Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ tại UBND xã vĩnh phúc, huyện bắc quang, tỉnh hà giang

MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5.Cấu trúc đề tài 2 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 3 1. Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc . 3 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng của UBND xã Vĩnh Phúc 3 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc. 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc: 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.3 Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND Xã Vĩnh Phúc 8 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ. 9 2.1.1.1. Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ. 9 2.1.1.2. Văn bản của UBND xã Vĩnh Phúc ban hành. 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ. 11 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Công tác văn thư 12 2.2.1.1 Công tác soạn thảo văn bản 12 2.2 .1.2 Quản lý văn bản. 15 2.2.1.3Quản lý và sử dụng con dấu: 20 2.2.1.4 Lập hồ sơ hiện hành 20 2 .2.2. Công tác lưu trữ 21 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 21 2.2.2.2. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC, HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 25 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 25 2. Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 25 3. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 25 4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư Lưu trữ : 27 5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưutrữ. 27 C.KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5.Cấu trúc đề tài 2

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 3

1 Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc .3

1.1 Lịch sử hình thành , chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng của UBND xã Vĩnh Phúc 3

1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc 3

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc: 4

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc 6

1.2.1 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc 6

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc 6

1.2.3 Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND Xã Vĩnh Phúc 8

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 9

2.1 Hoạt động quản lý 9

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ 9

2.1.1.1 Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ 9

2.1.1.2 Văn bản của UBND xã Vĩnh Phúc ban hành 10

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc 11

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học

công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc 11

2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ 11

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc 11

2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ 12

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12

2.2.1 Công tác văn thư 12

2.2.1.1 Công tác soạn thảo văn bản 12

2.2 1.2 Quản lý văn bản 15

2.2.1.3Quản lý và sử dụng con dấu: 20

2.2.1.4 Lập hồ sơ hiện hành 20

2 2.2 Công tác lưu trữ 21

2.2.2.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 21

2.2.2.2 Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21

CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC, HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 25

1 Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 25

2 Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 25

3 Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 25

4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ : 27

5 Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưutrữ 27

C.KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHỤ LỤC 31

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dướihình thức văn bản Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thôngtin hữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện nàytrong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình Công tác Văn thư - Lưutrữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ làphương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiềucán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác Vănthư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết địnhquản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạtđộng của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơquan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng,nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ

là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan,đơn vị nào

Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó làcông tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính diễn ra thường xuyên, liêntục thông qua các văn bản, tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảmbảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bímật cho mỗi cơ quan Vì vậy công văn, giấy tờ là một trong những phương tiệncần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước Hầu hết hồ sơ tài liệu đều phảnánh các mặt hoạt động của cơ quan nên phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụngkhi cần thiết Mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hànhnhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt haykhông, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụngtrực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo Ngoài ra còn

có những tài liệu chứa đựng các thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, anninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ(TLLT) không chỉ chú ý đến góc

độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp

thông tin trong tài liệu và sự phá hoại TLLT

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Cách thức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu Chức năng, nhiệm vụ và quản lý công tác Văn thư – lưu trữcủa UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang

3 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát vềTrungtâm Khoa học và Công nghệ văn thư – lưu trữ

Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND Xã Vĩnh Phúc, HuyệnBắc Quang, Tỉnh Hà Giang

Tư vấn đề xuất cho lãnh đạo UBND thực hiện nhiệm vụ quản lý công tácvăn thư lưu trữ

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện BắcQuang, Tỉnh Hà Giang tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Nghiên cứu tài liệu

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC

Xã Vĩnh Phúc Trực thuộc huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang

Vào những năm 1978, nghe theo tiếng gọi của Đảng vận động đồng bàovùng xuôi lên vùng cao khai phá đất hoang, tạo lập cuộc sống mới, trong đó cóVĩnh Phúc của huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang Tuy không thuận tiện về đườnggiao thông, nhưng mỗi khi nhắc đến xã Vĩnh Phúc, người ta thường nhớ về mộtvùng quê miền núi nhưng lại mang đậm phong cách của làng quê vùng xuôi.Chính vì vậy đến nay dân số Vĩnh Phúc chiếm phần đa là bà con thuộc cáctỉnh Thái Bình, Nam Định lên định cư Sau hơn ba mươi năm sinh sống trênvùng đất mới, bà con đã coi Hà Giang nói chung, Vĩnh Phúc huyện Bắc Quangnói riêng là quê hương thứ hai của mình

1.1.2 Chức năng của UBND xã Vĩnh Phúc

Theo điều 114 Hiến pháp 2013 quy định “Ủy ban nhân dân ở cấp chínhquyền địa phương do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên”

Vậy Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Phúc do Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúcbầu ra là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúc, cơ quan hànhchính nhà nước ở phạm vi xã Vĩnh Phúc, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồngnhân dân

1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc.

Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã được quy định tại Luật tổ chức Hội

đồng nhân dân và UBND năm 2003.

- UBND xã Vĩnh Phúc quản lý các lĩnh vực sau trong phạm vi xã VĩnhPhúc:

+ Lĩnh vực kinh tế

+ Lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp

+ Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

+ Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao

+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hànhpháp luật ở địa phương

+ Trong việc thực thi chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

+ Trong việc thi hành pháp luật

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng,

an ninh dài hạn và hằng năm của xã chương trình HĐND cùng cấp thông quaquyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

+ Xây dựng cơ chế làm việc của UBND xã, công tác tổ chức bộ máy, thựchiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp quản lý cán bộ theo phân cấp và quyđịnh của nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng kỷ luật đối với tập thể,

cá nhân do UBND trực tiếp quản lý

+ Kiểm tra, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của UBND xã hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa UBND cấp xã

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc:

- Chủ tịch UBND

- Một phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế, tài chính, giao thông, xâydựngcơ bản, nhà đất và tài nguyên - môi trường

- Một phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội và các lĩnh vực khác

- Sau là các ủy viên UBND xã giúp việc cho chủ tịch và các phó chủ tịchphụ trách từng lĩnh vực công tác hiện đang đảm nhiệm như : phụ trách công an,quân sự, kinh tế, tài chính, công tác văn phòng…

+ Ban chỉ huy quân sự xã

+ Văn hóa – Xã hội

+ Tài chính- kế toán

+ Nông – lâm nghiệp

* Nhận xét: cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc phù hợp với tình

hình thực tế của địa phương, theo đúng luật tổ chức HĐND và UBND, Hiếnpháp và pháp luật Mặt khác cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc thể hiện

Chủ tịch

Tài chính

Địa chính xây dựng

Văn phòng thống kê

Tư pháp Hộ tịch

Văn hóa

xã hội

Tài chính

Kế toán

tính tinh gọn của bộ máy đáp ứng nhu cầu công việc cụ thể, không chồng chéotrách nhiệm mà lại có sự hỗ trợ lẫn nhau nhằm phục vụ nhân dân một cách tốtnhất đồng thời giúp UBND hoạt động một cách hiệu quả Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Vĩnh Phúc đã thể hiện công cuộc cải cách hành chính đang diễn rathuận lợi tại Ủy ban

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc.

1.2.1 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc.

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức, đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động

củ cơ quan Để nâng cao hiệu quả trong công tác này, đòi hỏi phải nắm vữngkiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạnthảo văn bản, tổ chức các quy trình xây dựng quản lý, xử lý và giải quyết cácvăn bản của cơ quan

Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc được tổ chức theo hìnhthức “tập trung” Các khâu nghiệp vụ về xử lý văn bản đi, đến của cơ quan đượcthực hiện một cách khoa học, chính xác và đều phải qua bộ phận văn phòng đểđóng dấu, đăng ký vào sổ, chuyển giao, làm thủ tục phát hành và xử lý văn bản

Phòng làm việc của văn phòng UBND xã được trang bị đầy đủ máy mócnhư: máy tính, máy in, máy photo,tủ, bàn ghế,…Tạo điều kiện thuận lợi chocông việc được hoạt động đúng quy trình mang lại hiệu quả cao trong công việc

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc.

UBND xã là bộ phận tham mưu phục vụ sự chỉ đạo và điều hành các hoạtđộng của UBND; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo, đồng thời

đề xuất các biện pháp giải quyết và xử lý Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của cơquan, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện điều kiện làm cho mọihoạt động của UBND Là trung tâm đầu mối giao tiếp (đối nội , đối ngoại) củaUBND

UBND Xã Vĩnh Phúc chưa có bộ phận văn thư riêng nên công tác Vănthư được giao cho văn phòng thống kê và một cán bộ làm văn thư kiêm nhiệm

- Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện

chương trình đó, lịch làm việc đó

- Thông kê, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội, tham mưu giúp

việc cho chủ tịch UBND Xã trong chỉ đạo thực hiện

- Giúp UBND xã dự thảo văn bản đề án, dự án, các văn bản trước khi

trình ký ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý về nộidunh và thể thức, làm báo cáo gửi lên cấp trên

- Chủ trì giữ mối liên hệ công tác giữa UBND với các cơ quan khác vàgiữa các ban ngành trong xã hội

- Giúp Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch lập kế hoạch, xây dựng chương trình vàtrực tiếp tổ chức thực hiện hoạt động, giúp Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch tổ chứccác loại hội họp, đi công tác, tiếp khách

- Giúp Chủ tịch quản lý và trực tiếp thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư

và công tác lưu trữ

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ

- Cán bộ làm công tác văn thư có vị trí rất quan trọng trong mỗi cơ quan,

tổ chức đặc biệt là thành phần không thể thiếu trong mỗi văn phòng Hộ thựchiện các khâu nghiệp vụ, kỹ thuật của công tác văn thư Vì vậy, luôn đòi hỏi ởcán bộ văn thư hai tố chất đó là thẩm chất chính trị và năng lực chuyên mônnghiệp vụ

- Tổ chức quản lý văn bản đi: đánh máy văn bản, in văn bản, trình ký văn

bản, đóng dấu văn bản đi, đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản đi

-Tổ chức quản lý văn bản và giải quyết văn bản đến: tiếp nhận văn bảnđến, kiểm tra phân loại, bóc bì văn bản đến, theo dõi việc giải quyết văn bảnđến

- Quản lý và sử dụng con dấu:

+ Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của UBND xã theoquy định Vì vậy việc tổ chức sử dụng con dấu của UBND xã được thực hiệnnghiêm túc và chặt chẽ

+ Văn thư hiện nay quản lý con dấu quốc huy dấu công văn đến của

UBND và nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu, trong trường hợp văn thư nghỉthì con dấu được giao lại cho văn phòng khi được sự đồng ý của Chủ tịch và đã

có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền Nghiêm cấm việc đóng dấu khốngchỉ, dấu đóng ngay ngắn, rõ ràng, không đóng ngược, dấu đóng chùm lên 1/3chữ ký về bên trái…Con dấu được bảo quản chặt chẽ trong tủ có khóa an toàn,không được mang dấu ra khỏi trụ sở Lãnh đạo UBND có thể mang con dấu rangoài, nhưng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấutrong khoảng thời gian đó

1.2.3 Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND Xã Vĩnh Phúc

- Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ

ở các cơ quan Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phươngpháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan Cán bộ cótrình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếptài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán

bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tàiliệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tàiliệu

Văn phòng có 1 cán bộ văn thư lưu trữ do chủ tịch UBND xã bổ nhiệm

, miễn nhiệm, khen thưởng , kỷ luật theo quy định của pháp luật

Chịu trách nhiệm trước UBND về công việc mà chủ tịch UBND xã giaocho và thực hiện các trách nhiệm và quyền hạn của mình

Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân do Chủ tịch UBND xã bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theoquy định của pháp luật

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG

2.1 Hoạt động quản lý

Tài liệu UBND hình thành ra là những tài liệu quan trọng, có giá trị liênquan đến hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan tổ chức cũngnhư hoạt động của cả xã Vĩnh Phúc góp phần xây dựng cho đất nước giàu đẹptiến lên Xã Hội Chủ Nghĩa Bên cạnh đó tài liệu mà cơ quan nhà nước ban hành

ra, các cơ quan cấp trên ban hành xuống hàng năm là những tài liệu liên quan tớivấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục… là những tài liệu có vấn đềnhạy cảm, mật liên quan đến vận mệnh của Quốc gia, dân tộc chính vì thế tàiliệu cần phải được bảo quản, quản lý một cách tốt nhất để góp phần xây dựng vàbảo vệ tổ quốc ngày càng vững mạnh sánh vai với các cường quốc năm châu.Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và dựa trên sự chỉ đạo củacác cơ quan cấp trên UBND xã Vĩnh Phúc đã có sự quan tâm tới công tác lưutrữ bằng việc thực hiện hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của công tácVăn thư lưu trữ khá tốt

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ 2.1.1.1 Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ.

- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011của Bộ nội

- Thông tư số: 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 về hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và tổ chức của tổ Văn Thư, lưu trữ bộ, cơ qun

Ngang bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và UBND các cấp.

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan;

- Thông tư sô 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 quy định về thời hạn bảoquản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổchức

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy địnhchế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ tài liệu

2.1.1.2 Văn bản của UBND xã Vĩnh Phúc ban hành.

Văn bản do UBND xã ban hành là các loại văn bản phục vụ quản lý cấp

xã Theo thẩm quyền UBND xã ban hành 2 loại văn bản chính là văn bản quyphạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường

Theo sự phân công và chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã thì cán bộ côngchức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đó, chịutrách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản theo đúng quy định, phối hợp với

tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung dự thảo đẻ hoàn chỉnh văn bản trình

Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách xem xét, quyết định

Ngoài ra UBND xã còn ban hành một số loại văn bản hành chính thôngthường như: Báo cáo, tờ trình, thông báo, kế hoạch,…

Một số quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xãđược dựa theo một số văn bản như: Theo Luật ban hành văn bản QPPL năm1996; Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản QPPL năm2002; Luật QPPL của HĐND và UBND năm 2004; Nghị định 161/2005/NĐ-CPngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một sốđiều của Luật ban hành văn bản QPPL và Luật sửa đổi bổ sung Luật ban hànhvăn bản QPPL; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính

phủ quy định về việc sử lý và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng chínhphủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản…

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc.

Hoạt động quản lý trong công tác lưu trữ cơ quan đã có sự quan tâm tuynhiên nó vẫn còn mờ nhạt chưa được sát sao bởi thế mà cơ quan mởi thực hiệnhoạt động chỉnh lý từ năm 1990 đến năm 2008 trong đó chỉ có tài liệu từ năm

2000 trở đi là được thực hiện đầy đủ còn trước năm 2000 thì năm được chỉnh lýnăm thì không, và tài liệu trong từng năm không phải là tài liệu của từng phòng,ban mà là tài liệu tổng hợp ban hành ra hàng năm của UBND và HĐND xã.Nhiều tài liệu của các phòng ban vẫn chưa được chỉnh lý hay làm bất cứ khâunghiệp vụ nào, tài liệu đang ở trạng thái bó gói, rời lẻ, hay đựng trong các cặp 3dây Chính vì thế mà cơ quan hiện tại chưa thành lập một phông lưu trữ nào, nênviệc thực hiện hoạt động quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức là chưa có

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc.

Hoạt động tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu KHCNtrong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức chưa có Cũng trong kế hoạch sắp tớithì cơ quan có ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động khai thác sử dụngphục vụ tra tìm thông tin của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan cũngnhư yêu cầu chính đáng của nhân dân

2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ.

+ Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ , nghiệp vụ chuyênmôn cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làmcông việc đến công tác văn thư , hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng nghiệp vụngắn hạn do UBND xã tổ chức , luôn tăng cường công tác tập huấn, hướng dẫnnghiệp vụ

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc.

Thanh tra, kiểm tra là để xem xét việc làm thực tế của cơ quan, tình hình

để đánh giá nhận xét những gì đã làm được và chưa làm được, thanh tra kiểm tra

là một khâu không thể thiếu trong quá trình quản lý Nhà nước, để nâng cao hiệulực, hiệu quả quản lý Nhà nước

Hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế côngtác lưu trữ của cơ quan là đã có tuy nhiên vẫn còn rất hạn chế, bởi việc ban hànhQuy chế về công tác văn thư lưu trữ mới được thực hiện vào cuối tháng 10 năm

2013 nên hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chếcông tác lưu trữ mới được manh nha thực hiện, còn trước đó là chưa ban hànhquy chế nên chưa có căn cứ để thực hiện thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm quychế Theo kế hoạch 21/KH-CCVTLT ngày 2/2/2015 của Chi cục Văn thư Lưutrữ về việc khiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 thì trong năm 2015 sẽthực hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra

2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ.

UBND xã vĩnh phúc chưa có hợp tác quốc tế nào về công tác văn thư lưutrữ, công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo sự chỉ đạo của cục Văn thưlưu trữ Nhà nước

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác văn thư

2.2.1.1 Công tác soạn thảo văn bản

Trong công tác văn thư,soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng,do đó công tác này luôn được chú trọng trong cơ quan

Tại UBND xã Vĩnh Phúc,công tác soạn thả văn bản,ban hành văn bảnđược tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản,văn bản được banhành đúng đảm bảo đúng quy định,có đầy đủ thể thức,có hiệu lực pháp lýcao,giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng,đảm bảo đúng quy định củanhà nước

*Quy trình soạn thảo

Công tác soạn thảo-ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách

ở Văn phòng HĐND-UBND đảm nhận

Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:

+ Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong đượcchuyển đến Chánh văn phòng xem xét,kiểm tra,sau đó trình lên Chủ tịnh hoặcphó chủ tịnh UBND xã ký ban hành

+Sau khi ký văn bản được tập trung ở văn phòng để kiểm tra lại lầnnữa.Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì,nhân viên văn thư tiến hành đánhsố,ghi ngày,năm ban hành văn bản và đăng ký vào sổ “ đăng ký văn bản đi” sau

đó nhân văn bản theo nơi nhận,đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một cáchnhanh chóng,chính xác,Văn phòng giữ lại 2 bản:1 bản lưu ở bộ phận soạn thảo,1bản lưu ở bộ phận văn thư

+Việc lưu lại 2 bản ban hành đã giúp cho văn phòng làm tốt công tác quản

lý văn bản,tài liệu.Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giảiquyết công việc khi có sự cố xảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng lien quanđến văn bản

+Thẩm quyền ban hành văn bản:UBND xã Vĩnh Phúc có thẩm quyền banhành các văn bản như:quyết định,chỉ thị,tờ trình,báo cáo,công văn,giấy mời,…các văn bản ban hành được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý

“ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ”

Tác giả văn bản trình bày ở góc bên trái của văn bản viết bằng phông

chữ VnTimeH cỡ chữ 13 nét dung đậm có dấu gạch chân ở 2/3 dòng cuối.

Địa chỉ và ngày tháng ban hành văn bản được trình bày phía dưới quốchiệu kiểu chữ VnTime cỡ chữ 14 nét nghiêng

Số và ký hiệu của văn bản:số của văn bản là số thứ tự văn bản ban hànhtrong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm

Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành,số và kýhiệu được trình bày ở dưới tác giả của văn bản.Số văn bản được trình bày bằngphông chữ VnTimeH,cỡ chữ 14 nét đứng đậm.Trích yếu nội dung là một câuvăn ngắn gọn ở dưới phần tên loại,phông chữ VnTime,cỡ chữ 14 nét đậm

*Đăng ký văn bản đi:

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đinhư số,ký hiệu,ngày tháng năm,trích yếu nội dung văn bản vào trong nhữngphương tiện đăng ký văn bản như sổ,máy tính,… nhằm quản lý chặt chẽ và tratìm văn bản nhanh chóng

Tất cả các công văn đi của UBND xã Vĩnh Phúc,sau khi đã có chữ ký vàđóng dấu xong thì được đăng ký vào “sổ đăng ký công văn đi” của cơ quan.Vănbản đăng ký rõ rang chính xác

Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức,nhân viên văn thư ghi số,kýhiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký số văn bản được lấy theonăm và theo tên loại văn bản

Do số lượng văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập 2 sổ là: “sổđăng ký văn bản mật đi” và “sổ đăng ký cho tất cả các loại văn bản đi”

Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi” của UBND xã Vĩnh Phúc theo quy địnhcủa Nhà nước

*Chuyển giao văn bản

Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả,các vănbản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền,làm thủ tục gửi đi ngay đếnđúng nơi nhận.Việc gửi văn bản ở UBND xã Vĩnh Phúc đến các cơ quan hay cánhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện.Văn phòng UBND đã chọn sử dụng

2 loại phong bì,loại có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn là 15cm x

25cm,phong bì được trình bày theo mẫu rõ rang,có 2 phần:

+Phần nơi gửi:được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì

+Phần nơi nhận:được trình bày ở góc phải sát mép dưới cảu phong bì.Khi làm thủ tục gửi văn bản,cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tinvào 2 phần trên đầy đủ,rõ rang.Đặc biệt phần nơi nhận,ghi rõ tên,địa chỉ của cơquan,cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối

Đối với những văn bản khẩn được đóng “dấu khẩn” để công tác chuyểnđược nhanh chóng kịp thời

Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng bantrong Ủy ban thì việc vận chuyển được tiến hành bằng hình thức giao đến tậnphòng sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và chữ ký,con dấu hợp lệ

*Quản lý bản lưu văn bản đi:

Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mụcđích lâu dài,các văn bản đi của tất cả các cơ quan được lưu lại 2 bản:1 bản lưu ởvăn thư,1 bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của nhân viênsoạn thảo.Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học,dễ tra tìm

Công tác quản lý bản lưu tại UBND xã Vĩnh Phúc được tiến hành như sau:+Sau khi ban hành mỗi văn bản,ngoài số văn bản chuyển theo ý kiến phânphối,cán bộ văn thư đều lưu lại 2 bản:1 bản để lưu vào hồ sơ công việc của cán

bộ đã soạn thảo ra văn bản,1 bản lưu ở phòng văn thư.2 bản này được đảm bảođầy đủ về nội dung và thể thức

+Công tác sắp xếp bản lưu được tiến hành:văn bản nào được hình thànhtrước thì xếp xuống dưới,văn bản nào hình thành sau xếp lên trên,việc này tạođiều kiện cho việc tra tìm dễ dàng,nhanh chóng khi cần thiết

+Ngoài ra ba năm trên còn ban hành rất nhiêu văn bản khác như giấymời,giấy giới thiệu,…

2.2 1.2 Quản lý văn bản.

a.Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là văn bản,tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tạiUBND xã Vĩnh Phúc có các loại văn bản,tài liệu gửi như quyết định,chỉ thị,công