liên quan đến công tác lưu trữ được quyđịnh trong Quy chế làm việc của UBND, quy chế làm việc của Phòng Nội vụ vàVăn phòng HĐND – UBND
Có thể thấy lãnh đạo UBND huyện Hữu Lũng đã bước đầu ý thức được tầmquan trọng của văn thư – lưu trữ chính vì vậy, đã luôn xây dựng ban hành văn bảnchỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ, các quy chế,…
Có thể nói, cùng với các quy định pháp luật hiện hành, thì đây chính là cơ sở pháp
lý quan trọng có tính định hướng, hỗ trợ đồng thời cũng là những yêu cầu nhất thiếtcần phải đảm bảo thực hiện góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ , khâu quản
lý văn đạt hiệu quả cũng như chất lượng tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của UBNDHuyện trong quá trình giải quyết công việc Đồng thời, các văn bản trên cũng gópphần trong trọng trong việc nâng cao ý thức trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệucủa cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị
Trang 342.1.3 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Con người luôn là nhân tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động của xã hội.Đặc biệt trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ, nguồn nhân lực có dồi dào và đảm bảo vềmặt chất lượng, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan được thuận lợi và đạthiệu quả cao Việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với
cơ quan có khối lượng tài liệu đa dạng và phong phú như UBND huyện, quận, thị
xã nói chung và UBND huyện Hữu Lũng nói riêng
Thực tế khảo sát, Phòng Nội vụ UBND huyện Hữu Lũng mới chỉ phân công
01 cán bộ kiêm nhiệm theo dõi quản lý công tác lưu trữ, chưa bố trí được cán bộchuyên trách đúng chuyên ngành đào tạo Tại Văn phòng HĐND - UBND Huyện đã
bố trí 01 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư - lưu trữ làm nhiệm vụ chuyên trách
Theo như việc bố trí nhân sự nói trên, cho thấy số lượng cán bộ làm công táclưu trữ khá khiêm tốn so với khối lượng công việc cần đảm nhiệm của UBNDHuyện Bên cạnh đó, cán bộ lưu trữ còn phải tiến hành những nhiệm vụ quản lýcông tác lưu trữ trong trong địa bàn Huyện, bao gồm tham mưu cho lãnh đạoUBND Huyện về việc ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ cũngnhư thực hiện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đối với các đơn vị trực thuộc UBND xã,thị trấn, báo cáo công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ cho cơ quan cấp trên theo định kỳ
Để có thể đảm nhiệm được những công việc nói trên, bên cạnh việc đúc kết
từ những kinh nghiệm trong quá trình làm việc, cán bộ lưu trữ còn tham gia định kỳcác lớp tập huấn về công tác văn thư – lưu trữ do Phòng Nội vụ, Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh tổ chức Cụ thể:
Gần đây nhất là tháng 8 năm 2016 Phòng Nội vụ đã tổ chức lớp tập huấn, bồidưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Nội dung tập huấn nhằm phổ biến Luật Lưu trữ;hướng dẫn Thông tư 01/2012/TT-BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính; Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ tài liệuhình thành trong hoạt động của HĐND – UBND xã, phường, thị trấn; Thông tư09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biếntrong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Cùng với đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ, việc đãi ngộ xứng đáng
Trang 35đối với cán bộ là một hình thức góp phần gián tiếp nâng cao chất lượng của công táclưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng Theo như khảo sát việc đãi ngộ đối với cán bộlàm công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng chưa được quan tâm đúng mức, vềchế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ làm công tác lưu trữ mới chỉ dừng ở mức xemxét, chưa có quyết định rõ ràng cụ thể Bên cạnh đó khối lượng công việc lớn, thờigian eo hẹp, nên đôi khi cán bộ lưu trữ luôn rơi vào tình trạng “đi sớm, về muộn”,đặc biệt khi công việc nhiều cán bộ lưu trữ còn phải tranh thủ thời gian ngoài giờhành chính, hoặc ngày cuối tuần để hoàn thành công việc Cũng qua phỏng vấn, tácgiả được biết, chưa có trường hợp cán bộ lưu trữ nào được khen thưởng từ danhhiệu chiến sỹ thi đua cấp cơ sở trở lên Việc thực hiện chính sách thiếu công bằng,thống nhất đối với cán bộ lưu trữ đã tạo ra tâm lý e ngại, thiếu nhiệt tình và xuhướng muốn chuyển vị trí trong công việc của cán bộ lưu trữ.
2.1.4 Tổ chức kho lưu trữ
Cho đến nay, Kho lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng vẫn chưa được bố tríkhoa học
Kho lưu trữ là kho tạm có diện tích 48m2, là nhà cấp bốn được cơ nới cải tạo
từ nhà để xe để bảo quản tài liệu lưu trữ có giá trị dài hạn và giá trị vĩnh viễn, cònnhững tài liệu có giá trị thấp được lưu trữ tại hành lang, gầm cầu thang,… Kho được
bố trí biệt với trụ sở chính của Ủy ban, thiết kế kho có 02 cửa chính và 01 cửa sổbằng kính không có rèm cửa sổ, hệ thống ánh sáng chủ yếu là ánh sáng của đènneon, trong kho có 16 giá tương đương 80 mét tài liệu lưu trữ UBND huyện đã đầu
tư kinh phí để mua sắm trang thiết bị như giá, tủ, cặp, hộp hồ sơ và trang bị hệthống phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn tài liệu trong kho Hiện nay khomới chỉ trang bị được được 02 bình chữa chấy khi CO2 đảm bảo chất lượng đãđược rán tem thẩm định của cơ quan quản lý
Kho lưu trữ vì được bối trí bằng nhà cấp bốn, nền nhà không cao so với mặtđất nên khi đến mùa mưa lũ rất có thể xẩy ra tình trạng ngập úng, nước tràn vào khodẫn đến tình trạng bủn, mốc tài liệu, hơn nữa còn tạo điều kiện cho các loài côntrùng dễ dàng xâm nhập vào kho như là mối, mọt, bọ ba đuôi, chuột, dán… ảnhhướng không nhỏ tới trình trạng vật lý của tài liệu
Trang 36Vì kho lưu trữ có diện tích nhỏ mà hàng năm cơ quan sản sinh ra khối tài liệurất lớn, công tác chỉnh lý chỉ được tiến hành 02 nhiệm kỳ một lần nên tình trạng tàiliệu phải chất đóng ở góc phòng của các cơ quan chuyên môn, gầm cầu thang đây làmột trong những thực trạng liên tục tiếp diễn từ trước cho tới nay tại UBND huyệnHữu Lũng.
Thực tế trên cho thấy, việc tổ chức Kho lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũngchưa nhận được quan tâm và đầu tư đúng mức so với khối lượng cũng như giá trị tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
2.2 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng
2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng:
- Xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu: Công tác xác định nguồn tài liệu
cần thu thập tại UBND huyện Hữu Lũng dựa trên Công văn số 26/LTNN-NVĐPngày 22 tháng 01 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng
và ban hành Danh mục một số cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vàotrung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện Theo Công văn này nguồn thu chủ yếu làcác loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của kho lưu trữ,
Cụ thể bao gồm các phòng ban chuyên môn sau:
Văn phòng UBND huyện
Thanh tra huyện
Phòng Tư pháp
Phòng Tổ chức chính quyền
Phòng Địa chính (hoặc Phòng Địa chính - Nhà đất)
Phòng Kế hoạch (hoặc Phòng Kinh tế - Kế hoạch)
Phòng Tài chính - Thương mại)
Phòng Công nghiệp - Xây dựng - Giao thông
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
Trang 37 Phòng Văn hóa - Thông tin - Thể thao.
Phòng Giáo dục (hoặc Phòng Giáo dục và Đào tạo)
Phòng Y tế
Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của các đơn vị trong quá trình hoạt động
Ngoài ra, còn có thể bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
+ Cán bộ văn thư trong cơ quan vì đây là nơi tập trung đầu mối các văn bản
đi – đến của cơ quan
+ Các cán bộ, công chức, đã có thời gian làm việc tại UBND, đã về hưu hoặcchuyển công tác
+ Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các vănbản, giấy tờ trao đổi công việc với UBND
- Thành phần tài liệu: Như đã trình bày ở trên UBND huyện Hữu Lũng là cơ
quan quản lý Nhà nước cấp địa phương Do vậy trong công tác lãnh đạo chỉ đạohàng ngày có rất nhiều tài liệu được sản sinh ra Đồng thời có nhiều văn bản của cấptrên gửi xuống để chỉ đạo hướng dẫn công tác huyện Bên cạnh đó còn có tài liệucủa các cơ quan ban ngành trực thuộc gửi lên để báo cáo công việc Cho nên UBNDhuyện Hữu Lũng cần xác định những thành chính, quan trọng cần được thu thập vàobảo quản trong kho lưu trữ Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ củaUBND Huyện gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05năm trở lên, trong đó, nhiều nhất là tài liệu hành chính Cụ thể:
+ Tài liệu Quốc hội, HĐND, Hội đồng Bộ trưởng các bộ, ngành, cơ quanđoàn thể ở trung ương do UBND Tỉnh gửi đến
+ Tài liệu của UBND Tỉnh và các ban ngành cấp tỉnh gửi xuống để chỉ đạocông tác
+ Tài liệu do chính UBND Huyện và các ban ngành trong Huyện sản sinh racộng với tài liệu của HĐND
+ Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến trao đổi công tác
Khối tài liệu này là tài liệu quan trọng minh chứng cho mọi hoạt động của cơquan cần thu thập đầy đủ để bảo quản an toàn trong kho lưu trữ
Trang 38- Thời gian thu thập, bổ sung: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị,
cá nhân vào lưu trữ UBND được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày côngviệc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể
từ ngày công trình được quyết toán
- Quy trình thu thập tài liệu vào lưu trữ:
+ Hàng năm, cán bộ lưu trữ tiến hành lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệucho các đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ và các công việc đã được giải quyết, sau
đó trình Chánh Văn phòng và lãnh đạo UBND huyện Hữu Lũng phê duyệt và banhành dưới dạng công văn;
+ Kế hoạch thu thập tài liệu được phê duyệt, lãnh đạo của từng đơn vị, phòngban đôn đốc các cán bộ chuyên môn tập hợp hồ sơ tài liệu và tiến hành giao nộp vàolưu trữ theo thời hạn bảo quản Tài liệu có giá trị 5 năm phải nộp vào kho lưu trữ,tài liệu có giá trị dưới 5 năm tự bảo quản tại đơn vị, phòng ban
+Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cán bộ lưu trữ đãtiến hành đối chiếu, kiểm tra, xem xét thực tế tài liệu giao nộp với danh sách các tàiliệu nộp vào lưu trữ, nếu có bất thường, sai sót yêu cầu đơn vị đó điều chỉnh bổsung kịp thời, hạn chế các sai sót có thể xảy ra như nhầm lẫn, đánh tráo hồ sơ, tàiliệu
Sau khi tiến hành kiểm tra tài liệu, thống nhất giữa cán bộ lưu trữ với cán bộgiao nộp tài liệu của các đơn vị, hai bên sẽ lập biên bản giao nhận tài liệu
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được cán bộ văn thư – lưu trữ phối hợpvới các phòng ban chuyên môn tiến hành thực hiện hằng năm Toàn bộ khối tài liệu
từ nhiệm kỳ 2010 - 2015 cơ bản đã được thu thập đầy đủ tạo điều kiện cho việc thựchiện các quy trình tiếp theo của nghiệp vụ lưu trữ
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng được thực hiện ở
02 giai đoạn như sau:
* Ở giai đoạn văn thư: Khi tài liệu còn đang gắn chặt với yêu cầu giải quyết
công việc, cán bộ chuyên môn đã thực hiện xác định giá trị của chúng, nó thể hiệnqua các công việc như:
Trang 39- Lựa chọn tài liệu có giá trị thiết thực đối với yêu cầu giải quyết công việc
để tổ hợp chúng vào một hồ sơ, đồng thời loại những giấy tờ hết giá trị như: các loạicác sách báo, tư liệu tham khảo, bản thảo, bán nháp trong quá trình giải quyết côngviệc ra khỏi hồ sơ Việc xác định giá trị tài liệu như vậy có tính chất cá biệt đối vớitừng hồ sơ cụ thể
* Ở lưu trữ cơ quan: Khi tài liệu kết thúc giai đoạn ở văn thư, chúng được
cán bộ lưu trữ thu thập vào lưu của cơ quan để tiến hành xác định giá trị tài liệu lầnhai, công việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện như sau:
- Thứ nhất: Về công cụ xác định giá trị tài liệu
+ Danh mục hồ sơ: Là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị(hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ Đây là cơ sở để cán bộ lưu trữcũng như lãnh đạo Văn phòng nắm được thành phần, nội dung của tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan mình, từ đó định thời hạn bảo quản cho
hồ sơ tài liệu một cách chính xác nhất Vì thực tế trong lập danh mục hồ sơ đã cóviệc định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu Đây là một công cụ vừa có chứcnăng hướng dẫn lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, vừa có chức năng xác định giá trị tài liệu
+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Là bản danh sách các nhóm hồ sơ tài liệu
lưu trữ có ghi thời hạn bảo quản cụ thể dùng làm công cụ xác định giá trị tài liệu.Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một trong những loại công cụ xác định giá trịquan trọng nhất, dùng để chỉ dẫn xác định giá trị tài liệu, trong đó có việc chỉ dẫnviệc chọn hồ sơ tài liệu có giá trị lưu trữ để đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ lịch sử
Căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơquan, tổ chức thì hiện nay UBND huyện đã xây dựng Quyết định số 5588/QĐ-UBND ngày 04 tháng 11 năm 2016 của UBND huyện Hữu Lũng về việc Quy địnhthời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND Huyện
- Thứ hai: Lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Hội đồng xác định giá trị tài liệu là một tổ chức tư vấn ở các cơ quan, đượcthành lập bằng quyết định của Thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác định giá trị tài liệu