Công tác lưu trữ tài liệu tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 3 4. Đối tượng nghiên cứu: 3 5. Phạm vị nghiên cứu: 3 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Bố cục đề tài: 3 Chương 1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 4 1.1 Một số vấn đề lý luận về Công tác Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 4 1.1.1. Khái niệm lưu trữ 4 1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác Lưu trữ 5 1.1.3. Vai trò của công tác Lưu trữ 6 1.2 Tổng quan về Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 7 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 7 1.2.2. Địa lý, dân cư 13 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy làm việc tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 14 Tiểu kết 15 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 16 2.1. Tình hình chung 16 2.2. Lưu trữ tài liệu giấy. 16 2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 20 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 20 2.2.4. Công tác thống kê tài liệu 21 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu 22 2.2.6. Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu 22 2.3. Lưu trữ tài liệu nghe nhìn 23 2.4. Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 24 2.5. Đánh giá 25 2.5.1. Ưu điểm 25 2.5.2. Hạn chế 26 Tiểu kết 27 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 28 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng Công tác Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 28 3.1.1. Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ 28 3.1.2.Về phẩm chất chính trị 32 3.2. Một số khuyến nghị về công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III. 32 Tiểu kết : 33 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC 37

LỜI CẢM ƠN

Mọi sự thành công của mỗi bản thân chúng ta luôn gắn liền với sự cố gắng, sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt quá trình học bộ môn này, với sự giảng dạy, hướng dẫn của Giảng viên bộ môn, em đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi làm một bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học

Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho em được tiếp cận với môn học mà theo chúng em nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiên

cứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận Đó là môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học”

Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn Giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâm hướng dẫn em qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này Nếu không có sự hướng dẫn, tận tình chỉ bảo của cô thì em khó có thể hoàn thành được bài tiểu luận này

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô!

Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2016

Tác giả

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Mọi thông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn trung thực và được ghi rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2016

Tác giả

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng Công tác lưu trữ ra đời là do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị Nó là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước, đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý.Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá

cao ý nghĩa, tầm quan trọng của Công tác Lưu trữ Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học, kỹ thuật.” Ngày nay công tác lưu trữ có tầm quan trọng đối với các lĩnh vực của

đời sống xã hội bởi thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có

độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, tính pháp lý và tính lịch sử của tài liệu

đã được pháp luật quy định Do vậy việc lưu giữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng

Vai trò của công tác lưu trữ đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thể hiện cụ thể như sau: Thứ nhất, trong quá trình thực hiện công việc, phát sinh

ra rất nhiều nhiệm vụ cần phải giải quyết như hướng dẫn, tham mưu tư vấn cho các cấp về công tác sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác ở cấp mình, định kỳ đánh giá tình hình hoạt động của Trung tâm, đề xuất kiến nghị, nêu biện pháp đẩy mạnh hiệu quả công việc trong từng năm từng giai đoạn, đôn đốc kiểm tra và giám sát việc thực hiện, xét chọn các tập thể hoặc cá nhân có thành tích xuất sắc để thực hiện chủ trương chính sách về thi đua – khen thưởng cho cán bộ công nhân viên trong Trung tâm Cho nên phải lưu trữ lại toàn bộ tài liệu liên quan đến công việc để phục vụ công tác tra cứu, khai thác thông tin vì nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm

Toàn bộ nguồn thông tin trong tài liệu sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, tra tìm, loại bỏ những văn bản trùng lặp không có giá trị về mặt thông tin, pháp lý để lựa chọn,

tổ chức khai thác sử dụng văn bản Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ trong tài liệu cần nghiên cứu để xem xét, nhìn lại những vấn đề còn tồn đọng

từ đó tìm ra hướng giải cho phù hợp với các quy định trong tương lai Quá trình thu thập thông tin trong tài liệu lưu trữ thông qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm chứng, nguồn thông tin có sự chọn lọc, phong phú đa dạng, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ giúp cho người tra cứu nhanh chóng tiếp cận được thông tin cần thiết cho công việc của mình

Là sinh viên của Khoa Văn thư – Lưu trữ sau khi đã được học tập và trang bị đầy đủ những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại nhà trường chúng em

đã có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định Với phương châm “học phải đi đôi với hành”, lý luận gắn liền với thực tiễn, vì vậy chúng em muốn chọn

đề tài này để có thể vận dụng hết các kiến thức đã học vào thực tiễn, cụ thể là tại Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương

Do trước em trước đây đã đi thực tế ở đây một vài lần nên em dễ dàng tiếp cận được nhiều nguồn thông tin khác nhau để làm nên được bài tiểu luận này Qua đó, em mong muốn đóng góp một số những ý kiến để xây dựng công tác Lưu trữ cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện một cách có hiệu quả

Với tất cả những lý do trên, em xin chọn đề tài “Công tác Lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài của bài tập tiểu luận.

3 Mục tiêu nghiên cứu:

Nghiên cứu về Công tác Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cụ thể:

- Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Thực trạng Công tác lưu trữ tại đơn vị

- Đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện nâng cao công tác lưu trữ

4 Đối tượng nghiên cứu:

Công tác lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III

5 Phạm vị nghiên cứu:

Không gian: Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III

Thời gian: Từ năm 1995 đến nay

6 Phương pháp nghiên cứu:

Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu phù hợp với nội dung và yêu cầu Gồm nhưng phương pháp sau:

- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn

- Phương pháp thu thập xử lý thông tin

- Phương pháp tư duy logic

QUAN VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Một số vấn đề lý luận về Công tác Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ

1.1.1 Khái niệm lưu trữ

Nhắc đến Văn thư – Lưu trữ nói chung và Lưu trữ nói riêng chúng ta không thể bỏ qua những định nghĩa về tài liệu Nó chính là khái niệm nguồn để giải quyết về khái niệm chuyên ngành cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ và quản lý Nhà nước Có quá nhiều định nghĩa về tài liệu được đưa ra dưới góc nghiên cứu của các tác giả khác nhau, ở đây chúng em đưa ra một định nghĩa tương đối dễ hiểu được trích từ Chương I của Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11 tháng 11

năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” [Luật lưu trữ, 2011]

Từ khái niệm về tài liệu, khái niệm tài liệu lưu trữ đã được sinh sôi: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, xã hội của toàn xã hội.” [Giáo

trình Lưu trữ học Trường Cao đẳng Nội vụ, 2009]

Bổ sung, hoàn hiện thêm khái niệm tài liệu lưu trữ là định nghĩa tài liệu lưu trữ Quốc gia:

“Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi

trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.” [Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, 2001]

Bộ môn Lưu trữ học đã cung cấp cho những sinh viên đang chập chững bước vào con đường nghiên cứu như chúng ta những khái niệm cơ bản như:

“Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.” [Giáo trình Lưu trữ

trường cao đẳng Nội vụ, 2009], từ đó chúng ta biết được hướng nghiên cứu về công tác lưu trữ của một đơn vị cụ thể, và đơn vị cụ thể trong bài tiểu luận này là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác Lưu trữ

Nếu ai đó hỏi rằng nguyên nhân tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội

là gì? Chúng em sẽ nói rằng đó chính là sự bùng nổ của cách mạng khoa học công nghệ Sở dĩ nói như vậy bởi thực tế đã chứng minh được những tác động tích cực của các cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, công nghệ đó chính là làm biến đổi triệt để về chất của lực lượng sản xuất, đòi hỏi ngày càng nâng cao trình

độ học thức chuyên môn, trình độ văn hóa, tổ chức, làm thay đổi thói quen, tập tục lỗi thời cũng như thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của kinh tế, văn hóa, xã hội Hay nói một cách ngắn gọn nhất thì cách mạng khoa học công nghệ thúc đẩy xu hướng toàn cầu hóa

Xuất phát từ nhận thức trên, vận dụng vào ngành nghề chúng em đang theo đuổi – ngành Lưu trữ học có thể nhận định: Lưu trữ học tồn tại song hành với sự bùng cháy của cách mạng khoa học công nghệ; của xu thế toàn cầu hóa; của thời đại công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước Nói như vậy có nghĩa Lưu trữ học theo thời gian luôn có những bước phát triển mới đáp ứng nhu cầu của toàn xã hội

Vị trí của công tác lưu trữ đã đạt được đến tầm cao nhất định, không thể

chức nói riêng Chức năng chính của Lưu trữ được nói đến ở đây chính là nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý Nhà nước về lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ; nghiên cứu khoa học về lưu trữ Hay nói cách khác công tác lưu trữ có những nhiệm vụ chính như:

- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ;

- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đó là phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học chính là các khâu nghiệp

vụ cơ bản của nhiệm vụ này Việc tổ chức khoa học tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu Tài liệu được sắp xếp khoa học sẽ giúp việc tìm kiếm trở nên chính xác, nhanh chóng hơn rất nhiều; nhiệm vụ bảo quản

an toàn tài liệu, đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ Điều cần lưu ý nhất ở nhiệm vụ này đó là cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ Phải tùy vào từng đối tượng độc giả để áp dụng những hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu khác nhau Khía cạnh lớn nhất của công tác lưu trữ được nói đến ở đây là khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội Tuy vậy, không phải tài liệu nào khi được khai thác cũng đạt được mục đích như mong muốn

1.1.3 Vai trò của công tác Lưu trữ

Như chúng ta đã biết, các phương thức truyền đạt và ghi tin một cách thô

sơ nhất đã được con người khám phá và sử dụng ngay từ hình thái kinh tế xã hội đầu tiên Trải qua các hình thái kinh tế xã hội, con người đã chế tạo, sáng tạo ra nhiều phương tiện ghi và truyền đạt thông tin mới tiện lợi hơn Trong số đó không thể không kể đến tài liệu giấy (hay còn gọi là thuật ngữ văn bản) Theo dòng chảy của thời gian, nhu cầu cung cấp thông tin cứ thế lớn lên đòi hỏi con người phải tìm tòi cách lưu giữ thông tin để ghi lại thông tin quý giá phục vụ thực tiễn cũng như để lưu giữ lại thông tin để truyền đạt cho thế hệ sau này Kể

từ khi Nhà nước ra đời cho đến nay, văn bản đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước Bởi thế, nhận thức của con người đối với nó ngày một lớn mạnh, từ đó họ luôn có ý thức gìn giữ tài sản quý giá đó để phục vụ nhu cầu

khai thác sử dụng Lưu trữ được manh nha từ đó.

Công tác lưu trữ là một trong số những hoạt động nhà nước có từ rất lâu đời, nó tồn tại song song với chiều dài lịch sử dân tộc Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý Công tác lưu trữ không chỉ được Nhà nước ta quan tâm mà còn được hầu hết các nước trên thế giới quan tâm

1.2 Tổng quan về Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Quá trình xây dựng và phát triển

Đó là tựa đề cuốn sách được xuất bản nhân Kỷ niệm 15 năm ngày thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (10/6/1995-10/6/2015).

Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khối lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của các

cơ quan, tổ chức nhà nước Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được

thành lập theoQuyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ).

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Trung tâm có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương; cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã từng bước phát triển, mở rộng cơ cấu tổ chức, hoàn thiện về chức năng nhiệm vụ để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đất nước Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng, đến nay Trung tâm đã có 12 phòng Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Trung tâm được điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác và chuyên môn nghiệp vụ của lưu trữ quốc gia hiện nay Trung tâm chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức Số cán bộ công chức, viên chức đã tăng lên đáng kể, năm 1995 là 32 người, năm 2005 là 70 người, hiện nay, Trung tâm có 119 người Trải qua 20 năm, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã đạt được những thành tựu quan trọng trên nhiều phương diện, góp phần vào sự trưởng thành của Trung tâm nói riêng và sự phát triển của ngành lưu trữ nói chung, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với xã hội và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của xã hội

Nhân kỷ niệm 20 năm thành lập, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chức

biên soạn sách “Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Quá trình xây dựng và phát triển” Đây là cuốn sách giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ

cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, lịch sử hình thành và phát triển

và thành phần tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm, những thành tích nổi bật Trung tâm đã đạt được

Với rất nhiều tài liệu, tư liệu, hình ảnh thể hiện khách quan, cụ thể những

chặng đường hoạt động của Trung tâm, cuốn sách“Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Quá trình xây dựng và phát triển” góp phần khẳng định tầm quan

trọng của tài liệu lưu trữ quốc gia, tôn vinh niềm tự hào nghề nghiệp, giữ gìn những truyền thống tốt đẹp của ngành lưu trữ nói chung, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng và để tri ân các thế hệ cán bộ viên chức, ôn lại những ký

ức, kỷ niệm về Trung tâm, về hoạt động lưu trữ, về các thế hệ cán bộ đã có những đóng góp đối với sự trưởng thành của Trung tâm Sách do nhà Xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội xuất bản năm 2015, dày gần 100 trang, khổ 20 x 28 cm

Trang bìa cuốn sách Nội dung cuốn sách gồm 4 phần:

Phần I: Quá trình thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Phần mở đầu cuốn sách giới thiệu một số văn bản về thành lập và cơ cấu

tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 của Bộ trưởng,Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc thành lập

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trực thuộc Cục Lưu trữ nhà nước

Phần II: Một số hình ảnh về hoạt động của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (1995 - 2015)

Bao gồm những hình ảnh về lãnh đạo Đảng, Nhà nước thăm Trung tâm, một số hoạt động nghiệp vụ và hoạt động của các tổ chức, đoàn thể của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong 20 năm qua (1995 - 2015)

Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam

Nguyễn Minh Triết thăm Trung tâm

Lưu trữ quốc gia III, ngày 26/12/2007

Phó Chủ tịch Nước Trương

Mỹ Hoa cắt băng khai mạc Triển lãm “Hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B” do Trung tâm

Lưu trữ quốc gia III tổ chức tại Bảo tàng Hồ Chí Minh, Hà Nội, năm 2006.

Lễ tiếp nhận tài liệu của Nhà viết kịch

Lưu Quang Vũ -Nhà thơ Xuân Quỳnh

tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Hà

Nội, ngày 06/12/2012

Lãnh đạo UBND tỉnh Hà Tĩnh, Thái Bình và Thừa Thiên Huế, Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III chụp ảnh lưu niệm trong Lễ giao nhận Hồ sơ,

kỷ vật cán bộ đi B của 3 tỉnh: Hà Tĩnh, Thái Bình

và Thừa Thiên Huế, Hà Nội, ngày 05/12/2014

Cán bộ Trung tâm biểu diễn văn nghệ chào mừng 15 năm Ngày

thành lập Trung tâm (1995 - 2010), ngày 10/6/2010

Phần III: Thành tích tiêu biểu

Phần này giới thiệu những thành tích tiêu biểu đạt được của Trung tâm, cũng như các đơn vị và các công chức, viên chức thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong 20 năm qua

Phần IV: Tài liệu tiêu biểu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Phần cuối của cuốn sách giới thiệu một số tài liệu tiêu biểu đang được bảo quản tại Trung tâm như: tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

Thông đạt số 1-C/VP ngày

03/01/1946 của Chủ tịch Hồ Chí

Minh yêu cầu phải giữ gìn công

văn, tài liệu

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,

Phông Phủ Thủ tướng,hồ sơ 02.

Bản “Quốc ca Việt Nam”, năm

nhà thơ Lưu Trọng Lư viết trước

Cách mạng tháng Tám năm

1945

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,

Phông Nhà thơ Lưu Trọng Lư,

hộp 01, hồ sơ 01

vị lãnh đạo Đảng và nhà nước ra mắt quốc dân đồng bào sau ngày

miền Bắc hoàn toàn giải phóng tại Quảng trường Ba Đình, ngày 01/10/1955

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Tài liệu ảnh giai đoạn (1954 - 1985) (LIV), SLT 1439

Thông qua cuốn sách, bạn đọc sẽ hài lòng khi tìm được những thông tin cần thiết, bổ ích và có thể hiểu thêm về Trung tâm cũng như công tác văn thư, lưu trữ nói chung

1.2.2 Địa lý, dân cư

Hiện tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ở địa chỉ 34 Phan Kế Bính, phường Cống Vị, Ba Đình , Hà Nội Đây là nơi tập trung nhiều cơ quan quan trọng của Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng

Về vị trí địa lý, địa giới hành chính quận này như sau: bắc giáp quận Tây

Hồ, nam giáp quận Đống Đa, đông giáp sông Hồng, đông nam giáp quận Hoàn Kiếm, tây giáp quận Cầu Giấy

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có 10 phòng gồm:

1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu

2 Phòng Chỉnh lý tài liệu

3 Phòng Bảo quản tài liệu

4 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

5 Phòng Tin học và công cụ tra cứu

6 Phòng Đọc

7 Phòng Tài liệu nghe nhìn

8 Phòng Hành chính - Tổ chức

9 Phòng kế toán

10 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.

- Hoạt động của bộ máy làm Công tác lưu trữ:

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976;

hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo qui định của pháp luật

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

* Thu tập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở trong nước thuộc thẩm quyền được giao

* Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đúng theo quy định của Nhà nước

* Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ đã nộp vào Trung tâm

* Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

* Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm mốc, khử trùng, khử axit đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

* Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ, thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

* Thực hiện thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

* Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

* Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo đúng quy định của pháp luật và qui định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

QUỐC GIA III 2.1 Tình hình chung

Hiện tại, Trung tâm có 12 phòng chức năng và nghiệp vụ, hơn 100 viên chức, đang quản lý trên 15 km giá tài liệu gồm 4 loại hình cơ bản: Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu có nguồn gốc cá nhân Bên cạnh đó, Trung tâm còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá nhân cùng một số

kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ

Trong 20 năm hình thành và phát triển, Trung tâm đã được Đảng, Nhà nước quan tâm, tạo điều kiện đầu tư hệ thống kho tàng, trang thiết bị hiện đại Điều này chứng tỏ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và sự nhận thức đánh giá cao của toàn xã hội đối với vai trò của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng

và bảo vệ Tổ quốc

Bên cạnh đó, với những bàn tay, khối óc, trái tim yêu nghề, được đào tạo chuyên nghiệp, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III vẫn đang hàng ngày cần mẫn bên những trang tài liệu, những thước phim đã thu thập, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học để đưa vào bảo quản, tu bổ, bảo hiểm Đồng thời đưa ra tổ chức sử dụng, phát huy giá trị của những tài liệu, những kỷ vật vô giá, làm cho nó có một sức sống lâu bền, trường tồn cùng thời gian Qua

đó, cung cấp cho các nhà khoa học, những độc giả, học giả trong và ngoài nước nguồn tri thức đồ sộ, nguồn tài liệu, tư liệu vô giá, để chắt lọc thành những công trình nghiên cứu khoa học có ích cho đời

2.2 Lưu trữ tài liệu giấy.

Theo thống kê sơ bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá tài liệu các Phông thuộc nguồn nộp lưu Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sau quá trình đưa đi tu bổ phục chế Xuất kho khoảng gần chục nghìn mét giá tài liệu, hơn 4000 hồ sơ, trên 600 hộp và hơn 50.000 tờ tài liệu phục vụ cho các công việc như: chỉnh lý, khử a xít, sao lưu bảo hiểm, tu bổ phục chế, phục vụ độc giả khai thác, sao trả hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B… Trung tâm đã thực hiện tu

bổ trên 20.000 tờ tài liệu; khử a xít gần 200.000 tờ tài liệu thuộc các phông Đặc biệt, Trung tâm luôn bảo vệ an toàn và vệ sinh thường xuyên kho tài liệu, thường xuyên kiểm tra thiết bị phòng cháy chữa cháy và vận hành các phương tiện máy móc, kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong kho Luôn duy tu, bảo dưỡng Hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống hút ẩm để đảm bảo được nhiệt độ và độ ẩm thích hợp trong kho

Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hành chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc

có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.

Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam Ở đây bao gồm những hồ sơ, tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về

kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống nhất tổ chức tại TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệu phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước

Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay

Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhóm chính sau:

1 Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các cuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn bản pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính phủ; các loại báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng Quốc phòng tối cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong trào thi đua ái quốc

2 Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng

cố chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh tra; địa giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất; cải tạo công thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản động; về tôn giáo và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác