CÔNG tác lưu TRỮ của cục lưu TRỮ văn PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

MỤC LỤC Chương 1:VÀI NÉT VỀ CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG. 1.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư – Lưu trữ. 1.1.1 Công tác Văn thư. 1.1.2 Khái niệm về công tác Văn thư. 1.2 Sự ra đời, chức năng và nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.1 Khái quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.2Sự ra đời, chức năng và nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.2.1Sự ra đời của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.2.2Chức năng của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.2.3Nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.3.1 Phòng Hành chính Quản trị 1.2.3.2 Phòng Khoa học – Nghiệp vụ. 1.2.3.3 Phòng Bảo quản 1.2.3.4 Phòng Thu thập – Chỉnh lý. 1.2.3.5 Phòng Lưu trữ hiện hành. 1.2.3.6 Phòng Khai thác. Chương 2:CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG. 2.1 Công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.2 Thực trạng công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.3.1 Cơ sở khoa học 2.3.2 Thực trạng công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.5.2 Những ưu, nhược điểm của công tác văn thư tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Chương 3: GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG. 3.1 Những ưu, nhược điểm về công tác văn thư ở Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 3.2 Một số giải pháp về công tác văn thư ởCục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

LỜI CAM ĐOAN

Họ và tên:………

Lớp: LTH 14A Khoa: Văn thư lưu trữ

Em xin cam đoan mọi thông tin, số liệu trong bài tiểu luận của em là hoàn toàn đúng sự thật, cũng là do tự chính bản thân em tìm hiểu và nghiên cứu các vấn đềtrong bài tiểu luận của em Nếu có vấn đề gì xảy ra, em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn với bài tiểu luận của mình

Xin chân thành cảm ơn!

Tiếp theo, em xin cảm ơn các công viên chức tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã cung cấp cho em đầy đủ những thông tin về quý cơ quan

để em có thể làm bài tiểu luận của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện Cùng với đó là sự giúp đỡ nhiệt tình từ phía các bạn học của em đã giúp đỡ

em hoàn thành tốt bài tiểu luận nảy

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

Chương 1:VÀI NÉT VỀ CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

1.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư – Lưu trữ

1.1.1 Công tác Văn thư

1.1.2 Khái niệm về công tác Văn thư

1.2 Sự ra đời, chức năng và nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

1.2.1 Khái quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

1.2.2Sự ra đời, chức năng và nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

1.2.2.1Sự ra đời của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

1.2.2.2Chức năng của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

1.2.2.3Nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

2.1 Công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

2.2 Thực trạng công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

2.3.1 Cơ sở khoa học

2.3.2 Thực trạng công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

2.5.2 Những ưu, nhược điểm của công tác văn thư tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.Chương 3: GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

3.1 Những ưu, nhược điểm về công tác văn thư ở Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.3.2 Một số giải pháp về công tác văn thư ởCục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

PHẦN MỞ ĐẦU1.Lý do chọn đề tài

Ngày nay, khi các loại hình văn bản đang dần được chuẩn hóa để thống nhất

trong việc quản lý thì công tác văn thư – lưu trữ cũng được chú trọng trong các

cơ quan, tổ chức Đó là lí do đầu tiên khi em chọn đề tài này Bên cạnh đó, em

hiện tại đang là sinh viên thuộc ngành văn thư – lưu trữ muốn tìm hiểu, học tập

những kinh nghiệm về công việc sau này của mình sẽ làm khi sau khi ra trường

Cùng với đó, em thấy Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là một trong số

những cơ quan đầu ngành về lĩnh vực văn thư – lưu trữ của nước ta, Cục có các

csự tổ chức tốt, chuyên nghiệp về công tác nêu trên Và hơn hết là em mong

muốn trong tương lai, em có thể có cơ hội học tập và làm việc ở trong cơ quan

này Vì những lí do trên, em quyết định chọn đề tài: Tìm hiểu về công tác Văn

thư – Lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng làm đề tài cho bài

tiểu luận của em

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về công tác văn thư có rất nhiều công trình khoa học có giá trị

về lý luận và thực tiễn, góp phần hình thành hệ thống lý luận chung Tiêu biểu

có những công trình khoa học như về công tác văn thư có: cuốn “ Cẩm nang

Nghiệp vụ Văn thư cơ bản của tác giả của tác giả Hoàng Giang – nhà xuất bản

Lao động Hà Nội, tác giả Lê Văn In với cuốn sách Giáo trình Văn bản Quản lý

Nhà nước và Kỹ thuật soạn thảo văn bản của NXB Đại học Quốc gia Thành phố

Hồ Chí Minh

Về lý luận, em có sử dụng Giáo trình Nghiệp vụ về công tác Văn thư của tác giả

TS Triệu Văn Cường, do NXB Giao thông vận tải xuất bản năm 2009 Đây là

cuốn giáo trình dành cho việc giảng dạy và học tập dành cho giảng viên và sinh

viên của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ( nay là trường Đại học Nội Vụ Hà

Nội) Cuốn giáo trình của tác giả Triệu Văn Cường nghiên cứu về công tác văn

thư, quản lý và giải quyết văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, về lập

hồ sơ và lưu nộp Cơ sở lý luận của em được căn cứ vào chương I: những vấn đề

chung về công tác văn thư [ GT;T11-12] của cuốn giáo trình Nghiệp vụ về công

tác Văn thư để làm cơ sở lý luận cho bài tiều luận của mình

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu trong đề tài của tôi là công tác văn thư ở cơ quan Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

4 Đối tượng nghiên cứu

Trong bài tiểu luận, đối tượng nghiên cứu của em là cơ quan Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, mà cụ thể hơn nữa là các phòng ban, bộ phận của Cục

5 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của em ở đề tài này là giai đoạn năm 2014- 2015 của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong bài tiểu luận, em có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu là: tìm tài liệu quacông tác thư viện, khảo sát thực tiễn bằng cách đến cơ quan thăm quan và tìm hiểu quá trình làm việc của Cục, ngoài ra còn có các phương pháp logic, phương pháp hệ thống, thống kê nhằm chứng minh, làm rõ, sáng tỏ một số nội dung và phương pháp nghiên cứu của đề tài của em lựa chọn

7 Bố cục của đề tài

Đề tài của em xoay quanh nội dung chính đó là tìm hiểu công tác lưu trữ ở Cục Lưu trữVăn phòng Trung ương Đảng Ngoài ra còn có những góp ý về ưu và nhược điểm đang tồn tại trong Cục Qua đó, em cũng xin đề xuất, đóng góp một số biện pháp khắc phục của cá nhân em đối với sự phát triển của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Bên trên là những yếu tố cơ bản để hình thành và phát triển nên bài tiểu luận của em

Em đã xác định rõ mục tiêu, đối tượng, phạm vi và sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như: công tác thư viện, khảo sát thực tiễn… để thực hiện thành công bài tiểu luận này

Chương 1:VÀI NÉT VỀ CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG

ĐẢNG

1.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư – Lưu trữ

1.1.1 Công tác Văn thư

1.1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư

Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân

1.1.1.2.Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư

Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan tổ chức nói chung trong quá trình quản lý

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Công tác văn thư bảo đảm đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việcphản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư

1.1.2 Công tác lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm về công tác Lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính ( bản sao có giá trị pháp lý như bản chính) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích của xã hội

1.1.2.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Ý nghĩa thực tiễn: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất to lớn Nó phục vụ đắc lực choviệc thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước Tài liệu lưu trữ được sử dụng đểquản lý nhà nước, quản lý các mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước Tài liệu lưu trữ làm cơ sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội cho từng vùng và toàn quốc Tài liệu lưu trữ dùng để lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm cho từng địa phươngcủa cả nước Trong các cơ quan, tổ chức, hàng ngày cán bộ công chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc

Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo khoa học của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá rút ra các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên xã hội tư duy Trong lĩnh vực khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để

kế thừa những thành tựu đã có từ trước, là cơ sở tìm tòi cái mới trong khoa học

Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan, tổ chức và các sự kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ, trong suốt tiến trình lịch sử của một quốc gia, một dân tộc, một ngành hoạt động xã hội, một cơ quan, tổ chức Vì thế, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử Nói cách khác tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất

Ý nghĩa văn hóa: Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc Cùng với các loại

di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị

1.2 Sự ra đời, chức năng và nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

1.2.1 Khái quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng được đặt tại số 9, Nguyễn Cảnh Chân, Ba Đình, Hà Nội

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (tiền thân là Cục Lưu trữ Trung ương Đảng) "có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trungương; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị- xã hội" (Điều 7- Quy định số 210-QĐ/TW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam)

Kể từ khi được thành lập đến nay Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng luôn thực hiện tốtnhững chức năng, nhiệm vụ được giao là: Bảo quản an toàn Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu này trong công cuộc xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước

Cục Lưu trữ gồm Cục trưởng và một số Phó Cục trưởng

Cục Lưu trữ có 06 đơn vị trực thuộc sau đây:

1.2.2Sự ra đời, chức năng và nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.2.1Sự ra đời của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Nghị quyết Đại hội toàn quốc lần thứ VI của Đảng (12/1986) đã để ra nhiệm vụ đổi mới đội ngũ cán bộ và kiện toàn các cơ quan lãnh đạo, quản lý của Đảng và Nhà nước Trong công tác lưu trữ, nhiệm vụ đó là rất cấp thiết bởi vì không ít những thiếu sót về mặt tổ chức và cán bộ đã tồn tại trong nhiều năm và rất chậm được khắc phục

Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/09/1987 của Ban Bí thư đã quy định hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng từ TW đến địa phương bao gồm Cục Lưu trữ TW trực thuộc Ban Bí thư, các kho lưu trữ tỉnh ủy, huyện ủy đặt trong văn phòng cấp ủy và kho lưu trữ TW Đoàn

Trên thực tế, cho đến đầu năm 1987, ở cấp trung ương đang tồn tại hai tổ chức cùng làm nhiêm vụ quản lý tài liệu lưu trữ của TW Đảng và đều tham gia chỉ đạo công tác lưu trữ của Đảng Đó là Cục Lưu trữ thuộc Viện Mác- Lênin làm nhiệm vụ quản lý tài liệu lịch sử của Đảng

và Vụ Lưu trữ thuộc tại Văn phòng TW Đảng quản lý tài liệu lưu trữ hiện hành và tài liệu mật của TW Đảng

Ngày 23/09/1987, Ban Bí thư TW Đảng đã ra quyết định số 21-QĐ/TW về thành lập Cục Lưu trữ TW Đảng trực thuộc Ban Bí thư trên cơ sở sát nhập Vụ Lưu trữ Văn phòng TW Đảng vàCục Lưu trữ thuộc Viện Mác- Lênin để thực hiện chức năng giúp Ban Bí thư TW Đảng quản lý tập trung, thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Năm 1991, Ban Bí thư TW Đảng đã ban hành Quyết định số 06-QĐ/TW ngày 21/09/1991

chuyển Cục Lưu trữ trực thuộc TW Đảng thành Cục Lưu trữ Văn phòng TW Chức năng của Cục Lưu trữ được quy định là giúp Ban Bí thư quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/09/1987 của Ban Bí thư, quản lý kho lưu trữ TW Đảng

và TW Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

1.2.2.2Chức năng của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Cục Lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ươngĐảng; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưutrữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị-

xã hội

1.2.2.3Nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng: sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trịtài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng, các cơ quan trực thuộc Trung ương Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, tài liệu lưu trữ của các cá nhân theo đúng thẩm quyền

đã được quy định Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

ở Trung ương tiến hành giải mật tài liệu trước khi giao nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; hằng năm, tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ươngĐảng theo quy định của Ban Bí thư và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng Bảo quản, bảo vệ tuyệt đối an toàn, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ

Trung ương Đảng Tổ chức phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đúng quy định của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng Trực tiếp quản lý lưu trữ hiện hành của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng: nghiên cứu, soạn thảo và trình Trung ương Đảng về công tác văn thư và công tác lưu trữ, về quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việtnam Ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản của Trung ương về công tác văn thư

và công tác lưu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo về khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và côngtác lưu trữ trong hệ thống tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Tổ chức thực hiện vàkiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương, các văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư và công tác lưu trữ

Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về khoa học nghiệp vụ theo quy định và phân cấp quản lý của Chánh văn phòng Trung ương Đảng Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trungương, các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy Thực hiện thống nhất công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông chữ Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Nghiên cứu khoa học, phát triển ứng dụng và chuyển giao công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; triển khai số hóa các hồ sơ tài liệu lưu trữ truyền thống,

tổ chức và trực tiếp quản lý Kho lưu trữ của Trung ương Đảng

Thực hiện quản lý nội bộ và tổ chức hoạt động đối ngoại của Cục Lưu trữ theo quy định và phân cấp của Chánh Văn phòng Trung ương Đảng Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, người lao động va sử dụng biên chế được duyệt theo quy định; thực hiện chế độ về tiền lương và các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Cục Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật và của Văn phòng Trung ương Đảng Đề xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch hợp tác trong nước và quốc tế để thực hiện chức năng và các nhiệm vụ của Cục

Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng giao

1.2.3 Nhiệm vụ và chức năng của những đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ Văn Phòng Trung ương Đảng

1.2.3.1 Phòng Hành chính Quản trị

Chức năng: giúp Cục trưởng trong việc tổ chức điều hành công việc hành chính, quản trị và quản

lý tài chính của Cục Lưu trữ

Nhiệm vụ: tiếp nhận, đăng kí và quản lý văn bản đi, đến; quản lý con dấu của Cục Lưu trữ theo

quy định của Văn phòng Trung ương và Quy chế công tác văn thư của Cục

Giúp Cục trưởng tổng hợp truy cập thông tin trên mạng chương trình công tác chuẩn tuần của

Cục, của lãnh đạo Cục; dự thảo báo cáo công tác tháng, quý, 6 tháng và báo cáo tổng kết năm của Cục; ghi biên bản các cuộc sơ kết, tổng kết của Cục hoặc các cuộc họp khác do Cục trưởng phân công

Giúp Cục trưởng xây dựng dự toán và quản lý kinh phí hoạt động của toàn Cục hàng năm; lập

kế hoạch và đảm bảo đủ kinh phí chi tiêu hàng tháng, quí cho các hoạt động nghiệp vụ của Cục,

cấp phát lương và các chế độ cho cán bộ nhân viên theo đúng chế độ; thực hiện chế độ kế toán, quản lý, báo cáo và quyết toán tài chính theo đúng Luật Kế hoạch và quy định hiện hành của Nhà nước và của Đảng về tài chính.

Quản lý tài sản của Cục; giám sát thực hiện, thanh quyết toán các hợp đồng sửa chữa, thay thế,

bổ sung trang thiết bị, máy móc, các hạng mục công trình và mua sắm tài sản, hàng hóa, văn phòng phẩm… của Cục theo đúng quy định của Nhà nước và của Đảng về quản lý tài sản và mua sắm tài sản công

Phục vụ lãnh đạo Cục tiếp khách, tổ chức các kế hoạch công tác đối ngoại của Cục và các công việc do Cục trưởng giao

1.2.3.2 Phòng Khoa học – Nghiệp vụ

Chức năng: Phòng Khoa học – Nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Cục trưởng trong việc tổ chức soạn thảo các văn bản của Trung ương Đảng, của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ đối với các tỉnh ủy, thành ủy và các tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; quản lý công tác nghiên cứu khoa học

Nhiệm vụ: giúp Cục trưởng tổ chức nghiên cứu, soạn thảo hoặc thẩm định các dự thảo văn bản củaTrung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ về chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư, lưu trữ đối với các tỉnh

ủy, thành ủy và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương

Giúp Cục trưởng theo dõi, thẩm định việc xét, hủy tài liệu hết gía trị lưu trữ của các tổ chức chínhtrị - xã hội ở Trung ương và các tỉnh ủy, thành ủy

Giúp Cục trưởng tổ chức công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Quản lý mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và 70 năm đánh giá của các phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy

Chủ trì phối hợp với các đơn vị quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch đã được Cục trưởng phê duyệt về việc tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với cán bộ, chuyên viên các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy và các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương

Chủ trì giúp Cục trưởng trong việc xây dựng kế hoạch hợp tác trong nước và quốc tế, kế hoạch nghiên cứu khoa học về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; quản lý các đề tài, đề án nghiên cứu do Cục hoặc các đơn vị trong Cục thực hiện về công tác văn thư, lưu trư; tham gia nghiên cứu khoa học, nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

Tổ chức công tác thông tin – tư liệu khoa học – nghiệp vụ của Cục Giúp Cục trưởng tổ chức các cuộc hội thảo khoa học, trao đổi kinh nghiệm, thông tin về những vấn đề mới của lý luận và thực tiễn công tác văn thư, công tác lưu trữ; trực tiếp quản lý và phục vụ khai thác các tư liệu khoa học – nghiệp vụ của Cục

1.2.3.3 Phòng Bảo quản

Chức năng: giúp Cục trưởng trực tiếp quản lý kho lưu trữ tài liệu lịch sử của Trung ương Đảng.Nhiệm vụ: Quản lý chặt chẽ, khoa học và đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ, tài sản trong Kho Lưu trữ tài liệu lịch sử của Trung ương

Tổ chức một cách khoa học công tác thống kê tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý tài liệu lưu trữ

Nghiên cứu, tổ chức phục chế, tu bổ, nhân sao tài liệu lưu trữ phục vụ công tác bảo quản và công tác khai thác

Tổ chức việc trực tiếp bảo vệ Kho và điều hành, kiểm soát hệ thống điều khiển môi trường vi khí hậu, báo cháy, báo đột nhập trong kho (24/24 hàng ngày)

Tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Kho

Tổ chức sưu tầm những tài liệu còn thiếu

Xác minh những tài liệu trong Kho,bảo đảm tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao

1.2.3.4 Phòng Thu thập – Chỉnh lý

Chức năng: Phòng Thu thập – Chỉnh lý có chức năng giúp Cục trưởng thu thập tài liệu và kiểm tra, theo dõi, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ tin học đối với các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương; tham mưu giúp Cục trưởng về công tác chỉnh lý và tổ chức chỉnh lý các phông tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Kho Lưu trữ lịch sử

Nhiệm vụ: Phòng Thu thập – Chỉnh lý có nhiệm vụ sau đây:

Giúp Cục trưởng soạn thảo các văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng và của Cục Lưu trữ về các vấn đề thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉđạo của Trung ương Đảng, các văn bản hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, của Cục Lưu trữ về công tác văn thư và công tác lưu trữ, bao gồm cả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ, đối với các cơ quan, tổ chức Đảng trực thuộc Trung ương

Hướng dẫn, kiểm tra việc thu thập tài liệu, giải mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương trước khi giao nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương

Giúp Cục trưởng chuẩn bị nội dung và tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị chuyên đề, mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương

Tổ chức công tác chỉnh lý đối với các phông tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý trong Kho Lưu trữlịch sử của Trung ương Đảng; cập nhật cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ đối với các phông do phòng chỉnh lý

Tham gia nghiên cứu khoa học về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng

Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Trung ương và lãnh đạo Cục lưu trữ giao

1.2.3.5 Phòng Lưu trữ hiện hành

Chức năng: giúp Cục trưởng tổ chức và bảo quản vả sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung ương và Văn phòng Trung ương trong thời gian hiện hành và hướng dẫn nghiệp vụ Lưu trữ trong Văn phòng Trung ương.

Nhiệm vụ: tiếp nhận và quản lý tài liệu lưu Mật của Trung ương và Văn phòng Trung ương

Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu hiện hành của Trung ương và Văn phòng Trung ương

Thực hiện các công tác nghiệp vụ lưu trữ một cách khoa học để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc diện Phòng quản lý

Hướng dẫn và kiểm tra việc lập hồ sơ vào lưu trữ hiện hành trong các đơn vị tổ chức thuộc nguồn thu nhập của Phòng

Tổ chức tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học nhằm hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ trong Văn phòng Trung ương

Giúp Cục trưởng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công bố, xuất bản, triển lãm tài liệu lưu trữ hàng năm và có nhiều năm; trực tiếp chủ trì phối hợp với các đơn vị hữu quan tuyển chọn, biêntập tài liệu lưu trữ, xây dựng tờ trình về công bố, xuất bản, triển lãm tài liệu lưu trữ; lập hồ sơ về việc xuất bản, công bố, triển lãm tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; theo dõi và kiến nghị chấn chỉnh những trường hợp vi phạm qui định của Trung ương về công bố, xuất bản, triển lãm tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Cùng với đó là nhiệm vụ xây dựng các công cụ tra cứu khoa học; ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc khai thác, sử dụng tài tiệu lưu trữ ở Kho lưu trữ Trung ương

Nhiệm vụ cuối cùng là giúp Cục trưởng tổ chức các hội nghị bạn đọc, hội nghị cộng tác viên để rút kinh nghiệm và triển khai kế hoạch phục vụ khai thác, sử dụng, xuất bản, công bố, triển lãm tàiliệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Ngoài ra, phòng còn thực hiện một số nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.2.3.7 Tổ Tin học

Chức năng: Tổ Tin học có chức năng hỗ trợ kỹ thuật cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; giúp Cục trưởng quản lý Trung tâm dữ liệu tại Cục Lưu trữ

Nhiệm vụ: Tổ tin học có các nhiệm vụ:

Trực tiếp quản lý toàn bộ cơ sở vật chất tại phòng Trung tâm dữ liệu của Cục; phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phòng Trung ương trong việc duy trì hoạt động ổn định hệ thống mạng, máy chủ, các thiết bị tin học tại Cục Lưu trữ, đôn đốc, giám sát thực hiện việc sửa chữa, thay thế, bổ sung thiết bị tin học trong Cục

Tổ chức việc quản trị Trung tâm dữ liệu của Cục theo các quy định hiện hành của Văn phòng Trung ương Đảng và của Cục, phục vụ khai thác các cơ sở dữ liệu đúng thẩm quyền, chính xác, thuận tiện, đồng thời bảo đảm thực hiện đầy đủ các yêu cầu về an toàn và bảo mật thông tin.

Giúp Cục trưởng tổ chức việc giám sát và hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị trong Cục triển khai thực hiện kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin của Cục Lưu trữ

Tham gia nghiên cứu, phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; tham gia với các phòng chức năng trong việc kiểm tra, hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tại văn phòng các cấp ủy Đảng, các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổchức chính trị - xã hội ở Trung ương

Thực hiện một số nhiệm vụ của Phòng Hành Chính – Quản trị và các nhiệm vụ khác do lãnh đạoCục giao

Tóm lại, qua quá trình tìm hiểu về sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng tôi thấy: sự ra đời của Cục là quyết định cần thiết của Ban Bí thư, với chức năng vô cùng to lớn, nhiệm vụ cao cả Sự phân chia công việc, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Bí thư phân phó cho Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là vô cùng hợp

lý đối với sự phát triển của đất nước chúng ta Các phòng ban qua đó mà được sắp xếp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn liên quan vô cùng mật thiết với nhau là các bộ phận của Cục không thể tách rời và loại bỏ

Chương 2:CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG.

2.1Thực trạng công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

2.1.1 Cơ sở khoa học

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng chính vì những điều đó mà công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng rất được quan tâm Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động khác của Cục diễn ra nhanh chóng, đảm bảo đúng tiến độ giải quyết công việc

Nội dung công tác văn thư bao gồm một hệ thống các công tác chuyên môn sau: Xây dựng và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu

Công tác Văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Cục Công tác này ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý Phông Lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Như vậy, việc thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý Phông Lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, góp phần giảm tệ nạn quan liêu, giấy tờ, đảm bảo giữ gìn bí mật của Cục, đảm bảo giữ gìn đầy đử tài liệu, hồ sơ, tạo thuận lợi cho công tác Lưu trữ

2.1.2 Thực trạng công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan đã được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, có trình

độ kinh nghiệm và phẩm chất chính trị tốt; hiểu rõ được tầm quan trọng của công việc và nhiệm

vụ được giao nên luôn luôn hoàn thành tốt công việc của người cán bộ làm công tác văn thư trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn.Để làm tốt công tác văn thư thì việc chỉ đạo, điều hành là một nhucầu rất quan trọng Vì vậy, công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Cục.Công tác văn thư đóng một vị trí quan trọng trong mọi hoạt động của Cục, nó là tiền đề cho công tác lưu trữ phát triển

Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách.

Hình thức văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng được tổ chức theo mô hình hỗn hợp Đây là một mô hình hoàn toàn phù hợp đối với tình hình hoạt động của cơ quan hiện nay với nhiều phòng, ban thì việc tổ chức văn thư theo kiểu hỗn hợp sẽ giúp cho việc quản lý, điều hành của lãnh đạo đạt hiệu quả cao nhất

Tại Văn phòng Cục đều có văn thư chuyên trách Trình độ của các cán bộ văn thư này đều đã tốtnghiệp trung học hoặc đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Tại phòng ban giúp Cục trưởng quản lý Phông Lưu trữ đều có chuyên viên kiêm nghiệm công tác văn thư Chuyên viên này đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc nếu tốt nghiệp đại học khác thì đều đã đượcđào tạo học phần văn thư, lưu trữ

Với chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản

lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã soạn thảo nhiều văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Soạn thảo và ban hành văn bản.

Thẩm quyền ban hành văn bản

Các hình thức văn bản hành chính do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành gồm:quyết định, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy mời, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu giử, phiếu chuyển, phiếu trình

Số lượng, các loại văn bản ban hành trong 01 năm của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Số lượng văn bản của cơ quan ban hành trong một năm nhiều hay ít phụ thuộc vào nhiệm vụ cụ thể và phạm vi hoạt động của cơ quan là rộng hay hẹp Với chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam trong cả nước nên số lượng văn bản ban hành hàng năm của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ngày càng tăng Số lượng ban hành văn bản trong năm của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng thường dao động: số văn b

Thể thức ban hành văn bản của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Thể thức văn bản của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật Nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế

Các văn bản của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng được biên soạn theo đúng thể thức và

kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn số 11 –HD/VPTW, ngày 28/05/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng ban hành để thống nhất việc trình bày các thành phần thể thức trong văn bản tại các cơquan Đảng trên phạm vi toàn quốc

Thể thức văn bản gồm có: Tiêu đề, Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản;địa điểm (địa danh) và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại, trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Thể thức đề ký văn bản; Nơi nhận; Đánh số trang văn bản

Trong một số trường hợp, khi ban hành văn bản để giao dịch thêm địa chỉ cơ quan, số điện thoại,

số fax, E-mail, Website để tiện liên hệ

Thể thức bản sao gồm: tên cơ quan, số, ký hiệ bản sao, địa danh và ngày tháng năm sao; chức vụ,

họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký sao, dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản, nơi nhận bản sao

Quy trình soạn thảo văn bản

Căn cứ vào nội dung, tính chất của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Cục giao cho một đơn vị hoặc

cá nhân soạn thảo văn bản hoặc chủ trì soạn thảo Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản hoặc chủtrì soạn thảo văn bản phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; dự thảo văn bản