THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG 4 1.1. Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức phòng ban 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương 1.2.1. Chức năng 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 1.2.3. Cơ cấu tổ chức . CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 9 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 9 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu tại công ty 10 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên các phòng ban trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ 10 2.1.5. Kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ 10 2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ văn thư …………………………………………………………….... 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 10 2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2.1. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của công ty 13 2.2.2.2. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của công ty 13 2.2.2.3. Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ công ty 13 2.2.2.4. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ công ty 13 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu công ty 14 2.2.3.1. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ công ty 14 2.2.3.2. Xử lý tài liệu loại 14 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 14 2.2.4.1. Phương án phân loại tài liệu được công ty áp dụng 14 2.2.4.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu được công ty áp dụng 14 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 16 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.6.1. Kho lưu trữ 17 2.2.6.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 20 3.1 Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 20 3.1.1. Nhiệm vụ được giao 20 3.1.2. Kết quả dạt được 20 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương. 20 3.2.1. Đánh giá, nhận xét 20 3.2.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ 21 3.3 Một số khuyến nghị 22 KẾT LUẬN 23 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG 1.1 Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức phòng ban 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ .9 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu công ty 10 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên phòng ban hoạt động Văn thư – Lưu trữ .10 2.1.5 Kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ 10 2.1.6 Hợp tác quốc tế văn thư – lưu trữ 10 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Hoạt động nghiệp vụ văn thư …………………………………………………………… 2.2.1 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 10 2.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ .13 2.2.2.1 Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ công ty .13 2.2.2.2 Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ công ty .13 2.2.2.3 Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ công ty 13 2.2.2.4 Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ công ty 13 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu công ty 14 2.2.3.1 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ công ty .14 2.2.3.2 Xử lý tài liệu loại 14 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 14 2.2.4.1 Phương án phân loại tài liệu công ty áp dụng 14 2.2.4.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu cơng ty áp dụng 14 2.2.5 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 16 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.6.1 Kho lưu trữ .17 2.2.6.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .18 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 20 3.1 Tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt .20 3.1.1 Nhiệm vụ giao 20 3.1.2 Kết dạt .20 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương 20 3.2.1 Đánh giá, nhận xét 20 3.2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ 21 3.3 Một số khuyến nghị .22 KẾT LUẬN 23 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Ngày 02 tháng năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc tuyên ngôn độc lập khai sinh Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trong thời kỳ đất nước phải đương đầu với muôn vàn khó khăn Kẻ thù bên ngồi tập trung cơng quyền cách mạng non trẻ, bè lũ Việt gian tay sai chúng lại riết chống phá cách mạng từ bên Tình hình kinh tế, tài chính, văn hóa, xã hội nước chồng chất khó khăn Nạn đói chưa chấm dứt thiên tai lại hồnh hành Sản xuất đình đốn, tài Quốc gia khánh kiệt Tình trạng lạc hậu văn hóa, giáo dục trầm trọng Tàn dư chế độ thực dân, phong kiến dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ máy nhà nước nặng nề Trước tình hình đó, Đảng, Chính phủ Chủ tịch Hồ Chí Minh đề nhiều chủ trương, biện pháp nhằm đưa đất nước vượt qua khó khăn trước mắt, xây dựng, bảo vệ quyền tích cực chuẩn bị lực lượng để tiến hành thắng lợi kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược Công việc Nhà nước ta quan tâm đạo công tác lưu trữ củng cố tổ chức máy lưu trữ Việt Nam non trẻ Trước Cách mạng Tháng Tám năm 1945, quyền Pháp thành lập Nha Lưu trữ Thư viện Đơng Dương Sau ngày 19/8/1945, quan quyền cách mạng tiếp quản, cải tổ lại đặt Bộ Quốc gia Giáo dục với tên gọi Nha Lưu trữ cơng văn Thư viện tồn quốc Ngày 8/9/1945, theo đề nghị Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước VNDCCH Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh cử Giám đốc Nha Vị trí Nha xác định “một quan mà hoạt động giúp phần lớn vào việc cải tạo văn hóa nước nhà” Đến cuối năm 1945, Nha sát nhập vào Nha Giám đốc Đại học vụ đổi tên Sở Lưu trữ cơng văn Thư viện tồn quốc Việc thành lập Nha Lưu trữ công văn Thư viện toàn quốc - quan làm chức quản lý công tác lưu trữ cao nước VNDCCH sau ngày cách mạng thành công kiện đáng ghi nhận trình phát triển lưu trữ Việt Nam Sự kiện khẳng định Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh đặc biệt quan tâm công tác lưu trữ, mà trước hết vấn đề xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Được quan tâm nhà trường tiếp nhận Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương em có điều kiện thực tập, tìm hiểu thực tế tiếp xúc công việc thực văn thư lưu trữ từ ngày 28/08/2017 đến ngày 24/09/2017 Trong thời gian thực tập em cố gắng học hỏi áp dụng kiến thức thực tế học lớp, chưa quen nên lúng túng, xử lý chưa nhanh chóng.Nhưng giúp đỡ nhiệt tình Ban giám đốc, Trưởng phòng phòng ban anh, chị Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương nên em học hỏi nhiều điều bổ ích.Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn đến Thầy giáo, Cô giáo khoa Văn thư Lưu trữ giúp em hoàn thiện tốt đợt thực tập Do thời gian có hạn vòng 01 tháng quan thực tập, nên hiểu biết em nhiều hạn chế, nên Báo cáo thực tập em nhiều thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy giáo, cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 09 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thủy Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế với kết hợp lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập Chương 1: Giới thiệu vài nét Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG 1.1 Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương 1.1.1 Lịch sử hình thành “ Trẻ em hôm nay, Thế giới ngày mai” nguồn cảm hứng sản xuất thiết bị giáo dục đồ chơi an toàn cho trẻ em, mong muốn sản phẩm đến tận tay em tồn quốc Chính lý Cơng ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương đời Cơng ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương thành lập ngày 07/03/2006 Hoạt động lĩnh vực sản xuất thiết bị giáo dục đồ chơi trẻ em Trải qua 11 năm hoạt đông cơng ty khẳng định vị trí lĩnh vực sản xuất, cung ứng sản phẩm thiết bị giáo dục đồ chơi cho trẻ Tên đầy đủ công ty: Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Tên tiếng anh: Binhduong toys and Education Equipment joint stock Trụ sở chính: Số 18, ngách 7, ngõ 381, Nguyễn Khang, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội Văn phòng giao dịch: Số 30, Villa1, Hyundai staste, Đường Lê Hồng Phong, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 024.63250068 – 024.63250186 Email: Binhduongtoys@gmail.com Website: www.binhduongtoys.com.vn Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương ln đặt tiêu chuẩn chất lượng lên hàng đầu với phương châm: “Uy tín cơng ty tạo dựng nên lòng tin khách hàng” Với tiềm lực tài chính, có bề dày kinh nghiệm việc sản xuất đồ chơi cho trẻ em, đội ngũ cán kỹ thuật công nhân lành nghề, trang thiết bị máy móc đại, cơng ty gặt hái nhiều thành công năm vừa qua 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu ngày: 07/03/2006, thay đổi lần thứ ngày: 10/09/2013 với nghành nghề sau:  Sản xuất đồ chơi, trò chơi: Sản xuất mua bán sản phẩm thiết bị giáo dục đồ chơi an toàn cho trẻ  Tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại  Đại lý, môi giới, đấu giá  Vận tải hành khách đường khác: Vận hàng hóa, vận chuyển hành khách  Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác: Xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi, cơng trình văn hóa, cơng trình thể thao, cơng trình điện đến 110KV  Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác: Kinh doanh máy móc, vật tư, nguyên liệu, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, thiết bị trường học, thiết bị dụng cụ phục vụ cho y tế, dụng cụ quang học  Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ dụng thuê  Vận tải hàng hóa đường  Chuẩn bị mặt phẳng: San lấp mặt  Bán lẻ trò chơi, đồ chơi cửa hàng chuyên doanh: Mua bán sản phẩm giáo dục đồ chơi  Hoạt động kiến trúc tư vấn kỹ thuật có liên quan: Tư vấn, lắp đặt thiết kế vui chơi, giải trí  Sản xuất máy thơng dụng khác: Sản xuất vật tư, máy móc, thiết bị phòng cháy, phòng cháy đột nhập  Bán buôn thiết bị linh kiện điện tử, viễn thông  Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng: vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí nội thất Cơng ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương đơn vị đầu lĩnh vực sản xuất cung ứng thiết bị giáo dục đồ chơi cho trẻ em, thành viên Hiệp hội thiết bị giáo dục Việt Nam nên ln có ý thức sản xuất thiết bị đồ chơi an tồn, khơng độc hại, thân thiện với mơi trường 1.1.3 Cơ cấu tổ chức phòng ban: Chức nhiệm vụ phòng ban quy định rõ ràng 1.1.3.1 Chức phòng Hành nhân - Bộ phận văn thư lưu trữ công ty trực thuộc phòng Hành nhân - Phòng hành nhân có chức tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công ty lĩnh vực văn thư lưu trữ, hành nhân - Tiếp nhận công văn đến chuyển giao công văn phận liên quan, xử lý , giải nhanh chóng, kịp thời theo quy định - Nhân viên văn thư lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản, đánh máy, in văn bảo quản lý dấu - Bộ phận văn thư Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý, đạo - Tổ chức thực công tác lĩnh vực hành nhân - Hỗ trợ phận kế tốn việc chấm cơng, tốn lương cho cơng nhân viên công ty - Hỗ trợ phận kế tốn việc theo dõi cơng nợ cơng ty - Hỗ trợ phận kinh doanh làm hợp đồng với Khách hàng theo đơn đặt hàng 1.1.3.2 Nhiệm vụ Phòng Hành nhân - Xây dựng tiêu chuẩn, chế độ khen thưởng, kỷ luật, việc, nghỉ hưu, sức - Thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược công ty - Tổ chức phối hợp với phận cơng ty bên ngồi để thực quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo - Tổ chức việc quản lý nhân tồn cơng ty - Tổ chức xây dựng quy chế lương thưởng thực chế độ cho người lao động - Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt quy định lĩnh vực hành nhân áp dụng công ty tổ chức thực quy định - Liên hệ với quan quản lý nhà nước đơn vị ngồi cơng ty để giải nhiệm vụ phòng hành cơng ty - Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản công ty, đảm bảo an ninh trật tự phòng chống cháy nổ cơng ty - Soạn thảo hợp đồng kinh tế có yêu cầu - Theo dõi cơng nợ 1.1.3.3 Chức phòng kinh doanh - Phát triển thị trường kinh doanh thiết bị giáo dục đồ chơi theo chiến lược Công ty - Thiết lập kênh phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng tiêu thụ sản phẩm công ty 1.1.3.4.Nhiệm vụ phòng kinh doanh - Tìm kiếm, tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm công ty - Thiết lập mối quan hệ với khách hàng, xác định yêu cầu khách hàng - Tiếp nhận thông báo thông tin nhu cầu khách hàng - Đặt hàng, theo dõi việc cung cấp hàng, đảm bảo hàng hóa cung cấp đáp ứng yêu cầu - Quản lý danh sách khách hàng, theo dõi tốn thu hồi cơng nợ, bảo hành với khách hàng - Giải thông tin phản hồi khách hàng, giải báo cáo khiếu nại khách hàng - Chăm sóc trì khách hàng 1.1.3.5.Chức phòng kế tốn - Tham mưu cho giám đốc đạo quản lý nghiệp vụ tài chính, kế tốn - Tổ chức, hướng dẫn thực cơng tác hạch tốn kế tốn tồn công ty - Kiểm tra, giám sát khoản chi tiêu tài - Báo cáo, cung cấp thơng tin số liệu kế toán theo quy định 1.1.3.6 Nhiệm vụ phòng kế tốn - Tổ chức máy kế tốn, thực hạch toán kế toán theo quy định Luật kế toán - Lập nộp hạn báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định - Lập kế hoạch tài hàng năm để cân đối kịp thời vốn đáp ứng hoạt động kinh doanh - Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ hàng hóa - Cùng văn phòng theo dõi cơng nợ, phản ánh hoạt động thu chi tiền mặt hình thức tốn khác - Thu thập, xử lý thơng tin số liệu kế tốn - Giữ gìn bảo mật tài liệu số liệu kế toán theo quy định - Thực nhiệm vụ khác theo phân công giám đốc 1.1.3.7 Chức phân xưởng - Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng phòng kinh doanh - Tổ chức triển khai sản xuất theo yêu cầu công ty 1.1.3.8 Nhiệm vụ phân xưởng - Lập kế hoạch sản xuất, phân bổ cho tổ sản xuất thực - Theo dõi tiến độ sản xuất, báo cáo phòng kinh doanh có u cầu - Phân cơng sản xuất cho tổ trưởng theo số lượng hàng hóa yêu cầu - Sửa chữa, hoàn thiện sản phẩm trước chuyển giao cho khách hàng 1.1.3.9 Chức phòng Dự án - Lập kế hoạch triển khai dự án năm - Tổ chức lập hồ sơ dự thầu 1.1.3.10 Nhiệm vụ phòng Dự án - Đặt mua báo đấu thầu hàng năm - Cử nhân thuộc phòng tham dự mua hồ sơ thầu, nộp, dự thầu - Hồn tất hồ sơ tốn Hồ sơ dự thầu theo yêu cầu chủ đầu tư  Biên giao nhận tài liệu (phụ lục) 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.6.1 Kho lưu trữ Có phòng làm việc tận dụng bố trí làm kho lưu trữ; chưa đảm bảo theo chuẩn kho lưu trữ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ công ty; kho lưu trữ không chuyên dụng 2.2.6.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Được trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ đại như: Giá, tủ, cặp, hộp, máy hút ẩm, quạt thơng gió, điều hòa nhiệt độ trang thiết bị hỗ trợ phòng chống chữa cháy 27 2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ  Sơ đồ trình khai thác sử dụng tài liệu Người thực Quá trình thực Nhân viên Lưu trữTiếp nhận nhu cầu khai thác đơn vị, cá Thông nhân báo Trưởng phòng Hành Xem xét tổ chức – Nhân khai thác VB mật VB thường Trình lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng Khơng duyệt Lãnh đạo Bộ duyệt Nhân viên Lưu trữPhục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cập nhật sổ khai thác 28 Mơ tả nội dung sơ đồ q trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ  Tiếp nhận nhu cầu khai thác đơn vị, cá nhân Nhân viên lưu trữ tiếp nhận nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu đơn vị hay cá nhân đến khai thác xem xét giấy tờ cần thiết; - Đối với nhân viên công ty: Phải có “Giấy đề nghị sử dụng, khai thác tài liệu”, có chữ ký Lãnh đạo đơn vị quản lý ý kiến đồng ý Lãnh đạo đơn vị ban hành tài liệu, văn (phụ lục) - Đối với cán đơn vị tham khảo tài liệu: Phải có Giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân có ý kiến đồng ý Lãnh đạo đơn vị ban hành tài liệu, văn  Xem xét, tổ chức khai thác văn Lãnh đạo Phòng Hành – Nhân xem xét yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ Đối với văn thường có đủ giấy tờ theo quy định tổ chức cho khai thác, văn có độ mật trình Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến  Trình Lãnh đạo Văn phòng Đối với văn có độ mật: Phòng Hành – Nhân trình Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến Lãnh đạo công ty Nếu Lãnh đạo cơng ty phê duyệt chuyển cho nhân viên lưu trữ phục vụ khai thác Nếu không lãnh đạo cơng ty phê duyệt thơng báo cho đơn vị cá nhân xin khai thác biết, thời gian chậm không 01 ngày  Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cập nhật sổ khai thác Sau có đầy đủ thủ tục giấy tờ theo quy định, Lãnh đạo Phòng Hành – Nhân giao cho nhân viên lưu trữ tiến hành phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Nhân viên lưu trữ có trách nhiệm đăng ký vào sổ khai thác tài liệu lưu trữ (phụ lục) 29 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 3.1 Tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1 Nhiệm vụ giao Sau thời gian tháng thực tập Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương tiếp xúc làm việc với công việc theo chuyên ngành đào tạo em vận dụng kiến thức khả vào cơng việc cách có hiệu Ngồi cơng việc bên Văn thư như: - Tiếp nhận văn đến, văn - Chuyển giao văn - Soạn thảo công văn, tài liệu - Hỗ trợ phòng Hành nhân bố trí phòng họp, phòng tiếp đón khách Còn thực công việc bên Lưu trữ: - Biên mục hồ sơ, tài liệu - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho lưu trữ - Phục vụ khách hàng, đối tác đến công ty khai thác, sử dụng tài liệu 3.1.2 Kết dạt - Rèn luyện tiếp thu thêm kỹ mềm chun mơn nghiệp vụ - Có ý thức học tập để nâng cao trình độ phục vụ cơng việc - Chấp hành nghiêm chỉnh, có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ giao - Nhận công văn trình Lãnh đạo kịp thời, chuyển giao cơng văn đến đơn vị theo yêu cầu - Phục vụ khách hàng khai thác tài liệu với thái độ nhiệt tình, vui vẻ, kho lưu trữ ln vệ sinh sẽ, gọn gàng - Hỗ trợ phòng Hành có khách họp 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương 3.2.1 Đánh giá, nhận xét 30 Qua thực tế em tìm hiểu công tác Văn thư- Lưu trữ khẳng định nghiệp vụ quan trọng hoạt động quản lý quan, đối tượng trực tiếp Doanh nghiệp Nhìn chung cơng tác Văn thư- Lưu trữ công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương có nhiều mặt tích cực vào nếp Được quan tâm ban lãnh đạo công ty mà công tác Văn thư – Lưu trữ tổ chức tất khâu như: tiếp nhận văn bản,việc tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin nhanh chóng, lưu trữ hồ sơ tài liệu cách khoa học Công ty phối hợp với tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng xây dựng , ban hành, áp dụng văn sổ tay chất lượng công tác văn thư – lưu trữ dành riêng cho công ty Tài liệu kho lưu trữ công ty xếp gọn gàng, không bị bó gói, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ diễn liên tục, hàng năm Bên cạnh ban lãnh đạo công ty đầu tư sở vật chất phục vụ cho cơng tác Văn thư- Lưu trữ để giải nhanh chóng hồn thành cơng việc quan cách tốt Song bên cạnh số hạn chế:  Về cơng tác văn thư - lưu trữ: Chưa có nhân viên lưu trữ mà có cán Văn thư kiêm nhiệm Nhân viên văn thư kiêm nhiệm cơng việc khác khối văn phòng giao Chưa thu thập hồ sơ, tài liệu phòng ban chun mơn thời gian kho lưu trữ Trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ sơ sài, chưa đầy đủ Vì quan cần có biện pháp khắc phục để công tác Văn thư- Lưu trữ quan ngày hoàn thiện 3.2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ Tuyên truyền, phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác văn 31 thư- lưu trữ để tồn thể nhân viên cơng ty nắm cách hệ thống công tác Văn thư- Lưu trữ , việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao Thường xuyên tổ chức kiểm tra việc thực văn đạo công tác văn thư - lưu trữ phòng, ban chun mơn để chấn chỉnh cơng tác vào nề nếp quy định pháp luật Bố trí nhân viên lĩnh vực văn thư - lưu trữ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho công chức, viên chức phòng, ban chun mơn, để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Nâng cao chất lượng quản lý Lãnh đạo phòng Hành nhân cơng tác Văn thư- Lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị  Đối với Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Phải kiện tồn máy tổ chức chức Văn thư- lưu trữ, nhân viên văn thư lưu trữ phải đào tạo, thi tuyển theo chuyên môn Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ để giải công việc quan cách nhanh chóng, kịp thời Tham mưu cho ban lãnh đạo quan tâm tới công tác lưu trữ, không để văn thư kiệm nhiệm  Đối với môn Văn thư- Lưu trữ , khoa, trường Nhà trường cần thường xuyên tổ chức buổi thực tế ngành học, đợt thực tập- thực tập cho sinh viên để sinh viên hình dung cơng việc thực tế sau trường Thường xuyên tổ chức buổi tọa đàm nói chuyện ngành học sinh viên với doanh nhân thành đạt học chuyên nghành văn thư lưu trữ để sinh viên có nhìn đắn ngành học Thường xuyên tổ chức giao lưu chuyên nghành văn thư lưu trữ với trường đại học cao đẳng để học hỏi kinh nghiệm 32 33 KẾT LUẬN Sau tháng thực tập công ty Cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương em tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích, sâu vào thực tế, trực tiếp làm việc với chun mơn mình, rút nhiều kinh nghiệm cho thân để phục vụ cho công việc sau Đồng thời tự xây dựng cho thân phong cách làm việc khoa học, hợp lý đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng Bên cạnh kết đạt trên, q trình làm quen với thực tế cơng tác Văn thư – Lưu trữ em không tránh khỏi thiếu xót chun mơn nghiệp vụ Em mong nhận quan tâm, bảo, góp ý kiến thầy giáo Khoa Văn thư Lưu trữ để em trường trở thành nhân viên Văn thư – Lưu trữ có lực vững vàng mặt chuyên môn ý thức tránh nhiệm, kinh nghiệm nghề nghiệp để phục vụ cho q hương nói riêng góp phần vào cơng tác Văn thư – Lưu trữ nước nhà ngày hoàn thiện Qua em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương nhân viên quan tạo điều kiện thuận lợi mặt để em hồn thành tốt đợt thực tập tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tồn thể thầy, cô giáo khoa Văn thư- Lưu trữ tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi hồn thành xuất sắc báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày…tháng…năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thủy 34 PHỤ LỤC  Phụ lục: Bìa hồ sơ Cơng ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG Ký hiệu thơng tin Số: .VT HỒ SƠ Từ ngày / / đến ngày ./ / Gồm tờ Phông số: Mục lục số: Hồ sơ số: THỜI HẠN BẢO QUẢN Phụ lục: Biên giao nhận hồ sơ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Đồ chơi Bình Dương NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU - Căn Điều 22 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Căn vào Quyết định số 456/QĐ – BKH, ngày 12 tháng 05 năm 2004 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành quy định thực nội quan có quy định cơng tác lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Hôm nay, ngày tháng năm , gồm: Đại diện Phòng Hành – Nhân Ơng (bà) Chức vụ;……………………… Đại diện bên giao tài liệu Ông (bà)………………………….Chức vụ;……………………… Cùng thống lập biên giao nhận tài liệu sau: Số lượng hồ sơ, tài liệu: Tình trạng tài liệu: Danh mục hồ sơ theo Mục lục hồ sơ lưu kèm theo Biên lập thành 02 bản, bên giữ 01 BÊN GIAO BÊN NHẬN (Họ tên, chữ ký) (Họ tên, chữ ký)  Phụ lục: Mục lục hồ sơ nộp lưu Công ty cổ phần thiết bị giáo dục CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đồ chơi Bình Dương Độc lập – Tự – Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU STT Tiêu đề hồ sơ Số lượng Ghi  Phụ lục: Mục lục hồ sơ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Đồ chơi Bình Dương NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ Hộp Hồ sơ Tiêu đề Thời hạn số số hồ sơ bảo quản  Phụ lục: Biểu mẫu Ghi Số Số, ký hiệu Ngày, tháng Tác giả Trích yếu nội TT văn văn văn dung văn  Phụ lục: Sổ khai thác tài liệu lưu trữ SỔ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Tờ số Ghi Số TT Ngày khai thác Họ tên Đơn vị Nội dung khai thác khai thác Số Ký lượng tên Ghi  Phụ lục: Giấy đề nghị khai thác Công ty cổ phần thiết bị giáo dục CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Đồ chơi Bình Dương NAM TÊN ĐƠN VỊ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC SỬ DỤNG HỒ SƠ - TÀI LIỆU LƯU TRỮ - Họ tên:……………………………………………………………… - Đơn vị công tác:……………………………………………………… - Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu số………… ngày… tháng… năm…… - Hình thức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu :…………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… - Mục đích khai thác hồ sơ, tài liệu:…………………………………… …………………………………………………………………………… - Ngày trả:………………………………………………………………… Ý kiến Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị Người đề nghị phát hành văn đề nghị khai thác tài liệu (Ký tên) (Ký tên)  Phụ lục: Một số hình ảnh Cơng ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Một phần phòng văn thư, lưu trữ (Thuộc Hành – Nhân sự) ... Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 024.63250068 – 024.63250186 Email: Binhduongtoys@gmail.com Website: www.binhduongtoys.com.vn Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương ln đặt... cho trẻ Tên đầy đủ công ty: Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Tên tiếng anh: Binhduong toys and Education Equipment joint stock Trụ sở chính: Số 18, ngách 7, ngõ 381, Nguyễn Khang,