Tìm hiểu chức năng, nhiêm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường ngọc trạo

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Đóng góp của đề tài. 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGỌC TRẠO 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Ngọc Trạo 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 4 1.1.2. Chức năng của UBND phường Ngọc Trạo 4 1.1.3. Nhiệm vụ của UBND phường Ngọc Trạo 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Trạo 7 CHƯƠNG 2:TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO. 9 2.1. Tình hình thực hiện hoạt động quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo. 9 2.1.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ 9 2.1.2. Tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện các văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ 9 2.1.3. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư – lưu trữ 11 2.1.4. Quản lý phông lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo 11 2.1.5. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường 11 2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ của UBND phường 12 2.1.7. Hợp tác quốc tế 13 2.2. Tình hình thực hiện hoạt động nghiệp vụ về công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo. 13 2.2.1. Công tác văn thư 13 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 14 2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 14 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 15 2.2.1.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.2. Công tác lưu trữ 17 2.2.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 17 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 18 2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20 2.3. Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo 21 2.3.1. Ưu điểm 21 2.3.2. Nhược điểm 22 CHƯƠNG 3: THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, 24 LƯU TRỮ. 24 3.1.Nhiệm vụ của lãnh đạo trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ. 24 3.2. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ 25 3.3. Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ văn thư, lưu trữ 26 3.4. Quy chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ 27 3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 28 3.7. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại 29 3.8. Tăng cường đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 29 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có thành công nào là không gắn liền với sự hỗ trợ,giúp đỡ dù ít hay nhiều,dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốtquá trình từ khi bắt đầu học tập tại trường, em đã nhận được rất nhiều sự quantâm, giúp đỡ từ phía thầy,cô, bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chânthành cảm ơn quý thầy cô trong Trường Đại học Nội Vụ đã truyền đạt tri thứccho chúng em Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ

đã luôn chỉ bảo tận tình chúng em trong suốt quá trình học tập Đặc biệt là giảngviên Ngô Thị Kiều Oanh – bộ môn Quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưutrữ đã hướng dẫn giúp đỡ em tận tình trong suốt quá trình em thực hiện đề tài

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu em đã gặp khá nhiều khó khăn,mặt khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên

dù cố gắng song đề tài của em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vìvậy, em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô trong trường

Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua

đó em có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng nhưnghiên cứu sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của em trong thời gian qua.Các thông tin, số liệu, kết quả nêu trong bài là do em tự thu thập, xử lý, trích dẫntuyệt đối không có bất kì sự sao chép không hợp lệ từ các tài liệu khác

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thôngtin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Đóng góp của đề tài 2

6 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGỌC TRẠO 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Ngọc Trạo 4

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4

1.1.2 Chức năng của UBND phường Ngọc Trạo 4

1.1.3 Nhiệm vụ của UBND phường Ngọc Trạo 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Trạo 7

CHƯƠNG 2:TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO 9

2.1 Tình hình thực hiện hoạt động quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo 9

2.1.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ 9

2.1.2 Tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện các văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ 9

2.1.3 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư – lưu trữ 11

2.1.4 Quản lý phông lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo 11

2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường 11

2.1.6 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ của UBND phường 12

2.1.7 Hợp tác quốc tế 13

2.2 Tình hình thực hiện hoạt động nghiệp vụ về công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo 13

2.2.1 Công tác văn thư 13

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi 14

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 14

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 15

2.2.1.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16

2.2.2 Công tác lưu trữ 17

2.2.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 17

2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 17

2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 18

2.2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19

2.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 19

2.2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20

2.3 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo 21

2.3.1 Ưu điểm 21

2.3.2 Nhược điểm 22

CHƯƠNG 3: THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, 24

LƯU TRỮ 24

3.1.Nhiệm vụ của lãnh đạo trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ 24

3.2 Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ 25

3.3 Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực cho

cán bộ văn thư, lưu trữ 26

3.4 Quy chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ 27

3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 28

3.7 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại 29

3.8 Tăng cường đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 29

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đều không thể thiếu một bộphận đó chính là văn phòng Chính vì vậy, VT – LT ngày càng khẳng định đượcvai trò và vị trí của mình trong công cuộc đổi mới đất nước

Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều

có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động sản sinh ra giấy tờ, tài liệu liênquan và những văn bản, tài liệu đó đều được lưu giữ và sử dụng khi cần thiết

Do đó, công tác văn thư, lưu trữ trở thành “huyết mạch” trong hoạt động vănphòng của cơ quan, tổ chức

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều đượchiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp với thựctiễn Với vai trò quan trọng của công tác VT – LT trong lĩnh vực quản lý hànhchính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương,chính sách ngày càng hiện đại công tác này

UBND phường Ngọc Trạo rất chú trọng về công tác văn thư, lưu trữ vàxem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt độngcủa cơ quan Vì thế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đã đi vào nền nếp vàđạt được những kết quản đáng khích lệ Bên cạnh những kết quả đạt được vẫncòn tồn tại một số hạn chế nhất định như: công tác tổ chức nhân sự làm văn thư,lưu trữ chưa được kiện toàn; đội ngũ cán bộ còn yếu về chuyên môn, thiếu về sốlượng; hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ cònthiếu;… Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, lãnh đạo từng bước chấn chỉnh,tăng cường công tác văn thư, lưu trữ cần phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp

để thay đổi cách tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sao cho có tính khoahọc và mang lại hiệu quả cao

Xuất phát từ những thực tế đó em đã chọn chuyên đề “Tìm hiểu chức

năng, nhiêm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo” để

nghiên cứu và làm bài tiểu luận

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, tìm hiểu khái quát về tổ chức và hoạt động của UBNDphường Ngọc Trạo; chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

- Khảo sát thực trạng về công tác tổ chức, quản lý về VT, LT

- Đánh giá thực trạng và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức,quản lý về VT, LT

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu

Đề tài sẽ tập trung tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của UBND phườngNgọc Trạo và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác vănthư, lưu trữ

* Phạm vi nghiên cứu

Thực trạng công tác tổ chức về VT, LT của UBND phường Ngọc Trạo từnăm 2013 đến nay

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp đọc và nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp điều tra thực tiễn

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, bài báo cáođược cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Ủy ban nhân dân phường Ngọc Trạo

Chương 2: Tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBNDphường Ngọc Trạo

Chương 3: Tham mưu cho lãnh đạo UBND phường Ngọc Trạo thực hiệnnhiệm vụ quản quản lý công tác văn thư, lưu trữ

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG

NGỌC TRẠO 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Ngọc Trạo

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 1954, hình thành tiểu khu Quang Trung

Năm 1971, sát nhập thêm một số tụ điểm dân cư như trại cá Lai Thành,Tân Bình vào tiểu khu Quang Trung

Năm 1981, phường Ngọc Trạo được thành lập theo cơ sở địa giới và dân

cư tiểu khu Quang Trung

UBND phường Ngọc Trạo từ khi thành lập đã nhận được sự lãnh đạo, chỉđạo sát sao của Đảng, chính quyền và sự giúp đỡ của các sở, ban, ngành thànhphố Thanh Hóa Trải qua 36 năm hoạt động, hệ thống cơ quan Đảng, chínhquyền và đoàn thể UBND phường vừa xây dựng, kiện toàn bộ máy vừa thựchiện chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác lãnh đạo, tổ chức bộ máychính quyền nhà nước ở địa bàn quận trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, xã hội,chính trị, an ninh quốc phong, dân tộc, tôn giáo, tài nguyên môi trường

1.1.2 Chức năng của UBND phường Ngọc Trạo

UBND phường Ngọc Trạo là cơ quan chấp hành của HĐND thành phốThanh Hóa, đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên UBND phườngchịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các VB của cơ quan nhà nước cấptrên và nghị quyết của HĐND cung cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương,biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiệncác chính sách khác trên địa bàn UBND phường thực hiện chức năng quản lýnhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong

bộ máy quản lý nhà nước từ trung ương tới cơ sở

1.1.3 Nhiệm vụ của UBND phường Ngọc Trạo

* Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm

- Lập dự toán thu - chi ngân sách nhà nước trên địa bàn phường; dự toánthu, chi ngân sách phường

- Tổ chức thực hiện ngân sách phường; hướng dẫn, kiểm tra UBNDphường xây dựng và thực hiện ngân sách

- Phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của phường

* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

- Xét duyệt quy hoạch xây dựng các phường, điểm dân cư trên địa bànphường

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu của nhà nước trên địa bàn phường

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, đề án phát triển vănhoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn

- Tổ chức và thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục,quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức cáctrường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn phường

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do phường quản lý

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoágia đình

- Tổ chức chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ

chức thực hiện phong trào xoá đói giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,nhân đạo

* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường:

- Thực hiện biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sảnxuất và đời sống nhân dân trên địa bàn phường

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường

- Tổ chức thực hiện và kiểm tra các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn

đo lường và chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả,hàng kém chất lượng trê địa bàn phường

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ gữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và hành

vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàn phường

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

- Tuyên truyên, giáo dục, phổ biến, chính sách pháp luật về dân tộc và tôngiáo

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào dân tộc thiểu số

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của công dân sống trên địa bàn phường

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật

* Trong việc thi hành pháp luật:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên tuyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND phường thực hiện biện pháp bảo vệtài sản nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo

vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cá quyền và lợi ích hợp phápkhác của công dân

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn phường

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ

chức tiếp dân, giải quết kịp thời kiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân.

* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy địnhcủa pháp luật

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa UBND cấp trên

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của phường

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Trạo

UBNĐ phường Ngọc Trạo do HĐND cùng cấp bầu ra, gồm có 01 Chủtịch, 02 Phó chủ tịch và các ủy viên ủy ban Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND

Tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các ủy viên UBND là do Chủ tịch UBND quyđịnh

Hiện nay, trong cơ quan gồm có 28 cán bộ, công chức trong biên chế của

cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ làm việc tại đây đều được đàotạo với trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp

UBND phường Ngọc Trạo có cơ cấu tổ chức như sau:

- Chủ tịch UBND phường: là người đứng đầu UBND phường, có nhiệm

vụ quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của UBND phường

- Phó chủ tịch (Văn xã): quản lý các hoạt động Văn hóa - Xã hội trên toàn

phường và báo cáo chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường

- Phó chủ tịch (Đô thị): Theo dõi, giải quyết các công việc về kinh tế, đất

đai, thanh tra xây dựng, giải phóng mặt bằng trên địa bàn huyện và chương trìnhxây dựng cơ bản trước Chủ tịch UBND phường

- UBND phường Ngọc Trạo có các phòng, ban như sau:

+ Phòng Tài chính – Kế hoạch

+ Phòng Kinh tế

+ Phòng Tài nguyên – Môi trường

+ Phòng Lao động, thương binh và xã hội

+ Phòng Văn hóa – Thông tin

CHƯƠNG 2:TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU

TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO.

2.1 Tình hình thực hiện hoạt động quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo.

2.1.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ

Theo Quyết định số 428/QĐ-UBND ngày 01/9/2015 của UBND Quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc cơ quan thì Bộ phận

VT trực thuộc Văn phòng – Thống kê Bộ phận VT – LT UBND phường NgọcTrạo được bố trí 02 cán bộ chuyên trách là Cầm Thị Thoa và Nguyễn Thị LanPhương Cả hai cán bộ đều tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội

UBND phường Ngọc Trạo áp dụng hình thức VT tập trung Mọi VB đến

và VB đi đều tập trung tại VT cơ quan để làm thủ tục đăng kí Sau khi làm thủtục đăng kí VB vào phần mềm quản lý VB đi - đến, cán bộ VT sẽ trình lên lãnhđạo cho ý kiến chỉ đạo và cuối cùng sẽ nhân bản để chuyển giao tới các đơn vị

có trách nhiệm giải quyết Ngoài hai cán bộ chuyên trách về VT thì các phòng,ban, đơn vị của phường không có văn thư riêng

Bộ phận văn thư – lưu trữ được bố trí chung một phòng ở tầng trệt, nhàkho A1 trụ sở cơ quan

2.1.2 Tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện các văn bản quy định

về công tác văn thư – lưu trữ

Ngay từ khi thành lập, công tác VT, LT của UBND phường Ngọc Trạo đãđược quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu Vì bộ phận VT cơ quan được vínhư cả bộ mặt của cơ quan Làm tốt công tác VT, LT thì các hoạt động của cơquan sẽ được thực hiện tốt Do vậy, việc tổ chức, quản lý, hướng dẫn và thựchiện công tác VT, LT luôn gắn với các VB Quy phạm pháp luật, các VB hướngdẫn chỉ đạo nghiệp vụ về công tác VT của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục VT và LTNhà nước

+ Về Công tác Văn thư

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công

tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghịđịnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội Vụ hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ - Cơ quanngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ…

+ Về Công tác Lưu trữ

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luậtlưu trữ

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO9001:2000…

Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để UBND phường Ngọc Trạoxây dựng, ban hành quy chế, quy định cho UBND phường và thực hiện có hiệuquả, phù hợp với quy định của pháp luât

Nhìn chung công tác VT, LT của UBND phường Ngọc Trạo đã được sựquan tâm chú trọng của các cấp lãnh đạo và ngày càng đi vào hoạt động có hiệuquả để phục vụ cho hoạt động của UBND phường

2.1.3 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư – lưu trữ

Đào tạo và bồi dưỡng là hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượngnguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để tổ chức có thể đứng vững

và thành công Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là sử dụng tối

đa hiệu quả nguồn nhân lực hiện có, giúp người lao động hiểu rõ hơn về côngviệc, nắm vững hơn về nghiệp vụ và thực hiện chức năng nhiệm vụ của mìnhmột cách tự giác hơn với thái độ tốt hơn cũng như nâng cao khả năng thích ứngcủa họ với các công việc trong tương lai

Hằng năm, cơ quan cũng tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp

vụ cho các cán bộ, công chức trong cơ quan và cử CBCCVC tham gia đầy đủcác lớp tập huấn về soạn thảo VB, lập hồ sơ công việc, bồi dưỡng nghiệp vụ VT,LT…

Công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm VT, LT tại UBND phườngNgọc Trạo đã được quan tâm đúng mức, góp phần từng bước chuẩn hóa và nângcao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Tuy nhiên số lượng cáclớp tập huấn được mở còn ít, chủ yếu là tham dự hội nghị tập huấn của Cục, củaBộ; số lượng cán bộ viên chức tham gia còn ít, các cuộc thi về VT, LT được tổchức cũng chưa thực sự hiệu quả

2.1.4 Quản lý phông lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo

Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị, phòng, ban trong UBND phườngnộp lại các văn bản, hồ sơ liên quan tại phòng văn thư – lưu trữ Cán bộ tạiphòng sẽ kiểm tra và làm thủ tục chuyển toàn bộ tài liệu vào kho lưu trữ trongUBND Hồ sơ, tài liệu được quản lý tập trung thống nhất, chặt chẽ, tránh tìnhtrạng thất lạc, mất mát tài liệu của cơ quan tổ chức

2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường

Công tác VT – LT là một trong những công việc quan trọng của cơ quan

tổ chức nói chung và UBND phường Ngọc Trạo nói riêng Là một cơ quan Nhànước nên hoạt động nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa họcvào công tác VT – LT của cơ quan ngày càng được chú trọng Việc ứng dụng

các thành tựu khoa học công nghệ được thực hiện trong việc áp dụng các tiêuchuẩn bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu theo tiêu chuẩn của Bộ Khoa học và Côngnghệ Nhờ việc ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ nên cán bộ làmcông tác VT – LT của cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của cấp trên giaophó.

Thực hiện chỉ đạo của Cục VT và LT Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụngcông nghệ thông tin, hiện đại hóa nền hành chính, UBND phường Ngọc Trạo đãtriển khai các chương trình kế hoạch chi tiết thực hiện ứng dụng công nghệthông tin trong cơ quan nói chung và trong công tác VT, LT nói riêng

Hiện nay, UBND phường Ngọc Trạo đã trang bị đầy đủ hệ thống máy vitính và nối mạng internet tại tất cả các phòng ban trong trung tâm để khai thác,

sử dụng mạng internet phục vụ hoạt động thiết lập thư điện tử khắp cơ quan.Đồng thời, UBND phường đã ứng dụng phần mềm quản lý VB và điều hành đểtiếp nhận VB và trao đổi nội bộ, việc đăng kí chủ yếu được thực hiện trên file dữliệu thiết kế trên máy tính góp phần đảm bảo yêu cầu và hiệu quả công việc Cóthể thấy, công tác VT, LT tại cơ quan đã từng bước được chuyển hóa từ chuyển

VB đi, đến qua đường bưu điện, tra cứu VB qua tài liệu giấy chuyển đổi thànhứng dụng vào công nghệ thông tin Việc sử dụng các phần mềm quản lý VB đãgiúp cho công tác quản lý VB đi, đến trở lên nhanh chóng và thuận lợi hơn, côngtác tra tìm, phục vụ sử dụng tài liệu ở giai đoạn VT cũng hiệu quả hơn góp phầntiết kiệm chi phí cho việc gửi và nhận công văn đi, đến

Bên cạnh những thành tựu đạt được vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:việc triển khai phần mềm vẫn còn nhiều bất cập công tác quản lí VB đi – đếnvẫn còn nặng theo phương pháp truyền thống; việc áp dụng gửi, nhân VB qua hệthống thư điện tử bộc lộ nhiều hạn chế, hầu hết chỉ dừng lại ở việc nhận VB quahộp thư điện tử sau đó lại in ra và đóng dấu, làm thủ tục đăng kí, trình và chuyểngiao như VB giấy…

2.1.6 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ của UBND phường

Việc thanh tra, kiểm tra, đánh thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ở

UBND phường được tổ chức định kỳ.

Cán bộ vi phạm quy chế phải được nhắc nhở, phê bình kịp thời Nếu cố ý

vi phạm hoặc tái phạm thì tùy thuộc theo mức độ nặng nhẹ để kiểm điểm, chịuhình thức kỷ luật Trong trường hợp do không chấp hành quy chế dẫn đến gâythiệt hại về cả mặt vật chất và các thiệt hại khác thì phải bồi thường

Thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư – lưu trữ 6 tháng và báocáo hàng năm Thực hiện chế độ báo thống kê hàng năm theo quy định

2.2.1 Công tác văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Căn cứ theo thẩm quyền thì UBND phường Ngọc Trạo không có thẩmquyền ban hành các VB quy phạm pháp luật mà chỉ có thể ban hành các loại VBhành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế hoạch, tờtrình, biên bản, công văn, báo cáo…

Có thể nói công tác soạn thảo và ban hành VB tại cơ quan được thực hiệntốt, đảm bảo đúng về thể thức cũng như kĩ thuật trình bày VB Ngoài việc đảmbảo thể hiện đúng và đủ các yếu tố thể thức, VB còn được ban hành đúng về nộidung, thẩm quyền và các yếu tố khác như yêu cầu về người soạn thảo, yêu cầu

về trình tự, thủ tục ban hành VB

Hiện nay, ở UBND phương Ngọc Trạo các VB liên quan đến đơn vị nàothì đơn vị đó soạn thảo, sau đó trình lên lãnh đạo xem xét bản thảo, sửa nhữngsai sót và ký nháy vào VB Tiếp theo, VB được chuyển xuống cho VT đánhmáy, in ra thành VB rồi chuyển lại cho đơn vị soạn thảo kiểm tra lại

Văn bản sau khi được đơn vị kiểm tra lại sẽ được chuyển đến Văn phòng– Thống kê để Chánh văn phòng kiểm lại một lần cuối cùng rồi trình lên người

có thẩm quyền ký VB VB có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ

VT sẽ photo ít nhất 03 bản (01 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận; 01bản lưu ở VT và 01 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu.Bước cuối cùng là cán bộ VT sẽ làm thủ tục chuyển giao VB.

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi của UBND phường Ngọc Trạo là tất cả văn bản, giấy tờ do cơquan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các côngviệc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình

Hiện nay, việc đăng ký VB đi tại UBND phường được thực hiện vào phầnmềm quản lý VB của cơ quan, tránh được việc tổng hợp thông tin bị thất lạc.Sau một năm sẽ in lại thành quyển và lưu lại

Việc quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND phường Ngọc Trạo đượctuân thủ theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn chi tiết cụ thể về nghiệp vụ quản lývăn bản đi tại Công văn số 425/VTLNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các VB đến của UBND phường Ngọc Trạo dù từ bất kỳ nguồn nàocũng đều được tập trung tại VT cơ quan để làm thủ tục đăng ký sau đó mớichuyển giao đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết Những VB gửi cho cácđơn vị phòng ban khác cán bộ bưu điện gửi trực tiếp gửi đến từng phòng bankhông qua VT Những VB gửi không đúng địa chỉ sẽ được VT chuyển trả lại

Khi tiếp nhận VB đến, cán bộ VT hoặc người được giao nhiệm vụ tiếpnhận VB đến trong trường hợp VB được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặcvào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêmphong…;đối với VB mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận

và ký nhận

Nhìn chung, quy trình quản lý VB đi, đến đã được thực hiện theo đúngquy định Việc ban hành quy chế VT, LT của cơ quan đã góp phần nâng caohiệu quả công việc, khắc phục được những thiếu sót trước đây Các cá nhân, đơn

vị có liên quan đến từng quy trình trong giải quyết VB đi, đến đã thực hiện theo