MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN 3 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Lao động Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2.Chức năng của Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên 4 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn cuả Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Sở Lao động thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 5 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ 5 1.2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 6 1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 6 1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN 8 2.1. Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư 9 2.1.2. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ 10 2.2. Hoạt động nghiêp vụ công tác Văn thư Lưu trữ 11 2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 11 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 21 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 26 3.2.1. Đối với công tác văn thư. 26 3.2.2. Về công tác quản lý văn bản đi. 27 3.2.3. Về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 27 3.2.4. Về công tác quản lý và sử dụng con dấu. 27 3.2.5. Về công tác lập hồ sơ. 28 3.2.6. Về công tác lưu trữ 28 3.2.7. Đối với Chính phủ 28 3.2.8. Đối với Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 29 3.2.9. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 29 C. KẾT LUẬN 31 D. PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Lao động - Thương binh xã hội tỉnh Thái Nguyên 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2.Chức Sở Lao động – Thương binh xã hội tỉnh Thái Nguyên 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn cuả Sở Lao động - Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ Sở Lao động thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên 1.2.1 Tình hình tổ chức cơng tác Văn thư – Lưu trữ 1.2.2 Chức phận Văn thư – Lưu trữ .6 1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn phận Văn thư – Lưu trữ 1.2.4 Cơ cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN .8 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư .9 2.1.2 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác lưu trữ 10 2.2 Hoạt động nghiêp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ .11 2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 11 2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 23 CHƯƠNG 3: 26 Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 26 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Sở Lao động Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên 27 3.2.1 Đối với công tác văn thư 27 3.2.2 Về công tác quản lý văn 28 3.2.3 Về công tác quản lý giải văn đến 28 3.2.4 Về công tác quản lý sử dụng dấu 28 3.2.5 Về công tác lập hồ sơ .29 3.2.6 Về công tác lưu trữ 29 3.2.7 Đối với Chính phủ 29 3.2.8 Đối với Sở Lao động Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên 30 3.2.9 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường .30 C KẾT LUẬN .32 D PHỤ LỤC 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT .39 Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà A PHẦN MỞ ĐẦU Trong trình hoạt động người, việc trao đổi thông tin diễn nhu cầu tất yếu Trong việc trao đổi thông tin, người có nhiều phương tiện cách thể khác nhau, văn coi phương tiện quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quản lý Nhà nước Nó sở pháp lý, để điều hành quản lý xã hội, để truy cứu trách nhiệm, để giải cơng việc… Chính khẳng định: Công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động quan trọng máy quản lý Nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng Làm tốt cơng tác cơng văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư - Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đơi với thực tế”, sau hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập kéo dài 08 tuần cho sinh viên từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016 Đợt thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên, có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Thời gian thực tập Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác Văn thư – Lưu trữ trực tiếp làm số công việc nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ quan Tồn cơng việc tơi khái qt Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Báo cáo Là cán Văn thư – Lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư – Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trư phát triển đất nước; thấy bất cập công tác Sở Lao đông – Thương binh Xã hội nói riêng quan nhà nước nói chung Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ lớn Đợt thực tập giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực quy trình, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ tơi khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợt thực tập giúp cho tơi cụ thể hố nắm kiến thức trưởng thành Qua muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cán nhân viên văn phòng Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên giúp đỡ trình thực tập thực việc tìm hiểu chuyên đề “ Tìm hiểu thực trạng quy trình nghiêp vụ Công tác Văn thư – Lưu trữ Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên” Mọi người nhiệt tình thân thiện, tận tình bảo để tơi hồn thành tốt đợt thực tập Dưới báo cáo thực tập tốt nghiệp tôi, báo cáo không tránh khỏi hạn chế, sai sót định Rất mong đóng góp thầy cơ, cán văn phòng Sở Lao động – Thương binh Xã hội bạn đọc để báo cáo hồn thiện hơn./ Tơi xin chân thành cảm ơn Thái Nguyên, ngày 21 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Sim Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN (Trụ sở làm việc Sở Lao động- Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên) 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Lao động - Thương binh xã hội tỉnh Thái Nguyên 1.1.1 Lịch sử hình thành Năm 1967 – 1968: Ban Thương binh xã hội thành lập, tách từ BTC Dân Đảng tỉnh Trước 1970 : Thành lập Ty lao động Năm 1973 – 1974: Ban Thương binh xã hội đổi tên thành Ty Thương binh xã hội, đóng địa điểm sơ tán Gị Móc, xã Thịnh Đán, Thái Nguyên Năm 1982 – 1983: Ty Thương binh xã hội đổi tên thành Sở Thương binh xã hội Tháng 12/1987: Sở Thương binh xã hội Sở Lao động sáp nhập thành Sở Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Lao động - Thương binh Xã hội 1.1.2.Chức Sở Lao động – Thương binh xã hội tỉnh Thái Nguyên Sở Lao động - Thương binh Xã hội quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: việc làm; dạy nghề; lao động; tiền lương, tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có cơng; bảo trợ xã hội; bảo vệ chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phịng, chống tệ nạn xã hội (gọi chung lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội); dịch vụ cơng thuộc phạm vi quản lý Sở thực số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định pháp luật Sở Lao động - Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, tra, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Lao động - Thương binh Xã hội 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn cuả Sở Lao động - Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn kiểm tra hội tổ chức phi Chính phủ hoạt động địa bàn tỉnh lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đơn vị nghiệp công lập thuộc Sở Lao động Thương binh xã hội quản lý theo quy định pháp luật Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực lao động, người có công xã hội theo phân công phân cấp, uỷ quyền Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội Phịng Lao động - Thương binh Xã hội cấp huyện Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng sở liệu, hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực giao Tổ chức thực dịch vụ công lĩnh vực lao động, ng ời có cơng xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở theo quy định pháp luật Thực công tác tổng hợp, thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh Bộ Lao động - Thương binh Xã hội Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật phân công, phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh Thực số nhiệm vụ khác Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao theo quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Ban Giám đốc gồm: Giám đốc phó giám đốc Giúp việc cho Ban Giám đốc gồm phòng: - Văn phòng - Phịng Kế hoạch - Tài Chính - Phịng Dạy Nghề - Phịng Người có cơng - Phịng Bảo trợ xã hội - Phịng Bảo vệ Chăm sóc trẻ em - Phòng Thanh tra - Phòng Lao động - Tiền lương - Bảo hiểm xã hội - Phòng Việc làm - An tồn lao động 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ Sở Lao động thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà 1.2.1 Tình hình tổ chức cơng tác Văn thư – Lưu trữ * Tình hình cơng tác Văn thư: Sở Lao động – Thương binh Xã hội áp dụng hình thức tổ chức cơng tác văn thư tổng hợp Tồn quy trình nghiệp vụ xử lý văn thực phận văn thư Trong năm qua Sở Lao động – Thương binh Xã hội quan tâm, trọng việc thực tốt đầy đủ nội dung công tác văn thư Đầu tư trang thiết bị, nguồn nhân lực đề phục vụ cho việc thực nội dung công tác hiệu góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác Các phương tiện phục vụ cho cơng tác văn thư như: máy photo, máy tính, máy fax, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, có ngăn khóa để đựng dấu tài liệu quan trọng số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo quản lý văn bản, đảm bảo trì hiệu cơng việc cách nhanh chóng, bí mật khoa học * Cơng tác lưu trữ: Hiện Sở Lao động - Thương binh Xã hội chưa có cán lưu trữ (cán văn thư kiêm lưu trữ) 1.2.2 Chức phận Văn thư – Lưu trữ Giúp Chánh văn phòng thực quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo quy định nhà nước Bộ phận Văn thư , Lưu trữ Sở Lao động – Thương binh Xã hội có chức giúp Chánh văn phịng Sở theo dõi, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ quan, thực quản lý văn đi, đến theo qui định pháp luật Tham mưu lãnh đạo công tác văn thư, lưu trữ quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ quan 1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn phận Văn thư – Lưu trữ * Nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư: - Tiếp nhận đăng ký văn bản, tài liệu đến - Chuyển đến Lãnh đạo Sở, Chánh văn phòng để xử lý theo quy định Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Chuyển giao văn theo ý kiến đạo cuả Chánh văn phòng xử lý đến phịng ban, chun mơn, - Chuyển giao văn bản, tài liệu, báo chí hàng ngày đến phịng ban làm việc cho đồng chí lãnh đạo Sở - Giúp Chánh văn phòng, theo dõi giải chu trình văn đến - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn bản, nhân trước phát hành - Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn - Lưu văn bảo quản việc phục vụ tra cứu, sử dụng văn lưu tài liệu chưa nộp lưu vào Lưu trữ quan - Quản lý sổ sách sở liêu đăng ký, quản lý văn làm thủ tục cấp giấy giới thiêu… cho cán công chức, người lao động * Nhiệm vụ phận Lưu trữ - Công tác Lưu trữ Sở cán (văn thư kiêm nhiệm) có nhiệm vụ: quản lý bảo quản, phục vụ nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu tài liệu lưu trữ hành - Hướng dẫn cán quan lập hồ sơ hành nộp Lưu tài liệu vào Lưu trữ quan - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu lãnh đạo Sở, phòng ban, đơn vị trực thuộc, công chức viên chức quan - Nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo quy định pháp luật 1.2.4 Cơ cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ Công tác Văn thư Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên bố trí 01 cán làm công tác văn thư kiêm lưu trữ có trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, tốt nghiệp trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ (nay trường Đại học Nội vụ Hà Nội), phù hợp với công tác trách nhiệm giao nên công việc tiến hành nhanh đạt hiệu Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN ( Cán văn thư Hà Thế Kiền kiểm tra thể thức văn bản) 2.1 Hoạt động quản lý * Cơng tác văn thư: Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam PGS-TS Dương Văn Khảm, cơng tác văn thư “tồn quy trình quản lý nhà nước quản lý nghiệp vụ công tác văn giấy tờ” Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cơng tác quản lý, gồm tồn công việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, doanh nghiệp, đơn vị vũ trang Nội dung công tác văn thư gồm: - Xây dựng văn quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư; Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà kho lưu trữ quan Bảo quản tài liệu lưu trữ Là biện pháp để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ, để phục vụ cho trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ khâu quan trọng cơng tác lưu trữ, góp phần vào giảm nguy gây hư hỏng tài liệu, tài liệu đảm bảo trọn vẹn cho phông lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý khai thác tài liệu lưu trữ lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu : Chỉ có kho lưu trữ phịng Người có cơng,diện tích 50m2, giá tài liệu, bình chữa cháy, điều hịa máy hút bụi trang bị đầy đủ Nhận xét: Số lượng tài liệu lưu trữ ít, Sở có tủ đựng tài liệu lưu trữ, việc xếp tài liệu lên tủ gọn gàng, khoa học Cán văn thư kiêm công tác lưu trữ nên việc bảo quản khối tài liệu chưa tốt Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Qua khảo sát thực tế thấy việc tổ chức tài liệu lưu trữ thường thực theo hình thức cho mượn chủ yếu mượn để phơtơ cách dễ dàng Đối tượng nghiên cứu tài liệu thường cá nhân, phịng ban quan Cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hàng năm 1000 lượt người Sinh viên: Nguyễn Thị Sim 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Sau 10 tuần thực tập Sở Lao động – Thương binh Xã hội, làm quen với môi trường làm việc nơi công sở; học hỏi kinh nghiệm làm việc công tác chuyên môn kinh nghiệm ứng xử, giao tiếp hàng ngày từ cán bộ, nhân viên Sở Từ tạo điều kiện cho tơi sau trường tự tin bước thực tiễn Thời gian thực tập Sở Lao động – Thương binh Xã hội tơi nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác Văn thư – Lưu trữ trực tiếp làm số công việc nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ quan công tác thực tiễn như: - Tiếp nhận văn đi, đến - Kiểm tra, phân loại , bóc bì văn đến… - Sử dụng thành thạo máy vi tính soạn thảo số văn như: Giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đường… - Trong q trình thực tập tồn văn cán văn thư giao cho tơi đăng ký vào phần mềm máy tính - Đóng dấu đến, đóng dấu quan - Khảo sát tình hình cơng tác lưu trữ quan - Lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tài liệu Đợt thực tập giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực quy trình, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ tơi khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợt thực tập giúp cho tơi cụ thể hố nắm kiến thức trưởng thành Qua đó, tơi thấy vai trị quan trọng công tác văn thư – lưu trữ hoạt động quản lý Sở Lao động – Thương binh Xã hội nói riêng Sinh viên: Nguyễn Thị Sim 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà quan, tổ chức nói chung Đây loại hoạt đơng khơng thể thiếu mang tính tất yếu hoạt động quản lý quan 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Sở Lao động Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên Trước hạn chế cịn tồn trên, để cơng tác văn thư Sở Lao động – Thương binh Xã hội tốt hơn, nâng cao hiệu suất công việc, tạo điều kiện thuận lợi việc nghiên cứu, cung cấp thơng tin xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý,tôi xin mạnh dạn đưa số đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư sau: 3.2.1 Đối với công tác văn thư - Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác văn thư; tiếp tục phát huy tốt công việc làm công tác văn thư Sở Lao động – Thương binh Xã hội - Nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư cách tổ chức buổi tuyên truyền, phổ biến kiến thức công tác văn thư tới cán nhân viên quan - Văn phịng Sở Lao động – Thương binh Xã cần xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với thực tiễn quan Hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức quan thực nghiêm túc quy định Quy chế văn thư lưu trữ văn Đảng, Nhà nước công tác văn thư - Lãnh đạo văn phịng tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư lưu trữ quan Đề sách khen thưởng cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ cơng tác văn thư, có biện pháp kỉ luật cá nhân vi phạm quy chế Văn thư Lưu trữ quan quy định Đảng Nhà nước công tác văn thư lưu trữ - Tiếp tục trang bị trang thiết bị, máy móc đại để phục vụ tốt cơng tác văn thư Sinh viên: Nguyễn Thị Sim 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà 3.2.2 Về công tác quản lý văn - Cán văn thư, cán chuyên môn Sở cần thực nghiêm túc, quy trình, nguyên tắc khâu nghiệp vụ trình quản lý văn đi; gốc văn phải đóng dấu sau làm xong thủ tục in để việc quản lý văn chặt chẽ, nguyên tắc - Cần lập “Sổ chuyển giao văn đi” để thuận tiện việc theo dõi tình hình chuyển giao văn nội quan “Sổ gửi văn bưu điện” để tiện theo dõi việc chuyển giao văn quan - Cần lập sổ “Sổ đăng ký văn mật đi” để thuận lợi cho việc theo dõi quản lý văn mật quan Cách đăng ký văn mật giống đăng ký văn (thông thường) tên sổ “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI” phần đăng ký bên có thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Trích yếu” - Sao in số lượng nơi nhận nhằm tránh lãng phí, đảm bảo giữ gìn bí mật thơng tin 3.2.3 Về công tác quản lý giải văn đến - Cần lập “Sổ theo dõi giải văn đến” để tiện theo dõi việc giải công việc văn đến đơn vị, cá nhân - Đối với “Sổ đăng ký văn mật đến” cần có thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên gọi trích yếu nội dung” - Đối với “Sổ đăng ký đơn thư” cần có nội dung đăng ký bên khác với sổ đăng ký văn đến thông thường 3.2.4 Về công tác quản lý sử dụng dấu - Quản lý chặt chẽ việc việc sử dụng dấu Chìa khóa tủ dấu nên để cán văn thư giữ, không nên cho người thứ giữ Như đảm bao cho tính khách quan văn đảm bảo cho việc quản lý chặt chẽ dấu quan - Bồi dưỡng cán bộ, nhân viên quan cơng tác văn thư nói chung cơng tác sử dụng dấu nói riêng nhằm đảm bảo việc sử dụng dấu, việc đóng dấu theo quy định Nhà nước Sinh viên: Nguyễn Thị Sim 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà 3.2.5 Về công tác lập hồ sơ - Cán văn thư cần xây dựng Danh mục hồ sơ cách khoa học, phù hợp với tình hình thức tế quan để thực tốt việc lập hồ sơ công việc cán chuyên môn Để xây dựng Danh mục hồ sơ, cán văn thư nên có hướng dẫn cho cán chuyên môn việc xây dựng danh mục hồ sơ đơn vị gửi lại cho cán văn thư để tổng hợp thành danh mục hồ sơ quan Từ giúp cho cán chun mơn, cán văn thư, lãnh đạo đơn vị lãnh đạo quan chủ động công việc; bố trí cơng việc hợp lý, khoa học thuận tiện - Cán văn thư cần hướng dẫn cán chuyên môn lập hồ sơ công việc mà cán phụ trách - Cán văn thư cần lập hồ sơ nguyên tắc công việc mà phụ trách nhằm thuận lợi cho việc theo dõi công tác văn thư, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho cán chuyên môn 3.2.6 Về công tác lưu trữ Hiện công tác lưu trữ Sở Lao động – Thương binh Xã hội chưa có cán lưu trữ riêng, tài liệu để chất đống kho nhiều năm chưa chỉnh lý Chính Sở Lao động – Thương binh Xã hội cần bố trí nhân lưu trữ , đầu tư trang thiết bị sở vật chất: xây dưng phòng kho,khoa học hợp lý Cần chủ động mời quan chuyên môn giúp đỡ xây dựng danh mục hồ sơ tiến hành chỉnh lý tài liệu kho 3.2.7 Đối với Chính phủ + Hệ thống văn quy phạm pháp luật: Hiện nay, tình trạng ban hành, sửa đổi, bổ sung văn QPPL cịn nhiều bất cập, thiếu tính đồng thống chí cịn mâu thuẫn với gây khó khăn cơng tác văn thư lưu trữ nước nói chung thực tế diễn Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên Vì vậy, đề nghị Chính phủ sớm khắc phục tình trạng cách đẩy mạnh công tác đạo , hướng dẫn việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Sinh viên: Nguyễn Thị Sim 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà + Chính sách tiền lương: Chính phủ nên thay đổi sách tiền lương, chế độ phụ cấp phù hợp để khuyến khích, động viên tinh thần cán văn thư lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Đồng thời, động lực để cán cơng chức đảm bảo sống nghĩa tiền lương mà không cần hối lộ, không muốn nhận hối lộ để góp sức vào cơng phát triển kinh tế đất nước; biến tiền lương thành lực hút để thu hút nhân tài vào làm việc quan hành nhà nước tránh tình trạng “chảy máu chất xám” “chân trong, chân ngoài” diễn + Đề nghị Chính phủ có sách hỗ trợ kinh phí: Điều chỉnh tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc cho cán công chức nhằm nâng cao lực hoạt động công tác văn thư lưu trữ 3.2.8 Đối với Sở Lao động Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên Thứ nhất, xây dựng Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ quan phù hợp với thực trạng quan để tạo thống nhất, đồng bộ, thực quy định Nhà nước quy trình nghiệp vụ cơng tác Văn thư – Lưu trữ vào nề nếp Thứ hai, cử cán làm công tác văn thư thường xuyên tập huấn bồi dưỡng cao trình độ chun mơn, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ để thấy vị trí, vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý quan Thứ ba, quan tâm tới công tác văn thư lưu trữ; trang bị thêm trang thiết bị đại phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ Thứ tư, áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ Thứ năm, áp dụng công nghệ đại đặc biệt cơng nghệ thơng tin q trình quản lý văn đi, đến phục vụ công tác lưu trữ quan 3.2.9 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Một là,trong trình giảng dạy đào tạo Nhà trường cần đổi phương pháp giảng dạy chuyên nghành văn thư lưu trữ để phù hợp với yêu cầu thực tế Sinh viên: Nguyễn Thị Sim 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Hai là, nhà trường cần tăng cường tiết học thực hành cho sinh viên, giúp sinh viên làm quen với công việc sau trường nhằm đưa công tác đào tạo đạt kết tốt Ba là, nhà trường cần trang bị thêm trang thiết bị đại, có chất lượng để phục vụ công tác giảng dạy học tập Trên ý kiến đề xuất qua đợt thực tập tốt nghiệp này, với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu công việc công tác văn thư, lưu trữ Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên nâng cao hiệu đào tạo, uy tín Nhà trường Mỗi người có cách nhìn nhận xem xét việc khác nên có lẽ nhận thức tơi cịn nhiều hạn chế chưa xác Tơi hy vọng nhận cảm thơng, ý kiến đóng góp từ cô, chú, anh, chị Sở; thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Nguyễn Thị Sim 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà C KẾT LUẬN “Trăm hay không tay quen” – người lao động xưa quan niệm lý thuyết hay không thức hành giỏi Điều cho thấy từ xưa ơng cha ta đề cao vai trò thực hành Và thời kỳ xã hội điều lại quan trọng Nắm bắt tình hình thực tiễn vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập cho sinh viên Thời gian thực tập Sở Lao động – Thương binh Xã hội kết thúc, qua đợt thực tập nắm cấu tổ chức Sở Lao động – Thương binh Xã hội ,được thực tập chuyên ngành mà học Đây sở giúp nắm bắt kiến thức thực tiễn để áp dụng vào thực tế công việc đặc biệt hội tốt để rèn luyện thân trở thành cán văn thư tốt trường Qua muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô giáo khoa với tập thể cán bộ, viên chức Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên quan tâm, bảo tận tình tạo điều kiện thuận lợi để hồn thành xuất sắc đợt kiến tập Do tơi chưa có kinh nghiệm thực tế nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận bảo đánh giá thầy để báo cáo tơi hồn chỉnh Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Sim Sinh viên: Nguyễn Thị Sim 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà D PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục : Một số hình ảnh phục vụ cho hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ Hình ảnh : (Đăng ký quản lý văn - đến phần mềm máy tính) Hình ảnh 2: Tủ đựng dấu phịng văn thư Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Hình ảnh :Cán văn thư kiểm tra thể thức văn trước ghi số, ngày , tháng, năm đóng dấu Hình ảnh 4: Trang thiết bị làm việc phịng Văn thư Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Hình ảnh 5.6: Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Trường Đại học Nội vụ Hà Bì văn hỏa tốc Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Hình 7: Tủ đựng văn lưu Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 1: Một số văn – đến Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà TÀI LIỆU THAM KHẢO I Các văn quy phạm pháp luật: Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 21/2005/TT-BNVngày 01 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ việc quy định hướng dẫn thống chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quan, đơn vị làm công tác lưu trữ nước 4.Công văn 283/ VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 cuả Cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCNV ISO 9001:2000 Nghị định 111/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Công văn số: 260 / VTLTNN- NVĐP, ngày 06/5/2005 Cục VTLTNN v/v hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Cục LTNN có Cơng văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 v/v hướng dẫn BQTLLT II Sách tài liệu tham khảo: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, lý luận thực tiễn công tác lưu trữ (giáo trình cho sinh viên đại học lưu trữ), HN, 1990 2.Cổng thông tin điện Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên Các văn bản, tài liệu Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Thái Nguyên Sinh viên: Nguyễn Thị Sim Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B