Thực trạng việc giao quyền ủy quyền Khảo sát đánh giá thực trạng việc giao quyền ủy quyền của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc củ đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I KHẢI QUÁT CHINH CHUNG VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 4 1.1.Khái quát chung về công ty 4 1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty. 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập: 4 1.1.3 Tổ chức công ty 5 1.2.Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 6 1.2.1.Chức năng của văn phòng 7 1.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng 7 1.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng 9 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ GIAO QUYỀN ỦY QUYỀN CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 11 2.1.Khái niệm 11 2.2.Mục đích ý nghĩa 12 2.3.Đối tượng ủy quyền 13 2.4.Nội dung giao quyền ủy quyền 15 2.5.Thời gian ủy quyền 18 2.6.Mức độ giao quyền, ủy quyền 18 CHƯƠNG III MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 21 3.1.Đánh giá 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 22 3.2.Giải pháp 23 3.2.1.Đối với doanh nghiệp 23 3.2.2.Đối với lãnh đạo văn phòng 25 3.2.3.Đối với cán bộ nhân viên trực tiếp xây dựng 27 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trên con đường đi đến thành công luân có những người đứng phía saugiúp đỡ Để hoàn thành đề tài: “Khảo sát đánh giá thực trạng việc giao quyền ủyquyền của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT”, ngoài những

cố gắng nỗ lực của bản thân về vận dụng kiến thức đã học trên giảng đườngcũng như tìm hiểu thực tế tại một số cơ quan, tôi đã nhận được sự giảng dạy vàgiúp đỡ nhiệt tình của giảng viên Ths.Lâm Thu Hằng trong suốt quá trình họctập và làm bài Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên Ths.Lâm ThuHằng với lòng biết ơn sâu sắc

Hoàn thành đề tài này là một thành công đối với tôi, song cũng không thểtránh khỏi những sai sót và thiếu hụt về kiến thức thực tế, tôi rất mong nhậnđược sự góp ý,chỉ bảo của giảng viên Ths.Lâm Thu Hằng cùng các giang viênkhác để bài làm của tôi được hoàn hiện hơn và giúp tôi có những kiến thứcmang theo trong hành trang của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài 1

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng .2 6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

7 Cấu trúc củ đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I KHẢI QUÁT CHINH CHUNG VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 4

1.1.Khái quát chung về công ty 4

1.1.1 - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập: 4

1.1.3 - Tổ chức công ty 5

1.2.Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 6

1.2.1.Chức năng của văn phòng 7

1.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng 7

1.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng 9

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ GIAO QUYỀN ỦY QUYỀN CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 11

2.1.Khái niệm 11

2.2.Mục đích ý nghĩa 12

2.3.Đối tượng ủy quyền 13

2.4.Nội dung giao quyền ủy quyền 15

2.5.Thời gian ủy quyền 18

2.6.Mức độ giao quyền, ủy quyền 18

CHƯƠNG III MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TY

THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 21

3.1.Đánh giá 21

3.1.1 Ưu điểm 21

3.1.2 Nhược điểm 22

3.2.Giải pháp 23

3.2.1.Đối với doanh nghiệp 23

3.2.2.Đối với lãnh đạo văn phòng 25

3.2.3.Đối với cán bộ nhân viên trực tiếp xây dựng 27

KẾT LUẬN 28

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây Đất Nước ta đã có nhiều đổi mới trong nhữnglĩnh vực như : kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế –một lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam vàokhu vực và Thế giới

Trước tiên chúng ta đang hướng tới một nền kinh tế tri thức –một nềnkinh tế được xây dựng trên sản xuất, phân phối sử dụng tri thức và tin học làmđộng lực phát triển Điều ấy đã khẳng định vị trí và vai trò của con người trongnền kinh tế – con người là nguồn lực của mọi nguồn lực, là yếu tố trung tâm củamọi thời đại Do vậy Đảng và Nhà nước ta đã xác định vấn đề giáo dục đã trởthành quốc sách, giáo dục phải được ưu tiên một bước

Dưới sự dẫn dắt của nhà nước, các công ty doanh nghiệp được hình thành

và phát triển mạnh mẽ giao lưu học hỏi với các đối tác nước ngoài có nền vănminh, kỹ thuật khoa học tiên tiến.Cùng với sự phát triển kinh tế thị trường là cácđầu công việc của nhà quản trị cũng như nhân viên cán bộ trong công ty đề cómột áp lực không hề nhỏ đặc biệt là đối với lãnh đạo cấp cao

Việc ủy quyền, giao quyền là điều quan trọng và rất cần thiết đối với cácdoanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, và các tập đoàn Vì vậy tôi chọn

đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng việc giao quyền ủy quyền của công tythương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT” làm đề tài nghiên cứu để có thểhiểu rõ hơn về việc giáo quyền, ủy quyền; tác động ý nghĩa gì đối với các lãnhđạo cấp cao trong doanh nghiệp

2 Lịch sử nghiên cứu

Tiểu luận quản trị học: ủy quyền và phương pháp ủy quyền

Tiểu luận kỹ năng giao việc

Tiểu luận người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Luật doanh nghiệp 2014, các hội thảo có liên quan

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Khái quát sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của công ty thương

mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT, một vài nét cơ bản về hoạt động, cơ cấucủa văn phòng doanh nghiệp.

Việc ủy quyền, giao quyền trong lãnh đạo cơ quan doanh nghiệp đượcthực hiện như thế nào? Quy trình những nguyên tắc, thời hạn cũng như tác độngcủa việc ủy quyền đối với công ty, người quản trị và công nhân viên trong cơquan

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Hiểu rõ hơn về việc giao quyền, ủy quyền tại công ty thương mại và sảnxuất vật tư thiết bị GTVT

Nắm bắt được các đặc điểm cơ bản về giao quyền ủy quyền tại công ty

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu trên tôi đã sử dụng các phương phápnhư:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: khai thác xử lý các thông tin để biến cácthông tin cũ làm căn cứ phục vụ nghiên cứu đề tài

Phương pháp phân tích tổng hợp: là phương pháp được sử dụng nhiềunhất trong quá trình nghiên cứu

Phương pháp điều tra khảo sát cán bộ nhân viên, viên chức của Trung tâm

để tạo lập tài liệu thông tin

So sánh đối chiếu: để làm nổi bật vấn đề cần chú trọng trong đề tài

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Thông qua đề tài tôi đã được hiểu biết thêm về ủy quyền, giao quyền tạimột cơ quan cụ thể, với nhiều điều mới được học hỏi giúp cho tôi có thêm mộtphần hành trang để bước tiếp đi trên con đường hướng về hòa nhập xã hội

Đề tài cũng giúp làm tài liệu tham khảo cho các sinh nhân hay người cónhu cầu tìm hiểu về việc giáo quyền, ủy quyền trên

7 Cấu trúc củ đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài được chia làm ba chươngchính bao gồm:

Chương I khải quát chinh chung về công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

Chương II thực trạng về giao quyền ủy quyền của lãnh đạo văn phòng trong công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

Chương III một số đánh giá và giải pháp cho công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHẢI QUÁT CHINH CHUNG VỀ CÔNG TY THƯƠNG

MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 1.1.Khái quát chung về công ty

1.1.1 - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một doanhnghiệp Nhà nước trực thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT-Bộ GTVT.Đượcthành lập theo quyết định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 của Bộ GTVT

Tên công ty: Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT( mã số 25)

Trụ sở giao dịch: Km 9, Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc,Quận Thanh Xuân –TP Hà Nội Nay DNNN đổi tên thành:công ty Thương mại

và sản xuất vật tư thiết bị GTVT - trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT kể từngày ký quyết định theo số2195-1998/ QĐ - BGTVT

Hiện nay chuyển đến 199B phố Minh Khai - Quận HBT - Hà Nội Têngiao dịch QuốcTế : TMT - Trade Manufacture Transportation

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT- trực thuộc Liênhiệp xí nghiệp cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốnkinh doanh là:190 triệu đồng Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sởđặt tại Km 9 Đường Nguyễn Trãi , phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa-

TP Hà Nội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập:

Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB - LĐ ngày 5 tháng 4 năm 1993 của Bộtrưởng Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nưóc: Công ty Vật tưThiết bị Cơ khí GTVT, trực thuộc tổng công ty cơ khí GTVT Công ty cónhiệm vụ chủ yếu là:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vậntải, nông sản và hàng tiêu dùng

- Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch

vụ vận tải hàng hóa

- Xuất khẩu lao động ( Có giấy phép số 81/LĐTBXH – GP ngày

28/4/2000 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội và Quyết định số 896/2000/

QĐ - GTVT ngày 18/4/2000 của Bộ GTVT )

- Sản xuất, lắp ráp xe ôtô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị,phụ tùng ôtô, xe gắn máy hai bánh ( Có QĐ số 4000/ QĐ - Bộ GTVT ngày27/01/2001 của Bộ GTVT)

Với những nhiệm vụ trên đây công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do bộtrưởng Bộ GTVT giao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong nghànhGiao thông Việt Nam Cho đến ngày 4/11/1994 và ngày 8/9/1998 theo QĐ số2195/1998/QĐ - Bộ GTVT ngày 1/9/1998 của bộ GTVT công ty được đổi tênthành công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT và công ty được bổsung thêm nhiệm vụ đó là:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vậntải, nông sản và hàng tiêu dùng Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vậtliệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hóa

- Gia công phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị cơkhí GTVT Sửa chữa, kinh doanh, ký gửi các loại xe gắn máy hai bánh, kinhdoanh hàng điện tử, hàng trang trí nội thất Làm dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị,phụ tùng, phương tiện GTVT

1.1.3 - Tổ chức công ty

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạchtoán độc lập Bộ máy quản lý của công ty theo kiểu “ Trực tuyến chức năng” vàchỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng ban tham mưu vớigiám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình giúp ban giám đốc điều hành và

ra quyết định có lợi cho công ty

*Ban giám đốc gồm có:

- Giám đốc công ty: Do bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm, có quyền tổ chứcđiều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệmtoàn diện trước cấp trên và tập thể CBCNV trong công ty

- Phó giám đốc: Do giám đốc đề nghị, được Bộ trưởng Bộ GTVT bổnhiệm có nhiệm vụ giúp giám đốc về tổ chức kinh doanh, phụ trách theo từng

Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc bao gồm:

Nhà xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại 199BMinh Khai; Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên; Nhà máy sảnxuất lắp ráp xe ôtô tải nhẹ tại Hưng Yên; Chi nhánh tại thành phố HCM ( Số 23Đặng Thị Nhu - Q.1 – TPHCM )

1.2.Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

văn phòng của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đã vàđang hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định Văn phòng củacông ty là toàn bộ các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với hoạt độngthông tin nhằm thực hiện mục tiêu của công ty Văn phòng chính là nơi giúp bangiám đốc công ty đưa ra được quyết định để ứng xử với mọi tình huống xảy ra.Đồng thời, văn phòng cũng chính là nơi kiểm tra, giám sát các hoạt động và đônđốc các đơn vị trong công ty thực hiện các quyết định của giám đốc

Để tạo cho công ty có điều kiện ổn định như vị trí, mục tiêu, cấu trúc…thì hoạt động hậu cần và tham mưu của văn phòng công ty cũng tương đối khoahọc trong việc lựa chọn các yếu tố cấu thành nên thực thể của công ty

Vì văn phòng chính là đầu mối của công ty do vậy để tạo diều kiện, tiền

đề phát triển cho công ty thì hoạt động của văn phòng cũng đã hướng tới việc bốtrí địa điểm, xác định mục tiêu thu và xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc thu

và xử lý thông tin, cho sự giao lưu hợp tác giữa công ty và môi trường bênngoài

1.2.1.Chức năng của văn phòng

- Chức năng tổng hợp: văn phòng thu thập và xử lý thông tin từ nhiều cấpnhiều nguần thông tin khác nhau cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các bộ phậnquản lý về tình hình hoạt động và các biện pháp tổ chức điều hành của doanhnghiệp

- Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cholãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn cáchoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngànhtham gia Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều hành và

ra quết định quản lý

- Chức năng giao dịch: là chức năng mang tính chất quảng bá thương, tạodựng hình ảnh; đại diện cho công ty giao dịch với đối tác trong hoạt động của cơquan

- Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện,vật chất, phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làmviệc của cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị cácchuyến đi công tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nóichức năng hậu cần là rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn

vị Nếu không đảm bảo được các yếu tố đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắtquãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quan không được đảm bảo

1.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng

1 Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trongnội bộ Công ty

- Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điềuđộng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân

- Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tậpthể hàng năm

2 Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đốivới người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động Theo dõi, giải quyết cácchế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai

nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế

độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân

3 Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếpcán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh

- Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân

kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồidưỡng cán bộ

- Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với cácphòng ban nghiệp vụ thực hiện

- Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo,bồi dưỡng kiến thức

4 Xây dựng các định mức đơn giá về lao động Lập và quản lý quỹ lương,các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của Nhà nước

và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lươngdoanh nghiệp

5 Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật củadoanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Là thường trựcgiúp việc Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ của doanh nghiệp Có tráchnhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáolãnh đạo Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương,thi nâng bậc hàng năm

6 Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanhnghiệp, theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo

7 Thực hiện tốt các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theoquy định của pháp luật, quy chế và Điều lệ doanh nghiệp

8 Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán

- Chuyển phát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điệnđến nơi nhận Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến Giám đốc hoặc thư ký giámđốc Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầucủa giám đốc.

10 Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập

kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt Thực hiện công táckiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của Văn phòng định kỳhàng năm theo quy định

11 Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công tác.Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộchọp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

12 Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, vănphòng doanh nghiệp Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trongcông tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội

- Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ vănphòng Công ty

- Theo dõi công tác dân quân tự vệ , công tác nghĩa vụ quân sự của doanhnghiệp

- Xây dựng quy định về phòng chống cháy nô Đảm bảo công tác an toànphòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịpthời khi xảy ra cháy nổ

13 Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ củaphòng theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu

14 Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng

15 Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của phòng Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tạidoanh nghiệp theo quy định

1.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Công ty sắp xếp CBCNV trong phòng Hành chính – Tổng hợp gồm 19

Tiểu kết 1: Hiểu rõ hơn về sự hình thành và phát triển của công ty thương

mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT được bao quát với các thành tưu nhất địnhcủa công ty, cơ cấu được mở rộng các lĩnh vực hoạt động cũng phát triển theonhư Xuất khẩu lao động ( Có giấy phép số 81/LĐTBXH – GP ngày 28/4/2000của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội và Quyết định số 896/2000/QĐ -GTVT ngày 18/4/2000 của Bộ GTVT ) Sản xuất, lắp ráp xe ôtô, xe gắn máy haibánh, KDXNK vật tư, thiết bị, phụ tùng ôtô, xe gắn máy hai bánh ( Có QĐ số4000/ QĐ - Bộ GTVT ngày 27/01/2001 của Bộ GTVT) Khái quát được mộtphần hoạt động, về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng hành chínhcông ty

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ GIAO QUYỀN ỦY QUYỀN CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT

VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 2.1.Khái niệm

Frederick Winslow Taylor (1856 - 1915) người được coi là cha đẻ củakhoa học quản lý hiện đại đã từng định nghĩa: “Quản lý là hoàn thành công việccủa mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoànthành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”

Điều này có nghĩa, nhà quản lý không tự mình làm mọi việc mà để mọiviệc được hoàn thành bởi “người khác” Muốn vậy, nhất thiết phải trao chonhững “người khác” này quyền - công cụ tất yếu để thực hiện công việc

Xuất phát từ góc độ tiếp cận và mục đích nghiên cứu khác nhau, mỗi họcgiả đều có những cách hiểu khác nhau về khái niệm giao quyền

Quan điểm 1 cho rằng giao quyền là việc nhà quản lý giao phó quyền hạncho các cấp quản lý khác theo từng chức vị trong cơ cấu quyền lực của tổ chứcsao cho phù hợp với nhiệm vụ cần phải hoàn thành Cách hiểu này coi traoquyền là công việc riêng của các cấp quản lý với nhau và nhấn mạnh mối quan

hệ giữa các cấp quản lý trong tổ chức

Quan điểm 2 nhìn nhận giao quyền là quá trình chuyển giao những phầnquyền hạn của tổ chức cho các thành viên (không phân biệt chủ thể quản lý hayđối tượng quản lý) để các thành viên có đủ điều kiện để hoàn thành nhiệm vụcủa mình Cách hiểu này coi quyền hạn được trao là một nguồn đầu vào tiênquyết để thực thi công việc và mọi thành viên của tổ chức đều là đối tượng củahoạt động trao quyền Điều này đặt ra thách thức to lớn đối với nhà quản lýtrong việc xác định mức độ và quản lý hiệu quả hoạt động trao quyền

Khái niệm ủy quyền: là việc cán bộ quản lý cấp trên cho phép cán bộ cấpdưới có quyền ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, trongkhi người cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm Ủy quyền là một phạm trùquan trọng, là một công cụ quản trị sắc bén, là phong cách lãnh đạo dân chủ kháphổ biến ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới Sự ủy quyền có thể thể hiện

dưới hai hình thức:

Ủy quyền chính thức: Qua sơ đồ cấu tạo bộ máy (mỗi bộ phận có nhữngchức năng và quyền hạn rõ ràng)

Ủy quyền không chính thức: Qua sự tín nhiệm cá nhân (Giám đốc ký

quyết định uỷ quyền cho cấp dưới được quyền hạn và trách nhiệm nào đó)

Việc thực hiện ủy quyền, giao quyền đã vô tình hình thành lên nhóm quản

lý mà không phải một quản lý trong cơ cấu, do có được những quyền hạn củanhà quản lý mà các thành viên được ủy quyền có sự sáng tạo và bổ sung nhữngthiếu khuyết cho nhau nhờ sự đồng bộ trong giải quyết công việc tăng hiệu quảhoạt động công việc rõ rệt

Tận dụng được tối đa thời gian công sức tập trung vào những công việcđặc biệt quan trọng, có mức đóng góp ở tầm những mục tiêu hàng đầu của cơquan, khi khối lượng công việc quá tải hoặc quá giới hạn quan tâm của nhà quản

lý thì việc phân chia khối lượng công việc đó sẽ giúp cho người quản lý có thể

rễ ràng hoàn thành hơn mà vẫn nắm bắt được tất cả các hoạt động của công ty

Tạo sự linh hoạt sáng tạo môi trường năng động và cơ hội thăng tiến cácnhân viên cấp dưới có tài năng, mỗi chất xám đề có trí tuệ và khả năng nhậnthức khác nhau sẽ đưa ra các quan điểm khác nhau trong cùng một vấn đề sẽ đưacông việc hoàn thành nhanh chóng và kết quả tốt nhất, tạo động lực cho nhânviên phấn đấu đồng thời cũng tạo niềm tin và sự trung thành tận tâm giúp công

ty tránh khỏi tình trạng chảy máy chất xám

Ủy quyền tạo ra sự quyết tâm gắn bó, nguồn động viên và tinh thần hănghái Qua ủy quyền, nhân viên có được một số quyền tự chủ trên công việc.Ủy

quyền thành công thường để cho nhân viên tự do quyết định phải làm công việcnhư thế nào, từ đó nhân viên sẽ quyết tâm hơn để đạt được thành tích Khi họhoàn thành tốt công việc, họ cảm thấy hài lòng và hãnh diện Chúng ta khó màtìm ra lý luận nào bênh vực cho ủy quyền mạnh hơn là các luận điểm trên đây.

Ủy quyền có hiệu quả còn có khả năng nâng cao triển vọng nghề nghiệpcủa bạn Ủy quyền cũng làm tăng vị thế và quyền hành của bạn với tư cách lànhà quản lý Nếu bạn tin cậy nhân viên của mình thì họ ngược lại sẽ gắn bó vớibạn Điều này thường được phản ánh qua việc gia tăng hiệu suất làm việc

Thích ứng với sự thay đổi của môi trường doanh nghiệp,khi quản lý đicông tác hoặc không có mặt thời điểm thì người được giao quyền có thể thaymặt thực hiện công việc đó

2.3.Đối tượng ủy quyền

Quy định về đại diện và ủy quyền chủ yếu có ý nghĩa đối với hai nhómquan hệ, nhóm quan hệ bên trong pháp nhân (tạm gọi là “quan hệ tổ chức”) vànhóm quan hệ bên ngoài pháp nhân (tạm gọi là quan hệ giao dịch) ở nhóm quan

hệ tổ chứ, việc ủy quyền liên quan đến yêu cầu quản lý quan giao dịch”)

Ở nhóm quan hệ tổ chức, việc ủy quyền (và ủy quyền lại) liên quan đến yêu cầuquản lý, điều hành nội bộ pháp nhân

Ở nhóm quan hệ giao dịch, ủy quyền và ủy quyền lại liên quan đến giaodịch trong đó pháp nhân ủy quyền hoặc được ủy quyền

Đại diện theo ủy quyền của cá nhân: Ông A muốn có một mảnh đất ở HàNội và đang có nhu cầu bán đất Tuy nhiên hiện tại ông đang sinh sống ở ĐồngNai Ông A đã nhờ một người bạn là B tiến hành các hoạt động mua bán mảnhđất thay cho mình thông qua một hợp đồng ủy quyền giữa ông với ông B Trongtrường hợp này người đại diện theo ủy quyền là cá nhân Tuy vậy cũng cótrường hợp người đại diện theo ủy quyền là pháp nhân Trong ví dụ trên, có thểông A nhờ một công ty nhà đất X tiến hành việc mua bán mảnh đất thay chomình, đó là trường hợp người đại diện theo ủy quyền là pháp nhân

Đại diện theo ủy quyền của pháp nhân: là người đại diện theo pháp luậtcủa một pháp nhân ủy quyền cho người khác tiến hành giao dịch dân sự (dựa

theo Điều 13 của luật doang nghiệp 2014” Người đại diện theo ủy quyền của

chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy

quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.Trách nhiệm của người đại

diện dựa theo Điều 14 trong các khoản nêu rõ tại các khoản 1,2 trong Luậtdoanh nghiệp 2014

Ví dụ:

1.Của TGĐ cho cá nhân thực hiện một số nhiệm vụ, công việc thuộc thẩmquyền của TGĐ; Không cần chữ ký của người được ủy quyền, vì khi người được

ủy quyền thực hiện nhiệm vụ, công việc thuộc thẩm quyền của TGĐ thì họ đã

"đồng ý" công việc được ủy quyền

2.Trường hợp TGĐ ủy quyền cho GĐ chi nhánh tương tự như (1); Giámđốc chi nhánh được đóng dấu con dấu của Công ty (không phải dấu chi nhánh);khác trường hợp quy định chức năng nhiệm vụ của Chi nhánh như phần (3) dướiđây;

3/ Không cần giấy ủy quyền Giám đốc chi nhánh được ký kết, thực hiệncác công việc theo chức năng nhiệm vụ của chi nhánh, đóng dấu của chi nhánh

Đại diện theo ủy quyền của hộ gia đình, tổ hợp tác: có một điểm lưu ý làngười đại diện theo ủy quyền chỉ có thể là người trong chính hộ gia đình hoặc tổhợp tác đó

+ Người được ủy quyền phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ,trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 143 bộ Luật dân sự

Như thế, đối với việc ủy quyền trong nhóm quan hệ bên ngoài pháp nhân,

sẽ không có sự thay đổi chủ thể tham gia giao dịch với bên thứ ba Nếu sự “ủyquyền” này mà dẫn đến thay đổi chủ thể tham gia giao dịch với bên thứ ba, thìkhông phải là ủy quyền nữa, mà là chuyển giao Theo đó, các quy định củaBLDS về chuyển giao quyền yêu cầu và chuyển giao nghĩa vụ dân sự (từ Điều

309 đến Điều 317 BLDS) sẽ được áp dụng

Một số văn bản quy định về người đại diện ủy quyền như:

Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 01/10/2010 Nghị địnhHướng dẫn

chi tiết thi hành một số điều của Luật doanh nghiệp.

Thông tư 21/2014/TT-BTC ban hành quy chế hoạt động của người đạidiện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp

2.4.Nội dung giao quyền ủy quyền

*Quy trình ủy quyền

Quy trình ủy quyền bao gồm những bước cơ bản sau:

- Xác định kết quả mong muốn Việc giao quyền là nhằm cho người khác

có khả năng thực hiện được công việc Nếu việc giao quyền mà người được giaokhông thể thực hiện được thì công việc ủy quyền này là vô nghĩa Do đó cầnphải ủy quyền tương xứng với công việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện côngtác được giao

- Chọn người và giao nhiệm vụ: là việc hết sức quan trọng đối với nhàquản trị trong việc nhìn nhận đánh giá với nhân viên cấp dưới hiểu năng lựcmạnh yếu của từng thành viên trong tổ chức để phân công công việc đúng ngườiđúng việc tạo lên hiệu quả cao

- Giao quyền hạn để thực hiện các nhiệm vụ đó: sau khi đã nhận địnhphần việc được giao cũng như người thực hiện thì người quản lý thực hiện việcgiao quyền

- Yêu cầu người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm: Ủy quyền là traocho nhân viên thẩm quyền và các nguồn lực để thực hiện một công tác Nó cònmang ý nghĩa động viên họ Tuy nhiên nhà quản lý vẫn là người chịu tráchnhiệm về kết quả cuối cùng

- Giám sát và đánh giá, người quản lý thực hiện giám sát đánh giá kết quảthực hiện của người được giao, ủy quyền để tiếp tục thực hiện các công việc ủyquyền tiếp theo

*Nguyên tắc ủy quyền

Để việc ủy quyền thật sự có giá trị và mang lại hiệu quả, khi ủy quyền cầnphải tuân theo các nguyên tắc sau:

(1) Trong hệ thống tổ chức, việc ủy quyền thường là ủy quyền cho cấp