Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại TAND THÀNH PHỐ UÔNG bí

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A.LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TAND THÀNH PHỐ UÔNG BÍ. 5 1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí. 5 1.1. Lịch sử hình thành hành TAND Thành phố Uông Bí. 5 1.2. Chức năng của TAND Thành phố Uông Bí. 6 1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của TAND Thành phố Uông Bí. 6 1.4. Cơ cấu tổ chức của TAND Thành Phố Uông Bí 7 2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí. 9 2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng TAND Tp Uông Bí. 9 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác Lưu trữ. 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TAND THÀNH PHỐ UÔNG BÍ. 11 2. Hoạt động quản lý. 11 2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. 11 2.2. Quản lý phông lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí. 12 2.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHKT trong hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí. 12 2.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí. 12 2.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của TAND Thành phố Uông Bí. 12 2.6. Hợp tác quốc tế về công tác lưu trữ. 13 3. Hoạt động nghiệp vụ. 13 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 13 3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu. 13 3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu. 14 3.4. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 15 3.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 15 3.6. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 15 4. CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU” 16 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 24 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 24 3.2. Nhận xét công tác lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí. 24 3.2.1. Ưu điểm. 24 3.2.2. Nhược điểm. 25 3.3. Đề xuất giải pháp. 25 3.3.1. Về cơ chế, chính sách 25 3.3.2. Về tổ chức cán bộ 26 3.3.3. Về đầu tư cơ sở vật chất 26 3.4. Một số kiến nghị. 26 3.4.1. Đối với Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí. 26 3.4.2. Đối trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 27 C. KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

A.LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 5

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TAND THÀNH PHỐ UÔNG BÍ.5 1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí 5

1.1 Lịch sử hình thành hành TAND Thành phố Uông Bí 5

1.2 Chức năng của TAND Thành phố Uông Bí 6

1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của TAND Thành phố Uông Bí 6

1.4 Cơ cấu tổ chức của TAND Thành Phố Uông Bí 7

2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí 9

2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng TAND Tp Uông Bí 9

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác Lưu trữ 10

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TAND THÀNH PHỐ UÔNG BÍ 11

2 Hoạt động quản lý 11

2.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 11

2.2 Quản lý phông lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí 12

2.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHKT trong hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí 12

2.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí 12

2.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của TAND Thành phố Uông Bí 12

2.6 Hợp tác quốc tế về công tác lưu trữ 13

3 Hoạt động nghiệp vụ 13

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13

3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 13

3.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 14

3.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 15

3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 15

3.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 15

4 CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU” 16

CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 24

3.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 24 3.2 Nhận xét công tác lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí 24

3.2.1 Ưu điểm 24

3.2.2 Nhược điểm 25

3.3 Đề xuất giải pháp 25

3.3.1 Về cơ chế, chính sách 25

3.3.2 Về tổ chức cán bộ 26

3.3.3 Về đầu tư cơ sở vật chất 26

3.4 Một số kiến nghị 26

3.4.1 Đối với Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí 26

3.4.2 Đối trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 27

C KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO

D PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TAND Tp Tòa án nhân dân thành phố

A.LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, nguồn nhân lực

có chất lượng đóng vai trò chủ đạo trong việc đưa đất nước phát triển Vì vậyvấn đề đào tạo đội ngũ tri thức trẻ luôn được Đảng và Nhà nước quan tâm hàngđầu Bên cạnh sự quan tâm của Đảng và Nhà nước thì thế hệ trẻ không ngừnghọc tập, rèn luyện và tu dưỡng bản thân để đáp ứng nhu cầu phát triển của đấtnước Nhất là khi nước ta đang thực hiện nền cải cách hành chính Quốc gia thìviệc đào tào và bồi dưỡng cán bộ nghiệp vụ Lưu trữ đã đóng góp một phần quantrọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới đất nước

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực chuyên môn trong hoạt động quản lý nhànước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tớiviệc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế công tác lưu trữ là một mắtxích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước Ở nước ta, công táclưu trữ thực hiện 2 nhiệm vụ sau:

Một là: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ

Hai là: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung

tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ

an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụquan trọng nhất của công tác lưu trữ Chính vì thế, trong đợt thực tập này thì em

đã chọn chuyên đề: “Chỉnh lý tài liệu” làm chuyên đề báo cáo chính cho bản

báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loạikhoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối vớiphông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Đối với xã hội nói chung và Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí nóiriêng thì công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng Đầu tiên, là

tổ chức, sắp xếp tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học, thứ hai là tạo điềukiện cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng sử dụng tài liệu Cuốicùng, là cơ sở để loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêuhủy, góp phần tiết kiệm được kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu

Trong quá trình thực tập em đã gặp không ít khó khăn và thuận lợi, đặc

biệt là về khâu nghiệp vụ “ Chỉnh lý tài liệu”.

- Thuận lợi:

+ Đã vận dụng được một số kiến thức đã học vào thực tế

+ Được cơ quan tin tưởng cho tham gia vào công tác chỉnh lý tài liệu tại

cơ quan

+ Khối tài liệu về cơ bản được đầy đủ, đã được thu thập về kho

+ Nhận được sự hướng dẫn, bảo ban, uốn nắn nhiệt tình của cán bộ VănPhòng kiêm Lưu trữ tại Tòa án

- Khó khăn:

+ Lượng kiến thức được vận dụng vào công việc còn hạn chế

+ Khối tài liệu đưa ra chỉnh lý tương đối nhiều, tài liệu xếp chồng chấtlên nhau nên gây khó khăn cho việc thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơquan

Nhận thức được tầm quan trọng trong công tác lưu trữ của Đảng và Nhànước hiện nay Cùng với thực tế tại các cơ quan còn rất thiếu nguồn nhân lựcvừa có chuyên môn vừa có trình độ quản lý và kỹ năng nghiệp vụ Đồng thờicũng xuất phát từ như cầu thực tế của xã hội và năng lực đáp ứng của nhàtruờng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo chuyên ngành Lưutrữ học

Có thể nói, chuyên ngành Lưu trữ học em đang theo học chiếm một vị trí

vô cùng quan trọng và phải được đòi hỏi đặt ngang tầm với các ngành khoa họckhác

Ba năm học dưới mái Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thời gian không

phải là nhiều nhưng cũng không phải là ít cho những ai muốn nghiên cứu và họctập Qua sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình và kinh nghiệm truyền đạt của các thầy, côgiáo trong nhà trường đã cung cấp cho em một phần không nhỏ những kiến thức

về xã hội, con người đất nước ta cũng như trên thế giới và đặc biệt là công tácLưu trữ

Sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh có nói: “học phải đi đôi với hành, lýthuyết phải gắn liền với thực tiễn” Thực hiện câu nói ấy của Bác với phươngchâm gắn liền lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Văn thư-Lưu trữ trong đó có ngành Lưu trữhọc nói riêng, lấy lí luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn vàngược lại từ thực tiễn kiểm chứng đúng đắn cho lý thuyết, bổ sung những kiếnthức mới, cập nhật, làm phong phú kho tàng lý luận chuẩn bị những bước cầnthiết cho công việc sau này Nhận thấy tầm quan trọng của thực tập cuối khóa,thực hiện mục tiêu sinh viên ra trường không chỉ có tầm bằng trên tay mà còn cónăng lực chuyên môn vững vàng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức chosinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị… Theo chương trình đàotạo của Trường vào năm học thứ 3, sau khi học xong phần lý thuyết các môn họcđại cương cũng như môn học chuyên ngành sinh viên sẽ được tham gia vào mộtđợt thực tập thực tế nhằm mục đích:

-Tìm hiểu thực tế tình hình công tác Lưu trữ Qua đó sẽ có điều kiện liên

hệ giữa kiến thức lý luận và tình hình thực tiễn, củng cố và nâng cao nhận thứcnghề nghiệp;

- Vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về côngtác Lưu trữ nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việccủa cán bộ Lưu trữ;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tiếp thu các kiến thức thuộc lĩnhvực ở giai đoạn sau;

Là một sinh viên năm cuối của lớp Cao đẳng Lưu trữ học K6, dưới sựhướng dẫn của cô Trịnh Thị Kim Oanh cùng toàn thể các thầy cô giáo, giảngviên trong Khoa và trong nhà trường Được sự đồng ý và giúp đỡ của lãnh đạo

cơ quan, em đã được cử đến thực tập tại Tòa án nhân dân Thành phố Uông tỉnh Quảng Ninh từ ngày 2 tháng 3 đến ngày 24 tháng 4 năm 2015 Khi đượcthực tập tại đây bản thân em đã được tiếp cận nghiên cứu, học tập, rèn luyện vàtích lũy vốn kiến thức làm hành trang sau này trên con đường lập nghiệp.

Bí-Để có được đợt thực tập này với những bài học bổ ích trong thời gian qua.Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong Ban GiámHiệu nhà trường, khoa Văn thư –Lưu trữ và đặc biệt là cô giáo chủ nhiệm TrầnThị Mai, và các thầy cô trong khoa đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản

về chuyên ngành Lưu trữ học và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong nhữngngày tháng em theo học tại trường

Em xin trân trọng cảm ơn Chi bộ Đảng, ĐTN, CĐ thuộc TAND Thànhphố Uông Bí và đặc biệt là Lãnh đạo và toàn thể cán bộ, nhân viên tại TANDThành phố Uông Bí-tỉnh Quảng Ninh đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em cóđược những tư liệu phục vụ cho nội dung thực tập và hoàn thành thời gian thựctập đã đề ra

Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh Nguyễn Văn Bắctrưởng Văn phòng và chị Trần Thị Như Quỳnh cán bộ Văn Phòng kiêm nhiệmVT-LT đã quan tâm, hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốtđợt thực tập này Mặc dù đã rất cố gắng song với điều kiện thời gian và sự hiểubiết của bản thân còn hạn chế vì vậy bài báo cáo này của em không tránh khỏinhững sai sót kính mong được sự chia sẻ, giúp đỡ của quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên

Nguyễn Thị Lan

B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TAND THÀNH PHỐ UÔNG BÍ.

1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.

1.1 Lịch sử hình thành hành TAND Thành phố Uông Bí.

Uông Bí là một Thành phố nằm ở phía tây của tỉnh Quảng Ninh, ViệtNam, thuộc Vùng duyên hải Bắc Bộ Nằm dưới chân dãy núi Yên Tử vàgiáp sông Đá Bạc

Trải qua những thăng trầm của lịch sử, quá trình hình thành và phát triểncủa Tòa án nhân Thành phố Uông Bí Gắn liền với lịch sử xây dựng và hoànthiện của hệ thống Tòa án nước nhà Từ một đơn vị nằm trong hệ thống Tòa ánquân sự tỉnh Quảng Ninh, qua hai cuộc kháng chiến trường kỳ chống thực dânPháp và đế quốc Mỹ, bước vào giai đoạn cách mạng mới: xây dựng và bảo vệvững chắc Tổ quốc Việt Nam

Tháng 10 năm 1950 Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí được thành lậpvới tên gọi là Tòa án sơ cấp huyện Yên Hưng Được căn cứ theo điều 7 Sắc lệnh

số 13 ngày 24/1/1946 của Chủ tịch nước về Tổ chức các Tòa án

Ngày 28 tháng 10 năm 1960, Chính phủ Việt Nam dân chủ cộng hòa raNghị định 181/CP thành lập thị xã Uông Bí trực thuộc Khu Hồng Quảng ( tỉnhQuảng Ninh hiện nay) Việc thay đổi địa giới hành chính như vậy cũng đồngnghĩa với việc thay đổi tên gọi của Tòa án sơ cấp huyện Yên Hưng

Ngày 31 tháng 10 năm 1960 Tòa án sơ cấp huyện Yên Hưng được đổi tênthành Tòa án nhân dân Thị xã Uông bí Căn cứ theo điều 1 của Sắc lệnh số 85-

SL ngày 22/5/1950 có quy định như sau: “Tòa án sơ cấp nay gọi là Tòa án nhândân huyện”

Ngày 25 tháng 2 năm 2011, thị xã Uông Bí chính thức trở thành thànhphố trực thuộc tỉnh Quảng Ninh Uông Bí được thủ tướng Chính Phủ công nhận

là đô thị loại II Cùng với sự thay đổi này thì chỉ sau hai ngày các cơ quan banngành trực thuộc trên địa bàn thành phố cũng được đổi tên

Ngày 27 tháng 2 năm 2011 TAND Thị xã Uông Bí được đổi tên thànhTAND Thành phố Uông Bí.Căn cứ theo Nghị quyết số 10/NQ-CP của Chínhphủ.

Thành phố Uông Bí nằm ở phía tây tỉnh Quảng Ninh, cách Thủ đô HàNội 130 km, cách Hải Phòng gần 30 km, và cách thành phố Hạ Long 45 km Cótoạ độ địa lý từ 20o58’ đến 21o9’ vĩ độ bắc và từ 106o41’ đến 106o52’ kinh độđông Địa giới hành chính Uông Bí ở phía đông giáp huyện Hoành Bồ và thị

xã Quảng Yên, phía tây giáp huyện Đông Triều, vùng đất ở phía nam giáphuyện Thuỷ Nguyên, phía bắc giáp huyện Sơn Động Uông Bí có vị trí đặc biệtquan trọng về quốc phòng, an ninh, là tuyến phòng thủ phía đông Bắc của ViệtNam

Với diện tích là 256,3m2 hiện nay có 174.768 người hiện đang cư trú tại 9phường và 2 xã với mật độ dân số là 681 người/km

Nơi đây có nguồn nhân lực dồi dào và nguồn tài nguyên khoáng sảntương đối lớn, đồng thời có di tích chùa Yên tử, chùa Ba vàng… với một diệntích và có điều kiên tự nhiên thuận lợi như vậy, có thể nói Thành phố Uông Bí làmột nơi phát triển cả về kinh tế và văn hóa

1.2 Chức năng của TAND Thành phố Uông Bí.

Nằm trong hệ thống Tòa án nhân dân, Tòa án nhân dân Thành phốUông Bí là cơ quan quyền lực ở cấp địa phương,cơ quan xét xử của nước Cộnghoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thực hiện quyền tư pháp

Tòa án nhân dân TP Uông Bí có chức năng xét xử những vụ án hình sự,dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh doanh thương mại, hành chính vàgiải quyết những vụ việc khác theo quy định của pháp luật, trên địa bàn Thànhphố Uông Bí

1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của TAND Thành phố Uông Bí.

TAND thành phố Uông Bí được tổ chức và hoạt động theo cơ chế tậpquyền, theo nguyên tắc tập trung dân chủ Có sự phân công của cơ quan lậppháp

Trong phạm vi chức năng của mình, thì TAND Thành phố Uông Bí có

nhiệm vụ bảo vệ công lý, bảo vệ quyền con người, quyền công dân, bảo vệ chế

độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của

tổ chức, cá nhân

Bằng hoạt động của mình, Tòa án góp phần giáo dục công dân trungthành với tổ quốc, chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, tôn trọng những quy tắccủa cuộc sống xã hội, ý thức đấu tranh phòng ngừa và chống tội phạm, các viphạm pháp luật khác

TAND Thành phố Uông Bí thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổchức TAND được căn cứ theo luật số 62/2014/QH13 ngày 24 tháng 11 năm

2014 với quyền hạn được quy định như sau:

- Tòa án xác minh, thu thập tài liệu, chứng cứ để giải quyết các vụ việcdân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động, hành chính vàthực hiện các quyền hạn khác theo quy định của luật tố tụng

- Xử lý vi phạm hành chính; xem xét đề nghị của cơ quan quản lý nhànước và quyết định áp dụng các biện pháp xử lý hành chính liên quan đến quyềncon người, quyền cơ bản của công dân theo quy định của pháp luật

- Ra quyết định thi hành bản án hình sự, hoãn chấp hành hình phạt tù, tạmđình chỉ chấp hành hình phạt tù, giảm hoặc miễn chấp hành hình phạt, xóa ántích, miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án đối với khoản thu nộp ngân sách nhànước; thực hiện các quyền hạn khác theo quy định của Bộ luật hình sự, Luật thihành án hình sự, Luật thi hành án dân sự

- Ra quyết định hoãn, miễn, giảm, tạm đình chỉ chấp hành biện pháp xử lýhành chính do Tòa án áp dụng và thực hiện các quyền hạn khác theo quy địnhcủa Luật xử lý vi phạm hành chính

- Bảo đảm áp dụng thống nhất pháp luật trong xét xử

1.4 Cơ cấu tổ chức của TAND Thành Phố Uông Bí.(sơ đồ xem phụ lục số 1)

TAND Thành phố Uông Bí là cơ quan quyền lực nhà nước ở cấp địaphương Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo Luật tổ chứcTòa án nhân dân ngày 24 tháng 11 năm 2014 Bộ máy TAND Thành phố gồm

+ Báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân có thẩm quyền theo luật định

và Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của luật tố tụng; giảiquyết việc khác theo quy định của pháp luật

- Phó chánh án là người:

+ Trực tiếp giúp Chánh án thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công củaChánh án Khi Chánh án vắng mặt, Phó Chánh án được Chánh án ủy nhiệm lãnhđạo công tác của Tòa án

+ Phó Chánh án chịu trách nhiệm trước Chánh án về nhiệm vụ được giao.+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của luật tố tụng

- Hội thẩm nhân dân thực hiện chức năng và quyền hạn sau:

+ Hội thẩm nhân dân thực hiện nhiệm vụ xét xử những vụ án thuộc thẩmquyền của Tòa án theo phân công của Chánh án Tòa án nơi mình được cử làmHội thẩm nhân dân

+ Hội thẩm có nghĩa vụ thực hiện sự phân công của Chánh án Tòa án,trường hợp không thực hiện được thì phải nêu rõ lý do

- Thẩm phán có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

+ Thẩm phán có nhiệm vụ xét xử những vụ án và giải quyết những côngviệc khác thuộc thẩm quyền của Tòa án theo sự phân công của Chánh án Tòa ánnơi mình công tác

+ Thẩm phán có quyền yêu cầu cơ qua, tổ chức, cá nhân thi hành nhữngquyết định có liên quan đến việc giải quyết vụ án hoặc những việc khác theo quyđịnh của pháp luật

- Thư ký Tòa án có chức năng và nhiệm vụ như sau:

+ Hỗ trợ hoặc phụ giúp thẩm phán tiến hành các công việc liên quan đến

quá trình giải quyết vụ án như : tống đạt các quyết định của tòa, ghi lời khai củađương sự, hướng dẫn đương sự bổ sung chứng cứ, ghi biên bản các phiên hòagiải, phiên tòa

+ Chuẩn bị các công tác nghiệp vụ cần thiết trước khi khai mạc phiên toà + Thư ký tòa phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chánh án về hành

a Vị trí, chức năng của văn phòng TAND Tp Uông Bí.

Văn phòng là một bộ phận phụ trách công việc giấy tờ Hành chính trong

cơ quan Văn phòng TAND Tp Uông Bí là cơ quan chuyên môn thuộc TANDThành phố giúp việc trực tiếp cho Chánh án, các Phó chánh án TAND Tp Cungcấp những thông tin về hoạt động của TA, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật chohoạt động của TA Đồng thời văn phòng TA chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểmtra về chuyên môn nghiệp vụ của văn phòng TAND Thành phố và văn phòngTAND tỉnh

b Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng TAND Tp Uông Bí.

Văn phòng TAND Tp thực hiên nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác tham mưu, tổnghợp, báo cáo, hành chính, quản trị, lưu trữ thông tin về thi hành án theo sự phâncông của Chánh án TAND

+ Bên cạnh đó còn giúp TA tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thưkiếu nại, tố cáo công dân chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết

+ Quản lý và sử dụng con dấu, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt

động của TAND Tp

c Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng TAND Thành phố Uông Bí ( xem phụ lục số 2).

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác Lưu trữ.

- Quản lý hồ sơ, tài liệu không để mất mát, thất lạc hư hỏng theo quyđịnh

- Không được tự ý mang hồ sơ tài liệu của cơ quan về nhà khi có ý kiếncủa lãnh đạo văn phòng

- Tiếp nhận, thu thập tài liệu vào kho lưu trữ

- Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hếtgía trị theo đúng quy định của pháp luật

- Trình lãnh đạo phê duyệt về Kế hoạch phân loại, chỉnh lý và giao nộp tàiliệu vào lưu trữ

- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ tài liệu của cơ quan thuộc nguồnnộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ Tỉnh, TAND Tỉnh, TAND tối cao

- Lập kế hoạch và thu tài liệu đã đến hạn nộp của các phòng chuyên mônvào lưu trữ cơ quan

- Viết bảng danh mục hồ sơ, đánh số tờ, biên mục bên ngoài và bên trong

- Báo cáo, thống kê về tình hình công tác Lưu trữ cho lãnh đạo cơ quan

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TAND

THÀNH PHỐ UÔNG BÍ.

2 Hoạt động quản lý.

2.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ.

Để phát huy cao nhất giá trị của tài liệu lưu trữ và xuất phát từ vị trí, tầmquan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động của ngành Tòa án nói chung

và của TAND Tp Uông Bí nói riêng, nên từ khi thành lập đến nay TAND luônchú trọng quán triệt thực hiện các văn bản chỉ đạo của nhà nước về công tác lưutrữ đối với đơn vị trực thuộc

TAND Thành phố Uông Bí đã thực hiện tốt các văn bản của các cấp chỉđạo của nhà nước về công tác lưu trữ như:

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11/11/2011

- Thông từ 09/2011/TT – BNV ngày 03/09/2011 Bộ Nội vụ quy định vềthời hạn bảo quản hồ sơ, bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt độngcủa các cơ quan tổ chức

- Công văn số 283/ VTLTNN – NVTW ngày 19/05/2014 của Cục Vănthư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính

- Quyết định số 128/ QĐ – VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục văn thưLưu trữ về việc ban hành quy trình “ Chỉnh lý tài liệu giấy” TCVN ISO 9001:2000

- Thông tư 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫnxác định cơ quan , tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cáccấp Ngoài ra còn có các văn bản do ngành quy định về công tác Lưu trữ

- Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 12/8/2004 của Bộ trưởng

Bộ Công an về danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của ngành Tòa án

- Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 của Chán án Tòa

án nhân dân tối cao về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước củangành Tòa án nhân dân

- Chỉ thị số 03/2008/CT-TANDTC ngày 09/7/2008 của Chánh án Tòa án

nhân dân tối cao về việc tăng cường công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trongngành Tòa án nhân dân.

Trong quá trình tìm hiểu thì TAND Thành phố Uông Bí chưa có vănbản nào do cơ quan ban hành về công tác Lưu trữ Cơ quan chỉ áp dụng các vănbản của ngành và Nhà nước quy định

2.2 Quản lý phông lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí.

Phông lưu trữ là toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân

Qua thực tế cho thấy phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông

Bí được quản lý thống nhất, và thực hiện theo quy định của nhà nước

2.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHKT trong hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí.

Nhìn chung cơ quan chưa tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt độnglưu trữ Việc ứng dựng Công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ vẫn chưa được

áp dụng phổ biến Hồ sơ chỉ được lưu trữ theo phương pháp truyền thống

2.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí.

* Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức trong hoạt động lưu trữ.

Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí luôn cử cán bộ phụ trách về côngtác lưu trữ đi dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Lưu trữ do ngành cấptrên tổ chức Tạo điều kiện để cán bộ phụ trách công tác lưu trữ được cập nhậpthông tin, trau dồi kiến thức để từ đó nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đáp ứngyêu cầu thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan

* Công tác quản lý thi đua, khen thưởng trong hoạt động lư trữ.

TAND Tp Uông bí đã có chính sách tuyên dương, khen thưởng đối vớicán bộ làm công tác lưu trữ

2.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của TAND Thành phố Uông Bí.

Tòa án Thành phố đã áp dụng quy chế của Tòa án tỉnh trong việc Thanhtra, kiểm tra công tác lưu trữ theo định kỳ 6 tháng một năm Đồng thời cũng áp

dụng quy chế trong việc xử lý vi phạm về công tác lưu trữ.

2.6 Hợp tác quốc tế về công tác lưu trữ.

Do đặc thù là Tòa án Thành phố thuộc Tỉnh, chỉ là cơ quan quyền lực ởđịa phương Chính vì vậy, cơ quan chưa thực hiện nghiên cứu, tham gia góp ýkiến xây dựng, quản lý hoạt động hợp tác quốc tế

3 Hoạt động nghiệp vụ.

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi trọng công tác này, vì đó là mộtngành hoạt động trong công tác quản lý Nhà nước đồng thời là mắt xích khôngthể thiếu trong bộ máy quản lý của mình

Công tác lưu trữ tại TAND Thành phố Uông Bí được thực hiên một cáchnghiêm ngặt, đúng quy trình nghiệp vụ

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.

Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quanđến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan vàphông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theoquyền hạn và phạm vi quy định của Nhà nước

Trên thực tế, việc thu thập, bổ sung tài liệu của TA diễn ra tương đối đúngthời hạn giao nộp theo quy định của cơ quan Kho lưu trữ của cơ quan đã thuthập được số lượng hồ sơ giải quyết các loại án như: Hình sự, dân sư, hànhchính, kinh doanh thương mại… Hàng quý, sau khi hoàn tất công tác kiểm tra

hồ sơ của ngành cấp trên, Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí thực hiện nhậpkho, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan

Trong năm 2014 lưu trữ Tòa án nhân dân Tp Uông Bí thu thập được 30mét hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Số mét giá tài liệu đến hạn thu thập nhưng chưathu thập được là 10 mét

3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu.

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn vàphương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá

trị của chúng về các mặt Và loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện

để tiêu hủy theo quy định của nhà nước

Thực tế, Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí chưa có bảng thời hạn bảoquản tài liệu lưu trữ cho riêng cơ quan mình nên vẫn được xác định dựa trênThông Tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ Nội Vụtrước khi giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan và kho lưu trữ Tỉnh

Nhìn chung, công tác xác định giá trị tài liệu của Tòa án đã tiến hành đúngnghiệp vụ Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể,chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn , lâu dài và tạm thời

Ngoài ra, trong quá trình chỉnh lý tài liệu một số tài liệu không có giá trị,bao hàm, trùng thừa, hết giá trị chưa được thống kê, lập danh mục tài liệu loại vàđưa ra hội đồng xác định giá trị tài liệu để thực hiện việc tiêu hủy tài liệu

3.3 Công tác chỉnh lý tài liệu.

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loạikhoa học Trong đó tiến hành chỉnh lý, chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lậpmới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm công cụ tratìm đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Chỉnh lý tài liệu là mộtkhâu rất quan trọng cơ bản trong công tác lưu trữ

Việc chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo công văn NVTW ngàyy 19/05/2004 của Cục văn thư lưu trữ nhà

283/VTLTNN-Tài liệu lưu trữ của Tòa án đã được chỉnh lý kịp thời và hoàn chỉnh, kếtthúc mỗi năm công tác Cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ cácđơn vị, cá nhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa theo phương án phân loại đãchọn

Theo số liệu thống kê trong năm 2014 TAND Thành phố Uông Bí đãchỉnh lý hoàn chỉnh 6.659 hồ sơ quy ra được 39 mét giá tài liệu Chuyên môn

Ngoài ra, đợt vừa qua cơ quan đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu Hànhchính giai đoạn (2011-2014) của phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phốUông Bí Số hồ sơ đưa ra chỉnh lý là 150 hồ sơ quy ra được 06 mét giá tài liệu (4hộp 1 mét)

3.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyênmôn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và

hệ thống trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thốngkê

Kho lưu trữ Tòa án nhân dân Tp Uông Bí sử dụng công cụ tra cứu, tìmkiếm tài liệu bằng phương pháp truyền thống Tài liệu lưu trữ được thống kê chủyếu bằng mục lục hồ sơ, mục lục hồ sơ được lập theo năm Tài liệu sau khichỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, buộc thành tập theo số hồ sơ đưa lên giásắp xếp môt cách khoa học giúp cho việc tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng

Ngoài ra, cơ quan còn xây dựng được sổ đăng ký mục lục hồ sơ, các bản

án được xếp theo số thứ tự và đóng thành quyển Còn một số phương tiện khácchưa được xây dựng ( thẻ tra tìm, sách hướng dẫn nội dung tài liệu…)

3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật đểkéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khaithác sử dụng tài liệu

TAND Thành phố Uông Bí đã quan tâm đến việc bố trí kho tàng, trangthiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ như: bố trí kho lưu trữ không chuyêndụng với diện tích 35m2 được đặt ở tầng hai của Tòa án, trang bị giá cố định vớichiều dài là 40m một giá giá làm bằng kim loại và bằng gỗ, hòm, bìa hồ sơ, điềuhòa nhiệt độ, máy hút bụi, máy hút ẩm, thiết bị phòng chống cháy, thuốc chốngdán và mối Tòa án hàng tháng vẫn bố trí vệ sinh kho tàng, lau chùi giá để tàiliệu, vệ sinh tài liệu, 3 tháng tiến hành diệt mối, mọt một lần Nhằm bảo quản

an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu Kho lưu trữ được bố trí hợp lý tránhđược ánh nắng mặt trời

3.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thácthông tin trong tài liệu, phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiêncứu hiện hành của cơ quan, tổ chức

Kho lưu trữ Tòa án vẫn chưa xây dựng được quy chế về sử dụng tài liệu

và nội quy mượn tài liệu, Tòa án vẫn áp dụng quy chế chung của ngành banhành

Quy chế quy định rõ trách nhiệm của người cung cấp tài liệu và người sửdụng tài liệu

Việc thông tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các đối tượng sử dụng tài liệuchủ yếu vẫn là tra cứu bằng mục lục hồ sơ, chưa ứng dụng công nghệ thông tin đểquản lý và phục vụ khai thác tài liệu; hình thức sử dụng tài liệu chỉ là đọc và saochụp tài liệu, xác nhận các thông tin có liên quan, người đến khai thác phải trìnhgiấy giới thiệu của cơ quan

Theo báo cáo thống kê thì trong năm 2014 có 209 lượt người đến khai thác,

sử dụng tài liệu Và tổng số tài liệu được sao chụp là 170 trang

4 CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU”

Trong quá trình thực tập, bản thân em cùng với cán bộ Văn phòng kiêm Lưutrữ tại TAND TP Uông Bí đã chỉnh lý được một số tài liệu Hành chính trong giaiđoạn từ năm 2011 - 2014 của phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.Việc chỉnh lý tài liệu của Tòa án thực hiện theo công văn 283/VTLTNN-NVTWngày 19/05/2004 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành và hướngdẫn chỉnh lý tài liệu hành chính Cụ thể như sau:

* Phần 1: Chuẩn bị chỉnh lý:

1.Giao nhận tài liệu.

Cơ quan không thực hiện bước này Vì toàn tài liệu đưa ra chỉnh lý được đểtrong kho và do cán bộ cơ quan tự chỉnh lý

2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

Để hạn chế bụi bẩn gây ra từ tài liệu, cơ quan đã dùng chổi lông gà để quétbụi bẩn trên các cặp, giá, hộp đựng tài liệu

3 Khảo sát tài liệu

Nhằm thu thập những thông tin cần thiết về tình hình khối tài liệu giai đoạn

2011 -2014 để biên soạn bản Lịch sử hình thành phông và lịch sử phông; chọn vàxây dựng phương án phân loại phù hợp; làm cơ sở biên soạn bản hướng dẫn phân

loại lập hồ sơ, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Giúp cho việc chỉnh lý đượcthuận lợi.

Nội dung việc khảo sát cụ thể như sau:

+ Tên phông : Phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí

+ Giới hạn thời gian khối tài liệu đưa ra chỉnh lý từ năm (2011 -2014)

+ Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý 150 hồ sơ

+ Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu là các văn bản chỉ đạo của TAND Tốicao, chương trình, kế hoạch của TAND Thành phố Uông Bí, tài liệu về tổ chức cán

bộ, kế toán tài chính

+ Tình trạng khối tài liệu đưa ra chỉnh lý đã được thu về kho đầy đủ và đãđược phân loại sơ bộ, tài liệu không bị mối mọt cắn

4 Thu thập, bổ sung tài liệu

Thu thập bổ sung tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thựchiện chỉnh lý cũng như việc khai thác, sử dụng tài liệu về sau

Tuy nhiên trước khi giao nộp vào kho lưu trữ của Tòa án thì hồ sơ, tài liệu

về các vấn đề, sự việc cụ thể đã được các cán bộ thu thập rất đầy đủ, nên bướcnày không phải tiến hành góp phần đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý

5 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý

- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông (Xem phụ lục)

+ Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hoạt động,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của Tòa

án nhân dân Thành phố Uông Bí

+ Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của khối tài liệu giaiđoạn 2011- 2014 phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí

- Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

+ Đây là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của khối tài liệu giai đoạn2011-2014 thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo 1 phương án phânloại nhất định và phương pháp lập hồ sơ

Phương án phân loại là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và

trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu.

Bản này được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thựchiện việc phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ của khối tài liệu giai đoạn2011-2014 được thống nhất

+ Nội dung bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ gồm 2 phần chính: hướngdẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ:

* Bản hướng dẫn phân loại tài liệu:

Đã được biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng từ mục đích, ý nghĩa, cơ sởchọn phương án cũng như các bước phân chia tài liệu

Căn cứ vào phương án phân loại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

và theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại kho là bản kê những tài liệu chủ yếucủa Tòa án cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, bản kê những tài liệu không có giátrị và không thuộc phông (theo bảng thời hạn bảo quản chung mà Bộ Nội Vụquy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV)

Dựa vào 4 phương án phân loại tài liệu đối với cơ quan tổ chức Nhà nước,thì phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí được phân loại theophương án “Thời gian – cơ cấu tổ chức”, phương án này được dùng để phân lạitài liệu của phông mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức rõ ràng nhưngkhông ổn định Cơ quan đang hoạt động tronh thực tiễn

* Bản hướng dẫn lập hồ sơ

Hướng dẫn một cách chi tiết phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành

hồ sơ đối với những tài liệu còn trong tình trạng lộn xộn theo các đặc trưng vấn

đề, tên gọi, địa danh… thành hồ sơ và cách chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những

hồ sơ đã lập nhưng chưa đạt yêu cầu về mặt nghiệp vụ và cách viết tiêu đề, sắpxếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ

- Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ( Xem phụ lục).

Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đã được biên soạn chi tiết Nộidung gồm 2 phần chính là phần bản kê các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản vàphần hướng dẫn cụ thể Nó là căn cứ để những người tham gia chỉnh lý tiếnhành xác định giá trị của từng hồ sơ, tài liệu một cách cụ thể, thống nhất và

chính xác

- Lập kế hoạch chỉnh lý

Cơ quan không thực hiện lập kế hoạch chỉnh lý

* Phần 2: Thực hiện chỉnh lý:

1 Phân loại tài liệu

Căn cứ vào đặc điểm của phương án phân loại, bản hướng dẫn xác địnhgiá trị tài liệu và theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại kho là bản kê những tàiliệu chủ yếu của Tòa án cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, bản kê những tài liệukhông có giá trị và không thuộc phông (theo bảng thời hạn bảo quản chung mà

Bộ Nội Vụ quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV) Dựa vào 4 phương ánphân loại tài liệu đối với cơ quan tổ chức Nhà nước

Căn cứ vào đặc điểm của Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí được phânloại theo phương án “Thời gian – cơ cấu tổ chức”, phương án này được áp dụngcho cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng nhưng không ổn định cơ quan đang hoạtđộng trong thực tiễn

Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tiến hành phân chia tàiliệu thành các nhóm theo thứ tự:

- Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn mỗi nhóm tương ứngvới 1 thời gian

- Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa

- Bước 3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa thành các nhóm nhỏ

- Bước 4: Phân chia tài liệu từ nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn ( tươngứng với hồ sơ/đvbq)

Phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí giai đoạn 2014) được phân loại cụ thể như sau:

(2011 Bước 1: Phân loại tài liệu của nhóm lớn theo đặc trưng thời gian

1 Năm 2011

2 Năm 2012

3 Năm 2013

- Bước 2: Phân chia tài liệu về từng lớn về nhóm vừa dựa vào cơ cấu tổ chức.

Bước 4: Phân loại tài liệu trong một năm về các nhóm nhỏ, nhóm nhỏ cuối

cùng tương đương với 1 hồ sơ (đơn vị bảo quản)

1.2.1.1 Tài liệu về kiện toàn, sắp xếp các đơn vị, tổ chức

1.2.1.2 Tài liệu về thành lập các đơn vị, tổ chức mới

………

1.2.2 Công tác cán bộ

1.2.2.1 Tài liệu về quản lý, thuyên chuyển và điều động cán bộ

1.2.2.2 Tài liệu về đề bạt và bổ nhiệm cán bộ

1.2.2.3 Tài liệu về tiếp nhận, sắp xếp cán bộ

Ví dụ: Hồ sơ về việc tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm cán bộ,

công chức cơ quan TAND Tp Uông Bí

1.2.2.4 Tài liệu về việc cử cán bộ đi học , tham gia các lớp tập huấnnghiệp vụ, dự hội nghị

1.2.2.5 Tài liệu về nâng lương, điều chỉnh lương, phụ cấp cho cán bộ1.2.2.6 Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật cán bộ

1.2.2.7 Tài liệu về việc cán bộ nghỉ hưu, mất sức

………

1.3 Phòng Kế Toán-tài chính

1 Năm 2011

………

2 Lập hồ sơ tài liệu

Sau khi thực hiện xong công tác phân loại tài liệu, em cũng cán bộ cơ