Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ tại UBND xã vĩnh phúc, huyện bắc quang, tỉnh hà giang

MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5.Cấu trúc đề tài 2 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 3 1. Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc . 3 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng của UBND xã Vĩnh Phúc 3 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc. 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc: 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.3 Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND Xã Vĩnh Phúc 8 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ. 9 2.1.1.1. Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ. 9 2.1.1.2. Văn bản của UBND xã Vĩnh Phúc ban hành. 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ. 11 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Công tác văn thư 12 2.2.1.1 Công tác soạn thảo văn bản 12 2.2 .1.2 Quản lý văn bản. 15 2.2.1.3Quản lý và sử dụng con dấu: 20 2.2.1.4 Lập hồ sơ hiện hành 20 2 .2.2. Công tác lưu trữ 21 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 21 2.2.2.2. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC, HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 25 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 25 2. Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 25 3. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 25 4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư Lưu trữ : 27 5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưutrữ. 27 C.KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

MỤC LỤC A MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác Văn thư - Lưu trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thơng tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban quan, đơn vị Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, sở ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ công tác thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Trong quan, đơn vị công tác VTLT quan tâm, cơng tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành diễn thường xuyên, liên tục thông qua văn bản, tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Vì cơng văn, giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước Hầu hết hồ sơ tài liệu phản ánh mặt hoạt động quan nên phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Mặt khác công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu cơng tác quản lý lãnh đạo Ngồi cịn có tài liệu chứa đựng thơng tin bí mật trị, quốc phịng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ(TLLT) không ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu phá hoại TLLT Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu - Chức năng, nhiệm vụ quan - Cách thức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan 2.2 Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu Chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác Văn thư – lưu trữ UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu vấn đề chung công tác VTLT khái quát vềTrung tâm Khoa học Công nghệ văn thư – lưu trữ Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang Tư vấn đề xuất cho lãnh đạo UBND thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài công tác VTLT UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang sử dụng phương pháp sau: Nghiên cứu tài liệu Quan sát Phỏng vấn 5.Cấu trúc đề tài Đề tài gồm chương: Chương 1:Vài nét UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang Chương 2:Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang Chương 3:Tư vấn cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư,lưu trữ UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang B NỘI DUNG CHƯƠNG VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức , nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc 1.1 Lịch sử hình thành , chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc 1.1.1 Lịch sử hình thành Xã Vĩnh Phúc Trực thuộc huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang Vào năm 1978, nghe theo tiếng gọi Đảng vận động đồng bào vùng xuôi lên vùng cao khai phá đất hoang, tạo lập sống mới, có Vĩnh Phúc huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang Tuy không thuận tiện đường giao thông, nhắc đến xã Vĩnh Phúc, người ta thường nhớ vùng quê miền núi lại mang đậm phong cách làng q vùng xi Chính đến dân số Vĩnh Phúc chiếm phần đa bà thuộc tỉnh Thái Bình, Nam Định lên định cư Sau ba mươi năm sinh sống vùng đất mới, bà coi Hà Giang nói chung, Vĩnh Phúc huyện Bắc Quang nói riêng quê hương thứ hai 1.1.2 Chức UBND xã Vĩnh Phúc Theo điều 114 Hiến pháp 2013 quy định “Ủy ban nhân dân cấp quyền địa phương Hội đồng nhân dân cấp bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quan hành nhà nước cấp trên” Vậy Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Phúc Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúc bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúc, quan hành nhà nước phạm vi xã Vĩnh Phúc, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Vĩnh Phúc Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã quy định Luật tổ chức Hội đồng nhân dân UBND năm 2003 - UBND xã Vĩnh Phúc quản lý lĩnh vực sau phạm vi xã Vĩnh Phúc: + Lĩnh vực kinh tế + Lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp + Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải + Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thể dục thể thao + Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội thi hành pháp luật địa phương + Trong việc thực thi sách dân tộc sách tơn giáo + Trong việc thi hành pháp luật + Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh dài hạn năm xã chương trình HĐND cấp thông qua định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch + Xây dựng chế làm việc UBND xã, công tác tổ chức máy, thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quản lý cán theo phân cấp quy định nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng kỷ luật tập thể, cá nhân UBND trực tiếp quản lý + Kiểm tra, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND xã hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND cấp xã 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc: - - Chủ tịch UBND Một phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế, tài chính, giao thơng, xây dựngcơ bản, - nhà đất tài ngun - mơi trường Một phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội lĩnh vực khác Sau ủy viên UBND xã giúp việc cho chủ tịch phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực công tác đảm nhiệm : phụ trách công an, quân sự, kinh tế, tài chính, cơng tác văn phịng… Sơ đồ máy: Chủ tịch Phó chủ tịch Ban huy qn - cơng an xã Phó chủ tịch Tư pháp Tài Hộ tịch Kế tốn Văn phịng thống kê Văn hóa xã hội Địa xây dựng Về tổ chức phòng , ban - UBND xã Vĩnh Phúc 08 phòng ban chức năng, quan tham mưu cho lãnh đạo UBND xã quản lý chun mơn, là: + Văn phịng – thống kê UBND xã + Địa + Chính sách + Ban công an xã + Ban huy quân xã + Văn hóa – Xã hội + Tài chính- kế tốn + Nơng – lâm nghiệp * Nhận xét: cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc phù hợp với tình hình thực tế địa phương, theo luật tổ chức HĐND UBND, Hiến pháp pháp luật Mặt khác cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc thể tính tinh gọn máy đáp ứng nhu cầu công việc cụ thể, khơng chồng chéo Tài trách nhiệm mà lại có hỗ trợ lẫn nhằm phục vụ nhân dân cách tốt đồng thời giúp UBND hoạt động cách hiệu Cơ cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc thể công cải cách hành diễn thuận lợi Ủy ban 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc 1.2.1 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức, đóng vai trị quan trọng q trình hoạt động củ quan Để nâng cao hiệu cơng tác này, địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, tổ chức quy trình xây dựng quản lý, xử lý giải văn quan Công tác văn thư lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc tổ chức theo hình thức “tập trung” Các khâu nghiệp vụ xử lý văn đi, đến quan thực cách khoa học, xác phải qua phận văn phòng để đóng dấu, đăng ký vào sổ, chuyển giao, làm thủ tục phát hành xử lý văn Phòng làm việc văn phòng UBND xã trang bị đầy đủ máy móc như: máy tính, máy in, máy photo,tủ, bàn ghế,…Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc hoạt động quy trình mang lại hiệu cao công việc 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Vĩnh Phúc UBND xã phận tham mưu phục vụ đạo điều hành hoạt động UBND; tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo, đồng thời đề xuất biện pháp giải xử lý Quản lý tài sản, sở vật chất quan, đảm bảo điều kiện sở vật chất, phương tiện điều kiện làm cho hoạt động UBND Là trung tâm đầu mối giao tiếp (đối nội , đối ngoại) UBND UBND Xã Vĩnh Phúc chưa có phận văn thư riêng nên công tác Văn thư giao cho văn phòng thống kê cán làm văn thư kiêm nhiệm - Xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi việc thực chương trình đó, lịch làm việc - Thơng kê, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội, tham mưu giúp việc cho chủ tịch UBND Xã đạo thực - Giúp UBND xã dự thảo văn đề án, dự án, văn trước trình ký ban hành trình cấp có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý nội dunh thể thức, làm báo cáo gửi lên cấp - Chủ trì giữ mối liên hệ cơng tác UBND với quan khác ban ngành xã hội - Giúp Chủ tịch Phó chủ tịch lập kế hoạch, xây dựng chương trình trực tiếp tổ chức thực hoạt động, giúp Chủ tịch Phó chủ tịch tổ chức loại hội họp, công tác, tiếp khách - Giúp Chủ tịch quản lý trực tiếp thực nghiệp vụ công tác văn thư công tác lưu trữ - Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ - Cán làm cơng tác văn thư có vị trí quan trọng quan, tổ chức đặc biệt thành phần khơng thể thiếu văn phịng Hộ thực khâu nghiệp vụ, kỹ thuật công tác văn thư Vì vậy, ln địi hỏi cán văn thư hai tố chất thẩm chất trị lực chun mơn nghiệp vụ - Tổ chức quản lý văn đi: đánh máy văn bản, in văn bản, trình ký văn bản, đóng dấu văn đi, đăng ký văn đi, chuyển giao văn -Tổ chức quản lý văn giải văn đến: tiếp nhận văn đến, kiểm tra phân loại, bóc bì văn đến, theo dõi việc giải văn đến - Quản lý sử dụng dấu: + Con dấu thể vị trí pháp lý tư cách pháp nhân UBND xã theo quy định Vì việc tổ chức sử dụng dấu UBND xã thực nghiêm túc chặt chẽ + Văn thư quản lý dấu quốc huy dấu công văn đến UBND nhiệm vụ quản lý sử dụng dấu, trường hợp văn thư nghỉ dấu giao lại cho văn phòng đồng ý Chủ tịch có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, dấu đóng ngắn, rõ ràng, khơng đóng ngược, dấu đóng chùm lên 1/3 chữ ký bên trái…Con dấu bảo quản chặt chẽ tủ có khóa an tồn, khơng mang dấu khỏi trụ sở Lãnh đạo UBND mang dấu ngoài, phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu khoảng thời gian 1.2.3 Nhiệm vụ,quyền hạn UBND Xã Vĩnh Phúc - Cán nhân tố đóng vai trị quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ quan Trình độ cán lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ quan Cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán chuyên môn thấp ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại xếp tài liệu quan ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu Văn phịng có cán văn thư lưu trữ chủ tịch UBND xã bổ nhiệm , miễn nhiệm, khen thưởng , kỷ luật theo quy định pháp luật Chịu trách nhiệm trước UBND công việc mà chủ tịch UBND xã giao cho thực trách nhiệm quyền hạn Lãnh đạo chuyên viên Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Chủ tịch UBND xã bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định pháp luật CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 2.1 Hoạt động quản lý Tài liệu UBND hình thành tài liệu quan trọng, có giá trị liên quan đến hoạt động quản lý điều hành hoạt động quan tổ chức hoạt động xã Vĩnh Phúc góp phần xây dựng cho đất nước giàu đẹp tiến lên Xã Hội Chủ Nghĩa Bên cạnh tài liệu mà quan nhà nước ban hành ra, quan cấp ban hành xuống hàng năm tài liệu liên quan tới vấn đề trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục… tài liệu có vấn đề nhạy cảm, mật liên quan đến vận mệnh Quốc gia, dân tộc tài liệu cần phải bảo quản, quản lý cách tốt để góp phần xây dựng bảo vệ tổ quốc ngày vững mạnh sánh vai với cường quốc năm châu Nhận thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ dựa đạo quan cấp UBND xã Vĩnh Phúc có quan tâm tới cơng tác lưu trữ việc thực hoạt động quản lý điều hành hoạt động công tác Văn thư lưu trữ tốt 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác lưu trữ 2.1.1.1 Văn đạo quan cấp công tác lưu trữ - Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011của Bộ nội Vụ - Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính Phủ Quy đinh chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành - Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 1/6/2009 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước quy định quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 - Thông tư số: 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức tổ Văn Thư, lưu trữ bộ, qun 10 gói,chưa xếp,biên mục rõ ràng Với hồ sơ lập văn đươc xếp theo thứ tự khoa học,đánh số văn cụ thể,đảm bảo thuận lợi tra tìm,các hồ sơ lập vào cuối năm nộp lưu vào phận lưu trữ quy định thời gian,tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 2.2.1.3Quản lý sử dụng dấu: Một nội dung công tác văn thư quan việc quản lý sử dụng dấu theo quy định cảu nhà nước dấu yếu tố quan trọng thủ tục hành hành Một văn ban hành đầy đủ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền phải đóng dấu có hiệu lực pháp lý Tại UBND xã Vĩnh Phúc,văn phòng nơi diễn hoạt động công tác văn thư việc quản lý dấu đóng dấu Nắm đươc tính chất quan trọng cảu dấu,cán văn phịng nói chung người chịu trách nhiệm quản lý đóng dấu nói riêng thực việc sử dụng bảo quản dấu tốt UBND xã Vĩnh Phúc sử dụng loại dấu:dấu quan có hình quốc huy dấu văn phòng dấu như:dấu mật,dấu khẩn,dấu hỏa tốc,dấu đến,dấu chức danh Chủ tịnh phó chủ tịnh,dấu Chánh văn phịng Dấu đóng quy định,chỉ đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ,khơng đóng dấu lên giấy trắng hay văn thức.Dấu đóng 1/3 chữ ký lệch phía bên trái,cơ quan dung mực dấu mực đỏ để đóng lên văn 2.2.1.4 Lập hồ sơ hành Tổ chức quản lý công văn giấy tờ quan nhằm phục vụ thơng tin kịp thời nhanh chóng,chính xác cho công tác quản lý khâu quản lý công văn đi-đến mà công tác lập hồ sơ hành đóng vai trị quan trọng Lập hồ sơ hành khâu cuối cơng tác văn thư móc xích nối liền công tác văn thư công tác lưu trữ 21 Như biết qua trình giải công việc quan,công văn giấy tờ sản sinh có loại có giá trị để giải cơng việc trước mắt,có loại sau giải công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài,giữ gìn bí mật nội dung tài liệu Qua khảo sát thấy:công tác lập hồ sơ hành UBND xã Vĩnh Phúc đảm bảo yêu cầu,tài liệu hồ sơ có lien quan chặt chẽ với nhau,văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dung làm chứng pháp lý.Trong trình lập hồ sơ cán văn thư biên mục đầy đủ bên bên ngồi bìa hồ sơ 2.2 Cơng tác lưu trữ 2.2.2.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm phận lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu - Căn Danh mục hồ sơ, phối hợp với đơn vị viên chức xác định hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện - Hướng dẫn đơn vị, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” - Chuẩn bị phòng phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu 2.2.2.2 Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ a) Bảo quản tài liệu lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan công chức, viên chức bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ quan - Phòng lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết như: máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, bình chữa cháy, quạt thơng gió… thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phịng gian bảo mật; trì chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu 22 - Phòng lưu trữ bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ, hồ sơ, tài liệu bảo quản hộp, xếp lên giá, dán nhãn để tiện thống kê, tra cứu b) Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu • Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ - Công chức, viên chức người lao động thuộc UBND xã Vĩnh Phúc - Công chức, viên chức nguời lao động thuộc UBND huyện - Cá nhân ngồi UBND xã Vĩnh Phúc • Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ Đọc tài liệu chỗ 1.1 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc UBND xã Vĩnh Phúc cần có: - Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ - Giấy giới thiệu Công văn đề nghị lãnh đạo quan( truờng hợp phục vụ mục đích công vụ) 1.2 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc UBND huyện cần có Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ 1.3 Đối với cá nhân ngồi UBND xã Vĩnh Phúc cần có: - Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ - Chứng minh thư nhân dân Hộ chiếu - Giấy giới thiệu Công văn đề nghị quan, tổ chức (đối với truờng hợp phục vụ mục đích cơng vụ) Mượn tài liệu 2.1 Thủ tục: - Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc UBND xã Vĩnh Phúc cần có Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ 2.2 Thời gian: - Thời gian cho muợn không 10 ngày làm việc, truờng hợp cần thiết gia hạn khơng q 05 ngày làm việc Cấp tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ 3.1 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc UBND huyện 23 cần: - Đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ - Truờng hợp phục vụ mục đích cơng vụ phải có Giấy giới thiệu Công văn đề nghị lãnh đạo quan 3.2 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc UBND xã cần đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ 3.3 Đối với cá nhân ngồi UBND xã Vĩnh Phúc cần có: - Chứng minh thư nhân dân Hộ chiếu - Trường hợp phục vụ mục đích cơng vụ phải có Giấy giới thiệu Công văn đề nghị quan, tổ chức - Đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ c) Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Sử dụng tài liệu lưu trữ phịng lưu trữ UBND xã • Mang tài liệu khỏi phòng lưu trữ UBND xã + Cho mượn nơi làm việc (chỉ áp dụng công chức, viên chức Trung tâm) Thời gian cho mượn không 10 ngày làm việc, trường hợp cần thiết gia hạn khơng 05 ngày làm việc + Mang tài liệu khỏi kho lưu trữ UBND xã để phục vụ công tác mang tài liệu nước Thời gian mượn tài liệu quy định - Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ d) Thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mang tài liệu lưu trữ khỏi kho lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc - Lãnh đạo quan xét duyệt định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu có độ mật theo đề nghị Trưởng phịng Hành - Tổ chức - Trưởng phịng Hành - Tổ chức xét duyệt định cho phép khai thác, sử dụng loại tài liệu lại cho mượn nơi làm việc (đối với viên chức UBND) 24 - Lãnh đạo quan định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi lưu trữ Trung tâm để phục vụ công tác mang tài liệu nước e) Yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Lưu trữ quan phải hồn thiện cơng cụ tra tìm tài liệu, lập Sổ đăng ký độc giả để phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu; phục vụ kịp thời đối tượng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cấp có thẩm quyền phê duyệt - Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phòng lưu trữ phải tuân thủ theo nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ quan hướng dẫn viên chức lưu trữ - Độc giả phải bảo quản hồ sơ, tài liệu thời gian nghiên cứu, sử dụng phải giữ nguyên trạng tài liệu ban đầu 25 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC, HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG Một số ý kiến việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan, đơn vị nói chung Cơng chức, viên chức (CCVC) làm văn thư, lưu trữ giúp lãnh đạo quản lý công tác quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng văn quy định công tác văn thư, lưu trữ quan; quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan; đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ cho quan đơn vị trực thuộc Hàng năm báo cáo tình hình thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ quan, lập kế hoạch thực công tác văn thư, lưu trữ quan thời gian tới Tuyển dụng bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ Việc bố trí nhân chun mơn nghiệp vụ nhân tố đóng vai trị quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ quan Trình độ cơng chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu quan Nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ nghiệp vụ chuyên môn thấp ảnh hưởng không tốt đến hiệu công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ quan việc làm cần quan tâm sâu sát lãnh đạo quan Ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Một yếu tố làm pháp lý cho việc thực nguyên tắc 26 quản lý tập trung thống công tác văn thư, lưu trữ toàn quốc hệ thống văn quy phạm pháp luật ngành Hiện nay, Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ Dưới Luật hệ thống văn quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ công tác văn thư, lưu trữ sau: Luật Lưu trữ năm 2011, Quốc hội khóa 13 thông qua ngày 11/11/2011, hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012 Luật Lưu trữ văn Luật có giá trị pháp lý cao từ trước đến nay, quy định vấn đề ngành lưu trữ như: nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ; trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, trách nhiệm người làm lưu trữ; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… Luật Lưu trữ đời đánh dấu bước phát triển ngành lưu trữ Việt Nam, tiền đề để thực chuyển biến ngành lưu trữ giai đoạn cải cách hành nhà nước Tiếp đó, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 8/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn… Tại quan, tổ chức, việc tuân theo quy định văn cần phải thực quy định cụ thể quan chuyên môn ngành dọc Ví dụ Thơng tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 Bộ Tài Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành Tài chính, Thơng tư Bộ Tài nguyên Môi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu ngành Tài nguyên – Môi trường… 27 Trên sở đó, CCVC làm văn thư, lưu trữ quan chun mơn có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo việc ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với chức nhiệm vụ tình hình hoạt động quan, đơn vị mình, đồng thời người trực tiếp thực quy định đề văn hướng dẫn người quan thực Có công tác lưu trữ quan vào nề nếp hoạt động có hiệu Đưa mức khen thưởng dể khích lệ tinh thần cán làm việc , vừa giúp cho người làm an tâm công việc , vừa khiến cho công việc hoạt động quan thuận lợi Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ : Hiện nay, cách mạng công nghệ thông tin diến sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động: kinh tế, xã hội đất nước Phương hướng tin học hố cơng tác Văn thư - Lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế khả phát triển tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ giảm số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn thư ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ đảm boả cung cấp thông tin cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo định kịp thời, chĩnh xác, đắn Hiện nay, máy vi tính sử dụng rộng rãi công tác Văn thư - Lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng ký, lập hồ sơ công văn, giấy tờ đến việc tra cứu nghiên cứu tài liệu, cơng văn thực phịng máy tính Tuỳ theo điều kiện phương hươngs phát triển quan, đơn vị mà ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ cho phù hợp, góp phần đem lại kết cao hoạt động văn phịng khơng quan mà đơn vị thành viên Công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm lĩnh vực văn thư, lưutrữ Thanh tra, kiểm tra khâu quan trọng việc thực chức 28 quản lý nhà nước quan, có lĩnh vực văn thư, lưu trữ - Thanh tra, kiểm tra việc thực quy định văn nhà nước thực tế để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát sai lệch (nếu có), từ tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế quan, đơn vị - Thanh tra, kiểm tra để đưa kết luận, đánh giá kết đạt đơn vị, cá nhân từ xây dựng chế khen thưởng kỷ luật khách quan, cơng Hàng năm, Sở Nội vụ có kế hoạch tra chuyên ngành Nội vụ, có lĩnh vực văn thư, lưu trữ - Công tác tra, kiểm tra tiến hành theo định kỳ trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, chưa có quy định cụ thể cơng tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm lĩnh vực văn thư, lưu trữ Điều phần gây khó khăn cho cơng tác tra, kiểm tra lĩnh vực Hiện nay, Luật Lưu trữ (Điều 8) quy định hành vi bị nghiêm cấm sau: Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân Mang tài liệu lưu trữ nước ngồi trái phép 29 C.KẾT LUẬN Cơng tác Văn thư - Lưu trữ năm trở lại trở thành u cầu có tính cấp thiết Bên cạnh việc phát triển kinh tế theo chế thị trường số quan quan tâm tới nghiệp vụ này, thấy tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Bởi thực tốt công tác Văn thư - Lưu trữ mang lại hiệu không trước mắt mà cịn lâu dài Vì cơng tác Văn thư - Lưu trữ thực chất văn chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà khơng có văn thay Thực tế cho thấy quan dù lớn hay nhỏ, quan khoa học kỹ thuật hay quan quản lý hành chính, thực chức năng, nhiệm vụ nhiều cần đến tài liệu lưu trữ dùng làm để giải cơng việc cụ thể tìm thấy thông tin cần thiết đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương sách, đề định quản lý… UBND xã Vĩnh Phúc trình hoạt động sản sinh khối lượng tài liệu lớn Đây khối lượng tài liệu quan trọng cần phải tổ chức lưu trữ khoa học, bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác sử dụng sau Do đó, cơng tác Văn thư Lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động UBND xã Vĩnh Phúc nói chung với văn phịng HDNG&UBND nói riêng Cơng tác Văn thư - Lưu trữ văn phòng HĐND&UBND thời gian qua có đóng góp tích cực vào kết hoạt động văn phòng Tuy nhiên, bên cạnh cịn tồn nhiều điểm bất cập UBND xã nỗ lực khắc phục mặt tồn để góp phần nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ phù hợp với xu hướng phát triển lên đất nước ta 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011của Bộ nội Vụ - Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính Phủ Quy đinh chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành - Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 1/6/2009 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước quy định quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 - Thông tư số: 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức tổ Văn Thư, lưu trữ bộ, qun Ngang bộ, quan thuộc Chính Phủ UBND cấp - Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Thông tư sô 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; - Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ lưu trữ tài liệu 31 PHỤ LỤC ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH PHÚC 32 TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ VÀ BẢO QUẢN CON DẤU 33 34 ... 1:Vài nét UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang Chương 2 :Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang Chương 3:Tư vấn cho lãnh đạo thực nhiệm... lý công tác văn thư,lưu trữ UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang B NỘI DUNG CHƯƠNG VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành,... chung công tác VTLT khái quát vềTrung tâm Khoa học Công nghệ văn thư – lưu trữ Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang Tư vấn đề xuất cho lãnh đạo UBND