Công tác lưu trữ tại UBND huyện vụ bản

MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam một đất nước nông nghiệp đang hướng tới một đất nước công nghiệp nên kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,văn hóa, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền trên lãnh thổ. Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ quan, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình Công nghiệp hóa Hiện đại hóa đất nước. Như vậy, một trong những vấn đề bức xúc mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã phường, thị trấn, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết đó là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu thâp, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ công nhân viên của văn phòng. Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác lưu trữ, nhằm mục đích đảm bảo và truyền đạt thông tin bằng văn bản các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong ngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các ngành, các cơ sở đạt hiệu quả cao. Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng nhưng việc bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập công tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là huyết mạch trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác lưu trữ, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Nó mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật, tính chính trị cao liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan gắn với văn bản và từng hoạt động quản lý trong từng cơ quan. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta luôn đánh giá cao ‎ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Mặc dù công tác lưu trữ đã có từ rất lâu tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác lưu trữ hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác lưu trữ nên việc hiểu rõ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ là vô cùng cần thiết. Viết về công tác lưu trữ đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những công trình nghiên cứu rất hay và ý nghĩa như : Cục thông tin Đối ngoại và Tạp chí Văn thư – lưu trữ Việt Nam phối hợp xuất bản cuốn sách:” Chủ quyền của Việt Nam trên hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa: Sức mạnh từ tài liệu lưu trữ” do Nhà báo Nguyễn Văn Kết làm Chủ biên … còn ở Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản – Nam Định thì chưa có công trình nghiên cứu nào trong năm nay. Cho nên tôi đã viết công trình nghiên cứu về nó trong năm 2016 này để thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ tại cơ quan đơn vị “UBND Huyện Vụ Bản – Nam Định” nói riêng và các cơ quan, đơn vị, cở sở nói chung. Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng việc nghiên cứu về “Công tác lưu trữ” rất có ích và phục vụ cho công việc sau này. Với những lý do trên tôi đã chọn “Công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản” làm đề tài viết bài Tiểu luận của tôi. 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2.1. Đối tượng nghiên cứu. Công tác lưu trữ Ở UBND huyện Vụ Bản. Huyện Vụ Bản nằm ở khu vực đông dân cư sinh sống trên địa phận Thị trấn Gôi. UBND huyện gồm hai tầng gồm đầy đủ các phòng ban theo cơ cấu tổ chức của nhà nước quy định. 2.2. Phạm vi nghiên cứu. Thời gian nghiên cứu: Từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 30 tháng 6 năm 2016. Nội dung nghiên cứu: Công tác lưu trữ của UBND huyện Vụ Bản gồm: Xác định giá trị tài liệu, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thống kê tài liệu, công cụ tra tìm tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu. 3. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát (quan sát). Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Qua mục lục hồ sơ. Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo. Nguồn từ mạng Internet. Thông báo từ báo cáo định kì của phòng lưu trữ của UBND huyện Vụ Bản. 4. Lịch sử nghiên cứu. Trong những năm qua, hiện tại UBND huyện Vụ Bản chưa có đề tài nghiên cứu nào nhưng đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác lưu trữ trong cả nước nói chung như: các văn bản của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, các tài liệu của trung tâm lưu trữ quốc gia … trong đó có một số cuốn sách và đề tài sau: Thông tư số 212005TTBNV ngày (01022005) hướng dẫn chức năng quyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ. Thông tư số 042013TT BNV ngày 1642013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức. Nghị định số 1112004NĐCP ngày 0842004 của Chính phủ quuy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng tham gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như: Tạp chí Văn thưLưu trữ Việt Nam 102010 của ThS.Trần Kim Liễu; Cuốn Giáo trình lưu trữ của Trường Đại học Nội VụHà Nội. Những tài liệu nghiên cứu quý báu là kho tàng kiến thức phong phú có giá trị kế thừa cần các bạn trẻ thấy được giá trị của việc lưu trữ tài liệu. Nó cũng giúp cho tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu đề tài: “Công tác lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản”. 5. Mục tiêu nghiên cứu. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ, khái quát về UBND Huyện Vụ Bản. Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản năm 2016, phân tích nguyên nhân và những hạn chế của UBND. Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản. 6. Giả thuyết nghiên cứu. Nếu UBND Huyện Vụ Bản đề ra các giải pháp: Đưa ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào trong Công tác lưu trữ như quản lý danh mục tài liệu vào phần mềm quản lý dữ liệu. Nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ Lưu trữ. Đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ trong công tác lưu trữ như giá để tài liệu, quạt thông gió, hộp đựng tài liệu… Cách bài trí trong phòng hợp lý. Thì sẽ đạt hiệu quả như: + Tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng đạt hiệu quả cao. + Tránh mất mát và hư hỏng tài liệu trong khoảng thời gian bảo quản. + Giải quyết công việc một cách khoa học. 7. Đóng góp của đề tài. Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác lưu trữ trong UBND Huyện Vụ Bản. Trở thành tư liệu nghiên cứu cho các nghiên cứu về công tác lưu trữ nói chung và ở UBND Huyện Vụ Bản nói riêng. Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu. Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào trong thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả vào công tác lưu trữ tại UBND Huyện Vụ Bản. 8. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu danh mục tham khảo và phụ lục, đề tài được chia làm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và khái quát về UBND Huyện Vụ Bản. Chương 2: Thực trạng về công tác lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của UBND Huyện Vụ Bản.

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài‘‘Công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản Tỉnh Nam Định” Tôi cam đoan công trình nghiên cứu khoảng thời gian khảo sát trực tiếp UBND Huyện Vụ Bản Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực Công trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên Nga Bùi Thị Nga LỜI CẢM ƠN Trong trình học môn ‘‘Phương pháp nghiên cứu khoa học” trường có buổi thực tế để viết lên công trình nghiên cứu “Công tác Lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản” Tôi xin cảm ơn sâu sắc cô Lê Thị Hiền tận tình hướng dẫn bảo trình chuẩn bị bước cần phải có công trình nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn đến Chủ tịch UBND Huyện Vụ Bản ông Lương Quốc Tuấn anh (chị) cán bộ, chuyên viên UBND Huyện Vụ Bản tạo điều kiện để khảo sát, tiếp xúc, trực tiếp để viết lên công trình nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam - đất nước nông nghiệp hướng tới đất nước công nghiệp nên kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hóa, xã hội sở, vùng miền lãnh thổ Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để quan, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao trình Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước Như vậy, vấn đề xúc mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã phường, thị trấn, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin đơn vị Việc củng cố hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt quan đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho trình quản lý Để thu thâp, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho cán công nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng công tác lưu trữ, nhằm mục đích đảm bảo truyền đạt thông tin văn chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành công tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, sở đạt hiệu cao Đối với quan, tổ chức, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng việc bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập công tác lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Công tác lưu trữ, nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Có thể khẳng định công tác lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Nó mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật, tính trị cao liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức quan gắn với văn hoạt động quản lý quan Vì vậy, Đảng nhà nước ta đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ Mặc dù công tác lưu trữ có từ lâu tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, công tác lưu trữ có từ vài năm trở lại công việc vụ, giấy tờ đơn người làm lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác lưu trữ nên việc hiểu rõ tầm quan trọng công tác lưu trữ vô cần thiết Viết công tác lưu trữ có nhiều tác giả, tác phẩm công trình nghiên cứu hay ý nghĩa : Cục thông tin Đối ngoại Tạp chí Văn thư – lưu trữ Việt Nam phối hợp xuất sách:” Chủ quyền Việt Nam hai quần đảo Hoàng Sa Trường Sa: Sức mạnh từ tài liệu lưu trữ” Nhà báo Nguyễn Văn Kết làm Chủ biên … Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản – Nam Định chưa có công trình nghiên cứu năm Cho nên viết công trình nghiên cứu năm 2016 để thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ quan đơn vị “UBND Huyện Vụ Bản – Nam Định” nói riêng quan, đơn vị, cở sở nói chung Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng việc nghiên cứu “Công tác lưu trữ” có ích phục vụ cho công việc sau Với lý chọn “Công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản” làm đề tài viết Tiểu luận Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác lưu trữ Ở UBND huyện Vụ Bản Huyện Vụ Bản nằm khu vực đông dân cư sinh sống địa phận Thị trấn Gôi UBND huyện gồm hai tầng gồm đầy đủ phòng ban theo cấu tổ chức nhà nước quy định 2.2 Phạm vi nghiên cứu Thời gian nghiên cứu: Từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 30 tháng năm 2016 Nội dung nghiên cứu: Công tác lưu trữ UBND huyện Vụ Bản gồm: Xác định giá trị tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thống kê tài liệu, công cụ tra tìm tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát (quan sát) - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Qua mục lục hồ sơ - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo - Nguồn từ mạng Internet - Thông báo từ báo cáo định kì phòng lưu trữ UBND huyện Vụ Bản Lịch sử nghiên cứu Trong năm qua, UBND huyện Vụ Bản chưa có đề tài nghiên cứu có nhiều nghiên cứu công tác lưu trữ nước nói chung như: văn Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, tài liệu trung tâm lưu trữ quốc gia … có số sách đề tài sau: - Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày (01/02/2005) hướng dẫn chức quyền hạn nhiệm vụ tổ chức tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ - Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quuy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Không riêng nhà nước có trường học, thạc sĩ, tiến sĩ tham gia tạp chí, luận nghiên cứu công tác văn thư như: - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 ThS.Trần Kim Liễu; - Cuốn Giáo trình lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ-Hà Nội Những tài liệu nghiên cứu quý báu kho tàng kiến thức phong phú có giá trị kế thừa cần bạn trẻ thấy giá trị việc lưu trữ tài liệu Nó giúp cho nhiều trình nghiên cứu đề tài: “Công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản” Mục tiêu nghiên cứu - Cơ sở lý luận công tác lưu trữ, khái quát UBND Huyện Vụ Bản - Thực trạng công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản năm 2016, phân tích nguyên nhân hạn chế UBND - Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác Lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản Giả thuyết nghiên cứu Nếu UBND Huyện Vụ Bản đề giải pháp: - Đưa ứng dụng công nghệ thông tin đại vào Công tác lưu trữ quản lý danh mục tài liệu vào phần mềm quản lý liệu - Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán Lưu trữ - Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác lưu trữ giá để tài liệu, quạt thông gió, hộp đựng tài liệu… - Cách trí phòng hợp lý Thì đạt hiệu như: + Tìm kiếm tài liệu cách nhanh chóng đạt hiệu cao + Tránh mát hư hỏng tài liệu khoảng thời gian bảo quản + Giải công việc cách khoa học Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản - Trở thành tư liệu nghiên cứu cho nghiên cứu công tác lưu trữ nói chung UBND Huyện Vụ Bản nói riêng - Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu - Những giải pháp đề xuất nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu vào công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu danh mục tham khảo phụ lục, đề tài chia làm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác lưu trữ khái quát UBND Huyện Vụ Bản Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN VỤ BẢN 1.1 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm công tác lưu trữ • Công tác lưu trữ hiểu việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học Những văn bản, tư liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Công tác lưu trữ công việc thiếu hoạt động quản lý máy nhà nước – trích Bách Khoa Tri Thức • Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân – Trích Giáo trình lưu trữ trường ĐHNV Hà Nội (trang 17) • Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu Nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ - Trích Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 Quốc Hội ngày 11 tháng 11 năm 2011 1.1.2 Nội dung công tác lưu trữ 1.1.2.1 Hoạt động nghiệp vụ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ • Bổ sung tài liệu vào kho • Phông lưu trữ quốc gia có nguồn bổ sung quan trọng • Bổ sung tài liệu tiến hành • Để thực nghiệp vụ bổ sung tài liệu phải đảm bảo yêu cầu Phân loại tài liệu • Phân loại theo phông lưu trữ quốc gia • Phân loại tài liệu kho lưu trữ • Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cụ thể Xác định giá trị tài liệu • Xác định mục đích, ý nghĩa, yêu cấu • Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Thống kê tài liệu lưu trữ • Công tác thống kê theo nguyên tắc • Công tác thống kê tài liệu lưu trữ gồm thống kê tài liệu lưu trữ quan thống kê tài liệu lưu trữ phạm vi nước Chỉnh lý tài liệu Bảo quản tài liệu • Những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu • Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ • Những yêu cầu sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu • Những nguyên tắc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ • Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.2.2 Hoạt động quản lý Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán lưu trữ, hợp tác quốc tế lưu trữ 1.1.3 Vai trò công tác lưu trữ 1.1.3.1 Công tác lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ xác thông tin cho hoạt động quản lý quan - Công tác lưu trữ thiếu hoạt động quan tổ chức có vai trò quan trọng việc đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin văn phục vụ cho việc nghiên cứu tài liệu cho hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan, góp phần nâng cao hiệu phải biết phân tích tổng hợp so sánh xử lý nguồn thông tin để giải khoa học đặt nhằm sử dụng cách có hiệu tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ Vì việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá hiệu công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản có hình thức tổ chức sử dụng tài liệu sau: 2.7.1 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc • Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc hình thức chủ yếu lưu trữ quan Người đọc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu lưu trữ lúc nghiên cứu nhiều văn Phục vụ cho đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến chủ đề nghiên cứu họ • Quy mô phòng đọc UBND Huyện Vụ Bản yên tĩnh thoáng mát, có đủ ánh sáng cho người nghiên cứu làm việc • Đối tượng phục vụ phòng đọc rộng rãi • Những độc giả muốn sử dụng tài liệu phòng đọc phải xin giấy giới thiệu UBND Huyện Vụ Bản quan họ công tác • Cán phụ trách phong đọc có trách nhiệm: Tiếp nhận độc giả, giải đáp câu hỏi độc giả yêu cầu, quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ trang thiết bị phòng đọc 2.7.2 Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chủ động không sử dụng tổ chức sử dụng tài liệu UBND Huyện Vụ Bản 2.7.3 Cấp chứng thực lưu trữ Bản chứng thực lưu trữ gọi chứng thực lưu trữ văn quan lưu trữ để xác định nội dung tài liệu lưu trữ theo yêu cầu quan, tổ chức cá nhân Tuy nhiên, cấp chứng thực lưu trữ lại không áp dụng kho lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản 2.7.4 Triển lãm tài liệu lưu trữ Triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: Tuyên truyền giáo dục quần chúng truyền thống anh hùng cách • mạng dựng nước giữ nước dân tộc, giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạng quân dân ta đấu tranh để giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự Giới thiệu tài liệu lưu trữ cho người nghiên cứu • Tuy nhiên triển lãm tài liệu lưu trữ chưa áp dụng UBND Huyện Vụ Bản 2.7.5 Sử dụng tài liệu lưu trữ viết cho quan thông tấn, báo chí Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết cho quan thông tấn, báo chí như: tờ báo, tạp chí, buổi phát thanh… thường áp dụng cho lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, UBND Huyện Vụ Bản chưa áp dụng sử dụng tài liệu lưu trữ 2.7.6 Công bố tài liệu lưu trữ Công bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng công tác quan lưu trữ Công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa để nghiên cứu khoa học Tuy nhiên việc công bố tài liệu lưu trữ chưa áp dụng công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản => Từ yếu tố chứng minh UBND Huyện Vụ Bản áp dụng quy định nhà nước tài liệu lưu trữ TIỂU KẾT Dựa sở chương lý luận chương 2: Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tiền đề cho việc đưa ưu điểm, nhược điểm cách khắc phục đồng thời, đưa phương hướng giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản chương Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN VỤ BẢN 3.1 Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản UBND Huyện Vụ Bản thành lập vào hoạt động thời gian lâu Công tác lưu trữ Huyện hoạt động ổn định nề nếp khâu nghiệp vụ tiến hành từ xuống tiến hành nhanh chóng, xác Trong trình hoạt động thu nhiều kết 3.1.1 Ưu điểm Công tác lưu trữ tiến hành quy tắc có hiệu Các bước tiến hành lập hồ sơ, chỉnh lý công tác lưu trữ UBND Huyện tiến hành cách có hiệu theo quy định nhà nước ban hành Bên cạnh áp dụng công nghệ khoa học vào công tác lưu trữ tài liệu, hồ sơ phần mềm máy tính đem lại hiệu cao phục vụ tra tìm tài liệu, hồ sơ Được quan tâm lãnh đạo Huyện việc đào tạo cán có chuyên môn làm ngành nghề quan trọng Văn phòng Huyện thường xuyên tổ chức lớp đào tạo ngắn hạn, lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho chuyên viên, cán Bên cạnh Huyện tổ chức tuyển dụng cán bộ, chuyên viên chuyên ngành chuyên môn cách thi tuyển dụng công chức, cách sơ tuyển, giao nhiệm vụ để thi tay nghề Với hình thức tuyển dụng cán bộ, chuyên viên Văn phòng Huyện đảm bảo chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức tốt có tinh thần trách nhiệm cao công việc,phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm UBND Huyện Vụ Bản tồn số hạn chế sau: - Về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Trang thiết bị trang bị chưa đầy đủ thiếu như: Quạt thông gió làm • giảm độ ẩm không khí vào làm hư hỏng tài liệu lưu trữ Hộp đựng tài liệu chưa đảm bảo yêu cầu Cục văn thư - lưu trữ • đề • Giá đựng tài liệu chưa đáp ứng nhu cầu làm giảm việc tìm tài liệu nhanh chóng - Về cách để hồ sơ chưa khoa học Hồ sơ chỉnh lý chưa để nơi quy định làm cho việc tra tìm tài liệu lâu giảm bớt tính hiệu công việc - Về việc thu thập tài liệu lưu trữ Việc thu thập tài liệu lưu trữ chưa chặt chẽ dẫn đến tài liệu thất thoát nhiều nằm rải rác phòng ban Tài liệu nhiều không coi trọng vứt bùa bãi gây ảnh hưởng không trình chỉnh lý tài liệu dẫn đến hồ sơ chỉnh lý không hoàn thiên - Phân loại tài liệu lưu trữ Việc phân loại tài liệu lưu trữ nhiều lúc sai thời hạn bảo quản tài liệu dẫn đến sai sót lớn trình định thời hạn bảo quản hồ sơ để đưa tài liệu vào lưu trữ 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác Lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản Trước thực trạng trên, cấp ủy, quan, cấp Đảng tổ chức trị xã hội từ TW đến địa phương nói chung UBND Huyện Vụ Bản nói riêng • Công tác văn phòng, công tác lưu trữ cần nhận thức đắn sâu sắc vai trò, vị trí tầm quan trọng công tác lưu trữ, công tác lưu trữ ngày phát triển mạnh mẽ số lượng chất lượng, phục vụ có hiệu lãnh đạo điều hành cấp ủy, quan tổ chức • Tăng cường hệ thống mạng việc cập nhập danh mục hồ sơ, mua sắm vật dụng làm việc trang thiết bị cần thiết như: kệ đựng tài liệu, quạt thông gió, máy hút ẩm để không ảnh hưởng đến trình phục vụ độc giả • Tiếp tục nâng cao trình độ chuyên môn, áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ cho cán bộ, chuyên viên lưu trữ áp dụng theo quy định nhà nước • Chuyên viên, cán lưu trữ phải có trách nhiệm với nhiệm vụ giao, có phẩm chất trị, chuyên môn nghiệp vụ, không ngừng nâng cao trình độ, sáng tạo tiếp thu đại công tác lưu trữ • Nâng cao chất lượng quản lý tài liệu hồ sơ tránh trường hợp mát hồ sơ, tài liệu • Xây dựng quy chế công tác Lưu trữ rõ ràng, phân công trách nhiệm rõ ràng vị trí để cán có trách nhiệm công việc • Công tác lưu trữ công tác có tính trị cao vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật Để làm tốt đòi hỏi cán bộ, chuyên viên hiểu sâu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời phải cẩn trọng tin tưởng Việc xây dựng đội ngũ cán đủ lực đảm đương công việc trách nhiệm Lãnh đạo UBND Huyện Vụ Bản nên Lãnh đạo cần ban hành văn đạo chấn chỉnh tổ chức kiện toàn biên chế cán lưu trữ Việc tuyển dụng cán phải đảm bảo chuyên môn, tổ chức trị Cần trọng đào tạo cán bộ, chuyên viên để nâng cao trình độ cán bộ, trọng đầu tư chiều sâu để đào tạo đội ngũ cán giỏi TIỂU KẾT Qua chương đánh giá thực trạng công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản qua việc ưu điểm hạn chế công tác lưu trữ Đồng thời đưa giải pháp nâng cao hiệu quả, phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế công tác lưu trữ Để công tác lưu trữ ngày có bước cải thiện mới, đại chất lượng KẾT LUẬN Đất nước thời kỳ lên đất nước Công nghiệp hóa- đại hóa đất nước nên tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lớn Nó góp phần nâng cao kinh tế dựa vào ưu điểm cũ phát huy mà cũ chưa có Tài liệu lưu trữ đóng góp phần không nhỏ cho hệ mai sau biết cội nguồn phát triển lên cuả đất nước Công tác Lưu trữ nội dung quan trọng hoạt đọng quản lý Nó đảm bảo cung cấp đầy đủ xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước quan, tổ chức Góp phần giả công việc nhanh chóng, hiệu quả, chế độ sách Bên cạnh công tác lưu trữ giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức hoạt động cá nhân quan Bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu Tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ Do UBND Huyện Vụ Bản cần phải quan tâm thực tốt công tác lưu trữ để phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan TÀI LIỆU THAM KHẢO Để có công trình nghiên cứu đề tài công tác lưu trữ UBND Huyện Vụ Bản, tham khảo tìm hiểu số tài liệu, giáo trình, văn quy phạm pháp luật sau: Cao đẳng Phương Đông - Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung, Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ Đảng Bộ Nội vụ (2012), thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bàn, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/01/2013) Hoàng Lê Sơn, Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Nghiệp vụ công tác Văn thư - lưu trữ, Nxb văn hóa thông tin Quốc Hội (2011), Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 14/11/2011 PHỤ LỤC Hình ảnh số 01 Phụ lục số 02 Phụ lục số 03 Phụ lục số 04