MỤC LỤC A . PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3 1.1.2 Vị trí và chức năng 5 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 7 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 8 1.2.1. Chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 11 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 13 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III 13 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ 14 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 15 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 16 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 19 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 20 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 21 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 21 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 25 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số đề xuất khuyến nghị 26 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26 3.1.1 Vận chuyển tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu lên các kho 26 3.1.2 Kiểm, đếm tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu 27 3.1.3 Sắp xếp các cặp, hộp tài liệu lên giá trong kho 29 3.1.4 Kiểm đếm tài liệu mang ra tu bổ, phục chế của Bộ y tế 29 3.1.5 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan 30 3.2.1 Về Công tác Văn thư 31 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 32 3.3 Một số khuyến nghị 32 3.3.1 Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 32 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường 32 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1.2 Vị trí chức 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành - Tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.2.1 Chức .9 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức .10 Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 2.1 Hoạt động quản lý .11 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ 11 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .13 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác Văn thư – Lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III 13 Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng Công tác Văn thư – Lưu trữ 14 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ quan .14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 15 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 15 2.2.1.2 Quản lý giải văn đến 16 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 19 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 19 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 20 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 21 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ .21 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.2.5 Công tác Thống kê Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .24 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III số đề xuất khuyến nghị 26 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 26 Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.1 Vận chuyển tài liệu quan thuộc nguồn nộp lưu lên kho .26 3.1.2 Kiểm, đếm tài liệu quan thuộc nguồn nộp lưu .27 3.1.3 Sắp xếp cặp, hộp tài liệu lên giá kho 29 3.1.4 Kiểm đếm tài liệu mang tu bổ, phục chế Bộ y tế 29 3.1.5 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ quan 30 3.2.1 Về Công tác Văn thư 31 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ .32 3.3 Một số khuyến nghị 32 3.3.1 Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 32 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ Khoa, Trường 32 C PHẦN KẾT LUẬN .34 PHỤ LỤC I: ẢNH 35 PHỤ LỤC II: CÁC VĂN BẢN .41 Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Lưu trữ Việt Nam có lịch sử trăm năm hình thành phát triển Cách Mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đời Trong năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh trọng đến công tác Văn thư, lưu trữ Sớm nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ, ngày 8/9/1945 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp ký sắc lệnh thành lập bổ nhiệm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn Thư viện toàn quốc Cho đến nay, công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, trọng đặt lên vị trí hàng đầu Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Văn thư, Lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội Đặc biệt với mục đích học đôi với hành, năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên năm thứ ba kiến tập ngành nghề nhằm mục đích: Thứ giúp cho sinh viên củng cố kiến thức trang bị đồng thời bước gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn Thứ hai giúp cho sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Thứ ba giúp sinh viên hệ thống hóa tăng cường củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành Thực kế hoạch đào tạo số 608/QĐ-ĐHNV ngày 26/7/2012 Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội kế hoạch đào tạo bậc Đại học hệ quy khoá 2012-2016 Được giới thiệu nhà trường, nhận đồng ý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em có điều kiện thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế thực nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ Trung tâm từ ngày 11/01/2016 đến 19/03/2016 Trong thời gian thực tập, em cố gắng thực tốt nội quy, quy chế làm việc Trung tâm kế hoach đào tạo nhà trường đề Tuy nhiên, trình thực Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp vụ, bước đầu tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên thân em không tránh khỏi bỡ ngỡ, lúng túng công việc, chưa xử lý nhanh nhạy lý thuyết thực hành Trong suốt trình thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em nhận hướng dẫn, bảo, giúp đỡ tận tình chị Vũ Kiều Oanh (Phó Trưởng phòng - Phòng Bảo quản tài liệu), với Ban Giám đốc cán bộ, công chức, viên chức công tác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Qua đây, cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ; Ban Giám đốc tập thể Cán bộ, công chức, viên chức công tác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập Do thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ hạn chế nên “Báo cáo thực tập”của em không tránh khỏi thiếu xót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, Cô giáo để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Như Phúc Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Ngày 19 tháng năm 1945 Cách mạng tháng Tám thành công đánh dấu bước ngoặt vĩ đại lịch sử dân tộc, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đời Trong trình hoạt động mình, quan, tổ chức nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, nước Cộng hoà xã hội Chủ nghĩa Việt Nam sản sinh khối lượng tài liệu có ý nghĩa, giá trị to lớn nhiều mặt, phục vụ cho công xây dựng bảo vệ tổ quốc Nhằm bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, ngày 10/6/1995 Bộ Trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số: 118/TCCP-TC việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bốn Trung tâm Lưu trữ lớn Việt Nam thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10/6/1995 Ban Tổ chức - Cán Chính phủ hoạt động theo Quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Theo Quyết định, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có trụ sở 34 Phan Kế Bính – Phường Cống Vị - Quận Ba Đình - Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quy định Quyết định số 116/QĐVTLTNN ngày 28/10/2015, Quyết định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trải qua 20 năm hình thành phát triển (1995 – 2015), Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quản lý khoảng 15000 mét giá tài liệu với tổng số 300 phông, gồm loại hình tài liệu tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân gia đình dòng họ Thời gian tài liệu Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ năm 1945 đến Tài liệu hành Với số lượng 5.000 m/giá 246 phông, có nhiều phông tài liệu quan trọng phông Quốc hội, Phủ Thủ tướng, Chủ tịch nước, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh - Xã hội, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông lâm, Bộ Nông trường, Bộ Thủy lợi, Bộ Nội thương, Bộ Giao thông, Bộ Y tế, Bộ Văn hóa, Bộ Giáo dục, Ủy ban kháng chiến hành khu, liên khu… tài liệu có ý nghĩa lịch sử, trị xã hội to lớn, thể chặng đường cách mạng Việt Nam Tài liệu khoa học kỹ thuật TTLTQG III bảo quản gần 3.000 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật 50 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, có công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500 KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Thủy điện Hòa Bình, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai mỏ Prít Giáp Lai, cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh, Sân bay Quốc tế Nội Bài nhiều công trình xây dựng khác Tài liệu nghe nhìn Trung tâm bảo quản 300 phim gồm phim tài liệu phim điện ảnh Những phim phản ánh kiện lịch sử, hoạt động lãnh đạo Đảng Nhà nước, sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất nhân dân Việt Nam Trong có 20 phim hãng phim nước quay thời điểm chiến tranh Việt Nam Trung tâm quản lý 100.000 ảnh 52.000 phim (âm bản), 4.000 cuộn băng với gần 3.000 tiếng băng gần 300 đĩa, băng video Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ Ngoài loại hình tài liệu trên, TTLTQG III bảo quản khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân gần 70 văn nghệ sĩ số nhà hoạt động tiêu biểu lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó tài liệu hình thành trình sống hoạt động sáng tác cá nhân như: tài liệu Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiểu sử, văn chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, thảo tác phẩm, công trình sáng tác nghiên cứu khoa học Cả bốn loại hình tài liệu bảo quản điều kiện tốt nhất, đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm Đây tài liệu vô quý giá, tài liệu Cách mạng tháng Tám, kháng chiến chống Pháp chống Mỹ, khối Hồ sơ, kỷ vật cán B, đặc biệt tài liệu chủ tịch Hồ Chí Minh hay vị lãnh đạo Đảng Nhà nước khác Tôn Đức Thắng, Phạm Văn Đồng, Võ Nguyên Giáp,… nguồn sử liệu có giá trị đặc biệt, xã hội quan tâm Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tích cực bước cải tiến Trung tâm để thực tốt hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Đó tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội theo hướng đa dạng hoá hình thức, nhanh thời gian, yêu cầu đảm bảo an toàn tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Hai mươi năm cho chặng đường phát triển, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III vinh dự Chủ tịch nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Ba (năm 2005) Huân chương Lao động hạng Nhất (năm 2010) Điều ghi nhận công lao, thành tích đóng góp to lớn tập thể Cán bộ, công chức Trung tâm vào phát triển chung đất nước, ngành Lưu trữ Việt Nam 1.1.2 Vị trí chức Theo Điều Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 cuả Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có chức trực tiếp quản lý thực hoạt động Lưu trữ tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn giao Đồng thời, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản trụ sở làm việc đặt thành phố Hà Nội Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quy định cụ thể Điều 2, Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước sau: - Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân: + Tài liệu quan tổ chức trung ương quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; + Tài liệu quan, tổ chức trung ương quan Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn tỉnh Quảng Bình trở Bắc;+ Hồ sơ địa giới hành cấp; + Các tài liệu khác giao quản lý - Thực hoạt động lưu trữ: + Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý Trung tâm; + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; + Thực biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: xếp, vệ sinh tài liệu kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu biện pháp khác; + Xây dựng quản lý sở liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; + Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm - Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm - Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng - Thực dịch vụ công dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng - Thực nhiệm vụ khác Cục Trưởng giao Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Từ thành lập đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thay đổi cấu tổ chức Cụ thể: Theo Quyết định số 54/QĐ-TCCB ngày 26/6/1995 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước máy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm: - Lãnh đạo Trung tâm gồm Giám đốc Phó Giám đốc Các phòng gồm có: Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu Phòng chỉnh lý tài liệu Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu Phòng Thống kê Công cụ tra cứu Phòng Quản lý kho tài liệu Phòng Hành chính- Quản trị - Tổ chức Theo Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 25/3/1999 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước tách phận lưu trữ phim ảnh - ghi âm từ phòng Chỉnh lý tài liệu thành phòng riêng, đổi tên phòng Quản lý kho thành phòng Bảo quản tài liệu phòng Thống kê Công cụ tra cứu bị giải thể Ngày 01/4/2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước Quyết định số 42/QĐ-LTNN việc thành lập phòng Tin học Công cụ tra cứu Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu Sau thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia Xưởng Tu bổ - Phục chế sáp nhập Phòng Bảo quản trực thuộc Trung tâm Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 77, 78, 79/QĐ-VTLTNN việc thành lập thêm 03 phòng thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ, Phòng Kế toán, Tổ lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Ngày 20/5/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Theo Quyết định cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm có Ban Giám đốc Trung tâm 12 Phòng ban Qua nhiều lần thay đổi, ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục Văn thư Lưu Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản tài liệu lưu trữ vận chuyển 50 mét giá tài liệu Phông Văn phòng Chính phủ lên Nhà kho tầng 7, 40 mét giá tài liệu Phông Bộ Kế hoạch Đầu tư lên nhà Kho tầng 5, 80 mét giá tài liệu Phông Bộ Nội vụ lên nhà kho tầng 30 mét giá Phông Tập đoàn Bưu viễn thông lên tầng Các khối tài liệu vận chuyển xe đẩy tài liệu qua hệ thống thang máy Bước đầu, khối tài liệu Phông xếp theo thứ tự sàn kho từ số hồ sơ nhỏ số cuối Khối tài liệu nộp lưu Sau qua kiểm đếm, khử trùng xếp lên giá Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đầu tư sở vật chất, cộng với phối hợp cán Phòng Bảo quản Tài liệu Lưu trữ nên việc vận chuyển tài liệu lưu trữ quan lên kho thời gian ngắn diễn thuận lợi 3.1.2 Kiểm, đếm tài liệu quan thuộc nguồn nộp lưu Sau vận chuyển tài liệu quan thuộc nguồn nộp lưu lên kho xếp tài liệu sàn kho theo số thứ tự, công việc kiểm đếm tài liệu hồ sơ Bước đầu, khối tài liệu Phông thuộc nguồn nộp lưu, để thuận tiện cho việc kiểm đếm, cán phân chia người liên tiếp khoảng 20 đến 30 cặp hộp tài liệu để kiểm đếm Chẳng hạn, Phông Bộ Nội vụ nộp 80 mét chia cho cán 10 mét để kiểm tra tài liệu Do khối lượng công việc lớn nên em Cô Trần Thị Nhung – Trưởng phòng Bảo quản Tài liệu lưu trữ giao nhiệm vụ phối hợp với cán kiểm đếm tài liệu Theo nhãn hộp in số cặp, hộp số thứ tự liên tiếp hồ sơ (từ hồ sơ số…đến hồ sơ số…); đồng thời, hồ sơ có ghi tổng số tờ hồ sơ, đơn vị bảo quản nên nhiệm vụ cán em phải: - Kiểm tra đầy đủ số hồ sơ cặp, hộp - Kiểm tra đầy đủ số tờ, liên tiếp số tờ hồ sơ Trong trình kiểm tra tài liệu, em phát số cặp hộp thiếu hai hồ sơ Có hồ sơ, cán chuyên môn quan lỗi cẩu thả trình lập hồ sơ không đánh số vào số tờ văn bản, đánh thiếu đánh nhảy số tờ, có hồ sơ lên đến 1000 tờ, cán chuyên môn Sinh viên: Nguyễn Như Phúc 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đánh nhảy liên tiếp 40 tờ Ví dụ [hồ sơ 2955 - cặp, hộp số 950 – Phông Bộ Kế hoạch Đầu tư] cán đánh nhảy số tờ 40 số từ tờ số 25 lên tận tờ số 79 Và nhiều lỗi khác tổng số tờ bìa hồ sơ viết số chứng từ kết thúc lại viết số khác… Để khắc phục sai sót từ phía quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cán em lập bảng lỗi sai để gửi lên lãnh đạo bên phía quan có tài liệu nộp lưu: + Đối với trường hợp thiếu hồ sơ cặp hộp phải ghĩ rõ thiếu hồ sơ Ví dụ Phông Bộ Nội vụ [Cặp số 490 có hồ sơ từ số 4560 – 4566] trình kiểm đếm thiếu hồ sơ 4565 phải ghi rõ phiếu sửa sai cặp 490 hồ sơ số 4565 + Đối với trường hợp đánh số trùng thêm chữ số Ả Rập lên đầu chữ số Ví dụ [Hồ sơ số 1451 – cặp số 156 – Phông Tập Đoàn Bưu viễn thông] bị đánh trùng số 24 Như đánh thêm chữ a 24 a trùng số Sau ghi vào chứng từ kết thúc cộng thêm tờ số 24a + Đối với tờ đánh sót số mà quá liên tiếp 10 số dùng số mũ Ví dụ dụ [Hồ sơ số 1451 – cặp số 156 – Phông Tập Đoàn Bưu viễn thông] bị đánh sót 10 số từ số 24 Vậy số sau đánh 24 1, 242, 243, 244, 245, 246, 247, 248, 249, 2410 Sau ghi vào chứng từ kết thúc cộng thêm số thêm Trường hợp nhiều tờ đánh sót ghi vào sửa sai đánh lại + Trong trường hợp những tờ có đánh số giấy trắng tờ bìa thông tin ghi vào chứng từ kết thúc tờ Ví dụ [Hồ sơ số 1451 – cặp số 156 – Phông Tập Đoàn Bưu viễn thông] có tờ số 97 tờ bìa thông tin ghi vào chứng từ kết thúc tờ số 97 Theo nguyên tắc, có sai sót cán phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ ghi lại lỗi sai báo cho lãnh đạo thông báo cho bên nộp tài liệu đến sửa chữa Tuy nhiên, thủ tục hành phức tạp nên cán Sinh viên: Nguyễn Như Phúc 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ quan thuộc nguồn nộp lưu xin ý kiến Trưởng phòng Bảo quản tài liệu đạo công chức phòng bảo quản sửa để tránh thủ tục xin phép tiết kiệm thời gian, công sức lại Được hướng dẫn cán phòng Bảo quản Tài liệu Lưu trữ, em thực yêu cầu không để xảy sai sót 3.1.3 Sắp xếp cặp, hộp tài liệu lên giá kho Sau kiểm tra chỉnh sửa tài liệu hoàn chỉnh, cộng thêm khâu khử axit, khử trùng tài liệu, cán Phòng Bảo quản tài liệu xếp tài liệu lên giá để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu Các cặp hộp tài liệu xếp theo nguyên tắc từ xuống dưới, từ trái sang phải theo thứ tự số cặp hộp hồ sơ Như thế, khối tài liệu Phông Văn Phòng Chính phủ, Bộ Đầu tư kế Hoạch, Bộ Nội vụ, Tập Đoàn Bưu Chính viễn Thông Việt Nam xếp lên giá tài liệu kho cách khoa học 3.1.4 Kiểm đếm tài liệu mang tu bổ, phục chế Bộ y tế Trong trình bảo quản tài liệu Phông Lưu trữ Bộ y tế, khối tài liệu hình thành giai đoạn trước năm 1954 ngày bị xuống cấp Một số hồ sơ bị mờ, không rõ chữ, giấy bị ố vàng nhiều tờ bị rách nên Trưởng phòng Bảo quản Tài liệu Lưu trữ đề nghị với Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có biện pháp tu bổ khối tài liệu bị xuống cấp Trong khối tài liệu xuống cấp ấy, đưa tài liệu bị xuống cấp để mang tu bổ, phục chế Những tài liệu mang tu bổ phục chế số tờ đánh góc trái tờ tài liệu, bên góc phải phải đánh số hồ sơ Nhiệm vụ cán em phải kiểm xem tài liệu mang tu bổ khớp với danh sách lập hay chưa Nếu có tờ số chưa kê thiếu số tài liệu phải bổ sung vào kê tài liệu mang tu bổ Cuối trình lên Trưởng phòng Tu bổ, phục chế phê duyệt 3.1.5 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả Nhiệm vụ quan trọng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bảo quản phát huy giá trị tài liệu Phông Lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu Sinh viên: Nguyễn Như Phúc 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trữ Quốc III Vì vậy, ngày, độc giả đến Phòng đọc làm thủ tục để trình lãnh đạo Trung tâm cho phép khai thác tài liệu Sau lãnh đạo đồng ý phê duyệt vào phiếu đăng kí khai thác sử dụng tài liệu, cán phòng đọc giao phiếu yêu cầu khai thác cho phòng Bảo quản Trưởng phòng bảo quản phân công cho cán phụ trách kho xuất tài liệu phục vụ độc giả Trong điều kiện thực tập Trung tâm, em trực tiếp vào kho để xuất tài liệu phục vụ độc giả Và lấy hồ sơ mà độc giả yêu cầu Chẳng hạn độc giả Nguyễn Như Phúc yêu cầu đọc tài liệu Phông Ủy ban tố cáo tội ác chiến tranh đế quốc Mỹ tay sai hồ sơ số 01, 05, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 19, 20, 21, 24, 27, 28, 29, 30, 32, 34, 36, 39, 41, 41…để phục vụ nghiên cứu làm khóa luận tốt nghiệp cuối cấp cán Phụ trách kho lấy hồ sơ Trước giao cho độc giả, cán Phòng bảo quản kiểm lại số tờ đăng kí vào Sổ giao nhận tài liệu Phòng Đọc Phòng Bảo quản (Ảnh sổ giao nhận tài liệu Phòng Đọc Phòng Bảo quản xem Phụ lục 1) Cuối giao tài liệu cho độc giả Kết thúc thời gian khai thác tài liệu, cán phòng đọc giao lại số tài liệu, cán phòng bảo quản nhận lại kiểm tra lại số hò sơ, số tờ kí vào sổ giao nhận Kết thúc chuyển tài liệu vào cặp hộp vị trí cũ Như vậy, sau thời gian thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ ngày 11/01/2016 đến ngày 19/03/2016, hướng dẫn bảo cán phòng Bảo quản, em phần tiếp xúc trực tiếp với công việc Phòng bảo quản Qua đó, em hiểu rõ ngành nghề mà chọn Từ đó, em thấy nghề Lưu trữ nghề vất vả đầy ý nghĩa cán Lưu trữ người gánh vai kí ức dân tộc 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ quan Trong thời gian thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, thực tập phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ em tham quan giới thiệu nhiều Công tác Văn thư – Lưu trữ quan Em nhận thấy công tác Văn thư, Lưu trữ Trung tâm quan tâm đạo sát Ban Sinh viên: Nguyễn Như Phúc 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giám đốc, Trưởng Phòng Hành – Tổ chức người tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc Do vậy, Công tác Văn thư, Lưu trữ Trung tâm vào nề nếp ngày phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày cao khai thác sử dụng tài liệu Cán văn thư, lưu trữ không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn qua đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Các trang thiết bị, sở vật chất ngày đầu tư đại Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm tồn số hạn chế nhỏ Nên em xin mạnh dạn đưa số đề xuất sau: 3.2.1 Về Công tác Văn thư - Về biên chế cán bộ: Bộ phận văn thư bố trí hai cán phụ trách hai có trình độ Trung cấp, điều hạn chế lớn công việc Nhất khối lượng công việc phận văn thư nhiều nên Trung tâm cần bổ sung cán chuyên phụ trách việc photo tài liệu phục vụ độc giả - Soạn thảo ban hành văn bản: Trong trình soạn thảo văn cán văn thư đơn đánh máy lại chưa có khả soạn thảo văn Việc soạn thảo văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chủ yếu Trưởng, Phó đơn vị soạn thảo nên cán văn thư cần phải học hỏi thêm để nâng cao trình độ chuyên môn soạn thảo văn hành thông thường - Quản lý giải văn bản: Các cán văn thư thực nghiệp vụ tốt, vào sổ cách cẩn thận, xác nhiên trình chuyển giao văn đến đơn vị thuộc Trung tâm chậm Trung tâm cần đưa chế tài khen thưởng, kỷ luật để nâng cao ý thức trách nhiệm cán văn thư - Quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Tuy nhiên cán văn thư đóng dấu mờ, chưa thực ngắn Vì Trung tâm cần bồi dưỡng thêm nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu cho cán văn thư Sinh viên: Nguyễn Như Phúc 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ - Về biên chế cán bộ: Như trình bày, cán văn thư Trung tâm kiệm nhiệm lưu trữ Do khối lượng công việc lớn nên Trung tâm không nên để cán Văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ Vì với mức độ nay, cán văn thư làm tốt công tác văn thư công tác lưu trữ quan chưa thực tốt - Cơ sở vật chất: Cở sở vật chất ngày đầu tư Trung tâm chưa bố trí phòng đọc phục vụ độc giả đến khai thác khối tài liệu lưu trữ quan - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ bắt đầu áp dụng chưa phổ biến Chủ yếu sử dụng mục lục hồ sơ Do vậy, Trung tâm cần ứng dụng phần mềm tra cứu tài liệu nhanh chóng độc giả đến khai thác tài liệu 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thời gian thực tập Trung tâm, em nhận giúp đỡ, quan tâm Ban Giám đốc toàn cán viên chức Trung tâm Tuy nhiên, kính mong Trung tâm tạo điều kiện cho chúng em thực tập Phòng thời gian để trực tiếp gắn lý luận vào thực tiễn Bởi lẽ, chúng em học nhiều lý luận sách thời gian thực hành nên thời gian thực tập thời gian để chúng em có trải nghiệm thực tế Nhất khâu nghiệp vụ Công bố, Sưu tầm…chúng em muốn thực hành Vì vậy, em mong muốn rằng, khóa sau, Ban Giám đốc tiếp tục quan tâm, tạo điều kiện cho bạn đến Trung tâm thực tập có trải nghiệm sâu sắc 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ Khoa, Trường - Kính mong nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện cho chúng em có hội va chạm, tiếp xúc với công việc thực tiễn để chúng em thấy lý luận thực tiễn có khác biệt - Trong trình học tập, nhà trường nên tổ chức nhiều Sinh viên: Nguyễn Như Phúc 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội buổi thực tế quan, đơn vị để sinh viên vừa học lý thuyết, vừa thấy mối liên hệ với thực tiễn Đồng thời tăng thêm niềm đam mê nghề nghiệp từ giúp cho chúng em có ý thức, trách nhiệm cao công việc sau trường Khi đó, kết học tập nâng cao sau chúng em trở thành cán tương lai có triển vọng, đào tạo chuyên nghiệp Sinh viên: Nguyễn Như Phúc 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Qua đợt thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tuy thời gian thực tập không nhiều giúp em có trải nghiệm thực tế công tác Văn thư, Lưu trữ, chuyên ngành mà chúng em theo học Mặc dù tòn số hạn chế định song thực tốt, xứng đáng đơn vị đầu ngành việc thực lưu trữ, bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử Quốc gia Qua giúp cho em có kiến thức, kinh nghiệm thực tế có kiến thức làm hành trang cho công việc sau Đợt thực tập với hướng dẫn tận tình cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn kiến thức sâu rộng nên vướng mắc, khó khăn trình kiến tập em giải đáp cụ thể Từ đó, giúp cho em có nhìn đầy đủ, sâu sắc kỹ năng, nghiệp vụ mình, cho em học hỏi, bổ sung thêm kiến thức, kết hợp vận dụng so sánh kiến thức học trường vào thực tế làm việc Trung tâm để tạo điều kiện cho giải công việc tốt Ngược lại, bên cạnh đợt thực tập giúp cho em nhận điểm yếu Vì vậy, em phải phấn đấu học tập để sau trường em góp phần công sức nhỏ bé vào công tác Văn thư, lưu trữ quan nói riêng ngành Văn thư, lưu trữ Việt Nam nói chung Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến tập thể thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho em kiến thức lý luận chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ tập thể cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập này./ Sinh viên: Nguyễn Như Phúc 34 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC I: ẢNH (Phần mềm quản lý văn điều hành) (Sổ chuyển giao văn gửi Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Dấu đến) (Sổ chuyển giao văn đến) Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Sổ giao nhận tài liệu Phòng Bảo quản Phòng đọc) (Nội dung sổ giao nhận tài liệu Phòng Bảo quản Phòng Đọc) Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Sổ vào kho sổ Xuất, Nhập tài liệu) Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Nội dung sổ vào kho) Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Nội dung sổ Xuất, Nhập tài liệu) Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II: CÁC VĂN BẢN Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục 01 Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc quy địnhc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Quyết định 615/QĐ-TTLTIII ngày 15 tháng 12 năm 2015 Trung 02 tâm lưu trữ Quốc gia III việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Bảo quản tài liệu 03 04 05 Quyết định số 156/QĐ-TTLTIII việc ban hành danh mục hồ sơ năm 2014 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20 tháng năm 2006 việc ban hành Quy chế làm việc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Ban hành theo Quyết định số 428 ngày 01 tháng năm 2015) Sinh viên: Nguyễn Như Phúc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B