Tìm hiểu chức năng, nhiêm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường ngọc trạo

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Đóng góp của đề tài. 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGỌC TRẠO 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Ngọc Trạo 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 4 1.1.2. Chức năng của UBND phường Ngọc Trạo 4 1.1.3. Nhiệm vụ của UBND phường Ngọc Trạo 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Trạo 7 CHƯƠNG 2:TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO. 9 2.1. Tình hình thực hiện hoạt động quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo. 9 2.1.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ 9 2.1.2. Tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện các văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ 9 2.1.3. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư – lưu trữ 11 2.1.4. Quản lý phông lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo 11 2.1.5. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường 11 2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ của UBND phường 12 2.1.7. Hợp tác quốc tế 13 2.2. Tình hình thực hiện hoạt động nghiệp vụ về công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo. 13 2.2.1. Công tác văn thư 13 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 14 2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 14 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 15 2.2.1.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.2. Công tác lưu trữ 17 2.2.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 17 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 18 2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20 2.3. Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo 21 2.3.1. Ưu điểm 21 2.3.2. Nhược điểm 22 CHƯƠNG 3: THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, 24 LƯU TRỮ. 24 3.1.Nhiệm vụ của lãnh đạo trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ. 24 3.2. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ 25 3.3. Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ văn thư, lưu trữ 26 3.4. Quy chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ 27 3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 28 3.7. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại 29 3.8. Tăng cường đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 29 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN Trên thực tế không có thành công nào là không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều,dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt quá trình từ khi bắt đầu học tập tại trường, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ từ phía thầy,cô, bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trong Trường Đại học Nội Vụ đã truyền đạt tri thức cho chúng em Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã luôn chỉ bảo tận tình chúng em trong suốt quá trình học tập Đặc biệt là giảng viên Ngô Thị Kiều Oanh – bộ môn Quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ đã hướng dẫn giúp đỡ em tận tình trong suốt quá trình em thực hiện đề tài Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu em đã gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài của em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô trong trường Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua đó em có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của em trong thời gian qua Các thông tin, số liệu, kết quả nêu trong bài là do em tự thu thập, xử lý, trích dẫn tuyệt đối không có bất kì sự sao chép không hợp lệ từ các tài liệu khác Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT 01 02 03 04 05 06 Chữ viết tắt VB VT LT CBCCVC UBND HĐND Chữ viết tắt đầy đủ Văn bản Văn thư Lưu trữ Cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Ngày nay, hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đều không thể thiếu một bộ phận đó chính là văn phòng Chính vì vậy, VT – LT ngày càng khẳng định được vai trò và vị trí của mình trong công cuộc đổi mới đất nước Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động sản sinh ra giấy tờ, tài liệu liên quan và những văn bản, tài liệu đó đều được lưu giữ và sử dụng khi cần thiết Do đó, công tác văn thư, lưu trữ trở thành “huyết mạch” trong hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp với thực tiễn Với vai trò quan trọng của công tác VT – LT trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương, chính sách ngày càng hiện đại công tác này UBND phường Ngọc Trạo rất chú trọng về công tác văn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của cơ quan Vì thế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đã đi vào nền nếp và đạt được những kết quản đáng khích lệ Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định như: công tác tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ chưa được kiện toàn; đội ngũ cán bộ còn yếu về chuyên môn, thiếu về số lượng; hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu;… Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, lãnh đạo từng bước chấn chỉnh, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ cần phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp để thay đổi cách tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sao cho có tính khoa học và mang lại hiệu quả cao Xuất phát từ những thực tế đó em đã chọn chuyên đề “Tìm hiểu chức năng, nhiêm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo” để nghiên cứu và làm bài tiểu luận 2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 5 - Nghiên cứu, tìm hiểu khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND phường Ngọc Trạo; chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức - Khảo sát thực trạng về công tác tổ chức, quản lý về VT, LT - Đánh giá thực trạng và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức, quản lý về VT, LT 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu Đề tài sẽ tập trung tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Ngọc Trạo và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ * Phạm vi nghiên cứu Thực trạng công tác tổ chức về VT, LT của UBND phường Ngọc Trạo từ năm 2013 đến nay 4 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp đọc và nghiên cứu tài liệu - Phương pháp điều tra thực tiễn - Phương pháp phân tích và tổng hợp - Phương pháp quan sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin 5 Đóng góp của đề tài - Về lý luận: nhằm đưa ra các giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả trong công - tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo Về mặt thực tiễn: qua thực tiễn nghiên cứu đã giúp em thấy được những mặt tồn tại và hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, để từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm giúp hoàn thiện hơn trong công tác văn thư, lưu trữ UBND phường Kết quả của quá trình nghiên cứu giúp UBND phường khắc phục những mặt hạn chế còn tồn tại và phát huy tối ưu hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ nơi đây hơn nữa 6 Cấu trúc của đề tài 6 Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, bài báo cáo được cấu trúc gồm 3 chương: Chương 1: Khái quát về Ủy ban nhân dân phường Ngọc Trạo Chương 2: Tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo Chương 3: Tham mưu cho lãnh đạo UBND phường Ngọc Trạo thực hiện nhiệm vụ quản quản lý công tác văn thư, lưu trữ 7 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGỌC TRẠO 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Ngọc Trạo 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Năm 1954, hình thành tiểu khu Quang Trung Năm 1971, sát nhập thêm một số tụ điểm dân cư như trại cá Lai Thành, Tân Bình vào tiểu khu Quang Trung Năm 1981, phường Ngọc Trạo được thành lập theo cơ sở địa giới và dân cư tiểu khu Quang Trung UBND phường Ngọc Trạo từ khi thành lập đã nhận được sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của Đảng, chính quyền và sự giúp đỡ của các sở, ban, ngành thành phố Thanh Hóa Trải qua 36 năm hoạt động, hệ thống cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể UBND phường vừa xây dựng, kiện toàn bộ máy vừa thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác lãnh đạo, tổ chức bộ máy chính quyền nhà nước ở địa bàn quận trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, xã hội, chính trị, an ninh quốc phong, dân tộc, tôn giáo, tài nguyên môi trường 1.1.2 Chức năng của UBND phường Ngọc Trạo UBND phường Ngọc Trạo là cơ quan chấp hành của HĐND thành phố Thanh Hóa, đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên UBND phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các VB của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cung cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy quản lý nhà nước từ trung ương tới cơ sở 1.1.3 Nhiệm vụ của UBND phường Ngọc Trạo * Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm 8 - Lập dự toán thu - chi ngân sách nhà nước trên địa bàn phường; dự toán thu, chi ngân sách phường - Tổ chức thực hiện ngân sách phường; hướng dẫn, kiểm tra UBND phường xây dựng và thực hiện ngân sách - Phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của phường * Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Xét duyệt quy hoạch xây dựng các phường, điểm dân cư trên địa bàn phường - Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu của nhà nước trên địa bàn phường * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao: - Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn - Tổ chức và thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn phường - Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do phường quản lý - Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá gia đình - Tổ chức chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ 9 chức thực hiện phong trào xoá đói giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo * Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường: - Thực hiện biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân trên địa bàn phường - Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường - Tổ chức thực hiện và kiểm tra các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng trê địa bàn phường * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội: - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật - Tổ chức thực hiện nhiệm vụ gữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàn phường - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội * Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: - Tuyên truyên, giáo dục, phổ biến, chính sách pháp luật về dân tộc và tôn giáo - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào dân tộc thiểu số - Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của công dân sống trên địa bàn phường - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật * Trong việc thi hành pháp luật: 10 là công tác chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫnnghiệp vụ và tổng kết, đúc rút kinh nghiệm về công tác VT – LT được tăng cường 2.3.2 Nhược điểm Đội ngũ những người làm VT, LT chỉ đáp ứng được một phần yêu cầu nhiệm vụ hiện nay, chưa nắm vững các nghiệp vụ về LT và chưa nắm bắt hoàn toàn các quy định mới Do nhận thức của lãnh đạo về công tác VT, LT chưa đầy đủ, đúng đắn dẫn đến việc tổ chức, quản lý chưa được nghiêm ngặt và còn tình trạng buông lỏng, thiếu trách nhiệm trong công việc, chưa có các biện pháp quản lý cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan dẫn đến những bất cập trong công tác tổ chức quản lý về VT, LT Đội ngũ cán bộ làm công tác VT, LT nhìn chung vừa thiếu vừa chưa đáp ứng được hết về yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay Cán bộ VT kiêm nhiệm LT là một hạn chế lớn dẫn đến không đáp ứng được yêu cầu thực tế của công việc; kiêm nhiệm gây ảnh hưởng đến việc nắm bắt thông tin, cập nhật VB pháp luật mới của nhà nước và đưa chúng vào thực tế công việc Bên cạnh đó, do khối lượng công việc của hoạt động VT nhiều và diễn ra thường xuyên nên đôi khi dẫn đến việc bỏ xót các nội dung trong công tác LT Các VB chỉ đạo, hướng dẫn về các nghiệp vụ VT, LT chưa được cơ quan ban hành nhiều; một số CBCCVC trong cơ quan vẫn coi nhẹ, không làm theo hướng dẫn hoặc làm sai quy định Công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ cho CBCCVC chưa được quan tâm đúng mức nên việc thiếu hụt về trình độ chuyên môn của các CBCCVC trong cơ quan nói chung và cán bộ làm công tác VT, LT nói riêng vẫn diễn ra Do sự thiếu kiên quyết của thủ trưởng, thiếu kinh phí, nhân sự và trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác VT, LT chưa cao nên nhiều nội dung trong hoạt động nghiệp vụ về công tác VT, LT vẫn còn bất cập và có nhiều thiếu sót, chưa được chú trọng và chưa được thực hiện thường xuyên đồng bộ Việc đầu tư kinh phí cho việc tổ chức công tác VT, LT còn rất hạn chế so 26 với nhu cầu thực tế để triển khai thực hiện đồng bộ trong cơ quan Cơ sở vật chất và các trang thiết bị chưa được chưa được tăng cường đầu tư, nâng cấp dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao v.v… 27 CHƯƠNG 3: THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3.1.Nhiệm vụ của lãnh đạo trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Lãnh đạo thường xuyên tổ chức tuyên truyền, quán triệt, học tập Luật Lưu trữ và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức và nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ; - Ban hành kế hoạch và chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức hàng năm trên cơ sở kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của UBND phường để triển khai thực hiện có hiệu quả Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; - Bố trí công chức, viên chức, nhân viên đúng với tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định Bố trí công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ nhưng không đúng tiêu chuẩn chức danh phải có kế hoạch sắp xếp bố trí lại hoặc cử đi đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức và nhân viên từng bước hoàn thiện tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ và nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; thực hiện đúng, đầy đủ, kịp thời chế chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; - Tổ chức rà soát lại hệ thống kho lưu trữ của cơ quan, trên cơ sở đó cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư cơ sở vật chất và các trang, thiết bị cần thiết của kho lưu trữ phục vụ hoạt động lưu trữ tại cơ quan Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ, bảo đảm an toàn tuyệt đối của các kho lưu trữ; - Thực hiện đúng các quy định của pháp luật trong soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, tránh tình trạng văn bản ban hành sai về thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật, quản lý và sử dụng con dấu an toàn, bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ; 28 - Lãnh đạo ban hành văn bản cho cán bộ, công chức thực hiện nghiêm túc chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức theo quy định - Bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, chuyên môn để tổ chức thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; - Thực hiện nghiêm túc việc báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 về quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; - Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ, từng bước hiện đại hóa việc quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Tỉnh bảo đảm đến năm 2020 có khoảng 70% số tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đưa vào cơ sở dữ liệu 3.2 Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới Tại UBND phường Ngọc Trạo có bộ phận văn thư – lưu trữ chuyên trách, giúp Chánh văn phòng UBND phường tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ , đối với các cơ quan chuyên môn và đối với UBND phường; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại UBND phường Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự quản 29 lý của Văn phòng – Thống kê và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ quan Những cơ quan có bộ phận lưu trữ được đặt ngang với Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan thì bộ phận quản lý công tác lưu trữ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan 3.3 Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ văn thư, lưu trữ Việc xây dựng và phát triển đội ngũ CBCCVC làm công tác VT, LT đảm bảo về số lượng và chất lượng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm đối với bất kì cơ quan, tổ chức nào Hiện nay, do nhận thức về công tác VT, LT còn hạn chế, cơ quan chưa chú ý thỏa đáng đến số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác VT, LT Việc bố trí sắp xếp cán bộ VT kiêm nhiệm LT dẫn đến công việc gặp nhiều khó khăn Chính vì vậy, lãnh đạo cần thường xuyên mở các lớp tập huấn, các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBCCVC Đồng thời, mở các cuộc trao đổi, cuộc thi tìm hiểu về các quy định của Nhà nước và các quy định của cơ quan về công tác VT, LT vì thông qua hoạt động này, cán bộ, nhân viên trong cơ quan sẽ nắm vững được kiến thức của mình hơn, có thể nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cả về lý thuyết lẫn thực hành Qua đó cũng giúp cho lãnh đạo có thể nhận ra những nhân tố xuất sắc, đấy đủ phẩm chất và năng lực để đề bạt, thăng chức vào vị trí lãnh đạo, quản lý trong công tác này Việc cử cán bộ VT, LT đi học phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng nội dung ưu tiên trong đào tạo, bồi dưỡng Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài bổ sung kiến thức về trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn phải bổ sung thêm kiến thức về công nghệ thông tin để đáp ứng công việc hiện tại Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ VT, LT theo quý để bố trí đúng người, đúng việc Đồng thời xây dựng cơ chế thi đua khen thưởng để động viên khích lệ tính năng động tích cực và nâng cao hiệu quả công tác VT, LT trong cơ quan Lãnh đạo UBND phường cần tập trung nâng cao chất lượng đầu vào, áp 30 dụng các phương pháp, tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp và thường xuyên đánh giá công tác tuyển dung hiệu quả Việc kiểm tra khả năng của ứng viên phải được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn và có kỹ năng phỏng vấn nhất định 3.4 Quy chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ Trên cơ sở quan sát các quy trình nghiệp vụ về VT, LT tại UBND phường Ngọc Trạo, có thể thấy rằng việc quy chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ VT, LT là rất cần thiết và quan trọng Việc này cần phải được tiến hành đồng bộ trên tất cả các mặt, các phương diện về nghiệp vụ VT, LT * Về công tác Văn thư Soạn thảo và ban hành VB: Ban hành quy định về soạn thảo và ban hành VB phải thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 nhằm đảm bảo tính thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành VB của mỗi CBCCVC trong cơ quan Làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Xây dựng quy chế VT, LT phù hợp với thực tiễn và đảm bảo các yếu tố sau: - Phù hợp với các quy định của Nhà nước và điều kiện thực tế của cơ quan - Đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thể thức, ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu - Quản lý và giải quyết VB: các cán bộ VT thực hiện nghiệp vụ này rất tốt, vào sổ một cách cẩn thận, chính xác tuy nhiên trong quá trình chuyển giao VB đến các đơn vị thuộc cơ quan còn hơi chậm vì thế lãnh đạo cần đưa ra các chế tài khen thưởng, kỷ luật để nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ văn thư - Quản lý và sử dụng con dấu: việc quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước Tuy nhiên cán bộ VT còn đóng dấu hơi mờ, chưa thực sự ngay ngắn Vì vậy, cần bồi dưỡng thêm các nghiệp vụ về quản lý và sử dụng con dấu cho cán bộ văn thư * Về công tác LT - Thường xuyên cập nhật các văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ 31 - Quan tâm chú trọng đến công tác LT nhiều hơn nữa, nắm được tầm quan trọng của nó đối với hoạt động của cơ quan sau này - Cán bộ VT của UBND phường kiêm nhiệm luôn LT Do khối lượng công việc khá lớn nên UBND phường không nên để cán bộ VT kiêm nhiệm công tác LT Vì với mức độ như hiện nay, cán bộ VT mới chỉ làm tốt công tác VT chứ công tác LT của cơ quan vẫn chưa thực sự tốt - Cần cung cấp thêm nhiều hơn các trang thiết bị bảo quản tài liệu an toàn như cấp thêm cặp ba dây, bình ô-xi, quạt thông gió, các biện pháp chống ẩm, mốc và mở rộng diện tích kho tàng - Lãnh đạo cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác LT, đặc biệt là ứng dụng các phần mềm tra cứu tài liệu nhanh chóng đối với độc giả đến khai thác tài liệu… 3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, cuộc cách mạng khoa học công nghệ diễn ra sôi động, tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động của đất nước Phương hướng tin học hóa công tác VT, LT xuất phát từ yêu cầu thực tế và khả năng phát triển trong tương lai Ứng dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất công việc lên nhiều lần nhờ đó giảm nhẹ sức lao động của cán bộ làm công tác VT, LT; tạo điều kiện quản lý được thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý một cách nhanh chóng vừa tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế được khối lượng VB ngày càng gia tăng, đồng thời tăng năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VT, LT nhằm đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng cho lãnh đạo, cán bộ, giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn, kịp thời, chính xác Bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VT, LT giúp tự động hóa một số khâu nghiệp vụ như: xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, tra cứu tài liệu… UBND phường Ngọc Trạo phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT, LT; tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu LT đã xử lý nghiệp vụ, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu Hiện đại hóa, ứng dụng khoa học công nghệ vào tất cả các khâu nghiệp vụ 32 của công tác VT, LT như soạn thảo văn bản, in văn bản, quản lý văn bản… nhằm tiết kiệm công sức, thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc Từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào công tác LT nhằm số hóa tài liệu LT và hỗ trợ công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu LT của nhân dân và CBCCVC, giúp cho việc tra cứu và tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng hơn Triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác VT, LT nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 3.7 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại Để đảm bảo cho công tác VT, LT được thực hiện tốt, lãnh đạo cần phải thường xuyên tiến hành công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá về các nghiệp vụ VT, LT của cơ quan để phát hiện kịp thời những mặt còn hạn chế và có những biện pháp khắc phục kịp thời Nhằm thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá, áp dụng các cách thức như: kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, v.v… Nội dung của công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá trong công tác VT, LT: kiểm tra về tổ chức công tác VT, LT; trình độ và số lượng cán bộ làm công tác VT, LT; trang thiết bị bảo quản tài liệu LT của cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ VT, LT… từ đó tổng hợp kết quả và đưa ra những đánh giá chính xác về công tác VT, LT trong cơ quan đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả công việc Qua công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá lãnh đạo cơ quan có thể lấy kết quả đó làm tiêu chí bình xét thi đua khen thưởng, đánh giá xếp loại cá nhân, đơn vị, tập thể có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện công tác VT, LT nhằm tạo thêm động lực cho các cán bộ thực hiện tốt công việc của mình Đây là một biện pháp thiết thực để nâng cao chất lượng công tác VT, LT Trên cơ sở đó, từng bước đưa công tác VT, LT đi vào nề nếp, ổn định 3.8 Tăng cường đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 33 Lãnh đạo cần đầu tư, nâng cấp hơn nữa về cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác VT, LT; cần có kế hoạch và cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa thiết bị cũng như cấp mới những thiết bị đã hết hạn sử dụng Tăng cường chi phí để mua sắm các trang thiết bị cần thiết như máy tính, máy in, máy scan… phục vụ cho công tác VT và máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hòa… phục vụ cho công tác LT Bên cạnh đó, cũng đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong kho, giải quyết tình trạng tài liệu chất đống không thể khai thác sử dụng Phòng làm việc của cán bộ làm công tác VT, LT phải được bố trí ở nơi thuận lợi cho giao tiếp và phải tăng cường cơ sở vật chất cho công tác VT, LT như: có đủ bàn, ghế làm việc; trang bị máy tính kết nối internet; máy photocopy; máy fax; điện thoại; giá đựng tài liệu, tủ, hộp, cặp và bìa hồ sơ; điều hòa và các thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết khác theo đúng tiêu chuẩn quy định của ngành VT, LT Bố trí phòng kho LT đảm bảo về diện tích và có đầy đủ điều kiện, các trang thiết bị máy móc, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn tài liệu LT và dễ dàng tra cứu sử dụng 34 KẾT LUẬN Văn thư, lưu trữ là một lĩnh vực khoa học xã hội, toàn bộ hoạt động VT, LT là một chỉnh thể, mọi khâu, mọi quá trình đều có vị trí khác nhau song đều có mối quan hệ mật thiết với nhau Nếu thiếu sót ở khâu này, chắc chắn sẽ dẫn đến sai sót ở khâu khác, thậm chí có thể làm gián đoạn cả một quá trình Do đó, công tác tổ chức, quản lý công tác VT, LT sao cho thống nhất , hiệu quả là nhiệm vụ đặt ra đối với tất cả các cơ quan Đặc biệt, đối với nhiệm vụ của chương trình cải cách hành chính Nhà nước thì việc tổ chức, quản lý tốt công tác VT, LT là điều hết sức cần thiết Công tác VT, LT của UBND phường Ngọc Trạo những năm qua đã nhận được quan tâm đúng mức của lãnh đạo và các cá nhân trong cơ quan Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, lãnh đạo cơ quan đã có những biện pháp tổ chức, quản lý công tác VT, LT ngày một hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất công việc, từ đó đưa công tác này dần đi vào nề nếp và ổn định Qua đợt khảo sát này đã giúp em có cái nhìn toàn diện hơn và hiểu sâu hơn về chuyên ngành mình học đó là chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Từ đó thấy được tầm quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước ở các cơ quan, giúp em ý thức được rằng trách nhiệm của cán bộ Văn thư - Lưu trữ trẻ như em là rất lớn Do kiến thức còn hạn chế nên bài tiểu luận của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các thầy, cô giáo chuyên ngành và các thầy, cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ cùng nhà trường Em xin trân trọng cảm ơn! 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO I Tài liệu tiếng việt 1 Dương Văn Khảm (2015), Từ điển “Tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam”, NXB Thông tin và truyền thông 2 Hoàng Lê Minh, Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thông tin 3 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về Luật lưu trữ 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư 5 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 6 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 7 Thông tư số 21/2015/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2015 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức VT, LT Bộ 8.Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000… II Website 1 http://tailieu.vn/ 2 http://vanthuluutru.com/ 36 PHỤ LỤC Một số hình ảnh minh họa Kho lưu trữ của UBND phường Ngọc Trạo Các loại dấu của cơ quan 37 Máy Photo copy Máy Fax, máy in 38 ... 3: THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO UBND PHƯỜNG NGỌC TRẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3.1 .Nhiệm vụ lãnh đạo việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Lãnh đạo thường xuyên tổ chức. .. chuyên đề ? ?Tìm hiểu chức năng, nhiêm vụ quan tham mưu cho lãnh đạo quan thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo? ?? để nghiên cứu làm tiểu luận Mục tiêu nhiệm vụ nghiên... văn thư, lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ có chức giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng văn quy định công