Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 4 5. Lịch sử nghiên cứu. 5 6. Phương pháp nghiên cứu. 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN 6 I. Chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn. 6 1.1 Vị trí, chức năng. 7 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. 7 1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế 8 1.2.2. Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai. 8 1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp. 8 1.2.4. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch. 9 1.2.5. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao. 9 1.2.6. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường. 10 1.2.7. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội. 10 1.2.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo. 11 1.2.9. Trong việc thi hành pháp luật. 11 1.3. Cơ cấu tổ chức. 12 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn. 13 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 13 2.1.1. Chức năng của văn phòng. 13 2.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng. 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng. 14 2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 14 III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện. 15 3.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện về công tác văn thư, lưu trữ. 15 3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kê hoạch công tác. 15 3.2.1 Chương trình công tác năm. 15 3.2.2 Chương trình công tác quý. 16 3.2.3 Chương trình công tác tháng. 16 3.2.4 Chương trình công tác tuần. 17 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 17 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Ủy ban Nhân dân Huyện. 17 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban Nhân dân Huyện. 17 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soản thảo văn bản quản lí của Ủy ban. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 19 3.3.3.1. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí. 19 3.3.3.2. So sánh với quy trình soạn thảo văn bản hiện hành và nhận xét. 19 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 21 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban. 21 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban. 21 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ. 22 IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng. 23 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 23 4.2. Sơ đồ hóa các bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 24 4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng. Nhận xét về những hiệu quả mang lại. 25 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN 26 I Tổ chức và điều hành công tác văn thư. 26 1.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư. 26 1.2 Mô hình tổ chức văn thư. 27 1.3 Cán bộ văn thư. 28 II. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 28 2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý. 28 2.2 Quy trình soạn thảo văn bản 28 2.3 Thẩm quyền ký ban hành văn bản 29 III. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 31 3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến. 31 3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi 35 3.3 Quản lý và sử dụng con dấu 38 3.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn. 42 1.1 Ưu điểm 42 1.2 Nhược điểm. 43 1.3 Nguyên nhân 43 II. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 44 KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4

4 Nguồn tài liệu tham khảo 4

5 Lịch sử nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Bố cục của đề tài 5

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN 6

I Chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn 6

1.1 Vị trí, chức năng 7

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 7

1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 8

1.2.2 Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai 8

1.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 8

1.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch 9

1.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao 9

1.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường 10

1.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội 10

1.2.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 11

1.2.9 Trong việc thi hành pháp luật 11

1.3 Cơ cấu tổ chức 12

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn 13

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 13

2.1.1 Chức năng của văn phòng 13

2.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng 13

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 14

2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 14

III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện 15

3.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện về công tác văn thư, lưu trữ 15

3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kê hoạch công tác 15

3.2.1 Chương trình công tác năm 15

3.2.2 Chương trình công tác quý 16

3.2.3 Chương trình công tác tháng 16

3.2.4 Chương trình công tác tuần 17

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Ủy ban Nhân dân Huyện 17

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban Nhân dân Huyện 17

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soản thảo văn bản quản lí của Ủy ban So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 19

3.3.3.1 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí 19

3.3.3.2 So sánh với quy trình soạn thảo văn bản hiện hành và nhận xét 19

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 21

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban 21

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban 21

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ 22

IV Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 23

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 23

4.2 Sơ đồ hóa các bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng Đề xuất

mô hình văn phòng mới tối ưu 24

4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng Nhận xét về những hiệu quả mang lại 25

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN 26

I Tổ chức và điều hành công tác văn thư 26

1.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 26

1.2 Mô hình tổ chức văn thư 27

1.3 Cán bộ văn thư 28

II Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 28

2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý 28

2.2 Quy trình soạn thảo văn bản 28

2.3 Thẩm quyền ký ban hành văn bản 29

III Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 31

3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến 31

3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi 35

3.3 Quản lý và sử dụng con dấu 38

3.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn 42

1.1 Ưu điểm 42

1.2 Nhược điểm 43

1.3 Nguyên nhân 43

II Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 44

KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, hoạt động quản lý hành chính là một hoạt động rất đa dạng, yêucầu nhiều năng lực và tư duy, chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theoquy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay một cá nhân Trên con đường hộinhập kinh tế quốc tế, cùng với cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật như hiện nayviệc trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu cho mỗi con người trongthời đại này Để bắt kịp với sự tồn tại và phát triển của đất nước ngành Quản trịVăn phòng đã và đang có những bước phát triển đáng kể và dần khẳng địnhđược vai trò và vị trí của mình không thể thiếu trong các cơ quan các tổ chức.Ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong công tác hoạt động quản lýNhà nước Ngành Quản trị Văn phòng còn được ví như một mắt xích không thểthiếu trong hoạt động quản lý của Nhà nước, cũng như hoạt động quản lý cơ

quan, tổ chức Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và chức

năng hậu cần, giúp cho các hoạt động của cơ quan thực hiện có hiệu quả

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (trước đây là trường Cao Đẳng Văn ThưLưu Trữ) là một trong những trường hàng đầu trong cả nước chuyên về đào tạoquản trị văn phòng, tôi cảm thấy rất tự hào và may mắn khi được là sinh viênhọc tập dưới mái trường này Nhà trường chuyên đào tạo các hệ cao đẳng, trungcấp chuyên nghiệp, hệ chính quy đại học, tại chức với các ngành như: quản trịvăn phòng, văn thư lưu trữ, quản lý nhân lực, hành chính học….nhằm cung cấpnguồn nhân lực cho cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp với phương châmđào tạo lấy chất lượng là tiêu trí hàng đầu, học luôn đi đôi với hành

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của UBND huyện LụcNgạn, tôi đã được phân công về Văn phòng trực thuộc UBND huyện Lục Ngạn

để thực hiện quá trình kiến tập của mình Được sự hướng dẫn của các thầy côtrong khoa cùng sự chỉ bảo tận tình, giúp đỡ của các cô, chú, anh, chị tại Vănphòng Ủy Ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, tôi đã hoàn thành thời gian thực tậptheo kế hoạch của khoa (từ ngày 04/7/2016 - 28/8/2016) Trong khoảng thờigian này, bản thân tôi đã cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, xâydựng cho mình phong cách của một nhà Quản trị văn phòng trên cở sở vận dụng

những lý thuyết đã học tại trường và sự hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ tại

cơ quan

Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, KhoaQuản trị văn phòng, Thạc sỹ Nguyễn Mạnh Cường – Giảng viên hướng dẫn thựctập cùng với các cô, chú, anh, chị trong Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện LụcNgạn đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành tốt thời gianthực tập cũng như bài báo cáo của mình

Báo cáo thực tập là kết quả của sự cố gắng và nỗ lực hết mình của tôi Tuyvậy, nó không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Do đó, qua đây tôi rất mongnhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để bài báo cáo của tôi được hoàn chỉnhhơn, giúp tôi có thêm những kinh nghiệm quý báu và tạo điều kiện thuận lợi chocông việc sau này khi rời ghế nhà trường Để có thể trở thành nhà quản trị thực thụvới những kiến thức đã được học

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Trần Thu Hiền

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất mước, mọi lĩnh vựchoạt động để có những đóng góp nhất định để vươn tới sự hoàn thiện Đảng vàNhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia.Trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn

Công tác văn thư ngày càng khẳng định được vai trò quan trọng của mìnhtrong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địaphương Hoạt động này đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạochỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc Gồm toàn bộ các công việc vềxây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạtđộng của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu nhằm thực hiện chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan theo quy định của nhà nước

Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việchàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Nhờ

có công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ đảm bảo thông tin được truyền đinhanh chóng, chính xác và hiệu quả Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn là cơquan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về mọi lĩnh vực, chính vì vậy côngtác văn thư đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý của cơ quan.Hiện nay, công tác văn thư tại Ủy ban Huyện đã được thực hiện tốt, đem lại hiệuquả công việc cao, tuy nhiên vẫn còn những bất cập, chưa được thực hiện thốngnhất và khoa học: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi – đến, công tác lập hồsơ,… Xuất phát từ thực tế trên, tôi đã chọn công tác văn thư làm chuyên đề báocáo thực tập của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu được đề ra trong quá trình làm báo cáo gồm:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy banNhân dân huyện Lục Ngạn

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức cả văn phòng huyện

- Khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban huyện Lục

Ngạn, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của côngtác văn thư.

- Khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban huyện hiệnnay, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của côngtác văn thư

- Đề xuất, kiến nghị một số giải pháp để nâng cao chất lượng, thống nhất

và đạt hiệu quả, hoàn thiện hơn về công tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo bao gồm:

+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy banNhân dân huyện Lục Ngạn;

+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng Ủy ban;

+ Tìm hiểu tình hình tổ chức và hoạt động công tác văn phòng của Vănphòng Ủy ban;

+ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng;

+ Đưa ra một số giải pháp, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quảcông tác văn thư tại Văn phòng Ủy ban

- Phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo: Công tác tổ chức, điều hành hoạtđộng của Văn phòng; nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Vănphòng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Các văn bản quy phạm pháp luật như:

+ Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

Vụ, hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

+ Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội

Vụ, hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ

- Ngoài ra, còn một số nguồn tài liệu sau:

+ Một số giáo trình, sách liên quan đến quản trị văn phòng, công tác văn thư.+ Báo cáo thực tập của các khóa trước

+ Một số văn bản do Ủy ban Huyện ban hành

5 Lịch sử nghiên cứu.

Trong tiến trình thực hiện đề tài, em đã tiến hành tìm hiểu các tài liệu về tổchức công tác văn thư để hiểu sâu hơn về công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức

6 Phương pháp nghiên cứu.

- Phương pháp thu thập thông tin

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

Lục Ngạn là một huyện miền núi của Tỉnh, nằm trên trục đường Quốc lộ

31, có địa giới hành chính như sau:

+ Phía Bắc giáp huyện Chi Lăng và huyện Hữu Lũng - Tỉnh Lạng Sơn; +Phía Tây và Nam giáp huyện Lục Nam - Tỉnh Bắc Giang;

+ Phía Đông giáp huyện Sơn Động - tỉnh Bắc Giang

Trung tâm huyện lỵ cách trung tâm thành phố Bắc Giang 40km, có tổngdiện tích tự nhiên là 101.223,72 ha, với 30 đơn vị hành chính được chia thành 2vùng rõ rệt : Vùng thấp gồm 17 xã và 1 thị trấn, vùng cao gồm 12 xã

Lục Ngạn nằm trọn trong vùng Đông Bắc Việt Nam nên chịu ảnh hưởngcủa vùng nhiệt đới gió mùa, trong đó có tiểu vùng khí hậu mang nhiều nét đặc

trưng của vùng miền núi, có khí hậu tương tự các tỉnh Lạng Sơn, Thái Nguyên Nhiệt độ trung bình cả năm là 23,50C, vào tháng 6 cao nhất là 27,80C, tháng 1

-và tháng 2 nhiệt độ thấp nhất là 18,80C - Bức xạ nhiệt trung bình so với cácvùng khí hậu nhiệt đới, số giờ nắng bình quân cả năm là 1.729 giờ, số giờ nắngbình quân trong ngày là 4,4 giờ Với đặc điểm bức xạ nhiệt như vậy là điều kiệnthuận lợi cho phát triển nhiều loại cây trồng - Độ ẩm không khí trung bình là81%, cao nhất là 85% và thấp nhất là 72% - Gió bão: là vùng chịu ảnh hưởngcủa gió mùa đông bắc, vào mùa đông tốc độ gió bình quân 2,2m/s, mùa hạ có cógió mùa đông nam, là vùng ít chịu ảnh hưởng của bão Đánh giá chung về điềukiện khí hậu thời tiết có thể thấy Lục Ngạn là vùng có lượng mưa thấp, ít sươngmuối, mưa xuân đến muộn hơn, ẩm độ không khí không quá cao, lượng bức xạnhiệt trung bình, đó là những yếu tố thuận lợi tạo điều kiện cho cây ăn quả (nhất

là vải thiều) đậu quả tốt hơn khi ra hoa thụ phấn so với các huyện khác trongtỉnh Bắc Giang

1.1 Vị trí, chức năng.

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.

Theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân

số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 Ủy ban Nhân dân huyện có nhiện

vụ và quyền hạn sau:

1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức vàkiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hộiđồng nhân dân xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã

1.2.2 Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai.

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và

tổ chức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

1.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp.

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,

dịch vụ ở các xã;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,lâm và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

1.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch.

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

1.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao.

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch

hoá gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

1.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường.

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

1.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội.

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội.

1.2.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và

tôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

+ Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

+ Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân

+ Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn

+ Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định củapháp luật

+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;

tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã

1.2.9 Trong việc thi hành pháp luật.

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc

chấp hành Hiến pháp, các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước cấp trên vànghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND các phường thực hiện pháp luậtbảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh

tế, bảo vệ tính mạng tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cá quyền và lợi ích hợppháp khác của công dân

1.3 Cơ cấu tổ chức.

* Lãnh đạo huyện:

- Chủ tịch: Nguyễn Thanh Bình

- Phó chủ tịch: + Trương Văn Năm

+ Cao Văn Hoàn

+ Lê Bá Thành

* Các phòng, ban chuyên môn:

(1) Văn phòng HĐND và UBND huyện;

(2) Phòng Kinh tế và Hạ tầng;

(3) Phòng Tài nguyên - Môi trường;

(4) Phòng Văn hóa và Thông tin;

(5) Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

(6) Phòng Tài chính và Kế hoạch;

(7) Phòng Nội vụ;

(8) Phòng Tư pháp;

(9) Phòng Y tế;

(10) Phòng Giáo dục - Đào tạo;

(11) Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;

(12) Phòng thanh tra huyện;

(13) Phòng Dân tộc;

* Sơ đồ cơ cẩu tổ chức của cơ quan (Xem phụ lục số 01).

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn.

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

2.1.1 Chức năng của văn phòng.

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện là cơ quanchuyên môn, giúp việc của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có chứcnăng tham mưu, tổng hợp, giúp việc của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhândân huyện; tổ chức các hoạt động của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dânhuyện; tham mưu, giúp việc Thường trực Hội đồng Nhân dân giám sát các hoạtđộng của bộ máy hành chính ở địa phương, giúp cho Chủ tịch Ủy ban Nhân dânhuyện về chỉ đạo điều hành, điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân huyện

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có tư cáchpháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theoquy định của pháp luật

2.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng.

- Xây dựng và trình Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyệnchương trình công tác tháng, quý, cả năm và toàn khóa của Hội đồng Nhân dân,

Ủy ban nhân dân huyện Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, Hội đồng Nhân dân, Ủyban Nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình của Hội đồng Nhândân, Ủy ban Nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tracông tác phối hợp giữa các cơ quan, các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự giám sát của Hộiđồng Nhân dân, Thường trực Hội đồng Nhân dân, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điềuhành của Ủy ban Nhân dân và Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện theo quy địnhcủa pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giaotheo quy định

- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của Hội đồng Nhân dânhuyện, quyết định, chỉ thị của Ủy ban Nhân dân huyện; các văn bản quy phạm

pháp luật của các cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan Giúp Thường trựcHội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chứcnăng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản đó tại các

cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn

- Phối hợp với phòng Nội vụ huyện tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về côngtác Văn phòng, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ,công chức làm công tác Văn phòng của các cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã,thị trấn; hướng dẫn các cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn trong việc lựachọn, kiện toàn bộ máy, cán bộ công tác văn phòng theo đúng chức danh, tiêuchuẩn nghiệp vụ theo quy định của Bộ trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Chínhphủ và Bộ trưởng Bộ Nội Vụ

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng.

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có ChánhVăn phòng và không quá 03 Phó Chánh Văn phòng

- Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủyban Nhân dân huyện do Chủ tịch Ủy ban Nhân dân bổ nhiệm, miễn nhiệm, khenthưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có các cán

bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ giúp lãnh đạo Văn phòng phụ trách cáccông việc và được phân thành các khối sau:

+ Khối tham mưu tổng hợp: Gồm các chuyên viên phụ trách các lĩnh vực:Văn hóa – Xã hội, Tài chính – Giao thông – Xây dựng, Kinh tế tổng hợp, Nộichính, Công nghệ thông tin;

+ Khối hành chính: gồm các bộ phận phụ trách các lĩnh vực chuyên môn,nghiệp vụ sau: bộ phận Văn thư – Lưu trữ; bộ phận Hành chính – Quản trị gồmcác cán bộ: lái xe, điện nước, bảo vệ, tài vụ, tạp vụ

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Xem phụ lục số 02).

2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.

Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệphoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ

cấu viên chức để thực hiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong cơquan, đơn vị.

* Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng (Xem phụ lục số 03).

III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện 3.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện về công tác văn thư, lưu trữ.

Hiện nay, công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện LụcNgạn được thực hiện một cách có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu công việc.Mặc dù Ủy ban chưa tự ban hành được các văn bản quản lí về công tác văn thưlưu trữ, nhưng cũng đã áp dụng một cách hiệu quả những văn bản do Chính phủban hành Đó là các văn bản:

+ Nghị định số: 09/2010/NĐ/CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

+ Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của BộNội Vụ hướng dẫn thể thực và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

+ Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ.+ Hướng dẫn số: 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập

hồ sơ trong môi trường mạng

3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kê hoạch công tác.

3.2.1 Chương trình công tác năm.

- Chậm nhất ngày 20 tháng 10 hàng năm, Thủ trưởng các cơ quan chuyênmôn thuộc Ủy ban nhân dân Huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, Thủtrưởng cơ quan, tổ chức khác gửi Văn phòng danh mục những đề án, dự thảovăn bản cần trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện trong nămtới Danh mục phải thể hiện rõ: Tên đề án, văn bản dự thảo, cơ quan chủ trì soạn

thảo, cấp quyết định, cơ quan phối hợp soạn thảo, thời hạn trình.

- Văn phòng tổng hợp, xây dựng dự thảo Chương trình công tác năm của

Ủy ban Nhân dân Huyện; chậm nhất vào ngày 25 tháng 10 gửi lại các cơ quanliên quan để tham gia ý kiến

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo Chươngtrình công tác của Ủy ban Nhân dân Huyện, các cơ quan phải có ý kiến chínhthức bằng văn bản gửi Văn phòng đề hoàn chỉnh, trình Chủ tịch Ủy ban Nhândân Huyện xem xét, quyết định việc trình Ủy ban Nhân dân Huyện thông qua tạiphiên họp thường kỳ cuối năm

3.2.2 Chương trình công tác quý.

- Trong cuối tháng của mỗi quý, các cơ quan phải đánh giá tình hình thựchiện Chương trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề trình Ủy ban Nhân dân,Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện vào quý tiếp theo đã ghi trong Chương trìnhcông tác năm và bổ sung các vấn đề mới phát sinh để xây dựng Chương trìnhcông tác quý sau

- Văn phòng tổng hơp, xây dựng dự thảo Chương trình công tác quý của

Ủy ban nhân dân huyện, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Huyện quyết định.Chậm nhất ngày 20 của tháng cuối quý, phải gửi chương trình công tác quý saucho các cơ quan liên quan và Ủy ban Nhân dân xã, thị trấn biết, thực hiện

3.2.3 Chương trình công tác tháng.

- Hàng tháng, các cơ quan căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản

dự thảo đã ghi trong chương trình công tác quý, những vẫn đề tồn đọng, vấn đềphát sinh mới để xây dựng chương trình công tác tháng sau Văn bản đề nghịphải gửi Văn phòng chậm nhất vào ngày 20 tháng trước

- Văn phòng tổng hợp, xây dựng dự thảo Chương trình công tác tháng của

Ủy ban Nhân dân huyện, có phân theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, từng phó Chủtịch xử lý, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân quyết định Chậm nhất là ngày 25hàng tháng, Văn phòng phải gửi chương trình công tác tháng sau cho cơ quanliên quan và Ủy ban Nhân dân xã, thị trấn biết, thực hiện

3.2.4 Chương trình công tác tuần.

- Căn cứ chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, các PhóChủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện, Văn phòng dự thảo Chương trình công táctuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyệnquyết định và thông báo cho các cơ quan liên quan, Uy ban Nhân dân các xã, thịtrấn biết chậm nhất vào chiều thứ sau tuần trước

- Các cơ quan, đơn vị khi có yêu cầu làm việc với Chủ tịch hoặc Phó Chủtịch Ủy ban Nhân dân huyện để giải quyết công việc trong tuần, phải có văn bảnđăng ký với Văn phòng, chậm nhất vào thứ tư tuần trước

* Sơ đồ xây dựng chương trình công tác thường kỳ (Xem phụ lục số 04).

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Ủy ban Nhân dân Huyện.

Hiện nay, thẩm quyền ban hành văn bản là một trong những lĩnh vựcđược quan tâm xem xét nhiều nhất, các vấn đề được quan tâm là: cá nhân nào cóthẩm quyền ban hành văn bản?; mỗi cơ quan, cá nhân có thẩm quyền được banhành loại văn bản nào?; các văn bản đó quy định về vấn đề gì? Mỗi cá nhân cóthẩm quyền ban hành các văn bản khác nhau, theo từng lĩnh vực được giao

Tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn các văn bản được ban hành ra đềuđảm bảo đúng theo quy định chung của nhà nước Các văn bản được ban hànhnhiều nhất là quyết định của Ủy ban Nhân dân; quyết định của Chủ tịch Ủy banNhân dân, ngoài ra còn có công văn, kế hoạch, thông báo của Ủy ban Nhândân…

Các văn bản ban hành đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính pháp lý của vănbản đó, văn bản có hiệu lực theo đúng quy định của nhà nước

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban Nhân dân Huyện.

Về thể thức và kỹ thuật trình bày, mặc dù đã có sự hỗ trợ của những quyđịnh (Thông tư số:55/2005/TTLT-BNV-VPCP), đội ngũ cán bộ, công chức trựctiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây được đào tạo, bồi dưỡng tương

đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chính được ban hành vẫn còn những saisót cơ bản, không tuân thủ những qui định theo thông tư Những văn bản đượcban hành trong Ủy ban Huyện cũng có những điểm mạnh và một số lỗi nhỏ.

Trong các văn bản đã được ban hành ở Ủy ban đã thực hiện đúng thẩmquyền của người ban hành, đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thể thức (9 yếu tố).Các văn bản được bố cục rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản nắm bắt thôngtin một cách dễ dàng Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo đã chú ý đến vần

đề thể thức, các văn bản trước khi ban hành đều được đánh số tạo điều kiệnthuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản về sau Về ngôn ngữ và văn phòng, văn bảnhành chính được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lýhay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa cơ quan, tổ chức trong việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đạichúng khách quan, khuôn mẫu và trang trọng, lịch sự

Bên cạnh những lợi thế trong việc ban hành văn bản thì cơ quan cũng đãmặc phải những lỗi nhỏ trong việc trình bày thể thức của văn bản, không đúngvới văn bản mà nhà nước quy định

Các lỗi mà Ủy ban Huyện thường mắc nhiều nhất trong quá trình soạnthảo là phần số kí hiệu văn bản; phần tên loại và trích yếu nội dung không cógạch chân; hay phần nơi nhận còn sai về thể thức trình bày Việc soạn thảo vănbản sai về mặt thể thức theo thông tư 55 của Bộ Nội Vụ, làm mất đi tính thẩm

mĩ của văn bản quan trọng hơn là nó có ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả côngtác quản lý của Nhà nước Nguyên nhân dẫn đến sai về mặt thể thức của văn bản

có thể là do nhân viên soạn thảo có thái độ xem nhẹ chủ quan đối với các yếu tố

về thể thức; hay nguyên nhân chủ quan có thể là do lỗi của máy tính…

Tuy nhiên, việc mắc lỗi sai về mặt thể thức như vậy không nhiều và đãđược bộ phận chuyên môn sửa lại kịp thời Nhìn chung các văn bản được banhành về thành phần thể thức và cách trình bày đề đã đúng, đủ và hợp lý, đảmbảo được tính pháp lý của văn bản

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soản thảo văn bản quản lí của Ủy ban So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

3.3.3.1 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí.

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được tuân thủ thực hiện theoLuật ba hành văn bản quy phạm pháp luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12năm 2004 Luật ban hành văn bả quy phạm pháp luật của Hội đồng Nhân dân và

Ủy ban Nhân dân; Thông tư liên tịch số: 55/2005/TT-BNV ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết vàthực hiện văn bản Bước đầu có tác dụng cho người lãnh đạo cơ quan và ngườisoạn thảo thấy rõ cần thiết hay không cần thiết phải ban hành văn bản, xác địnhcác vấn đề cần nêu ở văn bản và xem những cơ quan nào có trách nhiệm giảiquyết hoặc thực hiện

Bước 2: Chọn tên loại văn bản Nếu không chọn đúng tên loại sẽ ảnhhưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó

Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin Đây là một khâu quan trọng cầnđược coi trọng đúng mức, làm tốt khâu này sẽ góp phần làm cho văn bản soạnthảo đạt được chất lượng tốt

Bước 4: Duyệt bản thảo Sauk hi đã soạn thảo xong văn bản cần đưa chothủ trưởng cơ quan cũng là người kí văn bản xem xét

Bước 5: Nhân bản văn bản Văn bản dự thảo sau khi đã được ban hànhlãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành

Bước 6: Hoàn thiện văn bản để ban hành Sau khi nhân bản, người soạn thảo

có trách nhiệm đọc lại văn bản nếu phát hiện những sai sót cần kịp thời sửa chữa

3.3.3.2 So sánh với quy trình soạn thảo văn bản hiện hành và nhận xét.

Tại Ủy ban Nhân dân Huyện cho đến nay chưa có một văn bản nào quyđịnh cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lí nhà nước, hầuhết các văn bản được ban hành chủ yếu dựa trên quy định của cơ quan nhà nước

cấp trên Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn bản hành chính được xâydựng dựa trên yêu cầu thực tế đối với văn bản đó Quy trình soạn thảo tại Ủyban Huyện có:

+ Ưu điểm: Thực hiện theo quy trình 07 bước trong soạn thảo văn bản+ Nhược điểm: Việc soạn thảo văn bản khi làm thủ tục phát hành văn bản

ở bộ phận Văn thư đã phát hiện ra nhiều lỗi sai về thể thức khá thường xuyênnhư: về font chữ, kiểu chữ thường – đậm lẫn lộn; sai quy trình khi chưa xin chữ

ký nháy

Việc giám sát, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật được tiến hành nhằmphát hiện những nội dung sai trái hoặc không còn phù hợp để kịp thời đình chỉviệc thi hành, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hoặc bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ vănbản, đồng thời kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơquan, cá nhân đã ban hành văn bản sai trái Nội dung của hoạt động này để đảmbảo sự phù hợp của văn bản với Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội và vănbản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; sự phù hợp của hìnhthức văn bản với nội dung của văn bản đó; sự phù hợp của nội dung văn bản vớithầm quyền của cơ quan ban hành văn bản; sự thống nhất giữa văn bản quyphạm pháp luật hiện hành với văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hànhcủa cùng một cơ quan

Trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân Huyện cũng thườngxuyên tổ chức kiểm tra, rà soát các văn bản, xét lại các văn bản được ban hànhtrong một thời gian nhất định, được tiến hành theo chuyên đề, lĩnh vực hay theoluật, phát hiện những quy định của văn bản dưới luật có mâu thuẫn, chồng chéotrái với quy định của Hiến pháp và các đạo luật

Trong các văn bản đã được ban hành, có những dấu hiệu trái với phápluật, mâu thuẫn, chồng chéo trong quá trình thực hiện thì nhân viên văn phòng

có quyền phản ánh với các cơ quan thông tin đại chúng và đề nghị cơ quan,người có thẩm quyền kiểm tra văn bản đó

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban.

* Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục số 05).

* Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục số 06).

* Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành (Xem phụ lục số 07).

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban.

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một hay một số đặc điểm chung như tênloại văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hay thời gian những đặcđiểm khác hình thành trong quá trình theo dõi

Hồ sơ được lập gồm nội dung: mở hồ sơ; thu thập, cập nhất văn bản, tàiliệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc

và biên mục hồ sơ Những qui định chung của nhà nước về công tác văn thưphần nào đảm bảo tính thống nhất, góp phần đầy lùi và làm giảm chống chéo,trùng lặp trong hoạt động văn thư tại các cơ quan, đơn vị

Việc lập hồ sơ tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn đã và đang đượcthực hiện một các có hiệu quả Các văn bản được sắp xếp, phân loại theo tên loạiphục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu vế sau Các văn bản trong một năm sẽ đượccán bộ văn thư tập hợp lại, sau đó đánh số, viết bìa hồ sơ sau đó nộp vào lưu trữ

* Ưu điểm:

- Việc lập và quản lý hồ sơ là rất quan trọng và đã được lãnh đạo vănphòng trực tiếp chỉ đạo thực hiện Văn bản được quản lý chặt chẽ, thống nhấttheo một trình tự nhất định thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin cũng như việcnắm bắt tình hình hoạt động cơ quan của lãnh đạo cấp trên

- Quy trình lập và quản lý hồ sơ đã tuân thủ theo qui định của nhà nước

* Nhược điểm:

- Vẫn còn những văn bản, tài liệu còn sót chưa tập trung lại hết trong một

hồ sơ

- Hiện nay, tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn chưa có nhân viên lưutrữ riêng mà nhân viên văn thư phải thực hiện cả việc lập hồ sơ, do vậy khốilượng công việc rất lớn ảnh hưởng đến tiến độ lập hồ sơ.

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ

Tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn có 3 cán bộ văn thư –lưu trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện và quản lý côngtác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn; thu thập, chỉnh lý, bảoquản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữlịch sử của huyện Ủy ban Huyện hiện chưa tự ban hành văn bản quy định côngtác văn thư, lưu trữ nhưng đã áp dụng những văn bản của nhà nước:

+ Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữQuốc gia 2001 Pháp lệnh làm rõ các khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành như:tài liệu lưu trữ quốc gia; phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; lưu trữ hiện hành;bản gốc; bản chính…và quy định tương đối đầu đủ những vấn đề về quản lý và

sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý nhà nước về khen thưởng và xử lý vi phạmtrong hoạt động lưu trữ

+ Tiếp theo là các nghị định số: 110/NĐ-CP của Chính phú ngày 08 tháng

4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số: 111/2004/NĐ-CP của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Đây

là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ mới được ban hành

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ởcác cơ quan Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp,cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan Cán bộ có trình độchuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệucủa cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán bộchuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệucủa cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu

Kho lưu trữ của Ủy ban Huyện được xây dựng ở nơi khô ráo, nằm trêntầng 3 của trụ sở Ủy ban Tổng diện tích kho là 150m vuông, tường kho phíangoài có chống nóng, chống ngấm nước mưa; cửa kho chắc chắn, có khóa tốt,