Công tác lưu trữ tại UBND phường nông tiến

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG NÔNG TIẾN 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến. 3 1.1.1 Chức năng: 3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến 11 1.2.1 Vị trí, chức năng 11 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 13 2.1 Công tác lưu trữ 13 2.1.1 Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ 13 2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ 14 2.1.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu 14 2.1.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 17 2.1.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 18 2.1.2.4 Công tác thống kê trong lưu trữ 18 2.1.2. 5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.1.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 19 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND PHƯỜNG NÔNG TIẾN 21 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND phường Nông Tiến 23 3.3 Một số khuyến nghị 24 3.3.1 Đối với UBND phường Nông Tiến 24 3.3.2 Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 26 3.4 Bài học kinh nghiệm 26 C. KẾT LUẬN 28 D. PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan : Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác Lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến” là công trình nghiên cứu của cá nhân em,

không sao chép của bất cứ ai

Em xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình !

Hà Nội, ngày 15/3/2017Người cam đoan

Trần Phương Thảo

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG NÔNG TIẾN 3

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến 3

1.1.1 Chức năng: 3

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến 11

1.2.1 Vị trí, chức năng 11

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11

1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến 12

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 13

2.1 Công tác lưu trữ 13

2.1.1 Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ 13

2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ 14

2.1.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu 14

2.1.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 17

2.1.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 18

2.1.2.4 Công tác thống kê trong lưu trữ 18

2.1.2 5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19

2.1.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 19

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND PHƯỜNG

NÔNG TIẾN 21

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 21

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND phường Nông Tiến 23

3.3 Một số khuyến nghị 24

3.3.1 Đối với UBND phường Nông Tiến 24

3.3.2 Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 26

3.4 Bài học kinh nghiệm 26

C KẾT LUẬN 28

D PHỤ LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

3 VHTT - TDTT Văn hóa thông tin - thể dục thể thao

A PHẦN MỞ ĐẦU

Theo lý thuyết trên giảng đường và thực tiễn của các cơ quan nhà nước ,công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà nước, bao gồm tất cả nhữngvấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tàiliệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tácquản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu cấp bách của công dân.tác lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối với mọi hoạt động

về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc thực hiện tốt nội dungcủa công tác lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ di sản của dân tộc, của quốcgia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ đất nước Quá trình xâydựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong những công cụ thiết yếu đểbảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại mọi âm mưu xâm lược củabọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng chính là phương tiệnthông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủtrương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được

sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao Do đó, tài liệu lưu trữ phảiluôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là nguồn thông tin vô tận

để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử dụng được.Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì vậy,nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người thiếu

ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài liệu cógiá trị Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi vào nềnếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà nước.mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung ương vàđịa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và pháttriển Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy, các côngvăn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản

lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh

đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên môncán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu đi vào

nề nếp

Đợt thực tập này, em nhận thấy rằng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy

ban nhân dân phường Nông Tiến còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về kho tàng,

cơ sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ Đồng thời, vận dụng các kiến thức đãđược học ở nhà trường trong đợt thực tập này em đã đúc rút ra được một số kinhnghiệm quý báu trong công tác lưu trữ giúp cho em có được kiến thức về nghiệp

cả các bạn sinh viên đang thực tập ở các cơ quan khác

Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong Trường đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã giảng dạy, giúp đỡ và truyền

đạt tới em những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ công tác của mình

Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, các cán bộ nhân viên tại UBND phường Nông Tiến – Thành phố Tuyên Quang đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và thực hiện tìm hiểu về đề tài “Công tác Lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến” Mọi người đã rất nhiệt tình và thân thiện, tận tình chỉ bảo để em

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG

NÔNG TIẾN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến.

1.1.1 Chức năng:

UBND do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồngnhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảmthực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện và các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần bảođảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước trừ Trungương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

UBND phường Nông Tiến là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương,quản lý phạm vi lãnh thổ của Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghịquyết của HĐND thành phố và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế,Chính trị, An ninh, Xã hội,…cụ thể là:

- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,giáo dục, môi trường,…

- Về thu ngân chi sách của địa phương trên địa bàn phường theo quy địnhcủa pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thuđúng, thu đủ và thu kịp thời các thức thuế cũng như các loại thu khác

- Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,cùng với các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, xây dựng lực lượng quốc phòng toàndân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự.

- Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức

và công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theođúng thẩm quyền của phường

- Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội chocán bộ công chức của phường

UBND phường Nông Tiến thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính Nhà nước tưg Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng vàquyền làm chỉ của nhân dân địa phương

1.1.3 Cơ cấu tổ chức (Phụ lục sô 1)

* Chủ tịch Ủy ban nhân dân

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, là người đứng đầu Ủy ban nhân dân,lãnh đạo và điều hành toàn bộ công việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệmthực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 127 Luật Tổchức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003; đồng thời, cùng Ủy bannhân dân phường chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dântrước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hộinghị khác của Ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay;bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghịquyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường;

- Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết củaĐảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xâydựng Chương trình công tác năm, quý, tháng của Ủy ban nhân dân phường;

- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân côngnhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường, công chức

và cán bộ không chuyên trách khác thuộc Ủy ban nhân dân phường, tổ trưởngnhân dân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung côngviệc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiếnkhác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên Ủy ban nhândân phường;

- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường vàthẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật;

- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy ban nhândân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố;

- Thường xuyên trao đổi công tác với Ban Thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch Hộiđồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các Đoàn thể nhândân cấp phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu vềcác đề xuất của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của Ủyban nhân dân; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả;

- Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiếnnghị của nhân dân theo quy định của pháp luật

- Chủ tịch UBND phường là người chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ cáclĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật.Trực tiếp là chủ tài khoản của ủy ban nhân dân phường; chủ tịch Hội đồng nghĩa

vụ quân sự, trưởng ban chỉ đạo phòng chống các tệ nạn xã hội, ma túy và mạidâm (gọi tắt là Ban chỉ đạo 138); chủ tịch Hội đồng giáo dục pháp luật; Chủ tịchHội đồng Thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng kỷ luật; Chủ tịch Hội đồng tưvấn thuế; Chủ tịch Hội đồng đăng ký sử dụng đất; Chủ tịch Hội đồng chính sách.Trực tiếp phụ trách công tác tôn giáo, dân tộc, công tác nội chính củaphường( bao gồm công tác an ninh, quốc phòng, công tác tư pháp- hộ tịch)

* Phó chủ tịch phụ trách công tác địa chính – xây dựng cơ bản và khốivăn hóa xã hội

- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch UBNDphường phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công

việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn Phó Chủ tịch được sử dụng quyềnhạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao;

- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hộiđồng nhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điềuhành của mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịutrách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hộiđồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố Đối với những vấn đề vượtquá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch quyết định;

- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và tráchnhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủđộng trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫncòn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định;

- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các tổ nhân dân thực hiện các chủtrương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao;

- Phân công phó chủ tịch UBND phường như sau:

+ Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách công tác địa chính xây dựng cơ bản quản lý đô thị, giao thông, thuỷ lợi, lâm nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp, pháttriển Thủ công nghiệp - Kinh doanh- Dịch vụ- Thương mại

-Trực tiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phát riển sản xuất Nông- Lâm ngưnghiệp; Thủ công nghiệp-Kinh doanh-Dịch vụ-Thương mại; trưởng ban chỉ đạolàm đường bê tông, Trưởng ban chỉ đạo Phòng chống lũ lụt, giảm nhẹ thiên tai;tham gia Hội đồng đền bù, giải phóng mặt bằng khi có quy hoạch trên địa bànphường, ký các văn bản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được Chủtịch UBND phường giao Là trưởng bộ phận giao dịch "Một cửa" và "Một cửaliên thông", chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của bộ phận "Một cửa" và

"Một cửa liên thông"

Khi cần thiết, thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất do Chủ tịch UBNDphường giao

+ Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách khối Văn hoá - Xã hội bao gồm: Giáodục, khuyến học, y tế, dân số, Kế hoạch hóa gia đình, văn hoá, văn nghệ, thông

tin tuyên truyền, thể dục thể thao, giải quyết việc làm, quản lý đền chùa Trựctiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phổ cập giáo dục các bậc học, Chủ tịch Hội khuyếnhọc, trưởng ban chỉ đạo Chăm sóc sức khỏe nhân dân; Trưởng ban Dân số-KHHGĐ, trưởng ban quản lý đền chùa; Trưởng ban chỉ đạo Đại hội TDTT cơ

sở, Trưởng ban chỉ đạo Hội diễn văn nghệ quần chúng hằng năm Ký các vănbản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được Chủ tịch UBND phườnggiao

Khi cần thiết, thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất do Chủ tịch UBNDphường giao

Các phòng chuyên môn thuộc UBND phường Nông Tiến giúp UBNDphường thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vựctrên địa bàn phường theo quy định của Pháp luật

* Phòng kế toán - tài chính:

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạncủa UBND phường trong lĩnh vực Tài chính- kế toán trên địa bàn phường theoquy định của pháp luật

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng dự toán Thu, chi ngân sách phường trình cấp có thẩm quyềnphê duyệt, tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khaithác nguồn thu trên địa bàn phường

- Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theohướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách phường và thựchiện báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện công tác Kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách phường,

kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế toán tiềnmặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư tài sản…) theo quy định của phápluật

- Chủ trì, phối hợp với công chức Văn phòng-Thống kê quản lý tài sản;kiểm tra quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý củaUBND phường theo quy định của pháp luật

c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và

do Chủ tịch UBND phường giao

* Phòng Tư pháp - Hộ tịch

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạncủa UBND phường trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch trên địa bàn theo quy địnhcủa pháp luật

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụnhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bànphường trong việc tham gia xây dựng pháp luật

- Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhândân và của Uỷ ban nhân dân phường, báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét,quyết định; tham gia công tác thi hành án dân sự trên địa bàn phường Là cán bộđầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn phường

- Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận

và theo dõi về quốc tịch trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật Phốihợp với công chức văn hoá- xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước, quy ước ở

tổ nhân dân và công tác giáo dục tại phường

- Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hoà giải ở cơsở

c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyênngành và do Chủ tịch UBND phường giao

* Phòng Địa chính - Xây dựng - Quản lý đô thị và môi trường:

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo quyềnhạn của UBND cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên, môi trường, xâydựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp, và xây dựng nông thôn mới ( nếu có) trênđịa bàn theo quy định của pháp luật

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựngcác báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng

sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xâydựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vàosản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn phường

Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lýcủa UBND phường

- Chủ trì phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chínhtrong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng

ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trênđịa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xâydựng các công trình và nhà ở trên địa bàn phường, để Chủ tịch UBND phườngquyết định, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định theo quy định củapháp luật

c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyênngành và do Chủ tịch UBND phường giao

* Công chức văn hoá - xã hội:

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạncủa UBND phường trong các lĩnh vực Văn hoá, thể dục thể thao, du lịch, thông tin,truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục theo quy định của phápluật

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động Văn hoá, thể dục, thể thao,

du lịch, y tế, và giáo dục trên địa bàn phường; tổ chức thực hiện việc xây dựng đờisống văn hoá cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hoá trên địa bàn phường

- Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế - xãhội của phường

- Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn phường;theo dõi tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượngchính sách lao động, thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện vàchi trả các chế độ đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; quản

lý công trình ghi công các Liệt sỹ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã hội vàchương trình xoá đói giảm nghèo trên địa bàn phường.

- Chủ trì, phối hợp với công chức khác và tổ trưởng tổ nhân dân xây dựnghương qước, quy ước của tổ nhân dân và thực hiện công tác giáo dục trên địa bànphường

c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyênngành và do Chủ tịch UBND phường giao

* Phòng văn phòng -Thống kê

a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyềnhạn của UBND cấp phường trong các lĩnh vực: Văn phòng, văn thư – lưu trữ,thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo,dân tộc và thanh niên trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, UBND và của Chủ tịch UBNDphường

- Giúp Thường trực HĐND và UBND phường tổ chức các kỳ họp, chuẩn

bị các điều kiện phục vụ các kỳ hợp và các hoạt động của HĐND và UBNDphường

-Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND phường Thực hiện công tácVăn thư- Lưu trữ, cơ chế "Một cửa” và “ Một cửa liên thông” tại UBNDphường; nhận đơn thư, khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực HĐND,UBND xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việcthực hiện Quy chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ ở cơ sởtheo quy định của pháp luật

- Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thựchiện kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hìnhphát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế- xã hội trênđịa bàn phường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của HĐND, Thường trựcHĐND, UBND và của Chủ tịch UBND phường

c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và

do Chủ tịch UBND phường giao

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến

- Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong địa phương, tổ chức tiếp dân vàgiải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định

- Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được UBNDphường Nông Tiến giao

Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1 Uỷ ban nhân dân phường thống nhất quản lý nhà nước về công tác vănthư, lưu trữ trên phạm vi toàn phường, có sự phân công, phân cấp trách nhiệm,quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức

a) Tổ chức, xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quyđịnh về công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư

2 Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liênquan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đúng các quy định về công tácvăn thư, lưu trữ

1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến

Bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND phường Nông Tiến được bộ phậnvăn phòng thống kê kiêm nhiệm

Được bố trí tại bộ phận một cửa của Ủy ban Được trang bị các trang thiết

bị hiện đại: máy tính, máy in, mạng internet,…phục vụ cho các nghiệp vụ củacông tác văn thư – lưu trữ Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ để bảoquản tài liệu tốt nhất

Công tác văn thư – lưu trữ do đồng chí Bùi Ngọc Tuyên và đồng chíNguyễn Hồng Tiến phụ trách

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ

CHỨC 2.1 Công tác lưu trữ

 Hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Lưu trữ:

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011.

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012

- Thông tư số 09/2007/TT- BNV ngày 26/11/2007/ của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng

- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướngdân xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Thông tư số 10/2014, ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quyđịnh về việc sử dụng tài liệu phòng đọc của các lưu trữ lịch sử

- Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục VTLTNN

về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

2.1.1 Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ

Văn phòng - Thống kê là một trong những phóng chuyên môn, trực tiếptham mưu cho lãnh đạo cơ quan về các mặt như: công tác tổ chức cán bộ, côngtác xây chính quyền cơ sở, trong đó hoạt động chủ yếu nói đến là công tác vănthư - lưu trữ

Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng chỉ là một

bộ phận của Ủy ban nhân dân phường Nông Tiến nên phòng Ủy ban không đủđiều kiện thành lập Phông lưu trữ và không tiến hành xây dựng, bố trí kho lưutrữ; tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động, quản lý và giải quyết công việccủa văn phòng trong vòng 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc sau đó tiến hànhthủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc ban hành các văn bảnquy chế, quy định về công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan

Hằng năm ban hành các Quy chế công tác văn thư - lưu trữ phường NôngTiến do văn phòng Ủy ban nhân dân phường; cán bộ, công chức phường chịutrách nhiệm thi hành quyết định này

Thực hiện theo quy chế ban hành hằng năm, cán bộ văn phòng tiến hànhnhững công việc trong công tác lưu trữ nhằm mục đích sắp xếp, bảo quản tàiliệu lưu trữ một cách khoa học, phục vụ khi cần khai thác tài liệu.

Nghiêm túc thực hiện khen thưởng và kỉ luật trong hoạt động công tác vănthư - lưu trữ Đối với các cán bộ với thành tích cao sẽ được khen thưởng trước

Ủy ban nhân dân và cũng ngược lại với những vi phạm sẽ nghiêm khắc xử lý

Tuy nhiên, UBND phường vẫn còn nhiều thiếu sót trong công tác lưu trữ,cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan còn kiêm nhiệm về văn thư, lưu trữ và trình

độ năng lực chuyên môn còn nhiều hạn chế; các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ cònthiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý và các phương thức chỉnh lý chưa xác địnhđúng;

Vì vậy hàng năm, UBND phường cử các cán bộ văn phòng đi tập huấnhoặc học các lớp về kĩ năng nghiệp vụ của công tác lưu trữ để về có thể thammưu cho lãnh đạo phường Ví dụ như các đợt tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ

2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ

2.1.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu

- Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổchức thường xuyên, hàng năm cứ vào quý I của năm sau, cán bộ lưu trữ tổ chứcthu thập hồ sơ, tài liệu từ các phòng lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng và các

bộ phận tham mưu giúp việc Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộphận đã được lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưađáp ứng được yêu cầu như: tài liệu chưa được sắp xếp khoa học, chưa biên mục

hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơ còn thiếu nhưng không tìm được tàiliệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lâu tài liệu ở các bộ phận - UBND huyệnhàng năm đã ban hành các danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào KhoLưu trữ tỉnh Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức thựchiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở huyện Nguồn bổ sung tài liệu ở đâychủ yếu: HĐND thành phố, lãnh đạo UBND phường, các cá nhân, bộ phậnthuộc Văn phòng và các đơn vị có liên quan

Nguồn thu tài liệu của UBND phường Nông Tiến:

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban

- Cơ quan cấp trên:

+ HĐND - UBND thành phố Tuyên Quang, tỉnh Tuyên Quang

+ Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang

+

- Cơ quan ngang bằng:

+ Các phòng ban thuộc Ủy ban nhân dân phường

- Cơ quan cấp dưới:

+ Các trường mầm non, tiểu học, THCS thuộc địa bàn phường

+

* Thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ của phường

- Tổ chức

+ Hồ sơ hội nghị về công tác tổ chức do UBND phường chủ trì

+ Tập văn bản quy định về quy chế hoạt động và phân công trách nhiệm,

lề lối làm việc, quan hệ công tác của UBND phường, các phòng ban chuyênmôn và các đơn vị trực thuộc

+ Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương hàngtháng của UBND phường

+

- Bầu cử

+ Hồ sơ về tổ chức bầu cử Đại hội Quốc hội, HĐND các cấp

+ Hồ sơ, tài liệu khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc bầu cử

+ Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch cán bộ của phường

+ Sổ thống kê cán bộ của UBND hàng năm

- Thi đua khen thưởng

+ Tập quy định, quy chế của UBND phường về công tác thi đua khenthưởng

+ Báo cáo về các phong trào thi đua trên địa bàn phường

+ Hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể và cá nhân

+

- Văn thư - lưu trữ

+ Các văn bản quy định, quy chế về công tác văn thư - lưu trữ

+ Sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của UBND phường

+ Tài liệu sưu tầm, ghi chép về lịch sử của phường và thành phố

+

Nội dung tài liệu trong phông phản ánh quá trình quản lý, điều hành như: + Báo cáo: tháng, quí, 06 tháng, tổng kết năm, tổng kết nhiều năm

+ Kế hoạch: tháng, quí, 06 tháng, năm, 05 năm …

+ Quyết định, thông báo, tờ trình, bản đề nghị, biên bản và các loại côngvăn hành chính khác

a Nhóm tài liệu hành chính tổng hợp:

Bao gồm tài liệu (kể cả sổ tay) của lãnh đạo UBND, tài liệu của Vănphòng UBND xã và tài liệu của bộ phận Văn thư – Lưu trữ

b Nhóm tài liệu về lĩnh vực Kinh tế:

Bao gồm tài liệu Đội Thuế, Ban Tài chính - Kế toán và Ban Địa chính –Xây dựng

c Nhóm tài liệu về Văn hóa – xã hội:

Bao gồm tài liệu của ban VHTT-TDTT, Ban Lao động Thương binh xãhội, Trạm y tế, Ban Dân số GĐ&TE và các hội đồng có liên quan

d Nhóm tài liệu về An ninh quốc phòng:

Bao gồm tài liệu của Ban tư pháp - hộ tích, Công an, quân sự và các hộiđồng có liên quan