Công tác lưu trữ tại UBND huyện vụ bản

MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam một đất nước nông nghiệp đang hướng tới một đất nước công nghiệp nên kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,văn hóa, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền trên lãnh thổ. Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ quan, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình Công nghiệp hóa Hiện đại hóa đất nước. Như vậy, một trong những vấn đề bức xúc mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã phường, thị trấn, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết đó là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu thâp, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ công nhân viên của văn phòng. Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác lưu trữ, nhằm mục đích đảm bảo và truyền đạt thông tin bằng văn bản các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong ngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các ngành, các cơ sở đạt hiệu quả cao. Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng nhưng việc bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập công tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là huyết mạch trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác lưu trữ, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Nó mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật, tính chính trị cao liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan gắn với văn bản và từng hoạt động quản lý trong từng cơ quan. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta luôn đánh giá cao ‎ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Mặc dù công tác lưu trữ đã có từ rất lâu tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác lưu trữ hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác lưu trữ nên việc hiểu rõ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ là vô cùng cần thiết. Viết về công tác lưu trữ đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những công trình nghiên cứu rất hay và ý nghĩa như : Cục thông tin Đối ngoại và Tạp chí Văn thư – lưu trữ Việt Nam phối hợp xuất bản cuốn sách:” Chủ quyền của Việt Nam trên hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa: Sức mạnh từ tài liệu lưu trữ” do Nhà báo Nguyễn Văn Kết làm Chủ biên … còn ở Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản – Nam Định thì chưa có công trình nghiên cứu nào trong năm nay. Cho nên tôi đã viết công trình nghiên cứu về nó trong năm 2016 này để thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ tại cơ quan đơn vị “UBND Huyện Vụ Bản – Nam Định” nói riêng và các cơ quan, đơn vị, cở sở nói chung. Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng việc nghiên cứu về “Công tác lưu trữ” rất có ích và phục vụ cho công việc sau này. Với những lý do trên tôi đã chọn “Công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản” làm đề tài viết bài Tiểu luận của tôi. 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2.1. Đối tượng nghiên cứu. Công tác lưu trữ Ở UBND huyện Vụ Bản. Huyện Vụ Bản nằm ở khu vực đông dân cư sinh sống trên địa phận Thị trấn Gôi. UBND huyện gồm hai tầng gồm đầy đủ các phòng ban theo cơ cấu tổ chức của nhà nước quy định. 2.2. Phạm vi nghiên cứu. Thời gian nghiên cứu: Từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 30 tháng 6 năm 2016. Nội dung nghiên cứu: Công tác lưu trữ của UBND huyện Vụ Bản gồm: Xác định giá trị tài liệu, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thống kê tài liệu, công cụ tra tìm tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu. 3. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát (quan sát). Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Qua mục lục hồ sơ. Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo. Nguồn từ mạng Internet. Thông báo từ báo cáo định kì của phòng lưu trữ của UBND huyện Vụ Bản. 4. Lịch sử nghiên cứu. Trong những năm qua, hiện tại UBND huyện Vụ Bản chưa có đề tài nghiên cứu nào nhưng đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác lưu trữ trong cả nước nói chung như: các văn bản của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, các tài liệu của trung tâm lưu trữ quốc gia … trong đó có một số cuốn sách và đề tài sau: Thông tư số 212005TTBNV ngày (01022005) hướng dẫn chức năng quyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ. Thông tư số 042013TT BNV ngày 1642013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức. Nghị định số 1112004NĐCP ngày 0842004 của Chính phủ quuy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng tham gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như: Tạp chí Văn thưLưu trữ Việt Nam 102010 của ThS.Trần Kim Liễu; Cuốn Giáo trình lưu trữ của Trường Đại học Nội VụHà Nội. Những tài liệu nghiên cứu quý báu là kho tàng kiến thức phong phú có giá trị kế thừa cần các bạn trẻ thấy được giá trị của việc lưu trữ tài liệu. Nó cũng giúp cho tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu đề tài: “Công tác lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản”. 5. Mục tiêu nghiên cứu. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ, khái quát về UBND Huyện Vụ Bản. Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản năm 2016, phân tích nguyên nhân và những hạn chế của UBND. Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản. 6. Giả thuyết nghiên cứu. Nếu UBND Huyện Vụ Bản đề ra các giải pháp: Đưa ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào trong Công tác lưu trữ như quản lý danh mục tài liệu vào phần mềm quản lý dữ liệu. Nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ Lưu trữ. Đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ trong công tác lưu trữ như giá để tài liệu, quạt thông gió, hộp đựng tài liệu… Cách bài trí trong phòng hợp lý. Thì sẽ đạt hiệu quả như: + Tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng đạt hiệu quả cao. + Tránh mất mát và hư hỏng tài liệu trong khoảng thời gian bảo quản. + Giải quyết công việc một cách khoa học. 7. Đóng góp của đề tài. Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác lưu trữ trong UBND Huyện Vụ Bản. Trở thành tư liệu nghiên cứu cho các nghiên cứu về công tác lưu trữ nói chung và ở UBND Huyện Vụ Bản nói riêng. Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu. Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào trong thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả vào công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản. 8. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu danh mục tham khảo và phụ lục, đề tài được chia làm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và khái quát về UBND Huyện Vụ Bản. Chương 2: Thực trạng về công tác lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài‘‘Công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản Tỉnh Nam Định” Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong khoảng thời gian khảo sát trực tiếp tại UBND Huyện Vụ Bản Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về Công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 19 tháng 8 năm 2016

Sinh viên

Bùi Thị Nga

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học môn ‘‘Phương pháp nghiên cứu khoa học” tại trường cũng như có những buổi thực tế để viết lên công trình nghiên cứu về

“Công tác Lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản” Tôi xin cảm ơn sâu sắc cô Lê Thị Hiền đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo tôi trong quá trình chuẩn bị và các bước cần phải có trong công trình nghiên cứu Tôi cũng xin chân thành cảm

ơn đến Chủ tịch UBND Huyện Vụ Bản ông Lương Quốc Tuấn cùng các anh (chị) cán bộ, chuyên viên trong UBND Huyện Vụ Bản đã tạo điều kiện để tôi

có thể khảo sát, tiếp xúc, trực tiếp để viết lên công trình nghiên cứu này

Tôi xin chân thành cảm ơn

MỞ ĐẦU

vũ trang phải giải quyết đó là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý Để có thể thu thâp, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ công nhân viên của văn phòng.

Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác lưu trữ, nhằm mục đích đảm bảo và truyền đạt thông tin bằng văn bản các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong ngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các ngành, các cơ sở đạt hiệu quả cao

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những

giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng nhưng việc bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập công tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác lưu trữ, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội Nó mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật, tính chính trị cao liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan gắn với văn bản và từng hoạt động quản lý trong từng cơ quan Vì vậy, Đảng

và nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ

Mặc dù công tác lưu trữ đã có từ rất lâu tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác lưu trữ hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác lưu trữ nên việc hiểu rõ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ là vô cùng cần thiết

Viết về công tác lưu trữ đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những công trình nghiên cứu rất hay và ý nghĩa như : Cục thông tin Đối ngoại và Tạp chí Văn thư – lưu trữ Việt Nam phối hợp xuất bản cuốn sách:” Chủ quyền của Việt Nam trên hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa: Sức mạnh từ tài liệu lưu trữ” do Nhà báo Nguyễn Văn Kết làm Chủ biên … còn ở Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản – Nam Định thì chưa có công trình nghiên cứu nào trong năm nay Cho nên tôi đã viết công trình nghiên cứu về nó trong năm 2016 này để thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ tại cơ quan đơn vị “UBND Huyện Vụ Bản – Nam Định” nói riêng và các cơ quan, đơn vị, cở sở nói chung.

Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng việc nghiên cứu về

“Công tác lưu trữ” rất có ích và phục vụ cho công việc sau này Với những lý

do trên tôi đã chọn “Công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản” làm đề tài viết bài Tiểu luận của tôi

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:

2.1 Đối tượng nghiên cứu.

Công tác lưu trữ Ở UBND huyện Vụ Bản

Huyện Vụ Bản nằm ở khu vực đông dân cư sinh sống trên địa phận Thị trấn Gôi UBND huyện gồm hai tầng gồm đầy đủ các phòng ban theo cơ cấu

tổ chức của nhà nước quy định

3 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát (quan sát)

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Qua mục lục hồ sơ

- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày (01/02/2005) hướng dẫn chức năng quyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ

- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quuy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia

Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng tham gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:

- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;

- Cuốn Giáo trình lưu trữ của Trường Đại học Nội Vụ-Hà Nội

Những tài liệu nghiên cứu quý báu là kho tàng kiến thức phong phú có giá trị kế thừa cần các bạn trẻ thấy được giá trị của việc lưu trữ tài liệu Nó cũng giúp cho tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu đề tài: “Công tác lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản”

5 Mục tiêu nghiên cứu.

- Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ, khái quát về UBND Huyện Vụ Bản

- Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản năm 2016, phân tích nguyên nhân và những hạn chế của UBND

- Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản

6 Giả thuyết nghiên cứu.

Nếu UBND Huyện Vụ Bản đề ra các giải pháp:

- Đưa ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào trong Công tác lưu trữ như quản lý danh mục tài liệu vào phần mềm quản lý dữ liệu

- Nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ Lưu trữ

- Đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ trong công tác lưu trữ như giá để tài liệu, quạt thông gió, hộp đựng tài liệu…

- Cách bài trí trong phòng hợp lý

Thì sẽ đạt hiệu quả như:

+ Tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng đạt hiệu quả cao

+ Tránh mất mát và hư hỏng tài liệu trong khoảng thời gian bảo quản.+ Giải quyết công việc một cách khoa học

- Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu

- Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào trong thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả vào công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản

8 Cấu trúc đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu danh mục tham khảo và phụ lục,

đề tài được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và khái quát về UBND Huyện Vụ Bản.

Chương 2: Thực trạng về công tác lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN VỤ BẢN 1.1 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ.

1.1.1 Một số khái niệm công tác lưu trữ.

• Công tác lưu trữ được hiểu là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học Những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước – trích Bách Khoa Tri Thức

• Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân – Trích Giáo trình lưu trữ của trường ĐHNV Hà Nội (trang 17)

• Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu Nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ - Trích Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 của Quốc Hội ngày 11 tháng 11 năm 2011

1.1.2 Nội dung của công tác lưu trữ.

1.1.2.1 Hoạt động nghiệp vụ

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

• Bổ sung tài liệu vào kho

• Phông lưu trữ quốc gia có những nguồn bổ sung chính và quan trọng

• Bổ sung tài liệu được tiến hành

• Để thực hiện nghiệp vụ bổ sung tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu

Phân loại tài liệu

• Phân loại theo phông lưu trữ quốc gia

• Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ.

• Phân loại tài liệu theo từng phông lưu trữ cụ thể

Xác định giá trị tài liệu

• Xác định mục đích, ý nghĩa, yêu cấu

• Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Thống kê tài liệu lưu trữ

• Công tác thống kê theo các nguyên tắc

• Công tác thống kê tài liệu lưu trữ gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan

và thống kê tài liệu lưu trữ trên phạm vi cả nước

Chỉnh lý tài liệu

Bảo quản tài liệu

• Những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu

• Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

• Những yêu cầu về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu

• Những nguyên tắc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

• Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.2 Hoạt động quản lý.

Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc tế về lưu trữ

1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ.

1.1.3.1 Công tác lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ chính xác thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan.

- Công tác lưu trữ không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan tổ chức và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc nghiên cứu tài liệu cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu

suất chất lượng công tác Để đưa ra được các quyết định đúng đắn có khả năng thực thiện thì nhà lãnh đạo phải nắm và hiểu đầy đủ chính xác thông tin

về những vấn đề, sự việc có liên quan, các cán bộ viên chức thông qua việc tìm hiểu tài liệu lưu trữ Do đó công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý

1.1.3.2 Công tác lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xã hội.

- Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước

đã quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội Vì rằng toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác

quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới.

1.2 Khái quát về UBND Huyện Vụ Bản.

1.2.1 Sự hình thành và phát triển.

Vụ Bản nằm ở phía Bắc tỉnh Nam Định, phía Bắc giáp Bình Lục của tỉnh Hà Nam và huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định, phía Đông giáp tỉnh Nam Định và huyện Nam Trực, phía Tây và phía Tây Nam giáp huyện Ý Yên

Ngày xưa huyện có tên là Thiên Bản nhưng đến thời nhà Nguyễn chuyển thành Vụ Bản Huyện có nhiều truyền thống văn hóa, có nhiều danh nhân nổi tiếng như trạng nguyên và nhà toán học lương Thế Vinh, nhà thơ Nguyễn Bính, nhà cách mạng Trần Huy Liệu…Huyện có rất nhiều lễ hội nổi tiếng như hội Phủ Dầy, chợ Viềng xuân

Thống kê năm 2003 thì huyện có diện tích là 128km2 và dân số là 148.000 người Vụ Bản có 18 đơn vị hành chính cấp xã, 17 xã và 01 thị trấn.Trung tâm là thị trấn Gôi thành lập ngày 01/4/1986

( phụ lục hình ảnh số 01)

1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Vụ Bản.

1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức

1.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Vụ Bản.

Về chức năng nhiệm vụ quản lý hành chính được quy định tại các điều

từ 97 đến 107 Luật tổ chức HĐND &UBND ngày 26/11/2003, trong đó có một số nhiệm vụ chủ yếu như :

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội

- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn triển khai thực hiện có hiệu quả chương trình kế hoạch đề án đã xây dựng nhằm không ngừng cải thiện và nâng cao đời sống vật chất tinh thần của nhân dân

Chủ tịch

Phòng VH- TT Thanh tra thị xã

Phòng Tài chính- kế hoạch

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu chi ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND các xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách.

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình; giải quyết tranh chấp đất đai

- Tham gia với UBND tỉnh xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân Giữ gìn trật tự an ninh, an toàn xã hội; xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh

- Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật Bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng,

tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản và các quyền, lợi ích hợp pháp của công dân

- Tổ chức chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân

- Thực hiện việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND, quản lý

hồ sơ, mốc chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của Huyện

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính địa phương

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương

trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.

TIỂU KẾT

Chương 1 ở trên, tôi đã trình bày cơ sở lý luận, các nội dung, vị trí về công tác lưu trữ Từ đó, nhận thấy được vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ trong công tác quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan, tổ chức nói riêng Đồng thời, tôi đã khái quát chung về quá trình lịch sử hình thành phát triển,

cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Vụ Bản Từ những nội dung ở Chương 1, để làm cơ sở để tôi tiếp tục nghiên cứu trong chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở UBND

HUYỆN VỤ BẢN

2.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ.

Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi nhà nước đã quy định

Tài liệu lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản được chỉnh lý theo giai đoạn

5 năm 1 lần nên nguồn bổ sung chủ yếu là tài liệu của UBND Huyện sản sinh trong quá trình hoạt động của theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan

Đây là tài liệu quan trọng và thường xuyên trong quá trình hoạt động của UBND Huyện Vụ Bản

Các đơn vị tổ chức trực thuộc UBND Huyện là đơn vị sản sinh ra tài liệu, nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thực hiện theo quy định của nhà nước thì cuối mỗi năm thì cán bộ văn thư kiểm tra lại các công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu đang giữ giao nộp cho phòng lưu trữ của UBND Huyện.Thành phần tài liệu cảu cơ quan tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn lâu dài, phục vụ nghiên cứu

Cán bộ lưu trữ trong UBND Huyện căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cuả UBND Huyện cần thu thập tài liệu đầy đủ lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Cán bộ lưu trữ của UBND Huyện thường xuyên thu thập bổ sung tài liệu đã giải quyết xong cho cán bộ công chức của cơ quan

Đối với hồ sơ đã hết thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan thì cán bộ công chức cần giữu lại tham khảo giải quyết công việc thì vấn phải làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ của UBND và sau đó làm các thủ tục mượn lại hồ sơ

Kế hoạch thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ của UBND Huyện thường xuyên hàng năm là do Chủ tịch UBND Huyện quy định Định kì giao nộp tài liệu của lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử chỉ bảo quản tài liệu có giá trị vĩnh viễn

Việc lựa chọn tài liệu có giá trị bổ sung vào lưu trữ UBND Huyện thực hiẹn theo đúng quy định của Cục văn thư lưu trữ nhà nước

Tài liệu được bổ sung vào lưu trữ lịch sử phải được lập hồ sơ chính xác, thống kê thành danh mục hồ sơ, có biên bản giao và nhận hồ sơ

2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản được phân chia theo các phòng ban theo cơ cấu chức năng của Huyện để chỉnh lý tài liệu Phục vụ cho công tác tra tìm, nghiên cứu một cách nhanh chóng hiệu quả cao trong quá trình giải quyết công việc

(phụ lục hình ảnh số 03)

2.3 Xác định giá trị tài liệu.

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài

liệu (Trích Giáo trình lưu trữ của Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội trang 42)

2.3.1 Xác định giá trị tài liệu trong công tác lưu trữ.

Xác định giá trị tài liệu trong công tác lưu trữ được cán bộ lưu trữ đặt

ra ngay khi lập danh mục hồ sơ của cơ quan, và chủ yếu trong việc lựa chọn

để lập hồ sơ

Khi công việc kết thúc, tài liệu của mỗi sự việc đã được xếp vào từng bìa hồ sơ, cuối mỗi năm khi kế hoạch công tác trong năm của UBND Huyện kết thúc.

Việc xác định giá trị tài liệu trong công tác lưu trữ chiếm vị trí quan trọng nó tạo điều kiện tốt cho giai đoạn xác định giá trị tài liệu về sau

2.3.2 Xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ cơ quan.

Nhiệm vụ xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan là kiểm tra các hồ

sơ nhận lại từ văn thư.Các công việc đã được giải quyết ổn thỏa thì cán bộ lưu trữ phân loại các hồ sơ có giá trị thực tiễn phục vụ cho việc tra tìm thường xuyên của cán bộ công chức trong cơ quan

Thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ cơ quan là 10 năm Tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản của UBND Huyện có thời hạn bảo quản là 5 năm Các tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu trùng thì được hủy tại đây

Công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan là điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử

2.3.3 Xác định giá trị tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

Nhiệm vụ chủ yếu của giai đoạn này là cán bộ lưu trữ lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận của lưu trữ cơ quan.Hồ sơ được xem xét giá trị lần cuối cùng để quyết định bảo quản cố định.Cũng giống như xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan việc xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ lịch sử tiến hành đồng thời với công tác thống kê kiểm tra và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.Về nguyên tắc thì trong các lưu trữ lịch sử chỉ bảo quản các tài liệu có giá trị lịch sử

2.3.4 Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

- Chánh văn phòng UBND Huyện

- Đại diện UBND Huyện

- Giám đốc trung tâm lưu trữ tỉnh làm ủy viên

2.3.5 Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.

- Đại diện lãnh đạo cơ quan: Chủ tịch UBND Huyện Vụ Bản

- Chuyên gia xác định giá trị tài liệu của cơ quan: cán bộ lưu trữ

2.3.6 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện ttheo đúng quy định của nhà nước Những tài liệu tiêu hủy được phân chia theo cơ quan lập danh sách tài liệu tiêu hủy

2.4 Thống kê tài liệu lưu trữ.

Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê

UBND Huyện Vụ Bản định kì thực hiện chế độ thống kê lưu trữ

Số báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 đến hết ngày 31 tháng 12

Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây:

• Tổng hợp số liệu của đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước vềlưu trữ cấp huyện

• Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của cơ quan cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh

2.5 Chỉnh lý tài liệu.

2.5.1 Phân loại tài liệu.

- Phân chia tài liệu thành nhóm lớn

- Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa

- Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ

2.5.2 Lập hồ sơ.

- UBND Huyện lập hồ sơ theo văn bản xác định giá trị tài liệu