MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 3 1. Lịch sử hình thành,chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan ,tổ chức. 3 2. Chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức. 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,TỔ CHỨC 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ. 23 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 30 1, Nhận xét ,đánh giá 30 2,Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan ,tổ chức. 31 3,Một số kiến nghị 32 C. PHẦN KẾT LUẬN. 33
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3
1 Lịch sử hình thành,chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
cơ quan ,tổ chức 3
2 Chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức 10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,TỔ CHỨC 12
2.1 Hoạt động quản lý 122.2 Hoạt động nghiệp vụ 23
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 30
1, Nhận xét ,đánh giá 302,Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan ,tổ chức 313,Một số kiến nghị 32
C PHẦN KẾT LUẬN 33
Trang 2Làm tốt các công văn,giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyếtcông việc nhanh chóng ,chính xác đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay,cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ mỗi lĩnh vực đềuđược hiện đại hóa,nền hành chính nhà nước cũng co sự phát triển để phù hợp.Với vai trò của công tác Văn thư-Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hànhchính,Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm đã và đang có những chủ trươngchính sách ngày càng hiện đại công tác này ,nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạtđộng quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thựctiễn”nhằm giúp cán bộ văn phòng tương lai, nhắm vững lý thuyết được học đểvận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinhviên đi kiến tập tại cơ quan
Được sự quan tâm giới thiệu của Nhà trường cùng sự giúp đỡ của lãnhđạo phòng Lao động thương binh và xã hội huyện chiêm hóa, tỉnh TuyênQuang, tôi đã được tiếp nhận thực tập tại văn phòng Lao động thương binh và xãhội huyện Chiêm hóa , tỉnh Tuyên quang , kể từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày19/6/2016.Trong thời gian này,bản thân tôi đã cố gắng nỗ lực không ngừng họchỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòngtrên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộVăn thư –Lưu trữ nơi đây
Là một cán bộ Văn thư-Lưu trữ tương lai,đợt thực tập này đã trang bị chotôi một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Vănthư-Lưu trữ cũng nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưuvới sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ
Trang 3quan.Từ đó thấy được trách nhiệm , nghĩavụ của thế hệ hệ cán bộ trẻ như chúngtôi là rất lớn.
Có thể nói đợt kiến tập đã giúp cho tôi cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiếnthức của mình,trưởng thành hơn sau khi kiến tập ở cơ quan
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định
vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót,mang tính chủ quangtrong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy , đểbáo cáohoàn thiện hơn,em rất mong được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quýbáu của cán bộ ,công chức trong Vụ công chức-viên chức; các thầy cô khoa Vănthư-Lưu trữ để bài báo cáo em được hoàn thiện tốt hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 4B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC.
1 Lịch sử hình thành,chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan ,tổ chức.
a, Lịch sự hình thành của phòng Lao động thương binh và xã hội huyện Chiêm Hóa ,tỉnh Tuyên Quang.
PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HOÁ
1 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân cấp huyện, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhândân cấp huyện quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương;tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tựnguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội;bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội
2 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội có tư cách pháp nhân, có condấu và tài khoản; chịu sự chỉ đạo, quản lý và điều hành của Ủy ban nhân dân cấphuyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp
vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội
c, Nhiệm vụ và quyền hạn
1 Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quyhoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chứcthực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà
Trang 5nước được giao.
2 Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khiđược phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vựclao động, người có công và xã hội được giao; theo dõi thi hành pháp luật
3 Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chứckinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trênđịa bàn thuộc lĩnh vực lao động, người có công và xã hội
4 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với các cơ sở bảotrợ xã hội, nhà xã hội, cơ sở dạy nghề, tổ chức dịch vụ việc làm, cơ sở cainghiện bắt buộc, cơ sở cai nghiện tự nguyện, cơ sở quản lý sau cai nghiện, cơ sở
hỗ trợ nạn nhân, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn huyện theo phân cấp, ủyquyền
5 Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý các công trình ghi công liệt sĩ
6 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực lao động, người có công
và xã hội đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn
7 Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chămsóc, giúp đỡ người có công với cách mạng và các đối tượng chính sách xã hội
8 Theo dõi, kiểm tra các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quyđịnh của pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội; giải quyếtkhiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của phápluật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện
9 Ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin,lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công
và xã hội trên địa bàn
10 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hìnhthực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội
11 Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật,đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người lao
Trang 6động thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và phâncông của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
12 Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng theo quyđịnh của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện
13 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giaohoặc theo quy định của pháp luật
c, cơ cấu tổ chức của cơ quan
_ trưởng phòng: HÀ THỊ MINH QUANG
_Phụ trách chung,chị trách nhiệm trước Thường trực Ủy ban nhân dânhuyện mọi hoạt động của phòng và trực tiếp điều hành công tác tổ chức bộ máynhân sự; công tác tài chính, thống kê tổng hợp, văn thư lưu trữ và quản trị củađơn vị (gồm ngân sách nhà nước và kinh phí vận động); giải quyết khiếu nại, tốcáo; tệ nạn xã hội; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, thi đua khenthưởng
_ phó phòng: Nguyễn Huy phú
_Giúp việc Trưởng phòng trong việc điều hành hoạt động quản lý nhà nước trên lĩnhvực Lao động, Giải quyết việc làm – Tiền công Tiền lương; Đào tạo nghề, bảo hiểm xãhội (bắt buộc, tự nguyện), bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động và công tácmừng thọ, chúc thọ
_Giúp việc cho Trưởng phòng trong việc điều hành hoạt động quản lý nhànước về Chương trình Giảm nghèo, tăng hộ khá; (trong đó, gồm quản lý vềchuyên môn đối với lực lượng tham gia công tác Giảm nghèo, tăng hộ kháhuyện và gián tiếp quản lý về chuyên môn đối với lực lượng tham gia công tácGiảm nghèo, tăng hộ khá các xã, thị trấn); xử lý văn bản đến, khi Trưởng phòngvắng mặt tại cơ quan
_bộ phận bình đẳng giới gồm: chuyên viên LINH THỊ LÂM
hướng dẫn và tổ chức thực hiện chính sách, chương trình, dự án, kếhoạch về bình đẳng giới sau khi được phê duyệt
Hướng dẫn việc lồng ghép, thúc đẩy các mục tiêu về bình đẳng giới vàoviệc hoạch định và thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương
Trang 7Tham mưu cho truong phong trong công tác phối hợp liên ngành, Ban Vì
sự tiến bộ của phụ nữ tỉnh kiểm tra, tình hình thực hiện pháp luật về bình đẳnggiới; đề nghị khen thưởng cá nhân, đơn vị thực hiện tốt công tác bình đẳng giới
_ Bộ phận lao động việc làm +Chuyên viên :Ma Văn Sơn
Theo dõi quản lý nguồn lao động trên địa bàn tỉnh (bao gồm số lượng,chất lượng, cơ cấu và biến động), kể cả lao động là người nước ngoài đang làmviệc tại Sóc Trăng Tham mưu xây dựng hệ thống thông tin thị trường lao động,
dự báo cung – cầu lao động hàng năm và dài hạn để nghiên cứu xây dựng kếhoạch, chương trình và các giải pháp thực hiện giải quyết việc làm, xuất khẩulao động
Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về: lao động, bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm thất nghiệp (cấp sổ lao động, theo dõi việc quản lý và sử dụng
sổ lao động; cấp, đổi, thu hồi giấy phép lao động đối với lao động là người nướcngoài làm việc tại các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trên địa bàn tỉnh theo quyđịnh; tuyển dụng lao động, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, kỷluật lao động; tiền công, tiền lương, phụ cấp, các hình thức trả lương, trả cônglao động và các chế độ vật chất khác thuộc khu vực sản xuất kinh doanh; cácchính sách việc làm đối với lao động nữ, lao động đặc thù (người chưa thànhniên, người tàn tật, người cao tuổi và các đối tượng khác), lao động việc làm tạinhà, lao động dịch chuyển)
Tổ chức điều tra, hướng dẫn xây dựng, theo dõi, đánh giá kết quả chươngtrình giải quyết việc làm, xuất khẩu lao động hàng năm và 5 năm
Có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc Sở chỉ đạo tổ chức, thực hiệnhoàn thành chỉ tiêu xuất khẩu lao động hàng năm
Giúp Giám đốc Sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước các đơn vị tưvấn, giới thiệu việc làm, cung ứng xuất khẩu lao động trên địa bàn tỉnh; Hướngdẫn, tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về công tác đàotạo nguồn lao động và việc đưa lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợpđồng; theo dõi, hướng dẫn hoạt động của các đơn vị giới thiệu việc làm, xuấtkhẩu lao động trên địa bàn tỉnh Giải quyết trả lời các đơn thư hỏi về chính sách
Trang 8lao động, việc làm, xuất khẩu lao động.
_Bộ phận chính sách người có công
+Chuyên viên:Hà Doãn Giới
Giúp Giám đốc Sở triển khai thực hiện đầy đủ các chủ trương, chính sách,chế độ ưu đãi người có công với cách mạng trên địa bàn tỉnh Đồng thời, giámsát, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện, hướng dẫn lập thủ tục hồ sơ đề nghị côngnhận các loại đối tượng chính sách theo quy định
Làm tốt công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ đối tượng chính sách và thống
kê, cập nhật biến động tăng giảm các loại đối tượng theo từng năm; quản lýthông tin về mộ và nghĩa trang liệt sĩ trên địa bàn tỉnh; tham mưu hướng dẫnviệc quy tập mộ, an táng hài cốt liệt sĩ, kể cả đối tượng chính sách từ trần có nhucầu được an táng trong Nghĩa trang liệt sĩ tỉnh; tổ chức tốt các ngày Lễ viếngnghĩa trang (Ngày 27/7 và Tết Nguyên đán)
Chủ động tham mưu cho Giám đốc Sở có chương trình, kế hoạch phốihợp với các ngành, các cấp tuyên truyền vận động phong trào toàn dân tham giachăm sóc thương binh, gia đình liệt sĩ, người có công với cách mạng bằng nhiềuhình thức như: đóng góp Quỹ đền ơn đáp nghĩa; nhà ở cho người có công,phụng dưỡng Mẹ Việt Nam anh hùng,
Xây dựng chương trình phối hợp với các ngành liên quan tiếp tục đẩymạnh cuộc vận động xây dựng “Người công dân kiểu mẫu – Gia đình cáchmạng gương mẫu”, gắn với xây dựng xã, phường làm tốt công tác Thương binhLiệt sĩ, nâng cao đời sống vật chất tinh thần người có công ở địa phương
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách đối với người cócông với cách mạng; giải quyết trả lời các đơn thư hỏi về chế độ, chính sách ưuđãi người có công với cách mạng
Phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài chính thực hiện tốt chế độ trợ cấp maitáng phí, không để chi sai đối tượng
_Bộ phận tài vụ,TB&XH trẻ em
+chuyên viên:Hà Thị Thùy Minh
Tham mưu cho Giám đốc Sở hướng dẫn và tổ chức thực hiện có hiệu quả
Trang 9Chương trình hành động quốc gia vì trẻ em, Chương trình quốc gia Bảo vệ trẻ
em, Chương trình phẩu thuật chỉnh hình, chương trình phẩu thuật tim cho trẻem; kế hoạch bảo vệ trẻ em bị ảnh hưởng bởi HIV/AIDS; Đề án Xã, phường phùhợp với trẻ em; kế hoạch phòng chống tai nạn thương tích trẻ em, kế hoạchTháng hành động Vì trẻ em
Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo
vệ và chăm sóc trẻ em thuộc phạm vi quản lý của Sở
Quản lý và sử dụng Quỹ Bảo trợ trẻ em của tỉnh đúng mục đích
_Bộ phận kế toán: Vũ Quỳnh Trang
Phối hợp với Văn phòng Sở, các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở xâydựng định hướng chiến lược, mục tiêu, giải pháp thực hiện kế hoạch dài hạn,ngắn hạn thuộc lĩnh vực lao động, người có công và xã hội ở địa phương
Tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất và theo dõi đánh giá kếtquả thực hiện nhiệm vụ công tác lao động, người có công và xã hội trong từngthời kỳ, từng năm
Hướng dẫn, giám sát, kiểm tra công tác quản lý, sử dụng và quyết toánnguồn kinh phí trung ương ủy quyền chi trả trợ cấp ưu đãi đối với người có côngvới cách mạng trên địa bàn tỉnh
Định kỳ hàng quý báo cáo tiến độ giải ngân các nguồn kinh phí cho BanGiám đốc Sở
Giúp Ban Giám đốc Sở quản lý tài chính, tài sản cơ quan và sử dụng cóhiệu quả các nguồn kinh phí được cấp từ ngân sách trung ương, địa phương, kể
cả nguồn kinh phí các chương trình mục tiêu quốc gia, Quỹ đền ơn đáp nghĩa,nguồn viện trợ của các Tổ chức quốc tế (ODA, NGO,…) theo quy định của phápluật hiện hành
Phối hợp với Văn phòng Sở đề xuất Phương án tiết kiệm chi phí quản lýhành chính, tăng thu nhập cho công chức theo quy định tại Nghị định số130/2005/NĐ-CP
_bộ phận bảo trợ xã hội: chuyên viên:LÊ BÍCH NGỌC
Tiếp nhận, chăm sóc nuôi dưỡng, dạy văn hóa, dạy nghề, tổ chức lao
Trang 10động, sản xuất và phục hồi chức năng cho các nhóm đối tượng bảo trợ xã hội.
Mở rộng mối quan hệ các đối tác, các nhà hảo tâm tham gia đóng góp ủng
hộ cho đối tượng xã hội nuôi dưỡng tại Trung tâm (kể cả nguồn vốn đầu tư, cảitạo nâng cấp sửa chữa cơ sở vật chất và trang thiết bị)
_Bộ phận văn thư lưu trữ
d, tổ chức bộ máy
_Cán bộ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác lao động thương binh và xã hội trên địa bàn huyện được bố trí tương xứng với nhiệm vụđược giao
-_Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và trình độ, năng lực cán bộ, PhòngLao động - Thương binh và Xã hội huyện tổ chức thành các Tổ chuyên mônđược phân công đảm nhận các chức danh công việc trên các mặt công tác nhưsau:
+ Tổ chính sách lao động: Việc làm, dạy nghề, tiền công, tiền lương, quản
lý lao động, hòa giải tranh chấp lao động, vệ sinh an toàn lao động, phòng,chống cháy nổ, bảo hộ lao động, quản lý nhà nước về bảo hiểm xã hội, bảo hiểmthất nghiệp;
- Tổ chính sách xã hội: Bảo trợ xã hội, bình đẳng giới, các phong tràotoàn dân chăm sóc, hỗ trợ đối tượng chính sách xã hội; chính sách người cócông với nước: hướng dẫn thực hiện các chính sách đối với người có công, cácphong trào toàn dân chăm sóc, giúp đỡ người có công; quản lý nghĩa trang liệt
sỹ, đài tưởng niệm, các công trình ghi công liệt sỹ, quỹ đền ơn đáp nghĩa và bảo
vệ, chăm sóc trẻ em; quản lý hoạt động của Nhà mở Tam Thôn Hiệp;
+Tổ Phòng chống tệ nạn xã hội: mại dâm, ma túy (quản lý người cainghiện tại gia đình, cộng đồng, người sau cai nghiện và phòng, chống tái nghiện
ma túy);
+ Tổ bảo vệ và chăm sóc trẻ em;
+Tổ xóa đói giảm nghèo và việc làm;
+ Tổ tài chính, tài sản, kế toán tài vụ, thủ quỹ; thực hiện chi trả chế độchính sách, chế độ đãi ngộ;
Trang 11+ Tổ giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực,chống lãng phí trong hoạt động lao động, người có công và xã hội;
+Tổ kế hoạch, tổng hợp, thống kê, hành chính, văn thư lưu trữ, chế độthông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất; khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồidưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và một số công việc khác theo phân công củalãnh đạo Phòng
Tùy theo quy mô hoạt động, tính chất công việc và nhân sự cụ thể củaPhòng, lãnh đạo Phòng có thể bố trí lại các tổ cho phù hợp nhưng phải đảm bảotinh gọn và thực hiện đầy đủ các đầu công việc
2 Chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức.
a , chức năng và nhiệm vụ
_phòng lao động thương binh và xã hội bố trí công chức chuyên trách
giúp Trưởng phòng thương binh lao động và xã hội thực hiện chức năng thammưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ củahuyện với các nhiệm vụ sau:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấpxã;
+Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật;
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởngtrong hoạt động văn thư, lưu trữ
+ Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;+Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ
b, quyền hạn
_Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạmpháp luật về văn thư, lưu trữ;
_ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
_ Sơ kết, tổng kết về văn thư, lưu trữ;
Trang 12_Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ
d, cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ
_Bộ phận văn thư –lưu trữ phòng lao đông thương binh và xã hội gồm 1chuyên viên : Triệu Thị Hồng
_tại phòng thương binh lao động xã hội cấp huyện có bộ phận văn thư –lưu trữ chuyên trách, giúp các phòng ban trong cơ quan tổ chức thực hiện vàquản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chứcthuộc huyện và đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản vàphục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ lịch sửcủa huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại phòng thương binh laođộng xã hội
_Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự quản
lý của trưởng phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ quan
Trang 13CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
CỦA CƠ QUAN,TỔ CHỨC
2.1 Hoạt động quản lý
a,Quản lý văn bản đi:
Đối với tất cả các văn bản của cơ quan được gửi đi phải đăng ký nhưsau:
- Tất cả các văn bản đi được vào chung một quyển sổ gọi là Sổ đăng ký công văn đi (BM TT.06.02).
Trang 14Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi.
Các đơn vị, cá nhân soạn
thảo
- Thông tư BNV
01/2011/TT QĐ 1131/2008/QĐ01/2011/TT TTCP
Theo dõi và lưu hồ sơ
Văn Thư
_Giải quyết hồ sơ công văn đi:
Qui trình ban hành văn bản của phòng lao động thương binh và xã hội:
* Giao nhiệm vụ:
+ Tài liệu do lãnh đạo phòng TBLĐ&XH phê duyệt của các phòng nghiệp
vụ, Các phòng nghiệp vụ thực hiện soạn thảo
Trang 15_Thẩm tra pháp chế hành chính:
+ Cán bộ, chuyên viên thuộc văn thư được giao nhiệm vụ thẩm tra phápchế hành chính văn bản thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ do các phòng , banchuyển tới và tiến hành thẩm tra pháp chế hành chính văn bản Những văn bản,quyết định không đạt yêu cầu, chuyển trả đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoànthiện v.v
+CBVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi lấy số, vào sổ,đóng dấu (đối với những văn bản Thủ trưởng đơn vị được quyền ký trực tiếp)
_Ký tắt: Các văn bản, quyết định sau khi được thẩm tra pháp chế hành
chính được chuyển tới LĐVP xem xét, ký tắt
_Ký duyệt: Sau khi LĐVP ký tắt, văn bản, quyết định được trình Thủ
trưởng cơ quan ký duyệt:
+trưởng phòng cơ quan ký các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền.+trưởng phòng, phó phòng cơ quan duyệt các văn bản, quyết định để hoàntất thủ tục trình Thủ trưởng cơ quan cấp trên ký
+ Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trảphòng ban soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan
_Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành:
+Đối với các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo cơquan ký:
+Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được Lãnh đạo cơ quan ký,CBVT có trách nhiệm vào sổ, lấy số và phối hợp với cán bộ, chuyên viên đượcgiao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn xác định số lượng văn bản, quyết định cầnthiết để chuyển nhân bản, đóng dấu
Trang 16+Các văn bản không được người có thẩm quyền duyệt ký được coi là vănbản không hợp lệ.
+ Mọi thủ tục sao văn bản: Sao y, sao lục, trích sao, phải thực hiện đúngquy định
+ Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ
ký của lãnh đạo, chữ ký nháy của lãnh đạo các phòng chuyên môn trước khiđóng dấu và phát hành Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 và Thông tư số01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 văn thư không đóng dấu phát hành
mà chuyển trả lại người dự thảo
CBVT phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồsơ/công văn thực hiện việc gửi văn bản, quyết định
Trang 17Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn và CBVT
có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành
+Đối với các văn bản, quyết định trình trưởng phòng cơ quan cấp trênhoặc chuyển các cơ quan liên quan ký:
Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được trưởng phòng cơ quan phêduyệt, chuyên viên tiếp nhận và CBVT thực hiện
_Trình cơ quan cấp trên hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản:
CBVT có trách nhiệm trình trưởng phòng cơ quan cấp trên ký văn bản,quyết định hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản
+ Cách ghi số và mã hiệu công văn đi:
+ Số của công văn đi được thống nhất ghi theo số thứ tự chung cho 1 niên
độ (1 năm) theo số liên tục từ thấp đến cao, bắt đầu từ ngày đầu tiên của năm(01 tháng 01) và kết thúc bằng ngày cuối cùng của năm đó
+ Mã hiệu của công văn đi được ký hiệu bằng 02 chữ cái đầu của loại vănbản tương ứng và 02 chữ cái viết tắt tên của phòng TBLĐV&XH
Ví dụ: Số: 01/QĐ-TT: Quyết định số 01 của TBLĐV&XH
+Cán bộ văn thư phải có trách nhiệm xử lý và gửi toàn bộ công văn đingay trong ngày bằng cách chuyển ra bưu điện hoặc chuyển đến địa chỉ ngườinhận theo yêu cầu