Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG LAO ĐỘNG TBXHHUYỆN CHIÊM HÓA. 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa. 3 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa. 7 1.3. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến 8 1.4. Đối với việc quản lý văn bản đi 8 1.5. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành 8 Chương 2: : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG TBXH HUYỆN CHIÊM HÓA. 11 2.1 Hoạt động quản lý. 11 2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ: 11 2.1.2. Hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa. 11 2.1.2.1. Công tác Văn thư tại phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa: 11 2.1.2.2. Hoạt động nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa. 19 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HÓA. 21 3.1. Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa 21 3.1.1. Ưu điểm: 21 3.1.2. Nhược điểm: 21 3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa 22 3.3. Một số kiến nghị: 22 C. PHẦN KẾT LUẬN 23 D. PHỤ LỤC.

LỜI CẢM ƠN ! Lời em muốn gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường tồn thể thầy giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi trang bị cho em kiến thức bổ ích suốt năm học vừa qua (từ năm 2013 đến năm 2017) Đặc biệt thầy cô giáo khoa Văn thưLưu trữ trường, trang bị cho em kiến thức chuyên môn quý báu ngành Văn thư-Lưu trữ với kiến thức toàn diện, thiết thực ngành, làm hành trang vững cho em bước vào đời Em xin chân thành cảm ơn đến ban lãnh đạo phòng Lao động thương binh xã hội quan tâm hướng dẫn, giúp đỡ em nhiệt tình suốt thời gian thực tập vừa qua, giúp đỡ cho em có nhiều kiến thức thực tế hữu ích cơng việc thiết kế ơtơ, tận tình hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi em hoàn thành báo cáo thời gian quy định Cuối em xin kính chúc quý thầy cô Trường sức khỏe, công tác tốt chúc Ban lãnh đạo phòng Lao động TB&XH huyện chiêm hóa anh chị chuyên viên phòng tạo điều kiện cho em hồn thành tốt cơng việc giao Chúc quý phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa phát triển vững mạnh ngày gặt hái nhiều thành công lĩnh vực MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A LỜI NÓI ĐẦU Văn thư – Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác văn bản, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan, đơn vị Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lịch vực đại hóa, Hành Nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực quản lý Hành chính, Đảng Nhà nước có chủ chương sách ngày đại, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan, tổ chức Làm theo lời Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Học đơi với hành, lý thuyết với thực tế” nhằm củng cố lý thuyết học giảng đường, giúp cán tương lai tự tin làm việc môi trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan, tổ chức Được quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện nhà trường em đăng ký nơi thực tập theo nguyện vọng , phòng Lao động TB&XH Huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tun Quang Trong thời gian thật tập phòng Lao dộng TB&XH huyện Chiêm Hóa em ln cố gắng, nỗ lực khơng ngừng học hỏi, tìm tòi rút kinh nghiệm cho thân Bên cạnh nỗ lực có giúp đỡ tận tình, bảo cán viên chức phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa nói chung phận Văn thư phòng nói riêng Trong q trình thực tập em tìm hiểu làm công việc liên quan tới chuyên ngành học Lý thuyết học ghế nhà trường với việc áp dụng thực tế có chút khác biệt làm em khơng khỏi bỡ ngỡ Nhưng chị phòng nhẹ nhàng bảo ban, dẫn nhiệt tình có tâm em tiếp thu nhiều điều có ích Có thể nói qua tháng thực tập Văn thư phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa giúp em nhiều chuyên môn nghiệp vụ cách ứng xử mơi trường văn phòng để phục vụ cho công việc tương lai gần Báo cáo sau em kết em đúc kết thời gian thực tập Bài báo cáo gồm chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa Chương 2: Thực trạng cơng tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa Chương 3: Đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm hóa Do thời gian thực tập phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa khơng nhiều, thiếu kinh nghiệm thực tế nên em viết báo cáo thực tập nhiều thiếu sót Vì em mong thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ anh chị có đóng góp để em hoàn thiện báo cáo Em xin chân thành cảm ơn cán cơng nhân viên chức phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa tạo điều kiện cho em làm việc học hỏi môi trường thân thiện vui vẻ để em hoàn thành thời gian thực tập Đồng thời em cảm ơn thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ chuẩn bị hành trang giảng thật bổ ích làm tảng để chúng em bước thực tế không bị bỡ ngỡ Một lần em xin cảm ơn thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ cán công nhân viên chức phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm hóa giúp đỡ em nhiều Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHỊNG LAO ĐỘNG TB&XH HUYỆN CHIÊM HĨA 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cấu tổ chức phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa a Lịch sử hình thành PHỊNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HOÁ Tổ Luộc 1, Thị trấn Vĩnh Lộc, Huyện Chiêm Hoá, Tuyên Quang, 027352762, 5000453506, Hà Thị Minh Quang, 84112, PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HOÁ Mã số thuế: 5000453506 Địa chỉ: Tổ Luộc 1, Thị trấn Vĩnh Lộc, Huyện Chiêm Hố, Tun Quang • Giấy phép kinh doanh: 5000453506 - ngày cấp: 01/06/2009 • Ngày hoạt động: 00/00/0000 • Điện thoại: 027352762 • Trưởng phòng: Hà Thị Minh Quang * Phòng Lao động-Thương binh xã hội : - Được thành lập từ ngày 01/5/2008 sở chia tách Phòng Nội vụ Lao động Thương binh Xã hội theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ Quyết định số 21/2008/QĐ-UBND ngày 31/12/2008 UBND tỉnh tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP Chính phủ Tổng số cán bộ-cơng nhân viên có 10 người, trình độ văn hóa tất tốt nghiệp cấp III, trình độ chun mơn nghiệp vụ có Đại học, trị cao cấp 2, cao đẳng có b Chức Phòng Lao động - Thương binh Xã hội huyện quan chuyên mơn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phòng Lao động - Thương binh Xã hội huyện có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu hướng dẫn, kiểm tra, tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Lao động - Thương binh Xã hội Phòng Lao động - Thương binh Xã hội tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bắt buộc, tự nguyện), bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có cơng với nước; bảo trợ xã hội; bảo vệ chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới (gọi chung lĩnh vực lao động, người có cơng với nước xã hội); thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật c Nhiệm vụ quyền hạn Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; đề án, chương trình lĩnh vực lao động, người có cơng với nước xã hội, bảo vệ chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; cải cách hành chính, xã hội hóa thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội thuộc thẩm quyền Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình lĩnh vực lao động, người có cơng với nước xã hội, bảo vệ chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới địa bàn huyện sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực giao Giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước lĩnh vực lao động tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn kiểm tra hoạt động hội tổ chức phi Chính phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực lao động, người có cơng với nước xã hội theo quy định pháp luật Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật sở bảo trợ xã hội, sở dạy nghề, giới thiệu việc làm, sở giáo dục lao động xã hội, sở trợ giúp trẻ em địa bàn huyện theo phân cấp, ủy quyền Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực thủ tục đăng ký dạy nghề; tổ chức quản lý, kiểm tra việc thực quy định hoạt động dạy nghề cá nhân, tổ chức theo phân cấp Ủy ban nhân dân thành phố Hướng dẫn tổ chức thực quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởng niệm, cơng trình ghi cơng liệt sỹ, quỹ đền ơn đáp nghĩa Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Ủy ban nhân dân xã thị trấn việc thực nhiệm vụ, quyền hạn lĩnh vực lao động, người có cơng với nước xã hội Phối hợp với ngành, đoàn thể xây dựng phong trào tồn dân chăm sóc, giúp đỡ người có cơng với nước đối tượng sách xã hội Tổ chức hướng dẫn thực chương trình giảm nghèo địa bàn huyện Tổ chức kiểm tra việc thực chế độ, sách lao động, người có cơng xã hội; giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, chống lãng phí hoạt động lao động, người có cơng với nước xã hội theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân huyện 10 Tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực lao động, người có cơng với nước xã hội 11 Thực chế độ thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định Ủy ban nhân dân huyện Sở Lao động - Thương binh Xã hội 12 Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định pháp luật phân công, phân cấp, ủy quyền Ủy ban nhân dân huyện 13 Quản lý tài chính, tài sản giao theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân huyện 14 Thực số nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân huyện giao theo quy định pháp luật c Cơ cấu tổ chức Phòng Lao động - Thương binh Xã hội huyện Chiêm Hóa có 01 Trưởng phòng 01 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trước pháp luật toàn hoạt động Phòng Các Phó Trưởng phòng người giúp Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng Trưởng phòng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện định bổ nhiệm theo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ Ủy ban nhân dân huyện Chiêm Hóa ban hành theo quy định pháp luật; việc miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật chế độ, sách khác Trưởng phòng, Phó phòng thực theo quy định pháp luật Cán bộ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác lao động - thương binh xã hội địa bàn huyện bố trí tương xứng với nhiệm vụ giao Căn vào chức năng, nhiệm vụ trình độ, lực cán bộ, Phòng Lao động - Thương binh Xã hội huyện tổ chức thành Tổ chuyên môn phân công đảm nhận chức danh công việc mặt công tác sau: - Tổ sách lao động: Việc làm, dạy nghề, tiền cơng, tiền lương, quản lý lao động, hòa giải tranh chấp lao động, vệ sinh an tồn lao động, phòng, chống cháy nổ, bảo hộ lao động, quản lý nhà nước bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; - Tổ sách xã hội: Bảo trợ xã hội, bình đẳng giới, phong trào tồn dân chăm sóc, hỗ trợ đối tượng sách xã hội; sách người có cơng với nước: hướng dẫn thực sách người có cơng, phong trào tồn dân chăm sóc, giúp đỡ người có cơng; quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởng niệm, công trình ghi cơng liệt sỹ, quỹ đền ơn đáp nghĩa bảo vệ, chăm sóc trẻ em; quản lý hoạt động Nhà mở Tam Thơn Hiệp; - Tổ Phòng chống tệ nạn xã hội: mại dâm, ma túy (quản lý người cai nghiện gia đình, cộng đồng, người sau cai nghiện phòng, chống tái nghiện ma túy); - Tổ bảo vệ chăm sóc trẻ em; - Tổ xóa đói giảm nghèo việc làm; - Tổ tài chính, tài sản, kế tốn tài vụ, thủ quỹ; thực chi trả chế độ sách, chế độ đãi ngộ; - Tổ giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, chống lãng phí hoạt động lao động, người có cơng xã hội; - Tổ kế hoạch, tổng hợp, thống kê, hành chính, văn thư lưu trữ, chế độ thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất; khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ số công việc khác theo phân công lãnh đạo Phòng Tùy theo quy mơ hoạt động, tính chất cơng việc nhân cụ thể Phòng, lãnh đạo Phòng bố trí lại tổ cho phù hợp phải đảm bảo tinh gọn thực đầy đủ đầu cơng việc 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa + Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội + Soạn thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm + Lập hồ sơ cơng việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định + Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tồn văn + Thực nghiêm túc quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 1.3 Đối với việc quản lý giải văn đến + Nhận văn đến + Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến + Trình văn đến + Đăng ký văn đến + Chuyển giao văn đến + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải văn đến 1.4 Đối với việc quản lý văn + Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn + Viết bì làm thủ tục phát hành văn + Sắp xếp, bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng văn lưu + Quản lý cấp giấy giới thiệu, giấy đường + Lập bảo quản sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến, sổ chuyển giao văn 1.5 Đối với việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đơn đốc việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Hoàn chỉnh nộp lưu hồ sơ văn vào lưu trữ hành 1.6 Đối với việc quản lý sử dụng dấu + Bảo đảm bảo quản an toàn dấu quan (bao gồm dấu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh) + Trực tiếp đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác 10 Đối với văn mật: Số lượng văn mật phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa khơng nhiều đươc cán Văn thư làm theo quy định Nhà nước Văn mật đăng ký vào sổ đăng ký văn mật riêng Nội dung thơng tin văn giữ bí mật tuyệt đối - Chuyển giao văn bản: Công việc cán chuyên môn làm Khi văn có dấu cán chun mơn tìm đơn vị nhận văn phần nơi nhận cuối văn để chuyển văn Tại phòng Văn thư có tủ chia nhiều ngăn, ngăn tương ứng với đơn vị Trường, muốn ban hành văn đến đơn vị Trường cán chuyên môn việc để văn vào thích hợp, ngày khoảng 3-4 lần có cán đơn vị lấy văn Trường hợp văn chuyển khỏi Phòng cán chun mơn phải đưa văn vào phong bì ghi phiếu chuyển phát chuyển qua đường bưu điện - Quản lý văn đến: Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật đơn thư,…) đến từ quan, tổ chức gọi văn đến Quy trình quản lý giải văn đến phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa thực sau: - Tiếp nhận, kiểm tra bì văn đến: Văn đến tập trung Văn thư chủ yếu phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa gửi qua đường bưu điện Khi tiếp nhận văn cán Văn thư kiểm tra sơ tình trạng phong bì, số lượng, kiểm tra thơng tin ghi bì Khi phát bì không nguyên vẹn, bị rách, lộ tin cán Văn thư phải báo cho người có trách nhiệm để giải - Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến: 19 Đối với thư riêng cho lãnh đạo, tên đích danh chuyển trực tiếp đến cá nhân Đối với văn quan, tổ chức khác gửi đếnPhòng , cán Văn thư có trách nhiệm bóc bì, đóng dấu đến lên văn - Đăng ký văn đến: Hiện nay, có hình thức đăng ký văn đến phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa là:  Đăng ký sổ văn đến - Trình văn đến: Tất văn đến trình lên Trưởng phòng có bút phê lãnh đạo giao cho phận, cá nhân chịu trách nhiệm thực Cán Văn thư vào để chuyển văn đến đối tượng có liên quan để giải công việc - Sao văn đến: Cán Văn thư người làm công việc văn đến cho phận theo bút phê Trưởng phòng Bản có dấu đến đỏ chuyển trực tiếp cho đơn vị, cá nhân giao công việc, đơn vị có liên quan photo - Chuyển giao văn đến Khi nhận có dấu đến đỏ cá nhận, đơn vị ký vào sổ nhận văn đến để làm xác nhận phận, cá nhân nhận văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn Các phận,cá nhân giao nhiệm vụ cần nhanh chóng giải cơng việc giao Cán Văn thư có trách nhiệm theo dõi đôn đốc công việc Nếu đơn vị, cá nhân chậm trễ công việc cán Văn thư có trách nhiệm đơn đốc nhắc nhở để giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời 2.1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ cơng tác Lưu trữ phòng Lao động 20 TB&XH huyện Chiêm Hóa Văn năm phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa ban hành tương đối nhiều, việc soạn thảo ban hành văn diễn chặt chẽ xác Việc lập hồ sơ cán chuyên môn nghiêm túc thực Công việc giải xong tất văn tài liệu có liên quan đến công việc xếp để vào hồ sơ, thuận tiện cho việc nộp lưu hồ sơ giai đoạn lưu trữ - Nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan: Phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa tài liệu lưu vào kho lưu trữ Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thực đình kỳ năm - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đối với Phơng phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa dừng lại giai nộp hồ sơ vào lưu trữ hành, tài liệu thu khu lưu trữ hành phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa tầng Tài thu tập bổ sung đầy đủ, xếp lên giá theo số thứ tự cặp hộp gọn gàng, trình tự Nhận xét: Cơng tác Lưu trữ tài liệu phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa quan tâm, chưa đầu tư mức Chưa có cán làm lưu trữ chuyên trách Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thuận lợi - Bảo quản lài tiệu lưu trữ: Kho lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa chưa đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ Kho đặt nơi có ánh sáng mạnh chiếu trực tiếp vào kho lưu trữ, chưa có hệ thống quạt gió hay điều hòa nhiệt độ, bên ẩm thấp Đó nguyên nhân gây nên nấm mốc cho hồ sơ, tài liệu từ làm hư hại đến tài liệu 21 - Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tài liệu kho biên mục cẩn thận rõ ràng nên việc tra cứu, tìm kiếm khơng nhiều thời gian Tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu 22 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HÓA 3.1 Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa 3.1.1 Ưu điểm: - Được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ hàng năm cử học lớp tập huấn nâng cao trình độ, nghiệp vụ chun mơn để áp dụng vào công việc tốt - Các văn bản, giấy tờ đăng ký, chuyển giao tương đối chặt chẽ, nhanh chóng, xác, đối tượng theo u cầu cơng việc, hồn thành quy định Đồng thời đảm bảo thơng tin giữ bí mật, thực chức - nhiệm, nhiệm vụ quyền hạn Việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ Phòng phận Văn thư – Lưu trữ thực tốt, tài liệu kho tương đối gọn gàng, xếp khoa học Việc thực giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ thực theo thời gian - quy định Phòng đầu tư trang thiết bị cho phậnVăn thư hệ thống trang thiết bị tương đối đầy đủ, giúp cho công việc thuận lợi 3.1.2 Nhược điểm: - Phòng chưa ban hành cụ thể danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ cán - chun mơn gặp nhiều khó khăn Hoạt động kiểm tra công tác Văn thư, Lưu trữ chưa thực thường - xuyên chặt chẽ Các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ bảo quản tài liệu thiếu Phòng chưa bố trí kho lưu trữ theo quy định, tài liệu để phân tán, tồn đọng dạng bó gói, chưa xếp, chỉnh lý, gây khó khăn việc tra cứu, khai thác, sử dụng; việc xác định giá trị thời - hạn bảo quản chưa thống nhất; đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ thiếu số lượng chưa đáp ứng - yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Công tác bảo mật tài liệu chưa quan tâm mức, việc quản lý, sử dụng 23 tài liệu mật chưa quy trình 3.2 Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ Khơng ngừng nâng cao trình độ chuyên môn cán Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa - Nâng cao tinh thần, trách nhiệm cán Cần thực việc kiểm tra hoạt động nghiệp vụ tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư – - Lưu trữ định kỳ Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác Văn thư – Lưu trữ Tiếp thu tiến khoa học đưa vào công việc nhằm phục vụ tốt cho việc quản lý, giải công việc 3.3 Một số kiến nghị: - Cần bố trí cán chun trách cơng tác Lưu trữ, không nên giao công tác Văn - thư cơng tác Lưu trữ cho người làm Cần có quan tâm, đôn đốc, theo dõi công tác Văn thư, Lưu trữ Cần có - quy định khen thưởng, xử pháp cá nhân, tổ chức Cần trang bị trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu - nghiệp vụ Văn thư Cần có quan tâm áp dụng khoa học, kỹ thuật, công nghệ thông tin vào công tác Văn thư – Lưu trữ trường 24 C PHẦN KẾT LUẬN Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng Cơng tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt cơng tác văn thư sẽ: – Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành – Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ 25 trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, khơng để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước qua _Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan – Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị-xã hội Vì vậy, làm tốt cơng tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hố Giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Trong khoảng thời gian thực tập chưa đủ để em đánh giá tổng kết cách tồn diện cơng tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa đủ để em nhìn nhận rõ tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ nói chung cơng tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa nói rêng, nhìn nhận rõ việc làm mặt hạn chế tồn khâu nghiệp vụ cán Với cương vị sinh viên thực tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội em 26 cố gắng nỗ lực để hồn thành tốt cơng việc giao, em có đánh giá mạnh dạn đưa số nhận xét, kiến nghị, kiến nghị em mong góp phần làm cho công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa ngày có hiệu Do thời gian đợt thực tập có hạn nên báo cáo thực tập em trình bày sơ lược qua chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa sâu vào trình bày tình hình cơng tác Văn thư – Lưu trữ nhận xét đánh giá thân thề hoạt động quản lý nghiệp vụ cơng tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa Để có kiến thức viết báo cáo thực tập này, em nhận quan tâm từ phía phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa hướng dẫn nhiệt tình cho em Đặc biệt cô chủ nhiệm, người hướng dẫn truyền cho em lửa đam mê với ngành nghề chọn Em xin cảm ơn HÀ THỊ MINH QUANG trưởng phòng phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa tạo điều kiện thuận lợi, tiếp nhận cho em hoàn thành tháng thực tập ngắn ngủi Đặc biệt chị Nguyễn Thị Hồng người hướng dẫn thực tập em, tận tình bảo hướng dẫn em suốt thời gian em thực tập phòng Em xin chân thành cảm ơn! 27 28 D PHỤ LỤC ... lý công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa: - Hiện Phòng chưa ban hành văn cụ thể công tác Văn thư công tác Lưu trữ ngồi Quy chế cơng tác Văn thư – Lưu trữ mà công tác. .. 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa Chương 3: Đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm hóa. .. NÂNG CAO CƠNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI PHỊNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HÓA 3.1 Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa 3.1.1 Ưu