Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cơ quan anh chị đến thực tập hãy tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Phương pháp nghiên cứu 3 5. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 5 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ. 5 1.1.1. Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 5 1.1.2. Vị trí và chức năng 6 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ 8 1.2.1. Tình hình cơ cấu, tổ chức 9 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Công tác văn thư 13 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi 16 2.2.2. Công tác lưu trữ 19 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm 19 2.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu 19 2.2.2.3. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM. 25 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là Nguyễn Hồng Hạnh, tôi thực hiện bài tập lớn này với tên đề tài : “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cơ quan anh chị đến thực tập Hãy tư vấncho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – LưuTrữ của cơ quan”

Tôi xin cam đoan đây là bài viết nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin

sử dụng trong bài viết này

Hà Nội, ngày 19 tháng 5 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 5

1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 5

1.1.1 Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 5 1.1.2 Vị trí và chức năng 6

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 7

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 8

1.2.1 Tình hình cơ cấu, tổ chức 9

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 12

2.1 Hoạt động quản lý 12

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13

2.2.1 Công tác văn thư 13

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi 16

2.2.2 Công tác lưu trữ 19

2.2.2.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm 19

2.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu 19

2.2.2.3 Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21

CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM 25

KẾT LUẬN 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Văn Thư – Lưu Trữ

sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánhtình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sựkiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với vănphòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trựctiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, cóchức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thưlại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.

b Ý nghĩa

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổchức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựngchương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiếnnghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giảiquyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thôngtin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệuquả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khácnhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từvăn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tinmang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉđạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quanliêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.

– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đềuđược phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơquan là rất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặtchẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữgìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổchức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động củacác cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chílãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnhtrung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hộithì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổsung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ

tổ chức chính trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việccủa cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá Giải quyết xong công việc, tàiliệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạothuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo nhưphân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công táckhai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

Có thể nói, công tác VTLT là công tác tham mưu cần thiết, giúp cholãnh đạo cơ quan, tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động và đây cũng lànhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức Và đây, cũng là lý do tôi

chọn đề tài: “ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cơ quan anh chị đến thực tập Hãy tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – Lưu Trữ của cơ quan”

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu:

- Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu Trữ

- Phòng Hành chính – Tổ chức

2.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Vănthư – Lưu Trữ

- Cách thức quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ ở Trung tâm Khoa học

và Công nghệ Văn Thư- Lưu Trữ

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát vềTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cách thức quản lý công tác VTLTcủa Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu trữ

- Tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm thực hiện nhiệm vụ quản lý công tácVăn Thư – Lưu Trữ của cơ quan

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư – Lưu trữ, tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

- Nghiên cứu tài liệu

- Quan sát thực hiện công tác VTLT

- Tham khảo nguồn thông tin từ Văn thư cơ quan

- Trực tiếp trao đổi với cán bộ văn thư, lưu trữ và lãnh đạo Trung tâm

5 Cấu trúc của đề tài

- Sau đây là bài báo cáo thu hoạch tại Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư – Lưu Trữ Phần nội dung báo cáo được chia làm ba chươngchính như sau:

Chương 1 Vài nét về Trung Tâm Khoa học và Công nghệ Văn Lưu trữ.

thư-Chương 2 Thực trạng Công tác VTLT tại Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư- Lưu trữ.

Chương 3.Tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – Lưu Trữ của cơ quan.

CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC

VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.

1.1.1 Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ

Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự

nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Tiền thân của Trung tâmKhoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là Trung tâm Nghiên cứu khoa họclưu trữ được thành lập theo Quyết định số 226-TCCB ngày 11 tháng 11 năm

1988 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Để kiện toàn cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 21 tháng

4 năm 2004, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số38/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Trung tâm Nghiên cứu khoa học Theo Quyết định này, Trung tâmNghiên cứu khoa học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước, thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ; giúp Cụctrưởng tổ chức và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế

về văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Để ứng dụng và chuyển giao kết quả của các đề tài nghiên cứu khoahọc vào thực tiễn công tác của ngành văn thư, lưu trữ, ngày 22 tháng 12 năm

2009 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Theo Quyết định này,Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năngnghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về vănthư, lưu trữ

325/QĐ-Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ về tinh giản biên chế và cơ cấu lạiđội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước rà soát, chức

năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp nhất và sắp xếp lại tổ chức của một số đơn

vị trực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước đã ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư - Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lýcác hoạt động khoa học và công nghệ của Cục

Hơn 25 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư - Lưu trữ đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trongngành Lưu trữ Việt Nam Được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Nội vụ mà trựctiếp là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệtmài, thầm lặng của tập thể công chức, viên chức đã góp phần không nhỏ vàoquá trình phát triển vững mạnh của ngành Lưu trữ và thúc đẩy sự phát triểntrong nhận thức của toàn xã hội về giá trị của tài liệu lưu trữ, cũng như khẳngđịnh vai trò của ngành Lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

1.1.2 Vị trí và chức năng

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ là tổ chức sựnghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng nghiên cứu,ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ của Cục

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có tư cách phápnhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

- Nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng về văn thư, lưu trữ

- Ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ

- Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn

kỹ thuật và sáng kiến về văn thư, lưu trữ

- Bổ sung, biên tập, biên dịch và phổ biến thông tin, tư liệu về văn thư,lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan

- Thường trực Hội đồng Khoa học và Công nghệ, Hội đồng Đánh giá,giám định công nghệ, Hội đồng Sáng kiến của Cục

- Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ về văn thư Lưu trữtheo quy định của pháp luật và quy định của Cục trưởng

- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ

Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 củaCục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư

- Lưu trữ thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm bao gồm:

- Lãnh đạo Trung tâm

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có Giám đốc vàkhông quá 02 Phó Giám đốc

+ Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịutrách nhiệm trước Cục trưởng về toàn bộ hoạt động của Trung tâm Giám đốcTrung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chứcthuộc Trung tâm

+ Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệmtheo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vựccông tác theo phân công phụ trách

- Cơ cấu tổ chức

+ Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng và Chuyển giao khoa học và côngnghệ:

Phòng có Trưởng phòng và 02 Phó Trưởng phòng và các viên chức,thực hiện các công tác: Nghiên cứu; đề xuất; ứng dụng và chuyển giao khoahọc công nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

+ Phòng Thông tin - Thư viện:

Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thựchiện các công tác: Tổ chức, xây dựng, quản lý và phổ biến tư liệu về lĩnh vựcvăn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan

+ Phòng Quản lý khoa học và công nghệ:

Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thựchiện các công tác: Xây dựng, trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước banhành và phổ biến các văn bản hướng dẫn về hoạt động khoa học và công nghệcủa Cục; Hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch khoa học và côngnghệ trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ phê duyệt

+ Phòng Hành chính - Tổ chức:

Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, cónhiệm vụ tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện công tác hànhchính, tổng hợp; cải cách hành chính; tổ chức cán bộ và lao động, tiền lương;thi đua, khen thưởng; thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chốngtham nhũng; văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; quản trị; tài chính, kếtoán của Trung tâm

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc trung tâm về toàn bộhoạt động của Phòng Các Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiệnmột số nhiệm vụ chuyên môn và phụ trách một số lĩnh vực công tác theo phâncông của Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về lĩnh vựccông tác được phân công phụ trách

Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm do Cụctrưởng quyết định

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ

1.2.1 Tình hình cơ cấu, tổ chức

Công tác văn thư của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ rất được quan tâm.Bởi, thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phầnđảm bảo cho các hoạt động của Trung tâm diễn ra nhanh chóng, đảm bảođúng tiến độ giải quyết công việc, công tác văn thư làm tốt tạo tiền đề chocông tác lưu trữ đi vào nề nếp, khoa học

-Do uy mô, tổ chức của Trung tâm nhỏ, hàng năm số lượng văn bản đicủa Trung tâm ban hành cũng như văn bản đến không nhiều nên hiện tạiTrung tâm đã bố trí 01 viên chức văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ, thuộcbiên chế phòng Hành chính - Tổ chức Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

đã được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ, kinh nghiệm vàphẩm chất chính trị tốt Hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư nênluôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, trong các khâu nghiệp vụ không

để xảy ra sai sót, đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, chính xác Để công tác vănthư đi vào nề nếp khoa học thì việc chỉ đạo, điều hành sát sao là một nhu cầurất quan trọng Nhận thức rõ được điều này nên công tác văn thư của Trungtâm luôn luôn được lãnh đạo Trung tâm quan tâm, chỉ đạo từ việc xây dựngcác văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ; Quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO9001:2008; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt độngcủa Trung tâm; Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưutrữ của Trung tâm Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếptham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm thường xuyên theo dõi, đônđốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ cũngnhư các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn chỉ đạo công tác vănthư, lưu trữ của Trung tâm

Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế

độ thủ trưởng Mọi hoạt động của Trung tâm đều phải tuân thủ đúng quy địnhcủa pháp luật, quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và quy chế làmviệc của Trung tâm Hiện tại, trụ sở của Trung tâm được đặt tại tầng 4 toà nhà

số 12 phố Đào Tấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, tuy

cơ sở vật chất của Trung tâm còn hạn hẹp, xong Ban Giám đốc Trung tâmluôn chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ, bộ phận văn thư, lưu trữ được bốtrí ngồi cùng với Phòng Hành chính - Tổ chức ngay tại vị trí thuận tiện choviệc liên hệ công tác với các đơn vị trong và ngoài Cục đảm bảo hoạt độngnghiệp vụ văn thư nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu công việc

Cùng với con người, trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lựccho mọi hoạt động của Trung tâm Thông qua các thiết bị, công việc được xử

lý nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao hiệu suất lao động củacán bộ văn thư, đồng thời việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cũng làmgiảm chi phí về nhân lực cộng với những chi phí khác kèm theo Hiện tại bộphận văn thư được trang bị 01 bộ máy vi tính kết nối mạng nội bộ để kịp thờitruy cập lịch làm việc của Lãnh đạo Cục để báo cáo Giám đốc, 01 máy inlaze, 01 máy scan, 01 máy fax, 01 máy photocopy, 01 máy hủy tài liệu, bànquầy 2 ngăn, ghế có nấc điều chỉnh độ cao thấp, có trục xoay để vừa tạo cảmgiác thoải mái khi làm việc, lại vừa di chuyển dễ dàng, ngoài ra còn có cáctrang thiết bị khác như máy điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hòa nhiệt độ vàvăn phòng phẩm các loại

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Công tác văn thư bao gồm các công việc về: Soạn thảo, ban hành vănbản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động củaTrung tâm; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của Trungtâm; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về: Thu thập; chỉnh lý; xácđịnh giá trị; bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thànhtrong quá trình hoạt động của Trung tâm

Văn thư, lưu trữ Trung tâm là bộ phận thuộc phòng Hành chính - Tổchức, thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theoquy định của pháp luật và của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Giám đốctrung tâm quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm

Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người giúp Giám đốc Trung tâm trựctiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tạiTrung tâm, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữcho các đơn vị thuộc Trung tâm Trưởng các đơn vị thuộc Trung tâm có tráchnhiệm tổ chức thực hiện các quy định của Trung tâm về công tác văn thư, lưutrữ Các viên chức thuộc Trung tâm trong quá trình giải quyết công việc liênquan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định tạiQuy chế công tác văn thư, lưu trữ và quy định của pháp luật hiện hành vềcông tác văn thư, lưu trữ Đồng thời phải đảm bảo yêu cầu bí mật nhà nướctrong công tác văn thư, lưu trữ.

Qua thời gian tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Khoahọc và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, em thấy Ban Giám đốc Trung tâm luônquan tâm sát sao đến hoạt động này, từ việc chỉ đạo Phòng Hành chính - Tổchức xây dựng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và quy định về công tácvăn thư, lưu trữ cũng như giám sát, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tácvăn thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ từ đó đápứng được yêu cầu của công việc Để hiểu rõ điều này chúng ta đi vào tìm hiểuChương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

VĂN THƯ - LƯU TRỮ 2.1 Hoạt động quản lý

Với chức năng giúp Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướcnghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về vănthư, lưu trữ, Trung tâm đã giúp Cục soạn thảo nhiều văn bản quy định, hướngdẫn về hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ đồng thời cũng làđơn vị chủ trì các hội nghị, hội thảo khoa học về văn thư, lưu trữ của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước như Hội thảo SARBICA, Hội thảo khoa học quốc tế

“Đào tạo cán bộ lưu trữ” và các Hội thảo theo chuyên đề khác Được thànhlập từ năm 1988 cho đến nay Trung tâm đã giúp Cục quản lý hàng trăm đề tàinghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ trong đó có các đề tài mà kết quảnghiên cứu của nó đã được áp dụng vào thực tiễn đạt kết quả cao và đượcdùng để biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và giáo trình dùng choviệc giảng dạy tại các trường Chính vì là đơn vị sự nghiệp giúp Cục nghiêncứu khoa học và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưutrữ nên Trung tâm rất quan tâm đến công tác này và chú trọng đến việc banhành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ giúp côngtác này đi vào nền nếp Cụ thể như sau:

+ Ngày 08/8/2012 Giám đốc Trung tâm đã ký Quyết định số TTKHCN về việc ban hành quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO9001:2008;

129/QĐ-+ Quyết định số 237/QĐ-TTKHCN ngày 27 tháng 12 năm 2014 củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quychế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm;

+ Quyết định số 203/QĐ-TTKHCN ngày 03 tháng 11 năm 2015 củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Bảngthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm

Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;

+ Quyết định số 176/QC-TTKHCN ngày 05 tháng 9 năm 2016 củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quychế làm việc của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;

+ Ngày 22/4/2016 Giám đốc Trung tâm đã ký ban hành Nội quy sửdụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Trung tâm Khoa học

và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;

+ Quyết định số 59/QĐ-TTKHCN ngày 20 tháng 3 năm 2017 củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Danhmục hồ sơ, tài liệu năm 2017 của Trung tâm

Với hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữcũng như quy chế làm việc tương đối đầy đủ, công tác văn thư, lưu trữ và lềlối làm việc quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của các đơn vị

và cá nhân trong Trung tâm đã đi theo một nguyên tắc nhất định, cụ thể, rõràng

Song song với việc ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư,lưu trữ, Lãnh đạo Trung tâm cũng thường xuyên quan tâm đến việc cử viênchức làm công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm tham dự các lớp bồi dưỡng,tập huấn nghiệp vụ, Hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước diễn ra hai năm một lần Qua Hội nghị cán bộ vănthư có điều kiện được củng cố kiến thức, giao lưu học hỏi nghiệp vụ từ cácbạn đồng nghiệp để có thể hoàn thành tốt công việc được giao

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

 Thẩm quyền ban hành văn bản

Các hình thức văn bản hành chính do Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư - Lưu trữ ban hành gồm: Quyết định; Quy chế; Quy định;Thông báo; Chương trình; Kế hoạch; Đề án; Báo cáo; Biên bản; Tờ trình;Hợp đồng; Công văn; Bản cam kết; Bản thỏa thuận; Giấy chứng nhận; Giấy