MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC. 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức. 8 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC. 11 1.2.1. Tình hình tổ chức. 11 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 12 2.1. Hoạt động quản lý. 12 2.1.1. Xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo về Công tác lưu trữ ở AASC. 12 2.1.2. Quản lý Phông lưu trữ Công ty TNHH hãng kiểm toán AASC 13 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong công tác lưu trữ. 16 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ. 17 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của AASC 18 2.1.6. Hợp tác quốc tế về Lưu trữ của AASC 19 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 19 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 19 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 21 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 25 2.2.4.1. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ. 25 2.2.4.2. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 25 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 26 2.2.5.1. Về phòng kho. 27 2.2.5.2. Về trang thiết bị 27 2.2.5.3. Biện pháp bảo quản tài liệu. 28 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 28 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỂ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 30 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 30 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC. 30 3.3. Một số khuyến nghị 32 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 32 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 32 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 D. PHỤ LỤC 36
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC 1.1.1.Lịch sử hình thành 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC 1.1.3.Cơ cấu tổ chức 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC 11 1.2.1.Tình hình tổ chức 11 1.2.3.Cơ cấu tổ chức 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.1.1 Xây dựng ban hành văn quản lý, đạo Công tác lưu trữ AASC 12 2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Công ty TNHH hãng kiểm toán AASC 13 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu Khoa học Công nghệ công tác lưu trữ 16 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ 17 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ AASC 18 2.1.6 Hợp tác quốc tế Lưu trữ AASC 19 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 19 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ .19 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 21 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu .23 2.2.4.Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 25 2.2.4.1.Công tác thống kê tài liệu lưu trữ 25 2.2.4.2.Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 25 2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ 26 2.2.5.1.Về phòng kho 27 2.2.5.2.Về trang thiết bị 27 2.2.5.3 Biện pháp bảo quản tài liệu 28 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 28 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỂ XUẤT, .30 KHUYẾN NGHỊ 30 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 30 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC .30 Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3 Một số khuyến nghị 32 3.3.1 Đối với quan, tổ chức .32 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường 32 C PHẦN KẾT LUẬN .34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .35 D PHỤ LỤC 36 Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Xã hội phát triển, việc trao đổi thông tin quan trọng hoạt động người Việc trao dổi thông tin ngày rộng phong phú giúp cho người trao đổi thông tin với việc trao đổi thông tin văn coi phương tiện thiếu hoạt động quản lý truy cứu trách nhiệm Nhận biết quan trọng văn bản, người biết giữ lại văn để sử dụng cần thiết có độ tin cậy xác cao, phản ánh thực ghi chép lại hình ảnh thông tin từ thời kỳ lịch sử hoạt động người nhiều năm trở thành tài sản quý giá đối cho đời sau ngày Những tài sản gọi Tài liệu lưu trữ Ở nước ta Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng tất lĩnh vực kinh tế, trị, khoa học, kỹ thuật, văn hóa xã hội, quốc phòng , an ninh di sản văn hóa dân tộc Hồ Chí Minh nói: “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết Quốc gia’’ Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia khẳng định: “Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc, có giá trị đặc biệt việc bảo vệ xây dựng tổ quốc’’ Chính Đảng nhà nước ta ngày quan tâm đến việc bảo vệ thu thập tài liệu lưu trữ Với phương châm “ Học đôi với hành, Lý thuyết đôi với thực tiễn’’ bới lý thuyết thực tiễn xa rời nhau, muốn đạt hiệu cao công việc trình, cần phải có thực tiễn để kiểm nghiệm Với thực tế nắm bắt hiểu sâu thực tiễn có vai trò mối quan hệ lý luận thực tiễn, nhằm đào đội ngũ cán Văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề vững vàng, biết vận dụng kiến thức vào thực tế Vì vậy, Trường tổ chức cho học sinh, sinh viên khóa thực tập quan, tổ chức để rèn luyện kỹ cho học sinh, sinh viên ý thức trách nhiệm học đáng quý phục vụ cho công việc sau trường Được tiếp nhận Ban lãnh đạo Công ty TNHH hãng kiểm toán Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội AASC em thực tập quan Từ kiến thức em học nhà trường em vận dụng để làm tốt công việc thực tiễn, từ rèn luyện cho em kỹ nghiệp vụ vững công tác lưu trữ em học hỏi thêm nhiều kiến thức phục vụ cho công việc em sau Trong thời gian thực tập từ ngày 04/01/2016 đến 19/3/2016 Văn phòng văn thư lưu trữ AASC em nắm vững kiến thức kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều, không tránh khỏi bỡ ngỡ ban đầu, gặp khó khăn thực công việc Nhưng giúp đỡ nhiệt tình Anh chị công ty cộng với tinh thần ham học hỏi thân em hoàn thành thời gian thực tập theo quy định nhà trường Trong thời gian thực tập tháng AASC ngắn ngủi mang lại cho em nhiều kiến thức kỹ nghiệp vụ cán Lưu trữ tương lai phục vụ cho kỳ thi tốt nghiệp tới đạt hiệu cao Qua báo cáo thực tập em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy, cô giáo khoa Văn thư lưu trữ, cán nhân viên AASC đặc biệt anh Hà Văn Phước tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Dưới báo cáo thực tập em, trình làm báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, nỗ lực thân, em nhận nhiều giúp đỡ Ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC Vì em mong Thầy, Cô giáo trường anh chị Văn phòng AASC đóng góp ý kiến tạo điều kiện giúp đỡ để Báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 20 tháng năm 2016 Sinh viên Vi Thị Thủy Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC 1.1.1 Lịch sử hình thành Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC (gọi tắt AASC), đổi tên từ Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài Kế toán Kiểm toán (AASC) Thành viên HLB Quốc tế Việt Nam – Mạng lưới Quốc tế Hãng Kiểm toán Tư vấn Quản trị chuyên nghiệp Hãng Kiểm toán AASC hai tổ chức hợp pháp lớn Việt Nam hoạt động lĩnh vực Kiểm toán, Kế toán, Tư vấn Tài chính, Tư vấn thuế xác định giá trị doanh nghiệp Hiện nay, AASC có trụ sở đặt Hà Nội, chi nhánh TP Hồ Chí Minh chi nhánh Quảng Ninh Hoạt động kiểm toán độc lập thật hình thành phát triển nước ta thân nhân tố nội kinh tế đặt đòi hỏi cấp thiết cho việc đa dạng hoá sở hữu, đa dạng hoá đầu tư trình chuyển đổi chế kinh tế Chính vậy, Bộ tài định thành lập dịch vụ kiểm toán độc lập nhằm giúp cho công ty, người có liên quan hiểu biết tài kế toán bối cảnh kinh tế phát triển theo định hướng kinh tế thị trường Lúc đầu đặt tên công ty dịch vụ kế toán Ngày 01 tháng năm 1991, Hội đồng Bộ trưởng (nay TTCP ) thông báo số 957 PPLT đồng ý cho tài thành lập công ty dịch vụ kiểm toán Trên sở có đồng ý thủ tướng phủ, ngày 13 tháng năm 1991, trưởng Bộ tài hai định thành lập hai công ty: Công ty kiểm toán Việt Nam với tên giao dịch ASC ( định số 164 TC/QĐ/TCCB ngày 13 tháng năm 1991) sau đổi tên công ty dịch vụ tư vấn tài kế toán kiểm toán AASC (quyết định số 639 TC/QĐ/TCCB ngày 14 tháng năm 1993) Như AASC công ty hợp pháp lớn Việt Nam hoạt động lĩnh vực tư vấn tài kế toán kiểm toán Với cương vị công ty đầu Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngành, AASC đóng góp nhiều công sức không việc phát triển công ty, mở rộng địa bàn kiểm toán mà việc công tác với công ty tổ chức nước góp phần phát triển nghiệp kiểm toán Việt Nam Trong trình hoạt động, AASC bước khẳng định mình, nâng cao uy tín với khách hàng, mở rộng phạm vi lĩnh vực hoạt động Ban đầu, theo định 164 TC/QĐ/TCCB ngày 13 tháng năm 1991, lĩnh vực hoạt động công ty giới hạn việc cung cấp dịch vụ kế toán doanh nghiệp thuộc loại hình kinh tế, bao gồm koại hình chủ yếu sau: - Hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng chế độ, thể lệ tài kế toán nhà nước phù hợp với hoạt động loại doanh nghiêp - Giúp doanh nghiệp xây dựng thực mô hình tổ chức máy kế toán tổ chức công tác kế toán - Giúp doanh nghiệp nghiệp vụ kế toán mở sổ kế toán, lập bảng cân đối kế toán, lập phân tích báo cáo toán theo quy định Nhà nước - Làm dịch vụ dẫn pháp luật tài kế toán theo yêu cầu khách hàng - Làm dịch vụ bồi dưỡng sách chế độ nghiệp vụ tài kế toán cho viên chức doanh nghiệp, giúp viên chức nắm chế độ tài chính, làm thành thạo nghiệp vụ tài kế toán - Cung cấp thông tin kinh tế tài chính, mẫu biểu in sẵn tài kế toán theo quy định Nhà nước - Các dịch vụ khác tài kế toán theo thoả thuận khách hàng công ty Đến ngày 14 tháng năm 1993, theo định số 693 TC/TCCB, công ty dịch vụ kế toán bổ sung thêm nhiệm vụ kiểm toán đổi tên thành “Công ty dịch vụ tư vấn tài kế toán kiểm toán’’ để phù hợp với nhiệm vụ giao Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số109157 trọng tài kinh Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tế Hà Nội cấp ngày 24 tháng 9năm 1993 trụ sở giao dịch Công ty thành lập số 10 - Phan Huy Chó - Hà Nội, sau chuyển đến số Lê Phụng Hiểu - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội theo định số 753/TC/QĐ/TCQT ngày 03/11/1993 Bộ Tài Chính Ngày 23 tháng năm 1998, trưởng Bộ Tài Chính ban hành định số 556/1998 /QĐ - TTC, định ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty dịch vụ tư vấn tài kế toán kiểm toán Như vậy, sau hai năm hoạt động kể từ thành lập, Công ty dịch vụ kế toán phát triển lên thành Công ty dịch vụ tư vấn tài kế toán kiểm toán Do đó, việc cung cấp dịch vụ kế toán, Công ty triển khai thêm nhiệm vụ tư vấn tài quản trị kinh doanh dịch vụ kiểm toán cho đối tượng khách hàng theo quy định Nhà nước Cùng với việc đa dạng hoá lĩnh vực hoạt động phạm vi hoạt động Công ty ngày phát triển rộng khắp nước Tháng năm 1992, thành lập chi nhánh Thành phố HCM Tháng năm 1993 chi nhánh Vũng Tàu Đà Nẵng thành lập Tháng năm 1995, phép Bộ Tài Chính, chi nhánh TPHCM thành lập thành Công ty tư vấn kiểm toán Sài Gòn (AFC) Tháng năm 1995, Công ty VACO AFC Đà Nẵng Ngày 14 tháng năm 1995, Công ty thức nhận giấy phép thành lập vào hoạt động chi nhánh Thanh Hoá Ngày tháng năm 1996, chi nhánh Quảng Ninh thành lập Ngày 13 tháng năm 1997, theo nhu cầu hoạt động Công ty thành lập văn phòng đại diện TPHCM Đến tháng 5/1998, văn phòng đại điện TPHCM cấp thành chi nhánh Theo thời gian AASC không ngừng lớn mạnh chất lượng với phát triển kinh tế đất nước Sau nhiều năm tâm thực đổi tư quản lý kinh tế, kinh tế Việt Nam dần vào ổn định phát triển mạnh mẽ, tạo nên lực mới, nâng cao vị Việt Nam trường Quốc tế Năm 2006 Việt Nam nhập Tổ chức Thương mại giới (WTO) thức bước vào thời kỳ hội nhập với kinh tế giới Thực cam kết với Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức thương mại giới (WTO), để minh bạch hóa thị trường tài môi trường đầu tư, Bộ Tài ban hành Quyết định số 1371/QĐBTC ngày 06 tháng năm 2007 việc phê duyệt phương án chuyển đổi Công ty Dịch vụ tư vấn Tài Kế toán Kiểm toán (AASC) từ doanh nghệp Nhà nước thành Công ty TNHH có hai thành viên trở lên.Với bước chuyển mạnh mẽ, phát huy truyền thống sinh trưởng thành từ Bộ Tài AASC không ngừng lớn mạnh năm công ty kiểm toán có doanh thu lượng khách hàng lớn thị trường kiểm toán Việt Nam AASC cánh chim đầu đàn hệ thống công ty kiểm toán Việt Nam Năm 2011 mốc lịch sử đánh dấu sau ngày chuyển đổi, AASC trở thành thành viên Mạng lưới quốc tế hãng kiểm toán tư vấn quản trị chuyên nghiệp HLB, những tổ chức kế toán, kiểm toán tư vấn quản trị có quy mô lớn hàng đầu giới Phát huy thành đạt được, nâng cao hình ảnh giá trị AASC thị trường kiểm toán ngày thu hẹp khoảng cách với công ty kiểm toán Quốc tế Năm 2013 AASC định đổi tên từ Công ty Dịch vụ tư vấn Tài kế toán kiểm toán (AASC) thành Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC công bố biểu tượng Logo AASC Đây mốc lịch sử quan trọng đánh dấu trưởng thành, động phát triển AASC lên tầm cao mới, khẳng định giá trị cốt lõi AASC Trải qua hai mươi năm hình thành phát triển AASC không ngừng lớn mạnh có nhiều đóng góp không nhỏ vào phát triển kinh tế đất nước Điều khẳng định qua nhiều phần thưởng cao quý mà Bộ Tài chính, Chính phủ Nhà nước trao tặng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC doanh nghiệp thành lập, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp pháp luật khác có liên quan Có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản riêng Với tính độc lập doanh nghiệp, AASC có toàn quyền định cấu tổ chức, lựa chọn ngành nghề kinh Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội doanh quản lý tài AASC Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC thành lập với chức cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán nhằm giúp quan, đơn vị minh bạch, công khai tài chính, làm thị trường tài cải thiện môi trường đầu tư Việt Nam Từ kinh nghiệm thực tiễn thực dịch vụ kế toán kiểm toán, AASC tổng kết đánh giá sách pháp luật nhà nước lĩnh vực kế toán kiểm toán Cùng với Bộ Tài chính, Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) đóng góp ý kiến xây dựng sách, pháp luật, chuẩn mực có liên quan đến lĩnh vực kế toán kiểm toán Với chức nêu Nhiệm vụ Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC bao gồm: - Nhiệm vụ kinh doanh: Với sứ mệnh lịch sử giúp công khai minh bạch thị trường tài chính, cải thiện môi trường đầu tư Việt Nam AASC cung cấp thị trường nhiều dịch vụ kế toán, kiểm toán, dịch vụ tư vấn tài chính, quản trị, đầu tư dịch vụ khác có liên quan Các loại dịch vụ kiểm toán: Kiểm toán báo cáo tài chính, Kiểm toán báo cáo tài mục đích thuế dịch vụ toán thuế, kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán nội bộ, Kiểm toán báo cáo toán vốn đầu tư hoàn thành (bao gồm báo cáo tài năm), kiểm toán báo cáo toán dự án, kiểm toán thông tin tài + Dịch vụ kế toán: Ghi sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, lập báo cáo toán vốn đầu tư Xây dựng mô hình tổ chức máy kế toán tổ chức công tác kế toán Lập chuyển đổi báo cáo tài IFRS/IASS + Dịch vụ tư vấn tài kế toán: Tư vấn tài chính, kế toán, thuế đầu tư xây dựng, Tư vấn quản trị doanh nghiệp, Tư vấn cổ phần hóa doanh nghiệp + Dịch vụ thẩm định giá: Thẩm định giá trị tài sản, xác định giá trị doanh nghiệp, giám định tài chính, kế toán + Các dịch vụ đào tạo: Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức tài chính, kế toán, kiểm toán thuế Đào tạo đầu tư xây dựng Các dịch vụ đào tạo liên quan đến tài kế toán theo yêu cầu khách hàng Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhiệm vụ quản lý: + Quản lý, điều hành máy Công ty theo pháp luật, quy định nhà nước + Xây dựng máy đáp ứng yêu cầu kinh doanh công ty giai đoạn + Xây dựng quy trình nghiệp vụ, tài liệu chương trình đào tạo phục vụ công tác kinh doanh theo Chuẩn mực Kế toán Kiểm toán Việt Nam Chuẩn mực Kế toán Kiểm toán Quốc tế + Quản lý hoạt động kế hoạch, tài chính, kinh doanh, lao động, tiền lương, đào tạo, hành quản trị, văn thư, lưu trữ + Nhiệm vụ Đào tạo, Phát triển nguồn nhân lực : Để làm tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nhiệm vụ quản lý đòi hỏi AASC không tuyển dụng, sử dụng người có trình độ, lực chuyên môn phù hợp mà AASC với môi trường kinh doanh động có thay đổi đòi hỏi AASC phải cập nhật kiến thức, chuẩn mực đặc biệt chủ thương hiệu, mầu sắc riêng AASC + Nhiệm vụ trị : Xây dựng AASC trở thành đơn vị vững mạnh toàn diện trị, nếp, kỷ luật, bảo đảm tốt công tác kinh doanh đời sống vật chất, tinh thần cho Cán bộ, Công nhân Viên theo đạo Đảng ủy, Ban Tổng Giám đốc Bộ Tài Với đặc thù nghề nghiệp kế toán kiểm toán, với kỳ vọng Đảng, Nhà nước để làm tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh AASC xây dựng giá trị cốt lõi dựa năm yếu tố “Minh bạch - Độc lập - Am hiểu - Tin cậy Bền vững” 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Với hai mươi năm hình thành phát triển, cấu tổ chức AASC không ngừng ổn định lớn mạnh Ban đầu máy AASC có Ban Giám đốc, Bộ phận dịch vụ kế toán, Bộ phận dịch vụ tư vấn bồi dưỡng nghiệp vụ, Bộ phận Quản trị Đến AASC có 10 phòng kiểm toán, 03 đơn vị gián tiếp 02 chi nhánh Thành phố Hồ Chi Minh Quảng Ninh Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước 3: Gửi danh mục tài liệu hết giá trị đến phận có liên quan, thành viên hội đồng xác định giá trị tài liệu xin ý kiến Bước 4: Tổng hợp ý kiến đơn vị, thành viên hội đồng xác định giá trị tài liệu Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy Bước 5: Hội đồng XĐGTTL tiến hành họp lấy ý kiến biên họp Bước 6: Trên sở kết họp Hội đồng XĐGTTL, hoàn thiện hồ sơ tiêu hủy tài liệu, trình Tổng Giám đốc định tiêu hủy tài liệu Bước 7: Tiến hành tiêu hủy tài liệu theo quy định lập biên tiêu hủy tài liệu Bước 8: Hoàn thiện hồ sơ tiêu hủy tài liệu, lưu trữ Bộ phận Văn thư trước nộp lưu vào lưu trữ hành Nhận thức vai trò, tầm quan trọng công tác xác định giá trị tài liệu, phận Văn thư- Lưu trữ ban lãnh đạo AASC thực công tác xác định giá trị tài liệu cách chu đáo, đặc biệt xác định giá trị tài liệu trước tiêu hủy 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu công tác cần thiết phục vụ cho trình quản lý, tra tìm xắp xếp tài liệu khoa học kho lưu trữ quan - Việc chỉnh lý tài liệu Công ty áp dụng theo văn bản: + Công văn 283/VTLTNN-NVTW hướng dẫn chỉnh lý + Quyết định số 321/QĐ ngày 22/8/2005 việc ban hành quy trình chỉnh lý phạm vi áp dụng khối tài liệu hành Tiếng Việt tài liệu xây dựng hình thành trình hoạt động tổ chức kinh tế Hiện công tác chỉnh lý tài liệu AASC thực thường xuyên theo định kỳ hàng năm, năm sau kết thúc đợt chỉnh lý lập 01 mục lục - AASC thực quy trình chỉnh lý tài liệu theo quy trình trỉnh lý tài liệu AASC thực theo ba giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý: Sinh viên: Vi Thị Thủy 23 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau tài liệu giao nộp vào lưu trữ, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ Công ty lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu trình Trưởng Phòng Tổng hợp Tổng Giám đốc phê duyệt Nội dung kế hoạch chỉnh lý gồm: Kế hoạch thực hiện, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài trang thiết bị phục vụ chỉnh lý Biên soạn bổ sung văn hướng dẫn chỉnh lý + Giai đoạn thực chỉnh lý Đối chiếu tiêu đề hồ sơ danh mục hồ sơ nộp lưu với thực tế tài liệu có chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho xác (nếu cần thiết), xác định giá trị tài liệu, đánh số tạm cho hồ sơ, đơn vị bảo quản, đưa tài liệu lên giá, viết dán số cho hồ sơ, đơn vị bảo quản, hoàn thiện mục lục tra cứu + Giai đoạn kết thúc chỉnh lý Kiểm tra kết chỉnh lý tài liệu, đối chiếu mục lục hồ sơ với thực tế tài liệu đưa lên giá, chỉnh sửa cần thiết Hoàn thiện hồ sơ đợt chỉnh lý, lưu trữ Bộ phận Văn thư- Lưu trữ Trên thực tế AASC thực chỉnh lý tất tài liệu từ thành lập đến nay, tài liệu xắp xếp theo tên loại, thời gian số ký hiệu văn năm, nhiên công tác chỉnh lý tài liệu nhiều hạn chế, các tài liệu tiến hành chỉnh lý hàng năm chủ yếu là hồ sơ kiểm toán, các loại hình tài liệu khác tài liệu quản lý hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh AASC chưa được tiến hành chỉnh lý AASC chưa có phương án phân loại tài liệu tổng thể toàn diện cho Phông Lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC Tuy nhiên,Với cấu tổ chức, chức nhiệm vụ đặc thù ngành nghề kinh doanh AASC Phương án phân loại tài liệu chuyên môn lựa chọn phương án “Thời gian - cấu tổ chức” Việc quan thực phương án phân loại tài liệu thích hợp, AASC có cấu tổ chức rõ ràng ổn định, phương án dễ dàng phù hợp với thây đổi phòng ban Công ty Trên là một số các điểm mạnh rất đáng ghi nhận công tác lưu trữ ở Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC, đặc biệt công tác chỉnh lý Sinh viên: Vi Thị Thủy 24 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực định kỳ, hàng năm sau tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ Việc thực cách tuần tự, kịp thời công tác chỉnh lý thuận lợi lớn khâu nghiệp vụ khác công tác lưu trữ, đặc biệt bảo quản, thống kê khai thác sử dụng 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 2.2.4.1 Công tác thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ trình ghi chép lại thành phần tài liệu chung, tình hình tài liệu công cụ thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý tra tìm tài liệu Lưu trữ nhanh chóng xác - Nội dung công tác thống kê công tác Lưu trữ AASC gồm: + Thống kê phạm vi kho lưu trữ : thống kê khối lượng, nội dung, thành phần, tình hình tài liệu có kho Lưu trữ + Thống kê công cụ tra cứu + Thống kê phương tiện bảo quản + Số lượng tài liệu nộp lưu vào lưu trữ + Số lượng tài liệu bảo quản kho lưu trữ + Số lượng tài liệu hết hạn tiêu hủy năm + Thống kê tình hình tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ Để thực tốt công tác Thống kê tài liệu lưu trữ cách thống Hàng năm AASC sau kết thúc năm tài chính, Trưởng phòng Tổng hợp có báo cáo hoạt động phòng trước hội đồng thành viên, có số liệu thống kê công tác văn thư -lưu trữ Việc thống kê công tác văn thư -lưu trữ thực định kỳ hàng năm Trong thực tế công tác thống kê Công ty TNHH hãng kiểm toán AASC sơ sài, chưa phản ánh hết trạng kết công tác lưu trữ Nhiều yêu cầu công tác thống kê chưa thực như: thống kê nhân sự làm công tác lưu trữ, thống kê số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu, thống kê trang thiết bị công tác lưu trữ 2.2.4.2 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu lưu trữ Sinh viên: Vi Thị Thủy 25 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lịch sử lưu trữ quan Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ giúp Nhân viên Lưu trữ độc giả nhanh chóng khái quát thành phần, nội dung phông khối tài liệu mà phản ánh, cho độc giả phương pháp tra tìm tài liệu cách tốt Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phản ánh hiệu việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Một phông lưu trữ tổ chức khoa học tài liệu tốt có công cụ tra cứu tốt, xác - Để làm tốt công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu AASC cần: + Nghiên cứu đặc điểm kho lưu trữ, đặc điểm tài liệu kho lưu trữ, nhu cầu tra cứu tài liệu, lựa chọn loại công cụ tra cứu phù hợp + Xây dựng kết cấu công cụ tra cứu tài liệu cho phù hợp với đặc điểm tài liệu kho lưu trữ Kết cấu công cụ tra cứu phải phù hợp với phương án phân loại tài liệu, đảm bảo với nội dung công tác thống kê + Nhập thông tin cần thiết hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ vào trường thông tin sở dữ liệu Hiện Phông Lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC, sau đợt chỉnh lý tổ chức mục lục hồ sơ giấy, phương tiện tra cứu truyền thống kho lưu trữ nói chung kho lưu trữ AASC nói riêng Hiện AASC có loại công cụ tra cứu tài liệu mục lục hồ sơ giấy khổ A4, có hỗ trợ file mục lục giấy Excel Với phương pháp tổ chức xây dựng công cụ tra cứu tài liệu nêu hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kho lưu trữ AASC đặc điểm tài liệu phông Đảm bảo yêu cầu công tác lưu trữ nói chung, công tác tra tìm tài liệu lưu trữ công tác thống kê nói riêng 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để dài tuổi thọ đảm bảo an toàn tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ Nếu biện pháp bảo quản tốt tài liệu bị hư hỏng làm ảnh hưởng đến Phông lưu trữ quan, đặc biệt phải Sinh viên: Vi Thị Thủy 26 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bảo quản tốt tài liệu Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC Tại điều 17 Pháp lệnh lưu trữ Quốc Gia số 34/2001-UBTVQH10 Ban hành ngày 04 tháng năm 2001 có ghi: “Tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý phải bảo quản theo quy chế bảo hiểm Tài liệu lưu trữ’’ Nhìn thấy rõ vai trò tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC xây dựng kho lưu trữ có đầy đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu 2.2.5.1 Về phòng kho Hiện AASC có 03 kho lưu trữ, 01 kho khoảng 20m văn phòng Công ty, 02 kho lưu trữ ở khu Công nghiệp Tiên Sơn, Bắc Ninh với diện tích 500m2 cách trụ sở công ty 30km Với khối tài liệu chuyên môn, đặc điểm hồ sơ lập để file cua 7cm nên không cần bìa hồ sơ hộp đựng theo tiêu chuẩn ngành Khối tài liệu hành lại cần sử dụng bìa hồ sơ hộp đựng tài liệu theo tiêu chuẩn ngành Với đặc điểm phòng kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu, đặc điểm loại hồ sơ tài liệu nhu cầu sử dụng loại hồ sơ Phòng kho lưu trữ Công ty đặt tầng Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC, phòng kho khô dáo, thoáng mát, chống đước ánh sáng, bụi bẩn, phòng chánh mưa côn trùng gặm nhấm, đảm bảo tốt cho công tác tra tìm tài liệu, tài liệu kho bảo đảm an toàn 2.2.5.2 Về trang thiết bị Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ vấn đề quan trọng, phương tiện để đảm bảo vừa phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Hiện Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC có đầy đủ trang thiết bị để bảo quản tài liệu : Gía, tủ, hòm đựng tài liệu, cặp hộp đựng hồ sơ tài liệu Tuy nhiên AASC sử dụng loại giá để tài liệu không theo tiêu chuẩn ngành mà đặt thiết kế riêng nhằm tận dụng diện tích kho bảo quản Ngoài Kho lưu trữ Công ty có thiết bị phòng cháy, chữa Sinh viên: Vi Thị Thủy 27 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cháy kho, đảm bảo an toàn cho liệu Toàn khối tài liệu chuyên môn đưa đến bảo quản 02 kho lưu trữ ở Khu Công nghệp Tiên Sơn, Bắc Ninh Với 80% khối lượng tài liệu phông tài liệu chuyên môn, tài liệu chuyên môn kế toán, kiểm toán, thẩm định giá tài sản dịch vụ khác có liên quan lại có thời hạn bảo quản đồng 10 năm Hơn khối tài liệu chuyên môn sử dụng tài liệu hành nên việc đưa đến 02 kho lưu trữ KCN Tiên Sơn, Bắc Ninh không ảnh hưởng nhiều đến yêu cầu khai thác sử dụng nhanh chóng, kịp thời và thuận lợi cho việc loại hủy tài lệu hết giá trị 2.2.5.3 Biện pháp bảo quản tài liệu Để đảm bảo an toàn tài liệu đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa toàn diện, để bảo quản an toàn tài liệu chặt chẽ, có hiệu Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC trọng đến biện pháp bảo vệ tài liệu như: - Biện pháp phòng chống nấm mốc - Biện pháp chống ẩm - Biện pháp phòng chống côn trùng - Biện pháp phòng chống chuột - Biện pháp phòng chống cháy nổ Nhìn chung tài liệu lưu trữ kho AASC bảo quản tốt, tài liệu không bị nấm mốc, bị mọt, côn trùng gây hại, có số tài liệu bị nhàu, rách, bên cạnh có số tài liệu bị ố vàng 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ AASC chủ yếu phục vụ cho hoạt động kinh doanh AASC, tài liệu lưu trữ chứa thông tin bí mật công ty, Công ty hạn chế việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, bên cạnh hạn chế đối tượng khai thác sử dụng hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ trọng Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu: Hiện có hình thức tổ chức sử dụng tài liệu Sinh viên: Vi Thị Thủy 28 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc - Cấp chứng thực tài liệu Lưu trữ - Hợp đồng cung cấp tài liệu lưu trữ Ngoài có hình thức tổ chức sử dụng tài liệu qua mạng internet mạng LAN Công ty áp dụng phổ biến Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC bảo mật thông tin nên việc tổ chức sử dụng tài liệu mang tính chất hạn chế nội bộ, thông tin mang bên AASC áp dụng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ chủ yếu Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ AASC cá nhân, thuộc quản lý Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC, sau cấp có thẩm quyền cho phép quyền sử dụng tài liệu Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ AASC: - Đọc tài liệu chỗ - Sao chép tài liệu Sinh viên: Vi Thị Thủy 29 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỂ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC thân em học hỏi biết vận dụng kiến thức nhà trường để áp dụng vào công việc, nắm vững quy trình nghiệp vụ Công tác lưu trữ Trong trình thực tập em làm công việc kết đạt được: - Chỉnh lý tài liệu Tài liệu: Tài liệu xây dựng, Tài liệu hợp đồng, tài liệu phòng tổng hợp, tài liệu phòng KT1, KT2, KT3, KT5, Tài liệu phòng tổng hợp, tài liệu phòng đầu tư nước - Các tài liệu chỉnh lý : 170 hồ sơ - Phân loại tài liệu: Tài liệu xây dựng, tài liệu Phòng tổng hợp, liệu phòng KT1, KT2, KT3, KT5,tài liệu phòng tổng hợp, tài liệu phòng đầu tư nước năm 2008 2015 - Xác định giá trị tài liệu - Xây dựng bảng danh mục tài liệu - Xây dựng Cơ sở liệu văn xây dựng Cơ sở liệu toàn văn - Hỗ trợ khai thác sử dụng tài liệu - Đánh số văn giao, Photocopy Scan tài liệu - Xắp xếp hồ sơ lên tủ - Chuyển văn bản, tài liệu chỉnh lý đến Trưởng phòng tổng hợp - Dọn dẹp, bố trí lại nơi làm việc cho gọn gàng 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC Công tác lưu trữ Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC bước đầu tư quan tâm, nhiên để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC em có số đề xuất sau: Sinh viên: Vi Thị Thủy 30 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nâng cao nhiệm vụ chuyên môn cán nhân viên Công ty: Việc nâng cao trình độ chuyên môn cán công nhân viên công ty nâng cap hiệu công tác lưu trữ Doanh nghiệp Thực trạng cho thấy AASC thiếu nguồn nhân lực phục vụ cho công tác lưu trữ, Cán chuyên trách công việc có người nên công việc nhiều gây nhiều áp lực cần phải đào tạo thêm nguồn nhân lực công tác lưu trữ Bên cạnh cần phải nâng cao hiểu biết Công nghệ thông tin để ứng dụng vào lưu trữ cho Công ty - Tổ chức tốt Công tác văn thư để tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ lưu trữ + Công tác Văn thư lưu trữ có quan hệ chặt chẽ với làm tốt công tác văn thư làm tốt công tác khâu nghiệp vụ lưu trữ + Tài liệu hoàn thiện từ khâu Văn thư giảm bớt cho công tác lưu trữ giúp cho công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi, nhanh chóng - Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ AASC - Vận dụng văn quy định hướng dẫn quản quản lý nhà nước, quan quản lý ngành xây dựng quy chế công tác lưu trữ cho phù hợp với đặc thù - Đầu tư vật lực cho công tác lưu trữ Công ty - Lập danh mục hồ sơ để công tác thu thập tài liều tốt cần xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ Công ty - Bổ sung công tác bổ sung tài liệu vào lưu trữ - AASC cần phải ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu để góp phần hướng dẫn cán chuyên môn có trách nhiệm phải lập hồ sơ, nhân viên Lưu trữ thành viên hội đồng xác định giá trị tài liệu thực công tác xác định giá trị tài liệu cách dễ dàng - Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ - Tăng cường công tác tra, kiểm tra công tác lưu trữ cán nhân viên để thực hiệu quả, nâng cao chất lượng làm việc cán nhân viên lưu trữ: Lãnh đạo công ty cần quan tâm, khảo sát tình hình có Sinh viên: Vi Thị Thủy 31 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiểm tra đột xuất để nắm rõ tài liệu 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Để thực có hiệu Công tác lưu trữ, AASC đề phương hướng nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ công ty, đồng thời nâng cao hiệu công tác lưu trữ Công ty - Để làm tốt công tác lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC: + AASC cần xây dựng mở rộng thêm kho lưu trữ Công ty để phục vụ tốt cho việc tra cứu sử dụng + Xây dựng danh mục tra cứu tài liệu phương pháp đại + Tạo động lực cá nhân chủ động hoàn thành nhiệm vụ + Không ngừng đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán nhân viên phải quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích cán chuyên môn + Cần đưa công tác lập hồ sơ trở thành hoạt động chuyên môn + Nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ quan tổ chức cấp cần trọng đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường - Đối với môn Lưu trữ + Các giảng viên môn Văn thư truyền đạt nhiều lý luận cho sinh viên, giúp cho sinh viên hiểu rõ chuyên ngành khâu nghiệp vụ + Tích cực cho sinh viên chúng em thực hành nhiều lý thuyết môn lưu trữ + Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ + Nội dung đào tạo ngành Lưu trữ nên sâu vào chuyên ngành + Cần bổ sung thêm chuyên môn học chuyên ngành thực hành chương trình đào tạo môn học thực hành nên em tiếp cận công Sinh viên: Vi Thị Thủy 32 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc kiến tập chưa tốt + Hầu hết môn học cung cấp phần kiến thức kỹ cho sinh viên Tuy nhiên, làm việc thực tế công việc lý thuyết học chưa bám sát với nhau, nhiều điểm chưa tương đồng Các môn học chuyên ngành chưa đủ sâu để thực hành, nên thời gian tới cần bổ sung, đổi môn học chuyên ngành phù hợp với thực tế quan - Đối với khoa, trường + Khoa Nhà trường cần tổ chức cho sinh viên thực hành, xuống sở để sinh viên làm quen với với môi trường, rèn luyện kỹ biết cách xử lý tình xảy bất ngờ, tình có thực tế xã hội + Nhà trường cần phải trang bị thiết bị đầy đủ để tạo điều kiện cho sinh viên thực tập trường + Để nâng cao đào tạo phục vụ tốt cho công tác lưu trữ Khoa nhà trường cần đầu tư thêm máy photocopy máy Scan để đáp ứng tốt cho sinh viên thực hành + Khoa Nhà trường cần phải áp dụng ứng dụng Khoa học công nghệ đại vào công tác lưu trữ + Áp dụng lưu trữ điện tử vào vào Nhà trường để nâng cao chất lượng tài liệu bảo quản tra tìm tài liệu lưu trữ cách tốt nhất, phù hợp với phát triển công nghệ Sinh viên: Vi Thị Thủy 33 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập, tìm hiểu thực Công tác lưu trữ Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC, tiếp cận với thực tế công việc em nhận thấy công tác lưu trữ có vai trò vô quan trọng quan, đơn vị, tổ chức Nếu tổ chức tốt công tác lưu trữ phát huy hiệu công tác thông tin, thông tin để quản lý điều hành hoạt động quan, vào chức nhiệm vụ quyền hạn để nhằm giúp quan thực tốt công việc cách nhanh chóng kịp thời, đảm bảo quy định pháp luật, nâng cao hiệu hoạt động quản lý Qua thời gian thực tập trường thực tập Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC tháng không nhiều không thời gian em tiếp thu, học hỏi, hun đúc kinh nghiệm quý báu từ dậy dỗ thầy cô với quan tâm bảo tận tình quý Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC giúp cho công tác nghiệp vụ chuyên môn sau em hoàn thành tốt công việc giao phó Trong trình làm báo cáo em không tránh khỏi sai sót, khuyết điểm kinh mong thầy cô trường tạo điều kiện giúp đỡ em thêm hành trang vững vàng cán nhân viên lưu trữ tương lai Để hoàn thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin chân thành cảm ơn chân thành đến Thầy, cô giáotrong Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em xin chân thành cảm ơn Anh, chị Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC tận tình giúp đỡ em để em hoàn thành tốt Bài báo cáo Em xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 20 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Vi Thị Thủy Sinh viên: Vi Thị Thủy 34 Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Bộ tài chính(1991), Quyết định số: 164/TC/QĐ/TCCB việc thành lập công ty dịch vụ kế toán trực thuộc Bộ Tài chính, ban hành ngày 13/05/1991 2.Bộ tài chính(1993), Quyết định số: 639/TC/TCCB việc bổ sung nhiệm vụ kiểm toán đổi tên công ty dịch vụ kế toán, ban hành ngày 14/09/1993 3.Bộ tài chính(2007), Quyết định số: 137/QĐ-BTC việc phê duyệt phương án chuyển Công ty Dịch vụ tư vấn tài kế toán kiểm toán AASC thành công ty TNHH hai thành viên trở lên, ban hành ngày 06/04/2007 4.Bộ tài (2000), Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC việc ban hành chế độ Lưu Trữ Tài liệu Kỹ thuật, ban hành ngày 29/12/2000 5.Một số tài liệu Công ty TNHH hãng Kiểm toán AASC Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Ảnh 1: Hình ảnh Công ty TNHH hãng kiểm toán AASC Ảnh 2: Kho tài liệu Công ty TNHH hãng Kiểm toán AASC Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ảnh 3: Trang thiết bị làm việc Công ty TNHH hãng Kiểm toán AASC Ảnh 4: Hồ sơ tài liệu lưu trữ Công ty TNHH hãng Kiểm toán AASC Sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: ĐH Lưu trữ K1A