MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 3 4. Đối tượng nghiên cứu: 3 5. Phạm vị nghiên cứu: 3 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Bố cục đề tài: 3 Chương 1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 4 1.1 Một số vấn đề lý luận về Công tác Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 4 1.1.1. Khái niệm lưu trữ 4 1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác Lưu trữ 5 1.1.3. Vai trò của công tác Lưu trữ 6 1.2 Tổng quan về Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 7 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 7 1.2.2. Địa lý, dân cư 13 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy làm việc tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 14 Tiểu kết 15 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 16 2.1. Tình hình chung 16 2.2. Lưu trữ tài liệu giấy. 16 2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 20 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 20 2.2.4. Công tác thống kê tài liệu 21 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu 22 2.2.6. Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu 22 2.3. Lưu trữ tài liệu nghe nhìn 23 2.4. Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 24 2.5. Đánh giá 25 2.5.1. Ưu điểm 25 2.5.2. Hạn chế 26 Tiểu kết 27 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 28 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng Công tác Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 28 3.1.1. Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ 28 3.1.2.Về phẩm chất chính trị 32 3.2. Một số khuyến nghị về công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III. 32 Tiểu kết : 33 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC 37
LỜI CẢM ƠN Mọi thành công thân gắn liền với cố gắng, hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt trình học môn này, với giảng dạy, hướng dẫn Giảng viên môn, em phần hiểu rõ phương pháp làm tiểu luận cho tốt khoa học Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho em tiếp cận với môn học mà theo chúng em hữu ích sinh viên việc nghiên cứu, thực tiểu luận, khóa luận Đó môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn Giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân tận tâm hướng dẫn em qua buổi học lớp, buổi trò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận môn Nếu hướng dẫn, tận tình bảo cô em khó hoàn thành tiểu luận Một lần em xin chân thành cảm ơn cô! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Tác giả LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Mọi thông tin số liệu đề tài nghiên cứu tiểu luận hoàn toàn trung thực ghi rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Tác giả MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng quan hành nhà nước nói chung Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu quan, đơn vị Nó ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước, đồng thời mắt xích thiếu máy quản lý.Vì vậy, Đảng Nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng Công tác Lưu trữ Người rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá “tài liệu lưu trữ tài sản quý báu có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học, kỹ thuật.” Ngày công tác lưu trữ có tầm quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ loại thông tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, tính pháp lý tính lịch sử tài liệu pháp luật quy định Do việc lưu giữ công văn, tài liệu công tác quan trọng Vai trò công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thể cụ thể sau: Thứ nhất, trình thực công việc, phát sinh nhiều nhiệm vụ cần phải giải hướng dẫn, tham mưu tư vấn cho cấp công tác sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức khai thác cấp mình, định kỳ đánh giá tình hình hoạt động Trung tâm, đề xuất kiến nghị, nêu biện pháp đẩy mạnh hiệu công việc năm giai đoạn, đôn đốc kiểm tra giám sát việc thực hiện, xét chọn tập thể cá nhân có thành tích xuất sắc để thực chủ trương sách thi đua – khen thưởng cho cán công nhân viên Trung tâm Cho nên phải lưu trữ lại toàn tài liệu liên quan đến công việc để phục vụ công tác tra cứu, khai thác thông tin nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Toàn nguồn thông tin tài liệu sử dụng để nghiên cứu qua khâu xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập, tra tìm, loại bỏ văn trùng lặp giá trị mặt thông tin, pháp lý để lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn Thứ hai, dựa thông tin lưu trữ tài liệu cần nghiên cứu để xem xét, nhìn lại vấn đề tồn đọng từ tìm hướng giải cho phù hợp với quy định tương lai Quá trình thu thập thông tin tài liệu lưu trữ thông qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm chứng, nguồn thông tin có chọn lọc, phong phú đa dạng, nhanh chóng, tiết kiệm giúp cho người tra cứu nhanh chóng tiếp cận thông tin cần thiết cho công việc Là sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ sau học tập trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhà trường chúng em có kỹ chuyên môn nghiệp vụ định Với phương châm “học phải đôi với hành”, lý luận gắn liền với thực tiễn, chúng em muốn chọn đề tài để vận dụng hết kiến thức học vào thực tiễn, cụ thể Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương Do trước em trước thực tế vài lần nên em dễ dàng tiếp cận nhiều nguồn thông tin khác để làm nên tiểu luận Qua đó, em mong muốn đóng góp số ý kiến để xây dựng công tác Lưu trữ cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực cách có hiệu Với tất lý trên, em xin chọn đề tài “Công tác Lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài tập tiểu luận Lịch sử nghiên cứu: Khi thực đề tài này, chúng em tìm đọc số tài liệu như: Luật lưu trữ (2011); Giáo trình Lưu trữ học trường Cao đẳng Nội vụ (2009) Bên cạnh đó, tiểu luận dựa thông tin từ tiểu luận chung nhóm Lớp Đại học Liên thông Lưu trữ học 15A Ngoài tài liệu trên, nhóm chúng em truy cập vào trang web Trung tâm để tìm hiểu thêm thông tin quan trọng làm sở hoàn thiện nội dung tiểu luận Mục tiêu nghiên cứu: - Nghiên cứu Công tác Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cụ thể: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thực trạng Công tác lưu trữ đơn vị Đánh giá hiệu hoạt động đưa số giải pháp hoàn thiện nâng cao công tác lưu trữ Đối tượng nghiên cứu: Công tác lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III Phạm vị nghiên cứu: Không gian: Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III Thời gian: Từ năm 1995 đến Phương pháp nghiên cứu: Để hoàn thành tiểu luận sử dụng số phương pháp nghiên - cứu phù hợp với nội dung yêu cầu Gồm phương pháp sau: Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn Phương pháp điều tra, vấn Phương pháp thu thập xử lý thông tin Phương pháp tư logic Phương pháp phân tích tổng hợp Bố cục đề tài: Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, phụ lục Đề tài bố cục thành chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận Công tác Lưu trữ Tổng quan Trung tâm Lữu trữ Quốc Gia III Chương 2: Thực trạng Công tác Lưu trữ tài liệu Trung tâ Lưu trữ Quốc Gia III Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu Công tác Lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Một số vấn đề lý luận Công tác Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 1.1.1 Khái niệm lưu trữ Nhắc đến Văn thư – Lưu trữ nói chung Lưu trữ nói riêng bỏ qua định nghĩa tài liệu Nó khái niệm nguồn để giải khái niệm chuyên ngành giải vấn đề liên quan đến nghiệp vụ quản lý Nhà nước Có nhiều định nghĩa tài liệu đưa góc nghiên cứu tác giả khác nhau, chúng em đưa định nghĩa tương đối dễ hiểu trích từ Chương I Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, thiết kế, đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác.” [Luật lưu trữ, 2011] Từ khái niệm tài liệu, khái niệm tài liệu lưu trữ sinh sôi: “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị, lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, xã hội toàn xã hội.” [Giáo trình Lưu trữ học Trường Cao đẳng Nội vụ, 2009] Bổ sung, hoàn thêm khái niệm tài liệu lưu trữ định nghĩa tài liệu lưu trữ Quốc gia: “Tài liệu lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học công nghệ hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học hoạt động thực tiễn Tài liệu lưu trữ quốc gia phải chính, gốc tài liệu ghi giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác; trường hợp không chính, gốc thay hợp pháp.” [Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, 2001] Bộ môn Lưu trữ học cung cấp cho sinh viên chập chững bước vào đường nghiên cứu khái niệm như: “Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân.” [Giáo trình Lưu trữ trường cao đẳng Nội vụ, 2009], từ biết hướng nghiên cứu công tác lưu trữ đơn vị cụ thể, đơn vị cụ thể tiểu luận Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ công tác Lưu trữ Nếu hỏi nguyên nhân tác động đến mặt đời sống xã hội gì? Chúng em nói bùng nổ cách mạng khoa học công nghệ Sở dĩ nói thực tế chứng minh tác động tích cực cách mạng khoa học kỹ thuật, công nghệ làm biến đổi triệt để chất lực lượng sản xuất, đòi hỏi ngày nâng cao trình độ học thức chuyên môn, trình độ văn hóa, tổ chức, làm thay đổi thói quen, tập tục lỗi thời thúc đẩy mạnh mẽ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội Hay nói cách ngắn gọn cách mạng khoa học công nghệ thúc đẩy xu hướng toàn cầu hóa Xuất phát từ nhận thức trên, vận dụng vào ngành nghề chúng em theo đuổi – ngành Lưu trữ học nhận định: Lưu trữ học tồn song hành với bùng cháy cách mạng khoa học công nghệ; xu toàn cầu hóa; thời đại công nghiệp hóa – đại hóa đất nước Nói có nghĩa Lưu trữ học theo thời gian có bước phát triển đáp ứng nhu cầu toàn xã hội Vị trí công tác lưu trữ đạt đến tầm cao định, thiếu hoạt động máy Nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng Chức Lưu trữ nói đến nghiên cứu, triển khai thực biện pháp quản lý Nhà nước lưu trữ; thực nghiệp vụ lưu trữ; nghiên cứu khoa học lưu trữ Hay nói cách khác công tác lưu trữ có nhiệm vụ như: - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý xếp tài liệu cách khoa học khâu nghiệp vụ nhiệm vụ Việc tổ chức khoa học tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu Tài liệu xếp khoa học giúp việc tìm kiếm trở nên xác, nhanh chóng nhiều; nhiệm vụ bảo quản an toàn tài liệu, điều kiện để thực mục đích công tác lưu trữ Điều cần lưu ý nhiệm vụ cần ý đến tính mật tài liệu lưu trữ Phải tùy vào đối tượng độc giả để áp dụng hình thức công bố, giới thiệu khai thác, sử dụng tài liệu khác Khía cạnh lớn công tác lưu trữ nói đến khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin xã hội Tuy vậy, tài liệu khai thác đạt mục đích mong muốn 1.1.3 Vai trò công tác Lưu trữ Như biết, phương thức truyền đạt ghi tin cách thô sơ người khám phá sử dụng từ hình thái kinh tế xã hội Trải qua hình thái kinh tế xã hội, người chế tạo, sáng tạo nhiều phương tiện ghi truyền đạt thông tin tiện lợi Trong số không kể đến tài liệu giấy (hay gọi thuật ngữ văn bản) Theo dòng chảy thời gian, nhu cầu cung cấp thông tin lớn lên đòi hỏi người phải tìm tòi cách lưu giữ thông tin để ghi lại thông tin quý giá phục vụ thực tiễn để lưu giữ lại thông tin để truyền đạt cho hệ sau Kể từ Nhà nước đời nay, văn đóng vai trò thiết yếu hoạt động quản lý Nhà nước Bởi thế, nhận thức người ngày lớn mạnh, từ họ có ý thức gìn giữ tài sản quý giá để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng Lưu trữ manh nha từ Công tác lưu trữ số hoạt động nhà nước có từ lâu đời, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý Công tác lưu trữ không Nhà nước ta quan tâm mà hầu giới quan tâm 1.2 Tổng quan Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Quá trình xây dựng phát triển Đó tựa đề sách xuất nhân Kỷ niệm 15 năm ngày thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (10/6/1995-10/6/2015) Ngày 02 tháng năm 1945, Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí Minh trịnh trọng đọc Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (nay nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khối lượng lớn tài liệu sản sinh, phản ánh trình đời, hoạt động quan, tổ chức nhà nước Nhằm bảo quản an toàn phát huy giá trị khối tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước 10 gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu ghi âm kiện ghi âm nghệ thuật Các băng ghi âm kiện ghi lại mốc lớn, kiện quan trọng lịch sử dân tộc Đại hội Đảng, kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính trị đặc biệt (1964), Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, buổi đón tiếp khách quốc tế Đáng ý hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói Chủ tịch Hồ Chí Minh Người đọc Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, nói chuyện với Việt kiều Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 nói chuyện, phát biểu khác Người Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, nhạc, ca khúc dân ca tiếng 2.4 Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ Ngoài loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bảo quản khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân 100 văn nghệ sĩ số nhà hoạt động tiêu biểu lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó tài liệu hình thành trình sống hoạt động sáng tác cá nhân như: tài liệu tiểu sử, văn chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, thảo tác phẩm, công trình sáng tác nghiên cứu khoa học Bên cạnh đó, Trung tâm có tài liệu số dòng họ với gia phả, sắc phong gia đình tin tưởng gửi lưu trữ Trung tâm [6; Tr 11].Đây nguồn tài liệu quý giúp để nghiên cứu chân dung đời cá nhân sau Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III lưu giữ vạn hồ sơ cá nhân số kỷ vật cán B thời kỳ chiến tranh chống Mỹ Những hồ sơ, kỷ vật minh chứng quan trọng, giúp cho cán B thân nhân họ giải chế độ sách mà kỷ vật thời chiến đấu cách mạng hệ tiền bối Như vậy, với đa dạng thành phần phong phú nội dung trên, tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nguồn sử liệu phản ánh 28 toàn diện, đầy đủ xác thực trình lịch sử xây dựng đấu tranh bảo vệ đất nước Ngoài -Công tác phát huy giá trịtài liệu lưu trữ Phòng đọc Trung tâm phát huy đáng kể: Trải qua năm qua, Trung tâm phục vụ 22.125 lượt độc giả ( bao gồm công dân Việt Nam người nước ) đến khai thác tài liệu, trung bình năm Phòng đọc Trung tâm phục vụ khoảng 1.100 lượt độc giả…[6; Tr 14] - Viết công bố, gới thiệu tài liệu lưu trữ : Số viêt công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ tăng dần qua năm Đến nay, công chức, viên chức Trung tâm viết gần 350 …[6; Tr 14] - Hoạt động triển lãm giới thiệu tài liệu công chúng Các triển lãm tài liệu lưu trữ thường có quy mô lớn, yêu cầu nội dung, địa điểm, triển lãm cần từ 200 đến 300 tài liệu, hình ảnh vật đua giới thiệu trước công chúng …[6, Tr 15] 2.5 Đánh giá 2.5.1 Ưu điểm Lưu trữ tài liệu giấy bước đầu công tác lưu trữ tài liệu, tài liệu lưu trữ giấy từ trước đến hầu hết quan, đơn vị chiếm phần lớn toàn Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Thông tin chứa đựng tài liệu giấy có độ tin cậy xác cao, bên cạnh tính pháp lý tài liệu đảm bảo tuyệt đối Trong công tác lưu trữ tài liệu giấy phải gốc – có giá trị pháp lý cao Việc lưu giữ bảo quản tài liệu giấy đơn giản, cần xếp văn tài liệu đưa để chỉnh lý lại theo năm cho hợp lý, từ thuận tiện cho công việc bảo quản tra tìm Lưu trữ tài liệu điện tử hình thức lưu trữ đại, nhiều quan, tổ chức áp dụng có Trung tâm III Lưu trữ khối tài liệu lớn, việc truy cập, cập nhật thông tin nhanh chóng, thuận tiện Sự chu chuyển văn 29 nhanh chóng môi trường điện tử, ưu vượt trội tài liệu điện tử so với tài liệu giấy Việc tra cứu, tìm kiếm thông tin thông qua tài liệu lưu trữ giúp người dùng tiết kiệm thời gian, công sức, dễ dàng tiếp cận thông tin cần tìm kiếm Sử dụng phần mềm lưu trữ điện tử giúp người làm công tác lưu trữ bao quát toàn Phông lưu trữ đơn vị 2.5.2 Hạn chế Đối với tài liệu giấy việc thu thập tài liệu hàng năm vào kho chưa nhiều, số hồ sơ để từ năm qua năm khác, chưa bổ sung vào kho Việc xác định giá trị tài liệu đạt mức tương đối thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thay đổi Công tác chỉnh lý Trung tâm hạn chế, việc lưu trữ thông tin tài liệu giấy qua thời gian tuổi thọ giấy đi, gây tình trạng mục, nát tác động môi trường; nguy bắt lửa cao Đối với tài liệu lưu trữ điện tử phụ thuộc toàn hỗ trợ vào phần mềm máy tính mà quên hữu ích tài liệu giấy – thông tin gắn liền với vật mang tin thực thể thống Điều tiềm ẩn nguy cơ: để sử dụng chúng phải có hữu máy tính điện tử, có nguy xâm hại toàn liệu có trục trặc về máy móc (phần cứng) hay xâm hại virus (phần mềm), hệ thống phần mềm bị lỗi Một vấn đề mà Trung tâm phải đối mặt tính pháp lý tài liệu Nó thách thức rào cản với vấn đề đưa tài liệu lưu trữ trở nên thông dụng thay toàn lưu trữ giấy, tài liệu giấy vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý giải với tài liệu điện tử vấn đề liên quan đến tính pháp lý trình thử nghiệm Xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số tồn nhiều bất cập, dù chữ ký mật mã cấp cho chủ sở hữu chủ sở hữu người biết mật mã Như độ an toàn vấn đề sử dụng chữ ký số không tuyệt đối, chưa kể trường hợp mật mã bị đánh cắp, chuyển giao cho người khác… 30 * Tiểu kết Trong chương 2, chúng em trình bày vấn đề thực trạng lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, qua em rút số ưu điểm hạn chế hai hình thức lưu trữ tài liệu này, để từ em đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cho công tác Lưu trữ Trung tâm 31 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng Công tác Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 3.1.1 Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Để Công tác Lưu trữ Ngành nói chung, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III địa phương nói riêng bước vào nề nếp, phát triển, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày lớn mạnh Ngành, sớm khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Ngành, cần tập trung thực số giải pháp sau: Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao nhận thức công tác cho cán bộ, công chức, viên chức Ngành Thứ hai, cán lưu trữ cần đào tạo, bồi dưỡng nắm chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần quan tâm thực đầy đủ chế độ, sách cán lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán lưu trữ Ngược lại, cán làm công tác lưu trữ cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, rèn luyện đạo dức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao thực nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc giao Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ Mở rộng đào tạo, bồi dưỡng lớp nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn cho đối tượng công chức, viên chức làm công tác chuyên môn Trang bị thêm kiến thức quản lý hành nhà nước, kiến thức tin học ứng dụng…cho công chức viên chức, nhân viên làm công tác lưu trữ Thứ ba, cần hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ Trước mắt, tập trung vào văn như: - Quy định Công tác Lưu trữ quan; 32 - Văn hướng dẫn lập hồ sơ hành; - Hướng dẫn việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; Theo Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức thời hạn bảo quản tài liệu số loại hồ sơ, tài liệu quy định văn cần phải sửa đổi cho phù hợp Để làm tốt Công tác Lưu trữ, cần làm tốt công tác lập hồ sơ hành Lập hồ sơ tốt giúp ích cho cán quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng họ giữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; tạo điều kiện để thống kê hồ sơ, tài liệu chặt chẽ, rõ ràng giao nộp hồ sơ, tài liêu vào lưu trữ; giúp cán lưu trữ đỡ tốn nhiều thời gian công sức khâu tổ chức lưu trữ tài liệu Vì vậy, cần thiết phải ban hành văn hướng dẫn đạo lập hồ sơ hành nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức việc lập hồ sơ thực nhiệm vụ giao Căn vào văn hướng dẫn cụ thể người làm công tác lưu trữ kiểm tra, rà soát toàn hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn theo số năm cụ thể cần phải xem xét, kiểm tra, đánh giá lại tài liệu trước chúng thực hết thời hạn bảo quản, sử dụng Thứ tư, tăng cường đạo Lãnh đạo Ngành, Trung tâm phối hợp đơn vị đề hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Ngành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý tập trung đầu mối phận lưu trữ quan, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản tập trung nguồn sử liệu quan trọng quan, Ngành, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, sử dụng lâu dài cán bộ, công chức quan Thứ năm, kho lưu trữ Trung tâm sở vật chất phục vụ công tác khó khăn, kho bố trí, giá xếp tài liệu, bìa đựng hồ sơ chưa quy định; hồ sơ tài liệu cán chuyên quản giữ, chưa phân công cán lưu trữ, bố trí kho lưu trữ rộng , trang thiết bị sở vật chất chưa trang bị đầy đủ Để khắc phục nhược điểm này, phận lưu trữ phải phân công giao nhiệm vụ cho cá nhân chịu trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản lý loại hồ sơ tài 33 liệu theo kho lưu trữ riêng Trên sở tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có kế hoạch mua sắm, thay bổ sung thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu; giá, tủ, hộp, bìa bảo quản hồ sơ chống ẩm mốc, trang bị vật dụng cần thiết máy tính, điều hòa, quạt thông gió, máy hút bụi…hàng năm tham mưu, lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp tu, bảo dưỡng kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đến đạt trang bị tương đối thiết bị, phương tiện để bảo quản, lưu trữ hồ sơ, kho lưu trữ gọn gàng tài liệu thu kho Trung tâm nhiều Thứ sáu, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Ngành, tổng hợp vướng mắc trình thực đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải Vào cuối năm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần thực công việc chỉnh lý để thu tất tài liệu thuộc nguồn nộp lưu kho đầy đủ tránh tình trạng hồ sơ bó gói rời lẻ Thứ bảy, với phát triển ngày lớn mạnh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tài liệu lưu trữ hành chính, nghiệp vụ Trung tâm ngày có số lượng tăng Vì vậy, cần tăng cường biện pháp lưu trữ phương tiện đại, dần bước hạn chế việc lưu trữ chất liệu giấy, nhằm giảm bớt cồng kềnh kho lưu trữ Công tác Lưu trữ việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Lưu trữ, đặc biệt triển khai thực Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quản lý tài liệu lưu trữ lập hồ sơ môi trường mạng Thứ tám, Trung tâm cần tăng cường kiểm tra, giám sát thông tin tải lên hệ thống lưu trữ, kèm giới hạn số tài khoản dùng để nhập tải thông tin lên vùng Việc hạn chế tình trạng sai sót thông tin tải lên mà giúp việc tìm nguyên nhân sai sót, quy trách nhiệm khắc phục xảy lỗi cách kịp thờiphần mềm lưu trữ điện tử để công tác lưu trữ thực cách nhanh chóng, hiệu 34 Thứ chín, áp dụng phần mềm quản lý văn nộp lưu vào lưu trữ cách có hệ thống Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, phối hợp với phòng Công nghệ thông tin để phát triển ứng dụng vào Công tác Lưu trữ như: - Nhập địa hồ sơ vào Phần mềm quản lý hồ sơ 3.0 cho đối tượng hưởng hàng tháng - Phát triển phần mềm ứng dụng vào quản lý hồ sơ công tác lưu trữ Thứ mười, lãnh đạo, Thủ trưởng quan cần trọng công tác kiểm tra giám sát Công tác Lưu trữ quan để tăng hiệu công việc Đề đảm bảo cho công tác lưu trữ thực tốt số biện pháp trên, tất cán công nhân viên tong Trung tâm cần thường xuyên quan tâm từ khâu tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến phân loại, xác định giá trị tài liệu, cách xếp khoa học thuận tiện cho quản lý khai thác hồ sơ, tài liệu theo quy định - Triển khai, gửi kịp thời văn cấp trên, đồng thời tham mưu ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ, công văn đôn đốc giao nộp hồ sơ đến hạn - Thường xuyên phân công cán phụ trách đơn vị xuống sở, kiểm tra việc thực văn hướng dẫn, quy định Công tác Lưu trữ Tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra, giám sát công tác phòng chống cháy, nổ, đặc biệt việc đảm bảo an toàn hệ thống điện - Qua công tác kiểm tra sở rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục sở thực quy định Nhà nước Ngành chế độ nộp lưu bảo quản tài liệu Các cá nhân, phòng nghiệp vụ, cần phải coi trọng Công tác Lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp cho phận lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đảm bảo thông tin đơn vị giữ an toàn, bí mật (đối với thông tin mật) => Tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ Trung 35 tâm nhằm đảm bảo nguốn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển Trung tâm, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động Ngành thông suốt Hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ Trung tâm lưu giữ đầy đủ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống Qua đó, kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý, suất, chất lượng hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Nhà nước nước ta 3.1.2 Về phẩm chất trị Người cán lưu trữ hàng ngày tiếp xúc với văn bản, hồ sơ, tài liệu nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán lưu trữ yêu cầu phẩm chất trị, cụ thể là: Người cán lưu trữ phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội, cụ thể nơi cán lưu trữ công tác Trung tâ Lưu trữ Quốc gia III Người cán lưu trữ phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, trị Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình Người cán lưu trữ phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ Bên cạnh đó, người cán lưu trữ phải rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên 3.2 Một số khuyến nghị công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III Trung tâm gọi nơi tập kết, nơi thu nhiều tài liệu nhiều nguồn quan trọng nên em đưa số khuyến nghị để công tác Lưu trữ 36 hiệu nhất: Lãnh đạo, thủ trưởng quan cần quan tâm, trọng đến công tác lưu trữ phòng Trung tâm Cơ quan Mở lớp bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn cho cán lưu trữ nhân viên ban nhằm nâng cao kĩ nghiệp vụ cán Lãnh đạo Trung tâm nói riêng Ngành nói chung cần ban hành nhiều văn nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ phục vụ công tác tra cứu sử dụng tài liệu thuận lợi cho cán bộ, nhân viên Trung tâm Thủ trưởng, lãnh đạo Trung tâm cần quan tâm đến quyền lợi người làm Công tác Lưu trữ có tính độc hại định tiếp xúc với tài liệu bảo quản lâu năm Do cần trang bị vật dụng bảo hộ cần thiết cho cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ như: trang, quần áo bảo hộ, gang tay, xà phòng (sau làm xong công việc)… Cán lưu trữ tham mưu, lập kế hoạch cho Lãnh đạo, Thủ trường quan công tác chỉnh lý tài liệu hàng năm để tài liệu không bị tồn đọng, mát, thất lạc Lập mục lục hồ sơ hoàn chỉnh có hệ thống để phục vụ cho công tác bảo quản, tra tìm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cách có hiệu Kho bảo quản tài liệu lưu trữ cần tập trung mối * Tiểu kết : Trong Chương em đưa số đề xuất khuyến nghị hữu ích nhằm nâng cao hiệu cho Công tác Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng toàn Ngành Lưu trữ nói chung Với giải pháp trên, chúng em mong muốn Công tác Lưu trữ Trung tâm nâng cao hiệu bước vào nề nếp 37 KẾT LUẬN Trong hoàn cảnh đất nước ta nay, kinh tế thị trường xâm nhập nhanh chóng vào lĩnh vực Hội nhập với kinh tế nước, công tác hành văn phòng lại trở nên quan trọng hoạt động đó, đặc biệt Công tác Lưu trữ quan, đơn vị Đây yếu tố chủ quan định đến tồn tại, vững mạnh, gạch nối vững cho hoạt động quan, đơn vị Công tác Lưu trữ trở thành phần thiếu máy tham mưu giúp việc cho Thủ trưởng trình điều hành lãnh đạo để thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Giai đoạn từ năm 1995 đến nay, công tác Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ sơ đến gần hoàn thiện, hình thành lên hệ thống tài liệu quan trọng đồ sộ Khối tài liệu có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực có ý nghĩa thành tích khen thưởng nộp lên chờ xem xét khen thưởng hàng năm, danh sách khen thưởng qua năm, loại Quyết định khen thưởng Thủ tướng lẫn Chủ Tịch Nước Quốc Hội… Như cho thấy Công tác Lưu trữ có tầm quan trọng quan hành Nhà nước đặc biệt thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ loại thông tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, tính pháp lý tính lịch sử tài liệu pháp luật quy định Do việc lưu giữ công văn, giấy tờ, tài liệu công tác quan trọng Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng công dân,góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Hồ sơ tài liệu lưu trữ chứng chân thực có độ xác cao để cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn trình giải công việc, từ kiểm tra, đánh giá hoạt động quan máy nhà nước Thực tốt Công tác Lưu trữ tài liệu góp phần thực hành phát triển, đại hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Mục tiêu Công tác phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp 38 cận với thông tin khứ toàn xã hội, tạo điều kiện để quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích đáng Ngày nay, đặc biệt kinh tế tri thức phát triển, người nhận thức rõ giá trị thông tin nhu cầu tiếp cận khai thác thông tin ngày tăng lên Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo công vụ có hiệu quả, thúc đẩy công tác văn thư hành văn phòng hiệu quả, nâng cao hiệu hoạt động hành nước ta, đẩy nhanh trình công cải cánh hành Nhà bác học V.I Lênin nói “muốn xây dựng đại cần phải hiểu biết khứ” Điều trở thành chân lý sống, thực tế khứ đọng lại tới ngày hôm nhờ tài liệu lịch sử, tài liệu lưu trữ phận mang giá trị vô quan trọng Qua tìm hiểu thực tế giúp cho chúng em hiểu thêm nhiều thực tiễn Công tác Lưu trữ, giúp chúng em có bước đầu nhìn nhận, đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác Lưu trữ Việt Nam nói chung Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng Trên đề tài khoa học – kết chúng em nghiên cứu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Với kiến thức học, với dẫn Giảng viên Ts Bùi Thị Ánh Vân giúp cho em hoàn thành đề tài khoa học Bài tiểu luận em không tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận góp ý thầy cô đặc biệt cô Bùi Thị Ánh Vân Một lần nhóm chúng em xin trân trọng cảm ơn! 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các văn Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có liên quan đến việc phân loại tài liệu Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu giấy Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hâm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm “ Lý luận thưc tiễn công tác lưu trữ” NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội 2009 Giáo trình Lưu trữ học Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 2015 Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 40 PHỤ LỤC I Ảnh Ảnh 1: Hệ thống chữa cháy tự động Kho Lưu trữ (Nguồn: Tác giả) Ảnh 2: Chuông báo cháy (Nguồn: Tác giả) 41 Ảnh 3: Các giá có tay quay đại (Nguồn: Tác giả) Ảnh 4: Bên cạnh giá sắt truyền thống 42