Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Kho bạc nhà nước

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước 4 1.1.1. Lịch sử hình thành Kho bạc nhà nước 4 1.1.2. Chức năng của Kho bạc nhà nước 5 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Kho bạc nhà nước 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước 7 1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – lưu trữ 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – lưu trữ 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 10 2.1.2. Cách thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.1.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành và thẩm quyền ban hành văn bản 12 2.2.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản 12 2.2.2. Quản lý văn bản đến 13 2.2.3. Quản lý văn bản đi 14 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 16 2.2.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.6. Xác định giá trị tài liệu 18 2.2.7. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 18 2.2.7.1. Nguồn thu thập tài liệu và thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.7.2. Thành phần, nội dung tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan 19 2.2.8. Chỉnh lý tài liệu 19 2.2.9. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.10. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 21 Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cáo chất lượng công tác văn thư – lưu trữ tại Kho bạc nhà nước. 25 3.3. Một số khuyến nghị 28 3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức 28 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 28 C.PHẦN KẾT LUẬN 30 D.PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC 1

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 3

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B.PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 4

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước 4

1.1.1 Lịch sử hình thành Kho bạc nhà nước 4

1.1.2 Chức năng của Kho bạc nhà nước 5

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Kho bạc nhà nước 5

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước 7

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước 7

1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – lưu trữ 7

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – lưu trữ 9

Chương 2 10

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI KHO BẠC 10

NHÀ NƯỚC 10

2.1 Hoạt động quản lý 10

2.1.1 Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ 10

2.1.2 Cách thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước 10

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11

2.2.1.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành và thẩm quyền ban

hành văn bản 12

2.2.1.2 Quy trình soạn thảo văn bản 12

2.2.2 Quản lý văn bản đến 13

2.2.3 Quản lý văn bản đi 14

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 16

2.2.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16

2.2.6 Xác định giá trị tài liệu 18

2.2.7 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 18

2.2.7.1 Nguồn thu thập tài liệu và thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ .18

2.2.7.2 Thành phần, nội dung tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan .19

2.2.8 Chỉnh lý tài liệu 19

2.2.9 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20

2.2.10 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 21

Chương 3 23

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC 23

VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cáo chất lượng công tác văn thư – lưu trữ tại Kho bạc nhà nước 25

3.3 Một số khuyến nghị 28

3.3.1 Đối với cơ quan tổ chức 28

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 28

C.PHẦN KẾT LUẬN 30

D.PHỤ LỤC 33

A PHẦN MỞ ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển nhanh và mạnh của xã hội cùng với đó là sự rađời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinhdoanh đa dạng và phong phú Mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đều có nhữngcách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hộinhập của doanh nghiệp, tổ chức

Trong bất cứ một cơ quan, tổ chức nào, văn bản, giấy tờ luôn là cầu nối quantrọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữadoanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, công tác văn thư – lưu trữ có vài trò rất lớnkhông thể thiếu trong các đơn vị hàh chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuấtkinh doanh Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phậnvăn thư – lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nói công tác văn thư –lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạtđộng của cơ quan Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ,chính xác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa rađược những quyết sách đứng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Với sự pháttriển nhanh chòng của khoa học kỹ thuật, công tác văn thư – lưu trữ cũng đượcthực hiện một cách nhanh chóng chính xác, tiết kiệm sức lực của đội ngũ nhân lực,điều này đòi hỏi Đảng và Nhà nước phải quan tâm phát triển nguồn nhân lực cả vềchất và lượng để phục vụ tốt nhất cho các hoạt động quản lý trong các cơ quan, cầnphải nghiên cứu lý luận song song với thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ ở nước

ta để có những bước phát triển mới, phong phú và đa dạng

Như chúng ta đã biết thực tập có vai trò quan trọng trong chương trình đàotạo các chuyên ngành của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và của chuyênngành lưu trữ nói riêng, vì vậy trường đã tổ chức đợt thưc tập cho sinh viên tại các

cơ quan đơn vị giúp cho sinh viên đi gần hơn với thực tế, học hỏi kinh nghiệm,bước đầu tiếp cận và làm quen với công việc trong tường lai

Qua đợt thực tập, em đã thêm được nhiều thông tin, kiến thức thực tế, bổích Từ đó bản thân đã trau dồi được nhiều kiến thức, năng động và khéo léo hơn.Đây là một hoạt động cực kỳ ý nghĩa và bổ ích giúp cho sinh viên phục vụ công tác

sau này

Được sự đồng ý của Kho bạc nhà nước, phòng hành chính – lưu trữ tại đây

em được làm quen, khảo sát, nắm bắt được các bước cơ bản về các khâu nghiệp vụcông tác văn thư – lưu trữ như vào sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến,công tác soạn thảo văn bản, con dấu…

Trong thời gian thực tập thực tế tại Kho bạc nhà nước em đã gặp nhữngthuận lợi và khó khăn sau

- Thuận lợi đó là em được sự đón tiếp, quan tậm tạo điều kiện, giúp đỡ, được

sự chỉ bảo tận tình của cán bộ công chức, viên chức, cán bộ văn thư lưu trữ củaKho bạc nhà nước giúp em hiểu thêm được những bài học bổ ích ngoài sách vở.Ngoài ra còn là sự truyền đạt kiến thức từ các thầy, cô nhất là các thầy cô trongkhoa văn thư – lưu trữ giúp cho bản thân em biết tận dụng những kiến thức đã học

để có thể quan sát và so sánh với thực tế

- Ngoài những điều kiện thuận lợi trên thì trong đợt thực tập này em cũnggặp phải một số khó khăn bởi bản thân em không được tiếp xúc nhiều với nghiệp

vụ nên vẫn còn nhiều bỡ ngỡ, chưa thực sự hoạt bát, nhanh nhen trong giao tiếp

Qua 2 tháng thực tập ( từ ngày 10/1 đến ngày 10/3 ) tại đây, em nhận được

sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của lãnh đạo Kho bạc nhà nước, sự hướng dẫnnhiệt tình của các cô, các chú và các anh chị cán bộ công chức, viên chức ở Khobạc nhà nước đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập tập này

Những thu hoạch trong thời gian kiến tập được trình bày cụ thể trong báocáo dưới đây

Bố cục của bài báo cáo kiến tập gồm 3 phần sau:

PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Kho bạc nhà nước

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Kho bạc nhà nước

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Kho bạc Nhà nước và đề xuất,khuyến nghị

PHẦN KẾT BÀI

Trong thời gian thực tập em đã được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ côngchức, viên chức Kho bạc nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốtđợt thực tập này.

Để có được kết quả này em xin cám ơn nhà trường cùng các thầy cô khoavăn thư – lưu trữ đẫ hướng dẫn, tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trongquá trình quan sát, nhận xét đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ

Xin cảm ơn ban lãnh đạo Kho bạc nhà nước và các cô, các chú cán bộ trong

cơ quan đã giúp đỡ, chỉ bảo tận tình để em có kết quả của đợt kiến tập thực tế này

Xin cảm ơn các cô, các chị chuyên viên trong phòng hành chính – lưu trữ,đặc biệt là chị Bùi Thị Thư đã tạo điều kiện, hướng dẫn và giúp em có thêm nhữnghiểu biết thêm về công tác văn thư lưu trữ

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 3 năm 2017

Sinh viên

Đoàn Hương Giang

B.PHẦN NỘI DUNG

Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước

1.1.1 Lịch sử hình thành Kho bạc nhà nước

Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, cùng với sự ra đời của chínhquyền dân chủ nhân dân, Bộ Tài chính là một trong 13 bộ đầu tiên được thành lậptheo bản Tuyên cáo của Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ cộng hòa ngày 28tháng 8 năm 1945, do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Việc đảm bảo tài chính phục vụcông cuộc kiến quốc và hoạt động của bộ máy Nhà nước cách mạng non trẻ trongđiều kiện khó khăn của nền kinh tế sau chiến tranh là trách nhiệm nặng nề và làthách thức vô cùng to lớn Do đó, ngày 29/5/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã kýSắc lệnh số 75/SL thành lập Nha Ngân khố trực thuộc BTC để giải quyết các vấn

đề về tài chính, tiền tệ của đất nước Đây chính là tiền thân của Kho bạc Nhà nướchiện tại

Lịch sử hình thành và phát triển từ Nha Ngân khố đến Kho bạc Nhà nướcngày nay có thể khái quát thành các giai đoạn sau:

Giai đoạn từ năm 1946 đến năm 1951 là Nha Ngân khố trực thuộc BTC Ngày

29 tháng 5 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ban hành Sắc lệnh số 75 Thành lậpNha Ngân Khố trực thuộc BTC với chức năng nhiệm vụ chủ yếu là in, phát hànhtiền, quản lý quỹ ngân sách nhà nước và tài sản quý của nhà nước, giúp Chính phủgiải quyết các nhiệm vụ cấp bách về tài chính, tiền tệ của chính quyền cách mạng Giai đoạn từ năm 1951 đến năm 1990 là cơ quan quản lý ngân sách nhà nướctrực thuộc Ngân hàng Nhà nước Ngày 20 tháng 7 năm 1951 Thủ tướng Chính phủban hàn quyết định số 107 – TTg thành lập kho bạc Nhà nước thuộc quyền quản trịcủa Bộ Tài chính và đặt trong ngân hàng Quốc gia Việt Nam Đến ngày 27 tháng 7năm 1963 Hội đồng chính phủ ban hành Quyết định số 113-CP thành lập vụ quản

lý quỹ ngân sách nhà nước thuộc Ngân hàng nhà nước Việt Nam và các phòng bộ

phận quản lý quỹ ngân sách tại chi nhánh ngân hàng nhà nước, chí điểm Ngânhàng Nhà nước tỉnh và huyện Tiếp theo, Tiếp theo, ngày 04 tháng 01 năm 1990,Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 07/HĐBT về việc thành lập hệ thốngKho bạc Nhà nước trực thuộc BTC.

Giai đoạn từ năm 1990 đến nay là Kho bạc Nhà nước trực thuộc BTC Ngày

05 tháng 4 năm 1995, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 25/CP thay thế Quyếtđịnh số 07/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng nhằm tiếp tục hoàn thiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của hệ thống Kho bạc Nhà nước Cùng với

sự đổi mới và cải cách nền kinh tế, đồng thời để tạo môi trường pháp lý cho Khobạc Nhà nước hoạt động, ngày 8 thàng 7 năm 2015, Thủ tướng Chính phủ đã banhành Quyết định số 26/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước trực thuộcBTC

1.1.2 Chức năng của Kho bạc nhà nước

Kho bạc nhà nước là cơ quan trực thuộc BTC, thực hiện chức năng tham mưu,giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về quỹ ngân sách nhà nước, cácquỹ tài chính nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổng kế toán nhà nước; thựchiện việc huy động vốn cho ngân sách nhà nước và đầu tư phát triển thông quahình thức phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định pháp luật

Kho bạc nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy, được mởtài khoản tại Ngân hàng Nhà nước và các ngân hàng thương mại theo quy định củapháp luật, có trụ sở tại thành phố Hà Nội

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Kho bạc nhà nước

- Trình bộ trưởng BTC: dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, sự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị địnhcủa Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ

đã được phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo phân công của Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ; dự thảo thông tư và các văn bản khác về lĩnh vực quản lýcủa Kho bạc Nhà nước; kế hoạch hoạt động hàng năm của Kho bạc Nhà nước

- Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, văn bản quy phạm nội

bộ, văn bản cá biệt thuộc phạm vi quản lý Kho bạc Nhà nước

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lước, quy hoạch,

kế hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý của Kho bạc Nhà nướcsau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt

- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực quản lý của Kho bạcNhà nước

- Quản lý quỹ NSNN, quỹ tài chính nhà nước được giao theo quy định phápluật

- Được trích tài khoản của tổ chức, cá nhân mở tại Kho bạc Nhà nước để nộpNSNN hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác để thu cho ngân sách nhànước theo quy định của pháp luật; từ chối thanh toán, chi trả các khoản chi khôngđúng, không đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện kế toán ngân sách nhà nước

- Tổ chức thực hiện tổng kế toán nhà nước

- Tổ chức thực hiện công tác thống kê kho bạc nhà nước và chế độ báo cáotheo quy định của pháp luật

- Tổ chức quản lý, điều hảnh ngẫn quỹ nhà nước tập trung, thống nhất trongtoàn hệ thống

- Tổ chức huy động vốn cho NSNN và đầu tư phát triển thông qua việc pháthành trái phiếu Chính phủ

- Tổ chức quản trị và vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách và khobạc

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý theo quy định cảupháp luật; chống tham nhũng, tiêu cực, chống lãng phí việc sử dụng tài sản, kinhphí được giao theo quy định của pháp luật

- Hiện đại hóa hoạt động Kho bạc Nhà nước

- Thực hiện nhiệm vụ hợ tác quốc tế thuộc lĩnh vực kho bạc nhà nước theophân công, phân cấp của Bộ trưởng BTC và quy định của pháp luật

- Thực hiện công tác tổ chức và cán bộ

- Quản lý kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và tài sản được giao theo quyđịnh của pháp luật; được sử dụng các khoản thu phát sinh trong hoạt động nghiệp

vụ theo chế độ quản lý tài chính của Nhà nước

- Thực hiện cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cảicách hành chính được bộ trưởng bộ tài chính phê duyệt

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng BTC giao và theoquy định của pháp luật

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước

+ Cục Quản lý ngân quỹ;

+ Cục Công nghệ thông tin;

+ Sở Giao dịch Kho bạc Nhà nước;

- Các đơn vị sự nghiệp

+ Trường Nghiệp vụ Kho bạc;

+ Tạp chí Quản lý Ngân quỹ Quốc gia

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước

1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – lưu trữ

Phòng thuộc văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, giúp Chánh Vănphòng thổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao theo quy định tại

Quyết định số 1959/QĐ-BTC ngày 28 tháng 9 năm 2015 của Bộ trưởng BTC quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn Phòngthuộc Kho bạc nhà nước Hiện nay, tại kho bạc nhà nước có các phòng như: phòngthư ký tổng hợp, phòng báo chí tuyên truyền, phòng tài vụ, phòng quản trị vàphòng hành chính – lưu trữ là một phòng thuộc văn phòng của kho bạc nhà nước.

Cụ thể phòng hành chính – lưu trữ có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Nghiên cứu, xây dựng các văn bản hướng dẫn chế độ, quy định, quy trìnhnghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ áp dụng trong hệ thống Kho bạc nhà nước

- Hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống Kho bạc nhànước

- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác vănthư, lưu trữ

- Thực hiện nhiệm vụ văn thư tại cơ quan Kho bạc nhà nước\

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

+ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân theo quy định; + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành; ghi số

và ngày tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật ( nếucó);

+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi;

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

+ Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký; quản lý văn bản; làm thủ tục cấpgiấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và hợp đồng lao động cơquan Kho bạc nhà nước;

+ Bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan Kho bạc nhà nước và các loại dấukhác được giao quản lý

- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan Kho bạc nhà nước:

+ Hướng dẫn công chức, viên chức, hợp đồng lao động cơ quan Kho bạc nhànước lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định;

+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, thống kê hồ sơ, tàiliệu;

+ Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

+ Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong Kho Lưu trữ cơ quan Kho bạc nhànước;

+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sửtheo quy định;

+ Rà soát hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị và làm thủ tục tiêu hủy theo quyđịnh

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – lưu trữ

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI KHO BẠC

- Quy chế công tác văn thư – lưu trữ

- Các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư lưu trữ

- Văn bản thực hiện chế độ báo cáo của công tác văn thư lưu trữ

- Kế hoạch về công tác văn thư – lưu trữ

- Kế hoạch tập huấn cho các cán bộ, công chức, viên chức trong Kho bạcnhà nước về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ

- Kế hoạch bồi dưỡng, nâng cáo trình độ của cán bộ văn thư – lưu trữ

Bên cạnh đó, kho bạc nhà nước còn ban hành các văn bản hướng dẫn, kiểmtra công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống kho bạc nhà nước; nghiên cứu, đề xuấtứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ

2.1.2 Cách thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước

Là một cơ quan lớn nhà nước thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộtrưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tàichính nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổng kế toán nhà nước; thực hiện việchuy động vốn cho ngân sách nhà nước và đầu tư phát triển thông qua hình thức

phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định pháp luật nên các văn bản hình thànhtrong quá trình hoạt động cảu kho bạc nhà nước có ảnh hướng lớn đến sự phát triểnkinh tế - xã hội, văn hóa, an ninh, quốc phòng…vì vậy công tác văn thư – lưu trữ

có ý nghĩa quan trong trong việc nâng cao chất lượng giải quyết công việc

Hằng năm, khối lượng văn bản đi, đến rất nhiều, tập trung mỗi ngày khoảng

40 - 45 văn bản đến từ các đơn vị bên ngoài gửi và có khoảng 30 – 35 văn bản đi

từ các Vụ, phòng ban của kho bạc nhà nước và các giấy tờ khác Với khối lượngvăn bản rất nhiều như vậy nên kho bạc nhà nước áp dụng cách tổ chức công tácvăn thư theo hình thức hồn hợp

Cụ thể, mỗi đơn vị khác đều bố trí cán bộ văn thư chuyên trách kiêm nhiệmcông tác văn thư gọi là văn thư đơn vị, còn văn thư thuộc phòng hành chính – lưutrữ là văn thư cơ quan Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị có sự phân công

cụ thể về xử lí văn bản có nghĩa là có những khâu công tác thì phân văn thư cơquan xử lí, có khâu công tác thì giao cho văn thư đơn vị xử lí như văn thư cơ quanđược thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký, ghi số, đóng dấu, chuyển giao vănbản ra ngoài cơ quan, theo dõi và giải quyết những văn bản quan trọng, quản lý sổsách, cơ sở dữ liệu đăng ký và phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch côngchức ngành văn thư Với văn thư đơn vị thực hiện nhiệm vụ như nhân bản, chuyểngiao, phục vụ tra cứu tài liệu; tiếp nhận, xử lý, theo dõi và quản lý văn bản đi đếncủa đơn vị mình Và hình thức này phù hượp với thực tế hoạt động của kho bạcnhà nước

Về công tác lưu trữ hiện tại bố trí 02 cán bộ kiêm nhiệm văn thư lưu trữthuộc phòng hành chính – lưu trữ tại kho bạc nhà nước

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo văn bản là một khâu rất quan trọng, tùy vào chức năng, nhiệm vụcủa từng bộ phận, từng công việc và nhiệm vụ của mỗi người mà soạn thảo vănbản cho phù hợp Việc soạn thảo văn bản của kho bạc nhà nước được áp dụng theochức năng nhiệm vụ của từng bộ phận chuyên môn, từng phòng ban mà ban hành

ra văn bản để phục vụ cho công việc hằng ngày

2.2.1.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành và thẩm quyền ban hành văn bản

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kho bạc nhà nước và theoquy định của pháp luật thì kho bạc nhà nước được ban hành các loại văn bản sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật gồm có

+ Quyết định: các quyết định này quy định về tổ chức, hoạt động, thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về kinh tế… Ví dụ, Quyết định số 1045/QĐ-KBNNngày 30/9/2015 của Kho bạc Nhà nước về việc quy định nhiệm vụ, quyền hạn củacác phòng thuộc Văn phòng

+ Chỉ thị: quy định các biện pháp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của

cơ quan, các Vụ, phòng ban và các đơn vị trực thuộc

- Văn bản hành chính gồm có: quyết định ( cá biệt), thông cáo, thông báo,chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,công văn, công điện, giấy mời, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển…

- Văn bản chuyên ngành ( Văn bản chuyên môn)

- Văn bản, giấy tờ khác

2.2.1.2 Quy trình soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản tại KBNN được thực hiện như sau

- Về thể thức văn bản được ban hành phải theo đúng thể thức văn bản đượcquy định tại các văn bản QPPL của nhà nước và của kho bạc

- Các đơn vị thuộc KBNN có trách nhiệm soạn thảo văn bản theo chỉ đạocủa lãnh đạo hoặc chủ động soạn thảo để đề xuất giải quyết công việc được giao,đẩm bảo chất lượng, đúng thời gian và đáp ứng kịp các nhu cầu công tác

- Đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và

độ mật, đọ khẩn của văn bản soạn thảo, tổ chức thu thập, xử lý thông tin có liênquan đến nội dung văn bản cần soạn thảo; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảovăn bản kèm theo các tài liệu có liên quan

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt: bản thảo phải dongười có thẩm quyền ký duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đãđược duyệt phải trình người có thẩm quyền ký duyệt văn bản xem xét, quyết định

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhânchủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác củanội dung, thể thức văn bản và tài liệu kèm theo Chánh văn phòng phải kiêm tra vàchịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành vănbản

- Ký văn bản: Tổng giám đốc KBNN có thẩm quyền ký tất cả các văn bảnthuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của KBNN Ký thay áp dụng với trườnghợp Phó giám đốc KBNN

- Nhân bản: do cán bộ làm công tác văn thư thực hiện và phải đảm bảo bímật và an toàn

- Bản sao văn bản: sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục

2.2.2 Quản lý văn bản đến

Đối với việc quản lý văn bản đến tại KBNN được thực hiện chặt chẽ, theonguyên tắc tiếp nhận, quản lý văn bản đến của KBNN, cụ thể

* Tiếp nhận, trình, chuyển giao văn bản

Khi nhận văn bản đến từ các nguồn khác nhau, văn thư cơ quan thực hiện:

- Kiểm tra sơ bộ vầ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong ( nếucó)…

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: loại không bóc bì gồm có các văn bảngửi cho tổ chức Đảng, Đoàn thể, Hội đồng, các bì gửi đích danh người nhận

- Đóng dấu “ công văn đến”, ghi số và ngày đến

- Vào sổ văn bản đến

Các văn bản đến là báo cáo nghiệp vụ, văn bản mật, đơn, thư khiếu nại, tốcáo, các bì gửi cho tổ chức Đảng, Đoàn thể, Hội đồng và các bì gửi đích danhngười nhận, văn thư vào sổ giấy

Các văn bản đến còn lại, văn thư scan và vào sổ trên chương trình Edocman( chương trình quản lý văn bản)

- Trình và chuyển giao văn bản đến đựơc phân chia như sau

Văn bản đến được theo dõi trên sổ giấy bao gồm: các báo cáo nghiệp vụ saukhi vào sổ, văn thư chuyển văn bản đến các đơn vị chủ trì giải quyết Các văn bản

mật, đơn, thư khiếu nại, tố cáo sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo KBNN, bộphận thư ký chuyên trực tiếp đến các đơn vị thuộc KBNN có trách nhiệm giảiquyết Các bì gửi cho tổ chức Đảng, Đoàn thể, Hội đồng, và gửi đích danh ngườinhận sau khi vào sổ văn thư chuyển đến người đứng đầu các tổ chức hoặc cá nhânngười nhận có tên trên bì

Văn bản đến theo dõi trên chuơng trình Edocman: các văn bản còn lại đượctrình và chuyển giao theo quy trình quản lý văn bản đến trên chuơng trìnhEdocman

* Giải quyết và theo dõi, đốn đốc việc giải quyết văn bản đến

Thủ trưởng các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm có trách nhiệm nghiên cứu,giải quyết kịp thời theo thời hạn quy định hiện hành hoặc thời hạn theo chỉ đạo củangười có thẩm quyền

Chánh văn phòng có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc các đơn vị, cá nhântrong việc giải quyết các văn đến, xem xét toàn bộ văn bản đến và trực tiếp báo cáolãnh đạo Kho bạc nhà nước về những văn bản quan trọng, khẩn cấp giải quyết

* Thời hạn xử lý văn bản đến

Thời hạn xử lý văn bản đến được thực hiện theo quy định tại văn bản số715/TB-KBNN ngày 14 tháng 4 năm 2008 của KBNN về thời hạn xử lý các vănbản đến tại cơ quan KBNN

2.2.3 Quản lý văn bản đi

Sau khi trình văn bản lên người thẩm quyền phê duyệt văn bản thì việc quản

lý văn bản đi được thực hiện như sau:

Các dự thảo văn bản đi được trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký banhành thực hiện theo quy trình quản lý văn bản đi trên chương trình Edocman

- Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, văn thư cơ quancso trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trườnghợp có sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo của văn phòng xử lý

- Ghi số, ngày tháng lên văn bản: mỗi một văn bản được ghi một số và mộtngày nhất định được tính từ số 01 và ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12…Mỗimột loại văn bản đều có một hệ thống số riêng như công văn một hệ thống số

riêng, quyết định một hệ thống số riêng, tờ trình hệ thống số riêng…

- Vào sổ văn bản đi

Vào sổ văn bản đi bằng sổ giấy: bao gồm các loại hợp đồng, bản sao văn bản

- Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký Trong trường hợp văn bản không gấp được lãnhđạo ký vào cuối giờ làm việc buổi chiều, chậm nhất trong buổi sáng nagyf làm việc

kế tiếp, văn thư phải làm thủ tục và chuyển phát văn bản

Chuyển giao văn bản đi cho nơi nhận bằng hình thức sau

+ Chuyển giao trục tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ KBNN: ngườigiao phải mở sổ chuyển giao riêng và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác: người chuyển giaophải ghi số, ký hiệu của văn bản đi và yêu cầu người nhận ký vào sổ

+ Chuyển phát văn bản đi qua đường bưu điện; bằng máy fax hoặc quamạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính cho nơi nhận

+ Chuyển phát văn bản mật: nếu vận chuyển theo đường bưu điện thì phảithực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện Văn bản mật phải được đựngtrong bao bì chắc chắn bằng vật liệu phù hợp, niêm phong theo quy định, phươngtiện vận chuyển phải đảm bảo an toàn trong mọi tình huống Nơi nhận và nơi gửiphải đối chiếu để phát hiện những sai xót đề kịp thời xử lý, phải được ghi đầy đủvào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: văn thư cơ quan chịu trách nhiệm

theo dõi văn bản đi Trường hợp phát hiện văn bản đi bị thất lạc, văn thư cơ qunphải có trách nhiệm tra xét và kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng để xửa lý.

- Lưu văn bản đi; mỗi văn bản đi phải được lưu ít nhất 02 bản chính, 01 bảnlưu tại văn thư cơ quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc Bản lưu tại văn thư cơ quan

là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu

Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu:

Cán bộ văn thư trực tiếp giữ dấu Cán bộ văn thư cơ quan được giao giữ condấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của KBNN Dấu chỉ được đóngvào văn bản có chữ ký hợp lệ, tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng

Việc đóng dấu lên văn bản đúng theo quy định hiện hành, rõ ràng, ngayngắn, mực dấu đỏ, dấu đóng trùm lên 1/3 về phía bên trái của chữ ký Dấu treođược đóng ở góc trái phía trên của trang giấy những văn bản kế hoạch, báo cáo, dựthảo Đối với quyết định thì khi văn bản có phụ lục kèm theo thì đóng dấu treo.Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản là hợp đồng kinh tế, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo: dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphục lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang

Bảo quản con dấu: con dấu được bảo quản trong hộp và được cất trong tủ cókhóa kín, đảm bảo an toàn tuyệt đối

2.2.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Đối với các loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan việclập hồ sơ là việc cần thiết Là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giảiquyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc.Việc lập hồ sơ giúp cho việc bảo quản văn bản có hệ thống, giúp cho quá trình tracứu và sử dụng văn bản thuận lợi nhanh chóng, chính xác Đó là mắt xích gắn liềncông tác văn thư với công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ tại KBNN thực hiện theohướng dẫn tại công văn số 1393/KBNN-VP ngày 14/7/2008 của KBNN về việchướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.Tuy đã ban hành các văn bản về việc lập hồ sơ, nhưng tại KBNN việc lập hồ sơvẫn chưa được thực hiện hoàn chỉnh, các Vụ, phòng ban mới chỉ lập hồ sơ sơ bộ,

vẫn còn nhiều tài liệu trong tình trạng bó gói tích đống, việc lập hồ sơ không theođúng quy trình.

Sơ đồ quá trình lập, quản lý hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan như sau: vào quý 1 hằng nằm, các đơn

vị có trách nhiệm kiểm tra, thống kê, sắp xếp và thống kê thành “ mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu” ; bộ phận văn phòng tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “ Biên bảngiao nhận tài liệu”

Lập danh mục hồ sơ công việc

của Ban

Lập danh mục hồ sơ công việc của

cơ quan

Lập hồ sơ công việc

Lưu văn bản vào hồ sơ công viêc, sắp xếp, bảo quản hồ sơ

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ

quan