MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu chung về văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng 3 1.1.Giới thiệu khái quát về Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng. 3 1.1.1.Lịch sử hình thành. 3 1.1.2.Vị trí. 3 1.1.3. Hành chính 3 1.1.4. Địa hình 4 1.1.5. Dân cư 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND UBND Huyện Hà Quảng. 4 1.2.1. Vị trí, chức năng. 4 1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn . 5 1.2.3.Cơ cấu tổ chức 7 1.3.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND UBND Huyện Hà Quảng 7 1.3.1.Tình hình tổ chức. 7 1.3.2. Chức năng 8 1.3.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.3.4. Cơ cấu tổ chức. 8 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở văn phòng HĐND UBND Huyện Hà Quảng. 9 2.1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ . 9 2.1.1. Công tác văn thư. 9 2.1.2. Công tác lưu trữ 9 2.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng HĐND UBND huyện Hà Quảng 11 2.2.1 Công tác văn thư 11 2.2.1.1. công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 11 2.2.1.2. Quy trình quản lý văn bản đi. 13 2.2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đến. 16 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 19 2.2.1.5. quản lý và sử dụng con dấu. 19 2.2.2. Công tác lưu trữ 20 2.2.2.1 Hoạt động quản lý 20 2.2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 20 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị. 25 3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 25 3.1.1 Về công tác quản lý văn bản đi. 25 3.1.2. Quản lý, giải quyết văn bản đến. 25 3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 26 3.1.4. Công tác tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND UBND huyện Hà Quảng. 27 3.3.M ột số khuyến nghị. 30 PHẦN KẾT LUẬN 32 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu chung văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng .3 1.1.Giới thiệu khái quát Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng .3 1.1.1.Lịch sử hình thành 1.1.2.Vị trí 1.1.3 Hành 1.1.4 Địa hình .4 1.1.5 Dân cư .4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phòng HĐND & UBND Huyện Hà Quảng 1.2.1 Vị trí, chức 1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3.Cơ cấu tổ chức 1.3.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ văn phòng HĐND & UBND Huyện Hà Quảng .8 1.3.1.Tình hình tổ chức 1.3.2 Chức 1.3.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.3.4 Cơ cấu tổ chức Chương 2: Thực trạng cơng tác văn thư- lưu trữ văn phịng HĐND & UBND Huyện Hà Quảng 10 2.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư lưu trữ 10 2.1.1 Công tác văn thư 10 2.1.2 Công tác lưu trữ .10 2.2 Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng 12 Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Công tác văn thư .12 2.2.1.1 công tác soạn thảo ban hành văn .12 2.2.1.2 Quy trình quản lý văn 14 2.2.1.3 Quy trình quản lý văn đến .17 2.2.1.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 20 2.2.1.5 quản lý sử dụng dấu 20 2.2.2 Công tác lưu trữ .21 2.2.2.1 Hoạt động quản lý 21 2.2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ 21 Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị 26 3.1.Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 26 3.1.1 Về công tác quản lý văn 26 3.1.2 Quản lý, giải văn đến 26 3.1.3 Quản lý sử dụng dấu 27 3.1.4 Công tác tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 27 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng 28 3.3.M ột số khuyến nghị 31 PHẦN KẾT LUẬN 34 PHẦN PHỤ LỤC .33 PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ, cụm từ viết tắt HĐND UBND QPPL Từ, cụm từ đầy đủ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Quy phạm pháp luật Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thơng tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác văn thư lưu trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thơng tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán bộ, cơng chức nhiều phịng ban khác quan Làm tốt công tác văn thư lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, lãnh đạo Trên sở đó, lãnh đạo dùng làm để đạo, điều hành hoạt động quan cách hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo cho quan, đơn vị thực công việc đạo điều hành chức năng, nhiệm vụ giao Như cho ta thấy công tác văn thư lưu trữ thiếu tổ chức hoạt động của quan, đơn vị Vừa qua, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm thứ thực tập quan, tổ chức Quá trình thực tập giúp sinh viên hiểu sâu kiến thức lý luận trau dồi nhà trường, thực tế lý luận ln có khoảng trống cần phải bổ sung cho Là sinh viên khoa văn thư – lưu trữ, thấy trình thực tập tạo hội học hỏi cần thiết hữu ích cho tơi làm quen tiếp xúc tận dụng kiến thức học vào thực tế Đây khoảng thời gian để tích lũy kinh nghiệm nghề nghiệp mình, chuẩn bị cho công việc sau Là sinh viên theo học chuyên ngành lưu trữ trình học tập tư vấn nhiều thầy cô khoa, từ nhu cầu thơng tin mà tơi muốn tìm hiểu ngành nghề học Nên lựa chọn Văn phịng HĐND&UBND huyện Hà Quảng, huyện mà tơi sinh lớn lên, để tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ Sau thời gian thực tập từ 11/01/1016 đến hết ngày 18/3/2016 Hơn Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hai tháng thực tập văn phòng HĐND&UBND huyện Hà Quảng, lần thứ hai đến quan để tiếp xúc với công việc sau tơi cịn nhiều bỡ ngỡ lúng túng công việc cán phịng tận tình hướng dẫn bảo nên làm tốt công việc giao phó quan, nhờ tơi tích lũy nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn công tác văn thư- lưu trữ Qua xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo anh chị chuyên viên Tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hà Quảng tạo điều kiện giúp đỡ suốt q trình thực tập hồn thành báo cáo Tuy nhiên thời gian tìm hiểu có hạn khả thân cịn có phần hạn chế nên đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót sai lầm Do tơi mong nhận góp ý thầy bạn để đề tài hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu chung văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng 1.1.Giới thiệu khái quát Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng 1.1.1.Lịch sử hình thành Năm 1966 Hội đồng phủ định số 67/CP ngày 07/4/1966 chia huyện Hà Quảng Huyện Thông Nông Năm 1977 Hội đồng Bộ trưởng định số 140/HĐBT ngày 25/6/1977 việc thành lập huyện Hà Quảng 1.1.2.Vị trí Hà Quảng huyện miền núi nằm phía bắc tỉnh Cao Bằng, cách trung tâm Thành phố Cao Bằng 40 km hướng bắc, có tọa độ địa lý từ 22 o47’23’’ đến 23o00’00’’ vĩ bắc (từ Làng Mịn - Hạ Thơn đến Nặm Sấn - Lũng Nặm), từ 105o57’14’’ đến 106o15’50’’ kinh đông (từ Lũng Pươi - Sóc Hà đến Ngườn Lng - Tổng Cọt) Diện tích tự nhiên 453,67 km2, dân số 33.000 người Phía bắc giáp huyện Nà Po huyện Tịnh Tây (thuộc tỉnh Quảng Tây, Trung Quốc) Phía nam giáp huyện Hịa An; Phía đồng giáp huyện Trà Lĩnh; Phía tây giáp huyện Thơng Nơng 1.1.3 Hành Huyện có 19 đơn vị hành chính, gồm 18 xã 01 thị trấn, có xã: Đào Ngạn, Phù Ngọc, Sóc Hà, Trường Hà, Nà Sác, Quý Quân, Kéo Yên, Lũng Nặm, Vân An, Cải Viên, Nội Thôn, Tổng Cọt, Sỹ Hai, Hồng Sỹ, Mã Ba, Hạ Thơn, Thượng Thơn, Vần Dính (năm 2007 tách từ xã Xuân Hòa) thị trấn Xn Hịa Huyện Hà Quảng có xã biên giới giáp biên với Trung Quốc, với tổng chiều dài đường biên giới 61,7 km, bao gồm xã: Sóc Hà, Trường Hà, Nà Sác, Kéo Yên, Lũng Nặm, Vân An, Cải Viên, Nội Thơn, Tổng Cọt Huyện có Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cửa Sóc Giang (thuộc xã Sóc Hà) nhiều đường mòn dân sinh lại trao đổi hàng hóa, văn hóa … 1.1.4 Địa hình Huyện Hà Quảng có địa hình phức tạp kiến tạo địa chất, Huyện phân thành hai tiểu vùng chủ yếu: tiểu vùng thấp tiểu vùng cao Tiểu vùng thấp có 06 xã 01 thị trấn, gồm xã: Trường Hà, Nà Sác, Sóc Hà, Quý Quân, Đào Ngạn, Phù Ngọc thị trấn Xuân Hòa Đây tiểu vùng có thung lũng tương đối phẳng, đất canh tác chủ yếu đất trồng lúa, có hệ thống sông suối đáp ứng nhu cầu nước cho sản xuất sinh hoạt nhân dân Tiểu vùng cao có 12 xã, gồm xã: Kéo Yên, Lũng Nặm, Vân An, Cải Viên, Nội Thôn, Tổng Cọt, Sỹ Hai, Hồng Sỹ, Mã Ba, Hạ Thôn, Thượng Thơn, Vần Dính Đây tiểu vùng khơng có sơng suối, khơng đủ nước cho sinh hoạt sản xuất, đất canh tác chủ yếu đất trồng hoa màu, kết cấu hạ tầng chưa đáp ứng nhu cầu lại, lưu thơng hàng hóa nhân dân 1.1.5 Dân cư Dân số Huyện 33.000 người, gồm dân tộc anh em sinh sống: Tày, Nùng, Mông, Dao Kinh 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phịng HĐND & UBND Huyện Hà Quảng 1.2.1 Vị trí, chức - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện có chức tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện hoạt động Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện công tác dân tộc; tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện công tác đạo, điều hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dâ có tư cách pháp nhân, Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân tỉnh 1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn - Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện xây dựng chương trình làm việc, cơng việc hàng tháng, hàng quý, tháng năm; đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn huyện việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Hội đồng nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; - Thu thập thông tin, xử lí thơng tin, chuẩn bị báo cáo phục vự lãnh đạo, đạo, điều hành Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Hội đồng nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật; - Có ý kiến thẩm tra độc lập với đề án, văn quan, đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo tính hợp lý nội dung thể thức văn theo quy định; - Giúp Ủy ban nhân dân huyện giải khiếu nại, tố cáo Thực cơng tác phịng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý huyện theo quy định pháp luật; -Tổ chúc phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân Thường trực Hội đồng nhân dân, ban Hội đồng nhân dân, đại biểu Hội đồng nhân dân tham mưu số công việc Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện giao; - Tổ chức hoạt động Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành hoạt động chung máy hành nhà nước địa bàn huyện; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân điều hòa, phối hợp hoạt động quan chuyên môn, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp xã để thực chương trình, kế hoạch Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tham mưu tổng hợp đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện công tác tiếp dân - Giúp Hội đồng nhan dân Ủy ban nhân dân huyện tiếp khách đến liên hệ công tác trực tiếp làm công tác tổ chức hội nghị, kỳ hop Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện - Công tác dân tộc: + Giúp Ủy ban nhân dân huyện công tác dân tộc, cụ thể là: Tổ chức thực sách dân tộc, dự án, chương trình phát triển kinh tế- xã hội, đồng bào dân tọc tren địa bàn huyện công tác định canh, định cư đồng bào dân tộc thiểu số + Phối hợp với quan chun mơn huyện đồn thể tổ chức tuyên truyền, phổ biến sách vân động đồng bào dân tộc thiểu số thực tốt chủ trương, sách Đảng quy định pháp luật - Công tác ngoại vụ: + Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện cong tác ngoại vụ, lãnh sự, lễ tân, cụ thể là: Các hoạt động giao lưu với nước ngồi trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao theo quy định pháp luật; quản lý đồn cơng tác nước ngồi đón tiếp đoàn nước tham quan làm việc địa phương theo quy dịnh pháp luật + Tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện việc theo dõi, quản lý biên giới, đề xuất phương án xử lý vấn đề, kiện liên quan đến công tác bảo bệ quản lý biên giới; thu thập thồng tin, tài liệu biên giới, phục vụ cho công tác đấu tranh, bảo vệ biên giới; lưu giữ, bảo mật tài liệu, hồ sơ, đồ…liên quan đến biến giới địa bàn huyện + Phối hợp với quan liên quan việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện, xây dựng phương án đầu tư phát triển kinh tế- xã hội biên giới, cửa Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thanh toán tiền lương , cồng tác phí chi phí khác cho cán công chức, viên chức khối Ủy ban nhân dân huyện - Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định - Thực số nhiệm vụ Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân giao 1.2.3.Cơ cấu tổ chức Tổ chức máy vào Quyết định số 89/2010/QĐ – UBND ngày 03/11/2010 tỉnh Cao Bằng việc quy định tổ chức quan chun mơn trực thuộc UBND huyện Văn phịng HĐND & UBND huyện Hà Quảng máy tổ chức thành phòng, phận trực thuộc, làm việc theo chế độ thủ trưởng, tổ chức thành phòng với tổ chức nhân sau *Phòng lãnh đạo văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng - Phòng chánh văn phòng 01 chánh văn phịng - Phịng phó chánh văn phịng 02 phó chánh văn phịng: 01 phó chánh văn phịng phụ trách hậu cần 01 phó chánh phụ trách tổng hợp cơng tác quản trị, phòng ban trực thuộc quản lý văn phòng *Phòng tổng hợp.02 cán *Phòng văn thư 01 cán kiêm nhiệm văn thư lưu trữ *Phịng lưu trữ *Phịng kế tốn.01 cán *Phịng tạp vụ 01 nhân viên *Phòng bảo vệ 01 nhân viên bảo vệ *Bộ phận cửa.02 cán *Bộ phận lái xe 03 lái xe * Hội chữ thập đỏ.01 cán Sơ đồ tổ chức máy văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng ( phụ lục số 1) Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị 3.1.Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1 Về công tác quản lý văn Tất văn quan phải tập trung văn thư để đăng ký vào sổ Trước vào sổ văn đi, văn phải kiểm tra lại lần thể thức văn Kiểm tra xem văn soạn thảo với thể thức quy định quan nhà nước chưa, cán văn thư vào sổ đăng ký văn bản, sai phải báo cho phận soạn thảo xem xét sửa chữa Văn sau đăng ký xong photo thành nhiều để gửi theo nơi nhận, sau cán văn thư đóng dấu lên văn tiến hành văn theo nơi nhận Văn văn phịng HĐND&UBND huyện Hà Quảng gửi qua mạng, máy fax, qua đường bưu điện gửi trực tiếp qua cán đến họp, giao dịch quan Những văn gửi phải đưa vào phong bì Tùy vào loại văn mà cán văn thư chọn bì cho phù hợp, lấy văn vào bì, dán bì, dán tem,viết bì: phải ngắn rõ ràng địa Sau gửi theo đường bưu điện, gửi phải kèm theo giấy đảm bảo Văn phải gửi ngày ngày chậm gửi ngày hơm sau Sau gưi văn thư có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc việc văn đến tay người nhận, quan nhận hay chưa chưa văn thư phải gửi lại Sau chuyển phát văn đi, văn thư lưu giữ lại gốc văn bản, để theo dõi phục vụ cho việc tra tìm sau 3.1.2 Quản lý, giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ phải tiếp nhận văn đến, nhận văn người văn thư phải kiểm tra xem ngồi bì thư có cịn ngun vẹn có gửi quan , cá nhân đơn vị khơng, khơng phải trả lại người đưa văn Sau Sinh viên: Lương Thị Nga 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiếp nhận văn cán văn thư phải phân loại sơ văn Văn gửi cho quan đơn vị bóc, cịn bì gửi cho cá nhân khơng phải gửi cho người nhận Văn có đóng dấu mức độ mật, khẩn phải bóc trước phải trình cho lãnh đạo văn phịng Văn sau bóc bì cán văn thư trình lãnh đạo văn phịng để xem xét, cho ý kiến giải Sau có ý kiến giải lãnh đạo văn phòng văn đưa lại cho cán để đóng dấu đến vào số văn đến Sau cán văn thư có nhiệm vụ sao,nhân văn đến để gửi cho cá nhân, phịng ban có liên quan để giải Sau gửi văn cán văn thư có nhiệm vụ theo dõi , kiểm tra, đôn đốc việc giải văn 3.1.3 Quản lý sử dụng dấu Tuân thủ theo quy định quan, pháp luật quản lý sử dụng dấu Trước đóng dấu lên văn bản, văn thư phải kiểm tra rà soát kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn có chữ ký người có hẩm quyền, khơng đóng dấu khống chỉ, dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, màu mực Con dấu phải bảo quản tủ có khóa cẩn thận, khơng mang dấu nhà 3.1.4 Công tác tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Về công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan quan tâm tổ chức thường xuyên, hàng năm vào quý I năm sau, cán lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ phòng lãnh đạo, văn phòng phận tham mưu giúp việc Nhìn chung, tài liệu thu thập từ phòng, phận lập hồ sơ theo việc, theo vấn đề - Tuy nhiên, công tác loại hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu như: tài liệu chưa xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ thành phần tài liệu Sinh viên: Lương Thị Nga 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiều hồ sơ thiếu khơng tìm tài liệu bổ sung mà cịn tình trạng giữ lâu tài liệu phận Hàng năm lãnh đạo quan ban hành danh quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ huyện Đây sở pháp lý để tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu Nguồn bổ sung chủ yếu phòng ban chuyên chuyên huyện như: Phòng Giáo dục, Phịng Y tế, Phịng TC-KH, Phịng tài ngun – Mơi trường, Thanh tra huyện, Viện kiểm sát nhân dân, Bảo hiểm xã hội, 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng Là sinh viên thực tập văn phòng HĐND& UBND huyện Hà Quảng thấy quan quản lý nhà nước với quy mô, đặc điểm, chức quản lý lớn, rộng nên việc cao chất lượng hiệu công tác văn thư lưu trữ vấn đề cấp thiết sau vài giải pháp để tiếp tục hồn thiện cơng tác văng thư lưu trữ văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng Giải pháp 1: Tuyển dụng thêm nhân Hiện phận văn thư lưu trữ văn phòng HĐND&UBND huyện có 01 cán kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ Họ người trải qua nhiều năm công tác quan nên đúc rút nhiều kinh nghiệm việc giải cơng văn, giấy tờ quan nhanh chóng đem lại hiệu cao Trình độ cán cao đẳng học lên đại học Nhưng khối lượng công việc nhiều nên hiệu công việc chưa đạt mức tốt Xã hội ngày thay đổi, hoạt động công tác văn thư lưu trữ thay đổi theo Vì quy mơ quan rộng, khối lượng cơng việc nhiều, thiếu nhân nên nhiều công việc bị ùn tắc Để đảm bảo chi hoạt động văn thư lưu trữ nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư lưu trữ quan cần phải tuyển thêm 02 cán trẻ có lực, có trình độ chun mơn văn thư lưu trữ Như công việc văn thư lưu trữ hàng ngày không bị ùn tắc, khối lượng tài liệu bảo quản tốt hơn, mặt khác quan bổ sung số Sinh viên: Lương Thị Nga 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán trẻ người kế cận cho lớp cán tuổi cao, chắn công tác văn thư lưu trữ quan hoạt động suất chất lượng Giải pháp 2: Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán văn thư lưu trữ quan Con người nguồn tài nguyên quý giá, nhân tố quan trọng định tồn quan Chỉ quan biết cách khai thác sử dụng cách hiệu thể lực trí tuệ người thành cơng lĩnh vực Vì tât hoạt động quan thiếu đơi bàn tay trí óc người Trong cơng tác văn thư lưu trữ ngồi quan tâm giúp đỡ lãnh đạo quan mặt điều kiện làm việc, phải thường xun tích cực đào tạo bồ dưỡng trình độ chun môn nghiệp vụ cho cán văn thư lưu trữ điều tất yếu Để góp phần hồn thành hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao cán văn thư lưu trữ phải trang bị số kiến thức, kỹ sau Về kỹ thuật soạn thảo văn bản, văn thư văn phòng HĐND&UBND huyện Hà Quảng không trực tiếp soạn thảo cần phải biết kỹ Bởi văn thư người cuối kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn trước văn vào sổ, đóng dấu phát hành Vì vậy, văn ban hành, trình kiểm tra thể thức cán văn thư có kỹ kỹ thuật soạn thảo, văn ban hành xác khơng cịn sai sót Như hiểu cơng việc cao Để thực yêu cầu quan cần tạo điều kiện vật chất thời gian cán văn thư học lớp đào tạo ngắn hạn ( từ tháng đến năm), để cao kiến thức kỹ nghiệp vụ văn thư lưu trữ trường đại học nội vụ hà nội cần thiết Ngồi để thích ứng theo kịp tốc độ phát triển ngày cao kinh tế thị trường cán văn thư lưu trữ phải trang bị cho kiến thức tin học ngoại ngữ Được quan tâm lạnh đạo quan quan đầu tư dàn thiết bị khoa học để đại hóa cơng tác ăn thư đẩy nhanh tốc độ công việc nhân viên văn thư, công việc văn thư giải cách nhanh chóng nhẹ nhàng nhiều Thay phải giải cơng việc theo Sinh viên: Lương Thị Nga 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phương pháp thủ công tốn thời gian mà không hiểu quả, việc sử dụng thành thạo máy vi tính, khai thác phần mềm giúp cán văn thư lưu trữ tra tìm nhanh chóng tài liệu Vì cán văn thư lưu trữ quan phải cố gắng trau dồi kiến thức tin học cho nhiều Để khai thác tối đa trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật giới Bên cạnh kiến thức tin học ngoại ngữ phương tiện vô quan trọng giúp quan tiến tới thành công Tất giao dịch mang tính hiệu người hiểu biết ngôn ngữ Đặc biệt Hà Quảng huyện biên giới, có giao lưu kinh kế văn hóa với nước bạn Trung Quốc, cơng tác văn thư lưu trữ quan phải giao tiếp trực tiếp với người nước trình sử lý văn văn thư thường xuyên nhận văn trao đổi Muốn công việc đạt hiệu cao việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán nhân viên văn phịng nói chung cán văn thư nói riêng tất yếu Vì theo tơi bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ khối văn phòng văn thư lưu trữ quan lãnh đạo quan nên tổ chức lớp học thêm buổi tối vào thứ 7, chủ nhật hàng tuần để hoàn chỉnh kiến thức ngoại ngữ cho đội ngũ cán nhân viên quan Giải pháp 3: Bố trí xếp, tổ chức khoa học phịng văn thư lưu trữ Chỗ làm việc giới riêng cán văn phịng nói riêng Tổ chức bố trí phịng làm việc nhằm tạo hững thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện, hiệu nhất, để đáp ứng u cầu giải cơng liên hồn, đảm bảo dây chuyền khoa học Chính ố trí xếp nơi làm việc phải đảm bảo Bàn làm việc phải xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải cơng việc cách nhanh chóng, xác Bàn làm việc nổn ngang thiếu ngăn nắp môt yếu tố làm giảm hứng thú làm việc nhân viên Nếu giấy tờ để bàn nhiều văn thư gây khó khăn việc giải cơng việc Để khắc phục tình trạng cán văn thư lưu trữ cần ý vấn đề sau: Chỉ để bàn giấy tờ có liên quan cần thiết Những hồ sơ, tài liệu, công văn giải xong phải chuyển Sinh viên: Lương Thị Nga 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà phải để vào tủ, kệ, giá Sắp sếp giá kho phải hợp lý thuận tiên cho việc tra tìm tài liệu vệ sinh phòng kho Như việc xếp gọn gàng tạo tâm lý thoải mái làm việc nhân viên sáng tạo, phát huy hết lực mình, hiệu cơng việc ngày nâng cao Bên cạnh quan tổ chức xếp, sử dụng tài liệu lưu trữ Việc xếp, sử dụng tài liệu lưu trữ quan trọng khơng phục vụ tốt cho việc tra cứu tài liệu mà thể tác phong làm việc cán văn thư lưu trữ Hiện tài liệu quan bảo quản kho lưu trữ với diện tích khoảng 20 mét vng Quy mơ hoạt động quan rộng nên hàng năm có nhiều tài liệu phải nộp thu thập vào kho lưu trữ, nên với diện tích kho bảo quản tốt tài liệu Do quan cần xây dựng kho lưu trữ với diện tích lớn bố trí kho hợp lý để bảo quản tài liệu tốt phục vụ nhu cầu tra cứu độc giả Xây dựng phòng đọc phải đặt nơi yên tĩnh, đảm bảo đủ ánh sáng thích hợp, cho người tra cứu làm việc Phịng phải có điều hịa, có giá đựng tài liệu, có mục lục hồ sơ thẻ tra tìm tài liệu Giải pháp 4: Trang bị đày đủ sở vật chất, trang thiếu bị công tác văn thư lưu trữ Trang thiết bị máy móc yếu tố quan trọng định thành công công việc Bởi người dù cố gắng đến đâu khơng thể hồn thành cơng việc cách tốt nhất, khơng có trang thiết bị phụ trợ công tác văn thư việc giải tra tìm thơng tin, hồ sơ, tài liệu lưu trữ gặp khó khăn Mặc dù thời gian vừa qua phòng văn thư phòng lưu trữ lãnh đạo quan quan tâm, hầu hết trang triết bị dùng lâu năm công suất làm việc chúng thấp, gây ảnh hưởng đến hiệu công việc Theo quan nên bổ sung số trang thiết bị phụ trợ như: máy tính, máy điều hịa, hệ thống đèn điện để hiệu công việc tốt 3.3.M ột số khuyến nghị - Đối với quan, tổ chức Hiện quan sử dụng hình thức thủ cơng việc soạn thảo quản lý văn bản, quan nên đầu tư thêm số Sinh viên: Lương Thị Nga 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang thiết bị đại để quản lý công tác soạn thảo văn quan + Ở quan chưa có phần mềm quản lý cơng tác lưu trữ, nên cần trang bị thêm để hoạt động cơng tác triển khai nhanh chóng + Cơ quan nên trau dồi kiến thức cho cán phịng hơn, tin học ngoại ngữ, nên đòi hỏi phải thường xuyên cử cán học thêm để nâng cao trình độ lực làm việc cán + Lãnh đạo văn phịng cần thường xun kiểm tra cơng tác văn bản, văn thư phịng ban chun mơn + Các cán phòng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý, giải tình khó hay gặp phải + Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực, phẩm chất công việc cán phịng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán khơng hồn thành tốt nhiệm vụ giao + Cơ quan thiếu nhiều trang bị, phương tiện để nâng cao công việc + Do nhu cầu công việc nhiều theo thời gian mà số lượng nhân lực quan lại thiếu, nên quan nên bổ sung thêm nhân lực để hồn thành tốt cơng việc + Kho lưu trữ cần phải cơi nới cải tạo kho để phù hợp với số lượng tài liệu + Trang bị thêm phương tiện máy móc đại như: máy tính, máy hút bụi, máy điều hồ, quạt thơng gió Ngồi ra, Lãnh đạo văn phịng cần thường xun đơn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng lưu trữ thường xuyên dọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý Có đảm bảo hiệu cơng việc giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu + Cơ quan cần mua sắm thêm số trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu làm việc cán phịng - Đối với mơn lưu trữ, khoa, trường Đối với môn văn thư, môn lưu trữ, khoa, trường cần phải tạo nhiều hội nhiều buổi học cho sinh viên thực tế thực tập nhiều Nhằm giúp sinh viên tiếp xúc với thực tế, trực tiếp làm công việc sau học tập hiến thức lý luận nhà trường Sinh viên: Lương Thị Nga 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong thời gian sinh viên thực tập quan tổ chức nhà trường phải thường xuyên tra, kiểm tra để quản lý sinh viên Để qua thấy sinh viên có thực với yêu cầu nhà trường đối phó Sinh viên: Lương Thị Nga 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KẾT LUẬN Cùng với phát triển ngày lên đất nước năm qua HĐND&UBND huyện Hà Quảng cố gắng thực tốt mục tiêu phát triển kinh tế, xóa đói giảm nghèo…và đạt thành to lớn điều đữ nghi nhận hội nghị tổng kết cuối năm tỉnh Cao Bằng đóng góp thành cơng vai trị phận văn thư lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND huyện giữ vị trí vơ quan trọng Để hoạt động HĐND & UBND huyện ngày hiệu địi hỏi cơng tác văn thư lưu trữ ngày phải hồn thiện Cơng tác văn thư lưu trữ phát triển công cụ đắc lực cho hoạt động quản lý, lãnh đạo quan Vì nâng cao hiệu hoạt động phận văn thư lưu trữ quan tâm cấp lãnh đạo trng HĐND & UBND huyện Nó khơng có ý nghĩa thiết thực HĐND &UBND huyện mà vấn đề đặt cho quan, đơn vị khác giai đoạn mà xã hội chưa nhìn nhận hết tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ Qua thời gian thực tập HDDND & UBND huyện Hà Quảng thời gian thật bổ ích tơi Có thể nói bước khởi đầu quan trọng giúp trưởng thành hơn, tự tin công việc sau Những điều làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía văn phịng HĐND & UBND huyện Hà Quảng chưa đủ giúp tơi tìm hiểu nắm bắt nhiều điều quan trọng Đơi có thiếu sót, khuyết điểm khơng tránh khỏi Đợt thực tập giúp nắm nhiều kiến thức thực tế hành Nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động quan cụ thể nói riêng Qua tơi thấy sinh viên cần phải có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường trình thực tiễn cơng việc làm tốt cơng việc trường, trở thành cơng chức Nhà nước nói chung lĩnh vực văn thư – lưu trữ nói riêng Sinh viên: Lương Thị Nga 34 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 1: Sơ đồ tổ chức máy văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng Phó chánh văn phịng phụ trách hậu cần Chánh văn phịng Phịng tạp vụ Phịng kế tốn Bộ phận lái xe Phòng văn thư Phòng lưu trữ Chánh văn phòng phụ trách cơng tác hành tổng hợp Phịng tổng hợp Phòng chữ thập đỏ Phòng bảo vệ Bộ phận cửa Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 2: Một văn UBND huyện Hà Quảng ban hành Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 3: Một số hình ảnh giới thiệu phần mềm đăng ký, quản lý văn đến văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 4: Một văn văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng soạn thảo đóng dấu Sinh viên: Lương Thị Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A