Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 Phần I: SƠ LƯỢC VỀ UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN 4 1. Khái quát chung về UBND phường Ngô Quyền 4 1.1. Điều kiện tự nhiên - xã hội - vị trí địa lý 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Ngô Quyền 5 2.1. Chức năng của UBND phường 5 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Ngô Quyền 5 3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngô Quyền 9 Phần II: PHẦN NỘI DUNG 11 Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VĂN PHÒNG; CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG UBND 11 1.1. Khái niệm 11 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 11 1.2.1. Chức năng 11 1.2.2. Nhiệm vụ 12 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Ngô Quyền 15 Chương II. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN NĂM 2015. 17 2.1. Những kết quả chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND phường Ngô Quyền. 17 2.1.1. Kịp thời tham mưu giúp lãnh đạo, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và các chương trình công tác . 17 2.1.2. Tham mưu giúp Lãnh đạo UBND phường lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác tiếp dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo 17 2.1.3. Thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo 18 2.1.4. Công tác quản trị văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền 18 2.1.5. Công tác lập kế hoạch và tham mưu tổng hợp cho cơ quan. 19 2.1.6. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác của cơ quan nói chung và của từng ban ngành nói riêng tại UBND phường Ngô Quyền 20 2.1.7. Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp của UBND phường Ngô Quyền 21 2.1.8. Công tác cung cấp thông tin cho lãnh đạo. 22 2.1.9. Công tác văn thư tại UBND phường Ngô Quyền. 23 2.1.9.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 24 2.1.9.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường Ngô Quyền 24 2.1.9.3. Tình hình tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 26 2.1.10. Công tác lưu trữ tại UBND phường Ngô Quyền 27 2.1.10.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 27 2.1.10.2. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 27 2.2. Những hạn chế, yếu kém chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền 28 2.2.1. Về trình độ, công tác quản lý và cơ cấu tổ chức 28 2.2.2. Về cơ sở vật chất 29 2.2.3. Công tác tham mưu, xây dựng chưa ổn định 29 2.2.4. Về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng thông tin trong hoạt động văn phòng của UBND phường 29 2.3. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được và hạn chế, yếu kém trong công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng UBND phường Ngô Quyền 30 2.3.1. Nguyên nhân và những thành tựu đạt được 30 2.3.2. Tồn tại hạn chế, yếu kém 30 2.3.2.1. Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao 30 2.3.2.2. Những hạn chế trong đội ngũ cán bộ và công tác cán bộ chậm được khắc phục 30 2.3.2.3. Cơ sở vật chất, các trang thiết bị và điều kiện phương tiện làm việc ở văn phòng UBND phường Ngô Quyền còn hạn chế 30 2.3.2.4. Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao về công tác tham mưu tổng hợp tại UBND phường 31 Chương III. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TRONG TÌNH HÌNH MỚI 32 3.1. Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền 32 3.1.1. Về trình độ, công tác quản lý và cơ cấu tổ chức 34 3.1.2. Về cơ sở vật chất 35 3.2. Một số kiến nghị trong công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng UBND phường 35 3.2.1. Ưu và nhược điểm của công chức văn phòng UBND phường hiện nay 35 3.2.1.1. Ưu điểm 35 3.2.1.2. Nhược điểm 35 3.2.2. Một số kiến nghị cho công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng 37 3.2.2.1. Về mặt tổ chức 37 3.2.2.2. Về mặt thể chế 37 3.2.2.3. Giải pháp về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 38 3.2.2.4. Về tổ chức điều hành công việc 39 KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Hồng

BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA HỌC (2014 - 2016)

CHUYÊN ĐỀ:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG,HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG

Tên cơ quan: UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN

Địa chỉ: Số 35 Ngô Quyền phường Ngô Quyền thị xã Sơn Tây

TP Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Thị Hương

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

Phường Ngô Quyền - 2016

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những

sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.Trong suốt thời gian học tập tại trường em đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡcủa quý thầy cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất em xin gửilời cảm ơn chân thành nhất đối với quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội,đặc biệt là các thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng của trường đã tạo điều kiệncho em để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này Và em cũng xin chânthành gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh Cường đã nhiệt tình hướng dẫnchúng em hoàn thành tốt khóa thực tập này

Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cô, chú lãnh đạo UBND vàcác anh, chị cán bộ, công chức phường Ngô Quyền đã tạo điều kiện giúp đỡ emhoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực tập cũng như quá trình làm bài báo cáo thực tập,khó tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp, sự giúp đỡ củaquý thầy cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và để bài báo cáo của emđược hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Phường Ngô Quyền, ngày 15 tháng 12 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Hồng

LỜI CAM ĐOAN

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này là bài viết của em làm dựa trên cơ sở lý luận các bài học của các thầy cô trong trường Đại học nội vụ Hà Nội giảng dạy và các trích dẫn từ các văn bản giấy tờ của Nhà nước Trên đây là bài báo cáo tốt nghiệp của em và em xin cam đoan bài báo cáo này không sao chép từ bất kỳ bài báo cáo nào khác, mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

HĐND HĐND

TTXD Thanh tra xây dựngKHHGD Kế hoạch hóa gia đìnhTTHC Thủ tục hành chính

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 3

6 Cấu trúc của đề tài 3

Phần I: SƠ LƯỢC VỀ UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN 4

1 Khái quát chung về UBND phường Ngô Quyền 4

1.1 Điều kiện tự nhiên - xã hội - vị trí địa lý 4

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Ngô Quyền 5

2.1 Chức năng của UBND phường 5

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Ngô Quyền 5

3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngô Quyền 9

Phần II: PHẦN NỘI DUNG 11

Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VĂN PHÒNG; CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG UBND 11

1.1 Khái niệm 11

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 11

1.2.1 Chức năng 11

1.2.2 Nhiệm vụ 12

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Ngô Quyền 15

Chương II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN

NĂM 2015 17

2.1 Những kết quả chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND phường Ngô Quyền 17

2.1.1 Kịp thời tham mưu giúp lãnh đạo, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và các chương trình công tác 17

2.1.2 Tham mưu giúp Lãnh đạo UBND phường lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác tiếp dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo 17

2.1.3 Thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo 18

2.1.4 Công tác quản trị văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền 18

2.1.5 Công tác lập kế hoạch và tham mưu tổng hợp cho cơ quan 19

2.1.6 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác của cơ quan nói chung và của từng ban ngành nói riêng tại UBND phường Ngô Quyền 20

2.1.7 Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp của UBND phường Ngô Quyền 21

2.1.8 Công tác cung cấp thông tin cho lãnh đạo 22

2.1.9 Công tác văn thư tại UBND phường Ngô Quyền 23

2.1.9.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 24

2.1.9.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường Ngô Quyền 24

2.1.9.3 Tình hình tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 26

2.1.10 Công tác lưu trữ tại UBND phường Ngô Quyền 27

2.1.10.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 27

2.1.10.2 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 27

2.2 Những hạn chế, yếu kém chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền 28

2.2.1 Về trình độ, công tác quản lý và cơ cấu tổ chức 282.2.2 Về cơ sở vật chất 292.2.3 Công tác tham mưu, xây dựng chưa ổn định 292.2.4 Về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng thông tin trong hoạt động vănphòng của UBND phường 292.3 Nguyên nhân của những thành tựu đạt được và hạn chế, yếu kém trongcông tác tham mưu tổng hợp của văn phòng UBND phường Ngô Quyền.302.3.1 Nguyên nhân và những thành tựu đạt được 302.3.2 Tồn tại hạn chế, yếu kém 302.3.2.1 Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao 302.3.2.2 Những hạn chế trong đội ngũ cán bộ và công tác cán bộ chậm được khắc phục 302.3.2.3 Cơ sở vật chất, các trang thiết bị và điều kiện phương tiện làm việc

ở văn phòng UBND phường Ngô Quyền còn hạn chế 302.3.2.4 Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao về công tác tham mưu tổng hợp tại UBND phường 31

Chương III ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TRONG TÌNH HÌNH MỚI 32

3.1 Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền 323.1.1 Về trình độ, công tác quản lý và cơ cấu tổ chức 343.1.2 Về cơ sở vật chất 353.2 Một số kiến nghị trong công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng

3.2.1 Ưu và nhược điểm của công chức văn phòng UBND phường hiện

nay 35

3.2.1.1 Ưu điểm 35

3.2.1.2 Nhược điểm 35

3.2.2 Một số kiến nghị cho công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng37 3.2.2.1 Về mặt tổ chức 37

3.2.2.2 Về mặt thể chế 37

3.2.2.3 Giải pháp về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 38

3.2.2.4 Về tổ chức điều hành công việc 39

KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp nào muốn duy trìhoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận vănphòng để thực hiện 2 chức năng: Quản trị hậu cần và tham mưu giúp việc.Trong các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là UBND các cấp, bộ phậnvăn phòng có vị trí hết sức quan trọng là tham mưu giúp việc cho lãnh đạoUBND thực hiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành và đảm bảohoạt động của UBND Là một cán bộ phụ trách một đoàn thể của phường, đượcUBND tạo điều kiện giúp đỡ, tạo điều kiện cả về điều kiện làm việc và trangthiết bị là điều cực kỳ thuận lợi vừa giúp cho việc tra tìm văn bản tài liệu, mặtkhác cũng thuận lợi nhiều cho thực hiện nhiệm vụ của mình trong những phongtrào hoạt động của những tháng cuối năm

Trong hoạt động của một cơ quan (UBND phường) nhưng lại tách 2mảng hoạt động rõ rệt giữa khối Đảng, đoàn thể và khối chính quyền, cho nêntôi rất muốn tìm hiểu về tình hình công tác văn phòng của UBND phường Đócũng chính là lý do tôi chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nhằm nâng caochất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng”

Luật tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 được Quốc hộithông qua ngày 19 tháng 6 năm 2015 quy định về tổ chức và hoạt động củaHĐND và UBND nhân dân.

Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn quy định bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động củaHĐND và UBND phường, phường, thị trấn

3 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài

3.1 Mục tiêu

- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạnchế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp của vănphòng UBND phường

- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả côngtác tham mưu, tổng hợp của văn phòng trong tình hình mới

3.2 Nội dung nghiên cứu của Đề tài, tập trung vào 2 nội dung chính

- Đánh giá thực trạng tình hình công tác tham mưu tổng hợp của các vănphòng UBND phường năm 2015

- Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng, hiệu quả công táctham mưu, tổng hợp của văn phòng trong tình hình mới

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xãhội, mà chủ yếu là:

+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản của Nhànước; tài liệu lưu trữ tại UBND và tạp chí chuyên ngành

+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của văn phòng,chọn lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công táccủa UBND

5 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòngUBND phường

- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Ở Văn phòng UBND phường NgôQuyền năm 2015

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần sơ lược về UBND, kết luận, mục lục, nội dungbáo cáo thực tập được thể hiện trong ba chương:

Chương I: Cơ sở lý luận và thực tiễn về văn phòng; công tác tham mưu,tổng hợp của văn phòng UBND

Chương II: Đánh giá thực trạng tình hình công tác tham mưu, tổng hợpcủa văn phòng UBND phường Ngô Quyền năm 2015

Chương III: Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệuquả công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng trong tình hình mới

Phần I: SƠ LƯỢC VỀ UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN

1 Khái quát chung về UBND phường Ngô Quyền

1.1 Điều kiện tự nhiên - xã hội - vị trí địa lý

Phường Ngô Quyền được thành lập từ tháng 8/1981; là một phường nộithị nằm ở phía Tây Bắc thị xã Sơn Tây

Vị trí địa lý: phía Đông giáp phường Lê Lợi, phía Tây giáp phườngTrung Hưng, phía Bắc giáp phường Phú Thịnh, phía Nam giáp phường QuangTrung

Diện tích tự nhiên của phường 36,2 ha, địa hình đất đai của phường khábằng phẳng, đường giao thông liên phường chất lượng tốt, thuận lợi cho đi lại,giao lưu kinh tế, văn hóa xã hội của nhân dân Các đường ngõ trong các tổ dânphố đều được bê tông

Trên địa bàn phường có 18 cơ quan hành chính đóng trên địa bàn và có

04 trường học

Tình hình xã hội của phường tương đối ổn định toàn phường có 1.958 hộvới 8.374 nhân khẩu chia thành 7 tổ dân phố, có 250 hộ kinh doanh, dịch vụbuôn bán nhỏ Nguồn thu chủ yếu do thị xã cân đối ngân sách, phường không

có chợ, không có doanh nghiệp, không có quỹ đất Do vậy không có điều kiệnphát triển thương mại và dịch vụ đời sống của cán bộ và nhân dân trongphường còn gặp nhiều khó khăn

Phường cũng đang tiếp tục cải tạo và nâng cấp, xây dựng mới trườnghọc, đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công việc nâng cao chất lượng dạy vàhọc

Tổ chức các hoạt động chào mừng các ngày lễ lớn trong năm, triển khaicác hoạt động thi đua, chỉnh trang đô thị, vệ sinh an toàn thực phẩm, thực hiệnnếp sống văn minh trong việc cưới, việc tang

Thực hiện bảo vệ, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân, tuyêntruyền vệ sinh môi trường, vệ sinh ăn uống, phòng chống dịch bệnh, tiêmchủng cho trẻ Nhìn chung trên mọi lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, y tế, giáo dục

đã được phường Ngô Quyền quan tâm

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Ngô Quyền

2.1 Chức năng của UBND phường

UBND phường Ngô Quyền do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành củaHĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, các văn bản Nhà nướccấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương phát triển kinh tế xã hội và thực hiện chủ trương chính sách trên địabàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnchỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ươngcho tới địa phương

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Ngô Quyền

Nhiệm vụ quyền hạn của UBND phường đã được quy định rõ tại Luật tổchức chính quyền địa phương năm 2015 Cụ thể như sau:

* Trong lĩnh vực Kinh tế, UBND phường thực hiện những nhiệm vụ,quyền hạn sau đây:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND thị xã phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việcthực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước ở địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán

ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơquan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại để phục vụcác nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình côngcộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nướctheo quy định của pháp luật;

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của địa phương trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực Xây dựng, Giao thông vận tải:

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong phườngtheo phân cấp;

Quản lý việc xây dựng theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền dopháp luật quy định;

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định củapháp luật;

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Xã hội, Văn hóa và Thể dục thể thao:Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực

hiện các lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độtuổi;

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lýtrường tiểu học, trường trung học cơ sở ở địa phương;

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịchbệnh;

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

-Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

* Trong lĩnh vực Quốc phòng, An ninh, trật tự, an toàn xã hội và thihành pháp luật ở địa phương:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện

biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật khác ở địa phương;

Quản lý nhân, hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lạicủa người nước ngoài ở địa phương

* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

Nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc,chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địaphương theo quy định của pháp luật

* Trong việc thi hành pháp luật:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

Ngoài các nhiệm vụ quyền hạn trên UBND phường còn thực hiện cácnhiệm vụ quyền hạn sau:

Tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND phường về việc bảo đảmthực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị,xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìntrật tự, vệ sinh sạch sẽ đường ngõ, lòng lề đường, trật tự công cộng và cảnhquan đô thị;

Thanh, kiểm tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàntheo quy định của pháp luật;

Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn theo phân cấp; ngănchặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy địnhcủa pháp luật;

Kiểm tra việc xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn; lập biên bản,đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép, tráivới quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xemxét, quyết định

3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngô Quyền

UBND phường Ngô Quyền có cơ cấu tổ chức tương đối ổn định Gồmlãnh đạo Đảng ủy - HĐND - UBND và các ban ngành, đoàn thể

* Lãnh đạo Đảng ủy - HĐND - UBND gồm:

* Lãnh đạo MTTQ và các đoàn thể, ban ngành chuyên môn:

- 01 đồng chí lãnh đạo Ủy ban MTTQ và 03 đồng chí Trưởng cácđoàn thể: Hội CCB, Hội LHPN, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

- 01 Công chức Tài chính

- 01 Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch

- 02 Công chức Địa chính - Xây dựng

- 02 Công chức Văn phòng - thống kê

- 02 đồng chí Phó Chỉ huy Quân sự

- 02 Công chức Văn hóa - xã hội

Hiện nay UBND phường có 01 Chủ tịch UBND, 01 Phó Chủ tịch UBND

và 18 đồng chí Hiện tại phường đang thực hiện việc ký hợp đồng lao động với

03 đồng chí

Phần II: PHẦN NỘI DUNG Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VĂN PHÒNG; CÔNG

TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG UBND

1.1 Khái niệm

Theo văn bản hiện hành thì văn phòng được quan niệm như sau: “Văn

phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan”

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thuthập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lomọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạtđộng của cơ quan, tổ chức

Văn phòng UBND phường là bộ phận giúp việc của UBND phường

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

1.2.1 Chức năng

Văn phòng UBND phường Ngô Quyền là cơ quan chuyên môn tham mưu,tổng hợp và phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo điềuhành mọi mặt công tác của Thường trực UBND phường; chịu sự chỉ đạo, quản

lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND phường; chịu sự chỉ đạo, hướngdẫn kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thị xã

Chức năng tham mưu: Tư vấn cho lãnh đạo ban hành quyết định và cácvăn bản khác một cách hiệu quả, đưa ra các phương án khác nhau để lãnh đạochọn lựa phương án tối ưu nhất Văn phòng phải tham mưu cho lãnh đạo tronghoạt động quản lý hành chính, xây dựng kế hoạch công tác

Chức năng tổng hợp: Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo,lập chương trình kế hoạch, tiếp khách, đón khách giúp Thủ trưởng cơ quan.Chức năng hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức

Ngoài ra, Văn phòng còn có chức năng quản lý văn bản, tiếp đón khách,theo dõi phong trào thi đua khen thưởng, hướng dẫn kiểm tra hoạt động tôngiáo và quản lý công tác một cửa của cơ quan.

1.2.2 Nhiệm vụ

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,trình Chủ tịch UBND duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được banhành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực hiện; Đônđốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, vănphòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kếtthực hiện chương trình

Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn

có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của UBND Tổ chức cuộc họp giaoban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND

b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND phường trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND phường tổ chức công tác thông tin và xử lýthông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt côngtác của địa phương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉđạo của UBND phường và việc giám sát của HĐND Công tác bảo đảm thôngtin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thựchiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các

tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương

Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hìnhkinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trìnhlãnh đạo UBND ký ban hành Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạoUBND đến các ngành, đoàn thể, thôn, bản

c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của UBND

Ở UBND phường thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: HọpUBND; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND; Cuộc họp của lãnhđạo UBND với tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo UBND với lãnh đạocác đoàn thể trong phường…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp làtham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với côngchức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biênbản cuộc họp

d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, vănphòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khenthưởng trong cơ quan UBND và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết,rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị UBND khenthưởng theo thẩm quyền hoặc UBND đề nghị lên cấp trên khen thưởng nhữngtập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua

đ) Tổ chức công tác tiếp dân

Theo quy định của UBND, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếunại của nhân dân gửi đến UBND Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạoUBND trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của UBND và hướngdẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết

e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa UBND với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hànhchính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kếtquả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kếtquả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chứcchuyên môn khác của UBND phường có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiêncứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định củapháp luật

f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các đoàn thể và nhân dân

Mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các đoàn thể và nhân dânđược thông qua bằng nhiều hình thức Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp.Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp Khi các đoàn thể hoặc nhândân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệmtiếp nhận nhu cầu Sau khi báo cáo và được lãnh đạo UBND đồng ý, văn phòngsắp xếp lịch làm việc

g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND phường gồm có: Đấtđai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm

Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của UBND Bộ phận bảođảm kinh phí cho UBND hoạt động lại là tài chính - kế toán Tuy vậy vănphòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc choHĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước Nội dung cụthể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹthuật và phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, nếu được phâncông, văn phòng trực tiếp mua sắm Văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡngcác tài sản thuộc cơ quan UBND

h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của UBND

Công tác văn thư lưu trữ của UBND phường bao gồm: Quản lý và giảiquyết văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu;Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan UBND; Thu thập, bảo quản an toàn

và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý củaUBND theo quy định của pháp luật

Công tác hành chính của UBND phường bao gồm lễ tân khánh tiết, liênlạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác hànhchính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi choUBND Biên soạn, trình lãnh đạo UBND ban hành văn bản mới về công tácvăn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương

i) Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ

Văn phòng giúp Chủ tịch UBND phường thực hiện nghiệp vụ công tác

tổ chức và cán bộ Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao độngthuộc UBND Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người laođộng thuộc thẩm quyền quản lý của UBND phường Giúp Chủ tịch UBNDthực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động

- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cácđơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữcủa cơ quan

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vậtchất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Ngô Quyền

- Lãnh đạo Văn phòng là Chủ tịch UBND: Chủ tịch UBND là người đứngđầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND, về việc thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền và toàn bộ hoạt động của Văn phòng

- Do đặc thù cấp xã không có lãnh đạo Văn phòng nên cơ cấu tổ chức củaVăn phòng UBND phường Ngô Quyền có 03 người: 02 công chức Văn phòng

- thống kê, 01 công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

+ 01 công chức phụ trách công tác xây dựng chương trình, lịch làm việc;thống kê tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBNDtrong chỉ đạo thực hiện; giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền;làm báo cáo gửi cấp trên; quản lý công văn, sổ sách, quản lý việc lập hồ sơ lưutrữ, biểu báo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, côngchức cấp xã

+ 01 công chức làm công tác giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổchức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của dân chuyển tới HĐNDhoặc cấp có thẩm quyền giải quyết; đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các

kỳ họp HĐND, cho công việc của UBND; giúp HĐND và UBND thực hiệncông tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật về côngtác được giao; công tác thi đua khen thưởng”

+ 01 công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại bộ phận “mộtcửa”

Chương II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN

- Văn phòng UBND phường đã thực hiện nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh

đạo xã xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc khá tốt

- Các chương trình làm việc của Lãnh đạo được văn phòng tham mưu xâydựng đảm bảo đúng nguyên tắc, nội dung bao quát, toàn diện, có trọng tâm,trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn Trong thực hiện đã kịp thời điều chỉnh,

bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyềntheo quy chế làm việc của lãnh đạo Chất lượng tham mưu xây dựng và tổ chứcthực hiện chương trình công tác ngày càng tốt hơn, chương trình công tác năm,hàng quý, tháng của Lãnh đạo được thực hiện khá đầy đủ Các vấn đề chiếnlược về lĩnh vực Y tế…đã được đưa vào chương trình và thực hiện đạt kết quảtốt

2.1.2 Tham mưu giúp Lãnh đạo UBND phường lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác tiếp dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo

- Năm 2015 UBND phường đã tiếp nhận 56 lượt công dân đến khiếu nại

tố cáo, tiếp nhận 23 đơn thư các loại và sau khi xem xét, phân loại đã thammưu cho lãnh đạo để có biện pháp xử lý tốt nhất

- Công tác tiếp dân, tham mưu xử ký đơn thư khiếu nại, tố cáo ở UBNDphường thực hiện tương đối tốt, kết quả đạt được đã góp phần đảm bảo an ninhchính trị, trật tự an toàn xã hội, phục vụ phát triển kinh tế-xã hội.

2.1.3 Thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo

- Văn phòng UBND phường đã làm tốt chức năng cầu nối giữa các ban

ngành, đoàn thể với đảng viên và với nhân dân trong phường Bám sát thựctiễn cuộc sống, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyếtgóp phần đảm bảo cho mọi Chỉ thị, Nghị quyết được thực hiện một cáchnghiêm túc và có hiệu quả từ trên xuống dưới

- Chất lượng và nội dung thông tin được đảm bảo chính xác, kịp thời,khách quan, trung thực, có sự chắt lọc mang tính tổng hợp cao

2.1.4 Công tác quản trị văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền

Nhìn chung các ban ngành của UBND phường Ngô Quyền đã và đanghoạt động có hiệu quả với đội ngũ cán bộ, công chức, lao động có phong cách

và năng lực tốt, được chuyên môn hóa nghiệp vụ, tuân thủ các quy định đề ra

Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt, theo đúng trình tự, khoa học Hoạt độngthống nhất, phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa các khâu giải quyết công việc,với các bộ phận khác, các cá nhân liên quan, là yếu tố đảm bảo cho hoạt độngcủa UBND phường hoạt động tốt

Tạo được mối quan hệ tốt trong UBND phường, thống nhất được hoạtđộng chung trong các ban ngành đi vào nề nếp, bởi có sự phân công tráchnhiệm cụ thể, từng bộ phận cán bộ, công chức, lao động hợp đồng đã thực hiệntốt chức năng, nhiệm vụ được giao Việc phân công nhiệm vụ, chức năng đúngvới kỹ năng, trình độ chuyên môn của từng cán bộ, công chức đã tạo ra hiệuquả và năng suất làm việc tốt nhất

Hướng dẫn chu đáo, kiểm tra cẩn thận quá trình thực hiện nhiệm vụtránh sự nhầm lẫn trong quá trình hoàn thiện Tổng hợp kỹ lưỡng, đánh giá kếtquả và rút ra kinh nghiệm qua từng công việc hàng ngày.

Luôn tìm ra các biện pháp mới và cải tiến công việc, quy trình, tiến độlàm việc sử dụng phương tiện làm việc đủ theo yêu cầu công việc, không sửdụng lãng phí gây thất thoát tài sản chung của UBND phường

Việc thu thập, xử lý thông tin rất nhanh chóng, giải quyết nhanh, linhhoạt các phát sinh trong quá trình hoạt động

UBND phường đã tạo được một bầu không khí làm việc thân thiện, sựphối hợp làm việc giữa các cá nhân và đơn vị làm cho mọi hoạt động diễn ramột cách đồng bộ, điều hòa từ trên xuống dưới mang lại sự tự đề cao tráchnhiệm cá nhân và tập thể trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao, tôn trọngcác quy tắc trong UBND phường Điều này rất quan trọng đối với sự phát triểnbên vững và đạt hiệu quả đối với nhiệm vụ được đặt ra

Đến nay UBND phường đã được đầu tư xây dựng một hệ thống mạngnội bộ thông suốt Việc kết nối Internet đã đáp ứng được nhu cầu phục vụ chocông việc và nhu cầu trao đổi công việc cũng như thông tin giữa các ban ngànhtrong Ủy ban được thuận lợi, nhanh chóng, hiệu quả công việc cao hơn

2.1.5 Công tác lập kế hoạch và tham mưu tổng hợp cho cơ quan.

Lập kế hoạch có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của bất kỳ tổ chức, cơquan, đơn vị nào Nếu không có kế hoạch thì các tổ chức không xác định đượcmục đích, hướng đi và cũng không biết phải làm như thế nào Kế hoạch giúplãnh đạo UBND phường hoạch định được cơ chế quản lý, thực thi nhiệm vụ,xác định loại hình tổ chức, cách thức lãnh đạo, bố trí nhân lực, các tiêu chuẩn

để kiểm tra, đánh giá chất lượng công việc, một số kế hoạch như: Kế hoạch 5năm nhiệm kỳ 2010-2015, kế hoạch hàng năm, kế hoạch 6 tháng; kế hoạch 3

mua sắm tài sản… Kế hoạch chuyên môn công việc như: Kế hoạch cưỡng chếgiải tỏa vi phạm lấn chiếm đất công; kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết 6tháng; kế hoạch kỷ niệm ngày thương binh liệt sỹ 27/7; kế hoạch vận động quỹngày vì người nghèo…

Văn phòng UBND phường Ngô Quyền đã góp phần không nhỏ trongviệc giúp Chủ tịch UBND phường ra được những quyết định kịp thời, đúngđắn làm lợi cho nhân dân Lập kế hoạch cũng đã tạo điều kiện tốt để từ đó màChủ tịch hay ban lãnh đạo lường trước được những điều xấu nhất có thể xảy ranhư những tình huống xấu có tác động tới kinh tế cũng như chính trị trong toànphường

Chính vì vậy việc giúp lãnh đạo lập kế hoạch có tầm ảnh hưởng rất quantrọng trong UBND phường Ngô Quyền nói riêng cũng như các cơ quan, tổchức nói chung

2.1.6 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác của cơ quan nói chung và của từng ban ngành nói riêng tại UBND phường Ngô Quyền

Việc xây dựng kế hoạch chương trình công tác của UBND phường NgôQuyền nói chung và của bộ phận Văn phòng nói riêng đựơc bộ phận Văn phòngthực hiện, sắp xếp một cách khoa học, có chọn lọc đảm bảo công việc không bịchồng chéo

Xây dựng chương trình công tác ở UBND phường Ngô Quyền: thườngđược thực hiện công tác thường kỳ, chủ yếu là lịch công tác tuần và lịch công táctháng

Kế hoạch công tác tuần: Thứ sáu hàng tuần bộ phận Văn phòng có tráchnhiệm thu thập tài liệu ở các ban ngành, soạn thảo văn bản, lên lịch làm việctoàn bộ khối UBND phường, trình chủ tịch UBND phường xem xét và bổsung, sau đó công chức Văn phòng tổng hợp, hoàn thành nhân bản, dán lịch