Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 8 2.1 Hoạt động quản lý 8 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 8 2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 10 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 11 2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ 12 2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 12 2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 14 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản 17 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 23 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 25 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 25 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 25 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 26 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 28 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 29 2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 29 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 30 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 30 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 31 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 31 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 32 3.2.1 Về Công tác Văn thư 32 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 33 3.3 Một số khuyến nghị 34 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 34 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường 34 C. PHẦN KẾT LUẬN 36 D. PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ Họ tên: Lê Thị Oanh BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15 KHÓA HỌC (2015 - 2017) Tên quan: UBND QUẬN TÂY HỒ Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Hương HÀ NỘI - 2017 MỤC LỤC MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .3 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ .6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2.1 Hoạt động quản lý .8 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ .8 2.1.2 Tổ chức phận, bố trí nhân làm cơng tác Văn thư Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 10 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .11 2.1.4 Tổ chức đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ 12 2.1.5 Công tác tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .12 2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ phạm vi Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 14 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 14 2.2.2.2 Quản lý giải văn .17 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 23 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu .25 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 25 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu .25 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 26 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 28 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 29 2.2.2.5 Công tác Thống kê Xây dựng cơng cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ .29 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 30 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 30 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt .30 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 32 3.2.1 Về Công tác Văn thư .32 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ .33 3.3 Một số khuyến nghị 34 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 34 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ Khoa, Trường .34 C PHẦN KẾT LUẬN .36 D PHỤ LỤC 37 MỞ ĐẦU Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò, vị trí quan trọng hoạt động quan, đơn vị nói chung quan quản lý nhà nước nói riêng Làm tốt Cơng tác Văn thư - Lưu trữ góp phần lớn việc nâng cao chất lượng, hiệu việc thực nhiệm vụ tổ chức, quan, đơn vị Trước thực tiễn đặt công cải cách hành quốc gia nay, vai trò, vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ ngày khẳng định rõ nét Xuất phát từ đó, quan, đơn vị có quan tâm đặc biệt đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cơng tác văn phòng cho đội ngũ cán bộ, nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế công tác Với yêu cầu học đơi với hành, gắn liền lí luận thực tiễn vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm vị trí quan trọng quy trình đào tạo trường đại học nói chung trường Đại Nội vụ Hà Nội nói riêng Việc thực tập tốt nghiệp giúp cho sinh viên tiếp cận với thực tế, từ vận dụng kiến thức học vào thực tiễn bước giúp cho sinh viên hoàn thiện vững nghiệp vụ phục vụ cho cơng việc sau trường Trong trình tham gia học tập trường Đại Nội vụ Hà Nội tiếp nhận kiến thức mà thầy, cô Khoa Văn thư – lưu trữ tận tâm truyền giảng Được giới thiệu Khoa tạo điều kiện giúp đỡ lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, em tham gia đợt thực tập tốt nghiệp Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Trong thời gian thực tập em bám sát kế hoạch thực tập, tích cực nghiên cứu, vận dụng kiến thức học vào thực tế công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Trong suốt trình thực tập, thân em nhận giúp đỡ tận tình đầy tâm huyết Giảng viên khoa cán bộ, cơng chức Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Qua em muốn gửi lời cảm ơn đến: Ban lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo sát trình thực tập Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy, Cô giáo khoa đặc biệt Giảng viên (cô chủ nhiệm) Trần Thị Mai bảo tận tình, định hướng, giúp đỡ đưa ý kiến đóng góp kịp thời, đầy ý nghĩa cho em để em hồn thành tốt q trình thực tập hồn thiện báo cáo thực tập Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ chuyên viên Phòng tạo điều kiện để em có hội thực tập phòng bảo, hướng dẫn tận tình suốt trình em thực tập Do thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ hạn chế nên “Báo cáo thực tập” em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, Cơ giáo để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên Lê Thị Oanh NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 1.1.1 Lịch sử hình thành Quận Tây Hồ thành lập ngày 28/10/1995 theo Nghị định số 69/CP Chính phủ ngày 28/10/1995 Nghị định Chính phủ việc thành lập quận Tây Hồ thuộc Thành phố Hà Nội Quận Tây Hồ xác định trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên Thủ đô Hà Nội Quận nằm phía Tây Bắc Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương Phía đơng giáp quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đơng Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Dân số quận (đến năm 2005) 109.163 người, mật độ dân số 4.547 người/km 2, quận Tây Hồ có mật độ dân số thấp quận nội thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ Chức UBND quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ quan hành nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND quận quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ UBND Quận Tây Hồ thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo Luật Tổ chức HĐND UBND UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãng đạo, cá nhân phụ trách cụ thể sau: - UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành nhiệm vụ, chương trình cơng tác tuần, tháng , quý, năm đề - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơng trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thơng qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh - Quốc phòng, Thơng qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Theo Quyết định số: 01/2016/QĐ-UBND ngày 25/7/2016 Quyết định Ban hành Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2016 2021 Khóa V, UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chủ Tịch – Đ/c Đỗ Anh Tuấn Phó Chủ tịch – Đ/c Nguyễn Lê Hồng Phó Chủ tịch – Đ/c Nguyễn Đình Khuyến Phó Chủ tịch – Đ/c Phạm Xuân Tài UBND quận Tây Hồ gồm có: 12 phòng ban bao gồm: - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Quyết định số: 02/2016/QĐ-UBND ngày 10/10/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ Về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ - Thanh Tra quận Quyết định số: 03/2016/QĐ-UBND ngày 03/11/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ Về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Thanh tra quận - Phòng Nội Vụ Quyết định số: 04/2016/QĐ-UBND ngày 18/11/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội Vụ - Phòng Tài – Kế hoạch Quyết định số: 05/2016/QĐ-UBND ngày 22/11/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tài - Kế hoạch - Phòng Văn hóa thơng tin Quyết định số: 06/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Văn hóa Thơng tin quận - Phòng Tư pháp Quyết định số: 07/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tư pháp - Phòng Lao động – Thương binh Xã hội Quyết định số: 08/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Lao động - Thương binh Xã hội - Phòng Quản lý đô thị Quyết định số: 09/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Quản lý thị - Phòng Kinh tế Quyết định số: 10/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Kinh tế - Phòng Tài ngun Mơi trường Quyết định số: 11/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tài ngun Mơi trường - Phòng Y tế quận Quyết định số: 12/2016/QĐ-UBND ngày 09/12/2016 định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Y tế quận Tây Hồ - Phòng Giáo dục Đào tạo Quyết định số: 13/2016/QĐ-UBND ngày 20/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Giáo dục Đào tạo 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ - Văn thư - Lưu trữ phận Văn phòng xây dựng, xếp, bố trí theo đạo lãnh đạo văn phòng Bộ phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ tổ chức theo mơ hình khép kín, tất văn đến quan tập trung văn thư, phòng văn thư bố trí tầng nằm tách biệt so với phòng ban chun mơn khác, phòng làm việc trang bị đầy đủ trang thiết bị làm việc cho cán văn thư như: máy vi tính 02 máy, máy scan 02 máy, máy in 02 máy, tủ đựng tài liệu, văn bản, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu chuyển giao đơn vị … Nhân sự: 03 nhân làm công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND UBND quận đó: 02 Cơng chức 01 Hợp đồng lao động có trình độ cử nhân hành luật quản lý phần mềm quản lý văn Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Qua học lý thuyết từ ghế nhà trường sau vận dụng kiến thức chuyên môn vào thực tế thông qua thời gian thực tập, em nhận thức số vấn đề bất cập hoạt động quản lý, thực công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Em xin đưa đề xuất tiêu biểu để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ sau: 3.2.1 Về Công tác Văn thư Thứ nhất, Ban hành điều chỉnh văn liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ Sự quan tâm cấp lãnh đạo yếu tố quan trọng định tới định hướng phát triển, cách thức hoạt động hoạt động, công tác văn thư khơng ngoại lệ Do việc xây dựng hồn thiện hệ thống văn đạo công tác văn thư – lưu trữ điều cấp thiết Với yêu cầu đồng hoạt động quản lý, thống từ trung ương tới địa phương, tránh việc làm sai, chồng chéo chức nhiệm vụ phòng ban chuyên môn, ngăn ngừa lợi dụng công quyền để tư lợi cá nhân, bảo đảm quyền lợi cho nhân dân… Các văn quy phạm, đạo, hướng dẫn ban hành Nhưng văn áp dụng vào thực tế, bộc lộ nhiều khuyết điểm, hạn chế như: trình tự thực phức tạp, thiếu thống với pháp luật có liên quan, nhiều điều, khoản chưa rõ nét, không sát với thực tiễn hay khơng phù hợp với nhu cầu hoạt động quản lý, nên khó áp dụng theo nội dung văn Vì để cán cơng, nhân viên chức quan thực tốt công tác văn thư – lưu trữ quy định văn pháp quy quan có thẩm quyền cần ban hành thêm văn hướng dẫn chi tiết, sửa đổi, bổ sung điều lệ cho phù hợp có khả vận dụng vào hoạt động quản lý ngày Thứ hai, cán phòng ban chun mơn cần phải lập hồ sơ vào lưu 32 trữ quan Hiện nay, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nhiều cán giải xong công việc không lập hồ sơ Vì vậy, khối lượng hồ sơ, tài liệu dạng bó gói Kho ngày lớn Theo quy định Nhà nước, trình giải công việc, cán bộ, công chức phải lập hồ sơ Nhưng khơng có chế tài xử phạt nên tình trạng cán bộ, cơng chức khơng thực thi nhiệm vụ phổ biến Để chấm dứt trình trạng này, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ cần đưa chế tài xử phạt cán bộ, công chức không lập hồ sơ Hơn nữa, không lập hồ sơ nên cán công chức không nộp hồ sơ vào Kho Lưu trữ quan gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng Tài liệu lưu trữ Mong rằng, thời gian tới, Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có tham mưu tích cực cho Lãnh đạo nhằm khắc phục tình trạng 3.2.2 Về Cơng tác Lưu trữ Chúng ta biết rằng, Tài liệu Lưu trữ không mang khai thác, sử dụng chẳng khác đống giấy vụn Muốn phát huy Tài liệu lưu trữ cần phải đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng Ở Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có hình thức khai thác chủ yếu như: Cấp chứng thực lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu lưu trữ phòng đọc Tuy nhiên, lãnh đạo quan tâm tới công tác Lưu trữ, này, phòng đọc Ủy ban hạn hẹp, chưa phục vụ tối đa độc giả, công chức, viên chức đến khai thác sử dụng Tài liệu lưu trữ phục vụ chun mơn Vì vậy, năm tới mong Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ xây dựng, cải tạo lại phòng đọc quy mô để phục vụ cán bộ, công chức, độc giả đến khai thác tài liệu 33 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ - Nâng cao chất lượng, phòng làm việc trang thiết bị phục vụ công tác văn thư + Để công tác văn thư đạt hiệu cao Thủ trưởng quan phải quan tâm đến việc bổ sung, sửa chữa trang thiết bị văn phòng, tăng cường đầu tư loại máy móc đại + Xây dựng mở rộng phòng văn thư quy mơ hơn, xây dựng mơ hình chỗ làm việc văn thư cần khép kín, tránh tình trạng cán đến làm việc với văn thư tự vào khu vặc làm việc văn thư + Đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác văn thư nhiều để công tác văn thư tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật, hiên đại Phối hợp với chuyên gia, kỹ sư phần mềm để xây dựng phần mềm quản lý có chất lượng đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao xã hội Có chế độ sách tuyên dương, khen thưởng cán thực tốt công tác này, phê bình, xử lý hành vi vi phạm Ngoài lãnh đạo quận cần quán triệt sâu rộng tới phòng, ban chức thực tốt nội dung công tác văn thư – lưu trữ theo quy định, đặc biệt nội dung lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan khâu nghiệp vụ nhiều yếu kém, cần có phối hợp chặt chẽ cán văn thư – lưu trữ với cán chuyên môn Cán chuyên môn cần thấy rõ trách nhiệm việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo thời gian quy định 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ Khoa, Trường Trước thực tế đợt kiến tập em xin có số đề xuất với nhà trường sau: - Tổ chức thực buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm đến quan điển hình phong cách làm việc, bố trí phòng việc, cách xếp tài liệu - Tạo điều kiện để sinh viên thực hành nhiều nhà trường trước thực đợt kiến tập để sinh viên có hội làm quen dần với 34 công việc - Nhà trường thường xuyên mở đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên tiếp xúc với mơi trường bên ngồi nhiều hơn, trau kinh nghiệm để rời khỏi ghế nhà trường khỏi bỡ ngỡ - Nâng cao chất lượng giảng dạy nhà trường, thực phương châm “học đôi với hành”, lý thuyết gắn liền với thực tế để sinh viên hình dung phần nội dung học, cơng việc tương lai Để mang lại hiệu cao, ngồi đóng góp quan cấp trên, cán nhân viên tồn quận sinh viên đóng vị trí quan trọng Là sinh viên cần phải chuẩn bị tốt khơng kiến thức mà tư cách người cán tương lai Trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ Coi trình thực tập thời gian vàng để trau dồi kiến thức, làm quen với công việc làm điểm tựa hình thành nên cán văn thư suất xắc tương lai 35 C PHẦN KẾT LUẬN Qua đợt thực tập tại, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thời gian thực tập không nhiều giúp em có trải nghiệm thực tế cơng tác Văn thư, Lưu trữ, chuyên ngành mà chúng em theo học Mặc dù tòn số hạn chế định song thực tốt Qua giúp cho em có kiến thức, kinh nghiệm thực tế có kiến thức làm hành trang cho công việc sau Đợt thực tập với hướng dẫn tận tình cán bộ, cơng chức, viên chức có trình độ chun mơn kiến thức sâu rộng nên vướng mắc, khó khăn q trình kiến tập em giải đáp cụ thể Từ đó, giúp cho em có nhìn đầy đủ, sâu sắc kỹ năng, nghiệp vụ mình, cho em học hỏi, bổ sung thêm kiến thức, kết hợp vận dụng so sánh kiến thức học trường vào thực tế làm việc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ để tạo điều kiện cho giải công việc tốt Ngược lại, bên cạnh đợt thực tập giúp cho em nhận điểm yếu Vì vậy, em phải phấn đấu học tập để sau trường em góp phần cơng sức nhỏ bé vào cơng tác Văn thư, lưu trữ quan nói riêng ngành Văn thư, lưu trữ Việt Nam nói chung Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến tập thể thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho em kiến thức lý luận chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ tập thể cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập này./ 36 D PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ máy UBND quận Tây Hồ Phụ lục Nội dung công việc thực tập nghiệp vụ lưu trữ Phụ lục Nội dung công việc thực tập nghiệp vụ văn thư ... binh Xã hội - Phòng Quản lý thị Quyết định số: 09/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Quản lý thị - Phòng Kinh... định: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ, Nghị định sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP... Nội Vụ - Phòng Tài – Kế hoạch Quyết định số: 05/2016/QĐ-UBND ngày 22/11/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tài - Kế hoạch - Phòng