Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Chi cục văn thư – lưu trữ

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức. 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức. 5 1.1. Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái. 5 1.1.2. Chức năng của Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ 6 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái xem phụ lục số 1) 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức. 8 1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng của phòng quản lý Văn thư Lưu trữ 8 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ 8 1.2.3 .Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ 9 Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Công tác tổ chức, cán bộ,đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 10 2.1.2, Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ và xây dựng văn bản 11 2.1.3, Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ 13 2.1.4. Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu 14 2.2.2.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và lưu trữ lịch sử tỉnh 14 2.2.3. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp hồ sơ, tài liệu 15 2.2.4. Bảo vệ, bảo quản, thốngkê tài liệu lưu trữ 17 2.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18 2.2.6. Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu. 18 2.2.7. Thực hiện Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” 19 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất khyến nghị 20 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 20 3.1.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 20 3.1.2.Những kết quả đạt được trong giải quyết công việc được giao 20 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21 3.3. Một số khuyến nghị 22 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức: 22 3.3.2. Đối với bộn môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 23 C.PHẦN KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức 4

1.1 Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái 4

1.1.2 Chức năng của Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ 5

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 5

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái xem phụ lục số 1) 6

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 7

1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng của phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ 7

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ 7

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ 8

Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức 9

2.1 Hoạt động quản lý 9

2.1.1 Công tác tổ chức, cán bộ,đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 9

2.1.2, Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ và xây dựng văn bản 10

2.1.3, Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ 12

2.1.4 Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 12

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13

2.2.1 Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu 13

2.2.2.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và lưu trữ lịch sử tỉnh 13

2.2.3 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp hồ sơ, tài liệu 14

2.2.4 Bảo vệ, bảo quản, thốngkê tài liệu lưu trữ 16

2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 17

2.2.6 Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu 17

2.2.7 Thực hiện Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” 18

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức 19

và đề xuất khyến nghị 19

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 19

3.1.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 19

3.1.2.Những kết quả đạt được trong giải quyết công việc được giao 19

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 20

3.3 Một số khuyến nghị 21

3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức: 21

3.3.2 Đối với bộn môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 22

C.PHẦN KẾT LUẬN 24

PHỤ LỤC 1

A PHẦN MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới đi lên từng ngày của đất nước và sự phát triểnhiện nay, đối với các cơ quan nhà nước công tác văn thư - lưu trữ đang dầnchiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động của mọi tổ chức Nhận thức đượcvai trò này mà con người đã biết tự bảo quản tài liệu, biết được tầm quan trọngcủa tài liệu lưu trữ trong các lĩnh vực : kinh tế - chính trị - văn hóa và xã hội.Cũng như để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội thì lưu trữ xuất hiệncũng chứng minh được rằng xã hội đang thay đổi, ngày càng tiến lên và trên đàphát triển không ngừng.Nhất là đối với tình hình hiện tại của đất nước ta như cácvấn đề liên quan đến chủ quyền biển đảo,thì lúc này tài liệu lưu trữ đã cho chúng

ta thấy rằng giá trị của chúng là vô giá và vô cùng cần thiết trong các vấn đề màđất nước đang gặp khó khăn

Với việc tổ chức cho sinh viên đi thực tập ở cơ quan, tổ chức là một cáchhiệu quả nhất để cho sinh viên có cơ hội cọ sát với thực tế, có cơ hội làmquenvới môi trường làm việc để làm bước đệm cho công việc sau này cũng nhưphát huy những gì nhà trường đã trang bị Đây cũng là cơ hội tốt để sinh viênhọc hỏi cách làm việc của các cán bộ Văn thư - lưu trữ , tạo dựng nên phong tháilàm việc khoa học và có giờ giấc, tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lậptrong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư - Lưu trữcủa đơn vị đồng thời giúp sinh viên nâng cao ý thức,trách nhiệm trong việc họctập các học phần kế tiếp.qua quá trình thực tập sinh viên sẽ hệ thống hóa vàcủng cố kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành được đào tạo

Thời gian học tập ở trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nhà trường đã trang

bị cho tôi những kiến thức cơ bản về chuyên ngành lưu trữ để khi thực tập tôi cóthể vận dụng những kiến thức đó vào công việc được giao trong thời gian làmviệc tại cơ quan

Khi được nhà trường đồng ý, cũng như sự đồng ý và phối hợp giúp đỡcủaChi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Yên Bái đã tiếp nhận và tạo điều kiện cho tôiđến thựctập tại cơ quan từ ngày 4/1/2016 đến ngày 19/3/2016, trong thời gian

thực tập tại cơ quan tôi đã nắm được công việc của một cán bộ văn thư lưu trữ

và cũng học hỏi thêm được nhiều điều và nhiều kiên thức hơn, để góp phần bổsung hơn nữa những kiến thức trong bản thân tôi Đây cũng là hành trang cho tôibước vào đường đời cũng như sự nghiệp sau này

Việc chọn nội dung thực tập tốt nghiệp về công công tác Văn Thư – LưuTrữ sẽ góp phần không nhỏ để củng cố kiến thức của tôi trong lĩnh vực đangđược đào tạo, từng bước gắn học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn.vàqua nội dung thực tậpsẽ có cái nhìn cụ thể hơn về ngành nghề, đi sâu vào tìmhiểu và được làm công việc trực tiếp liên quan đến công tác Văn Thư – Lưu Trữ

sẽ làm tăng năng lực chuyên môn của bản thân, qua thời gian thực tậplà một cơhội để sau này khi bước vào thực tế sẽ không bị bỡ ngỡ, luôn biết cách chủ độngtrong công việc

Trong thời gian thực tập việc gặp phải những khó khăn và thuận lợi làkhông thể tránh khỏi:

Thứ nhất về mặt thuận lợi:

Về phía nhà trường

Được sự hướng dẫn chỉ đạo tận tình của nhà trường cũng như các thầy, côtrong khoa Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã trang bịcho tôi nhữngkiến thức cũng như kỹ năng để tôi đi thực tập được tốt hơn

Về phía cơ quan thực tập

Được sự đồng ý phối hợp và tiếp nhận của Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữtỉnh Yên Bái.Ngoài sự giúp đỡ của các thầy, cô trong trường ra thì trong đợtthực tập vừa qua tôi cũng có những thuận lợi đó là được sự chỉ bảo tận tình củacác bác, các chú cũng như các anh, chị trong cơ quan đã giúp tôi có thêm kiếnthức về công tác Văn thư- lưu trữ , cho tôi hiểu tầm quan trọng của công tác vănthư- lưu trữ đối với tất cả các cơ quan là như thế nào Đồng thời cơ quan đã giúp

đỡ và phối hợp để tôi có thể vận dụng những gì mà mình đã học trong trườngĐại Học nội Vụ Hà Nội vào trong thực tế

Do điều kiện của cơ quan còn có mặt hạn chế nên phòng làm việc khôngđược rộng rãi

Ngoài ra còn có yếu tố như: thời tiết, đường đi, đã làm hạn chế hiệuquả, năng xuất trong công việc, tâm lý làm việc không được thoải mái

Trongthờigian thực tập tại Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tuy chỉ trong mộtthời gian ngắn nhưng tôi cũng đã có thêm được nhiều kiến thức về ngành họccủa mình cũng như kiến thức trong công việc sau này của mình Nó đã giúp tôirèn luyện được bản thân mình thành một cán bộ lưu trữ, biết được phải có đủyếu tố nào để có thể trở thành một cán bộ lưu trữ, một cán bộ lưu trữ phải cónhững phẩm chất như thế nào

Kết quả báo cáo thực tập này của tôi là sự cố gắng cũng như sự nỗ lực hếtmình của bản thân Ngoài ra, đóng góp một phần không nhỏ vào thành công củađợt thực tập và bài báo cáo này phải kể đến các thầy, cô trong trường ; các bác,các chú, anh chị trong Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ đã quan tâm giúp đỡ tận tình

để tôi có thể hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo này

Tuy đã có sự cố gắng và nỗ lực của bản thân, cùng với sự giúp đỡ củanhiều yếu tố bên ngoài, nhưng thời gian thực tập chỉ có hạn nên bài báo cáo củatôi vẫn còn nhiều sai xót, tôi rất mong có sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô đểbài báo cáo của tôi được hoàn thiện và tốt hơn

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong nhà trường Đặcbiệt các thầy cô trong khoa Văn Thư – Lưu Trữ cũng như ban lãnh đạo cùng cán

bộ, nhân viên, công chức trong Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái đã tạođiều kiện và giúp đỡ tôi tận tình trong đợt thực tập vừa qua để tôi có thể hoànthành tốt nội dung thực tập tốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn sinh viên

Yên Bái, ngày 19 tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Hà Quỳnh Nga

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức.

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức.

1.1 Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái.

Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Yên Bái tiền thân là một bộ phận Lưu trữcủa Phòng Hành chính-Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh Ngày 29/7/1998,UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1503/1998/QĐ-TH về việc thành lập Trungtâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Thực hiện Nghị định số13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quanchuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; theo đó, ngày04/8/2008, UBND tỉnh đã ban hành QĐ số 200/2008/QĐ-UBND về việc thànhlập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở chuyển Trung tâmLưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ Thực hiệnThông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp; theo đó, ngày20/8/2010, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1887/QĐ-UBND vềviệc thành lập Chi cục Văn thư-Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ

Với hai lần thay đổi về cơ cấu tổ chức, hiện nay bộ máy của Chi cục Vănthư-Lưu trữ đã đi vào hoạt động ổn định Trước khi thành lập Chi cục Văn thư-Lưu trữ, chỉ là một bộ phận lưu trữ (gồm 02 biên chế) có chức năng thực hiệnquản lý Phông Lưu trữ UBND tỉnh, hiện nay, Chi cục Văn thư-Lưu trữ gồm có

16 biên chế, trong đó 06 biên chế hành chính và 10 biên chế sự nghiệp.Có chứcnăng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệulưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật Cơ cấu tổ chức có Chi cụctrưởng và Phó Chi cục trưởng; các phòng chuyên môn nghiệp vụ: Phòng Hànhchính-Tổng hợp, phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sửtrực thuộc Chi cục Văn thư-Lưu trữ (thành lập theo Quyết định số 201/QĐ-SNV ngày 28 tháng 7 năm 2015 của Giám đốc Sở Nội vụ); Trung tâm Lưu trữ

lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập có chức năng thực hiện nhiệm vụ Lưu trữlịch sử của tỉnh và các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; là tổchức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng Hiện nay Trung tâmLưu trữ lịch sử đang quản lý 06 Phông Lưu trữ:Phông Ủy ban Thống nhất Chínhphủ, Phông Ủy ban nhân dân tỉnh, Phông Sở Nội vụ, Phông Thi đua-Khenthưởng, Phông Chi cục Văn thư-Lưu trữ và Phông Ban chỉ đạo tỉnh về phòngchống tham nhũng (Phông đóng).

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của công tác lưu trữ, đặc biệt là tiềm năng vềthông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công táclưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, xây dựng một nền hànhchính hiện đại

Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽgóp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thôngsuốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách

có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mụctiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những mục tiêu, yêucầu của cải cách nền hành chính nhà nước

1.1.2 Chức năng của Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ

Chi cục văn Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh YênBái có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnhquản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sửcủa tỉnh theo quy định của pháp luật

Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoảnriêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy địnhcủa pháp luật

Chi cục Văn thư – Lư trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế vàhoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ

+ Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng

năm,các chương trình, đề án và tổ chức thực hiện chế độ,quy định về văn thư,lưu trữ;

+Hướng dẫn kiểm tra thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;+Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

+Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hếtgiá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt“Danh mục tài liệu hếtgiá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịchsửcủa tỉnh;

+ Nghiên cứu, ứng dụng khao học và công nghệ vào công tác văn thư lưutrữ;

+Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ ăn thư, lưu trữ;

+Phối hợp với thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại tố cáo và sử lý viphạm pháp luật về văn thư lưu trữ;

+ Thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưutrữ về văn thư lưu trữ theo quy định;

+Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư lưu trữ;

+Giúp Giám đốc Sở Nội thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch

sử của tỉnh;

+Thực hiện một số dịch vụcông tác lưu trữ;

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái xem phụ lục số 1)

Chi cục trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục;

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức, từ chức, khen thưởng, kỷ luật,điều động, luân chuyển, chế độ chính sách đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cụctrưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phấn cấp của Uỷ ban nhân dântỉnh

2 Cơ cấu tổ chức của Chi cục, gồm:

a, Các Phòng chức năng, nghiệp vụ:

- Phòng Hành chính -tổng hợp;

- Phòng quản lý Văn thư- Lưu trữ;

Các phòng có trưởng phòng và các phó trưởng phòng, việc bổ nhiệm,miễn nhiệm,cách chức,khen thưởng, kỷ luật, điều động và thực hiện chế độchính sách đối với lãnh đạo phòng thực hiện theo quy định của Nhà nước vàphân cấp quản lý tổ chức, Cán bộ của tỉnh

b, Đơn vị trực thuộc: Trung tâm lưu trữ là đơn vị sự nghiệp, gồm 02 bộphận:

-Thu thập - Chỉnh lý tài liệu;

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ

1 Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dàihạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy

định về văn thư, lưu trữ.

2 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,lưu trữ

3 Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố”;

“Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồnnộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố và Lưu trữ lịch sử thành phố

4 Nghiên cứu, xây dựng Đề án, Dự án ứng dụng khoa học và công nghệvào công tác văn thư, lưu trữ; Tham gia xây dựng các văn bản hướng về ứngdụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ

5 Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và

tổ chức tập huấn theo kế hoạch được phê duyệt

6 Xây dựng trang Web, biên tập, viết bài đưa thông tin lên trang Web củaChi cục; kết nối cổng thông tin điện tử với Sở Nội vụ; xây dựng, duy trì quytrình ISO 9001:2008

7 Xây dựng cơ sở dữ liệu, quản trị mạng, làm công tác tin học, nghiêncứu phần mềm, bảo dưỡng máy móc thiết bị tin học

8 Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý

vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ

9 Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ

Phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ gồm 01 trưởng phòng và 01 phótrưởng phòng, và 01 viên chức công tác thực hiện nhiệm vụ được giao của lãnhđạo cơ quan

Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức

Tài liệu lưu trữ được sinh ra trong suốt quá trình hoạt động của mọi cơquan, tổ chức Những tài liệu đó có tài liệu có giá trị cao và có những tài liệu chỉ

có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định, giữ gìn, bảo vệ tài liệu tốt sẽphục vụ cho suốt quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức, đáp ứng mọi nhu cầucủa xã hội

Có tài liệu lưu trữ thì vấn đề mà mọi cơ quan, tổ chức cần giải quyết vàquan tâm đó là:

+ Làm thế nào để quản lý, tập trung thống nhất giá trị tài liệu?

+ Làm thế nào để tổ chức khoa học tài liệu?

+ Làm thế nào để bảo quản an toàn , kéo dài tuổi thọ cho tài liệu?

+ Làm thế nào để chia sẻ tối đa thông tin phục vụ nhu cầu khai thác, sửdụng

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi Khách quan của việc quản lý, bảoquản, tổ chức sử dụng tài lưu trữ để phục vụ xã hội

Công tác lưu trữ gồm 2 nội dung cơ bản:

+ Hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ;

- Về số lượng: Tổng số biên chế hiện có tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

tỉnh là 23 người, trong đó: Biên chế hành chính là 05 người, biên chế sự nghiệp

là 16 người và hợp đồng 68 là 02 người

- Về chế độ chuyên môn và chuyên ngành đào tạo: Trong tổng số 23 biênchế của Chi cục có 01 biên chế có trình độ thạc sỹ, 10 biên chế có trình độ đạihọc, 06 biên chế có trình độ cao đẳng, 05 biên chế có trình đọ trung cấp; 03/23biên chế được đào tạo chuyên ngành khác

b, Công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chocông chức, viên chức, văn thư, lưu trữ

- Từ năm 2011 đến nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ phối hợpvới Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức 07 lớp tập huấn cho 957 lượtngười

- Chi cục Văn thư – Lưu trữ cử công chức chuyên môn trực tiếp hướngdẫn tác ngiệp về văn thư cho người là văn thư, lưu trữ và lãnh đạo Văn phòngcủa 09/22 đơn vị cấp sở; Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

- Phối hợp với Trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn mở 01 lớpbồi dưỡng bổ sung kiến thức văn thư, lưu trữ cho 50 học viên

- Phối hợp với Sở Nội vụ mở 05 lớp cho 150 công chức, viên chức thuộcphạm vi quản lý

- Phối hợp với Sở Nội vụ mở 09 lớp cho 313 người làm công tác văn thư,lưu trữ thuộc phạm vi quản lý

2.1.2, Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

và xây dựng văn bản

a, Tuyên truyền phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Luật Lưu trữ cùng các văn bản quy phạm phấp luật khác về văn thư, lưutrữ đều được Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh kịp thời tham mưu cho cấp có thẩmquyền có kế hoạch cụ thể tuyên truyền phổ biến tới các cơ quan, đơn vị, địaphương trong tỉnh, hình thức tuyên truyền phong phú, đa dạng được thể hiện quatất cả các kênh thông tin và phương tiện thông tin hiện có; do vậy, nhận thức của

xã hội về công tác văn thư, lưu trữ từng bước được nâng cao

b, Công tác xây dựng và ban hành văn bản

- Chi cục Văn thư – Lưu trữđã tham mưu giúp Sở Nội vụ trình UBND

tỉnh dự thảo và ban hành các quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc lĩnhvực văn thư,lưu trữ như sau:

+ 01 văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định số 23/2013/QĐ-UBNDngày 03/10/2013 về việc ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địabàn tỉnh Yên Bái; Chỉ thị số 16/CT-UBND ngày 18/8/2010 của YBND tỉnh YênBái về “ Tăngcường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên Bái” Quyếtđịnh số 1003/QĐ-UBND ngày 01/7/2011 của UBND tỉnh về việc quy định khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái; Quyết định số687/QĐ-UBND ngày 12/5/2015 của UBND tỉnh Yên Bái ban hành danh mụccác cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh YênBái

+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; Kế hoạch 76/KH-UBNDngày 06/6/2013 của UBND tỉnh về thu nộp hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ lịch sửtỉnh giai đoạn 2013 – 2015

+ Hướng dẫn triên khai thực hiện các Thông tư của Bộ, ngành Trungương và quy định của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Thông tư số09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

+ Kế hoạch kiểm tra các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và lưu trữlịch sử; Công văn đôn đốc thực hiện và chấn chỉnh những tồn tại trong thực hiệncác nội dung nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

-Ngoài ra, trong thẩm quyền được giao, Chi cục Văn thư -Lưu trữtrongthời gian qua đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn chuyên môn tập trung vàocác vấn đề như: Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; chỉnh lýtài liệu hành chính; xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; tiêu hủytài liệu hết giá trị sử dụng; quản lý văn bản đi,đến và lập hồ sơ; Xây dựng cơ sở

dữ liệu lưu trữ; thực hiện phong chào thi đua chuyên đề…

2.1.3, Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ

a, Để giúp các cơ quan, đơn vị, địa phương có căn cứ cứ xây dựng và triểnkhai thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, hàng năm Chicục Văn thư – Lưu trữ tham mưu cho cấp có thẩm quyền ban hành bản hướngdẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong đó nhấn mạnh việc

tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản khác về công tác lưu trữ đã đượcban hành

b, Kiểm tra việc thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về côngtác lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt động giúp Giám đốc Sở Nội vụtham mưu cho UBNDtỉnh thực hiện quản lý nhà nước của Chi cục Từ năm2011đến nay, bình quân hằng năm đã tổ chức kiểm tra được 20 đơn vị thuộcnguồn nộp lưu

c, Nội dung kiểm tra tập trung vào việc thực hiện Luật Lưu trữ và các vănbản quy định về công tác lưu trữ; công tác tuyên truyền phổ biến, xây dựng vàban hành văn bản quản lý,chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ;công tác tổ chức, biên chế và đào tạo; tình hình thực hiện các hoạt động nghiệp

vụ văn thư, lưu trữ; tình hình thực hiện chế độ báo cáo thông kê định kỳ về vănthư,lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưutrữ

2.1.4 Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ

a, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đã phối hợp nghiên cứuvà ban hành 11quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 góp phầnnâng cao chất lượng, hiệu quả, giảm thiểu chi phí và thời gian trong xửlý côngviệc của Chi cục

b, Để nâng cao chất lượng tiếp cận và chia sẻ các thông tin về hồ sơ,tàiliệu lưu trữ, tạo ra cách thức truy cập dễ dàng, tăng cường biện pháp bảo quảntài liệu nhằm giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốctrong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chi cục