Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG LAO ĐỘNG TBXHHUYỆN CHIÊM HÓA. 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa. 3 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa. 7 1.3. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến 8 1.4. Đối với việc quản lý văn bản đi 8 1.5. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành 8 Chương 2: : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG TBXH HUYỆN CHIÊM HÓA. 11 2.1 Hoạt động quản lý. 11 2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ: 11 2.1.2. Hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa. 11 2.1.2.1. Công tác Văn thư tại phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa: 11 2.1.2.2. Hoạt động nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa. 19 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HÓA. 21 3.1. Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa 21 3.1.1. Ưu điểm: 21 3.1.2. Nhược điểm: 21 3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa 22 3.3. Một số kiến nghị: 22 C. PHẦN KẾT LUẬN 23 D. PHỤ LỤC.

LỜI CẢM ƠN !

Lời đầu tiên em muốn gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường cùngtoàn thể các thầy cô giáo của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiệnthuận lợi và trang bị cho em những kiến thức bổ ích trong suốt 4 năm học vừaqua (từ năm 2013 đến năm 2017) Đặc biệt là các thầy cô giáo khoa Văn thư-Lưu trữ của trường, đã trang bị cho em những kiến thức chuyên môn quý báu vềngành Văn thư-Lưu trữ với những kiến thức toàn diện, thiết thực về ngành, làmhành trang vững chắc cho em bước vào đời

Em xin chân thành cảm ơn đến ban lãnh đạo phòng Lao động thương binh

và xã hội đã quan tâm hướng dẫn, giúp đỡ em rất nhiệt tình trong suốt thời gianthực tập vừa qua, giúp đỡ cho em có nhiều kiến thức thực tế hữu ích về côngviệc thiết kế ôtô, đã tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi để cho emhoàn thành bài báo cáo này đúng thời gian quy định

Cuối cùng em xin kính chúc quý thầy cô của Trường sức khỏe, công táctốt chúc Ban lãnh đạo phòng Lao động TB&XH huyện chiêm hóa cùng các anhchị chuyên viên của phòng đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt các công việcđược giao Chúc quý phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa càng pháttriển vững mạnh và ngày càng gặt hái được nhiều thành công trong lĩnh vực

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG LAO ĐỘNG TB&XH HUYỆN CHIÊM HÓA 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa 3

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa .7

1.3 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến 8

1.4 Đối với việc quản lý văn bản đi 8

1.5 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành 8

Chương 2: : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG TB&XH HUYỆN CHIÊM HÓA 11

2.1 Hoạt động quản lý 11

2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ: 11

2.1.2 Hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa 11

2.1.2.1 Công tác Văn thư tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa: .11

2.1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa 19

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HÓA 21

3.1 Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa 21

3.1.1 Ưu điểm: 213.1.2 Nhược điểm: 213.2 Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư – Lưu trữ phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa 223.3 Một số kiến nghị: 22

C PHẦN KẾT LUẬN 23

D PHỤ LỤC.

A LỜI NÓI ĐẦU

Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và thườngxuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước Trong các

cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là côngtác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tài liệu Làmtốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việcnhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, đơn vị

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lịch vựcđều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò hết sức quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnhvực quản lý Hành chính, Đảng và Nhà nước đã có những chủ chương chính sáchngày càng hiện đại, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nướctrong mỗi cơ quan, tổ chức

Làm theo lời Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Học đi đôi với hành, lý thuyết luôn

đi với thực tế” nhằm củng cố lý thuyết đã được học trên giảng đường, giúp cán

bộ tương lai tự tin ra làm việc ở mọi môi trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức

Được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của nhà trường em đã đượcđăng ký nơi thực tập theo nguyện vọng , trong phòng Lao động TB&XH HuyệnChiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang Trong thời gian được thật tập tại phòng Laodộng TB&XH huyện Chiêm Hóa em luôn cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi,tìm tòi và rút ra kinh nghiệm cho bản thân Bên cạnh sự nỗ lực còn có sự giúp

đỡ tận tình, chỉ bảo của cán bộ viên chức tại phòng Lao động TB&XH huyệnChiêm Hóa nói chung và bộ phận Văn thư của phòng nói riêng

Trong quá trình thực tập em được tìm hiểu cũng như được làm các côngviệc liên quan tới chuyên ngành mình đã học Lý thuyết được học trên ghế nhàtrường cùng với việc áp dụng thực tế quả là có chút khác biệt làm em khôngkhỏi bỡ ngỡ Nhưng chị cùng phòng nhẹ nhàng bảo ban, chỉ dẫn rất nhiệt tình và

có tâm em đã tiếp thu được rất nhiều điều có ích

Có thể nói qua 3 tháng thực tập tại Văn thư phòng Lao động TB&XH

huyện Chiêm Hóa đã giúp em rất nhiều về chuyên môn nghiệp vụ cũng nhưcách ứng xử trong môi trường văn phòng để phục vụ cho công việc trong tươnglai gần.

Báo cáo sau đây của em là kết quả em đã đúc kết được trong thời gianthực tập Bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa.

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa.

Chương 3: Đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm hóa.

Do thời gian thực tập tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóakhông nhiều, thiếu kinh nghiệm thực tế nên khi em viết bài báo cáo thực tập nàycòn nhiều thiếu sót Vì vậy em mong các thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữcũng như các anh chị có những đóng góp để em hoàn thiện bài báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn cán bộ công nhân viên chức trong phòng Laođộng TB&XH huyện Chiêm Hóa đã tạo điều kiện cho em được làm việc và họchỏi trong môi trường thân thiện và vui vẻ để em hoàn thành thời gian thực tập.Đồng thời em cũng cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ đãchuẩn bị hành trang là những bài giảng thật bổ ích làm nền tảng để chúng embước ra thực tế không bị bỡ ngỡ Một lần nữa em xin cảm ơn các thầy cô trongKhoa Văn thư – Lưu trữ và cán bộ công nhân viên chức phòng Lao độngTB&XH huyện Chiêm hóa đã giúp đỡ em rất nhiều

Em xin chân thành cảm ơn!

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG LAO ĐỘNG TB&XH

HUYỆN CHIÊM HÓA.

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa.

 Trưởng phòng: Hà Thị Minh Quang.

* Phòng Lao động-Thương binh và xã hội :

Được thành lập từ ngày 01/5/2008 trên cơ sở chia tách Phòng Nội vụ Lao động Thương binh và Xã hội theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày04/02/2008 của Chính phủ và Quyết định số 21/2008/QĐ-UBND ngày

-31/12/2008 của UBND tỉnh về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, thành phố theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ Tổng sốcán bộ-công nhân viên có 10 người, trình độ văn hóa tất cả đều tốt nghiệp cấpIII, trình độ chuyên môn nghiệp vụ có 7 Đại học, chính trị cao cấp 2, cao đẳng

Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội tham mưu giúp Ủy ban nhândân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việclàm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bắt buộc, tự nguyện), bảohiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công với nước; bảo trợ xã hội; bảo

vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới (gọi chung làlĩnh vực lao động, người có công với nước và xã hội); thực hiện một số nhiệm

vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân huyện và theo quy địnhcủa pháp luật

c Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành các quyết định, chỉ thị; quyhoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; đề án, chương trình trong lĩnhvực lao động, người có công với nước và xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em;bình đẳng giới; cải cách hành chính, xã hội hóa thuộc lĩnh vực quản lý nhà nướcđược giao

2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành các văn bản về lĩnhvực lao động, người có công và xã hội thuộc thẩm quyền Tổ chức thực hiện cácvăn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình về lĩnhvực lao động, người có công với nước và xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em,

bình đẳng giới trên địa bàn huyện sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyêntruyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực được giao.

3 Giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực lao độngđối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn kiểm tra hoạt độngcủa các hội và tổ chức phi Chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh vực laođộng, người có công với nước và xã hội theo quy định của pháp luật

4 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối vớicác cơ sở bảo trợ xã hội, cơ sở dạy nghề, giới thiệu việc làm, cơ sở giáo dục laođộng xã hội, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn huyện theo phân cấp, ủy quyền

5 Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký dạynghề; tổ chức quản lý, kiểm tra việc thực hiện các quy định về hoạt động dạynghề của các cá nhân, tổ chức theo phân cấp của Ủy ban nhân dân thành phố

6 Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởngniệm, các công trình ghi công liệt sỹ, quỹ đền ơn đáp nghĩa

7 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với Ủy ban nhân dân các xã thị trấn trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về lĩnh vực lao động, người cócông với nước và xã hội

-8 Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chămsóc, giúp đỡ người có công với nước và các đối tượng chính sách xã hội Tổchức và hướng dẫn thực hiện chương trình giảm nghèo trên địa bàn huyện

9 Tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách về lao động, người

có công và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêucực, chống lãng phí trong hoạt động lao động, người có công với nước và xã hộitheo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện

10 Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thốngthông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn, nghiệp vụ

về lĩnh vực lao động, người có công với nước và xã hội

11 Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hìnhthực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện và SởLao động - Thương binh và Xã hội

12 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế

độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp

vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản

lý theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp, ủy quyền của Ủy bannhân dân huyện

13 Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật vàphân cấp của Ủy ban nhân dân huyện

14 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân huyện giao hoặctheo quy định của pháp luật

2 Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và trình độ, năng lực cán bộ, PhòngLao động - Thương binh và Xã hội huyện tổ chức thành các Tổ chuyên mônđược phân công đảm nhận các chức danh công việc trên các mặt công tác nhưsau:

- Tổ chính sách lao động: Việc làm, dạy nghề, tiền công, tiền lương, quản

lý lao động, hòa giải tranh chấp lao động, vệ sinh an toàn lao động, phòng,chống cháy nổ, bảo hộ lao động, quản lý nhà nước về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm

thất nghiệp;

- Tổ chính sách xã hội: Bảo trợ xã hội, bình đẳng giới, các phong tràotoàn dân chăm sóc, hỗ trợ đối tượng chính sách xã hội; chính sách người cócông với nước: hướng dẫn thực hiện các chính sách đối với người có công, cácphong trào toàn dân chăm sóc, giúp đỡ người có công; quản lý nghĩa trang liệt

sỹ, đài tưởng niệm, các công trình ghi công liệt sỹ, quỹ đền ơn đáp nghĩa và bảo

vệ, chăm sóc trẻ em; quản lý hoạt động của Nhà mở Tam Thôn Hiệp;

- Tổ Phòng chống tệ nạn xã hội: mại dâm, ma túy (quản lý người cainghiện tại gia đình, cộng đồng, người sau cai nghiện và phòng, chống tái nghiện

ma túy);

- Tổ bảo vệ và chăm sóc trẻ em;

- Tổ xóa đói giảm nghèo và việc làm;

- Tổ tài chính, tài sản, kế toán tài vụ, thủ quỹ; thực hiện chi trả chế độchính sách, chế độ đãi ngộ;

- Tổ giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực,chống lãng phí trong hoạt động lao động, người có công và xã hội;

- Tổ kế hoạch, tổng hợp, thống kê, hành chính, văn thư lưu trữ, chế độthông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất; khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồidưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và một số công việc khác theo phân công củalãnh đạo Phòng

Tùy theo quy mô hoạt động, tính chất công việc và nhân sự cụ thể củaPhòng, lãnh đạo Phòng có thể bố trí lại các tổ cho phù hợp nhưng phải đảm bảotinh gọn và thực hiện đầy đủ các đầu công việc

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa.

+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo các cơquan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội

+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

+ Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy

+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản

+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác vănthư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội

1.3 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Nhận văn bản đến

+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

+ Trình văn bản đến

+ Đăng ký văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi

thời hạn giải quyết văn bản đến

1.4 Đối với việc quản lý văn bản đi

+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu

+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản

1.5 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành

1.6 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu

+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh)

+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các

cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.

Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ

thể của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội mà văn thư chuyêntrách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy vănbản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan,đơn vị trực thuộc Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,…Tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Phòng;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và laođộng hợp đồng của Phòng theo uỷ nhiệm của Trưởng phòng;

- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết củaPhòng; phối hợp với

các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn củaPhòng; thông báo thành phần, thời gian, địađiểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Phòng

- Phối hợp với Công đoàn huyện và các đơn vị liên quan thực hiện việc

hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trongPhòng và các cơ quan có quan hệ công tác với Phòng

- Thực hiện công tác y tế , phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực

phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức;

- Thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan;

a.cơ cấu tổ chức bộ máy

Công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một hoạt động của bộ máyquản lý Nhà nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan, tổ chức nóiriêng Trong mọi cơ quan, tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếuđược và là nội dung quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạtđộng văn bản

Đối với phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa công tác Văn thư –Lưu trữ cũng hết sức quan trọng và được chú trọng nhằm nâng cao chất lượng

để đáp ứng được tình hình thực tế

Hiện nay, phòng Văn thư – lưu trữ của phòng Lao động TB&XH huyệnChiêm Hóa được đặt tại tầng 1, kho lưu trữ của Phòng hiện nay được đặt tại tầng

Bộ phận Văn thư – lưu trữ của phòng gồm có 1 cán bộ chính : NguyễnThị Hồng.

Là người được đào tạo chuyên môn về Văn thư – Lưu trữ, có thời gianlàm việc lâu năm, dày dạn kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ Chị luôn ýthức được trách nhiệm lớn lao của mình vì vậy trong công việc chị luôn cẩnthân, nghiêm túc và luôn thẳng thắn phê bình cá nhân, đơn vị làm chưa tốt Vừaphải làm công tác Văn thư còn phải kiêm nghiệm cả công tác Lưu trữ củaPhòng

Chương 2: : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA

PHÒNG LAO ĐỘNG TB&XH HUYỆN CHIÊM HÓA.

Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viếttrên các chất liệu khác nhau Văn bản vừa là thông tin vừa là sản phẩm của hoạtđộng quản lý, phản ánh mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

Các văn bản quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao độngTB&XH huyện Chiêm Hóa:

- Hiện nay Phòng chưa ban hành văn bản cụ thể về công tác Văn thư và

công tác Lưu trữ ngoài Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ do vậy mà mọi côngtác nghiệp vụ vẫn bám sát vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nướcchẳng hạn:

- Nghị định số 110

- Nghị định 38/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về

quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về

công tác Lưu trữ

- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi đến

2.1.2 Hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa.

2.1.2.1 Công tác Văn thư tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa:

a) Soạn thảo và ban hành văn bản:

Quy trình soạn thảo văn bản do một cán bộ phụ trách nên đảm bảo tínhthống nhất, nhanh chóng và thuận tiện cho việc giải quyết công việc

Quy trình soạn thảo văn bản cũng được thực hiện theo đúng các bước.Cán bộ trong Phòng được học các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thưnên có nghiệp vụ khá tốt Những văn bản được soạn thảo hầu hết đúng kỹ thuậttrình bày văn bản từ thể thức cho tới nội dung theo Thông tư Liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Vănphòng Chính phủ Và để thống nhất trong các thể thức các văn bản của Trường,phòng Hành chính – Tổng hợp đã giúp Trường ban hành Thông báo số 177/TB-CĐVTLT ngày 01 tháng 6 năm 2006 về việc mẫu hóa các văn bản củaPhòng,theo thể thức văn bản của Phòng bao gồm 9 thể thức:

1 Quốc hiệu:

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số và ký hiệu văn bản

4 Đại danh, ngày tháng năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền của văn bản

8 Dấu

9 Nơi nhận văn bản

Nhận xét: Có thể nói, với quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của

chặt chẽ và thống nhất cùng phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa

với sự nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo vănbản của cán bộ công nhân viên của Tuy nhiên còn nhiều tr phòng Lao độngTB&XH huyện Chiêm Hóa trường hợp văn bản sai lỗi chính tả, sai kiểu chữhoặc thể thức văn bản làm chưa đúng được gửi trả và phải làm lại Có một số cánhân còn làm bớt quy trình để ban hành văn bản nhưng cũng được cán bộ Vănthư yêu cầu làm đúng quy trình

b) Tổ chức quản lý văn bản:

Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến là một trong những nghiệp vụcủa công tác Văn thư Tất cả các văn bản đi, đến của phòng Lao động TB&XHhuyện Chiêm Hóa, trừờng hợp được pháp luật quy định đều được phòng Vănthư quản lý tập trung, thống nhất Văn bản đi, đến thuộc ngày nào đều đượcđăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làmviệc tiếp theo.

c) Công tác quản lý văn bản đi:

Văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, vănbản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ, văn bảnmật,…) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi là văn bản đi

Mỗi ngày phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa ban hành số lượngkhông nhỏ quyết định, công văn, giấy tờ đến các đơn vị trong Phòng và cả cácđơn vị ngoài Phòng Do đó nếu không thống nhất có, quy trình giải quyết vănbản không hợp lý thì khó có thể quản lý chặt chẽ được các văn bản được banhành ra mỗi ngày Giải quyết tốt được công tác này sẽ góp phần nâng cao nănglực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của phòng Lao động TB&XHhuyện Chiêm Hóa

Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội được thống nhất và trình tự như sau:

- Trình văn bản:

Các văn bản đi của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa đượcgiao cho các chuyên viên phụ trách lĩnh vực đó chuẩn bị soạn thảo văn bản Saukhi văn bản đã được soạn thảo và in ấn chuyển đến Trưởng đơn vị để kiểm trathể thức văn bản Sau đó tới trưởng phòng hoặc phó phòng, chịu trách nhiệmkiểm tra nội dung của văn bản Văn bản sau khi đã được kiểm tra thì sẽ đượctrưởng phòng ký hoặc ký nháy để chuyển lên chủ tịch UBND huyện hoặc phóchủ tịch ký và phê duyệt để ban hành

Khi trình ký văn bản phải nộp kèm theo tờ trình ký văn bản và các loạivăn bản có liên quan đến việc ký văn bản chính thức

- Ghi số ngày tháng văn bản:

Trước khi ghi số, ngày tháng văn bản, cán bộ Văn thư có trách nhiệm