MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 B. NỘI DUNG 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TYCỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 5 1.1.1. Tổng quan về công ty CP Lưu trữ Việt Nam 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP lưu trữ Việt Nam 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức công ty 9 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng 13 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 13 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 14 1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam 14 1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 16 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 20 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CP LƯU TRỮ VIỆT NAM 20 2.1. Khái quát chung về công tác lưu trữ 20 2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 20 2.1.2. Khái niệm, mục đích của công tác lưu trữ 22 2.1.3. Tính chất và vai trò của công tác lưu trữ 22 2.1.4. Nội dung công tác lưu trữ 24 2.2. Công tác lưu trữ của công ty CP Lưu trữ Việt Nam 24 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ 26 2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 27 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 28 2.2.4. Phân loại tài liệu lưu trữ 29 2.2.5. Chỉnh lý tài liệu 29 2.2.6. Thống kê tài liệu lưu trữ 30 2.2.7. Công cụ tra tìm 31 2.2.8. Bảo quản tài liệu lưu trữ 33 2.2.9. Khai thác sử dụng 34 PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 3.1. Đánh giá chung 36 3.1.1. Ưu điểm 36 3.1.2. Hạn chế 37 3.1.3. Nguyên nhân 37 3.2. Đề xuất, kiến nghị 38 KẾT LUẬN 41 PHẦN PHỤ LỤC 43
Trang 1MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
A LỜI NÓI ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Mục tiêu của đề tài 2
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2
4 Nguồn tài liệu tham khảo 3
5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3
6 Phương pháp nghiên cứu 4
7 Bố cục của đề tài 4
B NỘI DUNG 5
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TYCỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 5
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 5
1.1.1 Tổng quan về công ty CP Lưu trữ Việt Nam 5
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP lưu trữ Việt Nam 6
1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 9
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng 13
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 13
1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 14
1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam 14
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 16
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 17
Trang 2PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 20
TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CP LƯU TRỮ VIỆT NAM 20
2.1 Khái quát chung về công tác lưu trữ 20
2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 20
2.1.2 Khái niệm, mục đích của công tác lưu trữ 22
2.1.3 Tính chất và vai trò của công tác lưu trữ 22
2.1.4 Nội dung công tác lưu trữ 24
2.2 Công tác lưu trữ của công ty CP Lưu trữ Việt Nam 24
2.2.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ 26
2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 27
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 28
2.2.4 Phân loại tài liệu lưu trữ 29
2.2.5 Chỉnh lý tài liệu 29
2.2.6 Thống kê tài liệu lưu trữ 30
2.2.7 Công cụ tra tìm 31
2.2.8 Bảo quản tài liệu lưu trữ 33
2.2.9 Khai thác sử dụng 34
PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36
3.1 Đánh giá chung 36
3.1.1 Ưu điểm 36
3.1.2 Hạn chế 37
3.1.3 Nguyên nhân 37
3.2 Đề xuất, kiến nghị 38
KẾT LUẬN 41
PHẦN PHỤ LỤC 43
Trang 4A LỜI NÓI ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay,cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnhcủa nền kinh tề thị trường làđời của các cơ quan, tổ chức quy mô lớn, nhỏ vàcác loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú.Và đối với bất cứ cơ quan,doanh nghiệp nào thì văn bản, giấy tờ luôn là phương tiện, là công cụ giaotiếp,là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế,giữa nhànước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng, bởi vìngay từ khi rađời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lýnhà nước Vì vậy công tác văn phòng có vai trò rất lớn không thể thiếu trongcác đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh bởimọi văn bản giấy tờ đều được tập trung tại đầu mối là văn phòng mà cụ thể làtại bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan để được phân phối quản lý và sử dụng
có hiệu quả
Có thể nói rằng,văn phòng là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắmbắt được tình hình hoạt động của cơ quan,làm tốt công tác văn phòng sẽ đảmbảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở
đó lãnh đạo sẽ đưa ra được những quyết sách đúng đắn có lợi cho cơquan,doanh nghiệp mình
Nhận thấy được tầm quan trọng của văn phòng trong xu thế phát triểnhiện nay và trong tương lai, trườngĐại học Nội vụ Hà Nộiđãđào tạo khốilượng sinh viên khá lớn về công tác hành chính văn phòng,quản trị vănphòng,văn thư – lưu trữ…đểđápứng nhu cầu cho xã hội, với phương châmhọcđi đôi với hành và lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn cũng như nhậnthức được rằng từ lý luận đểđi đến thực tiễn là cả một quá trình và cần phải cóthời gian đểứng dụng lý thuyếtđó một cách hiệu quả Bởi vậy, sau khi đã đượchọc tập, nghiên cứu về cơ sở lý luận của chuyên ngành quản trị văn phòng tạitrườngĐại học Nội vụ Hà Nội những sinh viên năm 4 được nhà trường tổchức cho đợtđi thực tập trong khoảng thời gian từ 04 tháng 01 đếnhết ngày 11
Trang 5tháng 3 năm 2016 để giúp cho sinh viên có thể vận dụng những kiến thứcđãđãđược họcở trường vào thực tế, từđó có cái nhìn khách quan, cụ thể đểđánhgiá, so sánh giữa giữa kiến thức được học và thực tiễn công việc và cũng từđó
có thể tích lũy một số kinh nghiệm thực tiễn cho công việc sau này
Trong đợt thực tập này em được biết đến công ty CP Lưu trữ Việt Nam
là một công ty chuyên chuyên hoạt động trong các lĩnh vực: Nghiên cứu,chuyển giao công nghệ lưu trữ; Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ;Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoá tài liệu lưutrữ và một số dich vụ khác thuộc lĩnh vực lưu trữđể khảo sát, đểtìm hiểu vềcông tác lưu trữvà từ đó có cái nhìn khái quát hơn, hiểu rõ hơn về công táclưu trữ của doanh nghiệp trong thực tế, từđó có thểđưa ra những nhậnxét,đánh giá và so sánh với những kiến thức, lý luậnđã được trau dồi từgiảngđường và tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế cho bản thân sau này
2 Mục tiêu của đề tài
Thực hiện đề tài này, em mong muốn đạt được ba mục tiêu chủ yếusau:
- Một là, khảo sát về chức năng, nhiệm vụ và tình hình tổ chức hoạtđộng của văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam
- Hai là, khảo sát, nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hìnhthực tiễn về công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của công ty cổ phầnLưu trữ Việt Nam
- Ba là, đưa ra các đánh giá, nhận xét và đề xuất các nguyên tắc, giảipháp tổ chức và quản lý công tác văn phòng của công ty
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu:Bài báo cáochỉ giới hạn trong phạm vi nghiên
cứu công tác lưu trữ mà không đi sâu về các hoạt động của văn phòng của công ty
CP Lưu trữ Việt Nam
- Về phạm vi nghiên cứu: Do điều kiện thời gian và một số điều kiện khác,
bài báo các chỉ tập trung vào các vấn đề thuộc quy trình nghiệp vụ, tổ chức hoạt
Trang 6động của công tác lưu trữcủa công ty CP Lưu trữ Việt Nam Việcđi sâu nghiêncứu về công tác tổ chứcđiều hành và các hoạt động nghiệp vụ khác của văn phòngkhông thuộc phạm vi nghiên cứu của chuyên đề này.
4 Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình hoàn thành bài báo cáo em có tham khảo một số tài liệu
và những bài báo cáo, bài tiểu luận, khóa luận của các anh chị khóa trước Vàmặc dù đã có nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tuynhiên, những bài viết đó chủ yếu là nghiên cứu sâu về công tác văn thư, vănhóa công sở, nghi thức nhà nước, nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng…của một số cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệpmà hầu như ít đềcập và đi sâu nghiên cứu về công tác lưu trữ mà công tác lưu trữ của DN là đềtài it được lựa chọn Bên cạnh đó em còn tham khảo và sử dụng một số thôngtin trong các văn bản của nhà nước như luật lưu trữ năm 2011, pháp lệnh lưutrữ số 01 năm 2001… tài liệu trong giáo trình VTLL của giáo sư Vương ĐìnhQuyền và một số tài liệu khác để hoàn thành tốt chuyên đề báo cáo thực tậpcủa mình
5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Liên quan đến công tác công văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp đã cónhiều công trình công bố dưới các dạng khác nhau như: đề tài nghiên cứu khoakhọc, luận văn cao học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, các báo cáotham gia hội thảo khoa học Ở cấp đề tài nghiên cứu khoa học tiêu biểu có công
trình “Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản của các doanh nghiệp nhà nước” do PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm, “Quản lý tài liệu lưu trữ khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp ở đơn vị thành viên của các TĐKT nhà nước” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình Ngoài ra, còn có nhiều
luận văn thạc sĩ đi sâu nghiên cứu công tác lưu trữ của các doanh nghiệp Ngoài ra,
có nhiều bài viết của nhiều tác giả là những nhà khoa học uy tín trong nước vềlĩnh vực văn thư, lưu trữ, hành chính như: PGS Vương Đình Quyền, GS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, PGS Nguyễn Văn Hàm, PGS.TS Vũ Thị Phụng đã được
Trang 7công bố trên tạp chí chuyên ngành, trong các Kỷ yếu hội thảo khoa học Các côngtrình nghiên cứu các tác giả trên đã cho thấy có rất nhiều vấn đề liên quan đếncông tác lưu trữ và TLLT của các doanh nghiệp cần được nghiên cứu và giảiquyết Cụ thể như: về giá trị của TLLT của các doanh nghiệp, về vấn đề sở hữuđối với TLLT của các doanh nghiệp; về quy định của nhà nước về công tác lưu trữcủa các doanh nghiệp; về tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản ở lưutrữ doanh nghiệp Trên cơ sở tham khảo,kế thừa những bài viếtđó em lựa chọncông ty CP Lưu trữ Việt Nam để khảo sát, tìmhiểu về công tác lưu trữ của doanhnghiệp để làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình
6 Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài báo cáo em đã sử dụng một số phương pháp cụ thể như sau:
Phần1: Khảo sát công tác văn phòng của công ty CP Lưu trữ Việt Nam
Phần 2: Tìm hiểu về công tác lưu trữ của côngty CP Lưu trữ Việt Nam
Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Trang 8B NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Tổng quan về công ty CP Lưu trữ Việt Nam
Thị trường chính:Toàn Quốc
Số nhân viên: Từ 51 - 100 người
- Địa chỉ trụ sở: có trụ sở chính tại số 8/92, Thượng Thanh, LongBiên, Hà Nội
- Nghiên cứu, chuyển giao công nghệ lưu trữ
- Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
- Liên doanh sản xuất, cung ứng các trang thiết bị, vật tư phục vụcho hoạt động lưu trữ
- Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoá tàiliệu lưu trữ
- Tra tìm, cung cấp thông tin và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ (gồm: Phầnmềm quản lý lưu trữ, phần mềm quản lý công văn đi đến nhập dữ liệu vào
Trang 9o Đào tạo, huấn luyện văn thư lưu trữ
o Dịch vụ chỉnh lý tài liệu văn thư lưu trữ
o Số hóa tài liệu
o Vật tư văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý tài liệu
Trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên
Cán bộ Công ty bao gồm hơn 60 cán bộ tốt nghiệp đại học, Cao đẳng,Trung cấp chuyên nghành: Văn thư lưu trữ… trong đó có các cán bộ đã nhiềunăm kinh nghiệm và nhiệt huyết trong công tác của ngành văn thư lưu trữnước nhà giữ chọn phương châm “lương tâm nghề nghiệp” đối với ngành
Ngoài ra Công ty còn có đội ngũ là Ban cố vấn là bậc thầy trong lĩnhvực Văn thư và Lưu trữ như: PGS – TS Dương Văn Khảm nguyên là Hiệutrưởng Trường Trung cấp lưu trữ nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, hiện là Chủ tịch Hội Văn thư vàLưu trữ Việt Nam, Giảng viên Ths Trần Văn Quang giảng viên Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội…
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP lưu trữ Việt Nam
Chức năng
Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam có trụ sở đóng tại số 8/92, phốThượng Thanh, Phường Thượng Thanh, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội.Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh chính làhoạt động Lưu trữ và được quy định trong Điều khoản kinh doanh
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạt độngtheo nguyên tắc kinh tế độc lập Có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân
Trang 10hàng theo quy định của pháp luật, được đăng kí kinh doanh theo luật định,được tổ chức và hoạt động theo luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổphần đã được hội đồng quản trị thông qua.
Vốn cổ phần:
Vốn điều lệ của công ty là: 25.000.000.000 đồng
Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng
Tổng số cổ phần: 2.500.000 đồng
Công ty có hai chi nhánh ở Đà nẵng và Bắc Ninh
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển kể từ khi thành lập công
ty đến nay, cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực phấn đấu để công ty càngngày càng phát triển, đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trongcùng lĩnh vực kinh doanh
Các công nhân là những người trực tiếp lao động tại công ty và nhânviên văn phòng là những người làm viêc cho Công ty, được gọi chung làngười lao động, do Công ty trả lương hoặc tiền công, gồm những đối tượngsau:
Nhân viên học việc: Những công nhân mới được tuyển phải họcnghềtrong 3 tháng Sau 3 tháng nếu đạt yêu cầu Công ty mới ký hợp đồng tuyểndụng chính thức
Nhân viên thử việc: Đối với những nhân viên lưu trữ đã có kinhnghiệm trong lĩnh vực lưu trữ, những công việc cần trình độ trung cấp thì thờigian thử việc là 30 ngày và không quá 60 ngày đối với công việc cần trình độđại học trở lên;
Công nhân, nhân viên được tuyển dụng chính thức
Nhân viên thời vụ: Là những người làm việc cho công ty theo tínhchất tạm thời hoặc theo mùa vụ, thời gian làm việc không quá 90 ngày vàđược trả lương theo hàng ngày hoặc hàng tháng;
Nhân viên và cán bộ phụ trách quản lý: nhân viên văn phòng và cán
Trang 11bộ Dự án, chịu trách nhiệm các hoạt động quản lý đối với các cán bộ bộ phậnchuyên môn – kế hoạch – lao động, đánh giá, kiểm tra, cải tiến các loại côngviệc và soạn thảo các kế hoạch tăng năng suất lao động và khả năng làm việc;
Công nhân, nhân viên hợp đồng: là những người làm việc cho công
ty lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là:
- Hoạt động thư viện và lưu trữ;
- Giáo dục nghề nghiệp;
- Quảng cáo;
- Hoạt động bảo tồn, bảo tàng;
- Hoạt động tư vấn pháp lý (không bao gồm tư vấn pháp luật, tàichính, kế toán, kiểm toán, thuế và chứng khoán);
- Hoạt động của trụ sở văn phòng;
- Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan (không bao gồmthiết lập mạng và kinh doanh hạ tầng bưu chính viễn thông);
Trang 12bảo, bảo tồn vốn được giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước;
- Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tàichính theo quy định,tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệmvụ;
- Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thôi việc đối vớinhân viên trong cơ quan theo Luật lao động và các quy định khác của phápluật
Cơ cấu tổ chức công ty (Phụ lục 01)
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, Công ty CP Lưu trữ ViệtNam được tổ chức theo mô hình cơ cấu tổ chức sau:
Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ
quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định loại cổphần, bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại,…
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty do Đại hội
đồng cổ đông của Công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyếtđịnh mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, quyết địnhchiến lược của công ty
Ban Giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh
của công ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở Bắc Ninh,chi nhánh Miền Trung vàchi nhánh Miền Nam
Giám đốc chi nhánh Bắc Ninh
Giám đốc chi nhánh Miền Trung
Giám đốc chi nhánh Miền Nam
Giám đốc chi nhánh có trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm sử dụng, quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sảnđược Công ty giao Tận dụng mọi nguồn lực của Đơn vị một cách tối ưu
- Xây dựng, điều hành và quản lý việc thực hiện kế hoạch kinh doanh
và chính sách kinh doanh của Công ty; bảo đảm hiệu quả vận doanh của Đơn
Trang 13- Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo vàkhuyến mãi, phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh
- Tổ chức hoạt đông kế toán theo quy định của công ty
- Thực hiện các chương trình marketing theo kế hoạch của công ty, lập
và thực hiện chương quảng cáo khuyến mãi trong phạm vi kinh doanh
- Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên tại chi nhánh
- Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chánh tại chi nhánh Báo cáokịp thời về văn phòng chính
- Quản lý toàn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên chinhánh theo chính sách thủ tục nhân sự của công ty
- Thực hiện theo mục tiêu doanh thu của công ty với chi nhánh, định
kỳ hàng tháng báo cáo việc thực hiện
Quyền hạn:
- Quyền về tổ chức nhân sự tại Đơn vị: đề xuất phương án sắp xếp –phân công; tuyển dụng – cho nghỉ việc; khen thưởng – kỷ luật; nâng lương –
hạ lương … theo quy định của Công ty
- Được quyền cho nghỉ phép, nghỉ việc …đối với toàn bộ nhân viên chinhánh
- Ký duyệt Hợp đồng thầu phụ như mua bán thành phẩm, chuyên chở,quảng cáo, bao bì đóng gói…
- Ký duyệt các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh theo kếhoạch đã được lãnh đạo phê duyệt trên cơ sở bảo đảm hợp lý và hiệu quả kinh
tế, chi tiết được hợp thức hoá sau đó
- Ký các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ như: Báo cáo tìnhhình hoạt động, báo cáo Kế hoạch, xem xét Đơn đặt hàng, Bảng báo giá, Đềnghị mua bán
- Được quyền chủ động quyết định tình huống kinh doanh tức thời vớiđiều kiện là hoàn toàn chịu trách nhiệm về hậu quả xảy ra
Trang 14- Có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan hỗ trợ cũng như phối hợpthực hiện nhiệm vụ của Đơn vị mình một cách hiệu quả.
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin
Xử lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoàiđến công ty Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình
- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty
- Soạn thảo văn bản, trình lãnh đạo ký các văn bản đối nội, đối ngoại
và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảochính xác, kịp thời, an toàn
- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luậtđịnh và quy chế công ty
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty
- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác
- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷluật, HĐ lương, khoa học kỹ thuật
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổkhu vực văn phòng và công cộng
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộlao động trong toàn công ty theo quy chế
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ vàđột xuất, cấp cứu tai nạn laô động
- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận côngty
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty
- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty
- Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng
Trang 15- Thực hiên các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của lãnh đạocông ty
- Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị văn phòng, tiếp khách, phục vụđời sống cán bộ nhân viên, quản lý cống văn đi, công văn đến
- Tổ chức quản lý, khai thác có hiệu quả các trang thiết bị được công tygiao
- Phối hợp với các phòng, đơn vị và cá nhân có liên quan thực hiện cóhiệu quả nhiệm vụ được giao
Phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp
việc cho Tổng giám đốc Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạtđộng đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.Có nhiệm vụ thực hiện xâydựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc củaPhòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoànthành ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệttừng thời kỳ
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báocáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành
- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của
Trang 16Phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tụccải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo phâncông
Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ:
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty tronglĩnh vực Tài chính - Kế toán - Tín dụng của Công ty:
- Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theocác quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty
- Quản lý chi phí của Công ty
- Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty
1.1 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
1.1.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
o Tổ chức của văn phòng
Văn phòngCông ty CP Lưu trữ Việt là bộ máy hoạt động tổng hợp,làmộtđơn vị cấu thành nên công ty,thực hiện chức năng hỗ trợ, đảm bảo thôngtin phục vụ hoạt động lãnhđạo, điều hành của công ty, đồng thời văn phòngcòn là cầu nối thông tin với cácđơn vị khác trong công ty
Văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam có tên gọi là phòng Tổ chứchành chính,về cơ bản, văn phòng công ty CP Lưu trữ Việt Nam có tổ chứcgọn nhẹ, linh động, thực hiện tổng hợp các nhiệm vụ hỗ trợ lãnhđạo công ty,
và mặc dùđã được chuyên môn hóa nhưng các cán bộ, nhân viên trong các bộphận vẫn phải thực hiện các nhiệm vụđa dạng, phong phú phức tạp, hỗ trợ tốtcho công tác văn phòngđòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên năngđộng, sáng tạo,
có chuyên môn vững, am hiểu rộng và làm việc chuyên nghiệp
o Hoạt động của văn phòng
Văn phòng là bộ phận cấu thành giúp việc cho công ty, mà ở đó diễn racác hoạt động văn thư lưu trữ, tổ chức đảm bảo thông tin; phục vụ công tác
Trang 17hậu cần cho hoạtđộng của công ty
Hoạt động của văn phòng rấtđa dạng vừa làm công tác tham mưu tổnghợp vừa phảiđảm bảo chức năng hậu cần, cụ thể như sau:
- Tham mưu cho lãnhđạo trong việc tổ chức cán bộ văn phòng;
- Tổ chức xây dựng và theo dõi thực hiện các chương trình kế hoạchcông tác của công ty;
- Tổ chức xây dựng và thực hiện các quy chế, nội quy, quy định chocông ty;
- Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo;
- Tham mưu cho lãnhđạo trong việc thiết lập bộ máy văn phòng;
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong công ty
- Tổ chức mua sắm các trang thiết bị cho văn phòng và công ty;
- Tổ chức quản lý và sử dụng các trang thiết bị trông công ty
- Tổ chức các cuộc hội họp cho công ty
- Tổ chức phục vụ các chuyếnđi công tác cho lãnhđạo công ty và vănphòng: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, tài chính…
- Tổ chức tực hiện công tác lễ tân, công tác bảo vệ, vệ sinh môi trường,công tác y tế cho cơ quan tổ chức và thực hiện các công việc sự vụ khác liênquan đến hoạt động của công ty
1.1.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty CP Lưu trữ
Việt Nam (phụ lục 02)
Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam; Căn cứ chức năngnhiệm vụ của Hội đồng Quản trị; Căn cứ vào yêu cầu tổ chức của Côngty;Theo đề nghị của đồng chí Giám đốc điều hành, Đại HĐQT công ty CPLưu trữ Việt Nam ban hành quyếtđịnh số: 226/2010/QĐ-HĐQT quyết địnhban hành chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty cụ thể như sau:
Chức năng:
Trang 18Văn phòng Công ty là đơn vị chức năng giúp việc Hội đồng quản trị vàTổng giám đốc Công ty về các lĩnh vực:
- Quản lý công tác đối nội, đối ngoại của Công ty
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ
- Quản lý công tác hành chính, quản trị, lễ tân và bảo vệ cơ sở vật chất,đảm bảo phương tiện làm việc, đi lại, phục vụ cung cấp những vật dụng cầnthiết cho hoạt động quản lý của các phòng, ban và lãnh đạo công ty
- Tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Công ty trong việc xử lý cácthông tin; theo dõi, đôn đốc các phòng ban, đơn vị có liên quan thực hiện các
ý kiến của lãnh đạo Công ty;
- Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hội họp, hội nghị, phục vụ kháchđến làm việc tại Cơ quan Công ty; Thực hiện đặt vé máy bay, tàu hỏa, bố trí
ăn ở cho cán bộ đi công tác theo quy định của Công ty
- Đảm bảo tốt và đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làmviệc cho cán bộ; Bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị của Công ty, đảm bảoVăn phòng Công ty luôn hoạt động tốt, khoa học, hiệu quả
- Căn cứ đề nghị của các phòng, ban, tập hợp, báo cáo đề xuất trìnhTổng giám đốc phê duyệt và tổ chức mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ
Trang 19và văn phòng phẩm theo quy định của Công ty và theo kế hoạch đã đượcduyệt.
- Sắp xếp, bố trí địa điểm làm việc cho cán bộ, công nhân viên, cácphòng ban Công ty
- Đảm bảo thông tin thông suốt, điện nước sinh hoạt trong cơ quanCông ty
- Bảo đảm trật tự kỷ cương, an toàn vệ sinh môi trường, phòng chốngcháy nổ, phòng chống lụt bão trong Cơ quan Công ty;
- Theo dõi, quản lý tài sản cố định bao gồm: đất đai, nhà cửa, vật kiếntrúc của Công ty và các đơn vị thành viên;
- Quản lý và điều hành xe phục vụ nhu cầu công tác lãnhđạo, đảm bảo
an toàn về người và phương tiện
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Công ty giao./
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
Văn phòng Công ty CP Lưu trữ Việt Nam là bộ máy giúp việc cho lãnhđạo Công ty Là cầu nối trong quan hệ công tác giữa Phòng ban, cán bộ, nhânviên trong Công ty Qua hơn 06 năm thành lập và đi lên, cùng với sự pháttriển của công ty, văn phòng Công ty đã có những điều kiện về vật chất và tổchức với đội ngũ lao dộng được đào tạo, bồi dưỡng cơ bản, có trình độchuyên môn và đầy nhiệt huyết, sáng tạo Đội ngũ cán bộ, nhân viên của vănphòng công ty hiện nay được tổ chức theo cơ cấu sau: Gồm 01 trưởng phòng;
Bộ phận văn thư, lưu trữ; Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ; Bộ phận tổnghợp; Bộ phận lái xe; Bộ phận bảo vệ
Từ cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty cho ta thấy Công ty đã lựachọn một mô hình văn phòng phù hợp với cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ của công ty cũng như cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng,nhằm giúp người quản lý điều hành trực tiếp hoạt động trong công ty một
Trang 20cách dễ dàng, từng bộ phận trong văn phòng được phân công một cách cụ thể,
rõ ràng đảm bảo cho quy trình hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả cao
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn công ty CP Lưu trữ Việt Nam (Phụ lục 03)
1.1.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ hay đọt xuất theo yêu cầu của lãnh đạocông ty
- Quản lý nhân sự trong văn phòng
- Tổ chức, quản lý công văn, hồ sơ lưu trữ của cơ quan
- Thừa lệnh GĐ Công ty ký và ban hành một số văn bản thuộc thẩmquyền
- Ký hợp đồng lao động, cải tiến lề lối làm việc để tăng năng suất laođộng của nhân viên và cán bộ cơ quan
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng, đào tạo cán bộ nhân viêncho phù hợp với yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Công ty
- Tổ chức động viên khen thưởng hay kỷ luật đối với cán bộ, nhânviên
Bộ phận văn thư lưu trữ
- Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi mộtcách chính xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điềuhành của Lãnhđạo Công ty và Văn phòng;
Trang 21- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản, quản lý và sử dụngcác loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của công ty
- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theođúng quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản
lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy địnhcủa cơ quan
Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ
- Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất cho cơ quan Văn phòng quảnlý;
- Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơquan; mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quyđịnh hiện hành;
- Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thườngxuyên cũng như đột xuất của văn phòng và cơ quan;
- Tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn khách đến làm việctại cơ quan công ty
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chứctrực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung
- Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinhphí phục vụ các hoạt động Công ty và của Văn phòng;
- Quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quyđịnh và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kêtài sản theo đúng quy định;
- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúngquy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hànghóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết
bị, tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác Công ty;
Trang 22- Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan vàcho cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảmbảo nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;
- Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng
cơ bản thuộc Văn phòng
- Bộ phận tổng hợp thực hiện một số công việc theo sự phân công củatrưởng phòng và lãnhđạo công ty
Bộ phận lái xe
- Quản lý, sử dụng, điều khiển xe ôtô đúng theo quy định của LuậtGiao thông đường bộ, các quy định liên quan do Nhà nước quy định; Quychế quản lý tài sản công và Quy chế làm việc của của Văn phòng
- Thực hiện nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo, cán bộ khác đi công tác, hộihọp… đúng giờ, an toàn và đúng lịch trình theo sự phân công
- Không sử dụng xe công vào mục đích cá nhân khi không được phép
- Chấp hành các quy định về an toàn giao thông và đầy đủ các giấy tờquy định của luật giao thông
- Thực hiện các quy trình bảo dưỡng xe của cơ quan để đảm bảo antoàn
Trang 23PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CP LƯU TRỮ
VIỆT NAM 2.1 Khái quát chung về công tác lưu trữ
2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa củatài liệu lưu trữ
o Khái niệm tài liệu lưu trữ
Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trịđược lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụđời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ làmột dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sựbiến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người Ngày nay,theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị đượclựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ đểkhai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịchsử… của toàn xã hội
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy,phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vậtmang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thaythế bằng bản sao hợp pháp
o Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lạiphục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứađựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử mộtcách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân
Trang 24Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng
để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnhvực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể
Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản còn là tàiliệu để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các côngtrình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiếntranh, thiên tai Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm đượcnhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiếntrúc và kết cấu của các công trình
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc Cùng vớicác loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khácnhư các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiếntrúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người cácvăn tự rất có giá trị Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn
tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh củacác dân tộc trên thế giới Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêuchí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc Một dân tộc có chữ viếtsớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hoá lâu đời
Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứulịch sử vừa có ý nghĩa thực tiễn Điều đó đã được Đảng và Nhà nước ta ghinhận và nêu rõ trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, được Hộiđồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982 và được khẳng định lạitrong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thôngqua ngày 04 tháng 4 năm 2001: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dântộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc ViệtNam xã hội chủ nghĩa”
Trang 252.1.2 Khái niệm, mục đíchcủa công tác lưu trữ
o Khái niệmcông tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầuchính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữđược tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạtđộng được các nhà nước quan tâm
Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước
về lưu trữ;
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ
o Mục đích của công tác lưu trữ
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ cácnhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tinquá khứ có trong tài liệu lưu trữ Mục đích cao cả của công tác lưu trữ làhướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và củamỗi con người
Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chứctốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các
cơ quan và toàn xã hội
2.1.3 Tính chất và vai trò của công tác lưu trữ
o Tính chất của công tác lưu trữ
- Tính chất khoa học: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động khoa
học, cácquy trình nghiệp vụ phải được tiến hành theo một phương pháp khoa
Trang 26học và có hệ thống lý luận riêng, và để làm điều này các nhà lưu trữ học phảitìm ra các quy luật, hoạt động xã hội tác động vào tài liệu lưu trữ
Trong các loại hình TLLT,mỗi loại hìnhđều có đặc thù riêng về hìnhthức,ngôn ngữ và nội dung thể hiện Do đó cần phải có chế độ bảo quản chothích hợp đối với từng loại tài liệu
- Tính chất cơ mật: TLLT chứa đựng thông tin quá khứ, có ý nghĩa trên
nhiều phương diện cho nên cần được sử dụng rộng rãi Tuy nhiên, mộtsốTLLT chứa đựng thông tin mật, tối mật, tuyệt mật của cơ quan, tổ chứchoặc của quốc giacủa ngành Ví vậy, trong công tác lưu trữ cần phâir đầy đủtính chất cơ mật của tài liệu từ chế độ quản lý, khai thác sử dụng
Đòi hỏi cán bộ lưu trữ luôn phải cảnh giác, chấp hành nghiêm chỉnh nộiquy,quy chế bảo mật TLLT,đặt lợi ích của Đảng, của cơ quan, tổ chức lêntrên hết
o Vai trò của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ có vai trò rấtquan trọng không những cho tưng phòngban mà còn cho toàn bộ doanh nghiệp bởi vì công tác lưu trữ được tổ chức tốt
sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời nhữngthông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc
Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinhnghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổchức Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trongviệc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệcán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm
bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh
Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức,
triển khai ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức Một trong nhữngnhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ
sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo Vì vậy, cán bộlưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm
Trang 27tốt các nghiệp vụ chuyên môn.
2.1.4 Nội dung công tác lưu trữ
o Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ
- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản QPPL về lưu trữ
- Quản lý thống nhất TLLT Quốc gia
- Quản lý thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ
- Tổ chức NCKH vàứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt độnglưu trữ,
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức VTLT,
- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạmpháp luật về lưu trữ
- Hợp tác quốc tế về lưu trũ
o Hoạt động nghiệp vụ
Theo luật lưu trữ năm 2011, công tác lưu trữ là một chuỗi các công việcđược thực hiện theo một quy trình nhất định dưới đây:
Bước 1: Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Bước 2: Xácđịnh giá trị tài liệu lưu trữ
Bước 3: Phân loại tài liệu lưu trữ
Bước 4: Chỉnh lý tài liệu
Bước 5: Thống kê tài liệu lưu trữ
Bước 6: Xây dựng công cụ tra tìm
Bước 7: Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bước 8: Tổ chức khai thác, sử dụng
o Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ và hợp tác quốc tế về lưu trữ
2.2 Công tác lưu trữ của công ty CP Lưu trữ Việt Nam
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản,
Trang 28tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi(bản chính) vànhững hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc, haynói một cách khác, lưu trữ là việc cất trữ các loại giấy tờ của cơ quan, cá nhân
để làm bằng chứng,là cơ sở tra cứu đối chiếu khi cần thiết Sau khi phân loại
hồ sơ, văn thư lên lịch lưu trữ và luân chuyển hồ sơ xuống kho lưu trữ
Công tác lưu trữ là tổ chức lựa chọn, lưu giữ các hồ sơ, tài liệu có giátrị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội, đặc biệt gópphần tích cực vào nhiệm vụ cải cách nền hành chính Nhà nước
Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy vớinhau Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, banhành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử
Quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin từ các tài liệu
đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Tài liệu đượclưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác
và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Thực hiện tốt công tác văn thưcũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý vănbản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốtcông tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tácvăn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thờigian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đóphát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực,hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng vănbản Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơquan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết Bởi vậy, công tác lưu trữ của công tyđược thực hiện đầy đủ theo đúng quy trình tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác tra tìm, khai thác sủ dụng tài liệu
Là một công ty chuyên hoạt động trong các lĩnh vực: Nghiên cứu,chuyển giao công nghệ lưu trữ; Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ;
Trang 29Liên doanh sản xuất, cung ứng các trang thiết bị, vật tư phục vụ cho hoạtđộng lưu trữ; Chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít số hoátài liệu lưu trữ; Tra tìm, cung cấp thông tin và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ (gồm: Phần mềm quản
lý lưu trữ, phần mềm quản lý công văn đi đến nhập dữ liệu vào phần mềm…).Công ty cổ phần lưu trữ Việt Nam căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyềnhạn; Căn cứ vào yêu cầu tổ chức hoạt động và tình hình thực tiễn hoạt độngHĐQT Công ty CP Lưu trữ Việt Nam đã ban hành quy chế công tác văn thưlưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 125 /QĐ-HĐTV ngày 16 thán 08năm 2014 của Hội đồng quản trị Công ty CP Lưu trữ Việt Nam
Quyếtđịnh ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ (phụ lục 05)
2.2.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
Ở Công ty CP Lưu trữ Việt Nam cóbộ phận chuyên trách làm công táclưu trữthuộc văn phòng nên cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp củatrưởng phòng hành chính của Công ty.Cán bộ làm công tác lưu trữ có nghiệp
vụ chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ Có trách nhiệm tư vấn, tham mưucho lãnh đạo cơ quan trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phânloại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan;
- Tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việcbảo quản tài liệu lưu trữ;
- Làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan
- Đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới
Công tác lưu trữ của công ty đượcthực hiện tốt, đảm bảo việc cung cấpthông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnh đạo khi cán bộchuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tốt
Trang 30nghiệpđúng chuyên ngành trong các trường cao đẳng hoặc đại học
2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình trình thực hiện các biện pháp liênquan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu để từ đó lựa chọn vàchuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quy định của công ty
Thu thập, bổ sung tài liệu nhằmđảm bảođưa vào kho lưu trữ những tàiliệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ nhu cầunghiên cứu, khai thác sử dụng của cán bộ, nhân viên trong công ty
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của bộ phận lưu trữ có quan hệ đếnhầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, làm tốt vụ thu thập bổ sung tàiliệu sẽ làm phong phú thành phần và khả năng phục vụ, đápứng nhu cầu khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ Đây là một công việc yêu cầu phải thực hiệnthường xuyên và tất yếu của công tác lưu trữ
Hàng năm, nhân viên lưu trữ của công ty CP Lưu trữ ViệtNamphảithực hiện tốt nhiệm vụtổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộplưu vào kho lưu trữ cơ quan, đơn vị, cụ thể:
1 Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
2 Phối hợp với các phòng ban, cán bộ nhân viên xác định những loại
hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
3 Hướng dẫn các phòng ban, cán bộ nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu, và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
4 Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tàiliệu
5 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu
Tuy là một công ty chuyên các dịch vụ về công tác lưu trữ nhưng trênthực tế chưa quan tâm đúng mức đến công tác thu thập bổ sung, bổ sung