Khóa luận: QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH ẢNH A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Kết cấu của khóa luận 5 PHẦN NỘI DUNG 7 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 7 1.1. Một số khái niệm 7 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 7 1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ 7 1.1.3. Khái niệm quản lý 8 1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 9 1.2.1. Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý 9 1.2.2. Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ 9 1.2.3. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân 10 1.2.4. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 10 1.3. Ý nghĩa của công tác lưu trữ 10 1.4. Nội dung quản lý công tác văn thư – lưu trữ 11 1.4.1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 11 1.4.2. Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 11 Tiểu kết chương 1 12 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 13 2.1. Giới thiệu vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13 2.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15 2.2. Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 16 2.2.1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ 16 2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 18 2.2.3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 22 2.2.4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ 24 2.2.5. Công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ 26 2.3. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 27 2.3.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ 27 2.3.2. Tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ 28 2.3.3. Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ 30 2.3.4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 33 2.3.5. Tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 41 2.3.6. Đầu tư cơ sở vật chất trong công tác văn thư, lưu trữ 41 2.3.7. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 42 2.4. Nhận xét 46 2.4.1. Ưu điểm 46 2.4.2. Một số hạn chế 49 2.4.3. Nguyên nhân 51 Tiểu kết chương 2 53 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 54 3.1. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản của Nhà nước và của Sở về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ 54 3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn 55 3.3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thì về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho lãnh đạo, công chức, viên chức 57 3.4. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 58 3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 60 3.6. Đảm bảo nguồn kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ 61 Tiểu kết chương 3 63 KẾT LUẬN 64 CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : LƯU TRỮ HỌC : THS PHẠM THỊ HẠNH : VI THỊ THOA : 1305LTHC052 : 2013-2017 : ĐH LTH 13C HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan công trình nghiên cứu cá nhân tác giả Các số liệu trích dẫn khóa luận dựa số liệu đảm bảo độ tin cậy, xác trung thực Tác giả xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Tác giả Vi Thị Thoa LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Văn thư – Lưu trữ hướng dẫn giảng viên Ths Phạm Thị Hạnh tác giả thực đề tài khóa luận: “Quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn” Trong thời gian nghiên cứu viết khóa luận, tác giả nhận quan tâm hướng dẫn, giúp đỡ nhiều tập thể cá nhân trường Trước hết, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện giúp đỡ tác giả hồn thành chương trình học tập, giúp nâng cao kiến thức, kĩ cần thiết để nghiên cứu thực khóa luận Đặc biệt giảng viên Ths Phạm Thị Hạnh, người trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp đỡ tác giả suốt thời gian thực đề tài Tiếp đến, tác giả xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Sở, chuyên viên văn thư, lưu trữ thuộc Văn phịng Sở, tồn thể cán bộ, công chức, viên chức Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn tạo điều kiện giúp tác giả trình điều tra, khảo sát, thu thập thơng tin liên quan đến đề tài Mặc dù cố gắng khảo sát thực tế tìm hiểu lý luận hạn chế mặt thời gian nên khóa luận tác giả không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong nhận góp ý ý kiến bảo thầy, cô giáo để khóa luận hồn thiện Tác giả xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Tác giả Vi Thị Thoa MỤC LỤC UBND TỈNH LẠNG SƠN 118 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 118 SỞ NỘI VỤ .118 Chương I118 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết đầy đủ Công chức, viên chức Công nghệ thông tin Văn thư - Lưu trữ Cơ quan, tổ chức Chữ viết tắt CC,VC CNTT VT-LT CQ,TC DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên bảng Bảng 2.1 Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn thư địa bàn tỉnh Lạng sơn từ năm 2011-2017 Bảng 2.2 Đối tượng, nội dung đào tạo, bồi dưỡng CC,VC làm Trang 19 22, 23 văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh từ năm 2011-2017 Bảng 2.3 Số lượng quan, tổ chức thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ từ 26 năm 2011-2017 Bảng 2.4 Số lượng văn đi, đến Sở Nội vụ từ năm 20112017 34 DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên hình Hình 2.1 Phần mềm eOfice quản lý văn bản, lập hồ sơ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Trang 34 Hình 2.2 Giao diện đăng nhập phần mềm eOffice quản lý văn bản, lập hồ sơ Hình 2.3 Giao diện phần mềm eOffice quản lý văn bản, lập hồ sơ Hình 2.4 Scan văn để gửi lưu trữ văn hệ thống 43 44 phần mềm eOffice, phục vụ tra tìm giai đoạn văn thư Hình 2.5 Giao diện chuyển giao văn đến phần mềm 44 eOffice 45 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh tài liệu liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Do đó, cơng tác văn thư, lưu trữ trở thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức, hoạt động thiếu giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động quan Trong trình hoạt động máy quản lý nói chung, cơng tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò quan trọng, khâu trọng yếu đảm bảo cho hoạt động đồng bộ, hiệu việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Thực tốt công tác văn thư, lưu trữ phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, đạo mà giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thơng tin q giá hình thành hoạt động quan, góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác hiệu Đứng trước yêu cầu nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước yêu cầu phải đổi mới, cải cách hành nói chung Việc nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư - lưu trữ (VT-LT) quan trọng nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho hoạt động lãnh đạo quan, tổ chức (CQ,TC), đồng thời nâng cao chất lượng hiệu hoạt động quan Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn từ thành lập đến trọng công tác văn thư, lưu trữ xem nhiệm vụ then chốt việc quản lý đạo hoạt động Sở Tuy nhiên, việc quản lý công tác VT-LT Sở chưa thực hiệu Trong thời đại khoa học tác động mạnh mẽ đến hoạt động quản lý việc quản lý cơng tác VT-LT cách khoa học để theo kịp với phát triển chung giới điều kiện tiên Hoàn thiện mơ hình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ; xây dựng ban hành văn đạo; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng cán văn thư, lưu trữ…Đó mà nhà quản lý cần phải thực để quản lý công tác VT-LT cách hiệu quả, khoa học Từ tầm quan trọng ý nghĩa việc quản lý công tác VT-LT quan, với việc nghiên cứu, khảo sát Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn tác giả lựa chọn đề tài “Quản lý công tác văn thư – lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng hoạt động CQ,TC, vấn đề quản lý công tác VT-LT quan tâm nghiên cứu Hiện nay, có nhiều cơng trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt nghiệp đề cập đến vấn đề quản lý cơng tác VT-LT: Trước hết giáo trình có liên quan như: - “Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư” PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005 - “Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất Lao động Hà Nội - 2016 - “Giáo trình Văn thư” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất Lao động Hà Nội - 2016 Ngồi ra, quản lý cơng tác VT-LT cịn đề tài nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu thông qua đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ như: - Đề tài nghiên cứu khoa học PGS.TS Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ” Nội dung tập trung vào vấn đề khảo sát hình thành văn quy phạm pháp luật tổ chức lưu trữ, đồng thời nghiên cứu sở khoa học việc tổ chức quản lý ngành lưu trữ Trên sở đề xuất mơ hình tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ nước ta - Đề tài nghiên cứu khoa học Ths Nguyễn Thị Tâm: “Nghiên cứu mơ hình quản lý cơng tác văn thư môi trường điện tử” Đề tài nghiên cứu, đề xuất mơ hình quản lý văn thư môi trường điện tử - Đề tài nghiên cứu khoa học ThS Tiết Hồng Nga: “Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư” Đề tài tập trung tìm hiểu tầm quan trọng to lớn việc áp dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Từ đó, phân tích hệ thống thông tin văn thư thiết kế sở liệu hệ thống thông tin văn thư, thiết kế hệ thống chương trình hướng dẫn sử dụng chương trình - Đề tài nghiên cứu khoa học ThS Nguyễn Trọng Biên: “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước” Đề tài đánh giá thực trạng công tác văn thư quan nhà nước, từ đề xuất giải pháp ứng dụng yêu cầu ISO 9000 vào cơng tác văn thư để tiêu chuẩn hóa nhằm thống công tác văn thư quan nhà nước - Khóa luận tốt nghiệp Huỳnh Thị Hoàng Như, sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng” Đề tài nghiên cứu thực trạng tổ chức, quản lý công tác VT-LT quận Cẩm Lệ đề xuất giải pháp nhằm nâng cáo hiệu cơng tác - Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Hiền, sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thiệu Hóa” Nghiên cứu thực tiễn tổ chức công tác VT-LT Uỷ ban nhân dân huyện Thiệu Hóa giải pháp nâng cao hiệu cơng tác - Luận văn thạc sĩ khoa học giáo dục tác giả Huỳnh Thị Thanh Quyên: “Một số biện pháp quản lý công tác văn thư, lưu trữ trường Đại học Quảng Nam”, nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ biện pháp quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ Từ giáo trình, đề tài nghiên cứu khóa luận cho thấy vấn đề quản lý công tác VT-LT quan tâm Các cơng trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề lý luận chung công tác văn thư, lưu trữ phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư - lưu trữ số quan,tổ chức Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu đề cập đến quản lý công tác văn thư - lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn để nghiên cứu không trùng với cơng trình nghiên cứu cơng bố Mục tiêu nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn quản lý công tác VT-LT Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, từ đưa nhận xét, đánh giá đề xuất giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quản lý công tác VT-LT Sở Nội vụ giai đoạn Nhiệm vụ nghiên cứu - Làm rõ vấn đề lý luận quản lý công tác VT-LT - Khảo sát đánh giá thực trạng quản lý công tác VT-LT Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn - Nghiên cứu đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác VTLT Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề lý luận quản lý công tác VT-LT thực trạng quản lý công tác VT-LT Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế mặt thời gian nên đề tài tập trung nghiên cứu quản lý công tác văn thư - lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn từ năm 2011 đến năm 2017 Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn thời gian qua đạt kết định, song cịn số hạn chế Vì thế, đề xuất giải pháp quản lý phù hợp với thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu cơng tác VTLT, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Sở Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, đề tài sử dụng: - Phương pháp phân tích tổng hợp lý thuyết: Phương pháp vận dụng để phân tích tổng hợp vấn đề lý luận quản lý công tác VT-LT - Phương pháp điều tra, khảo sát: Được áp dụng để khảo sát thực trạng quản lý công tác VT-LT Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn - Phương pháp so sánh, đối chiếu: Nhằm so sánh thực trạng quản lý công tác VT-LT Sở làm theo yêu cầu Nhà nước hay chưa, từ lựa chọn giải pháp tốt nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư - lưu trữ Sở - Phương pháp hệ thống: Tác giả sử dụng phương pháp để hệ thống văn quy định quản lý công tác VT-LT, khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được vận dụng để phân tích, tổng hợp thơng tin, số liệu điều tra, khảo sát, từ đó, so sánh, đối chiếu lý luận thực tế để tìm ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế quản lý cơng tác VT-LT Kết cấu khóa luận Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, đề tài chia làm ba chương: Chương Những vấn đề lý luận quản lý công tác văn thư - lưu trữ Trong chương này, tác giả tập trung khái quát vấn đề lý luận quản lý công tác VT-LT Cụ thể số khái niệm như: khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ, khái niệm quản lý; ý nghĩa công tác văn thư; công tác lưu trữ; nội dung quản lý Nhà nước công tác VT-LT quản lý cơng tác VT-LT CQ,TC Mục đích chương nhằm trình bày ngắn gọn vấn đề lý luận quản lý công tác VT-LT Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, từ làm rõ sở lý luận quản lý công tác VT-LT 10 mà chia sẻ) khai thác thông tin người khác chia sẻ (không tự ý xố khơng phép người chia sẻ) mạng nội Phải thường xuyên học tập, tự nâng cao kiến thức kỹ sử dụng ứng dụng CNTT, đặc biệt kỹ sử dụng MS-Office soạn thảo văn xử lý thơng tin, sử dụng ngày có hiệu ứng dụng CNTT hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn giao Mỗi người sử dụng phải chịu trách nhiệm việc quản lý sử dụng thiết bị CNTT giao, Lãnh đạo phịng chức có trách nhiệm quản lý chung phạm vi phịng quản lý Khơng phép tự ý tháo lắp, di chuyển, đem khỏi quan, cho người khác mượn thiết bị đươc giao sử dụng Khi thiết bị CNTT, Chương trình phần mềm máy tính gặp cố cần thông báo với Quản trị mạng biết để xử lý, khắc phục để báo cáo, đề xuất phương án xử lý với lãnh đạo quan 10 Không phép tìm cách xâm nhập trái phép vào máy chủ PC khác, khơng có hành vi gây hại cho hệ thống mạng, sở liệu tài nguyên mạng quan 11 Mỗi cá nhân tự chịu trách nhiệm việc truy nhập sử dụng tài nguyên mạng Inernet Nghiêm chỉnh chấp hành quy định Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28/08/2008 Chính phủ quản lý, cung cấp sử dụng dịch vụ Intemet, thông tin điện tử Internet Chương III QUY ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM eOffice TRONG LƯU TRỮ, XỬ LÝ VĂN BẢN Điều eOffice – Văn phòng điện tử hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý trình duyệt cơng văn, văn bản, hồ sơ cơng việc mạng máy tính Phần mềm thống sử dụng nội Sở Nội vụ quản lý tác nghiệp điều hành Sở Điều Quản trị mạng có trách nhiệm với công ty triển khai phần mềm eOffice cài đặt eOffice Server máy chủ eOffice Clien tất máy trạm quan Đảm bảo hoạt động thông suốt, phục vụ cho tác nghiệp điều hành, lưu trữ luân chuyển thông tin quản lý, nghiệp vụ nội quan Điều Yêu cầu tất cán bộ, công chức, lao động Sở Nội vụ nghiên cứu hướng dẫn sử dụng eOffice (http://www.eoffice.com.vn/) thư mục “Hỏi đáp eOffice” hộp thư eOffice để ứng dụng tác nghiệp hàng ngày đơn vị Điều Việc giao, nhận nhiệm vụ công tác, gửi nhận thơng tin tham khảo, văn trình lãnh đạo, văn cần phát hành thực thơng qua cơng cụ chương trình eOffice Không in ấn xử lý văn giấy (trừ trường hợp đặc biệt) Điều 10 Văn thư có nhiệm vụ lưu trữ tồn văn đến eOffice sổ lưu văn đi, đến Chương trình Đối với văn văn thư in trình lãnh đạo ký photocopy đủ số cần phát hành + lưu thức văn phịng; lưu phòng soạn thảo lưu điện tử Lưu sổ văn chương trình Doc cuối lãnh đạo ký phát hành nhận eOffice văn thư (kèm theo in, có ký đóng dấu) Đối với văn đến, văn thư phải Scan văn với định dạng PDF để lưu sổ văn đến gửi đến địa theo ý kiến xử lý Giám đốc Đối với dự án gửi đến Scan tờ trình để lưu sổ văn đến, hồ sơ dự án lưu phận lãnh đạo phân công thụ lý Đối với văn mật văn không trực tiếp liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn Sở Nội vụ không lưu trữ sổ lưu văn eOffice Các văn loại ghi sổ theo dõi riêng theo quy định trước Đối với báo cáo mang tính chun mơn hẹp, liên quan đến 01 phịng dự án, đề án, tài liệu khác mang tính chất tham khảo văn thư nhập sổ cơng văn đến (bằng eOffice) chuyển lãnh đạo xử lý, chuyển cho phòng chức nghiên cứu Điều 11 Luồng luân chuyển, xử lý văn quan thực theo nguyên tắc: - Lãnh đạo Sở giao nhiệm vụ cần xử lý cho lãnh đạo phụ trách mảng cơng việc (Phó GĐ) sau lãnh đạo phụ trách chuyển đến lãnh đạo phịng chun mơn, lãnh đạo phòng giao cho chuyên viên trực tiếp thụ lý; chuyên viên soạn thảo xong văn trình lãnh đạo phịng, văn đạt u cầu lãnh phịng trình lãnh đạo sở xem xét, định - Trong trường hợp khâu văn cần chỉnh sửa người có thẩm quyền ghi lưu ý kiến đạo yêu cầu cấp tiếp tục hoàn thiện - Chuyên viên khơng trực tiếp nhận nhiệm vụ trình văn lên lãnh đạo Sở (trừ trường hợp đặc biệt) - Các quan hệ phối hợp phòng, chun viên thực thơng qua việc đồng gửi văn bản, văn loại có tính chất tham khảo, khơng có tính chất xử lý bắt buộc Trình tự cụ thể tiến hành sau: Đối với văn đến nhiệm vụ phát sinh quan cần xử lý: 1.1 Văn thư Scan văn với định dạng PDF để lưu sổ văn đến chuyển file PDF trình lên Giám đốc Sở Phó Giám đốc theo quy định để Giám đốc phân công cho ý kiến xử lý 1.2 Các văn gửi trực tiếp phong bì dán kín cho Lãnh đạo xử lý sau lãnh đạo bóc xem cho ý kiến xử lý 1.3 Trong trường hợp Giám đốc vắng, văn đến trình lên Phó giám đốc uỷ quyền xử lý 1.4 Các ý kiến xử lý lãnh đạo phải ghi rõ yêu cầu xử lý, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ, phận xử lý trực tiếp 1.5 Đối với nhiệm vụ cần thực khơng có văn đến, lãnh đạo Sở giao nhiệm vụ cho phòng thụ lý thông qua phiếu yêu cầu 1.6 Giám đốc (hoặc Phó giám đốc uỷ quyền) ghi rõ ý kiến xử lý cho văn trực tiếp chuyển đến phận cần thiết đồng thời gửi ý kiến xử lý cho Văn thư theo đường chuyển ban hành văn để Văn thư biết, chuyển hồ sơ đến địa theo ý kiến lãnh đạo 1.7 Lãnh đạo phịng chức có trách nhiệm nhận nhiệm vụ văn cần xử lý theo yêu cầu lãnh đạo Các nhiệm vụ lãnh đạo phịng phân cơng cho chun viên phịng xử lý, lãnh đạo phòng trực tiếp xử lý Khi giao nhiệm vụ cho chuyên viên, lãnh đạo phòng phải ghi rõ yêu cầu xử lý cụ thể, thời gian phải hoàn thành, chuyên viên trực tiếp xử lý Đối với văn đi: 2.1 Trên sở nhiệm vụ giao, lãnh đạo phòng chuyên viên khởi tạo văn 2.2 Khi văn soạn thảo xong trình lên lãnh đạo Sở theo trình tự: Chuyên viên =>Lãnh đạo phòng => Lãnh đạo sở 2.3 Trong trường hợp văn khâu cần chỉnh sửa lãnh đạo khâu chuyển ngược lại người trình văn ghi rõ yêu cầu chỉnh sửa văn Có thể lãnh đạo khâu trực tiếp biên tập văn để trình lên cấp trực tiếp chuyển phát hành 2.4 Khi văn hoàn thiện, đủ điều kiện phát hành Lãnh đạo sở chuyển phát hành văn Văn chuyển trực tiếp đến văn thư để in ấn trình ký 2.5 Văn thư có trách nhiệm theo dõi thường xuyên văn chờ phát hành eOffice, có văn cần phát hành văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn theo quy định, vào sổ công văn đi, in 01 để trình lãnh đạo Sở ký phát hành 2.6 Tất văn photocopy đủ số gửi lưu sổ công văn đi; lưu nội (lãnh đạo sở phòng liên quan) lưu Doc cuối ký phát hành Văn thư có trách nhiệm chuyển văn điện tử (dạng Doc) đến địa nội quan theo nơi nhận 2.7 Lưu giấy lãnh đạo ký phát hành đóng dấu hồ sơ lưu trữ quan văn thư Trong trường hợp cần có văn giấy để làm việc với đối tác khác người yêu cầu mượn văn thư trả lại sau hoàn thành nhiệm vụ Đối với văn nhận qua phận “một cửa”: 3.1 Đối với lĩnh vực khác, phận “một cửa”tiếp nhận, xem xét điều kiện theo quy định, sau chuyển hồ sơ sang văn thư để triển khai thực quy trình xử lý văn đến Điều 12 Yêu cầu tồn thể cán bộ, cơng chức, lao động Sở ngày làm việc đăng nhập mạng nội đồng thời phải đăng nhập vào chương trình eOffice để trực tiếp nhận nhiệm vụ, xử lý văn bản, trao đổi thông tin công tác mạng Khi kết thúc ngày làm việc, thiết phải thoát khỏi eOffice trước tắt máy Điều 13 Phơng chữ trình bày văn Tất văn điện tử lưu chuyển mạng nội bộ, phần mềm eOffice phải sử dụng phông chữ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 quy định cụ thể Thông tư 55/2005/TTLT Chính phủ (times New Roman) Chương IV QUY ĐỊNH VỀ BẢO MẬT, SAO LƯU DỮ LIỆU VÀ AN TOÀN HỆ THỐNG Điều 14 Trách nhiệm Quản trị mạng: Sử dụng thiết bị Firewall trang bị để thiết lập “tường lửa” chống lại xâm nhập từ bên ngồi vào mạng máy tính quan Cài đặt chương trình chống virus cho hệ thống máy chủ (Server) tất máy trạm (Clien) quan Có trách nhiệm bảo vệ hệ thống máy chủ toàn sở liệu quan mật quản trị, chương trình phần mềm bảo mật có được, hạn chế tối đa xâm nhập trái phép vào hệ thống sở liệu quan Tổ chức lưu hệ thống sở liệu định kỳ, đảm bảo phục hồi đến mức tốt hệ thống xảy cố Điều 15 Đối với người sử dụng: Tự chịu trách nhiệm việc bảo vệ liệu máy PC giao sử dụng, kể tài nguyên chia sẻ không chia sẻ Tự tổ chức lưu định kỳ liệu có máy tính giao quản lý sử dụng, thường xuyên quét virus phần mềm chống virus cài máy Không phép tiết lộ tự ý cung cấp thông tin thuộc tài nguyên mạng nội trái với phân cấp quản lý sử dụng tài nguyên mạng Việc cung cấp thông tin thuộc tài nguyên mạng nội cho cá nhân, tổ chức quan thiết phải có đồng ý Giám đốc Sở Điều 16 Quy định việc soạn thảo, lưu trữ bảo vệ văn mật: Không sử dụng máy tính có nối mạng Internet vào việc soạn thảo văn lưu trữ tài liệu mật, tài liệu có liên quan đến bí mật Quốc gia theo quy định công văn số 648/VPCP-QTTV ngày 14/8/2006 Văn phịng phủ cơng văn số 587/UBND-QTM ngày 15/9/2006 UBND tỉnh việc đảm bảo an ninh, an tồn thơng tin sử dụng Internet Điều 17 Quy định thực quy tắc an toàn hệ thống Việc bật, tắt máy PC, máy In, máy Photocopy phải thực theo yêu cầu trình tự kỹ thuật Hạn chế tối đa việc tắt nóng thiết bị (tắt cưỡng cách ngắt nguồn điện) Khi kết thúc ngày làm việc, yêu cầu người sử dụng phải tắt máy, tắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống máy (trừ hệ thống máy chủ) Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 18 Chánh Văn phòng, Trưởng phòng thuộc sở, Trưởng Ban Thi đua – Khen thưởng, có trách nhiệm thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra, đôn đốc công chức, lao động phịng quản lý thực tốt Quy chế Điều 19 Trong trình tổ chức thực hiện, có nội dung chưa phù hợp cần sửa đổi, bổ sung, Trưởng phòng phản ánh văn gửi Văn phòng để tổng hợp, trình Giám đốc sở xem xét, định./ GIÁM ĐỐC Đỗ Đình Chiến Phụ lục 14 PHIẾU KHẢO SÁT TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN Anh (chị) vui lịng điền giúp số thơng tin sau: I HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN Cơ quan giúp Sở Nội vụ quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ là: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Việc xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Sở đến quan, tổ chức địa bàn tỉnh: - Đầy đủ, kịp thời  - Tương đối đầy đủ, kịp thời  - Chưa đầy đủ, kịp thời  Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh: a) Trong công tác văn thư: - Đã ứng dụng  - Đang tiến hành ứng dụng  - Chưa ứng dụng  b) Trong công tác lưu trữ: - Đã ứng dụng  - Đang tiến hành ứng dụng  - Chưa ứng dụng  Việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ: a) Đối với Sở Nội vụ - Quan tâm tổ chức  - Chưa quan tâm tổ chức  b) Đối với quan tổ chức - Tham gia đầy đủ  - Chưa tham gia đầy đủ  Việc tổ chức tra, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ: a) Hình thức kiểm tra: - Thường xuyên  - Định kỳ  - Đột xuất  b) Thời gian kiểm tra - Đầu năm  - Giữa năm  - Cuối năm  Việc phổ biến văn triển khai thực chế độ báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ: - Kịp thời  - Tương đối kịp thời  - Chưa kịp thời  II HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ Sở Nôi vụ phận nào: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Nhân làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách hay kiêm nhiệm: - Chuyên trách  - Kiêm nhiệm  Trình độ người làm cơng tác văn thư, lưu trữ: - Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ  - Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ  - Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ  - Trình độ chun mơn, nghiệp vụ khác  Mức độ phối hợp lãnh đạo quản lý văn thư, lưu trữ cán làm văn thư, lưu trữ với đơn vị thuộc Sở việc thực công tác văn thư, lưu trữ: - Tốt  - Chưa tốt  - Chưa phối hợp  Việc tổ chức đạo, điều hành, giám sát thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ: - Chặt chẽ  - Buông lỏng  - Chưa chặt chẽ  Việc tổ chức phổ biến, ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ: - Đầy đủ, kịp thời  - Tương đối đầy đủ, kịp thời  - Chưa đầy đủ, kịp thời  Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ quan mức độ nào? - Đầy đủ  - Tương đối đầy đủ  - Còn thiếu  Kinh phí phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ quan mức độ nào? - Đầy đủ  - Tương đối đầy đủ  - Còn thiếu  Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ: c) Trong công tác văn thư: - Đã ứng dụng  - Chưa ứng dụng  d) Trong công tác lưu trữ: - Đã ứng dụng  - Chưa ứng dụng  ... quản lý công tác VT-LT Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, từ làm rõ sở lý luận quản lý công tác VT-LT 10 Chương Thực trạng quản lý công tác văn thư – lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Trong chương này, tác. .. luận quản lý công tác văn thư - lưu trữ Đồng thời, tác giả nêu nội dung hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ, gồm nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nội dung quản lý công. .. khăn cho công tác tổng hợp sử dụng số liệu 2.3 Quản lý công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 2.3.1 Tổ chức phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ Bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ phận