Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Kho bạc nhà nước

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước 4 1.1.1. Lịch sử hình thành Kho bạc nhà nước 4 1.1.2. Chức năng của Kho bạc nhà nước 5 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Kho bạc nhà nước 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước 7 1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – lưu trữ 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – lưu trữ 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 10 2.1.2. Cách thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.1.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành và thẩm quyền ban hành văn bản 12 2.2.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản 12 2.2.2. Quản lý văn bản đến 13 2.2.3. Quản lý văn bản đi 14 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 16 2.2.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.6. Xác định giá trị tài liệu 18 2.2.7. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 18 2.2.7.1. Nguồn thu thập tài liệu và thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.7.2. Thành phần, nội dung tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan 19 2.2.8. Chỉnh lý tài liệu 19 2.2.9. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.10. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 21 Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cáo chất lượng công tác văn thư – lưu trữ tại Kho bạc nhà nước. 25 3.3. Một số khuyến nghị 28 3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức 28 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 28 C.PHẦN KẾT LUẬN 30 D.PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B.PHẦN NỘI DUNG .4 Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC .4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Kho bạc nhà nước .4 1.1.1 Lịch sử hình thành Kho bạc nhà nước 1.1.2 Chức Kho bạc nhà nước .5 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Kho bạc nhà nước 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Kho bạc nhà nước 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ Kho bạc nhà nước .7 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng Hành – lưu trữ 1.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng hành – lưu trữ Chương 10 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI KHO BẠC 10 NHÀ NƯỚC 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ 10 2.1.2 Cách thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ Kho bạc nhà nước .10 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 11 2.2.1.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành thẩm quyền ban hành văn 12 2.2.1.2 Quy trình soạn thảo văn 12 2.2.2 Quản lý văn đến 13 2.2.3 Quản lý văn 14 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 16 2.2.5 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 16 2.2.6 Xác định giá trị tài liệu .18 2.2.7 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 18 2.2.7.1 Nguồn thu thập tài liệu thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.7.2 Thành phần, nội dung tài liệu thu thập vào lưu trữ quan 19 2.2.8 Chỉnh lý tài liệu 19 2.2.9 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.10 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 21 Chương 23 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC 23 VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ .23 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt .23 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cáo chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Kho bạc nhà nước .25 3.3 Một số khuyến nghị 28 3.3.1 Đối với quan tổ chức 28 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 28 C.PHẦN KẾT LUẬN 30 D.PHỤ LỤC 33 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt KBNN NSNN BTC CNTT Nghĩa từ Kho bạc Nhà nước Ngân sách nhà nước Bộ Tài Công nghệ thông tin A PHẦN MỞ ĐẦU Ngày với phát triển nhanh mạnh xã hội với đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong quan, tổ chức nào, văn bản, giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, cơng tác văn thư – lưu trữ có vài trò lớn khơng thể thiếu đơn vị hàh nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư – lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói công tác văn thư – lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đứng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Với phát triển nhanh chòng khoa học kỹ thuật, công tác văn thư – lưu trữ thực cách nhanh chóng xác, tiết kiệm sức lực đội ngũ nhân lực, điều đòi hỏi Đảng Nhà nước phải quan tâm phát triển nguồn nhân lực chất lượng để phục vụ tốt cho hoạt động quản lý quan, cần phải nghiên cứu lý luận song song với thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ nước ta để có bước phát triển mới, phong phú đa dạng Như biết thực tập có vai trò quan trọng chương trình đào tạo chuyên ngành trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung chun ngành lưu trữ nói riêng, trường tổ chức đợt thưc tập cho sinh viên quan đơn vị giúp cho sinh viên gần với thực tế, học hỏi kinh nghiệm, bước đầu tiếp cận làm quen với công việc tường lai Qua đợt thực tập, em thêm nhiều thơng tin, kiến thức thực tế, bổ ích Từ thân trau dồi nhiều kiến thức, động khéo léo Đây hoạt động ý nghĩa bổ ích giúp cho sinh viên phục vụ công tác sau Được đồng ý Kho bạc nhà nước, phòng hành – lưu trữ em làm quen, khảo sát, nắm bắt bước khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ vào sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến, công tác soạn thảo văn bản, dấu… Trong thời gian thực tập thực tế Kho bạc nhà nước em gặp thuận lợi khó khăn sau - Thuận lợi em đón tiếp, quan tậm tạo điều kiện, giúp đỡ, bảo tận tình cán công chức, viên chức, cán văn thư lưu trữ Kho bạc nhà nước giúp em hiểu thêm học bổ ích ngồi sách Ngồi truyền đạt kiến thức từ thầy, cô thầy cô khoa văn thư – lưu trữ giúp cho thân em biết tận dụng kiến thức học để quan sát so sánh với thực tế - Ngồi điều kiện thuận lợi đợt thực tập em gặp phải số khó khăn thân em không tiếp xúc nhiều với nghiệp vụ nên nhiều bỡ ngỡ, chưa thực hoạt bát, nhanh nhen giao tiếp Qua tháng thực tập ( từ ngày 10/1 đến ngày 10/3 ) đây, em nhận quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện lãnh đạo Kho bạc nhà nước, hướng dẫn nhiệt tình cơ, anh chị cán công chức, viên chức Kho bạc nhà nước giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập tập Những thu hoạch thời gian kiến tập trình bày cụ thể báo cáo Bố cục báo cáo kiến tập gồm phần sau: PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Kho bạc nhà nước Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Kho bạc nhà nước Chương 3: Báo cáo kết thực tập Kho bạc Nhà nước đề xuất, khuyến nghị PHẦN KẾT BÀI Trong thời gian thực tập em giúp đỡ tận tình cán cơng chức, viên chức Kho bạc nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập Để có kết em xin cám ơn nhà trường thầy cô khoa văn thư – lưu trữ đẫ hướng dẫn, tạo hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Xin cảm ơn ban lãnh đạo Kho bạc nhà nước cô, cán quan giúp đỡ, bảo tận tình để em có kết đợt kiến tập thực tế Xin cảm ơn cô, chị chuyên viên phòng hành – lưu trữ, đặc biệt chị Bùi Thị Thư tạo điều kiện, hướng dẫn giúp em có thêm hiểu biết thêm công tác văn thư lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng năm 2017 Sinh viên Đoàn Hương Giang B.PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Kho bạc nhà nước 1.1.1 Lịch sử hình thành Kho bạc nhà nước Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, với đời quyền dân chủ nhân dân, Bộ Tài 13 thành lập theo Tuyên cáo Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ cộng hòa ngày 28 tháng năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Việc đảm bảo tài phục vụ cơng kiến quốc hoạt động máy Nhà nước cách mạng non trẻ điều kiện khó khăn kinh tế sau chiến tranh trách nhiệm nặng nề thách thức vơ to lớn Do đó, ngày 29/5/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 75/SL thành lập Nha Ngân khố trực thuộc BTC để giải vấn đề tài chính, tiền tệ đất nước Đây tiền thân Kho bạc Nhà nước Lịch sử hình thành phát triển từ Nha Ngân khố đến Kho bạc Nhà nước ngày khái quát thành giai đoạn sau: Giai đoạn từ năm 1946 đến năm 1951 Nha Ngân khố trực thuộc BTC Ngày 29 tháng năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ban hành Sắc lệnh số 75 Thành lập Nha Ngân Khố trực thuộc BTC với chức nhiệm vụ chủ yếu in, phát hành tiền, quản lý quỹ ngân sách nhà nước tài sản quý nhà nước, giúp Chính phủ giải nhiệm vụ cấp bách tài chính, tiền tệ quyền cách mạng Giai đoạn từ năm 1951 đến năm 1990 quan quản lý ngân sách nhà nước trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Ngày 20 tháng năm 1951 Thủ tướng Chính phủ ban hàn định số 107 – TTg thành lập kho bạc Nhà nước thuộc quyền quản trị Bộ Tài đặt ngân hàng Quốc gia Việt Nam Đến ngày 27 tháng năm 1963 Hội đồng phủ ban hành Quyết định số 113-CP thành lập vụ quản lý quỹ ngân sách nhà nước thuộc Ngân hàng nhà nước Việt Nam phòng phận quản lý quỹ ngân sách chi nhánh ngân hàng nhà nước, chí điểm Ngân hàng Nhà nước tỉnh huyện Tiếp theo, Tiếp theo, ngày 04 tháng 01 năm 1990, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 07/HĐBT việc thành lập hệ thống Kho bạc Nhà nước trực thuộc BTC Giai đoạn từ năm 1990 đến Kho bạc Nhà nước trực thuộc BTC Ngày 05 tháng năm 1995, Chính phủ ban hành Nghị định số 25/CP thay Quyết định số 07/HĐBT Hội đồng Bộ trưởng nhằm tiếp tục hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy hệ thống Kho bạc Nhà nước Cùng với đổi cải cách kinh tế, đồng thời để tạo môi trường pháp lý cho Kho bạc Nhà nước hoạt động, ngày thàng năm 2015, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 26/2015/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Kho bạc nhà nước trực thuộc BTC 1.1.2 Chức Kho bạc nhà nước Kho bạc nhà nước quan trực thuộc BTC, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài quản lý nhà nước quỹ ngân sách nhà nước, quỹ tài nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổng kế toán nhà nước; thực việc huy động vốn cho ngân sách nhà nước đầu tư phát triển thơng qua hình thức phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định pháp luật Kho bạc nhà nước có tư cách pháp nhân, dấu có hình Quốc huy, mở tài khoản Ngân hàng Nhà nước ngân hàng thương mại theo quy định pháp luật, có trụ sở thành phố Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Kho bạc nhà nước - Trình trưởng BTC: dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, dự án, đề án theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; dự thảo thơng tư văn khác lĩnh vực quản lý Kho bạc Nhà nước; kế hoạch hoạt động hàng năm Kho bạc Nhà nước - Ban hành văn hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, văn quy phạm nội bộ, văn cá biệt thuộc phạm vi quản lý Kho bạc Nhà nước - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lước, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý Kho bạc Nhà nước sau cấp có thẩm quyền ban hành phê duyệt - Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực quản lý Kho bạc Nhà nước - Quản lý quỹ NSNN, quỹ tài nhà nước giao theo quy định pháp luật - Được trích tài khoản tổ chức, cá nhân mở Kho bạc Nhà nước để nộp NSNN áp dụng biện pháp hành khác để thu cho ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; từ chối tốn, chi trả khoản chi khơng đúng, khơng đủ điều kiện theo quy định pháp luật - Tổ chức thực kế toán ngân sách nhà nước - Tổ chức thực tổng kế toán nhà nước - Tổ chức thực công tác thống kê kho bạc nhà nước chế độ báo cáo theo quy định pháp luật - Tổ chức quản lý, điều hảnh ngẫn quỹ nhà nước tập trung, thống toàn hệ thống - Tổ chức huy động vốn cho NSNN đầu tư phát triển thông qua việc phát hành trái phiếu Chính phủ - Tổ chức quản trị vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách kho bạc - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý theo quy định cảu pháp luật; chống tham nhũng, tiêu cực, chống lãng phí việc sử dụng tài sản, kinh phí giao theo quy định pháp luật - Hiện đại hóa hoạt động Kho bạc Nhà nước - Thực nhiệm vụ hợ tác quốc tế thuộc lĩnh vực kho bạc nhà nước theo phân công, phân cấp Bộ trưởng BTC quy định pháp luật - Thực công tác tổ chức cán - Quản lý kinh phí ngân sách nhà nước cấp tài sản giao theo quy định pháp luật; sử dụng khoản thu phát sinh hoạt động nghiệp vụ theo chế độ quản lý tài Nhà nước - Thực cải cách hành theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành trưởng tài phê duyệt - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Bộ trưởng BTC giao theo quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Kho bạc nhà nước - Các đơn vị chức + Vụ Tổng hợp - Pháp chế; + Vụ Kiểm soát chi; + Vụ Kho quỹ; + Vụ Hợp tác quốc tế; + Vụ Thanh tra - Kiểm tra; + Vụ Tổ chức cán bộ; + Vụ Tài vụ - Quản trị; + Văn phòng; + Cục Kế tốn nhà nước; + Cục Quản lý ngân quỹ; + Cục Công nghệ thông tin; + Sở Giao dịch Kho bạc Nhà nước; - Các đơn vị nghiệp + Trường Nghiệp vụ Kho bạc; + Tạp chí Quản lý Ngân quỹ Quốc gia 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ Kho bạc nhà nước 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng Hành – lưu trữ Phòng thuộc văn phòng thực chức tham mưu, giúp Chánh Văn phòng thổ chức triển khai thực nhiệm vụ giao theo quy định Chương BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Về công tác lưu trữ - Tham gia phân chia tài liệu đơn vị chức theo thời gian ( bước 2) - Tham gia phân chia tài liệu nhóm vừa theo vấn đề thành nhóm nhỏ hơn, tương đương hồ sơ/ĐVBQ ( bước 4) - Sắp xếp văn hồ sơ theo thời gian, theo vần chữ cái, loại bỏ tài liệu trừng thừa - Sắp xếp hồ sơ vào cặp hộp, xếp cặp hộp lên giá - Đánh số tờ hồ sơ - Viết mục lục văn bản, hồ sơ Về công tác văn thư - Đối với văn đi: xếp văn để đưa vào bì, viết bì ghi đầy đủ tên người nhận, nơi nhận - Đối với văn đến: tiến hành tiếp cận, phân loại bóc bì văn đến, phân loại văn đến theo Vụ, phòng ban - In ấn tài liệu Qua thời gian thực tập, quan sát thực tế KBNN em nhận thấy số vấn đề rút từ việc tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ KBNN sau a Ưu điểm Về cơng tác văn thư: có quan tâm lãnh đạo KBNN công tác văn thư, có nhận thức đắn vị trí, vai trò cơng tác văn thư hành nhà nước, cán văn thư đào tạo chuyên môn vững, giàu kinh nghiệm nên công tác văn thư KBNN thực đầy đủ quy trình, theo quy định nhà nước - Ban hành đầy đủ văn hướng dẫn chuyên môn ngiệp vụ công tác văn thư Áp dụng triệt để văn Nhà nước công tác văn thư thông 23 tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan… - Quy trình quản lý văn đi, đến quan thực chặt chẽ, đầy đủ bước, quy trình theo quy định nhà nước Phát hành công văn thực quy củ theo dõi chạt chẽ việc chuyển giao văn Công văn đến giải nhanh tiến độ - Tất văn ban hành đảm bảo thể thức giá trị pháp lý Trước ban hành văn kiểm tra chặt chẽ thể thức văn bản, ngôn ngữ, văn phong khách quan, ngắn gọn, xác, cụ thể rõ ràng - Các văn ban hành thẩm quyền, chủ trường đường lối sách Đảng pháp luật Nhà nước Đóng dấu nhanh chuẩn khơng bị nhòe mực - Các văn thể chức năng, vai trò KBNN góp phần quan trọng việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức - Xây dựng phần mềm hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp hệ thống máy tính KBNN giúp việc tra tìm văn bản, tài liệu dễ dàng, việc chuyển giao văn thực nhanh chóng, xác, khơng tốn thời gian, kinh phí, cơng sức, đảm bảo an tồn thơng tin - Phòng làm việc văn thư trang bị đầy đủ sở vật chất đại dụng cụ văn phòng, máy tính, máy in, máy photo, máy fax, máy scan… Về công tác lưu trữ: Không thấy tầm quan trọng công tác ban hành soan thảo văn nói chung mà việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan đẩy mạnh Các quan cấp thường xuyên ban hành văn đạo công tác lưu trữ Tại KBNN ban hành nhiều văn đạo nghiệp vụ công tác tỉ mỉ chi tiết - Lãnh đạo, huy cán cấp nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác lưu trữ, thấy quy mô, tính chất cơng việc quản lý tài liệu lưu trữ không chặt chẽ dẫn đến việc hư hỏng, thất thoát đặc biệt 24 tiết lộ thơng tin bí mật nhà nước - Áp dụng văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Nhà nước ban hành - Các khâu nghiệp nghiệp vụ lưu trữ thực tương đối chặt chẽ, quy củ Đặc biệt chỉnh lý tài liệu KBNN quan tầm đạo thường xuyên - Cán lưu trữ thường xuyên tham gia lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ không ngừng phát huy trách nhiệm, hoàn thành tốt chức trách nhiệm vụ cơng tác lưu trữ ngày hiệu b Hạn chế Bên cạnh kết đạt công tác văn thư lưu trữ số hạn chế cơng tác lưu trữ - Trước phát triển nhanh chóng xã hôi, tài liệu sản sinh năm KBNN ngày lớn 02 biên chế cán kiêm nhiệm văn thư lưu trữ mỏng không đáp ứng nhu cầu to lớn mà công tác lưu trữ đặt - Một số khâu nghiệp vụ lưu trữ hạn chế: xác định giá trị tài liệu, bảo quản hồ sơ, tài liệu Vẫn chưa kiên việc hướng dẫn cán lập hồ sơ thu hồi hồ sớ lưu trữ - Tại KBNN ban hành đầy đủ văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ chưa áp dụng cách triệt để văn - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ hạn chế, việc tra cứu tài liệu chủ yếu mục lục hồ sơ Nguyên nhân dẫ đến hạn chế trên: - Do nhận thức chưa hết tầm quan trọng tài liệu lưu trữ cán KBNN - Do thực tế tài liệu lưu trữ chưa sử dụng nhiều chưa thực phát huy hết giá trị nó, nên chưa quan tâm lãnh đạo 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cáo chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Kho bạc nhà nước Thứ nhất, thay đổi nhận thức cán quan công tác văn thư lưu trữ yêu cầu quan trọng Khi có nhận thức đúng, hiểu rõ tầm quan trọng 25 cơng tác có phương hướng xây dựng hợp lý, củng cố để khắc phục hạn chế làm cơng tác tốt có nhiều cán chưa hiểu ý nghĩa công tác văn thư - lưu trữ, cho công việc đơn giản Muốn vậy, cần phải thường xuyên đào tạo cán văn thư – lưu trữ tư tưởng tiến bộ, khẳng định cơng việc vừa mang tính khoa học vừa có tính logic Muốn người có nhận thức phải tuyên truyền, thể tin viết ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng cơng tác văn thư – lưu trữ đăng trang thông tin điện KBNN ; thể niềm tin lãnh đạo công tác văn thư – lưu trữ; quán triệt thực nghiêm túc công tác thư để nâng cao chất lượng Tuyên truyền thường xuyên giúp cho họ hiểu sâu tính chất vai trò cơng tác văn thư – lưu trữ quan không nhân viên văn thư – lưu trữ nói riêng mà với tất cơng nhân viên quan nói chung biết tính chất cơng tác, từ họ có ý thức việc sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời họ hiểu thông cảm với người trực tiếp làm cơng việc này, tạo gắn kết phòng ban Thứ hai, hướng dẫn xây dựng văn công tác văn thư – lưu trữ để thực cơng tác văn thư – lưu trữ tốt Xây dựng ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ dựa văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nhà nước cấp ngành Khi ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ cần phải tuyên truyền, hướng dẫn áp dụng triệt để văn thực công tác văn thư - lưu trữ Thứ ba, nguồn lực giành cho công tác văn thư - lưu trữ Con người nhân tố quan trọng quan, tổ chức hay doanh nghiệp, cơng việc cần đến trí óc thể lực người Đối với KBNN cán làm cơng tác văn thư – lưu trữ có kinh nghiệm lâu năm, tham gia lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nhiên, 02 nhân viên kiêm nhiệm văn thư lưu trữ mỏng so với u cầu cơng tác lưu trữ cần có cán chuyên trách công tác lưu trữ quan, tổ chức Muốn nâng cao công tác tổ chức xây dựng đội ngũ cán nhân viên tốt chun mơn nghiệp vụ ngồi việc nâng cáo chun mơn nghiệp vụ quan cần quan tâm công tác đào tạo 26 cán nâng cao hiểu biết kiến thức công nghệ thông tin ứng dụng công nghiệ thông tin công tác văn thư – lưu trữ Ngồi ra, cần đẩy mạnh lối sống, đạo đức, nhân cách người, người cán không giỏi chuyên môn nghiệp vụ mà cần có phẩm chất tốt, đối vời nghề nghiệp Phát triển tồn diện khả cá nhân, vận dụng kiến thức chuyên môn vào thực tế, đúc rút kinh nghiệm thực tế nhằm tự hoàn thiện thân Thứ tư, khơng có quan tâm tới nhân lực mà quan cần quan tâm tới sở vật chất cho công tác văn thư – lưu trữ để đánh giá chất lượng, hiểu văn phòng người ta vào nhiều yếu tố hệ thống trang thiết bị quan, văn phòng thực đại cần có thiết bị tiên tiến để đáp ứng yêu cầu cong việc cách tốt Nhìn chung điều kiện sở vật chất KBNN đầy đủ số lượng chất lượng số trang thiết bị lạc hậu Vì vậy, để nâng cao cơng tác văn thư – lưu trữ lãnh đạo quan cần đầu tư số trang thiết bị số trang thiết bị để bảo quản tài liệu tốt hơn, máy photo…Đặc biệt kho lưu trữ kho lưu trữ KBNN nằm tầng hầm nên dẽ bị ẩm, sản sinh nhiều mối mọt nên cần phải đảm bảo thơng thống, trang thiết bị đảm bảo cho tài liệu không bị ẩm mốc, rách nát, ố vảng…, áp dụng biện pháp chống mối mọt, côn trùng xâm nhập tài liệu Thứ năm, ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư – lưu trữ Tại KBNN ứng dụng cộng nghệ thơng tin cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ chưa ứng dụng CNTT Muốn ứng dụng CNTT vào cơng tác quan cần máy vi tính đại đặt phòng lưu trữ Có thể sử dụng phần mền chuyên dụng cho quản lý để công việc quản lý dễ dàng có trình tự khoa học Với số lượng tài liệu lưu trữ nhiều KBNN cần số hóa tài liệu Lưu trữ hồ sơ máy tính việc lưu trữ tài liệu máy vi tính tiện ích lớn cơng tác lưu trữ, giúp ích nhiều cho nhân viên lưu trữ, tra cứu tra cứu nhanh chóng, phương pháp giúp nhân viên lưu trữ tiết kiệm nhiều thời gian so với phương pháp tìm kiếm sổ sách Nên sử dụng chương trình lập trình sắn máy tính vào cơng tác lưu trữ để giảm bớt 27 gánh nặng lưu trữ đồng thời làm cho việc tìm kiếm cúng tra tìm tài liệu lưu trữ cúng nhanh chóng dễ dàng Thứ sáu, thực tốt nghiệp vụ lưu trữ Tiếp tục chỉnh lý bổ sung hồ sơ tài liệu tồn đọng Ngồi việc cần phải nâng cao, chấn chỉnh việc trì tốt công tác văn thư – lưu trữ vấn đề trọng tâm cần thiết Cần hoàn chỉnh khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Thứ bảy, tăng cường kiểm tra, đôn đốc công tác văn thư – lưu trữ để phát kịp thời sai sót, hạn chế để nhắc nhở, khắc phục để tránh gây hậu nghiêm trọng Kiên xử lý hành vi vi phạm theo quy định nhà nước có sách khen thưởng cán văn thư – lưu trữ Cần cố kiểm tra định kỳ hay đột xuất để nắm tất tài liệu nằm kho lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan tổ chức - Lãnh đạo cần quan tâm đạo công tác văn thư lưu trữ, đầu tư kinh phí để trang bị thêm trang thiết bị nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư lưu trữ quan - Cán văn thư lưu trữ cần phối hợp chặt chẽ với cán chun mơn phòng ban để thực tốt công tác văn thư lưu trữ - Nâng cáo trình độ cán văn thư – lưu trữ để khâu nghiệp vụ hoàn chỉnh liên kết với chặt chẽ - Tổ chức xếp nhân phận văn thư lưu trữ khoa học - Hướng dẫn áp dụng triệt để văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ thực công tác - Các trang thiết bị cần trang bị đầy đủ đại để gải cơng việc nhanh chóng iệu - Thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác văn thư – lưu trữ quan 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường - Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên kiến tập, thực tập trình học đại học Đảm bảo cho sinh viên sau trường đào tạo chuyên 28 sâu, toàn diện kiến thức lẫn kỹ làm việc - Khoa văn thư lưu trữ: cần tăng cường thêm số tiết học chuyên ngành văn thư lưu trữ lý thuyết lẫn thực hành số môn học bổ trợ kỹ nghiệp vụ chun mơn như: đánh máy vi tính, trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học… Hiện đại hóa chun mơn giảng - Nhà trường cần có dịp cho học sinh khảo sát thực tế để học hỏi thêm kinh nghiệm - Cần áp dụng lý thuyết vào thực tế: tăng số tiết thực hành chuyên môn nghiệp vụ tổ chức thi thực hành kỹ nghiệp vụ… 29 C.PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập ( từ ngày 10/01 đến ngày 10/03 ) Kho bạc nhà nước em học hỏi nhiều kiến thức, kỹ làm việc với chuyên ngành theo học, hạn chế khó khăn hạn chế định song em có gắng hồn thành tốt phần việc Có kết nhờ vào tinh thần học hỏi chưa đủ mà phần lớn giúp đỡ tận tình lãnh đạo văn phòng giúp đỡ em Qua đợt thực tập, em thấy tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ quan nhà nước nói chung kho bạc nhà nước nói riêng Nhìn chung, hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ văn thư lưu trữ Kho bạc nhà nước tuân thủ theo quy định công tác văn thư – lưu trữ, nhiêm sai sót hạn chế định, huy vọng tương lai nhanh chóng khắc phục Ở trường, em thầy, cô giảng dạy truyền đạt kiến thức, giúp em có hiểu biết công tác văn thư – lưu trữ kiến thức vể xã hội Còn quan em quan sát, thực hành, bắt tay vào làm việc dựa sở học Có thể cơng tác văn phòng nói chung chìa khóa mở cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng khơng phỉa cơng việc đơn giản máy móc mà cần phát huy khả sáng tạo công việc cán nhân viên văn phòng Cơng tác văn thư lưu trữ công việc thiếu hoạt động Kho bạc nhà nước nói riêng hành nhà nước nói chung Qua em xin cảm ơn trường Đại học Nội Vụ nói chung khoa văn thư – lưu trữ nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tập thực tế quan, tổ chức để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu, tự tin hơn, giúp ích nhiều đường tương lai sau Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Kho bạc Nhà nước nói chung phòng hành lưu trữ nói riêng tiếp nhận giúp đỡ tận tình bảo em thời gian thực tập qua Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ phòn phú sinh động ln phát triển Trên báo cáo em q trình thực tập phòng hành 30 – lưu trữ Kho bạc nhà nước Bài báo cáo hoàn thành thời hạn, đầy đủ nội dung, đảm bảo hình thức, kỹ thuật trình bày theo đề cương khoa đề Tuy nhiên, kinh nghiệm viết báo cáo nhiều hạn chế với vốn kiến thức có, báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận nhận đóng góp ý kiến thầy, giáo để báo cáo em hoàn thiện hơn, giúp em rút kinh nghiệm cho lần viết báo cáo 31 D.PHỤ LỤC Một số văn hướng dẫn nghiệp vụ ban hành tài Kho bạc Nhà nước Công văn số 1332/KBNN-VP ngày 29/7/2005 KBNN việc thực thống thể thức kỹ thuật trình bày văn Cơng văn số 1695/KBNN-VP ngày 16/9/2005 KBNN việc quản lý văn đi, đến Quyết định số 693/QĐ-KBNN ngày 21/8/2009 KBNN việc ban hành quy chế công tác văn thư tai quan KBNN Công văn số 1939/KBNN-VP ngày 14/07/2008 KBNN việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Công văn số 567/KBNN-VP ngày 07/4/2011 KBNN việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Quyết định số 185/QĐ-KBNN ngày 14/3/2006 KBNN việc ban hành quy chế công tác lưu trữ quan KBNN Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 cúa KBNN việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu KBNN tỉnh, huyện Quyết định số 929/QĐ-KBNN ngày 27/9/2012 KBNN việc ban hành quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan KBNN Quyết định số 943/QĐ-KBNN ngày 12/11/2008 KBNN việc ban hành quy trình quản lý hồ sơ tai quan KBNN 10 Quyết định số 1209/QĐ-KBNN ngày 02/11/2015 KBNN việc ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước hệ thống KBNN Mẫu bì văn tài Kho bạc Nhà nước Bìa hồ sơ Máy photocopy Mẫu bìa hồ sơ Một số giá/tủ đựng tài liệu Mẫu dán nhãn hộp Giá để tài liệu Cặp/hộp đựng hồ sơ, tài liệu Không gian kho lưu trữ Tài liệu hủy ... trữ như: - Quy chế công tác văn thư – lưu trữ - Các văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Văn thực chế độ báo cáo công tác văn thư lưu trữ - Kế hoạch công tác văn thư – lưu trữ - Kế hoạch... hệ thống số riêng… - Vào sổ văn Vào sổ văn sổ giấy: bao gồm loại hợp đồng, văn văn mật Vào sở văn chương trình Edocman: văn lại vào sổ quản lý chương trình Edocman - Nhân - Đóng dấu quan dấu... chỉnh lý - Tên phơng: Kho bạc nhà nước có 01 phông lưu trữ Phông lưu trữ Kho bạc nhà nước - Chỉnh lý đợt từ năm 1990 – 2004 - Chỉnh lý đợt từ năm 1990 – 2007 - Chỉnh lý đợt từ năm 1990 – 2015 - Tài