Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 B. NỘI DUNG 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TYCỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 5 1.1.1. Tổng quan về công ty CP Lưu trữ Việt Nam 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP lưu trữ Việt Nam 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức công ty 9 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng 13 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 13 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 14 1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam 14 1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 16 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 20 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CP LƯU TRỮ VIỆT NAM 20 2.1. Khái quát chung về công tác lưu trữ 20 2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 20 2.1.2. Khái niệm, mục đích của công tác lưu trữ 22 2.1.3. Tính chất và vai trò của công tác lưu trữ 22 2.1.4. Nội dung công tác lưu trữ 24 2.2. Công tác lưu trữ của công ty CP Lưu trữ Việt Nam 24 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ 26 2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 27 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 28 2.2.4. Phân loại tài liệu lưu trữ 29 2.2.5. Chỉnh lý tài liệu 29 2.2.6. Thống kê tài liệu lưu trữ 30 2.2.7. Công cụ tra tìm 31 2.2.8. Bảo quản tài liệu lưu trữ 33 2.2.9. Khai thác sử dụng 34 PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 3.1. Đánh giá chung 36 3.1.1. Ưu điểm 36 3.1.2. Hạn chế 37 3.1.3. Nguyên nhân 37 3.2. Đề xuất, kiến nghị 38 KẾT LUẬN 41 PHẦN PHỤ LỤC 43
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ST T Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầyđủ CP HCNN TLLT QPPL NCKH KHCN VTLT TSCĐ Cổ phần Hành nhà nước Tài liệu lưu trữ Quy phạm Pháp luật Nghiên cứu Khoa học Khoa học công nghệ Văn thư lưu trữ Tai sản cốđịnh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp A LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay,cùng với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tề thị trường làđời quan, tổ chức quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú.Và quan, doanh nghiệp văn bản, giấy tờ phương tiện, công cụ giao tiếp,là cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế,giữa nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng, vìngay từ đời, văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý nhà nước Vì công tác văn phòng có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh văn giấy tờ tập trung đầu mối văn phòng mà cụ thể phận văn thư lưu trữ quan để phân phối quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói rằng,văn phòng cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động quan,làm tốt công tác văn phòng đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, sở lãnh đạo đưa sách đắn có lợi cho quan,doanh nghiệp Nhận thấy tầm quan trọng văn phòng xu phát triển tương lai, trườngĐại học Nội vụ Hà Nộiđãđào tạo khối lượng sinh viên lớn công tác hành văn phòng,quản trị văn phòng,văn thư – lưu trữ…đểđápứng nhu cầu cho xã hội, với phương châm họcđi đôi với hành lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn nhận thức từ lý luận đểđi đến thực tiễn trình cần phải có thời gian đểứng dụng lý thuyếtđó cách hiệu Bởi vậy, sau học tập, nghiên cứu sở lý luận chuyên ngành quản trị văn phòng trườngĐại học Nội vụ Hà Nội sinh viên năm nhà trường tổ chức cho đợtđi thực tập khoảng thời gian từ 04 tháng 01 đếnhết ngày 11 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp tháng năm 2016 để giúp cho sinh viên vận dụng kiến thứcđãđã họcở trường vào thực tế, từđó có nhìn khách quan, cụ thể đểđánh giá, so sánh giữa kiến thức học thực tiễn công việc từđó tích lũy số kinh nghiệm thực tiễn cho công việc sau Trong đợt thực tập em biết đến công ty CP Lưu trữ Việt Nam công ty chuyên chuyên hoạt động lĩnh vực: Nghiên cứu, chuyển giao công nghệ lưu trữ; Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoá tài liệu lưu trữ số dich vụ khác thuộc lĩnh vực lưu trữđể khảo sát, đểtìm hiểu công tác lưu trữvà từ có nhìn khái quát hơn, hiểu rõ công tác lưu trữ doanh nghiệp thực tế, từđó có thểđưa nhận xét,đánh giá so sánh với kiến thức, lý luậnđã trau dồi từ giảngđường tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế cho thân sau Mục tiêu đề tài Thực đề tài này, em mong muốn đạt ba mục tiêu chủ yếu sau: - Một là, khảo sát chức năng, nhiệm vụ tình hình tổ chức hoạt động văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam - Hai là, khảo sát, nghiên cứu sở lý luận, sở pháp lý tình hình thực tiễn công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam - Ba là, đưa đánh giá, nhận xét đề xuất nguyên tắc, giải pháp tổ chức quản lý công tác văn phòng công ty Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu:Bài báo cáochỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu công tác lưu trữ mà không sâu hoạt động văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam - Về phạm vi nghiên cứu: Do điều kiện thời gian số điều kiện khác, báo tập trung vào vấn đề thuộc quy trình nghiệp vụ, tổ chức hoạt Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp động công tác lưu trữcủa công ty CP Lưu trữ Việt Nam Việcđi sâu nghiên cứu công tác tổ chứcđiều hành hoạt động nghiệp vụ khác văn phòng không thuộc phạm vi nghiên cứu chuyên đề Nguồn tài liệu tham khảo Trong trình hoàn thành báo cáo em có tham khảo số tài liệu báo cáo, tiểu luận, khóa luận anh chị khóa trước Và có nhiều công trình nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ nhiên, viết chủ yếu nghiên cứu sâu công tác văn thư, văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, nghiên cứu lý luận công tác văn phòng… số quan hành nhà nước, đơn vị nghiệpmà đề cập sâu nghiên cứu công tác lưu trữ mà công tác lưu trữ DN đề tài it lựa chọn Bên cạnh em tham khảo sử dụng số thông tin văn nhà nước luật lưu trữ năm 2011, pháp lệnh lưu trữ số 01 năm 2001… tài liệu giáo trình VTLL giáo sư Vương Đình Quyền số tài liệu khác để hoàn thành tốt chuyên đề báo cáo thực tập Lịch sử vấn đề nghiên cứu Liên quan đến công tác công văn thư, lưu trữ doanh nghiệp có nhiều công trình công bố dạng khác như: đề tài nghiên cứu khoa khọc, luận văn cao học, viết đăng tạp chí chuyên ngành, báo cáo tham gia hội thảo khoa học Ở cấp đề tài nghiên cứu khoa học tiêu biểu có công trình “Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn doanh nghiệp nhà nước” PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm, “Quản lý tài liệu lưu trữ chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp đơn vị thành viên TĐKT nhà nước” tác giả Nguyễn Thị Kim Bình Ngoài ra, có nhiều luận văn thạc sĩ sâu nghiên cứu công tác lưu trữ doanh nghiệp Ngoài ra, có nhiều viết nhiều tác giả nhà khoa học uy tín nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hành như: PGS Vương Đình Quyền, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS Nguyễn Văn Hàm, PGS.TS Vũ Thị Phụng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp công bố tạp chí chuyên ngành, Kỷ yếu hội thảo khoa học Các công trình nghiên cứu tác giả cho thấy có nhiều vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ TLLT doanh nghiệp cần nghiên cứu giải Cụ thể như: giá trị TLLT doanh nghiệp, vấn đề sở hữu TLLT doanh nghiệp; quy định nhà nước công tác lưu trữ doanh nghiệp; tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản lưu trữ doanh nghiệp Trên sở tham khảo,kế thừa viếtđó em lựa chọn công ty CP Lưu trữ Việt Nam để khảo sát, tìmhiểu công tác lưu trữ doanh nghiệp để làm đề tài cho chuyên đề thực tập Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành báo cáo em sử dụng số phương pháp cụ thể • • • • sau: Phương pháp quan sát Phương pháp so sánh Phương pháp phân tích,tổng hợp Phương pháp thống kê Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, phần phụ lục nội dung báo cáo có bố cục ba phần,cụ thể sau: • Phần1: Khảo sát công tác văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam • Phần 2: Tìm hiểu công tác lưu trữ côngty CP Lưu trữ Việt Nam • Phần 3: Kết luận đề xuất kiến nghị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp B NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Tổng quan công ty CP Lưu trữ Việt Nam Hồ sơ công ty Tên công ty:CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM Loại hình: Công Ty dịch vụ Mã số thuế: 0104982992 Năm thành lập: 2010 Thị trường chính:Toàn Quốc Số nhân viên: Từ 51 - 100 người - Địa trụ sở: có trụ sở số 8/92, Thượng Thanh, Long Biên, Hà Nội Điện thoại:(04) 66816618 Fax: (04) 66816618 - Website: luutruvietnam89@gmail.com Công Ty Cổ Phần Lưu Trữ Việt Nam chuyên hoạt động lĩnh vực: - Nghiên cứu, chuyển giao công nghệ lưu trữ - Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ - Liên doanh sản xuất, cung ứng trang thiết bị, vật tư phục vụ cho hoạt động lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoá tài liệu lưu trữ - Tra tìm, cung cấp thông tin phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động lưu trữ (gồm: Phần mềm quản lý lưu trữ, phần mềm quản lý công văn đến nhập liệu vào phần mềm…) Ngành nghề kinh doanh: o Văn thư lưu trữ o Thông tin Sản phẩm dịch vụ: o Đào tạo, huấn luyện văn thư lưu trữ o Dịch vụ chỉnh lý tài liệu văn thư lưu trữ o Số hóa tài liệu o Vật tư văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý tài liệu Trình độ chuyên môn cán công nhân viên Cán Công ty bao gồm 60 cán tốt nghiệp đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghành: Văn thư lưu trữ… có cán nhiều năm kinh nghiệm nhiệt huyết công tác ngành văn thư lưu trữ nước nhà giữ chọn phương châm “lương tâm nghề nghiệp” ngành Ngoài Công ty có đội ngũ Ban cố vấn bậc thầy lĩnh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp vực Văn thư Lưu trữ như: PGS – TS Dương Văn Khảm nguyên Hiệu trưởng Trường Trung cấp lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Giảng viên Ths Trần Văn Quang giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội… Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty CP lưu trữ Việt Nam Chức Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam có trụ sở đóng số 8/92, phố Thượng Thanh, Phường Thượng Thanh, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh hoạt động Lưu trữ quy định Điều khoản kinh doanh Công ty doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạt động theo nguyên tắc kinh tế độc lập Có dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật, đăng kí kinh doanh theo luật định, tổ chức hoạt động theo luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty cổ phần hội đồng quản trị thông qua Vốn cổ phần: Vốn điều lệ công ty là: 25.000.000.000 đồng Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng Tổng số cổ phần: 2.500.000 đồng Công ty có hai chi nhánh Đà nẵng Bắc Ninh Trong suốt trình hình thành phát triển kể từ thành lập công ty đến nay, cán công nhân viên công ty nỗ lực phấn đấu để công ty ngày phát triển, đủ khả cạnh tranh với doanh nghiệp khác lĩnh vực kinh doanh Các công nhân người trực tiếp lao động công ty nhân viên văn phòng người làm viêc cho Công ty, gọi chung người lao động, Công ty trả lương tiền công, gồm đối tượng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp sau: • Nhân viên học việc: Những công nhân tuyển phải họcnghề tháng Sau tháng đạt yêu cầu Công ty ký hợp đồng tuyển dụng thức • Nhân viên thử việc: Đối với nhân viên lưu trữ có kinh nghiệm lĩnh vực lưu trữ, công việc cần trình độ trung cấp thời gian thử việc 30 ngày không 60 ngày công việc cần trình độ đại học trở lên; • Công nhân, nhân viên tuyển dụng thức • Nhân viên thời vụ: Là người làm việc cho công ty theo tính chất tạm thời theo mùa vụ, thời gian làm việc không 90 ngày trả lương theo hàng ngày hàng tháng; • Nhân viên cán phụ trách quản lý: nhân viên văn phòng cán Dự án, chịu trách nhiệm hoạt động quản lý cán bộ phận chuyên môn – kế hoạch – lao động, đánh giá, kiểm tra, cải tiến loại công việc soạn thảo kế hoạch tăng suất lao động khả làm việc; • Công nhân, nhân viên hợp đồng: người làm việc cho công ty lĩnh - vực hoạt động chủ yếu Công ty là: Hoạt động thư viện lưu trữ; Giáo dục nghề nghiệp; Quảng cáo; Hoạt động bảo tồn, bảo tàng; Hoạt động tư vấn pháp lý (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, - kiểm toán, thuế chứng khoán); Hoạt động trụ sở văn phòng; Xử lý liệu, cho thuê hoạt động liên quan (không bao gồm thiết lập mạng kinh doanh hạ tầng bưu viễn thông); - Dịch vụ hành văn phòng tổng hợp; - Photo, chuẩn bị tài liệu hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác; Nhiệm vụ quyền hạn - Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam công ty thuộc hình thức cổ phần vài cá nhân góp vốn thành lập nên phải đảm bảo lợi ích cho công ty cán nhân viên công ty ý thức rõ nhiệm vụ Công ty tự chịu trách nhiệm kết phục vụ kinh doanh bảo toàn phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp vốn, giải hài hòa lợi ích Nhà nước, công ty người lao động theo kết kinh doanh đạt theo khuôn khổ Luật pháp quy định, thực theo nguyên tắc tâp trung dân chủ, chế độ quản lý điều hành mặt hoạt động công ty, chủ trương sách phải thông qua, công ty tạo điều kiện để người lao động thực tốt quy chế dân chủ người lao động khuân khổ Điều lệ Công ty Việc thực mặt hoạt động công ty công ty tự cân đối, tính toán đảm bảo, bảo tồn - vốn giao thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước; Công ty có quyền tự chủ kinh doanh tự chịu trách nhiệm tài theo - quy định,tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ; Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng cho việc nhân viên quan theo Luật lao động quy định khác pháp luật Cơ cấu tổ chức công ty (Phụ lục 01) Căn vào chức năng, nhiệm vụ công ty, Công ty CP Lưu trữ Việt Nam tổ chức theo mô hình cấu tổ chức sau: Đại hội đồng cổ đông: Tất cổ đông có quyền biểu quyết, quan định cao công ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại,… Hội đồng quản trị: Là quan quản lý Công ty Đại hội đồng cổ đông Công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty, định chiến lược công ty Ban Giám đốc: Điều hành, quản lý toàn hoạt động kinh doanh công ty bao gồm văn phòng Hà Nội chi nhánh Bắc Ninh, chi nhánh Miền Trung vàchi nhánh Miền Nam Giám đốc chi nhánh Bắc Ninh Giám đốc chi nhánh Miền Trung Giám đốc chi nhánh Miền Nam Giám đốc chi nhánh có trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm sử dụng, quản lý, bảo toàn phát triển vốn, tài sản Công ty giao Tận dụng nguồn lực Đơn vị cách tối ưu 10 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty CP Lưu trữ Việt Nam Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Công ty CP Lưu trữ Việt Nam Phụ lục 03: Văn quy định chức năng,nhiệm vụ củavăn phòng Phụ lục 04: Bản mô tả công việc vị trí văn phòng Phụ lục 05: Quyết định ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ Công ty CP Lưu trữ Việt Nam Phụ lục 06: Một số biểu mẫu nghiệp vụ lưu trữ Công ty CP Lưu trữ Việt Nam Mẫu sổ nhập tài liệu Mẫu sổ xuất tài liệu Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ Phụ lục 07: Hoạt động chỉnh lý, bảo quản tài liệu công ty Lưu trữ VIệt Nam 41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 01 Cơ cấu tổ chức công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH BẮC CHI NHÁNH MIỀN CHI NHÁNH MIỀN NINH TRUNG NAM PHÒNG TỔ CHỨCHÀNH CHÍNH PHÒNG KINH PHÒNG CÔNG DOANH NGHỆ LƯU TRỮ 42 PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 02 Cơ cấu tổ chức văn phòng Trưởng phòng tổ chức hành Bộ phận Bộ phận Bộ phận quản Bộ phận Bộ phận Tổng hợp Văn thư – lưu trị, kế toán – tài Bảo vệ Lái xe trữ vụ 43 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 03 Văn quy định chức năng,nhiệm vụ văn phòng CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 226/2010/QĐ-HĐQT Hà Nội, ngày 21 tháng 12 năm 2010 Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Ban hành Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM Căn Điều lệ Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam; Căn chức nhiệm vụ Hội đồng Quản trị; Căn vào yêu cầu tổ chức Công ty; Theo đề nghị đồng chí Giám đốc điều hành, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phòng Công ty, Thủ trưởng quan, đơn vị Quyết định thi hành./ Nơi nhận: TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH - Như Điều 3; - Lưu: Vp Công ty, Th (15b) Lê Thị Hà 44 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG CÔNG TY (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-HĐTV ngày tháng năm 2010 Hội đồng quản trị Công ty CP Lưu trữ Việt Nam) Chức năng: Văn phòng Công ty đơn vị chức giúp việc Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty lĩnh vực: - Quản lý công tác đối nội, đối ngoại Công ty - Quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Quản lý công tác hành chính, quản trị, lễ tân bảo vệ sở vật chất, đảm bảo phương tiện làm việc, lại, phục vụ cung cấp vật dụng cần thiết cho hoạt động quản lý phòng, ban lãnh đạo TCT Nhiệm vụ: 2.1 Xây dựng loại văn quản lý hành chính, quản trị, văn phòng để ban hành thực toàn Công ty; 2.2 Tổng hợp tình hình quản lý hành toàn Công ty Cơ quan Công ty; 2.3 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, hành tổng hợp, quản lý dấu, công tác văn thư, công văn đi, công văn đến công tác bảo mật theo quy định pháp luật hành 2.4 Tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Công ty việc xử lý thông tin; theo dõi, đôn đốc phòng ban, đơn vị có liên quan thực ý kiến lãnh đạo Công ty; 2.5 Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hội họp, hội nghị, phục vụ khách đến làm việc Cơ quan Công ty; Thực đặt vé máy bay, tàu hỏa, bố trí ăn cho cán công tác theo quy định Công ty 2.6 Đảm bảo tốt đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; Bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị Công ty, đảm bảo Văn phòng Công ty hoạt động tốt, khoa học, hiệu 2.7 Căn đề nghị phòng, ban, tập hợp, báo cáo đề xuất trình Tổng giám đốc phê duyệt tổ chức mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng phẩm theo quy định Công ty theo kế hoạch duyệt 45 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.8 Sắp xếp, bố trí địa điểm làm việc cho CBCNV phòng ban Công ty 2.9 Đảm bảo thông tin thông suốt, điện nước sinh hoạt quan Công ty 2.10 Bảo đảm trật tự kỷ cương, an toàn vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão Cơ quan Công ty; 2.11 Theo dõi, quản lý tài sản cố định bao gồm: đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc Công ty đơn vị thành viên; 2.12 Quản lý điều hành xe phục vụ nhu cầu công tác CBCNV đảm bảo an toàn người phương tiện 2.13 Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Công ty giao./ 46 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 04 Bản mô tả công việc vị trí văn phòng Stt Chức vụ Nhiệm vụ công tác phân công Đứng đầu văn phòng, chịu trách nhiệm chung trưởng phòng có nhiệm vụ: Trưởng Phòng tổ chức hành Đôn đốc, kiểm tra hoạt động phạm vi quản lý yêu cầu cán cung cấp thông tin cần thiết để lập báo cáo tổng hợp hay báo cáo phân tích cho lãnh đạo Tổ chức họp định kỳ hay đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo công ty Quản lý nhân văn phòng Tổ chức, quản lý công văn, hồ sơ lưu trữ quan Thừa lệnh GĐ Công ty ký ban hành số văn thuộc thẩm quyền Ký hợp đồng lao động, cải tiến lề lối làm việc để tăng suất lao động nhân viên cán quan Xây dựng kế hoạch tổ chức bồi dưỡng, đào tạo cán nhân viên cho phù hợp với yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động Công ty Tổ chức động viên khen thưởng hay kỷ luật cán bộ, nhân viên Đảm bảo công tác tiếp nhận văn đến xử lý văn cách xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho đạo điều hành 47 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lãnhđạo Công ty Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ thể thức hình thức văn bản, quản lý sử dụng loại dấu theo Nhân viên Văn thư – Lưu trữ quy định hành Nhà nước công ty Đánh máy, in ấn tài liệu quan đảm bảo thể thức văn theo quy định chung, văn phải in rõ đẹp; Các nội dung văn đến, văn đi, tài liệu đánh máy quản lý chặt chẽ thực công tác bảo mật quản lý văn theo quy định quan - Thực số nhiệm vụ khác Lãnh đạo công ty lãnh đạo Văn phòng phân công Chịu trách nhiệm phụ trách Bộ phận Hậu cầnQuản trị - Tài vụ Trực tiếp phụ trách chịu trách nhiệm công tác kế toán đơn vị, nghiệp vụ kế toán quản lý toàn tài sản thuộc Văn Nhân viên quản trị, kế phòng quản lý, sử dụng Theo dõi tham mưu toàn hoạt động toán – tài vụ phận Quản trị, Tài vụ, Hậu cần cho Trưởng phòng Tổ chức quản lý toàn sở vật chất cho quan Văn phòng quản lý; Thực thủ tục xây dựng bản, sửa chữa nhỏ quan; mua sắm phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo quy định hành; Đảm bảo phục vụ tốt hội nghị, họp làm việc thường xuyên đột xuất văn phòng quan; Tiếp đón phục vụ hội nghị đoàn 48 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp khách đến làm việc quan công ty Tổ chức thực công tác bảo vệ quan; bố trí cán bộ, công chức trực quan ngày Lễ, Tết theo quy định chung Lập dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý phải đảm bảo kinh phí phục vụ hoạt động Công ty Văn phòng; Quản lý chặt chẽ nguồn kinh phí, chi tiêu phải chế độ quy định tiết kiệm chi; thực chế độ báo cáo toán kiểm kê tài sản theo quy định; Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo quy định quan tài chính; xây dựng định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy lãng phí; Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác Công ty; Thực chế độ toán cho đơn vị bên quan cho cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực phải đảm bảo nguyên tắc, chế độ quy định hành; Quản lý, theo dõi việc sử dụng nguồn kinh phí đầu tư xây dựng thuộc Văn phòng Bộ phận tổng hợp có nhiệm vụ nghiên cứu xây Nhân viên phậntổng hợp dựng chương trình công tác công ty văn phòng, tổng hợp, báo cáo định kỳ đột xuất; đề xuất, biên tập đề án, văn giúp trưởng phòng việc đạo phòng ban, phận đơn vị công ty theo chức 49 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp nhiệm vụ Văn phòng Bộ phận tổng hợp thực số công việc theo phân công trưởng phòng lãnhđạo công ty Có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với cán kế toán quản lý quỹ tiền mặt, chi trả loại, kinh phí, chế độ kịp thời, quy định Quản lý, sử dụng, điều khiển xe ôtô theo quy định Luật Giao thông đường bộ, quy định liên quan Nhà nước quy định; Quy chế quản lý tài sản công Quy chế Nhân viên lái xe làm việc của Văn phòng Thực nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo, cán khác công tác, hội họp… giờ, an toàn lịch trình theo phân công Không sử dụng xe công vào mục đích cá nhân không phép Chấp hành quy định an toàn giao thông đầy đủ giấy tờ quy định luật giao thông Thực quy trình bảo dưỡng xe Nhân viên bảo vệ quan để đảm bảo an toàn Đảm bảo an toàn cho quan, xây dựng lịch trực lịch làm việc 24/24 Thực tốt công viêc lãnh đạo phân công Ngoài công việc phân công trên, cán bộ, nhân viên Văn phòng thực số công việc khác Trưởng phòng phân công cần thiết 50 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Cá nhân cán bộ, công chức, nhân viên đơn vị chịu trách nhiệm công việc làm trước Trưởng phòng trước pháp luật Trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ, để xảy vi phạm pháp luật bị xử lý kỷ luật theo quy định pháp luật hành vi vi phạm cụ thể -Từng cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản, công cụ, dụng cụ phục vụ công việc đảm nhận Trường hợp để hư hỏng, mát xảy phải chịu trách nhiệm sửa chữa, bồi thường -Tất cán bộ, nhân viên quan Văn phòng có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với để giải công việc đơn vị Phụ lục 05 Quyếtđịnh ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ công ty CP Lưu trữ Việt Nam CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 16/2014/QĐ-HĐQT Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2014 Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM Căn Điều lệ Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam; Căn Luật Lưu trữ, ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; 51 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Theo đề nghị Chánh Văn phòng Công ty, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phòng Công ty, Thủ trưởng quan, đơn vị Quyết định thi hành./ Nơi nhận: TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - Như Điều 3; CHỦ TỊCH - Lưu: Vp Công ty, Th (15b) Lê Thị Hà 52 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 06 Một số biểu mẫu nghiệp vụ lưu trữ Mẫu sổ nhập tài liệu số th Ngày tháng ứ nhập tự Họ Tên Tên quan,đơ phòn tên n vị g người nhập Số Phòn Năm Văn Số Số lượng lượn thiệu tài hồ sơ tóm liệu g cặp Bó mét g nhập Giới Ghi tắt để tình nhập hình tài 10 liệu 11 12 Mẫu sổ xuất tài liệu Số thứ Ngày Căn tự tháng xuất Xuất Số đâu, lý tên phông 53 Mục lục Số lượng hồ số sơ, bó, gói… Ghi Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ Thời gian Số thứ tự mục lục Phông số Mục lục hồ sơ số Tên tài liệu Số mục có lượngđơn lục hồ vị bảo sơ mục quản lục hồ Số tờ Số của mục mục lục hồ lục hồ sơ sơ Thời hạn bảo quản sơ 54 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 07 Hoạt động chỉnh lý, bảo quản tài liệu công ty Lưu trữ Việt Nam 55