MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Bắc Giang. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành. 4 1.1.2. Vị trí, chức năng , nhiêm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh Bắc giang. 4 1.1.2.1. Vị trí và chức năng: 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục. 5 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức: 5 1.1.3.2 Biên chế của Chi cục: 6 1.2. Tình hình tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang. 6 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ 6 1.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ : 6 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức: 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử 7 1.2.2.1. Chức năng của Trung tâm Lưu trữ lịch sử 7 1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ lịch sử 8 1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử: 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 9 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 10 2.2.2. Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu. 12 2.2.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 13 2.2.4. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 15 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 18 3.1. Báo cáo những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 18 3.2. Một số kiến nghị đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang và đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường. 24 3.2.1. Đối với Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh Bắc Giang. 25 3.2.2. Đối với khoa và nhà trường. 25 C. KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG 4
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư- lưu trữ tỉnh Bắc Giang 4
1.1.1 Lịch sử hình thành 4
1.1.2 Vị trí, chức năng , nhiêm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh Bắc giang 4
1.1.2.1 Vị trí và chức năng: 4
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục 5
1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức: 5
1.1.3.2 Biên chế của Chi cục: 6
1.2 Tình hình tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 6
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ 6
1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ : 6
1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức: 6
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử 7
1.2.2.1 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ lịch sử 7
1.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ lịch sử 8
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử: 8
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG 9
2.1 Hoạt động quản lý 9
Trang 22.2 Hoạt động nghiệp vụ 9
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 10
2.2.2 Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu 12
2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 13
2.2.4 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 15
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 18
3.1 Báo cáo những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 18
3.2 Một số kiến nghị đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang và đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 24
3.2.1 Đối với Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh Bắc Giang 25
3.2.2 Đối với khoa và nhà trường 25
C KẾT LUẬN 27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC
Trang 3BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT Chữ viết tắt Nguyên văn
3 CNH - HĐH Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa
Trang 4A PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao của khoa học kĩ thuật,tàiliệu lưu trữ có một vai trò càng quan trọng trong việc phản ánh hoạt động củamột cơ quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải quyết công việc,tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủtrương, đề ra các quyết định quản lý Trong quá trình xây dựng một nền văn hoámới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những tinh hoa văn hóadân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triểnkinh tế Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữngày càng được chú trọng hơn Như vậy để công tác lưu trữ ngày càng tốt hơnnhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo Cần phải xây dựng một hệ thốngđội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ
Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo nguồnnhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ Góp phần hiện đại hoá công tác lưutrữ trong văn phòng hiện nay Từ khi thành lập tới nay trường luôn mở rộng việcchiêu sinh , đào tạo và số lượng tuyển sinh ngày càng nhiều so với trước, có đủnăng lực , trình độ nghiệp vụ Hàng năm số sinh viên ra trường đều có việc làmphù hợp với chuyên ngành mình đã được đào tạo Cơ sở vật chất của trường ngàycàng được nâng cấp và mở thêm một số chuyên ngành mới như Thông tin thưviện , tin học… Các lớp cao đẳng, tại chức, hệ nghề cũng liên tục được chiêu sinh
Thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian vô cùng quan trọng , giúp cho quátrình học tập của sinh viên đi từ lý thuyết đến thực hành được vận dụng , mộtcách có hiệu quả trong công việc, trong giao tiếp và học hỏi đựơc nhiều kinhnghiệm quý trong công việc sau này Quá trình học tập 4 năm ở trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã trau dồi cho tôi được nhiều kinh nghiệm quý báu trong việcthu nhận kiến thức trong công tác nghiệp vụ Sau khoảng thời gian ngắn thực
Trang 5tập ở trường được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô bộ môn đã giúp đỡ tôi hiểuthêm và nắm bắt căn bản về công tác lưu trữ , tạo điều kiện tốt cho tôi thực tập ở
cơ quan
Là một sinh viên của lớp Lưu trữ học K1A- Trường Đại học Nội vụ HàNội, sau khi hoàn thành lý thuyết tại trường và được sự đồng ý của lãnh đạo ChiCục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang( sau xin gọi tắt là Chi cục) đã tiếp nhậntôi đến thực tập tại cơ quan từ ngày 11/1/2016 đến ngày 19/03/2016 Về thực tậptại cơ quan với những kiến thức về chuyên môn lưu trữ được thầy, cô trongtrường trang bị đầy đủ và tận tình dậy bảo cho tôi đã giúp tôi nghiên cứu,tìmhiểu tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của cơ quan và thực hànhcác khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại cơ quan
Trong quá trình thực tập tại Chi cục tôi đã gặp rất nhiều khó khăn; từ việclàm quen với môi trường làm việc của một cơ quan nhà nước, những bỡ ngỡ banđâu khi bắt tay vào công việc vì thực tế có đôi chút khác biệt với những gì tôiđược học và suy nghĩ trước đó cho tới việc thực hiện một số khâu nghiệp vụ cònnon kém do chưa thành thạo Những khó khăn trong việc vận dụng lý luận vàothực tiễn, vận dụng những kiến thức vốn có vào công tác chỉnh lý, xác định giátrị tài liệu của một khối tài liệu cụ thể …
Bên cạnh đó cũng có không ít những thuận lợi mà tôi có được trong quátrình thực tập của mình như: môi trường làm việc trong lành, đầy đủ các trangthiết bị và quan trọng hơn cả đó là sự nhiệt tình giúp đỡ của các anh, các chịtrong Chi cục cho em có cơ hội được áp dụng vào thực tế những kiến thức đãđược học khi ngồi trên ghế nhà trường
Tuy nhiên, do thời gian có hạn, kinh nghiệm còn hạn chế, ít được tiếp xúcvới công việc thưc tế nên bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót và hạnchế nhất định Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của lãnhđạo Chi cục, của các bộ hướng dẫn trực tiếp cũng như các thầy các cô cùng toànthể các bạn sinh viên để bản báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn
Trang 6Cuối cùng, tôi xin gửi lời chúc, lời cảm ơn chân thành nhất đến lãnh đạoChi cục; toàn thể các anh, các chị công chức, viên chức trong chi Chi cục ; cùngvới quý thầy, cô giáo đã giúp tôi hoàn thành đợt thực tập và hoàn thành xongbáo cáo thực tập ngành Lưu trữ học.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 19 tháng 03 năm 2016
Sinh viên Phạm Văn Tú
Trang 7B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TỈNH BẮC GIANG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư- lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
1.1.1 Lịch sử hình thành.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang được thành lập theo Quyết định
số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 của Chủ tịch UBND tỉnh trên cơ sở sáp nhậpnguyên trạng Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc
b Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;
c Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng theo quy định của pháp luật; có trụ sở riêng và kinh phí hoạt động
do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
a Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và
Trang 8thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hếtgiá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giátrị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử củatỉnh;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ
b Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh:
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc
Sở Nội vụ quy định
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục.
1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức:
a Lãnh đạo Chi cục: Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng Chi cục
trưởng , Phó Chi cục trưởng do Giám đốc Sở Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm
Trang 9b Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc:
- Các Phòng chuyên môn, trước mắt có 02 phòng, gồm:
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp;
+ Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ
- Đơn vị sự nghiệp: Trung tâm Lưu trữ lịch sử
1.1.3.2 Biên chế của Chi cục:
Gồm biên chế hành chính (lãnh đạo Chi cục và các phòng chuyên môn), biên chế sự nghiệp (Trung tâm Lưu trữ) do UBND tỉnh giao hàng năm trong
tổng biên chế HCSN của Sở Nội vụ
1.2 Tình hình tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
Hiện nay, tại Chi cục gồm có: 1 phòng nghiệp vụ chuyên môn( Phòngnghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ) và 1 đơn vị sự nghiệp trực thuộc( Trung tâm lưutrữ lich sử) thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ của Chi cục
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ
1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ :
a) Giúp Chi cục trưởng quản lý Nhà nước về các hoạt động Văn thư Lưutrữ; nghiên cứu, đề xuất chủ trương, biện pháp quản lý Nhà nước đối với côngtác văn thư lưu và xử lý những vấn đề về khiếu nại, tố cáo liên quan đến văn thưlưu trữ;
b) Chỉ đạo nghiệp vụ, hướng dẫn, kiểm tra các huyện, thành phố, các cơquan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu về công tác văn thư, lưu trữ;
c) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt Chỉ thị của Thủ tướng
về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ;
d) Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công
1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức:
a Trưởng phòng: Là người chịu trách nhiệm cá nhân trước Chi cục
trưởng về mọi hoạt động của phòng được giao phụ trách Trưởng các phòng cónhiệm vụ, quyền hạn sau:
Trang 10- Phân công nhiệm vụ cho CCVC và người lao động trong phòng sau khi
đã báo cáo lãnh đạo Chi cục phụ trách Tổ chức thực hiện có hiệu quả nhiệm vụcủa phòng;
- Chủ động phối hợp với các phòng và CCVC trong cơ quan về việc cungcấp thông tin và trao đổi nghiệp vụ để giải quyết công việc thuộc chức năng củaphòng Những vấn đề không thuộc thẩm quyền, trưởng phòng phải báo cáo lãnhđạo Chi cục phụ trách để giải quyết;
- Quản lý CCVC và người lao động theo phân cấp quản lý và quản lý cán bộ;điều hành hoạt động của phòng; duy trì kỷ luật lao động; xây dựng kế hoạch học tập,bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CCVC trong phòng và bản thân;
- Thực hiện những công việc khác do Lãnh đạo Chi cục phân công
b Phó Trưởng phòng: Là người giúp việc Trưởng phòng, được Trưởng
phòng giao phụ trách một số công việc cụ thể của phòng; thay mặt Trưởngphòng giải quyết công việc được phân công, đồng thời chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng và lãnh đạo Chi cục về công việc đó Khi Trưởng phòng đi vắng,Phó Trưởng phòng được uỷ quyền giải quyết, điều hành công việc của phòng,sau đó báo cáo ngay với Trưởng phòng khi Trưởng phòng có mặt về những việcmình đã giải quyết và những tồn tại để Trưởng phòng nắm được và giải quyếttiếp
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử
1.2.2.1 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Trung tâm lưu trữ lich sử có chức năng giúp Chi cục Trưởng, Giám đốc SởNội vụ thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm : Xây dựng trình cấp cóthẩm quyền ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phêduyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; phối hợp, hướng dẫn các cơquan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu, thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản tài liệu, giảimật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy địnhcủa Pháp luật Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của Pháp luật
Trang 111.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ lịch sử
a) Đề xuất Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ để tham mưu giúp Giámđốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của lưu trữ lich sử của tỉnh, gồm
- Tham mưu Giám độc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danhmục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tàiliệu nộp lưu vào Lưu trữ lich sử tỉnh;
- Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
- Tham mưu tổ chức thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống
kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu Lưu trữ lich sử và tổ chứckhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của Pháp luật
b) Tổ chức thực hiện các hoạt động dich vụ lưu trữ theo quy định của Phápluật
c) Quản lý tài chính, tài sản Trung tâm, thực hiện các nhiệm vụ khác do Chicục trưởng và Giám đốc Sở Nội vụ quy định
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử:
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ lịch sử gồm có: 01 Giám đốc, 02Phó Giám đốc Trung tâm; các Tổ nghiệp vụ; các Tổ trưởng và các viên chức củaTrung tâm
Trang 12CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG 2.1 Hoạt động quản lý
Công tác lưu trữ là một phần việc lớn trong công tác văn phòng Việcquản lý chỉ đạo công tác lưu trữ đã và đang được quan tâm đúng mức với chứcnăng nhiệm vụ của nghành Việc quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ tốt sẽ gópphần không nhỏ trong hiệu quả và chất lượng cơ quan Có thể nói rằng tài liệulưu trữ là tài sản vô cùng quí giá là linh hồn của dân tộc, là minh chứng lịch sửxác thực và hùng hồn nhất
Nhận thức được ý nghĩa và vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ vàbảo quản tài liệu Chi cục đã thường xuyên cho cán bộ lưu trữ và các chuyênviên văn phòng đi dự các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụcho cán bộ làm công tác công văn giấy tờ và quản lý sổ sách hồ sơ nhằm đưacông tác lưu trữ vào nề nếp, mang tính thống nhất trong toàn tỉnh
Hàng năm Chi cục có hoạt động tổng kết công tác văn thư lưu trữ ở cơquan nhằm đánh giá quá trình công tác, rút kinh nghiệm triển khai kế hoạchtrong năm tới
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
Công tác lưu trữ được coi là một mắt xích vô cùng quan trọng trong quátrình hoạt động của bất cứ một cơ quan nào, làm tốt được công tác lưu trữ sẽ tạođiều kiện thuận lợi và hiệu quả cho quá trình hoạt động của cơ quan Vì vậy bất
cứ một cơ quan nào công tác lưu trữ cũng được quan tâm chú ý và song song tồntại trong quá trình hoạt động Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, sựphát triển không ngừng của kinh tế - xã hội, chế độ chính trị đòi hỏi công tác lưutrữ ra đời Đó là biện pháp hữu hiệu nhất , tích cực nhất hiệu quả nhất để lưugiữ lại cái đó có , nã đòi hỏi mét cánh khách quan trong việc bảo quản, và sửdụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sù phát triển xã hội
Do đó công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong quá trìnhhoạt động của cơ quan Nhận thức được tầm quan trọng trên Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh Bắc Giang từ khi thành lập đến nay đã chú ý không ngừng đến việc
Trang 13phát triển công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ được lãnh đạo Chi cụcquan tâm, chỉ đạo thực hiện theo đúng quy định của Luật lưu trữ năm 2011 Cáccông văn, tài liệu của cơ quan thường xuyên được kiểm tra và đưa vào kho lưutrữ cơ quan theo đúng thứ tự, mục loại quy định Các trang thiết bị phục vụ côngtác lưu trữ của cơ quan được trang bị đầy đủ, hiện đại, phục vụ tốt nhất cho việclưu trữ, khai thác tài liệu của công chức trong cơ quan Công tác bảo quản tàiliệu được thực hiện đảm bảo đúng theo quy định
Do đặc thù chuyên nghành tôi học ở trường là chuyên nghành lưu trữ nênkhi về cơ quan thực tập tôi đã dành nhiều thời gian để quan sát, tìm hiểu và trựctiếp làm các quy trình nghiệp vụ lưu trữ Trong quá trình thực tập ở Chi cục với
sự tìm hiểu học hỏi không ngừng cùng với sự nỗ lực hết mình đã giúp tôi cónhững hiểu biết và nhận xét sau đây về công tác lưu trữ ở cơ quan :
* Các văn bản bản quản lý chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ;
- Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/09/2013 của UBND tỉnhBắc Giang về Ban hành Quy định công tác Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnhBắc Giang
- Quyết định số 1791/QĐ-UBND ngày 31/10/2008 của UBND tỉnh BắcGiang về việc ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguộc nộp lưu tài liệu lưutrữ vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang
- Quyết định số 1792/QĐ-UBND ngày 31/10/2008 của UBND tỉnh BắcGiang về Ban hành Quy định danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diệnnộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang
- Quyết định số 224/QĐ-SNV ngày 21/05/2009 của Sở Nội vụ tỉnh BắcGiang về việc quy định độ mât của tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước của SởNội vụ tỉnh Bắc Giang
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ đầutiên của công tác lưu trữ, nhằm tập hợp tài liệu của một cơ quan quốc gia tổchức để quản lý một cách tập trung thống nhất
Trang 14Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tàiliệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản, phục vụ yêu cầu nghiêncứu, khai thác sử dụng Vì vậy việc thu thập bổ xung tài liệu vào kho lưu trữ làmột công việc tất yếu và thường xuyên.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Chi cục bao gồm công tácthu thập bổ sung tài liệu của Chi cục và công tác thu thập bổ sung tài liệu củacác đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
Lãnh đạo Chi cục đã xây dựng kế hoạch và tổ chức thu thập tài liệu đãđến hạn nộp lưu vào lưu trữ và tiến hành chỉnh lý đưa khối tài liệu vào lưu trữlịch sử
Đới với lưu trữ thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là loại tài liệu sảnsinh trong quá trình hoạt động của chính cơ quan và các đơn vị trực thuộc Đây
là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của lưu trữ cơ quan Lưu trữ cơquan thu thập tài liệu từ những nguồn sau:
+ Thu thập tại bộ phận văn thư cơ quan đây là nơi lưu giữ văn bản đi vàmột số văn bản đến sau đó sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan để bổ sung vào các hồ sơcông việc, đảm bảo đầy đủ không hư hỏng mất mát
+ Thu thập tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc đây là nơi hình thành hồ
sơ công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòngban, đơn vị trong quá trình hoạt động sau đó nộp vào lưu trữ cơ quan sau mộtnăm kể từ khi công việc được giải quyết xong
+ Lãnh đạo Chi cục cần đôn đốc, chỉ đạo cán bộ công chức viên chức giaonộp tài liệu đúng thời hạn Các tài liệu cơ quan thường xuyên kiểm tra và đưavào lưu trữ theo thứ tự
* Công tác thu thập bổ sung thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:
Lãnh đạo Chi cục có nhiệm vụ chỉ đạo hoạt động, lập kế hoạch thu tàiliệu đã đến hạn nộp lưu của cơ quan thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
Lãnh đạo sẽ đưa ra các phương án chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thực hiện
kế hoạc thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan theo đúng quyđịnh Sau đó tổ chức chỉnh lý tài liệu, lập hồ sơ thu thập tài liệu của cơ quan, tổ
Trang 15chức thuộc diện nộp lưu đã hết hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, xác định lại giátrị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Tổng số phông, mét giá tài liệu thu được trong 3 năm qua:
Tên phông Số hồ sơ Số hộp mét giá Thời gian
tài liệu
03 Uỷ ban Dân số Gia đình
2.2.2 Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông theo mét phương ánphân loại thích hợp, khoa học, trong đó sữa chữa hoặc phục hồi, lập mới những
hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằmtạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu
Ngày 2/4/2009 Chủ tịch UBND tỉnh ban hành quyết định số UBND giao cho trung tâm lưu trữ tỉnh tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng, rời lẻ.Hằng năm, đến thời hạn nộp lưu trung tâm căn cứ vào khối tài liệu cần chỉnh lýtại cơ quan trực thuộc nguồn nộp lưu, Chi cục sẽ đề nghị cấp kinh phí để chỉnh
512/QĐ-lý khối tài liệu đó
Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo Sở và UBNDtỉnh rất coi trọng, quan tâm đầu tư, thực hiện giám sát, chỉ đạo hoạt động theoquy định của Nhà nước và Luật lưu trữ 2011;
Trang 16Chi cục lưu trữ tiến hành xây dựng kế hoạch tổ chức sưu tầm tài liệu lưutrữ thuộc phạm vi quản lý của Chi cục, tổ chức thực hiện chỉnh lý, xác định giátrị, lập hồ sơ và chuyển vào lưu trữ lịch sử.
- Năm 2009 trung tâm đã tiến hành chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ từ năm1997- 2006 và đưa vào bảo quản trong lưu trữ tỉnh theo quy định
- Năm 2010 trung tâm tiến hành chỉnh lý tài liệu Sở xây dựng từ năm1997- 2007 và đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh theo quy định
- Tháng 3/2011 trung tâm đang tiến hành chỉnh lý khối tài liệu của Sở y tế
từ 2000-2007
- Năm 2015 đã hoàn thành việc chỉnh lý , xác định giá trị của 35 mét giátài liệu Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hà Bắc và 28.2 mét tài liệu PhôngBan Tổ chức chính quyền tỉnh Bắc Giang
Cần tiến hành kiểm tra định kỳ đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
về công tác lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và bảo quản tại lưu trữ hiện hành.Đến khi hết thời gian hiện hành lãnh đạo Chi cục sẽ đôn đốc, tổ chức hướng dẫnphân loại, lập hồ sơ, lựa chọn tài liêu để giao nộp vào lưu trữ tỉnh
Công tác chỉnh lý thu thập tài liệu vào trung tâm lưu trữ của Chi cục trongnhững năm vừa qua đã từng bước đạt được những thành quả lớn Nó đã từngbước giải quyết được khối tài liệu còn tồn đọng tại cơ quan, đơn vị thuộc nguồnnộp lưu để nhằm tối ưu hóa, nâng cao chất lượng của những hồ sơ
2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng hệ thống các biện pháp khoa học, kỹthuật nhằm tạo ra điều kiên tốt nhất để đảm bảo và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu,phục vụ tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
Bảo quản tài liệu có vai trò rất quan trọng nhằm giữ gìn tài liệu lâu dài,vĩnh viễn để phục vụ các mục đích phát triển của xã hội Bởi lẽ nếu tài liệu lưutrữ không được bảo quản an toàn thì không thể tổ chức khai thác và sử dụng cóhiệu quả tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được lãnh đạo Chicục thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, quan tâm chỉ đạo theo đúng quy định củapháp luật
Trang 17Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được lãnh đạo cơ quan thường xuyênquan tâm, đầu tư, chỉ đạo thực hiện theo đúng quy định của pháp luật;
- Tổng số tài liệu đang bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện nay
có 46 Phông, chia làm 3 giai đoạn:
+ Bắc Giang I từ năm 1945 – 1963
+ Hà Bắc từ năm 1963 – 1996
+ Bắc Giang II từ năm 1997 đến nay
Tổng số bao gồm: 10749 hộp; 1018,5 mét giá với 50799 hồ sơ đã đượcchỉnh lý Bên cạnh đó Chi cục còn lưu trữ được những cuốn phim nhựa cùng với
22 cuộn băng Video và 59 cuộn băng Catset về thời kỳ Hà Bắc được chuyểnsang đĩa DVD và CD để phục vụ khai thác, sử dụng Ngoài ra còn hàng nghìnhình ảnh, tư liệu quý khác
Năm 2002, UBND tỉnh Bắc Giang được Chính phủ cho phép xây dựng trụ
sở mới, UBND tỉnh quyết định bố trí Chi cục Văn thư – Lưu trữ tại tầng 4 trụ sởUBND tỉnh Tuy nhiên, do việc chia tách, sáp nhập các cơ quan, thành lập cácphòng mới nên hiện nay số kho bảo quản tài liệu gồm 5 kho: 4 kho trên tầng 4
và 1 kho tầng trệt;
Diện tích kho bảo quản tài liệu của Chi cục chỉ còn hơn 274m2; diện tíchphòng đọc là 24m2 và các phòng làm việc là 64m2 Căn cứ vào tình hình tài liệucủa tỉnh, năm 2009 UBND tỉnh Bắc Giang đã nhất trí chủ trương xây dựng trữchuyên dụng của tỉnh với tổng vốn đầu tư là 80 tỷ đồng nhằm tạo điều kiện tốtnhất cho quá trình lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu nhằm nâng cao hiệu quả chohoạt động lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi nhất phục vụ cho quá trình khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ;
Về trang thiết bị bảo quản: Trong kho trang bị đầy đủ hệ thống, phươngtiện phòng chống cháy nổ, hệ thống quạt thông gió, máy đo độ ẩm, máy hút bụi,máy hút ẩm Toàn bộ tài liệu ở trong kho đều được đưa vào cặp 3 dây, đượcbảo quản trong các hộp các tông để trên giá thép theo tiêu chuẩn của Cục Lưutrữ Nhà nước Vận chuyển tài liệu bằng thang máy và xe đẩy
- Các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ cơ quan được trang bị đầy đủ,
Trang 18hiện đại, phục vụ tốt nhất cho việc lưu trữ, khai thác tài liệu của cán bộ côngchức cơ quan cũng như nhu cầu khai thác sử dụng của độc giả Công tác bảoquản tài liệu được đảm bảo đúng theo quy định, cơ quan đã thường xuyên tổchức kiểm tra nhằm sớm phát hiện những nơi bị nhiễm mối, mọt theo định kỳ; tổchức khử trùng kho lưu trữ, đảm bảo cho công tác lưu trữ tài liệu không bị hưhỏng.
- Chế độ vệ sinh kho tàng, thông gió, được thưc hiện thường xuyên vànghiêm túc Thường xuyên tổ chức làm vệ sinh tài liệu, duy trì nhiệt độ, độ ẩmphù hợp với từng loại tài liệu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu
- Tài liệu được bảo quản trong các kho lưu trữ được khóa cẩn thận, bảo vệchặt chẽ, đảm bảo an toàn không gây mất mát tài liệu
Đựơc sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, công tác bảo quản tàiliệu lưu trữ được thực hiện ngày càng tốt Tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữluôn được bảo quản an toàn, phục vụ có hiệu quả cho quá trình khai thác và sửdụng; cán bộ làm công tác lưu trữ được trang bị cơ sở vật chất đảm bảo tổ chứcthực hiện tốt chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ quá trình công nhiệp hoá – hiệnđại hoá đất nước
2.2.4 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện nay có 46 Phông bao gồm 1018,5 mét giávới 50799 hồ sơ đã được chỉnh lý Bên cạnh đó Chi cục còn lưu trữ được nhữngcuốn phim nhựa cùng với 22 cuộn băng Video và 59 cuộn băng Catset về thời
kỳ Hà Bắc được chuyển sang đĩa DVD và CD để phục vụ khai thác, sử dụng.Ngoài ra còn hàng nghìn hình ảnh, tư liệu quý khác
- Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT - TTg của Thủ tướng Chính phủ vềbảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã thựchiện việc mở rộng các hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ như:
+ Biên soạn sách chỉ dẫn các phông tài liệu đang bảo quản tại Chi cục.Cuốn sách đã góp phần giúp độc giả, các nhà nghiên cứu, viết lịch sử ngành, địaphương thuận lợi trong việc tiếp cận với nguồn thông tin quý giá
+ Xây dựng phim tư liệu “Lưu trữ Bắc Giang - Ký ức trường tồn” với
Trang 19nội dung: Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực việc hoạch địnhchính sách phát triển kinh tế xã hội của địa phương và phục vụ nhu cầu, lợi íchcủa các tổ chức và cá nhân thông qua tài liệu lưu trữ Với thời lượng 30 phútđược phát sóng trên phương tiện thông tin đại chúng như Đài phát thanh vàtruyền hình tỉnh Bắc Giang nhân ngày lưu trữ Việt Nam 03/01 và 45 năm ngàythành lập kho lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
+ Tu bổ, phục chế 1000 bức ảnh tư liệu lịch sử quý; 100 băng VHF, băngCatset các loại và 114 cuốn phim nhựa thời kỳ tỉnh Hà Bắc, trong đó có 03 bộphim có Bác Hồ về thăm, động viên quân dân Hà Bắc trong đấu tranh chống đếquốc Mỹ; có bác Võ Chí Công về thăm và trao tặng Huân chương sao vàng choĐảng bộ và nhân dân các dân tộc tỉnh Hà Bắc
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
Đây là những tư liệu quý, có giá trị nội dung, giá trị lịch sử và giá trị nghệthuật cao, tôn vinh niềm tự hào của người dân Bắc Giang được sử dụng rộng rãi,phục vụ các ngày kỷ niệm, các ngày lễ lớn, đặc biệt phục vụ đắc lực trong cuộcvận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh
- Để phục vụ công tác tra tìm tài liệu được tốt hơn Chi cục Văn thư – Lưutrữ đã xây dựng hệ thống sổ mục lục đồng thời phối hợp cùng Trung tâm tin học
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữvào sử dụng tại Chi cục
- Với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả đến khai thác đồng thờibảo quản an toàn tài liệu, bảo vệ tính mật của tài liệu lưu trữ, Trung tâm lưu trữtỉnh Bắc Giang đã xây dựng các quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;phiếu đề nghị khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; sổ đăng ký, theo dõi độc giả; sổgiao, nhận mượn tài liệu
Trong 3 năm qua, Chi cục đã phục vụ khai thác cho trên 1500 lượt độc giảđến khai thác, trung bình mỗi năm có từ 500 đến 600 lượt độc giả đến khai thác,
sử dụng tài liệu Những vấn đề được khai thác chủ yếu trên các lĩnh vực: Phục
vụ sự chỉ đạo của HĐND và UBND tỉnh; tài liệu liên quan đến khen thưởngkháng chiến, hồ sơ cá nhân, tài liệu đất đai, giải quyết khiếu nại tố cáo, tài liệu
Trang 20về tổ chức cán bộ, tổ chức chính quyền và các loại tài liệu phục vụ nghiên cứu,học tập, viết lịch sử ngành…
Trong thời gian qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ phục vụ khai thác sử dụngtài liệu tiêu biểu có tác dụng lớn như: viết lịch sử Đảng bộ xã Phì Điền huyệnLục Ngạn; lịch sử hình thành và phát triển của huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn(trước 1956 thuộc Bắc Giang); tài liệu liên quan đến đền bù giải phóng mặt bằngQuốc lộ 37; cung cấp những đoạn phim tư liệu để làm phim tài liệu “Bắc Gianglàm theo lời Bác”
Được sự quan tâm chỉ đạo, đầu tư kinh phí của các cấp lãnh đạo, cùng
với sự cố gắng của cán bộ làm công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tỉnh Bắc Giangluôn được đảm bảo an toàn và không ngừng được phát huy giá trị, từng bướcđược số hoá, phục vụ hiệu quả nhu cầu khai thác của độc giả
Trang 21CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CHI CỤC VĂN THƯ –
LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.
3.1 Báo cáo những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.
Trong thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, được sự đồng ýcủa lãnh đạo cơ quan, tôi được tham gia thực hiện công tác phân loại, lập hồ sơtài liệu của Sở Xây dựng cùng với một số nghiệp vụ của công tác lưu trữ khácnhư:
- Thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
- Phân loại tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu
- Tổ chức bảo quản tài liệu
- Tổ chức khai thác tài liệu trong kho
- Vệ sinh kho lưu trữ, tài liệu trong kho
Quá trình tiến hành công tác phân loại, lập hồ sơ tài liệu của Sở Xâydựng:
Sở xây dựng có số lượng tài liệu rất lớn nên cần tiến hành phân loại để
tổ chức khoa học khối tài liệu đó, tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoahọc, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế
Bên cạnh đó phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tratìm và khai thác, sử dụng tài liệu Cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ thốngcông cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề
* Quá trình chuẩn bị phân loại tài liệu của Sở Xây dựng:
- Việc giao nhận tài liệu Sở Xây dựng được diễn ra giữa Giám đốc Trungtâm lưu trữ của Chi cục với nhân viên lưu trữ của Chi cục, số lượng tài liệu đượcgiao nhận là toàn bộ tài liệu của Sở Xây dựng từ năm 1985 – 1989
- Sau khi hoàn tất việc giao nhận tài liệu, cán bộ nhân viên lưu trữ vệ sinh
sơ bộ khối tài liệu chuẩn bị phân loại để hạn chế tác hại do bụi bẩn gây ra đốivới người phân loại Cán bộ lưu trữ vệ sinh tài liệu bằng chổi lông để quét bụi.Tài liệu sau khi được vệ sinh cán bộ lưu trữ chuyển sang phòng khác để thực
Trang 22hiện phân loại.
- Khảo sát tài liệu:
Trước khi phân loại tài liệu, nhân viên lưu trữ đã khảo sát khối tài liệuchuẩn bị phân loại, việc khảo sát sẽ giúp nắm được tình hình thực tế tài liệu về
số lượng, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu để làm cơ sở choviệc phân loại
Trong quá trình khảo sát nhân viên lưu trữ xác định được những vấn đềsau:
+ Giới hạn thời gian tài liệu: Thời gian từ 1985- 1989
+ Khối lượng tài liệu đưa ra phân loại: Tất cả khối tài liệu của Sở Xâydựng từ năm 1985-1989
+ Thành phần tài liệu: Tài liệu của Sở Xây dựng chủ yếu là tài liệu hànhchính
+ Nội dung tài liệu: Nội dung của tài liệu chủ yếu là phản ánh chức năng,nhiệm vụ của các phòng ban: Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế hoạchTổng hợp, Phòng Kỹ thuật Giám định, Phòng Quy hoạch đô thị nông thôn,Thanh tra Sở
1) Thực hiện phân loại tài liệu của Sở Xây dựng từ 1985 - 1989:
Phương án phân loại: Phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức
Bước 1: Căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu, tài liệu được chia thành
các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian (năm hoạt động), bao gồm 5 năm:
Bước 2 Sau khi tài liệu được chia theo từng năm, tài liệu mỗi nhóm trên
được phân tiếp theo cơ cấu tổ chức:
1 Năm 1985
- Phòng Tổ chức - Hành chính
Trang 23Bước 3 Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo cấp độ tiếp
theo dựa vào đặc trưng phân loại thứ yếu như: Đặc trưng tên loại tài liệu, đặc
Trang 24trưng tác giả tài liệu, đặc trưng vấn đề, đặc trưng địa danh
Ví dụ :
1.1 Phòng Tổ chức - Hành chính:
- Tài liệu về công tác tổ chức năm 1985
- Tài liệu về Hành chính - quản trị năm 1985
- Tài liệu về công tác tài chính năm 1985
1.2 Phòng Kế hoạch - Tổng hợp:
- Tài liệu về kế hoạch thống kê năm 1985
- Tài liệu về quản lý giá xây dựng năm 1985
- Tài liệu về quản lý vật liệu xây dựng năm 1985
1.3 Phòng Kỹ thuật - Giám định:
- Tài liệu về quản lý công tác khảo sát, thiết kế, dự toán công trình năm1985
- Tài liệu quản lý chất lượng công trình năm 1985
1.4 Phòng Quy hoạch đô thị - nông thôn:
- Tài liệu về quản lý kiến trúc, quy hoạch phát triển đô thị, cụm dân cưnông thôn năm 1985
- Tài liệu về quản lý nhà ở, công thự, trụ sở làm việc năm 1985
Bước 4 Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia
theo cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể
- Tài liệu về tổ chức bộ máy năm 1985:
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy cơ quan QLNN về xây dựng
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy các đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vị sựnghiệp thuộc Sở
Trang 25- Tài liệu về tổ chức cán bộ năm 1985:
+ Tài liệu về tổ chức, quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong ngànhtheo phân cấp quản lý của tỉnh
+ Tài liệu quy hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụngcán bộ
+ Tài liệu về công tác thống kê, quản lý hồ sơ cán bộ
+ Tài liệu hướng dẫn, kiểm tra chế độ chính sách trong ngành về tiềnlương, tiền thưởng, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội…
+ Tài liệu khen thưởng, kỷ luật công nhân viên chức
+ Tài liệu hướng dẫn, kiểm tra công tác an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ
* Tài liệu về Hành chính - quản trị năm 1985:
- Tài liệu về tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
- Tài liệu về công tác thường trực, bảo vệ, công tác hội nghị, hội thảo, tiếpkhách…
- Tài liệu về công tác đoàn thể
* Tài liệu về công tác tài chính năm 1985:
- Tài liệu về kế hoạch tài chính quý, năm của Sở Xây dựng
- Tài liệu về mua sắm, sửa chữa trụ sở, kiến trúc cơ quan
- Tài liệu về quản lý, bảo vệ tài sản cơ quan
1.2 Phòng Kế hoạch – Tổng hợp
* Tài liệu về kế hoạch thống kê năm 1985:
- Tài liệu về quy hoạch dài hạn, ngắn hạn và phát triển ngành xây dựngcủa tỉnh
- Tài liệu hướng dẫn kiểm tra các doanh nghiệp, phòng ban lập kế hoạch,tổng hợp báo cáo kế hoạch toàn ngành
- Tài liệu tổng hợp, đánh giá kết quả hoạt động toàn ngành, doanh nghiệp,từng bộ phận;
- Tài liệu báo cáo thông kê theo định kỳ;
* Tài liệu về quản lý giá xây dựng năm 1985:
- Tài liệu xác định giá VLXD, giá thiết bị, ban hành thông báo giá
Trang 26- Tài liệu về ban hành giá chuẩn, đơn giá tổng hợp, chi tiết
- Tài liệu về hướng dẫn chi tiết quản lý giá xây dựng công trình, tổ chứckiểm tra
* Tài liệu về quản lý vật liệu xây dựng năm 1985:
- Tài liệu về xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển VLXD của tỉnh, tổchức hướng dẫn thực hiện
- Tài liệu quản lý chất lượng sản phẩm VLXD (phối hợp cùng với phòng
Kỹ thuật – Giám định)
1.3 Phòng Kỹ thuật – Giám định
* Tài liệu về quản lý công tác khảo sát, thiết kế, dự toán công trình năm1985:
- Tài liệu về quản lý thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình
- Tài liệu về thẩm định các hồ sơ khảo sát, hồ sơ thiết kế
- Tài liệu về thẩm định dự toán công trình dân dụng, công nghiệp
- Tài liệu về thẩm định giá công trình dân dụng, công nghiệp
* Tài liệu quản lý chất lượng công trình năm 1985:
- Tài liệu quản lý nhà nước về chất lượng công trình xây dựng trên địabàn
- Tài liệu quản lý kỹ thuật công trình XDCB và chất lượng sản phẩm vậtliệu xây dựng trên địa bàn
- Tài liệu quản lý và hướng dẫn an toàn lao động
- Tài liệu tổ chức hoặc tham gia giám định, nghiệm thu, đánh giá chấtlượng công trình do tỉnh quản lý
- Tài liệu giám định Nhà nước các công trình xây dựng, thông bảo kếtluận trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Tài liệu đánh giá sự cố công trình, các văn bản kết luận
1.4 Phòng Quy hoạch đô thị – nông thôn
* Tài liệu về quản lý kiến trúc, quy hoạch phát triển đô thị, cụm dân cưnông thôn năm 1985:
- Tài liệu về kế hoạch quy hoạch xây dựng, dự án quản lý kiến trúc - cảnh
Trang 27* Tài liệu về quản lý nhà ở, công thự, trụ sở làm việc năm 1985:
- Tài liệu xây dựng dự án, chương trình nhà ở đô thị và dân cư nông thôn
- Tài liệu quản lý, bố trí công thự, trụ sở làm việc của các cơ quan
- Tài liệu quản lý về quỹ nhà ở, thẩm định hồ sơ bán nhà
1.5 Tài liệu Thanh tra
- Hướng dẫn Thanh tra Nhà nước trong xây dưng cơ bản, hoạt động củacác tổ chức thanh tra ở các doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật năm 1985
- Báo cáo công tác thanh tra 6 tháng, năm 1985
- Văn bản chỉ đạo chuyên môn của Thanh tra Bộ Xây dựng và Thanh traNhà nước, Thanh tra tỉnh năm 1985
- Tài liệu về kế hoạch thanh tra quý, năm, và tổ chức thực hiện năm 1985
- Tài liệu về tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo năm 1985
3.2 Một số kiến nghị đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang và đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường.
Bằng những kiến thức đã học thực tế ở trường Đại học Nội vụ Hà Nộicùng với sự cố gắng, nỗ lực của bản thân tôi nhận thấy rằng : ở bất kỳ một cơquan công sở nào ,công tác lưu trữ là một bộ phận vô cùng quan trọng và khôngthể thiếu được trong quá trình hoạt động của cơ quan, nhằm lưu trữ và bảo quảnnhững tài liệu có giá trị cho công việc đạt hiệu quả và chất lượng
Do có sự chỉ đạo, quan tâm tận tình của Thủ trưởng cơ quan và sự phâncông trách nhiệm của từng bộ phận chức năng đã hoành thành tốt nhiệm vụ củamình Nhằm đưa công tác lưu trữ từng bước hoàn thiện có quy mô và ngày càng
ổn định
Trang 28Song để đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc, nâng cao vai trò củacông tác lưu trữ là vô cùng quan trọng Riêng bản thân tôi là một sinh viên tớithực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang xin mạnh dạn đưa ranhững kiến nghị sau:
3.2.1 Đối với Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
- Tăng cường công tác quản lý đối với công chức, viên chức trong Chicục, quản lý ngày giờ làm việc và hiệu quả công việc đối với từng cá nhân
- Chi cục nên tăng cường công tác kiểm tra, khảo sát tại cơ quan, đơn vị
để hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cũng như khảo sát thực tế tình hình côngtác lưu trữ tại cơ quan, đợn vị đó
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức trong
cơ quan
- Kho lưu trữ lịch sử cần được thường xuyên vệ sinh và sắp xếp gọn gang,trong kho phai được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu như : mày hút bụi,máy điều hòa, quạt thông gió, rèm cửa, bình cứu hỏa…
- Chi cục cần có những chế độ, chính sách và nguồn kinh phí thườngxuyên cho hoạt động và tiến hành nghiệp vụ của công tác lưu trữ
3.2.2 Đối với khoa và nhà trường.
- Trong quá trình học chuyên ngành lưu trữ tại trường, tuy có được học vềtài liệu lưu trữ của Đảng nhưng với kiến thức tiếp thu được tôi cảm thấy rằngnhà trường lên tăng số tiết dạy môn lưu trữ Đảng – Đoàn để cho sinh viên có thểhọc sâu và kỹ hơn về tài liệu Trong quá trình thực tập không chỉ chỉnh lý tàiliệu hành chính mà nên kết hợp tài liệu lưu trữ Đảng – Đoàn và các loại tài liệukhác như : tài liệu khoa học, kỹ thuật…
- Bên cạnh đó, nhà trường cần chủ động liên hệ với các cơ quan, doanhnghiệp phù hợp với các ngành nghề nhà trường đào tạo để làm cầu nối cho sinhviên đi kiến tập Như vây, có thể dự báo trước và có thể định hướng cho sinhviên nhiều vị trí thực tập, cũng như cơ hội việc làm sau này
- Nhà trường không nên hoàn toàn để sinh viên tự đi tìm nơi thực tập Bởi
vì không phải sinh viên nào cũng có mối quan hệ xã hội tốt với các cơ quan,
Trang 29doanh nghiệp, sinh viên nào cũng có thành tích học tập xuất sắc để có thể tự lotìm nơi thực tập cho mình.
- Nhà trường,cũng như các khoa trong nhà trường cần tổ chức hướng dẫncho sinh viên viết báo cáo thực tập sao cho tốt nhất có thể
Trang 30C KẾT LUẬN
Có thể nói cuộc sống là tìm hiểu, khám phá và không ngừng học hỏi đểphát hiện ra những cái mới, những quy luật mới Việc học hỏi không chỉ trênghế nhà trường mà còn ngoài xã hội, có như vậy chúng ta mới có thể hoàn thiện
và phát triển một cách toàn diện hơn
Sau hơn 2 tháng thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã
để lại cho tôi nhiều bài học và kinh nghiệm quý báu về chuyên môn nghiệp vụ,lòng nhiệt tình, sự say mê nghề nghiệp, khả năng học hỏi và sự giao tiếp của mộtcon người trong xã hội chủ nghĩa
Có được những thành công trên đó là sự giúp đỡ tận tình của các anh, cácchị trong Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh Bắc Giang cộng với sự cố gắng của bảnthân Trở lại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em xin chân thành cảm ơn cô giáoTrưởng khoa, đồng gửi lời cảm ơn tới tất cả các thầy cô giáo trong khoa Văn thư– Lưu trữ đã trang bị cho em kiến thức bổ ích để em hoàn thành tốt đợt thực tậpcũng như chuẩn bị cho em một hành trang đầy đủ để bước vào công việc saunày Hoàn thành tốt công việc là tôi đã làm tròn nhiệm vụ mà nhà trường giaophó Đặc biệt nâng cao nghiệp vụ lưu trữ và quan trong hơn là bước đầu vậndụng lý thuyết vào công việc cụ thể của cơ quan quản lý Đảng ở địa phương.Qua đây tôi thấy được tầm quan trong của công tác lưu trữ đối với sự nghiệp xâydựng chỉnh đốn Đảng, sự nghiệp CNH – HĐH của toàn Đảng và toàn dân
Hiện nay với quá trình phát triển và đi lên của đất nước với trình độ làmột cán bộ lưu trữ trong tương lai tôi nhận thấy phải trau dồi cho mình kiến thứcthật vững để có thể làm mọi công việc được giao phó Như thế mới tạo được chỗđứng trong xã hội hiện nay, để đưa công tác lưu trữ ngày càng mở rộng và cóquy mô.Nâng cao nhận thức của toàn dân về công tác lưu trữ nhằm giữ gìn vàbảo vệ những di sản quý báu của dân tôc
Thời gian thực tập đã kết thúc nhưng đó là một quãng thời gian lao độngmiệt mài, say mê và đầy cố gắng của bản thân để hoàn thành công việc Quantrong hơn là cả quá trình này đã trang bị cho tôi nhiều kiến thức và kinh nghiệmtrong kỳ thi tốt nghiệp sắp tới, là hành trang tốt nhất cho tôi phát huy trong công
Trang 31việc thực tế sau này Góp phần hoàn thành nhiệm vụ cán bộ làm công tác lưu trữ
ở bất kỳ một cơ quan nào, phục vụ sự nghiệp của Đảng và Nhà nước
Do thời gian thực tập có hạn, cùng với kinh nghiệm còn hạn chế, ít đượctiếp xúc với công việc thưc tế nên bài Báo cáo thực tập của tôi không tránh khỏinhững thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của cán
bộ lưu trữ tại cơ quan cùng toàn thể các thầy cô giáo và các bạn tại trường đểbài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 19 tháng 03 năm 2016
SINH VIÊN
Phạm Văn Tú