Văn thư – Lưu trữ là công tác văn thư có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản – Tài liệu Làm tốt các công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính , Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan . Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào thực tế . Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội dã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập cũng như sự quan tâm giúp đỡ của cán bộ nhân viên Sở Ngoại vụ tỉnh Thái Nguyên tôi đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Sở ngoại vụ Tỉnh Thái Nguyên kể từ ngày 20032017 đến ngày 16042017, trong thời gian này bản than tôi đã cố gắng nỗ lực không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng đặc biệt là phòng Văn thư Lưu trữ nơi đây.
LỜI NĨI ĐẦU Văn thư – Lưu trữ cơng tác văn th có ý nghĩa h ết s ức quan tr ọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị cơng tác Văn th – L ưu tr ữ đ ược quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua Văn – Tài liệu Làm tốt công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin gi ải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho c quan Ngày nay, với phát triển khoa h ọc công ngh ệ, m ỗi lĩnh v ực đại hóa, hành nhà nước có phát tri ển đ ể phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn th – Lưu tr ữ lĩnh vực quản lý hành , Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nh ằm ph ục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “ Học đôi v ới hành, lý thuy ết đôi v ới thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai, nắm v ững lý thuy ết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội dã tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan tâm giúp đ ỡ c cán nhân viên Sở Ngoại vụ tỉnh Thái Nguyên tiếp nh ận th ực tập Văn phòng Sở ngoại vụ Tỉnh Thái Nguyên kể từ ngày 20/03/2017 đến ngày 16/04/2017, thời gian than c ố g ắng n ỗ l ực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kĩ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuy ết đ ược học s ự hướng dẫn tận tình cán văn phịng đặc biệt phòng Văn th ư- L ưu trữ nơi Qua đợt thực tập em nhận điểm cịn yếu c khâu nghiệp vụ chuyên môn thiếu chuyên nghiệp trình thực thao tác nghiệp vụ văn thư lưu tr ữ t tơi khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợt thực tập giúp tơi cụ th ể hóa n ắm ch ắc h ơn ki ến thức mình, trưởng thành hơn, sau thực tập c quan Báo cáo sau kết thực tế s ự kết h ợp v ới lý luận chuyên môn mà đúc rút trình th ực tập B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, c c ấu tổ chức Sở ngoại vụ tỉnh Thái Nguyên 1.1.1 Lịch sử hình thành, trình phát triển Sở Ngo ại vụ t ỉnh Thái Nguyên Thực đường lối đối ngoại đảng Nhà nước, t năm 80 kỷ 20, tỉnh Bắc Thái trước (nay tỉnh Thái Nguyên) thành lập Phòng Quan hệ đối ngoại, số H ội hữu nghị, nhằm phục vụ cho công tác đối ngoại tỉnh Trong giai đoạn này, công tác đối ngoại chủ yếu phục vụ cho hoạt động giao lưu hữu nghị tiếp nhận viện trợ từ nước cộng đồng nước xã hội chủ nghĩa Ngày 30 tháng năm 1994, UBND tỉnh Bắc Thái ban hành Quy ết định số 74/UB-QĐ, chuyển Phòng Quan hệ đối ngoại thành Ban Đ ối ngoại trực thuộc UBND tỉnh Nhiệm vụ Ban Đối ngoại giai đoạn tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý d ự án phát tri ển thức (ODA), dự án đầu tư trực tiếp nước ngồi (FDI), cơng tác viện trợ tổ chức phi phủ nước (NGO) nghiệp vụ ngoại vụ khác (lãnh sự, lễ tân ) Đến năm 1996, có thay đổi từ Trung ương quản lý ODA FDI, Ban Đối ngoại giải thể, phận kinh tế đối ngoại chuy ển v ề S Kế hoạch Đầu tư, phận Ngoại vụ chuyển Văn phòng HĐND UBND tỉnh Nhiệm vụ phận Ngoại vụ thời gian tham mưu cho UBND tỉnh quản lý công tác lãnh sự, l ễ tân, Vi ệt kiều công tác viện trợ phi phủ nước ngồi Trong bối cảnh quan hệ quốc tế tỉnh Thái Nguyên ngày mở rộng trước yêu cầu tăng cường quản lý hoạt động đối ngoại địa phương, phận Ngoại vụ nâng cấp thành Phòng Ngoại vụ trực thuộc Văn phòng HĐND UBND tỉnh, Quy ết định số 4918/QĐ- UB,ngày 19/12/2001 UBND tỉnh Phòng Ngoại vụ có chức tham mưu cho UBND tỉnh việc đề chủ tr ương, chương trình, kế hoạch quản lý tổ chức thực hoạt động đối ngoại địa bàn tỉnh Nhằm đáp ứng yêu cầu công tác đối ngoại địa phương giai đoạn mới, phù hợp với tình hình thực tiễn địa phương, đồng ý Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ trí Tỉnh uỷ, HĐND tỉnh; UBND tỉnh Thái Nguyên thành lập Sở Ngoại vụ tỉnh Thái Nguyên Quyết định số 3468/QĐ-UBND ngày 28/12/2009 Sở Ngoại vụ quan chuyên mơn thuộc UBND t ỉnh, có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh th ực quản lý nhà n ước công tác ngoại vụ địa bàn tỉnh; dịch vụ công thuộc ph ạm vi quản lý nhà nước sở thực số nhiệm vụ, quy ền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền UBND tỉnh theo quy đ ịnh Pháp luật; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Ngoại giao 1.1.2 Căn Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015; Căn Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Căn Thông tư liên tịch số 02/2015/TTLT-BNG-BNV ngày 28/6/2015 Bộ Ngoại giao - Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Ngoại vụ thuộc UBND tỉnh, thành ph ố tr ực thuộc Trung ương; Căn Nghị số 312-NQ/BCSĐ ngày 26/7/2016 Ban Cán s ự Đảng UBND tỉnh Thái Nguyên công tác cán tổ ch ức máy; Xét đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ Công văn số 1042/SNVTCBC&TCPCP ngày 11/8/2016 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Ngoại vụ tỉnh Thái Nguyên sau: Vị trí chức năng: - Sở Ngoại vụ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có ch ức tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác ngoại vụ công tác biên giới lãnh thổ quốc gia (sau gọi chung công tác đối ngoại) địa phương; dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở theo quy định pháp luật Sở Ngoại vụ thực chức tham mưu cho Tỉnh uỷ, thông qua Ban Cán Đảng UBND tỉnh chủ trương hội nhập quốc tế, định hướng mở rộng quan hệ triển khai tồn diện cơng tác đối ngoại địa phương; tổ chức, quản lý công tác đối ngoại Đảng địa phương theo quy đ ịnh Đảng Sở Ngoại vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động UBND tỉnh; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Ngoại giao - Nhiệm vụ quyền hạn Sở Ngoại vụ thực theo quy định Thông tư liên tịch số 02/2015/TTLT-BNG-BNV ngày 28/6/2015 Bộ Ngoại giao Bộ Nội vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế Sở Ngoại vụ: Lãnh đạo Sở có: Giám đốc khơng q 03 Phó Giám đốc Các tổ chức tham mưu, giúp việc: + Văn phòng Sở; + Thanh tra Sở; + hòng Hợp tác quốc tế; + Phòng Lãnh - Người Việt Nam nước - Đơn vị nghiệp công lập trực thuộc: + Trung tâm Thông tin Dịch vụ đối ngoại - Biên chế công chức, số lượng người làm việc đ ơn v ị s ự nghiệp công lập Sở Ngoại vụ UBND tỉnh giao theo kế hoạch biên chế hàng năm - Giám đốc Sở Ngoại vụ chức năng, nhiệm vụ, quy ền hạn giao, có trách nhiệm tổ chức thực Quyết định BAN GIÁM ĐỐC SỞ Nguyễn Đình Việt Giám đốc Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, Thành phố Thái Nguyên : 0280 653 268 : 0983530000 : vietnd@thainguyen.gov.vn Căn vào điều Quyết định số 14/QĐ-SNgV Ngày 06 tháng năm 2016 phạm vi trách nhiệm giải công việc - Giasm đốc sở phụ trách chung công việc Sở, - - - - chịu trách nhiệm cao trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, Tỉnh ủy, HĐND UBND tổ chức hoạt động Sở Thực chế độ tiền lương, thực tiếp nhận, quản lý sử dụng, đề bạt, khen thưởng kỉ luật CBCC thuộc thẩm quyền theo quy định phân cấp quản lý UBND tỉnh Tham mưu cho lãnh đạo tỉnh công tác đối ngoại tỉnh Quản lý nhà nước hoạt động đối ngoại địa bàn tỉnh phụ trách công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức tỉnh sở chuyên môn nghiệp vụ Triệu tập chủ trì họp thường xuyên đột xuất theo phan vi quản lý sở, tham dự đầy đủ họp, hội nghị =, hội thảo cấp triệu tập, tùy theo yêu cầu nội dung họp ủy quyền cho Phó Gíam đốc họp thay Xem xét xử lí văn bản, tài liệu, thơng tin g ửi đến Sở Ngoại vụ hàng ngày, quản lý chịu trách nhiệm công tác phát hành văn Sở Ngoại vụ Và số vấn đề khác Nguyễn Văn Kiệm Phó Giám đốc Địa Điện thoại : Di động Email Trần Tùng : Số 9, đường Hùng Vương, Thành phố Thái Nguyên : 0280 3653267 : 0912017335 : kiemnv@thainguyen.gov.vn Phó Giám đốc Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 656 248 : 0982 668 788 : trantung@thainguyen.gov.vn Đặng Thị Kim Oanh Phó Giám đốc Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 758989 : 0973 817 999 : oanhdtk.songv@thainguyen.gov.vn - Trong phạm vi quyền hạn giao, phó giám đốc Sở chủ động xử lý công việc phân công, nh ững vấn đề lien quan đến lĩnh vực công tác quan khác ch ủ đ ộng phối hợp với Lãnh đạo Sở phụ trách cơng tác quan để giải Trường hợp không thống hướng giải xin ý kiến GĐ Sở đưa bàn họp Lãnh đ ạo Sở gần - Trong phạm vi lĩnh vực công tác phân cơng, PGĐ S có trách nhiệm lãnh đạo, điều hành phịng CMNV có lien quan Sở để tổ chức thực nhiệm vụ giao - Tổng hợp cơng việc phụ trách báo cáo GĐ Sở cu ộc họp giao ban, công việc đột xuất, cần ph ải báo cáo kịp thời xin ý kiến đạo giám đốc Sở CÁC PHỊNG THUỘC SỞ Các phịng thuộc Sở gồm: - Văn phòng – Lễ tân; - Thanh tra; - Phòng lãnh - Việt kiều; - Phòng Hợp tác Quốc tế Vi Hoàng Diệu Linh Chánh Văn phòng Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, Thành phố Thái Nguyên : 0280 3851368 : 0912662848 : dieulinhvh@thainguyen.gov.vn Hồ Tuấn Quang Phó Chánh Văn phòng Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 858 289 : 0914 996 561 : quanght.songv@thainguyen.gov.vn THANH TRA Lê Tuấn Tài Chánh Thanh tra Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 652 989 : 0904 225 541 : tailt.songv@thainguyen.gov.vn HỢP TÁC QUỐC TẾ Lương Chí Cơng Phó Trưởng phịng Hợp tác quốc tế Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 653 265 : 0912 664 499 : conglc.songv@thainguyen.gov.vn Trần Thị Xn Thu Phó phịng, phụ trách phịng Hợp tác quốc tế Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 653265 : 0912 704 528 : thuttx@thainguyen.gov.vn LÃNH SỰ - NGƯỜI VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI Trịnh Ngọc Diệp Phó Trưởng phịng Lãnh - Người Việt Nam nước Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 656 248 : 0904 060 626 : dieptn.songv@thainguyen.gov.vn TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỊCH VỤ ĐỐI NGOẠI Nguyễn Hoài Nam Giám đốc Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 840899 : 0982 251 668 : namnh.songv@thainguyen.gov.vn Trương Quế Anh Phó Giám đốc Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 840 689 : 0982 377 067 : anhtq.songv@thainguyen.gov.vn Nguyễn Thị Diễm Hương Trưởng phòng Nghiệp vụ Địa Điện thoại : Di động Email : Số 9, đường Hùng Vương, TP Thái Nguyên : 0280 840 689 : 0987 437 249 : huongntd.songv@thainguyen.gov.vn Văn phòng - Lễ tân Là quan tham mưu tổng hợp thuộc Sở Ngoại vụ có chức giúp Lãnh đạo Sở lĩnh vực công tác: kế hoạch, tài chính, t ổ ch ức, hành chính, phối hợp hoạt động với phịng chun mơn khác th ực nhiệm vụ chung theo đạo Giám đốc Sở Phòng Hợp tác Quốc tế Là quan chun mơn thuộc Sở có chức vận động hợp tác, đầu tư, vận động viện trợ dịch vụ công thuộc lĩnh v ực H ợp tác Qu ốc t ế địa phương, thơng tin đối ngoại Phịng Lãnh - Việt Kiều Là quan chun mơn thuộc Sở có chức tham mưu công tác lãnh sự, công tác người Việt Nam nước ngoài,quản lý đoàn đoàn vào hoạt động báo chí nước ngồi địa phương Thanh tra Sở - Chuyên viên soạn thảo văn bản, rà soát kỹ th ảo ký nháy trước chuyển đến Lãnh đạo Sở ký - Bộ phận Văn thư tiếp nhận văn Giám đ ốc (ho ặc Phó Giám đốc) ký ban hành - Bộ phận văn thư có trách nhiệm rà soát lại thể thức văn bản, ký duyệt Lãnh đạo Sở; Bộ phận văn thư nhập văn phát hành vào máy tính, đăng ký số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn nhân số lượng, gửi nơi nhận Số văn đ ược lấy liên t ục t s ố 01 đến số cuối năm; ngày, tháng văn đ ược l theo ngày ký phát hành sau kiểm tra thể th ức văn - Sau phát hành văn chuyên viên phải có trách nhiệm g ắn n ội dung văn lên phần mềm quản lý hồ sơ công việc Các trường h ợp văn sai thể thức không ban hành - Đối với văn có quy định mức độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật phải thực quy định quản lý, phát hành, gửi tài li ệu M ật theo quy định hành - Văn phát hành gửi theo địa ghi nơi nhận văn Đối với địa không rõ ràng, chuyên viên soạn th ảo có trách nhiệm cung cấp đầy đủ địa cho phận Văn th đ ể phát hành địa nơi nhận 3.1.1.6 Lưu văn - Số lượng văn phát hành phải theo nơi nh ận văn - Văn thư quan lưu 02 (01bản ký trực tiếp), cán chủ trì x lý soạn thảo văn lưu 01 h sơ cơng vi ệc - Bản lưu Văn thư quan phải x ếp theo s ố th ứ t ự, ngày, tháng ban hành văn bản, theo tên loại văn bản, quan ban hành văn lập thành hồ sơ công văn lưu trước nộp lưu vào Lưu trữ c quan - Việc đăng ký văn phát hành thực máy vi tính in thành “Sổ theo dõi văn phát hành” để nộp lưu vào L ưu tr ữ c quan hàng năm 3.1.1.7 Lập hồ sơ Tất cán bộ, công chức giải công việc có liên quan đ ến văn bản, giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giải quy ết, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hành * Yêu cầu hồ sơ quan - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ c - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ ph ải có s ự liên quan ch ặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình t ự giải cơng việc - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ ph ải có giá tr ị ph ục v ụ cho tra tìm, nghiên cứu lâu dài * Nội dung việc lập hồ sơ hành: - Thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ bao gồm: văn bắt đầu, văn hình thành trình giải đến văn kết thúc cơng việc, xếp vào bìa hồ sơ theo trình tự định - Kết thúc hồ sơ: cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải ki ểm tra, xem xét: thấy thiếu văn giấy tờ cần phải bổ sung loại văn trùng thừa, văn nháp, tư liệu, sách báo không cần thiết để hồ sơ; Kiểm tra lại trình tự xếp văn h s ơ; 3.1.1.8 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp h sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc đôn đốc công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành c c quan - Công chức, viên chức thuộc Sở Ngoại vụ phải giao nộp hồ sơ, tài liệu, sổ ghi chép… hình thành q trình giải quy ết cơng việc vào l ưu trữ hành - Bộ phận Lưu trữ quan giúp Giám đốc, Chánh Văn phòng ki ểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào l ưu tr ữ hành quan - Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân công chức, viên chức phải lập hồ sơ cơng việc ph ụ trách 3.1.1.9 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan * Trách nhiệm cá nhân quan - Công chức, viên chức người lao động làm cơng việc có liên quan đến văn giấy tờ quan phải lập hồ sơ cơng vi ệc phụ trách nộp vào lưu trữ theo quy định Pháp luật - Cơng chức, viên chức Sở có trách nhiệm quản lý, bảo v ệ hồ sơ, tài liệu không để lộ bí mật thất lạc, mát tài liệu * Thời hạn giao nộp, hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan quy định - Tài liệu hành chính: sau 01 năm, kể từ năm cơng việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công ngh ệ: sau 01 năm, k ể từ năm cơng trình nghiệm thu th ức thúc - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh… sau 03 tháng, kể từ công vi ệc k ết * Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ c quan - Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập thành 02 “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành c quan giữ 01 loại Cán Lưu trữ quan không nhận hồ sơ tài liệu công ch ức, viên chức nộp lưu tài liệu tài liệu chưa xếp thành h s theo quy định Quy chế 3.1.1.10 Quản lý sử dụng dấu - Bộ phận Văn thư có trách nhiệm bảo quản sử dụng d ấu quan dấu khác Chánh Văn phòng giao, theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 c Chính ph ủ Thông tư số 08/2003/TT-BCA, ngày 12/5/2003 Bộ Công an - Người làm Văn thư giao quản lý dấu có trách nhiệm bảo quản, sử dụng dấu để đóng dấu vào văn bản, gi tờ theo quy định; không giao dấu cho người khác ch ưa đ ược phép văn Giám đốc Sở - Người làm Văn thư giao quản lý dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc bảo quản dấu đóng dấu vào văn phát hành 3.1.1.11 Đóng dấu - Dấu đóng vào văn bản, giấy tờ sau có ch ữ ký (đúng theo mẫu chữ ký đăng ký) người có th ẩm quy ền Khơng đóng dấu khống (vào văn giấy tờ chưa có ch ữ ký c ng ười có thẩm quyền) đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa ghi n ội dung Khơng đóng dấu vào chữ ký bên lề văn - Đóng dấu vào văn phải rõ ràng, ngắn, chiều c dấu, màu mực quy định; dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 ch ữ ký v ề phía bên trái - Đối với phụ lục kèm theo văn dấu đ ược đóng trùm lên phần tên quan tên phụ lục phía lề trái trang phụ lục - Đóng dấu giáp lai thực văn có t 02 t rời trở lên - Đóng dấu treo lên văn bản, giấy tờ Giám đốc Sở ghi ý kiến vào loại cụ thể 3.1.2 Công tác lưu trữ 3.1.2.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm, Người làm nhiệm vụ lưu trữ hành quan có trách nhiệm: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ; phối hợp với công ch ức, viên ch ức quan xác định hồ sơ tài liệu cần thu th ập n ộp vào l ưu tr ữ hi ện hành quan để quản lý, bảo quản, chỉnh lý, phục vụ cho việc tra c ứu, nghiên cứu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử - Cung cấp bìa hồ sơ; hướng dẫn cơng chức, viên ch ức chuẩn bị h sơ tài liệu thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu để giao n ộp vào L ưu trữ quan - Lập biên giao nhận tài liệu: biên lập thành 02 b ản theo mẫu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, bên giữ 01 - Lưu trữ quan thực khâu nghiệp vụ, kiểm tra chất l ượng hồ sơ, hoàn chỉnh kỹ thuật, xem xét th ời gian bảo quản, làm th ủ tục th ống kê, xếp lên giá, tủ, làm cơng cụ tra tìm phục vụ cho nghiên c ứu, s dụng có hiệu tài liệu lưu trữ 3.1.2.2 Chỉnh lý tài liệu * Bộ phận Lưu trữ quan phối hợp, hướng dẫn cơng chức phịng, đơn vị chỉnh lý tài liệu trước nộp tài liệu vào L ưu tr ữ c quan * Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: - Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ s ơ; xác đ ịnh tài li ệu c ần bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu - Lập mục lục hồ sơ - Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ Xác định giá trị tài liệu - Bộ phận Lưu trữ quan giúp Chánh Văn phòng xây dựng trình Giám đốc Sở ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Sở - Việc xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài li ệu cần b ảo quản có thời hạn tài liệu hết giá trị loại để tiêu huỷ ph ải th ực hi ện theo quy định nhà nước 3.2 Nhận xét ,đánh giá 3.2.1 Đối với công tác văn thư 3.2.1.1 Đối với công tác văn th - Ưu điểm Lãnh đạo Sở đánh giá vai trị cơng tác văn th ,ch ỉ đ ạo triển khai đầy đủ văn quy định ,hướng dẫn nhà n ước ,bảo đảm thực theo quy định pháp luật Bộ phận văn th trang bị đầy dủ trang thiết bị : Máy tính , máy fax ,kết nối mạng internet ,máy photo copy Đội ngủ cán làm công tác văn th cải thiện đáng kể ,biên chế cán làm công tac văn th tăng cường ,chất lượng trình độ cán nâng cao bước ,đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công tác văn th lưu tr ữ Cán chuyên trách làm công tác văn thư xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn kịp thời đầy đủ đến phòng ,ban đơn vị trực thuôc Viện triển khai thực hiên : Quy trình soạn th ảo ban hành văn ; lập sổ theo dõi, đăng ký ,quản ký văn ,văn đến ,công tác quản lý sử dụng dấu …góp phần tạo c sở pháp lý quan trọng cho viêc giải tồn đọng t nhiều năm vấn đề tổ chức cán ,chế độ giao nộp tài liệu chế độ bảo quản Hoạt động đào tạo ,bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư đẩy mạnh Cơ sơ vật chất kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư ý , đầu t cho việc qu ản lý văn văn đến - Nhược điểm Có thể thấy công tác văn th chiếm vị trí quan trọng hoạt động quản lý máy hành nhà nước Tuy nhiên ,hiện cơng tác văn th Viện khoa h ọc công nghệ xây dựng chưa phát huy hết vai trò ý nghĩa v ốn có Hiện Viện lập nhiều hồ sơ ch ất l ượng ch ưa cao gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ ,nộp lưu hồ sơ vào l ưu trữ Việc ban hành văn liên quan đến công tác văn th (danh m ục hồ sơ ,bảng thời hạn bảo quản tài liệu,danh mục thành phần h sơ tài liệu )vẫn cịn chậm Ngồi cịn có khó khăn v ề đ ội ng ủ cán bộ,công chức ,số lượng cán làm cơng tác văn th cịn m ỏng Ngồi Viện khoa học cơng nghệ xây dựng v ẫn ch ưa hi ểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn th nên chưa dành quan tâm ,đầu tư yêu cầu công tác Bên cạnh Viện cịn gặp khó khăn kinh phí chỉnh lý tài liệu ,đ ầu tư trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th l ưu trữ 3.2.1.2 Đối với công tác lưu trữ - Ưu điểm Cán làm cơng tác lưu trữ có trình độ cao ,hoạt động đào t ạo ,b ồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ ngày đẩy mạnh Kho lưu trữ nâng cấp cải tạo đảng kể Diện tich kho lưu trữ Viện lớn với diện tích 175m2 đ ảm bảo cho việc bảo quản ,lưu trữ đầy đủ tài liệu lưu tr ữ c Vi ện ph ục vụ cho hoạt động thực tiễn giải quy ết cơng việc h ằng ngày nhanh chóng ,chính xác Kho lưu trữ xây d ựng bố trí n người lại ,cao ,thống khí thuận tiện cho việc bảo quản an tồn tài liệu -Nhược điểm Đầu tiên phải nói đến kho lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng cịn khó khăn chưa đạt u cầu ,nói chung thiếu trang thiết bị kỹ thuật máy hút ẩm ,hút bụi, nhiệt k ế ,ấm kế ,máy đo nồng độ khí độc ,trang thiết bị thơng gió , ều hịa nhiệt độ.; q trình tổ chức ,sắp xếp ,sử dụng tài liệu l ưu tr ữ v ẫn hạn chế định Ở Viện gặp nhiều khó khăn việc thu thập ,sắp xếp ,bảo quản tài liệu lưu trữ Điều ph ần lượng văn ,tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Công tác đào tạo ,bồi d ưỡng nghi ệp vụ v ề công tác lưu trữ chưa đạt yêu cầu ,thiếu kinh phí trang thiêt bị bảo quản tài liệu lưu trữ 3.3 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn th l ưu trữ Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên 3.3.1 Đối với công tác văn thư - Cần đổi phương pháp văn thư quan cách đại hóa áp dụng dụng máy tính vào cơng tác quản lí văn đi, đ ến - Các văn soạn thảo ban hành phải người có trách nhiệm ( thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn th ảo) ph ải kiểm tra kĩ chịu trách nhiệm với người đứng đầu quan c ả n ội dung thể thức đảm bảo theo quy định hành, m ới đ ược ban hành, để đảm bảo khơng có sai sót - Thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu tr ữ quan phải theo định kì thời gian quy định nhà nước - Tăng cường việc kiểm tra, rà sốt có hình phạt x lí đ ối với trường hợp sai phạm… - Nâng cao nhận thức ,tầm quan trọng công tác văn th lưu tr ữ ,có kế hoạch bồi dưỡng ,nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn th lưu trữ chuyên trách - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn th ,trang b ị ,nâng c ấp đầy đủ bàn ,ghế ,tủ ,máy tính ,điện thoại ,máy fax ,máy photo copy ,giá kệ ,hộp ,cặp ,bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành văn th l ưu tr ữ trang thiết bị kỹ thật báo quản nh máy hút ẩm ,hút b ụi ,quạt thông gió ,điều hịa nhiệt độ ,nhiệt kế ,ấm kế, máy đo nồng độ khí độc ,phương tiện vân chuyển tài liệu lưu trữ - Quản lý văn chặt chẽ : Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để đảm bảo theo quy định ; cập nh ật đầy đủ xác thơng tin văn vào “S ổ đăng ký văn đi” ; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua vi ệc s d ụng số chuyển phát văn ; lưu văn theo quy định ,m ỗi văn phải lưu ( gốc lưu văn th ,đóng dấu ,sắp x ếp theo thứ tự đăng ký ;bản lưu hồ sơ người theo dõi, gi ải công việc ) - Quản lý văn đến theo quy định : T ất c ả văn b ản đ ến c Viện khoa học công nghệ xây dựng phải tập trung quản lý văn thư để làm thủ tục tiếp nhận ,đăng ký Trước xứ lý ,giải quy ết ; c ập nhật đầy đủ xác thơng tin văn đ ến ,phân công cá nhân phận theo dõi ,tổng hợp ,đôn đốc xử lý văn đ ến theo quy định - Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn th nh phần mềm quản lý văn ,văn đến ,quản lý văn l ập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian ,công sức hạn chế số lượng văn giấy tờ gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn th để nâng cao su ất ,chất lượng , hiệu công việc - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ : Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải quy ết theo quy định ;thực giao nộp tài liệu đến hạn n ộp lưu vào l ưu tr ữ quan theo quy định ,không để tài liệu đến h ạn n ộp l ưu t ại phịng chun mơn 3.2.2 Đối với cơng tác lưu trữ : Bố trí kho lưu trữ ,thiết bị ,phương tiện cần thiết để bảo vệ , bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định ; th ực nghiệp vụ v ề công tác lưu trữ : Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan ,chỉnh lý ,xác định giá trị ,bảo quản ,thống kê sử dụng tài liệu l ưu tr ữ hình thành hoạt động quan để quản lý tập trung ,th ống tài li ệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động lâu dài + Biên soạn văn quản lý công tác l ưu tr ữ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ quan + Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ quan, xây dựng công tác lưu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài h ạn (m ột s ố năm), theo hướng dẫn đạo quan cấp + Thủ trưởng đơn vị nên thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn quy định Nhà nước cơng tác lưu trữ + Dự trù kinh phí cho hoạt động quan lưu trữ + Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán để nâng cao lực chuyên môn nghiệp vụ + Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ hợp tác quốc tế lĩnh vực lưu trữ + Thực chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác l ưu tr ữ pải thường xuyên theo thời hạn định kì đug quy định + Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác l ưu tr ữ 3.4 Một số khuyến nghị 3.4.1 Đối với Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên - Quản lý đào tạo bồi dưỡng cán công ch ức, viên ch ức văn th ư, quản lí công tác thi đua khen thưởng công tác văn th - Thanh tra, kiểm tra giải tố cáo khiếu nại x li vi ph ạm pháp luật công tác văn thư - Sơ kết, tổng kết công tác văn thư - Tổ chức xếp nhân phòng văn thư cách khoa học Vi ện cần tổ chức xếp lại phòng nhân cách khoa học đ ể phòng văn thư hoạt động có hiệu đồng thời đẩy mạnh phát triển lên cho Viện -Lưu trữ tập trung hồ sơ ,tài liệu Viện khoa học công ngh ệ xây dựng - Đào tạo ,bồi dưỡng ,nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ -Đào tạo ,bồi dưỡng ,nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin h ọc cho nhân viên văn thư lưu trữ -Nâng cao kỹ soạn thảo cho cán văn thư Soạn thảo văn công việc mà cán văn thư cần phải đảm nhiệm Những văn mà văn th soạn th ảo Viện văn quan trọng đòi hỏi cao v ề kỹ thuật n ội dung -Nâng cao kỹ giao tiếp văn phòng qua điện thoại -Bố trí ,sắp xếp khoa học nơi làm việc : Bàn làm việc phải gọn gàng ,sạch , ngăn nắp ; để bàn làm việc nh ững gi t liên quan cần thiết ,những hồ sơ tài liệu sau giải xong ph ải chuy ển ,tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà phải xếp vào tủ ,kệ ,giá 3.4.2 Trang thiết bị sở vật chất Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên - Cần đầu tư nhiều sở hạ tầng, phòng nên sử dụng xanh tạo khơng khí mát tạo h ứng kh làm vi ệc cho cán b ộ văn phòng - Cần đầu tư thêm trang thiết bị văn phòng, s dụng nhièu máy tính cũ, lỗi thời, lạc hậu ch ậm hình nhìn hại mắt, điều ảnh hưởng đến không sức kh ỏe cán mà ảnh hưởng lớn đến tiến độ hiệu giải công việc 3.4.3 Đối với lãnh đạo Viện Khoa học công nghệ xây dựng - Các cấp lãnh đạo lên dành quan tâm nhiều đến cán bộ, nhân viên văn phịng quan nói chung khơng chun mơn mà cịn đời sống tinh thần, thăm hỏi động viên, khích l ệ… - Lãnh đạo cần phải tổ chức kịp thời quán triệt quy định pháp lu ật văn thư, thực nghiêm túc bí mật nhà nước Thực theo thông tư số 09/2003/TT – BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 BNv theo định kì năm - Xóa bỏ thủ tục hành rườm rà, phức tạp, m ất th ời gian ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc - Mở thêm lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán văn phòng 3.4.4 Đối với cán văn thư lưu trữ Sở Ngoại V ụ tỉnh Thái Nguyên - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn th phải th ể mặt lí luận nghiệp vụ kĩ th ực hành 3.5 Đối với môn Văn thư –Lưu trữ khoa , tr ường 3.5.1 Hiện đại hóa - Ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn phịng m ức đ ộ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lí thơng tin lượng văn nhiều để nâng cao hiệu quả, giải phóng sức lao đ ộng người 3.5.2 Gắn liền lí luận với thực tiễn Trong trình kiến tập quan em nhận thấy lí thuy ết th ật khác xa với thực tiễn Nhà trường lên tổ chức nhiều h ơn n ữa đợt tham quan, kiến tập sinh viên n ắm v ững h ơn v ề lí luận kĩ thực hành đê sinh viên có th ể trở thành m ột cán b ộ văn thư tương lai gioỉ có ích cho xã hội Tiếp tục trì chương trình kiến tập ,thực tập cho sinh viên đ ể t ạo thêm nhiều hội cho sinh viên tiếp xúc với công việc thành th ạo , nắm bắt kỹ làm việc phục vụ cho công việc sau sinh viên Giữ liên lạc với quan ,đơn vị mà sinh viên kiến tập ,th ường xuyên liên lạc với người hướng dẫn sinh viên kiến tập quan đ ể biết thêm tình hình nơi sinh viên kiến tập ch ất lượng kiến t ập c sinh viên quan ,đơn vị Thường xuyên kiểm tra đột xuất để kịp th ời nh ắc nh ở, theo dõi tình hình thực tập sinh viên Tổ chức buổi học ngoại khóa nhằm trau dồi thêm kiến th ức kỹ làm việc cho sinh viên Thường xuyên tổ chức hoạt đ ộng giao lưu sinh viên khoa văn thư lưu trữ khoa khác tr ường để giao lưu ,học hỏi ,bổ sung kinh nghiệm cho Tô ch ức thi liên quan đến ngành văn thư lưu trữ để sinh viên hi ểu bi ết sâu v ề truyền thống ngành Văn thư –Lưu trữ C PHẦN KẾT LUẬN Thực tập giai đoạn chuyển tiếp môi tr ường h ọc tập môi trường xã hội thực tiễn, tạo điều kiện cho em có hội c ọ sát v ới th ực tiễn gắn kết với lý thuyết học giảng đường Sau học tập tiếp thu kiến thức lý thuyết t thầy cô giảng viên khoa VTLT Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em hồn thành Khóa thực tập Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên Trong th ời gian thực tập tháng em nhận giúp đỡ tận tình bảo hướng dẫn lãnh đạo Sở nói chung cán văn th lưu tr ữ nói riêng, thân em tích lũy nhiều kiến th ức bổ ích kinh nghiệm quý báu từ thực tế công việc Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên Đối chiếu lý thuyết thực tế với thực tế công việc giúp em giúp em hiểu thêm phần công tác văn thư lưu tr ữ quan, làm sở sửa chữa khắc phục, đồng thời nhận thức đắn vai trò c cán VTLT quan, từ khắc phục, sửa ch ữa b ước hoàn thiện thân nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Đợt thực tập nh ững thác th ức l ớn em Ch ương trình thực tập rèn luyện cho em khả độc lập tư cơng việc, từ giúp em tự khẳng định mình, vận dụng kiến th ức học cách có khoa học vào thực tiễn công việc đ ể thân không ngừng học hỏi, nâng cao kiến th ức hoạt đ ộng VTLT c c quan hiểu nghề nghiệp tương lai Hồn thành đợt thực tập bước khởi đầu tiền đề cho công việc làm sau Và nh ững hành trang quý báu vào đ ời, bước chuẩn bị giúp em tự tin để khẳng định l ực thân giải vấn đ ề rắc r ối gặp phải công việc Tìm hiểu thêm kĩ chun mơn nh nh ững kĩ mềm định hướng rõ ràng phẩm chất đạo đức ngh ề nghiệp người làm VTLT từ có động lực học tập tốt Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo với tất n ỗ lực thân, song hạn chế mặt thời gian kinh nghiệm nên báo cáo không tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết em mong nhận đ ược góp ý thầy quý bạn đọc để báo cáo c em đ ược hoàn chỉnh Một lần em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến th ầy cô khoa Văn th lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội toàn thể quý quan Viện khoa học công nghệ xây dựng quan tâm tạo ều kiện, giúp đ ỡ em hoàn thành đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn!/ Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2017 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT CV số 283/VTLTNN-NVTW, v/v ban hành Bản hướng dẫn ch ỉnh lí tài liệu hành Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Qu ốc h ội khóa 13 Luật lưu trữ Thơng tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 c B ộ N ội V ụ hướng dẫn chức năng, tổ chức văn thư, lưu trữ quan Bộ, c quan ngang Bộ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 c B ộ N ội V ụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác Văn th ư- Lưu trữ c c quan t ổ chức Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 c B ộ N ội Vụ hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ nộp lưu h s ơ, tài liệu vào l ưu trữ quan ... phận Văn thư Văn phòng Sở - Quy chế quản lý công tác Văn thư – lưu trữ áp dụng đối v ới tất công chức, viên chức Sở Ngoại vụ CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 2.1 Công. .. người làm công tác l ưu tr ữ t ại quan 2.2 Việc thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ a Các hình thức tuyên truyền, phổ biến văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu tr? ?: Sở Ngoại vụ gửi... tỉnh Thái Nguyên - Thời gian thực tập: từ ngày 20/3/2017-16/4/2017 - Cán hướng dẫn thực tập: Nguyễn Thị Thu Hường- chuyên viên văn thư lưu trữ Sở Ngoại Vụ tỉnh Thái Nguyên 3.1 Báo cáo tóm tắt công