Khóa luận: Công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn tỉnh Bắc Ninh

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HỆ THỐNG HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 5 6. Phương pháp nghiên cứu: 5 7. Kết cấu của khóa luận: 6 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ TỪ SƠN TỈNH BẮC NINH 8 1.1. Các khái niệm: 8 1.1.1. Tài liệu lưu trữ: 8 1.1.2. Công tác lưu trữ: 9 1.1.3. Nội dung công tác lưu trữ: 10 1.2. Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh 11 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh 13 1.3.1. Vị trí, chức năng: 13 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 14 1.3.3. Cơ cấu tổ chức: 17 1.4. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh 18 1.4.1. Thành phần tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn: 18 1.4.2. Nội dung tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn: 20 1.4.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn: 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ TỪ SƠN – TỈNH BẮC NINH 28 2.1. Tình hình tổ chức bộ máy lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh: 28 2.2. Tình hình cán bộ phụ trách lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh: 29 2.3. Quản lý công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh: 31 2.3.1.Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ: 31 2.3.2. Thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ: 33 2.3.3. Công tác thi đua khen thưởng: 34 2.4. Các hoạt động nghiệp vụ: 35 2.4.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 35 2.4.2. Xác định giá trị tài liệu: 36 2.4.3. Chỉnh lý tài liệu: 40 2.4.4. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: 42 2.4.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ: 44 2.4.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 47 2.4.7. Thống kê trong công tác lưu trữ: 49 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ TỪ SƠN TỈNH BẮC NINH 52 3.1. Khái quát về ưu điểm, hạn chế trong công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn tỉnh Bắc Ninh: 52 3.1.1. Ưu điểm. 52 3.1.2. Hạn chế: 53 3.2. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn tỉnh Bắc Ninh: 54 3.3. Các giải pháp nâng cao công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn tỉnh Bắc Ninh: 55 3.3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ: 56 3.3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo UBND thị xã Từ Sơn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ: 56 3.3.1.2. Đầu tư nguồn lực cho công tác lưu trữ: 57 3.3.1.3. Đẩy mạnh, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ: 59 3.3.2. Nhóm giải pháp về quản lý công tác lưu trữ: 59 3.3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định quản lý công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn: 59 3.3.2.2. Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ: 60 PHẦN KẾT LUẬN 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

HỆ THỐNG HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 2

3 Mục tiêu nghiên cứu: 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu: 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 5

6 Phương pháp nghiên cứu: 5

7 Kết cấu của khóa luận: 6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ TỪ SƠN - TỈNH BẮC NINH 8

1.1 Các khái niệm: 8

1.1.1 Tài liệu lưu trữ: 8

1.1.2 Công tác lưu trữ: 9

1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ: 10

1.2 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh 11

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh 13

1.3.1 Vị trí, chức năng: 13

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 14

1.3.3 Cơ cấu tổ chức: 17

1.4 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh 18

1.4.1 Thành phần tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn: 18

1.4.2 Nội dung tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn: 20

1.4.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn: 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ

TỪ SƠN – TỈNH BẮC NINH 28

2.1 Tình hình tổ chức bộ máy lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh: 28

2.2 Tình hình cán bộ phụ trách lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh:.29 2.3 Quản lý công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh: 31

2.3.1.Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ: 31

2.3.2 Thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ: 33

2.3.3 Công tác thi đua khen thưởng: 34

2.4 Các hoạt động nghiệp vụ: 35

2.4.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 35

2.4.2 Xác định giá trị tài liệu: 36

2.4.3 Chỉnh lý tài liệu: 40

2.4.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: 42

2.4.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 44

2.4.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 47

2.4.7 Thống kê trong công tác lưu trữ: 49

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ TỪ SƠN - TỈNH BẮC NINH 52

3.1 Khái quát về ưu điểm, hạn chế trong công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh: 52

3.1.1 Ưu điểm 52

3.1.2 Hạn chế: 53

3.2 Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh: 54

3.3 Các giải pháp nâng cao công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh: 55

3.3.1 Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ: 56

3.3.1.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo UBND thị xã Từ Sơn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ: 56

3.3.1.2 Đầu tư nguồn lực cho công tác lưu trữ: 57

3.3.1.3 Đẩy mạnh, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán

bộ làm công tác lưu trữ: 59

3.3.2 Nhóm giải pháp về quản lý công tác lưu trữ: 59

3.3.2.1 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định quản lý công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn: 59

3.3.2.2 Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ: 60

PHẦN KẾT LUẬN 65

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

2.6 Giá bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ UBND thị xã Từ Sơn 45

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, phương pháp và thực tiễn liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tácquản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác củacác cơ quan, tổ chức, cá nhân Có thể khẳng định, công tác lưu trữ có vai trò rấtquan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.Vì vậy, Đảng và nhà nước

ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng củacông tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủtịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã kýThông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,

trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ

đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007,Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thốngcủa ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày Lưu trữViệt Nam"

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ởtất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nướcquan tâm Công tác lưu trữ là một phần quan trọng không thể thiếu trong sự hìnhthành và phát triển của một đơn vị, ghi lại hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhànước Là công việc quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mụcđích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị,

kinh tế, văn hóa, xã hội Công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xâydựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia Điều đó được chứngminh bằng những cứ liệu lịch sử, các tài liệu khoa học lưu trữ, các hình ảnh sinhđộng về phim ảnh…đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng chiến chốngthực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở cung cấp những thông tin cầnthiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học từ lịch sử qúy báu để giáo dụctruyền thống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau

Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo UBND thị xã TừSơn công tác lưu trữ tại UBND đã dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực vào việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Tuy nhiên qua quá trình khảo sát, emnhận thấy công tác lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn vẫn còn tồn tại những hạn chếnhất định gây ảnh hưởng không nhỏ đến số phận của tài liệu lưu trữ và hiệu quảhoạt động của cơ quan Để đi sâu tìm hiểu, nâng cao nhận thức thực tiễn về công táclưu trữ của cán bộ, công chức tại UBND, bổ sung kiến thức lý luận và thực tiễn cho

bản thân, em đã chọn đề tài: “Công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh” làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng.Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểmchung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và nhữngvăn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.Chính vì vậy đã có các công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ được thực hiệnmột cách nghiêm túc và có những đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận cũng như

thực tiễn Đề tài“Công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh” không

phải là một vấn đề hoàn toàn mới lần đầu tiên được đề cập tới Công tác lưu trữ ở cấphuyện, thị xã đã đóng một vai trò rất quan trọng Chính vì vậy đã có các công trìnhnghiên cứu về tổ chức lưu trữ ở cấp huyện, thị xã được thực hiện một cách nghiêmtúc và khoa học Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, em đã tìm hiểu và tổng kết đượcmột số sách tham khảo, xuất bản phẩm, đề tài, luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốtnghiệp, báo cáo thực tập tốt nghiệp…có liên quan đến đề tài nghiên cứu Cụ thể là:

- Vấn đề này đã được đề cập đến trong giáo trình “Công tác văn thư, lưu trữ” của PGS.TS.Dương Văn Khâm; giáo trình“Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của GVC.TS.Chu Thị Hậu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội xuất bản năm 2016;

- Công tác lưu trữ các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái quát trong

các xuất bản phẩm như: “Lưu trữ Việt Nam - những chặng đường phát triển” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006; “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, PGS.Vương Đình Quyền,

TS.Nghiêm Kỳ Hồng, TS Đào Thị Diến xuất bản năm 2010;

- Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do Vương Đình Quyền chủ nhiệm đề tài Đề tài đã khái

quát được thực trạng công tác lưu trữ của nhiều cơ quan, đưa ra những luận giải dựatrên tình hình thực tế và luận chứng khoa học cho việc tổ chức lưu trữ các cấp và đềxuất xây dựng hệ thống lưu trữ từ cấp trung ương đến địa phương trong đó bao gồm

cả cấp huyện;

- Bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được đăng

trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Tổ chức Nhà nước như: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh.

- Các luận văn, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như:

Luận văn Thạc sỹ của Phạm Thị Diệu Linh “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội ”, năm 2009, đề

tài này phản ánh công tác lưu trữ cấp huyện của một địa phương cụ thể - thành phố

Hà Nội nhưng ở một góc độ nhất định, tác giả đề tài đã nói lên được những vấn đề

quan trọng của lưu trữ cấp huyện Luận văn Thạc sỹ của Trần Văn Quang “Tổ chức

và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”, Trường Đại học

Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2014, trong đề tài này phản ánh thực trạng tổchức và hoạt động quản lý lưu trữ của cấp huyện nói chung trên địa bàn cả nướchiện nay

Các bài khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” của sinh viên Trần Thị Thúy, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2010; “Tiếp tục hoàn thiện

công tác văn thư, lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng” của sinh

viên Bùi Thị Mến, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, năm 2008

Ngoài ra còn có các báo cáo thực tập tốt nghiệp như: “Công tác văn thư, lưu trữ và Quản trị Văn phòng của Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường” của Vũ Thị Thơm, năm 2007; “Tình hình công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND- UBND quận Tây Hồ” của Bùi Thị Nga, năm 2006; “Công tác lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ Thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Văn Sùng, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, năm 2009

Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ, các bài viết đãnêu ra thực trạng về công tác lưu trữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệuquả công tác lưu trữ không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà còn đối với doanhnghiệp Tuy nhiên, theo khảo sát của cá nhân em, nghiên cứu sâu về công tác lưutrữ ở UBND thị xã Từ Sơn hiện chưa có đề tài nghiên cứu nào viết về vấn đề này, vì

vậy em đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn

- tỉnh Bắc Ninh”.

3 Mục tiêu nghiên cứu:

Để thực hiện được tốt nhất đề tài này, em hướng đến những mục tiêu sau:

- Thứ nhất, làm rõ các khái niệm liên quan đến tài liệu lưu trữ, công tác lưu

trữ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Từ Sơn,trên cơ sở đó trình bày vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan.Làm rõ hệ thống tổ chức bộ máy của UBND, trình bày khái quát thành phần, nộidung và giá trị tài liệu lưu trữ được sản sinh trong quá trình hoạt động của ủy ban

- Thứ hai, qua khảo sát thực tế tại UBND thị xã Từ Sơn, xem xét phản ánh

thực trạng công tác lưu trữ tại UBND hiện nay, đồng thời chỉ ra những ưu điểm, hạnchế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó

- Thứ ba, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND

thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Nghiên cứu đề tài này em tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Khái quát cơ sở lý luận công tác lưu trữ; làm rõ chức năng, nhiệm vụ, hệ

thống tổ chức và khái quát thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ của UBNDthị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh

- Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn

- Chỉ ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của ưu điểm, hạn chế trong công

tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn

- Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND thị xã TừSơn

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

a Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này, em tập trung vào nghiên cứu:

- Lịch sử hình thành và phát triển của UBND thị xã Từ Sơn

- Hệ thống tổ chức bộ máy của ủy ban thị xã

- Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành trong hoạt động củaUBND

- Thực trạng công tác lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn

- Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND thị xã

b Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Với quy mô của một đề tài nghiên cứu của sinh viên, dođiều kiện và khả năng có hạn Vì vậy em chủ yếu nghiên cứu những vấn đề về côngtác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn

- Về thời gian: Thời gian nghiên cứu của đề tài là bắt đầu từ năm 1998 - tính

từ thời điểm Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số TCCP về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp cho đến nay

40/1998/TT-6 Phương pháp nghiên cứu:

Để tiến hành thực hiện đề tài nghiên cứu, trên cơ sở phương pháp luận củaChủ nghĩa Mác - Lênin, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu phổ biếntrong nghiên cứu khoa học, cụ thể như:

- Phương pháp phân tích: Đây là phương pháp được em sử dụng xuyên suốttrong quá trình thực hiện đề tài Do phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời giankhác nhau, lượng thông tin nhiều, nội dung phong phú Vì vậy, đòi hỏi phải đượcphân tích, tổng hợp nhằm rút ra nhận định, giải pháp đối với công tác này

- Phương pháp thu thập, xử lý số liệu: Thu thập số liệu từ các đơn vị, phòngban bằng cách quan sát, theo dõi, sưu tầm Sau đó phân loại xử lý, giữ lại những sốliệu quan trọng, phù hợp với đề tài nghiên cứu để tiếp tục phân tích, so sánh, tổnghợp.

- Phương pháp hệ thống: Trên cơ sở những thông tin đã thu thập được tiếnhành hệ thống hóa, từ đó thấy được thực trạng công tác lưu trữ tại UBND thị xã TừSơn Sau đó đưa ra nhận xét, đánh giá về công tác này một cách khách quan và đầyđủ

- Phương pháp thống kê, đánh giá, so sánh: Thống kê các tài liệu về tổ chức

và quản lý công tác lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn, đánh giá công tác lưu trữ trênthực tế khảo sát So sánh thực trạng thực hiện công tác lưu trữ của UBND thị xã TừSơn với những quy định của UBND tỉnh Bắc Ninh và quy định của nhà nước

7 Kết cấu của khóa luận:

Khóa luận tốt nghiệp được cấu tạo gồm có 03 phần:

- Phần mở đầu: Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu, trong đó nêu các cơ

sở để triển khai đề tài

- Phần nội dung chính: gồm có 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh.

Trong chương này em tìm hiểu khái niệm về tài liệu lưu trữ và công tác lưutrữ dựa trên các quan điểm khác nhau, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,

cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND thị xã Từ Sơn và thành phần, nội dung tài liệu,đánh giá khái quát giá trị tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh.

Với những thông tin thu thập được qua việc khảo sát, em trình bày một cáchkhái quát về công tác lưu trữ: Tình hình tổ chức bộ máy và cán bộ phụ trách lưu trữtại ủy ban, nhiệm vụ cụ thể và điều kiện làm việc của cán bộ lưu trữ; thực trạngquản lý công tác lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cụ thể Từ đó đi sâunghiên cứu, phân tích thực trạng công tác lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn

Chương 3: Các giải pháp nâng cao công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh.

Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng như đã phân tích ở Chương 2, từ đó chỉ ranhững ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải pháp nâng caocông tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh

- Phần kết luận: Phần này là tổng kết của em về quá trình thực hiện và kết quả

triển khai đề tài

Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, ngoài sự nỗ lực không ngừngcủa bản thân, em cũng nhận được rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của cáccán bộ, công chức tại UBND thị xã Từ Sơn; các thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ

Và đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của ThS.Trần Văn Quang Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Qua đây, chophép em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến những sự giúp đỡ quýbáu đó

-Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế và còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên

em cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp Vìvậy, trong khóa luận này không thể tránh khỏi những hạn chế và sai sót nhất định

Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn đểkhoá luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 01 tháng 3 năm 2017

Sinh viên

Phạm Thị Thu Hường

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ

TẠI UBND THỊ XÃ TỪ SƠN - TỈNH BẮC NINH 1.1 Các khái niệm:

1.1.1 Tài liệu lưu trữ:

Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” là một trong những khái niệm làm nền tảng

chung cho công tác lưu trữ, lưu trữ học và tất cả các hoạt động lưu trữ Có rất nhiềuquan điểm về khái niệm tài liệu lưu trữ

* Một số định nghĩa về tài liệu lưu trữ trên thế giới:

Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (nghĩa thứ nhất), “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì gía trị lưu trữ của chúng”.

Theo Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữtại Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004 tài liệu lưu trữ được định

nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước”.

* Một số định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở Việt Nam:

Trong “Giáo trình lưu trữ” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản

Giao thông vận tải: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội” [14;10]

Tại khoản 3 Điều 2 – Luật Lưu trữ năm 2011 tài liệu lưu trữ được định

nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bảo gốc, bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.

Tổng hợp định nghĩa được nêu trong công trình của các tác giả nước ngoàicũng như các văn bản nước ta, thấy rằng: Các định nghĩa kể trên mặc dù có sự khácnhau nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này Thứ nhất, tài liệulưu trữ phải có “nguồn gốc xuất xứ - do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các

cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo quy địnhhợp pháp”; thứ hai, phải là “bản gốc, bản chính, và chỉ được phép thay thế bằng bảnsao hợp pháp trong trường hợp không có bản chính, bản gốc của tài liệu”

1.1.2 Công tác lưu trữ:

Về khái niệm “Công tác lưu trữ” hiện đang tồn tại nhiều cách định nghĩakhác nhau

Theo cuốn “Giáo trình lưu trữ” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội), Nhà xuất bản Giao thông vận tải: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [14;17]

Theo Điều 01 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ”: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa M 1982, trang

19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga – Công tác lưu trữ: “Ngành hoạt động của xã hội (nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.

Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, xét theo xu hướng hội nhậpquốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được đề ra trong Luật Lưu trữ của nước ta,

có thể đưa ra định nghĩa chung về khái niệm Công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ

chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản

lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.

Các định nghĩa này có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.

1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ:

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàntài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Để thực hiện nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể của côngtác lưu trữ như sau:

* Hoạt động quản lý:

- Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước

về lưu trữ

- Quản lý, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu

- Chỉnh lý tài liệu

- Xây dựng công cụ tra cứu

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Tổ chức khai thắc, sử dụng tài liệu

- Thống kê tài liệu lưu trữ

Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức

đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướngdẫn về công tác lưu trữ

1.2 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh

Tên huyện Từ Sơn có từ thời Trần Sang thời Hậu Lê, địa danh Từ Sơn đượcđặt cho một phủ thuộc thừa tuyên Kinh Bắc, gồm các huyện Tiên Du, Yên Phong,Quế Dương, Đông Ngàn, Vũ Ninh, trong đó huyện Đông Ngàn tương ứng với diệntích thị xã Từ Sơn (Bắc Ninh) và một phần các huyện Đông Anh, Gia Lâm (Hà Nội)ngày nay Sang thời Nguyễn, phủ Từ Sơn thuộc tỉnh Bắc Ninh Sau cách mạngtháng Tám (1945), bỏ cấp phủ, đổi làm huyện Từ Sơn, ban đầu gồm 21 xã: ChâuKhê, Đình Bảng, Đình Xuyên, Đông Hội, Đồng Nguyên, Đồng Quang, Đông Thọ,Dục Tú, Dương Hà, Hương Mạc, Liên Hà, Mai Lâm, Ninh Hiệp, Phù Chẩn, PhùKhê, Quang Trung, Tam Sơn, Tân Hồng, Tiền Phong, Vân Hà, Văn Môn.Năm1959, thành lập 2 thị trấn Từ Sơn và Yên Viên

Năm 1961, các xã Liên Hà, Vân Hà, Dục Tú, Quang Trung (Yên Thường),Đông Hội, Mai Lâm, Tiền Phong (Yên Viên), Đình Xuyên, Dương Hà, Ninh Hiệp

và thị trấn Yên Viên của huyện Từ Sơn được sáp nhập vào Hà Nội, nay là một phầncác huyện Đông Anh, Gia Lâm

Năm 1962, sau khi tỉnh Bắc Ninh hợp nhất với tỉnh Bắc Giang thành tỉnh HàBắc, huyện Từ Sơn cũng hợp nhất với huyện Tiên Du thành huyện Tiên Sơn; cùnglúc đó, 2 xã Phú Lâm và Tương Giang của huyện Yên Phong được chuyển về huyệnTiên Sơn quản lý (nay là xã Tương Giang thuộc Từ Sơn, xã Phú Lâm thuộc TiênDu) và chuyển 2 xã Văn Môn và Đông Thọ của huyện Từ Sơn về huyện Yên Phongquản lý Năm 1999, ba năm sau khi tái lập tỉnh Bắc Ninh, huyện Từ Sơn cũng đượctái lập, gồm 10 xã: Châu Khê, Đình Bảng, Đồng Nguyên, Đồng Quang, HươngMạc, Phù Chẩn, Phù Khê, Tam Sơn, Tân Hồng, Tương Giang và thị trấn Từ Sơn.Năm 2008, huyện Từ Sơn được nâng cấp thành thị xã Từ Sơn

Thị xã Từ Sơn được thành lậo theo nghị định số 01/NĐ-CP ngày 24/9/2008của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Thị xã Từ Sơn, thành lập các phường

thuộc Thị xã với 12 đơn vị hành chính: 7 phường gồm Đông Ngàn, Đồng Nguyên,Tân Hồng, Đình Bảng, Châu Khê, Đồng Kỵ, Trang Hạ và 5 xã là Hương Mạc, PhùKhê, Tương Giang, Tam Sơn, Phù Chẩn.

Thị xã Từ Sơn có diện tích tự nhiên 61.33 km2, dân số hơn 163 nghìn người.Địa bàn thị xã Từ Sơn nằm ở cửa ngõ phía bắc của thủ đô Hà Nội, có tuyếnquốc lộ 1A, 1B, đường sắt huyết mạch giao thông từ Hà Nội lên biên giới Lạng Sơnchạy qua Từ trung tâm thị xã còn có nhiều đường bộ nối liền các vùng kinh tế trong

và ngoài tỉnh

Về địa giới hành chính: phía bắc giáp huyện Yên Phong, có dòng sông NgũHuyện Khê làm ranh giới, phía đông giáp huyện Tiên Du; phía tây và nam giáp cáchuyện Đông Anh, Gia Lâm (Hà Nội)

Từ Sơn là thị xã cửa ngõ của tỉnh Bắc Ninh, là đô thị vệ tinh của Thủ đô HàNội và là một trong hai trung tâm kinh tế - văn hóa - giáo dục của tỉnh Bắc Ninh TừSơn là một đô thị công nghiệp với nhiều khu công nghiệp, nhiều làng nghề truyềnthống nổi tiếng như Đa Hội, Đồng Kỵ, Phù Khê, Mai Động và có nhiều trường caođẳng, đại học: Đại học thể dục thể thao TW1 (nay là ĐH thể dục thể thao BắcNinh), trường CĐ Công nghệ Bắc Hà, trường CĐ thủy sản, trường Đại học Kinhdoanh và Công nghệ Trên địa bàn thị xã Từ Sơn đã và đang hình thành một sốkhu đô thị mới như khu đô thị Nam Từ Sơn, khu đô thị Đồng Nguyên, khu đô thịĐền Đô

Ngày 30 tháng 10 năm 2008: Thành lập UBND thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninhtrên cơ sở đổi tên từ UBND huyện Từ Sơn

Hình 1.1 Trụ sở UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị

xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh

1.3.1 Vị trí, chức năng:

Theo điều 8 Luật Tổ chức chính quyền địa phương, ngày 19 tháng 6 năm

2015 (sau đây gọi là Luật Tổ chức chính quyền địa phương) quy định:

UBND thị xã Từ Sơn do HĐND thị xã Từ Sơn bầu, là cơ quan chấp hành của

HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở thị xã, chịu trách nhiệm trước HĐND cùngcấp và cơ quan nhà nước cấp trên.

UBND thị xã Từ Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảmbảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn thị xã

UBND thị xã Từ Sơn thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở thị xã, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương tới cơ sở

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Theo điều 28, mục 2 Luật tổ chức chính quyền địa phương quy định nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương ở huyện, UBND thị

xã Từ Sơn có những nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

a Trong lĩnh vực kinh tế, UBND thị xã Từ Sơn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấpthông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn và kiểm UBND xã, thịtrấn xây dựng ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị trấn

b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, UBND thị xã Từ Sơn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khíchphát triển nông nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó

- Chỉ đạo UBND xã thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, pháttriển nông nghiệp, bảo vệ rừng, khai thác lâm sản, nuôi trồng thuỷ sản

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợivừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND thị xã Từ Sơn thực

hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triểncông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và các cơ sở đó trên địa bàn thị xã

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, pháttriển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác

d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND thị xã Từ Sơn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng

xã, thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thị xã

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở

e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND thị xã Từ Sơn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việcchấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn thị xã

f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, UBND thị xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tếtrên địa bàn thị xã và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáodục, quản lý các trường học, trường dạy nghề; chỉ đạo việc xoá mù chữ

- Quản lý các công trình công cộng; hướng dẫn phong trào về văn hoá; bảo vệ vàphát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá, danh lam thắng cảnh ở địa phương

- Thực hiện kế hoạch phát triển quản lý các cơ sở y tế; kiểm tra việc bảo vệ sứckhoẻ nhân dân; phòng chống dịch bệnh; thực hiện kế hoạch hóa gia đình

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; thựchiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

g Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trườngUBND thị xã

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sảnxuất và đời sống nhân dân ở địa phương

- Tổ chức, thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiêntai, bão lụt

h Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hộiUBND thị xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốcphòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ thị xã

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựnglực lượng công an nhân dân thị xã vững mạnh, phòng chống tội phạm

i Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND thị

xã có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo.Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách đó của công dân ở địa phương

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáohoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật

j Trong việc thi hành pháp luật, UBND thị xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hànhpháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp

- Tổ chức chỉ đạo UBND xã, phường thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản củaNhà nước, bảo vệ tính mạng, nhân phẩm, tài sản, các quyền lợi của công dân

k Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND thị

xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quyđịnh của pháp luật Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa

phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định.

1.3.3 Cơ cấu tổ chức:

Theo điều 27, mục 2 Luật tổ chức chính quyền địa phương quy định nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương ở huyện, cơ cấu củaUBND thị xã Từ Sơn gồm có:

- Chủ tịch: Nguyễn Xuân Thanh

- Phó Chủ tịch: Trần Đức Quyết

- Các Ủy viên

* Các Phòng, ban chuyên môn:

- Văn phòng HĐND-UBND thị xã + Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

- Thanh tra

- Phòng Y tế

* Đơn vị sự nghiệp:

- Đài phát thanh

- Trung tâm Văn hóa thể thao

- Ban Quản lý các Khu công nghiệp

- Ban Quản lý dự án xây dựng

- Trạm Khuyến nông

- Trung tâm dạy ngề

- Đội quản lý trật tự đô thị

- Hội chữ thập đỏ

- Ban quản lý Chợ Giầu

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND thị xã Từ Sơn

1.4 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh

1.4.1 Thành phần tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn:

Tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn là toàn bộ những tài liệu sản sinh ratrong quá trình hoạt động của UBND thị xã Từ Sơn, phản ánh các mặt hoạt độngcủa ủy ban, bao gồm những loại tài liệu như sau:

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBND

Phòng Tài nguyên

và Môi trường

Phòng Quản lý

đô thị

Phòng Văn hóa và Thông tin

Phòng Kinh tế

Phòng Nội vụ

Phòng Lao động Thương binh và

Xã hội

Phóng Giáo dục

và Đào tạo

Phòng Tài chính – Kế hoạch Phòng

Tư pháp

- Tài liệu hành chính: Loại tài liệu này chủ yếu là hệ thống các văn bản quản

lý nhà nước, đây là loại hình tài liệu chiếm một khối lượng lớn tại UBND bao gồm:

+ Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống (cấp Trung ương, cấp tỉnh) chỉ đạotrực tiếp việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm các loại Nghị quyết, Chỉthị, Quyết định, Kế hoạch Nội dung tài liệu do các cơ quan quản lý cấp trên gửixuống cấp thị xã yêu cầu thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách, nhữngquy định của Đảng, Nhà nước và của tỉnh về các lĩnh vực mà UBND thị xã cónhiệm vụ phải chấp hành và tổ chức thực hiện tại địa phương

+ Tài liệu do các đơn vị thuộc UBND thị xã ban hành Nội dung của nhữngtài liệu này phản ánh các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụquản lý nhà nước của UBND thị xã

+ Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại Nghị quyếtliên tịch, Kế hoạch phối hợp thực hiện, Thông báo, Công văn trao đổi về các lĩnhvực hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp

+ Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên bao gồm Đề án, Tờ trình, Báocáo, Công văn, Thông báo, Kế hoạch để báo cáo tình hình triển khai thực hiệnnhiệm vụ công tác hoặc trình xin ý kiến chỉ đạo về các chủ trương, biện pháp, cáchthức giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý của UBND thị xã

Theo Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm

2015 (tính đến ngày 31/12/2015) của Phòng Nội vụ thị xã Từ Sơn:

Tổng số mét giá tài liệu hành chính: 170m

Trong đó: có 150m giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Theo Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm

2016 (tính đến ngày 31/12/2016) của Phòng Nội vụ thị xã Từ Sơn:

Tổng số mét giá tài liệu hành chính: 120m

Trong đó: có 100m giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh

- Tài liệu khoa học, kỹ thật và công nghệ: Loại tài liệu này chiếm số lượng ít.Ngày nay, Nhà nước đã chi một phần ngân sách không nhỏ cho cấp thị xã để thiết

kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho phát triển công nghiệp,nông nghiệp, giao thông thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu khảo sát, điều tra tài

nguyên thiên nhiên tại địa phương Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như:Các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiếtcông trình, bản vẽ tổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồtính toán; các loại bản đồ địa giới hành chính, trắc địa, bản đồ

- Tài liệu chuyên môn: Tài liệu do các đơn vị thuộc UBND thị xã ban hành.Gồm có tài liệu từ các phòng ban chuyên môn liên quan đến những lĩnh vực trongphạm vi trách nhiệm xử lý của UBND thị xã Nội dung của những tài liệu này phảnánh các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nướccủa UBND thị xã

Theo Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm

2015 (tính đến ngày 31/12/2015) của Phòng Nội vụ thị xã Từ Sơn:

Tổng số mét giá tài liệu chuyên môn: 170m

Trong đó: có 150m giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Theo Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm

2016 (tính đến ngày 31/12/2016) của Phòng Nội vụ thị xã Từ Sơn:

Tổng số mét giá tài liệu chuyên môn: 110m

Trong đó: có 100m giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh

1.4.2 Nội dung tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn:

Nội dung tài liệu chủ yếu phản ảnh quá trình hình thành UBND; quá trìnhphát triển, hoạt động tổ chức, điều hành các mặt khác nhau của đời sống xã hội trênđịa bàn thị xã theo nhiệm vụ của mỗi thời kỳ Nội dung tài liệu lưu trữ của UBNDthị xã Từ Sơn rất đa dạng và phong phú, được thể hiện trên các lĩnh vực cụ thể sau:

a Lĩnh vực chỉ đạo, quản lý:

- Tài liệu công tác lãnh đạo, chỉ đạo: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trungương, của tỉnh Bắc Ninh về các vấn đề về kinh tế - xã hội, bao gồm hồ sơ về các hộinghị, các kỳ họp của thị xã; kỳ họp của UBND, thường trực HĐND-UBND

- Tài liệu thi đua, khen thưởng: Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng củathị xã và của tỉnh Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởngcủa thị xã theo từng năm; hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể, cá nhân

ở thị xã

- Tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Tài liệu chỉ đạo của cơ quantrung ương, của tỉnh ban hành xuống để hướng dẫn, chỉ đạo về lĩnh vực văn thư, lưutrữ cho UBND thị xã Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, báo cáo thống kê -tổng hợp hàng năm của UBND thị xã về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

b Lĩnh vực Công – Nông – Lâm nghiệp– Thủy lợi:

- Công nghiệp – Nông nghiệp: Hồ sơ quản lý thực hiện chương trình, dự ánphát triển công nghiệp, xây dựng và phát triển các khu công nghiệp, khu chế xuất,khu kinh tế trong địa bàn thị xã và kết quả của các dự án đó Tài liệu về nôngnghiệp và chính sách phát triển nông thôn của thị xã, chương trình, kế hoạch, số liệuđiều tra tổng hợp về tình hình biến động, phát triển nông nghiệp của thị xã

- Lâm nghiệp, thủy lợi: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh BắcNinh gửi xuống và tài liệu của chính UBND thị xã Từ Sơn về lĩnh vực lâmnghiệp,thủy lợi Tài liệu thống kê số lượng đất đai, quản lý việc sử dụng đất lâmnghiệp, tài liệu chống bão lụt và bảo vệ hệ thống đê điều, hệ thống thoát nước

c Lĩnh vực quản lý, xây dựng và phát triển đô thị:

- Quản lý xây dựng các công trình xây dựng cơ bản: Tài liệu chỉ đạo về côngtác quản lý xây dựng; chương trình, kế hoạch, báo cáo – tổng hợp về công tác xâydựng dự án cơ bản của thị xã; hồ sơ, tài liệu về quy hoạch xây dựng trên địa bàn

- Quản lý đô thị: Hồ sơ, tài liệu về công tác quản lý đô thị thị xã Chươngtrình, kế hoạch, báo cáo về công tác quản lý đô thị của thị xã

- Điện lực: Tài liệu, số liệu về lĩnh vực điện lực Kế hoạch, báo cáo về lĩnhvực điện của thị xã Hồ sơ xây dựng các công trình điện do tỉnh Bắc Ninh đầu tư,phụ cấp

- Giao thông vận tải: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan cấp trên về lĩnh vực giaothông vận tải Các kế hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết công tác giao thông vận

tải của thị xã; hồ sơ quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải.

d Lĩnh vực Thương mại - Dịch vụ - Du lịch:

Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về lĩnh vực thương mại dịch vụ, du lịch Báo cáoliệt kê tổng hợp về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn thị xã Hồ sơquản lý các địa điểm du lịch trọng điểm

e Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo:

Tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Sở, của Phòng về lĩnh vực Giáodục và Đào tạo Tài liệu về công tác giáo dục và đạo tạo của các cơ sở đào tạo trêntoàn thị xã Kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác giáo dục của thị xã; các số liệu điềutra về ngành giáo dục của thị xã; tài liệu của các trường học gửi đến

f Lĩnh vực Văn hóa – Thông tin – Thể dục thể thao:

- Văn hóa - Thể thao: Tài liệu chỉ đạo về công tác văn hóa, thể thao và cácbáo cáo về các hoạt động văn hóa, thể thao của thị xã Các chương trình, kế hoạchhoạt động thể thao trên toàn thị xã

- Phát thanh - Truyền hình: Tài liệu về lĩnh vực truyền hình đài truyền hìnhBắc Ninh, hệ thống loa phát thanh tại các khu khố, phường trên thị xã Chươngtrình, kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác phát thanh, truyền hình của thị xã

g Lĩnh vực Y tế - Bảo hiểm - Xã hội:

- Y tế: Tài liệu về lĩnh vực y tế, tình hình hoạt động y tế của Trung tâm y tế

dự phòng thị xã Từ Sơn, Bệnh viện đa khoa thị xã Từ Sơn, các trạm y tế của các xã,phường Báo cáo tổng kết hoạt động y tế của thị xã, của các bệnh viện

- Lao động – Thương binh – Xã hội: Tài liệu về công tác lao động, thươngbinh, xã hội Tài liệu về Hội cựu chiến binh các xã, phường Kế hoạch, báo cáo tổngkết về công tác lao động, thương binh và xã hội trên địa bàn thị xã

- Bảo hiểm xã hội: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam,Bảo hiểm xã hội tỉnh Bắc Ninh và của Bảo hiểm xã hội thị xã Từ Sơn về công tácbảo hiểm Báo cáo tổng kết công tác bảo hiểm của thị xã Hồ sơ, tài liệu về việc tổchức, chỉ đạo và quản lý các loại hình bảo hiểm trên địa bàn thị xã Báo cáo về côngtác đóng bảo hiểm và trả tiền bảo hiểm cho các cơ quan và người dân

- Dân số - Gia đình và Trẻ em: Tài liệu về công tác dân số, gia đình và trẻ

em Báo cáo việc thực hiện chế độ kế hoạch hóa gia đình Chương trình, kế hoạch,báo cáo tổng kết về công tác dân số, gia đình và trẻ em của thị xã

h Lĩnh vực Quốc phòng – An ninh:

Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác quốc phòng an ninh chính trị, đảmbảo giữ gìn trật tự, an toàn xã hội Các báo cáo về công tác giữ gìn an ninh trật tự an

toàn xã hội của thị xã, của các xã, phường gửi đến.

1.4.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn:

Tài liệu lưu trữ sản sinh trong hoạt động của UBND thị xã Từ Sơn có giá trịhết sức quan trọng và thiết thực trên nhiều phương diện khác nhau đối với các nhàquản lý, nhà nghiên cứu và người dân có thể khai thác, sử dụng phục vụ cho nhữngmục đích chính đáng Xét một cách khái quát, tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã TừSơn có những giá trị cơ bản phục vụ các hoạt động sau:

a Phục vụ hoạt động quản lý:

Hiện nay, trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, các công việc từ chỉđạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản, UBND thị xã Từ Sơn cũng

đã ban hành những văn bản để phục vụ hoạt động quản lý

Ví dụ: Hồ sơ nhân sự tại UBND thị xã Từ Sơn phục vụ hoạt động quản lý về

mặt nhân sự của ủy ban Căn cứ vào những hồ sơ đó, UBND sẽ quản lý được số lượng công chức, viên chức hiện đang làm việc tại ủy ban, số lượng cán bộ luân chuyển công tác cũng như những cán bộ đã nghỉ hư hoặc thôi việc.

Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND thị xã Từ Sơn, phảnánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của UBND, các phòng, ban chuyên môn thuộcUBND thị xã, cung cấp những tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đíchquản lý trên các lĩnh vực như: chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội Các lãnh đạo sửdụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để vừa hợp tác với các địa phương khác,vừa đấu tranh với đối tác nhằm xây dựng, bảo vệ và phát triển bền vững đối với địaphương và đất nước

Tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn chứa nhiều thông tin về kinh tế, kỹthuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế Các thông tin trong tài liệu lưu trữthường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề án,

kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng,phục vụ việc quy hoạch phát triển các vùng kinh tế trọng điểm Đó là những tài liệuphản ánh tình hình phát triển kinh tế của thị xã, từng ngành cụ thể, các đồ án thiết

kế các công trình công nghiệp như: Nhà máy Quy chế Từ Sơn, Khu công nghiệp Sip Bắc Ninh, Khu công nghiệp Samsung…Để có những kế hoạch hoặc đề án quy

V-hoạch phù hợp và có tính khả thi các phòng chuyên môn quản lý không thể khôngkhai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hìnhkinh tế, xã hội của địa phương và điều kiện của từng vùng Các nguồn tài liệu này

có thể giúp cho việc xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, kế hoạchkinh tế tại thị xã được hoàn chỉnh hơn Dựa vào việc khai thác tài liệu lưu trữ tại ủyban, khai thác các bản vẽ xây dựng công trình giúp cho các nhà thiết kế xây dựngkhôi phục, sửa chữa nhanh chóng các công trình bị hư hỏng Từ đó giảm thiểu đượcnhiều công sức lao động và tiết kiệm được thời gian, tiền của

Tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn là cơ sở cho việc lập quy hoạch pháttriển kinh tế, văn hoá trong từng xã, phường thuộc thị xã Đồng thời nó còn là căn

cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm, nhiều năm và địnhhướng cho những giai đoạn tiếp theo của UBND thị xã Từ Sơn

Về văn hóa – xã hội, tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu.Thông tin trong tàiliệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việcnghiên cứu văn hóa vùng đất quê hương Những nghiên cứu về văn hóa dựa trên cơ sởcác thông tin từ tài liệu lưu trữ đã góp phần giới thiệu những nét đẹp về văn hóa truyềnthống của văn hóa địa phương đến với bạn bè trên đất nước và thế giới Dựa vào tàiliệu, ta thấy từ những làng nghề cổ truyền như: Làng nghề gỗ Đồng Kỵ, Phù Khê, nghềlàm sắt ở Đa Hội đến dân ca quan họ Bắc Ninh – một di sản văn hóa dân tộc

b Hoạt động thanh tra, kiểm tra:

Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND thị xã Từ Sơn, phảnánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của UBND, các phòng, ban chuyên môn thuộcUBND thị xã, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đíchquản lý Để hoạt động của UBND được thực hiện tốt thì cần có công tác thanh tra,kiểm tra

Hoạt động kiểm tra thanh là khâu then chốt cuối cùng giúp ủy ban nắm đượctình hình thực hiện công tác lưu trữ Các cấp trên như UBND tỉnh Bắc Ninh, Sở Nội

vụ tỉnh Bắc Ninh đã tổ chức kiểm tra hoạt động lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơnthông qua tài liệu lưu trữ, các lãnh đạo ủy ban kiểm tra về công tác lưu trữ củachính cơ quan mình cũng phải dựa vào hồ sơ, tài liệu để đánh giá Vì tài liệu lưu trữ

phản ánh kết quả công việc, cung cấp cứ liệu một cách chân thực nhất.Tài liệu lưutrữ là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lýnhững vi phạm trong quá trình hoạt động.

Ví dụ: UBND tỉnh Bắc Ninh tổ chức kiểm tra về lĩnh vực thuế đất của thị xã

Từ Sơn Cần căn cứ vào hồ sơ quản lý thuế đất hiện đang được bảo quản tại UBND thị xã Từ Sơn để nắm bắt được những thông tin, số liệu, giải quyết những tranh chấp đất đai, những khiếu nại tố cáo về lĩnh vực thuế đất.

c Nghiên cứu lịch sử:

Giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ là giá trị của những thông tin chứa đựngtrong tài liệu, phục vụ cho nghiên cứu lịch sử Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quantrọng phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử thị xã Nó phản ánh một cách chânthực và sống động tiến trình lịch sử và phát triển của thị xã qua từng thời kỳ Quaviệc nghiên cứu tài liệu lưu trữ, người nghiên cứu có thể tái hiện đầy đủ và chínhxác nhất tình hình hoạt động các ngành kinh tế, văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế…của UBND thị xã Từ Sơn và nghiên cứu lịch sử phát triển các ngành ở thị xã

Hiện nay, với sự đô thị hóa - hiện đại hóa phát triển một cách nhanh chóng

đã làm những dấu tích di sản vật chất, văn hóa bị lu mờ, việc nghiên cứu lịch sử sẽtái hiện các dấu tích đó thông qua tài liệu lưu trữ, giúp ích không nhỏ cho các nhànghiên cứu lịch sử, văn hóa

Việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại UBND sẽ thấy được sự nhất quán giữachính sách của Đảng, của Nhà nước với những chính sách của thị xã Từ Sơn Sựthống nhất trong việc xây dựng và thực hiện các chính sách phát triển các ngànhnông nghiệp, công nghiệp, giao thông vận tải, văn hóa, giáo dục…qua các giaiđoạn Từ đó thấy được sự thống nhất quản lý điều hành của Nhà nước từ trung ươngđến địa phương

Ví dụ: Để nghiên cứu, tìm hiểu về di tích Đền Đô – nơi thờ 8 vị vua triều Lý

thuộc Phường Đình Bảng, thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh cần có tài liệu về lịch sử, quá trình xây dựng và phát triển của Đền Đô Qua tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã

Từ Sơn, người nghiên cứu sẽ có được những thông tin về Đền Đô Đền Đô được nhiều lần trùng tu và mở rộng Lần trùng tu lớn nhất là vào năm thứ hai niên hiệu

Hoàng Định của vua Lê Kính Tông (tức năm 1620), khắc văn bia ghi lại công đức của các vị vua triều Lý Từ xa xưa, Đền Đô luôn được các đời vua liên tục tôn tạo,

mở rộng Vào đời vua Lê Kính Tông, năm Giáp Thìn (1605), Đền Đô đã được xây dựng lại ngay trên đất cũ và được khắc văn bia ghi lại công đức của các vị vua triều Lý.

d Giáo dục truyền thống:

Hiện nay UBND thị xã Từ Sơn cũng đã sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụcho việc giáo dục truyền thống Qua tài liệu lưu trữ các thế hệ trẻ hiểu được để cócuộc sống hòa bình như ngày hôm nay, biết bao sự hi sinh, các anh hùng đã phảiđánh đổi bằng xương máu mới có được.Vì vậy, giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻgiúp cho họ có thái độ đúng đắn hơn trong việc đánh giá, nhận thức những giá trịtruyền thống tốt đẹp của thị xã cũng như của đất nước

Tài liệu lưu trữ tại UBND đã phục vụ cho việc tuyên truyền các chủ trương,chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước; tuyên truyền giáo dục truyền thốngcách mạng, chủ nghĩa anh hùng cách mạng, tình yêu quê hương đất nước, truyềnthống địa phương cho các thế hệ trẻ tại thị xã Từ đó truyền thêm lòng gắn bó vớiquê hương, lòng yêu quê hương đất nước, quyết tâm xây dựng quê hương thêmvững mạnh

Ví dụ: Tài liệu lưu trữ tại UBND có hồ sơ các anh hùng liệt sĩ tại địa

phương, ghi lại các chiến công, sự hi sinh của các anh đã tiếp thêm lòng yêu quê huơng, quyết tâm bảo về quê hương cho người dân, đặc biệt là các thanh thiếu niên tại thị xã.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Quanhững quan điểm ấy đều thấy rằng tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ có vai tròquan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng caochất lượng, hiệu quả của hệ thống thể chế hành chính

Trong quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương, ở mỗi cấp đều hìnhthành một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ Trong đó, nội dung của các văn bản, tàiliệu hình thành đã phản ảnh tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục…của nơi hình thành tài liệu Với sự đa dạng, phong phú về thành phần, nội dung thìtài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn có giá trị về nhiều mặt như: phục vụ hoạtđộng quản lý; hoạt động thanh tra, kiểm tra; phục vụ nghiên cứu lịch sử và giáo dụctruyền thống… Những giá trị quan trọng đó được thể hiện trong nội dung tài liệu vàtùy thuộc vào mục đích sử dụng của đối tương nghiên cứu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ

TỪ SƠN – TỈNH BẮC NINH 2.1 Tình hình tổ chức bộ máy lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh:

Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ

tổ quốc của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc, là công cụ đắc lực phục vụ sự chỉ đạo, điềuhành của bộ máy cơ quan, đơn vị Do vậy ngay từ khi đất nước mới được thành lậpcông tác lưu trữ đã nhận được sự quan tâm đặc biệt bởi luôn gắn liền với tiến trìnhphát triển lịch sử của đất nước Từ đó tổ chức bộ máy lưu trữ cũng được hình thành

để đưa công tác này từng bước kịp thời đáp ứng được yêu cầu phát triển của nhiềugiai đoạn lịch sử khác nhau của dân tộc

Đến năm 1998, lưu trữ cấp huyện, thị xã bắt đầu được hình thành thông quaThông tư số 40/1998/TT/TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức - Cán

bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp đã yêu cầu

bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng UBND huyện (thị xã) để giúpChánh văn phòng và UBND huyện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trongphạm vi huyện, trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyệnvà tài liệu lưu trữ hình thànhtrong hoạt động của cơ quan UBND huyện

Tiếp theo, ngày 01/02/2005, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư,lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND quy định lưu trữhuyện là lưu trữ lịch sử và là một bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện,

21/2005/TT-từ đó định hình sơ bộ tổ chức lưu trữ cấp huyện và giao cho tổ chức này chức năngmới

Tuy nhiên, để thực hiện Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 củaChính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNVngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của SởNội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện

Sau đó, ngày 28/4/2010 Bội Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV

hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp quy định PhòngNội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chứcnăng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ củahuyện

Trên cơ sở những quy định của Nhà nước, từ năm 1998 đến nay tổ chức lưutrữ cấp huyện, thị xã đã có nhiều thay đổi Từ năm 1998, UBND thị xã Từ Sơn tổchức bộ máy lưu trữ thuộc Văn phòng UBND Tại đây đã bố trí 01 cán bộ lưu trữvới trình độ trung cấp

Thực hiện theo Quyết định số 04/2009/QĐ-UBND ngày 20/5/2009 củaUBND thị xã Từ Sơn, quy định về tổ chức bộ máy làm công tác văn thư - lưu trữ,UBND thị xã đã bàn giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ

từ Văn phòng HĐND-UBND sang Phòng Nội vụ Văn phòng UBND không thựchiện quản lý Nhà nước về lưu trữ mà chỉ tham mưu cho Chủ tịch UBND về công táclưu trữ

Là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, hàng ngày, UBND thị xã TừSơn nhận được rất nhiều văn bản từ bên ngoài gửi đến đồng thời cũng phát hànhmột số lượng không nhỏ văn bản đi Trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, lưutrữ tại thị xã được chuyển từ Văn phòng UBND sang Phòng Nội vụ, việc chuyểnđổi về tổ chức bộ máy lưu trữ như vậy cho thấy sự thay đổi có tính thống nhất về cơquan quản lý công tác văn thư, lưu trữ từ trung ương đến địa phương Mọi hoạtđộng lưu trữ tại UBND đều tập trung tại Phòng Nội vụ sẽ tạo điều kiện thuận lợicho công tác quản lý văn bản, giấy tờ, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, tạo điều kiệnthuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của công dân và cơ quan, tổchức…

2.2 Tình hình cán bộ phụ trách lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh:

Như chúng ta đã biết, đến nay các văn bản quy định trách nhiệm, hướng dẫnnghiệp vụ về công tác lưu trữ tại UBND thị xã đã tương đối cụ thể và rõ ràng, trong

đó có quy định về bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ

Trước năm 1998 lưu trữ thị xã chưa được hình thành.

Năm 1998, theo Thông tư số 40/1998/TT/TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhànước các cấp quy định bố trí từ 01 đến 02 người có trình độ trung học lưu trữ trở lênlàm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng UBND huyện tính trong tổng sốbiên chế hành chính sự nghiệp được giao của huyện

Tại UBND thị xã Từ Sơn, đã bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưutrữ thuộc Văn phòng UBND thị xã với trình độ trung cấp, có nhiệm vụ giúp Chánhvăn phòng và giúp UBND thị xã thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữtrong phạm vi thị xã; trực tiếp quản lý kho lưu trữ của thị xã và tài liệu lưu trữ hìnhthành trong quá trình hoạt động của UBND Vì trong quá trình hoạt động, UBND

đã sản sinh ra khối tài liệu tương đối nhiều, lượng công việc lớn mà cán bộ lưu trữcòn kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau và trình độ chuyên môn còn chưa vữngnên chưa đáp ứng được với nhu cầu của công tác lưu trữ

Đến năm 2008, khi Chính phủ ban hành Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày04/02/2008 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện,thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNVngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của SởNội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Trong đó quy định nhiệm

vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ được chuyển giao từ Văn phòngHĐND-UBND sang Phòng Nội vụ Phòng Nội vụ là đơn vị có chức năng thammưu, giúp việc cho UBND huyện quản lý công tác cán bộ trên địa bàn huyện, làđơn vị có nhiều kinh nghiệm và có khả năng tham mưu cho lãnh đạo huyện các giảipháp đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc địa bàn nói chung và đối với cán

bộ làm công tác lưu trữ nói riêng Việc chuyển chức năng quản lý nhà nước về côngtác lưu trữ cho Phòng Nội vụ là cơ sở quan trọng để quan tâm hơn đến đội ngũ cán

bộ làm công tác lưu trữ tại huyện

Thực hiện theo Quyết định số 04/2009/QĐ-UBND ngày 20/5/2009 củaUBND thị xã Từ Sơn, quy định về tổ chức bộ máy làm công tác văn thư - lưu trữ,UBND thị xã đã bàn giao nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ

từ Văn phòng HĐND-UBND sang Phòng Nội vụ Tại Phòng Nội vụ đã bố trí 01 cán

bộ lưu trữ kiêm nhiệm với trình độ trung cấp ngành văn thư – lưu trữ Tại Vănphòng UBND cũng bố trí 01 cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm không thực hiện quản lýNhà nước về lưu trữ mà chỉ tham mưu cho Chủ tịch UBND về công tác lưu trữ

Đối với UBND thị xã Từ Sơn thì số lượng cán bộ lưu trữ như vậy không đủ

để thực hiện các công việc hiện hành Tuy cán bộ lưu trữ đã có trình độ về ngànhvăn thư - lưu trữ nhưng do quy mô của cơ quan rộng, khối lượng công việc nhiều vàđòi hỏi tính chuyên môn nghiệp vụ cao nên cán bộ lưu trữ có nhiều áp lực trongcông việc, đôi lúc vẫn còn tình trạng tồn đọng tài liệu chưa được xác định giá trị,chưa đuợc sắp xếp, chỉnh lý…và cán bộ lưu trữ còn kiêm nhiệm nhiều công việckhác nhau như: Kế toán, thi đua khen thưởng nên chưa chuyên tâm vào công táclưu trữ được Vì vậy cần bố trí thêm nhân sự làm công tác lưu trữ và cần nâng caotrình độ chuyên môn để cán bộ lưu trữ có thể hoàn thành tốt công việc

Từ những nội dung trên, có thể thấy việc tuyển dụng và bố trí nhân sự làmcông tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn là một việc làm cấp thiết và rất cần được

sự quan tâm sâu sắc của ban lãnh đạo cơ quan

2.3 Quản lý công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh:

2.3.1.Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý hànhchính của UBND thị xã Từ Sơn và các đơn vị trực thuộc Mỗi phòng ban trongUBND thị xã tuy có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có cùng một đặcđiểm chung đó là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những văn bản, giấy tờ liênquan và những văn bản, tài liệu có giá trị cần được lưu giữ để tra cứu, sử dụng khicần thiết Trong các văn bản quản lý đã được soạn thảo và ban hành, văn bản khôngchỉ thể hiện các quan hệ hành chính phát sinh giữa cơ quan nhà nước với công dân

mà còn là mối liên hệ, thực thi, cụ thể hóa pháp luật vào các mối quan hệ hànhchính cụ thể Do vậy, công tác lưu trữ được UBND thị xã Từ Sơn chú trọng quantâm và tạo điều kiện về cơ sở vật chất cũng như con người để đảm bảo cho công táclưu trữ hoạt động có hiệu quả góp phần tạo nên sự thông suốt trong guồng máy vậnhành, quản lý của cơ quan nhà nước ở cấp địa phương

Tại UBND thị xã Từ Sơn cũng đã xây dựng và ban hành những văn bản quyđịnh về công tác lưu trữ phù hợp với đặc điểm của cơ quan mình, cũng như tăngcường kiểm tra, hướng dẫn hầu hết các cơ quan, đơn vị trực thuộc và UBND các xã,phường, thị trấn trên địa bàn thị xã Qua khảo sát, UBND thị xã Từ Sơn đã ban hànhnhững văn bản sau:

- Báo cáo tình hình thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/10/2010của Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổchức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan Thuộc Chính phủ và UBNDcác cấp

- Báo cáo về tài liệu lưu trữ năm 2013 do Phòng Nội vụ thị xã báo cáo

- Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2015 doPhòng Nội vụ thị xã Từ Sơn báo cáo theo Biểu số: 02/TH

- Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2016 doPhòng Nội vụ thị xã Từ Sơn báo cáo theo Biểu số: 02/TH

- Ban hành Danh mục hồ sơ năm 2017 của UBND thị xã Từ Sơn

- Quyết định số 04/2009/QĐ-UBND ngày 20/5/2009 về việc ban hành quychế văn thư, lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn

- Quyết định số 05/QĐ – UBND ngày 20/5/2009 ban hành danh mục các cơquan, đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ thị xã

- Quyết định số 06/QĐ – UBND ngày 01/6/2009 về việc ban hành danh mụctài liệu tiêu biểu của các cơ quan nộp lưu vào kho lưu trữ thị xã

- Ngày 27/7/2009 UBND thị xã đã có công văn số 368/UBND – NV về việcthực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan thuộc danh mục số 1 nộplưu tài liệu vào kho lưu trữ thị xã Công văn đôn đốc của phòng Nội vụ về việc giaonộp tài liệu vào lưu trữ thị xã

Như vậy, trên cơ sở các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trung ương và cơquan quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh ban hành, căn cứ vào những quy định củanhà nước UBND thị xã Từ Sơn đã ban hành hệ thống văn bản trên để quản lý, điềuhành về công tác lưu trữ Chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị rà soát để sửa đổi hoặcthay thế Quy chế công tác lưu trữ Tổ chức các lớp tập huấn để giới thiệu văn bản

quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác lưu trữ Phổ biến các văn bảnquy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước về công tác lưu trữ, tổ chứccác lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ; triển khai thi hành Luật Lưu trữ cho cán bộ,công chức, viên chức.

Thông qua các văn bản mà UBND thị xã Từ Sơn đã ban hành cho thấy nộidung quản lý công tác lưu trữ ngày càng hoàn thiện theo hướng chỉ đạo của Bộ Nội

vụ UBND thị xã đã quan tâm bằng các biện pháp cụ thể như chỉ đạo thường kỳPhòng Nội vụ tổ chức hội nghị tập huấn chuyên đề để tuyên truyền quán triệt, phổbiến các quy định mới, các văn bản của UBND tỉnh và thị xã về công tác lưu trữ đểnâng cao sự hiểu biết về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ phục

vụ cho hoạt động của UBND và hoạt động của địa phương

2.3.2 Thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia có ý nghĩa rất to lớn về mặt chính trị, kinh

tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng Do đó, công tác lưu trữ chiếm vị trí và vaitrò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước.Tuy nhiên hiện nay, công tác lưu trữ vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ýnghĩa của nó Bên cạnh một vài cơ quan đơn vị nhà nước làm rất tốt thì cũng cònnhiều cơ quan, đơn vị chưa hiểu hết tầm quan trọng của công tác này nên tài liệucòn để tồn đọng nhiều ở các năm trước, tài liệu lưu trữ trong tình trạng chất đống,

bó gói, không lập hồ sơ, chưa được sắp xếp chỉnh lý, kho lưu trữ chưa đạt yêucầu…

Vì vậy cần có thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ để kịp thời tìm ra những

ưu điểm để phát huy và phát hiện những sai sót để nhanh chóng sửa chữa VàUBND thị xã Từ Sơn cũng không ngoại lệ Nhằm từng bước đưa công tác lưu trữ đivào nềp nếp, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh đã tổ chức thanh tra, kiểm tra về công tác lưutrữ tại UBND thị xã Từ Sơn Nội dung thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ bao gồm:

Về tổ chức biên chế; việc xây dựng ban hành, sửa đổi, bổ sung văn bản chỉ đạo,quản lý công; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc; việc thực hiệnchế độ báo cáo định kỳ, báo cáo thống kê về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ; việcthực hiện nghiệp vụ về công tác lưu trữ…

Ngoài ra UBND thị xã Từ Sơn cũng tổ chức thanh tra, kiểm tra về công táclưu trữ của chính cơ quan mình Kiểm tra tình hình giao nộp tài liệu tại các phòngban trong UBND vào kho lưu trữ có đầy đủ và đúng thời hạn không, kiểm tra vềviệc chỉnh lý tài liệu, kết quả kiểm tra thấy được số lượng tài liệu đã qua chỉnh lý và

số lượng tài liệu còn bó gói, chất đống Xem xét về việc sắp xếp tài liệu trên giá cóhợp lý, bảo quản tài liệu, phục vụ công tác tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ

Đối với những cá nhân, đơn vị thực hiện tốt công tác giao nộp tài liệu thì cầnđược tuyên dương và khen thưởng, ngược lại nếu làm không tốt sẽ bị khiển tráchhoặc xử phạt

2.3.3 Công tác thi đua khen thưởng:

Đã có thanh tra, kiểm tra thì phải có công tác khen thưởng, xử phạt nhằmnâng cao hiệu quả công tác lưu trữ

Trong giai đoạn hiện nay cùng với thi đua, khen thưởng giữ một vị trí, vai tròquan trọng trong đời sống xã hội Khen thưởng là sự động viên, biểu dương, ghinhận công lao, thành tích của tập thể, cá nhân có thành tích tốt cần được nhân rộng.Trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, khen thưởng còn góp phần quan trọngtrong việc xây dựng cuộc sống mới, nền văn hoá mới, con người mới hoàn chỉnh vàtoàn diện hơn, thực sự làm cho mặt thiện trong mỗi con người ngày càng sinh sôinảy nở và mặt ác ngày càng bị đẩy lùi

Hiện nay, tại các cơ quan, đơn vị nhiều đồng chí lãnh đạo, thủ trưởng cơquan đã coi công tác thi đua, khen thưởng là một trong những biện pháp quản lý,điều hành cơ quan, đơn vị có hiệu quả, thực sự có tác dụng động viên cán bộ, côngnhân viên chức và người lao động hoàn thành những nhiệm vụ được giao Nhờ có

sự động viên, khen thưởng kịp thời nên ngày càng xuất hiện nhiều cơ quan, đơn vịhoạt động tích cực đạt hiệu quả cao hơn

UBND thị xã Từ Sơn cũng đã áp dụng hình thức thi đua khen thưởng đểđộng viên, thúc đẩy các cá nhân, đơn vị trong cơ quan khi đạt được thành tích tốt,nhằm nâng cao lòng yêu nghề và tinh thần làm việc Tại Điều 40 của Quy chế vănthư, lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn cũng đã quy định: Cơ quan, tổ chức, cá nhân

có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thuthập, bảo vệ, bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưutrữ, kịp thời phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan tài liệu quý hiếm, phát hiện, tốgiác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữthì được khen thưởng theo quy định.

Nhiều đơn vị, cá nhân được khen thưởng đã thực hiện tốt và nhận thức sâusắc được ý nghĩa của công tác thi đua khen thưởng nên họ càng phấn đấu cao hơnvới mục đích vô tư, trong sáng Nếu tiếp tục được khen họ sẽ càng vui, nếu chưađược thì họ lại tiếp tục thi đua, phấn đấu nhiều hơn, tích cực hơn nữa chứ không vìthế mà biểu hiện tư tưởng dừng lại, chán nản, tiêu cực

2.4 Các hoạt động nghiệp vụ:

2.4.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:

Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”: “Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia để

từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi

đã được nhà nước quy định” [15,114]

Việc thu thập tài liệu có vai trò rất quan trọng nhằm bổ sung vào kho nhữngtài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầunghiên cứu, sử dụng của độc giả

Trong thực tế, tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng,nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt công tác thuthập tài liệu sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ Nhiều tài liệu quý giá bịmất mát hoặc xuống cấp, không được tập trung quản lý, bảo quản theo quy định củanhà nước Chính vì thế, thu thập bổ sung tài liệu là một nhiệm vụ thường xuyên vàtất yếu

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của UBND thị xã Từ Sơn được thực hiệnhàng năm

Hàng năm, lưu trữ của UBND thị xã có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập,

bổ sung tài liệu Phối hợp với các phòng ban chuyên môn và các tổ chức thuộc thị

xã, các xã, phường, các cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập

- Trước Luật Lưu trữ 2011 kho lưu trữ huyện là lưu trữ lịch sử Vì vậy nguồn