MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TTLTQGIII 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Vị trí và chức năng 3 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 4 1.1.5. Lãnh đạo Trung tâm 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ 5 Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thưlưu trữ) của cơ quan, tổ chức 7 2.1. Hoạt động quản lý: 7 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 7 2.2.1. Về công tác lưu trữ hiện hành: 7 2.2.1.1. Thành phần, nội dụng, khối lượng tài liệu bảo quản ở lưu trữ cơ quan 7 2.2.1.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TLTQG III 8 2.2.1.3. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định 8 2.2.1.4.Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 8 2.2.1.5. Tình hình bảo quản tài liệu 8 2.2.1.6. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 9 2.2.2. Về công tác lưu trữ lịch sử 9 2.2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử của TTLTQG III 9 2.2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử được bảo quản ở TTLTQG III 10 2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 12 2.2.2.4. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử 13 2.2.2.5. Tình hình công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 13 2.2.2.6. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 14 2.2.2.7. Tình hình bảo quản và tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 16 2.2.2.8. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 18 Chương 3. Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị ý kiến 19 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập: 19 3.1.1. Kiểm đếm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG III của Bộ kế hoạch và Đầu tư; Bộ Nội vụ; Văn phòng Chính phủ: 19 3.1.2. Sắp xếp tài liệu lên giá. 20 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 20 3.2.1. Công tác lưu trữ hiện hành 20 3.2.2. Công tác lưu trữ lịch sử 21 3.3. Đề xuất khuyến nghị: 23 3.3.1. Đối với cơ quan: 23 3.3.3.1. Công tác lưu trữ hiện hành 23 3.3.3.2. Công tác lưu trữ lịch sử 23 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: 24 C. KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét quan, tổ chức .3 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức TTLTQGIII 1.1.1.Lịch sử hình thành 1.1.2.Vị trí chức .3 1.1.3.Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.4.Cơ cấu tổ chức 1.1.5 Lãnh đạo Trung tâm 1.1.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Chương Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư-lưu trữ) .7 quan, tổ chức 2.1 Hoạt động quản lý: .7 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 2.2.1 Về công tác lưu trữ hành: 2.2.1.1 Thành phần, nội dụng, khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan .7 2.2.1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hành TLTQG III 2.2.1.3 Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định 2.2.1.4.Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 2.2.1.5 Tình hình bảo quản tài liệu .8 2.2.1.6 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ .8 Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2 Về công tác lưu trữ lịch sử 2.2.2.1 Tổ chức đạo công tác lưu trữ lịch sử TTLTQG III .9 2.2.2.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản TTLTQG III 10 2.2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử TTLTQG III .12 2.2.2.4 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử 13 2.2.2.5 Tình hình công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử TTLTQG III .14 2.2.2.6 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử TTLTQG III14 2.2.2.7 Tình hình bảo quản tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử TTLTQG III .17 2.2.2.8 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử TTLTQG III .19 Chương 20 Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, 20 khuyến nghị ý kiến 20 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập: .20 3.1.1 Kiểm đếm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG III Bộ kế hoạch Đầu tư; Bộ Nội vụ; Văn phòng Chính phủ: 20 3.1.2 Sắp xếp tài liệu lên giá .21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức: 21 3.2.1 Công tác lưu trữ hành 21 3.2.2 Công tác lưu trữ lịch sử 22 3.3 Đề xuất khuyến nghị: 24 3.3.1 Đối với quan: 24 3.3.3.1 Công tác lưu trữ hành 24 Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.3.2 Công tác lưu trữ lịch sử 24 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: 25 C KẾT LUẬN 26 PHỤ LỤC 27 Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Nước Việt Nam đã có nền văn hiến từ lâu và đó lưu trữ có quá trình lịch sử gần 200 năm (nếu chỉ kể từ vua Minh Mạng xây dựng Tàng thư lâu tại Huế năm 1825) Ngay từ nhà nước DCCH vừa mới đời, ngày 8/9/1945, Chính phủ Lâm thời đã Sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm người làm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc Chủ tịch Hồ Chí Minh và Nhà nước ta đã sớm nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và quan tâm tổ chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Như Bác đã từng nói “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” Hiện xu phát triển xã hội, công tác văn thư - lưu trữ ngày càng chiếm một vị trí quan trọng hoạt động các quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng đó, Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và có nhiều cố gắng quá trình đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội Xuất phát từ quan điểm “Học phải đôi với hành”, Khoa Văn thư – Lưu trữ tổ chức thực tập có thời gian 02 tháng quan, tổ chức doanh nghiệp cho sinh viên năm cuối Đây đợt thực tập thực cho toàn khóa học sau hoàn thành chương trình lý thuyết chuyên ngànhvà có vị trí quan trọng chương trình đào tạo bậc đại học quy khoa Văn thư – Lưu trữ.Mục đích của thực tập giúp cho sinh viên củng cố được kiến thức, nâng cao lực, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng phong cách làm việc cán khoa học về văn thư lưu trữ Bên cạnh đó, còn giúp cho sinh viên nắm hiểu được hoạt động của các quan, doanh nghiệp, tích lũy những kiến thức thực tế, thu thập những thông tin, tư liệu, tài liệu cần thiết giúp cho việc hoàn thiện cho việc học tập Thực tập tốt nghiệp vào năm thứ tư Được sự giới thiệu của Nhà trường, của Khoa và sự đồng ý của ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (TTLTQG III) em đã có điều kiện thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế cũng thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn thư và công tác lưu trữ tại Trung tâm từ ngày 11/01 đến ngày 18/03 năm 2016 Là sinh viên lớp Đại học Lưu trữ học K1B - Khoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua quá trình học tập ở trường và đợt thực tập này, em có dịp liên hệ thực tế giữa lý thuyết đã học với thực tiễn, dùng lý luận để nhận biết thực tiễn, thông qua vận dụng kiến thức học để giải vấn đề thực tế đặt rèn luyện thêm tay nghề Toàn kết đợt thực tập thể "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" bao gồm phần sau: A Phần mở đầu: B Phần nội dung: Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư-lưu trữ) quan, tổ chức Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị C Phần kết luận: D Phụ lục Để hoàn thành được bản “Báo cáo thực tập tốt nghiệp”, ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được sự giúp đỡ hết sức nhiệt tình của lãnh đạo, cán bộ công chức TTLTQG III Tuy nhiên, thời gian thực tập có hạn, cộng với vốn kiến thức của em hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận những ý kiến đóng góp thầy, cô giáo để bản báo cáo em được hoàn thiện Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy, cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ và tập thể ban lãnh đạo, cán công tác TTLTQG III giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2016 Sinh viên Trần Thị Mỹ Ngọc Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét quan, tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Địa chỉ: số 34 Phan Kế Bính – Quận Ba Đình – Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức TTLTQGIII 1.1.1 Lịch sử hình thành Cách mạng Tháng năm 1945 thành công, nước Việt Nam DCCH đời Trong trình hoạt động mình, quan, tổ chức nước Việt Nam DCCH nước CHXHCN Việt Nam sản sinh khối lượng tài liệu có ý nghĩa, giá trị to lớn mhiều mặt, phục vụ cho công xây dựng bảo vệ tổ quốc Nhằm bảo vệ phát huy giá trị tài liệu đó, ngày 10 tháng năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức-Cán Chính phủ Quyết định số 118/TCCP-TC việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.TTLTQG III đời đánh dấu lớn mạnh ngành Lưu trữ tổ chức, trình độ cán sở vật chất Tới nay, 15 năm tuổi nói Trung tâm có nhiều cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đạt nhiều thành tích bước đường xây dựng trưởng thành 1.1.2 Vị trí chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức TW cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quàng Bình trở theo quy định Pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, có dấu, có tài Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoản riêng trụ sở làm việc đặt Thành phố Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân: a Tài liệu quan, tổ chức TW quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; b Tài liệu quan, tổ chức TW Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ tỉnh Quảng Bình phía Bắc; c Hồ sơ địa giới hành cấp; d Các tài liệu khác giao quản lý Thực hoạt động lưu trữ: a Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý Trung tâm; b Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; c Thực biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: xếp, vệ sinh tài liệu kho: khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu biện pháp khác; d Xây dựng quản lý sở liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; e Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm; Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng Thực dịch vụ công dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Theo Quyết định số: 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức TTLTQGIII, gồm có 10 phòng chức năng: Phòng Thu thập Sưu tầm tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản Tu bổ tài liệu Phòng Công bố giới thiệu tài liệu Phòng Tin học Công cụ tra cứu Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Đọc Phòng Tài liệu nghe nhìn Phòng Hành – Tổ chức Phòng Kế toán 10 Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy 1.1.5 Lãnh đạo Trung tâm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc không 03 Phó Giám đốc Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức thuộc Trung tâm Các Phó Giám đốc Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách 1.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Tại TTLTQG III, Văn thư trực thuộc Phòng Hành - Tổ chức bố trí 02 cán bộ: 01 cán văn thư chuyên trách 01 cán phụ trách đánh máy, photo tài liệu (cả hai cán có trình độ Trung cấp văn thư lưu trữ) Bộ phận Văn thư bố trí chung phòng tầng trệt, nhà kho A1 trụ sở Trung tâm Ngoài 02 cán phụ trách văn thư chung quan phòng ban, đơn vị thuộc Trung tâm văn thư riêng Văn thư tổ chức theo mô hình tập trung, văn đi, đến tập trung phận văn thư Sau văn thư đăng ký nhập vào phần mềm, vào sổ văn đi, đến trình lên lãnh đạo Trung tâm gửi đến đơn vị giải Trường hợp văn quan, cá nhân khác gửi đến trực tiếp cho phòng, ban chức phận văn thư không bóc bì mà gửi cho phòng, ban đó, trình lên lãnh đạo Trung tâm (nhưng phải đăng ký vào sổ) Cả 02 cán làm công tác văn thư đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất trị, có kinh nghiệm nghề hiểu rõ tầm Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan trọng công việc nên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, chưa để xảy sai sót Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư-lưu trữ) quan, tổ chức TTLTQG III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức TW cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu nước Việt Nam DCCH nước CHXHCN Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình trở Bắc Chính mà công tác lưu trữ Trung tâm cần phải tìm hiểu hai phương diện lưu trữ hành lưu trữ lịch sử 2.1 Hoạt động quản lý: TTLTQG III đơn vị nghiệp thành lập (tháng 10/1995) nên khối lượng tài liệu sản sinh trình hoạt động Trung tâm không nhiều Hiện Trung tâm chưa có phòng kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu lưu trữ quan, chưa có cán lưu trữ chuyên trách mà văn thư kiêm nhiệm; khối tài liệu bảo quản phòng Văn thư cán văn thư quản lý Trung tâm ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 428 ngày 01 tháng 09 năm 2015) Lãnh đạo Trung tâm quan tâm, đạo công tác lưu trữ hành tạo điều kiện cho cán văn thư, lưu trữ tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 2.2.1 Về công tác lưu trữ hành: 2.2.1.1 Thành phần, nội dụng, khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan Kho Lưu trữ hành (nằm phòng văn thư) TTLTQG III bảo quản tài liệu đơn vị thuộc Trung tâm, tài liệu Đảng, Công đoàn Nội dung chủ yếu tài liệu: - Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây dựng bản; - Tài liệu dự toán, toán thu chi Trung tâm; Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đọc; cung cấp sao, cấp chứng thực lưu trữ phục vụ khách thăm quan kho lưu trữ có yêu cầu 2.2.2.7 Tình hình bảo quản tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử TTLTQG III * Về bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử: Là quan chuyên môn lưu trữ nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia cho thật an toàn, khoa học nhiệm vụ quan trọng đặc biệt TTLTQG III Trong thời gian qua, Đảng Nhà nước quan tâm đầu tư cho TTLTQG III hàng trăm tỷ đồng cho việc xây dựng kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống ngăn chặn nguy hủy hoại, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tháng năm 2002, TTLTQG III khánh thành nhà kho lưu trữ 10 tầng (kho A1) để bảo quản tài liệu với sức chứa 15 km giá tài liệu Kho trang bị hệ thống điều hòa trung tâm, có phòng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo quản loại tài liệu phim, ảnh, ghi âm, microfilm; bên cạnh kho có hệ thống hút ẩm hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động khí CO Với trang thiết bị kho chủ động điều tiết môi trường thích hợp cho việc bảo quản lại hình tài liệu Ngoài ra, tài liệu nguồn nộp lưu thu trước nhập vào kho tài liệu kho xuất chỉnh lý trước nhập lại vào kho làm vệ sinh đến trang tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp kim loại để tránh nguy làm hủy hoại tài liệu… Các phương tiện bảo quản giá tủ, bìa, hộp trang bị theo tiêu chuẩn đại: hệ thống giá compac di động giá cố định kim loại, hộp đựng tài liệu hộp phi a xít, bìa hồ sơ đẹp có độ bền cao… Tài liệu hành bố trí xếp loại giá đôi có kích thước 4m x 2m x 0,4m Tài liệu khoa học kỹ thuật, đồ, tài liệu địa giới hành bảo quản tủ có ngăn kéo với kích thước: 1,2m x 1,1m Việc khử trùng cho tài liệu lưu trữ TTLTQG III không thực cách định kỳ, mà thực khử trùng phát kho tàng, phòng làm việc Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 17 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu có dấu hiệu xâm nhập, phá hoại côn trùng, nấm mốc Hóa chất sử dụng để khử trùng tài liệu Bêkaphốt Phostoxin * Về tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử: Công tác tu bổ tài liệu bị hư hỏng TTLTQG III tiến hành từ năm 2000, TTLTQG thực đề án nâng cấp phông tài liệu theo đạo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Đến tháng năm 2003 với việc đưa xưởng tu bổ phục chế vào sử dụng việc tu bổ tài liệu cải thiện bước quan trọng Biện pháp áp dụng phổ biến công tác tu bổ, phục chế tài liệu bồi dán vá, viền mép tài liệu phương pháp thủ công Hiện nay, Trung tâm tiến hành việc tu bổ tài liệu phông Phủ thủ tướng theo kế hoạch chuyên môn đề án năm 2011 với tổng số 60.000 tờ theo quy trình Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 246/QĐ-LTNN ngày 17.12.2002 Việc tu bổ tài liệu quan trọng bị hư hỏng góp phần đưa công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ngày hiệu quả, phục vụ nhiều nhu cầu tìm thông tin quan, tổ chức, cá nhân nước Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 18 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2.8 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử TTLTQG III TTLTQG III có chủ trương việc ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ, cụ thể Phòng Tin học Công cụ tra cứu Trung tâm xây dựng sở liệu phục vụ công tác quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ máy tính Hệ thống mạng nội Trung tâm kết nối hầu hết phòng Trung tâm Ngoài ra, Trung tâm nối mạng thông tin với Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Văn phòng Chính phủ Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 19 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị ý kiến 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập: Trong trình thực tập TTLTQG III, em tham gia vào số công việc phòng Bảo quản (tầng nhà A1) sau: 3.1.1 Kiểm đếm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG III Bộ kế hoạch Đầu tư; Bộ Nội vụ; Văn phòng Chính phủ: Trước hết, em chị Trần Thị Hoàn-nhân viên phòng Bảo quản hướng dẫn vào kho lấy hộp (cặp) tài liệu thuộc Phông cần kiểm đếm sau tiến hành kiểm đếm Trong trình thực gồm bước kiểm đầu hồ sơ kiểm số tờ có hồ sơ Một số trường hợp sai sót xảy trình kiểm đếm: - Số tờ thực tế không trùng với số tờ ghi bìa hồ sơ chứng từ kết thúc - Nhảy số tờ - Đánh lại số tờ: với trường hợp số tài liệu hồ sơ không đánh số liên tục đầy đủ Trong trường hợp trên, tùy vào Phông để cán lưu trữ có cách xử lý phù hợp Ví dụ Phông Bộ Kế hoạch Đầu tư hay Bộ Nội vụ hồ sơ chuyển lại cho cán chuyên môn để sửa chữa sai sót Còn Phông Văn phòng Chính phủ cán lưu trữ TTLTQG III phép sửa Về tình trạng vật lý tài liệu: tùy vào tài liệu Phông thời gian nộp lưu nên có số tài liệu Phông Bộ Kế hoạch Đầu tư bị cũ rách, Phông Văn phòng Chính phủ Cặp (hộp) Phông nhìn chung chưa đạt yêu cầu theo Thông tư số 07/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 20 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.2 Sắp xếp tài liệu lên giá 3.1.3 Xuất, nhập tài liệu phục vụ độc giả: Đầu tiên, em chị Hoàn hướng dẫn cách đăng ký thông tin độc giả tài liệu cần đưa khai thác Sau tiến hành vào kho để tìm tài liệu theo yêu cầu độc già mang xuống phòng đọc 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức: Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng công tác lưu trữ TTLTQG III, công tác lưu trữ TTLTQG III có bước phát triển vượt bậc đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội Điều có nhận thức lãnh đạo Trung tâm vị trí, vai trò công tác lưu trữ nâng cao, từ hoạt động quản lý, đạo, kiểm tra tổ chức thực công tác quan quan tâm triệt để; Công tác cán làm lưu trữ tăng cường biên chế, chất lượng trình độ cán nâng cao, hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán trọng; Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ ngày tăng… 3.2.1 Công tác lưu trữ hành - Tổ chức đạo công tác lưu trữ hành: Đến thời điểm này, TTLTQG III chưa tổ chức phòng kho lưu trữ riêng việc bố trí cán Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 21 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ chưa hợp lý, cán văn thư phải đảm nhiệm khối lượng công việc lớn, đáp ứng yêu cầu công tác văn thư mà chuyên tâm hết cho việc thực nghiệp vụ lưu trữ Đây hạn chế tồn đặt với lãnh đạo Trung tâm cần phải giải sớm vấn đề mai - Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ như: chưa có phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ hành riêng, chưa có phòng đọc phục vụ độc giả đến nghiên cứu tài liệu - Về giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định: Trung tâm chưa thực việc giao nộp vào lưu trữ cố định theo quy định - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ bắt đầu áp dụng chưa phổ biến gặp nhiều khó khăn Tình trạng chung việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ sản sinh trình hoạt động Trung tâm chủ yếu theo phương pháp truyền thống Mục lục hồ sơ 3.2.2 Công tác lưu trữ lịch sử - Tổ chức đạo công tác lưu trữ lịch sử: Ngoài việc thực theo văn quy định, hướng dẫn Chính phủ, Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm xây dựng ban hành không văn quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ lịch sử Tuy nhiên với trách nhiệm cao cả, nặng nề thu thập, bổ sung, bảo quản tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia, với tình hình xã hội vận động thay đổi phát triển việc đặt cho Trung tâm cần ban hành nhiều văn đạo, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ lịch sử cho Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 22 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phù hợp với tình hình thực có Trung tâm để phòng chuyên môn nghiệp vụ cán quan có sở thực công việc cách thống nhất, khoa học, xứng với tầm vóc Lưu trữ lịch sử quốc gia - Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Hiện Trung tâm quản lý khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn với nhiều nội dung phong phú, đa dạng loại hình, với chức năng, nhiệm vụ giao hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng Tháng năm 1945 đến thiếu nhiều Vì Trung tâm cần đẩy mạnh công tác thu thập tài liệu hình thức thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG III - Công tác chỉnh lý nâng cấp tài liệu lưu trữ lịch sử: Công việc giao cho Phòng Chỉnh lý tài liệu đảm nhiệm tiến hành thường xuyên Trung tâm Thường năm chỉnh lý phông (hoặc khối) tài liệu theo kế hoạch phông (hoặc khối) tài liệu theo dịch vụ đề án Nhìn chung công tác chỉnh lý nâng cấp phông tài liệu bảo quản Trung tâm làm tốt, chưa có nhầm lẫn, sai sót gì, nhiên hạn chế nhỏ công tác chỉnh lý nhiều tài liệu chưa làm sạch, làm phẳng - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử: Toàn tài liệu thu Trung tâm III bảo quản kho A1 Trong kho, tài liệu xếp cách khoa học theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ xuống Cách xếp giúp cho cán Phòng Bảo quản tìm tài liệu phục vụ độc giả nhanh chóng Mặc dù vậy, với tình hình ngày nhiều tài liệu thu Trung tâm yêu cầu đặt cho công tác bảo quản phải xếp cho khoa học tất phông tài liệu kho, tránh để lẫn mặt, lẫn khối - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử: Nhờ đẩy mạnh việc tuyên truyền phương tiện thông tin đại chúng hình thức công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ nên ngày có nhiều độc giả nước đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ TTLTQG III Tuy vậy, so với khối lượng tài liệu đồ sộ có giá trị nhiều mặt số lượng độc giả hàng năm đến Trung tâm chưa nhiều Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 23 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Bảo quản tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử: Tháng năm 2002, Trung tâm tổ chức lễ khánh thành nhà kho 11 tầng có sức chứa 15 km giá tài liệu – nhà kho xây dựng với quy mô đại với nhiều phương tiện, trang thiết bị bảo quản nhằm bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ quốc gia Ngoài ra, để kéo dài tuổi thọ tài liệu, gần Trung tâm tiến hành việc tu bổ tài liệu bị rách nát, mối mọt, v.v…Nhận định chung công tác Trung tâm III làm tương đối tốt, chưa để xảy tình trạng mát tài liệu làm hư hỏng tài liệu lưu trữ lịch sử, song bên cạnh hạn chế Trung tâm chưa thật chủ động việc khử trùng vệ sinh cho tài liệu cách thường xuyên, định kỳ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ lịch sử: Đến việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý sở liệu tiến hành song diễn chậm Chính Trung tâm cần phải đẩy mạnh công tác để phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử nhanh chóng, thuận tiện 3.3 Đề xuất khuyến nghị: 3.3.1 Đối với quan: 3.3.3.1 Công tác lưu trữ hành - Trung tâm cần thành lập phận quản lý tài liệu hình thành trình hoạt động mình, cần bố trí cán lưu trữ chuyên trách phòng kho lưu trữ hành riêng biệt với đầy đủ trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ, có điều kiện bố trí phòng đọc (không nằm chung với phòng văn thư quan) - Trung tâm cần sớm có giải pháp để nộp lưu khối tài liệu lưu trữ hành có Trung tâm vào kho lưu trữ lịch sử theo quy định 3.3.3.2 Công tác lưu trữ lịch sử - Về thu thập tài liệu: Hiện số tài liệu lưu trữ nước ta thời kỳ 1945-1954 có số lượng lớn nước với nội dung phong phú, đa dạng có giá trị Đây nguồn sử liệu quý Trung tâm cần lập đề án trình Nhà nước cho thu mua tài liệu Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 24 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Về chỉnh lý tài liệu: Trong trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cán tham gia phải thực tốt việc vệ sinh, làm phẳng tài liệu, đừng để tình trạng tài liệu sau chỉnh lý xong bị gấp mép chưa tháo ghim rỉ làm ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu - Về bảo quản tu bổ tài liệu lưu trữ: Phòng Bảo quản cần chủ động thường xuyên kiểm tra, khử trùng, vệ sinh kho tài liệu để tránh tượng mối mọt, côn trùng gây nguy hỏng tài liệu Phòng Tu bổ-Bảo hiểm trình lựa chọn tài liệu để tu bổ cần phải lựa chọn cẩn thận, kỹ tài liệu để tránh bỏ sót tài liệu có giá trị lại không tu bổ phục chế - Về ứng dụng công nghệ thông tin: Trung tâm cần phải triển khai nhanh việc ứng dụng tin học vào công việc quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ để độc giả tra tìm tài liệu lưu trữ nhanh chóng nhất, thuận tiện Trên số kiến nghị công tác văn thư, quản trị văn phòng công tác lưu trữ TTLTQG III Hy vọng Trung tâm sớm khắc phục hạn chế để hoàn thành tốt công việc mà Đảng Nhà nước giao cho 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: Em hoàn toàn đồng ý với chương trình sách giảng dạy thầy cô giáo khuyến nghị môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 25 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Qua 02 tháng thực tập TTLTQG III (từ ngày 11/01 đến 18/03/2016), thời gian không nhiều giúp em có nhìn khái quát vềcông tác lưu trữ Trung tâm Mặc dù số tồn tại, hạn chế, song công tác văn thư, quản trị văn phòng công tác lưu trữ quan dần vào nề nếp đạt kết định, góp phần làm cho Trung tâm ngày trưởng thành, phát triển – xứng đáng với phần thưởng cao quý mà Đảng Nhà nước ta trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhất nhân kỷ niệm 15 năm thành lập Trung tâm (1995-2010) xứng đáng với danh hiệu “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Một mỏ vàng văn hóa” Về phía cá nhân em, đợt thực tập giúp em nhận thức sâu sắc mối quan hệ tương quan lý luận với thực tiễn công tác lưu trữ, giúp em hiểu cách đầy đủ hơn, đắn nghề nghiệp mà lựa chọn, từ có ý thức không ngừng phấn đấu học tập, trau dồi chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao khả làm việc, góp phần nhỏ bé vào hoạt động quan nói riêng cho ngành Văn thư-Lưu trữ Việt Nam nói chung Một lần nữa, em xin tỏ lòng biết ơn chân thành nhất, sâu sắc tới thầy, cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho chúng em Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 26 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến thức bản, bổ ích, quý giá nghề tập thể lãnh đạo, cán viên chức thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tạo điều kiện mặt để chúng em hoàn thành tốt đợt thực tập / PHỤ LỤC Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B 27 Báo cáo thực tập Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 Báo cáo thực tập Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29 Báo cáo thực tập Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 30 Báo cáo thực tập Trần Thị Mỹ Ngọc - ĐH LTH K1B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 31