THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 8 2.1 Hoạt động quản lý 8 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 8 2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 10 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 11 2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ 12 2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 12 2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 14 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản 17 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 23 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 25 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 25 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 25 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 26 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 28 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 29 2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 29 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 30 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 30 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 31 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 31 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 32 3.2.1 Về Công tác Văn thư 32 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 33 3.3 Một số khuyến nghị 34 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 34 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường 34 C. PHẦN KẾT LUẬN 36 D. PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Lê Thị Oanh

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15

KHÓA HỌC (2015 - 2017)

Tên cơ quan: UBND QUẬN TÂY HỒ Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Hương

HÀ NỘI - 2017

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT 3

VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 6

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 8

2.1 Hoạt động quản lý 8

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 8

2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 10

2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 11

2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ 12

2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .12 2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 13

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14

2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 14

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản 17

2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 23

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 25

2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 25

2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 25

2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 26

2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 28

2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 29

2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 29

2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 29

2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 30

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 30

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 30

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 32

3.2.1 Về Công tác Văn thư 32

3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 33

3.3 Một số khuyến nghị 34

3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 34

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường 34

C PHẦN KẾT LUẬN 36

D PHỤ LỤC 37

MỞ ĐẦU

Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò, vị trí rất quan trọng trong hoạt độngcủa các cơ quan, đơn vị nói chung và các cơ quan quản lý nhà nước nói riêng.Làm tốt Công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ góp phần rất lớn trong việc nâng cao chấtlượng, hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ của các tổ chức, cơ quan, đơn vị Trướcnhững thực tiễn đặt ra trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiệnnay, vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được khẳng định rõnét Xuất phát từ đó, các cơ quan, đơn vị đã có sự quan tâm đặc biệt đến côngtác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng cho độingũ cán bộ, nhân viên nhằm đáp ứng được yêu cầu thực tế trong công tác

Với yêu cầu học đi đôi với hành, gắn liền giữa lí luận và thực tiễn vì vậy,thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong quy trình đào tạo củacác trường đại học nói chung và trường Đại Nội vụ Hà Nội nói riêng Việc thựctập tốt nghiệp giúp cho sinh viên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụngnhững kiến thức đã học vào thực tiễn và cũng là bước giúp cho sinh viên hoànthiện vững chắc về nghiệp vụ của mình phục vụ cho công việc sau khi ra trường

Trong quá trình tham gia học tập tại trường Đại Nội vụ Hà Nội được tiếpnhận những kiến thức mà các thầy, cô của Khoa Văn thư – lưu trữ đã tận tâmtruyền giảng Được sự giới thiệu của Khoa và sự tạo điều kiện giúp đỡ của lãnhđạo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, em đã tham gia đợt thực tập tốt nghiệp tạiVăn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Trong thời gian thực tập này em luônbám sát kế hoạch thực tập, tích cực nghiên cứu, vận dụng những kiến thức đãhọc vào thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quậnTây Hồ Trong suốt quá trình thực tập, bản thân em đã nhận được sự giúp đỡ tậntình và đầy tâm huyết của Giảng viên trong khoa cũng như của các cán bộ, côngchức trong Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Qua đây em muốn gửi lờicảm ơn đến: Ban lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ đạo sát saotrong quá trình thực tập Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các Thầy, Cô giáotrong khoa và đặc biệt là Giảng viên (cô chủ nhiệm) Trần Thị Mai đã chỉ bảo tậntình, định hướng, giúp đỡ và đưa ra những ý kiến đóng góp kịp thời, đầy ý nghĩa

cho em để em hoàn thành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện được báo cáo thựctập Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồcùng các chuyên viên trong Phòng đã tạo điều kiện để em có cơ hội thực tập tạiphòng và chỉ bảo, hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình em thực tập tại đây.

Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên

“Báo cáo thực tập” của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót Kính mongnhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của emđược hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn./

Hà Nội, ngày tháng 9 năm 2017

Sinh viên

Lê Thị Oanh

NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT

VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

1.1.1 Lịch sử hình thành

Quận Tây Hồ được thành lập ngày 28/10/1995 theo Nghị định số 69/CPcủa Chính phủ ngày 28/10/1995 Nghị định của Chính phủ về việc thành lậpquận Tây Hồ thuộc Thành phố Hà Nội

Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm vănhoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội Quận nằm ở phíaTây Bắc của Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, ThuỵKhuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương Phía đông giápquận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giápquận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tươngđối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Dân số của quận(đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km2, quận Tây

Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ

Chức năng của UBND quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ là cơ quanhành chính nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của quận theoHiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND quận và cơ quan cấp trêntrong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng UBNDquận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, và là

cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùngcấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ

UBND Quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt độngtheo Luật Tổ chức HĐND và UBND

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể

lãng đạo, cá nhân phụ trách cụ thể như sau:

- UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ,chương trình công tác tuần, tháng , quý, năm đã đề ra

Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kế hoạchđầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấpthông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biệnpháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh - Quốcphòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBNDquận trực tiếp quản lý

- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của LuậtKhiếu nại tố cáo

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của UBND quận hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa UBND quận

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

Theo Quyết định số: 01/2016/QĐ-UBND ngày 25/7/2016 Quyết địnhBanhành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2016 -

2021Khóa V, UBND quận Tây Hồ gồm:

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Quyết định số: 02/2016/QĐ-UBND ngày 10/10/2016 Quyết định củaUBND quận Tây Hồ Về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận TâyHồ

- Thanh Tra quận

Quyết định số: 03/2016/QĐ-UBND ngày 03/11/2016 Quyết định củaUBND quận Tây Hồ Về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Thanh tra quận

- Phòng Nội Vụ

Quyết định số: 04/2016/QĐ-UBND ngày 18/11/2016 Quyết định củaUBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Phòng Nội Vụ

- Phòng Tài chính – Kế hoạch

Quyết định số: 05/2016/QĐ-UBND ngày 22/11/2016 Quyết định củaUBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Phòng Tài chính - Kế hoạch

- Phòng Văn hóa và thông tin

Quyết định số: 06/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyếtđịnh của UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Phòng Văn hóa và Thông tin quận

- Phòng Tư pháp

Quyết định số: 07/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyếtđịnh của UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Phòng Tư pháp

- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội

Quyết định số: 08/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định củaUBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

- Phòng Quản lý đô thị

Quyết định số: 09/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định củaUBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Phòng Quản lý đô thị.

- Phòng Kinh tế

Quyết định số: 10/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định củaUBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Phòng Kinh tế

- Phòng Tài nguyên và Môi trường

Quyết định số: 11/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định củaUBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Phòng Tài nguyên và Môi trường

- Phòng Y tế quận

Quyết định số: 12/2016/QĐ-UBND ngày 09/12/2016 quyết định củaUBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Phòng Y tế quận Tây Hồ

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

Quyết định số: 13/2016/QĐ-UBND ngày 20/12/2016 Quyết định củaUBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo

1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

- Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắpxếp, bố trí theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng Bộ phận văn thư – lưu trữcủa UBND quận Tây Hồ được tổ chức theo mô hình khép kín, tất cả văn bản điđến của cơ quan đều tập trung ở văn thư, phòng văn thư được bố trí ở tầng 1 vànằm tách biệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc đượctrang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư như: máy vi tính

02 máy, máy scan 02 máy, máy in 02 máy, tủ đựng tài liệu, văn bản, bàn làmviệc, tủ đựng tài liệu chuyển giao đi các đơn vị …

Nhân sự: 03 nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng

HĐND và UBND quận trong đó:

02 Công chức

01 Hợp đồng lao động có trình độ cử nhân hành chính và luật

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UỶ

BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2.1 Hoạt động quản lý

Công tác Văn thư lưu trữ thực hiện chức năng đảm của cơ quan, tổ chức

vì vậy liên quan tới tất cả các đơn vị, phòng ban, cá nhân trong cơ quan Đây làcông tác vừa mang tính chất chính trị, vừa mang tính chất nghiệp vụ nên ảnhhưởng rất nhiều tới hoạt động của cơ quan, tổ chức Công tác Văn thư gồm haihoạt động chính là hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ Hoạt động quản

* Về Công tác Văn thư Ủy ban nhân dân đang thực hiện theo các quyđịnh:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Côngtác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghịđịnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ;

- Kế hoạch số 61/KH-UBND ngày 19/4/2012 của UBND Thành phố HàNội về công tác Văn thư – lưu trữ năm 2012, ngày 11/5/2012 quận đã ban hành

Kế hoạch số 78/KH-UBND về kiểm tra công tác ban hành văn bản, văn thư –lưu trữ năm 2012 Tại nội dung kế hoạch, UBND quận đã xây dựng lịch kiểmtra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sựnghiệp thuộc quận và UBND 8 phường.

- Ngày 10/01/2012, UBND quận đã ban hành hệ thống tài liệu quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong đó có quy trình xử lý văn bản

đi – đến, quy trình quản lý hồ sơ

* Về Công tác Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đang thực hiện theocác quy định:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;

- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ về việcquy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhândân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO9001:2000

- Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ;

- Quyết định số 1203/QĐ-UBND ngày 30/8/2006 của Ủy ban nhân dânquận Tây Hồ về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tàiliệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ Ủy ban nhân dân quận TâyHồ;

- Đề án 907/ĐA-UBND ngày 16/6/2007 của Ủy ban nhân dân quận Tây

Hồ về việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ;

- Nội quy phòng cháy chữa cháy ngày 11/8/2006 của Ủy ban nhân dânquận Tây Hồ ban hành kèm theo Quyết định số 960/QĐ-UB ngày 11/8/2006 của

Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Nhờ việc thực hiện và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhướng dẫn của cơ quan ban hành về Công tác Văn thư Lưu trữ nên công việccủa cơ quan đi vào nề nếp, ổn định.

2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Ngay từ khi thành lập, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã rất quan tâm đếnCông tác Văn thư Lưu trữ Muốn Công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan có hiệuquả, trước hết cần phải Tổ chức bộ phận và bố trí nhân sự làm Công tác Văn thưLưu trữ

Bộ phận Văn thư và bộ phận Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhândân quận Tây Hồ Bộ phận Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm chính là cũng cấpthông tin và quản lý văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý Hiện nay, Ủy bannhân dân quận Tây Hồ bố trí các cán bộ Nguyễn Thị Hương và Trần Thị ThuHuyền phụ trách Công tác Văn thư Lưu trữ Đây là những cán bộ trẻ, có đầy đủđạo đức nghề nghiệp và trình độ chuyên môn để đảm nhiệm Công tác Văn thưLưu trữ Hơn nữa, các cán bộ đều được bồi dưỡng, học tập và đã tốt nghiệp trình

độ Cao đẳng ngành Văn thư Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tiềnthân là trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương I nên đều nắm vững cácquy trình và khâu nghiệp vụ Ngày 31/12/2015 Bộ Nội vụ đã có Quyết định số2076/QĐ-BNV về việc phê duyệt danh mục vị trí việc làm trong các cơ quan, tổchức hành chính trên địa bàn Thành phố Hà Nội trong đó có phê duyệt khungdanh mục 366 vị trí việc làm trong hệ thống các cơ quan, tổ chức hành chínhtrên địa bàn Thành phố Hà Nội và danh mục vị trí việc làm trong từng cơ quan,

tổ chức hành chính Thành phố Hà Nội, trong đó có xuất hiện vị trí việc làm củaVăn thư và Lưu trữ Do vậy, Ủy ban nhân dân quận Tầy Hồ bố trí cán bộ phùhợp với ngành nghề là hoàn toàn phù hợp với chủ trương chính sách của Nhànước Như vậy, trong quá trình giải quyết công việc sẽ thuận lợi hơn Vì đa sốnhững cán bộ làm đúng ngành nghề sẽ phát huy được tính năng động, sáng tạo

và vai trò của bản thân trong công việc

2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Hằng năm Lãnh đạo cơ quan Ủy ban nhân quận Tây Hồ thường xuyên cửcác cán bộ công chức đi tập huấn Công tác Văn thư Lưu trữ do Chi cục Văn thưLưu trữ tổ chức Ngoài ra Quận đã phân công lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạophòng Nội vụ và các đồng chí cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ Vănthư – lưu trữ thực hiện theo đúng Kế hoạch số 61/KH-UBND nhày 19/4/2012của UBND Thành phố Hà Nội về công tác văn thư – lưu trữ năm 2017

UBND quận tổ chức tập huấn Luật Lưu trữ, Nghị định 110/2004/NĐ-CPngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư – lưu trữ; Nghị định số111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Lưu trữ; Nghị định

số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư tại cácphòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc quận, UBND các phường, cáctrường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn quận

Nội dung tập huấn chủ yếu vào các vấn đề sau:

- Việc triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản quy địnhkhác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ cán bộ; việc thực hiện cácchế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy địnhcủa Nhà nước;

- Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định;

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

+ Thực hiện các quy định về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;+ Xác định thực tế tình trạng Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tàiliệu trong kho;

+ Thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạnquy định của pháp luật;

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ;

- Triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ

2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ

Việc ứng dụng Công nghệ Thông tin tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồđược thể hiện:

Thứ nhất là việc ứng dụng phần mềm quản lý Văn bản đi đến của cơquan;

Thứ hai là việc ứng dụng các tiêu chuẩn về Bìa, cặp hộp và giá đựng Tàiliệu Lưu trữ trong Công tác Văn thư Lưu trữ theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN về công bố Tiêu chuẩn quốc gia (1.TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ Lưutrữ; 2 TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; 3.TCVN 9253:2012 Giábảo quản tài liệu lưu trữ)

Thứ ba là việc thực hiện Đề án số 907/ĐA-UBND ngày 16/6/2017 về việcứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ Có thể nói Côngnghệ thông tin là một trong những giải pháp quan trọng góp phần đẩy mạnh cảicách hành chính, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý Nhà nước Vì vậynhững năm qua quận Tây Hồ đã quan tâm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thôngtin phục vụ công tác quản lý Nhà nước nói chung và cải cách hành chính trên địabàn quận nói riêng Trong giai đoạn 2005 – 2010, quận Tây Hồ luôn được Thànhphố đánh giá là đơn vị dẫn đầu Thành phố trong việc ứng dụng công nghệ thôngtin phục vụ công tác cải cách hành chính Nhằm tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng vàphát triển công nghệ thông tin, phục vụ công tác quản lý Nhà nước và cải cáchhành chính tại quận trong thời gian tới, Ủy ban nhân dân quận trình Hội đồngnhân dân quận Đề án “ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận TâyHồ”

2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Thanh tra kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ là hoạt động diễn ra hằng

năm diễn ra ở Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Mục đích nhằm kiểm tra việc triểnkhai thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước về Công tác Văn thư Lưu trữ;hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên địa bàn quận Tây Hồ Bên cạnh đónhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng đầu cơ, quan đơn vị, cán

bộ, công chức, viên chức về Công tác Văn thư Lưu trữ tầm quan trọng của tàiliệu Lưu trữ; kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn chế và xác định rõ nguyênnhân để có giải pháp khắc phục kịp thời

Thực hiện Kế hoạch số 148/KH-SNV ngày 23/01/2017 của Sở Nội vụthành phố Hà Nội về kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ năm 2017, Ủy ban nhândân quận Tây Hồ đã ban hành kế hoạch số 106/KH-UBND ngày 12/4/2017 về

Kế hoạch Kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ năm 2017 Với các nội dung:

- Kiểm tra về công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư Lưutrữ;

- Kiểm tra việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về Công tác Văn thư vàhoạt động nghiệp vụ của Công tác Lưu trữ;

- Kiểm tra việc bố trí công tác nhân sự và bồi dưỡng nghiệp vụ;

- Kiểm tra việc bố trí kinh phí thực hiện Công tác Văn thư Lưu trữ và hoạtđộng lưu trữ;

- Kiểm tra công tác báo cáo thống kê

Qua mỗi đợt thanh tra, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dânquận Tây Hồ đều rút kinh nghiệm và hạn chế được những tồn tại đang diễn ra tại

- Ngày 19/01/2017 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã ban hành Báo cáo số

16/BC-UBND về Tổng kết công tác Văn thư Lưu trữ năm 2016 và phươnghướng nhiệm vụ năm 2017.

- Ngày 08/5/2017 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Ban hành Dự thảo báocáo kết quả thực hiện công tác Văn thư Lưu trữ năm 2016 và 05 tháng đầu năm

2017, nhiệm vụ trọng tâm về công tác Văn thư lưu trữ 7 tháng cuối năm 2017(báo cáo phục vụ công tác kiểm tra văn thư lưu trữ của Sở Nội vụ)

Nội dung của báo cáo trình bày các kết quả đạt được về :

- Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định về Côngtác Văn thư Lưu trữ;

- Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư,lưu trữ;

- Báo cáo về công tác Tổ chức cán bộ;

- Báo cáo về thực hiện các khâu nghiệp vụ của Công tác Văn thư và Côngtác Lưu trữ;

- Công tác hủy tài liệu hết giá trị;

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư lưu trữ;

- Thực hiện chế độ thông tin và báo cáo định kỳ đột xuất

Như vậy có thể thấy, Công tác thanh tra, kiểm tra về Công tác Văn thưLưu trữ được Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện rất đầy đủ và mang lạihiệu quả cao

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Trình tự thủ tục ban hành văn bản:

Hầu hết các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của quận vàphường ban hành được thực hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản Quyphạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: Ban hành đúng căn

cứ pháp lý, đúng thẩm quyền về hình thức và nội dung, cơ bản đảm bảo đúngtrình tự thủ tục quy định, đa số các văn bản được ban hành đúng thể thức, kỹthuật trình bày văn bản

Đối với các văn bản Hành chính thông thường: Nhìn chung các đơn vịthuộc quận đã chấp hành nghiêm chỉnh việc thực hiện quy trình soạn thảo, trình

ký và ban hành văn bản: Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân các phường

đã phân công cán bộ Văn phòng thực hiện công tác kiểm tra văn bản trước khitrình lãnh đạo ký, phê duyệt để chánh nhầm lẫn sai sót

Công tác soạn thảo văn bản được giao cho cán bộ chuyên môn Thuộcchức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân nào thì giao cho đơn vị, cá nhân đósoạn thảo Việc xây dựng và ban hành văn bản gồm các bước:

- Cán bộ được phân công soạn thảo văn bản

- Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị kiểm tra nội dung tính pháp lý và kýnháy vào văn bản

- Chuyên viên văn phòng kiểm tra nội dung, thể thức và trình ký

- Chánh Văn phòng kiểm tra, ký nháy

- Lãnh đạo UBND kiểm tra và phê duyệt

- Cán bộ văn thư kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩmquyền, đăng ký và làm thủ tục phát hành

Việc xây dựng và ban hành văn bản của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồthực hiện theo Luật ban hành Văn bản Quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13ngày 22/6/2015 của Quốc hội; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của

Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính Nội dung các quy định của cơ quan cấp dưới không được trái với cơ quancấp trên, các quyết định trong văn bản của Ủy ban nhân dân quận ngoài việctuân thủ các quy định của pháp luật còn phải tuân thủ các văn bản của các cơquan có chức năng, quản lý nhà nước, ngành, lĩnh vực ở thành phố, tỉnh, Trungương Vì vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân quậnđược xây dựng trên:

+ Xây dựng dựa vào tính chất của văn bản dự định ban hành và văn bảnban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?

+ Xác định tên lọai văn bản, căn cứ vào tính chất mục đích và thẩm quyềnban hành, đối tượng thi hành văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin: khâu này quan trọng vì nó có liên quan đếnnội dung của vấn đề cần soạn thảo để văn bản ban hành ra đạt được mục đích đề ra;

+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo;

+ Sau khi văn bản đã được duyệt, người soạn thảo phải đọc lại văn bảnlần cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyển văn thư để ghi số, ngày, tháng,năm, soát lại văn bản , trình ký chính thức đưa ra và phát hành

Trên thực tế thì Ủy ban nhân dân quận ban hành một số loại văn bản hànhchính như: Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Công văn, Biênbản, Hợp đồng, Chương trình, Nghị quyết, Hướng dẫn, Chỉ thị,…

Và các loại văn bản như; giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường Cùngvới một số phiếu dùng trong công tác văn thư hàng ngày: phiếu báo, phiếu gửi…

Tất cả các văn bản trên nhằm phục vụ cho quản lý nhà nước ở UBNDquận Tây Hồ và theo đúng quy định của công văn 425/VTLTNN – NVTW

Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản:

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận là người thay mặt Ủy ban nhân dân quậnban hành các văn bản pháp quy quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, cácbáo cáo chung của Ủy ban nhân dân quận gửi cho Ủy ban nhân Thành phố, Hộiđồng nhân dân tại các kỳ họp Hội đồng

Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận ký và ban hành các văn bản như: chỉ thị,quyết định:

VD: TM.ỦY BAN NHÂN DÂN

Nguyễn Văn B

Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân quận được phép ký thay chủ tịch vào cácvăn bản pháp quy và các văn bản hành chính khác của Ủy ban nhân dân quậnthuộc phạm vi công tác của mình được phân công.

Đối với các ủy viên của Ủy ban nhân dân quận phụ trách văn phòng, được

ủy quyền ký một số văn bản theo quy định của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.Chánh văn phòng được phép ký thừa lệnh (TL) các văn bản hành chính thôngthường để truyền đạt ý kiến, chỉ đạo giải quyết công văn của Ủy ban nhân dânquận hoặc đôn đốc, nhắc nhở về việc thực hiện các Nghị quyết của Hội đồngnhân dân cũng như các Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận

để đảm bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành

2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản

a Quản lý và giải quyết văn bản đi

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi (do chuyên viên Nguyễn ThịHương phụ trách) Quá trình xử lý công văn đi gồm các giai đoạn sau:

- Soạn thảo văn bản:

Các chuyên viên của các phòng ban chuyên môn, các đơn vị thuộc Quậnkhi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ các quy định của Nhànước; Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận được giao nhiệm vụsoạn thảo Văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận đồngthời phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý của văn bản;

- Kiểm tra về thể thức và nội dung văn bản.

Chuyên viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dungVăn bản do các phòng ban chuyên môn chuyển đến Chánh hoặc Phó văn phòng

ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các Văn bản đạt yêucầu và trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận ký phê duyệt Đối với các văn bảnkhông phù hợp về thể thức hoặc các Văn bản cần được sửa đổi bổ sung theo yêucầu của Lãnh đạo Văn phòng thì chuyên viên Văn phòng sẽ chuyển lại cho đơn

vị, cá nhân soạn thảo để hoàn thiện lại;

- Phê duyệt

Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận hoặc Lãnh đạo Văn phòng khi được ủyquyền thừa lệnh Uỷ ban nhân dân quận xem xét nội dung, hình thức, hoặc kýchính thức đối với các Văn bản đạt yêu cầu Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trảlại đơn vị soạn thảo Văn bản để chỉnh sửa Chữ ký chính thức của người có thẩmquyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứmực để ký văn bản;

- Đăng ký Văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức Văn bản, chữ ký, củangười có thẩm quyền có hợp lệ không Nếu không đúng quy định về thể thứcVăn bản, Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị soạnthảo chỉnh sửa theo đúng quy định Đối với các văn bản hợp lệ, Văn thư đăng kývào chương trình quản lý công văn đi – đến để lưu và phục vụ cho cuối năm in,đóng thành sổ đăng ký văn bản Việc đăng ký bằng sổ hiện nay ở Uỷ ban nhândân quận chỉ dùng để ghi một số thông tin cần thiết về văn bản như: ngày, thángvăn bản, số ký hiệu văn bản, tên cá nhân và đơn vị lấy số( thuận tiện cho việc lấy

số nhanh chóng, liên hệ với các cá nhân, đơn vị khi có sai xót để sửa chữa, bổsung) Các văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hành được đăng ký vào sổ riêng, có

hệ thống số riêng cho từng loại văn bản: sổ Quyết định, sổ Công văn, sổ Tờ trình,

sổ Thông báo, sổ Kế hoạch, sổ báo cáo; ngoài ra có sổ đăng ký riêng cho các vănbản của Hội đồng nhân dân và Văn phòng

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phương pháp truyền thống)

• Bìa sổ:

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Nơi nhận Người

ký

Nơi người nhận bản lưu

Ghi chú

- Gửi Văn bản.

+ Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, Văn thư có trách nhiệm nhânbản theo nơi nhận và đóng dấu Văn thư hoặc cán bộ được phân công soạn thảovăn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơquan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu Văn bản và ký sổ bàn giao Công văn đi vớinhân viên giao thông Những văn bản có mức độ khẩn, mật Văn thư đóng dấu

“Khẩn”, “Mật” lên bì văn bản Văn bản khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làmviệc Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì yêu cầu cán bộ đó ký nhậnvào sổ bàn giao Công văn

Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời gian

03 ngày làm việc kể từ ngày ký;

Mẫu bì của UBND quận

UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội

- Văn bản gửi đi được lưu 01 bản gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vịsoạn thảo Văn bản để theo dõi

b Quản lý và giải quyết văn bản đến

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến (do chuyên viên Trần Thị ThuHuyền phụ trách) Quá trình giải quyết văn bản đi gồm các giai đoạn sau:

và kẹp phiếu xử lý văn bản để chuyển tới lãnh đạo văn phòng cho ý kiến

Mẫu phiếu xử lý văn bản đến:

- Đăng ký văn bản đến:

Văn bản đến sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng sẽ đượcchuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến đểlấy số đến, ngày tháng văn bản đến để chuyển lên lãnh đạo UBND cho ý kiếnchỉ đạo Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của vănbản, dưới số ký hiệu văn bản bằng mực đỏ

Mẫu dấu đến của UBND quận Tây Hồ

UBND QUẬN TÂY HỒ CÔNG VĂN ĐẾN Số:………

Việc lấy số đến của văn bản sẽ giúp cho những người có trách nhiệm quản

lý công tác văn thư của UBND quận lắm rõ được hàng năm cơ quan có baonhiêu văn bản đến

ỦY BAN NHÂN DÁN QUẬN TÂY HỒ Ý KIẾN XỬ LÝ CỦA

VĂN PHÒNG HĐND&UBND LÃNH ĐẠO UBND QUẬN

Công văn đến:

Số:

Ngày tháng năm 2013

Kính gửi đ/c:

Ngày tháng năm 2013 Ngày tháng năm 2013

Cập nhật lên Cổng giao tiếp điện tử quận